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Bienvenida Te damos la más cordial bienvenida a la unidad de aprendizaje de Contabilidad llI, la cual pertenece al Bachillerato Tecnológico Bivalente a Distancia del Nivel Medio Superior del Instituto Politécnico Nacional. Se ubica en el quinto nivel del plan de estudios y se imparte de manera obligatoria en la rama de conocimiento de Ciencias Sociales y Administrativas. Su propósito es prepararte para que desarrolles competencias en el uso de sistemas contables que te permitan elaborar estados financieros de una entidad económica. Será necesario que revises los contenidos de las unidades didácticas para el desarrollo de las competencias genérica y disciplinares que están encaminadas a promover tu aprendizaje a través de un proceso de aprendizaje autónomo. Antes de iniciar la revisión de los contenidos, consulta la Metodología. Ten presente que las habilidades y aptitudes que adquieras en línea –gracias al apoyo de las herramientas y recursos que se te proporcionan– ayudarán a la obtención del conocimiento de forma autónoma y así podrás aplicarlo en determinados escenarios de la vida cotidiana como laboral, lo que fortalecerá tu formación. Introducción En esta primera unidad didáctica se revisará el sistema de pólizas y todo aquello que lo conforma, como el concepto póliza, los elementos que integran al documento (encabezado, cuerpo y pie), tipos que existen (ingresos, egresos, cheque y diario), así como sus características. También se revisará el marco legal (Código de Comercio y el Código Fiscal de la Federación) que regula al sistema contable. Para esto se han diseñado contenidos, documentos descargables, ejemplos, así como actividades (cuestionarios automatizados, desarrollo de asientos contables a partir de un caso, etc.) que tienen por objetivo integrar y aplicar este conocimiento en torno a un sistema de pólizas. 1. Póliza En la unidad de aprendizaje Contabilidad II –que previamente cursaste– se estudiaron en primer lugar las operaciones contables, las cuales son la base para elaborar los estados financieros que se registran en el libro diario; en segundo lugar, las subcuentas en mayores auxiliares; y para terminar la forma en que dichos estados financieros se pasan al libro mayor, lo que lleva a obtener la balanza de comprobación. Partiendo de este conocimiento, en esta primera unidad didáctica se estudiará el concepto póliza, se revisará cómo elaborarla según su tipo antes de llenarla en los libros diario, auxiliar y mayor. 1.1 Concepto de póliza El término póliza se define como el documento que expide una compañía aseguradora y que ampara un contrato por medio del cual se paga un importe determinado. Un ejemplo es cuando se contrata un seguro de vida y al momento de presentarse un siniestro, la compañía entrega un importe determinado al o a los beneficiario(s). Otro ejemplo es cuando se contrata un seguro para el vehículo, el cual, en caso de algún percance o accidente se le brinda un determinado monto dependiendo del tipo de seguro contratado. Dentro del ámbito contable, póliza se define como un documento contabilizador en el que se anotan las operaciones que una persona física o moral generó dentro de un periodo fiscal determinado. En la actualidad, este registro puede ser físico o digital. El sitio web MexERP la define como “[...] los documentos físicos o digitales que contienen los registros contables de una o varias operaciones realizadas por un ente económico. Dichas pólizas pueden ser catalogadas de acuerdo [con] la naturaleza de la operación que amparan" . 1.2 Elementos de la póliza Una póliza se conforma de elementos básicos como el nombre de la empresa, el tipo de póliza y los datos relativos a la operación realizada. La organización espacial de estos datos y el color del documento dependerá del tipo. Para conocer la estructura y los elementos que la conforman, revisa el siguiente esquema. javascript:; javascript:; javascript:; javascript:; javascript:; javascript:; La póliza se compone de tres partes básicas y, a su vez, éstas poseen distintos elementos, por lo que es preciso conocer el tipo de documento que se empleará. Los formatos de los tipos de pólizas son los siguientes: Tipos de pólizas.pdf Cabe señalar que los distintos datos de la póliza referidos son los que se emplearán a lo largo de esta unidad de aprendizaje. Asimismo, ten presente que la organización dependerá del impresor. Del mismo modo, algo que debes considerar es que el orden de los datos cambia en la póliza cheque: El concepto se anota previo a los datos de nombre y números de cuenta. El número de póliza se anota en pie y se incluye el número de cheque, así como la firma de quien lo recibió. Esta estructura facilita la distribución del trabajo, por lo que varias personas pueden registrar los diferentes tipos de operaciones que realiza la empresa de forma simultánea, así como el control interno que se establece al anotar en cada https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema1/tipos_de_polizas.pdf documento los nombres de los responsables que intervinieron en su elaboración, revisión, registro en auxiliares y diario así como en su autorización. Ahora que has estudiado la estructura y los elementos que contiene una póliza, revisarás en el siguiente tema lo que es un sistema contable, sus características y aplicaciones. 2. Sistema de pólizas El Diccionario de la Lengua Española define el término sistema como el “conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí”. En el área contable, se le denomina sistema contable a la combinación de recursos humanos y materiales integrada por el personal que labora en la organización, los equipos computarizados, los principios, políticas y los procedimientos para registrar las operaciones económicas y financieras. Para explicarlo nos remitimos al ejemplo sobre el funcionamiento del sistema respiratorio el cual se conforma de fosas nasales, faringe, laringe, tráquea, bronquios y pulmones; cada uno realiza distintas funciones con la finalidad de tomar el oxígeno del aire para realizar las funciones celulares y eliminar el dióxido de carbono. Si realizamos una analogía entre el sistema respiratorio con el sistema de pólizas, los elementos que lo conforman son pólizas de ingreso, cheque, egreso y de diario; cada una tiene la función de registrar determinadas cuentas contables y reflejar las operaciones específicas con el objetivo de integrar la información para elaborar los estados financieros que necesita una empresa para tomar decisiones. Como observaste, el sistema de pólizas permite ordenar las diferentes operaciones que realiza una empresa. Para conocer los tipos de póliza, revisa las siguientes imágenes, en la que se mostrarán las operaciones realizadas y los documentos fuente que se emplean. Para conocer la importancia de dicho catálogo, debes descargar el documento denominado Catálogo de cuentas, en el encontrarás una definición, para que sirve y cómo se usa, además de un ejemplo. Catálogo de cuentas.pdf Una vez que conoces que el sistema de pólizas se compone de elementos que interactúan para lograr un propósito y obtener la información de base para elaborar los estados financieros de la empresa, es momento de realizar la siguiente actividad de aprendizaje. https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/catalogo_de_cuentas.pdf Como observaste en esta actividad, es importante que conozcas el sistema de pólizas para ubicar la distribución del trabajo y delimitar la responsabilidad de las personas que intervienen en el proceso. En los siguientes subtemas, se revisarán los tipos de póliza, el formato y el registro contable. 2.1 Póliza de ingresosLa póliza de ingresos se emplea para registrar el dinero que recibe una empresa, el cual puede provenir de una venta o un cobro a deudores, es decir, es el ingreso monetario a la cuenta de cheques de la compañía. Para su llenado, se requiere la siguiente información: Datos de la empresa. Por ejemplo: El Buen Dormir S. A. Documento fuente. Por ejemplo: un cheque. Procedimiento para su elaboración. Formato en blanco. A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo debe requisitarse la póliza de ingresos con base en el siguiente caso. La empresa El Buen Dormir, S. A. de C. V., el 18 de abril, realiza una venta de contado a su cliente Colchones Económicos, S. A. La factura CI1036 ampara 30 colchones individuales modelo CI4576 con un costo unitario de $3,975.00 más IVA. El pago se realiza con cheque No. 7710878 del banco BanMex, S.A. El cheque que ampara la operación descrita es el siguiente: Te invitamos a revisar la siguiente presentación PowerPoint en la que se muestra cómo llenar la póliza de ingresos. Llenado póliza de ingresos.ppt Una vez que has revisado lo correspondiente a la póliza de ingresos, en el siguiente subtema estudiarás la forma de llenado de la póliza de cheques. 2.2 Póliza de cheque La póliza de cheque es el documento que se elabora para pagar la compra de bienes y servicios por medio de un cheque. La operación representa la salida de dinero de la cuenta de cheques. Para ejemplificar la manera en cómo funciona, continuaremos con el ejemplo de la empresa El Buen Dormir, S.A. de C. V.: el 22 de abril, paga el consumo del teléfono del área de ventas por $ 3,950.00 más IVA, según recibo telefónico. El pago lo realiza con el cheque No. 3547160 de Banmex; el importe del cheque es por $4,582.00. Para esta póliza, los documentos fuente son: el recibo telefónico y el cheque. https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/tutorial_llenado_poliza_ingresos.pps Al igual que en el subtema previo, debes registrar los datos en el formato en blanco que al final del párrafo se te proporciona. El procedimiento de llenado es el mismo que el indicado para la póliza de ingresos, esto se debe a que funciona para cualquier tipo de póliza. No obstante, la forma, los documentos fuente y las cuentas contables serán distintas. Formato póliza de cheque.xls Una vez que lo hayas realizado corrobora si la póliza realizada es correcta. Para ello, te proporcionamos una versión ya requisitada. Descarga el archivo y compáralo con el tuyo. Ejemplo poliza de cheque.pdf Si en tu comparación obtienes algún dato que no corresponda con el ejemplo de la póliza, revisa los pasos que se te proporcionaron y ubica la diferencia. De igual forma, puedes consultar a tu asesor para disipar alguna duda. Una vez que has revisado las características de una póliza de cheques, en el siguiente subtema estudiarás la forma de llenado de la póliza de egresos. 2.3 Póliza de egresos Este tipo de póliza se realiza cuando se registran operaciones pagadas en efectivo o movimientos que se reflejan en el estado de cuenta que envía la institución bancaria, generando una salida de dinero por parte de la empresa. https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/formato_poliza_de_cheque.xlsx https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/ejemplo_poliza_de_cheque.pdf Revisemos el siguiente caso: la empresa El Buen Dormir, S.A. de C. V. recibe el estado de cuenta bancario de la institución bancaria Banmex, con corte al 31 de mayo, en el que se incluyen diversos movimientos. Uno de ellos es el cargo que realiza el banco por comisión de manejo de cuenta: el importe es por $2,350.00 más IVA. Para que apliques este conocimiento, descarga el estado de cuenta y el Formato póliza de egresos (archivo en Excel), revisa la información y llena el documento. Formato póliza de egresos.xls Posteriormente, compáralo con el documento que se te presenta e identifica si fue correcto tu registro. Ejemplo poliza de egreso.pdf Si en tu comparación obtienes algún dato que no corresponda con el ejemplo de la póliza, revisa los pasos que se te proporcionaron y ubica la diferencia. De igual forma, puedes consultar a tu asesor para disipar alguna duda. Cabe señalar que en los tipos de pólizas hasta ahora revisadas refieren a acciones donde existe la entrada o salida de dinero de o para la empresa. En el siguiente subtema estudiarás la forma de llenado de la póliza de diario. https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/formato_poliza_de_egresos.xlsx https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/ejemplo_poliza_de_egresos.pdf 2.4 Póliza de diario La póliza de diario se emplea cuando las operaciones contables no se realizan con efectivo. Una operación que podría ejemplificar esta situación es el registro de las depreciaciones y amortizaciones de los activos no circulantes. Para entenderlo, descarga el siguiente documento en el que registrarás el asiento contable donde se reflejará en gastos la depreciación mensual. Tabla de depreciación.pdf Una vez realizado el registro, descarga el documento Excel denominado Formato póliza de diario y realiza la póliza de diario en dicho archivo. Con base en la tabla de la depreciación, registra la afectación a gastos correspondiente al mes de abril. Formato póliza de diario.xls Posteriormente, descarga y revisa el documento Ejemplo póliza de diario; compáralo con tus resultados. Ejemplo póliza de diario.pdf Si en tu comparación obtienes algún dato que no corresponda con el ejemplo de la póliza, revisa los pasos que se te proporcionaron y ubica la diferencia. De igual forma, puedes consultar a tu asesor para disipar alguna duda. Hasta este momento se han revisado algunos de los tipos de pólizas que existen, así como sus correspondientes elementos, lo que te permitirá tener una idea más clara de su aplicación e integración para registrar las operaciones básicas de una empresa según el tipo de transacción por realizar. Con base en esto, elabora la siguiente actividad de aprendizaje. Como pudiste observar, es esencial conocer las características de la póliza de diario para poder registrar los diferentes movimientos de operaciones donde no se involucra de forma física el dinero. Sin embargo, el tema de las pólizas y sus distintas funciones se encuentran regulado por un marco legal que brinda una serie de lineamientos que beneficien a las partes involucradas. Esto lo revisarás en el siguiente tema. 3. Marco regulatorio El marco legal que regula el registro de la contabilidad en un sistema como el de pólizas se encuentra en dos documentos: el Código de Comercio y el Código Fiscal de la Federación. https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/tabla_de_depreciacion_para_poliza_de%20diario.pdf https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/formato_poliza_de_diario.xlsx https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema2/ejemplo_poliza_de_diario.pdf El Código de Comercio, en específico en el capítulo III, artículo 33, indica que “el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio”. Mientras que El Código Fiscal de la Federación, artículo 28, fracción I, indica que: Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: I.Llevarán los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, las que deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento. En los casos en los que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales. Estos artículos refieren la obligación fiscal que tienen las personas físicas y morales de llevar la contabilidad, a través de sistemas contables como el de pólizas –que revisaste en esta unidad didáctica–, los cuales serán empleados con base a los requerimientos y necesidades de cada empresa. Con la finalidad de que tengas a la mano los códigos referidos y puedas consultarlos para efectos de esta unidad de aprendizaje u otras, se te brindan las siguientes ligas electrónicas de donde podrás descargarlos en formato PDF. Código de Comercio.pdf Código Fiscal de la Federación.pdf O en la siguiente liga: Código Fiscal de la Federación.pdf Conclusión En esta primera unidad didáctica revisaste el concepto de póliza, así como su aplicación dentro del ámbito contable y elementos que la conforman, los tipos de https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema3/codigocomercio.pdf https://www.nms.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/73444/mod_scorm/content/11/documentos/tema3/codigofiscalfederacion.pdf https://www.oas.org/juridico/spanish/mesicic3_mex_anexo6.PDF pólizas (de ingresos, egresos, cheque y diario), la manera de llenado dentro de cada documento (encabezado, cuerpo y pie), los documentos que deben considerarse para su requisitado (como los documentos fuente generados por las operaciones económicas realizadas por la empresa), así como el marco legal que las regula (por medio del Código de Comercio y Código Fiscal de la Federación). En la siguiente unidad didáctica revisarás el tema de fondo fijo y las operaciones de mercancías en consignación y comisión que son estrategias empleadas por las entidades económicas para incrementar el volumen de ventas. Ahora que conoces los tipos de póliza, sus características, su forma de llenado en el formato correspondiente y el marco legal que lo regula, es momento de realizar la actividad de aprendizaje integradora 1. Registra los asientos contables en la hoja a) con base en la información que se presenta a continuación. 2. Registra en las hojas b), c), d) y e) del archivo de Excel nombrado actividad 1 Sistemas de Pólizas cada una de las operaciones contables que registraste en la hoja a) según el tipo de póliza que le corresponda. Elabora las pólizas que sean necesarias. 3. Descarga y consulta la rúbrica. Esto te permitirá conocer los criterios que considerará el asesor para evaluarte. Asegúrate de revisarla previo a enviar tu actividad. 4. Guarda el documento con la siguiente nomenclatura: Apellidopaterno_materno_nombre(s) act1. y envíalo a tu asesor. Espera su evaluación y sus comentarios. Operaciones Contables Revisa las siguientes operaciones contables, y sigue las instrucciones de la actividad de aprendizaje 1. Sistema de pólizas Inicia operaciones la empresa Aparatos Electrónicos, S.A. con los siguientes saldos al 1º. de julio Cuenta Bancos Parcial Importe 705,090.00 Banco Serfín, S.A. 215,090.00 Banco Financiero, S.A. Almacén 490,000.00 510,000.00 125 videojuegos Plantas contra Zombis a 325,000.00 2,600.00 cada uno 100 videojuegos Hombre Araña a 1,850.00 185,000.00 cada uno Clientes Mundo Fantástico, S.A. 365,000.00 365,000.00 IVA acreditable 46,000.00 Equipo de transporte 475,000.00 Mobiliario y equipo de oficina 194,500.00 Proveedores Electrónicos, S.A. 636,090.00 636,090.00 Acreedores Diversos 650,000.00 Julio Martínez 650,000.00 Capital Social 1,009,500.00 1.- El día 2 de julio la empresa Aparatos Electrónicos, S.A. compró a crédito 130 videojuegos del Hombre Araña a 1,870.00 cada uno, más IVA, al proveedor Electrónicos, S.A., según factura No. 9875. 2.- El día 2 de julio se realizó un pago a El Surtidor, S.A. con cheque No. 7509 del Banco Serfín, S.A., por la cantidad de 1,800.00 más IVA por concepto de envolturas y empaques, para los videojuegos del Hombre Araña que se compraron. 3.- El día 5 de julio devolvimos al proveedor Electrónicos, S.A. seis videojuegos del Hombre Araña porque no es la versión solicitada en el pedido correspondiente a la factura 9875. 4.-El día 10 de julio se vendieron de contado 10 videojuegos de Plantas contra Zombis al cliente Mundo Fantástico, S. A. en 4,200.00 cada uno, más IVA, se realizó transferencia al Banco Serfín, S.A. 5.- El día 10 de julio se registró el costo de la venta anterior, utiliza el método PEPS 6.- El día 12 de julio el cliente Mundo Fantástico, S.A. devolvió dos videojuegos, porque eran del Hombre Araña, en el pedido se solicitaron de Plantas contra Zombis. Se entregó cheque No. 7510 de Banco Serfín, S.A. 7.- Registrar la entrada al almacén por la devolución de dos consolas de videojuegos. 8.- El 18 de julio Aparatos Electrónicos, S.A., compró papelería y artículos de oficina a El Surtidor, S.A. para el área administrativa por 4,978.00 más IVA que pago con cheque No. 7511, del Banco Serfín, S.A. 9.- El día 18 de julio se pagó la reparación y mantenimiento del equipo de transporte por 4,280.00 más IVA con cheque No. 1476 del Banco Financiero, S.A., a Servicios Automotrices, S.A. 10.- El Banco Financiero, S.A. envió el 27 de julio el estado de cuenta bancario, dentro del cual se registró el importe de 1,235.00 más IVA por concepto de comisión bancaria por manejo de cuenta. 11.- El 30 de julio se registró la aplicación a gastos de la depreciación mensual de los activos no circulantes.
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