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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ARAGÓN “PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN MODERNA PARA ALMACEN DISTRIBUIDOR DE MEDICAMENTOS Y ARTÍCULOS DE HIGIENE Y BELLEZA” ASESOR: ING. FRANCISCO RAÚL ORTIZ GONZÁLEZ SAN JUAN DE ARAGÓN, EDO. DE MÉXICO, 2013. PARA OBTENER EL TÍTULO DE: INGENIERO MECÁNICO ELECTRICISTA ÁREA: INGENIERÍA INDUSTRIAL TESIS PRESENTA: EFRAÍN GARRIDO GARCÍA UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. AGRADECIMIENTOS Primeramente, quiero agradecer infinitamente a DIOS, por todas las bendiciones que me ha dado, creo en él y estoy convencido que él es Alpha, Beta y Gama. Agradezco también a mi Mamá, quien muy a su peculiar estilo ha hecho de mi el hombre que hoy en día soy. A mi hermano Jorge Joel (qpd), ya que él fue quien siempre me apoyo económicamente y moralmente para continuar mis estudios, se que ahora que está con DIOS él observa el fruto de lo que sembró. A mi linda esposa Carmen, mi amor, fuente de inspiración para lograr todo lo que me propongo y agradezco el apoyo que siempre me ha brindado. A mis hijas América Dhamar, Dana Paola y Nancy Yunuen, son el botón de detonación para perseguir siempre ser el mejor en lo que me propongo. Asimismo son el orgullo de mi vida y sé que imitarán mi esfuerzo de ser las mejores en lo que se propongan. Por último agradecer a mi Maestro el Ingeniero Francisco Raúl Ortiz, ya que me apoyo constante y profesionalmente en este paso de la titulación, con su experiencia y desarrollo profesional me aporto muchas ideas. Efraín Garrido García CONTENIDO. i NÚMERO DE PÁGINA Introducción……………………………………………………………………...I 1. Capítulo I. Sistema de almacenamiento………………………………….1 1.1 Generalidades……………………………………………………………….1 1.2 Tipos de almacén…………………………………………………………...2 1.3 Principios básicos de almacén……………………………………….……3 1.4 Áreas de almacén…………………………………………………………..5 1.4.1 Área de recepción……………………………………………………….6 1.4.2 Área de almacenamiento…………………………………………........7 1.4.2.1. Características de la zona de abastecimiento……………….……..7 1.4.3. Principios básicos en el área de almacenamiento…………….……..7 1.4.4 Área de entrega (embarques)…………………………………………10 1.5 Descripción del Lay out…………………………………………………...11 1.5.1 Tipos básicos de Lay out……………………………………………….12 1.5.2. Principios de distribución………………………………………………13 1.6 Estiba……………………………………………………………………….17 1.7 Almacenamiento……………………………………………………….….19 1.7.1 Equipos de almacén………………………………………………….…22 1.7.2 Montacargas……………………………………………………………..23 1.8 Manejo de materiales y mercancía……………………………………...24 1.9 Manejo de mercancía de acuerdo a su fecha de caducidad………...27 CONTENIDO. ii 1.9.1 Pruebas de estabilidad…………………………………………………28 1.9.2 La importancia del almacenamiento………………………………….29 1.9.3 Estudiando la fecha de caducidad…………………………………....30 1.9.4 Variabilidad de los medicamentos…………………………………….31 1.10 Costo del almacén .……………………………………………………...32 2. Capítulo 2. Inventarios……………………………………………………...34 2.1 Desarrollo..………………………………………………………………...34 2.2 Inventarios………………………………………………………………….36 2.2.1 Objetivos del inventario…………………………………………………39 2.2.2 Tipos de inventario………………………………………………………40 2.2.3. Administración de inventarios…………………………………………42 2.2.4 Finalidad de la administración de inventarios…………….………….43 2.3 Minimización de la inversión del inventario……………….…………….43 2.3.1 Afrontando la demanda…………………………………………………44 2.3.2 Importancia de la administración del inventario……………………..45 2.4. Análisis del inventario…………………………………………………….48 2.5 Técnicas de la administración del inventario…………………………..49 2.5.1 El sistema ABC………………………………………………………….50 2.6 Administración del inventario……………………………….……………51 2.7 Costos de inventario………………………………………………………52 2.7.1 Costos del inventario……………………………………………………52 CONTENIDO. iii 2.7.2 Costos del mantenimiento……………………………………………..55 2.7.3 Costos del ordenamiento……………………………………………….56 2.7.4 Costos totales del inventario…………………………………………...57 2.8 Modelo de la cantidad económica del orden…………………………...57 2.9 Métodos del costeo de inventario………………………………………..60 2.10 Modelo básico de la cantidad económica de pedidos……………….63 2.11 Costos básicos…………………………………………………………...64 2.11.1 Método gráfico………………………………………………………….65 2.11.2 Método analítico………………………………………………………..67 2.12 Control de la producción………………………………………………...71 2.13 Control de inventario…………………………………………………….72 2.14 Control interno sobre inventario………………………………………..76 Capítulo 3. Control estadístico del proceso………………………………...78 3.1 Principios de estadística………………………………………………….78 3.2 Métodos de inferencia estadística……………………………………… 80 3.3 Predicciones con datos estadísticos…………………………………….81 3.3.1 Comparación de resultados estadísticos……………………………..82 3.4 Probabilidad y estadística………………………………………………...83 3.5 Mediciones de tendencia central…………………………………….…..84 3.6 Mediciones de variabilidad…………………………………...…….…….86 3.7 Pasos en el proceso………………………………………………………87 CONTENIDO. iv 3.7.1 Organizando los gráficos……………………………………………….87 3.7.2 Análisis de los gráficos usando pruebas significantes………………88 3.7.3 Recopilación de datos…………………………………………………..88 3.7.4 Tipos de datos…………………………………………………………...89 3.8 Métodos de recopilación de datos……………………………………….91 3.9 Histograma (distribución de frecuencia)………………………………..97 3.10 Método gráfico para elaborar un histograma…………………………99 3.11 Análisis de Pareto………………………………………………………103 3.11.1 Principio de Pareto…………………………………………………...104 3.11.2 Pareto en la logística…………………………………………………105 3.11.3 Pareto en la calidad………………………………………………….106 Capítulo 4. Administración operativa del almacén……..…………………110 4.1 Nombre de la empresa…………………………………………………..110 4.1.1 Mision……………………………………………………………………110 4.1.2 Visión……………………………………………………………………110 4.2 Productos a resguardo…………………………………………………..110 4.3 Estructura del personal………………………………………………….111 4.4 Distribución del almacén actual………………………………….……..112 4.4.1 Problemática operativa………………………………………………. 113 4.4.2 Investigación de campo……………………………………………….113 4.4.2.1 Resultados de las encuestas (diagrama de Veen)………………114 CONTENIDO. v 4.4.2.2 Análisis de las encuestas………………………………….………..117 4.5 Propuestas de solución…………………………………………………120 4.6 Normatividad operativa………………………………………………….121 4.7 Optimización de la operatividad del almacén……………….………..129 4.8 Recomendaciones……………………………………………………….134 Conclusiones…………………...……………………………………………..139 Bibliografía…………………………………………………………...………..141 INTRODUCCIÓN. I INTRODUCCION El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa. Todo lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, para que cumpla su papel de almacén y no se convierta en un lugar que guarde mucho tiempo su mercancía. Para lo anterior, la ingeniería forma parteimportante de los almacenes porque siempre con datos estadísticos se pueden mejorar los procesos, es decir, todo lo medible siempre se puede perfeccionar. Asimismo, basándose en la ingeniería, la logística en almacenes siempre puede mejorar los procesos, por ello un ingeniero debe basarse en los procesos, ya que con datos estadísticos se pueden mejorar. El presente trabajo refiere las definiciones de almacén, logística, inventarios, estadística y como resultado su mejora continua. Los aspectos principales que comprenden los capítulos de esta tesis se describen a continuación. El primer capítulo describe los tipos de almacenes, las áreas que comprenden un almacén, las características de una área de almacenamiento, lay out y en la distribución, por supuesto la mejora en cada uno de los conceptos mencionados partiendo de procesos y conceptos de la normatividad vigente en los mismos. El segundo capítulo está enfocado en los procesos de mejora en la administración de los inventarios, en su sistema ABC y en los costos que conlleva el inventario, financieramente hablando y con el único propósito de tener el inventario lo más sano posible. El tercer capítulo nos aporta la herramienta fundamental para poder mejorar nuestros procesos, es el control estadístico de nuestros procesos, INTRODUCCIÓN. II definiciones, Pareto, Graficas y como resultado un mejor aprovechamiento de ellos. El cuarto capítulo es una práctica aplicación de los conceptos anteriormente mencionados y sus posibles soluciones ante un problema real que relaciona a otros mayores y que incluso han llevado a la quiebra a los almacenes distribuidores, por no haber aplicado a tiempo nuevos procesos y sus mejoras continuas. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 1 1.1 INTRODUCCIÒN En un almacén (Figura 1.1.1) es muy importante contar con una excelente distribución (layout) tanto de mercancía, como mobiliario y equipo; ya que es parte fundamental para poder implantar parámetros o indicadores de los cuales se obtengan resultados de almacenamiento óptimo de mercancías o productos. Estos parámetros diseñados en base a un buen layout nos ayudarán para implementar objetivos reales, alcanzables para la mano de obra y poder cumplir con estándares idóneos para las empresas Figura 1.1.1 Acomodo de mercancía en un almacén de distribución. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 2 1.2 TIPOS DE ALMACÉN El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar según: a) Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares. b) En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad. El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. En un almacén de productos de higiene y belleza y medicamentos, es de suma importancia dividir o seccionar el almacén de acuerdo a las clasificaciones, rubros o volumen de compra de la mercancía, es decir, de acuerdo al desplazamiento de los productos en el mercado, para lo cual las áreas se clasifican en: CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 3 a) Alto desplazamiento.- en esta área se colocara aquella mercancía cuyo desplazamiento en el mercado sea mayor al 60%. b) Normal.- en esta área se colocara la mercancía que su desplazamiento se igual al 50% c) Lento desplazamiento.- Aquí se colocara la mercancía cuyo desplazamiento sea menor al 40%. Estas áreas mencionadas con anterioridad son distribuidas de acuerdo a la estadística de compra y de venta hacia el mercado, es la que nos dará la pauta para colocar la mercancía en el área correspondiente. De estas áreas y desplazamiento en venta podremos partir para colocar indicadores de parrilla (personal) así como de productividad de la misma y pronosticar la venta. 1.3 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante realizar hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación. Todo manejo y almacenamiento, de materiales y productos, es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 4 Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén: a) El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. b) Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control, es decir, un cruce de llaves). c) Debe existir un cruce de llaves con cada entrada, es decir, dos candados por cada puerta, entonces dos personas para abrir una puerta. d) Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. e) Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación del control de producción sobre las existencias. f) Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. g) La identificación debe estar codificada. h) Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. i) Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén. j) Toda operación de entrada o salida del almacén requiere documentación autorizada según sistemas existentes. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 5 k) La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. l) La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. m) Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar. n) La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. o) El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. 1.4 ÁREAS DE ALMACÉN Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres áreasen el almacén, como base de su planeación: a. Recepción. b. Almacenamiento c. Entrega. El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local. (Figura 1.4.1) CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 6 FIG. 1.4. Áreas de almacén. 1.4.1 ÁREA DE RECEPCIÓN El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Las condiciones que impiden el flujo rápido son: • Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado. • Medios de Manejo de Materiales Deficiente. • Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 7 operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. 1.4.2 ÁREA DE ALMACENAMIENTO En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. 1.4.2.1 CARACTERÍSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAMIENTO: El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores: • Entidad a la cual se va servir. • El espacio de que se dispone. • Los artículos que en él se van a guardar. Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir. 1.4.3 PRINCIPIOS BÁSICOS EN EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO: • Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 8 • Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo. • Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. • Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla. • Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a él. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado. • Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada. • Llevar registros de existencias al día. • Eliminar el papeleo superfluo. • Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena. • El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. • El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos. • El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto. Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente: • Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, (figuras 1.4.3.1 y 1.4.3.2) tarimas, etc. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 9 • Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente. • Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. • Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos. • Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques. • Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén. • Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de inventarios. Figura 1.4.3.1 Anaqueles de acuerdo al tipo de mercancía. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 10 Figura 1.4.3.2 Ejemplo de acomodo de mercancía en los anaqueles para un mejor surtido e identificación de la mercancía.. 1.4.4 ÁREA DE ENTREGA: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: • Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado. • Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura. • Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida. En el caso de los almacenes de distribución de productos de higiene, belleza y medicamentos el medio más adecuado para trasladar los pedidos hacia el área de embarques es mediante unos carritos de surtido los cuales contendrán las canastas para depositar los productos y así llevar un pedido por canasta. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 11 Estos pedidos son generados mediante el área de sistemas y se enlistan a los almacenistas, estas listas se imprimen de acuerdo al orden de prioridad para embarcarse. Los productos terminados que van a ser distribuidos se volumetrizan y se realiza la conversión a litros para poder determinar que cantidad de productos cabrían en una canasta previamente volumetrizada y convertida a litros. Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente válidas análogas consideraciones. 1.5 DESCRIPCIÓN DEL LAYOUT Cualquier análisis completo de movimiento de mercancía, está relacionado inseparablemente con el layout. La razón de ello es que el movimiento o el manejo asocia a la mercancía con su aprovechamiento o un valor del espacio de transito y dicho espacio, está ligado al lugar donde se origina cada movimiento y al lugar donde se determina. Más concretamente el layout establece la distancia entre los puntos de origen y destino, y esta distancia de traslado es el factor más importante en la hora de seleccionar un método de manejo de mercancía. Existen varios principios básicos para ayudar al ingeniero industrial a alcanzar su objetivo de una distribución de elementos de costo mínimo. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 12 Diseñar el almacén con un buen layout para la distribución, la función del almacén es albergar y proteger al sistema productivo, el principal objetivo de la distribución del almacén es la organización de los elementos productivos al mínimo. Una distribución ideal. La primera actividad de la distribución es delinear las áreas generales. Comenzar con un diagrama general y bajar a los detalles. El procedimiento preferible es empezar por lo general en varios departamentos, proceder a la distribución de cada departamento de una manera general y finalmente trabajar en los detalles de la distribución. Generalmente las distribuciones del almacén deben cumplir deseos de varios miembrosde la dirección. En este camino las diferencias pueden ser resueltas en los cambios realizados mientras la distribución está en la etapa de formación. El trabajo fluirá uniformemente desde la recepción hasta el surtido de la mercancía. En una distribución por proceso puede ser difícil evitar un retroceso ocasionado desde un centro de trabajo al próximo. 1.5.1 TIPOS BÁSICOS DE LAYOUT Hay tres tipos de básicos de Layout: a) Layout de posición fija • El producto o material es bastante grande • La cantidad es relativamente pequeña • El proceso es simple • El manejo de materiales o mercancía se caracteriza por su gran capacidad para los materiales y sus componentes, así como su CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 13 variabilidad o flexibilidad para el manejo de los diversos componentes. b) Layout por proceso (por función) • El producto o material es relativamente diverso • La cantidad es moderada o incluso pequeña • El proceso es dominante y caro • El manejo de mercancía se caracteriza por su variabilidad y flexibilidad y si se trata de un sistema fijo, por su versatilidad, adaptabilidad e intermitencia. c) Lay out por producto (línea de producción) • El producto o material esta estandarizado. • La cantidad es relativamente alta • El proceso es relativamente simple • El movimiento se caracteriza por ser un sistema fijo recto, o directo y relativamente continuo De lo anterior se concluye que para que el establecimiento de un método de manejo de mercancía es necesario realizar un análisis de distribución del almacén. 1.5.3 PRINCIPIOS DE DISTRIBUCIÓN El procedimiento adoptado por los ingenieros industriales en la planificación de la distribución de una planta sigue el orden señalado más adelante. Naturalmente, no todas las distribuciones estudian el edificio de una nueva fábrica de hecho lo más común es la reordenación de los servicios y equipos actuales dentro de un edificio existente. En una reordenación menor, la mayor parte de nuestra atención seria dedicada a la corriente de transporte de materiales y a los detalles de situación de CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 14 modelos y plantillas. Al esquema siguiente sirve como un procedimiento general desde el cual se parte según la ocasión lo amerite. 1.- Determinar los principales departamentos productores según la naturaleza del proceso de producción aplicado, desarrollar los modelos de conjuntos y componentes para alimentar la corriente principal. (Figura 1.5.3.1) 2.- Detenerse en los departamentos productivos. Aquí se bosquejan los contornos generales de los departamentos implicados en el cambio de la materia prima en producto acabado. El objetivo es determinar el tamaño físico de estos departamentos el cual nos es determinado por la distribución general de los espacios internos requeridos para las maquinas y las corrientes de ellas. 3- Detenerse en los departamentos no productivos. Oficinas generales, expedición, mantenimiento y muchos otros departamentos son considerados no productivos por su naturaleza. Cada uno tiene la función, la cual es necesaria para propósito general de la planta, pero no relacionada directamente con la conversión de las materias primas con vienes acabados. La naturaleza de recepción y expedición coloca estos departamentos al final del modelo de flujo. (Figura 1.5.3.2) CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 15 Figura 1.5.3.1 Determinar los principales departamentos productores CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 16 Figura 1.5.3.2 Detenerse en los departamentos no productivos CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 17 1.6 ESTIBA La estiba en los almacenes de distribución de productos de higiene, belleza y medicamentos es muy importante ya que debe cumplir con las normas de salubridad que rigen en cada estado. La mercancía por ningún motivo debe encontrarse en el suelo, siempre debe encontrarse en tarimas o canastas de plástico y posteriormente llevarla al anaquel designado por sistema. En tarima de plástico o madera debe estibarse a una altura de 1.50 mts y pueden acomodarse 2 o más productos en camas debidamente alineadas en una misma tarima. En las mismas cajas de proveedor indica la manera de estibarse y a cuantas camas, en caso de no indicarlo debemos considerar tamaño de la caja, dimensiones y estibarla a manera que las camas se encuentren bien amarradas y no corra peligro de caerse en un movimiento con el montacargas. En racks deben estibarse a una altura de 1.50 (es decir que no rebase el tamaño del rack para poder estibar otro rack encima de este) y se puede estibar tres racks a una altura de 5.78 mts de acuerdo a la norma de la S.S.A. y de la STYPC. (Figura 1.6.1) La colocación de mercancía acomodada arriba de los anaqueles deberá contar con una altura de 1.20 cm sin rebasar este parámetro, ya que de estibarse arriba de esta altura, se incurre de acuerdo a seguridad industrial a poner en riesgo la integridad de los trabajadores. (Figura 1.6.2) En tarimas y racks deben encontrarse con una separación de la pared de 60 cm. Y deben estar delimitados por una franja amarilla que indique la zona de estos. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 18 Los pasillos de acceso deben encontrarse libres de tarimas y racks únicamente para personal y montacargas. Figura 1.6.1 Estiba en racks Figura 1.6.2 Estiba arriba de los anaqueles (copete) CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 19 1.7 ALMACENAMIENTO Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía, producto terminado, materiales, equipos, etc. (Figura 1.7.1) Sin embargo, es importante remarcar, como lo mencionamos anteriormente, que en el almacén no se tenga material o mercancía ajena al giro comercial, es decir, como hemos venido hablando de almacenes con giro farmacéutico aquí no se deben encontrar llantas, papelería, baterías de camionetas, etc. Figura 1.7. Almacén de mercancías con anaqueles acordes a la mercancía. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 20 La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelanto, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación, de inventarios defectuosos, de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos. a) Función de los Almacenes: 1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. 4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). b) Función de las Existencias: Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de: 1. Retraso en el abastecimiento de materiales. 2. abastecimiento parcial 3. Compra o producción en totales económicos. 4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 21 c) Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Siel material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el mismo. Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra. Proceso 1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos. 2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 22 1.7.1. EQUIPOS DE ÁLMACEN Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños. Figura 1.7.2.- Montacargas. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 23 Es muy importante contar con esta herramienta, ya que es de gran utilidad para la estiba y desestiba de la mercancía, sin embargo para que esta herramienta dure suficiente tiempo de vida es indispensable darle el siguiente mantenimiento e indicaciones para que cumpla de acuerdo a las normas de seguridad vigentes: • Es conveniente darle limpieza todos los días así como periódicamente aplicación de pintura. • Revisar diariamente el nivel de líquido de las baterías. • Revisar las condiciones de operación de las baterías y contar con respaldo de fusibles y diodos, un stock de ruedas, CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 24 • Revisión de la instalación eléctrica, así como su mantenimiento preventivo • Llevar a cabo una bitácora (libro tipo florete) en la cual se anotara los mantenimientos o reparaciones del montacargas y así cumplir con los requisitos de la secretaría del trabajo y previsión social. • Delimitar el área donde el montacargas realiza su carga eléctrica, mediante líneas amarillas. • Contar con una instalación de base para el cambio de la batería. • Contar con un rotulo de capacidad de carga del montacargas. • Contar con la instalación de un extinguidor portátil • Revisar que el operador cuente con casco de protección, guantes de carnaza y faja. • Instalación de espejos retrovisores. • Claxon y alarma de reversa. 1.8. MANEJO DE MATERIALES Y MERCANCIA El almacenamiento de materiales o mercancía depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: 1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales y mercancía. 2. Tipos de materiales que serán almacenados. 3. Tipos de mercancía que será almacenada.. 4. Número de artículos guardados. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 25 5. Velocidad de atención necesaria. 6. Tipo de embalaje. El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: 1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. Carga unitaria podremos representarla como distinta mercancía o la misma emplayada en tarimas y a la altura antes mencionada (1.50 mts). O puede ser la formación de cajas unitarias se hacen a través de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: 2. Cajas o cajones a. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 26 3. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. 4. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. 5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero 6. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el numero de entradas necesarias a las plataformas. CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 27 7. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento,el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes. 1.9. MANEJO DE LA MERCANCÍA DE ACUERDO A SU FECHA DE CADUCIDAD. Desde 1979, la Food and Drug Administration (FDA) ha requerido que fabricantes farmacéuticos proporcionen las fechas de caducidad en todos sus productos. Para la mayoría de los medicamentos vendidos en los Estados Unidos, estas fechas varían desde 12 hasta 60 meses desde la fecha en que se fabricaron. Las fechas de caducidad son básicamente lineamientos. Sus medicamentos quizás expiren antes de la fecha de caducidad si se almacenan de forma inadecuada o bien podrían durar más allá de su fecha de caducidad, como lo han demostrado algunos estudios. Aunque la CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 28 mayoría de los medicamentos no se vuelven peligrosos cuando expiran, pueden representar una amenaza para su salud. De acuerdo con Robbe Lyon, Director de División, Division of Product Quality Research, Center for Drug Evaluation and Research, Food and Drug Administration (FDA), "Los medicamentos pierden su potencia cuando su fecha de caducidad expira y por lo tanto su efectividad como su habilidad para disolverse pueden verse afectadas. Para los pacientes que dependen de los medicamentos para mantenerse vivos, como los medicamentos para el corazón, las medicinas caducas pueden ser peligrosas debido a que no podrían obtener la efectividad por completo del medicamento." 1.9.1 PRUEBAS DE ESTABILIDAD Los fabricantes farmacéuticos determinan la vida de un medicamento en el anaquel o su fecha de caducidad, a través de las pruebas de estabilidad. Este tipo de pruebas asegura que la potencia e integridad de un medicamento estén intactas durante un periodo específico de tiempo, que llega a ser la fecha de caducidad. Varios factores pueden influir en estas fechas, incluyendo tipo de ingredientes activos, condiciones de almacenaje, conservantes y el tipo de contenedor donde se almacena el medicamento. Es importante observar que las fechas de caducidad de los fabricantes se aplican sólo en el empaque original del medicamento y que una vez que se abre estas fechas ya no se aplican. Cada estado tiene diferentes requisitos, pero todos los farmacéuticos deben proporcionar al consumidor algún tipo de fechas de caducidad, algunas veces llamada una fecha "después de abierto." Normalmente esta fecha varía de seis a 12 meses a partir de la fecha en que el medicamento se dio, pero quizás sea más corto CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 29 dependiendo del tipo de medicamento o de una fecha de caducidad del fabricante. 1.9.2 LA IMPORTANCIA DEL ALMACENAMIENTO Los medicamentos duran sólo hasta que las condiciones de almacenamiento sean favorables. Los medicamentos pueden perder su potencia antes de que la fecha de caducidad si se exponen al oxígeno, calor, luz o humedad. Para mantener su potencia, los medicamentos se deben almacenar en un lugar que esté seco, fresco y oscuro. A pesar de la práctica popular, esto significa que no debe utilizarse su gabinete de medicinas del baño, debido a que su nivel alto de humedad puede provocar que los medicamentos se descompongan y pierdan su efectividad. También la FDA recomienda mantener los medicamentos en sus recipientes originales, lejos de otras sustancias que podrían confundirse con otras. Siempre deben seguirse las instrucciones específicas. Por ejemplo, la nitroglicerina se debe mantener alejada de la luz. También su farmacéutico podría darle instrucciones adicionales de almacenamiento en la forma de una etiqueta sobre el frasco o en un folleto. En un almacén de distribución es muy importante verificar la fecha de caducidad de un producto al momento de recibirlo para poder darle el cuidado necesario de acuerdo a sus especificaciones. Así mismo los productos que requieren refrigeración y deben mantenerse a una temperatura de 2 a 8 ºC, el almacén en cuestión debe contar con un sistema de refrigeración y mantener los productos de acuerdo a especificaciones, para ello debe considerar un sistema de alarmas para CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 30 cuando salga de especificaciones se active y hagamos lo pertinente para continuar dándole la refrigeración al producto. De acuerdo a la S.S.A. (Secretaría de Salud y Asistencia) debe existir un acta, donde ponga de manifiesto que se hizo con la mercancía en caso de que falle un refrigerador (es decir, mencionar claramente que se cambio de refrigerador cuando se encontraba en x temperatura). Los productos que no requieren refrigeración se encontraran en anaquel y debemos tener cuidado de mantener la fecha de caducidad más corta enfrente del anaquel para que así esta sea la primera en salir, posteriormente podremos recibir mercancía con fecha de caducidad mas amplia, sin embargo, como lo mencionamos debemos colocar la mercancía atrás de la mercancía con fecha de caducidad mas corta. En caso de que la mercancía caduque en el anaquel debemos requerir al laboratorio para que de acuerdo a sus políticas reciba el producto y nos sea bonificado, si bien el laboratorio no recibe mercancía de acuerdo a sus políticas procederemos a realizar donaciones o destrucción de la mercancía. Es importante mencionar que estos productos caducados deben estar resguardados en una jaula aparte del almacén pero en el interior del mismo, esto obedece a que de acuerdo a la S.S.A, vayan por equivocación surtir un producto caduco. 1.9.3 ESTUDIANDO LA FECHA DE CADUCIDAD CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 31 La exactitud de las fechas de caducidad ha sido el sujeto de mucha discusión. Desde 1987, la FDA ha estado administrando un programa llamado Shelf Life Extension Program (SLEP) para el ejército. El programa examina las reservas militares de medicamentos para determinar la estabilidad después de que ha pasado la fecha de caducidad. De acuerdo con Mr. Lyon, "De los 119 productos de medicamentos examinados, todos salvo cuatro o cinco estaban estables más allá de sus fechas de caducidad originales. Algunos se extendieron hasta diez años después de que expiró su fecha de caducidad." ¿Qué significa esto para usted? El Mr. Lyon, responde, "Los consumidores necesitan seguir las fechas de caducidad o bien las fechas extendidas de uso con mayor cuidado. El impacto del programa SLEP fue que los medicamentos almacenados en sus recipientes originales en ideales condiciones de almacenamiento pueden durar largos periodos de tiempo. Pero una vez expuestos al medio ambiente, no hay manera de predecir su efectividad." Desafortunadamente, una vez que usted lleva sus medicamentos desde la farmacia hasta su casa, ya no están siendo almacenados bajo dichas condiciones controladas. 1.9.4 VARIABILIDAD DE LOS PRODUCTOS. Los medicamentos varían ampliamente en términos de dosis, forma y estabilidad. Algunos medicamentos, como los antibióticos líquidos pediátricos, insulina y ciertos medicamentos inyectables expirarán más rápido que los medicamentos en otras formas, como las tabletas. El programa SLEP encontró que las formas de dosis sólidas eran mejores en pruebas de estabilidad que los medicamentos inyectables. Pero, Mr. Lyon CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 32 observa, "Lo que aprendimos del programa es que hay muchavariabilidad incluso dentro de un producto, muchas dosis diferentes del mismo producto dieron resultados diferentes." Así que, recuerde, sus medicamentos funcionarán siempre y cuando sean manejados correctamente. Tomarlos con seguridad significa almacenarlos apropiadamente, leyendo todas las instrucciones específicas cuidadosamente y sin usarlos después del periodo de tiempo recomendado o después de la fecha de caducidad. 1.10. COSTO DEL ALMACÈN La distribución ideal minimizaría el coste, total o a largo plazo de la actividad de la planta, esto influye no solo en los costes afectados por la distribución de la planta, tales como el transporte de los materiales, si no un amplio número de costos a considerar que no pueden ser descuidados. Algunos de los más importantes costos que consideraremos son los siguientes: 1.- Transporte de materiales. Es probablemente el coste más afectado directamente por la distribución de la planta para minimizarlo la fabrica debe proveerse de transporte mecánico en lugar de transporte manual en la medida que sea posible. 2.- Redistribución y expansión. Si, razonablemente, se espera una expansión o redistribución en el futuro el plan debe proveer estos cambios. 3.- Uso económico del piso. Por cada pie cuadrado del suelo o piso se pagan cantidades importantes tanto para revestimiento, como para calefacción, iluminación y mantenimiento. Estos gastos pertenecen CAPÌTULO 1. EL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 33 tanto al espacio de piso no usado, como el utilizado productivamente. 4.- Seguridad. Las condiciones de trabajo sin seguridad cuestan dinero a la compañía en pagos como compensación a los obreros por sus accidentes y a las compañías por seguro. Al hacer la distribución de la planta, quedan permanentemente fijadas las condiciones en las que el personal trabajara. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 34 2.1 INTRODUCCIÓN Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o mejor dicho nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez; ya que, con el abasto suficiente motivó la existencia de los inventarios los cuales aseguraban la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. (Figura 2.1) Figura 2.1. Los egipcios almacenaban vino y llevaban su inventario. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 35 Como se sabe; la base de toda empresa comercial es la compra de insumos, materias primas y la venta de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permite a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable el estado confiable de la situación económica. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, las existencias tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de servicio, para que de esta forma se afronte la demanda solicitada por los clientes. (Figura 2.2) Algunas personas que tengan relación principal con los costes y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). En caso contrario, los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar. Por lo general creen que mientras más mejor; todo esto es según las políticas de la empresa. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 36 Figura 2.2 Inventarios en una empresa 2.2 INVENTARIOS El inventario es el conjunto de mercancías o artículos terminados que tiene la empresa para comerciar con aquellos; permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinado. Estos deben aparecer en el grupo de activos circulantes. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 37 Los activos circulantes es uno de los activos más grandes existentes en cualquier empresa. El inventario aparece tanto en el Balance General como en el estado de resultados. En dicho balance, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta, para así poder determinar el coste de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, refacciones, y accesorios para ser empleados en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón de la empresa. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados coste de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 38 Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con controles específicos. Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. (Figura 2.3) En la definición de los inventarios se excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 39 Figura 2.3. Los bienes en espera de su venta. 2.2.1 OBJETIVOS DEL INVENTARIO Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos; o en su caso, pérdidas económicas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 40 2.2.2 TIPOS DE INVENTARIOS Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientestipos: Inventarios de materia prima.- Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. Inventarios de productos en proceso.- El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 41 aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características de los inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción. Inventarios de productos terminados.- Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda. (Figura 2.2.2.1). Figura 2.2.2.1 Inventario de producto terminado CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 42 Inventarios de materiales y suministros.- En el inventario de materiales y suministros se incluye: a. Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. b. Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. c. Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. Inventario de seguridad.- Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega. 2.2.3 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 43 La administración de inventarios, es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y qué tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. 2.2.4 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario: 2.3. MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 44 deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su coste actual, así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el coste fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de $100.000.00 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. 2.3.1 AFRONTANDO LA DEMANDA Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 45 2.3.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos, que son: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costes de los artículos del inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 46 El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentrode la política de la administración de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 47 2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 48 En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos. 2.4 ANÁLISIS DEL INVENTARIO Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, refacciones. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 49 En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por caducidad, o tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, es por ello, que deberán realizarse la inspección visual de dicha mercancía o producto. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios, empleando la valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses la materia prima no genera mermas, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijados o determinados. 2.5 TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son: • El sistema ABC. • El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP (Figura 2.5) CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 50 Figura 2.5.Modelo básico de cantidad económico de pedido. 2.5.1 EL SISTEMA ABC El método comúnmente más empleado en cualquier manejo de inventarios es el ABC: El sistema ABC. Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está formado por los artículos que siguen a los CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 51 "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos. 2.6. ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de productos en CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 52 proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes. Sin embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) ¿Cuántas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado? 2) ¿En qué momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?, 3) ¿Qué artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios? 2.7. COSTOS DEL INVENTARIO La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible. 2.7.1 COSTOS DEL INVENTARIO: CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 53 Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos: a. Costos asociados a los flujos.- Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Mientras que los asociados a la inversión son aquellos financieros relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la inversión. b. Costos asociados al stock.- En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias, todo estos ya serán explicados más adelante. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 54 cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamaño optimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán afuera sea cual fuere la decisión tomada. c. Costos asociados a los procesos.- Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se clasificarían en: Costos decompras, de lanzamientos de pedidos y gestión de actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. ¿Por qué no incorporan también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera táctica o explicita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, arenque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 55 2.7.2. COSTOS DE MANTENIMIENTO Los costos de mantenimiento comprenden los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación (mermas y desusos). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento; para su cálculo debemos tomar en cuenta los siguientes parámetros: Inventario promedio = = unidades que se van a comprar todo el año = el número de compras que se hacen = precio de compra = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se dividen entre la inversión promedio del inventario CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 56 ( A * P ) Ya calculando C , para determinar el costo total de mantenimiento sería: CTM = costo total de mantenimiento =C * P * A 2.7.3. COSTOS DE ORDENAMIENTO Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente son costos fijos independientemente del tamaño de la orden), donde. = costo fijo por orden = número de órdenes colocadas en el año. Puede ser calculada. Costo total de ordenar = Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 57 Costo total de ordenar = 2.7.4. COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO Estos son los costos, resultado de la sumatoria del costo total del mantenimiento más el costo total del ordenamiento Es decir: y si entonces: 2.8. MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DE LA ORDEN CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 58 La cantidad económica de la orden.- Es la cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse, donde: = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá Ordenarse = costo fijo de colocar y recibir una orden = ventas anuales en unidades = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del Valor promedio del inventario = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa Cuya fórmula es: CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 59 Punto de reorden.- Es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden punto de reorden = plazo de tiempo en semanas x consumo semanal Mercancías en tránsito.- Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito Inventarios de seguridad.- Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 60 Descuentos por cantidad.- Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- El costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se aumenta, 2.- Se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar más cantidad. 2.9. MÉTODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS). CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 61 Donde: El costo unitario específico.- es donde las empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo específico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automóvil "x" es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000. El costo promedio ponderado.- Es el método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 62 Por ejemplo: Calcular el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de: $60,000 (40 x $1,500 = $60,000). El costo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS).- Que bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la CAPÌTULO 2. INVENTARIOS 63 unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Y el costo de últimas entradas, primeras salidas (UEPS).- Este método (últimas entradas, primeras salidas) dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los
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