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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ANÁLISIS DE PUESTOS DEL ÁREA DE NÓMINA DE UNA EMPRESA DE OUTSOURCING DISEÑO DE UN SISTEMA O PROYECTO PARA UNA ORGANIZACIÓN LEOPOLDO LÓPEZ AYALA OSCAR EDUARDO MAYA ALVAREZ MÉXICO, D. F. 2014 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ANÁLISIS DE PUESTOS DEL ÁREA DE NÓMINA DE UNA EMPRESA DE OUTSOURCING DISEÑO DE UN SISTEMA O PROYECTO PARA UNA ORGANIZACIÓN QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN PRESENTAN: LEOPOLDO LÓPEZ AYALA OSCAR EDUARDO MAYA ALVAREZ ASESOR: L. A. Y MTRA. ROMERO PÉREZ MARÍA DOLORES MÉXICO, D. F. 2014 AGRADECIMIENTOS I Agradecimientos LEOPOLDO LÓPEZ AYALA A la Universidad Nacional Autónoma de México, por darme la oportunidad de pertenecer a la máxima casa de estudios que tenemos en México, y por poder cumplir con una más de las metas que tengo en la vida A la Facultad de Contaduría y Administración en donde conocí a algunas de las personas más importantes de mi vida; mis maestros y amigos, que sin su ayuda, conocimiento y paciencia aprendí a ser una mejor persona. A nuestra asesora la Mtra. María Dolores Romero Pérez “Lolita” a quien nos tuvo mucha paciencia y nos puso mucha dedicación tanto de tiempo como de conocimiento, para lograr esta investigación; aunque nos dio muchos regaños, nos apoyó en todo. A la maestra Norma Angélica Flores Vázquez, por ayudarnos a resolver tantas dudas, y por dedicarnos un poco de su valioso e inconmensurable tiempo. AGRADECIMIENTOS II Dedicatorias A Dios por darme salud física mental y espiritual para lograr esta meta de ser Licenciado en Administración A mis padres, por darme la vida, por apoyarme y guiarme por el buen camino, por darme cariño y amor, con los cuales he logrado ser la persona que soy. A mis hermanas Irais y Dennis por apoyarme en las buenas y en las malas, por sus consejos y porque han sido un ejemplo para mí. A Maricruz Hernández de Jesús, por alentarme a seguir adelante, por ser mi enfermera particular, por darme el amor que hizo que no me diera por vencido, por confiar en mí. Gracias amor mío, Te amo todo. A Oscar Maya, por ser mi compañero de proyecto. Por apoyarme en este paso que voy a dar, por su paciencia y confianza. AGRADECIMIENTOS III Agradecimientos: Oscar Eduardo Maya Alvarez A la Universidad Nacional Autónoma de México, por brindarme la oportunidad de ser uno más de los estudiantes graduados en esta honorable universidad, eh vivido y realizado el sueño más grande de mí ser. !! Goya Goya, Cachún Cachún Ra Ra Cachún Cachún Ra Ra, Goya UNIVERSIDAD¡¡. A la Facultad de Contaduría y Administración donde fueron mis mejores experiencias, a todos aquellos maestros que encontré en cada uno de los semestres cursados, que con su ejemplo, dedicación y enseñanza, soy lo que soy. A nuestra asesora, L.A Y Mtra. María Dolores Romero Pérez, nuestra cómplice en este proyecto de titulación, muchas gracias por todos los consejos, dudas, aclaraciones, regaños, pero sobre todo por el apoyo brindado, desde el comienzo hasta el final de este proyecto. Maestra Norma Angélica Flores Vázquez, gracias por sus consejos, pero sobre todo por su tiempo, apoyo y tener un punto de vista diferente en este proyecto. AGRADECIMIENTOS IV Dedicatorias: Oscar Eduardo Maya Alvarez A ti Dios, por darme vida, salud, cuidarme y protegerme para poder cumplir este sueño de titularme. A ti San Judas Tadeo, te lo debía y sé que pronto cumpliré mi promesa, gracias por todo y nunca fallare el visitarte. A mi mamá María Magdalena, quien siempre me brindo apoyo incondicional en las buenas y en las malas y estuvo ahí en todo momento, gracias por darme la oportunidad de estudiar. A mi papá Pedro, el sustento de la familia, por decirme que si se puede y por sus sabios consejos en todo, gracias por darme la oportunidad de estudiar. A mis hermanos Mónica y Omar, por confiar en mí y tomarme como un ejemplo a seguir. A mis sobrinos Camila, Donovan, Niki y Sophia, los quiero mucho y sé que ellos también. A Emma López, por ser parte de este proyecto que también es tuyo, por desvelarte conmigo, ir a la biblioteca, pero sobre todo por decirme que no me rinda y luche por lo que quiero, Te amo. A Leopoldo López gracias por no rendirnos y saber que esta fue la vencida amigo, y compartir el proyecto más importante. A mis seres queridos que no están conmigo, pero sé que en cielo me cuidan. A mis amigos y compañeros de generación con los que tuve el honor de compartir una butaca a su lado. ÍNDICE V ÍNDICE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................. 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................................................................... 3 ESPECIFICACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................................................... 3 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................................................................ 3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................................................... 4 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................................... 4 ALCANCES ........................................................................................................................................................................ 4 LIMITACIONES ............................................................................................................................................................... 4 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS ....................................................................................................................... 5 1.1. EL PUESTO Y SUS FUNCIONES ................................................................................................................. 5 1.2. ¿QUÉ ES UN ANÁLISIS DE PUESTOS? ..................................................................................................... 6 1.3. PRINCIPALES AUTORES ............................................................................................................................. 6 1.4. OBJETIVOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS .............................................................................................. 8 1.5. BENEFICIOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS ............................................................................................ 9 1.6. NECESIDADES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS .......................................................................................10 1.6.1. Necesidad legal ....................................................................................................................................... 10 1.6.2. Necesidad social...................................................................................................................................... 11 1.6.3. Necesidad productiva ............................................................................................................................ 12 1.7. MÉTODOS DEL ANÁLISIS DEL PUESTOS............................................................................................ 12 1.7.1. Investigación documental ...................................................................................................................... 13 1.7.2. Investigación de campo.......................................................................................................................... 13 1.8. PASOS PARA LA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS ....................................................... 16 1.9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS..................................................................................................................... 18 1.10. ESPECIALISTA ENCARGADO DEL ANÁLISIS DE PUESTOS. ...................................................... 19 RESUMEN CAPITULAR. .......................................................................................................................................... 21 CAPÍTULO 2. OUTSOURCING ................................................................................................................................. 21 2.1. ANTECEDENTES ............................................................................................................................................... 21 2.2. ANTECEDENTES EN MÉXICO ...................................................................................................................... 22 2.3. ¿QUÉ ES OUTSOURCING? .............................................................................................................................. 24 2.4. OBJETIVOS DEL OUTSOURCING ................................................................................................................ 25 2.5. BENEFICIOS ....................................................................................................................................................... 25 2.6. DESVENTAJAS .................................................................................................................................................. 26 2.7. NECESIDAD EN MATERIA LEGAL .............................................................................................................. 27 2.8. NECESIDAD EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL.............................................................................. 28 RESUMEN CAPITULAR. .......................................................................................................................................... 28 ÍNDICE VI CAPÍTULO 3 NÓMINA ................................................................................................................................................. 29 3.1. ¿QUÉ ES LA NÓMINA? ................................................................................................................................. 29 3.2. TIPOS DE NÓMINA...................................................................................................................................... 30 3.3. PROCESO DE NÓMINA .............................................................................................................................. 31 3.4. NECESIDADES DE LA NÓMINA ............................................................................................................... 32 3.4.1. Necesidad legal ....................................................................................................................................... 32 3. 4. 2. Control interno para la nómina ................................................................................................................. 34 3.5. CONTENIDO Y CLASIFICACIÓN ............................................................................................................ 36 3.5.1. Los datos que deben incluirse en una nómina son: ............................................................................. 36 3.5.2. Lugar de pago ........................................................................................................................................ 37 3.5.3. Clasificación del personal ...................................................................................................................... 37 3.6. ENTORNO DEL PROCESO DE NÓMINA ................................................................................................ 38 RESUMEN CAPITULAR ........................................................................................................................................... 39 CAPÍTULO 4 EMPRESA EVOLUCIONE .................................................................................................................. 40 4.1. ANTECEDENTES ......................................................................................................................................... 40 4.2. MISIÓN ........................................................................................................................................................... 41 4.3. VISIÓN ............................................................................................................................................................ 41 4.4. OBJETIVOS ................................................................................................................................................... 41 4.5. POLÍTICAS .................................................................................................................................................... 42 4.6. FILOSOFÍA EMPRESARIAL ...................................................................................................................... 42 4.7. LOCALIZACIÓN .......................................................................................................................................... 43 4.8. ORGANIGRAMA GENERAL...................................................................................................................... 44 4.9. ORGANIGRAMA ESPECÍFICO ................................................................................................................. 45 4.10. ANÁLISIS DE PUESTOS DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS EMPRESA EVOLUCIONE ........ 46 4.11. ESTRUCTURA CON BASE A LOS 14 PRINCIPIOS DE HENRY FAYOL ............................................. 83 RESUMEN CAPITULAR ........................................................................................................................................... 85 CAPÍTULO 5 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN..................................................................................... 86 5.1. ESCALA DE RENSIS LIKER CÓMO MÉTODO DE MEDICIÓN ............................................................. 86 5.2. REPRESENTACIÓN E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN ..... 91 5.3. ANÁLISIS FODA ............................................................................................................................................. 103 5.4. CRUCE DE ESTRATEGIAS .......................................................................................................................... 105 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 106 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................................................................108 ILUSTRACIONES Y TABLAS .................................................................................................................................... 111 SIGLARÍO...................................................................................................................................................................... 112 ANEXOS ......................................................................................................................................................................... 113 INTRODUCCIÓN 1 INTRODUCCIÓN Preocupados porque en la actualidad el capital humano toma un giro de valor agregado en las organizaciones y en el cual bajo nuestro punto de vista es insustituible y puede darle a la organización una ventaja competitiva como un factor clave para beneficiar a la empresa, el presente trabajo dará a conocer lo conveniente que resulta atraer al personal calificado que realice las actividades definidas en un puesto para evitar la duplicidad de funciones, la correcta distribución de las tareas y la equilibrada asignación de responsabilidades. Dentro del área de Recursos Humanos se encuentra una parte muy importante que es la nómina, que es la encargada de la correcta remuneración que debe recibir el trabajador por su esfuerzo con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les han asignado para el cumplimiento de sus funciones y procesos. El outsourcing es una práctica que se lleva cabo desde hace muchos años, pero muy poco se ha hablado de esta; recientemente el tema se ha dado a conocer, debido a que en nuestro país se ha implantado en el mundo de los negocios. Esta modalidad se ha hecho cada vez más atractiva para las empresas, en consecuencia muchos directivos están dando pasos para realinear sus empresas, identificando lo que hacen mejor, reasignando recursos según las nuevas necesidades y delegando todo lo demás en aquellas que son sus principales funciones. En esta investigación se buscó una estructura que facilite a la empresa Evolucione, el realizar el análisis de puestos, siguiendo un orden acorde a las necesidades encontradas en el cuestionario que se aplicó para este fin. En el capítulo 1, se podrá observar que el análisis de puestos, como técnica administrativa sirve para determinar las actividades a desarrollar en cada uno de los puestos con el fin de que las tareas sean asignadas al candidato óptimo. En el capítulo 2, describimos como en la década los ochenta en México el outsourcing comienza a tener auge en las empresas, adoptándolo como un modelo novedoso de administrar capital humano, es por ello que se ha dado gran relevancia a este tema, más aun tomando a consideración que INTRODUCCIÓN 2 permite a las organizaciones el concentrarse en las actividades principales para las cuales fueron creadas. En el capítulo 3, mencionamos la importancia de una nómina, describimos el proceso y bajo qué condiciones legales se realiza, nuestro estudio se desarrolló en el área de nómina que es la encargada de maquilar este proceso para los clientes. En el capítulo 4, aborda los antecedentes, misión, visión, filosofía, organigrama, localización de la empresa Evolucione, por otra parte realizamos la descripción de puestos en el área de Recursos Humanos, con la finalidad de presentar el contexto de la investigación y la importancia de la misma, y de igual manera la aplicación de los catorce principios de Henry Fayol. En el capítulo 5, contiene la importancia de la investigación, el diseño metodológico elegido, también explica el diseño de estudio y resultados obtenidos en la presente investigación, mostramos el análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), en el área de nómina en la empresa Evolucione dedicada al outsourcing, así como el cruce de estrategias. INTRODUCCIÓN 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad uno de los problemas ante los que se enfrentan las empresas es el administrar el capital humano, es por lo referido, que no solo es importante reclutar a los mejores candidatos, sino antes de ser reclutados contar con los puestos desarrollados, con las actividades, funciones y tareas que sean adecuados a cada uno, sin embargo, se puede mencionar que la empresa Evolucione dedicada al outsourcing tiene contratado a su personal, sin que se tenga ningún registro al respecto de haber utilizado alguna técnica de análisis de puestos. En consecuencia las actividades no cuentan con una determinación, se tiene duplicidad de funciones, las cargas de trabajo son excesivas, invirtiendo tiempo adicional para realizar las tareas. ESPECIFICACIÓN DEL PROBLEMA Falta de integración de elementos y factores para delimitar las funciones, actividades, tareas requisitos que se van a realizar en el área de nómina de la empresa Evolucione. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA El análisis de puestos en la empresa Evolucione, dará un margen adecuado con una visión más amplia en la forma de establecer las funciones, actividades, tareas y requisitos de los puestos que se tienen en el área de nómina, identificando las bases para incrementar la efectividad, servirá de apoyo para prevenir y corregir desviaciones de duplicidad, y se comprenderá la importancia de lograr los objetivos del área y de la empresa. Se comprenderá la determinación de las tareas, a fin de incrementar el rendimiento satisfactorio, las condiciones bajo las cuales se deben desempeñar las actividades en el puesto, así como la normatividad. INTRODUCCIÓN 4 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ¿Cuáles son los elementos y factores para analizar y elaborar la integración de análisis de puestos que delimite las funciones, actividades, tareas y requisitos que se van a realizar en el área de nómina de la empresa Evolucione? OBJETIVO GENERAL Determinar cuáles son los elementos y factores que integran el análisis de puestos que delimite las funciones, funciones, actividades tareas y requisitos que se van a realizar en el área de nómina de la empresa Evolucione. ALCANCES La investigación se aplicó a la sucursal de la empresa Evolucione ubicada en Matías Romero 1221 Col. Del Valle. Para el presente trabajo se analizaron los puestos del área de nómina en la empresa Evolucione. Abarcando a: 1. El Jefe de outsourcing de nómina, 2. Los Ejecutivos de cuenta de outsourcing de nómina y 3. Los Ejecutivos de cuenta IMSS (Instituto Mexicano de Seguro Social). LIMITACIONES El periodo de investigación comprendió de Enero a Mayo de 2014. Se consideró para ésta investigación el área de nómina; más adelante con el apoyo de la dirección se solicitará a la empresa que nos asista para continuar el proceso en las demás áreas. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 5 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS El realizar un análisis de puestos, apoya para determinar tareas, actividades y características que componen los puestos en forma clara y precisa en una organización, el uso de la información del análisis de puestos nos sirve para asegurar que las actividades estén asignadas en las posiciones específicas, nos brinda los factores clave necesarios en el sistema integral de Recursos Humanos por ejemplo: reclutamiento, selección, evaluación, capacitación, sueldos y salarios entre otros. Autores importantes han dado su definición de análisis de puestos, entre los cuales podemos mencionar a Idalberto Chiavenato, Fernando Arias Galicia, Agustín Reyes Ponce, Elba Gama Bernal, Juan Antonio Morales Arrieta y Ricardo Varela Juárez, por lo anterior consideramos para nuestro trabajo las definiciones más claras. El objetivo del análisis de puestos es definir de una manera más clara y sencilla las tareas que se van a desempeñaren un determinado puesto; para realizar el análisis de puestos preciso y acorde a la organización se requiere de investigación documental y de investigación de campo. Para llevarlo a cabo, el analista puede pertenecer a la organización o se puede contratar como personal externo. 1.1. EL PUESTO Y SUS FUNCIONES En una organización, el trabajo debe dividirse en unidades o tareas manejables que puedan ser ejecutadas por los empleados asignados a ella; la unidad más pequeña donde se agrupan y estructuran estas tareas es el puesto. Si la carga de trabajo de un puesto en particular es muy demandante, se puede requerir más de un empleado para desempeñarlo, se tendrá la necesidad de crear puestos separados comprendiendo cada uno de ellos las obligaciones, deberes y las responsabilidades de esta posición, a los cuales se asignarían empleados adicionales. Para identificar las tareas designadas en un puesto es necesario conocer qué es un análisis de puestos, debido a que es la técnica que nos ayudará a conocer las actividades que se desempeñaran en el puesto. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 6 1.2. ¿QUÉ ES UN ANÁLISIS DE PUESTOS? Un análisis consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con el fin de estudiar en forma independiente cada una y las diversas relaciones que existen entre las mismas. El análisis de un puestos es una técnica cuya finalidad radica en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etc.) que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo con éxito;1 el análisis de puestos es una de las actividades del área de Recursos Humanos que se basa en la información respecto a los puestos, por lo anterior el análisis de puestos debe estar diseñado hacia el logro de sus objetivos. Analizar puestos, para luego describirlos, comprende una serie de procedimientos para reunir y estudiar la información sobre sus contenidos, tareas a realizar y requerimientos específicos. El análisis de puestos deriva de una necesidad de las empresas, para emprender eficazmente los trabajos, es indispensable conocer lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para realizarlo, esto ayuda a tener un mejor aprovechamiento en el factor humano.2 En consecuencia varios autores definen el análisis de puestos; con el fin de entender con claridad el concepto, citamos definiciones que creemos concretas. 1.3. PRINCIPALES AUTORES Algunas teorías de análisis de puestos bajo la visión de algunos autores: Autor Definición Gama Bernal Elba (1995) La técnica de la Administración de Recursos Humanos que mediante un proceso de investigación permitirá conocer todas y cada una de las tareas que se han de llevar a cabo en un puesto de trabajo, así como los requisitos mínimos para ocupar el mismo y que deberán ser cubiertos por una persona para que sea desempeñado en forma eficiente3 1 Camarena Adame, Ma. Elena y Torres Carrasco, Ruth (2008). Directivas para la Elaboración del Análisis y Manual de Descripción de Puestos. México D.F.: Secretaría de Divulgación y Fomento Editorial. 2 Reyes Ponce, Agustín (1984). El Análisis de Puestos. México D.F.: Limusa. 5ª ed. 3 Gama Bernal, Elba (1995). Bases para el Análisis de Puestos. México: Manual Moderno. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 7 Morales Arrieta Juan Antonio (1999) Es el instrumento más importante para una efectiva administración de sueldos y salarios, brinda información confiable para la organización, las unidades de trabajo y los empleados4 Chiavenato Idalberto (2004) Son estudios definidos que determinan que tipos de comportamientos deben de seguir los empleados para desempeñar eficazmente las funciones de sus cargos.5 Arias Galicia Fernando y Heredia Espinoza Víctor (2004) Es el método cuya finalidad consiste en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etc.) que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo con éxito y las condiciones ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado.6 Varela Juárez Ricardo (2006) Es el proceso que permite conocer, estudiar y ordenar las actividades que desarrolla una persona en su puesto de trabajo, así como los requisitos indispensables para su eficaz desempeño.7 Reyes Ponce Agustín (2008) Es un proceso de la investigación de las actividades de trabajo y de las demandas sobre los trabajadores, cualquiera que sea el tipo o nivel de empleo.8 Ilustración 1 Se muestran algunas de las definiciones del análisis de puestos de los diferentes autores. Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo 28 Febrero 2014 4 Morales Arrieta, Juan Antonio (1999). Salarios Estrategia y Sistema Salarial o de Compensaciones .Colombia, Bogotá: Mc Graw Hill. 5 Chiavenato, Idalberto (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración. México: Mc Graw- Hill. 7ª ed. 6 Arias Galicia, Fernando y Heredia Espinoza, Víctor (2004). Administración de Recursos Humanos. México: Trillas. 7 Varela Juárez, Ricardo (2006). Administración de la Compensación: Sueldos, Salarios y Prestaciones. México: Pearson. 8 Reyes Ponce, Agustín (2008). La Administración de Empresas. México: Limusa. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 8 Conforme a los conceptos mencionados consideramos que el análisis de puestos consiste en: La obtención, evaluación y organización de todas y cada una de las tareas que comprende un puesto, para delimitar los requisitos (conocimientos, habilidades, experiencia, responsabilidades y destrezas, entre otros), que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo en forma eficaz y eficiente dentro de la empresa. Por lo referido el realizar un análisis de puestos tiene un objetivo, el cual es la razón de ser para llevar a cabo el análisis. 1.4. OBJETIVOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS9 Definir de una manera más clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Propiciar una adecuada distribución de las cargas de trabajo a nivel institucional. Establecer bases para la elaboración de manuales de organización y de procedimientos. Identificar las necesidades de capacitación y orientar los programas institucionales. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. Tomando en cuenta los objetivos anteriores proponemos como objetivo general del análisis de puestos el siguiente: Definir las actividades a realizar en un puesto, adaptando las capacidades humanas a los requisitos del mismo, mejorando el desempeño y la productividad de la empresa. Una vez identificado su objetivo brindamos beneficios para destacarle a la empresa la importancia de realizar análisis de puestos. 9 Guía Técnica para la Elaboración de un Manual de Descripción de Puestos. Comité Sectorial de Organización y Métodos. Secretaria de Comercio, México 1982. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 9 1.5. BENEFICIOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS El crecimiento de la complejidad de las instituciones y el desarrollo de una estructura organizacional han generado la necesidad de conocer con toda precisión lo que cada empleado hace y las aptitudes que requiere para realizarlo correctamente, razón por la cual es indispensable utilizar el análisis de puestos. Los beneficios que brinda el análisis de puestos son.10 1. Para la empresa: a) Ayuda a establecer y repartir mejor las cargasde trabajo. b) Sirve de base para la promoción y ascenso. c) Se pueden fijar responsabilidades en la ejecución de las labores. 2. Para los jefes: a) Ayuda a conocer amplia y objetivamente las operaciones encomendadas a su personal, lo que les permite planear y distribuir mejor el trabajo. b) Pueden exigir a cada trabajador con mayor conocimiento de causa lo que debe hacer y cómo debe hacerlo. c) Les facilita buscar al trabajador más apto para alguna labor accidental y opinar sobre ascensos, cambios de métodos, etc. 3. Para el trabajador: a) Ayuda a conocer con precisión lo que debe hacer. b) Señala sus responsabilidades con claridad. c) Le ayuda a saber si trabaja adecuadamente. d) Le señala sus errores y aciertos, y hace que resalten sus méritos y su colaboración. e) Para el área de Recursos Humanos: f) Lo orienta en la selección de personal. g) Permite colocar al trabajador en el puesto más adecuado, conforme a sus aptitudes. h) Lo marca a establecer adecuados programas de adiestramiento. i) Lo orienta para efectuar estudios de calificación de méritos. 10 Recuperado http://psicologiayempresa.com/beneficios-del-analisis-de-puestos.html 02 Marzo 2014 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 10 j) El análisis de puestos responde a una necesidad por conocer las actividades que se desarrollan en el puesto, las aptitudes y habilidades que se requieren para hacerlo bien. También encontramos necesidades y se explican a continuación. 1.6. NECESIDADES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS De acuerdo con las características especiales que toda organización la técnica del análisis de puestos es una necesidad, tanto para ubicar en un puesto a la persona adecuada como para llevar a cabo una detención de necesidades en cuanto a capacitación. A continuación se analiza la clasificación de las necesidades del análisis de puestos desarrollada por el autor Javier Barajas Medina (1978),11 que a nuestro punto de vista es la más amplia y detallada. 1.6.1. Necesidad legal Se refiere a que en toda relación de trabajo existen dos partes: el patrón y el trabajador. Para prevenir conflictos en las relaciones patrón- trabajador es necesario que tenga las bases como lo menciona en la Ley Federal de Trabajo (LFT). Artículo Fundamento Artículo 25 Fracción III Menciona que se debe tener un escrito en cual se especifique el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión posible.12 Artículo 47 Fracción XI Establece que el patrón puede rescindir el contrato de trabajo sin incurrir en responsabilidad si el trabajador 11 Barajas Medina, Jorge (1978). El Hombre, el Trabajo y la Administración. México: Diana. 12 Ley Federal de Trabajo, Titulo Segundo: Relaciones Individuales de Trabajo, Capitulo 1: Disposiciones Generales, Reforma 30-11-2013: Porrúa. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 11 desobedece al patrón o a sus representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado.13 Artículo 86 A trabajo igual, desempeñado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales, debe corresponder salario igual.14 Artículo 134 Fracción IV Ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenido.15 Ilustración 2 Relaciones patrón-trabajador con su fundamento en la Ley Federal del Trabajo. Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo 10 Marzo 2014 Estos artículos son los que sustentan las bases para la técnica de análisis de puestos, hace referencia tanto a la tarea a desempeñar, tiempo y lugar convenido, al igual que la eficiencia con que se desempeñara el trabajo en un puesto determinado. 1.6.2. Necesidad social Se refiere a que en toda organización las relaciones que se dan entre los Recursos Humanos van a tener una importante repercusión para la misma; por lo menos la tercera parte del día el trabajador se encuentra realizando sus actividades laborales, lo que le hace que conviva con otras personas, se formen grupos con características diferentes a los del grupo familiar o a las del grupo social en un club. Es importante comentar que en toda organización se puede observar dos tipos de grupos, los informales y los formales16. Los grupos informales se crean en forma espontánea, esto es, a partir de intereses afines entre los individuos, siendo muy común que las actividades que llevan a cabo sean 13 Ibídem, Pág. 13 14 Ibídem, pág. 20 15 Ibídem, Pág. 31 16 Stroner, James (1989). Administración. México, D.F.: Prentice Hall, 3 ª ed. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 12 del tipo social como: excursiones, fiestas, reuniones, comidas, etc. En este caso las normas y reglas son formadas por el mismo grupo de personas. Los grupos formales están determinados por la organización y los constituyen cada uno de las áreas existentes en la misma, para formar parte de estos grupos la empresa establece ciertos requisitos (edad, sexo, nivel académico, experiencia, etc.) que deben ser cubiertos por las personas para que esta se integre y desempeñe las actividades estipuladas bajo las normas y políticas vigentes. 1.6.3. Necesidad productiva Es indiscutible que toda organización requiere de un desarrollo constante, por tal motivo es preocupación de los altos directivos contar con las personas capaces para desempeñar en forma eficiente y productiva diferentes puestos de trabajo. Sin embargo, la mejor forma de lograr la productividad es proporcionar un entrenamiento adecuado a las personas de nuevo ingreso, las que van a ser promovidas a otro nivel, o bien aquellas que requieren de este entrenamiento para desempeñar sus tareas de una manera más eficiente. Para estructurar programas de capacitación, adiestramiento o desarrollo, es indispensable saber que tareas o funciones tiene el puesto y sobre todo los resultados esperados en él, por lo tanto el análisis de puestos nos permitirá hacer una comparación entre lo esperado y lo que se obtiene, para así instruir a las personas e incrementar la productividad. Bajo estas circunstancias el realizar un análisis de puestos establece un marco de referencia para el desarrollo de un correcto estudio, mediante un método. 1.7. MÉTODOS DEL ANÁLISIS DEL PUESTOS Consiste en recabar información sobre la ubicación, las actividades y especificaciones de los puestos seleccionados; que se requiere determinar, el orden en que serán investigados los puestos, amplitud o grado de especificidad de la información a que se pretende llegar, conforme al objetivo establecido y la muestra de plazas por investigar en cada puesto. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 13 1.7.1. Investigación documental Permite conocer aquellos documentos que puedan auxiliar en el conocimiento del número de puestos y plazas existentes, entre ellos encontramos: Manual de organización: Documento que contiene información ordenada y sistematizada acerca de la estructura de una empresa.17 Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos ò más de ellas.18 Organigramas: Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa. Los organigramas son el instrumento idóneo para expresar y transmitir de manera gráfica y objetiva, la composición de una organización. Asimismo, señala la vinculación entre las áreas, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y comunicación y el tramo de control.19 Descripción de puestos: Es un resumen de los más importantes aspectos y características de un puesto,incluyendo el propósito del puesto y el detalle de sus principales tareas y obligaciones. Tabulador de sueldos: Tabla ordenada y jerarquizada de las retribuciones de los empleados o trabajadores de una institución o empresa.20 Condiciones generales de trabajo: Conjunto de obligaciones y derechos que se imponen recíprocamente, trabajadores y patrones en virtud de sus relaciones de trabajo.21 1.7.2. Investigación de campo Se realiza a través de diversos métodos como entrevista, cuestionario y observación directa. 17 Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Contaduría y Administración. Administración III. Apuntes Digitales Plan de Estudios 2005. 18 Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (2004). Organización de Empresas, Análisis Diseño y Estructura. México: Mc- Graw Hill. 19 Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Contaduría y Administración. Administración III. Apuntes Digitales Plan de Estudios 2005. 20 Recuperado de http://biblio.juridicas.unam.mx/libros/2/736/24.pdf 23 Febrero 2014. 21 Recuperado de http://www.juridicas.unam.mx/publica/rev/boletin/cont/94/art/art6.htm. 23 Febrero 2014. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 14 1. Entrevista Es una conversación, entre dos o más personas, de las cuales una es la entrevistadora y las otras las entrevistadas. La finalidad es obtener información directamente de las personas involucradas en el puesto. Existen dos tipos de entrevista: a) Entrevista individual22 Consiste en entrevistar al ocupante del puesto para recolectar todos los aspectos relevantes del mismo: Ventaja: 1. Se utiliza para analizar trabajos no manuales. Desventaja: 2. El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado. b) Entrevista de grupo23 Consiste en entrevistar a todos los ocupantes del puesto, o bien eligiendo a un grupo representativo de ocupantes de ese puesto. Ventaja: 1. Proporciona información procedente de una amplia variedad de personas, con la que la aceptación es mayor. Desventaja: 1. El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado. Es de vital importancia que el entrevistado entienda correctamente por que se realiza la entrevista, sin que haya mal entendidos, por cuestiones de reuniones, juntas, etc. Es necesaria la colaboración de todos los involucrados para el óptimo desarrollo de la entrevista. 22 Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Contaduría y Administración, Recursos Humanos I, Apuntes Digitales Plan de Estudios 2005. 23 Ibídem. Pág. 73 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 15 2. Cuestionario Se diseña en función del tipo de información que se pretende obtener, puede ser respuestas abiertas, de elección forzosa o mixta,24 los cuestionarios para el análisis de puestos tienen como objetivo la identificación de las labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos, entre otros necesarios en un puesto específico, y en el cual basaremos nuestra investigación. a) Cuestionario abierto25 El cuestionario abierto o electrónico contiene una serie de preguntas generales que el ocupante contestara con sus propias palabras.26 Ventaja: 1. Permite recoger mucha información, en poco espacio de tiempo y a bajo costo. Desventaja: 1. En trabajos en los que el nivel de formación y cultural del empleado sea muy bajo, este puede tener dificultades para contestar las preguntas del cuestionario, con lo que puede requerir una asistencia adicional del analista. b) Cuestionario estructurado27 Es el cuestionario abierto o electrónico que contiene una serie de preguntas que limitan las respuestas del ocupante del puesto una lista de frases predeterminadas.28 Ventaja: 1. Permite recoger mucha información, produce respuestas más exactas debido a lo restringido de las mismas.29 24 Camarena Adame, María Elena y Torres Carrasco, Ruth (2008). Directivas para la Elaboración del Análisis y Manual de Descripción de Puestos. México D. F.: Secretaría de Divulgación y Fomento Editorial. 25 Universidad Nacional Autónoma de México, Facultad de Contaduría y Administración, Recursos Humanos I, Apuntes Digitales Plan de Estudios 2005. 26 Ibídem. Pág. 73 27 Ibídem. Pág. 73 28 Ibídem. Pág. 74 29 Ibídem. Pág. 74 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 16 Desventaja: 1. En trabajos en los que el nivel de formación y cultural del empleado sea muy bajo, este puede tener dificultades para contestar a las preguntas del cuestionario, con lo que pude requerir una asistencia adicional del analista. Su preparación consume mucho tiempo. 3. Observación Directa Consiste en acudir al lugar donde se desenvuelve el ocupante del puesto para conocer las labores que ejecuta y la forma, técnica y/o método que utiliza para realizarlas;30 puede ser útil cuando una tarea que pueda ser observable se realiza por una persona menos calificada para llenar un cuestionario, por ejemplo, tareas de limpieza o de fábrica, por lo que no parece ser una técnica adecuada para otras posiciones de mayor jerarquía. Ventajas 1. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente, y al hecho de que ésta se ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo. 2. No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores Desventajas 1. Costo elevado porque se requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo. 2. La simple observación, no permite obtener datos importantes para el análisis. Ya determinado el método a utilizar se procede a utilizar los pasos a seguir. 1.8. PASOS PARA LA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DE PUESTOS Seis pasos para realizar un análisis del puesto son:31 1) Determinar el uso de la información resultante del análisis del puesto. Empezar por identificar el uso que se dará a la información, para determinar el tipo de datos que se reúna y la técnica que se utilice para hacerlo. Existen diversos métodos para recabar datos para el 30 Chiavenato, Idalberto (1999). Administración de Recursos Humanos. Colombia, Bogotá: Mc Graw-Hill. 5 ª ed. 31 Recuperado de http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia de Recursos Humanos 25 Febrero 2014 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 17 análisis del puesto; van desde entrevistas a cuestionarios altamente cuantificados. Algunos como entrevistar al empleado y preguntarle si sabe cuáles son las características de su trabajo y sus responsabilidades. Otro método como el cuestionario proporcionan clasificaciones numéricas para cada posición; éstas pueden e ser utilizadas para comparar los puestos entre sí con fines de compensación. 2) Reunir información sobre los antecedentes. A continuación, es necesario revisar la información disponible sobre los antecedentes, como es el caso de organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puesto. Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otros puestos y cuál es su lugar en la organización, demostrar quién reporta a quién y con quien se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique. Un diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama. En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado Por último, la descripción del puesto con que se cuenta, si existe, puede representar un buen punto a partir del cual se podría preparar una descripción revisada del puesto. 3) Seleccionar posiciones representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando amuchos puestos similares por analizar y toma demasiado tiempo el análisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos los trabajadores de producción. 4) Información del análisis de puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto, obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. 5) Revisar la información con los participantes. El análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador y un superior inmediato. Edificar la información ayudará a determinar si es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos involucrados. Este paso de revisión puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del puesto de los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 18 6) Desarrollar una descripción y especificación del puesto. Una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de puestos; la descripción de puestos es una relación de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, así como de sus características importantes del puesto. La especificación del puesto resume las cualidades personales, características, condiciones de trabajo requeridos para realizar su trabajo. 1.9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Se describe como el resumen de los más importantes aspectos y características de un puesto, incluyendo el propósito del puesto y el detalle de sus principales tareas y obligaciones32. La redacción de una descripción de puestos debe ser con:33 1. Claridad: con verbos en infinitivo y acciones específicas, con el fin de evitar confusiones. 2. Sencillez: debe tener un lenguaje accesible para que toda persona que lo lea entienda lo que se hace en ese puesto. 3. Concisión: se debe utilizar el menor número de palabras. 4. Precisión: evitar palabras ambiguas para evitar confusiones. 5. Viveza: debe despertar el interés de la persona que lo está leyendo. Los apartados básicos de la descripción de puestos, aportaran una estimación del puesto y se pueden adaptar para satisfacer las necesidades de la organización. Elementos que debe contener la descripción de puestos: A. Identificación: datos básicos que identifican al puesto (nombre del puesto, código, clave del área, número de personas que lo desempeñan y área de adscripción). B. Descripción genérica: explicación breve de las actividades principales del puesto. C. Descripción específica: explicación detallada de la forma, periodicidad y finalidad de las actividades realizadas en el puesto. 32 Tolo, Rimsky (2005). Administración de la Remuneración Total: Nuevos Sistemas de Pago al Personal. México D.F.: Mc Graw-Hill. 33 Recuperado de www.universdadabierta.edu.mx/Biblio/R/RamónFdzPilar-ValuacionPuestos.htm 01 Marzo 2014 CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 19 D. Relaciones y/o comunicaciones internas y externas. E. Requerimientos: conocimientos generales, experiencia, criterio, iniciativa, requisitos físicos, esfuerzo mental y/o visual. F. Responsabilidad: bienes (equipo y dinero), personas e información. G. Condiciones de trabajo: medidas de seguridad, accidentes y enfermedades. Una vez determinado el método, pasos, y de la misma manera la descripción de puestos, es necesario que el analista intervenga. 1.10. ESPECIALISTA ENCARGADO DEL ANÁLISIS DE PUESTOS.34 Se refiere a quien obtiene toda la información para realizar el análisis en una organización. El analista puede pertenecer a la organización o puede ser externo, este a su vez formará parte del comité de analistas. El analista que forma parte de la organización tiene como ventaja conocer a la organización, sus problemas y sus elementos; por lo cual no afrontará gran problema en establecer comunicación; la desventaja consiste en que, al formar parte de la misma, pueda integrarse a grupos por los que sienta antipatía y/o alguna preferencia o rechazo lo cual puede restar objetividad. En caso de los analistas externos, se requerirá un periodo extra para familiarizarse con la organización y su problemática, la ventaja es que serán más objetivos y si son especialistas dedicados a estas labores tendrán otras experiencias aprovechadas la desventaja es que el consto será mayor. 34 Camarena Adame, Ma. Elena y Torres Carrasco, Ruth (2008). Directivas para la Elaboración del Análisis y Manual de Descripción de Puestos. México D.F.: Secretaría de Divulgación y Fomento Editorial. CAPÍTULO 1 ANÁLISIS DE PUESTOS 20 RESUMEN CAPITULAR Con el objetivo de conocer las responsabilidades, conocimientos, habilidades, entre otros, para el óptimo desarrollo de las actividades a desempeñar en cada puesto que se analizará dentro de la empresa; en el presente capítulo se destacó la importancia del análisis de puestos, porque es la técnica en la cual basamos nuestro trabajo de investigación, por su importancia para el desarrollo de la misma; y a su vez nos permitirá definir sencilla y claramente cómo llevar a cabo las actividades de un puesto con éxito. En lo que se refiere al método, para poder realizar el análisis de puestos en la empresa se consideró y aplicó un cuestionario para la obtención de resultados, en el que se muestran opiniones viables. Para continuar con el trabajo de investigación y considerando el enfoque dentro de la empresa el siguiente capítulo abordaremos el tema de outsourcing. CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 21 CAPÍTULO 2. OUTSOURCING Outsourcing, también llamado tercerización o externalización, es la práctica económica por la cual una empresa determinada, por medio de un contrato, mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa. En sus inicios, el outsourcing parecía destinado solamente a recortar gastos y presupuestos, descargar actividades que distraían la atención y los recursos de las tareas centrales de la empresa, en la actualidad se utiliza como un valor agregado. En México inicio hace más de cuarenta años cuando las compañías contrataban los servicios de vigilancia y limpieza de otras empresas, a mediados de los años ochenta se planteaba la opción de contratar servicios externos para algunos procesos de producción. Un objetivo del outsourcing es que los directivos de la empresa podrán dedicar todo su tiempo a la actividad principal del negocio y dejar los procesos tercerizados en manos de expertos. 2.1. ANTECEDENTES El outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna; este concepto no es nuevo, a consideración que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales. Después de la segunda guerra mundial, las empresas trataron de concentrar en sí mismas la mayor cantidad posible de actividades, para no tener que depender de los proveedores. Sin embargo, esta estrategia que en principio resultara efectiva, fue haciéndose obsoleta con el desarrollo de la tecnología, y que nunca las áreas de una empresa podían mantenerse tan actualizados y competitivos como lo hacían las agencias independientes especializadas en un área, además, su capacidad de servicio para acompañar la estrategia de crecimiento era insuficiente. El concepto de outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la década de los setentas enfocado, sobre todo, a las áreas de información tecnológica en las empresas. Las primeras empresas en implementar el proceso de outsourcing, fueron gigantes comoEDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse Coopers, entre otros. CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 22 El outsourcing es un término creado en la década de los ochentas para describir la creciente tendencia de grandes compañías que estaban transfiriendo sus sistemas de información a proveedores. En la actualidad tiene un enfoque completamente diferente, y abarca un conjunto de razones más poderosas que le dan una nueva dirección y valor añadido a los negocios. La nueva perspectiva de las charlas y negociaciones sobre el outsourcing ya no es tanto sobre los acuerdos de nivel de servicio para entregar más económicamente una función, sino que se refieren a cuánto más valor añaden al negocio del cliente.35 De igual forma que sucedió en el resto del mundo, México también opto ésta forma de contratar personal. 2.2. ANTECEDENTES EN MÉXICO En México, a diferencia de lo que ocurre en los países desarrollados, el outsourcing es apenas incipiente, pero por la misma razón ofrece muchas posibilidades de hacer negocios para los empresarios independientes o microempresas que echando mano de sus fortalezas, pueden ofrecer un servicio o producto a empresas grandes. El outsourcing, entendido como la estrategia de negocios que permite facultar a un socio externo el desempeño de funciones -no estratégicas- continuas en una empresa, el outsourcing inició en México hace más de cuarenta años cuando las compañías contrataban los servicios de vigilancia y limpieza de otras empresas; más tarde servicios de comedor y mantenimiento, así hasta llegar a nuestros días a áreas de reclutamiento y selección de personal, relaciones públicas, sistemas de información, mantenimiento de sistemas y procesamiento de datos, entre muchas otras. El concepto de outsourcing en México ha evolucionado; en un principio las empresas solían acaparar todos los procesos para la producción de bienes o para ofertar servicios, sin embargo, los altos costos que conllevaba mantener la infraestructura material y humana empezaron a pasar la factura de altas pérdidas financieras y poca efectividad operacional, además de rigidez en las respuestas al mercado. 35 Del Peso Navarro, Emilio (2003). Manual de Outsourcing Informático: Análisis y Contratación. España: Díaz de Santos, 2ª ed. CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 23 A mediados de los años ochenta una corriente en el outsourcing empezó a tomar fuerza: debido a la flexibilidad en el planteaba la opción de contratar servicios externos para algunos procesos de producción. En la década de los noventas, la corriente organizacional ha cambiado hacia la reubicación de recursos y servicios que permitan la maximización y especialización de los negocios. Actualmente en México, las empresas se encuentran inmersas en el contexto de la globalización de mercados, provocando que cada día deseen concentrarse en su negocio principal con recursos internos y haciendo que el outsourcing obtenga su expansión con nuevas propuestas para las empresas, de forma parcial o total, para otorgarles la competitividad y la especialización que necesitan.36 Ilustración 3 Evolución del outsourcing en México. Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo con base en el autor Rivo López Elena (1999). 22 Marzo 2014 Conociendo la historia del outsourcing podemos definirlo con precisión en nuestro siguiente tema para más adelante profundizar en esta nueva técnica. 36 Recuperado http://tercerizacionenmexico.jimdo.com/2-1-origen-del-outsourcing/ 23 Febrero 2014 Limpieza Seguridad Distribución Sistemas Informáticos Funciones Administrativas CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 24 2.3. ¿QUÉ ES OUTSOURCING? Subcontratación (del inglés Outsourcing), también llamado tercerización o externalización, es el proceso económico por el cual una empresa determinada, por medio de un contrato, mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa. A continuación se mencionan algunos conceptos de outsourcing: Autor Concepto Dorban Chacón (1999) Acción de recurrir a una agencia externa para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía. Es la transferencia a terceros de actividades.37 Díaz Spataro Mariana (2012) Técnica innovadora de administración que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales con el fin de obtener una mayor competitividad y unos resultados tangibles.38 Asociación Mexicana de Empresas de Capital Humano (AMECH) (2014) La tercerización de personal es un proceso mediante el cual una empresa sin importar su giro o su tamaño delega los procesos de la administración de personal a un tercero experto en la materia. Esto incluye el reclutamiento, selección, contratación, cálculo y pagos de sueldos y entero de cuotas obligatorias a las diferentes instancias gubernamentales, hasta la conclusión de la relación laboral.39 Ilustración 4 Definiciones de outsourcing que consideramos importantes. Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo 02 Abril 2014 37 Chacón, Dorban (1999). Outsourcing: Caracas. 38 Díaz Spataro Mariana (2012). Outsourcing: Guía Práctica de Técnicas y Estrategias. Colombia, Bogotá: Ediciones de la U. 39 Recuperado de www.amech.com.mx/index.php7tercerización /tercerización 02 Marzo 2014 CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 25 Toda vez que se señalaron los conceptos en relación al outsourcing, indicaremos los objetivos principales. 2.4. OBJETIVOS DEL OUTSOURCING Los objetivos que pueden lograrse con la contratación de un outsourcing40 son: 1. Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales. 2 .Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica. 3. Concentración en la propia actividad de la organización. Es por lo referido que podemos conocer los beneficios del outsourcing. 2.5. BENEFICIOS De los beneficios del outsourcing41, destacan los siguientes: 1. Los directivos de la empresa podrán dedicar todo su tiempo al objetivo principal del negocio, y dejar los procesos tercerizados en manos de expertos. 2. Permite que la empresa alcance un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones importantes en tecnología y en Recursos Humanos. 3. La empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. 4. La compañía podrá reducir su personal en forma importante. 5. La empresa no requerirá invertir en equipos que no sean indispensables para la operación principal de su negocio. 6. La empresa podrá aprovechar mejor sus espacios de oficina. 40 Díaz Spataro Mariana (2012). Outsourcing: Guía Práctica de Técnicas y Estrategias. Colombia, Bogotá: Ediciones de la U. 41 Rivera Padilla, Verónica (2013). Outsourcing: Una Opción para Alcanzar Mayor Productividad. México: Puntos finos. Recuperado de http://www.dofiscal.mx/index.php/component/search/?searchword=outsourcing&searchphrase=all&Itemid=435 09 Marzo 14 CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 26 7. Incremento en las fortalezas de la empresa. 8. Apoya a construir un valor compartido. 9. Ayuda a redefinir la empresa. 10. Construye una ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la empresa. 11. Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología, el cual permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para la toma de decisiones. 12. Dispone de servicios de información en formarápida. 13. Asignación del talento y los recursos de la empresa a las áreas clave. 14. Ayuda a afrontar cambios. 15. Debe ser sumamente flexible para adaptarse a cambios del negocio, ya sea de organización o de funciones, así como a la tecnología. Por su parte, así como podemos encontrar beneficios también podemos encontrar desventajas. 2.6. DESVENTAJAS Como en todo proceso existen aspectos negativos que forman parte integral del mismo; el outsourcing no queda exento de esta realidad, por consiguiente, se pueden mencionar las siguientes desventajas del outsourcing:42 1. Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del proveedor externo. 2. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. 3. El costo ahorrado con el uso del outsourcing puede no ser el esperado. 4. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. 5. Alto costo en el cambio de proveedor, en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. 6. Reducción de beneficios El outsourcing por su alcance debe estar regulado para de esta forma brindar dentro de un marco legal. 42 Ibídem. Pág. 15 CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 27 2.7. NECESIDAD EN MATERIA LEGAL La subcontratación de personal ofrece varias oportunidades, pero existe un factor el cual no debe dejarse de lado. La regulación en materia laboral la LFT en sus Artículos 12, 13, 14 y 15 cita la siguiente: Artículo 12.- Intermediario es la persona que contrata o interviene en la contratación de otra u otras para que presten servicios a un patrón.43 Artículo 13.- No serán considerados intermediarios, sino patrones, las empresas establecidas que contraten trabajos para ejecutarlos con elementos propios suficientes para cumplir las obligaciones que deriven de las relaciones con sus trabajadores. En caso contrario serán solidariamente responsables con los beneficiarios directos de las obras o servicios, por las obligaciones contraídas con los trabajadores.44 Artículo 14. -Las personas que utilicen intermediarios para la contratación de trabajadores serán responsables de las obligaciones que deriven de esta Ley y de los servicios prestados. Los trabajadores tendrán los derechos siguientes: I. Prestarán sus servicios en las mismas condiciones de trabajo y tendrán los mismos derechos que correspondan a los trabajadores que ejecuten trabajos similares en la empresa o establecimiento; y II. Los intermediarios no podrán recibir ninguna retribución o comisión con cargo a los salarios de los trabajadores.45 Artículo 15.- En las empresas que ejecuten obras o servicios en forma exclusiva o principal para otra, y que no dispongan de elementos propios suficientes de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 13, se observarán las normas siguientes: I. La empresa beneficiaria será solidariamente responsable de las obligaciones contraídas con los trabajadores; y II. Los trabajadores empleados en la ejecución de las obras o servicios tendrán derecho a disfrutar de condiciones de trabajo proporcionadas a las que disfruten los trabajadores que ejecuten trabajos similares en la empresa beneficiaria. Para determinar la proporción, se tomarán en consideración las diferencias que existan en los salarios mínimos que rijan en el área geográfica de aplicación en que 43 Ley Federal de Trabajo, Titulo Segundo: Relaciones Individuales de Trabajo, Capitulo 1: Disposiciones Generales, Reforma 30-11-2013. México: Porrúa. 44 Ibídem. Pág. 4 45 Ibídem. Pág. 5 CAPÍTULO 2 OUTSOURCING 28 se encuentren instaladas las empresas y las demás circunstancias que puedan influir en las condiciones de trabajo.46 Por lo anterior podemos abordar el tema también en materia de Seguridad Social. 2.8. NECESIDAD EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL El Artículo 15-A de la Ley del Seguro Social (LSS) señala: Cuando en la contratación de trabajadores para un patrón, a fin de que ejecuten trabajos o presten servicios para él, participe un intermediario laboral, cualquiera que sea la denominación que patrón e intermediarios asuman, ambos serán responsables solidarios entre sí y en relación con el trabajador, respecto del cumplimiento de las obligaciones contenidas en esta Ley. No serán considerados intermediarios, sino patrones, las empresas establecidas que presten servicios a otras, para ejecutarlos con elementos propios y suficientes para cumplir con las obligaciones que deriven de las relaciones con sus trabajadores, en los términos de los artículos 12, 13, 14 y 15 de la Ley Federal del Trabajo.47 RESUMEN CAPITULAR. El outsourcing parte de la toma de decisiones gerenciales, incluye subprocesos o pasos, además que permite hacer más eficiente un proceso de acción y permite a una organización enfocarse en la función principal. Debido a lo anterior fue importante señalar en este capítulo algunos beneficios, de la misma forma algunas desventajas así como también los orígenes del outsourcing y como se introdujo a México, esto nos servirá de referencia para visualizar la transferencia del proceso de nómina en la empresa Evolucione, que es el ámbito de nuestra investigación. 46 Ibídem. Pág. 5 47 Ley del Seguro Social, Titulo Segundo del Régimen Obligatorio, Capítulo I Generalidades, Reforma 30-11-2013. México: Porrúa. CAPÍTULO 3 NÓMINA 29 CAPÍTULO 3 NÓMINA Los recursos humanos de una empresa son las personas que dan su esfuerzo, trabajo, talento, creatividad para que la organización logre sus objetivos. El hecho de recibir un pago oportuno y correcto a lo largo de un periodo laboral, sea semanal, quincenal o mensual, brindara la confianza para el trabajador hacia la empresa para realizar actividades convenientes para ambas partes, y a la vez la satisfacción por el esfuerzo desempeñado día tras día. Para calcular una nómina se requiere de un proceso sistemático, en el cual se identifique que tipo de nómina será elaborada, identificando los conceptos relacionados con ella, como fondo de ahorro, préstamos, vacaciones, entre otros; para finalmente derivar en un pago o descuento al empleado. La forma de verificar la correcta aplicación del proceso de nómina es de un control interno, en el cual dará garantía de que la empresa está distribuyendo en forma adecuada los recursos monetarios al personal. Por lo anterior los conceptos de nómina siguen el mismo patrón en cuanto a un control tanto interno (para la compañía) como externo (para efectos fiscales), además es necesario saber y profundizar que es la nómina. 3.1. ¿QUÉ ES LA NÓMINA? La nómina es el documento en el que se consignan las remuneraciones percibidas por los trabajadores y se asientan los demás conceptos de deducción, para cada uno de ellos, en un periodo determinado, este documento está obligado a guardase por cinco años para efectos fiscales de Impuesto Sobre la Renta (ISR), en el cual menciona el Art. 67 Código Fiscal de la Federación (CFF), y durante el último año y un año después para efectos laborales Art. 804 LFT. La primera forma en la que los hombres se organizaron para satisfacer sus necesidades, fue en la comunidad primitiva; esto es, producían lo que consumían, por lo que no existía explotación del hombre por el hombre, conforme iban evolucionando, descubrieron nuevas formas de producción y surge la división del trabajo, que da pie al inicio de los distintos modos de producción, hasta llegar a lo que hoy conocemos como relaciones de trabajo, en este caso lo conocemos como trabajo subordinado, mediante el pago de un salario.CAPÍTULO 3 NÓMINA 30 Del cual se necesita tener un control, para saber que hay que pagar, por qué y a quien, lo que da paso a la elaboración de nómina, que son el listado en el cual se detallan los ingresos y egresos de un periodo determinado derivados de una relación laboral. En Contabilidad, el término nómina indica la cantidad pagada a los empleados que han hecho en una empresa durante un periodo determinado, normalmente quincenal o mensual.48 Tomando en consideración lo anterior y ya conociendo que es la nómina podemos mencionar los diferentes tipos de nómina. 3.2. TIPOS DE NÓMINA Los diferentes tipos de nóminas son: Semanal Quincenal Mensual 7 días 15 días 30 días Es importante destacar que dependiendo del tipo de actividad de la empresa, se puede manejar nómina semanales, quincenales o mensuales, según las necesidades de esta, contemplando en el Art. 88 de la LFT señala que el plazo para el pago del salario nunca podrá ser mayor de una semana para las personas que desempeñen un trabajo material y de quince días para los demás trabajadores. 49 En algunas empresas manejan dos tipos de nóminas, semanales para el personal que esta sindicalizado, quincenal para el personal de confianza, además de una nómina mensual para el persona que trabaja por objetivos o por comisiones, también podemos mencionar las nóminas especiales denominadas así, porque son ingresos que se obtienen de las prestaciones como son el aguinaldo y la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). Ahora bien, ya sabiendo cuales son los tipos de nómina podemos tomar en consideración el proceso de la nómina. 48 Mayo Gallardo, Celestino. (2010). El Proceso en la Elaboración de la Nómina Legal, Fiscal y Laboral. (Tesis de Licenciatura inédita). Universidad Nacional Autónoma de México, México D. F. 49 Ley Federal del Trabajo, Titulo Tercero: Condiciones de Trabajo, Capítulo V, Salario. Reforma 30-11-2013: Porrúa. CAPÍTULO 3 NÓMINA 31 3.3. PROCESO DE NÓMINA El proceso de nómina empieza por la definición de políticas relativas al pago de trabajadores y termina con el pago de participación de los trabajadores en la utilidades (incluyendo a los ex- trabajadores), pasando las tareas con alta del empleado, presentación da avisos, elaboración de la nómina, pago de sueldos, pago de prestaciones, pago de indemnizaciones, presentación de declaraciones, presentación de reportes, entre otros. La nómina comprende llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos, también es parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar un pago o en descuento al empleado así como el de la proporción de información para las autoridades fiscales, Instituto Mexicano del Seguro Social o para la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP), a través de las declaraciones o el dictamen para efectos fiscales. Ilustración 5 Proceso que se sigue por lo general para la elaboración de la nómina en las organizaciones. Cuadro 4 Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo 17 Marzo 2014 Definición de políticas de pago- descuento Definición de calendarios de pago Alta de los empleados Consideración de los movimientos de incidencias Consideración de conceptos de pagos o descuentos para nómina Consideración de pagos o descuentos fijos Obtención y chequeo de cifras de control Cálculo de nómina En caso necesario recalcular la nómina para detectar fallos Obtención de reportes y archivos Pago de nómina Contabilización de los diferentes tipos de nómina (semanal, quincenal o mensual) Cierre de la nómina "paso final para considerar inmovible lo efectuado" Presentación de información. CAPÍTULO 3 NÓMINA 32 Por lo antes mencionado y tomando en consideración el proceso de nómina es importante conocer las necesidades de la nómina. 3.4. NECESIDADES DE LA NÓMINA Cuando se elabora la nómina, no se trabaja únicamente con el sueldo de un trabajador, aspecto por demás importante; sino también la elaboración y posterior generación o procesamiento de una nómina que incluye ciertos rubros tales como: conceptos salariales específicos, asignaciones, deducciones, retenciones de ley, prestaciones sociales, préstamos, bonificaciones especiales, pagos de horas extras, días de descanso, entre otros. 3.4.1. Necesidad legal Cuando el pago se hace semanalmente porque así lo dispone en la LFT en su Art. 88, y cuando se trata de un empleado, el pago es por quincena aunque también se les puede pagar a los empleados por semana, por quincena y a los altos ejecutivos reciben sueldos anuales pagados mensualmente. De acuerdo a la LFT en su Art. 88, si el pago se fija por semana o por mes este se debe dividir entre 7 o entre 30 días para poder determinar el salario diario.50 Algunas prestaciones obligadas a pagar por la ley son: a) Vacaciones La LFT en su Art. 76 establece la obligación de pago de este concepto para los trabajadores al cumplir años de servicios.51 De acuerdo al Art.78 de la LFT, se deben disfrutar cuando menos 6 días hábiles en forma continua y debemos de agregar más los días hábiles normales de descanso uno por cada 6 días.52 50 Ibídem, Pág. 21 51 Ibídem, Pág. 19 52 Ibídem, Pág. 19 CAPÍTULO 3 NÓMINA 33 Escala de vacaciones de acuerdo a la LFT Años de antigüedad Días de vacaciones Días de descanso Días totales de vacaciones 1año 6 1 7 2 años 8 1 9 3 años 10 1 11 4 años 12 2 14 De 5 a 9 años 14 2 16 De 10 a 14 años 16 2 18 De 15 a 19 años 18 3 21 De 20 en adelante 20 3 23 Tabla 1 Días de vacaciones de acuerdo a la LFT según el Artículo 78. Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo 17 Marzo 2014 Prima de vacaciones De Hasta Días de vacaciones Días de descanso Días totales de vacaciones Días de prima vacacional 25% 0.01 1 6 1 7 1.75 1.01 2 8 1 9 2.25 2.01 3 10 1 11 2.75 3.01 4 12 2 14 3.50 4.01 9 14 2 16 4.00 9.01 14 16 2 18 4.50 14.01 19 18 3 21 5.25 19.01 en adelante 20 3 23 5.75 Tabla 2 Porcentajes de prima vacacional según años trabajados de acuerdo a la LFT Artículo 80. Elaborado por: López Ayala Leopoldo, Maya Alvarez Oscar Eduardo 17 Mar 2014 CAPÍTULO 3 NÓMINA 34 Es conveniente que cada empresa elabore su propia escala por cada categoría o grupo de empleados, en el cual establece la LFT en su Art. 80 y señala que el porcentaje mínimo es del 25% sobre los importes que correspondan al concepto de vacaciones.53 b) Gratificación y Aguinaldo Esta prestación tiene su fundamento en la LFT, la que establece es su Art. 87 que se debe pagar el equivalente a 15 días de salario cuando menos y antes del 20 de diciembre. En caso de sueldos variables, el sueldo o salario diario o vigente en el momento del pago, es el promedio de los percibidos. 3.4.2. Control interno para la nómina El control interno de la nómina representa la garantía para la empresa, en el cual busca que los recursos monetarios destinados a la administración de personal estén siendo adecuadamente distribuidos, a continuación brindamos los siguientes ejemplos de control: 1) La contratación de personal 2) El salario a pagar. 3) Las deducciones que se realizarán en nómina. 4) Horas extraordinarias y otros pagos especiales. 5) Relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo. Debe existir separación de funciones: 1) Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina. 2) Entre el personal que contrata o despide
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