Auditora-de-cuentas-por-cobrar-de-una-empresa-comercial-dedicada-a-la-compra-venta-de-artculos-para-equipo-de-computo

Vista previa del material en texto

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO 
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN 
 
AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR DE UNA EMPRESA 
COMERCIAL DEDICADA A LA COMPRA-VENTA DE ARTÍCULOS PARA 
EQUIPO DE CÓMPUTO. 
 
“TESIS” 
 
PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA 
PRESENTAN: 
 
SILVIA ADRIANA CORIA ARELLANO 
MARINA RAMIREZ FLORES 
 
 
 
ASESOR: L.C. MARÍA DE LA LUZ RAMOS ESPINOSA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CUAUTITLÁN IZCALLI ESTADO DE MEXICO 2010 
 
I 
 
UNAM – Dirección General de Bibliotecas 
Tesis Digitales 
Restricciones de uso 
 
DERECHOS RESERVADOS © 
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL 
 
Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal 
del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). 
El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea 
objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para 
fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo 
mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, 
reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el 
respectivo titular de los Derechos de Autor. 
 
 
 
AGRADECIMIENTOS 
 
Dedico este trabajo que representa un gran esfuerzo en mi vida, a los personajes 
que estuvieron siempre a mi lado apoyándome y encaminándome a ser una 
profesionista exitosa. 
 
A DIOS 
 
Por darme su gran amor para poder realizarme tanto personal como 
profesionalmente y darme la fuerza que necesitaba en los momentos difíciles 
durante esta etapa de mi vida. 
 
A LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO 
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN 
 
Por haberme acogido en sus aulas y transmitirme los conocimientos necesarios, 
dándome la oportunidad de convertirme en una profesionista. 
 
A MI MADRE 
 
Porque siempre fuiste mi ejemplo de lucha a la adversidad y por estar siempre a 
mi lado apoyándome y alentándome a seguir en todas las áreas de mi vida, 
gracias por tu infinito amor y porque tú fuiste escogida para ser mi madre y no 
pudo haber mejor elección, te amo mamá. 
 
A MI PADRE 
 
Porque siempre estuvo en mi vida dándome lo que nunca valore y que hoy 
entiendo que me ayudo a ser lo que ahora soy como persona. 
 
A MIS HERMANOS 
Sergio, Cesar, Edgar y Fabiola 
 
Gracias por compartir toda una vida juntos, porque de una u otra manera todos 
somos triunfadores y que de cada uno de ustedes he aprendido muchas cosas 
que me han servido para vivir de la mejor manera, los quiero mucho. 
 
A MI PAREJA 
Ale 
 
Gracias por llegar a mi vida entregándome tu amor y apoyo y por el trabajo que 
pones día a día a nuestra relación. 
 
 
 
 
 
A MI AMIGA 
Marina 
 
Gracias por haber compartido tu vida conmigo durante toda la carrera y haber 
participado en este trabajo de titulación, fue un gran esfuerzo que al fin 
culminamos. 
 
A MI ASESOR 
MCE. Ma. De la Luz Ramos Espinosa 
 
Por todo su conocimiento, tiempo, dedicación y apoyo constante en este proceso 
de titulación. 
 
A MIS PROFESORES Y JURADO 
 
Por sus valiosos conocimientos y entrega compartidos con todos sus alumnos. 
 
A MIS AMIGOS 
Jefe, Car, French, Maru, Marroquin 
 
Por compartir conmigo esta inolvidable etapa de mi vida y gracias por todas las 
experiencias vividas que se quedarán en mi mente para siempre. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AGRADECIMIENTOS 
 
Dedico este proyecto a DIOS y a mi familia, ya que siempre ha estado conmigo 
incondicionalmente. 
 
A DIOS 
 
Por su gran amor e iluminar mi camino, cada segundo de mi vida. 
 
A LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO 
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN 
 
Gracias por brindarme un futuro prospero, a través de sus conocimientos. 
 
A MI PADRE 
 
Gracias por ayudarme a terminar mis estudios, se que fue con muchos esfuerzos y 
nunca lo olvidare, como tampoco olvidare los millones de momentos felices con lo 
que haz llenado mi vida. Sin ti no lo hubiera logrado. 
 
A MI MADRE 
 
Gracias por estar siempre en cada instante de mi vida, dando tú tiempo y tu vida al 
100%, eres lo máximo y mi mejor amiga. Sin ti no lo hubiera logrado. 
 
A MI ESPOSO 
 
Por todo su amor, apoyo y respeto con lo que ha llenado los últimos ocho años de 
mi vida. Te amo. 
 
A MI HERMANO 
 
Gracias por tu amor y apoyo incondicional. Te quiero mucho 
 
A MI ASESOR 
MCE. Ma. De la Luz Ramos Espinosa 
 
Por su apoyo y por compartir sus conocimientos, pero sobre todo por su calidad 
de ser humano. 
 
A MIS PROFESORES Y JURADO 
 
Por compartir su tiempo y conocimientos que nos ayudaron en nuestra formación 
académica. 
 
 
 
A MIS AMIGOS 
 
Por su amistad incondicional y por todos esos momentos tan padres que siempre 
estarán en mi corazón. 
 
A MI AMIGA 
ADRIANA 
 
Gracias por estar siempre ahí, por tu amistad, por todos esos momentos tan 
divertidos y tristes que pasamos juntas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR DE UNA EMPRESA COMERCIAL 
DEDICADA A LA COMPRA-VENTA DE ARTÍCULOS PARA EQUIPO DE CÓMPUTO. 
 
INDICE 
 
OBJETIVO II 
 
INTRODUCCIÓN III 
 
CAPÍTULO 1. 
ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORÍA. 1 
 
1.1 Concepto. 2 
1.2 Objetivo. 3 
1.3 Clasificación de auditoría. 3 
1.4 Normas de auditoría. 6 
1.5 Técnicas de auditoría. 10 
1.6 Procedimientos de auditoría. 15 
1.7 Papeles de trabajo. 16 
 
CAPÍTULO 2. 
CONTROL INTERNO. 22 
 
2.1 Definición de control interno. 23 
2.2 Objetivos del control interno. 24 
2.3 Elementos del control interno. 25 
2.4 Métodos de evaluación del control interno. 29 
2.5 Aplicación del control interno de cuentas por cobrar. 43 
 
CAPÍTULO 3. 
AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR. 45 
 
3.1 Concepto de cuentas por cobrar. 46 
3.2 Objetivos de su revisión. 47 
3.3 Clasificación de las cuentas por cobrar. 48 
3.4 Ciclo de Cuentas por Cobrar. 49 
3.5 Técnicas y Procedimientos de auditoría para la revisión 
 de cuentas por cobrar. 59 
3.6 Estimación de cuentas incobrables.66 
3.7 Papeles de trabajo utilizados para la revisión de cuentas por cobrar. 67 
3.8 Circularización de cuentas por cobrar. 70 
3.9 Importancia relativa y riesgo de auditoría. 77 
 
CASO PRÁCTICO. 78 
 
CONCLUSIONES. 119 
 
BIBLIOGRAFÍA. 121 
 
 
 
OBJETIVO 
 
 
Proporcionar los elementos necesarios para desarrollar una auditoría en el rubro 
de cuentas por cobrar, en una empresa comercial dedicada a la compra-venta de 
artículos para equipo de cómputo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
II 
 
 
INTRODUCCIÓN: 
 
Hemos considerado que el rubro específico de cuentas por cobrar es de suma 
importancia, ya que integra la información financiera generada en las empresas 
comerciales, industriales e incluso de servicios. 
 
Es conveniente realizar una revisión periódica para tener un mejor control, ya que 
esta información afectará el resultado de los estados financieros y por 
consiguiente, la toma de decisiones de las empresas. 
 
Por lo antes mencionado, decidimos realizar nuestra investigación enfocada a una 
empresa comercial cuyo giro es la compra y venta de artículos para equipo de 
cómputo. 
 
El objetivo de esta tesis es demostrar la aplicación de las técnicas y 
procedimientos de auditoría, que son de vital importancia para la revisión de 
cuentas por cobrar. 
 
En la auditoría de estados financieros es necesario conocer los aspectos 
generales, es por ello que en el Capítulo 1 trataremos puntos como son: concepto, 
objetivo, tipos de auditoría, normas, procedimientos, técnicas y papeles de trabajo 
necesarios para la realización de la auditoría. 
 
Es muy importante antes de empezar una auditoría conocer antecedentes y 
políticas de las empresas, por esta razón el Capítulo 2 está enfocado al estudio y 
Evaluación del control interno. 
 
El Capítulo 3 trata los aspectos básicos para la realización de la auditoría de 
cuentas por cobrar, que comprende los siguientes puntos: concepto, objetivos, 
clasificación, procedimientos, técnicas, estimación de cuentas incobrables, 
papeles de trabajo, circularización, la importancia relativa y riesgo de auditoría. 
 
Finalmente, mostraremos un caso práctico de la empresa “Calos Equipo de 
Cómputo S.A de C.V.”, donde se observará la aplicación de lo mencionado en los 
capítulos anteriores. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
III 
 1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CAPÍTULO 1 
 
ASPECTOS GENERALES DE LA 
AUDITORÍA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 2
 CAPÍTULO 1 
 
El tema de este capítulo lo constituye la auditoría de Estados Financieros, en él se 
explicará el concepto de auditoría así como su clasificación, las normas, técnicas, 
procedimientos y papeles de trabajo. 
 
Partiendo de lo general a lo particular es elemental antes de empezar este 
capítulo, conocer el concepto de auditoría, ya que es la base fundamental de la 
que partiremos para entender en que va a consistir este trabajo. 
 
1.1 AUDITORÍA 
 
Existen variados conceptos de auditoría uno de ellos la define como: “la actividad 
por la cual se verificará la corrección contable de las cifras de los estados 
financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para 
determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros 
emanados de ellos”.1 
 
Para nosotros es importante dar un concepto que sea claro, comprensible y sobre 
todo que nos permita entender mejor en que consiste la auditoría, el cual daremos 
a continuación: 
 
La auditoría puede definirse como la revisión objetiva de los estados financieros, 
basada en técnicas, normas y procedimientos, con la finalidad de emitir una 
opinión sobre la razonabilidad de la información financiera. 
 
 
 
 
1 
Victor Manuel Mendivil Escalante.(2002) Elementos de Auditoría. Ediciones Contables y Administrativas S.A. de C.V. 
Pag. 15. 
 3
1.2 OBJETIVO 
 
Al realizar una auditoría podemos establecer varios objetivos, pero el objetivo 
principal es expresar una opinión profesional independiente sobre los estados 
financieros de una empresa y si se presentan de acuerdo con las NIF (Normas de 
Información Financiera). 
 
1.3 CLASIFICACIÓN DE AUDITORÍA 
 
Existen varias clasificaciones de auditorías como son: 
 
a) Auditoría de estados financieros 
b) Auditoría administrativa 
c) Auditoría operacional 
d) Auditoría fiscal 
 
a) Auditoria de Estados Financieros.- En este tipo de auditoría se busca 
evidencia del cumplimiento de las NIF. 
 
Son practicadas por auditores independientes cuyo trabajo resulta en su opinión 
sobre los estados financieros. 
 
Los resultados de las auditorías de estados financieros se distribuyen entre una 
amplia gama de usuarios tales como; Accionistas, administradores, proveedores, 
acreedores, dependencias gubernamentales, empleados, público en general, etc. 
 
 
 
 
 
 4
b) Auditoría administrativa.- Es un examen comprensivo y constructivo de la 
estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un 
organismo que busca evidencia de cumplimiento de políticas, procedimientos, 
reglamentos, planes, controles y practicas de una entidad, establecidos por la 
empresa para así poder lograr sus objetivos y alcanzar las metas para la cuál fue 
creada. 
 
c) Auditoría Operacional.- Una auditoría operacional involucra una revisión de 
las actividades de una organización, con relación a objetivos específicos. 
 
Dentro de la misma se espera que el auditor realice una observación objetiva y un 
análisis completo de las operaciones. 
 
La auditoría operacional implica la evaluación de los siguientes elementos; 
 
� El uso económico y eficiente de los recursos.- Implica lograr un nivel dado 
de producción o rendimiento al costo más bajo posible, una empresa que 
satisface o excede ese nivel al costo más bajo está usando sus recursos en 
la forma más económica. 
 
El uso eficiente de los recursos se refiere al logro del nivel más alto que se puede 
alcanzar de producción o rendimiento a un determinado costo. 
 
� El logro de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o los 
programas. Se refiere al grado en que se alcanzan los beneficios o 
resultados deseados de una operación o programa que se están llevando 
eficazmente. 
 
 
 
 
 5
Las auditorías operacionales podrán ser solicitadas por la administración o por un 
tercero como podría ser un organismo regulador, generalmente los resultados de 
las auditorías se distribuyen por el auditor tan sólo a la parte que lo haya 
solicitado. 
 
d) Auditoría fiscal.- Es una revisión objetiva que tiene por objeto determinar si la 
entidad ha cumplido con las leyes, reglamentos y contratos específicos que 
establecen las leyes fiscales. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 6
1.4 NORMAS DE AUDITORÍA 
 
Al realizar una auditoría es necesario que el auditor cumpla con requisitos 
mínimos de calidad, los cuales mencionaremos a continuación: 
 
NORMAS DE AUDITORÍA;“Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la 
personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde 
como resultado de este trabajo”.2 
 
Las normas de auditoría se clasifican en: 
 
a) Normas personales. 
 
b) Normas de ejecución de trabajo. 
 
c) Normas de información. 
 
a) Normas personales 
 
Las normas personales son características que el auditor debe cubrir respecto a 
su persona en el ámbito laboral,es decir son las cualidades que el auditor debe 
tener preadquiridas y que debe mantener durante su actividad profesional. 
 
Entrenamiento técnico y capacidad profesional; El auditor antes de prestar sus 
servicios es necesario tener título profesional legalmente expedido y reconocido, 
tener una preparación con capacidad suficiente para así poder desempeñarse 
satisfactoriamente. 
 
 
 
 
 
 
2
 Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. (2007) Normas y Procedimientos de Auditoría. Boletin 1010-5. 
 7
El entrenamiento técnico es la adquisición de conocimientos y habilidades que son 
necesarios para desempeñar el trabajo y este a su vez es un fundamento de la 
capacidad profesional que implica alcanzar madurez de juicio que se logra a 
través de la experiencia. 
 
Cuidado y diligencia profesional; El auditor tiene la obligación de poner la 
atención, el cuidado y la diligencia que debe esperarse de una persona con 
responsabilidad, en la realización de su examen y en la preparación de su 
dictamen o informe, es importante tomar en cuenta que el auditor como todo 
profesional no es infalible y por ello no es responsable por meros errores de juicio. 
 
Independencia; El auditor debe mantener una actitud de independencia mental 
en todos los asuntos relacionados a su trabajo profesional. El contador no podrá 
actuar en aquellos casos en los que existan circunstancias que pueda esperarse 
que influyan sobre su juicio objetivo. 
 
b) Normas de ejecución de trabajo 
 
Las normas de trabajo son requisitos y características específicas que debe cubrir 
el auditor en cuanto a su trabajo, además son los elementos básicos para la 
realización del trabajo teniendo en cuenta el cuidado y la diligencia. 
 
Planeación y supervisión; El trabajo de auditoría debe ser planeado 
adecuadamente y si hay auxiliares es muy importante que sean supervisados. 
 
Para planear adecuadamente el trabajo de auditoría debemos conocer los 
objetivos, condiciones y limitaciones, así como las características de la empresa 
que se va a examinar tomando en cuenta las características de operación, sus 
condiciones jurídicas y el control interno. 
 
 
 
 8
Estudio y evaluación del control interno; Debe efectuarse un estudio y 
evaluación del control interno de la empresa a examinar, ya que nos dará el grado 
de confianza que se deposite y podremos determinar la naturaleza, extensión y 
oportunidad que se va a dar a los procedimientos de auditoría. 
 
Obtención de evidencia suficiente y competente; El auditor debe obtener 
evidencia comprobatoria suficiente y competente para poder fundamentar 
razonablemente sus conclusiones de cada rubro de los estados financieros. 
 
c) Normas de información 
 
Las normas de información son características que debe presentar la información 
que expide el auditor al finalizar su trabajo. 
El resultado final del trabajo del auditor es el dictamen, es en donde los 
interesados van a depositar su confianza, así como van a dar fe a las 
declaraciones sobre la situación financiera y a los resultados de las operaciones 
de la empresa. 
Cabe mencionar que a través del dictamen es como el cliente se da cuenta del 
trabajo del auditor. 
 
Aclaración de la relación con estados o información financiera y expresión 
de opinión; En los casos en que el nombre de un contador quede asociado con 
estados o información financiera, deberá expresar de manera clara e inequívoca la 
naturaleza de su relación con dicha información, así como su opinión sobre la 
misma y en su caso las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las 
salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las 
cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional 
a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoría. 
 
 
 
 9
Bases de opinión sobre estados financieros; El auditor al opinar sobre los 
estados financieros, debe observar que: 
 
� Fueron preparados de acuerdo a las Normas de Información financiera 
(NIF) 
� Dichas normas fueron aplicadas sobre bases consistentes. 
� La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es 
adecuada y suficiente para su razonable interpretación. 
 
En caso de excepciones a lo anterior mencionado, el auditor debe mencionar 
claramente en qué consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los 
estados financieros. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 10
 
1.5 TÉCNICAS DE AUDITORÍA 
 
Al realizar una auditoría requerimos de herramientas necesarias llamadas 
técnicas, que son fundamentales para realizar este trabajo. 
 
TÉCNICAS; “Las técnicas de auditoría son los métodos prácticos de investigación 
y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la 
información financiera que le permita emitir su opinión profesional”.3 
 
Existen nueve técnicas generales que nos sirven para realizar nuestra revisión las 
cuales mencionamos a continuación: 
 
Estudio General; Es la apreciación y juicio de las características generales de la 
empresa, las cuentas o las operaciones, a través de sus elementos más 
significativos para concluir si se va a profundizar en su estudio y en que forma se 
va a hacer. 
 
Ejemplo. 
1) Esta técnica nos sirve para conocer los aspectos generales de la empresa 
sujeta a revisión como son: Acta constitutiva, objetivos, políticas, control interno, 
organigrama, contratos etc. 
 
2) Al requerir a la empresa su balanza de comprobación nos podemos dar cuenta 
de la importancia relativa de los cargos y abonos, así como los saldos más 
significativos para poder determinar la profundidad y el alcance de la revisión de 
algunas partidas. 
 
 
 
3
 Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C.(2007) Normas y Procedimientos de Auditoría. Boletín 5010-5. 
 11
Análisis; Es el estudio de los distintos elementos individuales que forman una 
cuenta o una partida determinada, está técnica se aplica en cuentas o rubros 
genéricos de los estados financieros y se puede clasificar en análisis de saldos y 
análisis de movimientos. 
 
Análisis de saldos.- Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se 
registran en ellas son compensaciones unos de otros. 
 
Ejemplo: 
1. -En una cuenta de clientes los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, 
etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas, en este 
caso el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia 
entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta, a demás se pueden 
analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta y el 
detalle de estas partidas residuales, así como su clasificación en grupos 
homogéneos y significativos, esto es lo que constituye el análisis de saldo. 
 
Análisis de Movimientos; En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se 
forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas. 
 
Ejemplo: 
1. - En las cuentas de resultados y en algunas cuentas de movimientos 
compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos 
acreedores contra los movimientos deudores, o bien por razones particulares no 
convenga hacerlo. En este caso el análisis de la cuenta debe hacerse por 
agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos 
movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta. 
 
 
 
 
 12
Inspección; Es la verificación física de las cosas materiales y de los documentos 
con la finalidad de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación 
registrada o presentada en los estados financieros (Efectivos, Inventarios, Activo 
fijo etc.). 
 
Ejemplo: 
1) Al revisar las adquisiciones de activo fijo, se debe verificar físicamente la 
existencia de esos bienes. 
 
2) Al realizar el inventario físico de mercancíasse aplica esta técnica. 
 
Confirmación; Es la comunicación escrita por parte de una persona ajena a la 
empresa de la autenticidad de un saldo, hecho u operación en la que participó por 
lo que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la 
operación, por lo tanto confirma de manera válida. 
 
Existen tres tipos de confirmación: 
 
1) Positiva; Se envían datos y se piden que contesten tanto si están conformes 
como si no lo están, este tipo de confirmación se utiliza preferentemente para el 
activo. 
 
2) Negativa; Se envían datos y se pide contestación sólo si están inconformes, 
generalmente se utiliza para confirmar activo. 
 
3) Indirecta, ciega o en blanco; No se envían datos y se solicita información de 
saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría, 
generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito. 
 
 
 
 13
Ejemplo: 
Las cartas que son enviadas a clientes, proveedores y bancos para la 
confirmación de saldos. 
 
Investigación.- Es la obtención de información, datos y comentarios mediante 
pláticas con funcionarios y empleados de la empresa examinada. 
 
Ejemplo: 
 1) Al platicar con el encargado de crédito y cobranza para conocer el 
procedimiento y políticas para otorgar un crédito a un cliente. 
 
 2) Al revisar alguna cuenta y tener dudas sobre el registro contable podemos 
acudir con el contador y mediante una plática resolver la duda. 
 
Declaración.- Manifestación por escrito con la firma de los interesados del 
resultado de las investigaciones realizadas con funcionarios y empleados de la 
empresa examinada. 
 
Ejemplo: 
Es el resultado de la investigación que por su importancia requiera una 
formalización por escrito. 
 
Certificación.- Es la formalización de un documento en el que se asegure la 
verdad de un hecho, legalizado con la firma de una autoridad. 
 
Ejemplo: 
Es el resultado de la investigación que por su importancia requiera una 
formalización por escrito certificada por una autoridad correspondiente. 
 
Observación.- Presencia física de la realización de ciertas operaciones o hechos. 
(Pago de nómina, toma física de inventarios, etc.). 
 14
Ejemplo: 
Es cuando se observa el procedimiento a seguir para pagar la nómina. 
 
Cálculo.- Verificación aritmética de algunas partidas. 
 
Ejemplo: 
Al revisar la depreciación contable realizada por la empresa es necesario realizar 
cálculos para checar su correcto registro. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 15
1.6 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA 
 
Es importante conocer el concepto que nos da el Colegio de Contadores que los 
define como: 
 
“Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación 
aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los 
Estados Financieros sujetos a examen, mediante los cuales el contador público 
obtiene las bases para fundamentar su opinión”.4 
 
Resumiendo los procedimientos son el conjunto de técnicas encaminadas a lograr 
un fin en común, es decir, son agrupaciones de las distintas técnicas de 
investigación aplicables a una cuenta, operación y hechos o circunstancias que 
son relativos a los estados financieros que se están examinando. 
 
Naturaleza de los procedimientos; El uso de los procedimientos dependerá del 
criterio y la experiencia del auditor ya que debido a que existen diferentes 
sistemas de organización, control y contabilidad, esto hace que exista una gran 
diversidad en los procedimientos utilizados para obtener los fundamentos 
necesarios para emitir una opinión que sea objetiva, razonable y sobre todo 
profesional. 
 
Extensión o alcance de los procedimientos de auditoría; En las empresas 
existe una gran cantidad de operaciones repetitivas, es por ello que sería difícil la 
revisión al 100% de cada cuenta por lo que se recurre al procedimiento de 
examinar una muestra representativa de las transacciones individuales, que se le 
conoce con el nombre de pruebas selectivas. 
 
 
 
 
4
 Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C.(2007) Normas y Procedimientos de Auditoría. Boletin 5010-4. 
 16
La extensión o alcance es la amplitud que se le da a los procedimientos, es decir 
la intensidad y profundidad con que se aplicarán las pruebas selectivas, esto 
depende de varios factores por ejemplo: 
 
� El grado de eficacia del control interno de la empresa. 
� El total de partidas individuales que forman una cuenta global. 
� La cantidad de errores localizados al efectuar la revisión etc. 
 
Oportunidad de los procedimientos; Es la época en que es mejor aplicar los 
procedimientos al examinar una partida específica, por ejemplo: 
 
� La fecha de arqueo de cajas. 
� La solicitud de confirmación de adeudos. 
� Cuando se realizan los inventarios de mercancías. 
 
1.7 PAPELES DE TRABAJO 
 
Los papeles de trabajo son documentos que son propiedad del auditor, además de 
ser el elemento esencial para sustentar sus pruebas ya que son la base para 
emitir su opinión profesional. 
 
En los mismos el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su 
examen y los resultados de las pruebas que realizó, así también la información 
que le fue proporcionada por su cliente o terceras personas. 
 
Los papeles de trabajo son la evidencia que respalda la opinión del auditor, los 
cuales pueden estar físicamente en papeles o en medios magnéticos. 
 
 
 
 17
Propiedad y Responsabilidad; Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, 
él los preparó y son su prueba material del trabajo que efectuó, así también tiene a 
su vez la responsabilidad de mantener discreción absoluta sobre la información 
que contienen ya que se considera confidencial. 
 
Además el auditor esta obligado por el secreto profesional a no revelar por ningún 
motivo los datos o circunstancias de los que tenga conocimiento en el ejercicio de 
su profesión, excepto cuando exista autorización de los interesados o de los 
informes que obligatoriamente se presentan a las leyes respectivas. 
 
Clasificación; Los papeles de trabajo son muy importantes y esenciales para el 
auditor, se pueden clasificar en dos grupos: 
 
1) Por su uso 
2) Por su contenido 
 
1) Por su uso en: 
 
a) Papeles de uso continuo.- Estos contienen información que es útil por 
varios ejercicios, como puede ser el acta constitutiva, contratos a plazos 
mayores de un año o indefinidos, catálogos de cuenta, manuales de 
procedimiento, integración de políticas de la empresa etc. 
 
Todos estos papeles son integrados en un expediente especial, por lo regular 
cuando el auditor es requerido por varios ejercicios. 
 
b) Papeles de uso temporal.- Estos papeles son útiles solo en el ejercicio que 
se está revisando tales como; confirmaciones de saldos a una fecha 
determinada, conciliaciones bancarias, contratos a plazo fijo menor a un 
año etc. 
 
 18
Se integra en un expediente en la auditoría que se está realizando. 
 
2) Por su contenido. 
 
Los papeles de trabajo pueden ser muy variados ya que depende del diseño de 
cada auditor para facilitar su trabajo, pero por la experiencia general se puede 
decir que existen papeles cuyo contenido esta más o menos definido: 
 
a) Hojas de trabajo.- En estas cédulas se muestra el grupo que integra los 
estados financieros (Activo, Pasivo, Capital y Resultados). 
 
b) Cédulas sumarias o de resumen.- Aquí se muestran las cuentas de mayor 
que forman un rubro (caja-bancos, cuentas por cobrar, impuestos etc.). 
 
c) Cédulas de detalle o descriptivas.- En estas se presentan partidas 
relacionadas que componen una cuenta de mayor o un saldo cualquiera 
(los saldos de los diferentes clientes que integran la cuenta de mayor de 
clientes). 
 
d) Cédulas analíticas o de comprobación.- Contienen el trabajo efectuado para 
verificar la corrección de una partida u operación.Elementos; Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos de acuerdo a la 
cuenta u operación a la que se refieran, así como del trabajo desarrollado y de las 
conclusiones a las que se llegó, para lograr esto existen algunos elementos que 
deben considerarse al elaborar una cédula de trabajo de auditoría. 
 
 
 
 
 
 19
� Nombre de la empresa auditada. 
� Fecha del cierre del ejercicio examinado. 
� Titulo o descripción breve de su contenido. 
� Fecha de realización. 
� Nombre de quien elaboró. 
� Nombre de quien lo revisó. 
� Fuente de donde se obtuvieron los datos (Cuando se requiera). 
� Descripción del trabajo efectuado. 
� Conclusión. 
 
Índices; Para tener un control adecuado de los papeles de trabajo es necesario 
ordenarlos y archivarlos adecuadamente, para ello nos auxiliamos de los índices. 
 
Los índices son necesarios ya que nos ayudarán a localizar rápidamente los 
papeles de trabajo, a archivarlos y a tener un fácil control de los mismos, para ello 
podemos utilizar letras, números o la combinación de ambos. 
 
Para llevar un mejor control de los papeles de trabajo utilizaremos los índices, los 
cuales son anotados con colores rojo y azúl para que sobresalgan, además 
llevarán un orden tal cuál como el que se lleva en los estados financieros, por 
ejemplo: 
 
� Para cuentas de activo se utilizarán letras simples. 
� Para cuentas de pasivo y capital se utilizarán letras dobles. 
� Las decenas nos indicaran cuentas de resultados. 
 
 
 
 
 
 
 20
Presentaremos un ejemplo de los índices más comunes y que son los más 
utilizados: 
 
ACTIVO 
 
A - Caja y bancos 
B - Cuentas por pagar 
C - Inventarios 
D - Otros activos 
U/V - Activo fijo 
W - Gastos de instalación 
 
PASIVO 
 
AA - Documentos por pagar 
BB - Cuentas por pagar 
CC - Impuestos por pagar 
EE - PTU 
FF - Fiscal 
 
RESULTADOS 
 
10 - Ingresos 
20 - Costo de ventas 
30 - Gastos de administración 
40 - Gastos de venta 
50 - Gastos Financieros 
60 - Otros gastos y otros productos 
100 - Nómina 
 
 
 21
Cruces; El auditor necesita relacionar saldos, movimientos, partidas. etc, de un 
papel de trabajo a otro. Para ello requiere de los cruces, estos nos sirven para la 
fácil identificación de las partidas por ejemplo: 
 
� Cuando se incrementa nuestra depreciación; la cual se encuentra abonada 
en la cuenta de depreciación acumulada en el activo fijo, pero también se 
encuentra cargada en la cuenta de depreciación en gastos. 
 
� Cuando se revisa la amortización de un seguro; la cual se encuentra 
abonada en la cuenta de seguros pagados por anticipado en el activo, pero 
a su vez se encuentra cargada en la cuenta de amortización en gastos. 
 
Marcas; Son símbolos de los que se vale el auditor para facilitar la transcripción e 
interpretación del trabajo realizado, es decir que existen conceptos los cuales son 
muy repetitivos debido a esto necesitamos utilizar las marcas para ahorrar tiempo 
y espacio. 
 
Ejemplo: 
 
� Cuando cotejamos contra estados de cuenta. < 
� Al revisar la deducibilidad de los comprobantes. P.I. 
� Cuando cotejamos saldos contra auxiliares. ç 
� Al cotejar saldos provenientes de ejercicios anteriores. @ 
� Cálculos verificados. ¬ 
� Sumado T 
 
Las marcas deben ser lo más sencillas pero a la vez distintas de manera que no 
haya confusión entre ellas, normalmente se utilizan colores azul y rojo esperando 
que con el color se logre la identificación inmediata de las partidas en donde se 
utilizaron. Es importante mencionar que cada despacho maneja su propio 
catalogo de marcas. 
22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CAPÍTULO 2 
 
CONTROL INTERNO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 
 
CAPÍTULO 2 
 
CONTROL INTERNO 
 
En el capítulo anterior se analizaron puntos como son; concepto de auditoría, 
objetivos, clasificación, normas, técnicas, procedimientos y papeles de trabajo, 
que son elementales para tener un panorama general para la realización de 
una auditoría. Este capítulo lo dedicaremos al control interno debido a la 
importancia que tiene en la elaboración de una auditoría, ya que es elemental 
conocer las eficiencias o deficiencias de la empresa a auditar. 
 
El control interno nos da un panorama general del control de una organización, 
no solo en los departamentos contables y financieros si no en todas las áreas 
de la empresa. 
 
2.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 
 
“EL auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno 
existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a 
depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad 
que va a dar a los procedimientos de auditoría ”.5 
 
En su sentido más amplio, el control interno es el sistema por el cual se da 
efecto a la administración de una entidad económica. 
 
El control interno puede definirse como un conjunto de métodos, 
procedimientos, políticas y planes de organización que en forma coordinada 
adopta un negocio, para la protección de sus activos, asegurar una eficiencia, 
seguridad y orden en la obtención de información financiera contable y 
administrativa de una empresa. 
 
 
 
 
5
 Instituto Mexicano de Contadores Públicos.(2007) Normas y Procedimientos de Auditoría. Boletin 3050. 
24 
 
2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 
 
1. - Salvaguardar los activos, es decir sus recursos. 
2. - Obtención de información financiera correcta y 
 segura. 
3. - Promoción de eficiencia de las operaciones. 
4. - Integración de nuevas políticas propuestas para la 
 dirección y cumplimiento de las ya establecidas. 
5. - Confiabilidad en el proceso de información y 
 registros. 
 
Al realizar el trabajo de auditoría el contador público trabajará menos si la 
empresa revisada cuenta con un eficiente control interno y por el contrario 
trabajará más cuando dicha empresa cuente con un sistema deficiente de 
control interno. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
25 
 
2.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 
 
Los elementos son los que integran un sistema de control interno, deben ser lo 
suficientemente amplios como para cubrir todos los departamentos que 
integran la empresa. 
 
Los elementos de control interno se integran como sigue: 
 
a) Organización 
b) Procedimiento 
c) Personal 
d) Supervisión 
 
a) ORGANIZACIÓN: Es la que identifica y determina las actividades 
necesarias para el logro de los objetivos, delega la autoridad en los diferentes 
niveles jerárquicos, fija departamentos, así como responsabilidades y funciones 
a los recursos humanos que integran la organización para poder lograr sus 
metas. 
 
Los elementos que intervienen directamente en las organizaciones son: 
 
1.- Dirección: Este elemento se encarga de definir las políticas generales, 
establecer y supervisar la comunicación en la organización, así como la toma 
de decisiones. 
 
2.- Coordinación: Es la encargada de que las partes que integran una 
organización funcionen en armonía y así evitar errores en su funcionamiento. 
 
3.- División de labores: Es la separación de funciones de la operación, 
custodia y registro cuya finalidad es que la persona que maneja una operación 
no sea la misma desde su origen hasta su registro, para así lograr mejorar la 
calidad de los productos o servicios que ofrecen. 
 
26 
 
4.- Asignación de responsabilidades: Debe existir una perfecta 
jerarquización,esto lo podemos lograr mediante una organización donde 
podemos definir puestos y funciones, así todos los recursos humanos que 
forman la organización podrán identificar a sus superiores y subordinados 
logrando con esto delegar responsabilidades y funciones. 
 
b) PROCEDIMIENTO: Son los principios que se aplican en la práctica y que 
dan por resultado una buena organización. 
 
Los elementos que intervienen son los siguientes: 
 
1.-Planeación y sistematización: las operaciones que han de realizarse 
deben ser debidamente planeadas, para ello necesitamos auxiliarnos de 
instructivos sobre las funciones de: 
 
� Dirección 
� Coordinación 
� División de labores 
� Sistema de autorizaciones 
� Fijación de responsabilidades 
Estos instructivos llevan forma de manuales de procedimientos cuyos objetivos 
principales son: 
 
� El personal cumpla con sus funciones. 
� Que exista consistencia en los cumplimientos de los procedimientos. 
� Elimine al máximo posibles errores. 
� Entrenamiento eficiente del personal. 
� Reducir o eliminar ordenes verbales y toma de decisiones apresuradas. 
 
 
 
 
 
27 
 
En el caso específico de la contabilidad, la planeación y sistematización 
requiere de un catálogo de cuentas con su instructivo o bien una gráfica de 
trámite contable y un manual de procedimientos aplicables a formas, registros e 
informes contables. 
 
En la actualidad una organización que no tenga una eficiente planeación es 
difícil que logre los objetivos para lo cual fue formada. 
 
2.-Registros y formas: Son los instrumentos que nos ayudan a establecer 
procedimientos que sean los más adecuados para el registro de las 
operaciones de una empresa. 
 
Cada entidad debe de diseñar la papelería que sea más adecuada a sus 
necesidades y a su vez lo más accesible para las personas que la utilizan. 
 
3.- Informes: La información es un elemento indispensable que nos sirve en la 
elaboración de estados financieros periódicos y el cumplimiento de políticas, 
leyes, reglamentos, contratos, etc., que ayudarán en la toma de decisiones. 
 
También se logra que el personal interesado tenga la capacidad y autoridad 
para analizar, interpretar y corregir deficiencias. 
 
Los principales informes son: 
 
� Balance general y comparativo. 
� Estado de resultado comparativo 
� Estado de cambios en la situación financiera. 
� Con sus respectivos anexos o análisis. 
 
c) PERSONAL: Los recursos humanos son los elementos más importantes en 
las organizaciones, por lo cual deben hacerse estudios y evaluaciones de los 
puestos para así poder colocar al personal indicado en el puesto ideal. 
 
 
28 
 
Los elementos que intervienen son los siguientes: 
 
1.- Entrenamiento: La capacitación o entrenamiento del personal es muy 
importante para lograr la mayor eficiencia en el control interno, ya que así se 
logrará que el empleado identifique claramente sus funciones y 
responsabilidades para lograr un trabajo eficiente. 
 
2.- Eficiencia: Es importante que la organización cuente con buenos 
programas de entrenamiento, para así obtener mejores resultados logrando 
con esto que el personal pueda detectar errores y poner medidas correctas 
logrando la mayor eficiencia. 
 
3.- Moralidad: El comportamiento del personal es elemental en el control 
interno, para lograr esto se debe contar con un departamento de selección de 
personal que fije los requisitos mínimos de admisión. 
Los directivos deben establecer políticas encaminadas a motivar a su personal 
como pueden ser: Vacaciones periódicas, rotación de personal, permisos a 
estudiantes, bonos especiales etc. 
 
4.- Retribución: Se debe retribuir justamente al empleado, con esto se logrará 
que se sienta satisfecho así desarrollará su trabajo con entusiasmo y 
motivación (seguros de pensiones, ahorro de seguro de vida, seguros médicos, 
premios, remuneración adecuada y justa, etc). 
Además es esencial que el empleado participe aportando sugerencias, 
logrando con esto que se sienta motivado para que no pierda el entusiasmo en 
el logro de los objetivos de la empresa. 
 
d) Supervisión: Cuando se planea y se implementa un sistema de control 
interno este debe ser vigilado constantemente, esta función le corresponde al 
auditor interno, además deben poner medidas correctivas de acuerdo con las 
necesidades de esa empresa. 
 
 
 
29 
 
2.4 MÉTODOS DE EVALUACÍON DEL CONTROL INTERNO 
 
Al realizar el examen de control interno y sus conclusiones el auditor debe 
plasmarlo en sus papeles de trabajo con la finalidad de: 
 
a) Comprobar que se cumplió con la norma que obliga al auditor a examinar el 
control interno. 
 
b) Fundamentar el alcance o extensión de sus pruebas de auditoría, así como 
la oportunidad de las mismas. 
 
c) Probar su estudio en caso de conflictos. 
 
d) Facilitar el trabajo de posteriores auditorias. 
 
e) Auxiliar en la supervisión del trabajo de los ayudantes. 
 
Los métodos de evaluación son muy importantes ya que nos van a permitir 
conocer procedimientos, políticas y planes que se siguen en la empresa. 
 
Los métodos más comunes que existen son los siguientes: 
 
a) Método descriptivo. Es describir las diferentes actividades de los 
departamentos así como de los funcionarios y empleados. 
 
Este método tiene ciertas desventajas o inconvenientes que enlistamos a 
continuación: 
 
1. Capacidad de comunicación o de describir hechos o sucesos 
Este método depende del grado o habilidad de comunicación y de la mayor o 
menor posibilidad de expresar o describir los hechos, en forma clara y breve 
por el encargado de hacer la evaluación. 
 
30 
 
2. Semántica 
El objetivo es que el individuo que lee el método de evaluación interprete lo que 
realmente quiso describir el auditor. Es decir que el uso indebido de palabras 
o expresiones inapropiadas puede llevar a conducir al lector y a dar una 
interpretación errónea. Si existen dudas, se debe consultar a la persona que 
realizo la tarea, lo que puede generar la pérdida de giras de trabajo y tareas 
improductivas. 
 
3. Efectividad 
Para que se tenga efectividad en el lector, éste debe poseer una buena 
retentiva o capacidad de memoria y también contar con una capacidad de 
síntesis que le permita desmenuzar los conceptos más significativos del relato. 
Pero fundamentalmente depende de la voluntad que ponga el lector para 
interpretar en forma correcta la descripción adecuada. 
 
4. Guía de trabajo 
Este método no tiene una estructura lógica predeterminada que le permita al 
auditor trabajar en forma ordenada, ya que cuando lo realiza el va anotando el 
relato en la forma que se lo van contando y de esta manera pueden quedar 
muchas cosas sin explicar, que se pierden por carecer de un orden o guía que 
le faciliten la entrevista. 
 
5. Poder de síntesis 
Al detallar todo el relato en forma continua, el nivel superior de supervisión del 
trabajo no tiene una síntesis adecuada que le facilite comprender el todo en 
forma simple, sino que tiene que leer toda la descripción. 
 
6. Acceso 
Si una persona quiere volver sobre un punto en particular, esta descripción no 
le permite entrar al tema buscado en forma rápida, es decir que carece de fácil 
acceso, contribuyendo a la pérdida de a tiempo por parte del lector. 
 
31 
 
Hasta este momento hemos definido ciertos inconvenientes de este método, 
ahora explicaremos como se realiza el sistema de control interno por el Método 
Descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos. 
 
� Encuesta o entrevista personal. Consiste en realizar una entrevista con 
el encargado de la tarea 
� Formularios. Cuando se quiere conocer la operación de un sistema, se 
distribuyen formularios entre los involucrados en el tema, se les dan 
instrucciones respecto de cómo deben complementarlos y un plazo para 
la ejecución de la tarea. 
� Combinaciónde formularios y entrevistas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
32 
 
Ejemplo: 
 
Método descriptivo Hecho por: Jazmín Espinosa 
Compañía S.A. de C.V. Fecha: 31 de diciembre de 2009 
Control interno Ingresos Revisado por: Esperanza Castillo 
 Fecha: 15 abril de 2009 
 
 CAMBIOS 
FUTUROS 
 “La compañía recibe ingresos de efectivo 
 en la siguiente forma por medio de 
 cobradores en el Distrito Federal, los 
 foráneos se reciben por correo y cuando 
 los agentes de ventas foráneos cobran 
facturas expiden un recibo y envían por 
correo los cheques. 
 
La cobranza local la recibe el empleado 
encargado de cuentas por cobrar direc- 
tamente del cobrador a través de las 
relaciones de cobranza, las cuales no 
son firmadas por el cobrador cuando 
recibe las facturas y contra - recibos, ni 
tampoco por el encargado de cuentas por 
cobrar cuando le recibe el efectivo y los 
documentos no cobrados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
33 
 
La correspondencia es abierta por él 
Gerente General de la compañía. 
La cobranza recibida es entregada al 
encargado de cuentas por cobrar sin 
dejar constancia en una relación de 
cobros recibidos por correo, el hecho 
de la entrega del efectivo para su 
depósito. 
La mayoría de los ingresos de efectivo 
son en cheques a nombre de la 
Compañía. 
 
En general los ingresos son depositados 
al siguiente día hábil, excepto cuando 
la cobranza es por cantidad pequeña 
que puede dejarse para otro día. 
 
El encargado de cuentas por cobrar pre- 
para la relación de cobros recibidos 
y con base en ésta las fichas de depósito, 
la misma persona se encarga de efectuar 
el depósito en el banco. Con base en la 
relación de cobros recibidos y la ficha de 
deposito, el contador elabora la póliza 
de ingresos”.6 
 
 
 
 
 
 
 
 
6
 Del C.P. Daniel Alvarez Ramírez. Tomado de apuntes de Auditoría l. 
34 
 
b) Método gráfico: Es aquel que expone por medio de cuadros o gráficas en 
que forma fluyen las operaciones, a través de los puestos o lugares donde se 
definen o determinan los procedimientos del control para la realización de las 
operaciones. 
 
Para que pueda apreciarse por medio de gráficas con cierta facilidad la 
estructura y las funciones de la empresa, estas gráficas pueden seguir tres 
propósitos; 
 
1.-Es describir la segregación funcional de responsabilidades, es decir exponer 
la estructura por decirlo así de la empresa. 
 
2.-Es describir las operaciones. 
 
3.-Es elaborar una gráfica que complemente la definición de los departamentos 
o puestos, con una breve explicación de las principales labores de estos 
departamentos o puestos. 
 
Para ilustrar el método gráfico hemos escogido un ejemplo, en el cual se 
determina con referencia al pedido del cliente los departamentos que 
intervienen en el manejo de tal documento (Gráfica1). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AGENTE
CLIENTES DE PEDIDO
VENTAS
GERENCIA
DE
VENTAS CREDITO 
Y 
COBRANZAS
CONTROL
DE ALMACEN
PEDIDOS
REGISTRO EMBARQUES
DE 
VENTAS
FACTURACION
CUENTA DEL
AGENTE CUENTA 
COMISION DE 
CLIENTES
Ejem plo.- GRÁFICA NO. 1 DE PROCEDIMIENTOS DE MANEJO DE TRANSACCIONES.
36 
 
Esta gráfica nos explica que los pedidos que obtienen los agentes son 
aprobados antes de pasar a otros trámites por la Gerencia de Ventas, es decir 
son aprobados en lo que se refiere a precios y términos de ventas, además por 
medio del control de pedidos se vigila el cumplimiento de los respectivos 
trámites, pues se observa que por medio de dicho control de pedidos hay una 
fuente informativa para apreciar si se embarcan a los clientes o se tramitan en 
sus diferentes fases con oportunidad. 
 
También podemos apreciar que todo pedido es primeramente pasado a 
revisión de crédito y cobranzas con el fin de impedir que se hagan ventas a 
clientes que no han cumplido con sus compromisos y por último puede verse 
que hay independencia entre el registro de ventas y los asientos en las cuentas 
de clientes, lo cual garantiza el control de estas últimas por medio de la 
cuenta colectiva mayor. 
 
Para finalizar, expondremos las ventajas y deficiencias que tiene este método. 
 
Ventajas: 
 
1. Muestra el panorama genera o situación total. 
 
2. Simplifica y agiliza la tarea. 
 
3. Ayuda a coordinar la entrevista, es decir a manejarla siguiendo la 
secuencia lógica del proceso, sistema o información. 
 
4. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y de control o 
supervisión del trabajo. 
 
5. Expresa en forma clara tanto la falta o ausencia de controles como la 
existencia de los mismos. 
 
6. Indica y resalta cuándo existen trabajos innecesarios o superfluos y 
duplicidad de información o tareas. 
 
7. Permite confeccionar un cursograma nuevo que incluya las 
recomendaciones o mejoras sugeridas. 
 
8. Indica cuándo hay errores de información o escasez de la misma. 
 
9. No tiene errores semánticos como en los otros dos métodos. 
 
37 
 
Inconvenientes: 
 
1. Necesidad de entrenamiento y capacidad del personal que lo utiliza. 
 
2. Necesidad de adoptar una simbología dentro de un equipo de auditores 
ante la inexistencia de una universal. 
 
3. Necesidad de crear dentro del equipo de auditores, una serie de reglas 
sobre la confección de los cursogramas, para que exista uniformidad de 
criterios. 
 
c) Método cuestionario: Consiste en usar como instrumento para la 
investigación cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas 
acerca de la forma en que se manejan las operaciones y de las personas que 
intervienen en ellas, posteriormente se contestan en las oficinas de la empresa 
sujeta a examen. 
 
El cuestionario contiene una serie de preguntas tendientes a poner de 
manifiesto la eficacia con que se cumple el manejo de las operaciones de la 
empresa, se protege los intereses del negocio y se consigue el pronto registro 
de las operaciones, o bien para poner de manifiesto las deficiencias que 
existen en el manejo, protección o registro. 
 
Es lógico que las preguntas estén formuladas según la naturaleza del negocio, 
según el volumen de las operaciones, el giro de la empresa, etc. 
 
En opinión de muchos profesionistas de experiencia es mejor el cuestionario 
en comparación con el método descriptivo o el gráfico, para la localización de 
puntos clave en el control y determinación de deficiencias, al mismo tiempo 
facilita la definición de trabajos de verificación, pruebas y exámenes para 
confirmar la información obtenida, así como respaldar la auditoría de las 
cuentas. 
 
Hablando ya concretamente del cuestionario, mencionaremos algunos métodos 
para formularlos; 
 
 
38 
 
En algunos casos el cuestionario cuenta con un espacio para responder sí o 
no a cada pregunta, además provee espacio para señalar la clase de 
verificación que se hizo en el caso de cada pregunta, para confirmar los 
informes obtenidos ya sea verbalmente o con breve examen de documentación 
o registro. 
 
El cuestionario más completo pueda ser aquel que indique qué clase de 
verificación se hizo para confirmar la respuesta, cuáles fueron las 
observaciones que se hicieron con respecto a cada punto investigado y si con 
estas preguntas se comprendió en las pruebas selectivas elasunto al que se 
hizo referencia. 
 
El cuestionario estudia las partidas más relevantes de la operación de una 
entidad las cuales podrían ser generalidades, manejo de efectivo, trámites de 
venta, etc. y en estas a su vez existen subdivisiones como en el caso de 
manejo de efectivo, los fondos fijos de caja, ingresos que podrían derivar hacia 
las cuentas por cobrar, actividades de cobranza, etc. 
 
Para los pagos, sus divisiones serian: gastos, compras de inversiones en 
activos fijos, rayas, etc. 
 
Este método tiene ventajas y desventajas que vamos a detallar, pero debemos 
tener en cuenta que es él más aplicado en las empresas. 
 
Ventajas: 
 
1. Las entrevistas son más cortas, más ágiles y reducen los costos del 
trabajo. 
 
2. Hace que los exámenes sean sistemáticos y que el auditor tome buena 
experiencia en el uso del formulario y le rinda mejor fruto su trabajo. 
 
3. La fase de evaluación de la seguridad de no haber omitido aspectos 
fundamentales del proceso relevado. 
39 
 
4. Ayuda a determinar cuáles son los puntos fuertes (“si”) y los débiles 
 (“no”) del sistema de control interno. 
 
Desventajas: 
 
1. Cuando se hace la entrevista, ésta no permite llevar el análisis 
secuencial de la operación, ya que la misma es seguida por el orden de 
preguntas según como lo indica el formulario. 
 
2. Si el ente auditado tiene una operación compleja o su grado de 
administración no es fácil de entender o resulta muy particular, hace 
engorroso el trabajo y se debe utilizar mucho la cuarta parte de 
“observaciones y aclaraciones”. 
3. Si la empresa a auditar es pequeña no se puede utilizar este método. 
 
4. El cuestionario a utilizarse debe ser adaptado al tipo de empresa a 
auditar, para no encontrarse con una gran cantidad de respuestas “no 
aplicables” ni con la necesidad de incorporar nuevas preguntas en el 
momento de la entrevista o con una gran cantidad de aclaraciones. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
40 
 
Ejemplo: 
Método de cuestionario de 
Control Interno 
Cuentas por cobrar 
Compañía: Corporación S.A. de C.V. 
Periodo cubierto:1 de Enero al 31 de Diciembre de 2008. 
 
No. PREGUNTA RESPUESTA 
 SI NO N/A OBSERVAC. 
 
1 
 
 
 
2 
 
 
 
 
 
 
3 
 
4 
5 
 
6 
 
7 
 
 
 
 
Organización 
¿Existe segregación de funciones en 
cuanto al crédito concedido, 
facturación, control de mercancía, 
contabilización de adeudos? 
Existen políticas en cuanto a: 
A)¿Crédito? 
B)¿Rebajas,devoluciones, 
bonificaciones? 
C)¿Estimacióndecuentas incobrables? 
 
Procedimientos 
¿Se efectúan estados de cuenta 
periódicos de los Clientes? 
¿Sé circularizán periódicamente? 
¿Se realiza cédula por antigüedad de 
saldos? 
¿Existen notas de crédito 
prenumeradas? 
¿Existe una persona encargada de 
autorizarlas? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
X 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
X 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
41 
 
 
8 
 
 
9 
 
 
10 
 
 
 
11 
 
 
12 
 
 
13 
 
 
 
14 
 
15 
 
 
16 
 
 
 
 
 
 
Personal 
¿Existen cursos de entrenamiento 
para el personal que controla cuentas 
y documentos por cobrar? 
¿Se capacita a los trabajadores de 
nuevo ingreso que llegan a ocupar un 
puesto? 
¿Se califica el trabajo de los 
empleados de crédito y cobranzas 
para observar su eficiencia o 
ineficiencia? 
¿Se investiga a los empleados para 
cerciorarse de su honradez y 
moralidad? 
¿Existe un tabulador de sueldos 
adecuado para los empleados de 
dicho departamento? 
¿Esta calculado este tabulador sobre 
bases técnicas? 
 
Supervisión 
¿Existe una supervisión adecuada del 
personal a nivel técnico y moral? 
¿Los supervisores técnicos 
pertenecen al departamento de 
crédito y cobranzas? 
¿Existe supervisión, en cuanto a 
control por parte de otros 
departamentos? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
X 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
X 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
42 
 
 
17 
 
 
 
¿Qué departamentos? 
-Contabilidad 
-Producción 
-Compras 
-Ventas 
-Otros? 
 
 
 
X 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 
X 
X 
X 
 
 
Conclusiones: 
Revisiones posteriores 
 
Hecho por: Lic. Karla Ramírez Hernández 
Fecha: 22-FEB-2009 
Revisado por: Maria Córtez Medina 
Fecha: 28-FEB-2009 
 
Cuestionario tomado del seminario de investigación contable de Socorro Robert 
Terrones y compañeros de Auditoria I F.C.A. Director del seminario C.P. 
Daniel Alvarez Ramírez. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
43 
 
2.5 APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CUENTAS POR 
COBRAR. 
 
En el área de cuentas por cobrar se refleja el resultado de reconocer las 
deudas relacionadas normalmente con las ventas de bienes y prestación de 
servicios. 
 
El implantar un sistema de control interno en esta área nos ayuda a alcanzar 
los siguientes objetivos: 
 
� Las cantidades de cuentas por cobrar deben estar correctamente 
registradas, valoradas y clasificadas en los estados financieros. 
 
� Los saldos de cuentas a cobrar estarán sujetos a un control de crédito 
en cuanto a su identificación, vencimiento, seguimiento de saldos 
vencidos y no liquidados. 
 
� La cobrabilidad de los saldos contables es efectiva, debido a que existe 
una provisión contable con previa autorización del responsable del área 
de saldos de dudosa cobrabilidad. 
 
� Los cobros de estas cuentas serán controlados desde su recepción, 
anotándose inmediatamente en los registros contables y revisando sus 
depósitos en las cuentas bancarias. 
 
� Salvaguarda y custodia de las cuentas a cobrar y él efectivo recibido de 
las mismas. 
 
� Asignación apropiada de funciones para optimizar y evitar riesgos en los 
procedimientos de control. 
 
� Que la operación sea de acuerdo con las políticas y criterios definidos 
por la dirección de la organización. 
44 
 
Todos los objetivos mencionados favorecen y colaboran a que la información 
financiera y contable reflejada en los estados financieros, sea más confiable y 
adecuada. 
 
La existencia de controles en estas áreas servirá de base para que las 
transacciones relativas a ingresos y cuentas por cobrar se efectúen de 
conformidad con los criterios establecidos por la administración, para la 
obtención de información básica para controlar las operaciones en esas áreas, 
así como para la obtención de la información necesaria para cumplir con las 
disposiciones del Boletín B-10. 
 
El sistema de control interno debe estar diseñado de tal forma que permita el 
control de todas aquellas operaciones distintas de la venta de productos, tales 
como ingresos por intereses, rentas, regalías, honorarios, venta de activos fijos 
etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 45
 
 
 
 
 
 
 
 
CAPÍTULO 3 
 
AUDITORÍA DE CUENTAS POR 
COBRAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 46
CAPÍTULO 3 
 
 
AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR 
 
Este capítulo lo dedicaremos a la auditoría de cuentas por cobrar para poder 
tener un panorama general y así lograr concretar con fundamentos nuestro 
caso práctico en el siguiente capítulo. 
 
Es necesario para revisar esta área que conozcamos principalmente lo que son 
las Cuentas por Cobrar, ya que antes de iniciar la revisión se debe saber en 
qué consiste la cuenta, qué se registra en ella, que ventajas tiene, etc. 
 
Las Cuentas por Cobrar son esenciales en una organización cuyo volumen de 
operaciones es considerable. 
 
3.1 Cuentas por Cobrar 
 
Las cuentas por cobrar son; “Las entradas de dinero debidas a operaciones 
propias de la empresa se dividen en dos partes: El registro del derecho que se 
tiene para cobrar ventas de satisfactores o servicios prestados, y el 
asentamiento del cobro de las operaciones indicadas, segúnel caso”.7 
En nuestra opinión las cuentas por cobrar se constituyen por todos los 
derechos exigibles de cobro originados por ventas de bienes o servicios, 
anticipo a funcionarios o empleados, préstamos a subsidiarias, suscripciones 
de acciones aun no cobradas, reclamaciones ante empresas transportadoras, 
reclamaciones para la devolución de impuestos, etc. 
 
 
 
 
 
 
 
7 
Raúl Muy y Mendoza .(2001) Contabilidad. Nueva Editorial Interamericana S.A. Pág. 93. 
 47
Las ventajas de esta cuenta son: 
 
� Registrar la venta de productos en el instante en que se realizan, 
independientemente del momento en que se cobran. 
� Ejercer un adecuado control sobre la cobranza, ya que ésta sólo podrá 
extinguirse por haberse hecho efectiva, o bien reducirse o cancelarse por 
rectificaciones hechas fuera de la Tesorería 
 
3.2 OBJETIVOS 
 
Es muy importante tener presente cuáles son los objetivos en la revisión de 
cuentas por cobrar por lo que a continuación los mencionaremos: 
 
� Comprobar la autenticidad de las cuentas por cobrar, así como de los 
documentos y devoluciones. 
 
� Comprobar la valuación de las cuentas por cobrar, incluyendo el registro de 
las estimaciones necesarias para las cuentas de dudosa recuperación, 
descuentos, devoluciones, reclamaciones por productos defectuosos, etc. 
 
� Verificar que todas las cuentas por cobrar estén registradas en la 
contabilidad comprobando que éstas correspondan a transacciones y 
eventos efectivamente realizados durante el periodo, y que se hayan 
determinado en forma razonable y consistente. 
 
� Comprobar la adecuada presentación y revelación en los Estados 
Financieros. 
 
 
 
 
 
 
 48
 
3.3 CLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 
Las cuentas por cobrar se clasifican en documentos por cobrar y cuentas por 
cobrar: 
a) Documentos por cobrar 
Comprende los derechos representados por títulos de crédito a favor del 
negocio tales como letra de cambio, pagarés, etc. 
El saldo expresa el valor nominal de documentos pendientes de cobro. 
b) Cuentas por cobrar 
Clientes: Son las personas físicas o morales que deben a la empresa por 
haberles vendido mercancías a crédito y a quienes no se exige especial 
garantía documental. 
El saldo de esta cuenta expresa el valor de las ventas de mercancías a crédito 
pendiente de cobro. 
 
Deudores diversos: Son las personas físicas o morales que deben a la 
empresa por un concepto distinto a la de venta de mercancías. 
El saldo de esta cuenta expresa el valor de las cantidades pendientes de cobro 
a cargo de los deudores. 
 
Gastos por comprobar: Son las personas que deben a la empresa por 
concepto de anticipo por gastos de viaje y otros gastos. 
El saldo de esta cuenta expresa el valor de la cantidad de gastos por 
comprobar pendientes de cobro a cargo de los deudores. 
 
Funcionarios y empleados: Son las personas que deben a la empresa por 
concepto de préstamos al personal. 
El saldo de esta cuenta expresa el valor de las cantidades pendientes de cobro 
a cargo del personal. 
 
Anticipo a contratistas: Son las personas morales que deben a la empresa 
por concepto de un adelanto en el pago de una obra. 
El saldo de esta cuenta expresa el valor del anticipo que se le dio al contratista. 
 49
3.4 CICLO DE CUENTAS P0R COBRAR 
 
CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA 
 
“Es necesario tomar en consideración las características de la empresa para 
establecer los procedimientos administrativos adecuados y así obtener un 
control de las transacciones. Las particularidades del negocio incluyen tanto 
factores externos como internos que afectan las funciones de mercadotecnia, 
así como las políticas de créditos y cobranzas”.8 
 
En relación con los clientes es indispensable tomar en cuenta los siguientes 
puntos: 
 
� Si la empresa depende de un número limitado de clientes que absorben una 
proporción importante de las ventas. 
� Si por el contrario, la facturación se hace a un gran número de clientes, 
muchos de ellos ocasionales. 
� Si existen transacciones de ventas a compañías subsidiarias o filiales. 
� Políticas en relación con créditos y plazos de cobranza. 
 
Las condiciones de competencia con otros negocios dan origen a 
modificaciones en precios, políticas de crédito, servicios a clientes y calidad de 
los productos. Todo lo anterior provoca cambios en los resultados y requiere 
modificaciones en los procesos administrativos. 
 
Los procedimientos administrativos pueden diferir si la compañía, en un 
ambiente competitivo, depende de adquirir nuevos clientes o bien se trata de 
una empresa que posee características de monopolio. 
 
 
 
 
 
8 
Joaquin Gómez Morfin .(2003) Control en la Administracion de Empresas(Control Interno). Pag. 127. 
 50
Innovaciones en los productos pueden acompañarse por variaciones 
importantes en precios, devoluciones o descuentos especiales. También, si a 
los artículos vendidos se les otorgan garantías especiales, esto puede 
ocasionar cambios en los procedimientos de control. 
 
La distribución de los productos de una compañía en el caso que se utilicen 
consignatarios, requiere de procedimientos de control adecuados a las 
circunstancias en lo que se refiere a facturación, devolución de mercancías y 
cobranzas. El incremento constante en leyes y reglamentos gubernamentales 
que afectan las actividades de ventas, provocan cambios en los procedimientos 
administrativos usuales. 
 
POLÍTICAS Y ESTRUCTURA 
 
Las políticas establecidas para la mercadotecnia y los sistemas respectivos 
establecen la estructura para las transacciones de ventas, créditos y cobranza 
e influyen para la implantación de procedimientos de control. 
 
Debe hacerse hincapié en que el control se facilitará cuando los procedimientos 
administrativos referentes a fijación de precios, sistemas de crédito, cobranza y 
otras actividades relacionadas, se encuentren debidamente sistematizados. 
 
Las prácticas de conceder crédito a los clientes varía según el tipo de empresa, 
deberán existir políticas formales y procedimientos adecuados que ayuden a 
que no existan desviaciones. El gerente de crédito y cobranzas debe reportar al 
tesorero en situaciones de riesgo que afecten a las condiciones generales de 
la economía o bien por algún cliente importante en particular. 
 
La estructura de organización es a base de productos, clientes o zonas 
geográficas, además las funciones y responsabilidades deben recaer en un 
gerente de mercadotecnia, quien tendrá a su cargo actividades típicas, tales 
como: operaciones de ventas, servicios a clientes, promoción y publicidad, 
investigación de mercados y planeación de productos. 
 51
Estas actividades deben definirse y establecerse de acuerdo con los objetivos y 
metas fijados por la dirección general de la empresa, la autoridad delegada a 
los ejecutivos de mercadotecnia debe estar proporcionada con su 
responsabilidad, pero no a tal grado que se interponga con la autoridad 
asignada a otros, entre ellos al gerente de crédito y cobranza. 
 
En una empresa bien administrada debe existir el organigrama de organización 
con su respectivo manual de procedimientos y descripción de puestos. La 
coordinación apropiada y la comunicación con otros departamentos 
relacionados con la mercadotecnia es importante para lograr eficiencia en los 
procesos administrativos. 
 
SISTEMAS DE INFORMACIÓN 
 
Los presupuestos de ventas contribuyen a establecer un ambiente favorable 
para el proceso administrativo, especialmente del control. 
 
Los sistemas de información de la mercadotecnia deben contener datos 
referentes al pasado y a las actividades actuales, así como la comparación con 
las cifras del presupuesto, de tal manera que se esté en condiciones de planear 
para el futuro. 
 
Las características de la empresa darán la pauta del tipo de información 
requerida y la periodicidad que se necesita para un control efectivo.Un sistema de información debidamente integrado proporcionará datos 
referentes a ventas presupuestadas y ventas reales con el suficiente detalle 
para localizar diferencias apreciables, inclusive embarques de mercancías no 
autorizados o tal vez pedidos que no han sido facturados. 
 
Un análisis detallado de las ventas en relación con tipos de clientes, líneas de 
productos, áreas geográficas, distribuidores o vendedores, provee una 
disciplina en la organización que incrementa la eficiencia en el proceso 
administrativo y contribuye a lograr un control adecuado de las transacciones. 
 52
La información necesaria para efectos de control de créditos y cobranza, se 
refiere a enlistar periódicamente las cuentas pendientes de cobro por clases de 
clientes, vencimientos y otra clasificación que se considere conveniente. Esta 
información servirá para identificar las tendencias en los cobros, problemas con 
cuentas atrasadas, minimizar posibles pérdidas y proveer un flujo de fondos 
satisfactorio. 
 
En condiciones económicas de inflación acelerada, será necesario revisar con 
mayor frecuencia los costos de los productos para efectos de fijación de 
precios de venta. 
 
La obtención de relaciones, tales como: Cuentas incobrables en comparación 
con el total de ventas o cuentas por cobrar, utilidad bruta, contribución de los 
productos a ventas netas y gastos de venta a ventas netas, podrían servir para 
evaluar las tendencias en el desempeño de la mercadotecnia de la propia 
compañía y de ser posible comparar con la competencia. 
 
VENTAS EN GENERAL 
 
En virtud de que las ventas a crédito es uno de los aspectos más importantes 
en una empresa, hemos considerado conveniente presentar el proceso que se 
sigue en las ventas a crédito. 
 
Al recibir la orden de venta, se emite un documento llámese factura o boleta de 
ventas, es indispensable una autorización para la entrega de los artículos. 
 
El problema de control sobre las ventas a crédito debe consistir 
primordialmente en conseguir la contabilización del importe de todos los 
artículos entregados, de manera que se logre el cobro integro de las cantidades 
a que tiene derecho la empresa. 
 
 
 
 53
Es preciso lograr la coordinación debida para que todas las cantidades se 
carguen correctamente y en tiempo oportuno a los clientes, los abonos a estas 
cuentas corresponden propiamente a la sección de las entradas a caja y a 
bancos con excepción de las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas. 
 
Los puntos más importantes del trámite de las ventas a crédito son; 
 
� La recepción del pedido. 
� La autorización del mismo. 
� El despacho de la mercancía. 
� La facturación. 
� La contabilización. 
� Las devoluciones, rebajas y descuentos. 
 
Recepción de pedido 
 
El pedido se recibe usualmente por teléfono, como resultado de la visita del 
cliente a la empresa, por correo en las formas impresas del agente vendedor, 
en una carta, o bien ahora se puede hacer por Internet. 
Usualmente se utiliza una forma impresa para vaciar en ella los datos 
necesarios para cada pedido, existen numerosas variantes de acuerdo con la 
índole y costumbres de cada negocio, sin embargo es posible citar los 
pormenores esenciales que deben contener dichas formas como son: Fecha, 
número de orden, nombre y dirección del cliente, nombre del vendedor, forma 
de pago, descuentos especiales, instrucciones de embarque, artículos y 
cantidades solicitadas, así como precios unitarios e importe. 
 
Es conveniente que todos los pedidos se registren en orden numérico y 
cronológico inmediatamente después de llegar a la oficina, generalmente se les 
asigna un número de orden y se anotan los siguientes detalles: nombre y 
dirección del cliente, nombre del vendedor, importe y otros más que dependen 
de las necesidades y costumbres de la empresa. 
 
 
 54
Autorización del pedido 
 
En primer término debe estar revisado por el departamento de ventas en lo que 
se refiere a los datos anotados en el pedido, después de haberse informado en 
el almacén sobre la posibilidad de despachar las mercancías. 
 
Los precios se verificaran cuidadosamente de acuerdo con las listas en vigor, 
cualquier discrepancia, ya sea en condiciones de venta o en precios ameritara 
la autorización expresa de la gerencia o funcionario designado. 
 
En seguida interviene el departamento de créditos para autorizar el despacho 
del pedido según los datos de que se disponga acerca de la situación 
financiera, adeudos anteriores, solvencia, seriedad, etcétera, de los clientes. 
 
En algunas empresas usan sello de goma que se estampa en los pedidos y 
que contiene espacios para ir anotando los distintos datos y autorizaciones que 
se requiere en estos documentos para puntualizar que se ha cumplido con 
todos los requisitos esenciales para el despacho de las mercancías. 
 
Despacho de la mercancía. 
 
Por ningún motivo debe despacharse un pedido en el almacén si no se ha 
cumplido rigurosamente con todos los trámites establecidos para su 
autorización. 
 
Cualquier procedimiento requiere la intervención de dos personas cuando 
menos, una que surta los artículos y otra que revise y compare 
cuidadosamente la mercancía que va a salir con las anotaciones en los 
pedidos, en ocasiones habrá una tercera persona que se encargue de empacar 
los artículos, formulando por separado la nota de empaque. 
 
En ocasiones y coordinado con el trabajo de surtir la mercancía, se formula la 
remisión correspondiente con la que se enviaran lo s artículos a los clientes. 
 
 55
Cuando se usen las remisiones se formularan las copias necesarias cuando 
menos tres: el original se regresa con la firma del cliente al departamento de 
contabilidad para la facturación, el duplicado se queda en poder del cliente y el 
triplicado es para el archivo del almacén. 
 
Facturación 
 
“Algunas negociaciones acostumbran facturar la mercancía en el momento en 
que sale del almacén, existe una sección de empleados dedicados a facturar 
directamente de los reportes de mercancías surtidas, que se encuentran listas 
para ser enviadas”.9 
 
La ventaja de la facturación inmediata es hacer los cargos en contabilidad a 
los clientes sin mayor dilación, adelantando en cierto modo la cobranza, por 
otra parte conviene una vigilancia estrecha a cargo del departamento de 
contabilidad para prevenir en las facturas errores en cálculos o de otra índole. 
 
En otras empresas la sección de facturación se encuentra en la oficina de 
contabilidad y lleva a cabo su labor tomando los datos necesarios de la orden 
de embarque, del pedido o bien de la remisión, según sea el procedimiento 
seguido. 
 
El facturista solo procederá a realizar su cometido, siempre y cuando se hayan 
cumplido estrictamente con todos los trámites implantados: 
 
� Revisión del pedido por el departamento de ventas. 
� Autorización del crédito. 
� Firmas de los empleados que surtieron, revisaron y autorizaron la salida de 
la mercancía. 
 
 
 
 
9 
Joaquín Gómez Morfin .(2003) Control en la Administración de Empresas(Control Interno). Pág. 133. 
 56
Tal vez algunos otros requisitos necesarios para controlar debidamente esta 
fase primordial de las operaciones de la empresa. 
 
Es útil establecer un registro de remisiones o de órdenes de embarque, 
anotándose posteriormente el número de la factura. De este modo se evita que 
por error o mala fe, deje de facturarse alguna salida de mercancía. 
 
Cualquiera que sea el procedimiento que se siga conviene que lo efectúe algún 
otro departamento que no sea el almacén o contabilidad y algún funcionario 
vigile la operación del sistema. 
 
En ocasiones los precios unitarios vienen anotados en las remisiones, pero en 
todo caso se recomienda que el departamento de contabilidad posea una lista 
de precios y descuentos autorizados que pueda servir para confrontarlos. 
 
Debe