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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN El Proceso Administrativo en la Calidad del Servicio al Cliente Aplicada a la Administración del Hospital Regional de Alta Especialidad de Zumpango. Tesis Para Obtener el Título de: LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN PRESENTAN: ESTHER ANTONIO DE LA CRUZ KARINA GARFIAS DE ROSAS ASESORA: M.C.E. Celia Rodríguez Chávez Cuautitlán Izcalli, Estado de México 2015 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. DEDICATORIA Este trabajo está dedicado a varias personas importantes en nuestra vida, a esas personas que gracias a su apoyo, a sus consejos, a sus regaños hicieron posible que llegáramos hasta este momento, logrando este objetivo tan importante, que es terminar una carrera. AGRADECIMIENTO DE KARINA El primero al que quiero dedicarle este trabajo es a mi hermano Alberto Daniel, el cual es un gran ejemplo a seguir, el además de ser mi hermano es mi amigo, gracias a sus consejos y también a sus regaños, me enseñó a ser responsable, a ser dedicada pero sobre todo me enseñó a luchar por lo que quiero, de alguna manera me demostró lo que quiero y lo que no quiero para mí, pero sobre todo me ha enseñado a nunca dejar de ser positiva ante cualquier adversidad, a creer en mis habilidades, en mis conocimientos, a creer en mí. También dedico este trabajo a mi novio Carlos Eduardo, el en todo momento ha estado conmigo, me ha apoyado, tal vez me case con él, tal vez no, lo cierto es que, es el amor de mi vida y no quiero dejar pasar esta oportunidad para agradecerle todo lo que ha hecho por mí. La siguiente persona a la que quiero dedicar este trabajo es a mi mami Silvia de Rosas, a ella más que nadie le quiero dedicar este trabajo, ella lo es todo para mí, es mi ejemplo a seguir, la persona más importante del mundo, es el amor de mi vida. Gracias a ella he podido terminar mi carrera, gracias a ella soy la persona que soy ahora, gracias a sus consejos, a sus regaños, a sus abrazos, a sus palabras de aliento, a sus innumerables esfuerzos. Por qué ella me enseñó a levantarme ante cualquier adversidad, a ser responsable, a ser una mujer fuerte. Pero sobre todo, me enseñó a salir adelante y saber que ella siempre estará conmigo. Y por último pero no menos importantes, le dedico este trabajo a mis mejores amigos, Esther, Mary Cruz, Daniela, Jessica, Alan, Rogelio y Liz, a todos ellos. Porque sin ellos la vida en la escuela no habría sido lo mismo, que más que escuela fue una gran aventura, gracias a su compañía y amistad. Nunca voy a dejar de extrañarlos, todos son mi familia. ¡¡¡INFINITAS GRACIAS!!! AGRADECIMIENTO DE ESTHER A lo largo de la carrera aprendí que debo ser agradecida por todas las oportunidades que se presentan en mi vida, y en primer lugar quiero expresar mi eterno agradecimiento a mis PADRES, ya que gracias a su apoyo y confianza incondicional pude llegar y concluir esta gran etapa de mi vida, los amo y nunca terminaré de pagar tanto que me han dado y enseñado. A mis hermanos Azael y Moises les agradezco que estuvieran pendientes de mí, por su apoyo en los buenos y malos momentos, junto con su familia me han dado las mayores alegrías en mi vida. Gracias este logro también es de ustedes, los amo. Una parte fundamental en la carrera para sobrellevar las presiones de tareas, exámenes, exposiciones, etc. son mis amigos, que en las buenas y las malas estuvieron ahí para mí y no solo tuve su apoyo en el aspecto académico si no en mi vida personal también. Karina, Maricruz, Alan, Rogelio, Liz, Jessica, Daniela ustedes son los mejores y siempre los llevaré en mi corazón, les deseo el éxito que siempre anhelaron y que cada objetivo que nos trazamos desde el principio lo llevemos a la realidad. Son muy pocas palabras tal vez, pero dentro de estas encierran un agradecimiento infinito para cada persona, también refleja que ustedes son demasiado importante para mí, ya que sin su apoyo no sería la persona que soy ahora y que está a punto de obtener este anhelado título universitario. No me queda decir más que… ¡¡¡GRACIAS!!! a todos y cada uno. ÍNDICE Objetivo general………………………………………………………...….1 Objetivos específicos…………………..…………………………………1 Introducción…………………………………..…………………………….2 Antecedentes…………………………………...…………………………..3 Justificación……………………………………..………………………….4 Metodología………………………………………...……………………….5 Capítulo 1: Importancia de las organizaciones en el siglo XXI……6 1.1 Concepto de empresa…...……………………………………..………7 1.2 Importancia de las empresas en la sociedad actual…….…….........8 1.3 Objetivos de las empresas…………………………………………...17 1.4 Áreas funcionales………………………………………………...……21 1.4.1 Recursos Humanos………………………………………..……….22 1.4.2 Mercadotecnia……………………………………………..………..29 1.4.3 Producción………………………………………………….……….33 1.4.4. Finanzas…………………………………………………….……….36 Capítulo 2: La importancia de la Administración en las Organizaciones…………………...……………………………..………..40 2.1 Concepto de Administración………………………………...……….40 2.2 Objetivos………………………………………………………..………42 2.3 El proceso administrativo como herramienta de Administración...46 2.3.1 Planeación…………………………………………………….……..49 2.3.2 Organización………………………………………………..…...…..55 2.3.3 Dirección……………………………………………………..……....58 2.3.4 Control…………...……………………………………………..…….62 Capítulo 3: Área funcional de Mercadotecnia………………………65 3.1. Interrelación de la mercadotecnia con la administración………...65 3.2. Concepto de mercadotecnia…………………………………...…....66 3.3 Atención y servicio al Cliente…………………………………..….....72 3.4 Dimensiones de la calidad del servicio……………………………..83 3.5 Estrategias de mercadotecnia……………………………….………86 3.6 Investigación de mercados………………………………………..….94 Capítulo 4: La calidad en el servicio al cliente……………………...96 4.1 Concepto de Calidad………………………………………………….96 4.2 Los 14 principios de Deming…………………………………………98 4.3 Las herramientas básicas de la mejora continua………………...100 4.4 Política de calidad……………………………………………………116 4.5 Evaluación del servicio………………………………………………117 4.5.1 Evaluación por parte de la organización prestadora del servicio……………………………………………………………….……119 4.5.2 Evaluación por parte del cliente…………………………….120 Capítulo 5: Caso Práctico aplicado a la Administración del Hospital Regional de Alta Especialidad de Zumpango……….….121 5.1 Investigación…………………………………………………...……..121 5.2 Diagnóstico……………………………………………………..…….126 5.3 Conclusiones…………………………………………………………148 5.4 Propuesta………………………………………………………..……152 Conclusión General………………………………………………..….….154 Bibliografía………………………………………………………….……..155 Cibergrafía……………………………..………………………………….156 1 OBJETIVO GENERAL Aplicar cada etapa del proceso administrativo enfocado en el servicio al cliente y con esto lograr una ventaja competitiva sobre las demás organizaciones, así como lograr la buena toma de decisiones en los diferentes niveles de la empresa. Detectar los problemas que tienen las organizaciones al otorgar un buen servicio al cliente, así como las diversas causas que pueden provocar una mala calidad en el servicio en las áreas de una compañía, y como el procesoadministrativo ayuda para mejorar. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer que impacto que tiene en las organizaciones otorgar un buen servicio al cliente. Evaluar el perfil profesional de los trabajadores para tener una buena calidad de servicio al cliente dentro de una organización. Identificar la satisfacción del cliente como un factor clave de la rentabilidad. 2 INTRODUCCIÓN La empresa requiere de la administración para su funcionamiento activo, efectivo y real. La actividad y función administrativa básica y gerencial de todo empresario se basa en los principios conocidos como proceso administrativo. A su vez, el proceso administrativo se define como un conjunto de etapas, fases o pasos, sistemáticamente relacionados entre sí, a través de los cuales se administra una empresa de forma integral y que abarca toda la organización, así como sus diferentes áreas o departamentos. Muchas veces las personas no se comprometen con los procesos administrativos, porque no saben lo que va a ocurrir. Las compañías deben hacer que sus recursos humanos comprendan su importancia y se comprometan en su desempeño, teniendo presente que el mismo es un proceso continuo que deben tratarse como tal y no como algo transitorio. Un proceso administrativo ocurre de forma muy eficiente si todos los involucrados se encuentran comprometidos con él. Más aún cuando hablamos de servicio al cliente, ya que en la actualidad, muchas empresas exitosas saben que la mejor manera de abatir o superar a la competencia consiste en ofrecer el mejor servicio y esto lo logran con un bien empleado proceso administrativo. Ya que el servicio al cliente consiste en asegurarse de que los clientes queden satisfechos y sigan comprando los productos o servicios de una empresa. 3 ANTECEDENTES. El proceso administrativo inicia con el hombre inteligente, variando su intensidad de acuerdo con la etapa y sobre todo en función de los elementos disponibles. Se encuentran vestigios en Egipto, China, Grecia, Roma, así como comunidades indígenas de América. El “arrastre”, procedimiento empleado para cazar a los enormes mamuts de la edad de los Glaciares, indica una autentica organización que se manifiesta desde el momento que se emplea un esfuerzo común, coordinado, para alcanzar el objetivo prefijado. Antecedentes del Servicio al Cliente Los inicios La Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) se formó en Ginebra, Suiza, en 1946. La organización fijó estándares para el servicio al cliente. La primera reunión en Londres ese mismo año atrajo a un total de 65 asistentes de 25 países. Década de 1980 La década de 1980 incluyó a los aparatos electrónicos en la discusión. Las agencias como el Instituto de Calidad de Servicio, que ha proporcionado capacitación en el servicio al cliente desde 1971, desarrolló seminarios, libros y videos de capacitación adicionales. El 4 seguimiento de los dispositivos y las encuestas en línea en sitios web también ganaron popularidad. Década de 1990 en adelante Durante la década de 1990, las compañías se enfocaron más en retribuir a sus clientes proporcionando regalos por la lealtad de los clientes. Puntos de bonificación en las tarjetas de crédito, ofertas de dinero en efectivo de los bancos por abrir cuentas y millas de viajero frecuente fueron sólo algunas de las ofertas que las empresas utilizaron para incrementar las ventas. Internet proporcionó incluso más opciones para dar seguimiento y mejores oportunidades para que las compañías mejoraran su servicio al cliente. JUSTIFICACIÓN En la actualidad hay demasiadas empresas dedicadas a la prestación de servicios, y el número de estas seguirá incrementando día con día. Por esta razón la competencia entre las empresas crece y es donde la calidad del servicio al cliente cobra su gran importancia, ya que al mantenerse la calidad las organizaciones reciben ventajas sobre las demás. De antemano, los clientes prefieren a las empresas que otorguen calidad en el producto y un buen precio. Pero lo que los mantiene fieles es el trato que reciben por parte de los empleados, haciendo que regresen. 5 Por último, los clientes son los que mantienen con vida a una organización, así que no sólo es importante buscar nuevos clientes, sino mantener a los que ya se tienen. De ahí la importancia que tiene hacer un estudio acerca de la calidad que se debe tener no solo en una organización, sino en todas, de esta manera ganan los clientes y las empresas. Algunos ejemplos de empresas que se deben preocupar más por dar un servicio de mayor calidad al cliente son: hoteles, restaurantes, tiendas de autoservicio, compañías de construcción, solo por mencionar algunos. METODOLOGÍA El método que se utilizará es la recopilación y análisis de información actual disponible, como libros, revistas y con ayuda de páginas web. Para nuestro caso práctico aplicaremos nuestra experiencia, ya que hemos laborado en tiendas de autoservicio en donde se ve a profundidad la importancia del servicio al cliente, aplicando la investigación a una organización en específico. 6 CAPÍTULO 1: IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES EN EL SIGLO XXI La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensará el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. En la actualidad las empresas ya no se limitan a satisfacer necesidades, sino que ahora también considera el progreso humano, al permitir la autorrealización de sus integrantes y al influir en el avance económico del medio social en que actúa. Las organizaciones son constituidas formalmente para darles vida y personalidad jurídica a las mismas, como es el caso de las Empresas, los Estados, las Universidades, las escuelas, etc. Su existencia es fundamental para el desarrollo de la comunidad humana y la economía de los países. Estas organizaciones definen sus objetivos de acuerdo con el entorno en donde operan, así mismo sus recursos económicos, financieros y tecnológicos son aprovechados de la mejor forma posible por medio de la administración, que ayuda a definir los procesos más eficientes, así mismo ayuda a integrar el talento y las capacidades de los recursos humanos. 7 1.1 CONCEPTO DE EMPRESA Es necesario analizar las definiciones más importantes de empresa como son las de los siguientes autores: José Antonio Fernández Arenas: Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integran por recursos y se vale de la Administración para lograr sus objetivos1. Mûnch y García: Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad2. Sergio Hernández y Gustavo Palafox: Entidad legal, económica, social y moral en la que inversionistas, empresarios e individuos capacitados se unen con el objeto de producir bienes y servicios que satisfacen una o varias necesidades de los individuos en el mercado que opera3. Isaac Guzmán Valdivia: Es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en que la empresa actúa. Elementos De La Definición De Empresa 1. Es una entidad económica productora de riqueza para la sociedad porque agrega valor a los bienes o servicios que adquiere (insumos) al transformarlos en nuevos productos, para satisfacer las necesidades de los clientes y/o usuarios. 1 Fernández Arenas, José A., EL PROCESOADMINISTRATIVO, México, Diana, 1977, p. 125 2 Mûnch y García, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, 7ª Edicion, México, Trillas, 2006, p.44. 3 Hernández y Rodríguez, Sergio, ADMINISTRACIÓN, Editorial MC Graw Hill, México 2012, Tercera edición, p.33. 8 2. Es una entidad económico-financiera en tanto que un individuo o conjunto de individuos invierten capital propio o financiado para la infraestructura requerida en los procesos, con el fin de obtener resultados o beneficios por el capital invertido. 3. Es un ente social organizado, ya que tiene sistemas de producción y de información financiera a cargo de colaboradores de diversas especialidades que se conducen bajo un sistema social piramidal jerárquico para obtener resultados en forma eficiente, de tal manera que los productos o servicios generados sean iguales o mejores que los que otras empresas producen. 1.2 IMPORTANCIA DE LAS EMPRESAS EN LA SOCIEDAD ACTUAL En una economía moderna convenientemente conducida, las empresas siguen la regla de oro: “utilizar la creatividad en su manejo, así como en lo relativo a sus productos y servicios”. Los monopolios y otras formas de asociación que son indebidas e ilegales matan el desarrollo y la creatividad de una sociedad. Cuando no hay creatividad en los procesos empresariales, los productores extranjeros que presentan productos creativos y novedosos desplazan a los locales, lo cual daña gravemente a la economía y a las empresas sin innovación. La innovación es producto de la investigación: las grandes empresas la llevan a cabo ya sea en sus instalaciones o en los centros de educación superior, pero las empresas pequeñas y medianas que no 9 tienen la capacidad ni los recursos para invertir en innovación deben vincularse con universidades o centros de investigación para adquirirla; cuando es así, pagan por las contribuciones o se asocian compartiendo los beneficios que se obtengan de ellas. La creación de empresas y su crecimiento es muy importante y forma parte de la medición del crecimiento, del desarrollo económico, y del índice de beneficio social. Sin embargo, en la actualidad hay una tendencia en muchas empresas a decrecer, no en lo económico sino en el número de empleados, por los procesos de automatización y otras cuestiones, como el mandar producir fuera del país. Los Empresarios, Los Inversionistas y los Administradores como Gerentes La empresa regularmente esta operada por sus propios fundadores. Hoy en día más de 90% de las empresas a nivel mundial (incluyendo empresas de todos los tamaños) es familiar. En México representan 94%, mientras que en los países más desarrollados la composición no es muy diferente; sin embargo, esos países cuentan con mucho más empresas grandes. Muchos empresarios al crecer su negocio toman la decisión de dejar las riendas del mismo a los gerentes profesionales que contratan, por lo que el administrador, el gerente y el ejecutivo son empleados a los que no solo se les exige capacidad técnica especializada sino capacidad estratégica y de negocios. Para el inversionista lo importante es el resultado. 10 Otros muchos empresarios deciden quedarse como administradores y gerentes de su propia empresa, en ocasiones exitosamente, y en otras limitándolas en su crecimiento, ya sea por sus capacidades, o bien, porque prefieren tener una empresa pequeña que les satisface sus necesidades. Empresa. Argumentos En Contra Las críticas más comunes hechas contra la empresa son: Obsesión por el lucro, sin tomar en cuenta en sus objetivos y prácticas valores no económicos. Utilización de los trabajadores sin un sentido humano, y con base en una explotación deliberada. Fomenta excesos en el consumo y la adquisición de bienes superfluos por medio del crédito y la publicidad. Indiferencia ante la contaminación del medio ambiente. En países en desarrollo no suele generar suficientes empleos por su tendencia a copiar técnicas de producción de países avanzados, intensivas en inversiones de capital. Empresa. Argumentos A Favor Los empresarios argumentan a favor de la empresa lo siguiente: El ejercicio de su actividad económica ha producido indudables beneficios sociales. El acceso al crédito ha incrementado la capacidad de compra de grandes sectores de la población; así mismo, la publicidad les ha llevado el conocimiento de nuevos y útiles productos. 11 Proporciona innovaciones y progreso técnico, lo que ha permitido satisfacer mejor las necesidades. Al adquirir tamaño económico y producir masivamente con eficiencia, han disminuidos los costos y se han abaratado los precios. Sinergias Empresariales La sinergia se expresa en el siguiente axioma: “El todo es superior a la suma de sus partes.” Esto significa que los esfuerzos coordinados y programados de los componentes de un sistema consiguen efectos- resultados superiores. El trabajo en equipo permite que sus miembros logren resultados superiores que si actuaran de forma individual. La sinergia es complementariedad. No hay individuo que no tenga alguna carencia, por muy brillante que sea, y por lo tanto un equipo humano está compuesto por individuos con diferentes capacidades y limitaciones. Al dividir el trabajo por funciones (como producción, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos), las empresas buscan la especialidad; sin embargo, estas funciones suelen operar aisladas, sin coordinación. A pesar de contar con expertos en las diversas áreas, los resultados en ocasiones son muy deficientes por la falta de una visión unificadora de los resultados de toda una empresa. Las sinergias se deben dar no solo en el trabajo dentro de la empresa, sino en una relación del gerente con proveedores, clientes y demás 12 partes interesadas, bajo la premisa de que negociar es “ganar-ganar” e intercambiar beneficios. Causas Del Fracaso De Las Empresas La insolvencia que se manifiesta cuando la empresa no puede cubrir gastos comunes en sus operaciones, es una señal de que atraviesa por momentos difíciles. Algunas causas de la insolvencia pueden ser: 1. Falta de previsión y planes contingentes para enfrentar crisis económicas. 2. Falta de experiencia del dueño o dueños. 3. Insuficiencia de capital. 4. Mala contabilidad. 5. Exceso de inventarios. 6. Mala cobranza. 7. Fraudes del personal. 8. Mala selección del personal. 9. Mal servicio. 10. Lucha de poder y conflictos entre los socios. 11. Evasión fiscal. 12. Mal pago a proveedores. 13. Exceso de inspectores y normas reguladoras. 14. Mezcla de operaciones personales con el negocio. El éxito de la empresa depende de: una buena gestión y administración, negociaciones satisfactorias, misión y visión claras, liderazgo, la empatía de los miembros con los propósitos de la empresa y la atención a los errores para reducirlos. 13 Clasificación 1. Por su giro: Las empresas pueden clasificarse de acuerdo con la actividad que desarrolla en: a. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas, estas a su vez se clasifican en: Extractivas. Manufactureras: Empresas que producen bienes de consumo final. Empresas que producen bienes de producción. b. Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra y venta de productos terminados. Pueden clasificarse en: Mayoristas. Cuando efectúan ventas a gran escala a otras empresas (minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor. Minoristas o detallistas. Las que venden productos al “menudeo”, o en pequeñas cantidades, al consumidor. Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo poresta función una ganancia o comisión. c. Servicio. Son aquellas que ofrecen productos intangibles a la sociedad, sus fines pueden ser o no lucrativos. Se pueden clasificar en: Transporte. Turismo. 14 Servicios públicos y privados. Educación. Salubridad. 2) Por su tamaño y número de empleados: Es uno de los criterios más usados para clasificar a las empresas, ya que de acuerdo a su magnitud y tamaño se puede determinar con mayor facilidad el tipo de empresa a que se refiere. Microempresas: su plantilla está formada por un número de trabajadores comprendido entre 1 y 5. Pequeñas empresas: tiene de 6 a 50 trabajadores. Empresas medianas: cuenta con un número de trabajadores que está comprendido entre 51 y 500. Grandes empresas: cuentan con más de 500 trabajadores. 3) Por el origen de su capital: Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en: a) Publicas: Son aquellas cuyo capital proviene del Estado y su propósito es satisfacer necesidades de carácter social. b) Privadas: Se distinguen porque su capital proviene de inversionistas particulares, y su finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser Nacionales, cuando los inversionistas son nacionales o nacionales y extranjeros; Transnacionales cuando el capital es de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en 15 los países de origen, pueden ser públicas o privadas y tienen presencia en muchos países; y Mixtas que son empresas que trabajan con capital del Estado y de la iniciativa privada. 4) Por los sectores económicos: Silvestre Méndez, destacado autor de temas económico-administrativos, divide los sectores en las ramas que se muestran en el siguiente diagrama. La Empresa Y Sus Partes Interesadas Las empresas son entidades que nunca trabajan solas, sino que hay muchos actores intervienen para que puedan dar los resultados que desean. Estos actores se conocen como partes interesadas, grupos de interés o “stakeholders”. SECTOR AGROPECURARIO SECTOR INDUSTRIAL SECTOR SERVICIOS •Agricultura •Ganadería •Silvicultura •Pesca •Extractivo •Transformación •Comercio •Restaurantes •Transportes •Comunicaciones •Profesionales •Educacion, etc. 16 Edwuard Freeman define este término como: “Todos los grupos o individuos de los que las empresas dependen para su supervivencia y cumplimiento de objetivos”.4 Entre las principales partes interesadas en una empresa están las siguientes: 1. Los accionistas o shareholders: Tienen su capital o parte de el en la empresa, y por lo tanto, se interesan en el debido desarrollo de la empresa. 2. El factor humano o colaboradores de la empresa: Tienen interés en que esta tenga un desarrollo y cumpla continuamente, porque su empleo depende de ella. 3. Los proveedores y distribuidores: En muchas ocasiones el negocio de los proveedores depende del desarrollo de la empresa “núcleo” a la que le suministran recursos. 4. Los sindicatos: Organismos que defienden los derechos laborales; sin embargo, también deben cuidar las fuentes de empleo, la productividad y la calidad. 5. La comunidad y las autoridades regionales donde opera la empresa: La comunidad obtiene beneficios por el consumo de los trabajadores en el lugar, mientras que las autoridades recaudan los impuestos que genera la actividad empresarial. 6. El sector educativo: Indirectamente una parte interesada al formar expertos para la actividad empresarial y estar atento a la 4 Freeman desarrolló la teoría del stakeholder (partes interesadas) en su libro: STRATEGIC MANAGEMENT: A STAKEHOLDER APPROACH. 17 demanda de sus egresados y de las capacidades que requieren para su contratación. Edwuard Freeman sostiene que hoy en día se deben considerar como partes interesadas a los grupos u organizaciones no gubernamentales (ONG) que señalan que la contaminación del medio ambiente deriva de la actividad empresarial. 1.3 OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS Los objetivos de la empresa son su razón de ser o el motivo por el que se fundó; en una economía de mercado, están ligados a los resultados financieros como son las utilidades, los beneficios, las reinversiones, etc., por lo que se requiere poner especial cuidado a la hora de establecerlos; sin embargo, son producidos por la posición y reconocimiento de la empresa en el mercado, su innovación, su tecnología, su credibilidad y responsabilidad pública y social, su productividad y su competitividad. Los objetivos sirven de guía para orientar las acciones de la empresa. Las empresas cumplen su misión en el mercado a la vez que satisface las necesidades de los consumidores, quienes adquieren los productos o servicios y le proporcionan los recursos financieros que le generarán beneficios económicos. De acuerdo a su clasificación podemos encontrar que hay dos tipos de objetivos de la empresa, los cuales son: 18 a) Los objetivos secundarios. Son los de los grupos interesados en la existencia de la empresa, los “grupos clave” o stakeholders. b) El objetivo primario. Es la meta principal de la empresa, y se enfoca en la propia supervivencia y desarrollo de esta. Este objetivo primario solo se lograra en medida que se obtengan los objetivos secundarios. Hablando de forma más específica sobre los objetivos generales de la empresa podemos encontrar: 1. Servicio a la sociedad. La razón de ser de la empresa se basa en la posibilidad de satisfacer las necesidades y/o solucionar problemas de las personas. 2. Permanencia. La empresa busca permanencia en el tiempo, con metas a largo plazo que aseguren su independencia. 3. Realización personal. La importancia que tienen los empleados que intervienen en el desarrollo y buen funcionamiento de la empresa, alcanzando con esto, autorrealización profesional y personal de los mismos. Por otro lado los fines que persiguen las empresas los diferencian de otras, principalmente en sus fines inmediatos, es decir, que es “lo que se busca con la producción de bienes y servicios, para esto, es necesario distinguir entre la empresa pública y privada”5. Las primeras, no persiguen fines de lucro, en cambio, las segundas si buscan beneficios económicos. Los objetivos se clasifican de acuerdo al área 5 Reyes Ponce, Agustín, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, México, Limusa, 1999, P. 84. 19 que abarquen en la empresa y del tiempo que se establezca para su alcance. Existen los objetivos estratégicos o generales, que comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo; los objetivos tácticos o departamentales, se refiere a un área o departamento en la empresa y se establecen a corto o mediano plazo; los objetivos operacionales o específicos, se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa y son a corto plazo. Recursos Para que la empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos o recursos que contribuyan a su funcionamiento adecuado. Uno de los fines de la administración es la productividad, es decir, la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para lograrla. Los recursos se clasifican en: a) Recursos Materiales. Son aquello bienes tangibles, propiedad de la empresa: Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc. Materias primas, materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc. b) Recursos tecnológicos. Aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de otros recursos: Sistemas de producción, ventas, finanzas, administrativos, etc. Fórmulas,patentes, etc. Sistemas de información. 20 Administración del conocimiento. c) Capital humano. De este depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. El capital humano es el activo más valioso de las organizaciones y posee características tales como posibilidad de desarrollo, creatividad, experiencia, habilidades, etc., mismas que lo diferencian de los demás recursos. Según la función que desempeñe y el nivel jerárquico en que se encuentre dentro de la organización, el personal puede ser: Obreros. Calificados y no calificados. Oficinistas. Calificados y no calificados. Supervisores. Se encargan de vigilar el cumplimiento de las actividades. Técnicos. Efectúan nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles, etc. Ejecutivos. Se encargan de poner en ejecución las disposiciones de los directivos. Directores. Fijan los objetivos, políticas, estrategias, etc. d) Recursos financieros. Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones. Entre los recursos financieros propios podemos mencionar los siguientes: Dinero en efectivo, Aportaciones de los socios (Acciones), Utilidades. Los recursos financieros ajenos pueden ser: Prestamos de acreedores y proveedores. Créditos bancarios o privados. 21 Emisión de valores (bonos, cedulas, etc.). 1.4 ÁREAS FUNCIONALES Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Cuatro son las áreas más comunes en las empresas: producción, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos. La efectividad de la administración de una empresa no depende el éxito de un área funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales. Las funciones de cada área de actividad, así como el número y denominación, estarán en relación con el tamaño, el giro y las políticas de cada empresa. 22 1.4.1 Recursos Humanos Los recursos humanos o mano de obra son las capacidades físicas y mentales que aplican las personas a la producción de bienes y servicios. Es trascendental la importancia que tienen los recursos humanos, siendo indispensable propiciar su desarrollo, por ser un recurso clave para el éxito de cualquier organización. El objetivo de esta área es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección y de capacitación y desarrollo6. 6 Mûnch y García, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, 7ª Edicion, México, Trillas, 2006, p.56. GERENCIA O DIRECCIÓN GENERAL Recursos Humanos Mercadotecnia Producción Finanzas 23 Funciones Del Área De RH La función central del área de RH se define como: Encontrar, mantener y desarrollar al capital humano de la empresa, motivado e integrado por valores morales hacia la misión y visión estratégica de la misma, por medio de sistemas competitivos de remuneración, ya sea económica o de reconocimiento al desempeño, con calidad de vida y dentro del marco legal, de tal forma que se alcancen los máximos resultados para ambas partes7. 1) Empleo Es el departamento que tiene por objetivo lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de acuerdo con una planeación de recursos humanos. Dicha función está respaldada por un adecuado proceso de reclutamiento, selección, contratación, inducción e integración del personal, así como la promoción, vencimiento de contrato de trabajo y transferencia del mismo. Asimismo se ocupa del entrenamiento, capacitación y el buen desarrollo de los trabajadores. Además, es el departamento que tiene el primer y el último contacto con el personal que trabaja en la empresa. 2) Administración de sueldos y salarios Es su responsabilidad que todos los trabajadores sean justa y equitativamente compensados mediante sistemas de remuneración racional del trabajo y de acuerdo con el esfuerzo, eficiencia, 7 Hernández y Rodríguez, Sergio, ADMINISTRACIÓN, Editorial MC Graw Hill, México 2012, 3ª edición, p.354. 24 responsabilidad y condiciones de trabajo de cada puesto. La administración de salarios deberá basarse en los tabuladores estructurados sobre valuaciones de puestos y los datos resultantes de encuestas de los mercados de trabajo que afecten a la organización, teniendo en cuenta los salarios mínimos legales vigentes en cada región de la República donde tenga sucursales la organización. Tomando en cuenta, la calificación de méritos, remuneraciones y vacaciones. 3) Relaciones laborales Es el departamento que tiene como responsabilidad principal lograr que las relaciones existentes entre la dirección y el personal (como la satisfacción en el trabajo y las oportunidades de progreso del trabajador) sean desarrolladas y mantenidas conciliando los intereses de ambas partes. En él encontramos las siguientes sub-funciones: comunicación, contratación colectiva, disciplina, motivación, desarrollo del personal y entrenamiento. 4) Servicios al personal Este departamento tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organización y tratar de ayudarles en problemas relacionados con su seguridad y bienestar personal. Las funciones principales por desarrollar en esta área son las siguientes actividades: recreativas, culturales, prestaciones, higiene y seguridad, protección y vigilancia, para el adecuado desenvolvimiento de los trabajadores. 5) Planeación de recursos humanos 25 Este departamento tiene como objetivo realizar estudios tendientes a la proyección de las necesidades de la organización en el renglón del personal, con sus consecuentes requerimientos de programas de capacitación y desarrollo. Enfocándose en el inventario de recursos humanos, la posible rotación del personal en los departamentos, así como la auditoria del personal. Organigrama Del Área De Rh8 8 Hernández y Rodríguez, Sergio, ADMINISTRACIÓN, Editorial MC Graw Hill, México 2012, 3ª edición, p.356. DIRECTOR GENERAL DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS O PERSONAL Administración de Sueldas y Salarios Política salarial, Evaluación de puestos Prestaciones sociales, (beneficios) y contractuales Sistema de nómina Altas, bajas e incidencias Historial: Altas, bajas, incapacidades, transferencias, historia laboral Capacitación y Desarrollo DNC Detección de Necesidades de Capacitación Programa de Capacitación y Desarrollo Medición del clima organizaciona por áreas y efecto de la capacitación Vinculación empresa-sistema educativo Búsqueda y Mantenimiento del Talento y Capital Humano Localización, reclutamiento, selección, inducción y contratación Detección de necesidades de capacitación Inventario de RH y Capital humano Evoución del desempeño individual Planeación, Organización y Control del Factor Humano Descripciones y certificaciones por competencias laborales Carreras internas, promociones y rotación Cultura laboral y código de ética Auditoría de RH Clima organizacional e indicadores de desempeño de áreas 26 Principales Herramientas y Técnicas del Área de RH Análisis de puestos El análisis de puestos es un método de investigación que se utiliza para estudiar y describir en forma genérica o analítica las funciones que deben realizarseen un puesto. La descripción genérica consiste en explicar en forma breve la actividad principal del puesto, considerando su función como un todo, sin entrar en detalles minuciosos. La descripción analítica consiste en señalar en forma detallada: a. Las actividades que deben realizarse; b. Los requisitos (habilidad, escolaridad, experiencia, conocimientos, etc.) indispensables para cubrir el puesto; c. Las responsabilidades del puesto (en valores, trámites, dirección de personas, etc.) d. Las condiciones ambientales de trabajo (iluminación, ruido, temperatura, limpieza, etc.); e. Los riesgos (enfermedades y accidentes) involucrados en las funciones que se desempeñan en el puesto analizado. El análisis de puestos es impersonal, es decir, se refiere específicamente al puesto, no a la persona que lo desempeña, para evaluar el trabajo personal se utiliza la técnica de calificación de méritos. Por su utilidad, el análisis de puestos sirve como información básica para realizar técnicamente otras funciones, entre ellas: reclutamiento, selección, entrenamiento, calificación de méritos, valuación de puestos, seguridad e higiene. 27 Calificación de méritos La calificación de méritos es una técnica que permite evaluar separadamente el desempeño de un trabajador, en forma objetiva y por un periodo determinado; dicha técnica se ha desarrollado para reducir subjetividades, favoritismos y juicios apresurados en decisiones que afectan al personal: promociones y ascensos, aumento de salarios, incentivos, reconocimiento, etc. Para evaluar el desempeño en el trabajo se han creado varios métodos que van de los simples a los complejos y que, por lo general, evalúan los siguientes puntos: a. En el trabajo: calidad, cantidad, rapidez, dedicación, iniciativa conocimientos y responsabilidad; b. En sus relaciones sociales: disciplina, compañerismo y colaboración. La calificación de méritos es una herramienta de gran utilidad que refleja el desempeño y actitud de los trabajadores, debiendo utilizarse con criterio objetivo para tomar decisiones justas, ya que éstas son de gran trascendencia para las personas calificadas, puesto que afectan los ingresos, el prestigio, la seguridad, las promociones, los incentivos, el desarrollo, etc. Los aspectos del proceso de calificación de méritos, cuándo son bien manejados, mejoran las relaciones humanas y contribuyen a la creación de un ambiente laboral más justo; sin embargo, debe mencionarse que la calificación de méritos es une de las cuestiones 28 más delicadas de tratar y que origina muchas veces suspicacias y problemas de relaciones humanas. Valuación de puestos La valuación de puestos surge por la necesidad de resolver el difícil problema de determinar cuáles son las relaciones de importancia entre los diversos puestos para poder remunerar equitativamente a los trabajadores por los servicios que prestan y reducir en gran medida el elemento de subjetividad en la valuación, ya que las decisiones influyen en aspectos tan importantes como la jerarquía, el salario, el prestigio, el reconocimiento, etc. Tomando como base el análisis de puestos, en el proceso de valuación de los mismos se toman en cuenta los diversos grados de conocimiento, habilidad, esfuerzo y responsabilidad que se requieren y las condiciones de trabajo en que se desempeñan, con el fin de establecer una relación de importancia objetiva para determinar el nivel de salario de cada puesto, partiendo del cumplimiento al ordenamiento legal referente al pago del salario mínimo. Para la valuación de puestos se han elaborado varios métodos, desde los más simples hasta los más complejos; la subjetividad prevalece en los primeros y la ponderación técnica en los segundos, para eliminar la influencia de los factores subjetivos. Independientemente del método que se utilice, el objetivo de la valuación de puestos debe consistir siempre en establecer una escala de salarios justa en relación colas características que requiere el desempeño de los diversos puestos. 29 1.4.2 Mercadotecnia La mercadotecnia como función en una empresa, se puede definir como: Conjunto de actividades que se realizan en una entidad económica, las cuales van encaminadas hacia el logro de las metas de venta de sus productos y servicios, para obtener beneficios financieros a partir de la satisfacción plena de los clientes, a fin de lograr su fidelidad9. Es una función muy importante ya que reúne los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado10. Es un sistema total de actividades de negocios ideado para planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promoverlos y distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organización11. Objetivos del Área de Mercadotecnia El objetivo central del área de mercadotecnia en las empresas consiste en comercializar y distribuir los productos, dejando satisfechos a los usuarios12. Las empresas buscan obtener beneficios económicos para crecer y retribuir a los inversionistas, principalmente las empresas del sector 9 Hernández y Rodríguez, Sergio, ADMINISTRACIÓN, Editorial MC Graw Hill, México 2012, 3ª edición, p.300. 10 Mûnch y García, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, 7ª Edicion, México, Trillas, 2006, p. 54. 11 Kotler, Philip, Armstrong, Gary. (1998). 12 Hernández y Rodríguez, Sergio, ADMINISTRACIÓN, Editorial MC Graw Hill, México 2012, 3ª edición, p. 301. 30 privado, aparte de cubrir los costos de producción y gastos de administración. En el sector público, el objetivo no es vender, sino que solo requiere difundir las bondades de sus servicios y evaluar continuamente la satisfacción de los usuarios, así como su imagen pública, para generar confiabilidad y credibilidad. Funciones del Área de Mercadotecnia Los departamentos que integran el área, así como sus funciones generales, son los siguientes: Investigación de mercados La investigación de mercados es un sistema de información de mercadotecnia que se encarga de investigar los hechos más relevantes del mercado, con el fin de proporcionar un estudio informativo veraz y oportuno a los directivos de la empresa. La responsabilidad principal de este departamento es crear un proceso sistemático de obtención de información, con la finalidad de servir a la gerencia a tomar decisiones para señalar planes y objetivos del área mercadológica. Planeación y desarrollo de productos La responsabilidad de este departamento es preparar, de acuerdo con las normas y procedimientos aprobados por la dirección, los proyectos para el desarrollo de nuevos productos; así como analizar, estudiar y sugerir innovaciones en la línea actual, según la necesidad de ventas, de mercado o de competencia. 31 Ventas Este departamento tiene como objetivo desarrollar la fuerza de ventas de la empresa a través de los canales de distribución establecidos, para lograr la transferencia de productos y servicios de acuerdo con políticas y métodos definidos. Asimismo, tiene a su cargo la elaboración de los planes de acción por productos, clientes, zonas y vendedores. Promoción La finalidad más común de la promoción es lograr ventas a un corto plazo y/o dar a conocer un producto o servicio. Le corresponde mantener siempre activo el contacto empresa-cliente-consumidores mediante una acción que contribuya a crear, estimular y sostener la imagen de la empresa y sus productos, para facilitar el desarrollo de una más productiva actividad de ventas. Publicidad La publicidad es uno de los instrumentos más importantes delas relaciones públicas, para ganar y agradar a la opinión pública. Es el departamento que tiene como función principal realizar estudios y campañas para la presentación y promoción de productos, servicios, ideas o imágenes que consideren necesidades de la empresa y las exigencias del mercado. Además, coordina contactos con agencias para el desarrollo de campañas, selección de temas, estrategias y medios de comunicación (radio, T.V., cine, revistas, exteriores, etc.). 32 Reparto Tiene la responsabilidad de llevar un control del almacenamiento y traslado de las mercancías hasta el cliente o consumidor final, según sea el caso, así como de organizar los embalajes y el despacho de acuerdo con pedidos, y planear la utilización más eficiente de los medios de transporte. Mezcla de Mercadotecnia Integra elementos importantes que ayudan a conocer mejor la mercadotecnia y sus funciones dentro de una empresa. Quedando como se menciona: 1) Producto (incluye los servicios): esto se refiere a todo lo tangible e intangible que ofrece la empresa a un conjunto de usuarios- consumidores de un mercado determinado, para satisfacer una o varias necesidades. El producto no solo incluye la unidad física, sino su empaque, garantía, servicio postventa, nombre de la marca, imagen de la compañía, valor, etc. 2) Precio: es la cantidad de dinero que los clientes tienen que pagar para obtener el producto. Es un arma competitiva y es importante para la organización, ya que el precio multiplicado por la cantidad de unidades vendidas es igual al ingreso total de la empresa. 3) Plaza (distribución): incluye las actividades de negocios relacionadas con el almacenamiento y transportación de materias primas o productos terminados, mediante el uso de los diferentes canales. La meta de la distribución es asegurar que 33 los productos lleguen en condiciones de uso a los sitios asignados cuando se les necesita. 4) Promoción: la promoción implica actividades que comunican las ventajas del producto y persuaden a los clientes meta de lo que compren. 1.4.3 Producción La función de producción es un área particularmente necesaria dentro de una empresa. Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas13. ¿Es lo mismo ingeniería de producción y administración de la producción? La respuesta es no. A pesar de que hay áreas de interés mutuo, en términos generales el ingeniero de producción se encarga de diseñar el equipo físico, en tanto que el gerente de producción se ocupa en organizar el uso del equipo y de los demás recursos, como son el dinero, el personal y materiales diversos. Producir es el acto de transformar la materia prima en un bien, ya sea tangible o intangible, pero ésta es sólo una parte de todo el proceso gerencial que controla el área de producción. 13 Mûnch y García, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, 7ª Edición, México, Trillas, 2006, p. 53. 34 Funciones del Área de Producción Para comprender de manera más específica el funcionamiento del área de producción de una empresa, es necesario dividirla, como ya vimos con anterioridad. La división que utilizaremos es arbitraria, pero nos servirá para entender sus áreas de responsabilidad. Ingeniería del producto El producto es la razón de ser del área de producción, es el resultado más palpable de la interrelación entre la mercadotecnia y producción. La ingeniería se puede definir como “la actividad humana y profesional de implementar el conocimiento científico para lograr la conversión eficiente de los recursos naturales en beneficio de la humanidad”. Esta tarea requiere de las siguientes sub-funciones: investigación, desarrollo, diseño, construcción, estudio y medición del trabajo, estudio de métodos, fabricación y reparación de herramientas y equipo. Ingeniería de la planta Diseño, aprobación, instalación, supervisión, mantenimiento y servicios referentes al buen funcionamiento de la planta para la fabricación del producto. También tiene como funciones el mejoramiento y la modernización, así como la seguridad y protección de las instalaciones físicas y el equipo utilizado para producir un producto o proporcionar un servicio. Entre las sub-funciones de esta área mencionaremos las siguientes: mantenimiento, control del equipo de la planta, servicios auxiliares y operación. 35 Manufactura Es el área encargada de elaborar productos para la venta, transformando su forma, composición o combinación de materiales, partes o sub-ensambles. Dentro de esta área encontramos las siguientes sub-funciones: talleres de sub-ensambles y de ensamble final, áreas de reparación y servicios, almacenes para materia prima, así como productos terminados. Departamento de control de calidad Esta área establece límites de aceptación en las características del producto y reporta el grado en que éstas se están cumpliendo. Las funciones que genera esta área son las siguientes: Métodos de control. Determinan formas de prevenir o limitar desperfectos (defectos) no aceptables en los productos, partes o sub- ensambles. Medidas de control. Mantienen la precisión de medida en los instrumentos utilizados en las actividades de inspección. Inspección y pruebas. Conducen el análisis y las medidas de control, rechazan productos. Departamento de compras También llamado de adquisiciones y abastecimiento. Generalmente lo encontramos dentro de la estructura funcional del área de producción de una micro, pequeña y mediana empresa. En particular, consideraremos a esta función como un área de responsabilidad y de 36 suma importancia para cualquier organización. Por lo tanto, su análisis exige un apartado más adelante como área funcional, al mismo nivel de finanzas, recursos humanos o mercadotecnia. 1.4.4 Finanzas Es la función dentro de la organización que tiene como objetivos la obtención y aplicación de los recursos financieros. La estructura financiera consiste en los diferentes capitales de que dispone la empresa y el empleo que hace de ellos. Las actividades del administrador financiero en una empresa pueden evaluarse con base en los estados financieros básicos de la misma. Sus tres funciones primarias son: 1. Planeación y análisis financieros. 2. Determinación de la estructura de activos. 3. Manejo de la estructura financiera. Funciones del Área de Finanzas Las funciones que realiza el área de finanzas se dividen en dos grupos: 1. Las relacionadas con la obtención de fondos, al realizar estudios sobre las mejores y más apropiadas fuentes de financiamiento: emisión de acciones, obligaciones, reinversión de utilidades, créditos de proveedores, de instituciones de crédito, etc. 2. Las relacionadas con la administración de los fondos obtenidos, asignando recursos en inversiones óptimas para lograr los 37 objetivos, que, en el caso de una empresa, estarán vinculadas con la maximización de las utilidades. Actividades principales a. Estudios de planeación financiera y elaboración de pronósticos de necesidades para obtener o invertir fondos y planearlos métodos más adecuados. b. Manejo de fondos. c. Planear y controlar los presupuestos. d. Determinar políticas de crédito y cobranzas. e. Establecer sistemas de pagos, nóminas, reportes contables, facturación, etc. f. Realizar proyectos de nuevas inversiones. g. Mantener relaciones con fuentes reales o posibles de financiamiento (relaciones públicas con funcionarios de instituciones de crédito). Tesorería La función principal de tesorería consisteen planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo y establecer estrategias para contribuir a lograr la óptima productividad en el manejo de los recursos financieros de la organización. En el caso de una empresa, las entradas o ingresos serán principalmente por la venta de los productos o servicios, y las salidas o egresos por concepto de pagos a proveedores, salarios al personal, impuestos, costos financieros, rentas, etc. 38 Crédito y cobranzas Las ventas a crédito son uno de los factores que tienen influencia en la demanda de los productos o servicios; cuando la empresa decide vender a crédito, es común la creación de un departamento de crédito y cobranzas, cuya función consistirá en establecer: a. En cuanto al crédito Las políticas y procedimientos de crédito a sus clientes, determinando, por ejemplo: los montos mínimos y máximos de crédito, las condiciones y plazos para cubrir los créditos, los procedimientos que se deban seguir y la información que deben proporcionar los solicitantes para analizar su capacidad y liquidez de pago, lo cual servirá para decidir sobre su aceptación o rechazo. Las políticas y procedimientos que se establezcan para los créditos tienen también una influencia significativa en las ventas. b. En cuanto a la cobranza Las políticas y los procedimientos de cobranza para cubrir los créditos otorgados, así como el estudio y control de los medios de apoyo en la labor de cobranza (estados de cuenta, cartas, telegramas, llamadas telefónicas, etc.), y el análisis de los factores que ocasionan pérdidas por deficiencias, para tomar acciones correctivas. La política general de cobranzas estará en relación con las alternativas que se establezcan para efectuar los pagos: a cobradores, por correo, depósito en cuenta de cheques de la empresa, etc.; y la aceptación de pagos en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o cualquier otro. 39 Contabilidad La contabilidad es una técnica que, mediante normas y procedimientos establecidos, registra, clasifica, analiza y resume en forma cuantitativa y monetaria las operaciones efectuadas, para proporcionar información en cualquier momento sobre la situación financiera de una organización. a. Contabilidad de costos Es la ramificación de la contabilidad general, que diseña procedimientos para registrar y analizar los gastos de una empresa. Sus objetivos son controlar los gastos y eliminar desperdicios; sirve además para fijar las bases de las políticas de precios y presupuestos; tiene injerencia en todas las áreas funcionales de la empresa. Auditoría interna La mayoría de las empresas medianas y grandes tienen dentro de su estructura organizacional un departamento de auditoría interna, donde se desarrolla la función de verificar la exactitud de los registros contables del organismo social, para lo cual se sigue su huella, es decir, se recorre el camino trazado por las operaciones realizadas, para comprobar: a. Que lo registrado coincide con lo realizado; b. El grado de cumplimiento de las normas establecidas: políticas, reglas, procedimientos, etc. En virtud de que la contabilidad no controla, sino simplemente informa, el departamento de auditoría interna, cuando lo considere necesario, 40 puede recomendar medidas de control interno, por ejemplo, realizar cambios de políticas, procedimientos, métodos, etc., para simplificar el trabajo de auditoría y asegurar una mayor efectividad en el logro de los objetivos. CAPÍTULO 2: LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES 2.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN Primero que nada debemos definir lo que es un administrador, ésta palabra se refiere a la persona encargada de realizar actos de administración en parte o en la totalidad del patrimonio de otra.14 El administrador es aquella persona que aplica sus conocimientos y destrezas para planear, organizar, dirigir y controlar actividades con la finalidad de guiar a una organización hacia la consecución de sus objetivos.15 El administrador moderno, debe dominar las técnicas administrativas y estar al tanto de los cambios en el medio internacional, debe conocer su marco social y sus consecuencias para la empresa; necesita tener un buen dominio de las relaciones humanas, excelente capacidad de comunicación y ser un acertado tomador de decisiones. 14 Enciclopedia Salvat Universal, tomos 1 y 16 15 Eyssauter de la mora, Maurice, Elementos básicos de la Administración, Editorial Trillas, 2010, p. 13, México, D.F. 41 Requiere conocimientos en el manejo de los procesos de producción, así como el correcto procesamiento de la información, todo esto lo lleva a tener un buen dominio técnico de su área de trabajo, además de mostrar flexibilidad en su propio trabajo. ADMINISTRACION Administración: Es la integración y coordinación adecuada de los recursos humanos, financieros y materiales de una organización con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos16. Administración: Ciencia compuesta de principios, técnica y práctica, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, mediante los cuales se alcanzan propósitos comunes que no se logran de manera individual en los organismos sociales17. Administración: coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de objetivos organizacionales, lo que se consigue por medio de cuatro elementos:18 Dirección hacia objetivos Participación de personas Empleo de técnicas Compromiso con la organización 16 Eyssauter de la mora, Maurice, Elementos básicos de la Administración, Editorial Trillas, 2010, p. 14, México, D.F. 17 Wilburg Jiménez castro, Administración, teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad, p. 11, 2012, editorial Mc Graw Hill 18 E. Kast, Administración, teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad, p. 11, 2012, editorial Mc Graw Hill 42 2.2 OBJETIVOS Si no tiene ningún propósito que los individuos traten de cooperar y procurar lograr algo, no hay justificación para la administración. Es obligatorio un objetivo para que exista la sensación de logro. Habiendo algún propósito, la administración gira alrededor de los objetivos. Las prácticas efectivas de la administración están relacionadas con la selección e identidad de los objetivos que se buscan. Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere un campo de acción definido y que sugiere la orientación para los esfuerzos de un dirigente. Importancia de los Objetivos En realidad, los objetivos poseen facultades inherentes en sí mismas para estimular la acción. Cuando son conocidos o están definidos, ayudan a identificar lo que debe hacerse y reducen al mínimo los olvidos o falsas interpretaciones. Los objetivos dan significado al famoso refrán: “poco se niega a un trabajo bien dirigido; poco se logra sin ello”. Con demasiada frecuencia se desperdician los esfuerzos debido a que se usan las energías hacia diferentes enfoques inciertos y se mezclan con conflictos interpersonales. La principal necesidad de la mayoría de los miembros de las empresas es una sola meta o varias principales, hacia la cual todos los miembros, principalmente los directivos, están motivados con la máxima velocidad y precisión. 43 La importancia de los objetivos está ampliamente aceptada. La mayoría de los administradores están de acuerdo en que son vitales. Objetivos inadecuados o inapropiados pueden atrasar la administración y sofocar las operaciones de cualquier organización. La dificultad está en que los administradores sepan cuáles son sus objetivos actuales, en que los identifiquen,en que los actualicen y los usen con eficacia en su trabajo administrativo. Con demasiada frecuencia no se enuncian los objetivos, se descuidan olvidan o ignoran. Se ha dicho que los objetivos constituyen el área olvidada de la administración. Es común que un gerente encuentre que los detalles de una operación inmediata han ocupado tanto tiempo que ha perdido de vista el objetivo principal básico del principal problema de la mano. Una útil sugerencia para cualquier gerente es que se dedique en forma periódica a reiterar sus objetivos y luego determinar si efectivamente está trabajando hacia las metas. Clasificación de los Objetivos Las empresas existentes, las habilidades tecnológicas, la capacidad financiera y las condiciones del mercado prescriben muchos de los objetivos de una organización. A su vez, pueden surgir áreas claves específicas para las cuales pueden derivarse sub-objetivos y evaluarse el grado de su logro. Algunas de estas áreas de resultados clave son: Liquidez 44 Posición en el mercado Productividad Liderazgo de sus productos Desarrollo personal Actitudes de los empleados Responsabilidad pública Equilibrio entre los planes a corto y a largo plazo Para ayudar al estudio de la administración, los objetivos pueden clasificarse como (1) primarios, (2) secundarios, (3) individuales, y (4) sociales. Proporcionar bienes y servicios realizables para el mercado. Los objetivos primarios, que por lo general se considera que están relacionados a una compañía, no a un individuo. Proporcionan tales bienes y servicios, se ofrece a los consumidores lo que desean, y se puede recordar recompensas a los miembros de la compañía que participaron. En esta forma, se puede seguir la pista de los objetivos primarios al nivel de asignación de trabajo ejecutado por el miembro individual. Los objetivos secundarios ayudan a alcanzar los objetivos primarios e identifican las metas para los esfuerzos designados a aumentar la eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo. Los objetivos que se refieren a análisis, consejo e interpretación, son ejemplos de esto. Su contribución es indirecta porque proporcionan esfuerzos de apoyo a los dirigidos por los objetivos primarios. Los objetivos secundarios, igual que los objetivos primarios, son de naturaleza impersonal. 45 Los objetivos individuales, como su nombre lo implica, son los de miembros individuales de la organización. Dependiendo del punto de vista que se tome, se logran subordinándolos a los objetivos primarios o secundarios, o haciendo que apoyen realísticamente al logro de los objetivos individuales. La mayoría de los objetivos individuales pueden ser económicos, es decir, monetarios u objetivos relativo a necesidad de materiales, o psicológicos: status, reconocimiento, o recompensas no financieras deseadas en pago del uso de sus recursos personales. La naturaleza específica de las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización, y las relaciones entre los alicientes de una organización y las contribuciones individuales, son interdependientes y bastantes complejas. Los objetivos sociales se refieren a los objetivos de una organización hacia la sociedad. Colectivamente, en ocasiones se designa como “el concepto empresarial de la ciudadanía”. Incluyen las obligaciones que hay que cumplir de acuerdo con los requisitos impuestos por la sociedad, tales como las relativas a la salud, seguridad, prácticas laborales y regulación de precios. Además, incluyen objetivos intentados para acelerar las mejoras sociales y físicas de la comunidad, y para contribuir en las actividades cívicas convenientes a la comunidad. Debe señalarse que las compañías que logran sus objetivos primarios contribuyen a sus respectivas comunidades creando el apoyo de riqueza económica, de empleo y financiero, necesario para la colectividad. 46 2.3 EL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO HERRAMIENTA DE LA ADMINISTRACIÓN El Proceso Administrativo Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como: el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.19 Proceso Administrativo: Instrumento teórico básico que le permite al administrador profesional comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa (organización)20. Para entender el Proceso administrativo y su aplicación en la empresas, es fundamental entender a este como un sistema con objetivos determinados, que funciona gracias a insumos, procesos productivos, productos (resultados), que se “autorregulan” por la 19 Eyssauter de la mora, Maurice, Elementos básicos de la Administración, Editorial Trillas, 2010, p. 14, México, D.F. 20 Hernández y Rodríguez Sergio, Palafox de Anda Gustavo, Administración, teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad, editorial Mc Graw Hill, p.165 47 evaluación continua de su funcionamiento, gracias a los controles, el enfoque de sistemas es holístico (totalizador), por que las partes del proceso administrativo son elementales interactuantes; las causas y efectos repercuten entre ellos. Cada uno de los elementos o componentes del Proceso Administrativo requiere entenderse plenamente. En apariencia, cualquier persona sabe lo que es planear, organizar, dirigir y controlar; sin embargo, el administrador debe manejar esos términos en forma precisa y con las peculiaridades de su aplicación a la organización que administre. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social Como herramienta de la administración: La empresa requiere de la administración para hacerla funcionar y actuar. Por tanto la administración es aplicable y necesaria a cualquier grupo social. Asimismo, toda industria, comercio o servicio requiere de la administración para dirigir la fuerza de trabajo, aplicar la estructura y 48 la estructuración, aplicar y adecuar normas de trabajo, procedimientos y políticas para sistematizar y especializar las funciones de trabajo de la empresa. De esta manera, es la empresa la entidad donde se desarrolla y desenvuelve la administración para integrar y coordinar adecuadamente los recursos y procesos administrativos y alcanzar los objetivos de la organización. Así, ninguna empresa podría funcionar y desarrollar sus actividades si no cuenta con una administración que la impulse y la dirija. Una empresa está formada de funciones que establecen un proceso de acción y que comprenden una sucesión de actividades interdependientes, para esto, los administradores de cualquier tipo o tamaño de empresas, deben tener los mismos conjuntos de funciones que comprenden los pasos básicos para iniciar una empresa o para mantenerla trabajando, de la manera más eficaz pero sobre todo más eficiente. Es de vital importancia saber que la funciónadministrativa de la dirección de empresas, contiene actividades gerenciales que se aplican a través del proceso administrativo y operativo. Las etapas del proceso a su vez forman un conjunto de pasos lógicos y ordenados que hay que seguir para realizar las actividades gerenciales o administrativas de toda la empresa, así, las funciones administrativas y operativas tienen actividades fijas, las cuales son asignadas a cada área de acuerdo a su relación con la empresa y a su funcionamiento 49 2.3.1 Planeación Es la proyección impresa de acción; toma en cuenta información del pasado de la empresa y de su entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla y medir su desempeño total y el de sus miembros, por medio de controles que comparan lo planeado con lo realizado, además de ser una función básica de la administración y una parte importante del conocimiento común de ella.21 21 Hernández y Rodríguez Sergio, Palafox de Anda Gustavo, Administración, teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad, editorial Mc Graw Hill, p.169 50 La importancia y excelencia de una administración se mide de acuerdo con la visión que se tenga de la organización y los planes para realizarla. Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?). La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar. Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos. Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos. 51 Desarrollo de la Planeación Corporativa En un medio de cambios bruscos, la planeación basada en previsiones del mercado puede quedar obsoleta de un día para otro. Para esto, la formación de productos relacionados y de unidades estratégicas de negocios otorga a las organizaciones el control homogéneo de la empresa. Es por esto, que las organizaciones modernas requieren de un marco de trabajo para una planeación que corte a través de las fronteras de la organización y que facilite las decisiones estratégicas, sobre los grupos de consumidores y los recursos. Así como también una planeación que pueda formar el futuro, que estimule el pensamiento empresarial y sobre todo, que refuerce el compromiso de la administración hacia la estrategia de la organización El proceso histórico de la planeación se ha desarrollado desde una perspectiva interna de la organización hacia fuera de la misma. La planeación corporativa tuvo sus inicios a principios del año 1960 e incluía las previsiones a largo plazo, en un concepto estudiado se le define a la planeación corporativa “como un proceso formalizado y estructurado que incluye el establecimiento de metas corporativas, objetivos y desarrollo de planes divisionales como un medio para alcanzar esas metas”22. 22 Ronald J.Kudia, “Elements off effective Corporate Planning”, en Long Range Planning,vol. 9 , num. 4, Agosto de 1976, p. 82 52 La planeación estratégica ha sido una ampliación de la planeación corporativa. La planeación estratégica aplicable a empresas grandes y muy grandes se conoce como estrategias corporativas. El proceso de planeación administrativa es una serie de actividades secuenciales que llegan a la implementación de planes en organizaciones, cada una de las etapas del proceso de planeación varían según el tipo y la aplicación del plan. Para esto, se considera que el proceso de planeación, así como su contenido, se debe adecuar y adaptar al tipo de organización y situación que tenga en el mercado. Niveles de Planeación La actividad de la planeación media se efectúa por la gerencia departamental y cubre cada una de las áreas de la organización, por otro lado la planeación departamental, como también se le conoce, cubre un periodo de uno a tres años, y la planeación operativa o de dirección inferior se efectúa en el nivel sub-departamental u operativo, y abarca áreas como desde supervisión del personal, control de agente de ventas, auditoria interna, jefatura de piso, control de la calidad hasta la jefatura de almacén, los planes operativos y sub- departamentales generalmente tienen un alcance de un año o de un periodo presupuestal. 53 Planes Estratégicos Los planes estratégicos de la empresa se basan en los resultados de las evaluaciones internas y externas, así como en los objetivos generales que se establecieron. Los contenidos específicos de los planes estratégicos varían mucho entre las empresas, es por esto que no existe un modelo único para todas las organizaciones. Planes Tácticos e Intermedios Los planes tácticos se establecen para implantar los planes estratégicos; estos planes tácticos, utilizados en cualquier nivel de planeación, son de corta duración, adaptativos y se emplean para alcanzar metas limitadas, una vez establecido el contacto inicial con el mercado. 54 Los planes intermedios tienen una duración de uno a tres años de alcance e implantan el plan estratégico, para esto la planeación intermedia se inicia con la concretación de las políticas de la organización que sirven de guía para la toma de decisiones de los directivos y mando medios. Estos planes se conocen como departamentales y adquieren los nombres de su función o área: como plan departamental de mercadotecnia, de producción, plan financiero, plan de recursos humanos Planes Operativos Los planes operativos son de corto tiempo y están diseñados para implantar los planes estratégicos e intermedios: se preparan en el nivel sub-departamental o de unidad de trabajo. Los planes operativos detallan lo siguiente: Los programas que especifican como alcanzar los objetivos siguiendo una secuencia de acciones necesarias. Los procedimientos para realizar las actividades planeadas que ocurren regularmente. Los presupuestos requeridos para lograr cada objetivo del plan y ubicar los recursos financieros por utilizar. Implantación, Seguimiento y Control de los Planes La implantación de los planes se efectúa a través de los cambios en la estructura de las organizaciones, concentrándose principalmente en algunas funciones básicas de la administración como la mercadotecnia, investigación y desarrollo, finanzas y producción. 55 El seguimiento y control de los planes se llevan a cabo por medio de la comparación del desempeño real con el que se planeó originalmente. Cuando los resultados no concuerdan con lo planeado, se inician las acciones correctivas para producir los resultados que originalmente se querían. Para estas acciones se utilizan dos tipos de control, control preventivo y control correctivo: El control correctivo se aplica midiendo los resultados deseados en términos de condiciones a futuro. Las acciones correctivas se toman si estas pueden poner
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