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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIHUAHUA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN Guía de auditoria 6040. Gastos Definición La NIF A-5, Elementos básicos de los estados financieros define al gasto como: “El decremento de los activos o incremento de los pasivos durante un periodo contable, con la intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. Clasificación Aquéllos que se derivan de operaciones usuales; es decir, que son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no. Ordinarios Aquéllos que se derivan de operaciones inusuales, es decir, que no son propios del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no. No ordinarios Por otro lado la NIF A-2, Postulados básicos, señala en su párrafo 47 que los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. En el párrafo 49 de la NIF A-2 se señala que la asociación de los costos y gastos con los ingresos se lleva a cabo: a) Identificando los costos y gastos que se erogaron para beneficiar directamente la generación de ingresos del periodo. En su caso, deben efectuarse estimaciones o provisiones. b) Distribuyendo, en forma sistemática y racional, los costos y gastos que están relacionados con la generación de ingresos en distintos periodos contables. El presente boletín se refiere al examen de gastos, incluyendo los que por su naturaleza se clasifican como ordinarios y no ordinarios. También, incluye el examen de aquellas partidas que constituyen incrementos de activos, como son los costos aplicados a inventarios y otros gastos capitalizables. Sin embargo, en este documento no se incluyen los procedimientos recomendados para el examen de ciertas aplicaciones a resultados, y que se tratan en otros boletines de la misma serie 6000. Alcance y limitaciones Objetivo del boletín Establecer procedimientos de auditoría recomendados para el examen de gastos, tal como se conceptúan en el párrafo anterior. Dichos procedimientos, sin embargo, deben ser diseñados por el auditor tomando en consideración las condiciones y características de la entidad. Objetivos de auditoría a. Comprobar que los gastos representan transacciones efectivamente realizadas y que corresponden a los fines propios de la entidad. b. Verificar se encuentren registrados todos los gastos que corresponden al periodo revisado, y que no se incluyan transacciones de periodos anteriores o posteriores. c. Verificar que no existan activos capitalizables contabilizados como gastos d. Comprobar que los gastos estén adecuadamente contabilizados y presentados, de acuerdo con las Normas de Información Financiera, y que las bases de contabilización y presentación sean consistentes con las del año anterior. Control interno Boletín 3050, Estudio y evaluación del control interno, en el que se definen los elementos de la estructura del control interno y se establecen los pronunciamientos normativos aplicables para ese fin, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditoría. Boletín 6040, Metodología para el estudio y evaluación del control interno, se establecen los procedimientos recomendados para llevar a cabo dicho estudio y evaluación. Controles internos clave, específicos, que deberán verificarse durante la etapa relativa al estudio y evaluación del control interno: Los gastos son autorizados por funcionario responsable. Existe una segregación de funciones para su autorización, su pago y su registro Se tiene establecido un control presupuestal para estas erogaciones. Se cuenta con registros contables apropiados para el control, clasificación e información de los gastos por áreas de responsabilidad. Materialidad y riesgo de auditoría Para la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría de la revisión de gastos, el auditor debe considerar la materialidad de éstos en relación con los estados financieros tomados en su conjunto, así como el riesgo de auditoría. Para establecer el alcance de las pruebas de auditoría en el rubro de gastos debe considerarse el análisis de los factores o condiciones que influyen en la determinación del riesgo donde se define inherente, así como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Algunos ejemplos de estos factores son: La naturaleza y características propias de los gastos. Ausencia o inadecuadas políticas de capitalización. Carencia de controles para reconocer y registrar en forma oportuna y adecuada los gastos. Cargos y créditos extraordinarios. Carencia o procedimientos inadecuados de revisión y autorización de desembolsos. Registros auxiliares poco confiables. Procedimientos de auditoría De acuerdo con el Boletín 3040, Planeación de una auditoría de estados financieros, el auditor deberá efectuar una planeación adecuada de su trabajo para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible, considerando siempre los aspectos de materialidad. 1.Planeacion Naturaleza de los gastos y políticas de capitalización reglas de reconocimiento de los mismos y presentación en los estados financieros la forma en que opera la empresa, sus características sistemas de información políticas de registro estructura de la organización segregación de funciones definición de líneas de autoridad y responsabilidad, si se cuenta o no con la función de auditoría interna En la planeación el auditor debe obtener información sobre: Con el propósito de evaluar la materialidad de los gastos en relación con los estados financieros en su conjunto e identificar cambios significativos o transacciones no usuales, el auditor aplicará, entre otros, los siguientes procedimientos: 2.Revision analitica Comparación de las cifras de los distintos renglones del periodo sujeto a revisión contra presupuestos y contra las cifras del año anterior, tomando como elemento de juicio el índice nacional de precios al consumidor y las características particulares de la entidad sujeta a revisión, y así juzgar si las variaciones o la ausencia de éstas y las tendencias son razonables. • Obtener y analizar explicaciones de variaciones importantes o extraordinarias en relación con el año anterior y con presupuestos. • Análisis de razones financieras, tales como: gastos de operación a ventas netas, gastos de fabricación a costo de producción, etc., para identificar variaciones y tendencias, para así juzgar la razonabilidad de éstas con base en el conocimiento general de la entidad y de su entorno. - Generalmente, el auditor desarrolla pruebas de controles con objeto de tener una seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que pretende confiar, existen y se aplican eficazmente. - En términos generales, las pruebas de controles se dirigen a corroborar el funcionamiento de los controles internos clave, por tanto, como cualquier procedimiento de auditoría, deben diseñarse en función de las circunstancias particulares de cada entidad. 3.Pruebas de cumplimiento - Como resultado de la planeación del trabajo de auditoría, que incluyó, entre otros aspectos, el estudio y evaluación del control interno, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento, los procedimientos de revisión analítica y considerando nuevamente los factores de materialidad y riesgo de auditoría, el auditor podrá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias. 4.Pruebas sustantivas Algunaspruebas sustantivas que pueden ser aplicables: a) Verificar que los saldos de los auxiliares de las subcuentas de gastos coinciden contra el mayor general. b) Revisión general de los auxiliares de gastos para detectar y, en su caso, investigar partidas poco usuales. c) Examen crítico de los documentos que respaldan los gastos, para verificar que los bienes o servicios hayan sido efectivamente recibidos y que se derivan de transacciones normales y propias. Presentación y revelación El auditor debe verificar que exista una presentación y revelación adecuada de los gastos en los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Fecha de emisión y revisión de este boletín Este boletín fue emitido en marzo de 1995 y fue revisado en enero de 2011.
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