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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CIENCIAS POLITÍCAS Y SOCIALES LA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN LA CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VÍNCULOS ENTRE EMPRESAS DE DISTINTOS PAÍSES T E S I S QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN ESPECIALIDAD EN PUBLICIDAD P R E S E N T A DIANA RUBÍ AGUILAR LOZANO ASESORA: DRA TANIA ELENA GONZÁLEZ ALVARADO MÉXICO, D.F. 2010 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. Agradecimientos A la máxima casa de estudios, la Universidad Nacional Autónoma de México, por permitirme explotar aún más mis capacidades y formar en mí a una profesionista; A DGAPA-UNAM por el apoyo recibido para la realización de este trabajo de tesis a través del Programa de Apoyo a Proyectos de Investigación e Innovación Tecnológica; A mi asesora, la doctora Tania González, por la oportunidad brindada en la incorporación a este proyecto de investigación, a su interés profesional en mí, a su paciencia y apoyo; A los sinodales: Arturo Rodríguez, Jacquelinne Sánchez, Lilia Ramos y María Teresa García, por el tiempo dedicado a la revisión de esta tesis, por sus comentarios y buenos deseos; Al ingeniero Rodolfo Márquez por su estímulo y valiosos consejos; Al maestro José María Velasco por su apoyo; A todos aquellos que se mantuvieron cerca de este trabajo. Dedicatorias A Jehová por ser mi guía en la vida y permitirme disfrutar de este día; A la mujer más importante de mi vida, mi madre, por creer en mí, por su entrega, apoyo, paciencia y amor continúo en cada una de las etapas más importantes de mi vida; A mis hermanas, Montserrat, Kenya y Adriana, por permitirme aprender constantemente de ellas; A Ulises, quien aún bajo circunstancias difíciles siempre estuvo al pendiente de mí. Y a quién en un futuro, si Jehová me lo permite, deseo volver a ver y estrechar entre mis brazos; A todos ellos dedico este trabajo. Índice Introducción………………………………………………………………………………………...…… 1 Capítulo 1. Comunicación efectiva.…………………………………………………………….…… 3 1.1 Definición de comunicación efectiva………………………………………………………………………. 5 1.2 Beneficios de una buena comunicación…………………………………………………………….…..…. 9 1.3 La comunicación en la empresa……………………………………………………………………..…..…. 13 1.4 Factores que caracterizan la comunicación efectiva en el ámbito empresarial……………….…..…… 21 Capítulo 2. Los vínculos empresariales. Una estrategia empresarial……………………...… 28 2.1 ¿Qué es un vínculo empresarial?...................................................................................................... 29 2.2 Forma en la que la comunicación facilita los vínculos empresariales……………………………..….... 35 2.3 Importancia de establecer vínculos con empresas de distintos países……………………………....... 39 2.4 Aspectos que influyen en la creación y mantenimiento de vínculos empresariales…………….…….. 43 Capítulo 3. Barreras de la comunicación entre empresas……………………………………… 50 3.1 Flujo de información pobre…………………………………………………………………………….…….. 51 3.2 Intereses y expectativas no definidas……………………………………………………………..……….. 53 3.3 Manipulación de información……………………………………………………………………….……..… 55 3.4 Diferencia de culturas…………………………………………………………………….……………...…... 57 3.5 Problemas de confianza…………………………………………………………………………………...… 59 3.6 Falta de compromiso………………………………………………………………………………..………... 61 3.7 Inexperiencia……………………………………………………………………………………………….…. 63 3.8 Fracaso de un vínculo de cooperación…………………………………………………………….…….… 66 Capítulo 4. La comunicación efectiva y su impacto en los vínculos empresariales……..... 70 4.1 ¿Cómo superar las barreras de la comunicación…………………………………………………………. 72 4.2 La comunicación efectiva como herramienta de gestión empresarial………………………………….. 77 4.3 ¿Cómo establecer un buen plan de comunicación externa y ejecutarlo de forma correcta?.............. 83 4.4 El valor y efecto de la comunicación efectiva en la creación de los vínculos empresariales………..... 88 Caso 1 “Hecho en México”…………………………………………………………………………………...… 89 A) Aspectos culturales…………………………………………………………………………….............. 91 B) Aspectos económicos locales………………………………………………………………................ 91 C) Aspectos sobre cooperación…………………………………………………………………………… 93 D) Aspectos sobre la comunicación efectiva…………………………………………………………….. 94 Caso 2 “Productos Secos”…………………………………………………………………………………...… 96 A) Aspectos culturales……………………………………………………………………………………... 97 B) Aspectos económicos locales……………………………………………………………………….… 98 C) Aspectos sobre cooperación…………………………………………………………………………... 99 D) Aspectos sobre la comunicación efectiva………………………………………………………….… 100 Conclusiones generales………………………………………………………………………………. 103 ANEXOS………………………………………………………………………………………………….. Sector Automotriz (Z)……………………………………………………………………………………………... Sector Ambiental (E)…………………………………………………………………………………………….... Sector Agroindustrial (A)………………………………………………………………………………………….. Sector Telecomunicaciones (T)………………………………………………………………………… 112 113 117 120 125 Glosario………………………………………………………………………………………………….. 128 Bibliografía……………………………………………………………………………………………… 132 1 Introducción La creación de vínculos de cooperación empresariales internacionales presentan para la empresa mexicana la oportunidad de incursionar en mercados extranjeros, permitiendo que la experiencia, en la que elementos como el aprendizaje, los conocimientos, el trabajo en conjunto y la comunicación se combinen para alcanzar metas. Es decir que las habilidades y/o capacidades de cada empresa, sean de origen local o extranjera, es aprovechada por ambas al vincularse, superando gastos y reduciendo los gastos implicados en la ejecución de un proyecto conjunto. De esta forma, a las empresas de menor tamaño se les facilita penetrar en mercados extranjeros y, con ello, posicionarse en otros países o regiones, como pudiera ser el mercado europeo o el asiático. Sin embargo, las empresas que buscan o están internacionalizándose afrontan obstáculos implicados en este proceso. Entre sus mayores retos se encuentra la mala comunicación que puede existir en ésta para la creación y mantenimiento de vínculos de cooperación empresariales. Dado que al no ser llevada de forma efectiva, la falta de comunicación es considerada como una restricción para un exitoso desempeño en la creación y desarrollo del vínculo de cooperación. La forma en que las empresas, sin importar la región a que estas pertenezcan, interactúen conjuntamente y forjen una auténtica comunidad de trabajo determina en gran medida el logro de sus propósitos por ello es que al quedar claro entre las partes implicadas los objetivos en común y la dirección de sus acciones, ayuda a los empresarios a comprender las reglas, valores o interacciones comunicativas surgidas en el vínculo de cooperación, a fin de que los objetivos se ejecuten de forma exitosa y se pueda hablar de un proyecto compartido. Por lo anterior a través de la presente tesis, derivadadel proyecto PAPIIT, IN308008 “Las redes de cooperación empresarial internacionales. Creación de valor para la PYME mexicana”, financiado por DGAPA- UNAM, se pretende dar respuesta a las siguientes dos preguntas 1) ¿Cuál es el papel de la comunicación efectiva para crear y mantener vínculos entre empresas de distintos países? 2) ¿Cómo el empresario logra una comunicación más efectiva entre las empresas? Como posibles respuestas a las preguntas tenemos las siguientes hipótesis: 2 Hipótesis principal La comunicación efectiva es fundamental para crear y mantener vínculos entre empresas de distintos países. Hipótesis secundaria El empresario que determina las barreras y fallas de comunicación que ocasionan frecuentemente problemas entre las empresas logra una comunicación más efectiva. Con la finalidad de contrastar las hipótesis con los resultados empíricos se define como objeto de estudio en la presente tesis: La comunicación efectiva en la creación y mantenimiento de vínculos de cooperación empresarial. Por otro lado la tesis se conforma de cuatro capítulos. En el primer capítulo se establece la parte teórica relacionada con el desarrollo de comunicación efectiva y los factores que la caracterizan en el ámbito empresarial; en el segundo capítulo se describe lo que es un vínculo de cooperación empresarial y la importancia que los empresarios dan a la comunicación efectiva, además de otros factores, para que los vínculos de cooperación empresariales establecidos con empresarios de otros países tengan éxito; en el tercer capítulo se analizan algunas de las barreras que los empresarios afrontan en la creación de los vínculos empresariales; en el cuarto capítulo, y último de esta tesis, se contrasta la parte teórica con los resultados obtenidos de dos casos de empresas mexicanas que han establecido vínculos con el mercado asiático. Para analizar la forma en que las empresas crean y mantienen vínculos de cooperación con empresarios de otras regiones geográficas distintas a las suyas se manejó el aspecto local, empresas mexicanas. Al mismo tiempo que se consideraron aspectos teóricos (comunicación, vínculos de cooperación, cultura) y empíricos (dos casos de estudio de empresas mexicanas en los que se analizan los vínculos de cooperación empresarial internacionales y la manera en que la comunicación efectiva ayuda en la creación, mantenimiento y búsqueda de futuros vínculos). 3 Capítulo 1 Comunicación efectiva El arte de la escucha efectiva es esencial para una comunicación clara, y una comunicación clara es necesaria para la gestión de éxito. James Cash Penny La comunicación es algo de lo que no se puede prescindir. Nos comunicamos para influir, para transmitir intencionalmente y para producir una respuesta. A lo largo de este capítulo trataremos de explicar la importancia que se da a la comunicación efectiva en lo referente a la empresa y las labores desempeñadas dentro de la misma. Esto último porque en el buen desarrollo interior de la empresa da como resultado la capacidad de relacionarse con su exterior. La comunicación constituye un puente que si bien es utilizado por todos los miembros de la empresa como una herramienta de trabajo también es cierto que mediante esta se conoce y se sabe cómo funciona facilitando obtención de metas y objetivos organizacionales. Es necesario plantearnos la razón de ser de la comunicación efectiva, que generalmente implica mayor esfuerzo, debido al hecho de que no se trata solo de informar sobre determinado asunto sino que este sea entendido entre los distintos integrantes de la empresa. Esto es, partiendo por definir qué objetivo es el que se pretende lograr con la comunicación. Distinguir bien a nuestros receptores y adecuarse a su nivel de interlocución para transmitir el mensaje. Esto último será la base para un perfecto funcionamiento que redunde en beneficios múltiples tanto para los trabajadores como para la misma empresa. El rendimiento de una empresa sin la información y comunicación adecuada tiene gran probabilidad de no ser el correcto, en el sentido de no desarrollar capacidades o habilidades que ayuden a la empresa a ser competitiva. Esto sucede porque sus departamentos o empleados desarrollan incorrectamente su labor ante la falta de comunicación, es decir que no se entendió bien una instrucción o no saben como actuar ante ella. En cambio la transmisión de información mediante la comunicación efectiva permite que los trabajadores realicen bien sus funciones que hagan exacta y oportunamente aquello qué deben hacer, sepan el porqué y el cómo hacerlo, contribuyendo a la 4 mayor efectividad en el desempeño del personal, al transmitir el mensaje de manera que sea comprendido por los implicados. La comunicación acompañada de habilidades comunicativas por parte de las personas que colaboran con la organización ayuda a reducir los conflictos personales que son muy frecuentes ante la ausencia de dichas habilidades. Debido a una comunicación mediante la que los altos directivos no mantienen informado al personal de todo cuanto sucede o no se verifica si la información que se ha dado ha sido comprendida, es frecuente que se lleve a la confusión y a los conflictos. Para tratar cada uno de los aspectos que abarca la comunicación efectiva dentro de la empresa el primer capítulo ha sido dividido en cuatro apartados: En el primer apartado se analizan diversas definiciones sobre el término de comunicación para, posterior a su análisis explicar qué es comunicación efectiva, la relación que hay entre ésta y el proceso de comunicación y la función que cumplen cada uno de los elementos que la componen para su buen desempeño. Dentro del segundo apartado se recalca la importancia que el emisor tiene para los buenos efectos de la comunicación. Además de proponerse cuestiones, seguidas al modelo de Lasswell para la planificación y correcto manejo de la comunicación; función elemental que recae en las habilidades del emisor. En el tercero, trataremos de exponer la importancia que asume la comunicación entre todo el personal de la empresa, sin importar la jerarquía ocupada. En consecuencia se expone la idea de que, ante la comunicación efectiva, los altos directivos entienden la importancia que tiene mantener cada uno de los miembros informados de todo cuanto sucede y hacerlos sentir parte integral del desarrollo y metas alcanzadas por la empresa. Y por último, el cuarto apartado tiene como finalidad enumerar las características que hacen de la comunicación una herramienta efectiva. Tomando como referencia a la información y el emisor pues 5 la manera en que estas características se desarrollan depende de que el receptor logre comprender el mensaje, por tanto, y ejerza acción sobre el mismo. 1.1 Definición de comunicación efectiva Uno de los factores para lograr la competitividad y aumentar la productividad en una empresa, independientemente de su tamaño, es la comunicación. Al constituir un vínculo de interacción entre las personas, reduce el peligro de decisiones erróneas. Dentro de las diversas definiciones que da la Real Academia Española para el término comunicación encontramos las siguientes: 1. Trato correspondencia entre dos o más personas. 2. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor. Baez1 refiere que el término comunicación etimológicamente se deriva del latín communis o communicare y puede traducirse como "poner en común” o “compartir algo”. Joan Acosta la define como la “acción de transferir de un individuo – o un organismo –, situado en una época y en un punto dado, mensajes e informaciones a otro individuo – u otro sistema – situado en otra época y en otro lugar, según motivaciones diversas y utilizando los elementos de conocimiento que ambos tienen en común.” 2 Para Shannon y Weaver citados por Moulian Tesmer la comunicaciónes: “El conjunto de procedimientos mediante los cuales una mente puede afectar a otra y para los cuales el análisis de la comunicación debe considerar tres niveles: a) nivel técnico, es decir, la fidelidad con que pueden transmitirse las señales b) nivel semántico, referido a con qué precisión las señales transmitidas son recibidas 1Carlos Julio Baez Everts, La comunicación efectiva, Santo Domingo, Instituto Tecnológico de Santo Domingo [INTEC], 2000, p. 1. 2 Joan Costa, La comunicación en acción. Informe sobre la nueva cultura de gestión, Barcelona, Paidós, 1999, p. 62 6 con el significado deseado; y c) nivel de efectividad, es decir, con qué efectividad el significado recibido afecta al individuo en el sentido deseado”.3 Paoli, citado por Chávez,4 señala que la comunicación es el acto de relación entre dos o más sujetos, mediante el cual se evoca en común un significado y para el cual es necesario tener experiencias similares o compartidas. Tomando como referencia estas cuatro definiciones podemos decir que llamamos acto de comunicación aquel mediante el cual un individuo establece contacto con otro u otros para intercambiar información, teniendo como referencia un conocimiento en común. Para que este acto sea calificado como efectivo no basta con la transferencia de información de una persona a otra, conlleva que nuestro destinatario comprenda el mensaje y ejerza acción. Por un lado, el sujeto emisor trata de aumentar los conocimientos de la persona que lo escucha a la vez que aumenta tal conocimiento. Por el otro lado el sujeto emisor persigue como propósito influir sobre el comportamiento del receptor. Esto significa que, mediante la comunicación efectiva, el mensaje no solamente llegará al receptor, sino también este será comprendido de la forma en que el emisor lo desea. Para ello es de vital importancia que los emisores sean comunicadores efectivos, capaces de conseguir el acuerdo y entusiasmo necesarios para que el receptor sea persuadido y lleve a la práctica el mensaje que se le ha dado. La comunicación requiere conseguir una comprensión mutua por parte del emisor y receptor. Para que ambos interlocutores consigan una comunicación efectiva se requiere compartan el mismo conocimiento y el interés por conseguir los objetivos que se han propuesto. De ahí que Homs5 3 Rodrigo Moulian Tesmer, ”Matices en la Interacción: Hacia una taxonomía de la Comunicación Humana”, [en línea], Chile, Revista Austral de Ciencias Sociales, núm. 003, agosto , 1999, Dirección URL: nos mencione que todo proceso de comunicación debe enriquecer a ambos interlocutores a través del intercambio de experiencias, ideas, propuestas y todo aquello que un ser humano puede aportar a otro. http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=45900302&iCveNum=2138, [Consulta: 23 de febrero de 2009], p. 23 4 Guillermo Chávez Domínguez y Jorge Vera Martínez, “Comunicación e información como generadores de competitividad”, [en línea], México, Contaduría y Administración, núm. 220, septiembre-diciembre, 2006, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009, [Consulta: 13 de agosto de 2009], p. 209 5 Ricardo Homs Quiroga. La comunicación en la empresa, México, Grupo Editorial Iberoamérica, 1998, p.1 http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=45900302&iCveNum=2138� http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009� 7 EMISOR MENSAJE RECEPTOR CANAL CÓDIGO CÓDIGO El hombre solamente informado sobre determinada idea, asunto o pensamiento pero que en realidad no desarrolla acción alguna no puede considerarse como participante dentro del proceso de comunicación. Por tal motivo un mensaje que no obtiene respuesta o modificación de actitud por parte del receptor se convierte en mera información. Tal como se puede ver en la figura 1.1 para establecer comunicación es preciso que se cuente con elementos tales como: • El emisor, quien transmite los mensajes. • El receptor, quien los recibe o escucha. • El mensaje, es decir, la información que se transmite. • El canal de comunicación, esto es, la vía de transmisión del mensaje. • El código, formado por el conjunto de signos y reglas para combinarlos. • El ámbito o situación en que se transmite el mensaje y contribuye esencialmente a la comprensión del mismo. • Retroalimentación, la respuesta (negativa o positiva) enviada dentro del proceso de comunicación y el factor que nos permite saber si el mensaje fue transmitido de forma correcta, es decir, ha logrado el efecto deseado o en su caso “corregir desviaciones y situarse en el curso de acción deseado.”6 Figura 1.1 Proceso de comunicación ÁMBITO O SITUACIÓN Fuente: Elaboración propia con base en David K. Berlo, El proceso de la comunicación. Introducción a la teoría y a la práctica. 6 Carlos Fernández Collado (Coord.),La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1999, p.23 R E T R O A L I M E N T A C I Ó N 8 De acuerdo con Berlo 7 estos son desarrollados al existir un propósito. Propósito expresado como un mensaje a transmitir. Este mensaje pasa a través de una fuente (emisor) hacia un receptor. El mensaje es codificado y luego enviado mediante algún medio (canal) al receptor. El receptor traduce nuevamente (decodifica) el mensaje originado por la fuente, obteniendo como resultado la transferencia de significado de una persona a otra. La retroalimentación, última etapa del proceso de comunicación, es uno de los aspectos más importantes porque, además de verificar si se obtuvo una respuesta a un mensaje enviado, determina si se ha comprendido o ha logrado el efecto deseado en el receptor. Si la retroalimentación no se da entonces no es comunicación efectiva. En otras palabras la comunicación no se estableció plenamente y sólo se quedó en el nivel unilateral, es decir, como información. Por ello es importante que el emisor preste cuidadosa atención a la respuesta que reciba por parte de su emisor porque por medio de la respuesta se establecerá si el mensaje fue recibido correctamente o no. Conforme a las circunstancias se modificará el mensaje. A fin de ser transmitido correctamente. Como se señaló en un principio, existe una diferencia fundamental entre lo que es información y comunicación. Esta diferencia estriba en que mientras la información no exige una reciprocidad o correspondencia mutua entre el emisor o receptor, la comunicación como ya lo hemos referido encuentra en este hecho su componente esencial, tal como exponen Chávez y Vera8 : “La comunicación utiliza a la información como herramienta de retroalimentación al ser datos que aumentan el conocimiento o generan conocimiento nuevo y que al ser comunicado provoca una reacción en la otra persona. En este sentido, la información es la guía de acción que permitirá al individuo saber cómo actuar.” Al tener presente todos estos elementos y la función que desempeña cada uno de ellos dentro del proceso de comunicación podemos afirmar que el acto de comunicar no es simplemente una acción que se da por sí sola; para que esta sea efectiva se debe trabajar en ella pues comprende el aspecto de informar por una parte y el de retroalimentar o responder, por otro. 7 David K. Berlo, El proceso de la comunicación. Introducción a la teoría y a la práctica, Buenos Aires, Ateneo, 1976, 7° reimpresión, pp. 24-26 8 Guillermo Chávez Domínguez y Jorge Vera Martínez, “Comunicacióne información como generadores de competitividad”, [en línea], México, Contaduría y Administración, núm. 220, septiembre-diciembre, 2006, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009, [Consulta: 13 de agosto de 2009], p. 209 http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009� 9 El campo de la experiencia es determinante para la fácil elaboración, captación y comprensión del significado del mensaje. El hecho de que los participantes estén familiarizados con los antecedentes de los individuos a quienes desean comunicar el mensaje, el que tengan presente las diferencias que los separan y la reciprocidad del propósito u objetivos que los unen marcará el éxito o fracaso de la relación. Mientras más cercanos o comunes sean los campos de experiencia por parte tanto del emisor como del receptor, más efectiva será la comunicación. Tener en consideración dichas perspectivas nos deja ver que comunicar no es un acto individual, más bien es comulgar en ideas o sentimientos con respecto a un asunto, una experiencia compartida. La comunicación no es posible en tanto aquellas personas que estén involucradas en el acto no compartan elementos de conocimiento,9 que no den una dirección efectiva al uso de cualquier información obtenida. De esto último depende que se obtengan respuestas que demuestren comprensión, interés y preocupación por lograr los cambios que permitan a la empresa seguir funcionando y creciendo. 1.2 Beneficios de una buena comunicación Dentro de las empresas, muchas veces se presentan inconvenientes, problemas o malentendidos, simplemente porque la comunicación no es efectiva y las normas para realizar un trabajo no son las adecuadas. Es imprescindible para evitar la desunión tanto en el interior como en el exterior de una empresa que exista un manejo adecuado de la comunicación. Manejo que permita la integración y la buena relación entre sus miembros. El meollo de la comunicación efectiva radica en que por medio de ella damos y hacemos participes a los demás de algo que poseemos, ya sea conocimientos, información, ideas e incluso emociones. Todo esto lo podemos transmitir a través de mensajes estructurados de forma interesante para captar la atención del receptor pues 9 Joan, Costa. La comunicación en acción. Informe sobre la nueva cultura de gestión, Barcelona, Paidós, 1999, p. 78 10 “para atender un propósito, debemos considerar los objetivos e intencionalidades que puedan promover el diálogo y los intercambios comunicativos en el contexto organizacional”10 La mayor parte de las diferencias y los desacuerdos se originan por la falta de entendimiento entre las personas. Existen factores de interferencia que dentro del proceso de comunicación son considerados como ruido por el hecho de perturbar, confundir o interferir de alguna manera el proceso de transmisión y recepción del mensaje. De manera que para que el ruido se elimine, y de por resultado comunicación efectiva, es necesario que el receptor comunique claramente los pasos que llevan a alcanzar el objetivo deseado y construya un sistema que permita desarrollarlos a corto, mediano o largo plazo. Esto último dependiendo del objetivo que se desea alcanzar y no olvidando el papel fundamental que cada individuo juega a la hora de implementar una idea audaz. Todo se logra mientras el emisor realmente transmita sus ideas a otros y, a su vez, entienda las ideas de los demás, a fin de guiarlos. Por lo tanto, el emisor asume como papel fundamental el uso eficiente de sus habilidades comunicativas; organizando de forma comprensible el mensaje y codificándolo de manera que exprese fielmente aquello que pretende decir para que de esta forma el receptor comprenda bien el mensaje y pueda dar sus puntos de vista respecto al asunto en cuestión. Lo que significa que el emisor requiere estar abierto a fin de tomar en cuenta las diferentes alternativas o ideas que el receptor proponga. Tenerlo en cuenta refuerza los conocimientos que se tienen sobre el destinatario y se percibe cómo es que el receptor ve determinado asunto. Al estar frente a la información que ha de comunicarse, se espera que el emisor a) tenga la capacidad de discernir qué puntos son los más apropiados para ser comunicados, b) controle las herramientas informativas que posibiliten su búsqueda, tratamiento y difusión, c) posea recursos intelectuales que le otorguen referencias y herramientas para tomar decisiones acertadas para cumplir con el objetivo propuesto. Algo que ayuda a cumplir con dichos requisitos es tomar como referencia el paradigma propuesto por Lasswell. Este paradigma, tal como indica Homs, en vez de ser utilizado posterior al acto de 10 Celsi Brönstrup Silvestrín, Elena Godoi, Anely Ribeiro, “Comunicación, Lenguaje y Comunicación Organizacional”, [en línea], Bogotá, Signo y Pensamiento, vol. XXVI, núm. 051, julio-diciembre, 2007 , Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=86005104, [consulta: 28 de julio de 2009], p.34 http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=86005104� 11 comunicación debe ser aplicado antes de ejecutar cualquier acción comunicable, pues de el depende obtener los efectos deseados tanto al interior como al exterior de la empresa, en lo referente a cumplir con los objetivos y las metas empresariales. El modelo de Lasswell, como se puede ver en la figura 1.2, plantea cinco preguntas esenciales que ayudan a ordenar el mensaje, al tener presente los inconvenientes del proceso de comunicación y abrir la posibilidad de modificar el mensaje para que el emisor cumpla con el objetivo propuesto. Las interrogantes que el autor presenta para la planeación de la comunicación son: 1) ¿Quién dice? (correspondiente al emisor); 2) ¿Qué se dice? (correspondiente al mensaje); 3) ¿A quién se le dice? (correspondiente al receptor); 4) ¿Por qué medios? (correspondiente al canal) y 5) ¿Con qué efectos? (correspondiente a la interpretación y reacción del receptor). Figura 1.2 Modelo de Lasswell Fuente: Elaboración propia con base en Ricardo Homs Quiroga. La comunicación en la empresa, México, Grupo Editorial Iberoamérica, 1998 Aunque dicho modelo abarca cinco de los elementos necesarios en el proceso de comunicación es necesario que el emisor incluya dentro de este: el fin que el emisor tiene al comunicar un mensaje, el tiempo apropiado para comunicar y el entorno o ambiente situacional con el objetivo de que el proceso de comunicación beneficie tanto al emisor como al receptor. Por lo que se propone hacer una extensión a las cuestiones formuladas por H. Lasswell y tomar en consideración, seguidas a las planteadas por el autor, las siguientes: 1. ¿Por qué comunicar? Uno de los aspectos importantes de la comunicación es transmitir información de forma efectiva, solo así podemos cumplir con el acto comunicativo de influir en la conducta de nuestro receptor para Quién (Emisor) Qué (Mensaje) A quién (Receptor) Medio (Canal) Con qué efectos (Interpretación y reacción del Receptor) 12 provocar una respuesta. De tal forma que la comunicación se estructura para facilitar esa respuesta en el receptor y dar la oportunidad al destinatario de aclarar sus dudas y aportar al emisor cualquier información que le sea útil para ver si el mensaje ha sido transmitido de forma correcta. 2. ¿Qué comunicar? La necesidad de saber sobre determinado asunto es el eslabón que permite decidir qué se debe comunicar y a qué persona. Hay que tener presente los intereses del receptor para la transmisión de información. Por esto último, en la comunicación efectiva la información es adaptada a la situación personal o necesidades del destinatario, con el objeto de que el mensaje sea importante parael destinatario. 3. ¿Cuándo comunicar? Elegir el momento adecuado implica decidir circunstancias y tiempo específico. Mucho depende de la situación teniendo presente cómo afecta la información al receptor y dándosela a conocer con suficiente antelación. 4. ¿Dónde comunicar? El lugar donde el emisor comunique determinada información es imprescindible para la efectividad del mensaje. Mucho depende de la elección que tome para que su receptor pueda comprenderlo de forma significativa y así crear la atmósfera propicia para que el interlocutor tenga la oportunidad de aportar sus puntos de vista. 5. ¿Cómo comunicar? Este punto implica la elección del canal de comunicación adecuado (oral, escrita, visual, entre otras) para informar a una o varias personas sobre determinado asunto, mientras mejor se escoja el canal para transmitir el mensaje, la posibilidad de ruido o interferencias no deseadas en la comunicación se minimizarán. Sin embargo, más que informar, el emisor busca convencer al receptor de lo que es 13 mejor o conveniente, es decir, trata bajo razones o argumentos lógicos de persuadir o cambiar actitudes o pensamientos de la otra persona, dependiendo del objetivo que el emisor desea alcanzar. Para ello es claro que el emisor se enfrentará a diversas dificultades como que el receptor no desee aceptar dichas recomendaciones. Es necesario tener conocimientos referenciales del individuo así como sus intereses. Ambas cosas le permiten al emisor adaptar el mensaje al receptor y buscar la manera para que el destinatario, mas que aceptar dichas recomendaciones, note la importancia de lo que se le dice, se comprometa y las lleve a cabo. 1.3 La comunicación en la empresa Toda organización, independientemente de su tamaño posee su propia cultura, aquello que la caracteriza y la diferencia. En la que se integran normas, políticas y directrices que encauzan el funcionamiento de la empresa al señalar las prioridades y preferencias que orientan los actos de la misma hacia el alcance de sus objetivos. Un medio imprescindible para que los integrantes de la empresa conozcan los objetivos, los refuercen y ejerzan acción hacia el alcance de los mismos, es el manejo de comunicación efectiva. Dicha comunicación aumenta la productividad en la medida en que el personal conoce qué se espera de su trabajo y cómo este puede impactar en el logro de los objetivos.11 Sin embargo, tal como lo deja ver Andrade en la figura 1.3, utilizada en su artículo titulado: “El papel de la cultura y la comunicación en las crisis organizacionales”, son distintas las percepciones y el manejo de las crisis que se desarrollan en una empresa. Cuando el personal responsable de enfrentarlos no está enfocado al mundo actual se tiene como efecto agregado no orientar, ni dar solución adecuada a los obstáculos que se presentan, debido a la poca compartición de significados entre las personas, aplicación de principios viejos que no sirven a la situación actual por la resistencia por parte de los empresarios al cambio. 11 Guillermo Chávez Domínguez y Jorge Vera Martínez, “Comunicación e información como generadores de competitividad”, [en línea], México, Contaduría y Administración, núm. 220, septiembre-diciembre, 2006, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009, [Consulta: 13 de agosto de 2009], p.211 http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009� 14 Figura 1.3 Percepción y manejo de la crisis Fuente: Horacio, Andrade, “El papel de la cultura y la comunicación en las crisis organizacionales”, [en línea], México, Razón y palabra, número 4, septiembre – noviembre de 1996, Dirección URL: http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n4/andrade.html, [Consulta: 7abril de 2009] Ante dichas circunstancias y tal como lo puntualizamos en un principio, la comunicación efectiva debe ser tratada por parte de los empresarios como una herramienta precisa en el desarrollo y alcance de metas. Lo cual implica contar dentro de la empresa con instrucciones claras y precisas de lo que se debe hacer y la relación del porqué de la ejecución de ello. Hacerlo así permite a los empresarios tener una cultura distinguida por la compartición de significados, en la que las personas tienen una percepción realista y homogénea de la situación de la empresa y dan solución mediante acciones concertadas y planeadas12 . Para Fernández13 cuando la empresa esta compuesta por dos o más personas que saben que sólo ciertos objetivos se alcanzan mediante actividades de cooperación entonces se obtienen materiales, energía e información del ambiente; se integran, coordinan y transforman sus actividades para transformar los recursos; reintegran al ambiente los insumos procesados, como resultado de las actividades de la organización. Los dirigentes de la empresa “ponen a disposición de los empleados aquella información que es de utilidad para su gestión y favorecen su participación”.14 12 Horacio, Andrade, “El papel de la cultura y la comunicación en las crisis organizacionales”, [en línea], México, Razón y palabra, núm. 4, septiembre – noviembre ,1996, Dirección URL: Al darles a los http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n4/andrade.html, [Consulta: 7 de abril de 2009] 13 Carlos Fernández Collado (Coord.) La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1999, p. 13 14 Guillermo Chávez Domínguez y Jorge Vera Martínez, “Comunicación e información como generadores de competitividad”, [en línea], México, Contaduría y Administración, núm. 220, septiembre-diciembre, 2006, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009, [Consulta: 13 de agosto de 2009], p.213 DÉBIL FUERTE DISFUNCIONAL · Pocos significados compartidos · Heterogeneidad en la percepción y acción · Desorientación · Reactividad · Significados compartidos · Desorientación · Resistencia al cambio · Aplicación de viejos principios a situaciones nuevas FUNCIONAL · Pocos significados compartidos · Creencia de que lo que ha funcionado sigue vigente · Percepción poco realista · Pragmatismo · Significados compartidos · Percepción homogénea y realista · Acciones concertadas y planeadas de antemano http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n4/andrade.html� http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n4/andrade.html� http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522009� 15 miembros de la empresa un marco de referencia general para la comprensión del mundo en el que se desenvuelven da como resultado la creación de compromiso que se ve reflejada en el desarrollo individual y grupal de los trabajadores de manera que se asocia el éxito personal con el éxito de la empresa. La dinámica más repetida de las empresas en los últimos años es la del cambio. Ante un entorno cada vez más competitivo, la incorporación de nuevas tecnologías, la internacionalización de empresas y los cambios económicos que son la causa más frecuente que exige ese cambio constante, es importante que los miembros de la organización tengan una política encaminada a enfrentar dichos retos. El propósito de la comunicación efectiva en la empresa implica que todos los miembros dispongan de información relacionada con sus atribuciones, su puesto de trabajo y sobre la propia organización. Esto evita las incertidumbres, los rumores y la pérdida de orientación, porque el problema no necesariamente radica en la complejidad de las situaciones que se presentan en el entorno empresarial sino de las herramientas para percibir, interpretar y operar en esa complejidad. Por tanto, la comunicación efectiva derivada de la habilidad adquirida para quienes forman parte de la empresa para actuar en pro de la cohesión e integración de las personas hacia el logro de resultadosestablecidos. Todo esto bajo la planeación estratégica adquirida en función de su misión y visión, para formular, implementar y evaluar la situación de la empresa al alcanzar objetivos.15 Si la comunicación dentro de la empresa es aplicada de esta forma; usando los canales de comunicación correctos, evaluando y seleccionando los mensajes de acuerdo a las necesidades, se reduce la incertidumbre. Se aporta una visión clara de la situación actual y del recorrido para lograr las condiciones favorables para el desarrollo del proyecto en común. La revista signo y pensamiento16 15 Josefina Robles, “Ventajas de ser una organización inteligente; el caso de Cemex”, [en línea], México, El Cotidiano, Vol. 20, núm. 130, marzo-abril, 2005, Dirección URL: en su publicación número cincuenta y uno, dedicada al tema de la comunicación, menciona que la organización que planifica la comunicación de manera consciente, estructural e integral, al interior de la empresa, logra mayor productividad y competitividad. Productividad, en el sentido de que cuando los miembros de la empresa poseen mayores conocimientos sobre el direccionamiento de la organización y comprenden cuál es el papel que cada http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=32513006, [Consulta: 4 de agosto de 2009], p.47 16 s/autor, “A nuestros lectores”, [en línea], Bogotá, Signo y Pensamiento, vol. XXVI, núm. 051, julio-diciembre, 2007, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=86005101 , [Consulta: 28 de julio de 2009], pp. 8-10 http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=32513006� http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=86005101� 16 uno de ellos desempeña dentro de la empresa para alcanzar los objetivos empresariales, ayuda a minimizar la repetición de trabajo y conforma un sistema organizacional bien definido. Competitividad en el hecho de construir una identidad única y diferenciadora que posicione a la empresa cimentando vínculos con todos sus públicos para configurar confianza y reputación. Por ende, el desarrollo de la comunicación efectiva no se limita a las actividades temporales en las que sólo cuando surge un problema se pone en práctica la búsqueda de soluciones, más bien, se considera una acción continua que no recae sólo en una persona, sino en la implicación de todos sus integrantes. Para conseguir que los mensajes ejerzan retroalimentación y la información importante llegue a las personas adecuadas, la comunicación fluye en todos los sentidos y no sólo en el tradicional de “arriba a abajo”. Es necesario que los empleados estén enterados de lo que piensan los mandos superiores, que estos a su vez conozcan el pensamiento de los empleados y que los empleados se conozcan entre sí. Elías y Mascaray17 puntualizan este hecho al mencionar que las empresas de hoy deben alejarse de la idea de la empresa en la que los directivos sólo se limitan a pensar, decidir y dar órdenes al resto de los componentes de la empresa y esperan que estos actúen en conformidad con las mismas. Por lo que se espera quien dirige a la empresa: 1) Integre a los empleados dentro de los objetivos pretendidos, no se trata de darles simplemente órdenes sino hacerles saber que el trabajo que desempeñan dentro de la empresa es fundamental para el desarrollo de la misma. 2) Identifique quiénes son sus empleados y las funciones que desempeñan. 3) Se asegure de que los empleados conozcan todo aquello que tenga relación con sus labores y les proporcione ayuda respecto a cómo desempeñar adecuadamente sus deberes. 4) Comunique la toma de una decisión para evitar posteriores mal entendidos. 17 Joan, Elías y José, Mascaray. Más allá de la Comunicación Interna: La Intracomunicación, Gestión 2000, Barcelona, 1998 17 Si el gerente toma en cuenta estos puntos posiblemente contribuya a la aportación de conocimientos para la búsqueda de objetivos empresariales, mantenimiento y éxito de las relaciones. En otras palabras, la comunicación “estará cimentada en una relación líderes y subordinados, óptima desde el punto de vista de fluidez de los mensajes emanados de cada uno de estos actores”.18 Aunque cabría precisar que la comunicación dentro de la empresa no termina aquí. Es un hecho que los empleados en su interacción diaria también comparten conocimientos. Conocimientos que se traducen en propuestas para la mejora del trabajo y el incremento de la eficacia con que realizan las diferentes tareas relacionadas a su puesto. Es importante la forma en que quienes dirigen se comuniquen con los empleados y el resto de los empleados se comuniquen entre sí. Se trata de un trabajo en equipo en que todas las personas de la organización “se necesitan mutuamente para poder actuar.”19 Una relación que “implica el aprovechamiento del talento colectivo, producido por cada persona en su interacción con las demás.”20 Al caer en el gerente la responsabilidad de conducir a la empresa hacia el logro de metas establecidas, es él quien debe centrar su atención sobre “cómo dirigir exactamente a las personas, cómo obrar a través de ellas, como motivarlas y capacitarlas.”21 La actitud que éste manifiesta es fundamental para una influencia positiva o negativa sobre la respuesta del receptor. La actitud es un puente de comunicación que genera, en el caso de las actitudes positivas, participación, integración, solidaridad, colaboración, identificación. En contraste con las actitudes negativas; las cuales son aislamiento, desintegración, rechazo, apatía y desconfianza.22 Lograrlo depende, en gran manera, de que el gerente conozca bien los diferentes flujos de comunicación existentes dentro de la empresa. Tal como menciona Rojas, citado por Quero, “el sentido de la gerencia está en las personas, en su bienestar, en su felicidad.” 23 18 Ruth Pacheco, “Competencias claves para la comunicación organizacional, [en línea], Ecuador, Revista Latinoamericana de Comunicación CHASQUI, núm.090, junio, 2005,Dirección URL: Sin su conocimiento nunca se intercambiarían ideas que harían que todo fuera mejor, que se aprovecharan las habilidades o aptitudes de cada trabajador, la resolución de conflictos, el fortalecimiento de las http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=16009013, [Consulta: 4 de agosto de 2009], p.73 19 Ibid., p.73 20 Ibid., p.73 21 Ruth Pacheco, op. cit., p.72 22 Ricardo Homs Quiroga, La comunicación en la empresa, México, Grupo Editorial Iberoamérica, 1998, p. 20 23 Luisa Quero, “Estrategias Competitivas: Factor clave de desarrollo”, [en línea], Venezuela, Negotium, vol. 4, núm. 010, abril, 2008, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/782/78241004.pdf, [Consulta : 24 de julio de 2009], p. 39 http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=16009013� http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/782/78241004.pdf� 18 Gerente Empleado relaciones. Así como el buen desempeño de funciones relacionadas con la planificación, organización, dirección y control de la empresa. Son tres los flujos de comunicación existentes al interior de la empresa como se muestra en la figura 1.4: Figura 1.4 Flujos de comunicación Fuente: Elaboración propia • Comunicación descendente La comunicación descendente se origina desde los mandos superiores hacia el personal de la empresa, se ocupa de comunicar el orden establecido. Mediante esta se dan avisos, órdenes, instrucciones y se evalúa el desempeño del personal. Su objetivo primordial estriba “no solamente desde el sentido imperativo de quien da una orden, sino desde el sentido de organizar y ordenar”24 24 Daniel Fernando López Jiménez,“El conocimiento y la comunicación: dos pilares fundamentales de la organización de la Sociedad de la Información”, [en línea], Bogotá, Revista Palabra - clave,vol.9, núm. 002, 2006, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=64900209, [consulta:18 de agosto de 2009], p.102 EMPRESA Comunicación Interna Descendente Horizontal Ascendente Gerente Empleado Empleado Empleado http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=64900209� 19 con base en las actividades que cada empleado realiza para el alcance de objetivos relacionados con la empresa. Los directivos a través de este flujo de comunicación bien se pueden percatar de lo que sucede con el personal para darle informes de avance, sugerencias y explicaciones sobre determinadas decisiones y así conseguir una mejora en la motivación y satisfacción de los trabajadores, mostrando al subordinado el interés que se tiene sobre él como individuo y su desempeño para la empresa. Un problema muy común durante el flujo de comunicación descendente es la ambigüedad e imprecisión con la que los mensajes son transmitidos, dando como resultado la contradicción de las órdenes transmitidas por parte de los trabajadores, al no entender la tarea asignada. Los altos mandos tienen como fin comunicar de manera precisa toda aquella información relacionada con la empresa porque cuanto más informados estén, cuanto más conozcan los trabajadores, en mejores condiciones se encontrarán para participar. • Comunicación ascendente La comunicación ascendente se da en forma contraria a la comunicación descendente. La retroalimentación de este flujo de comunicación regula “el clima de la organización, y la participación en las decisiones y los asuntos propios de la misma por parte de los empleados.”25 En la comunicación ascendente se deja que sean los empleados quienes expresen a los mandos superiores: su descontento, sus puntos de vista sobre los problemas dentro de la empresa y el planteamiento de lo que ellos creen que se necesita para el funcionamiento de la misma. Este tipo de comunicación deriva en estimular la convivencia “trabajador – directivo”. Se abre la oportunidad de que estos últimos brinden la confianza a los trabajadores de expresarse. Los empleados expresan al directivo, no lo que el directivo quiere escuchar sino lo que realmente piensan, en forma de quejas, sugerencias o comentarios que ayudan a solucionar problemas. También le permite al directivo comprobar si el mensaje ha sido trasladado de forma efectiva, constituyéndose en un termómetro de lo que sucede con la gente a su mando y, por lo tanto, su 25 Ibid.,p.103 20 utilidad está en que dependiendo del nivel de detalle que el gerente tenga, puede diagnosticar y pronosticar sucesos para poder manejarlos de manera eficiente. 26 • Comunicación horizontal La comunicación horizontal, también conocida como lateral, se da “entre los miembros de un mismo nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de comunicarse entre sí”,27 ya sea entre un mismo grupo de trabajo o con gente de distintos departamentos, permitiendo compartir información para resolver en forma conjunta los problemas que se les presenten y no recurrir por cualquier cosa a los niveles jerárquicos altos. Se trata de un tipo de comunicación en el que en vez de trabajar en forma individual se hace en forma conjunta. Este aspecto facilita la coordinación entre los trabajadores, mejora el clima laboral y contribuye al desarrollo efectivo de la empresa. Definitivamente, el desarrollo de este nivel de comunicación deja a un lado aquellas relaciones basadas en la competición y son sustituidas por relaciones interpersonales cooperativas y efectivas en su proceso de comunicación. Al tomarse en consideración los flujos de comunicación: descendente, ascendente y horizontal, podemos decir que el incremento de la comunicación en la organización desarrolla una mayor familiaridad entre los integrantes de la organización, conociendo las necesidades, expectativas y puntos débiles que llevan a ayudarse en su conjunto, sin importar jerarquías, a fin de, integrar, comprometer y encaminar a las personas hacia el desarrollo de objetivos de la empresa. De esta forma existe la inclinación hacia una comunicación efectiva, tomando en cuenta que cada persona implicada es importante para el logro de objetivos, en el que la información pasa de pertenecer a los altos directivos a la comprensión conjunta de los individuos que integran la empresa puesto que “las diferentes actividades de la empresa implican acción, comunicación, e interacciones”28 encaminados hacia el desarrollo de objetivos. 26 Alberto Martínez , Abraham Nosnik (Coord.), Comunicación Organizacional práctica, Manual gerencial, México, Trillas, 5° reimpresión,1999, p.42 27 Ibid., p.55 28 Joan, Costa, La comunicación en acción. Informe sobre la nueva cultura de la gestión, Barcelona, Paidós, 1999, p. 111 21 Conseguir que todas las partes implicadas en los distintos niveles de comunicación tomen conciencia de su importancia, forja una actitud de compromiso. Actitud en la que el objetivo de interrelacionarse es imprescindible para el buen funcionamiento interno; es decir, se identifican las limitantes que impiden cumplir con los objetivos propuestos; las causas que lo hacen posible para poder buscar acciones correctivas. El hecho de que los integrantes de la empresa compartan una visión, una coincidencia en el modelo de la empresa que se quiere, sólo se consigue cuando se ha participado en su elaboración y diseño.29 1.4 Factores que caracterizan la comunicación efectiva en el ámbito empresarial Analizar el proceso de comunicación nos permite exponer que el mensaje adecuado es la base de la comprensión para todas aquellas personas que ocupan el papel de destinatarios. Incluso Berlo señala que para que exista la comunicación efectiva ésta debe mantener un nivel de fidelidad elevado; es decir, un grado de precisión entre lo que es la intención original del emisor de un mensaje y la percepción de ese mismo mensaje por el receptor. Como podemos darnos cuenta, el inicio de una comunicación efectiva depende de la información, responsabilidad y capacidad del emisor para poder transmitirlo. Al ser el emisor quien dé lugar al proceso de comunicación, emitiendo un mensaje, es necesario que cuide su lenguaje utilizando las palabras adecuadas con el fin de transmitir mensajes claros y precisos, de fácil captación y comprensión para las personas. El mensaje debe cuidarse y dársele forma porque en el va implícito el propósito que se desea alcanzar, el estímulo que la fuente o emisor transmite. Por ello es esencial entender que la comunicación es algo de lo cual hace falta ocuparse, especialmente cuando se desea efectividad. Desarrollar factores favorables para un mejor entendimiento repercute sobre las personas integrantes de la empresa, mejora la motivación y el compromiso. Además, estos factores hacen de la comunicación un activo de gestión cada vez más efectivo que evita malos entendidos, errores de interpretación y pérdida de tiempo. Como hemos mencionado, la comunicación interna “es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de 29 Joan Elías y José Mascaray. Más allá de la Comunicación Interna: La Intracomunicación, Gestión 2000, Barcelona, 1998, p. 38 22 buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantiene informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos”30 empresariales. Por ello creemos pertinente, en este últimoapartado, hacer una lista de aquellos factores que tanto en la información como en el sujeto emisor son importantes para comunicar efectivamente. Inicialmente se enumeran aquellas características que reúne la información para que al comunicarse sea extensible y asequible a cualquier receptor, al tratarse del conjunto de ideas, la materia o energía, que un individuo posee para saber cómo actuar, lo que posibilita una adecuada interpretación de la misma y disemina el conocimiento en el interior o exterior de la esfera empresarial. La información reduce la incertidumbre bajo cierta situación y favorece la toma de decisiones y acciones presentes y /o futuras cuando cumple los siguientes atributos: - Clara: las partes involucradas en el proceso de comunicación comparten y comprenden las ideas, de tal manera que el vocabulario empleado se entiende con facilidad por el receptor. Si la información se transmite con un vocabulario poco adecuado lo único que se consigue es desinformar. Dada la situación, el emisor es responsable de estructurar un buen mensaje, considerando los antecedentes del receptor, haciendo que el mensaje sea fácil de entender y por ende logrando persuadir. - Rápida: se refiere al tiempo requerido para que la información emitida o recibida sea comprendida. Esto tomando como referencia que el tiempo transcurrido puede desvirtuar el mensaje y en vez de ser una comunicación efectiva pase a adquirir el concepto de “comunicación deformada”, por lo que será difícil conseguir la comprensión pretendida. 30 Carlos Fernández Collado (Coord.) La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1999, p.32 23 - Concisa: implica la transmisión de información breve y exacta que impida equivocaciones. Al utilizar las palabras justas o idóneas se logra obtener una respuesta óptima por parte del receptor. Es así como el emisor toma en cuenta los comentarios que realiza su destinatario, permitiéndole saber si realmente se ha llegado a conseguir una comprensión mutua, es decir, compartida. Una forma de saberlo es previniendo la existencia de problemas en el uso del lenguaje. Resulta esencial que el emisor busque la manera en la que el receptor trate de decir cómo es que ha entendido el mensaje y así asegurar el mutuo entendimiento, evitando que puedan producirse errores de interpretación. - Relevante: referida a la información útil. El emisor cubre las necesidades de cada uno de sus receptores y, por tanto, decide para quién es importante o significativa en función de que sea aprovechada para llevar acabo bien sus funciones. Una vez enlistados los factores que son esenciales para el desarrollo de la información procederemos a enunciar aquellos que intervienen en la personalidad del emisor, quien como hemos visto codifica el mensaje con el objetivo de reproducir fielmente aquello que está en la mente, de modo que pueda convertirse en un agente determinante que permita que la comunicación funcione bien. Sin embargo, para cumplir con dicho objetivo es importante que el emisor tome en consideración elementos que le permitan lograrlo porque “en la medida en que dichas habilidades se desarrollen mejor, será posible efectuar con acierto una función con mando.”31 Entre los factores a considerar se encuentran: - Cordialidad: el hecho de que un ejecutivo sea agradable y muestre buen trato a los demás da como resultado el éxito de toda relación interpersonal. Se trata de una actitud de “puertas abiertas” que le permite al empleado “acercarse a sus mandos superiores para hablar 31 Ibid., p.215 24 directamente de todo aspecto que él o ella consideren de interés o importancia”32 y mediante la cual, el alto mando toma decisiones que dan solución al problema en cuestión. - Buen uso del lenguaje: la utilización de un lenguaje comprensible para los receptores es de vital importancia. Debe ser seleccionado de acuerdo al tipo de persona al que se está dirigiendo, “la posición de la fuente en un contexto social y cultural habrá de afectar de forma general su manera de comunicar, así se observa que no se comunica de la misma manera la gente perteneciente a clases sociales diferentes y con antecedentes culturales distintos”33 . La comunicación es efectiva cuando tanto el emisor como el receptor conocen el significado de las palabras. Si el receptor desconoce el significado surgen malos entendidos, de ahí que una de las características de la información sea la claridad. - Saber escuchar: este es otro de los factores que intervienen en la personalidad del emisor. Muchas veces se dice que las personas verdaderamente escuchan pero la realidad es que únicamente oyen lo que se les dice. Existe una gran diferencia entre los términos escuchar y oír, mientras que el primero se refiere a la búsqueda activa del significado del mensaje, es decir, “al acto consciente de poner atención a lo que alguien dice”,34 oír es hacerlo de forma pasiva sin que este tenga efecto alguno. Para evitar quedarse sólo en oír es necesario que tanto el emisor como el receptor piensen juntos; no dejen lugar para que sus pensamientos divaguen sino que busquen la manera de concentrarse en el mensaje y lograr que este sea importante para ambos. El medio más eficaz para que el emisor logre captar el interés del receptor consiste en presentar de forma clara los beneficios que conseguirá poniendo en práctica lo que se le dice. - Persuasión: en este caso, la forma en que se percibe el mensaje, depende en proporción importante de las condiciones previas y la experiencia de cada persona. Siempre se tendrá 32 Alberto Martínez,y Abraham Nosnik (Coord.), Comunicación Organizacional práctica. Manual gerencial, México, Trillas, 5° reimpresión, 1999, p. 45 33 Eleonora Parra, Luis Rodolfo Rojas y Elizabeth Arapé, “Comunicación y Conflicto: El arte de la negociación”, [en línea], Venezuela, Negotium, vol. 4, núm. 010, abril, 2008, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/782/78241003.pdf, [consulta:21 de agosto de 2009], p.21 34 Carlos Fernández Collado (Coord.) La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1999, p.23 http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/782/78241003.pdf� 25 información o una propuesta que presentar a los demás por lo que el objetivo del emisor será vender su idea, lograr persuadir a los demás de que sigan su recomendación. La manera en que se dicen las cosas, significa mucho. Entre los aspectos importantes que se toman en cuenta en la presentación del mensaje es determinar si se incluyen o no argumentos opuestos. Ello depende de las características del receptor. - Empatía: Cada uno de los factores señalados tienen una gran relación con la empatía. La empatía es imprescindible para una comunicación efectiva. Se puede decir que sin empatía no hay comunicación, esta permite ponerse en el lugar de la otra persona, comprenderle y compartir la experiencia alterna. La empatía es la clave para penetrar en las ideas de una persona permitiendo ajustar los mensajes de quien desea comunicar a la sensibilidad del interlocutor; adecuar el mensaje, definir lo que se debe de decir y evitar lo que resulte inoportuno.35 - Retroalimentación: Muchos de los problemas de comunicación se deben a la falta de comprensión e imprecisión. Para asegurarse de que esto no suceda es necesaria la retroalimentación, a fin de encontrar las medidas correctivas necesarias. De acuerdo con Albarrán, citado por Martínez y Nosnik36 , toda información transmitida adecuadamente tiene como efecto: 1. Mejorar la transmisión de lo que se comunica, dado que las personas involucradas en el acto comunicativo van verificando si están comunicando lo que desean comunicar. 2. Reducir la distorsión o aumentar la precisión de lo que se comunicaa través de una constante verificación y reorientación, en caso de existir errores. 3. Facilitar el proceso de aprendizaje. Gracias a la retroalimentación la gente sabe lo que se hizo mal y cómo corregirlo. 35 Rodrigo Moulian Tesmer, ”Matices en la Interacción: Hacia una taxonomía de la Comunicación Humana”, [en línea], Chile, Revista Austral de Ciencias Sociales, núm. 003, agosto, 1999, pp. 23, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=45900302&iCveNum=2138, [Consulta: 23 de febrero de 2009] p.27 36 Alberto Martínez,y Abraham Nosnik (Coord.), Comunicación Organizacional práctica. Manual gerencial, México, Trillas, 5° reimpresión, 1999, p.88 http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=45900302&iCveNum=2138� 26 Poner en práctica dichos factores hace que los miembros transfieran e integren conocimiento en común; destacando que los compromisos y responsabilidades vienen acompañados por acciones que muestran la implicación de los mismos en el proyecto común de la empresa. Este proceder facilita la conformación de una cultura corporativa, en la que la participación no se impone sino que se da tanto como medio viable de la vinculación interpersonal, como de cada uno de los miembros con la organización en sí. El intercambio de ideas y de información es la esencia vital de cualquier organización. Todos los tipos de interacción de una empresa y su medio dependen de alguna forma de comunicación efectiva para saberse a salvo del caos y el desorden. Una organización funciona mejor con libertad de comunicación entre todos sus integrantes. Un funcionario subordinado puede solicitar directamente la asesoría o la ayuda de un ejecutivo importante de otra división, así como también puede solicitar ayuda de sus mismos compañeros de trabajo. La acción coordinada y el trabajo en equipo, frente al trabajo en solitario sin interacción cooperativa y coordinada, contribuye a lograr los objetivos. Si la comunicación no es entendida como un proceso que va de ida y vuelta para una retroalimentación dada entre el emisor y receptor, lejos se encuentran ambos de comprender el significado de ésta. Como lo mencionamos en un principio, comunicar es poner en común, es un acto genuino en el que tanto se aporta como se recibe información, tanto se manifiesta como se escucha y se da la acción. Todo gerente que se preocupa porque sus empleados sientan que son escuchados y que forman parte fundamental en la compañía obtiene una comunicación fluida y efectiva. Recordemos que cuando la comunicación es eficiente, tiende a fomentar un mejor desempeño y satisfacción en el trabajo. Esto último en función de que los trabajadores entienden las funciones que deben desempeñar dentro de la empresa. Sólo así se consigue un compromiso alto por parte de los trabajadores y los resultados se ven en todas las áreas de la organización. 27 Considerar e incluir los factores que intervienen tanto en la información como en la habilidad comunicativa del emisor depende en gran manera de la eficacia en la comunicación. Como se analiza en el siguiente capítulo, considerar el funcionamiento de la empresa bajo estos fundamentos ayuda a comprender cómo el empresario establece vínculos con otros empresarios, no se puede dar por sentado que únicamente seleccionando al socio se tendrá éxito en el proyecto de vinculación. Al igual que la comunicación interna, la comunicación exterior con clientes, proveedores, distribuidores y competencia son integrales, creando y sosteniendo relaciones. “Aún cuando la corporación es un universo autocontenido, con sus propias leyes y valores, con sus convicciones y convenciones propias, con su cultura, no puede, en modo alguno, desatenderse de su entorno (que afecta a su rumbo y al cual, también, ella misma modifica). Es decir, la empresa no debe ni debe ser comprendida como algo desvinculado del todo vital al que pertenece, sino como un ambiente que le rodea.”37 Un mal entendido, una mala interpretación o la falta de información podrían significar la pérdida para estas. Por tanto, el empresario al saber que puede manejar la comunicación de forma efectiva internamente sabrá inmediatamente que lo podrá hacer en el nivel externo. Identificará y transmitirá necesidades, podrá establecer honestamente si está en posibilidades de alcanzar los objetivos planteados con la otra empresa. 37 Carlos Fernández Collado (Coord.) La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1999, p.127 28 Capítulo 2 Los vínculos internacionales. Una estrategia empresarial Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente. Peter Drucker La necesidad de las empresas por adaptarse a un mercado cada vez más competitivo es crucial para su supervivencia, sobre todo porque en muchas ocasiones los recursos internos con los que cuentan son insuficientes. El empresario bajo estas circunstancias considera en ocasiones establecer vínculos con otros empresarios para acceder a nuevas oportunidades que de manera individual estarían fuera de su alcance. El éxito o fracaso de una empresa es siempre el resultado de innumerables factores que actúan dentro de la empresa y en el entorno en que esta opera, esto mismo aplica para los vínculos entre empresas. Como lo veremos, a lo largo del capítulo, a través de los vínculos establecidos entre empresas de diferentes países se tiene la oportunidad y capacidad mayor para crecer. Crecer en el mercado, mantener vínculos que ayuden a tener acceso a recursos y que ayuden a complementar a través de la colaboración sus capacidades. Sin olvidar que la propia experiencia acumulada por las empresas a través de un proceso de aprendizaje continuo es la clave para la adquisición de las capacidades necesarias para competir en los mercados internacionales. En este capítulo abordaremos qué se puede ganar al crear vínculos no sólo en el nivel local o regional sino también internacional. También trataremos sobre los aspectos que los empresarios toman en cuenta para que dichos vínculos tengan éxito, no sólo al comienzo del vínculo sino también a futuro. Para cumplir con dicho objetivo este segundo capítulo ha sido estructurado en cuatro apartados. Con el objetivo de aclarar el término “vínculo empresarial”, en el primer apartado de este capítulo analizamos algunas de las dificultades que la empresa hoy en día enfrenta para, posterior a ello, abocarnos en las diferencias entre los vínculos bajo la estrategia de competencia y los vínculos bajo 29 la estrategia de cooperación, para marcar las diferencias que existen entre ambos y la ventaja competitiva en que derivan. En el segundo apartado señalamos a la comunicación como uno de los factores más importantes para la creación y mantenimiento de vínculos empresariales. Su correcto funcionamiento lleva a fortalecer los vínculos existentes y la búsqueda de mejores resultados competitivos no sólo en el nivel individual sino también en el compartido. En el tercer apartado se mencionan las ventajas que se derivan de establecer vínculos empresariales internacionales. A partir de estos las partes vinculadas no sólo se unen para compartir y diversificar riesgos sino que la unión deriva en que juntos serán más fuertes de lo que serían cada uno por separado. Y por último, el cuarto apartado, tiene como finalidad enumerar aquellos aspectos importantes que los empresarios toman en cuenta para crear y mantener vínculos empresariales, como lo son: enunciación de objetivos, elección del socio, confianza, compromiso, coordinación, flexibilidad y comunicación. Todo esto al defender sus intereses y buscar soluciones para salvaguardar la supervivencia de la empresa. 2.1 ¿Qué es un vínculo empresarial? La empresa tiene objetivos propios comoser competitiva, lograr mantenerse y crecer dentro del mercado local e internacional dado que nos encontramos ante una economía globalizada. Economía en la que no sólo se compite local y regionalmente sino también frente a cualquier empresa de otro país que oferta diversidad de productos y/o servicios38 38 Lelia Fabiola Zapata Palacios, “La comunicación interna en la sociedad del conocimiento: gestión clave en las estrategias empresariales e instituciones españolas”, [en línea], Madrid, Documentación de las Ciencias de la Información, volumen 27, 2004, Dirección URL: ante mercados que demandan calidad y precio. El reto de la empresa deriva de la capacidad que esta tenga para conducirse hacia la producción de bienes y/o servicios que cumplan con los estándares de operación, iguales o similares a los que sus competidores poseen, con el objetivo de ser más competitivos dentro del mercado, adquirir un mejor posicionamiento dentro del mismo, sobrevivir y crecer. http://revistas.ucm.es/inf/02104210/articulos/DCIN0404110269A.PDF, [consulta: 17 de agosto de 2009], p. 3 http://revistas.ucm.es/inf/02104210/articulos/DCIN0404110269A.PDF� 30 Ante tal situación, la manera más frecuente en que los empresarios operan para alcanzar los fines mencionados es mediante los vínculos de competencia, distinguidos por actuar bajo intereses individuales, utilizando los recursos ajenos con el propósito de generar ventajas comparativas y competitivas para sí respecto de otras empresas. Todo esto en detrimento de las empresas con las que se vincula. La creación de vínculos empresariales, bajo la estrategia de cooperación, en los que elementos como el aprendizaje, los conocimientos, el trabajo en conjunto y la comunicación se combinan para alcanzar metas, superar gastos y reducir los gastos implicados en la ejecución de un proyecto pudiera dar mejores resultados que bajo la estrategia de competencia. Hablar de un vínculo de cooperación es referirnos a la unión existente entre una o más empresas en las que existen intereses y objetivos en común. Esperando que de dicha vinculación, más que la obtención de ganancias y utilidades, se comprometa a las empresas en el desarrollo y éxito de los objetivos planteados por ambas, además de adquirir conocimiento de experiencias compartidas, la prolongación de los vínculos y la creación de nuevos. Se abre la posibilidad de sobrevivir a través de compartir bajo el principio de cooperación, promoviendo la mejora de capacidades que las ayuden a desempeñarse en el entorno39 y generar, de acuerdo con Faulkner, “mayor potencial de valor y de sinergia entre los socios.”40 “Las empresas no se dan en el vacío, sino que se encuentran en un complejo entorno social en el que forman una red de relaciones con proveedores, clientes, competidores, gobierno y otras instituciones”41 que, aunque pueden o no formar parte del mismo giro empresarial, al vincularse comparten capacidades y/o recursos para el logro de propósitos comunes. Tal como se puede ver en la figura 2.1, los acuerdos de cooperación se pueden establecer bajo dos órdenes, los de origen competitivo o llamados horizontales distinguidos por pertenecer al mismo sector, realizar las mismas actividades y fabricar productos similares y los complementarios o verticales, establecidos por empresas con 39 Andrés Guillermo, Hernández Martínez, ”Estrategia y cooperación: una visión de la gestión desde el paradigma de la colaboración interfirmas “ Revista Facultad de Ciencias Económicas: Investigación y Reflexión [en línea], Bogotá, vol. XV, núm. 002 diciembre, 2007, Dirección URL: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=90915208, [consulta: 23 de octubre de 2009], p. 117 40 Ibid., p. 124 41 Carlos, Fernández Collado (Coord.), La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1999, 368 p. http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=90915208� 31 posiciones asimétricas que no compiten directamente en el mercado pero que buscan complementarse. Una forma frecuente en que los empresarios establecen vínculos empresariales es a través de las redes empresariales en que empresarios se reúnen para conocerse, compartir experiencias, aprender de otros y detectar oportunidades de negocio. Fernández y Arranz, indican que “las redes consisten en una forma de cooperación entre organizaciones en la que, mediante el establecimiento de unos lazos relacionales —relaciones administrativas — éstas se implican en la realización de un proyecto empresarial.”42 Donde los lazos de unión son aquellos que se ciñen a objetivos43 concretos y compartidos, en “la búsqueda de efectos de crecimiento o de poder de mercado y la búsqueda de sinergias o complementariedades.”44 Figura 2.1 Vínculos de cooperación empresariales horizontales y verticales Fuente: Elaboración propia 42 Juan Carlos, Fernández de Arroyabe y Nieves, Arranz Peña, “Las redes de cooperación empresarial: ¿Una organización para el próximo milenio?” Revista de dirección, organización y administración de empresas, [en línea], núm. 21, 1999, Dirección URL: http://www.cepade.es/Ademas/fr_pdf.asp?num=21&artic=2, [consulta:16 de julio de 2009], p. 14 43 Entendiendo por objetivo aquellos propósitos que sean comprendido, compartidos y alcanzables en un determinado periodo de tiempo por las empresas y los recursos que poseen a los que su consecución debe provocar una motivación 44 Juan Carlos, Fernández de Arroyabe y Nieves, Arranz Peña, “Las redes de cooperación empresarial: ¿Una organización para el próximo milenio?” Revista de dirección, organización y administración de empresas, [en línea], núm. 21, 1999, Dirección URL: http://www.cepade.es/Ademas/fr_pdf.asp?num=21&artic=2, [consulta:16 de julio de 2009], p. 13 EMPRESA COOPERADORA EMPRESA COOPERADORA EMPRESA COOPERADORA EMPRESA COMPETITIVA REDES Vínculos de cooperación Horizontales Vínculos de cooperación Verticales http://www.cepade.es/Ademas/fr_pdf.asp?num=21&artic=2� http://www.cepade.es/Ademas/fr_pdf.asp?num=21&artic=2� 32 Al establecer un vínculo sano a través del cual el empresario tenga la oportunidad de crecer y de desarrollarse como tal, la empresa pasa de ser concebida como medio para hacer dinero y maximizar rentabilidades a considerarse como aquella que busca trabajar en unidad con otra u otras empresas para el bien común pero que también gracias a este vínculo pueden mejorar su competitividad, enfrentar los retos derivados de esta y obtener una serie de recursos de los que antes carecía o no había desarrollado en su totalidad. Tal como apuntan Fernández y Arranz, la empresa hoy día se enfrenta a diversos retos como lo son la existencia de competidores internacionales, la expansión internacional de los mercados, la mayor capacidad de innovación, entre otras características de carácter competitivo. Retos que llevan al empresario a una constante búsqueda de la ventaja competitiva de su empresa, planteando estrategias de gestión y operativas globales y nuevas formas organizativas que impliquen trabajar en conjunto y no en forma individual. Dicho de otra manera, se necesita de la cooperación entre empresas en la que se establezca “voluntaria y recíprocamente el compartir algún recurso y/o conocimiento de tipo tecnológico, comercial o financiero con el objeto de desarrollar una estrategia que redunda en ventajas competitivas para los cooperadores”.45 Lo que conlleva a que las empresas adquieran recursos y capacidades para sobrevivir en el mercado sosteniendo una ventaja en diferenciación
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