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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 1 UNIDAD NRO. 1 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EN ÁREAS VINCULADAS CON SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN El objetivo de esta Unidad es introducir al alumno en la Administración de Recursos en Áreas de Sistemas y Tecnologías de Información de forma tal que encuadre los conocimientos técnicos adquiridos hasta el momento en la carrera para aplicarlos a la administración de los mismos y lograr procesos maduros acorde a estándares de calidad. Para ello se desarrollará un marco en el que se incluirán los conceptos de Gobierno de TI, Estrategia, Planeamiento, y se propondrá la utilización de normas y estándares actualizados para la administración de áreas, procesos y proyectos de Sistemas y Tecnologías de Información. Objetivos específicos: • Justificar las metas de Tecnologías de Información (TI) encuadradas en las metas de negocio y la estrategia empresarial • Conocer marcos metodológicos actuales para la administración de recursos en Áreas de Sistemas y Tecnologías de Información • Identificar los procesos, funciones, roles y recursos asociados a la administración de áreas vinculadas con Sistemas y Tecnologías de Información • Seleccionar recursos y herramientas para la gestión de las Áreas vinculadas con Sistemas y Tecnologías de Información • Conocer los fundamentos de las relaciones laborales y la higiene y seguridad en el trabajo. Bibliografía utilizada: • Administración – Proceso Administrativo (3ra. Edición). Idalberto Chiavenatto. Ed.Mc.Graw Hill • Capability Maturity Model Integration, Versión 1.2. Software Engineering Institute. Carnegie Mellon University • Metodología Métrica Versión 3. Ministerio de Administraciones Públicas de España • Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK). Cuarta Edición. Project Management Institute. Año 2009 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 2 CAPÍTULO 1 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 3 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 4 VISIÓN, MISIÓN Y VALORES ....................................................................................................... 4 OBJETIVOS .......................................................................................................................... 5 CULTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................................................... 6 POLÍTICA ORGANIZACIONAL ....................................................................................................... 6 PROCESO ADMINISTRATIVO ....................................................................................................... 7 ESTRATEGIA EMPRESARIAL .............................................................................................. 8 DESDOBLAMIENTO DE LA ESTRATEGIA ........................................................................................... 9 TIPOS DE ESTRATEGIA ........................................................................................................... 10 EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL ............................................................................... 11 ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRATEGIA .......................................................................................... 11 EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................................................... 13 RELACIÓN ENTRE LAS ESTRATEGIA DEL NEGOCIO Y LA ESTRATEGIA DE TI .................................... 14 ANEXO .................................................................................................................... 17 ANÁLISIS FODA - HERRAMIENTA PARA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................ 17 PASOS PARA EL ANÁLISIS FODA ............................................................................................ 18 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 4 INTRODUCCIÓN La Organización es la forma de cooperación entre personas que se basa en relaciones de trabajo para producir bienes y servicios. Está constituida por recursos humanos, materiales, financieros que le permiten funcionar como un sistema y lograr sus objetivos dentro de la comunidad donde se encuentra ubicada. Independientemente de sus características, los productos o servicios producidos o su tamaño, para que la organización pueda funcionar debe cumplir sus objetivos y metas. Para esto deberá realizar acciones tomando en cuenta el entorno y sus características internas. El planeamiento estratégico es el proceso mediante el cual las organizaciones evalúan su situación, su nivel de competitividad, su visión, misión y valores, con el objetivo de movilizar creativamente las capacidades y talento de los individuos y equipos, hacia el logro de sus objetivos. Cada organización trata de desarrollar sus negocios y operaciones de manera coherente y consistente mediante la aplicación de estrategias. Al acelerarse los cambios en el ambiente se origina una creciente presión que exige mucha capacidad para anticiparse a ellos y aprovechar de inmediato las nuevas oportunidades, así como capacidad de actuar con flexibilidad para contrarrestar las amenazas y presiones ambientales. La estrategia empresarial es el primer y principal paso que debe dar la empresa para lograr esta capacidad de maniobra. En el proceso de planeamiento estratégico, entonces, existen componentes muy importantes de los cuales desarrollaremos una breve descripción: VISIÓN, MISIÓN Y VALORES La misión es la formulación del propósito para el cual existe la empresa. Generalmente es expresada en una sola frase. Tiene un carácter bastante duradero, pero puede ser mejorada o modificada cuando el “concepto” de la empresa así lo requiere. La visión, también llamada “visión de futuro”, es una formulación de la situación futura deseable para la empresa. La visión puede ser expresada en una o varias frases redactadas de manera atractiva y motivadora. Al ser la visión una situación futura deseable, es una especie de gran objetivo a lograr y, por eso, es la inspiración y el marco para definir objetivos y metas más específicas. Aunque la visión debe tener un carácter duradero, suele actualizarse regularmente o redefinirse cuando las circunstancias estratégicas de la empresa así lo requieren. La visión compartida puede diferir de una organización a otra, pero, para que sea atractiva a todos los interesados, debe comunicar a los clientes por qué es bueno hacer negocios con la organización. Para transmitir la visión, la organización redacta una declaración de la misión que contiene una breve y clara descripción de los valores en los que cree y de los objetivos. Los valores, también llamados “valores corporativos, empresariales u organizacionales”, son las creencias (el credo) acerca de las conductas consideradas correctas y valiosas por la empresa. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL- FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 5 De los tres elementos mencionados, los valores son los que tienen mayor permanencia. No se trata de una declaración circunstancial o de conveniencia, sino de creencias básicas, esenciales, que tienen valor intrínseco. La declaración de misión, visión y valores es un excelente punto de partida y complemento de los procesos de planeamiento estratégico y un excelente recurso para promover la participación, la alineación del equipo y la motivación. Las empresas que cuentan con una declaración explícita y compartida de su misión, visión y valores pueden orientar mejor sus acciones y hacer frente a las adversidades porque su equipo gerencial y el personal tienen claro su propósito básico, el futuro que quieren construir y los valores que le dan fortaleza moral. OBJETIVOS Una vez que la organización conoce su razón de ser, la siguiente pregunta clave a la que se debe dar respuesta es ¿Qué es imprescindible para cumplir con su objeto social? Es esencial para la empresa saber qué necesidad espera satisfacer el público objetivo al que se dirige, qué es lo que valora y qué es lo que no valora, es decir, definir los factores claves de éxito. Conociendo los factores claves para el éxito, la empresa puede dirigir sus acciones hacia el logro de los mismos lo que evidentemente le facilitará alcanzar la satisfacción de las necesidades de sus clientes y con ello alcanzar rasgos distintivos con respecto a su competencia, alcanzando la lealtad en sus consumidores y reduciendo la amenaza de los productos sustitutos. Las áreas de resultados claves son los departamentos o grupos de la organización primordialmente responsables de que ésta pueda lograr un factor clave de éxito determinado. Depende del tipo de factor clave que se busque para que sean claves unas u otras áreas de la organización. Las áreas de resultados claves establecen los lugares dónde se van a situar los recursos y esfuerzos individuales y colectivos. En el siguiente paso se establecen los objetivos estratégicos. Los objetivos constituyen una de las categorías fundamentales de la actividad de dirección, debido a que condicionan las actuaciones de la organización y en especial de sus dirigentes. Un objetivo constituye la expresión de un propósito a obtener. Desde el punto de vista jerárquico, el primer nivel de objetivo está definido por la misión de la organización como la expresión más general de su razón de ser en cuanto a su papel económico y social. El segundo nivel de los objetivos de una organización son los objetivos generales, los cuales expresan los propósitos o metas a escala global, y a largo plazo, en función de su misión, pero también en función de la situación del entorno y sobre todo de su evolución futura, en especial de las oportunidades y amenazas que éste presenta, así como de la propia situación interna de la organización. Los principios fundamentales que rigen la previsión y el planeamiento de los objetivos pueden ser resumidos de la siguiente forma: • Precisión: Deben ser específicos, definidos en forma clara y precisa para ser entendidos por todos los implicados. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 6 • Verificación: Deben ser medibles para poder ser verificados. Cuando no puedan ser cuantificables, deben definirse los criterios para evaluar su logro. Debe establecerse además un límite en tiempo en que se pueda obtener la medida de su logro. • Participación. Uno de los elementos más importantes de la efectividad de la planificación pues entre más participen en su definición, mayor compromiso existirá en su cumplimiento. Los objetivos desafiantes y realistas se asocian a un mayor rendimiento siempre y cuando sean decididos, o al menos, aceptados, por parte de quienes han de cumplirlos. El establecimiento de objetivos en grupo aumenta su aceptación. • Integración: Es necesario integrar el mayor número de aspectos relacionados, de manera que en una formulación de objetivos se consideren las tareas para el aseguramiento de éste. • Realismo: Es necesario que sean decisivos, retadores y factibles, que todos los esfuerzos se orienten hacia ellos, pero que sean posibles de alcanzar. Los objetivos que constituyen un desafío de moderada dificultad conducen a un mayor rendimiento que los objetivos percibidos como demasiado difíciles de conseguir. CULTURA ORGANIZACIONAL “... la forma en que nosotros hacemos las cosas aquí…” La cultura organizacional refiere a la forma en que unas personas se relacionan con otras dentro de la organización, la forma en que son tomadas e implementadas las decisiones, la actitud de los empleados frente a su trabajo, sus clientes, proveedores, superiores y colegas. Una organización que desea realizar cambios se confrontará eventualmente con su cultura organizacional. La cultura, que depende de los estándares y valores de las personas en la organización, no puede ser modificada pero puede ser influenciada. Influenciar la cultura de una organización requiere de liderazgo en la forma de políticas claras y consistentes referentes a los recursos humanos. Si esta cultura otorga un valor bajo a la innovación serán difíciles los cambios de tecnologías de información en la organización Las políticas de recursos humanos juegan un rol importante y estratégico en cuanto a los objetivos a largo plazo de la organización. POLÍTICA ORGANIZACIONAL La Política de una organización es la combinación de todas las decisiones y medidas tomadas para definir y realizar los objetivos. En estas políticas la organización debe priorizar objetivos y decidir cómo serán alcanzados. Las prioridades pueden cambiar con el tiempo dependiendo de las circunstancias. Cuanto más claras sean las políticas de la organización para los interesados menor será la necesidad de explicitar cómo se supone que el personal realice sus tareas. En lugar de procedimientos detallados, el personal puede utilizar las políticas como guía. La organización se torna así más flexible y puede responder más rápidamente a circunstancias cambiantes. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 7 La implementación de políticas en la forma de actividades específicas requiere de Planificación. Los planes son divididos en etapas para proveer hitos que permitan monitorear el progreso. Por ejemplo, las políticas pueden ser utilizadas para desarrollar un plan anual que será luego utilizado para determinar los presupuestos. Un plan anual organizacional podrá ser descompuesto en planes departamentales detallados o planes de proyecto. Cada uno de estos planes contiene un conjunto de elementos como plan de actividades, recursos requeridos y acuerdos de calidad y cantidad de productos o servicios que deberán entregarse. PROCESO ADMINISTRATIVO La estrategia es puesta en marcha mediante la acción empresarial que, para ser eficaz, necesita planearse, organizarse, dirigirse y controlarse. Cuando estas actividades se toman en conjunto constituyen el proceso administrativo. Proceso es cualquier fenómeno que presente cambio continuo en el tiempo o cualquier operación que tenga cierta continuidado secuencia. El concepto de proceso implica que los acontecimientos y las relaciones entre éstos son dinámicos, están en evolución y cambio constante. El proceso no es una situación inmóvil, estancada ni estática, sino móvil, continua y sin comienzo ni fin, en una secuencia fija de eventos. Los elementos del proceso interactúan, es decir, cada uno afecta a los demás. En consecuencia las funciones de planeamiento, organización, dirección y control no constituyen unidades separadas, sino que, por el contrario, son elementos interdependientes que interactúan y ejercen fuertes influencias recíprocas. Planeamiento Organización Dirección Control Entradas Insumos Salidas Resultados UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 8 ESTRATEGIA EMPRESARIAL La estrategia empresarial es la determinación de la posición futura de la empresa, en especial frente a sus productos y mercados, su rentabilidad, su tamaño, su grado de innovación y sus relaciones con sus ejecutivos, sus empleados y ciertas instituciones externas. Esta posición estratégica debe equilibrarse mediante el planeamiento estratégico de la empresa que se elabora a partir de tres actividades básicas: 1. Análisis ambiental: análisis de las condiciones y variables ambientales, sus perspectivas actuales y futuras, las coacciones, contingencias, desafíos y oportunidades percibidos en el contexto ambiental. 2. Análisis organizacional: análisis de condiciones actuales y futuras de la empresa, recursos disponibles y recursos necesarios (incluida la tecnología), potencialidades, fortalezas y debilidades de la empresa, estructura organizacional capacidad y competencia 3. Formulación de estrategias: toma de decisiones globales y amplias que producirán efectos en el futuro de la empresa, en un determinado horizonte temporal a largo plazo. Análisis Ambiental Mercados Economía Competencia Gobierno Tecnología Legislación Análisis Organizacional Análisis de las fuerzas y debilidades operacionales y de los recursos disponibles en la empresa Oportunidades y Amenazas generales Oportunidades y Amenazas específicas de la empresa Formulación de alternativas de estrategia Evaluación de las alternativas Decisiones estratégicas Aspectos considerados por la cúpula de la administración Definición de las posibilidades y de los recursos necesarios Verificación de los factores ambientales UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 9 DESDOBLAMIENTO DE LA ESTRATEGIA Para administrar la adecuación de los aspectos del ambiente (variables externas) a los aspectos de la empresa (variables internas), la estrategia empresarial requiere articular todos los niveles de la empresa: nivel institucional, intermedio y operacional. De esta forma actúa la empresa desdoblando la estrategia para atacar tres problemas específicos: 1. Problema empresarial: relacionado con la elección del dominio producto/mercado 2. Problema administrativo: centrado en la estructuración de las actividades internas y la creación de normas y procedimientos para coordinar estas actividades. El problema administrativo converge en la racionalización y estabilización de las actividades. 3. Problema de adecuación tecnológica: se refiere a la ejecución de operaciones y a la generación de productos o servicios, así como la elección de las tecnologías más adecuadas para tales fines. Incluye la creación de un sistema que transforme en operaciones la solución dada al problema empresarial. La creación de tal sistema exige que la administración elija la tecnología apropiada para generar los productos y servicios seleccionados OBJETIVOS EMPRESARIALES POLITICAS GENERALES PLANES ESTRATEGICOS NORMAS Y PROCEDIMIENTO PLANES TACTICOS PRESUPUESTO Y PROGRAMA NORMAS Y REGLAMENTOS PLANES OPERACIONALES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERACIONAL retroalimentación NIVEL INSTITUCIONAL Problema empresarial Elección del dominio producto/mercado de la empresa NIVEL INTERMEDIO Problema administrativo Retaguardia (Racionalización y estructuración) y liderazgo (innovación futura) NIVEL OPERACIONAL Problema de adecuación tecnológica Elección y utilización de las tecnologías para producir y distribuir UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 10 TIPOS DE ESTRATEGIA Existen estrategias cooperativas y estrategias competitivas. Es posible diferenciarlas según el siguiente cuadro: Estrategias Cooperativas: Ajuste o negociación: Cooptación, Coalición Estrategias Competitivas: Defensiva, Ofensiva, Analítica, Reactiva ESTRATEGIAS COMPETITIVAS Y SUS REPERCUCIONES EN LOS TRES NIVELES DE LA EMPRESA NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERACIONAL ESTRATEGIAS EMPRESARIALES Problema empresarial Problema administrativo Problema de adecuación tecnológica Elección del dominio producto/mercado Estructuración de actividades y establecimiento de normas y procesos Elección y utilización de técnicas de producción Defensiva Mantenimiento del dominio actual de productos y mercados Garantizar y conservar el dominio actual de productos y mercados Búsqueda de la estabilidad del dominio Planeación y control de las operaciones de la empresa para mantener o aumentar la eficiencia actual Énfasis en la conservación Producción de bienes o servicios de la manera más eficiente, mediante la intensificación de la tecnología actual Énfasis en la tecnología utilizada Ofensiva Ampliación y búsqueda de nuevos dominios de productos y mercados Explorar y localizar nuevas oportunidades de productos y mercados Búsqueda de nuevos dominios aunque transitorios Facilitar y coordinar los frecuentes y diversos cambios en las actividades y operaciones de la empresa Énfasis en el cambio organizacional Mantener flexibilidad en las tecnologías para seguir los cambios en los dominios y modificar continuamente las operaciones Énfasis en la flexibilidad tecnológica Analítica Mantenimiento de dominios estables y búsqueda de nuevos dominios de productos y mercados Garantizar el dominio actual y, al mismo tiempo, buscar, localizar y explorar nuevas oportunidades de productos y mercados Búsqueda de estabilidad del dominio y, simultáneamente, búsqueda de nuevos dominios Diferenciar la estructura y los procesos organizacionales para acoplar y equilibrar çareas de operación estable con áreas dinámicas e inestables Énfasis en la conservación y en el cambio organizacional Adoptar tecnología dual para servir un dominio híbrido: estable e inestable Complejidad tecnológica Reactiva Respuesta empresarial no preparada, improvisada y poco eficaz, utilizando estrategias inadecuadas y obsoletas Incoherencia entre estrategia y estructura y procesos organizacionales lo cual dificulta la integración y coordinación empresarial Poca eficiencia en las operaciones UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONALROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 11 EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRATEGIA La administración de la estrategia puede definirse como la función a nivel institucional de la empresa que analiza, desarrolla y modifica los procesos internos y externos de la empresa para que sea eficiente y eficaz en condiciones constantemente variables. La eficiencia se orienta hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos) para que los recursos (personas, máquinas, materias primas) sean aplicados de la forma más racional posible. La eficiencia se preocupa por los medios, por los métodos y procedimientos más indicados que deben ser planeados y organizados debidamente para garantizar la optimización de la utilización de los recursos disponibles. La eficacia se preocupa por los fines, en el para qué se ejecutan las tareas, qué resultados traen, qué objetivos se consiguen. Objetivos Eficiencia Estrategias Políticas Estratégicos Planes Tácticos Eficacia Operacionales Reglas y Procedimientos Acción Resultados Coherencia Interna Coherencia Externa Adecuación de los Recursos Disponibles Estándares internos: • Políticas y directrices • Cultura Organizacional • Objetivos empresariales • Propósitos de la empresa Condiciones ambientales existentes: • Proveedores • Clientes • Competidores • Grupos reguladores • Ambiente general: • Variables políticas, tecnológicas, legales, económicas Recursos empresariales existentes: • Físicos y materiales • Financieros • Humanos • Mercadológicos • Administrativos UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 12 DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA Eficiencia Eficacia • Énfasis en los medios • Hacer correctamente las cosas • Resolver problemas • Salvaguardad los recursos • Cumplir tareas y obligaciones • Entrenar a los subordinados • Mantener las máquinas • Énfasis en los resultados • Hacer las cosas correctas • Alcanzar objetivos • Obtener resultados • Proporcionar eficacia a los subordinados • Máquinas disponibles RELACIONES ENTRE EFICACIA Y EFICIENCIA Eficacia (consecución de los objetivos empresariales) Eficiencia (empleo óptimo de los recursos existentes) Baja Elevada Baja • Bajo retorno de la inversión porque los recursos se utilizan mal (desperdicio de materiales, de equipos, de fuerza laboral, de tiempo, lo cual produce elevados costos operacionales) • Dificultad para conseguir los objetivos empresariales (lo cual redunda en pérdida de mercado, bajo volumen de ventas, reclamo de los consumidores, pérdidas elevadas) • Elevado retorno de la inversión, pues los recursos se utilizan intensiva y racionalmente, sin desperdicios (gracias a métodos y procedimientos bien planeados y organizados), lo cual redunda en bajos costos operacionales. • A pesar de esto, existen dificultades para alcanzar los objetivos empresariales, pues se ejecutan bien las tareas en la organización, pero el éxito empresarial es precario Elevada • La actividad operacional es deficiente y los recursos se utilizan de manera precaria. Los métodos y procedimientos conducen a un desempeño inadecuado e insatisfactorio • Se cumplen los objetivos empresariales, aunque el desempeño y los resultados podrían mejorar. La empresa obtiene sus ventajas en su ambiente (mediante el mantenimiento o ampliación del mercado, el volumen de ventas pretendido, la satisfacción del consumidor, la rentabilidad deseada) • Las actividades se cumplen bien, el desempeño individual y departamental es bueno, puesto que los métodos y procedimientos son racionales. Las tareas se ejecutan bien, de la mejor manera posible y a los menores costos y esfuerzos, en el menor tiempo • La actividad produce resultados ventajosos para la empresa, pues ésta es estratégica o táctica para obtener los objetivos que se propone. Las tareas se ejecutan en aras de alcanzar resultados buscados por la empresa que le aseguran la supervivencia, la estabilidad y el crecimiento UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 13 EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 1. Está proyectado a largo plazo, por lo menos en términos de sus efectos y consecuencias 2. Está orientado hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente de tarea y, en consecuencia, está sujeto a la incertidumbre de los acontecimientos ambientales. Para enfrentar la incertidumbre, el planeamiento estratégico basa sus decisiones en los juicios y no en los datos. 3. Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener el efecto sinérgico de toda la capacidad y potencialidad de la empresa. La respuesta estratégica de la empresa incluye un comportamiento global y sistémico. ETAPAS DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 1. Determinación de los objetivos empresariales 2. Análisis del ambiente externo 3. Análisis organizacional interno 4. Formulación de las alternativas estratégicas y elección de la estrategia empresarial 5. Elaboración de la planeación estratégica 6. Implementación mediante planes tácticos y operacionales Ver Anexo: Análisis FODA – Herramienta para el Planeamiento estratégico UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 14 RELACIÓN ENTRE LAS ESTRATEGIA DEL NEGOCIO Y LA ESTRATEGIA DE TI Los Sistemas y Tecnologías de Información de Información son uno de los principales activos con los que cuenta la empresa, tanto para su gestión operativa como para la toma de decisiones. Es por ello que deben existir decisiones estratégicas que deriven en elaboración de planes estratégicos en torno a los mismos. En forma similar a la Estrategia del Negocio, la Estrategia de Tecnologías de Información es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo: � El alcance de la Tecnología: esta asociado con decisiones que determinan el tipo de tecnología que se utilizará (tecnologías orientadas a objetos, arquitecturas cliente/servidor, manejo de imágenes, robóticas, multimedia, etc.). � Las competencias sistémicas: identifican las características y fortalezas de las tecnologías que serán criticas para la creación/extensión de estrategias de negocios (conectividad, accesibilidad, confiabilidad, desempeño). � Las decisiones de manejo de tecnologías: como se instrumenta la estrategia del TI en actividades, equipos de trabajo, compromisos y demás elementos asociados con el trabajo en la empresa. Consideraciones � La realización de un plan de sistemas de información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación de los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos objetivos. � Uno de los objetivos de la adecuada aplicación de tecnología en la organización consiste en obtener ventajas estratégicasque sean difíciles de imitar. � Usar tecnología para obtener ventajas estratégicas implica instrumentar estrategias que refuercen los factores críticos de éxito. Objetivos: El primer y más importante objetivo de un proceso de planeación estratégica de sistemas y tecnologías de información es proveer un plan que apoye las necesidades de información de las estrategias de la empresa a corto y largo plazo, y que esté integrado con el plan estratégico de la empresa. Y además: 1. Alinear las estrategias de Tecnologías de la Información a los objetivos del negocio 2. Aumentar la confianza en la posibilidad de uso de la información oportuna y veraz para la toma de decisiones. 3. Proveer un método formal y objetivo para que la administración establezca, sin sesgos, las prioridades hacia las Tecnologías de Información. 4. Integrar las diferentes áreas del negocio bajo una única arquitectura de información UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 15 5. Permitir que los sistemas desarrollados sean duraderos, protegiendo la inversión en tecnología. Esto puede ser dado que los sistemas se planearían con base en los procesos del negocio, procesos que normalmente no se afectan por cambios organizacionales. 6. Definir mejores estructuras organizacionales para el Departamento Sistemas 7. Administrar de una manera ordenada y consensuada las nuevas estrategias con los problemas del día a día 8. Permitir que los recursos de tecnología se administren de la mejor manera 9. Facilitar proyectos de mejoras a los procesos de desarrollo y mantenimiento de sistemas 10. Definir los proyectos que implanten las estrategias tecnológicas, administrando los riesgos y presupuestos de manera metódica Los pasos para el planeamiento estratégico de sistemas y tecnologías de información son: 1. Identificar metas, objetivos y estrategias. 2. Examinar tendencias tecnológicas y cómo pueden éstas utilizarse para crear nuevas oportunidades y ventajas competitivas. 3. Determinar los factores claves de éxito para la organización e identificarlos dentro del organigrama de la empresa. 4. Realizar entrevistas a los ejecutivos claves para determinar problemas, oportunidades y necesidades de información. 5. Desarrollar un modelo del negocio, o sea la descripción breve de cada una de las actividades de los procesos claves de la empresa. 6. Identificar los “requerimientos de información” de cada una de las actividades de los procesos del modelo de negocio. Al terminar este esfuerzo quedará claro qué información es generada por cada actividad y qué información se requiere para realizarla. De esta forma se obtiene la relación existente entre los procesos. Por ejemplo: pronóstico de demanda, disponibilidad de servicios, regulaciones, costo operacional, etc. Beneficios potenciales de un Plan Estratégico de Sistemas y Tecnologías de Información El desarrollo de un Plan Estratégico de Sistemas y Tecnologías de Información ofrece muchos beneficios potenciales a los tres niveles de la Empresa: � Una aproximación lógica y definida para ayudar en la solución de los problemas de control administrativo desde la óptica del negocio. � Una evaluación de las necesidades futuras de sistemas y tecnología de Información basada en el impacto que tienen su implementación en el negocio, y sus prioridades. � Una aproximación planeada que permita un rápido retorno en la inversión que tiene la empresa en los sistemas de información. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 16 � Sistemas de Información relativamente independientes de la estructura organizacional. � Confianza en que la dirección dada al sistema de información y su adecuada administración exista para implementar los sistemas propuestos. � Involucra a la alta gerencia en el establecimiento de objetivos y direcciones organizacionales, así como la definición de prioridades. � Evaluación de la efectividad de los sistemas de información actuales. � Una metodología definida y lógica para ayudar en la solución de problemas de control administrativo y operativo. � Consistencia en la información que utilizarán todos los usuarios. � Sistemas que son orientados más al usuario administrativo que al usuario técnico. Además aporta a las áreas de Sistemas y Tecnologías de Información: � Comunicación con la alta gerencia y concientización de la misma. � Una mejor base de planeación a largo plazo de los presupuestos del área. � Personal mejor entrenado y más experto para responder a las necesidades del negocio. � Usuarios involucrados en la fijación de prioridades en Sistemas y Tecnologías de información. Errores comunes en el desarrollo de las TI: � Las aplicaciones son construidas para satisfacer metas a corto plazo o problemas inmediatos. � No se considera la visión global de los recursos con que cuenta la organización. � Las TI se desarrollan de manera reactiva, en respuesta a las necesidades urgentes del negocio lo que produce islas de TI a lo largo y ancho de todas las áreas funcionales, que no crecen coherentemente hacia una arquitectura integrada de sistemas, tecnología e información. � Junto a todo esto, las tendencias de desarrollo de TI se han caracterizado por su esfuerzo en automatizar el “desorden”. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 17 ANEXO ANÁLISIS FODA - HERRAMIENTA PARA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO El análisis FODA es una de las herramientas esenciales al proceso de planeamiento estratégico y que proporciona la información necesaria para el conocimiento de la situación actual de la organización para la toma de decisiones ya sea para la implementación de acciones y medidas correctivas o la generación proyectos de mejora, sirviendo de apoyo para la formulación, implementación, seguimiento y ajuste de los planes de nivel estratégico y táctico de la organización. El Análisis FODA permite entonces conformar un diagnóstico de la situación actual conjugando la situación del ambiente interno: Fortalezas y Debilidades con la situación del ambiente externo: Oportunidades y Amenazas de una organización para tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas de la misma. Su nombre proviene de las variables que la técnica analiza: Fortalezas: también llamadas puntos fuertes: son capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y, consecuentemente, ventajas competitivas internas de la organización que deben y pueden servir para explotar oportunidades externas. Ejemplos: • Recursos humanos altamente capacitados. • Capital financiero acorde a las necesidades operativas. • Elaboración y/o comercialización de productos o servicios de alta calidad. • Gestión gerencial eficiente. • Adecuado funcionamiento del proceso administrativo. • Procesos productivos de última generación. Oportunidades: es todo aquello que pueda suponer una ventaja competitiva externa para la organización, o bien representar una posibilidad para mejorar la rentabilidad de la misma o aumentar los beneficios de sus negocios. Ejemplos: • Facilidades impositivas. • Retiro de un competidor de la zona. • Apertura de líneasde crédito. • Realización de obras de infraestructura por parte del gobierno. • Aparición de nuevos segmentos de mercado y/o ampliación de los existentes. • Aumento de la demanda Debilidades: también llamadas puntos débiles: son aspectos que limitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la organización, constituyen un riesgo para la organización y deben, por tanto, ser controlados y superados. Ejemplos: • Falta de recursos humanos en áreas claves. • Elevada estructura de costos fijos improductivos. • Capacidad productiva ociosa. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 18 • Problemas de comunicación. • Problemas de coordinación entre los distintos sectores de la organización. • Conflictos entre los distintos sectores de la organización. • Escasas líneas de productos o servicios. Amenazas: se define como toda fuerza del entorno que puede impedir la implantación de una estrategia, reducir su efectividad, incrementar los riesgos de la misma, incrementar los recursos que se requieren para su implantación, reducir los ingresos esperados o su rentabilidad. Ejemplos: • Aparición de productos sustitutos. • Cambios en las necesidades y/o gustos en los consumidores. • Crisis y/o recesión económica. • Cambios adversos en el tipo de cambio. • Aparición de nuevos competidores. • Cambios demográficos adversos. PASOS PARA EL ANÁLISIS FODA 1. Análisis del Ambiente Interno: Esto significará analizar los factores que definan las fortalezas y debilidades de la organización. Para el análisis de las debilidades y fortalezas puede considerar áreas como las siguientes: • Recursos: capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles. • Actividades: recursos, creatividad. • Riesgos: con relación a los recursos y a las actividades de la organización. • Contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización. 2. Análisis del Ambiente Externo Esto significará analizar los factores que definan las oportunidades y amenazas del entorno. Para el análisis de oportunidades y amenazas puede considerar áreas como las siguientes: • Entorno de la organización: proveedores, clientes, mercados, competidores • Grupos de interés: Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad. • El entorno visto en forma más amplia: aspectos demográficos, políticos, legislativos. 3. Exposición de las variables detectadas en la matriz de evaluación Una vez detectadas las variables se deben exponer en una matriz como la que se muestra para poder realizar luego la determinación de estrategias. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Recursos en Áreas vinculadas con SI & TI La Estrategia Empresarial y su relación con los SI & TI Esp. Lic. Fabiana María Riva Versión: Marzo 2011 19 Fortalezas F1. F2. …. Fi. Debilidades D1. D2. …. Dj. Oportunidades O1. O2. …. On. Estrategia FO (Maxi-Maxi) Estrategia DO (Mini-Maxi) Amenazas A1. A2. …. Am. Estrategia FA (Maxi-Mini) Estrategia DA (Mini-Mini) 4. Determinación de estrategias La Estrategia FO (Maxi-Maxi). Es la situación en que mejor se posicionaría una organización: poder establecer estrategias que permitan maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs- Oportunidades). Estas organizaciones pueden utilizar recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios. Las organizaciones exitosas harán lo posible por llegar a la situación donde pueda trabajar a partir de las fortalezas para aprovechar las oportunidades. Si tienen debilidades, esas organizaciones lucharán para sobreponerlas y convertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas, ellas las tratarán de enfocarse en las oportunidades. La Estrategia DO (Mini-Maxi). La estrategia DO (Debilidades –vs- Oportunidades) intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una organización podría identificar oportunidades en el ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le evite aprovechar las ventajas del mercado. Pero también ciertas oportunidades del mercado podrían servir para minimizar las debilidades existentes en la organización. La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa en las fortalezas de la organización que pueden utilizarse para contrarrestar las amenazas del ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto nno significa necesariamente que una institución fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una organización deben ser usadas con mucho cuidado y discreción. La Estrategia DA (Mini-Mini) El objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una organización que estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas tendría que luchar por su supervivencia. Pero existen otras alternativas. Por ejemplo, esa organización podría reducir sus operaciones buscando ya sea sobreponerse a sus debilidades o esperar tiempos mejores, cuando desaparezcan esas amenazas (a menudo esas son falsas esperanzas). Sin embargo, cualquiera que sea la estrategia seleccionada, la posición DA se deberá siempre tratar de evitar.
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