ADR-1-Cap02-Anexo_EvaluacionySelecciondeHWySW_V201104 - Mariana Montesdeoca (1)

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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION 
 
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS 
Unidad 1: Administración de Recursos en Areas vinculadas con SI & TI 
El proceso de Evaluación y Adquisición de HW y SW 
 
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REQUEST FOR INFORMATION (RFI) 
 REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) 
 
RFI: REQUEST FOR INFORMATION: SOLICITUD DE INFORMACIÓN 
 
RFP: REQUEST FOR PROPOSAL: SOLICITUD DE PROPUESTAS 
 
 
Dentro de las actividades requeridas para la contratación o compra de un servicio o producto de 
tecnologías de la información, la investigación de mercado desempeña un rol fundamental, pues es 
mediante esta labor que se realiza la recolección de información sobre las condiciones del estado 
actual de la tecnología y su futuro. 
 
Las actividades sobre las cuales se quiere tener conocimiento con un RFI/RFP son: 
• Proveedores potenciales de servicios o productos y de la puesta en marcha de proyectos 
donde los mismos se involucren 
• Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio o producto 
• Experiencias de las empresas proveedoras en la prestación del servicio o implementación del 
producto 
• Esquemas de facturación y costo del servicio, entre otros. 
 
 
OBJETIVOS: 
 
• Dar visibilidad del proceso a los oferentes 
• Enfocar al proveedor en lo relevante para la empresa 
• Estructurar las respuestas para permitir una mejor y más fácil comparación entre los 
oferentes 
• Facilitar la transición entre las generalidades de un proyecto y el detalle 
• Reflejar la “memoria” del proceso decisorio 
 
CUÁNDO SE JUSTIFICA LA REALIZACIÓN DE UN RFI/RFP 
 
• Cuando los requerimientos técnicos exceden el conocimiento de los recursos humanos 
existentes en la organización el RFI permite disminuir el gap tecnológico 
• Cuando los proyectos de compra exceden el presupuesto asignado a compras menores 
• Cuando el proceso de compra en la organización esté bien establecido se pueden poner 
rangos de valores para hacer uso de estas metodologías o de la compra directa 
• Cuando los involucrados en la decisión pretenden tener un respaldo importante a la decisión 
que están tomando 
 
VENTAJAS DE USAR RFI/RFP 
 
• Estos documentos definen las características (obligatorias y deseables) así como las 
restricciones de cualquier producto o servicio requerido 
• Una buena RFI/RFP evita que: 
o se adquiera un servicio o producto distinto al que se requiere 
o el proveedor no cumpla con las expectativas del cliente 
o se genere una propuesta con un costo distinto (muy bajo o muy alto) con respecto a 
lo que realmente se requiere 
o Se pierda tiempo en la negociación con proveedores 
o Se entreguen requerimientos distintos a diversos proveedores (en el caso de 
licitaciones o procesos similares de búsqueda de ofertas de varias empresas) 
 
La creación de un RFI/RFP ciertamente implica tiempo, pero a la larga el tiempo invertido en su 
desarrollo evita problemas y pérdidas de tiempo mayor para ambas partes. 
 
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Para no generar un RFI/RFP nuevo cada vez que vez que se busca adquirir un nuevo producto o 
servicio, es conveniente tener a la mano un formato con la estructura y algo de contenido por 
omisión. 
 
 
DATOS REQUERIDOS PARA LA REALIZACIÓN DE UN RFI/RFP 
 
Los datos aquí expuestos son los mínimos que debe incluir un RFI/RFP. Las empresas que utilizan 
esta metodología podrán optar por agregar información relevante que les interese recabar con esta 
herramienta. 
 
 
Introducción. Datos generales de la empresa solicitante. 
Contiene la información relevante de la empresa para poner en contexto al proveedor. Incluye entre 
otras cosas los antecedentes de la Empresa (por ejemplo: cuándo fue fundada, presencia en el país, 
presencia en otras partes del mundo, número de empleados, visión, misión, valores, etc.) 
 
Antecedentes del Proyecto: 
 
Incluye información relevante respecto del proyecto por el cual se está realizando el RFI/RFP (por 
ejemplo: fecha de inicio del proyecto, objetivos del proyecto, personas involucradas, etc.) 
 
 
Situación Actual: 
Detallando: 
• Infraestructura tecnológica actual 
• Infraestructura edilicia 
• Productos o servicios existentes en la empresa 
• Limitaciones 
Pueden incluirse gráficos que ayuden a especificar los puntos indicados 
 
 
Resumen del Proyecto 
 
Deberá Incluir: 
• Requerimientos para compra de software: Adjuntar SRS con requerimientos, indicar pruebas 
de aceptación, si es configurable quién se hará cargo de la misma, capacitación para el uso, 
etc. 
• Características Técnicas tanto para software como para hardware (solicitud en caso de RFI – 
detalle en caso de RFP) 
• En caso de servicios o un proyecto de compra de productos que incluya puesta en marcha 
• Rangos estimados para el inicio y fin del proyecto o servicio (se puede incluir un Plan de 
Trabajo Tentativo) 
 
Mientras más información se proporcione en esta sección es más fácil para los proveedores 
determinar un precio adecuado pero, sobre todo, cumplir con las expectativas del cliente. 
 
Criterios de aceptación y selección 
 
Información sobre el proceso para escoger al proveedor del servicio o producto (en caso de solicitar 
propuestas de varias proveedores) así como las características que debe cumplir para ser aceptado 
(por ejemplo, entregables para dar como concluido de forma satisfactoria un servicio). 
Estos criterios son importantes porque le indican al proveedor los factores más importantes en los 
que debe hacer énfasis dentro de su propuesta para obtener el contrato. 
Se pueden incluir: 
• Cumplimiento con requerimientos técnicos 
• Cumplimiento en Tiempos de entrega 
• Desempeño (para hardware) 
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• Experiencia (para software) 
• Reportes de resultados (para servicios) 
• Soporte post-implementación 
• Garantías de soporte post-implementación 
• Respaldo de Garantía: Se puede requerir para validar al proveedor una lista de empresas en 
las que haya realizado este tipo de Proyectos o realizado la provisión de los Productos o 
Servicios requeridos. 
• Precio 
 
 
Es muy importante dejar claro el orden de importancia cuando hay varios criterios. Usualmente el 
criterio de precio se suele dejar al último como criterio de desempate, poniendo primero al de 
cumplimiento y después de éste a otros criterios de calidad como desempeño y soporte. En otras 
palabras: primero se suele elegir a aquellas propuestas que cumplen con nuestras expectativas y 
nos dan mayor calidad, y luego se escoge a la más barata de entre estas propuestas. 
 
Restricciones legales 
 
Algunas empresas como por ejemplo Instituciones Financieras o del Sector Salud tienen que cumplir 
con ciertas normas. Aquí es donde se detalla este tipo de requerimientos. 
Por ejemplo, en algunos países existen normas sobre el manejo de información personal, por lo cual 
el contrato deberá incluir cláusulas que sean congruentes con dicha regulación. 
 
 
Formato de entrega 
 
Si se pretende hacer una selección de entre varios proveedores se deberá desarrollar un formato de 
entrega de información para que los proveedores contesten ahí los requerimientos del RFP. Si no lo 
hacemos de esta manera tendremos que revisar con detalle la documentación entregada por los 
proveedores, la cual puede variar significativamente en forma y orden, lo que nos pone en riesgo de 
omitir algún detalle importante ala hora de hacer la comparación de las propuestas. 
 
Dentro del formato de entrega se suelen incluir requerimientos como: 
Idioma de la propuesta 
Moneda de cotización 
Detalle de la cotización incluyendo impuestos (IVA) 
Inclusión de viáticos 
Desglose de la cotización según las fases del proyecto 
Anexos. Por ejemplo fichas técnicas de los productos 
 
Plan de Trabajo para la recepción del RFI/RFP 
 
Esta sección contiene la información necesaria para que los proveedores envíen sus propuestas y 
resuelvan dudas que pudieran tener al respecto. Incluye: 
Período de recepción de consultas respecto a la RFI/RFP 
Responsable de la recepción de los formularios, incluyendo Nombre e información de contacto 
 
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COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TOTAL COST OWNERSHIP - TCO) 
 
Si imaginamos los distintos escenarios de un proceso de compra generalmente nos referiremos al 
precio como la principal variable que define la selección. Muy pocas veces nos referiremos a otras 
cuestiones muy importantes como consumo de energía, costo del servicio técnico, repuestos, etc. 
 
El Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés) es un método sencillo que permite un 
análisis más significativo para la adquisición de soluciones de sistemas que incluyen el aspecto 
financiero, administrativo y operativo. 
 
El método plantea la revisión del costo inicial de la solución, que puede ser definido con esta 
ecuación básica: 
 
Costo Inicial de la Solución: CIS = Ch + Cs + Cins + Ccon donde: 
 
Ch = Costo del Hardware requerido 
 
Cs = Costo del Software requerido 
 
Cins = Costo de los servicios iniciales para instalación 
 
Ccon = Costo de los servicios iniciales para configuración 
 
Para completar el modelo las respuestas a las siguientes preguntas nos permitirán seguir con la 
siguiente faz del análisis: 
 
• ¿Cuántos ingenieros en sistemas necesito tener diariamente junto al servidor para poder 
administrar y operar los servidores que comprenden la solución adquirida? 
• ¿Cuántos ingenieros y personal de soporte técnico para usuarios necesito tener para operar de 
forma eficiente y dar el servicio que los usuarios del sistema necesitan? 
• ¿Puede hacerlo con el personal con el que cuento en este momento o necesito contratar 
personal externo o servicios de consultoría del proveedor de la solución? 
• ¿Necesito pagar entrenamiento adicional para tener la capacidad interna para soportar la 
solución? 
• ¿Cuánto cuesta una hora de soporte o servicio del/los proveedor/es que pueden darle servicio a 
la solución? 
• ¿Qué o cuántos ajustes requerirá la solución en el lapso de tiempo que pretendo que esté 
operando (3, 5, 10… años)? 
• ¿Tengo que pagar un contrato de soporte del fabricante para poder tener acceso a nuevas 
versiones, actualizaciones de seguridad, etc.? 
• ¿Qué tan fácil se puede operar la solución adquirida? 
• ¿Requiero de doctores en computación para poder administrar la solución o hay suficiente 
personal o empresas que me puedan dar un buen servicio? 
• ¿Qué tan fácil es encontrar personal para operar y administrar la solución? 
 
Cuantas más preguntas se planteen, el modelo será más preciso y se podrá realizar el siguiente 
análisis: 
 
Costo de Administración (CA). El costo de administración está definido por el costo anual que 
tiene todo el personal (interno y/o externo) para poder mantener el buen funcionamiento diario de 
la solución; desde la administración de usuarios y permisos, hasta las operaciones diarias de 
mantenimiento de respaldos, etc. 
 
La simplificación de la fórmula de Ca sería: 
CA = Costo anual de un ingeniero (interno o externo) * número de ingenieros 
de planta * número de años de la solución en funcionamiento * porcentaje de 
tiempo dedicado a la solución 
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Costo de Operación (CO). Los costos de operación están construidos por aquellos factores de 
mantenimiento preventivo y correctivo, tanto de hardware como de software, como es el caso de 
limpieza del hardware (en caso de ser requerido), cambio de discos, memoria, actualización de 
software. Todos los gastos incurridos por pérdida de operación o soporte reactivo de la solución 
caerían aquí, por ejemplo caídas por virus, intrusos y demás problemas. El Costo de operación lo 
podríamos calcular con: 
CO = Número de incidentes promedio por año * número de años de la solución 
en funcionamiento * costo por hora de servicio * tiempo aproximado para 
reparar la falla 
 
Finalmente tenemos el Costo de Soporte a usuarios (CSU), el cual se compone de todos los 
costos generados de cualquier tipo de soporte dado a los usuarios finales de la solución en cuestión. 
CSU = número de incidentes promedio por año * número de años de la solución 
en funcionamiento * costo por hora de soporte * tiempo aproximado para dar el 
soporte requerido 
 
Con esto, fácilmente podemos tener un modelo para calcular el costo total que tiene una solución y 
así compararla con cualquier otra propuesta. 
 
Costo Total de la Solución (CST) = CIS + CA + CO + CSU 
 
Ejemplo: 
 
Imagine que deseamos adquirir 10 impresoras láser para nuestras oficinas. 
Supongamos que disponemos de dos alternativas que satisfacen nuestros requerimientos. 
Sus costos son: 
 
Impresora 1: $5.000 
Impresora 2: $4.500 
Si adjudicamos por precio, la alternativa escogida sería la impresora 2. 
Ahora bien, si consideramos el costo de las recargas de toner, sus capacidades de impresión y 
estimamos el volumen de hojas que imprimimos por año, podremos estimar el costo durante la vida 
útil de la impresora. 
Los costos del toner y sus capacidades de impresión son: 
 
Impresora 1: $ 600 capacidad 6.000 Pág. 
Impresora 2: $ 940 capacidad 6.000 Pág. 
Ahora, si estimamos que imprimiremos 10.000 páginas por año y que su vida útil es de tres 
años, el costo estimado para impresiones en tres años: 
Impresora 1: $ 3.000. 
Impresora 2: $ 4.700 
Entonces, el costo total por alternativa alcanza: 
Impresora 1: $ 8.000. 
Impresora 2: $ 9.200. 
El ahorro en precio de optar por la impresora 2 sería de: 10 x 500= $5.000. Sin embargo el TCO 
nos indica que el ahorro por la utilización de la impresora 2 sería de 10 x $1.200 = $ 12.000 
Lo más conveniente, en este ejemplo, sería la compra de la Impresora 1. 
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MATRICES PARA COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS 
 
PARA EVALUACIÓN SEGÚN ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 
 
La comparación de distintas alternativas para la selección de Hardware o Software 
puede realizarse mediante un conjunto de Matrices que sigan el siguiente esquema: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MATRIZ 1: VALORACIÓN DE CARACTERÍSTICAS 
 
Para la construcción de la matriz se podrán definir secciones o grupos de características a 
considerar. 
Para cada característica, en función de la definición del requerimiento, se definirá un rango 
máximo y mínimo que deberá cumplir la característica para poder efectuar la búsqueda de la 
información referente a cada Marca y Modelo. 
Para cada Marca y Modelo analizado se registrarán: especificación de la característica y valor 
numérico asignado. 
En especificación de lacaracterística se indicarán las respuestas obtenidas del proveedor o 
fabricante de la misma y se valorizarán en términos de las unidades de medición usuales, si la tiene. 
Por ejemplo: Memorias y Almacenamientos en Mb o Gb., velocidad de Impresión PPM (Páginas por 
minuto), etc. 
El valor asignado podrá ser: 
• 0: si no cumple con el rango de valores a considerar 
• El valor numérico de la característica, si la misma admite ser medida por un valor numérico 
y el mismo es creciente 
• El complemento del valor numérico de la característica con respecto al rango máximo 
considerado, si la misma admite ser medida por un valor numérico y el mismo es 
decreciente 
• La conversión de una característica cualitativa a un valor numérico 
 
Las fuentes a las que se puede recurrir para completar la matriz son: 
• Las referencias de los proveedores. 
• Los Manuales Técnicos de los equipos. 
• Las referencias de los usuarios de esos equipos. 
• Las referencias de las Revistas y Publicaciones Técnicas especializadas. 
 
MATRIZ 1 
Valoración de 
características 
MATRIZ 2 
Valores 
Porcentuales de 
características 
TABLA 1 
Ponderación de 
características 
MATRIZ 3 
Ponderación de 
Valores 
Porcentuales 
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Grupo/Característic
a 
Rango 
de 
valores 
a 
considerar 
Marca y Modelo 1 
 
… Marca y Modelo N 
Especifica
ción 
Valor 
asignado 
(VA) 
 Especifica
ción 
Valor 
asignado 
(VA) 
Grupo 1 
Característica 1.1. 
….. 
Característica 1.n1 
….. 
Grupo M 
Característica M.1. 
….. 
Característica M.nM 
 
 
 
MATRIZ 2: VALORES PORCENTUALES DE CARACTERÍSTICAS 
 
Permite analizar en valores porcentuales los valores asignados a las características. 
Para obtener esta matriz: 
1. Trasladamos los valores asignados (VA) a las características identificadas en la Matriz 1 a 
la Matriz 2. 
2. Calculamos: 
TOTAL CARACTERÍSTICA (TC) = Σ VA (Marca y Modelo 1 a Marca y Modelo N) 
VALOR PORCENTUAL DE CARACTERISTICA (V%C) o % s/Total Característica = 
VA (de cada Marca y Modelo) * 100 / TOTAL CARACTERISTICA 
 
Grupo 
/Característica 
Marca y Modelo 1 
 
… Marca y Modelo N TOTAL 
CARACTERIS
TICA 
 
(TC) 
Valor 
asignado 
(VA) 
Valor 
porcentual 
caract. 
(V%C) 
 Valor 
asignado 
(VA) 
Valor 
porcentual 
caract. 
(V%C) 
Grupo 1 
Característica 1.1. VA 1.1. V%C.1.1. VA 1.1. V%C.1.1. TC 1.1. 
….. 
Característica 1.n1 VA 1.n1. V%C.1.n1. VA 1.n1. V%C.1.n1. TC 1.n1. 
….. 
Grupo M 
Característica M.1. VA M.1. V%C.M.1. VA M.1. V%C.M.1. TC M.1. 
….. 
Característica 
M.nM 
VA M.nM V%C.M.nM. VA M.nM V%C.M.nM. TC M.nM. 
 
 
 
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TABLA 1: PUNTAJE PARA LA PONDERACIÓN DE CARACTERÍSTICAS 
 
La asignación de puntajes de ponderación referirá a los grupos y características definidas. Se 
entiende entonces que para cada caso en estudio los Puntajes de ponderación variarán según los 
objetivos perseguidos. 
• Puntaje para la ponderación de cada característica en valores porcentuales (%PC): se pondera 
la importancia relativa que tiene, para la empresa y para ese Proyecto, cada característica dentro 
del grupo. La sumatoria de los puntajes de ponderación de todas las características de un grupo 
debe ser igual a 100. 
• Puntaje para ponderación de grupos de características en valores porcentuales (%PG): se 
pondera la importancia relativa que tiene, para la empresa y para el proyecto, cada grupo de 
características definidos en las matrices. La sumatoria de los puntajes de ponderación de todos 
los grupos debe ser igual a 100. 
 
Grupo/Característica Puntajes de Ponderación 
 
De la Característica 
(%PC) 
Del Grupo (%PG) 
Grupo 1 
Característica 1.1. %PC.1.1 
….. 
Característica 1.n1 %PC 1.n1 
 ΣΣΣΣ %PC Grupo 1 = 
100% 
%PG del Grupo 1 
….. 
Grupo M 
Característica M.1. %PC.M.1 
….. 
Característica M.nM %PC M.n1 
 ΣΣΣΣ %PC Grupo M = 
100% 
%PG del Grupo M 
 ΣΣΣΣ Puntajes de Grupos = 100 
 
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MATRIZ 3: PONDERACIÓN DE CARACTERÍSTICAS 
Representa la evaluación de la Matriz 2: Valores Porcentuales de Características en función de los objetivos de la empresa establecidos en la 
Tabla 1: Puntaje para la ponderación de Características. 
Para obtener esta matriz: 
1. Trasladamos: 
Puntajes de Ponderación de Características y de Grupo en valores porcentuales de la Tabla 1 (%PC y %PG respectivamente) 
Valor Porcentual de cada característica calculado en la Matriz 2 (V%C) 
2. Calculamos: 
Valor de Ponderación de Característica (VPC) = Puntajes Ponderación de Característica (individual) * Valor Porcentual Característica (Marca 
y Modelo) / 100 
Sumatoria de los valores de Ponderación de las características de cada Grupo (ΣΣΣΣ VPC) (Marca y Modelo) 
Valor de Ponderación de Grupos (VPG) = (Σ VPC * %PG (Marca y Modelo) ) / 100 
Total Marca y Modelo = ΣΣΣΣ VPG Grupos (Marca y Modelo) 
Este total final servirá de valor de comparación de las marcas y modelos analizados. 
Grupo/Característica Puntajes de 
Ponderación 
Característica 
(%PC) 
Puntajes de 
Ponderación 
Grupo 
(%PG) 
Marca y Modelo 1 … Marca y Modelo N 
Valor 
Porcentual 
Característica 
(V%C) 
Valor de 
Ponderación 
de 
Característica 
(VPC) 
Valor de 
Ponderación 
de Grupos 
(VPG) 
 Valor 
Porcentual 
Característica 
(V%C) 
Valor de 
Ponderación de 
Característica 
(PC) 
Valor de 
Ponderación 
de Grupos 
(PG) 
Grupo 1 
Característica 1.1. %PC.1.1. V%C.1.1. VPC1.1. V%C.1.1. VPC1.1. 
….. 
Característica 1.n1 %PC.1.n1. V%C.1.n1. VPC1.n1. V%C.1.n1. VPC1.n1. 
Totales Grupo 1 %PG.1 ΣΣΣΣ VPC Grupo 1 VPG Grupo 1 ΣΣΣΣ VPC Grupo M VPG Grupo 1 
….. 
Grupo M 
Característica M.1. %PC.M.1. V%C.M.1. VPCM.1. V%C.M.1. VPCM.1. 
….. 
Característica M.nM %PC.M.nM. V%C.M.nM. VPCM.nM. V%C.M.nM. VPCM.nM. 
Totales Grupo M %PG.M ΣΣΣΣ VPC Grupo 
M 
VPG Grupo 
M 
 ΣΣΣΣ VPC Grupo M VPG Grupo M 
Totales Marca y 
Modelo 
 Total Marca 
y Modelo 1 
 Total Marca y 
Modelo N 
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MATRICES PARA EVALUACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA 
 
Matriz de Comparación para Costo Total de Propiedad (TCO – Total Cost Ownership) 
Los valores de Costo de Administración y Costo de Operación deberán calcularse en función de un 
mismo número de años de la solución en funcionamiento para cualquiera de las Marcas y Modelos. 
Los valores de Costo de Soporte a Usuarios deberán calcularse en función de los meses que 
demande la curva de aprendizaje. 
 
Solución Costo 
Inicial de 
la 
Solución 
(CSI) 
Costo de 
Administración 
(CA) 
Costo de 
Operación 
(CO) 
Costo de 
Soporte a 
Usuarios 
(CSU) 
TCO 
Marca y 
Modelo 1 
 
…. 
Marca y 
Modelo N 
 
 
Matriz de Comparación para opción de Leasing: 
 
 
Solución 
Cargos no financiables CargosMensuales 
 
% de la 
Opción 
de 
compra 
Cargos 
por 
única 
vez 
Depósito 
garantía 
Anticipos 
 
Total 
 
Mante
nimien
to 
 
Cuota 
 
Total Orden de 
compra 
Contra 
Embarque Recepción 
Marca y 
Modelo 
1 
 
 
……… 
Marca y 
Modelo 
N 
 
 
 
 
Matriz de Comparación para diferentes opciones de Contrato: 
 
Solución Compra Alquiler Leasing 
 CSI CA + CO + CSU 
(mensual) 
Inicial Mensual Inicial Mensual 
Marca y Modelo 1 
…. 
Marca y Modelo N