Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES PLAN DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PARA INDUSTRIAS GARSAM, S.A. DE C.V. TESIS QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADA EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN CON ESPECIALIDAD EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PRESENTA: ALMA DELIA HERNÁNDEZ ROMERO ASESOR: JORGE GARCÍA BLANCO México, D.F. 2013 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. AGRADECIMIENTOS CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 5 Capítulo 1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ............................................ 8 1.1 Comunicación Organizacional ........................................................................ 8 1.1.1 Comunicación Interna ....................................................................... 10 1.1.2 Comunicación Externa ...................................................................... 22 1.2 Planeación Estratégica ................................................................................... 23 1.2.1 Análisis Situacional y del Entorno ..................................................... 25 1.2.2 Análisis FODA................................................................................... 26 1.2.3 Objetivos y Estrategias ..................................................................... 27 1.2.4 Evaluación ........................................................................................ 28 1.3 Organización .................................................................................................. 29 1.3.1 Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMe`s) ....................... 31 1.3.2 Empresas Familiares ........................................................................ 33 Capítulo 2. DIAGNÓSTICO DE INDUSTRIAS GARSAM S.A. DE C.V. ............. 37 2.1 Descripción de la Organización ...................................................................... 38 2.1.1 Historia de la Empresa ...................................................................... 38 2.1.2 Estructura ......................................................................................... 40 2.1.3 Instalaciones ..................................................................................... 46 2.1.4 Servicios y productos ........................................................................ 48 2.1.5 Clientes ............................................................................................. 50 2.2 Análisis Situacional (Contexto Interno) ........................................................... 52 2.2.1 Medios de Comunicación Organizacional ......................................... 52 2.2.2 Redes de Comunicación Organizacional .......................................... 54 2.2.3 Lenguaje ........................................................................................... 58 2.2.4 Rumor ............................................................................................... 58 2.2.5 Identidad Corporativa ........................................................................ 59 2.2.6 Cultura Organizacional ..................................................................... 61 2.2.7 Ambiente y Clima Laboral ................................................................. 63 2.2.8 Liderazgo .......................................................................................... 67 2.2.9 Motivación ......................................................................................... 69 2.3 Análisis del Entorno ........................................................................................ 70 2.3.1 Competencia Directa ........................................................................ 70 2.3.2 Entornos ........................................................................................... 71 2.3.3 Medición de variables de comunicación organizacional ................... 72 2.4 Análisis FODA ................................................................................................ 80 2.5 Detección de la problemática comunicativa ................................................... 90 Capítulo 3. PLAN DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ........................... 92 3.1 Objetivos, estrategias y tácticas .......................................................... 92 3.2 Programación y evaluación ................................................................ 131 CONCLUSIONES .............................................................................................. 132 FUENTES DE INFORMACIÓN Bibliográfica .......................................................................................................... 137 Línea .................................................................................................................... 139 ANEXOS .............................................................................................................. 141 5 INTRODUCCIÓN La comunicación es una ciencia compleja que se ha convertido en una herramienta básica en el quehacer diario de las organizaciones, pues ha permitido su desarrollo y crecimiento sin importar el sector al que pertenezcan o la estructura que las conforman. Por ello, uno de los objetivos principales de este trabajo es describir la relación que existe entre comunicación y organización, específicamente en las micro, pequeñas y medianas empresas y la manera en que la comunicación organizacional permite la mejora de los procesos comunicativos a nivel interno y externo. De esta manera, Industrias Garsam S.A. de C.V., microempresa mexicana, es un buen objeto de estudio para poder cumplir los objetivos profesionales y académicos al realizar un plan de comunicación organizacional que permita mejorar sus actividades de manera eficaz a través de la implementación de herramientas comunicacionales. En la actualidad, la visión a corto plazo de las empresas ha originado que centren sus actividades en la parte administrativa y financiera de la compañía, dejando de lado un aspecto fundamental como lo es la comunicación organizacional. Como consecuencia de esto, muchas de las organizaciones de nuestro país han tenido pérdidas económicas que las han llevado a la desintegración de su equipo de trabajo, pues desconocen la eficacia que la comunicación origina si se aplicase como elemento principal dentro de las organizaciones, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas. Son las grandes corporaciones quienes se han dado cuenta de la importancia del uso adecuado de esta herramienta y son quienes han hecho de la comunicación organizacional un elemento indispensable al interior de su organización. Sin embargo, es importante que las micro, pequeñas y medianas empresas tengan en consideración estrategias referentes a la gestión comunicativa porque en México 6 el 98% de las empresas son MiPyME’s y ocupan al 64 por ciento del personal de la planta productiva del país.Además contribuyen en un 9 por ciento al Producto Interno Bruto (PIB), mientras las medianas empresas aportan en un 35 por ciento1. Según Ricardo Bolaños, autor del artículo Las pyme’s motor de desarrollo, las Pequeñas y Medianas empresas fallan por errores de gestión; técnicamente son muy competentes, pero tienen serios problemas en la parte administrativa y comunicativa; lo cual las hace vulnerables. Conociendo dichos antecedentes, las MiPyME's pueden ser un nicho de mercado muy interesante y grande pues requieren de servicios de comunicación organizacional que agilicen y favorezcan, el desempeño de la organización. En este contexto, se puede observar que existe un área de oportunidad para los profesionales de la comunicación organizacional pues a través de un análisis meticuloso referente a la situación actual de las organizaciones se establecen mejoras de acción que permiten optimizar las condiciones comunicativas debido al enfoque sistémico que manejan. Es decir, este enfoque sistémico de la comunicación organizacional determina la permanencia de las organizaciones al crear una sinergia entre el nivel estructural, áreas funcionales, recursos materiales, servicios; con el nivel funcional, personal, actividades, relaciones con clientes y proveedores. Para dicho trabajo, también, se ha precisado qué es una micro, pequeña y mediana empresa, así como la función e impacto de las empresas familiares en nuestro país y su aporte en el ámbito social y económico. Debido a todo lo anterior, esta investigación a Industrias Garsam S.A. de C.V., retoma como primer paso de la metodología el estudio del análisis situacional y del entorno de la organización, una vez que se han conocido las áreas de oportunidad 1 Rodríguez Valencia, Joaquín. Administración de Pequeñas y Medianas Empresas. 5ª ed. Ed. Thomson. México. 2002. p 41. 7 se ha procedido a establecer objetivos que a su vez conllevan a elaborar los cursos de acción o estrategias que permiten la mejora en las áreas de oportunidad y que forman parte de este plan de comunicación organizacional. De esta forma, la estructura del presente trabajo se desarrollará a través de tres capítulos. En el Capítulo 1, denominado Comunicación Organizacional, se describe el marco teórico y conceptual en donde se destacan tres conceptos fundamentales de esta investigación: comunicación organizacional, planeación estratégica y organización. En el Capítulo 2, Diagnóstico de Industrias Garsam, se describe la historia de la organización, se plantea el análisis situacional y del entorno, asimismo se presenta el análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) en donde se establecen las necesidades y la situación actual para proponer estrategias comunicacionales que mejoren la situación de la empresa. En el Capítulo 3, Plan de Comunicación Organizacional, se presenta el plan de comunicación donde se exponen los objetivos de cada una de las estrategias a elaborar, además se incluye un cronograma que describe los tiempos de ejecución de cada estrategia. Finalmente, se presentan las conclusiones de esta investigación, así como un apartado de anexos que forman parte del trabajo. 8 Capítulo 1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL En el presente capítulo se expondrán tres conceptos fundamentales de esta investigación: comunicación organizacional, planeación estratégica y organización. 1. 1 Comunicación Organizacional La comunicación es parte fundamental del ser humano, su relación con los demás en todos los contextos: el hogar, el trabajo, la sociedad; la expresión de sus sentimientos, pensamientos, quehaceres, ideales, entre muchos otros aspectos. La comunicación humana es entendida como un proceso social que le ha permitido al ser humano relacionarse con sus semejantes y emitir mensajes a través de medios y códigos, los cuales le han servido de vínculo para transmitir información entre dos o más personas, haciendo posible su interacción y entendimiento. La comunicación, como una herramienta necesaria en las actividades diarias de las personas, también está presente en las organizaciones. Al abordar el concepto de comunicación organizacional debemos comprender que es parte de la comunicación humana con características particulares que a continuación se detallan. Para Gerald M. Goldhaber la comunicación organizacional es “el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes.”2 Y agrega que se da en un sistema complejo y abierto, en el cual la comunicación es influenciada por el medio ambiente y, a su vez, las comunicaciones de una organización pueden ejercer influencia en el ámbito externo. La comunicación organizacional implica 2 Goldhaber, Gerald M. Comunicación organizacional. 1ª. edición, 4ª reimpresión, Ed. Diana, México, 1990, p. 23. 9 mensajes, medios, flujos, propósito y dirección de la comunicación; así como actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades para fomentarla. Por su parte, Horacio Andrade Rodríguez de San Miguel3 destaca tres acepciones de la comunicación organizacional: La primera, como el conjunto de mensajes que intercambian los integrantes de una organización, entre ésta y su medio. Una segunda, la comunicación organizacional como una disciplina encargada de estudiar el fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones, entre estas y su medio. La tercera, como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de los mensajes que se dan entre los miembros de la organización, así como influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización para cumplir con sus objetivos. María Antonieta Rebeil establece que la comunicación organizacional “es aquella que dentro de un sistema económico, político, social o cultural se da a la tarea de rescatar la contribución activa de todas las personas que lo integran operativa y tangencialmente y busca abrir espacios para las discusiones de los problemas de la empresa o institución esforzándose por lograr soluciones colectivas que benefician al sistema y que lo hacen más productivo.”4 La comunicación organizacional, como el intercambio de información y la transmisión de mensajes dentro del marco de la organización y fuera de ella, 3 Rodríguez de San Miguel, Horacio Andrade, “Hacia una definición de la comunicación organizacional”, en Fernández Collado, Carlos. La comunicación en las organizaciones. 1ª edición, 4ª reimpresión, Ed. Trillas, México, 1998, pp. 30-32. 4 Rebeil Corella, María Antonieta, “Perfiles de la comunicación en las organizaciones”, en Rebeil Corella, María Antonieta y Ruiz Sandoval Reséndiz, Celia (Coord.) El poder de la comunicación en las organizaciones. 1ª edición, 1ª reimpresión, Plaza y Valdés Editores y Universidad Iberoamericana, México, 2000. p. 177. 10 cuenta con dos dimensiones: la comunicación interna y la comunicación externa. Ahora, se describirán las principales variables de estas dos categorías. 1. 1. 1 Comunicación Interna Horacio Andrade Rodríguez de San Miguel afirma que la comunicación interna es “el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”.5 Agrega que la comunicación interna utiliza canales o medios, los cuales se pueden dividir en: Masivos: Una fuente llega a muchos receptores, casi siempre de manera simultánea. Públicos: Comunicación entre unafuente y un grupo de personas, como por ejemplo boletines y revistas de una empresa. Interpersonales: Implican un intercambio más directo entre una fuente y un receptor. En el contexto de una organización, se podrían definir como todos aquellos medios o canales físicos de transmisión y recepción de mensajes de la organización: teléfono, interfono, memorando, etcétera. Los medios interpersonales pueden ser utilizados en dos contextos: para ejecutar conductas específicas de comunicación individuales o sistemáticas de un área de la organización o en su conjunto. Respecto a los medios interpersonales, Gerald M. Goldhaber los clasifica en Hardware y Software6: 5 Rodríguez de San Miguel, Horacio Andrade, “Hacia una definición de la comunicación organizacional”, en Fernández Collado, Carlos. La comunicación en las organizaciones. 1ª edición, 4ª reimpresión, Ed. Trillas, México, 1998, p.12. 6 Goldhaber, Gerald M. Comunicación organizacional. 1ª edición, 4ª reimpresión, Ed. Diana, México, 1990, pp. 124-126. 11 Hardware: Aquí encontramos el correo electrónico, el fax, el teléfono, el telex, las teleconferencias, entre otros. Software: Están las reuniones, entrevistas, memorandos, rumores, buzón de quejas y sugerencias, etcétera. Se pueden catalogar en tres tipos dependiendo de la fuente de información: 1. Visibles: Se caracterizan porque el receptor puede escuchar y ver a la fuente, logrando con ello mayor influencia y más posibilidades de retroalimentación. 2. Invisibles: El receptor no puede ver a la fuente, sólo escucharla y tiene la ventaja de ser veloces para transmitir la información. 3. Escritos: El receptor no escucha, ni ve a la fuente, su principal bondad es que dejan constancia del hecho al que se refieren. Para lograr la eficacia y la productividad al interior de una organización es necesario que los mensajes sean la parte medular del proceso comunicativo de los individuos, pues a través de los mensajes se estará transmitiendo información positiva o negativa de la organización. Redes de Comunicación Para Roland B. Adler y Jeanne Marquardt Elmhorst7 las redes de comunicación son patrones regulares de las relaciones entre una persona y otra, por medio de las cuales la información fluye en una organización. Las redes son de dos tipos: formales e informales. Las redes formales de comunicación son sistemas diseñados por la gerencia para determinar quiénes deben hablar con quién, para realizar una tarea, además, proporcionan líneas claras de quién es responsable de una tarea dada, y qué empleados se encargarán de vigilar el desempeño de otros. 7 Adler, Roland B. y Marquardt Elmhorst, Jeanne. Comunicación organizacional. Principios y prácticas para negocios y profesiones. 1ª edición, México, Ed. Mc Graw Hill, 2005, pp. 14-21. 12 En este tipo de redes se presentan distintas formas en la que fluye la comunicación. La comunicación descendente se presenta cuando los superiores envían mensajes a sus subordinados de la siguiente manera: Instrucciones para el trabajo. Explicaciones sobre qué hacer o cómo hacerlo. Lógica del trabajo. Explicaciones de la relación entre una tarea y otra. Procedimientos y prácticas. Información sobre las reglas, los reglamentos, las políticas y los beneficios. Retroalimentación. Información sobre la eficacia de una persona. Adoctrinamiento. Información que busca motivar a los empleados en la misión de la empresa, especificando cómo deben relacionarse con ella. La comunicación ascendente es la forma por la cual los mensajes fluyen de los subordinados a los superiores y ésta se transmite cuatro tipos de mensajes: Lo que están haciendo los subordinados. Los problemas laborales sin resolver. Las sugerencias para mejorar. Lo que unos subordinados piensan de otros y de su trabajo. A pesar de la importancia de la comunicación ascendente, los trabajadores encuentran sumamente difícil llevarla a cabo pues en la mayoría de las organizaciones son los directivos quienes determinan qué hacer y cómo hacerlo, pocas son las empresas que toman en cuenta las opiniones de los subordinados. La comunicación horizontal está compuesta por mensajes entre individuos del mismo poder jerárquico, puesto o posición dentro de una organización, este tipo de comunicación se da entre personas de la misma división de una empresa y tiene cinco propósitos: 13 Coordinar tareas Resolver problemas. Compartir información Resolver conflictos. Construir entendimiento. En la comunicación entre iguales deben enfrentarse los problemas generados por la rivalidad, la especialización, el exceso de información, la falta de motivación y las barreras físicas. Gerald M. Goldhaber8 menciona que las redes informales de comunicación son aquellas que operan en el seno de las organizaciones mediante los mensajes que no fluyen siguiendo las líneas escalares o funcionales (redes formales) de la organización. Para Roland B. Adler y Jeanne Marquardt Elmhorst9 la comunicación informal son patrones de interacción basados en amistades, proximidad e intereses compartidos de tipo personal o profesional. Algunas funciones de este tipo de redes en la organización son las siguientes: Confirmar. Algunas de las comunicaciones informales ratifican los mensajes formales. Expandir. Sirven para llenar las lagunas que dejaron los mensajes formales incompletos. Acelerar. Las redes informales entregan los mensajes con antelación a los canales oficiales. Contradecir. Las redes informales a veces contradicen los mensajes oficiales. 8 Goldhaber, Gerald M. Comunicación organizacional. 1ª. edición, 4ª reimpresión, Ed. Diana, México, 1990, p. 141. 9 Adler, Roland B. y Marquardt Elmhorst, Jeanne. Comunicación organizacional. Principios y prácticas para negocios y profesiones. 1ª edición, México, Ed. Mc Graw Hill, 2005, pp. 14-21. 14 Circunvalar. A veces ayudan a evitar canales oficiales que son difíciles y que hacen perder mucho tiempo. Complementar. A veces hasta la gerencia sabe que la comunicación informal hará una mejor tarea formal. Existen otras variables que deben ser consideradas como parte del estudio de la comunicación organizacional, la cuales permiten detectar a través de diferentes factores internos si la comunicación dentro de las organizaciones y la relación entre sus integrantes se desarrollan de forma óptima. Cultura Organizacional La cultura organizacional reúne los aspectos expresivos y efectivos de la organización en significados simbólicos como mitos, ideologías, creencias y valores, de la misma forma maneja aspectos como los ritos, emblemas, costumbres, léxico, ceremonias que llevan los empleados al interior de la organización.10 Se trata de un sistema cultural que guía el pensamiento y comportamiento de las personas en la organización. La cultura organizacional influye no sólo en la estructura orgánica, sino en la estrategia y el desempeño personal de cada uno de los integrantes. La identidad e imagen corporativa, así como el ambiente y clima organizacional, son aspectos fundamentales para valorar la cultura organizacional. Identidad e Imagen Corporativa Para María José Montero11 la identidad corporativa es la forma en que la organización se presenta ante sus distintos públicos, es como la personalidad de la organización. Mientras que la imagen corporativa es el retrato de la 10 Rebeil Corella, Ma. Antonieta. Comunicación estratégica en las organizaciones. Ed. Trillas. México.2006, p. 228. 11 Montero Simó, María José, El Marketing en las ONGD. La gestión del cambio social.1ªedición, Ed. Desclée, España, 2003, pp. 134-137. 15 organización, es decir, su presencia y actuar tal y como lo perciben dichos públicos. La identidad corporativa se compone básicamente de la misión, visión, valores y objetivos organizacionales; es decir, de la auto-percepción de la organización. La identidad corporativa puede definirse como la totalidad de los modos en los que la organización se presenta a sí misma; por lo tanto, proyecta las respuestas a cuatro cuestionamientos básicos: quién eres, qué haces, cómo lo haces, a dónde quieres llegar. La definición de estos cuatro cuestionamientos pueden ser considerados metafóricamente como “el corazón ideológico” de la organización. La misión es parte medular de la organización, describe de forma breve qué hace la organización y quién o quiénes la conforman, es indispensable expresar quién es y cuál es su esencia a su público interno y externo. O.C. Ferrel, Michael Hartline y George H Lucas 12 afirman que el planteamiento de la misión de una organización debe dar respuesta a la pregunta: ¿en qué negocio estamos?, mediante una declaración concisa que explique la razón de ser de la organización, lo que significa la empresa y su filosofía operativa fundamental. Al elaborar una misión se deben hacer las siguientes interrogantes: ¿quiénes somos?, ¿quiénes son nuestros clientes?, ¿cuál es nuestra filosofía operativa?, ¿cuál es nuestra competencia? y ¿cuáles son nuestras preocupaciones e intereses? Uno de los objetivos de la misión es informar a todos quién es la organización, quiénes son sus miembros, clientes, proveedores, inversionistas, competidores y otros. George Steiner13 menciona que las premisas de las misiones identifican el diseño, meta o empuje implícitos de una compañía, además tienden a ser expresadas en términos de productos y mercados. En cuanto a la efectividad de las misiones sólo 12 Ferrel, O.C, Hartline, Michael y Lucas George H. Estrategia de marketing, 2ª edición, Ed. Thomson, México, 2002, p. 4. 13 Steiner, George Albert. Planeación estratégica: Lo que todo director debe saber, 27ª edición, Ed. Cecsa, México, 2002, p. 90. 16 se pueden determinar una vez que se elaboró y se dio a conocer, es decir, cuando se tomó la decisión de aplicarla. Es importante tener plasmada la misión para ayudar a reforzar su cumplimiento durante el paso del tiempo; cuando los propósitos y las misiones son claras benefician los asuntos internos de la organización y la imagen de la misma. La visión es la idea clara de hacia dónde quiere ir la empresa en 2 ó 5 años, de los recursos que quiere y de cómo los va a obtener, así como de qué capacidades de diferenciación e innovación requeridas en un futuro. Jorge Eliécer Prieto señala que la visión empresarial “es la imagen de un estado futuro ambicioso y deseable, relacionado con el cliente interno y externo y debe ser mejor que el estado actual y que a su vez debe convertirse en un sueño de largo alcance y para lograrlo se requiere pasión, sacrificio, tenacidad y dinamismo por parte de los integrantes de la empresa.” 14 Los valores son los encargados de trasmitir la emotividad que guía o representa a todos los integrantes de la organización, además son esenciales pues se pueden traducir en comportamientos concretos llevados a cabo por los integrantes de las organizaciones. Según Fernando Zepeda15 los valores son similares a las actitudes, aunque están más arraigados. Un valor puede ser para una persona una norma sobre la cual se establecen las decisiones, también pueden ser hábitos de preocupación y actitudes realizadas ante un determinado suceso. La importancia de los valores corporativos radica en definir normas y creencias adjudicadas a la organización y que todos los miembros deben conocer, asimilar y ejecutar para el cumplimiento de sus objetivos y metas. Por esta razón, los directivos de las organizaciones deben comprender su sistema de valores, la manera en que influyen en sus decisiones y la forma en que éstos pueden afectar a los miembros, tanto de la alta dirección como de los mandos operativos. 14 Prieto Herrera, Jorge Eliécer. Gestión estratégica organizacional: Guía práctica para el diagnóstico empresarial. 2ª edición. Ecoe Ediciones, Colombia, 2008, p. 90. 15 Zepeda Herrera, Fernando. Psicología organizacional. 1ª edición, Pearson Educación, México, 1999, p. 37. 17 En suma, la visión, la misión y los valores forman parte de la filosofía organizacional y se puede comparar con el credo o la guía de la organización, pues describen la esencia actual de la organización y en lo que pretende convertirse con el paso del tiempo. En cuanto a la imagen corporativa, Paul Capriotti la define como “la estructura mental de la organización que se forman los públicos, como resultado del procesamiento de toda la información relativa a la organización”.16 La imagen corporativa es el conjunto de significados por los cuales llegamos a conocer un objeto y a través del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Francisco Javier Garrido precisa que la imagen corporativa es “aquello que la empresa transmite particularmente sobre soportes tangibles y visuales o soportes materiales del discurso, los que son bien definidos y concretos. La empresa busca a través de ellos extender y diferenciar su aspecto de acción, para adjudicarse un mayor reconocimiento y recuerdo social. Se construye en la empresa para lograr objetivos pragmáticos y funcionales propios de las estrategias de comunicación, en busca de mayor notoriedad y recuerdo del público.”17 Fernando Ramos Fernández18 enlista los elementos visuales que conforman la imagen corporativa –la percepción que los demás tienen, la idea que se forman, el juicio o la valoración que emiten sobre la organización: Nombre: reúne las propiedades de identificación y denominación, es decir, relaciona a la institución o la entidad con el modo de llamarla. El nombre puede ser descriptivo, simbólico, convencional, arbitrario, etcétera. Logotipo: es el emblema tipográfico donde convergen los elementos del diseño de una marca. 16 Capriotti, Paul. Planificación estratégica de la imagen corporativa. 1ª edición, Ed. Ariel comunicación, España. 1999, p.29. 17 Garrido, Francisco Javier. Comunicación estratégica. Las claves de la comunicación empresarial en el siglo XXI. 1ª edición. Ediciones Gestión 2000, España, 2001, p.162. 18 Ramos Fernández, Fernando. La comunicación corporativa e institucional. De la imagen al protocolo. 1ª edición, Ed. Universitas, España, 2002, pp. 35-38. 18 Tipografía: es la creación artística y diseño que conjunta el texto y la imagen. Símbolo: es una señal de reconocimiento por evocación, por su forma o su color, provoca una asociación de ideas. Emblema: es la figura simbólica, generalmente acompañada de un lema o una divisa de marca. Imagotipo: es el signo no verbal que sumado al nombre en su expresión gráfica (logotipo) posee la cualidad de mejorar la función identificativa. Ambiente y Clima Organizacional El ambiente y clima está determinado por el conjunto de factores vinculados a la calidad de vida dentro de una organización. Se conforma sobre la base de la satisfacción de expectativas de los integrantes en cuanto a factores como: condiciones de trabajo, seguridad, salario, relación entre vida laboral y privada; así como con factores motivadores, relaciones laborales, poder, manejo de conflictos, niveles de cooperación, entre otros aspectos.19 Darío Rodríguez Mansilla20 expone que el clima de una organización puede variar dentro de la misma organización debido a la existencia de microclimas, por ello, recomienda estudiar el climade cada unidad de manera aislada para establecer, posteriormente, relaciones entre los resultados de cada uno de los departamentos con el fin de obtener una idea global o general del clima que presenta la organización el cual resultará más objetivo. Las variables que permiten investigar y analizar el tipo de microclimas desarrollados dentro de la organización son: Variables del ambiente físico: tales como espacios físicos, instalaciones y maquinaria. 19 Schvarstein, Leonardo. Diseño de organizaciones. Tensiones y paradojas. Ed. Paidós, 2000, México, p. 412. 20 Rodríguez Mansilla, Darío. Diagnóstico organizacional. 3ª edición, Ed. Alfaomega y Ediciones Universidad Católica de Chile, México, 1999, pp.162 y 174. 19 Variables estructurales: tamaño de la organización, estructura formal y estilos de dirección. Variables del ambiente social: compañerismo, conflictos entre departamentos y comunicaciones. Variables personales: aptitudes y motivación. Variables propias del comportamiento organizacional: productividad y satisfacción laboral. Para el estudio del ambiente y clima organizacional, Idalberto Chiavenato21 destaca los cuatro perfiles de sistemas administrativos desarrollados por Rensis Likert, uno de los más destacados investigadores y con mayor influencia hasta nuestros días, para clasificar las variables y dimensiones del ambiente y clima organizacional: Sistema 1. Autocrático coercitivo: es un sistema administrativo autocrático y fuerte, coercitivo y notoriamente arbitrario que controla todo lo que ocurre dentro de la organización. Es el sistema más duro y cerrado. Sistema 2. Autoritario benevolente: es un sistema administrativo autoritario que constituye una variación atenuada del sistema 1. En el fondo es un sistema 1, pero condescendiente y menos rígido. Sistema 3. Consultivo: es un sistema que se inclina más hacia el lado participativo que al lado autocrático e impositivo, como en los dos sistemas anteriores. En él, la arbitrariedad organizacional se va suavizando gradualmente. Sistema 4. Participativo: es el sistema administrativo democrático por excelencia. Es el más abierto de todos los sistemas propuestos por Likert. Una de las variables que nos permite evaluar el ambiente y clima organizacional es la motivación, la disposición, la energía, el impulso que existente dentro de las personas. Constituye un aspecto central cuando se elabora un diagnóstico y 21 Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 4ª edición, Ed. McGraw-Hill, Colombia, 1997, pp. 537-539. 20 permite conocer cuán comprometidos se encuentran los miembros de una organización para el logro efectivo de los objetivos.22 Por su parte, Darío Rodríguez Mansilla23 menciona que la motivación hace que las organizaciones logren sus objetivos si consiguen el apoyo y compromiso efectivo de sus miembros en la búsqueda de las metas organizacionales, por lo que es importante indagar sobre: Agrado o desagrado con las condiciones físicas del trabajo. Agrado o desagrado con las condiciones económicas del trabajo. Agrado o desagrado con las condiciones sociales y psicosociales del trabajo. Satisfacción o insatisfacción con el grado de interés demostrado por las organizaciones respecto a los miembros. Motivaciones básicas individualistas, que pueden ser satisfechas en cualquier lugar de trabajo o que se encuentran relacionadas en alguna forma con la organización. Motivación por el trabajo en sí o por los factores relacionados con él. Otro aspecto a tomar en cuenta en un diagnóstico organizacional es el liderazgo. David Casares24 menciona que en los grupos o en las organizaciones existe una persona que funge como un líder al utilizar sus habilidades persuasivas para orientar y dirigir a sus seguidores hacia el logro de sus metas, esto beneficia a las organizaciones. El hecho de que un líder conozca y maneje las variables del lugar donde se desenvuelve o participa lo abre al cambio, lo promueve y lo anticipa a posibles conflictos que podrían presentarse; además ayuda a clarificar y definir las metas, así como los medios a utilizar para el logro de éstas con la participación, el consenso y la valoración de los miembros del grupo. 22 Zepeda Herrera, Fernando. Psicología de las organizaciones. Ed. Enrique Quintero Duarte. México, 1999, p 124. 23 Rodríguez Mansilla, Darío. Diagnóstico organizacional. 3ª edición, Ed. Alfaomega y Ediciones Universidad Católica de Chile, México, 1999, p.66. 24 Casares Arrangoiz, David. Liderazgo: capacidades para dirigir. 2ª edición, 4ª reimpresión, Ed. FCE. México. 1996. p.23. 21 El liderazgo es equivalente a tener mando, poder o responsabilidad; tiene como acción influir en los demás, las actitudes, las conductas y habilidades de dirigir, orientar, motivar integrar y optimizar el quehacer de las personas y grupos para lograr los objetivos deseados y promover el desarrollo de sus integrantes. Idalberto Chiavenato25 apunta tres estilos de liderazgo, una de las primeras aportaciones desarrollada por Ralph K. White, Ronald Lippitt y Kurt Lewin, que resulta muy útil para identificar el ejercicio del liderazgo con base en la observación del comportamiento de acuerdo con la situación, con las personas y con la tarea por ejecutar. Democrático: El líder toma parecer en las decisiones con el grupo de trabajo, mantiene un ambiente de armonía y confianza, fomenta la participación y permite a los miembros trabajen de la mejor forma para cumplir con las tareas y objetivos. Autocrático: El líder es quien da las órdenes, es estricto en el cumplimiento de las tareas encomendadas y proporciona recompensas y castigos, ofrece seguridad y la tarea a realizar generalmente es estructurada. Sin embargo, la dependencia y la sumisión de los empleados presentan menos responsabilidad. Laissez-Faire: El líder delega responsabilidades y toma de decisiones al grupo, y su participación es mínima. Concede absoluta libertad para las decisiones individuales y de grupo. Idalberto Chiavenato concluye que en la vida real, el líder utiliza los tres estilos de liderazgo. Sin embargo, el principal problema del líder es saber cuándo aplicar cada tipo de acuerdo a las circunstancias, la interacción con las personas y las actividades por desarrollar. 25 Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 4ª edición, Ed. McGraw-Hill, Colombia, 1997, pp. 178-181. 22 1.1.2 Comunicación Externa Carlos Fernández Collado define la comunicación externa como “el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ello, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios” 26. Por su parte, Annie Bartolli27 divide la comunicación externa en tres tipos: Comunicación Externa Operativa: Es el intercambio efectuado entre los integrantes de la organización con el medio externo, en el marco de las actividades diarias. Cada uno de ellos dan una imagen y unos mensajes en nombre de la empresa y, a su vez, reciben información que integran a la organización. Estos intercambios son indispensables para la realización de la actividad de la organización a corto plazo. Comunicación Externa Estratégica: Agrupa dos aspectos. El primero, la constitución de “redes” por medio de las cuales la organización busca una presencia en su medio y para mantener relaciones positivas con actores considerados claves. El segundo, denominado “vigía”, sirve para captar información estratégica en el medio, a travésde alguno de los integrantes de la organización. Comunicación Externa de Notoriedad: En este caso, es la organización, y no sus integrantes, la que informa al medio, a fin de dar a conocer algún producto o mejorar su imagen, mediante el uso de publicidad, promoción, patrocinios, etcétera. Sin embargo, en este tipo de comunicación, a menudo se olvida que un empleado es un potencial promotor de la organización. 26 Fernández Collado, Carlos. La Comunicación en las organizaciones. 1ª edición, 5ª reimpresión, Ed. Trillas, México, 1999, p. 32. 27 Bartolli, Annie. Comunicación y organización. La organización comunicante y la comunicación organizada.1ª edición, Ed. Paidós. 1992, pp. 100-103. 23 1.2 Planeación Estratégica Hasta aquí hemos detallado algunos puntos primordiales de la comunicación organizacional como herramienta para el buen funcionamiento de una organización. Ahora, pasemos a considerar la utilización de la comunicación organizacional como una actividad planificada. María José Montero28 afirma que el desarrollo completo de un programa de comunicación debe ser concebido con base en la planificación estratégica que significa una herramienta de apoyo para la dirección de las organizaciones. Agrega que en el proceso de planificación hay que realizar, en primer lugar, un análisis y un diagnóstico de la organización. Este análisis permite detectar las oportunidades y amenazas existentes en el entorno y las fortalezas y debilidades con las que cuenta la organización para afrontarlas. Una vez concluido el análisis y el diagnóstico de la situación, se establecerán las prioridades estratégicas que determinarán los objetivos en el ámbito corporativo. La planeación estratégica es importante cuando nos proponemos intervenir en la realidad de una organización y proponer acciones de solución. Para Russell L. Ackoff29 la planeación es un proceso que se dirige hacia la producción de uno o más estados futuros deseados, se interesa tanto por evitar las acciones incorrectas como por reducir los fracasos en aprovechar las oportunidades. Añade que la planeación estratégica trata sobre las decisiones de efectos duraderos y difícilmente reversibles, es decir, es una planeación a largo plazo, ya que tiene una perspectiva más amplia y se orienta hacia los fines de la organización. 28 Montero Simó, María José, El Marketing en las ONGD. La gestión del cambio social.1ª edición, Ed. Desclée, España, 2003, pp. 129 y 189. 29 Ackoff, Rusell L. Un concepto de planeación de empresas. 1ª edición, 17ª reimpresión, Ed. Limusa, México, 1994, p. 15. 24 George A. Stenier30 señala que la planeación estratégica parte de cuatro premisas fundamentales. Primero: consiste en la identificación sistémica de las oportunidades y peligros que pueden surgir del futuro. Segundo: es un proceso que inicia con el establecimiento de metas y políticas organizacionales. Tercero: es una actitud la cual requiere dedicación para actuar con base en la observación del futuro. Cuarto: es el esfuerzo sistémico de una organización para establecer objetivos, políticas y estrategias. Estas cuatro premisas permiten valorar la planeación estratégica como un proceso de evaluación sistémica de la naturaleza de una organización. El plan es el soporte en el que debe descansar la toma de decisiones, además, es una importante herramienta del diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas. Respecto a las finalidades que cumple un plan estratégico, O.C. Ferrel, Michael Hartline y George H Lucas 31 refieren las siguientes características: 1. Explica las situaciones de la organización tanto presentes como futuras. 2. Especifica los resultados esperados de manera que la empresa pueda adelantar cuál será su situación para el final del período de planeación. 3. Describe las acciones concretas que tiene que darse para poder asignar e instrumentar la responsabilidad de cada acción. 4. Identifica los recursos que necesitaran para realizar las acciones planeadas. 5. Permite supervisar cada acción y sus resultados de modo que pueden ponerse en marcha los controles. En la planificación estratégica es posible utilizar dos tipos de análisis: la valoración de la situación interna y de los entornos externos de la organización, así como la 30 Steiner, George Albert. Planeación estratégica: Lo que todo director debe saber, 27ª edición, Ed. Cecsa, México, 2002, pp. 20-21. 31 Ferrell, O.C., Hartline, Michelle D y Lucas, George H. Estrategia de marketing. 2ª edición, Ed. Thomson, México, 2006. p. 12. 25 valoración de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), para apoyar un diagnóstico sistémico de la situación pasada, presente y futura de la organización. A continuación se detallarán algunas características de estas herramientas que serán utilizadas en la presente investigación. 1.2.1 Análisis Situacional y del Entorno O.C. Ferrel, Michael Hartline y George H Lucas l32 puntualizan que el análisis situacional y del entorno permite conocer y sintetizar la información obtenida sobre tres ambientes claves: Entorno interno: examina aspectos como la disponibilidad y la utilización de los recursos humanos, la capacidad técnica y humana, así como los recursos financieros y las luchas de poder. Entorno externo: reconoce los hechos en el terreno económico, competitivo, social, político, legal y tecnológico. Entorno del cliente: explora las necesidades del mercado y público meta, los cambios previstos y los productos que la organización realiza para satisfacer las necesidades del mercado. Los autores advierten que realizar un análisis completo y claro sobre el entorno interno y externo de la organización es una de las partes más difíciles de la planeación debido a la sobrecarga de información que se podría generar, sin embargo, el esfuerzo permite obtener información clave para conocer las áreas de oportunidad de la organización y las posibles soluciones. Gerge A. Steiner33 menciona que el análisis situacional implica una investigación de datos pasados, presentes y futuros, base del proceso de planeación estratégica. Su alcance es amplio y cubre cualquier factor importante en el medio 32 Ferrell, O.C., Hartline, Michelle D y Lucas, George H. Estrategia de marketing. 2ª edición, Ed. Thomson, México, 2006.p. 27. 33 Steiner, George Albert. Planeación estratégica: Lo que todo director debe saber (traducido por Guillermo Enrique Ureña Gutiérrez), 27ª edición, Ed Cecsa, México, 2002. pp.123-124. 26 ambiente de la organización. Una parte muy importante del análisis situacional se lleva a cabo continuamente con la observación personal del medio ambiente para obtener mayor información respecto a la organización. Esta indagación permite realizar un análisis sistémico de los impactos ambientales proporcionando una base para completar el proceso de la planeación estratégica. 1.2.2 Análisis FODA Jorge Prieto Herrera34 menciona que el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) describe la situación en que se encuentran las organizaciones a nivel interno y externo, como lo muestra la siguiente matriz: Prieto Herrera, Jorge E. La gestión estratégica organizacional. Guía práctica para un diagnóstico organizacional, ECOE ediciones, Colombia, 2003. p. 132. El conocimiento de los factores internos y externos de la organización permite desarrollar estrategias favorecedoras para el desempeño óptimo de las 34 Prieto Herrera, Jorge E La gestión estratégica organizacional. Guía práctica para un diagnóstico organizacional.ECOE ediciones. Colombia, 2003, pp.132-133. 27 actividades de la organización y determinar las acciones para enfrentar el ambiente externo en el que ésta se desenvuelve. O.C. Ferrel, Michael Hartline y George H Lucas35 enlistan algunos de los beneficios que ofrece el análisis FODA: Simplicidad: Su elaboración no necesita de capacitación especializada, ni habilidades técnicas. Bajo Costo: Es posible reducir los costosos cursos de capacitación. Flexibilidad: No se necesita de un sistema de información amplio. Integración: Puede integrar y sintetizar fuentes de información. Colaboración: Fomenta la colaboración entre los miembros de las organizaciones. Una vez detectados los problemas de comunicación a través del análisis situacional y del entorno, y detallados en la matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), se podrán elaborar los objetivos y las estrategias de mejora para la organización caso de estudio. 1.2.3 Objetivos y Estrategias Rusell L. Ackoff36 menciona que los objetivos determinan el estado y los resultados deseados en la planeación. Y las estrategias resumen la forma en que la empresa logrará sus objetivos planteados. Es indispensable contar con estrategias para fortalecer el trabajo realizado en cada uno de los subsistemas de las organizaciones. 35 Ferrell, O.C., Hartline, Michelle D y Lucas George H. op. cit. p.51. 36 Ackoff, Russell L. op. cit. pp. 31-32. 28 Francisco Javier Garrido37 define la estrategia como un marco ordenador que integra los recursos de comunicación corporativa en un diseño de largo plazo, conforme a objetivos coherentes, adaptables y rentables para la empresa y su imagen, situación que permite la movilidad y capacidad de adaptación. En la planeación estratégica se debe dar seguimiento y revisión a las estrategias, permitiendo así la verificación y medición de las acciones ejecutadas como parte del plan. 1.2.4 Evaluación En la planeación estratégica es necesario realizar una evaluación de las actividades realizadas de acuerdo a los objetivos y estrategias planteadas en las etapas previas, esta evaluación tiene como fin saber si las propuestas realizadas lograron la tarea encomendada o si necesitan de alguna modificación. Rusell L. Ackoff38 apunta que el proceso de evaluación involucra cuatro pasos: 1. Pronosticar los resultados de las decisiones en la forma de medidas de rendimiento. 2. Reunir la información sobre el rendimiento real. 3. Comparar el rendimiento real con el pronosticado 4. Cuando se detecta una decisión deficiente, corregir el procedimiento que la produjo y corregir sus consecuencias hasta donde sea posible. La evaluación debe acompañarnos desde el inicio de la planificación. Guitela Goldfeder y Eduardo Aguilar mencionan que la evaluación “es una actividad indispensable en cualquier tipo de organización, ya que por medio de ella se valoran todos los aspectos que la integran y los procesos que en ella se realizan. 37 Garrido, Francisco Javier. “Alineando recursos en la gestión estratégica” en Putman Linda L, Costa, Joan y Garrido, Francisco. Comunicación empresarial. Nuevas tendencias en comunicación para potenciar la estrategia empresarial. 1ª edición, Ed. Gestión 2000, España, 2002, p. 102. 38 Ackoff, Rusell L. op cit., p. 111. 29 Esto permite tomar decisiones y actuar de la manera más conveniente y eficaz posible.”39 Una vez puntualizada la planeación estratégica, describiremos algunos conceptos de organización, los cuales nos ayudarán para el diagnóstico de Industrias Garsam. 1.3 Organización En este apartado presentaremos algunas definiciones que nos permitan conocer la importancia que la organización tiene en la sociedad y valorar el campo de acción donde la comunicación organizacional es utilizada como una herramienta de cambio. Según Richard L. Daft “toda organización es una entidad social que 1) está orientada al logro de metas, 2) tiene un sistema de actividad deliberadamente estructurado y 3) un límite o frontera identificable.”40 De esta manera, se puede concebir a la organización como el grupo de personas integradas entre sí para el logro de un fin en común, constituido conscientemente con el propósito de alcanzar un determinado objetivo. Idalberto Chiaventato expone que la organización consiste en un “conjunto de cargos funcionales y jerárquicos encaminados hacia el objetivo económico de producir bienes o servicios. La estructura orgánica de este conjunto de cargos está condicionada por la naturaleza de la actividad, los medios de trabajo, las circunstancias socioeconómicas de la comunidad y la manera de concebir la actividad empresarial. Las principales características de la organización formal 39 Goldfeder, Guitela y Aguilar, Eduardo. Planificación y administración. Un enfoque integrador. 1ª edición, Ed. Trillas, México, 1997, pp. 180-181. 40 Daft, Richard L. Teoría y diseño organizacional.10ª edición, Ed. Cengage Learning, México 2011. p.11. 30 son: división del trabajo, especialización, jerarquía y distribución de la autoridad y la estabilidad.41 José Albors Garrigós define a la organización como “la fase de la gestión que asigna y distribuye los recursos que la empresa utiliza para lograr llegar a las metas que se ha propuesto en la fase de la planificación”42 y consta de tres componentes: 1. Complejidad: Dependerá de las diferencias existentes dentro de la organización como niveles jerárquicos, división del trabajo, centro de trabajo, etcétera. 2. Formalización: Es el grado de dependencia en la organización de las normas y los procedimientos para dirigir el comportamiento de sus empleados. 3. Centralización: Explica la concentración de autoridad en la toma de decisiones de la empresa. Carlos Fernández Collado43 se refiere a la organización como aquella que consta de dos o más personas que saben que ciertos objetivos sólo se alcanzan mediante actividades de cooperación; obtiene materiales, energía e información de su ambiente; se integran y coordinan sus actividades para transformar recursos; reintegran al ambiente los insumos procesados, como resultado de las actividades de la organización y presentan cinco elementos básicos: 1. Tamaño: Puede determinarse por la escala de sus recursos financieros, tecnológicos y humanos. 2. Interdependencia: Consiste en las relaciones que entrelazan a los miembros de la organización, quienes se influyen mutuamente, sin la 41 Chiavenato, Idalberto. Op. cit., pp. 273-274. 42 Albors Garrigós, José. Gestión y organización de empresas. 1ª edición, Ed. Servicio de publicaciones, España, 1999. p. 71. 43 Fernández Collado, Carlos. La Comunicación en las organizaciones. 1ª edición, 5ª reimpresión, Ed. Trillas, México, 1999. pp. 13-14. 31 interdependencia, los individuos no pueden desarrollar tareas, ni lograr objetivos comunes. 3. Insumos: Se encuentran en el ambiente, fuera de la organización y son importados a la misma. 4. Transformación: Es el proceso mediante el cual los insumos se convierten en productos y ocurre desde el momento en que los recursos materiales y financieros, la energía y la información ingresan a la organización y hasta que salen de ésta. 5. Productos: Es el resultado del ciclo de actividades cotidianas y controladas en la organización que suelen reintegrarse al medio ambiente. Si la organización existe a partir de dos personas que se ponen de acuerdo para alcanzar un fin en común, su grado de complejidad aumenta con el número de personas que participan en ella y la actividad que desarrollan. A continuación, nos detendremos brevemente para conoceruno de los tipos de organización con fines de lucro o empresa, cuya actividad tiene gran impacto en la sociedad. 1.3.1 Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMe’s) Las micro, pequeñas y medianas empresas, conocidas en los últimos años como MiPyMe’s, son organizaciones que permiten poner en operación recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, técnicos) para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo a sus objetivos fijados.44 En México, las MiPyMe’s tienen gran importancia en la economía. De acuerdo al Instituto Nacional de Estadística y Geografía “las MYPYMES constituyen el 99.8% de las unidades económicas del país, generan el 34.7% de la producción total, contribuyen con el 73% de los empleos y tienen una particular importancia para la economía nacional, no solo por su aportación a la producción y al empleo, sino también por su flexibilidad a los cambios, la capacidad de contribuir al proceso de 44 Rodríguez Valencia, Joaquín. Cómo administrar pequeñas y medianas empresas. Ed. ECASA, México, 1993, p. 46. 32 innovación y a mejorar la competitividad de la industria y por ser un medio para impulsar el desarrollo económico.”45 La Secretaría de Economía es la encargada de clasificar a las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, dependiendo del sector al que pertenecen, el número de trabajadores con el que cuentan y el monto de sus ventas anuales. En el Diario Oficial de la Federación, publicado el 30 de junio de 2009, con base en la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, da a conocer el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas en nuestro país. De tal manera, son microempresas todas las pertenecientes a cualquier sector que tengan hasta 10 trabajadores, con ventas de hasta 4 millones de pesos. Son pequeñas empresas aquellas desde 11 hasta 30 trabajadores (para el sector comercio) y desde 11 hasta 50 trabajadores (para el sector industria y servicios), con más de 4.1 y hasta 100 millones de pesos de ventas. Son medianas empresas las que tienen desde 31 hasta 100 trabajadores (sector comercio), desde 51 hasta 100 trabajadores (sector servicios) y desde 51 hasta 250 trabajadores (sector industria), con ventas desde 100.01 hasta 250 millones de pesos.46 Para Juan Antonio Careaga47 las MiPyMe’s cumplen una función definida dentro del desarrollo económico y social, la cual se puede resumir de la siguiente manera: Llena huecos en la producción: Elabora productos a pequeña escala que las grandes empresas no hacen. 45 “Reglas de Operación del Fondo de Apoyo para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (Fondo PYME) para el ejercicio fiscal 2012.” Diario Oficial de la Federación, 23 de diciembre 2011, tercera sección. pp. 9-10. Disponible en línea: http://www.economia.gob.mx/files/transparencia/reglas/RO_FONDO_PYME_2012.pdf 46 “Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas”, Diario Oficial de la Federación, 30 de junio 2009, tercera sección. Disponible en línea: http://www.funcionpublica.gob.mx/unaopspf/doctos/comunes/dof090630se.pdf 47 Careaga Viliesid, Juan Antonio La investigación tecnológica en el desarrollo industrial de México, ENEP Acatlán-UNAM, México, 1980. pp. 28-31. 33 Crea y fortalece una clase empresarial: La pequeña empresa constituye una escala práctica, de gran valor nacional, para fomentar empresarios, administradores y técnicos. Proporciona un mayor número de empleos: La generación de empleos para una creciente población es uno de los más grandes problemas en México. Así como las MiPyMe’s tienen algunas ventajas por su reducido tamaño, frente a las grandes empresas, lo cual les permite tener agilidad operatoria y un elevado grado de flexibilidad para adaptarse rápidamente a las variaciones del entorno y las necesidades de sus clientes. También corren el riesgo de sucumbir ante las amenazas del entorno y la competencia de las empresas globales, por lo que es necesario prestarles ayuda y estímulo con el propósito de reducir fracasos innecesarios y garantizar su permanencia en el mercado.48 La escasa investigación acerca de las MiPyMe’s ha originado que en ocasiones se les considere de menor importancia económica y social, en comparación con las grandes empresas y corporativos globales. Sin embargo, por el papel que juegan las MiPyMe’s en la economía de un país, son motivo de incentivos económicos y apoyos tecnológicos por parte de instituciones gubernamentales y requieren de profesionales de todas las áreas del conocimiento que les brinden su apoyo en las actividades que desarrollan. Es importante destacar que la mayoría de las MiPyMe’s están conformadas por familias, situación que ha dado paso al estudio de las empresas familiares, por ello exploraremos en algunas de sus particularidades. 1.3.2 Empresas Familiares Se conocen como negocios familiares aquellos emprendimientos manejados por el grupo familiar. Constituyen, según estudios realizados, entre el 80 y 90 por ciento 48 Soto Pineda, Eduardo y Dolan, Simon L. Las PYMES ante el desafío del siglo XXI. Los nuevos mercados globales. Ed. Thomson, México, 2003. p. 3. 34 del total de los negocios de un país.49 Las empresas de familia tienen ventajas importantes cuando todo funciona correctamente y existe confianza entre los miembros que las integran. En muchas ocasiones, se establecen lazos afectivos con los empleados externos lo que contribuye a la armonía en la relación de trabajo. No obstante este tipo de organizaciones también enfrentan problemas motivados por la falta de institucionalización de los procesos administrativos, escasa profesionalización del personal para la toma de decisiones, confusión en los roles y ausencia de límites precisos y definidos. Esto se debe a que las personas acceden a puestos en la empresa sin pretenderlo, como consecuencia lógica de su pertenencia a la familia.50 Las MiPyMe’s conformadas por familias en muchas ocasiones no conocen o dan poca importancia a las herramientas organizacionales, entre ellas las comunicativas. Y de no ser debida y oportunamente previstos y considerados, conducen a una rápida decadencia y posterior desaparición de actividades económicas que podrían haber continuado de forma prospera. Otro de los problemas que se presentan en las empresas familiares es el conflicto generacional, pues es bastante frecuente que la aparición de la segunda generación coincida con una mejor preparación de sus componentes para enfrentar diferentes desafíos. Sin embargo, es a partir de la tercera generación cuando las cosas comienzan a fracasar debido a cuestiones de lejanía, consenso, desinformación, centralización y la lucha de poder por parte de los integrantes de la familia. Para evitar posibles conflictos entre la familia y la empresa es necesario equilibrar el logro de los objetivos del negocio con las aspiraciones y armonía en las relaciones familiares. 49 http://lajapyme.blogspot.mx/2010/03/para-reflexionar-las-empresas.html. 21 noviembre 2012,6:51 pm. 50 Rodríguez Valencia, Joaquín. Como administrar pequeñas y medianas empresas. Ed. Ecasa, México, 1994. p.47. http://lajapyme.blogspot.mx/2010/03/para-reflexionar-las-empresas.html.%2021%20noviembre%202012 35 En suma, como se pudo observar a través de este recorrido teórico, la comunicación humana es una herramienta que permite vincularnos con las personas a nivel personal, interpersonal, grupal y organizacional. La comunicaciónse encuentra presente en todo lo que nos rodea y las organizaciones no son la excepción, por ello la comunicación organizacional juega un papel importante en la vida de los integrantes de una organización. Se destacó la comunicación organizacional como una herramienta de análisis de las variables de la organización en dos dimensiones. La comunicación interna: detalla la situación interna que viven las organizaciones debido a que se encarga de estudiar aspectos como las redes formales e informales en que fluyen los mensajes; aborda los ritos, creencias, ideologías y valores que conforman la cultura organizacional; describe la identidad de la empresa a través de su filosofía corporativa y destaca aspectos del clima y ambiente organizacional en los que se encuentra la motivación y los estilos de liderazgo. La comunicación externa: hace referencia a los mensajes que la organización emite a sus públicos externos entre ellos clientes, proveedores, público en general. Respecto a la planeación estratégica se indicó su utilidad en las organizaciones, su principal propósito es evitar las acciones incorrectas, reducir los fracasos y aprovechar las oportunidades. El proceso de la planeación estratégica tiene tres etapas básicas: Diagnóstico: permite recabar y analizar la información a nivel interno y externo de la organización. Objetivos y metas: el establecimiento de actividades que permitan crear estados deseables para la organización. Evaluación: una vez diseñadas las estrategias y echadas a andar se procederá a realizar una evaluación periódica para conocer si se obtuvieron resultados favorables para las áreas de oportunidad. La planificación de la comunicación permite realizar un diagnóstico para conocer las principales fallas comunicativas que se presentan dentro y fuera de cualquier tipo de organización. El desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas 36 ha cobrado gran relevancia en nuestro país como soportes importantes del sistema económico y generadoras de oportunidades laborales. La implementación de un plan de comunicación en este tipo de organizaciones les permitiría generar estrategias de comunicación que apoyen su desempeño y permanencia en el mercado, mediante acciones encaminadas a la mejoría de las relaciones con sus clientes internos y externos. Los conceptos vistos en este capítulo sustentan la base teórica de nuestra investigación y propuesta de intervención en Industrias Garsam. 37 Capítulo 2 DIAGNÓSTICO DE INDUSTRIAS GARSAM S.A. DE C.V. En el presente capítulo se muestra el diagnóstico realizado a Industrias Garsam, el cual incluye el análisis situacional y del entorno realizado a la organización, cuya información fue recolectada a través de la observación participante que permitió conocer de manera cercana las tareas cotidianas que los empleados realizan dentro de la empresa, así como sus expectativas, conductas y actitudes. Así mismo, se realizaron entrevistas al personal directivo, administrativo y operativo. Las variables más significativas de comunicación organizacional fueron evaluadas por un instrumento de medición que permitió conocer de manera cuantitativa y cualitativa las áreas de oportunidad de la organización. Una vez observado el desempeño de la organización se procedió a elaborar el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) que describe la situación de Industrias Garsam a nivel interno y externo. El propósito del diagnóstico es detectar los problemas de comunicación con la finalidad de proponer estrategias de comunicación que den solución a la problemática comunicativa de la organización. 38 2.1 Descripción de la organización 2.1.1 Historia de la Empresa Industrias Garsam es una microempresa constituida el 17 de mayo de 1972, en la Ciudad de México, como sociedad anónima de capital variable, con actividad empresarial para la fabricación, comercialización y distribución de mobiliario de acero inoxidable. Fundada por el contador Alfonso García Brizuela y su esposa Elena Samperio, esta empresa comienza sus actividades con un reducido número de trabajadores, incluyendo amigos y familiares. Inicia sus operaciones en una bodega propiedad de los fundadores, ubicada en la Delegación Coyoacán, la cual da cabida a la planta industrial y a las oficinas administrativas. Con el paulatino crecimiento de la empresa, el espacio se vuelve insuficiente para realizar mejoras y expandir las áreas de producción, almacén del mobiliario producido y oficinas. Así, la directiva toma la decisión de remodelar sus oficinas y construir una planta industrial más amplia. A principios de 1978, las oficinas administrativas permanecen en la Delegación Coyoacán, el lugar donde la empresa inicia, pero la planta productiva es trasladada a la Delegación Tlahuác, donde se instala maquinaria moderna que acelera la producción e incrementa el personal operativo. De esta forma, Industrias Garsam comienza a posicionarse como una de las empresas líderes de su ramo, ampliando su cartera de clientes y ganando un mayor número de licitaciones públicas de mobiliario hospitalario. En 1989, con el éxito de su lado y tras diecisiete años de trabajo, el señor Alfonso García Brizuela, dueño y director general de la empresa, decide ceder la parte directiva a su hijo José Alfonso García Samperio, quien al asumir la dirección general comienza a crear nuevas estrategias para incrementar la productividad y el desempeño laboral de los trabajadores, con lo que inicia cambios administrativos y operativos en beneficio de la empresa: uso de uniformes, espacios adecuados para el desarrollo de las actividades, horarios de trabajo 39 flexibles, incentivos por cumplimiento de metas, optimización en el proceso de calidad y motivación a los trabajadores. El nuevo director general no sólo implementa normas y nuevas formas de trabajo, sino también logra que Industrias Garsam se ubique como la empresa líder en el rubro de la fabricación de muebles de acero en el centro del país. La cartera de clientes se incrementa y, con ello, las ganancias, las cuales permiten ofrecer mejores sueldos a los empleados. También José Alfonso García Samperio comienza a preocuparse por la imagen de su empresa y diseña el actual logotipo que representa a Industrias Garsam. Aunque se contaba con capital, clientela, liderazgo y apoyo entre en personal administrativo y operativo, esta situación no seguiría igual por mucho tiempo. Desafortunadamente, en 1993, y tras cuatro años como director de Industrias Garsam, José Alfonso García Samperio fallece, lo que trae como consecuencia una desestabilización de la empresa, puesto que no se sabía cuál iba a ser el rumbo que tomaría la organización después de este lamentable evento. No obstante, se tenía que tomar una solución rápida que no repercutiera en el quehacer de la empresa y tras una serie de reuniones del consejo administrativo se decidió que el fundador de la empresa y padre del director general fallecido, retomara nuevamente la dirección general de la empresa. De esta forma, el señor Alfonso García Brizuela, al frente de la dirección general, da continuidad a las tareas realizadas hasta ese momento. Sin embargo, este quehacer resultó difícil debido a los cambios del entorno político, social y económico que vivía el país. La crisis económica que se profundiza en México en 1994 afectó directamente a Industrias Garsam por lo que la producción de la empresa comenzó a reducirse y, con ello, también el número del personal. Pese a esta situación, la organización prosiguió con sus actividades. A partir de 2008, Industrias Garsam se enfrenta a un nuevo entorno económico adverso con vaivenes en su crecimiento. Actualmente, su personal administrativo y operativo se ha reducido a 20 personas, su cartera de clientes ha disminuidoconsiderablemente, y si esto no fuera suficiente, las relaciones laborales entre el 40 personal administrativo y operativo se presentan fracturadas. Para un observador ajeno a la empresa, el panorama podría ser desalentador, sin embargo, su director general, el señor Alfonso García Brizuela está dispuesto a mejorar la situación actual que atraviesa su empresa y se encuentra convencido, como lo ha estado en otros momentos difíciles de su vida, que si ejecuta nuevas estrategias Industrias Garsam nuevamente podrá seguir siendo líder en su ramo. 2.1.2 Estructura Industrias Garsam es una microempresa familiar, con una estructura que corresponde a las denominadas estructuras planas. Humberto Sosa menciona que existen dos tipos de estructura organizacional: las altas y las planas. “Las altas requieren abundantes normas y procedimientos, necesitan supervisión directa y un permanente control sobre el comportamiento de los miembros de la organización, en las segundas los procesos son más ágiles y flexibles, facilitan la comunicación entre los diferentes niveles de la organización y requieren menos reglas y procedimientos”51 Industrias Garsam se ha adaptado al entorno económico variante, para ello ha simplificado tareas y procesos que anteriormente eran mucho más elaborados y costosos, además de que actualmente la dinámica laboral es mucho más flexible. A continuación se describen elementos pertenecientes a la estructura organizacional como lo son la conformación del personal, la descripción de las áreas funcionales, las normas y el organigrama. Personal Industrias Garsam cuenta con una planilla de 20 trabajadores, de los cuales 11 conforman al personal administrativo y 9 integran al personal operativo que labora 51 Serna Gómez, Humberto. Gerencia estratégica: Planeación y gestión. Teoría y metodología. 7ª Ed. Colombia. p.108. 41 en la planta de producción. Todos ellos cuentan con plazas permanentes y con un salario fijo estipulado según las actividades que realizan. Del total de los empleados, el 70 por ciento son hombres, mientras que el 30 por ciento son mujeres. En lo que respecta a las edades de los trabajadores, éstas oscilan entre los 20 y 60 años, cabe señalar que no necesariamente los puestos administrativos se encuentran ocupados por el personal de mayor edad. En cuanto al nivel educativo de los empleados, el 40 por ciento tiene educación superior terminada, el 10 por ciento cuenta con educación superior trunca y el 50 por ciento restante tiene estudios de secundaria. Respecto a la antigüedad laboral, los rangos se ubican de la siguiente forma: el 40 por ciento de los empleados llevan de 16 a 20 años trabajando en la organización; el 30 por ciento, de 11 a 15; y el 30 por ciento, de 1 a 10 años. Como se puede observar, la mayor parte del personal cuenta con una antigüedad de más de una década en la empresa. Normas Las normas de conducta y comportamiento son las reglas o lineamientos estipulados por la organización para el mejor funcionamiento y realización de las actividades laborales. Industrias Garsam cuenta con las siguientes normas: Normas de seguridad: El personal operativo debe hacer uso del uniforme y del material de seguridad el cual consiste en guantes, casco y botas de trabajo industriales. Normas de calidad: Para que la producción alcance los más altos estándares de aceptación, el personal debe asistir puntualmente a su jornada laboral, desempeñar con responsabilidad sus actividades y elaborar los productos con la mejor calidad. 42 Normas de comportamiento: Todo el personal que labora en Industrias Garsam está comprometido a respetar la labor de cada uno de sus compañeros. Si bien estas normas se dan a conocer de forma verbal a los empleados cuando ingresan a la organización, cabe señalar que no siempre se llevan a cabo. Como no existen reglas escritas o formales se deja de lado el uso del uniforme o, incluso, algunos implementos para la seguridad de los propios trabajadores. La puntualidad es otro aspecto que los empleados tienen muy presente, como regla se ha asumido y es cumplida. Los empleados perciben que es una de las normas que regulan su comportamiento, así mismo en la planta de producción se da valor a esta regla, ya que es respetada y valorada por todo el personal que labora en la planta. Áreas funcionales Las áreas funcionales de Industrias Garsam son las siguientes: Dirección General: Es la encargada de dirigir a la empresa y de representarla con los públicos externos, entre sus tareas están dirigir las actividades y/o proyectos que se realizan al interior de la empresa. Departamento de Ventas: Desarrolla las actividades comerciales de la empresa y tiene la tarea de ampliar la cartera de clientes. Departamento Administrativo: Responsable de las finanzas de la empresa, realiza las nóminas de los trabajadores, la declaración de los impuestos y los pagos de servicios a proveedores, entre otras actividades administrativas y contables. Departamento de Producción: Desarrolla la fabricación de los muebles de acero inoxidable y también administra los recursos humanos y materiales para la elaboración de los productos. 43 Jefatura de Producción: Dirige y escucha las demandas de los trabajadores de la planta, además es el encargado del control de calidad de los productos. Área de Armado: Es el área encargada de diseñar y ensamblar el mobiliario. Área de Doblado y Troquelado: Es el área de moldeo y manipulación de las láminas de acero inoxidable. Área de Soldadura: Es el departamento encomendado a terminar el mobiliario de acero inoxidable. Además, entre sus funciones se encuentra la colocación de la placa distintiva de la empresa en todos los productos terminados. Área de Pintura: Es el departamento encargado de dar el toque final a los muebles elaborados, esto a través de la pintura que es la fase final en el proceso de elaboración del material fabricado en Industrias Garsam. Organigrama El organigrama de toda organización es “la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución y de sus áreas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la compone”52. Es por ello que la estructura y áreas funcionales de cada organización están plasmadas en el organigrama que se maneja al interior de cada organización. Industrias Garsam cuenta con un organigrama formalizado en el cual están plasmados más de veinte departamentos que parten desde el consejo directivo hasta la parte operativa de la empresa. Sin embargo, en estos últimos años el organigrama ha sufrido cambios debido a la reducción de áreas y simplificación de procesos. No obstante de estos cambios, el organigrama no ha sido actualizado. 52 Franklin Fincoowsky, Enrique Benjamín. Organización de empresas. 2da ed. Mc Graw Hill. México. 2004. p. 78. 44 Por ello a continuación se presenta una propuesta de organigrama en donde se ha tomado en cuenta las funciones y la forma en que están organizadas las actividades de la empresa en la actualidad. El motivo de presentar ambos organigramas servirá como referente para conocer las reducciones que presenta la estructura orgánica de Industrias Garsam en la actualidad. Organigrama de Industrias Garsam (anterior 1993) 45 Organigrama de Industrias Garsam (actividades actuales) Dirección General Alfonso García Brizuela I Opto. Ventas Gerencia de Opto. Producción Administrativo Lic. Fernando Correa Lic. Héctpr Samperio Lic. Araceli N. I Jefatura de Producción Francisco Mosqueda I Área de Área de Área de Doblado Área de Armado Soldadura Y Troquelado Pintura 46 2.1.3 Instalaciones Industrias
Compartir