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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE QUÍMICA ANÁLISIS COMPARATIVO DE LA ISO 9001:2015 Y LOS RETOS IMPLICADOS EN SU IMPLEMENTACIÓN. TRABAJO ESCRITO VÍA CURSOS DE EDUCACIÓN CONTINUA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE QUÍMICA FARMACÉUTICA BIÓLOGA PRESENTA ANA KARLA MENDOZA DE LA LLAVE MÉXICO, D.F. 2015 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 JURADO ASIGNADO: PRESIDENTE: Profesor: GEORGINA MARGARITA MAYA RUIZ VOCAL: Profesor: MARÍA DEL SOCORRO ALPÍZAR SECRETARIO: Profesor: JORGE ANTONIO VELA DÍAZ 1er. SUPLENTE: Profesor: ELVIA SOSA ZAVALA 2° SUPLENTE: Profesor: JORGE RAFAEL MARTÍNEZ PENICHE SITIO DONDE SE DESARROLLÓ EL TEMA: FACULTAD DE QUÍMICA, UNAM. ASESOR DEL TEMA: JORGE ANTONIO VELA DÍAZ SUSTENTANTE: ANA KARLA MENDOZA DE LA LLAVE ÍNDICE PÁGINA 1. Introducción 4 2. Objetivos 7 3. Generalidades 8 4. Términos y Definiciones 10 5. Análisis comparativo de la ISO 9001:2015 13 5.1 Contexto de la organización 14 5.1.1 Sistema de Gestión de la Calidad 17 5.2 Liderazgo y enfoque al cliente 19 5.2.1 Política de la calidad 22 5.3 Planeación y acciones para tomar riesgos y oportunidades 27 5.3.1 Objetivos de calidad y su planificación 28 5.3.2 Planeación de cambios 29 5.4 Soporte y recursos 31 5.4.1 Conocimiento organizacional 32 5.4.2 Competencia 33 5.4.3 Toma de conciencia 35 5.4.4 Comunicación 36 5.4.5 Información documentada 37 5.4.6 Control de la información documentada 39 5.5. Planificación y control operacional 40 5.5.1 Requisitos para los productos y servicios 42 5.5.2 Comunicación con el cliente 43 2 PÁGINA 5.5.3Diseño y desarrollo de servicios y productos, entradas 44 controles, salidas y cambios. 5.5.4 Control de los productos y servicios suministrados externamente 48 5.5.5 Evaluación del desempeño 49 5.6 Revisión por la dirección 55 5.7 No conformidades y acciones correctivas 57 5.8 Mejora continua 61 6. Conclusión 63 7. Bibliografía 64 3 Introducción La Organización Internacional de Normalización se crea en el año de 1946, cuando delegados de 25 países se reunieron para crear una organización internacional que facilitara la coordinación y la unificación de las normas industriales. ISO cuenta con 165 países miembros, que son los organismos nacionales de normalización de todo el mundo, y 3368 órganos técnicos para cuidar la elaboración de las normas. Todos ellos bajo el control de una Secretaría Central que tiene su sede en Ginebra (Suiza). La ISO como toda organización tiene una serie de funciones las cuales consisten en elaborar los proyectos de normas técnicas internacionales, coordinar la cooperación de los países para la unificación de criterios, elaborar las normas internacionales y colaborar de una forma activa con organizaciones internacionales que promulguen la normalización. Imagen 1 Organigrama de ISO Fuente: Elaboración propia En México el órgano auxiliar de la Dirección General de Normas (DGN) es el Comité Mexicano para la Atención de la Organización Internacional de 4 Normalización (CMISO), el cual dentro de sus funciones está el dar respuesta a los trabajos emanados de la ISO con el objetivo de establecer las posturas nacionales en beneficio de los intereses de México, fijar las posturas nacionales consensuadas dentro de los Subcomités Espejos constituidos en México, auxiliar a los coordinadores en las votaciones o sobre alguna complicación que puedan tener, informar de los proyectos de estándares y comunicar los nuevos trabajos de la ISO. La estructura de CMISO está compuesta por una Presidencia (Dirección General de Normas), Secretaría Ejecutiva (Dirección de Normalización Internacional) y los coordinadores de los Subcomités Nacionales Espejo, los cuales integran a los expertos técnicos y a cualquier interesado que desee participar. Imagen 2 Organigrama del Comité Mexicano para la Atención de la ISO Fuente: Elaboración propia 5 El crecimiento de las sociedades y del comercio mundial ha creado la necesidad de buscar una mejora continua de los productos, servicios y bienes debido al volumen de consumidores. Para ello, es importante la mejora de los procesos productivos de una empresa mediante la optimización de los recursos o medios de los que dispone, la formación de líderes en las empresas, la importancia del cliente, entre otras. A partir de este planteamiento, se estima necesaria la creación de una estructura organizativa que se dedique a uniformar la producción así como crear estándares o normas de calidad aplicables a todas las organizaciones productivas. ISO creó y publicó en 1987 sus primeros estándares de dirección de la calidad: los estándares de calidad de la serie ISO 9000, esta organización ha sido desde entonces la encargada de desarrollar y publicar estándares voluntarios de calidad, facilitando así la coordinación y unificación de normas internacionales e incorporando la idea de que las prácticas pueden estandarizarse tanto para beneficiar a los productores como a los compradores de bienes y servicios. Particularmente, los estándares ISO 9000 han jugado y juegan un importante papel al promover un único estándar de calidad a nivel mundial. 6 Objetivos Objetivo general Analizar los cambios realizados en la ISO 9001:2008, comparándolos con la ISO 9001:2015. Objetivos específicos Analizar las principales aportaciones de la norma ISO 9001:2015. Destacar los cambios importantes en la ISO 9001:2015, así como los beneficios que otorgan éstos a las organizaciones. Mencionar los retos implicados en la implementación de dicha norma en las organizaciones, haciendo uso de algunas herramientas de la calidad. 7 Generalidades En el proceso de revisión de la ISO 9001, se pueden encontrar cambios en la estructura, en la terminología y en los requisitos del sistema de gestión de la calidad, como por ejemplo el contexto de la organización, donde se maneja el tema de conocer problemáticas externas e internas de la organización. La norma cuenta con una nueva estructura llamada Annex SL, se hace mención que con éste cambio se logrará estar en línea con otras normas de sistemas de gestión. El Anexo SL es un documento publicado a finales del año 2012, que está teniendo gran impacto en organizaciones, consultores, organismos de acreditación, auditores y redactores de normas de sistemas de gestión. Esto se debe a que desde este momento todas las normas que se publiquen o revisen a partir de la publicación del Anexo SL deben de hacerlo bajo esta guía. El Anexo SL constituyeel pilar actual de la normalización de los estándares de sistemas de gestión para lograr una estructura uniforme, un marco de sistemas de gestión genérico, que sea más fácil de manejar y otorgue un beneficio de negocio a aquellas empresas que cuentan con varios sistemas de gestión integrados. En el futuro toda norma de sistemas de gestión debería ser coherente y compatible, mediante una misma estructura además de tener, en la manera que sea posible, un texto idéntico y criterios comunes respecto a términos y definiciones empleadas. El Anexo SL sirve para mejorar la coherencia y armonización de las normas de sistemas de gestión ISO, proporcionando una estructura de alto nivel, texto básico idéntico y términos comunes y definiciones básicas.(3) El objetivo es que todas las normas de sistemas de gestión ISO estén alineadas y la compatibilidad de las mismas se mejore. Este enfoque común a las nuevas normas de sistemas de gestión y a las futuras revisiones de las ya existentes incrementará el valor de las mismas a los usuarios. Será especialmente útil para aquellas organizaciones que opten por operar con un sistema de gestión integrado pudiendo así, satisfacer las necesidades de dos o más normas de sistemas de gestión de forma simultánea. En resumen, el Anexo SL hará que las normas tengan: »» Una estructura común (estructura de alto nivel). 8 »» Parte de su texto idéntico. »» Y definiciones comunes. Se abre la oportunidad de que las organizaciones escojan los términos que se ajusten a sus operaciones, ya que la terminología no es tan limitada. Algunos cambios en la terminología se enlistan en la siguiente tabla. Tabla 1 Diferencias en la terminología (3) ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 PRODUCTOS PRODUCTOS Y SERVICIOS DOCUMENTOS, REGISTROS INFORMACIÓN DOCUMENTADA AMBIENTE DE TRABAJO ENTORNO PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS PRODUCTO ADQUIRIDO PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE PROVEEDOR SUMINISTRADOR EXTERNO Fuente: ISO9001:2015 9 Términos y definiciones Información documentada.-información requerida que es controlada y resguardada por la organización, así como el medio donde se contiene base de datos, procedimientos normalizados, etc. Parte interesada.- persona u organización que puede afectar o se puede ver afectada por una decisión o actividad. Proceso.- conjunto de actividades mutuamente relacionadas, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Requerimiento.- necesidad o expectativa que es indicada, generalmente implícita u obligatoria. Riesgo.- efecto de la incertidumbre en un resultado esperado. Puede ser negativo o positivo. 10 Según estadísticas del Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) de la Secretaría de Economía, en el 2014 existían 742 855 empresas registradas en el país, siendo el Distrito Federal el estado con mayor número de empresas (78810). Respecto al ámbito farmacéutico, México es el segundo mercado más grande de América Latina en la industria farmacéutica, y es un importante productor de medicinas de alta tecnología, incluyendo antibióticos, antinflamatorios y tratamientos contra el cáncer, entre otros. La industria farmacéutica representa en promedio 1.2% del producto interno bruto (PIB) nacional y 7.2% del PIB manufacturero. México se ha convertido en un destino atractivo para invertir en la industria farmacéutica debido al mejoramiento del marco regulatorio y al aumento en las certificaciones de calidad. Actualmente, se ha incluido en la regulación la necesidad de realizar pruebas científicas que demuestren la efectividad y sustenten la evidencia descrita de los fármacos. De acuerdo a Business Monitor, la presencia de la agencia de drogas y alimentos (FDA, por sus siglas en inglés)) en México ha servido para incrementar la transparencia y aumentar los estándares de los medicamentos en el país. En el año 2012, la producción mexicana del sector farmacéutico fue de 10 757 millones de dólares (mdd). Se espera que para 2020 alcance un valor de 21 475 mdd y reporte una tasa media de crecimiento anual de 9% para el periodo 2013- 2020. 11 Gráfica 1 Producción de la industria farmacéutica mexicana.(9) Conocer el entorno de nuestra organización sirve para complementar la información, para saber cuáles son los principales objetivos de la organización, poder garantizar la competitividad y la permanencia en el sector empresarial. En un artículo de la revista Forbes (25), los líderes empresariales de diferentes tipos de industrias (automotriz, telecomunicaciones, bancarias, comercio e inmobiliarias) mencionan que la nueva regla en el mercado es la competencia y con esta la oportunidad de superar los retos y demostrar las ventajas que existen en el país para ese tipo de industria. Así mismo, se ve a la competencia como una oportunidad de desarrollo, sin olvidar la ética empresarial y comercial. El término competencia, no es un tema nuevo en los estándares internacionales, si bien, no es que éste tema sea tratado en un apartado cabe resaltar la importancia de que al conocer el contexto de nuestra organización podemos llegar a mejorar la competitividad de nuestra organización. 12 5 ANÁLISIS COMPARATIVO DE LA ISO 9001:2015 En este trabajo se busca analizar las modificaciones que se hicieron en la norma ISO 9001:2008 y que próximamente se publicarán en la versión ISO 9001:2015. Los apartados a tratar se enlistan a continuación: 5.1 Contexto de la organización 5.1.1 Sistema de Gestión de la Calidad 5.2 Liderazgo y enfoque al cliente 5.2.1 Política de la calidad 5.3 Planeación y acciones para tomar riesgos y oportunidades 5.3.1 Objetivos de calidad y su planificación 5.3.2 Planeación de cambios 5.4 Soporte y recursos 5.4.1 Conocimiento organizacional 5.4.2 Competencia 5.4.3 Toma de conciencia 5.4.4 Comunicación 5.4.5 Información documentada 5.4.6 Control de la información documentada 5.5. Planificación y control operacional 5.5.1 Requisitos para los productos y servicios 5.5.2 Comunicación con el cliente 5.5.3 Diseño y desarrollo de servicios y productos, entradas, controles, salidas y cambios 5.5.4 Control de los productos y servicios suministrados externamente 5.5.5 Evaluación del desempeño 13 5.6 Revisión por la dirección 5.7 No conformidades y acciones correctivas 5.8 Mejora continua 5.1 Contexto de una organización Una organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de ISO 9001:2008. En la versión ISO 9001:2008, la organización, era la encargada de determinar procesos, criterios, la disponibilidad de los recursos, el seguimiento y las acciones para todo el sistema de gestión de la calidad, por lo que la organización debía ser responsable de cumplir en tiempo y forma los objetivos. No existía un análisis de la organización ni una evaluación antes de determinar su plan de acción, sin embargo, muchas organizaciones llevaban a cabo estas funciones como forma habitual, es decir, conocían su situación. En la nueva versión de la ISO 9001:2015, se propone conocer a la organización y su contexto, para poder delimitar los problemas externos e internos y lograr los resultados previstos, de acuerdo con su sistema de gestión de la calidad. La principal novedad de este capítulo está expresada en la necesidad de determinar las cuestiones externas e internas relevantes para el propósito de la organización, su dirección estratégica y que pueden afectar a su capacidad para lograr el resultado deseado en un sistema de gestión de la calidad. El análisis del contexto de la organización, su visión, misión, amenazas y oportunidades, debilidades y fortalezas, permitirá identificar problemasy necesidades que puedan causar impacto en la planificación del sistema de gestión de la calidad Tal cual lo menciona la norma, en este punto la organización debe determinar los problemas externos e internos que son relevantes para el cumplimiento de sus objetivos. 14 En la norma se clasifican los problemas en dos grupos, tal como se describen en la siguiente tabla. Tabla 2 Contexto de la organización Problemas externos La competencia, la economía, ámbitos tecnológicos. Problemas internos Los valores, la cultura, el conocimiento y la imagen de la organización. Fuente: Elaboración propia Para facilitar el conocimiento de la organización, se puede hacer uso de una herramienta de la calidad, llamado análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) el cual apoyaría en la asignación de problemas externos e internos. El principal objetivo de un análisis FODA es ayudar a una organización a encontrar sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en ellos los cambios organizacionales: consolidando las fortalezas. minimizando las debilidades. aprovechando las ventajas de las oportunidades. eliminando o reduciendo las amenazas. El análisis FODA se basa en dos pilares básicos: el análisis interno y el análisis externo de una organización. Análisis Interno de la organización Fortalezas.- describe los recursos y las destrezas que ha adquirido la empresa, ¿en qué se diferencia de la competencia?, ¿Qué se hacer mejor? Debilidades.- describe los factores en los cuales se posee una posición desfavorable respecto a la competencia. Para realizar el análisis interno se ha de considerar los análisis de recursos, de actividades y de riesgos. 15 Análisis Externo de la organización Oportunidades.- describen los posibles mercados, nichos de negocio que están a la vista de todos, pero que si no son reconocidos a tiempo significan una pérdida de ventaja competitiva. Amenazas.- describen los factores que pueden poner en peligro la supervivencia de una organización, si dichas amenazas son reconocidas a tiempo pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades. Para realizar el análisis interno se han de considerar análisis del entorno, grupos de interés, aspectos legislativos, demográficos y políticos. Un ejemplo haciendo uso de ésta herramienta de la calidad, es la siguiente tabla, en la cual se analizan las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la industria farmacéutica en México. 16 Tabla 3 Análisis FODA de la Industria Farmacéutica en México Fuente: Business Motor 2013 (9) Al reconocer los problemas externos e internos se puede llegar a comprender los riesgos y oportunidades que representa el adquirir un sistema de gestión de la calidad. Es muy conocida la frase: Si no te conoces a ti mismo, no puedes conocer a los demás. En el contexto organizacional pasa exactamente lo mismo, lo que plantea ésta parte de la norma ISO9001:2015 es que al conocer a la organización, sabes qué resultados puedes lograr y cuáles no. 17 Imagen 3 Diagrama del contexto de la organización en el ciclo de proceso. Fuente: Elaboración propia Si se observan estos puntos en el modelo de un proceso basado en el sistema de gestión de la calidad, el conocer el contexto de la organización (problemas externos e internos), entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas y el objetivo del sistema de gestión de la calidad, estarían colocadas como entradas en el diagrama. Cabe aclarar que éstos deben de ser establecidos, limitados y cumplidos por la organización, pero a su vez la misma organización es la encargada de monitorear que éstos se cumplan y que a través de conocer sus problemas internos y externos se les facilitará encaminarse a la satisfacción del cliente. En la bibliografía se puede encontrar éste punto como: el entorno del negocio, el cual consiste en identificar y evaluar el efecto que una serie de variables externas a la empresa, tienen o pueden tener sobre sus resultados. Asimismo, este análisis 18 pretende ayudar a buscar formas en que la empresa puede afectar e incidir en su propio entorno competitivo para crear condiciones favorables para su negocio. Es importante considerar que un análisis correcto del entorno se realiza para cada una de las áreas de la empresa, ya que el entorno relevante será función de las características propias de cada una de ellas. 5.1.1 Sistema de gestión de la calidad Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es una herramienta que le permite a cualquier organización: planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de diferentes indicadores. En la ISO 9001:2008, hay ciertos requisitos generales para el SGC. Los cuales se analizarán a continuación.(4) ISO 9001:2008 La organización debe: a) determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos c) determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos e) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. El implementar un SGC, no es una tarea sencilla, lo cual se reconoce al leer ambas versiones de la norma ISO, sin embargo en éste apartado(5.1.1) se 19 encuentran los requisitos para identificar los procesos que se deben controlar y las correlaciones que se deben determinar. En otras palabras se encuentran los preceptos básicos que deben cumplirse en el diseño de un sistema de gestión de calidad. Los cuales son: la identificación de los distintos procesos necesarios para el SGC y su aplicación en la organización, la determinación de la secuencia e interacción de los procesos, definiendo el alcance de cada proceso (inicio y final) y las interacciones (lo que es salida de un proceso es entrada de otro), la medición y el análisis de los procesos de forma continua, para lo cual se precisa de un seguimiento, medición y análisis de éstos, la determinación de los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de los procesos sean eficaces, la disposición de recursos y medios necesarios para apoyar los procesos y realizar el seguimiento de los mismos. En la versión 2015 de la norma ISO, este capítulo, contiene diez requisitos que se pueden calificar como esenciales para comprender plenamente el enfoque. En relación a esto se indica que la organización deberá determinar: a) Insumos necesarios y resultados esperados de los procesos. b) Secuencia e interacción de los procesos. c) Criterios y métodos, incluyendo mediciones e indicadores del desempeño relacionado y necesario para garantizar el funcionamiento eficaz y el control de los procesos. d) Recursos necesarios y su disponibilidad. e) Asignación de las responsabilidades y autoridades para los procesos. f) Riesgos y oportunidades en conformidad con la planeación para dirigir éstos y planificar y ejecutar las acciones apropiadas para hacerles frente. g) Métodos de vigilancia, medición y evaluación de procesos y si es necesario, los cambios en los mismos para asegurar que se alcanzan los resultados previstos. h) Oportunidades de mejora de los procesos y del sistema de gestión de la calidad. Cada vez más las exigencias de losconsumidores en los actuales escenarios económicos es muy relevante, especialmente por el rol que desempeña la calidad/inocuidad y en donde, las empresas exitosas están plenamente 20 identificadas que ello constituye un buena ventaja competitiva, si se sabe gerenciar y utilizar adecuadamente un sistema de gestión de calidad. Con la nueva versión de ISO 9001: 2015, los tradicionales ocho principios de gestión de la calidad pasan a siete. Los siete principios de la gestión de la calidad en los que se basará la familia de normas ISO 9000 con la publicación esta nueva edición ISO9001:2015 serán: 1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Mejora 6. Toma de decisiones basada en la evidencia 7. Gestión de las relaciones. 1.- Enfoque al cliente.- se centra en cumplir los requisitos del cliente y esforzarse en sobrepasar sus expectativas. 2.- Liderazgo.- los líderes de las organizaciones establecen la unidad de propósito y la dirección, y crean condiciones para que el resto de personas se impliquen en la consecución de los objetivos de la calidad de la organización. 3.- Participación del personal.- un aspecto muy importante para cualquier organización es que todas las personas que la componen sean competentes y estén facultadas e implicadas en entregar valor. 4.- Enfoque basado en procesos.- el hecho de entender y gestionar las actividades como procesos interrelacionados que conforman un sistema coherente, hace que se obtengan resultados afines y previsibles de una forma más eficaz y eficiente. 5.- Mejora.- para que una organización alcance el éxito debe poner especial énfasis y centrar sus esfuerzos en la mejora continua. 6.-Toma de decisiones basada en la evidencia.- las decisiones que se toman fundamentadas en el análisis y evaluación de datos e información tienen una mayor probabilidad de producir resultados esperados y deseados. 7.- Gestión de las relaciones.- la gestión de las relaciones con las partes interesadas, por ejemplo con los proveedores, con los aliados estratégicos o con la sociedad, contribuyen al éxito sostenido de la organización. 21 Imagen 4 Principios de la calidad ISO9001:2015 (5) Fuente: Elaboración propia 5.2 Liderazgo y enfoque al cliente El liderazgo se define como influencia, es decir, el arte o proceso de influir sobre las personas de tal modo que se esfuercen de manera voluntaria y entusiasta por alcanzar las metas de sus grupos, o dicho de otra manera, es la capacidad que tiene el líder para hacer que los hombres hagan lo que no quieran hacer y les guste hacerlo (16). El liderazgo es la acción que hace el líder y puede considerarse como un proceso, un comportamiento o capacidad. La historia ha demostrado la importancia del liderazgo y la necesidad de su desarrollo en las organizaciones, para lograr la eficacia y la calidad que el mundo 22 de hoy exigente, dinámico y cambiante demanda de ellas. El ejercicio del liderazgo se remonta prácticamente a los orígenes de la humanidad, desde que el hombre comienza a convivir en grupos y se hizo necesario la existencia de un guía o líder para organizar las diferentes actividades en la búsqueda de la satisfacción de necesidades individuales y colectivas. Una de las nuevas aportaciones en la versión ISO 9001:2015, es el tema del liderazgo, primero se revisará la versión ISO9001:2008, la cual se enlista en la siguiente tabla: ISO 9001:2008 La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia: Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. Estableciendo la política de la calidad. Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad. Llevando a cabo las revisiones por la dirección. En la versión ISO 9001:2008 toda la responsabilidad recae en la alta dirección, la cual es la indicada para hacer que se lleve a cabo el sistema de gestión de la calidad en la organización. Se puede decir que no se habla de liderazgo, sino de una autoridad la cual revisa e implementa el sistema de gestión a la organización. Se sabe de los principios de la gestión y el liderazgo forma parte de éstos; sin embargo en esta versión no se hace una invitación abierta a que se formen líderes. William Edwards Deming, incorpora el “liderazgo” como uno de sus catorce puntos de la calidad. Para Deming en las organizaciones debe adoptarse el liderazgo para conseguir que los inspectores, jefes o superiores no se limiten a dar órdenes o a impartir castigos, sino que más bien sean orientadores que ayuden a la gente 23 a mejorar en su trabajo, identificando a las personas más necesitadas de ayuda para hacerlo. En la versión ISO 9001:2015 el término dirección desaparece y aparece la palabra liderazgo, el objetivo de implementar éste término en la norma, ayuda a reafirmar que el sistema de gestión de la calidad lo hacen todas las personas en la organización. No se pierde el enfoque respecto a que se debe cumplir la política de la calidad, de alcanzar los resultados y a que éste debe de ser monitoreado o revisado por la dirección, pero invita a que cuando se implemente el liderazgo y el enfoque al cliente, sean comunicados y entendidos por la organización así mismo que para establecerlos se debe tener en cuenta el contexto de la organización. Se trata de un liderazgo y un compromiso con el sistema de gestión de la calidad y con el cliente. La organización internacional de normalización pretende que la alta dirección se comprometa más en el sistema de gestión, conozca mejor a su cliente, demuestre su liderazgo y determine los riesgos y oportunidades que puedan afectar a la conformidad de productos y servicios. Hay muchas características que deben cumplir las personas para que puedan ser catalogadas como líderes, pero lo que sí es fundamental entender, es que en cualquier organización es necesaria la presencia de líderes. Las empresas para lograr sus objetivos necesariamente requieren de la cooperación de los empleados, en este sentido el liderazgo de la gerencia representa un factor clave para que el personal se identifique y comprometa en la consecución de los resultados organizacionales y en la eficacia empresarial fundamentalmente cuando se tiene el interés de la longevidad de la empresa.(1) En el sistema de gestión de la calidad, los líderes deben de tener ciertas características: 1.- Ser un comunicador efectivo.- saber escuchar atentamente, saber negociar. 2.- Ser persuasivo.- potenciar al equipo de trabajo para poder obtener los resultados. 3.- Tener capacidad para manejar el cambio.- saber adaptarse a los cambios que pueden realizarse en la empresa y poder manejar la situación del cambio con el equipo de trabajo. 4. Capacidad de establecer metas y objetivos.- los cuales deben de ser claros y acordes con las capacidades del grupo. 24 5. Capacidad de planeación.- es decir tener un plan y acciones que se deben cumplir. 6. Conocer sus debilidades y fortalezas.- debe reconocer cuáles son sus debilidades para convertirlas en fortalezas. 7. Debe crecer y hacer crecer a su gente.- es decir un líder debe de ofrecer oportunidades para todos. 8. Tender a la innovación.- un líder debe de plantear mejoras y nuevas formas de hacer las cosas. 9. Ser responsable.- utilizar el poder en beneficio de los otros, no de manera personal. Para llevar a cabo el sistema de gestión de la calidad, no solo se requiere de la alta dirección sino del apoyo de toda la organización. Al implementar el liderazgo en la organización, se pueden obtener ciertas ventajas como: tener un personal motivado hacia la consecución de los objetivos y metas de la organización en materia de calidad y también desatisfacción al cliente, habrá una mejor comunicación porque habrá confianza y ésta destruye las barreras de comunicación y hay una orientación hacia los objetivos en común. Un ejemplo de liderazgo es el director de Grupo Bimbo Daniel Servitje, él cual al preguntarle sobre la administración de su empresa, contestó: “que los administra con mucha humildad, con los pies en la tierra, tratando de entender los problemas y las oportunidades en cada lugar. Esto es importante porque el nuestro, es un negocio, una empresa de bienes de consumo, y lo que hacemos es interactuar con clientes, millones en nuestro caso, y para eso te tienes que poner en los zapatos de los pequeños clientes (niños, amas de casa). También hizo referencia a que la confianza es fundamental para la empresa, ya que sin ésta no podrían permanecer”. 25 Enfoque al cliente En la versión ISO 9001:2008, el apartado del enfoque a cliente, nos menciona lo siguiente: ISO 9001:2008 La alta dirección debe asegurarse que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente. Se puede decir que se buscaba cumplir con lo que se debe y con lo que se dijo que se iba a cumplir. En la ISO9001:2015, se mantiene el hecho que se deba cumplir con los requisitos especificados por el cliente, los requisitos legales y los requisitos adicionales que considere la organización de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad. Sin embargo en ésta versión se hace énfasis en conocer y dirigir los riesgos y las oportunidades que pueden afectar la conformidad del producto y servicio, así mismo, como aumentar la satisfacción del cliente y mantener al cliente. Al conocer al cliente, pueden saber si éste será leal (permanecerá a largo plazo) o será mercenario (cambiar de compañía de acuerdo a la oferta). Una relación permanente con un cliente crea una corriente permanente de ingresos a lo largo del tiempo. El conocimiento en la organización para saber las oportunidades con base al servicio o producto se basa en un proceso permanente basado en “escuchar a sus clientes”. (2). Al obtener realimentación del cliente se puede conocer el grado de satisfacción, los riesgos y las oportunidades para que el cliente permanezca en la organización. La gestión de la calidad está centrada en cumplir los requisitos del cliente y esforzarse en sobrepasar sus expectativas. 5.2.1 Política de la calidad En la versión ISO9001:2008, la política de la calidad debe de ser adecuada a la organización, incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de una 26 mejora continua. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, debe ser comunicada, entendida y revisada dentro de la organización. La Política de Calidad en el entorno de la organización internacional de normalización es la intención manifiesta de la alta dirección de una empresa de orientar la organización y gestión de la misma según un sistema de gestión de la calidad que busca la mejora continua enfocada a la satisfacción de los clientes, de la propia organización y de terceros implicados. Es de suma importancia que esta sea comunicada y entendida por toda la organización para así poder alcanzar los objetivos. En la versión ISO9001: 2015, la política de la calidad se sigue manteniendo, sin embargo el gran cambio que se encuentra en ésta parte, es que ésta debe de ser apropiada al contexto de la organización y estar a disposición de las partes interesadas pertinentes, según corresponda. Se sigue conservando en esencia que es la intención manifiesta para orientar a la organización, sin embargo, antes de establecerla se debe de tomar en cuenta el contexto de la organización. 5.3 Planeación y acciones para tomar riesgos y oportunidades. ISO 9001:2008 La alta dirección debe asegurarse que la planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos generales, los objetivos de la calidad y se debe mantener la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en éste. Al analizar la planificación en la versión 2008, se encuentra que es enfocada al círculo de planear, hacer, verificar y actuar (PHVA), donde la planeación es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización; es decir la planeación está enfocada a las políticas de la organización y el cliente. En la versión ISO 9001:2015, para la planeación se debe considerar el contexto de la organización, los requerimientos necesarios de las partes interesadas, determinar los riesgos y las oportunidades que son necesarias para asegurar que 27 se puedan lograr los resultados para prevenir o reducir los efectos indeseados y para alcanzar la mejora continua. La planeación en esta versión se ve como un sistema organizado y cuantificable que emplea un amplio espectro de conocimientos (contexto de la organización), habilidades, recursos y además de cumplir con los requisitos de la empresa y de las partes interesadas. Ésta forma de ver la planeación va más allá de definir los parámetros y objetivos del proyecto, es una manera mucho más amplia donde con base en lo que se tiene y se conoce de la organización se planifica para poder llegar a alcanzar los objetivos; aparece la palabra riesgo y oportunidad. Una de las principales novedades de ISO 9001:2015 es la introducción del concepto de pensamiento basado en el riesgo. El riesgo es el efecto de la incertidumbre y es una desviación respecto de un resultado esperado, éste es importante y debe gestionarse porque siempre tiene un efecto (positivo o negativo). La gestión del riesgo contribuye de manera tangible al logro de los objetivos y a la mejora del desempeño, por ejemplo, en lo referente a la salud y seguridad de las personas, a la conformidad con los requisitos legales y reglamentos, a la aceptación por el público, a la protección ambiental, a la calidad del producto, a la gestión del proyecto, a la eficacia en las operaciones, y a su gobierno y reputación. Este concepto siempre ha estado implícito en la norma ISO 9001, aunque la nueva edición lo hace aún más explícito y lo incorpora en todo el sistema de gestión, estando presente en el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. En ISO 9001:2015, el riesgo se considera a lo largo de toda la norma, haciendo que el tratamiento de las acciones preventivas sea parte de la planificación estratégica para disminuir el riesgo. 5.3.1 Objetivos de calidad y su planificación ISO 9001:2008 La alta dirección debe asegurarse que los objetivos de la calidad, se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad. 28 En ésta versión se deja establecida que la encargada de que se lleven a cabo los objetivos y de su cumplimiento es la alta dirección. Es importante mencionar que el término de objetivos de calidad, incluye los requisitos del producto, es decir, con lo que se debe cumplir y con lo que se estipula que se iba a cumplir. En la versión ISO9001:2015, la organización debe establecer los objetivos y las funciones relevantes, niveles y procesos. Al momento de planificar la organización debe determinar la forma de lograr sus objetivos de calidad, es decir, asignar qué será hecho, con qué, quién es el responsable, el tiempo para cumplir dichos objetivos y su forma de evaluarlos. Así mismo menciona que los objetivos de calidad deben ser consistentes con la política de la calidad, medibles, monitoreados y comunicados. Se busca que sean relevantes para la conformidad del producto y servicios así como para mejorar la satisfacción del cliente.Hay similitudes en este punto en las dos versiones de las normas(ISO9001:2008 e ISO9001:2015), pero se puede notar que se le da un mayor peso a éste punto en la nueva versión, aparte de que el responsable de que se cumplan éstos puede recaer en varias áreas de la organización, ya no solo la alta dirección es la encargada del monitoreo, evaluación, planeación y cumplimiento de los mismos. El establecer objetivos es un proceso formal, donde se definen metas que se planean lograr. En la organización es de suma importancia que se establezcan, se evalúen y se cumplan los objetivos ya que esto puede ser hasta una práctica de motivación y satisfacción para el equipo de trabajo y ayuda a brindar un beneficio en la forma de la administración de recursos y tiempo. 5.3.2 Planeación de cambios ISO 9001:2008 La alta dirección debe asegurarse que la planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos (4.1), los objetivos de calidad y mantener la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en éste. 29 La planeación en la versión ISO9001:2008, estaba enfocada en los objetivos de calidad y en los requisitos generales (del producto, del cliente y los reglamentarios), cuidando la integridad del sistema de gestión de la calidad, tenía un ligero énfasis en si existe un cambio debe de realizarse, pero no mencionaba más requisitos o herramientas para llevarlo a cabo. Se puede decir que si en la organización se hacía un cambio se generaba una acción correctiva o una preventiva según sea el caso, pero no se enfocaban en que éstos podían formar parte del proceso de una organización sin generar una no conformidad. En la versión ISO9001:2015, se habla de cambios en el sistema de gestión de la calidad. Los cambios en el sistema, deben llevarse a cabo de manera planificada y sistemática, se debe considerar lo siguiente: El propósito del cambio y sus consecuencias potenciales. La integridad del sistema de gestión de calidad. La disponibilidad de recursos. En ésta versión, se hace un apartado especial para la planeación de los cambios, menciona que debe de hacerse planificada y sistemáticamente. Esto se puede encontrar también con el concepto de desarrollo organizacional, el cual es un método que facilita el cambio, desarrollo y transformación en las estructuras de la organización, en los procesos, en la gente y en la tecnología. Es decir, el desarrollo organizacional es cualquier esfuerzo sistemáticamente planeado de cambio en la empresa cuya finalidad sea lograr una mayor efectividad a través de la utilización de estrategias, técnicas, teorías, conceptos, etc. Puede tratar de cambiar las estructuras y procesos; a la gente; y la tecnología. Cualquier cambio en la empresa genera resistencias en las personas. Es más al iniciar algo nuevo, eso genera incertidumbre o miedo, por lo que en la actualidad muchas empresas invierten en estrategias para enfrentar el cambio en sus organizaciones. Lo más importante es entender que el cambio es una oportunidad para la experimentación y el crecimiento personal y profesional, aunque es imposible prever todos y cada uno de los cambios, si se puede preparar a la organización para éstos. 30 5.4 Soporte y recursos Éste punto en la versión ISO9001:2008, se encuentra como Gestión de los recursos (numeral 6 de ISO9001:2008), y se abordan recursos humanos, competencia, formación y toma de conciencia, infraestructura y ambiente de trabajo. En la versión ISO9001:2015, se da a conocer como soporte, pero se abordan los mismos temas. Cabe resaltar que en éste punto se mantiene la importancia de que la organización debe de proveer todo lo necesario para implementar, mantener el sistema de gestión de la calidad y la mejora continua. La parte de evaluación del personal, se encontraba en el manual de la organización donde se tenía evidencia de la educación, formación, habilidades y experiencia del personal, así como los ya conocidos registros. En el documento de Entornos Laborales Saludables: Fundamentos y Modelo de la OMS, menciona que el desarrollar un ambiente de trabajo sano, con la infraestructura requerida potencia a la empresa, ya que el personal se sentirá cómodo y seguro en la organización. Como se muestra en la imagen siguiente, es verdad que la organización debe de proveer los recursos necesarios, pero también debe concientizar a su personal del cuidado del equipo, mobiliario, y un adecuado uso de los servicios como el agua y/o el servicio eléctrico por mencionar algunos.(8) 31 Imagen 5 El interés empresarial (8) Fuente: Entornos Laborales Saludables: Fundamentos y Modelo de la OMS Contextualización, Prácticas y Literatura de Apoyo.2010. 5.4.1 Conocimiento organizacional Éste apartado es nuevo en la norma ISO9001:2015, en la versión anterior ISO9001:2008 no hay algún punto con el que se pueda analizar. Señala que la organización debe contar con el conocimiento necesario para la operación de los procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios, analizando esto, no es nada nuevo, se puede decir que se daba por entendido en un sistema de gestión de la calidad, sin embargo menciona que a la hora de abordar el cambio de necesidades y tendencias, éste conocimiento se debe de considerar y si es necesario adquirir o acceder a lo que se requiere para llevar a cabo los cambios y que el cumplimiento del SGC se conserve. Éste conocimiento se puede obtener de varias fuentes. De manera interna: 32 a) a través de la evaluación de los proyectos de la organización (sean éstos exitosos o no) b) con el personal experto con el que se cuenta para ciertos temas. La fuente externa puede ser: a) por medio de conferencias b) por el uso de estándares c) por medio de capacitación d) por medio de reuniones con los clientes o proveedores. Una organización que aprende será una organización con capacidad de respuesta y adaptación ante cualquier circunstancia y así poder permanecer en el sector empresarial. En la revista ISOtools se publicó un artículo donde se mencionan los principios en los que se sustenta la excelencia empresarial y el número seis es referente a la gestión del conocimiento, donde se señala que el conocimiento es la base para que una organización pueda desarrollarse y crecer. A través de las estrategias formativas y de innovación, las empresas son capaces de continuar avanzando, de adaptarse a los nuevos cambios y necesidades y de mejorar de forma continua. 5.4.2 Competencia Éste es otro punto que aparece en la nueva versión ISO9001:2015. La organización es la encargada de determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto, en dado caso que se requiera se debe de proporcionar la formación o las acciones necesarias para lograr tener al personal competente y estas medidas se deben de evaluar, así como mantener la evidencia de la capacitación, formación o entrenamiento del personal. La competencia en el personal es de suma importancia, ya que éstos realizan las funciones elementales para poder tener el producto y /o servicio que se ofrece al mercado. 33 Los beneficios que se obtienen al tener personal competente, se enlistan en la siguiente tabla. Tabla 3 Beneficios de una organización con personal competente BENEFICIOS AL PERSONAL BENEFICIOS A LA ORGANIZACIÓN a) proporciona seguridad en la actividad laboral y a mantener el lugar de trabajo. b genera mayor empleabilidad. c) ayuda a la integración institucional. d) ayuda a la integración en los equipos de trabajo. e) proporciona una mejora de la autoestima personal, profesional y social. f) favorece el aprendizaje a lo largo de la vida. g) colabora con el desarrollo integral de la persona. h)favorece los procesos de acreditación de competencias. a) colabora en el aumento de la competitividad y la calidad de la organización. b) permite la integración general de la organización. c) proporciona respuestas a necesidades específicas de la actividad laboral. d) facilita los cambios que se pueden introducir en la organización. e) mejora la imagen social de la organización. Fuente: Elaboración propia La lista anterior menciona ciertos beneficios que se logran al tener personal competente, por lo que se puede ver es una relación ganar-ganar; es decir, el personal tiene las aptitudes y actitudes para mantener el sistema de gestión de la calidad y la organización logra mantener éste sistema. 34 5.4.3 Toma de conciencia ISO 9001:2008 La organización debe de asegurarse que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. En la versión ISO9001:2008 hay un punto que menciona a la toma de conciencia (numeral 6.2.2 de ISO9001:2008). Ésta es muy importante ya que no solo depende de si están formados o capacitados para realizar las actividades, sino que deben de tener claro cuáles son sus funciones en la organización; es decir estar situados. En la norma se maneja la palabra pertinencia, la cual habla de ser conveniente o apropiado a algo, por lo que el mismo personal al tomar conciencia de sus funciones, puede sentirse pertenecientes a la empresa sobretodo porque se sentirán importantes en la organización. En la nueva versión ISO9001:2015, se indica que todo el personal debe de estar consciente de la política y los objetivos de calidad. Esto es parte de inculcarles la teoría de calidad en la organización. Sin embargo hace referencia a que todo el personal debe de estar consciente de su contribución a la efectividad y a la mejora continua en el sistema de gestión de calidad. La justificación de hacer consciente al personal recae en lo mismo que se analizó en la parte de la versión anterior; es decir, al hacer consciente a todo el personal de la importancia del sistema de gestión de calidad, se puede llegar a alcanzar los objetivos y la política de calidad. Para poder ayudar a la toma de conciencia, en varias organizaciones se pueden encontrar ciertas medidas como hacer boletines y talleres para el personal donde se indique las mejoras que se pueden tener al adoptar un concepto de calidad en la organización, por medio de premios y/ o reconocimientos a los empleados, el ya tan conocido empleado del mes, ya que esto sirve de motivación para el personal, de ser reconocidos y sentirse importante. La psicología menciona que al hacer sentir importante al empleado, es hacerlo “parte de” y para el ser humano el sentirse perteneciente a un lugar es de suma importancia para su autoestima. En el sitio de internet de pymes y calidad, se menciona que la toma de conciencia se puede presentar a los empleados con la siguiente pregunta: ¿Cómo tu trabajo 35 ayuda a lograr los objetivos de la empresa?, por lo que se puede decir que la toma de conciencia es una acción formativa no tanto informativa y depende de la organización que su personal este consciente del sistema de gestión de la calidad. 5.4.4 Comunicación ISO 9001:2008 La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Analizando la comunicación vista desde la versión anterior de la norma ISO9001:2008, el apartado se localiza en la parte de planificación y se maneja como interna, se puede decir que la comunicación en las organizaciones es planificada y notificada a toda la organización. Éste proceso debe ser un proceso documental porque se requiere una evidencia de que se está entendiendo y de que conocen los porqués de las cosas. En la nueva versión de la norma ISO9001:2015 la organización debe de determinar la comunicación interna y externa relevante al sistema de gestión de la calidad, lo que incluye el qué, cuándo, cómo y con quién se debe de comunicar. Existen dos factores importantes para lograr una comunicación efectiva en una organización: un buen sistema de comunicación y la persona que lo hará efectivo. Un ejemplo tomado de un procedimiento de comunicación interna, elaborado en la Universidad de San Luis Potosí (12), es la siguiente matriz de comunicación, la cual agrupa el aspecto a comunicar, quien es el responsable, a quien se le debe de comunicar, el momento y la forma en la que se debe de comunicar. 36 Imagen 6 Matriz de comunicación Fuente: 6 Matriz de comunicación. Universidad Autónoma de San Luis Potosí. Procedimiento de comunicación interna. (12) Al hacer una estrategia de comunicación, ésta puede llegar más lejos y se puede lograr mantener lo que se quiere comunicar (el mensaje). Se pueden desarrollar diferentes métodos, para llevar a cabo éste proceso, lo importante es dar a conocer la información de manera lógica, clara y oportuna en la organización. 5.4.5 Información documentada ISO 9001:2008 La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad b) un manual de la calidad c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional. d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. En la versión ISO9001:2008, la documentación era un tema de suma importancia, donde se debía tener un manual de calidad, procedimientos y registros con el fin 37 de que la organización asegurara la eficaz planificación, operación y control de sus procesos y de su sistema de gestión de la calidad. La extensión de la documentación era de acuerdo al tamaño y tipo de actividades de la organización, la complejidad de sus procesos e interacciones y la competencia del personal. A lo largo de todo el texto de la norma ISO 9001:2015 se habla de información documentada, desaparecen los términos documentos y registros. La información documentada hace referencia a toda aquella información requerida para controlar y mantener determinados aspectos en una organización, así como al medio en el que está contenida. Como se ha dicho, este concepto aparece continuamente en la norma actual, para hacer referencia a todos los elementos que se deben documentar en un sistema de gestión de la calidad. La creación y la actualización de la información documentada debe ser apropiada, por lo que ésta debe ser identificada y descrita (título, fecha, autor), en un formato adecuado (lenguaje, gráficos) y debe de ser idónea y adecuada para la organización. Cabe resaltar que ISO 9001:2015 no exige manual de calidad ni procedimientos documentados, aunque esto no quiere decir que las organizaciones que se sientan cómodos con ellos tengan que dejar de usarlos. 38 5.4.6 Control de la información documentada ISO 9001:2008 Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, d) asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) asegurarse que los documentos de origenexterno que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Control de los registros Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. El control de la documentación nos apoya en la estandarización de procesos, la disponibilidad en cualquier momento de la información y la evidencia del sistema de gestión de la calidad. Es por esto que el control debe de ser tan específico y sobretodo mantener la documentación actualizada. En la versión ISO9001:2015, la norma hace referencia a que el control de la información documentada: debe estar disponible, se debe proteger (confidencialidad y uso indebido). La organización debe responder a la distribución, acceso, recuperación, uso, control de cambios y retención que se realice a la información documentada. 39 La información documentada puede estar disponible en cualquier formato y medios para su comunicación y ser de cualquier fuente. Cuando dicen ”cualquier formato” se refieren al idioma, versión de software, utilización de gráficos, etc. Cuando hablan de “medios” se refieren a cosas como el papel, formato electrónico y al decir “cualquier fuente” se refieren al lugar de la información, conocimiento propio de la organización, juicio de expertos, referencias documentales, entre otras. En ambas versiones se maneja el control de la documentación de manera similar, no hay que olvidar que la información documentada en una organización aporta muchos beneficios tales como: ayudar a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad, facilita el entendimiento entre los empleados y la dirección, es un apoyo para explicar la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados, sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la actualización periódica de los empleados actuales y facilita el orden y equilibrio de la organización, entre otras. El sistema de gestión de la información documentada, en pocas palabras describe el sistema de gestión de calidad de la organización, facilita el camino a la mejora continua, ya que se puede contar con evidencia de los procesos y con esto revisar las áreas de oportunidad en la organización. 5.5. Planificación y control operacional ISO 9001:2008 La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto, b) la necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar recursos específicos para el producto, c) las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo, d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la organización. 40 Dados los requisitos que se establecen en la versión ISO9001:2008 de la norma, se puede decir que los requisitos se dividen en tres: los primeros mencionan con lo que se debe de cumplir y con lo que se dice que se iba a cumplir al ofrecer el producto (incisos a y b), el segundo sería todo lo que engloba a la trazabilidad del producto; es decir con lo que se señala para conocer paso a paso como se llevó a cabo el producto (inciso c) y el tercer grupo la documentación necesaria que servirá de evidencia para el proceso. En la versión ISO9001:2015, la norma menciona que la organización debe planear, implementar y controlar los procesos necesarios para la realización de productos y servicios, todo esto lo debe realizar mediante la determinación de requerimientos para los productos y servicios, estableciendo criterios para los procesos y para la aceptación de los productos y servicios, determinar los recursos necesarios para lograr la conformidad de los requerimientos, implementando el control del proceso de acuerdo a los criterios y teniendo la información documentada necesaria para tener la confianza y poder demostrar la conformidad de los productos y servicios. Analizando las dos versiones (ISO9001:2008 e ISO9001:2015) en este punto, no hay gran diferencia, en la nueva versión la realización del producto también depende de establecer los requerimientos y criterios, control de procesos que es aquí donde se puede englobar todo lo que se menciona en la versión anterior de validar, dar seguimiento, inspeccionar, etc. y el tener la información documentada necesaria para tener la evidencia de los procesos. 41 5.5.1 Requisitos para los productos y servicios ISO 9001:2008 La organización debe determinar: a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, b) los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, c) los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto, y d) cualquier requisito adicional que la organización considere necesario. La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente y debe asegurarse que: a) están definidos los requisitos del producto, b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y c) la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma. Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación. Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados. En éste apartado mencionan que la realización del producto se debe planificar, estableciendo e identificando los procesos y documentos y gestionando los recursos específicos que afectan la calidad de los productos y/o servicios. Se deben definir los métodos de control de los procesos, los parámetros, las normas y mediciones que permitan que la calidad del producto o servicio resultante cumpla con las especificaciones legales o del cliente. La revisión de los requisitos se lleva a cabo con base en las especificaciones que se deben cumplir con el producto terminado. En la nueva versión ISO9001:2015, los requerimientos relacionados con el producto y servicio se encuentran en la parte de operación. Se menciona que los requerimientos son con base al cumplimiento de normas y reglamentos aplicables, se debe de asegurar que se tiene la capacidad para cumplir con los requisitos 42 definidos y que se pueden justificar laspretensiones de los productos y servicios que se ofrecen. Ésta parte es interesante, ya que al vender un servicio o producto se deben dar las bases al cliente (con lo que se cuenta) para que éste tenga la confianza de que lo que está pidiendo o lo que le estamos ofreciendo se puede lograr. La realización del producto es el proceso efectivo de producción; estos procesos deben planificarse. Ésta es una de las cláusulas clave que llevará a la organización a un enfoque de los procesos. El objetivo consiste en entender y gestionar la realización del producto como sistema de procesos correlacionados entre sí. 5.5.2 Comunicación con el cliente ISO 9001:2008 La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a: a) la información sobre el producto, b) las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y c) la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas. Una comunicación adecuada con el cliente, ayuda a poder satisfacerlo y a conocer sus necesidades; esta comunicación puede ser por vía telefónica, encuestas, investigaciones de mercado, proceso de atención a quejas, entre otras. En la versión ISO9001:2015 se menciona que la organización debe establecer los procesos de comunicación con los clientes, en relación a consultas, contratos o atención de pedidos, la obtención de puntos de vista y percepciones de los clientes, incluyendo las quejas y los requisitos específicos para acciones de contingencia; es decir, una acción preventiva. A medida de que al cliente o partes interesadas se les dé la información necesaria y oportuna del producto o servicio, se pueden evitar los malos entendidos y lograr la satisfacción de éste, ya que se le está dando a conocer lo que se ofrece pero a la vez se evalúa si sus expectativas están satisfechas y en dado caso que el cliente no esté de acuerdo, se puede ofrecerle a éste una solución en menos tiempo. 43 5.5.3 Diseño y desarrollo de servicios y productos, entradas, controles, salidas y cambios En el diseño y desarrollo de productos, las normas no muestran una diferencia, se sigue manejando que la organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto, esto incluye: las etapas del diseño y desarrollo, la revisión, verificación y validación apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo y los responsables para el diseño y desarrollo. La revisión se lleva a cabo por una comparación, la verificación es respecto a la norma o ley que se aplica al servicio o producto y la validación es la evidencia de que se cumple y se sigue cumpliendo el propósito del servicio o producto. Diseño y desarrollo de los elementos de entrada ISO 9001:2008 Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y mantenerse registros Estos elementos de entrada deben incluir: a) Los requisitos funcionales y de desempeño, b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables, c) la información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable y d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser contradictorios. En éste apartado de la versión ISO9001:2008 de la norma, marca que los elementos de entrada para el diseño y desarrollo deben incluir los requisitos funcionales y de desempeño los legales y reglamentarios aplicables, aparte de que éstos deben de revisarse. Los procesos de entrada de un proceso son de suma importancia, ya que son fundamentales tanto en los procesos ya conocidos en la organización, como en los nuevos productos, ya que se sabe con lo que se cuenta y con lo que se necesita para desarrollar el proceso. En la nueva versión de la norma ISO9001:2015, se manejan los mismos requisitos para las entradas; sin embargo hace una anotación en cuanto al nivel de control esperado del proceso de diseño y desarrollo por parte del cliente y otras partes 44 interesadas pertinentes, esto es de suma importancia ya que imagine que en un estudio de mercado, su empresa concluyó que los clientes gustarían de un nuevo reloj que tenga capacidad de resistir a agua y también tenga resistencia para sumergir hasta 5 metros; con estos requisitos su equipo de diseño y desarrollo debe empezar los trabajos, teniendo en cuenta las entradas de que el reloj debe resistir agua y se debe sumergir hasta 5 metros; es decir, buscar material resistente al agua, conocer y experimentar con diferentes materiales, hacer las pruebas necesarias para garantizar lo que se está ofreciendo. Se requiere una aspiradora que pueda limpiar alfombras, sacudir y aspirar líquidos, pero los clientes quieren que no ocupe mucho espacio. Entonces aquí se requieren materiales para sólidos y líquidos pero que sean flexibles o pequeños para que se pueda cumplir con lo especificado. Aunque lo citado anteriormente son ejemplos, permite entender que las entradas del diseño y desarrollo deben ser mapeadas y registradas. Diseño y desarrollo de controles ISO 9001:2008 En las etapas adecuadas, deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para: a) evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos, b) identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n) revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria. Verificación del diseño y desarrollo Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo planificado para asegurarse que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria. Validación del diseño y desarrollo Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del producto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria. 45 Éste punto en la norma ISO9001:2008 se divide en tres: primero es la revisión del diseño y desarrollo, en la que básicamente es evaluar los resultados, identificar los puntos críticos o los problemas surgidos en el proceso y tomar las acciones necesarias. Como en cualquier proceso es necesaria la revisión, ésta nos ayuda a saber que lo que se está haciendo u ofreciendo es de acuerdo al sistema de gestión de la calidad o para actuar y corregir ante los problemas surgidos y no dar un producto o servicio que no esté de acuerdo a los requerimientos del sistema de gestión de la calidad. Los otros dos puntos del diseño y desarrollo de controles son la verificación y la validación, como ya se había mencionado la verificación es por medio de la comparación y la validación es por medio de la evidencia que se tiene (registros) que se está cumpliendo con lo establecido. En la versión de la norma ISO9001:2015, éste apartado también trata de revisión, verificación y validación, sin embargo, hace la aclaración que los resultados deben estar claramente definidos y recalca sobre los procesos de verificación y validación, los cuales nos sirven para garantizar que la organización es capaz de cumplir con los requisitos especificados de los productos y servicios. Es importante que especialistas en cada etapa delproceso participen en las reuniones de revisión del diseño y desarrollo como por ejemplo, gerentes de marketing, producción, ingenieros, etc., esto servirá para un panorama más amplio sobre lo que se está ofreciendo y las incompatibilidades que se pueden dar en las diferentes etapas del proceso por el uso de ciertos materiales, o por el tiempo de producción y /o entrega, por mencionar algunos aspectos del proceso. 46 Diseño y desarrollo de salidas Antes de comenzar el análisis de salidas, cabe resaltar que en la versión 2008, las salidas se pueden entender como los resultados. Es por esto que el punto a comparar es resultados de diseño y desarrollo. ISO 9001:2008 Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionarse de manera adecuada para la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, y deben aprobarse antes de su liberación. Los resultados del diseño y desarrollo deben: a) cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, b) proporcionar información apropiada para la compra, la producción y la prestación del servicio, c) contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto, y d) especificar las características del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto. Para poder tener un diseño y control de las salidas, o resultados se debe saber qué es lo que se pretendía obtener, es por esto que se analizan las entradas, debe quedar claro que éstos resultados deben ser claros, tanto para la organización como para el cliente, en pocas palabras se debe entender el resultado y por último pero no menos importante es que el producto y/o servicio debe ser seguro y congruente con lo que se especificó. En la nueva versión ISO9001:2015, se siguen manteniendo estos parámetros para las salidas, es decir, se deben conocer los elementos de entrada y que las salidas sean seguras y adecuadas y se debe mantener la evidencia a través de la información documentada. Solamente que el lenguaje utilizado en la nueva versión es siempre haciendo referencia a los procesos: entradas, salidas y procesos subsecuentes, pero los requerimientos son los mismos. Cambios y revisiones en el diseño y desarrollo Como ya se mencionó en el apartado de verificación de controles en el proceso, es de suma importancia que se lleven a cabo revisiones, que sirvan de apoyo para hacer cambios en el proceso (entradas y salidas). Ambas versiones tienen similitud en el diseño y desarrollo de los cambios. La organización es la que debe de revisar, controlar e identificar cambios en las entradas y /o salidas, por medio de evaluaciones, pero no se debe de perder de 47 vista que los cambios no deben de impactar en la conformidad del producto y /o servicio y de los requerimientos establecidos. 5.5.4 Control de los productos y servicios suministrados externamente ISO 9001:2008 La organización debe asegurarse que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido deben depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final. La organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re- evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas En la versión ISO9001: 2008 se maneja como proceso de compras, el contratar un servicio externo, en donde la organización es la responsable de evaluar a los proveedores para poder seleccionar a quien se le contratará y sobretodo porque éstos deben cumplir ciertos requisitos (especificados por la organización), para que se mantenga el sistema de gestión de calidad en la organización. La norma, en esta nueva edición ISO9001:2015 señala que, organizaciones ajenas pueden realizar productos o prestar servicios en nuestro nombre, es decir trata la subcontratación de procesos o subprocesos. Al fin y al cabo se trata de una ampliación del concepto de proveedores, que en ISO 9001:2008 solo se trataban como meros suministradores de productos o servicios. Los criterios de evaluación de proveedores no serán los mismos para todos, dependerá de su criticidad en el negocio y de la fiabilidad anterior del proveedor. Con ISO 9001:2015 las organizaciones deberán tratar a estos proveedores como socios y realizar una gestión conjunta. 48 No obstante los proveedores no dejan de ser una parte interesada, y como tal se les debe aplicar los conceptos de este grupo. En la norma ISO9001:2015, se indican tres tipos de productos y servicios suministrados externamente lo cuales son: productos y servicios proporcionados por proveedores externos directamente a la organización, los segundos son entregados directamente a los clientes en nombre de la organización y el tercero que ya se mencionó es un proceso o subproceso proporcionado por un proveedor externo, como resultado de una decisión de la organización de externalizar un proceso o función. En ambas versiones se maneja el tipo y alcance de la provisión externa, donde se menciona que se debe: monitorear, evaluar y seleccionar de acuerdo al impacto que tendrán estos servicios y /o productos contratados externamente en el sistema de gestión de la calidad de la organización. El control de los productos y servicios suministrados externamente se dirige a todas las formas de provisión externa, ya sea mediante la compra de un proveedor, a través de un acuerdo con una empresa asociada, o la externalización de los procesos y funciones de la organización o por cualquier otro medio; sin embargo con cualquier tipo se requiere que la organización adopte un enfoque basado en el riesgo para determinar el tipo y el alcance de los controles adecuados a determinados proveedores externos y a los productos y servicios suministrados externamente. 5.5.5 Evaluación del desempeño En éste apartado se analizará la importancia de la evaluación en el sistema de gestión de la calidad, en si no hay tanta diferencia entre las versiones en éste apartado, se puede mencionar que el uso del lenguaje es distinto, pero eso es en toda la norma; sin embargo más allá del análisis, éste apartado, tiene una gran importancia a nivel del sistema de gestión de la calidad, ya que la evaluación no solo se apoya en saber si está haciendo un producto y /o servicio con calidad, sino que permite mejorar aspectos del proceso, la satisfacción del cliente y mantener una postura dentro de la organización donde la mejora es parte de la vida. En ambas versiones ISO9001:2008 e ISO9001:2015 hay generalidades sobre seguimiento, medición, análisis y mejora, donde se especifica que la organización debe conocer la forma y el tiempo en que estos procesos se llevarán a cabo y que deben estar de acuerdo con los requerimientos especificados. Así mismo señala como evaluar la efectividad del sistema de gestión de calidad. 49 Evaluación de la satisfacción del cliente. En ambas versiones ISO9001:2008 e ISO9001:2015 se maneja que la organización debe monitorear la percepción de los clientes sobre el grado en que se han cumplido los requisitos y sus expectativas, se deben determinar los métodos para obtener y utilizar dicha información. En éste apartado se retoma el enfoque hacia el cliente, no solo es necesario satisfacer las necesidades de éstos, sino que debe generar que el cliente permanezca con la organización, al menos éste punto se maneja en la nueva versión de ISO9001:2015. The Information Week Research indica la importancia de la satisfacción al cliente: 85% de las 500 empresas más exitosas e innovadoras orientan
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