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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 1 UNIDAD NRO. 1 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN El objetivo fundamental de esta Unidad es introducir al alumno en el manejo de los conceptos del Planeamiento, la Planificación y el Control de Proyectos de Sistemas y Tecnologías de Información de forma tal que encuadre los conocimientos técnicos adquiridos hasta el momento en la carrera para así lograr un proceso maduro acorde a estándares de calidad. Para ello se desarrollará un marco en el que se incluirán los conceptos de Gobierno de TI, Estrategia, Planeamiento, Teoría general de Proyectos y específica de Proyectos de Sistemas y Tecnologías de Información y se propondrán áreas y actividades a tener en cuenta al encarar un Proyecto de Sistemas y Tecnologías de Información. Bibliografía utilizada: • Administración – Proceso Administrativo (3ra. Edición). Idalberto Chiavenatto. Ed.Mc.Graw Hill • Evaluación de Proyectos (3ra. Edición). Gabriel Baca Urbina. Ed. Mc. Graw Hill • Planificación, Programación y Control de Proyectos. James P. Lewis. Ed. Ediciones S. • Metodología Métrica Versión 3. Ministerio de Administraciones Públicas de España • Capability Maturity Model Integration, Versión 1.2. Software Engineering Institute. Carnegie Mellon University • Administración de Proyectos. Ted Klastorin. Ed. Alfaomega. Año 2005 • Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK). Cuarta Edición. Project Management Institute. Año 2009 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos de Sistemas y Tecnologías de la Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 2 CAPÍTULO 1 LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL Y SU RELACIÓN CON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 3 ESTRATEGIA EMPRESARIAL .................................................................. 4 DESDOBLAMIENTO DE LA ESTRATEGIA ................................................... 5 TIPOS DE ESTRATEGIA ..................................................................... 6 EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL .......................................... 7 ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRATEGIA .................................................... 7 PROCESO ADMINISTRATIVO ............................................................... 9 EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................ 10 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN ..... 11 EL PROCESO DE PLANEAMIENTO DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN .. 13 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO ..................................................... 14 PARTICIPANTES EN LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO .......................... 18 TÉCNICAS/PRÁCTICAS UTILIZADAS EN LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO.... 18 INTRODUCCIÓN A LAS NORMAS, METODOLOGÍAS Y MARCOS DE TRABAJO RELACIONADOS CON LAS TI ............................................................. 19 ANEXO ....................................................................................... 20 ANÁLISIS FODA - HERRAMIENTA PARA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO .......... 20 PASOS PARA EL ANÁLISIS FODA ...................................................................... 21 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 4 ESTRATEGIA EMPRESARIAL Continuamente las empresas deben redistribuir, reajustar y adecuar los recursos disponibles a los objetivos y las oportunidades que brinda el ambiente de tarea. Cada empresa trata de desarrollar sus negocios y operaciones de manera coherente y consistente mediante la aplicación de diversos estándares de estrategias. Al acelerarse los cambios en el ambiente de tarea de la empresa, se origina una creciente presión que exige mucha capacidad para anticiparse a ellos y aprovechar de inmediato las nuevas oportunidades, así como capacidad de actuar con flexibilidad para contrarrestar las amenazas y presiones ambientales. La estrategia empresarial es el primer y principal paso que debe dar la empresa para lograr esta capacidad de maniobra. La estrategia empresarial es la determinación de la posición futura de la empresa, en especial frente a sus productos y mercados, su rentabilidad, su tamaño, su grado de innovación y sus relaciones con sus ejecutivos, sus empleados y ciertas instituciones externas. Esta posición estratégica debe equilibrarse mediante la planeación estratégica de la empresa que se elabora a partir de tres actividades básicas: 1. Análisis ambiental: análisis de las condiciones y variables ambientales, sus perspectivas actuales y futuras, las coacciones, contingencias, desafíos y oportunidades percibidos en el contexto ambiental. 2. Análisis organizacional: análisis de condiciones actuales y futuras de la empresa, recursos disponibles y recursos necesarios (incluida la tecnología), potencialidades, fortalezas y debilidades de la empresa, estructura organizacional capacidad y competencia 3. Formulación de estrategias: toma de decisiones globales y amplias que producirán efectos en el futuro de la empresa, en un determinado horizonte temporal a largo plazo. Una vez establecidos los objetivos empresariales, comienza la estrategia, conjunto de decisiones de las cuales dependerán la adquisición de recursos necesarios y la tecnología requerida, la estructura organizacional más adecuada y la consiguiente acción empresarial para conseguir los resultados. Los resultados alcanzados permitirán obtener retroalimentación, de la cual se valdrá para mantener y confirmar sus decisiones estratégicas. Análisis Ambiental Mercados Economía Competencia Gobierno Tecnología Legislación Análisis Organizacional Análisis de las fuerzas y debilidades operacionales y de los recursos disponibles en la Oportunidades y Amenazas generales Oportunidades y Amenazas específicas de la empresa Formulación de alternativas de estrategia Evaluación de las Decisiones estratégica Aspectos considerados por la cúpula de la administración Definición de las posibilidades y de los recursos necesarios Verificación de los factores ambientales UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 5 DESDOBLAMIENTO DE LA ESTRATEGIA Para administrar la adecuación de los aspectos del ambiente (variables externas) a los aspectos de la empresa (variables internas), la estrategia empresarial requiere articular todos los niveles de la empresa: nivel institucional, intermedio y operacional. De esta forma actúa la empresa desdoblando la estrategia para atacar tres problemas específicos: 1. Problema empresarial: relacionado con productos o servicios y mercados, es decir, elección del dominio producto/mercado de la empresa 2. Problema administrativo: centrado en la estructuraciónde las actividades internas de la empresa y la creación de normas y procedimientos para coordinar estas actividades y mantener la organización como un conjunto activo e integral. El problema administrativo converge en la reducción de la incertidumbre en el sistema organizacional o, en otras palabras, en la racionalización y estabilización de las actividades. 3. Problema de adecuación tecnológica: se refiere a la ejecución de operaciones y a la generación de productos o servicios, así como la elección de las tecnologías más adecuadas para tales fines. Incluye la creación de un sistema que transforme en operaciones la solución dada al problema empresarial. La creación de tal sistema exige que la administración elija la tecnología apropiada para generar los productos y servicios seleccionados OBJETIVOS EMPRESARIALE POLITICAS GENERALES PLANES ESTRATEGICOS NORMAS Y PROCEDIMIENTO PLANES TACTICOS PRESUPUESTO Y PROGRAMA NORMAS Y REGLAMENTOS PLANES OPERACIONALE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERACIONAL retroalimentación NIVEL INSTITUCIONAL Problema empresarial Elección del dominio producto/mercado de la empresa NIVEL INTERMEDIO Problema administrativo Retaguardia (Racionalización y estructuración) y liderazgo (innovación futura) NIVEL OPERACIONAL Problema de adecuación tecnológica Elección y utilización de las tecnologías para producir y distribuir UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 6 TIPOS DE ESTRATEGIA Existen estrategias cooperativas y estrategias competitivas. Es posible diferenciarlas según el siguiente cuadro: Estrategias Cooperativas: Ajuste o negociación: Cooptación Coalición Estrategias Competitivas: Competición Estrategia defensiva Estrategia ofensiva Estrategia analítica Estrategia reactiva ESTRATEGIAS COMPETITIVAS Y SUS REPERCUCIONES EN LOS TRES NIVELES DE LA EMPRESA NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERACIONAL ESTRATEGIAS EMPRESARIALES Problema empresarial Problema administrativo Problema de adecuación tecnológica Elección del dominio producto/mercado Estructuración de actividades y establecimiento de normas y procesos Elección y utilización de técnicas de producción Defensiva Mantenimiento del dominio actual de productos y mercados Garantizar y conservar el dominio actual de productos y mercados Búsqueda de la estabilidad del dominio Planeación y control de las operaciones de la empresa para mantener o aumentar la eficiencia actual Énfasis en la conservación Producción de bienes o servicios de la manera más eficiente, mediante la intensificación de la tecnología actual Énfasis en la tecnología utilizada Ofensiva Ampliación y búsqueda de nuevos dominios de productos y mercados Explorar y localizar nuevas oportunidades de productos y mercados Búsqueda de nuevos dominios aunque transitorios Facilitar y coordinar los frecuentes y diversos cambios en las actividades y operaciones de la empresa Énfasis en el cambio organizacional Mantener flexibilidad en las tecnologías para seguir los cambios en los dominios y modificar continuamente las operaciones Énfasis en la flexibilidad tecnológica Analítica Mantenimiento de dominios estables y búsqueda de nuevos dominios de productos y mercados Garantizar el dominio actual y, al mismo tiempo, buscar, localizar y explorar nuevas oportunidades de productos y mercados Búsqueda de estabilidad del dominio y, simultáneamente, búsqueda de nuevos dominios Diferenciar la estructura y los procesos organizacionales para acoplar y equilibrar çareas de operación estable con áreas dinámicas e inestables Énfasis en la conservación y en el cambio organizacional Adoptar tecnología dual para servir un dominio híbrido: estable e inestable Complejidad tecnológica Reactiva Respuesta empresarial no preparada, improvisada y poco eficaz, utilizando estrategias inadecuadas y obsoletas Incoherencia entre estrategia y estructura y procesos organizacionales lo cual dificulta la integración y coordinación empresarial Poca eficiencia en las operaciones UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 7 EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRATEGIA La administración de la estrategia puede definirse como la función a nivel institucional de la empresa que analiza, desarrolla y modifica los procesos internos y externos de la empresa para que sea eficiente y eficaz en condiciones constantemente variables. La eficiencia se orienta hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos) para que los recursos (personas, máquinas, materias primas) sean aplicados de la forma más racional posible. La eficiencia se preocupa por los medios, por los métodos y procedimientos más indicados que deben ser planeados y organizados debidamente para garantizar la optimización de la utilización de los recursos disponibles. La eficacia se preocupa por los fines, en el para qué se ejecutan las tareas, qué resultados traen, qué objetivos se consiguen. Objetivos Estrategias Estratégicos Planes Tácticos Operacionales Eficiencia Políticas Reglas y Procedimientos Acción Eficacia Resultados Coherencia Interna Coherencia Externa Adecuación de los Recursos Disponibles Estándares internos: • Políticas y directrices • Cultura Organizacional • Objetivos empresariales • Propósitos de la empresa Condiciones ambientales existentes: • Proveedores • Clientes • Competidores • Grupos reguladores • Ambiente general: • Variables políticas, tecnológicas, legales, económicas Recursos empresariales existentes: • Físicos y materiales • Financieros • Humanos • Mercadológicos • Administrativos UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 8 DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA Eficiencia Eficacia • Énfasis en los medios • Hacer correctamente las cosas • Resolver problemas • Salvaguardad los recursos • Cumplir tareas y obligaciones • Entrenar a los subordinados • Mantener las máquinas • Énfasis en los resultados • Hacer las cosas correctas • Alcanzar objetivos • Optimizar la utilización de recursos • Obtener resultados • Proporcionar eficacia a los subordinados • Máquinas disponibles RELACIONES ENTRE EFICACIA Y EFICIENCIA Eficacia (consecución de los objetivos empresariales) Eficiencia (empleo óptimo de los recursos existentes) Baja Elevada Baja • Bajo retorno de la inversión porque los recursos se utilizan mal (desperdicio de materiales, de equipos, de fuerza laboral, de tiempo, lo cual produce elevados costos operacionales) • Dificultad para conseguir los objetivos empresariales (lo cual redunda en pérdida de mercado, bajo volumen de ventas, reclamo de los consumidores, pérdidas elevadas) • Elevado retorno de la inversión, pues los recursos se utilizan intensiva y racionalmente, sin desperdicios (gracias a métodos y procedimientosbien planeados y organizados), lo cual redunda en bajos costos operacionales. • A pesar de esto, existen dificultades para alcanzar los objetivos empresariales, pues se ejecutan bien las tareas en la organización, pero el éxito empresarial es precario Elevada • La actividad operacional es deficiente y los recursos se utilizan de manera precaria. Los métodos y procedimientos conducen a un desempeño inadecuado e insatisfactorio • Se cumplen los objetivos empresariales, aunque el desempeño y los resultados podrían mejorar. La empresa obtiene sus ventajas en su ambiente (mediante el mantenimiento o ampliación del mercado, el volumen de ventas pretendido, la satisfacción del consumidor, la rentabilidad deseada) • Las actividades se cumplen bien, el desempeño individual y departamental es bueno, puesto que los métodos y procedimientos son racionales. Las tareas se ejecutan bien, de la mejor manera posible y a los menores costos y esfuerzos, en el menor tiempo • La actividad produce resultados ventajosos para la empresa, pues ésta es estratégica o táctica para obtener los objetivos que se propone. Las tareas se ejecutan en aras de alcanzar resultados buscados por la empresa que le aseguran la supervivencia, la estabilidad y el crecimiento UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 9 PROCESO ADMINISTRATIVO La estrategia es puesta en marcha mediante la acción empresarial que, para ser eficaz, necesita planearse, organizarse, dirigirse y controlarse. El planeamiento, la organización, la dirección y el control cuando se toman en conjunto constituyen el proceso administrativo. Proceso es cualquier fenómeno que presente cambio continuo en el tiempo o cualquier operación que tenga cierta continuidad o secuencia. El concepto de proceso implica que los acontecimientos y las relaciones entre éstos son dinámicos, están en evolución y cambio constante. El proceso no es una situación inmóvil, estancada ni estática, sino móvil, continua y sin comienzo ni fin, en una secuencia fija de eventos. Los elementos del proceso interactúan, es decir, cada uno afecta a los demás. En consecuencia las funciones de planeamiento, organización, dirección y control no constituyen unidades separadas, sino que, por el contrario, son elementos interdependientes que interactúan y ejercen fuertes influencias recíprocas. ¿Por qué las empresas entran en crisis? El desplome de una empresa puede atribuirse a una estrategia equivocada, una operación ineficaz o incluso ambas. La mayoría de las empresas que van camino a la crisis se caracterizan por una estrategia confusa, puesto que la adaptación al ambiente casi siempre ocurre en el plano operacional. Los cambios de rumbo aplicados con el tiempo se deben más al azar, es decir, a repentinas modificaciones en la política económica, la legislación, la tecnología, etc., que a una visión estratégica. Un diagnóstico más objetivo localiza los orígenes de los problemas de una empresa en personas o estructuras. Los defectos más comunes de los administradores son la incompetencia, la tendencia a dar prioridad a lo urgente, en vez de otorgárselo a lo importante. También se presentan visiones distorsionadas de la organización en las que, como las empresas no acostumbran a tener planes de carrera, promueven verticalmente a sus empleados dentro de la misma área. Es muy difícil que el principal ejecutivo detecte con anticipación la ”ceguera empresarial” pues esto implica cuestionar la actuación de personas de confianza, es decir, del cuadro de directores. Planeación Organización Dirección Control Entradas Insumos Salidas Resultados UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 10 EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 1. Está proyectado a largo plazo, por lo menos en términos de sus efectos y consecuencias 2. Está orientado hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente de tarea y, en consecuencia, está sujeto a la incertidumbre de los acontecimientos ambientales. Para enfrentar la incertidumbre, el planeamiento estratégico basa sus decisiones en los juicios y no en los datos. 3. Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos para obtener el efecto sinérgico de toda la capacidad y potencialidad de la empresa. La respuesta estratégica de la empresa incluye un comportamiento global y sistémico. Mientras que la estrategia empresarial se orienta hacia lo que la empresa debe hacer para conseguir los objetivos empresariales, el planeamiento estratégico trata de especificar cómo lograr esos objetivos. Dado que la planeación estratégica es genérica y amplia, requiere subdividirse en planes tácticos desarrollados en el nivel intermedio de la empresa y además, cada plan táctico debe subdividirse en planes operacionales desarrollados en el nivel operacional de la empresa que detallen con minuciosidad cada tarea o actividad que deba ejecutarse. ETAPAS DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 1. Determinación de los objetivos empresariales 2. Análisis del ambiente externo 3. Análisis organizacional interno 4. Formulación de las alternativas estratégicas y elección de la estrategia empresarial 5. Elaboración de la planeación estratégica 6. Implementación mediante planes tácticos y operacionales Ver Anexo: Análisis FODA – Herramienta para el Planeamiento estratégico UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 11 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Los Sistemas y Tecnologías de Información de Información son uno de los principales activos con los que cuenta la empresa, tanto para su gestión operativa como para la toma de decisiones. Es por ello que deben existir decisiones estratégicas que deriven en elaboración de planes estratégicos en torno a los mismos. En forma similar a la Estrategia del Negocio, la Estrategia de Tecnologías de Información es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo: � El alcance de la Tecnología: esta asociado con decisiones que determinan el tipo de tecnología que se utilizará (tecnologías orientadas a objetos, arquitecturas cliente/servidor, manejo de imágenes, robóticas, multimedia, etc.). � Las competencias sistémicas: identifican las características y fortalezas de las tecnologías que serán criticas para la creación/extensión de estrategias de negocios (conectividad, accesibilidad, confiabilidad, desempeño). � Las decisiones de manejo de tecnologías: como se instrumentan la estrategia del TI en actividades, equipos de trabajo, compromisos y demás elementos asociados con el trabajo en la empresa. Consideraciones • La realización de un plan de sistemas de información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación de los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos objetivos. • Uno de los objetivos de la adecuada aplicación de tecnología en la organización consiste en obtener ventajas estratégicas que sean difíciles de imitar. • Usar tecnología para obtener ventajas estratégicas implica instrumentar estrategias que refuercenlos factores críticos de éxito. Objetivos: El primer y más importante objetivo de un proceso de planeación estratégica de sistemas y tecnologías de información es proveer un plan que apoye las necesidades de información de las estrategias de la empresa a corto y largo plazo, y que esté integrado con el plan estratégico de la empresa. Y además: 1. Alinear las estrategias de Tecnologías de la Información a los objetivos del negocio 2. Aumentar la confianza en la posibilidad de uso de la información oportuna y veraz para la toma de decisiones. 3. Proveer un método formal y objetivo para que la administración establezca, sin sesgos, las prioridades hacia la Tecnología Informática. 4. Integrar las diferentes áreas del negocio bajo una única arquitectura de información 5. Permitir que los sistemas desarrollados sean duraderos, protegiendo la inversión en tecnología. Esto puede ser dado que los sistemas se planearían con base en los procesos del negocio, procesos que normalmente no se afectan por cambios organizacionales. 6. Definir mejores estructuras organizacionales para el Departamento Sistemas 7. Administrar de una manera ordenada y consensuada las nuevas estrategias con los problemas del día a día 8. Permitir que los recursos de tecnología se administren de la mejor manera 9. Facilitar proyectos de mejoras a los procesos de desarrollo y mantenimiento de sistemas 10. Definir los proyectos que implanten las estrategias tecnológicas, administrando los riesgos y presupuestos de manera metódica UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 12 Los pasos para el planeamiento estratégico de sistemas y tecnologías de información son: 1. Identificar metas, objetivos y estrategias. 2. Examinar tendencias tecnológicas y cómo pueden éstas utilizarse para crear nuevas oportunidades y ventajas competitivas. 3. Determinar los factores claves de éxito para la organización e identificarlos dentro del organigrama de la empresa. 4. Realizar entrevistas a los ejecutivos claves para determinar problemas, oportunidades y necesidades de información. 5. Desarrollar un modelo del negocio, o sea la descripción breve de cada una de las actividades de los procesos claves de la empresa. 6. Identificar los “requerimientos de información” de cada una de las actividades de los procesos del modelo de negocio. Al terminar este esfuerzo quedará claro qué información es generada por cada actividad y qué información requiere para generarla. De esta forma se obtiene la relación existente entre los procesos. Por ejemplo: pronóstico de demanda, disponibilidad de servicios, regulaciones, costo operacional, etc. Beneficios potenciales de un Plan Estratégico de Sistemas y Tecnologías de Información El desarrollo de un Plan Estratégico de Sistemas y Tecnologías de Información ofrece muchos beneficios potenciales a los tres niveles de la Empresa: � Una aproximación lógica y definida para ayudar en la solución de los problemas de control administrativo desde la óptica del negocio. � Una evaluación de las necesidades futuras de sistemas y tecnología de Información basada en el impacto que tienen su implementación en el negocio, y sus prioridades. � Una aproximación planeada que permita un rápido retorno en la inversión que tiene la empresa en los sistemas de información. � Sistemas de Información relativamente independientes de la estructura organizacional. � Confianza en que la dirección dada al sistema de información y su adecuada administración exista para implementar los sistemas propuestos. � Involucra a la alta gerencia en el establecimiento de objetivos y direcciones organizacionales, así como la definición de prioridades. � Evaluación de la efectividad de los sistemas de información actuales. � Una metodología definida y lógica para ayudar en la solución de problemas de control administrativo y operativo. � Consistencia en la información que utilizarán todos los usuarios. � Sistemas que son orientados más al usuario administrativo que al usuario técnico. Además aporta al Departamento de Sistemas: � Comunicación con la alta gerencia y concientización de la misma. � Una mejor base de planeación a largo plazo de los presupuestos del área. � Personal mejor entrenado y más experto para responder a las necesidades del negocio. � Usuarios involucrados en la fijación de prioridades en Sistemas y Tecnologías de información. Errores comunes en el desarrollo de las TI: � Las aplicaciones son construidas para satisfacer metas a corto plazo o problemas inmediatos. � No se considera la visión global de los recursos con que cuenta la organización. � Las TI se desarrollan de manera reactiva, en respuesta a las necesidades urgentes del negocio lo que produce islas de TI a lo largo y ancho de todas las áreas funcionales, que no crecen coherentemente hacia una arquitectura integrada de sistemas, tecnología e información. � Junto a todo esto, las tendencias de desarrollo de TI se han caracterizado por su esfuerzo en automatizar el “desorden”. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 13 EL PROCESO DE PLANEAMIENTO DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN El Planeamiento de Sistemas de Información (PSI-Métrica V3) tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización. Este marco de referencia consta de: • Una descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida del PSI. Dicha descripción incluirá un análisis técnico de puntos fuertes y riesgos, así como el análisis de servicio a los objetivos de la organización. • Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de información • Una propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años, así como la prioridad de realización de cada proyecto. • Una propuesta de calendario para la ejecución de dichos proyectos • La evaluación de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el próximo año, con el objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de proyectos, bastará con una estimación de alto nivel • Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante mecanismos de evaluación adecuados. Es fundamental que la alta dirección de la organización tome parte activa en la decisión del Plan de Sistemas de Información con el fin de posibilitar su éxito. La dirección debe convencer a sus colaboradores más directos de la necesidad de realización del plan, de su apoyo en forma constructiva, mentalizándose de que la ejecución del mismo requerirá la utilización de unos recursos de los cuales son responsables. La presentación del Plan de Sistemas de Información y la constitución del equipo supone el arranque de cualquier proyecto de SI y es fundamental que las más altas instancias de la organización estén implicadas en ambos, dando el apoyo necesario y aportando todo tipo de medios. Explicar el plan a las personas de la organización y las unidades organizativas afectadas sobre las que recaerá el Plan, el apoyo de los altos directivos y la cualificación de los recursos de las distintas unidades implicadas, serán factores críticos del Plan de Sistemas de Información. El nivel de detalle con el que se hará el estudio de la situación actual dependerá de la existencia de documentación actual, de si hay personas que conozcandicha documentación y de la predisposición a una sustitución total o parcial por sistemas de información nuevos. En cualquier caso, como paso previo para detectar aspectos importantes que puedan afectar a la organización, es necesario investigar sus puntos fuertes, áreas de mejora, riesgos y amenazas posibles y hacer un diagnóstico de los mismos. Para la elaboración de un PSI se estudian las necesidades de información de los procesos de la organización afectados por Plan, con el fin de definir los requisitos generales y obtener modelos conceptuales de información. Por otra parte se evalúan las opciones tecnológicas y se propone un entorno. Tras analizar las prioridades relacionadas con las distintas variables que afectan a los sistemas de información, se elabora un calendario de proyectos con una planificación lo más o menos detallada posible de los más inmediatos. Además, se propone una forma sistemática para mantener actualizado el PSI para incluir en él todos los cambios necesarios, garantizando el cumplimiento adecuado del mismo. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 14 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO 1. INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Objetivo: Determinar la necesidad del PSI y llevar a cabo el arranque formal del mismo con el apoyo del nivel más alto de la organización. Resultado: Descripción general del PSI que proporciona una definición inicial del mismo, identificando los objetivos estratégicos a los que apoya, así como el ámbito general de la organización a la que afecta, lo que permite implicar a las direcciones de las áreas afectadas por el PSI. Además, se identifican los factores críticos de éxito y los participantes en el PSI nombrando a los máximos responsables. Tareas 1.1. Análisis de la necesidad del PSI: Se analizan las expectativas que han planteado la necesidad de llevar a cabo el PSI, así como los productos finales esperados. Una vez verificado que las necesidades de la organización se deben cubrir con un PSI, se toma la decisión de su inicio 1.2. Identificación del alcance del PSI: Se define el ámbito del PSI en términos de procesos de la organización afectados y, como consecuencia, las direcciones de las áreas implicadas. Se determinan los objetivos estratégicos de la organización que deben ser considerados en el PSI, así como aquellos aspectos que la dirección considera factores críticos de éxito para el mismo. 1.3. Determinación de responsables: Delimitado el ámbito del PSI, se implica a las unidades organizativas afectadas, informándoles de la decisión y solicitando su participación en el estudio que se va a iniciar. En sesiones de trabajo con las distintas unidades se determinan los principales responsables del PSI a los que seguidamente se les debe comunicar su nombramiento y solicitar su aceptación. Las personas seleccionadas serán los participantes en la Dirección del PSI. También se determina la necesidad de apoyo en función de seguimiento que determine el PSI. Dicha necesidad depende de la amplitud del PSI y de la duración prevista para el mismo. Si se considera necesario, en esta actividad se proponen los responsables de dicho seguimiento. 2. DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI Objetivo: Detallar el alcance del Plan, organizar el equipo de personas que lo va a llevar a cabo y determinar un calendario de ejecución. Resultados: Descripción general de procesos de organización afectados, catálogo de objetivos (generales y específicos para cada proceso si los hubiera), Catálogo de usuarios, Equipos de Trabajo, Plan de Trabajo y aceptación del Plan de Trabajo. Tareas: 2.1. Especificación del Ámbito y alcance: De manera más concreta que en la actividad de Inicio del PSI, en esta tarea se describe el ámbito de los procesos de la organización a considerar. Igualmente, se definirá el alcance, es decir, los objetivos específicos del PSI. Puede ser necesario determinar distintos objetivos para cada proceso del Proyecto. Los responsables de los distintos procesos de la organización afectados por el PSI participarán de forma activa en la definición de los objetivos, sin perder de vista los resultados de la actividad anterior 2.2. Organización del PSI: En esta tarea se tratan cuestiones relacionadas con la organización del trabajo para llevar a cabo el PSI. Se seleccionan los participantes, valorando el número y perfil de profesionales de Sistemas y Tecnologías de la Información y Comunicaciones necesarios en función de los objetivos perseguidos. Asimismo, se determinan las funciones de los responsables de la dirección y seguimiento del PSI. Adicionalmente, se concretan aspectos logísticos relacionados con el material, salas de reuniones, estándares de documentación, etc. 2.3. Definición del Plan de Trabajo: El objetivo de esta tarea es determinar todos los productos finales del PSI, así como la fecha prevista de obtención y entrega de los mismos. Es necesario planificar las distintas actividades y estimar los tiempos requeridos para llevarlas a cabo, teniendo en cuenta la disponibilidad de los usuarios del PSI. Se deben considerar también los factores críticos de éxito, identificados en la actividad anterior y recogidos en la descripción general de procesos de la organización afectados, ya que pueden condicionar la elaboración del Plan de Trabajo. Se detallan las actividades , asignando participantes, tiempos y responsables de cada una de ellas, los resultados esperados y el Plan de Trabajo a seguir. 2.4. Comunicación del Plan de Trabajo: Una vez definido el Plan de Trabajo, se comunica a los usuarios del PSI con el fin de que sea aceptado. Esto permite que los usuarios conozcan el método de trabajo a seguir, los resultados a obtener y la dedicación necesaria por su parte. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 15 3. ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE Objetivo: Recopilar y analizar todos los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el PSI, así como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial interés los estudios realizados con anterioridad al PSI, relativos a los sistemas de información de su ámbito, o bien a su entorno tecnológico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el equipo de trabajo del PSI. Resultado: Valoración de antecedentes, Catálogo de requisitos, Requisitos generales, Catálogo de Normas del PSI Tareas: 3.1. Selección y Análisis de Antecedentes: Se seleccionan las fuentes de información y documentación a considerar en este estudio, teniendo en cuenta todos aquellos antecedentes de interés: Plan estratégico de Sistemas de Información, Estudios previos, Plan General Informático, etc. y se analiza el contenido de la información anterior. En el inicio y organización del PSI se habrá orientado sobre la existencia de estos antecedentes, para facilitar al equipo de trabajo el desarrollo de esta actividad. Asimismo, se debe entrevistar a las personas de la organización que puedan aportar información adicional sobre antecedentes que deban ser considerados en el PSI, al margen de la documentación disponible. La información recogida se tiene también en cuenta en la valoración de los mismos. 4. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS Objetivo: Especificación de los requisitos de información de la organización, así como obtener un modelo de información que los complemente. Resultado: Modelo de Procesos de la organización,Necesidades de Información, Modelo de Información, Catálogo de Requisitos, Requisitos de los procesos afectados por el PSI Tareas: 4.1. Estudio de los Procesos: Se estudia cada proceso de la organización incluido en el ámbito del PSI. Para cada uno de ellos, es necesario identificar las actividades o funciones, la información implicada en ellas y las unidades organizativas que participan en el desarrollo de cada actividad. Para obtener esta información es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios implicados en cada uno de los procesos a analizar. Una vez contrastadas las conclusiones, se elabora el modelo correspondiente a cada proceso. Si existe relación entre los distintos modelos, se unifican en la medida de lo posible, con el fin de proporcionar una visión global en el contexto de la organización y facilitar una identificación de requisitos más objetiva. 4.2. Análisis de las Necesidades de Información: Mediante sesiones de trabajo se identifican las necesidades de información de cada uno de los procesos analizados en la actividad anterior. Se elabora un modelo de información que regle las principales entidades y relaciones existentes entre ellas. Todo esto se realiza con la perspectiva de lo que debe ser el proceso en cuanto a sus actividades y funciones, así como a la información de entrada y salida para cada una de ellas. Los resultados del análisis realizado en esta tarea son la base para la identificación de requisitos 4.3. Catalogación de Requisitos: En esta tarea se analiza la información recogida en las tareas Estudio de los Procesos del PSI (4.1) y Análisis de las Necesidades de Información (4.2). Se definen los requisitos, incorporándolos al catálogo que se había comenzado a elaborar en la actividad Estudio de la Información Relevante (3) y se le asignan prioridades. Los criterios para asignar dichas prioridades deben ser definidos al comienzo de esta tarea, considerando la opinión de los usuarios sobre los procesos de la organización , así como los objetivos del PSI. 5. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES Objetivo: Obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento, documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como por ejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información. Resultado: Estudio de los Sistemas de Información actuales con la profundidad y el detalle que se determine conveniente en los objetivos definidos para el PSI. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoración se utilizará en la actividad Diseño del Modelo de Sistemas de Información (6), donde se analizará la cobertura de los sistemas de información actuales con respecto a los requisitos. Tareas: 5.1. Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales: A partir de la descripción general de los procesos de la organización afectados por el PSI, se determina qué sistemas de información actuales se encuentran dentro del ámbito del PSI. Se seleccionan, de los sistemas existentes, los que deben ser analizados, así como los objetivos del estudio de cada uno. De esta forma, se establece el dominio de sistemas de información de la organización a considerar. También se tienen en cuenta los objetivos definidos para el PSI, en función de los cuales se establece la amplitud y profundidad con la que se deberá desarrollar esta actividad. Los objetivos del PSI se completan con los objetivos definidos en esta tarea para el estudio de los sistemas de información actuales. La información relativa a los sistemas de información que dan actualmente soporte a los procesos afectados por el UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 16 PSI, se obtiene mediante sesiones de trabajo con los usuarios y el apoyo del personal informático que se considere necesario. 5.2. Análisis de los Sistemas de Información actuales: Para cada sistema de información se recogen, al menos, las características básicas relativas a datos, software de aplicación, procesos de la organización a los que da soporte y de qué forma lo hace, flexibilidad, carencias, riesgos y posibles amenazas. En función del tipo de sistema de información y de los objetivos de su estudio, se recopila además, para cada uno de ellos, información procedente de diversos puntos de vista (la opinión de usuarios de sistemas de información, de analistas de desarrollo, de personal de operación, etc.) 5.3. Valoración de los Sistemas de Información actuales: Una vez descritas las características de los sistemas de información actuales, se analizan los problemas reales y potenciales, opiniones, etc. Se obtienen conclusiones y una valoración lo más objetiva posible de cada uno de ellos. Es importante lograr esta objetividad ya que la valoración podrá influir en la decisión de la sustitución o mejora d los sistemas de información en los próximos años. Conviene señalar que esta valoración no se realiza en cuanto a cobertura de requisitos, sino con respecto a aspectos intrínsecos o de eficiencia de cada sistema de información, relativos a facilidad de mantenimiento, operatividad, nivel de servicio, costos, etc. 6. DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Objetivo: Identificar y definir los Sistemas de Información que van a dar soporte a los procesos de la organización afectados por el PSI. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los Sistemas de Información actuales dan a los requisitos recogidos en el catálogo elaborado en las actividades Estudio de la Información Relevante (3) e Identificación de Requisitos (4). Resultado: Diagnóstico de la Situación Actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de información actuales considerados válidos identificando las mejoras a realizar en los mismos y definiendo los nuevos sistemas de información necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados. Se elabora con esto el Modelo de Sistemas de Información válido para dar soporte a los procesos de la organización incluidos en el ámbito del PSI Tareas: 6.1. Diagnóstico de la Situación Actual: Se tiene en cuenta la información obtenida del Estudio de los Sistemas de Información Actuales (5) y se estudia la cobertura de los requisitos que se tiene con ellos. Esto permite determinar los requisitos del catálogo no cubiertos por los sistemas de información actuales, estudiando su criticidad y prioridad. En paralelo se analiza el modelo de información obtenido en la tarea de Análisis de las Necesidades de Información (4.2). Se determina si existen entidades o relaciones del mismo que no aparecen recogidas en la situación actual o que, estando recogidas, su tratamiento actual no responde a los nuevos requisitos. Como resultado del análisis anterior se seleccionan los sistemas de información a conservar y se elabora, si procede, la relación de mej0oras a realizar en cada uno de ellos para cubrir los requisitos que le afectan. 6.2. Definición del Modelo de Sistemas de Información: Esta tarea tiene como objetivo representar el conjunto de Sistemas de Información que da soporte a los procesos de la organización afectados, describiendo sus relaciones e interfaces, asó como definir qué sistemas de información actuales se mantendrán con las mejoras propuestas, y qué sistemas de información nuevos cubrirán los requisitos no soportados por los sistemas de información actuales. Para identificar cada sistema de información nuevo se analizan:• Los Sistemas de Información actuales que se conservan • Los requisitos no cubiertos por los sistemas de información actuales. Se realiza una identificación inicial de Sistemas de Información, agrupando actividades homogéneas de los procesos de la organización afectados que actúan sobre información común. • Diferentes tipos de Sistemas de Información (de gestión, de soporte a la toma de decisiones, especiales, etc.) • Interfaces entre sistemas de información con el objetivo de minimizarlas • Tecnología especial requerida, si procede. Por último contando con la experiencia de los participantes en esta tarea, se obtiene el modelo de sistemas de información, que incluye un diagrama de representación de todos ellos, con sus conexiones e interfaces, y una descripción de cada sistema de información con el conjunto de actividades y requisitos que cubre, así como el tipo de sistema de que se trata. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 17 7. DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA Objetivo: Proponer una arquitectura tecnológica que dé soporte al modelo de información y de sistemas de información incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer los entornos tecnológicos que mejor se adapte a las mismas. Resultado: Alternativas de arquitectura tecnológica. 7.1. Identificación de las Necesidades de Infraestructura Tecnológica: Tiene el objetivo de analizar las necesidades de infraestructura tecnológica y proponer las alternativas viables desde el punto de vista tecnológico, para dar respuesta a dichas necesidades. Para ello, se comienza analizando el modelo de sistemas de información y el catálogo de requisitos, en especial los de carácter técnico. Se identifican las necesidades) entornos necesarios, conectividad y comunicaciones entre ellos, disponibilidad, servicios críticos, etc. A continuación se determinan las posibles alternativas de infraestructura tecnológica, definiendo los componentes, a alto nivel, y representando gráficamente cada una de ellas. Es necesario establecer la forma de gestionar la infraestructura tecnológica para responder a las necesidades identificadas. La visión aportadas por los consultores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones debe ser de futuro, considerando la posible evolución de las distintas tecnologías candidatas, asó como de las actualmente incorporadas en la organización. Es imprescindible contar, en este análisis, con la información relativa a los entornos tecnológicos de la situación actual, así como los estándares existentes en la organización. 7.2. Selección de la Arquitectura Tecnológica: Está encaminada a la selección de una alternativa de plataforma tecnológica para determinar lo que llamaremos arquitectura tecnológica, que recoge la infraestructura más adecuada para dar soporte, en el contexto de la organización, al modelo de información y de sistemas de información propuesto. Para cada alternativa, se debe analizar su impacto en la organización, asó como los medios y el tiempo necesarios para su implantación. Se deben tener en cuenta los recursos tecnológicos actuales para evaluar los cambios necesarios. Se realiza un estudio de cada propuesta, indicando ventajas e inconvenientes, así como el nivel de respuesta a las necesidades identificadas en la tarea anterior. Por último, una estimación económica global puede ayudar a elegir la alternativa que va a ser propuesta, para la cual pueden incluirse opciones. 8. DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Objetivo: definir los Proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de información determinados en las actividades de Identificación de Requisitos (4) y Diseño de los Sistemas de Información(6), con la arquitectura tecnológica propuesta en la actividad Definición de la Arquitectura Tecnológica(7). El conjunto de estos tres modelos constituye la Arquitectura de Información. Resultado: Calendario de Proyectos, alternativas y estimación de recursos (con mayor detalle para los inmediatos). Plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecución de los proyectos así como para la actualización de los productos finales del Plan de Sistemas de Información. Tareas: 8.1. Definición de Proyectos a realizar: Se determinan los Proyectos y las acciones necesarios para implantar la arquitectura de información propuesta, definiendo para cada proyecto los objetivos que cubre y cualquier observación que se considere relevante. Se asignan prioridades tratando de combinar diferentes criterios como: • Relación con los objetivos considerados en el PSI • Condicionantes técnicos que impliquen dependencias entre proyectos • Tiempo de implantación • Beneficios para la organización (tangibles e intangibles) • Limitaciones y consideraciones relativas a la organización (impacto, necesidades de formación, etc.) • Recursos disponibles a corto y mediano plazo, tanto de las áreas de Sistemas de Información y Tecnologías de la información como de los usuarios • Situación de riesgo de algunos de los sistemas actuales a sustituir o mejorar Una vez estudiados los elementos anteriores, se propone el calendario de Proectos que mejor conjugue todas las restricciones analizadas previamente, estimando fechas de principio y fin de cada uno de ellos, así como los recursos necesarios para los más inmediatos. Se hará énfasis en los objetivos estratégicos soportados por el PSI. Por último se completa el Plan de Proyectos considerando los factores críticos de éxito para llevar a cabo la propuesta así como el plan de acciones necesarias, deducidas del análisis de dichos factores (planes de formación, gestión del cambio, etc.) Las conclusiones obtenidas deben ser contrastadas y modificadas, si se estima conveniente, con los aportes de los usuarios. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 18 8.2. Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI: Entre otros aspectos, se deben establecer los productos finales del PSI que se van a mantener actualizados, el soporte para los mismos y cuándo y por quién van a ser modificados, así como la frecuencia y situaciones en los que se debe revisar el plan de proyectos y los responsables de hacerlo. 9. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PSI Objetivo: Contrastar con los responsables de la dirección del PSI la arquitectura de información y el plan de acción elaborados, para mejorar la propuesta si se considera necesario Resultado: Aprobación final del PSI 9.1. Convocatoria de la Presentación: Se elabora un resumen con los resultados finales de las actividades Identificación de Requisitos(4), Estudio de los Sistemas de Información actuales(5), Diseño del Modelo de Sistemas de Información(6), Definición de la Arquitectura Tecnológica(7) y Definición del Plan de Acción(8). El Jefe de Proyecto del PSI envía esta información a quienes constituyen la dirección del PSI para su estudio junto con la convocatoria y espera su confirmación 9.2. Evaluación y Mejora de la Propuesta: Se realiza la presentación de los resultados, manteniéndose a continuación sesiones de trabajo guiadas por el Jefe de Proyecto del PSI, para recoger posibles mejoras y analizar su incorporación a la propuesta. 9.3. Aprobación del PSI:Se entrega la propuesta final y se solicita formalmente al Comité de Dirección del PSI la aprobación de la misma. Por último se debe informar de los resultados a las unidades organizativas participantes y a todas aquellas afectadas por el PSI PARTICIPANTES EN LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO Planeamiento de Sistemas de Información Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Comité de Dirección X X X Consultores X X X X X X X Consultores Informáticos X X X X X X Directores Usuarios X Equipo de Soporte Técnico X X Equipo de Proyecto X X Jefe de Proyecto X X Responsable de Mantenimiento X Usuarios Expertos X X X X X X X TÉCNICAS/PRÁCTICAS UTILIZADAS EN LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO Planeamiento de Sistemas de Información Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Análisis Costo/Beneficio X X Catalogación X X X X X Diagrama de Clases X Diagrama de Representación X X X Estimación X Factores críticos de éxito X X Impacto en la Organización X X Matricial X Modelado de Procesos de la Organización X Modelo Entidad/Relación extendido X Planificación X Presentación X Sesiones de Trabajo X X X X X X X X X UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 19 INTRODUCCIÓN A LAS NORMAS, METODOLOGÍAS Y MARCOS DE TRABAJO RELACIONADOS CON LAS TI Variadas son las normas, metodologías y marcos de trabajo que aportan a los objetivos mencionados a lo largo de este capítulo. Entre las más importantes y que mencionaremos a lo largo de la asignatura: • Normas, marcos de trabajo y metodologías orientadas al proceso de desarrollo de software: o Proceso Unificado de Desarrollo de Software: � Rational Unifed Process (RUP) http://www-01.ibm.com/software/awdtools/rup/ o Metodologías ágiles � eXtreme Programming (XP) http://www.extremeprogramming.org/ � SCRUM o International Standard for Software Process Assessment (SPICE) http://www.sqi.gu.edu.au/spice/ o Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de sistemas de información del Ministerio de Administración Pública de España. � Métrica V.3 http://www.csi.map.es/csi/metrica3/ o ISO 12207 Systems and software engineering -- Software life cycle processes http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=43447 • Metodología de Dirección de Proyectos – o Project Management Institute (PMI) http://www.pmi.org • Metodología para la adquisición de sistemas de información y servicios relacionados. o Eurométodo http://www.csi.map.es/csi/pg5e40.htm • Normas de Calidad o Normas de calidad ISO http://www.iso.org o Normas de calidad IEEE http://www.ieee.org.ar/ o Modelo de Madurez de Capacidades (CMMi) – SEI http://www.sei.cmu.edu/cmmi/ • Normas orientadas al control de la Información y Tecnologías asociadas – Gestión de Riesgos o Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) http://www.isacarosario.com.ar/ o Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos de los Sistemas de Información de las Administraciones Públicas (MAGERIT) http://www.csi.map.es/csi/pg5m20.htm o Informe del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). http://www.coso.org/ • Normas orientadas a la seguridad de la información o Familia ISO 27000 • Normas para la Gestión de Servicios de TI o Information Technology Infrastructure Library (ITIL) http://www.itil.co.uk/ UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 20 ANEXO ANÁLISIS FODA - HERRAMIENTA PARA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO El análisis FODA es una de las herramientas esenciales al proceso de planeamiento estratégico y que proporciona la información necesaria para el conocimiento de la SITUACION ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN para la TOMA DE DECISIONES ya sea para la implementación de acciones y medidas correctivas o la generación proyectos de mejora, sirviendo de apoyo para la formulación, implementación, seguimiento y ajuste de los planes de nivel estratégico y táctico de la organización. El Análisis FODA permite entonces conformar un diagnóstico de la situación actual conjugando la situación del ambiente interno: Fortalezas y Debilidades con la situación del ambiente externo: Oportunidades y Amenazas de una organización para tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas de la misma. Su nombre proviene de las variables que la técnica analiza: Fortalezas: también llamadas puntos fuertes: son capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y, consecuentemente, ventajas competitivas internas de la organización que deben y pueden servir para explotar oportunidades externas. Ejemplos: • Recursos humanos altamente capacitados. • Capital financiero acorde a las necesidades operativas. • Elaboración y/o comercialización de productos o servicios de alta calidad. • Gestión gerencial eficiente. • Adecuado funcionamiento del proceso administrativo. • Procesos productivos de última generación. Oportunidades: es todo aquello que pueda suponer una ventaja competitiva externa para la organización, o bien representar una posibilidad para mejorar la rentabilidad de la misma o aumentar los beneficios de sus negocios. Ejemplos: • Facilidades impositivas. • Retiro de un competidor de la zona. • Apertura de líneas de crédito. • Realización de obras de infraestructura por parte del gobierno. • Aparición de nuevos segmentos de mercado y/o ampliación de los existentes. • Aumento de la demanda Debilidades: también llamadas puntos débiles: son aspectos que limitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la organización, constituyen un riesgo para la organización y deben, por tanto, ser controlados y superados. Ejemplos: • Falta de recursos humanos en áreas claves. • Elevada estructura de costos fijos improductivos. • Capacidad productiva ociosa. • Problemas de comunicación. • Problemas de coordinación entre los distintos sectores de la organización. • Conflictos entre los distintos sectores de la organización. • Escasas líneas de productos o servicios. Amenazas: se define como toda fuerza del entorno que puede impedir la implantación de una estrategia, reducir su efectividad, incrementar los riesgos de la misma, incrementar los recursos que se requieren para su implantación, reducir los ingresos esperados o su rentabilidad. Ejemplos: • Aparición de productos sustitutos. • Cambios en las necesidades y/o gustos en los consumidores. • Crisis y/o recesión económica. • Cambios adversos en el tipo de cambio. • Aparición de nuevos competidores. • Cambios demográficos adversos. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL - FACULTAD REGIONAL ROSARIO – SISTEMAS DE INFORMACION Asignatura: ADMINISTRACION DE RECURSOS Unidad 1: Administración de Proyectos Informáticos Capítulo 1: La Estrategia Empresarial y su relación con los Sistemas de Información Lic. Fabiana María Riva Revisión: Marzo de 2010 21 PASOS PARA EL ANÁLISIS FODA 1. Análisis del Ambiente Interno: Esto significará analizar los factores que definan las fortalezas y debilidades de la organización. Para el análisis de las debilidades y fortalezas puede considerar áreas como las siguientes: • Recursos: capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos notangibles. • Actividades: recursos, creatividad. • Riesgos: con relación a los recursos y a las actividades de la organización. • Contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización. 2. Análisis del Ambiente Externo Esto significará analizar los factores que definan las oportunidades y amenazas del entorno. Para el análisis de oportunidades y amenazas puede considerar áreas como las siguientes: • Entorno de la organización: proveedores, clientes, mercados, competidores • Grupos de interés: Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad. • El entorno visto en forma más amplia: aspectos demográficos, políticos, legislativos. 3. Exposición de las variables detectadas en la matriz de evaluación Una vez detectadas las variables se deben exponer en una matriz como la que se muestra para poder realizar luego la determinación de estrategias. Fortalezas F1. F2. …. Fi. Debilidades D1. D2. …. Dj. Oportunidades O1. O2. …. On. Estrategia FO (Maxi-Maxi) Estrategia DO (Mini-Maxi) Amenazas A1. A2. …. Am. Estrategia FA (Maxi-Mini) Estrategia DA (Mini-Mini) 4. Determinación de estrategias La Estrategia FO (Maxi-Maxi). Es la situación en que mejor se posicionaría una organización: poder establecer estrategias que permitan maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs- Oportunidades). Estas organizaciones pueden utilizar recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios. Las organizaciones exitosas harán lo posible por llegar a la situación donde pueda trabajar a partir de las fortalezas para aprovechar las oportunidades. Si tienen debilidades, esas organizaciones lucharán para sobreponerlas y convertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas, ellas las tratarán de enfocarse en las oportunidades. La Estrategia DO (Mini-Maxi). La estrategia DO (Debilidades –vs- Oportunidades) intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una organización podría identificar oportunidades en el ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le evite aprovechar las ventajas del mercado. Pero también ciertas oportunidades del mercado podrían servir para minimizar las debilidades existentes en la organización. La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa en las fortalezas de la organización que pueden utilizarse para contrarrestar las amenazas del ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una institución fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una organización deben ser usadas con mucho cuidado y discreción. La Estrategia DA (Mini-Mini) El objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una organización que estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas tendría que luchar por su supervivencia. Pero existen otras alternativas. Por ejemplo, esa organización podría reducir sus operaciones buscando ya sea sobreponerse a sus debilidades o esperar tiempos mejores, cuando desaparezcan esas amenazas (a menudo esas son falsas esperanzas). Sin embargo, cualquiera que sea la estrategia seleccionada, la posición DA se deberá siempre tratar de evitar.
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