Excel para administradores - Renata Salamanca

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DEDICATORIA
A	mi	esposa	Marisol	García	Salgado	y	a	mis	hijos:	Jimena,	Paloma	y	Rogelio	Yael	Martínez
García,	por	ser	mi	inspiración	para	buscar	nuevos	objetivos	en	la	vida.
Un	agradecimiento	especial	al	Colegio	de	Contadores	Públicos	del	Valle	de	Toluca,	A.C.,	por
el	apoyo	incondicional	para	la	publicación	de	este	libro.
El	AUTOR
Rogelio	 Martínez	 Santana	 es	 Licenciado	 en	 Contaduría	 por	 la	 Facultad	 de	 Contaduría	 y
Administración	(UAEM)	y	Contador	Público	Certificado	con	Maestría	en	Impuestos.
Cuenta	 con	 estudios	 de	 posgrado	 como:	 Maestría	 en	 Impuestos	 (CEO),	 Diplomado	 en
Planeación	 Fiscal,	 Diplomado	 en	 Excel,	 Certificado	 en	 Excel	 por	 Microsoft	 Corporation,
Experiencia	en	Contabilidad,	Fiscal,	Auditoría	y	Excel.
Ha	sido	expositor	de	cursos	en	el	Área	Fiscal,	de	cursos	de	Excel,	 encargado	de	auditoría,
contador	general	y	auditor	externo	e	interno	de	diferentes	empresas.
Exvicepresidente	 en	 el	 Área	 de	 Capacitación	 y	 Exvicepresidente	 del	 Sector	 Externo	 del
Colegio	de	Contadores	Públicos	del	Valle	de	Toluca,	A.C.,	Exvicepresidente	de	la	Comisión
de	Normas	de	Información	Financiera.
Vicepresidente	del	Sector	Externo	del	Colegio	de	Contadores	Públicos	del	Valle	de	Toluca,
A.C.
Actualmente	es	Director	General	de	Jiparo	Consultores,	S.C.,	y	socio	activo	del	Colegio	de
Contadores	Públicos	del	Valle	de	Toluca,	A.C.
Introducción
Quiero	 agradecer	 a	 los	 lectores	 esta	 oportunidad	 que	me	 da	 de	 colaborar	 directamente	 con
ellos	 y	 compartir	 una	 herramienta	 de	 trabajo	 necesaria	 para	 quienes	 nos	 dedicamos	 a	 la
contaduría	y	a	la	administración.
La	intención	de	este	libro	es	que	los	contadores	y	administradores	cuenten	con	una	herramienta
que	 les	permita	minimizar	 la	carga	administrativa,	así	como	hacerla	productiva.	Este	 interés
surgió	a	raíz	de	la	necesidad	de	obtener	elementos	que	optimizaran	mi	trabajo	como	contador,
y	al	 ser	Excel	una	de	 la	herramientas	más	utilizadas	en	esta	profesión,	 encontré	 en	ella	una
solución	de	gran	importancia.
Excel	2016
En	la	actualidad,	por	un	lado	la	tecnología	nos	está	rebasando	en	muchas	áreas,	es	decir	las
autoridades	fiscales	utilizan	todo	lo	que	está	a	su	alcance	para	recaudar	y	realizar	operaciones
que	les	permitan	hacerlo	en	poco	tiempo;	y	por	otra	parte,	con	la	carga	administrativa	que	nos
imponen,	también	deberíamos	aprovechar	la	tecnología	como	herramienta.
Para	este	propósito,	Excel	2016	trae	cambios	importantes,	respecto	a	las	versiones	anteriores,
pero	eso	no	significa	que	no	sea	compatible	con	dichas	versiones.
Necesidades	y	opciones	de	este	libro
Cuando	 necesitamos	 terminar	 ciertos	 trabajos	 en	 poco	 tiempo,	 quisiéramos	 contar	 con	 una
solución	inmediata.	Como	contadores	y	administradores,	normalmente	nuestra	herramienta	de
tecnológica	es	la	hoja	de	cálculo	(Excel).	Con	las	funciones	y	opciones	que	ofrece	este	libro,
ustedes	encontrarán	el	apoyo	que	requieren	en	el	ejercicio	de	su	profesión.
Al	 internarse	 en	 el	 contenido	 advertirán	 trucos	 o	 técnicas	 que	 quizá	 conozcan	 y	 que
posiblemente	no	hayan	aplicado	antes,	además	de	analizar	funciones,	rangos,	tablas	dinámicas
(unas	 de	mis	 favoritas)	 y	 de	 analizar	 una	 hipótesis,	 así	 como	otras	 aplicaciones	 útiles	 para
desarrollar	papeles	de	trabajo	en	un	menor	tiempo.
Uno	de	 los	 cambios	 importantes	que	 se	 implementaron	desde	 la	versión	2007,	 fue	que	para
guardar	un	 libro	de	Excel	que	no	contenga	macros,	debe	hacerse	con	 la	extensión	XLSX;	si
este	libro	contiene	macros,	se	guardará	con	la	extensión	XLSM.	Se	guardan	con	esta	extensión,
al	momento	de	seleccionar	la	opción	Guardar	como,	ya	que	nos	habilita	las	opciones	de	libro
de	Excel,	libro	habilitado	para	macros	y	libro	de	Excel	97-2003.
La	diferencia	consiste	en	que	al	guardarlo	como	libro	de	Excel,	lo	hará	de	manera	normal,	sin
macros,	 con	 la	 desventaja	 de	 que	 en	 caso	 de	 contener	macros,	 al	 guardarse	 como	 libro	 de
Excel,	se	perderá	la	información	generada	en	VBA.
Una	 recomendación	 importante	 es	 que	 si	 estoy	 utilizando	 Excel	 2016	 es	 importante	 que	 se
tenga	 instalado	 en	nuestra	 computadora	 el	Windows	10,	 debido	 a	 que	 las	 versiones	 son	 las
más	actuales;	en	caso	de	utilizar	una	versión	anterior	de	Windows,	esta	no	contendrá	todos	los
complementos	que	se	necesitan	y	posiblemente	no	se	vean	correctamente	algunas	aplicaciones.
Lo	más	importante	de	los	retos	que	te	pone	la	vida,	no	es	demostrárselo	a	nadie,	sino	demostrarte	a	ti	mismo	de
qué	eres	capaz.
Recordemos	aquel	dicho	muy	famoso:	“el	hambre	me	tira,	pero	el	orgullo	me	levanta”.
Inicio	de	Excel
Antes	de	comenzar,	por	favor	descargue	el	material	en	la	siguiente	liga:
http://jiparo.com.mx/Archivo_Disco.zip?desgargar=Descargar
Excel	es	la	hoja	de	cálculo	más	usada	en	todo	el	mundo,	tanto	así	que	todos	los	programas	de
cómputo	enfocados	en	cuestiones	numéricas	y	en	las	áreas	contables,	utilizan	esta	herramienta
como	base	para	la	determinación	de	ciertos	procedimientos.
La	 cualidad	 de	 esta	 es	 su	 versatilidad	 y	 por	 ser	 parte	 de	Microsoft	 Office	 ya	 es	 garantía.
Además,	 tiene	 una	 vinculación	 universal	 con	 las	 otras	 aplicaciones	 del	 mismo	 Microsoft
Office,	 lo	 cual	 significa	 que	 en	 el	 mismo	 uso	 de	 una	 hoja	 de	 cálculo	 se	 pueden	 abrir
presentaciones	con	gráficos,	imágenes,	texto,	Web,	etcétera.
Ahora	 bien,	 lo	 primero	 que	 debemos	 entender	 son	 los	 principales	 elementos	 de	 la	 hoja	 de
cálculo,	características	principales	que	se	muestran	a	continuación:
http://jiparo.com.mx/Archivo_Disco.zip?desgargar=Descargar
Estas	son	algunas	de	las	aplicaciones	directas	a	una	hoja	de	cálculo	de	un	libro	de	Excel.	Nos
tardaríamos	una	eternidad	en	explicar	cada	una	de	ellas;	conforme	vayamos	avanzando	en	el
contenido	de	este	libro,	veremos	que	hay	otras	aplicaciones	de	gran	utilidad	y	que	minimizan
la	carga	administrativa.	Hay	muchas	combinaciones,	tanto	de	teclas	como	de	funciones,	y	otras
aplicaciones	que	más	adelante	explicaremos.
Uso	del	teclado
Antes	 de	 empezar	 a	 utilizar	 cualquier	 herramienta	 que	 nos	 facilita	 Excel,	 es	 recomendable
aprender	a	manejar	el	 teclado	con	aplicaciones	directas	a	esta	maravillosa	hoja	de	cálculo.
Con	 este	 método	 se	 minimiza	 el	 tiempo	 de	 manera	 considerable.	 En	 ocasiones	 queremos
aplicar	funciones	o	vínculos	que	nos	permitan	trabajar	más	rápido	dentro	de	nuestros	papeles
de	trabajo.
Con	la	entrada	de	la	versión	2016	se	van	minimizando	muchas	aplicaciones,	debido	a	que	ya
contiene	aplicaciones	más	directas.	Lo	 recomendable	para	aprender	a	manejar	el	 teclado	es
practicar	todo	el	tiempo	con	este	y	olvidarnos	por	un	tiempo	del	ratón,	ya	que	no	utilizarlo	nos
obliga	a	no	ser	dependientes	de	él.
A	continuación	se	muestra	un	cuadro	con	algunas	opciones	para	aplicar:
Para	windows
Algunas	acciones	de	Windows	están	 limitadas	o	habilitadas,	dependiendo	de	 la	versión	que
tenga	instalada	en	su	computadora.
Como	prueba	del	teclado,	en	una	hoja	activa	de	Excel	ponga	su	nombre,	después	ubíquese	en
la	celda	siguiente	con	dirección	hacia	adelante	y	presione	CTRL	+	D;	y	verá	que	copia	y	pega
el	concepto.	Lo	puede	hacer	también	hacia	abajo,	pero	con	CTRL	+	J.
Aplicación	de	listas	personalizadas
En	 ocasiones	 cuando	 necesitamos	 tener	 a	 la	 mano	 una	 serie	 de	 datos	 que	 aplicamos
constantemente,	lo	que	hacemos	es	anotar	uno	por	uno.	Por	ejemplo,	si	soy	contador	público	y
necesito	una	lista	de	las	declaraciones	que	debo	realizar	por	mes,	anoto	cada	una	en	una	fila	o
columna,	 pero	 la	 pregunta	 es	 ¿cuánto	 tiempo	 invierto	 en	 hacer	 una	 lista	 por	 cliente?,	 ahora
imagínese	si	tengo	100.
La	opción	para	este	caso	son	las	listas	personalizadas.	Para	realizar	una	lista	personalizada	lo
primero	es	ubicar	la	pestaña	de	archivo	que	se	encuentra	en	el	extremo	superior	izquierdo	de
su	pantalla.	Dé	clic	en	opciones,	se	desplegará	una	lista	de	opciones.	Dé	clic	en	Avanzadas	y
nos	vamos	hasta	el	final	de	esta	opción,	en	General	Opciones	Web	aparece	un	recuadrocon	el
nombre	de	Modificar	listas	personalizadas	(vea	siguiente	figura):
Después	de	identificarla,	le	damos	clic	y	se	abrirá	un	recuadro	como	el	que	sigue:
Hay	 dos	 opciones	 para	 generar	 estas	 listas.	 Una	 es	 directamente	 dar	 clic	 en	 Agregar,	 que
habilita	 el	 recuadro	 de	 entradas	 de	 lista,	 ahí	 vamos	 anotando	 los	 conceptos	 que	 deseamos
aparezcan	en	la	hoja	de	cálculo.
Realicemos	el	siguiente	ejemplo:	supongamos	que	necesitamos	ubicar	dentro	de	esta	lista	los
conceptos	de	las	declaraciones	comunes:
• Pago	provisional	del	ISR
• Pago	provisional	del	IVA
• DIOT
Anotamos	 un	 concepto	 y	 le	 damos	 enter,	 anotamos	 el	 que	 sigue	 y	 le	 damos	 enter,	 y	 así
sucesivamente,	 hasta	 terminar	 con	 los	 conceptos	 que	 deseamos.	 Al	 terminar	 de	 anotar	 los
conceptos,	le	damos	agregar	de	nuevo	y	los	conceptos	que	anotamos	automáticamente	se	pasan
al	 cuadro	 de	 listas	 personalizadas.	 Inmediatamente	 le	 damos	 clic	 en	 aceptar	 y	 otra	 vez	 le
damos	clic	en	aceptar	—aparentemente	la	hoja	de	Excel	no	hizo	nada—,	pero	ahora	veremos
el	resultado.
Posiciónese	en	una	celda	de	la	hoja	activa	de	Excel	y	escriba	uno	de	los	conceptos	que	anotó
en	su	lista	personalizada;	después	ubique	el	ratón	en	la	parte	inferior	derecha,	en	la	esquina	de
la	celda	activa	y	arrastre	el	ratón	hacia	adelante	o	hacia	abajo,	verá	cómo	se	van	incrustando
cada	uno	de	los	conceptos.
Después,	 suelte	 el	 ratón	 y	 los	 conceptos	 se	 pegarán	 automáticamente	 en	 las	 celdas
correspondientes.
La	 otra	 opción	 es	 colocar	 en	 una	 hoja	 de	 Excel	 los	 conceptos	 que	 deseamos	 aparezcan	 en
nuestra	 lista	 personalizada,	 ya	 sea	 en	 forma	 horizontal	 o	 vertical,	 aunque	 recomiendo	 que
siempre	sea	en	forma	vertical.
Vamos	 a	 suponer	 que	 queremos	 que	 aparezcan	 los	 siguientes	 conceptos	 en	 nuestra	 lista
personalizada:
• Contabilidad
• Auditoría
• Impuestos
• Costos
• Finanzas
Los	ponemos	en	nuestra	hoja	de	Excel,	luego	damos	clic	en	la	pestaña	Archivo>	Opciones>
Avanzadas>	 General>	 Opciones	 Web>	 Modificar	 listas	 personalizadas>	 Importar
(después	de	darle	clic	en	importar,	le	damos	clic	en	el	botón	que	está	al	lado	izquierdo	del
icono	de	importar	y	seleccionamos	los	conceptos	en	la	hoja	de	Excel)>	Agregar;	después
le	 damos	 otra	 vez	 clic	 en	 Importar>	 aceptar>	 aceptar.	 Para	 probarlo,	 hay	 que	 anotar	 un
concepto	de	los	que	consideramos	y	hacer	el	mismo	procedimiento	que	en	la	opción	anterior
(colocamos	el	ratón	en	la	parte	inferior	derecha,	lo	arrastramos	hacia	adelante	o	hacia	abajo,	y
los	conceptos	se	colocan	en	las	celdas	seleccionadas).
Alternativas	para	trabajar	con	hojas	de	Excel
Cuando	 trabajamos	 con	 las	 hojas	 de	 Excel	 es	 importante	 manipular	 ciertas	 opciones	 para
minimizar	 la	 carga	 administrativa.	Esto	 se	 debe	 a	 que	 la	mayoría	 de	 las	 veces	 necesitamos
trabajar	 con	 un	 archivo,	 pero	 tenemos	 que	 ver	 dos	 hojas	 de	 este	 al	 mismo	 tiempo,	 como
cuando	vamos	a	modificar	en	una	hoja	y	ver	el	resultado	en	otra.
Por	 ejemplo,	 si	manejamos	nuestras	 balanzas	 y	 estados	 financieros	 en	Excel,	 y	 necesitamos
hacer	 modificaciones	 en	 la	 balanza,	 pero	 también	 queremos	 ver	 el	 resultado	 en	 nuestro
balance,	se	nos	complica	verlos	al	mismo	tiempo,	para	eso	existe	una	alternativa;	veamos	un
pequeño	procedimiento:
Posiciónese	en	un	libro	de	Excel	que	tenga	datos	en	hojas	vinculadas,	después	ubíquese	en	la
hoja	donde	se	modifican	los	datos.	En	la	pestaña	Vista>	Nueva	ventana,	en	automático	se	abre
un	libro	con	el	mismo	nombre	del	que	tiene	abierto,	pero	con	la	diferencia	que	el	primero	se
convierte	con	terminación	“:1”	y	el	nuevo	con	terminación	“:2”.
Ahora,	para	que	esta	herramienta	pueda	ser	efectiva,	en	la	misma	pestaña	de	Vista,	pero	en	el
icono	de	Organizar	todo,	seleccione	una	de	las	alternativas	que	nos	da	(Mosaico,	Horizontal,
Vertical,	Cascada),	después	reconocerá	que	hay	dos	ventanas	visibles	y	que	puede	trabajar	en
una	con	la	hoja	en	que	desee	modificar	los	datos,	y	en	la	otra	puede	ubicarse	en	la	hoja	en	que
quiera	ver	el	resultado.	Podemos	guardar	los	cambios	que	hagamos	sin	ningún	problema;	sin
embargo,	 cuando	 cerremos	 una	 de	 las	 ventanas	—porque	 ya	 no	 se	 necesite—,	 deberemos
cerrar	la	que	aparece	con	terminación	“:2”.
Inmovilizar
Otra	manera	 de	 trabajar	 con	 las	 hojas	 de	 Excel	 es	 utilizar	 la	 herramienta	 Inmovilizar.	 Por
medio	de	esta	podemos	inmovilizar	desde	una	fila	o	una	columna	hasta	los	paneles	con	los	que
estemos	trabajando	(es	muy	parecido	a	dividir).	Para	llevarlo	a	cabo,	nos	posicionamos	en	la
parte	inferior	de	una	fila	que	no	queramos	que	se	mueva,	con	el	propósito	de	ver	los	conceptos
que	tenemos.
Veamos	un	ejemplo:	supongamos	que	en	una	hoja	de	Excel	aparecen	los	meses	de	todo	el	año
en	una	fila	y	queremos	ver	las	columnas	en	las	que	están	ubicados	cada	uno	de	los	meses,	y
hacia	abajo	tenemos	una	lista	de	números	por	colocar	en	cada	mes.	Si	la	vista	de	la	pantalla
me	los	muestra	todos,	no	hay	problema,	pero	cuando	rebaso	esa	vista	empiezan	los	problemas.
La	solución	estriba	en	cómo	utilizar	Excel,	seleccionamos:	Vista>	Inmovilizar>	Inmovilizar
fila	superior,	y	después	podemos	trabajar	con	las	celdas	de	abajo,	sin	que	la	fila	superior	se
mueva.	 El	 mismo	 procedimiento	 se	 lleva	 a	 cabo	 con	 Inmovilizar	 paneles	 o	 Inmovilizar
columna.
Lo	mismo	se	puede	hacer	con	la	opción	de	dividir,	pero	esta	solo	separa	la	vista	de	la	pantalla
a	partir	de	la	fila	y	la	columna	que	se	hayan	seleccionado	Vista>	Dividir.
Cuando	queremos	movilizar	los	paneles	de	nuevo	o	quitar	la	división	aplicada,	seleccionamos
Vista>	Inmovilizar>	Movilizar	paneles.
Si	queremos	quitar	la	división,	seleccionamos	Vista>	Dividir.
Si	deseamos	que	una	hoja	no	se	encuentre	visible	dentro	del	libro,	pero	sin	que	esta	se	tenga
que	eliminar,	hay	dos	opciones:	una	es	Vista>	Ocultar,	la	otra	es	posicionarse	en	la	hoja	que
deseamos	ocultar,	dar	clic	derecho	al	ratón	y	seleccionar	Ocultar.
Si	después	deseamos	ver	la	hoja	que	ocultamos,	solo	aplicamos	lo	siguiente:	Vista>	Mostrar.
Diseño	de	página
A	menudo,	como	contadores	o	administradores,	necesitamos	trabajar	con	hojas	de	Excel	que
contengan	el	número	o	números	de	página,	el	logo	de	nuestra	empresa	o	despacho,	el	archivo
en	que	está	guardado,	la	fecha	y	la	hora	actual,	etcétera.
Hay	 una	 manera	 de	 hacer	 que	 Excel	 trabaje	 para	 nosotros	 y	 no	 nosotros	 para	 Excel:
seleccionamos	Vista>	Vistas	 de	 libro>	Diseño	 de	 página,	 en	 automático	 se	 habilitará	 una
división	de	hojas	con	encabezado	y	pie	de	página.	Si	pone	el	ratón	en	la	parte	superior	de	la
hoja,	se	dará	cuenta	de	que	se	activa	el	encabezado	y	este,	a	su	vez,	nos	habilita	tres	recuadros
en	los	cuales	podemos	adherir	las	opciones	que	nos	permite	Excel.
Para	trabajar	con	estas	opciones	es	indispensable	que	el	ratón	se	encuentre	en	estos	recuadros.
Al	estar	dentro	de	cualquiera	de	estos	recuadros,	en	la	parte	superior	de	la	ventana	de	Excel
se	 habilita	 una	 nueva	 pestaña	 con	 el	 nombre	 de	Herramientas	 para	 encabezado	 y	 pie	 de
página,	debajo	de	esta	se	encuentra	la	pestaña	de	Diseño,	que	nos	va	a	permitir	continuar	con
nuestro	 trabajo.	 Si	 le	 damos	 clic	 en	 otra	 parte	 de	 la	 hoja,	 se	 deshabilita	 esta	 pestaña;	 para
regresar	a	ella	hay	que	dar	clic	en	el	encabezado	o	pie	de	página	que	 tiene	 la	hoja	activa	y
después	seleccionar	Diseño.
Cuando	esté	dentro	de	uno	de	los	recuadros	del	encabezado,	se	dará	cuenta	de	que	en	la	parte
de	la	cinta	de	opciones	aparecen	unos	iconos	con	los	nombres:	número	de	la	página,	número
de	páginas,	 fecha	actual,	hora	actual,	etcétera.	El	procedimiento	va	a	depender	de	 lo	que	se
quiera	integrar	a	la	hoja;	después	de	haber	seleccionado	lo	que	necesita,	dé	clic	en	cualquier
parte	de	la	hoja	y	verá	cómo	se	incrustan	las	opciones	seleccionadas.
Después	 de	 insertar	 una	 opción	 es	 importante	 dar	 enter	 para	 separar	 cada	 una	 de	 las
incrustaciones	 hechas.	 Si	 insertamos	 una	 imagen,	 las	 imágenes	 que	 se	 vana	 insertar	 deben
seleccionarse	de	 Internet	 o	 de	 la	 computadora	 en	 la	 que	 estamos	 trabajando;	 si	 elegimos	 la
primera	opción	es	indispensable	estar	conectados	a	Internet,	y	si	tomamos	la	segunda	opción,
hay	que	darle	clic	Desde	un	archivo>	Examinar—	la	imagen	aparecerá	del	tamaño	de	la	hoja;
si	 lo	 que	 queremos	 es	 que	 aparezca	 solo	 en	 el	 encabezado,	 para	 que	 la	 imagen	 se	 haga
pequeña,	le	damos	clic	al	icono	de	Dar	formato	a	Imagen	(dentro	de	la	pestaña	de	Diseño)	y
donde	dice	alto	le	damos	al	número	1,	y	el	tamaño	se	va	a	minimizar.
Nota:	 si	 queremos	 ver	 la	 pantalla	 completa	 solo	 seleccionamos	 Vista>	 Vistas	 de	 libro>
Pantalla	completa.
Impresión	de	hojas
A	 veces	 cuando	 queremos	 imprimir	 nos	 cuesta	 trabajo	 dar	 margen	 o	 separar	 las	 hojas	 a
imprimir,	y	lo	que	normalmente	hacemos	es	que	le	damos	diseño	de	página>	Establecer	Área
de	 impresión;	pero	hay	otra	 forma	de	aplicar	una	 impresión	de	hojas,	 sobre	 todo	cuando	el
área	seleccionada	nos	la	divide	en	varias	hojas	solo	seleccionamos	Vista>	Vistas	de	 libro>
Ver	salto	de	página	en	automático	se	marcan	los	márgenes	de	cada	una	de	las	hojas	con	una
línea	azul,	estas	líneas	nos	van	a	permitir	dar	el	margen	necesario	para	decidir	hasta	qué	rubro
deseamos	que	se	imprima	y	nos	lo	va	a	respetar,	además	nos	da	el	número	de	página	que	le
corresponde	a	cada	una.
En	donde	se	marca	la	línea	azul	ponemos	el	ratón	y	con	este	podemos	ampliar	o	disminuir	el
área	de	impresión,	con	la	facilidad	de	insertar	una	línea	que	me	modifique	aún	más	el	margen
de	impresión,	solo	nos	posicionamos	con	el	ratón	en	la	columna	o	fila	en	que	deseamos	hacer
la	modificación	y	le	damos	clic	derecho>	Insertar.
Nota:	si	deseamos	ver	la	hoja	de	Excel	en	forma	normal	y	que	nos	quite	el	formato	actual	de
Ver	salto	de	Página,	solo	seleccionamos	Vista>	Vistas	de	libro>	Normal.
Cambiar	nombre	y	color	de	hoja
Cuando	 estamos	 trabajando	 con	 varias	 hojas	 de	 Excel	 o	 con	 un	 archivo	 en	 específico,	 lo
importante	es	identificar	cada	una	de	mis	hojas	para	aplicar	mejores	métodos	y/o	distinguir	el
contenido	que	tiene	cada	una	de	estas.
Cuando	abrimos	un	libro	nuevo	de	Excel,	por	default	me	da	una	hoja,	pero	yo	puedo	agregar
más,	ya	sea	con	las	teclas	SHIFT	+	F11	o	con	el	botón	de	agregar	hoja	(es	el	que	aparece	al
lado	derecho	de	la	Hoja	con	el	signo	+).
Ahora	 vamos	 a	 suponer	 que	 la	 hoja	 1	 quiero	 que	 se	 llame:	 Contabilidades,	 la	 hoja	 2:
Auditorías	y	la	hoja	3:	Personal,	para	hacer	esto	solo	necesitamos	poner	el	ratón	encima	del
concepto	de	cada	hoja	y	dar	clic	derecho,	al	hacerlo	aparece	un	lista	de	opciones,	 le	damos
clic	en	cambiar	nombre;	pero,	si	además	queremos	identificarla	con	un	color	diferente	a	cada
hoja,	 hacemos	 lo	 mismo,	 nos	 posicionamos	 sobre	 el	 nombre	 de	 cada	 hoja,	 le	 damos	 clic
derecho	 y	 le	 damos	 clic	 en	 color	 etiqueta.	Hay	 diferentes	 tipos	 de	 color	 y	 si	 no	 nos	 gusta
ninguno	de	los	que	tenemos	a	primera	vista,	seleccionamos	Más	colores	y	se	despliegan	otras
opciones.
Nota:	si	queremos	eliminar	una	hoja	solo	nos	posicionamos	con	el	ratón	en	la	hoja	correcta	y
le	damos	clic	derecho	y	seleccionamos	eliminar	hoja.
Manejo	de	celdas	y	columnas
Cuando	nos	adentramos	un	poco	en	Excel,	normalmente	 tenemos	 la	 inquietud	de	saber	cómo
ocultar	 filas	 y	 columnas	 y	 cómo	 trabajar	 con	 las	 celdas	 activas,	 lo	 importante	 de	 esto	 es
minimizar	la	carga	administrativa	y	tener	los	datos	a	la	mano	cuando	los	necesitemos.
Comencemos	a	ver	cómo	cambiar	el	contenido	de	una	celda	a	otra,	independientemente	de	que
contenga	 una	 fórmula,	 sin	 que	 altere	 el	 resultado.	 Para	 hacer	 este	 movimiento	 hay	 dos
opciones:	una	es	utilizando	el	teclado,	nos	posicionamos	en	la	celda	que	tiene	la	información	y
le	damos	CTRL	+	X,	nos	trasladamos	a	la	nueva	celda	en	que	deseamos	poner	la	información
y	 le	damos	enter;	 la	otra	 forma	es	posicionarnos	en	 la	celda	que	contenga	 la	 información	y
colocamos	el	ratón	en	el	contorno	de	la	celda	activa,	en	el	momento	en	que	se	forme	una	figura
en	forma	de	cruz,	le	damos	clic	y	sin	soltar	el	ratón,	lo	arrastramos	hasta	la	nueva	celda	en	que
se	vaya	a	poner	la	información.
Insertar	filas	y	columnas
Cuando	 deseamos	 insertar	 filas	 y/o	 columnas,	 normalmente	 invertimos	 mucho	 tiempo
utilizando	el	ratón,	aunque	a	veces	es	indispensable.	Veamos	las	dos	opciones:
1. Ya	sea	que	nos	posicionemos	entre	la	columna	o	en	la	fila	que	deseamos	insertar	 (las
filas	están	clasificadas	con	números	y	las	columnas	con	letras),	damos	clic	derecho	al
ratón	y	le	damos	insertar,	en	automático	agregará	una	fila	o	una	columna,	dependiendo
de	lo	que	necesitemos.
2. La	 otra	 forma	 es	 utilizando	 solo	 el	 teclado,	 si	 quiero	 seleccionar	 una	 fila,	 presiono
SHIFT	+	Barra	espaciadora,	y	si	quiero	seleccionar	una	columna,	presiono	CTRL	+
Barra	espaciadora,	 si	 quiero	 agregar	 una	 fila	 o	 columna,	 solo	 presiono	CTRL	+	 el
signo	de	+	y	en	automático	se	agregará.
Eliminar	filas	y	columnas
Al	 igual	 que	 en	 el	 proceso	 anterior,	 para	 eliminar	 filas	 y/o	 columnas,	 hay	 dos	 formas	 de
hacerlo:
1. Nos	posicionamos	en	la	fila	o	columna	que	deseamos	eliminar,	le	damos	clic	derecho	al
ratón	y	seleccionamos	eliminar.
2. La	otra	forma	es	con	el	uso	del	teclado,	si	quiero	seleccionar	una	fila,	presiono	SHIFT
+	 Barra	 espaciadora,	 si	 quiero	 seleccionar	 una	 columna,	 presiono	CTRL	 +	 Barra
espaciadora,	si	quiero	eliminar	una	fila	o	columna,	solo	presiono	CTRL	+	el	signo	de	-
y	en	automático	se	eliminará.
Agrupar	filas	y	columnas
Cuando	estamos	trabajando	con	hojas	que	van	a	contener	un	gran	número	de	filas	o	columnas	y
en	 las	cuales	necesitamos	ocultar	algunas,	debido	a	 lo	extensa	que	puede	ser	 la	 información
que	 necesitamos	 dentro	 de	 la	misma	 hoja,	 lo	 que	 hacemos	 es	 seleccionar	 filas	 o	 columnas,
después	 dar	 clic	 derecho	 al	 ratón	 y	 seleccionar	 ocultar,	 pero	 existe	 la	 desventaja	 de	 que
después	hay	que	seleccionar	entre	las	dos	filas	o	entre	las	dos	columnas,	dentro	de	las	cuales
están	ocultas,	ya	sean	las	filas	o	columnas,	y	darle	mostrar;	procedimiento	en	el	que	se	invierte
demasiado	tiempo.
Para	 mí,	 la	 mejor	 opción	 es	 seleccionar	 las	 filas	 o	 las	 columnas	 que	 deseamos	 ocultar,
después	Datos>	Esquema>	Agrupar,	de	inmediato	en	la	parte	superior	de	las	columnas	o	al
lado	izquierdo	de	las	filas	se	va	a	insertar	una	línea	con	un	signo	de	(-),	el	cual	significa	que	al
darle	un	clic	se	van	a	ocultar	 las	filas,	y	cuando	estas	se	ocultan	se	convierte	 la	 línea	en	un
signo	de	(+)	esto	significa	que	al	darle	clic	se	van	a	mostrar	las	filas	o	columnas.
Como	se	ve	en	la	figura	anterior,	al	agrupar	unas	filas	o	columnas,	se	puede	agrupar	dentro	de
esa	misma,	otro	bloque	de	filas	o	columnas.
Ahora	si	queremos	desagrupar	las	filas,	porque	ya	no	queremos	que	aparezca	así	o	porque	ya
no	lo	necesitamos,	solo	seleccionamos	las	filas	o	columnas	que	agrupamos	Datos>	Esquema>
Desagrupar,	de	esta	manera	nuestra	hoja	tendrá	la	misma	vista	que	al	inicio.
Celdas	personalizadas
Es	importante	conocer	la	manera	de	personalizar	las	celdas	de	mi	hoja	de	cálculo	¿qué	pasa
cuando	 dentro	 de	 una	 celda	 activa	 necesito	 poner,	 tanto	 el	 importe	 como	 el	 concepto?,	 y
cuando	 hacemos	 esto,	 en	 una	 suma	 o	 resta	 el	 resultado	 que	 nos	 arroja	 es	 un	 error,	 aquí	 la
pregunta	es	¿se	puede	poner	el	importe	y	el	concepto	en	la	misma	celda?
La	 respuesta	 es	 sí,	 el	 procedimiento	 es	 el	 siguiente:	 supongamos	 que	 en	 una	 celda	 tenemos
importe,	 IVA	 y	 Subtotal,	 y	 necesitamos	 poner:	 Importe	 10,000.00,	 IVA	 1,600	 y	 Subtotal
11,600.00,	para	verificar	que	lo	que	estamos	haciendo	es	correcto,	abra	un	libro	nuevo;	para
hacerlo,	en	mi	barra	de	herramientas	aparece	un	icono	blanco	en	forma	de	hoja,	le	damos	clic.
Ya	que	abrimos	el	nuevo	 libro	en	 la	celda	B5	ponemos	10,000.00,	en	 la	celda	B6	 ponemos
1,600	y	 en	 la	 celda	B7	 sumamos	 las	 celdas	B5	+	B6.	Ahora	 nos	 ubicamos	 en	 la	 celdaB5
abrimos	 formato	de	 celdas,	 ya	 sea	 con	 clic	 derecho	 en	 el	 ratón	o	presione	CTRL	+	 1,	 nos
ubicamos	en	la	pestaña	de	número	y	seleccionamos	Personalizada.
Algo	muy	importante	que	debemos	saber	es	que	cuando	queremos	anotar	un	texto	dentro	de	una
fórmula	o	en	formato,	este	debe	ir	entre	comillas;	una	vez	que	estamos	en	personalizada	nos
aparece	un	concepto	de	Estándar	y	una	lista	de	formatos,	lo	que	debemos	hacer	es	seleccionar
el	primer	cero.
Después	de	haber	seleccionado	el	primer	cero,	le	damos	clic	al	lado	izquierdo	de	este	y	luego
abrimos	comillas,	dentro	de	estas	ponemos	el	 importe	y	 las	 cerramos,	después	 le	damos	un
espacio.
Inmediatamente	le	damos	aceptar.	El	resultado	es	el	siguiente:
Si	se	dan	cuenta,	en	 la	parte	de	Barra	de	Fórmulas	aparece	solo	el	 importe	de	10,000	y	no
afecta	 en	 nada	 el	 texto	 ni	 la	 suma,	 puede	 hacer	 el	 mismo	 procedimiento	 para	 el	 IVA	 y	 el
Subtotal.
Personalizar	fecha
Veamos	un	ejemplo	para	personalizar	el	formato	de	fecha	en	una	celda	determinada.	Primero
vamos	a	abrir	un	 libro	nuevo	y	poner	una	 fecha	actual	en	 forma	 tradicional	en	 la	celda	B1,
31/01/2016,	al	poner	esta	fecha,	podemos	optar	por	considerar	 los	 formatos	que	por	default
nos	maneja	Excel,	 pero	 vamos	 a	 suponer	 que	 ninguno	 de	 esos	 nos	 gusta	 y	 quisiéramos	 que
aparezca	 de	 la	 siguiente	 manera	 sábado	 31	 de	 diciembre	 de	 2016;	 es	 similar	 al	 ejemplo
anterior,	ya	que	tenemos	la	fecha	en	la	celda	B1,	abrimos	formato	de	celdas	(con	CTRL	+	1)	y
en	la	pestaña	de	Número	nos	vamos	hasta	personalizada,	después	borramos	el	texto	que	tiene
en	el	recuadro	tipo	y	ponemos	la	d	y	después	la	repetimos.	Si	lo	notaron,	en	cuanto	ponemos
la	primer	d	me	aparece	el	número	del	día,	si	 le	ponemos	dddd	nos	aparece	el	día	con	letra,
luego	le	ponemos	otra	vez	dd	y	nos	aparece	de	nuevo	el	número	de	día.
Si	recuerdan	en	párrafos	anteriores	habíamos	comentado	que	para	escribir	un	texto	dentro	de
una	 fórmula	 o	 formato,	 tenemos	 que	 hacerlo	 entrecomillado,	 así	 que	 después	 de	 que	 me
aparece	el	día	con	letra	y	con	número,	abrimos	comillas	y	ponemos	la	palabra	de	(“de”),	así
se	 va	 formando	 el	 formato	 y	 este	 tipo	 de	 personalización	 se	 ve	 en	 la	 parte	 superior	 del
recuadro,	 donde	 dice	 muestra.	 Ahora,	 para	 culminar	 ponemos	 mmmm	 y	 esto	 hace	 que
aparezca	 el	 mes	 en	 texto,	 después	 abrimos	 comillas	 y	 ponemos	 la	 palabra	 de	 (“de”),
enseguida	ponemos	aaaa,	 esto	hará	que	aparezca	el	 año	en	número,	para	 finalizar	 le	damos
aceptar	y	nuestro	formato	está	listo.
Nota:	en	lo	que	se	refiere	a	fechas:	la	letra	d	significa	día,	la	letra	m	significa	mes	y	la	letra	a
significa	año.
Si	 ponemos	 una	 fecha	 en	 la	 celda	 donde	 le	 dimos	 el	 formato	 de	 celda,	 veremos	 que	 ahora
aparece,	pero	con	letra	y	número.
La	opción	de	formato	de	celda	tiene	una	gran	variedad	de	opciones	para	trabajar	con	ellas	y
darle	 una	mejor	 imagen	 a	 nuestro	 trabajo.	Hay	más	 opciones	 dentro	 del	 formato	 de	 celdas,
algunas	de	ellas	son:
• Alineación.	El	formato	que	le	podemos	dar	a	nuestras	celdas,	también	se	puede	hacer
que	el	contenido	de	la	celda	de	un	giro	de	90	grados;	o	bien,	combinar	celdas,	dar
sangría	a	un	texto,	centrar,	rellenar,	etcétera.
• Fuente.	Muchas	de	las	opciones	que	vienen	aquí	podemos	encontrarlas	en	la	pestaña
inicio	de	Excel,	pero	es	conveniente	conocerlas,	ya	que	podemos	optar	por	el	tipo	de
letra,	color,	tamaño,	efectos,	etcétera.
• Bordes.	Es	muy	importante	el	contorno	que	deseamos	que	aparezca	en	el	formato	de
nuestra	hoja	de	trabajo.	En	esta	pestaña	podemos	encontrar	diferentes	opciones	y/o
combinaciones	a	elegir.
• Relleno.	En	ocasiones	queremos	dar	un	color	diferente	a	nuestros	formatos,	ya	sea	como
contenido	o	como	fuente,	y	en	esta	pestaña,	podemos	darle	una	vista	diferente	a	nuestro
trabajo.	En	caso	de	que	no	nos	guste	alguno	de	los	colores	que	están	predeterminados,
tenemos	la	opción	de	elegir	más	colores	o	tramas.
• Proteger.	Esta	alternativa	permite	proteger	el	contenido	de	nuestro	trabajo;	sin	embargo,
este	tema	lo	trataremos	en	apartados	posteriores.
Separación	de	conceptos	en	una	sola	celda
Cuando	 tengo	un	 formato	 definido	 en	 una	 hoja	 de	Excel	 y	 necesito	 agregar	 en	 una	 celda	 un
concepto	diferente	al	que	se	 tiene,	es	 importante	utilizar	el	 formato	de	celdas	aplicando	 los
bordes.
Supongamos	 que	 en	 una	 hoja	 de	 cálculo	 tenemos	 información	 parecida	 a	 la	 de	 la	 siguiente
imagen:
Aquí	 el	 problema	 equivale	 a	 decir	 que	 la	 parte	 superior	 se	 refiere	 al	 ejercicio	 y	 la	 parte
inferior	a	 los	meses	¿complicado	no?,	pero	muchas	cosas	se	puede	resolver	con	 formato	de
celdas.	Para	esto,	en	la	celda	que	está	marcada	(B8),	vamos	a	poner	lo	siguiente	AÑO,	ahora
sin	salirnos	de	la	celda	presionamos	las	siguientes	teclas	ALT	+	ENTER,	en	automático	en	la
celda	nos	va	poner	 la	escritura	como	si	estuviéramos	en	otra	 fila,	pero	en	 realidad	estamos
dentro	de	 la	misma	celda,	ahora	ponemos	MES,	 le	damos	enter	y	nuestra	 imagen	muestra	 lo
siguiente:
Todavía	se	ve	 incompleto	nuestro	 trabajo,	pero	 lo	vamos	a	corregir	de	 la	 siguiente	manera,
regresamos	a	la	celda,	presionamos	la	tecla	F2,	y	nos	posicionamos	justo	atrás	de	la	palabra
AÑO,	ahora	le	damos	varios	espacios	con	la	barra	espaciadora,	sin	salirnos	del	contorno	de
la	celda	y	le	damos	enter.
Aunque	ya	se	ve	separado	nuestro	formato,	todavía	nos	falta	darle	un	poco	de	formalidad,	para
ello	 regresamos	de	nuevo	a	 la	 celda	y	 le	damos	Formato	de	Celdas	o	presionamos	 la	 tecla
CTRL	+	 1,	 nos	 vamos	 a	 bordes	 y	 seleccionamos	 una	 diagonal	 como	 se	 ve	 en	 la	 siguiente
imagen:
Le	damos	aceptar	y	veremos	que	el	resultado	es	maravilloso.
Creación	de	rangos
Antes	de	ver	cómo	se	crean	los	rangos	en	Excel	es	importante	comentar	que	cuando	utilizamos
esta	hoja	de	cálculo,	lo	que	deseamos	es	que	haya	opciones	para	aplicarlas	en	todo	un	libro	de
Excel,	sin	que	se	tenga	que	estar	modificando	dato	por	dato.
Supongamos	 que	 tenemos	 el	 costo	 de	 un	 producto	 para	 aplicarlo	 a	 diferentes	 formatos
integrados	 en	 nuestro	 libro	 de	 trabajo;	 si	 es	 uno	 o	 cinco,	 quiero	 creer	 que	 no	 hay	 tanto
problema,	 pero	 me	 he	 encontrado	 casos	 en	 que	 tienen	 que	 modificar	 hasta	 100	 formatos,
¡imagínense	hacer	esto	a	diario	en	diferentes	libros!,	calculen	el	tiempo	invertido	y	la	verdad
es	bastante,	por	ello	veamos	una	opción	de	Excel	muy	interesante:	Rangos.
Cómo	crear	rangos
Empecemos	 con	 uno	 sencillo,	 abran	 un	 libro	 nuevo	 de	 Excel	 y	 en	 la	 celda	B5	 pongan	 el
concepto	de	Prontuario,	en	la	celda	C5	pongan	la	cantidad	de	640	(vamos	a	suponer	que	es
costo	de	un	prontuario),	pero	además	supongamos	que	este	importe	lo	debemos	repetir	varias
veces	en	diferentes	hojas	de	cálculo	del	mismo	libro	de	Excel	(demasiado	tiempo	invertido	si
lo	 hacemos	 de	 forma	 manual),	 ubíquense	 en	 la	 celda	C5,	 ahora	 en	 el	 cuadro	 de	 nombres
ponemos	Costo	y	 le	damos	enter,	de	aquí	en	adelante	 la	celda	C5	 va	 a	 ser	 el	 rango	Costo,
para	verificar	que	el	rango	es	correcto,	vayan	a	cualquier	hoja	de	ese	mismo	libro	de	Excel	y
pongan	=100	X	Costo	y	verán	que	el	resultado	es	64,000.	Como	se	puede	apreciar,	el	rango	es
una	gran	ayuda.
Identificar	un	rango	es	sencillo,	solo	empiecen	a	escribir	el	nombre	y	aparecerá	en	forma	de
función	en	un	icono	blanco.
Crear	un	solo	rango	no	fue	 tan	complicado,	pero	a	veces	 tenemos	la	necesidad	de	crear	una
lista	 de	 conceptos	 con	 importes	 en	 específico	—en	 la	 que	 sea	 necesario	 considerar	 cada
columna	 o	 cada	 fila	 como	 un	 rango	 independiente,	 o	 una	 serie	 de	 columnas	 y	 filas	 que	 se
puedan	 considerar	 como	un	 solo	 rango—,	para	 hacerlo	 usamos	 un	 procedimiento	 similar	 al
anterior	ejemplo,	con	la	diferencia	de	que	podemos	hacerlo	con	el	uso	del	teclado.
Abran	 un	 libro	 nuevo	 y	 en	 la	 celda	 A1:A5	 pongan	 Contabilidad,	 Auditoría,	 Costos,
Impuestos,	Finanzas,	ahora	en	las	celdas	B1:B5	pongan	los	costos	que	quieran,por	ejemplo:
$5,000,	$6,000,	$7,000,	$4,000,	$10,000,	después	seleccionen	de	A1:B5	y	presionamos	 las
siguientes	teclas	al	mismo	tiempo	CTRL	+	SHIFT	+	F3,	les	va	a	aparecer	un	recuadro	que
dice	crear	nombres	a	partir	de	selección	y	en	ese	hay	cuatro	opciones	Fila	superior,	Columna
izquierda,	Fila	inferior,	Columna	derecha,	como	su	mismo	nombre	lo	dice,	el	rango	que	va	a
considerar	 dependerá	 mucho	 de	 lo	 que	 seleccionemos;	 en	 este	 caso,	 vamos	 a	 seleccionar
Columna	izquierda	y	aceptar,	ya	que	los	conceptos	en	efecto	están	en	la	columna	izquierda	y
esos	son	los	que	nos	va	a	considerar.
A	 partir	 de	 ahí	 los	 importes	 de	 las	 celdas	 siguientes	 tomarán	 el	 nombre	 del	 rango	 que	 ha
creado.
Después	de	esto,	para	ver	cada	uno	de	 los	 rangos	creados	solo	damos	clic	en	el	cuadro	 de
nombres	y	se	despliega	una	lista	de	los	que	están	creados,	si	seleccionamos	uno	nos	mandará	a
la	celda	donde	esté	creado.
Cómo	editar	y	eliminar	rangos
Ya	que	hemos	creado	nuestros	rangos	es	importante	saber	cómo	editar	o	eliminar	alguno,	pues
en	 ocasiones	 generamos	muchos,	 pero	 conforme	 vamos	 avanzando	 en	 nuestros	 trabajos	 nos
damos	cuenta	de	que	algunos	son	innecesarios	o	de	que	el	rango	realizado	con	anterioridad	se
tiene	que	modificar.
Para	visualizar	el	editor	de	Rangos	hay	que	seguir	estos	pasos:	oprimir	 las	siguientes	 teclas
CTRL	+	F3,	y	de	inmediato	se	visualizará	un	recuadro,	como	el	de	la	siguiente	figura:
Al	aplicar	esta	opción,	nos	da	tres	alternativas:	Nuevo,	Editar	y	Eliminar.	Es	recomendable
practicar	con	estas	alternativas,	las	cuales	se	pueden	utilizar	de	la	siguiente	manera:
• Nuevo.	Puede	crear	un	nuevo	rango,	al	seleccionar	un	área	diferente	o	nueva.
• Editar.	Puede	modificar	un	rango	ya	creado	y	modificar	el	área	correspondiente.
• Eliminar.	Puede	eliminar	un	rango	creado	con	anterioridad.
Rellenar	filas
Para	 rellenar	 ciertas	 filas	 y	 columnas	 con	 números	 o	 tomando	 en	 cuenta	 fechas,	 existen
diferentes	maneras	de	hacerlo,	por	ejemplo,	si	necesitamos	poner	los	números	del	1	al	1,000,
un	número	por	cada	fila	o	por	cada	columna	(de	forma	manual	es	mucho	tiempo	invertido)	y	lo
que	hacemos	es	poner	de	uno,	dos,	tres,	etc.,	o	ponemos	el	número	uno	y	en	la	siguiente	celda,
ponemos	el	signo	=	y	 luego	 le	ponemos	+1,	 esto	hace	que	se	vayan	sumando	 los	números	e
incrementando	de	uno	en	uno.
Sin	 embargo,	 hay	 otra	 solución,	 ejemplo:	 coloquen	 el	 número	 1	 en	 la	 celda	 A1,	 ahora
colóquense	 en	 la	misma	 celda	A1	 y	 en	 la	 parte	 inferior	 derecha	 de	 la	 celda	 activa,	 hay	 un
cuadro	muy	 pequeño	 que	 se	 ve	 como	 separado	 del	 contorno	 de	 todo	 el	marco,	 coloquen	 el
ratón	en	ese	punto	específico	y	este	se	verá	en	forma	de	cruz,	ahora	presionen	el	ratón	y	sin
soltarlo	arrástrenlo	hasta	la	celda	A500,	si	se	dan	cuenta	se	 llenó	de	puros	números	1,	pero
también	del	lado	derecho	de	la	última	celda	seleccionada	hay	un	cuadro	pequeño	con	el	signo
de	+,	 den	 clic	 normal	 y	 desplegará	 una	 serie	 de	 opciones	 (copiar	 celda,	 serie	 de	 relleno,
rellenar	formato	solo,	rellenar	sin	formato),	seleccionamos	Serie	de	relleno	y	en	automático
se	van	a	rellenar	las	celdas	en	forma	consecutiva.
Hay	otra	manera	de	rellenar	los	números,	hagan	la	prueba	poniendo	el	número	1	en	 la	celda
B1,	después	ubíquense	de	nuevo	en	 la	misma	celda	B1,	y	en	 la	parte	 inferior	derecha	en	 la
esquina	de	la	celda	presionen	un	clic	normal	en	el	ratón,	al	mismo	tiempo	la	tecla	CTRL,	sin
soltar	el	ratón	y	la	tecla	mencionada	arrástrenlo	hasta	la	celda	B15,	verán	cómo	se	rellena	los
números	en	forma	consecutiva.
Para	 rellenar	 conceptos	 o	 fechas	 hay	 que	 tomar	 en	 cuenta	 la	 opción	 de	 rellenar	 que	 se
encuentra	 en	 la	 ficha	 Inicio	 en	 las	 opciones	 de	 Celdas.	 Por	 ejemplo,	 supongamos	 que
necesitamos	 poner	 los	 días	 laborables	 de	 un	mes	 en	 específico,	 hacerlo	 uno	 por	 uno	 sería
demasiado	complejo,	pero	la	opción	de	rellenar,	antes	mencionada,	nos	permite	realizarlo	(la
única	 problemática	 es	 que	 considera	 todos	 los	 días	 de	 la	 semana	 y	 no	 separa	 los	 días
festivos),	para	ver	el	efecto,	en	la	celda	D1	pongan	el	número	1,	luego	seleccionen	las	celdas
de	la	D1	a	la	celda	D25,	ahora	den	un	clic	en	la	opción	Rellenar	y	se	desplegará	una	serie	de
opciones,	donde	seleccionamos	Series>	Columnas>	Cronológica>	Día	laborable>	Aceptar.
De	inmediato	se	llenará	de	los	números	del	mes	actual,	sin	considerar	sábados	ni	domingos.
Así	como	esta,	pueden	hacerse	las	otras	opciones	que	nos	permite	la	alternativa	de	Series.
Manejo	de	vínculos	e	hipervínculos
Si	queremos	trabajar	con	diferentes	formatos,	hojas	de	trabajo	o	libros	con	distinto	contenido,
pero	relacionados	al	que	estamos	elaborando	o	modificando,	en	cierto	momento	es	importante
tener	una	alternativa	a	la	mano,	y	lo	mismo	sucede	cuando	necesitamos	ver	información	de	un
solo	 cliente	 o	 proveedor,	 para	 ello	 podemos	 utilizar	 las	 opciones	 de	 Vínculos	 e
Hipervínculos.
Empecemos	 con	 la	 opción	 de	Vínculos,	 en	 una	 hoja	 de	 Excel,	 en	 un	 libro	 nuevo,	 vamos	 a
poner	 conceptos	de	cliente	y/o	proveedor,	 después	 en	otra	 columna	o	 fila	 vamos	 a	 extraer
información	 de	 otro	 libro	 que	 contenga	 datos	 que	 necesitemos	 para	 elaborar	 este	 papel	 de
trabajo	nuevo	(para	extraer	información	solo	abrimos	el	libro	donde	esté	la	información	que
necesitamos,	 luego	nos	posicionamos	en	 la	celda	o	columna	del	 libro	nuevo	donde	vamos	a
plasmarla,	ponemos	el	signo	igual,	después	regresamos	al	libro	donde	está	la	información	que
queremos,	lo	seleccionamos	con	el	ratón	y	le	damos	enter),	al	tener	esta	información	de	otro
libro,	 al	 inicio	 de	 cualquier	 sesión	 que	 iniciemos	 con	 este	 nos	 va	 pedir	 que	 actualicemos
vínculos	 —a	 veces	 es	 un	 poco	 molesto—	 para	 eliminarlo	 hacemos	 lo	 siguiente:	 Datos>
Conexiones>	 Editar	 vínculos,	 al	 hacerlo	 aparecerá	 un	 recuadro	 que	 nos	 pide	Modificar
vínculos	en	el	cual	nos	da	cinco	opciones,	le	damos	clic	en	Romper	vínculo,	y	de	inmediato
nos	aparece	otro	recuadro	en	el	que	nos	menciona	 la	 ruptura	permanente	de	 los	vínculos,	 le
damos	clic	en	Romper	vínculos,	y	 la	 información	cambia	de	 tener	 todos	 los	datos	del	 libro
donde	extrajimos	la	información	a	formato	general.
Nota:	es	importante	comentar	que	al	realizar	esta	acción	se	perderá	la	vinculación	con	el	libro
del	cual	extrajimos	dicha	información.
Crear	hipervínculos
Cuando	necesitamos	manejar	información	relacionada	entre	sí,	es	complejo	estar	en	una	hoja,
celda	o	libro,	y	para	trasladarnos	al	otro	libro	u	hoja	de	donde	requerimos	información	para
completar	 nuestro	 trabajo,	 muchas	 veces	 lo	 hacemos	 con	 el	 ratón,	 una	 buena	 opción,	 pero
demasiado	tardado;	en	otras	ocasiones	utilizamos	las	teclas	de	avanzar	página	y	CTRL,	pero
no	siempre	nos	lleva	al	lugar	que	necesitamos.	Por	ello	existe	la	opción	de	Hipervínculos.
Para	habilitar	esta	herramienta	es	importante	tener	abierto	un	libro	de	Excel	con	información
relacionada,	después	hay	dos	opciones	para	habilitar	los	Hipervínculos:
a) Clic	derecho	del	ratón>	Hipervínculos.
b) Pestaña	Insertar>	Hipervínculos.
Ahora	vamos	a	suponer	que	estamos	en	la	hoja	1	y	necesitamos	trasladarnos	a	la	hoja	2,	en	la
celda	B4;	para	hacer	esto	nos	posicionamos	en	la	hoja	1,	en	la	celda	que	queramos,	insertamos
Hipervínculo,	 seleccionamos	 Lugar	 de	 este	 documento,	 después	 Hoja	 2	 o	 la	 hoja	 a	 la	 que
deseamos	ir	y	en	la	parte	superior	(escriba	la	referencia	de	la	celda),	ponemos	B4.
Al	terminar	le	damos	aceptar	en	la	celda	que	seleccionamos	y	aplicamos	el	hipervínculo,	se
pondrá	de	color	azul	y	luego	Subrayado,	en	cuanto	esto	aparezca	hay	que	darle	un	clic	normal
y	en	automático	nos	mandará	a	la	celda	B4,	que	optamos	relacionar.
Diseño	de	hipervínculos
Cuando	estamos	 trabajando	en	nuestras	hojas	de	cálculo,	poner	un	Hipervínculo	es	una	gran
ayuda,	pero	también	es	cierto	que	si	queremos	que	nuestro	trabajo	dé	una	apariencia	especial,
hay	que	darle	un	formato	especial	con	la	inserción	deformas.
Para	empezar,	ubiquemos	la	pestaña	Insertar>	Formas,	después	seleccionemos	una	figura	que
nos	parezca	adecuada	a	nuestras	necesidades.
Una	vez	que	seleccionamos	la	forma,	en	cuanto	el	ratón	se	ponga	en	forma	de	cruz,	debemos
formar	una	figura	dentro	de	la	hoja	de	cálculo,	de	un	tamaño	considerable,	que	no	estorbe	en
nuestra	 información	y	que	nos	permita	ver	el	contenido.	Ya	elaborada	 la	 forma	 insertada,	 le
damos	 un	 clic	 sobre	 la	 figura,	 y	 en	 automático	 en	 la	 parte	 superior	 derecha	 de	 su	 hoja	 de
cálculo	se	desplegará	una	pestaña	con	el	nombre	de	Herramientas	de	Dibujo.
En	el	momento	en	que	se	genera	esta	pestaña	le	damos	clic	en	la	subpestaña	de	formato	que
también	se	habilita,	para	darle	un	mejor	diseño	a	nuestra	forma.	Podemos	darle	clic	en	efectos
de	forma	u	optar	por	Preestablecer,	Sombra,	Reflexión,	Iluminado,	etcétera.
Estas	 son	 buenas	 opciones,	 pero	 además	 podemos	 darle	 un	 relleno	 o	 un	 contorno	 más
aceptable,	con	las	diferentes	opciones	de	Formato.
En	cuanto	terminemos	de	poner	todo	el	diseño	que	deseamos	le	damos	clic	a	la	figura,	después
clic	 derecho	 al	 ratón	 y	 le	 damos	 Modificar	 texto,	 enseguida	 le	 ponemos	 el	 texto	 que
identifique	la	hoja	o	el	libro	al	que	queremos	que	nos	lleve,	enseguida	le	damos	clic	derecho
al	ratón	sobre	la	figura	e	Hipervínculo,	en	cuanto	se	habilite	la	opción,	seleccionamos	la	ruta
a	donde	queremos	que	nos	lleve.
Normalmente	 cuando	 insertamos	 un	 Hipervínculo,	 al	 pasar	 el	 ratón	 por	 encima	 de	 este,
aparece	la	ruta	del	archivo	a	donde	nos	va	a	mandar,	y	esto	es	un	poco	molesto.
Para	 evitar	 que	 esto	 pase,	 es	 importante	 que	 cuando	 estamos	 dentro	 del	Hipervínculo,	 le
demos	clic	en	Info	en	pantalla.
A	continuación	le	ponemos	el	nombre	corto	de	la	hoja	o	libro	al	que	queremos	que	nos	lleve.
Al	final	le	damos	aceptar,	después	pasamos	el	ratón	encima	de	la	figura	con	el	Hipervínculo
insertado	y	veremos	que	aparece	el	texto	que	pusimos.
Después	le	damos	clic	a	la	figura,	de	inmediato	nos	mandará	a	la	ruta	que	le	indicamos.
Nota:	 para	modificar	 o	 eliminar	 un	 hipervínculo	 solo	 hay	 que	 darle	 clic	 derecho	 sobre	 el
hipervínculo	generado	y	seleccionar	la	opción	deseada.
Valor	relativo	y	absoluto	en	una	celda
Cuando	 necesitamos	 trabajar	 con	 celdas,	 tanto	 en	 una	 hoja	 como	 al	 combinar	 con	 otras	 del
mismo	libro,	es	importante	conocer	cuándo	el	valor	de	estas	puede	ser	relativo	o	absoluto:
• Relativo.	Cuando	el	valor	de	una	celda	va	cambiando,	dependiendo	de	la	ubicación	que
se	le	vaya	dando.
• Absoluto.	Cuando	el	valor	de	la	celda	se	vuelve	fijo.	Independientemente	de	la
ubicación	que	tenga	el	valor	es	el	mismo.
Ejemplo:	 en	una	Hoja	de	Excel	pongamos	en	una	celda	 el	 concepto	de	 tasa,	 en	 la	 siguiente
ponemos	16%;	después,	en	una	columna	colocamos	los	meses,	en	otra	el	 importe,	en	otra	el
concepto	de	IVA	y	en	otra	el	total.
Luego	 de	 llenar	 nuestras	 columnas,	 en	 la	 primera	 celda	 del	 IVA	 ponemos	 el	 signo	 de	 =,
seleccionamos	la	celda	del	importe	de	enero,	lo	multiplicamos	por	la	celda	donde	colocamos
16%	y	le	damos	enter;	después	arrastramos	con	el	ratón	hacia	abajo	(ubicamos	el	ratón	en	la
parte	inferior	derecha	de	la	celda	y	en	cuanto	el	ratón	se	ponga	en	forma	de	cruz,	presionamos
el	 ratón	 y	 sin	 soltarlo,	 lo	 arrastramos	 hacia	 abajo),	 así	 vemos	 que	 el	 valor	 de	 las	 celdas
posteriores	no	respeta	la	multiplicación	de	16%,	por	este	motivo	se	hace	relativo	el	valor	de
las	celdas.
Para	un	valor	absoluto	ponemos	los	mismos	datos	en	las	mismas	celdas,	solo	que	ahora,	en	la
celda	del	IVA,	le	damos	=,	después	seleccionamos	la	celda	de	importe,	luego	la	celda	donde
está	16%,	pero	ahora	presionamos	la	tecla	F4,	cuando	hacemos	eso	estamos	anclando	la	celda
de	la	tasa	del	IVA.	Esto	lo	podemos	saber	porque	detrás	de	la	letra	de	la	columna	y	del	número
de	fila	se	agrega	el	signo	de	pesos.
Luego,	con	el	ratón	arrastramos	el	valor	de	la	celda	hacia	abajo	y	vemos	que	el	valor	de	todas
las	celdas	se	multiplica	por	16%.
Fórmulas	de	esquemas
En	ocasiones	necesitamos	realizar	sumas	y	agruparlas	por	mes,	además	de	hacer	la	suma	total,
pero	estar	dividiendo	por	mes	 toda	nuestra	 información	es	mucha	 inversión	de	 tiempo,	para
eso	 existe	 la	 opción	 de	 Subtotales.	 Primero	 ubiquemos	 la	 pestaña	 de	Datos>	 Esquema>
Subtotal.
En	una	hoja	ponemos	una	columna	donde	coloquemos	 los	meses	del	ejercicio,	 repitiéndolos
varias	veces;	y	otra	columna	donde	pongamos	el	importe	en	cada	uno	de	los	meses;	después
una	columna	del	IVA	y	por	último	una	de	total.	No	colocamos	las	sumas	de	las	columnas.
Seleccionamos	 todo	el	 contenido	y	ubicamos	 la	pestaña	Datos,	Esquema	 y	Subtotal,	 luego
habilitamos	los	conceptos	de	Importe,	IVA	y	Total.
Le	damos	aceptar	y	de	inmediato	vemos	cómo	se	agrupan	por	mes	y	se	da	el	total	del	mismo,
además	de	que	se	realiza	la	suma	de	las	tres	columnas	con	el	concepto	de	Subtotales.
Cabe	destacar	que	la	función	de	Subtotales	puede	darnos	la	opción	de	no	duplicar	los	saldos,
ya	 que	 suma	 toda	 la	 columna	 y	 no	 se	 altera	 el	 resultado	 total.	 Esto	 se	 debe	 a	 que	 tiene	 la
opción	de	=SUBTOTALES(9,F37:F37),	por	lo	siguiente:
Es	importante	practicar	con	todas	estas	opciones	y	ver	la	diferencia	en	el	resultado.
Protección	de	hojas	y	libros
Antes	de	ver	los	procedimientos,	es	importante	saber	que	por	más	que	se	proteja	un	libro
o	una	hoja,	si	alguien	quiere	abrir	el	archivo,	lo	hará.
Cuando	 tenemos	 trabajos	 que	 son	 demasiado	 importantes	 y	 no	 queremos	 que	 otra	 persona
modifique	 o	 altere	 su	 información,	 es	 trascendental	 saber	 cómo	 proteger	 nuestras	 hojas	 y
libros.
Comencemos	 con	 la	 protección	 de	 hojas.	 Al	 respecto,	 es	 importante	 destacar	 que	 estas	 se
resguardan	 una	 por	 una,	 dependiendo	 de	 las	 que	 necesitemos	 proteger	 y	 del	 límite	 de
protección;	por	ejemplo,	puedo	permitir	que	abran	el	archivo	y	solo	vean	el	contenido,	pero
que	 no	 se	 pueda	 seleccionar	 nada	 de	 esa	 hoja;	 o	 bien,	 se	 puede	 permitir	 que	 seleccionen
celdas	 protegidas	 y	 celdas	 desprotegidas,	 pero	 hay	 una	 desventaja	 con	 esta	 opción,	 que	 al
momento	en	que	se	pueda	seleccionar	y	copiar,	la	información	se	pasará	al	archivo	nuevo;	la
otra	opción	es	permitirle	ciertos	rangos	de	modificación	al	usuario.
Asimismo,	a	veces	no	queremos	que	los	usuarios	puedan	ver	las	fórmulas	utilizadas	en	nuestro
trabajo.	Como	se	darán	cuenta,	hay	muchas	opciones,	vamos	a	ver	los	diferentes	ejemplos.
Antes	 de	 hacerlo	 es	 importante	 que	 trabajemos	 con	 una	 hoja	 de	 Excel	 que	 tenga	 varias
fórmulas	en	diferentes	celdas.
1. Ejemplo	de	proteger	hoja	sin	permitir	seleccionar	ni	modificar	nada,	para	hacer	esto:
Revisar>	Cambios>	Proteger	Hoja.
De	inmediato	aparece	un	recuadro	que	nos	pide	una	contraseña	y	la	confirmación	de	la	misma.
Es	importante	guardarla,	ya	que	si	la	extraviamos	será	difícil	recuperarla.	Ahora	bien,	como
se	ve	en	la	imagen,	no	se	debe	seleccionar	ninguna	opción,	esto	hará	que	quien	desee	abrir	su
archivo	y	ver	esta	hoja,	solo	vea	el	resultado,	pero	no	podrá	seleccionar	ni	copiar	nada.	Para
probar	 el	 resultado	 es	 recomendable	 tratar	 de	 seleccionar	 o	 modificar	 las	 celdas,	 pero
veremos	que	no	se	podrá	realizar.
2. Ejemplo	 de	 protección	 de	 hoja	 con	 permiso	 de	 ciertos	 rangos	 a	modificar,	Revisar>
Cambios	>	Permitir	que	los	usuarios	modifiquen	rangos.
Aquí	verán	que	 se	habilita	un	 recuadro	 con	 tres	opciones:	Nuevo,	Modificar	y	Eliminar,	 y
como	no	hemos	dado	ningún	rango	—ya	que	este	es	el	primero—,	solo	aparecerá	habilitada	la
pestaña	de	Nuevo,	con	la	elección	de	darle	una	nueva	opción	de	cuáles	celdas	son	las	únicas
que	 quiero	 que	 el	 usuario	 pueda	modificar,	 le	 damos	 clic	 normal	 en	 el	 icono	 de	Nuevo	 y
aparecerán	 otras	 opciones,	 en	 especial	 una	 de	 título:	 no	 recomiendo	 ponerle	 título	 a	 cada
rango,	al	 final	puede	ser	confuso,	mejor	dejen	el	que	da	por	default;	correspondiente	a	 las
celdas:	en	esta	parte	damosclic	normal	en	el	cuadro	que	aparece	del	lado	derecho	y	tiene	una
flecha	roja	dentro,	para	permitirnos	seleccionar	las	celdas	que	deseamos,	en	cuanto	se	habilite
seleccionamos	 varias	 celdas,	 solo	 hay	 que	 recordar	 cuales;	 contraseña	 del	 rango:	 aquí	 se
puede	 poner	 una	 contraseña	 para	 proteger	mi	 rango,	 pero	 no	 es	 recomendable	 poner	 tantas
contraseñas	a	una	hoja.	Al	terminar	estos	pasos	le	damos	aceptar.
Después	de	hacer	esto,	Revisar>	Cambios>	Proteger	hoja,	seleccionamos	las	primeras	dos
opciones	 que	 nos	 pide	 el	 cuadro	 de	 protección	 de	 hoja,	 ponemos	 una	 contraseña	 y	 la
confirmamos;	ahora,	si	tratan	de	modificar	una	celda	de	las	que	no	permitimos	rangos	se	darán
cuenta	de	que	no	 se	puede,	pues	 indica	que	 se	encuentra	protegida;	pero	 si	después	de	esta
acción	modificamos	 una	 celda	 de	 las	 que	 permitimos	 rangos,	 verán	 que	 en	 esta	 sí	 se	 pudo
realizar	el	cambio.
3. Ejemplo	de	protección	de	hoja.	Sin	que	se	puedan	visualizar	las	fórmulas	contenidas	en
nuestra	 hoja	 de	 trabajo,	 primero	 seleccionamos	 toda	 la	 hoja	 que	 deseamos	 proteger,
haciéndolo	de	varias	maneras:
a) Presionando	las	teclas	CTRL	+	E.
b) Presionando	CTRL	+	SHIFT	+	Barra	espaciadora.
c) Dando	 clic	 normal	 al	 icono	 que	 está	 en	 forma	 de	 triángulo	 invertido,	 entre	 la
columna	A	y	la	fila	1,	después	presionamos	las	teclas	CTRL	+	1	(este	uno,	es	el	de
la	parte	superior	del	teclado),	de	inmediato	se	habilitará	Formato	de	Celdas,	ahora
le	damos	clic	en	el	icono	de	Proteger	y	habilitamos	el	cuadro	de	Oculta,	pues	el
de	bloqueada	ya	está	habilitado.
Después	le	damos	aceptar.	Ahora	protegemos	la	hoja	Revisar>	Cambios>	Proteger	Hoja,	ya
que	lo	hicimos	nos	ubicamos	en	cualquiera	de	las	celdas	que	tienen	fórmulas	y	veremos	que
podemos	visualizar	el	resultado,	pero	no	ver	las	fórmulas.
Nota:	 para	 desproteger	 una	 hoja	 se	 realizan	 los	 mismos	 pasos:	 Revisar>	 Cambio>
Desproteger	hoja,	y	pide	la	contraseña	que	pusimos	en	un	inicio.
Proteger	y	desproteger	libro
Cuando	 estamos	 trabajando	 con	 uno	 de	 nuestros	 libros	 y	 no	 queremos	 que	 lo	 modifiquen,
puede	 ser	un	 tanto	complicado	porque	 sí	podemos	proteger	hojas,	pero	 si	no	protegemos	el
libro,	 sí	 pueden	 modificarlo,	 ya	 sea	 agregando	 o	 quitando	 hojas.	 Si	 damos	 Revisar>
Cambios>	 Proteger	 libro,	 de	 inmediato	 se	 habilitará	 un	 cuadro	 que	 muestra	 Proteger
Estructura	y	Ventana	(opción	deshabilitada),	pero	recomiendo	que	solo	dejen	seleccionado	el
concepto	 de	 Estructura;	 enseguida	 pide	 una	 contraseña,	 la	 ponemos	 y	 le	 damos	 aceptar,
después	la	confirmamos	y	otra	vez	le	damos	aceptar.
Luego	de	este	paso,	aparentemente	no	hizo	nada	nuevo	y	tampoco	nos	habilitará	la	opción	de
Desproteger	 libro,	pero	si	nos	posicionamos	sobre	el	 icono	de	cualquier	hoja	del	 libro	y	 le
damos	clic	derecho	al	ratón,	veremos	que	varias	opciones	del	libro,	están	deshabilitadas,	tales
como:	eliminar,	copiar,	modificar	color,	etcétera.
Lo	anterior	significa	que	el	libro	está	protegido.	Ahora,	para	desprotegerlo	no	hay	una	opción
como	 tal;	 por	 lo	 tanto,	 recurrimos	 al	 mismo	 procedimiento	 que	 usamos	 para	 proteger:
Revisar>	Cambios>	Proteger	libro	y	nos	solicitará	la	contraseña.
Como	 vemos	 hay	 muchas	 opciones	 para	 proteger	 nuestras	 hojas	 y	 libros;	 sin	 embargo,	 si
llegáramos	a	perder	 la	 contraseña	 tendríamos	muchos	problemas	para	desproteger,	 tanto	 las
hojas	como	el	libro.
Trabajo	compartido	con	varias	hojas
En	ocasiones	necesitamos	poner	los	mismos	conceptos	en	diferentes	hojas	y	las	sumas	de	estas
celdas	 en	 la	 última	 hoja,	 lo	 cual	 se	 puede	 hacer	mediante	Trabajo	 compartido	 con	 varias
hojas,	partiendo	de	la	necesidad	de	trabajar	con	los	mismos	conceptos	o,	posiblemente,	con
los	 mismos	 montos	 en	 las	 mismas	 hojas;	 para	 ello,	 hay	 que	 abrir	 un	 libro	 nuevo,	 lo
aumentamos	a	6	hojas	y	ponemos	los	meses	de	enero	a	mayo,	y	la	última	hoja	la	nombramos
como	Total;	ahora	damos	clic	en	la	hoja	de	Enero,	después	presionamos	SHIFT	y	sin	soltarlo
le	 damos	 clic	 en	 la	 hoja	 de	Mayo,	 de	 inmediato	 veremos	 que	 todas	 las	 hojas	 se	 ponen	 en
blanco;	 luego	 nos	 ubicamos	 en	 la	 celda	B5	 de	 la	 hoja	Enero,	 ponemos	 el	 texto	 Ingresos,
después	le	damos	enter	y	si	nos	pasamos	a	cualquiera	de	las	siguientes	hojas,	de	enero	a	mayo,
veremos	que	el	mismo	concepto	aparece	en	la	misma	celda	que	en	la	hoja	de	Enero.
Podemos	realizar	la	misma	técnica	con	los	importes,	hagamos	lo	mismo	con	la	celda	C5,	solo
que	ahora	le	ponemos	la	cantidad	de	50,000.
Para	deshabilitar	las	hojas	seleccionadas,	solo	le	damos	clic	en	la	hoja	Total.
Si	 se	 desea	 hacer	 la	 suma	 de	 los	 importes	 que	 pusimos,	 solo	 nos	 ubicamos	 en	 la	hoja	 de
Total,	 en	 la	 celda	C5,	 ponemos	 la	 función	 SUMA(,	 presionamos	 SHIFT	 y	 sin	 soltarlo	 le
damos	clic	en	enero	y	 luego	 le	damos	clic	en	mayo,	cerramos	paréntesis	y	 le	damos	enter.
Como	veremos,	se	hará	la	suma	de	los	importes	de	enero	a	mayo.
Gráficos
Tipos	de	gráficos	disponibles
Microsoft	Excel	admite	muchos	tipos	de	gráfico	para	mostrar	los	datos	de	forma	comprensible
a	su	audiencia.	Cuando	se	crea	un	gráfico	o	se	cambia	el	tipo	de	uno	existente,	ya	sea	en	Excel
o	en	otros	programas	de	Office	como:	Word,	Power	Point	o	Outlook,	puede	seleccionar	uno	de
los	siguientes	tipos	de	gráficos:
• Gráficos	de	columnas
• Gráficos	de	líneas
• Gráficos	de	circulares
• 	Gráficos	de	barras
• Gráficos	de	área
• Gráficos	de	tipo	XY	(dispersión)
• Gráficos	de	superficie
• Gráficos	de	anillos
• Gráficos	de	burbujas
• Gráficos	radiales
La	 importancia	de	 insertar	gráficos	 radica	en	que,	 con	estos,	 las	variaciones	de	 los	estados
financieros	 o	 la	 actividad	 que	 desarrollemos	 tiene	 una	 mejor	 presentación	 en	 nuestros
trabajos.
Para	trabajar	mejor	con	esta	opción,	abrimos	un	libro	nuevo	de	Excel	y	en	la	hoja	1,	en	cuatro
columnas,	 vamos	 a	 poner	 los	 siguientes	 conceptos:	 Mes,	 Ingresos,	 Costos,	 Utilidades,
escribimos	los	meses	de	enero	a	diciembre,	así	como	los	importes	en	las	columnas	de	Ingresos
y	 Costos,	 determinamos	 la	 utilidad,	 después	 seleccionamos	 todo	 lo	 realizado	 y	 ahora
Insertar>	Gráficos>	Columna	agrupada.
Al	darle	clic	en	la	gráfica	de	columna	se	habilitará	un	gráfico	con	los	datos	que	pusimos	en	un
inicio.	Vamos	a	ver	que	el	gráfico	muestra	datos	verticales	y	horizontales,	al	mismo	tiempo,	en
la	parte	superior	derecha	se	agrega	una	nueva	pestaña	que	se	llama	Herramientas	de	Gráficos,
esta	opción,	a	su	vez,	habilita	dos	opciones:	Diseño,	Formato.
En	cuanto	se	genera	el	gráfico	se	habilita	el	icono	de	Diseño,	en	esta	parte	podemos	realizar
diferentes	 opciones,	 aplicar	 el	 cambio	 de	 filas	 y	 columnas;	 o	 bien,	 cambiar	 el	 formato	 que
tiene	el	gráfico	con	solo	darle	un	clic	en	 la	opción	de	estilos	de	diseño.	Esto	debe	hacerse
cuando	se	esté	dentro	del	gráfico,	de	lo	contrario	no	podremos	realizarlo,	porque	la	figura	es
la	que	tiene	las	herramientas.
Ya	que	elegimos	el	tipo	de	gráfico	nos	damos	cuenta	de	que	a	diferencia	de	Excel,	versiones
anteriores,	 esta	 versión	 nos	 permite	 ver	 los	 títulos	 centrados	 y	 otras	 características	 de
presentación.
En	 versiones	 anteriores	 aparece	 una	 pestaña	 con	 el	 nombre	 de	 presentación	 y	 si	 nos
percatamos,	 del	 lado	 derecho	 aparece	 un	 signo	 de	más	 (+),	 el	 cual	 trae	 esas	 opciones.	 El
segundo	icono	se	presenta	en	forma	de	pincel	y	muestra	los	estilos,	y	finalmente	un	icono	en
forma	de	filtro	nos	indica	el	estilo	y	color	para	el	formato	deseado.
En	el	signo	de	más	(+)	le	damos	clic	dentro	del	mismo	y	podemos	cambiarle	el	nombre;	para
poner	 los	 títulos	 en	 la	 parte	 inferior	 y	 a	 los	 costados,	 usamos	 el	 icono	 Presentación,	 en
Etiquetas,	 Rótulos	 del	 Eje.	 En	 esta	 parte	 aparecen	 dos	 opciones:	Título	 de	 eje	 horizontal
primario	y	Título	del	eje	vertical	primario,	con	las	que	podemos	poner	las	otras	opciones.
Así	como	 lo	anterior,	 existen	más	opciones	que	 se	pueden	practicar	conLeyenda,	etiquetas,
Líneas	de	Tendencia,	etcétera.
La	última	opción	de	esta	parte	es	la	de	Formato,	con	la	cual	se	puede	cambiar	el	estilo	de	la
letra,	rellenar	la	forma	o	poner	diferentes	estilos.
Hay	diferentes	opciones	dentro	de	gráficos,	lo	importante	es	ser	curiosos	y	practicar	diferentes
formatos	y	aplicaciones.
Por	último,	es	conveniente	saber	que	los	gráficos	se	puede	trabajar	dentro	de	la	misma	hoja,	o
bien,	generar	una	hoja	solo	para	el	gráfico,	lo	cual	podemos	hacer	en	el	icono	de	Diseño,	en	la
parte	superior	derecha,	aparece	un	icono	Mover	gráfico,	 le	damos	clic	y	nos	habilitará	dos
opciones:	Hoja	nueva	y	Objeto	en.
• Hoja	nueva.	Con	esta	opción	podemos	trabajar	en	una	hoja	independiente,	donde	solo	se
vea	la	gráfica.
• Objeto	en.	con	esta	opción,	se	puede	trabajar	dentro	de	la	hoja	donde	están	los	datos
con	los	que	se	elaboraron	los	gráficos,	o	bien	en	una	hoja	que	contenga	otro	tipo	de
información.
Para	eliminar	un	gráfico,	solo	tenemos	que	darle	clic	normal	al	gráfico	y	presionamos	la	tecla
DEL	o	SUPRIMIR	del	teclado,	o	damos	clic	derecho	del	ratón	y	cortamos.
Inserción	imágenes
Cuando	 trabajamos	 en	 cursos	 donde	 debemos	 hacer	 referencia	 a	 ciertas	 presentaciones,
necesitamos	 contar	 con	 imágenes	 adecuadas	 al	 tema,	 las	 cuales,	 normalmente,	 buscamos	 en
Internet,	pero	Excel	tiene	esta	opción.
Ubicamos	 la	 pestaña	 Insertar>	 Ilustraciones>	 Imágenes	 en	 línea.	 En	 esta	 parte	 es
indispensable	estar	conectado	a	Internet,	ya	que	al	darle	clic	se	activará	un	cuadro	que	dice
buscar,	 ahí	 colocamos	 el	 nombre	 de	 lo	 que	 necesitamos	 y	 aparecerán	 diferentes	 figuras
relacionadas	 con	 ello.	 Para	 ver	 la	 efectividad	 hagamos	 el	 procedimiento	 y	 solicitemos	 la
palabra	“gato”.
Veremos	cómo	aparecen	diferentes	opciones,	en	cuanto	surja	la	elegida	le	damos	doble	clic	y
en	automático	la	imagen	se	instalará	en	nuestra	hoja	de	cálculo.
Inicio	de	funciones
Antes	de	ver	el	procedimiento	de	las	funciones	de	Excel	que	podemos	aplicar	los	contadores
y/o	administradores,	es	importante	conocer	los	operadores	indispensables	para	la	aplicación
de	estas.
Operadores	de	Excel
Por	más	simple	que	se	vea	un	operador	todos	son	de	gran	importancia	e	indispensables	para	el
manejo	de	nuestras	funciones.
Además	 de	 los	 operadores	 es	 importante	 conocer	 los	 elementos	 de	 las	 funciones	 —más
adelante	veremos	el	mecanismo	de	cada	una	de	las	funciones—,	pero	sin	todos	los	elementos
no	se	puede	terminar.
1. (	)	Paréntesis,	son	la	parte	inicial	y	final	de	una	función,	sin	la	apertura	y	la	clausura	de
dicho	 argumento,	 no	 podemos	 tener	 ningún	 resultado,	 solo	 obtendremos	 texto	 o	 error,
por	ejemplo:	=SUMA(A9:B19)
2. ,	Coma,	 yo	 la	 llamo	 comodín,	 ya	 que	 debido	 a	 la	 funcionalidad	 que	 tiene	 dentro	 de
todas	las	funciones,	por	ejemplo:	(,	,	,)
3. :	Dos	puntos,	esta	parte	la	llamo	rango	o	referencia,	ya	que	con	esta	opción	podemos
dar	una	referencia	exacta	a	un	rango	determinado,	normalmente	es	para	una	columna	o
fila,	nunca	combinadas,	por	ejemplo:	B15:E15.
4. “	Comillas,	estas	van	a	jugar	un	papel	muy	importante	dentro	de	las	funciones:
• Si	necesito	poner	texto	dentro	de	una	función,	necesito	abrir	comillas	al	inicio	del
texto	y	cerrarlas	al	final.
• Si	necesito	que	una	función	dé	como	resultado	nada,	necesito	utilizar	doble	comillas
(“”).
• Si	necesito	poner	un	espacio,	pondré	comillas	al	inicio,	después	un	espacio	y	cierro
comillas	(“	”).
5. Fila,	considero	como	fila,	la	selección	de	un	renglón	completo.
6. Columna,	considero	como	tal,	a	la	columna	completa.
Nota:	 para	 insertar	 un	 signo	 exponencial	 o	 cualquier	otro	 icono,	debemos	hacerlo	desde	 el
archivo	 opciones,	 personalizar	 cinta	 de	 opciones.	 En	 la	 parte	 de	 comandos	 disponibles
aparece	por	default	Comandos	más	utilizados,	ahí	se	cambia	a	todos	los	comandos.
Después	 de	 haber	 habilitado	 lo	 anterior	 nos	 ubicamos	 en	 la	 columna	 donde	 se	 encuentran
todos	los	comandos	y	presionamos	la	letra	S	del	teclado,	de	inmediato	aparecerá	la	aplicación
de	Suma.
En	cuanto	encontremos	el	signo	exponencial	le	damos	clic	en	agregar	y	de	inmediato	se	pasará
a	la	siguiente	columna,	después	aparecerá	en	la	parte	superior	de	nuestra	hoja	de	cálculo,	para
ser	exactos,	arriba	de	archivo.
Un	método	más	 rápido	 es	darle	 clic	 en	 el	 filtro	que	 está	 en	 la	parte	 superior	de	 la	hoja	de
cálculo.
Comencemos	con	un	pequeño	ejemplo	de	Funciones.	Veamos	un	ejemplo	de	exponente	 y	de
raíz	cuadrada,	para	ello	utilizaremos	el	Signo	exponencial,	el	cual	agregamos	en	la	primera
parte	de	este	libro	(^).
Ahora	bien,	en	un	libro	o	en	una	hoja	nueva	hagamos	un	ejercicio,	y	en	una	celda	pongamos	el
siguiente	ejemplo:
El	resultado	es	100,000.00,	esto	se	debe	a	que	10	se	elevó	a	la	quinta	potencia,	aunque	a	veces
es	 difícil	 determinar	 la	 raíz	 cuadrada	 de	 cualquier	 cantidad,	 pero	 al	 utilizar	 el	 Signo
exponencial	 podemos	 elegir	 esta	 opción	 de	 la	 siguiente	manera:	 en	 la	 celda	E8,	 ponemos
=D5^(1/5),	y	el	resultado	será	10.
Como	verán,	el	 resultado	se	debido	a	que	al	sacar	el	exponente	con	el	 factor	de	decimal	se
hace	la	operación	inversa.
En	el	momento	en	que	se	desee	sacar	la	raíz	de	alguna	cantidad	en	específico,	es	importante
que	después	de	la	cantidad	se	ponga	el	signo	exponencial	y	luego	se	divida	1	entre	el	múltiplo
deseado,	ya	sea	raíz	cuadrada,	raíz	cubica,	etc.,	como	se	hizo	anteriormente.
Funciones	matemáticas	y	estadísticas
Antes	 de	 comenzar	 a	 trabajar	 con	 estas	 funciones	 hay	 que	 abrir	 un	 libro	 nuevo	 de	 Excel	 y
practicar	todas	las	funciones	que	vamos	a	utilizar.
SUMA
Una	de	 las	 funciones	más	usadas	es	 la	SUMA,	 pero	veamos	 cuáles	 son	 los	 argumentos	que
utiliza.	En	una	celda	ponemos	la	cantidad	de	50,000.00	y	en	la	celda	que	sigue	la	cantidad	de
40,000.00,	 después	 ponemos	 =SUMA,	 al	 momento	 de	 hacerlo	 se	 habilitará	 la	 función	 de
=SUMA,	 entonces	 presionamos	 la	 tecla	 Tabulador	 y	 la	 función	 estará	 lista	 para	 usarse,
inmediatamente	seleccionamos	la	celda	donde	pusimos	la	cantidad	de	50,000.00,	ponemos	una
(,),	después	seleccionamos	la	otra	celda	donde	pusimos	la	cantidad	de	40,000.00	y	le	damos
enter.
El	 resultado	 será	 90,000.00,	 pero	 la	 función	 de	 SUMA	 también	 se	 puede	 utilizar
seleccionando	ambas	celdas	y	dará	el	mismo	resultado.
ABS
=ABS(número)
Cuando	 realizamos	 operaciones	 que	 por	 alguna	 razón	 nos	 da	 como	 resultado	 un	 número
negativo	y	necesitamos	que	nos	dé	positivo,	normalmente	la	multiplicamos	por	(-1),	a	veces
esto	puede	ser	un	poco	complejo,	pero	para	ello	existe	 la	 función	ABS,	 la	cual	nos	permite
que	el	resultado	siempre	sea	positivo;	ahora	bien,	si	el	resultado	fuera	positivo	en	sí,	este	no
se	altera.
Para	 ver	 la	 aplicación	 de	 esta	 función,	 en	 una	 celda	 ponemos	 el	 número	 (-5)	 y	 en	 la	 celda
siguiente	 ponemos	 la	 función	 =ABS(número),	 al	 abrir	 el	 paréntesis	 nos	 pide	 el	 número,
seleccionamos	la	celda	donde	pusimos	el	número	negativo,	le	damos	enter	y	el	resultado	será
el	mismo	número,	pero	positivo.
ALEATORIO
=ALEATORIO()
Esta	fórmula	siempre	va	a	mostrar	los	valores	que	existen	entre	el	0	y	el	número	1,	y	como	su
nombre	lo	dice,	solo	tendrá	números	aleatorios;	por	lo	tanto,	todos	van	a	cambiar,	en	cuanto
hagamos	 una	 nueva	 función	 o	 lo	 editemos,	 si	 queremos	 ver	 cómo	 van	 cambiando,	 solo
presionamos	la	tecla	F9	del	teclado.	De	hecho,	no	necesitamos	incluir	ninguna	cantidad.
ALEATORIO	ENTRE
=ALEATORIO.ENTRE(Inferior,superior)
Si	necesitamos	saber	cuáles	son	los	números	aleatorios	que	existen	entre	una	cantidad	y	otra,
necesitamos	la	aplicación	de	la	función	ALEATORIO.ENTRE,	la	cual	nos	permite	ingresar
un	número	inferior	y	un	superior,	y	dependiendo	de	la	cantidad	que	manejemos	irán	cambiando
con	 solo	presionar	 la	 tecla	F9.	Pongamos	en	una	celda	una	cantidad	mínima	y	 en	 la	 otra	 la
cantidad	máxima	que	deseamos	considerar	en	dicha	función,	en	la	siguiente	celda	ponemos	la
función	y	seleccionamosla	celda	donde	colocamos	la	cantidad	mínima,	después	ponemos	una
coma,	al	final	seleccionamos	la	celda	donde	colocamos	la	cantidad	máxima	y	le	damos	enter.
A	partir	de	esta	fórmula	es	donde	comenzamos	a	utilizar	la	(,),	como	comodín,	ya	que	en	esta
ocasión	está	manejando	una	relación	de	números	que	existen	entre	500	y	1000.
Nota:	también	podemos	anotar	las	cantidades	dentro	de	la	función,	sin	celdas	alternas.
COCIENTE
Cuando	necesitamos	obtener	el	número	entero	de	una	división,	una	de	las	mejores	opciones	es
la	función	de	COCIENTE,	la	cual	pide	un	numerador	y	un	denominador.
El	resultado	de	esta	función	siempre	dará	un	número	entero	—aquí	no	aplicará	lo	del	redondeo
—,	en	caso	de	que	 los	decimales	que	 resulten	después	del	 entero	 sean	 superiores	a	 .50,	 no
subirá	al	siguiente	número,	siempre	va	a	regresar	al	número	entero	principal,	es	decir	elimina
los	decimales.
Para	 tener	 un	 mejor	 entendimiento,	 en	 una	 celda	 que	 consideraremos	 como	 Numerador,
ponemos	 la	 cantidad	 de	 375.00,	 en	 otra	 celda	 que	 supondremos	 como	 Denominador,
colocamos	la	cantidad	de	54.00,	luego	aplicamos	la	función	de	=COCIENTE(,	seleccionamos
la	 celda	 de	 Numerador,	 ponemos	 (,),	 después	 seleccionamos	 la	 celda	 Denominador,	 le
damos	 enter	 y	 el	 resultado	 en	 una	 división	 normal	 sería	 de	 6.9444444,	 pero	 como
COCIENTE	solo	admite	entero,	el	resultado	es	6.
Como	 se	 ve	 en	 el	 ejemplo	 el	 resultado	 es	 entero,	 en	 esta	 ocasión	 la	 (,),	 funcionó	 como
división.
Nota:	 las	 cantidades	 se	pueden	anotar	dentro	de	 la	 función	 sin	necesidad	de	utilizar	 celdas
alternas.
ENTERO
Esta	función	es	muy	similar	a	 la	de	cociente,	solo	que	esta	siempre	redondea	el	valor	hacia
abajo,	nunca	hacia	arriba,	aunque	 los	decimales	sean	superiores	a	 .50	 esta	 función	nos	pide
número,	 por	 lo	 que	 necesitamos	 poner	 un	 número	 que	 sea	 con	 decimales	 aproximados	 al
siguiente.	 Para	 hacer	 esto	 más	 entendible,	 en	 una	 celda	 pongamos	 el	 número	 9.99,	 en	 la
siguiente	 ponemos	 la	 función	=ENTERO(,	 seleccionamos	 la	 celda	 con	 el	 número	 descrito
anteriormente,	le	damos	enter	y	el	resultado	es	9.
La	cantidad	también	se	puede	anotar	dentro	de	la	función	sin	utilizar	celdas	alternas.
PRODUCTO
=PRODUCTO(número1,	número2)
Esta	función	multiplica	sus	argumentos	para	manejar	las	multiplicaciones	de	una	cantidad	por
otra	y	el	resultado	por	otra	cantidad,	a	veces	es	complicado	hacerlos	dentro	de	una	función,
pero	con	esta	opción	podemos	resolver	este	pequeño	problema.
Para	entenderlo	un	poco	mejor,	realicemos	un	ejemplo:	en	una	celda	ponemos	la	cantidad	de
10,	 en	 otra	 la	 cantidad	 de	 12	 y	 en	 otra	 la	 cantidad	 de	 12,	 colocamos	 la	 función	 de
=PRODUCTO(,	después	seleccionamos	la	primera	celda	donde	colocamos	la	cantidad	de	10,
ponemos	(,),	seleccionamos	la	segunda	celda	donde	pusimos	la	cantidad	de	12,	ponemos	 (,),
ahora	 seleccionamos	 la	 última	 celda	 donde	 pusimos	 la	 otra	 cantidad	 12,	 el	 resultado	 es
1,440.00	(esto	es	como	si	multiplicáramos	10	x	12	x	12).
En	 esta	 ocasión,	 la	 (,)	 funcionó	 como	 multiplicación;	 además,	 las	 cantidades	 se	 pueden
colocar	dentro	de	la	función	sin	utilizar	celdas	alternas.
PROMEDIO
=PROMEDIO(número1,	número2)
Devuelve	 el	 promedio	 (media	 aritmética)	 de	 los	 argumentos,	 número	 o	 texto.	 Cuando
necesitamos	 que	 en	 un	 rango	 determinado	 de	 ciertas	 celdas	 con	 datos	 específicos,	 nos
determine	 el	 promedio	 de	 las	 cantidades	 que	 en	 ellas	 se	 encuentran,	 una	 de	 las	 mejores
opciones	 es	 la	 función	 de	 PROMEDIO,	 aunque	 esta	 opción	 tiene	 ciertas	 limitantes;	 por
ejemplo,	no	se	pueden	agregar	datos	y	texto	directos	en	la	función.
Si	 estoy	 utilizando	 esta	 función,	 puedo	 combinar	 números	 y	 texto,	 siempre	 y	 cuando	 sea
mediante	celdas	alternas.	Para	entender	mejor	esta	aplicación,	veamos	un	ejemplo.
En	una	celda	ponemos	la	cantidad	de	50,	en	otra	 la	cantidad	de	100,	en	otra	celda	ponemos
Hola,	 en	 una	 última	 celda	 ponemos	 la	 cantidad	 de	 200,	 ahora	 ponemos	 la	 función
=PROMEDIO(,	después	seleccionamos	todas	las	celdas,	cerramos	el	paréntesis	de	la	función
y	vemos	que	no	altera	el	resultado	del	promedio,	omite	el	texto,	el	resultado	es	117.
REDONDEAR
Redondea	un	número	a	uno	especificado	de	dígitos.
=REDONDEAR(número,	núm.	decimales)
Cuando	 los	 contadores	 o	 administradores	 estamos	 declarando	 impuestos	—pero	 por	 alguna
razón	dejamos	de	pagar	determinada	cantidad—,	de	cualquier	manera	debemos	hacerlo,	solo
que	esta	cantidad	cambia,	ya	que	además	de	pagar	el	importe	histórico,	también	se	paga	lo	que
conocemos	como	Actualización	y	Recargos.
Estos	accesorios	se	deben	redondear	al	número	subsecuente	y	lo	que	hacemos	es	dar	formato
de	 celdas	 y	 quitar	 los	 decimales	 a	 nuestra	 celda,	 lo	 cual	 ocasiona	 un	 problema	 cuando
copiamos	la	cantidad	y	la	pegamos	en	otra	celda	porque	vuelven	a	verse	los	decimales	que	se
generaron	con	las	fórmulas	que	aplicamos	normalmente.
Lo	que	hace	esta	función	es	que	en	caso	de	que	tengamos	una	cantidad	con	varios	decimales,
los	redondeará	a	 los	decimales	o	al	entero	que	deseamos.	Para	entender	un	poco	mejor	esta
función,	elaboremos	un	caso	práctico.
En	una	celda	ponemos	 la	cantidad	de	10,	 en	otra	celda	ponemos	 la	cantidad	de	3.5,	en	 otra
celda	 ponemos	 la	 función	 de	 =REDONDEAR(,	 después	 seleccionamos	 la	 celda	 donde
colocamos	 la	cantidad	de	10,	dividimos	entre	 la	celda	donde	colocamos	 la	cantidad	de	3.5,
ponemos	(,),	al	final	ponemos	el	número	de	decimales	que	deseamos	redondee,	en	mi	ejemplo
le	pondré	el	0,	ya	que	no	quiero	que	aparezca	ningún	decimal.
Para	ver	un	mejor	comparativo	voy	a	mostrar	el	 resultado	con	 la	 función	y	el	 resultado	con
solo	la	división	normal.
En	 esta	 función	 los	 datos	 se	 puede	 incluir	 directamente	 en	 la	 función,	 de	 hecho	 es	 lo	más
recomendable,	 salvo	 que	 se	 esté	 en	 el	 supuesto	 de	 realizarlo	 para	 determinar	 saldos	 de
operaciones	ya	realizadas.
Veamos	la	aplicación	con	datos	dentro	de	la	función	explicada.
3
=REDONDEAR(10/3.5,0)
Es	 recomendable	 practicar	 con	 varias	 opciones	 para	 entender	 un	 poco	 más	 este	 tipo	 de
funciones,	pues	quienes	nos	dedicamos	a	la	contabilidad,	dependemos	mucho	de	esta,	debido	a
la	complejidad	de	nuestros	cálculos	fiscales.
Con	el	ejemplo	que	explicamos	es	conveniente	realizar	diferentes	aplicaciones,	por	ejemplo,
cuando	se	habilite	la	función	y	comencemos	a	realizar	la	división,	para	saltar	a	la	parte	donde
nos	pide	el	número	de	decimales,	debemos	poner	una	(,),	inmediatamente	podemos	probar	con
diferentes	decimales,	en	el	ejemplo	 le	puse	0,	pero	se	puede	probar	con:	2,	3,	4,	etc.,	 o	 se
pueden	hacer	cálculos	con	diferentes	cantidades.
TRUNCAR
Trunca	un	número	o	dirección	de	celda	a	un	entero.
=TRUNCAR(número,(núm.	de	decimales)
Como	ya	hemos	mencionado,	este	libro	y	el	contenido	que	hemos	desarrollado	están	enfocados
en	los	contadores	y	administradores.	En	este	caso	vamos	a	ver	una	función	que	nos	ayuda	a	no
pagar	impuestos	de	más,	por	la	determinación	de	factores,	ya	que	esta	aplicación	considera	los
decimales	 o	 enteros,	 dependiendo	 del	 rango	 que	 le	 marquemos;	 es	 decir,	 cuando	 quiero
determinar	un	factor	de	actualización	para	actualizar	un	impuesto	con	cierta	antigüedad,	si	lo
realizo	de	una	manera	cotidiana,	hay	veces	que	los	decimales	son	bastantes	y	aunque	parezca
que	no	afecta,	en	ocasiones	pagamos	bastante	dinero	por	situaciones	de	este	tipo.
Sin	embargo,	si	optamos	por	aplicar	la	función	de	TRUNCAR,	esta	nos	permitirá	determinar
correctamente	el	resultado.	Para	ver	una	mejor	aplicación	hagamos	un	ejemplo:	en	una	celda
pongamos	 la	 cantidad	 de	 100.5456,	 en	 otra	 la	 cantidad	 de	 99.5612,	 en	 la	 siguiente	 celda
ponemos	 la	 función	 =TRUNCAR(,	 seleccionamos	 la	 celda	 donde	 pusimos	 la	 cantidad	 de
100.5456,	 después	 la	 dividimos	 entre	 la	 celda	 donde	 pusimos	 la	 cantidad	 de	 99.5612,
ponemos	una	(,)	para	habilitar	los	decimales,	ponemos	4	y	con	estole	estamos	diciendo	a	la
función	 que	 solo	 nos	 considere	 hasta	 cuatro	 decimales,	 no	 va	 a	 redondear,	 tampoco	 a
considerar	otros	que	estén	continuos,	lo	que	hará	es	quedarse	con	la	cantidad	de	hasta	cuatro
decimales,	 como	 si	 los	 demás	 fueran	 ceros,	 el	 resultado	 es	1.0098000,	 aunque	 la	 división
normal	da	1.00988739.
Esta	 función	 nos	 permite	 agregar	 los	 números	 directamente	 sin	 necesidad	 de	 utilizar	 celdas
alternas,	si	vemos	un	ejemplo	con	las	mismas	cantidades,	el	resultado	será	el	mismo,	no	altera
en	nada	a	la	función.
1.0098
=TRUNCAR(100.5456/99.5612,4)
Se	pueden	hacer	varias	 pruebas	 con	 el	mismo	ejemplo,	 cambiando	 los	decimales	 a	2,	3,	 4,
etc.,	 o	 realizar	 ejercicios	 con	 diferentes	 cantidades	 o	 celdas	 que	 ya	 estén	 con	 cantidades
definidas.
SUMAR.SI
Suma	las	cantidades	de	un	criterio	en	específico.
=SUMAR.SI(rango,	criterio,[rango,	suma])
Cuando	 tenemos	 conceptos	 iguales	 en	 una	 hoja	 de	 cálculo,	 pero	 en	 diferentes	 celdas	 en	 un
rango	 determinado	 y	 necesitamos	 sumarlos,	 es	 complicado	 hacerlo	 uno	 por	 uno,	 ya	 que	 es
difícil	identificar	celda	por	celda.
Esta	función	nos	pide	un	rango	de	conceptos,	un	criterio	que	deseamos	aplicar	y	un	rango	que
necesitamos	 sumar,	 este	 tipo	 de	 funciones	 la	 podemos	 utilizar	 con	 rangos	 definidos	 o	 con
selección	de	celdas.
Veamos	un	ejemplo	con	la	primera	opción:	Rangos	ya	definidos.	Para	esto	necesitamos	poner
en	una	fila,	en	cuatro	celdas	seguidas	 los	siguientes	conceptos:	ISR,	IVA,	IETU,	ISR,	en	 la
siguiente	 fila	 ponemos	 cantidades	 por:	 1,000.00,	 2,000.00,	 2,000.00	 y	 5,000.00,	 ahora
seleccionamos	solo	los	conceptos	y	aplicamos	lo	que	vimos	en	capítulos	anteriores,	generando
un	 rango;	 ya	 que	 escogimos	 los	 conceptos	 le	 damos	 clic	 en	 el	 cuadro	 de	 Nombres	 y
nombramos	 a	 nuestro	 rango	 Impuestos,	 luego	 le	 damos	 enter,	 después	 seleccionamos	 las
cantidades,	le	damos	clic	en	el	Cuadro	de	Nombres,	nombramos	a	nuestro	rango	Cantidad	y	le
damos	enter.
Ahora	vamos	 a	 realizar	 la	 aplicación	de	 la	 función	=SUMAR.SI(,	 ponemos	 el	 concepto	 de
Impuestos,	después	ponemos	una	(,),	después	vamos	a	 insertar	 texto	en	 la	 función	(como	se
había	 comentado	 en	 capítulos	 anteriores,	 al	 escribir	 texto	 dentro	 de	 una	 función,	 hay	 que
ponerlo	entre	comillas)	“ISR”,	ahora	ponemos	de	nuevo	una	(,),	después	ponemos	Cantidad,
cerramos	 paréntesis	 y	 nuestra	 función	 sumó	 todos	 los	 conceptos	 que	 tienen	 el	 texto	 ISR,	 el
resultado	es	6,000.00.
Ahora	 hagamos	 el	 ejemplo	 de	 la	 función,	 pero	 utilizando	 selección	 de	 celdas,	 realmente	 el
mecanismo	 es	 el	 mismo,	 la	 diferencia	 es	 que	 aquí	 los	 rangos	 se	 definen	 por	 celdas
seleccionadas.	 Comencemos	 haciendo	 lo	 mismo	 que	 en	 el	 anterior,	 en	 una	 fila	 en	 cuatro
columnas	 seguidas,	 ponemos	 los	 conceptos	 de	 ISR,	 IVA,	 IETU,	 ISR,	 en	 la	 siguiente	 fila
ponemos	las	cantidades	1,000.00,	2,000.00,	2,000.00,	5,000.00,	ahora	comencemos	a	poner	la
función	=SUMAR.SI(,	 seleccionamos	 las	 celdas	 con	 los	 conceptos,	 ponemos	 el	 texto	 entre
comillas	“ISR”,	después	seleccionamos	las	celdas	con	las	cantidades,	cerramos	paréntesis	y
le	damos	enter,	el	resultado	será	el	mismo	6,000.00.
¿Qué	es	lo	que	pide	esta	función?
Cuando	 habilitamos	 esta	 función	 nos	 pide:	 un	 rango	 de	 conceptos	 que	 se	 puede	 sumar,	 un
criterio	para	considerar	los	conceptos	que	se	pueden	sumar	y	una	cantidad	por	sumar,	este	es
el	resultado	de	los	conceptos	que	contienen	cantidades	que	deben	dar	un	resultado	específico.
El	ahorro	de	tiempo	que	se	tiene	entre	esta	función	y	hacerlo	por	separado	celda	por	celda	es
bastante,	ya	que	aquí	se	consideran	rangos	o	celdas	seleccionadas.
CONTAR.SI
Cuenta	el	número	de	celdas	que	no	están	en	blanco	dentro	de	un	rango	que	coincida	con	los
criterios	especificados.
=CONTAR.SI(rango,criterio)
Esta	 función	 realiza	 una	 tarea	que	 es	 un	poco	 cansada,	 el	 contar	 cuántas	 veces	 se	 repite	 un
número	o	un	concepto	devuelve	el	número	de	veces	que	está	escrito	el	número	o	el	texto.
Es	 similar	 a	 la	 función	 antes	mencionada,	 para	 tener	 una	 idea	más	 clara	 sobre	 esta	 función
vamos	a	ver	un	caso	práctico.
En	una	fila,	en	cuatro	celdas	ponemos	lo	siguiente:	1,000.00,	2,000.00,	3,000.00,	2,000.00,	en
la	 siguiente	 celda,	 ponemos	 la	 función	=CONTAR.SI(,	 “nos	 va	 a	 pedir	 un	 rango”,	 después
seleccionamos	 las	 cuatro	 celdas	 con	 las	 cantidades	1,000.00,	 2,000.00,	 3,000.00,	 2,000.00,
“nos	va	a	pedir	un	criterio”,	ponemos	la	cantidad	2,000.00,	cerramos	el	paréntesis	y	le	damos
enter,	el	resultado	va	a	ser	2,	ya	que	está	contado	cuántas	veces	se	encuentra	2,000.00	dentro
del	rango	seleccionado.
NUMERO.ROMANO
Convierte	números	arábigos	en	romanos,	como	texto.
=NUMERO.ROMANO(número,[formal])
En	ocasiones	tenemos	la	necesidad	de	convertir	un	número	arábigo	a	número	romano,	lo	más
común	 es	 hacerlo	 manualmente,	 pero	 es	 un	 poco	 cansado.	 Con	 la	 función	 =NUMERO.
ROMANO	hay	una	solución	a	esta	problemática,	pero	tiene	la	limitante	de	que	solo	llega	al
número	3,999,	debido	a	que	el	número	4,000,	es	IV	con	una	línea	arriba	y	la	función	ya	no	lo
detecta.
Para	entender	un	poco	más	esta	función,	hagamos	un	caso	práctico.	En	una	celda	ponemos	el
número	 40,	 en	 la	 siguiente	 ponemos	 la	 función	=NUMERO.ROMANO(,	 seleccionamos	 la
celda	donde	colocamos	la	cantidad	de	40,	cerramos	paréntesis	y	le	damos	enter,	vemos	que	el
número	arábigo	se	convirtió	en	número	romano	y	el	resultado	es	XL.
En	caso	de	que	después	de	seleccionar	el	número,	pongamos	una	(,),	nos	pide	 la	 forma	más
adecuada	que	deseamos	darle	con	cinco	opciones,	pero	realmente	no	tiene	modificación,	por
eso	es	que	en	el	ejemplo	no	pusimos	ninguna	de	estas;	sin	embargo,	se	puede	practicar.
Operaciones	con	fracciones
Realmente	esta	no	es	una	función,	sino	una	aplicación	de	formato	de	celdas	de	Excel,	la	cual
permite	convertir	los	números	enteros	con	decimales,	en	fracciones.
Con	 solo	 hacer	 operaciones	 de	 suma,	 resta	 o	multiplicación	 de	 número	 normales,	 se	 puede
convertir	en	fracciones.	Veamos	un	ejemplo.
En	una	columna	ocupando	dos	celdas,	ponemos	1.5,	en	la	siguiente	columna	en	la	misma	fila,
ponemos	 la	cantidad	de	3.109375,	 en	 una	 celda	 siguiente	 hacemos	 la	 suma	de	 estas	 dos,	 el
resultado	es	4.6641.
Ahora	 seleccionamos	 las	 celdas	 que	 hemos	mencionado	 y	 abrimos	 formato	 de	 celdas,	 para
ello	hay	dos	formas:
1. Dar	clic	derecho	del	ratón	y	seleccionar	formato	de	celdas.
2. Presionar	las	teclas	CTRL	+	1),	dar	clic	en	la	pestaña	Número	y	seleccionar	Fracción.
Hay	varias	opciones,	pero	en	esta	ocasión	se	selecciona	Hasta	un	dígito	(1/4).
El	resultado	de	esta	operación	se	muestra	en	fracciones	y	sin	necesidad	de	utilizar	funciones
extras.
Función	de	matrices
Devuelve	el	producto	matricial	de	dos	matrices.
=MMULT(matriz1,matriz2)
Cuando	 necesitamos	 que	 una	 función	 realice	 aplicaciones	 de	 Matrices,	 esta	 función	 de
=MMULT,	solo	pide	que	se	tenga	el	mismo	número,	tanto	de	filas	como	de	columnas,	y	para
generar	 una	 función	 correcta	 necesitamos	 utilizar	 la	 aplicación	 de	 lo	 que	 se	 conoce	 como
Matriciales,	 por	 medio	 de	 las	 siguientes	 teclas	CTRL	 +	 SHIFT	 +	 ENTER	 (presionar	 al
mismo	tiempo),	se	generarán	las	siguientes	llaves	{	},	las	cuales	se	pueden	poner	manualmente,
pero	 no	 va	 a	 funcionar,	 la	 única	manera	 en	 que	 las	matriciales	 funcionen,	 es	 mediante	 las
teclas	mencionadas;	 de	 hecho,	 si	 la	 aplicación	ya	 está	 realizada	 y	 estamos	 en	 la	 celda	 y	 le
damos	F2,	se	editará	la	celda	y	al	hacerlo	las	llaves	desaparecerán.
Hagamos	un	caso	práctico,	en	una	hoja	pongamos	los	siguientes	datos:
Como	se	darán	cuenta	hay	cuatro	filas	y	cuatro	columnas	(como	se	mencionó	al	inicio),	ahora
realicemos	la	selección	de	estas.
Ahora	solo	ponemos	la	función	=MMULT(
Ahora	seleccionamos	el	primer	cuadro	(Matriz	1),	después	ponemos	una	(,)	para	poder	activar
la	 siguiente