introduccion_a_MS_projectLC - Paola Hernández

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INTRODUCCIÓN AL MS PROJECT 
 
 
Microsoft Project es un sistema de planificación de proyectos que le facilitará 
programar, administrar e informar acerca del mismo. 
 
INFORMACIÓN A REUNIR ANTES DE COMENZAR A 
TRABAJAR 
Antes de comenzar con la creación de un proyecto, hay que reunir la siguiente 
información: 
� Identificar las tareas del proyecto. 
� Estimar el tiempo de duración de las tareas. 
� Determinar las relaciones de orden entre las tareas. 
� Identificar los recursos que se utilizarán para completar el proyecto. 
� Identificar quién o qué llevará a cabo cada tarea o será responsable de la 
misma. 
 
 INGRESO AL MICROSOFT PROJECT 
Se ingresa al software Microsoft Project para Windows si se hace doble clic 
en el icono Microsoft Project. Seguidamente visualizará la figura 1. 
 
 
 
Figura1 
 
 
 
 
 
 
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Mgter.M Liliana Cerrano 
 BARRA DE HERRAMIENTAS 
Una barra de herramientas es un conjunto de botones tales como cuadros de 
lista que proporcionan métodos abreviados de comandos para trabajar con 
Microsoft Project. 
El uso de un botón de la barra de herramientas es normalmente, más rápido 
que la elección de un comando. 
La barra de herramientas Estandar y la barra de herramientas Formato son las 
que aparecen de manera predeterminada. 
También brinda la posibilidad de poder personalizar la barra de herramientas. 
 
Si seleccionamos VER 
 Barra de Herramientas 
Se visualizara una barra con las vistas más usadas para pasar de forma rápida 
de un lado a otro. 
 
 
 COMENZAR UNA NUEVA PROGRAMACIÓN 
 
El primer paso para crear un nuevo proyecto consiste en abrir un nuevo 
archivo y designar la fecha de comienzo o fin del proyecto así como el resto 
de la información general del mismo. 
 
 CREAR UN NUEVO PROYECTO 
 
 Hacer clic en el menú Archivo 
 Hacer clic en Nuevo 
 
 GUARDAR UN PROYECTO 
 Hacer clic en el menú Archivo 
 Hacer clic en Guardar Nuevo 
 
 INTRODUCIR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO 
 
En el mismo se podrá ingresar la “fecha de comienzo”, tal como se 
visualiza en la figura 2. 
 
NOTA: Microsoft Project calcula la fecha de fin o la fecha de 
comienzo. Si se introduce una fecha de comienzo, calculará la de fin. Si 
no se introduce una fecha de comienzo, MS Project utilizará 
automáticamente la fecha actual como fecha de comienzo. Si se 
introduce una fecha de fin, le informará cuándo necesita comenzar el 
proyecto. 
Si ingresa 
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Proyecto 
Información del proyecto 
 
 
Figura 2 
 
 
 
En la ficha “proyecto” se podrá ingresar datos generales acerca del 
mismo como ser: Fecha de comienzo o la fecha de fin, calendario 
utilizado, prioridad (para asignación de recursos),etc.. 
 
� Fecha de comienzo: Escriba la fecha de comienzo del proyecto. El 
programa calculará automáticamente la fecha de fin. 
� Programar a Partir de : Escoja si va a utilizar la programación 
desde el inicio o desde el final del proyecto 
� Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe 
ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio 
del Proyecto 
� Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el 
cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si usted desea 
iniciar desde otra fecha se debe modificar. 
 
 
 
 
 
 
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 INTRODUCIR PROPIEDADES DEL PROYECTO 
 
En el menú Archivo 
Seleccionar Propiedades, permitirá ingresar: 
 
 
Figura 3 
 
 
 INTRODUCCIÓN AL DIAGRAMA de GANTT 
 Ver 
 Diagrama de Gantt 
 
Seguidamente visualizaremos en figura 4 una tabla de información de las 
tareas y un diagrama de barras que muestra la programación del proyecto. Una 
barra de división separa la tabla de Gantt de la izquierda del diagrama de 
Gantt de la derecha. 
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Figura 4 
 
 
 AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL EN EL GANTT 
En la barra de herramientas del diagrama de Gantt (lado derecho) al clickear 
aparece la ventana Escala Temporal (figura 5) que nos permitirá variar la 
escala y adaptarla al uso que se requiera en cada proyecto. 
 
Figura 5 
 
 
 
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 CALENDARIO LABORAL 
El calendario laboral se puede seleccionar al comenzar el proyecto en: 
estándar, de 24 hs y de trabajo nocturno. 
� Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. 
con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado 
que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. 
� Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 
11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre 
de 3:00 a 4:00 de la mañana. 
� 24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de 
la semana, sin detenerse. 
 
 Si se requiere cambiar habrá que ir a 
Herramientas 
Cambiar calendario 
 
Figura 6 
 
 
Si se desea crear un calendario propio se puede realizar del siguiente modo: 
Herramientas 
Opciones 
Calendario 
En el cuadro Nombre escribir el nombre con el que vaya a identificar el 
calendario del proyecto. 
A continuación seleccione la opción Crear nuevo calendario base 
Clic en Aceptar 
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 COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO 
Clic en Proyecto 
 Información del Proyecto 
En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se 
aplicará al proyecto. 
 Clic en Aceptar. 
 
 
 
 
 INTRODUCCION DE LAS TAREAS 
 
El primer paso para la creación de un proyecto es introducir las tareas. 
MS Project asignará automáticamente una duración predeterminada de un día 
(1d.) y las fechas de comienzo y fin del proyecto. 
Al ir creando la programación del proyecto, podrá agregar, borrar y combinar 
tareas, conforme a sus necesidades, con facilidad. 
 
 Para introducir una tarea. 
1. En el campo “nombre de tarea”, escriba un nombre de tarea. 
2. Haga clic en el botón entrada o presione la tecla ENTRAR. 
 
 Para eliminar una tarea. 
 1. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desee eliminar. 
 2. En el menú Edición, elija Eliminar una tarea.(u oprimir Supr) 
 Insertar una tarea 
1. En el menú Insertar 
2. Hacer clic en Nueva Tarea ( o bien pulsando la tecla 
INSERT) 
 
 
 CAMBIAR LA DURACIÓN PREDETERMINADA 
 
Herramientas 
 Opciones 
 Programación 
 
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Figura 7 
 
Aquí se podrá cambiar la duración a semanas, horas minutos. 
 
 
 ESPECIFICACIÓN DE LA DURACION DE LAS TAREAS 
 
Una tarea con una duración cero se llama hito. Pueden utilizar hitos para 
identificar hechos significativos de la programación, así como para medir el 
avance del proyecto. 
 
♦ Para introducir una duración 
1. Seleccione el campo “Duración” para la primera tarea. 
2. Escriba un número para la longitud de la duración. 
3. Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR. 
4. Repita los pasos del 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las 
tareas. 
 
 VINCULACIÓN ENTRE TAREAS 
 
Las dependencias entre las tareas que se pueden presentar son: 
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 fin a comienzo FC 
 fin a fin FF 
 comienzo a comienzo CC 
 comienzo a fin CF 
 
 ESPECIFICAR LA DEPENDENCIA ENTRE TAREAS 
Si se desea cambiar por otra dependencia hay que hacer doble clic sobre el 
vínculo. Luego elegir alguna de las dependencias de arriba. 
La más común es una vez que terminó la tarea predecesora comienza la tarea 
sucesora. 
 
 Vincular tareas 
Seleccionar las tareas 
Edición 
Vincular 
 
NOTA: se puede crear una relación de fin a comienzo rápidamente 
mediante el mouse. Sitúe el puntero en la barra de Gantt de la tarea 
predecesoray arrastre hacia la tarea sucesora. 
 
 Desvincular 
Seleccionar las tareas 
Edición 
Desvincular 
 
 Vincular Tareas no contiguas 
 Seleccionar una tarea 
 Accionar la tecla Control 
Seleccionar la otra tarea. 
Vincular 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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EJEMPLO REDINSTAL 
 
La REDINSTAL SA. debe instalar una red LAN en una entidad financiera 
que ha adquirido recientemente un edificio de 10 pisos. 
Las actividades, duraciones y precedencias son las siguientes: 
 
Actividad Nombre Duración Precedencia 
A Determinación ubicación equipos, presup. 52 días 
B Adecuación cañerías 14 días A 
C Tendido de cableado principal 15 días A 
D Cableados exteriores 22 días A 
E Plano para el usuario 14 días A 
F Tendido cable x cañería 10 días B 
G Conexión del server a cada piso 10 días C 
H Prueba general cableado principal 12 días C 
I Conexión terminales y rotulado 10 días D F G 
J Instalación placa red en c/PC 5 días D F G 
K Conexión del server 4 días H 
L Conexión de cada PC 7 días I K 
M Prueba general y conectividad PC-server 2 días I K 
N Limpieza gral y acondicionamiento final 5 días E J L M 
 
 
En la figura 8 se observa el diagrama de Gantt luego de haber ingresado las 
tareas, sus duraciones y vinculaciones utilizando los comandos que se 
describieron anteriormente. 
Ver 
Diagrama de Gantt 
 
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Figura 8 
Si se deseara tener más detalle tal como se observa en figura 9 , se podría 
solicitar: 
 
Ver 
Más vistas 
Gantt Detallado 
 
Figura 9 
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Para observar la red del proyecto: 
Ver 
Diagrama de Red 
Aquí se destacan en color rojo las tareas críticas. 
 
Figura 10 
Si se quisiera visualizar la red separando las tareas críticas se puede solicitar 
desde la barra de herramientas agrupando por CRÍTICAS. 
 
Figura 11 
 
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También es posible visualizar la red detallada en figura 12: 
Ver 
Más Vistas 
Diagrama de Red Detallado 
 
 
Figura 12 
 
Si ampliamos la imagen de una tarea observamos que información 
proporciona: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 ASIGNACIÓN DE RECURSOS 
 
Los recursos pueden ser materiales, personal, equipos necesarios, etc., todo 
aquello que se requiera para completar el proyecto. Se pueden asignar recursos 
a las tareas y luego usar las herramientas y presentaciones para administrar 
estos recursos. Microsoft Project almacenará la información de los recursos 
con cada proyecto. 
 
La secuencia de pasos a seguir consiste en: 
 
1 Creación de la lista de recursos 
Ver 
Hoja de recursos 
Allí se ingresan todos los recursos que se pueden utilizar. 
 
2 Asignación de un recurso a una tarea: 
Ahora se está en condiciones de ir a asignar los recursos a las diferentes 
tareas para lo cual hay que volver al diagrama de Gantt. 
 
Ver 
Diagrama de Gantt 
 
Seleccionar la tarea 
 
Herramientas 
Asignar recursos 
 
Repetir la asignación con todas las tareas. 
 
3 Analizar el Uso de los Recursos 
 Ir a la Hoja de Uso de recursos, ver si existieran sobreasignaciones. 
Ver 
Uso de Recursos 
También se puede ver esto gráficamente para lo cual volvemos a la 
Hoja de recursos, y desde allí vemos el Gráfico de recursos para ver la 
sobreasignación. 
Ver 
Gráficos de Recursos 
 
 
 
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Resolución de conflictos de los recursos 
 
Si necesitáramos solucionar conflictos de recursos en los cuales estos estén 
sobre asignados y nos interesara balancearlos, en este software es posible 
solucionarlos de modo automático o manual. 
 
 
Figura 13 
 
 
NOTA: Si está automática lo redistribuye en el momento que se carga 
cada tarea por lo que se pierde el ingreso textual del proyecto. 
 
 
 
MODO AUTOMÁTICO 
Herramientas 
Balancear Recursos 
Redistribuir Ahora 
 
Cuando redistribuye la programación verifica las relaciones entre 
predecesoras, las holguras, las fechas, las prioridades y los delimitadores. 
 
 
 
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MODO MANUAL 
En el ámbito de redistribución se puede elegir: 
� Que sea completo 
� Que sea desde una fecha hasta otra. 
 
Resolver sobre asignaciones: 
Orden de redistribución: hace referencia a : 
� ESTANDAR: (predeterminado) comprueba las tareas en el orden de 
las dependencias con las predecesoras, márgenes de holgura, fechas, 
prioridades y por último delimitaciones. 
 
� identificador: comprueba las tareas según el orden ascendente de su 
identificador (ID). 
 
� PRIORIDAD ESTANDAR: primero la prioridad y luego comprueba 
dependencias con las predecesoras, márgenes de demora disponibles 
(holguras), fechas, prioridades y delimitadores.