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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE PSICOLOGÍA DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE INTERVENCIÓN EN RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL, PARA UNA INSTITUCIÓN RELIGIOSA, A TRAVÉS DE UN MODELO POR COMPETENCIAS T E S I N A QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADA EN PSICOLOGÍA P R E S E N T A: MIRLA EDITH GANDARILLA BALTIERRA DIRECTORA DE LA TESINA: LIC. ERIKA SOUZA COLÍN COMITÉ DE TESIS: DRA. MARÍA DEL CARMEN GERARDO MTRA. SILVIA VITE SAN PEDRO DRA. ERIKA VILLAVICENCIO AYUB LIC. ADRIANA MARTÍNEZ PÉREZ Ciudad Universitaria, Cd. Mx. Junio, 2016. UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. AGRADECIMIENTOS “A Dios, por regalarme lo más valioso que tengo…la vida y por permitirme servir con amor, generosidad, responsabilidad y entrega. Por ser luz en mi camino, fuerza en mi corazón, mi inspiración y motivo, por ayudarme a levantar cada vez que he caído y por poner ángeles en mi camino. Gracias Señor por tu infinito amor y misericordia”. “A ti, Madre mía, Santísima Virgen de Guadalupe, que me llamaste a servir en esta Casita del Tepeyac, sensible a las necesidades de nuestros peregrinos y consciente de la responsabilidad puesta en mis manos, te expreso mi gratitud por tu infinita bondad, por tu guía y fortaleza, por el trabajo realizado bajo tu protección y mirada amorosa. Te agradezco a ti, dulce Madre, tu intercesión ante Dios todopoderoso, para guiar mis pasos hacia la culminación exitosa de este proyecto de titulación, que hoy es un sueño hecho realidad”. A G R A D E C I M I E N T O S A la Universidad Nacional Autónoma de México, por darme la oportunidad de formarme profesionalmente y brindarme las herramientas necesarias para enfrentar y superar con éxito, los retos laborales. A la Facultad de Psicología que me dio las bases para consolidarme como profesionista, nutriéndome de los conocimientos necesarios para ejercer con dignidad, ética y responsabilidad, mi carrera profesional. A la División de Educación Continua a través de su programa “Titúlate/Gradúate” por las facilidades otorgadas para hacer realidad mi sueño de titularme de la Licenciatura y concluir exitosamente esta etapa importante de mi vida. A mi Directora de Tesis, la Lic. Erika Souza Colín, por su acompañamiento en este proceso, por su guía, dirección, asesoría, motivación y sabiduría. A ti Erika, gracias por tu disposición, tu valioso tiempo, esfuerzo y confianza, supiste apoyarme en los momentos más difíciles, con verdadera paciencia, constancia y ánimo. A mis sinodales: Dra. Carmen Gerardo, Mtra. Silvia Vite, Dra. Erika Villavicencio y Lic. Adriana Martínez, por aceptar ser parte de este importante proyecto, por su disposición, sabiduría y calidad de sus aportaciones. A Mons. Enrique Glennie Graue, Rector de Basílica de Guadalupe, por apoyarme en la realización de este proyecto, concediéndome las facilidades necesarias para poder desarrollar mi propuesta en esta institución religiosa, alcanzar mis objetivos y superar mis retos, por permitirme ausentarme de mi lugar de trabajo para la búsqueda de información y asistencia a tutorías. Gracias Monseñor por creer en mí, por su apoyo, cariño y confianza; por ser parte de mi vida y de mi historia. A las autoridades eclesiásticas y administrativas de Basílica de Guadalupe por permitirme aportar algo valioso al mejoramiento y desarrollo competitivo de esta institución religiosa, a través de una selección por competencias. D E D I C A T O R I A S. A ti papá (q.e.p.d.) que desde niña me acompañaste y estuviste presente en mis logros escolares; estoy segura que, desde el Cielo, me sigues acompañando. Papi, te llevo en mi corazón, te siento conmigo, y sé que desde donde estás, compartes mi alegría. A ti mamá, que siempre has estado conmigo y que has sido mi ejemplo, que desde el inicio de este proyecto te has mantenido pendiente, interesada y confiada en mis capacidades. Mi esfuerzo es tu esfuerzo y he sentido tu amor en todo lo que he hecho. A ti esposo y compañero de vida, por tu amor, apoyo y comprensión. Sé que hemos sacrificado tiempo en familia pero me has sabido entender y esperar. Y a ti hijo que eres mi motor, mi inspiración y mis ganas de salir adelante, te dedico en forma especial este logro, porque quiero ser un ejemplo para ti, de perseverancia y lucha, de dedicación, compromiso y responsabilidad. Eres quien más ha sentido mi ausencia, pero te recompensaré. Te amo hijo. Fermín, Hugo y Diana, hermanos míos que me han brindado todo su apoyo y entusiasmo, que me han dado un gran ejemplo de superación y constancia, les doy las gracias por su interés, su motivación y su cariño. A mi suegra, cuñados y familia, gracias por sus comentarios motivadores. A mis amigos Esperanza, Enrique, Dulce, Paty, Fernando, Nayely, Elena y a todos los que de una u otra manera me han apoyado, acompañado y celebrado esta iniciativa de alcanzar mi sueño de titulación, les agradezco el hecho de estar conmigo, motivándome hasta el final. Y a ustedes mis grandes compañeros de trabajo, a quienes admiro por su dedicación y profesionalismo, agradezco su apoyo y cariño. Somos del mismo equipo y nos esforzamos por servir en esta Casita del Tepeyac por amor a Nuestra Santísima Virgen y para mostrar su rostro amable. A todos ustedes…gracias. Í N D I C E Resumen Introducción 1 Capítulo 1. Reclutamiento y Selección de Personal. 1.1 Concepto de Reclutamiento 4 1.2 Proceso de Reclutamiento 7 1.3 Concepto de Selección de personal 16 1.4 Proceso de Selección de personal 19 1.5 La entrevista en el proceso de selección 42 Capítulo 2. Modelo de selección por competencias 2.1 Concepto de Competencias 57 2.2 Tipos de Competencias 63 2.3 Pasos para implementar una gestión por competencias 76 2.4 Selección por Competencias 79 2.5 Entrevista por Competencias 119 2.6 Beneficios de una gestión de RH basada en competencias 134 Capítulo 3. Institución Religiosa. 3.1 Concepto y personalidad 139 3.2 Asociaciones Religiosas 140 3.3 Basílica de Guadalupe, A. R. 142 Propuesta de un proceso de selección a través de un modelo por competencias para un puesto de Asistente de Dirección, en una Institución Religiosa. Justificación 146 Objetivos 147 Contexto institucional 148 Pasos para implementar un modelo de selección por competencias 154 Descripción y perfil de Puestos por competencias 157 Definición de las competencias 158 Proceso de selección por competencias 159 Guía de preguntas para la Entrevista por Competencias 163 Propuesta para la Evaluación de las competencias 164 Conclusiones 165 Alcances y limitaciones 168 Referencias 171 Anexos 179RESUMEN. La presente tesina tiene como objetivo proponer un proceso de reclutamiento y selección de personal basado en competencias, para que una institución religiosa, atraiga, seleccione e incorpore personal con potencial y talento, como parte de una gestión de recursos humanos basado en un modelo por competencias. Para cumplir con el objetivo, se realizó un trabajo de investigación y un análisis de los procesos de reclutamiento y selección de personal, tanto en sistema tradicional como en un sistema bajo el enfoque de competencias, para lo cual se detallaron las etapas de la selección por competencias propuestas por Martha Alles (2010). El campo de aplicación de esta propuesta fue la institución religiosa Basílica de Guadalupe, A. R. cuya jerarquía superior está confiada al Venerable Cabildo Colegial de Guadalupe, bajo la dirección del Rector del Santuario y cuya responsabilidad se centra en la vida pastoral. Dicha institución no se rige actualmente por una gestión por competencias y no se tienen definidos los perfiles de puestos, por lo que se eligió el puesto de Asistente de Dirección para la definición de las competencias cardinales y las competencias propias del puesto, necesarias para la descripción y el perfil por competencias. Asimismo, se propuso una guía de preguntas para realizar una entrevista por competencias y una batería de pruebas psicométricas para evaluar conocimientos, personalidad, aptitud, motivación, valores y competencias. Palabras clave: reclutamiento, selección, competencias, institución religiosa. ABSTRACT This thesis aims to propose a process of recruitment and selection based on skills, so that a religious institution can attract, select and incorporate staff with potential and talent, as part of a human resource management model based on skills. To meet this objective, a research and analysis of the recruitment and personnel selection process was done, both under the traditional and by skills system approach, for which the stages of selection by skills proposed by Martha Alles (2010) were detailed. The application field for this proposal was the religious institution Basilica of Guadalupe, A.R., whose highest hierarchy is entrusted to the Collegiate Council of Guadalupe, under the leadership of the Rector of the Sanctuary and whose responsibility is centered on the pastoral life. Such institution is not ruled by a skills management and there is no defined job profiles, for which the director’s assistant position was chosen to define the cardinal skills and the competencies of the position, needed for the competencies description and profile. A questions guide was also proposed to accomplish the competencies interview and a battery of psychometric tests to evaluate knowledge, personality, aptitude, motivation, values and skills. Keywords: recruitment, selection, skills, religious institution. 1 Introducción. El ámbito laboral ha ido evolucionando para responder a las necesidades actuales y a las exigencias de un mercado cada vez más competitivo. Las empresas y organizaciones ofrecen hoy en día, una gama de oportunidades, buscando incorporarse a la competencia internacional. Sin embargo, las condiciones del mercado laboral son cada vez más difíciles en México, debido a los cambios estructurales, la forma como se reproducen e invierten los capitales, las necesidades de abaratamiento de los costos y la competencia en el ámbito internacional, entre otras cosas (Olave, 2011). Las economías enfrentan un proceso de globalización que ha generado cambios en la forma de vivir de la competencia empresarial y ha puesto al alcance de cualquier empresa, los mismos recursos competitivos, por lo que lograr una ventaja, se ha vuelto importante para el éxito organizacional. Sin embargo, el desempleo sigue siendo una constante en nuestro país y una de sus consecuencias, se ha manifestado en el crecimiento del mercado informal. Los nuevos desafíos, los recursos humanos y su dirección, se convierten en una de las principales fuentes de ventaja competitiva. En el ámbito contemporáneo, incluso predomina el debate sobre el llamado capital humano y la gestión del conocimiento, como vías para obtener mayores rendimientos en la entidad. No obstante, las organizaciones no han prestado todavía atención suficiente al problema de la gestión eficaz de los recursos humanos, ni tampoco del cómo conseguir que estos recursos, tengan éxito en su tarea. (Rodríguez, 2009) Entonces, si los recursos humanos contribuyen al éxito o al fracaso de una organización, nos debe interesar poner más atención al proceso encargado de dotar a la empresa de las personas con potencial, para ocupar un cargo específico en la organización; así como, a los desafíos que actualmente el mercado laboral enfrenta, a consecuencia de los avances tecnológicos, culturales, sociales; y como se mencionó anteriormente, de la globalización económica internacional. 2 Las instituciones religiosas no están exoneradas de esta situación, porque de la misma manera se ven afectadas por los cambios y los avances que demanda y experimenta el mundo actual; y en materia laboral, requieren de igual manera, dotarse del recurso humano que apoye en las tareas específicas y necesarias, para cumplir con su misión y con los objetivos institucionales. Y es aquí donde se presenta un problema, porque no existen en muchas Instituciones Religiosas modelos de reclutamiento y selección de personal. Podemos decir, sin generalizar para no afectar a aquellas que sí cuentan con ellos, que un buen número de estas instituciones no tiene en su estructura organizacional, un departamento de Recursos Humanos y no incorporan a su personal, mediante un sistema de reclutamiento y selección de personal. Tomando en cuenta esta situación, el objetivo general de la presente propuesta de intervención es: “Proponer un modelo de selección por competencias para una institución religiosa, que evalúe el grado de adecuación del candidato al perfil del puesto y de competencias”. Las instituciones religiosas gozan de una participación social importante en nuestro país y puede resultar una ventaja competitiva el incorporar estos procesos organizacionales a su estructura, basando el reclutamiento y la selección de personal en un modelo por competencias, Con ello, se espera que estas instituciones abran sus puertas a la modernidad y tengan una opción para enfrentar con eficacia, los desafíos que este siglo XXI ha traído al mundo laboral. Para ubicar en contexto lo que se pretende alcanzar con el objetivo general, la propuesta de intervención plantea la siguiente estructura: En el primer capítulo, se aborda el tema de los procesos de reclutamiento y selección de personal, desde su concepción hasta el análisis de cada una de las etapas a seguir en cada proceso. En el segundo se define lo que es una competencia, sus componentes, los tipos de competencias y las etapas del proceso de selección por competencias. Asimismo, se analizan los estilos de entrevista que se recomiendan, haciendo referencia a la 3 entrevista conductual estructurada, basada en los incidentes críticos y a la entrevista por competencias. Como tercer capítulo, se ubica en contexto a la institución religiosa: Basílica de Guadalupe, A. R., y se define el puesto de Asistente de Dirección presente en su estructura organizacional, utilizando la técnica del análisis de puestos para la descripción y el perfil de puestos por competencias. Por último, se diseñó una propuesta de intervención en los procesos de reclutamiento y selección de personal para el puesto de Asistente de Dirección de la institución religiosa Basílica de Guadalupe, A. R., basados en un modelo de selección por competencias, en la cual se muestran los pasos a seguirpara implementar dicho modelo, la definición de las competencias genéricas y específicas del puesto; así como, la guía de preguntas para indagar en la entrevista por competencias, si el candidato posee o no las competencias y la propuesta de batería de pruebas para llevar a cabo la evaluación psicológica. Al término de la propuesta, se expresan las conclusiones, los alcances y las limitaciones que se tuvieron a lo largo de este trabajo, que servirán de base para que la Institución Religiosa, pueda adoptar este modelo de selección por competencias y dotarse del talento humano con el potencial requerido, para ocupar un puesto específico dentro de la institución y que alcance un desempeño exitoso. 4 CAPÍTULO I. Reclutamiento y Selección de Personal. 1.1 Concepto de reclutamiento. El siglo XXI ha traído muchos desafíos para las organizaciones, diversos avances tecnológicos y cambios sociales complejos, que han modificado la situación de nuestras economías. Werther y Davis (2008), opinan que el grado en que un país logre sobrevivir y prosperar en esta nueva economía global, depende de la manera del cómo funcionan sus organizaciones. Las personas y las organizaciones no nacieron juntas. Éstas últimas, escogen a las personas que desean tener como colaboradores y las personas escogen a las organizaciones donde quieren trabajar y aplicar sus esfuerzos y competencias. Para que esta relación sea posible es necesario que las organizaciones comuniquen y divulguen sus oportunidades de trabajo a efecto de que las personas las localicen y puedan iniciar una relación (Chiavenato, 2011). Este es el papel del reclutamiento: divulgar en el mercado las oportunidades que la organización ofrece a las personas que poseen determinadas características que se requieren. Para entender el concepto de lo que es el reclutamiento, se expondrán algunas definiciones dadas por diversos autores especializados en la administración de los recursos humanos. Para Guth (1999) el reclutamiento es “un proceso permanente mediante el cual una organización reúne solicitantes de empleos, de manera oportuna, económica, con suficiente control y calidad, para que posteriormente concursen en la función de selección” (p. 15). Werther y Davis (2000), opinan que el reclutamiento es “el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización. El 5 proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo” (p. 150). Para ellos, el primer paso es buscar a todos aquellos candidatos que poseen el interés de ocupar un puesto, para luego hacer una selección del mejor. Para Chiavenato (2011), el reclutamiento es: Un conjunto de técnicas y procedimientos que se proponen atraer candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la organización. Básicamente es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de RH oportunidades de empleo que pretende llenar (p. 117). De acuerdo a su propuesta, para que el reclutamiento sea eficaz, debe atraer un contingente suficiente de candidatos que abastezca de manera adecuada el proceso de selección. La función del reclutamiento es proporcionar la materia prima básica (candidatos) para que participen en el proceso de selección. Grados (2003) define al reclutamiento como “la técnica encaminada a proveer de recursos humanos a la empresa u organización en el momento oportuno” (p. 209). Y siendo ésta una empresa ya establecida, con una estructura aparentemente definida, el reclutamiento puede requerirse cuando un puesto sea de nueva creación y/o cuando se tenga un puesto vacante. Llanos (2013) por su parte, considera que el reclutamiento es: El proceso mediante el cual se captan candidatos potencialmente aptos y acordes con los perfiles de puesto para ocupar las vacantes. Es la técnica que permite suministrar a la organización los elementos humanos necesarios en momento oportuno y calidad y cantidad requerida para mantener la homeostasis interna, siendo ésta la base de la productividad y sinergia del sistema” (p. 87). Sánchez (1993), ofrece un concepto que implica pensar en un proceso completo de búsqueda y atracción de recursos, en el cual el reclutamiento es la primera fase de la integración de los recursos humanos y lo define como: “Un proceso técnico que tiene por objeto, abastecer a la empresa del mayor número de solicitantes para 6 contar con las mejores oportunidades de escoger entre varios candidatos, los idóneos” (p. 74). Para Mondy y Noé (2005), el reclutamiento es “el proceso que consiste en atraer personas en forma oportuna, en número suficiente y con las competencias adecuadas, así como alentarlos a solicitar empleos en una organización” (p. 119). Por ello es importante, poner atención y cuidado en los avisos de requerimiento de personal, para hacerlos atractivos y provoque el deseo en los solicitantes de empleo, de pertenecer a la organización utilizando las fuentes adecuadas, para que el número de candidatos sea numeroso y se tenga opción de elegir a los mejores. Barquero (2005) por su parte, conceptualiza al reclutamiento como “el proceso que consiste en desarrollar las acciones necesarias para localizar y atraer a las personas que poseen los requisitos necesarios para ocupar un puesto vacante en la empresa” (p. 17). Asimismo, considera que el reclutamiento, como actividad que forma parte del proceso de selección de los recursos humanos, tiene un objetivo personal: despertar el interés de las personas potencialmente aptas, a fin de que ofrezcan sus servicios a la empresa. Tras el análisis de las definiciones de los autores revisados, podemos concluir que: “El reclutamiento es el proceso que tiene como fin, atraer, proveer, captar y/o abastecer a la empresa u organización en el momento oportuno, del mayor número de candidatos potencialmente capacitados y aptos, que participarán en el proceso de selección. El reclutamiento inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo”. Un buen reclutamiento, puede atraer el suficiente número de candidatos y favorecer un adecuado proceso de selección que permita elegir, previa evaluación, a los idóneos para ocupar los puestos que se necesitan cubrir dentro de la organización, de un modo adecuado. Por el contrario, un reclutamiento deficiente puede resultar en un proceso de selección poco exitoso, que resulte en la incorporación a la empresa, de personal incompetente que afecte el éxito, desarrollo, crecimiento y 7 productividad de una organización. Un beneficio importante del reclutamiento es que nos permite contar con una reserva de candidatos a empleo, que nos pueden ser útiles para cubrir futuras vacantes. 1.2 Proceso de Reclutamiento. El reclutamiento de personal en las organizaciones, permite tener a un número suficiente de candidatos, para elegir de entre ellos, al personal calificado y capacitado, que continuará participando en el proceso de selección para ocupar un puesto específico en la organización. Es una unidad de información propia de la empresa por medio de la cual comunica al mercado de recursos humanos sus jerarquías disponibles y susceptibles de ocuparse; así como, las especificaciones y demás requisitos para generar, desde el mismo mensaje, la selectividad de los candidatos (Llanos, 2013). Esas jerarquías disponibles se denominan VACANTES y se generan en distintas áreas de la organización. El reclutamiento funciona como un proceso de comunicación: la organización divulga y ofrece oportunidades de trabajo al mercado de recursos humanos o mercado de candidatos, que se refiere al contingente de personas que están dispuestas a trabajar, o que trabajan peroestán dispuestas a buscar otro empleo. El mercado de recursos humanos lo constituyen personas que ofrecen habilidades, conocimientos y destrezas (Chiavenato, 2009). Cuando se genera una vacante en un departamento específico, ya sea por nueva creación, promoción, reemplazo o por baja de un trabajador, se inicia el proceso de reclutamiento. El área donde existe la vacante informa de ésta, a través de una REQUISICIÓN DE PERSONAL. La requisición de personal es un formato (ver Anexo I) con el que un área de la organización solicita el ingreso de uno o más individuos, especificando el perfil profesional y laboral con que deben contar los aspirantes (Grados, 2003). 8 La recepción de la requisición de personal es un paso previo necesario, mediante el cual un área o departamento dentro de la organización, hace una solicitud formal de un nuevo trabajador y proporciona los elementos de criterio; así como, los procesos base para el reclutamiento. Entre los elementos que debe comunicar están: los motivos, fecha para cubrir la vacante, tiempo disponible, departamento que solicita, turno, sueldo, horario, descripción del puesto y perfil del candidato (Llanos, 2013). Esta requisición constituye la llave que arranca el proceso de selección y que traerá a un nuevo trabajador al puesto (Chiavenato, 2009). Las empresas utilizan diversos métodos para la recopilación de información, entre éstos: las entrevistas, observaciones, diarios, cuestionarios; y señalan que, los factores como el coste y la complejidad del trabajo son los que influyen en la elección del método (Gan y Triginé, 2006). Para especificar los requerimientos de un puesto, necesitamos conocer lo que cada trabajador hace y las aptitudes que debe poseer para desempeñar eficientemente su trabajo, para ello se requiere utilizar la técnica del ANÁLISIS DE PUESTOS, que servirá para la recopilación de los datos (Grados, 2003). Gómez-Mejía, Balkin, D. y Cardy, R., (2008), definen el análisis de puestos como “el proceso sistemático de recopilación de información para tomar decisiones relativas al trabajo e identifica tareas, obligaciones y responsabilidades de un determinado trabajo” (p. 77). Por tarea se entiende que es el elemento básico del trabajo que da un paso lógico y necesario a la hora de realizarlo. Una obligación se forma por una o más tareas que constituyen una actividad significativa en la realización de un trabajo y una responsabilidad se define por una o varias obligaciones que identifican y describen la razón de ser de un trabajo. Si se trata de trabajos de naturaleza manual, mecánica, procesos productivos, etc., se puede emplear el método de observación directa que consiste en visualizar al operario durante la ejecución de su trabajo y ver lo que hace, cómo lo hace, con qué 9 medios, con qué frecuencia, etc., lo que nos permite obtener información directa y objetiva (Gan y Triginé, 2006). Para conocer las actividades de los puestos, se utiliza un cuestionario de análisis con el cual se obtiene información cualitativa. Como resultado de éste, se integra la DESCRIPCIÓN DEL PUESTO (Ver Anexo II), que ayuda a identificar las funciones individuales que necesitan los empleados para lograr el éxito y se considera una definición resumida de la información recopilada en el proceso de análisis del puesto de trabajo (Gan y Triginé, 2006). De acuerdo a Gómez-Mejía et al. (2008), la descripción del puesto de trabajo es “un documento escrito que identifica, define y describe un trabajo a partir de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones” (p. 85). La redacción deberá considerar el motivo por el cual se realiza dicha función y lo que comportará la inclusión o exclusión de determinados aspectos. Se deberá tomar en cuenta para la redacción, los verbos de acción, precisión terminológica, magnitudes cuantitativas, etc. (Gan y Triginé, 2006). La descripción de puestos incluye aspectos intrínsecos y extrínsecos, los cuales resuelven 4 preguntas básicas sobre el puesto: ¿Qué hace el ocupante? ¿Cuándo lo hace? ¿Cómo lo hace? y ¿Por qué lo hace? Entre los aspectos intrínsecos tenemos: nombre del puesto, posición del puesto en el organigrama y contenido del cargo (tareas o funciones).Y como aspectos extrínsecos: Requisitos intelectuales y físicos, responsabilidades implícitas y condiciones de trabajo (Chiavenato, 2011). Es importante mencionar que, la descripción hace referencia al puesto y no a la persona que lo ocupa, por lo que se deberán analizar los hechos, no las opiniones o juicios de valor sobre los contenidos u ocupantes de los mismos. La descripción de puestos incluye la concretización y el reflejo documental de funciones y tareas del puesto en cuestión. Gan y Triginé (2006) proponen un formato que puede apreciarse en el (Anexo II). 10 La revisión de la descripción de puestos, nos servirá además en materia de valuación, para determinar los requerimientos y las características del puesto y del perfil; así como sueldos y prestaciones ofrecidas (Llanos, 2013). Galvis, Fernández y Valdivieso (2006), definen al PERFIL DE PUESTOS como: El conjunto de competencias, organizadas por unidades de competencias requeridas para realizar una actividad profesional, de acuerdo con los criterios valorativos y parámetros de calidad, que facilitan hacer de este perfil un elemento de referencia para la institución formadora, el punto de partida para definir los niveles de logro de las competencias y los procesos de capacitación y actualización de un egresado (p. 13). El psicólogo o reclutador deberá elaborar un perfil psicológico de acuerdo con las necesidades de la empresa y al análisis de puestos, que deberán incluir datos del área intelectual, personalidad y habilidad. Las características intelectuales estarán determinadas por los factores de capacidad en términos de análisis, síntesis, nivel de pensamiento, integración, organización, etc., que el puesto requiera. Las características de habilidades estarán determinadas por las condiciones técnicas y el tipo de labor que se vaya a desempeñar; y las de personalidad, se refieren a los factores internos como motivación, intereses, estabilidad emocional, juicio, etc. (Grados, 2003). Fuentes y Medios de Reclutamiento. Como siguiente paso en el proceso, se requiere llevar a cabo el RECLUTAMIENTO DE CANDIDATOS, en el cual el reclutador deberá plantearse lo siguiente: ¿Cómo, dónde y cuándo encontraremos estos recursos humanos? El psicólogo o reclutador tendrá que recurrir a lugares específicos, o bien utilizar medios de comunicación o difusión, como su nombre lo indica, medios de reclutamiento (Grados, 2003). La eficacia de esta función radica en depurar, desde el mensaje emitido, a los candidatos con referencia al perfil y requerimientos establecidos. Debido a la gran oferta de mano de obra en la actualidad, las empresas podrán ser más estrictas en sus especificaciones y recibir candidatos potenciales (aquellos individuos que tienen la posibilidad de ser entrevistados, evaluados y posteriormente incorporados a la 11 plantilla de la organización), ya que sus características personales, perfil profesional y laboral, además de habilidades y experiencias, se ajustan a la especificación del puesto (Llanos, 2013). Para mayor eficacia en el reclutamiento es determinante la anticipación con que se hayan previsto las necesidades. Esto permite escoger al personal más adecuado y disponible en el mercado de trabajo, aunque esto implica un costo (Grados, 2003). Dentro del mercado de recursos humanos, existen candidatos que laboran en otras empresas, o bien, quienes están buscando colocarse; es decir, desempleados. Algunos pueden conocerse por medios internos a la empresa (trabajadores, parientes, amigos, expedientes, etc.) y otros por medios externos (institucioneseducativas, agencias, universidades, otras personas, colegios, etc.) En el proceso de reclutamiento es importante identificar las fuentes proveedoras de los recursos humanos, considerando las ventajas y desventajas del medio a elegir, los recursos financieros (costos y presupuesto), la imagen de la organización, el factor tiempo y la premura por cubrir las vacantes (Llanos 2013). Para entender la diferencia entre fuentes y medios, analizaremos a detalle, cada concepto. Las fuentes de reclutamiento son las áreas del mercado de recursos humanos exploradas por los mecanismos de reclutamiento. Este mercado presenta diversas fuentes que deben diagnosticarse y localizarse, para después influir en ellas por medio de múltiples técnicas de reclutamiento que atraigan a candidatos para atender sus necesidades (Chiavenato, 2011). Las fuentes de reclutamiento son los “lugares” en los cuales candidatos idóneos, pueden cubrir los puestos vacantes en la organización. Estos “lugares” pueden encontrarse dentro de la empresa, por lo que son denominados “fuentes internas”; o bien, las localizadas fuera de ella que son llamadas “fuentes externas”, y los medios de reclutamiento que son canales mediante los cuales, se comunica al mercado de recursos humanos, sobre las vacantes disponibles en el mercado de trabajo, tales como: revistas, periódicos, internet y radio (Llanos, 2013). 12 En forma más simple, podemos decir que las fuentes de reclutamiento son los diversos sitios donde hay personas calificadas como candidatos potenciales. Y los métodos son los medios específicos para atraer empleados potenciales a una organización (Mondy, 2005). Como vimos anteriormente, las fuentes del reclutamiento se dividen en: Internas y externas. Las primeras son aquellas que proporcionan a la organización, el personal requerido en el momento oportuno sin necesidad de recurrir a personas fuera de la empresa y las externas son a las que el psicólogo o reclutador pueda recurrir, de acuerdo a un perfil: aspectos profesionales, educativos y técnicos, con la característica de que son ajenos a la empresa. Por el contrario, los medios de difusión son aquellos que el psicólogo o reclutador utiliza para dar a conocer un puesto vacante (Grados, 2003). Reclutamiento Interno. El reclutamiento interno está basado en la reubicación de un individuo, misma que puede ser ascendente u horizontal. Cuando se promociona a un empleado hacia un nivel más alto, es ascendente; si se transfiere a otra área o puesto del mismo nivel jerárquico, es horizontal. Este tipo de reclutamiento genera un esfuerzo mínimo y un bajo costo. Se debe difundir la vacante al interior, revisar inventario, analizar expediente, entrevistar y evaluar (Llanos, 2013). En el reclutamiento interno las vacantes se llenan con los colaboradores actuales de la organización. Los colaboradores internos son los candidatos preferidos, esto exige su promoción o transferencia a las nuevas oportunidades (Chiavenato, 2011). Para entender mejor estos conceptos, se expondrán algunos ejemplos tanto de reclutamiento interno como externo. Fuentes internas: Sindicatos: por la reglamentación del contrato colectivo de trabajo, ésta es una de las principales fuentes en lo que respecta al personal sindicalizado (Grados, 2003). 13 Archivo o cartera de personal: se integra con las solicitudes de los candidatos que se presentaron en períodos de reclutamiento anteriores y que fueron archivados o capturados en una base de datos (Grados, 2003). Amistades o parientes: esta fuente ofrece bajo costo y se deben tomar en cuenta las políticas y los lineamientos de la empresa. Se da aviso a los trabajadores acerca de las vacantes disponibles y el experto deberá ajustarse a la imparcialidad, profesionalismo y evaluación profunda del proceso (Llanos, 2013). Promoción de personal: el psicólogo estudia las planillas, los inventarios de recursos humanos o la historia laboral del personal, con el objeto de determinar si existe o no un candidato viable para ser promovido (ascendido en forma personal) o transferido (en forma horizontal), según el caso, al puesto vacante (Grados, 2003). Candidatos propuestos por el personal: En ocasiones, los jefes o gerentes presentan a sus candidatos para ocupar vacantes. Es de bajo costo, consume poco tiempo y presenta un margen alto de confiabilidad, ya que está de por medio, la reputación de quien los recomienda (Llanos, 2013). Técnicas de reclutamiento interno: Algunas técnicas para dar a conocer las vacantes al personal (Llanos, 2013), son: Cartel: técnica de bajo costo, ahorra esfuerzo y ofrece efecto inmediato. Se coloca dentro de la empresa en un lugar visible, debe proyectar seriedad, la redacción debe ser clara y la información completa. Pizarrón: en ocasiones ya existe para este tipo de avisos, sólo se va sustituyendo la información. Boletín interno: algunas organizaciones publican boletines o algún otro medio de comunicación interna para difundir la existencia de vacantes. Reclutamiento externo. Utiliza diversas técnicas para influir en los candidatos y atraerlos. El proceso inicia cuando el candidato llena su solicitud de empleo o presenta su currículum vitae a la 14 organización. Las organizaciones con éxito, siempre tienen las puertas abiertas para recibir a candidatos que se presentan de manera espontánea. El reclutamiento debe ser una actividad continua y permanente (Chiavenato, 2011). Los sitios que auxilian en el suministro e identificación de elementos humanos, ajenos a la organización, son las fuentes externas (Llanos, 2013). Como ejemplos tenemos: Fuentes externas: Candidato con iniciativa propia: debido a la desproporción que existe entre el mercado de recursos humanos y el mercado de trabajo, además de los altos índices de desempleo, un ejército de personas visitan empresas de prestigio con buena imagen, para proporcionar su currículum vitae, llenar una solicitud de empleo y ofrecer con ello sus servicios. Profesionales y educativas: Son instituciones que se dedican a la preparación de profesionales en diferentes áreas, científicas y tecnológicas, y pueden ser: universidades, escuelas comerciales, profesionales, tecnológicas, institutos, etc. Existen también, dentro de algunas instituciones educativas, proyectos de vinculación profesional, reclutamiento de amateurs. Asociaciones profesionales: cuándo se requiere personal con experiencia en determinado campo científico, tecnológico o profesional (Grados, 2003). Grupos de intercambio: permite tener contacto con otras empresas poseedoras de bancos de datos, con las que puede intercambiarse información de solicitantes potenciales con características específicas, conocimientos especializados o experiencia en su ramo o área determinada (Llanos, 2013). Bolsas de trabajo: son organizaciones que se dedican a proporcionar información con respecto a las vacantes en diversas empresas o centros de trabajo, y que prestan sus servicios de forma gratuita para el trabajador (Grados, 2013). Agencias de colocación: estas agencias no cobran al candidato, sino a la empresa. La tarifa consiste en un mes de salario de la persona que colocan 15 (Grados, 2003). Además, tiene la ventaja de poseer bancos de datos, se trata de empresas que guardan, sobre todo, discreción y hacen buen manejo de la información (Llanos, 2013). Out-sourcing: se trata de empresas que facilitan la obtención de personal especializado en puestos de alta tecnología y se están utilizando como sustitutos patronales. Otra modalidad consiste en reclutar estudiantes que están en condiciones de realizar sus prácticas profesionales, servicio social o estudiantes en cualquier condición (Grados, 2003). Ferias de empleo: estas ferias son convocadas, organizadas y controladaspor las delegaciones políticas o municipios. Son instaladas temporalmente en hoteles, centros de conferencias o en grandes espacios abiertos como centros deportivos o parques públicos (Llanos, 2013). Además de las fuentes de reclutamiento, existen los medios de reclutamiento y son aquellos que nos ayudan a difundir o comunicar un puesto vacante. Como ejemplos tenemos: Medios de reclutamiento. Anuncios en diarios y revistas especializadas: La construcción del anuncio es vital, los especialistas en publicidad señalan que el anuncio debe tener cuatro características, representadas por la letra AIDA: La primera es llamar la atención, la segunda es despertar el interés, la tercera es crear el deseo y la última, la acción (Chiavenato, 2009). Boletines y volantes. Son medios impresos que se utilizan cuando se pretende captar recursos humanos a nivel operativo, en estos se señalan vacantes, prestaciones, etc. y se envían a domicilios cercanos (Grados, 2003). Radio y televisión: el alto costo de estos medios no permite que se utilicen con frecuencia. Los anuncios en televisión tienen un costo elevadísimo, que depende de los horarios, minutos y canal. El gobierno tiene un convenio por el cual puede transmitir información por cualquier canal y a cualquier hora, sin costo alguno (Grados, 2003) 16 Reclutamiento on-line (vía internet). Con el desarrollo de la nanotecnología, la informática, medios de comunicación e información, se han acortado las distancias a nivel nacional e internacional, entre las empresas y los puestos; sobre todo, con la creación del internet (Llanos, 2013). Reclutamiento 2.0: La Web 2.0 y el nuevo concepto denominado social media, se han ido filtrando paulatinamente en muchos ámbitos de nuestra vida personal y profesional. La búsqueda de personas a través de las redes sociales, denominado reclutamiento y selección 2.0 es una metodología que se inició en los Estados Unidos y que se está posicionando con gran fuerza en los países de origen latino y evalúa el perfil del candidato de forma eficiente (Rojas, 2010). Para decidir sobre la fuente o medio de reclutamiento que se debe utilizar para comunicar una vacante, se deberán analizar las ventajas y desventajas. 1.3 Concepto de Selección de Personal. El reclutamiento y la selección de personal son procesos continuos que se nutren mutuamente, para favorecer la incorporación de personal competente y apto a la organización y que en la actualidad, representa un punto clave para realizar las operaciones en una empresa u organización, elevar los índices de productividad y/o los estándares de calidad, para incorporarse al mercado competitivo buscando mantenerse activo y vigente. Este proceso depende en gran medida de factores como: el plan de recursos humanos, la oferta y calidad del mercado de trabajo. Consta además, de pasos específicos que se siguen para decidir cuál solicitante cubrirá el puesto vacante (Werther y Davis, 2000). Los recursos humanos fortalecen las organizaciones y el progreso de éstas, se debe en gran medida al trabajo de las personas. La selección funciona como un filtro que permite ingresar a las personas que cuentan con las características deseadas. 17 Si no existieran las diferencias individuales y si todas las personas fueran iguales; así como, sus condiciones para aprender y trabajar, entonces la selección sería innecesaria. Sin embargo, el ser humano es diverso y sus condiciones también lo son, factores como la genética, la educación, las oportunidades, su historia, sus costumbres, valores, situación económica, su cultura, su personalidad, carácter y muchos factores más, favorecen la diversidad y con ello, la posibilidad de elegir a la persona indicada para el puesto correcto. Para entender este concepto, nos auxiliaremos con las definiciones aportadas por distintos autores: Guth (1999), define la selección de recursos humanos como “el proceso mediante el cual las características y cualidades personales y laborales de un candidato de empleo, se comparan con las de otros, a efecto de elegir de entre ellos, al mejor para cubrir la plaza vacante en una organización” (p. 35). Para Chiavenato (2011), “la selección de personal es el proceso que utiliza una organización para escoger, entre una lista de candidatos, a la persona que mejor cumple con los criterios de selección para el puesto disponible, dadas las condiciones actuales del mercado” (p. 137). El propósito de la selección es escoger y clasificar a los candidatos adecuados para las necesidades de la organización y pretende mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño humano. Grados (2003) menciona que: “la selección de personal es la serie de técnicas encaminadas a encontrar a la persona adecuada para el puesto adecuado” (p. 223). La importancia de una buena selección radica en tener las mejores expectativas de un trabajador en el desempeño de sus actividades dentro de la empresa. Barquero (2005), considera que: “La selección es el proceso por medio del cual escogemos, de entre un conjunto de individuos, a aquel que tenga las mayores aptitudes para ejercer un trabajo y cuyos rasgos de personalidad, le permitan una adaptación satisfactoria al puesto y a la organización” (p. 17). La elección de un 18 buen candidato, favorecerá su adaptación al puesto, motivando su satisfacción, desarrollo y alto desempeño organizacional. Por su parte, Robbins y Decenzo (2002), definen a la selección de personal como “un proceso para tamizar a las personas que solicitan empleo, con el propósito de garantizar que los candidatos más adecuados, sean los contratados” (p. 190). Para estos autores, el proceso de selección es un ejercicio de pronósticos; es decir, pretende pronosticar cuales solicitantes tendrán “éxito” en caso de ser contratados y cuáles cumplirán bien, a partir de los criterios que la organización usa para evaluar a sus empleados. Para Chruden y Sherman (1980 en Preciado, 2006) el proceso de selección se define como: “un proceso complejo que implica equiparar las habilidades, intereses, aptitudes y personalidad de los solicitantes con las especificaciones del puesto” (p. 130). Y es el procedimiento que ayudará a la organización a identificar los mejores candidatos capaces de adaptarse al puesto y desempeñarlo lo mejor posible. Llanos (2013) expresa que: La selección de personal es el proceso por el cual se descubre (mediante una serie de técnicas y a un bajo costo) al candidato adecuado para desempeñar un puesto específico vacante determinado. La finalidad es identificar a aquel que desarrolle funciones, actividades y responsabilidades propias de un puesto de manera eficiente en congruencia con su perfil de forma tal que asegure su permanencia en la empresa, desarrollo profesional y personal en beneficio propio y de la compañía (p. 119). Este autor considera que, el nivel de autoestima, motivación, frustración o de personalidad de cada individuo hace potencialmente valioso este recurso para la organización, o por el contrario, favorece la improductividad. Sánchez (1993), manifiesta que: La selección significa separar o escoger algo, como producto de un proceso de estudio y comparaciones, de tal forma que, para escoger es 19 necesario tener la oportunidad de comparar ese algo con otros elementos de su misma especie y así decidir sobre el que nos interesa (p. 83). Werther y Davis (2000), consideran que: El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. Se inicia en el momento en que una persona solicita el empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes (p. 181)De acuerdo a los diferentes autores, podemos definir al proceso de selección de personal como: “El proceso mediante el cual se busca elegir entre los candidatos reclutados al más adecuado para cubrir un puesto específico, que se inicia cuando una persona solicita el empleo y termina cuando se decide la contratación de uno de los solicitantes”. Seleccionar es decidir por el candidato que cumpla con las competencias necesarias para cubrir un puesto determinado, lo cual brinda un panorama a futuro de como actuarán sus variables individuales en su desempeño. Una eficiente selección ayudará al cumplimiento de los objetivos organizacionales y acercará a la organización al éxito corporativo. Por el contrario, una elección desafortunada no contribuirá al logro de los objetivos y evitará el ingreso de capital humano competente, corriendo el riesgo de contratar personal que afecte el clima laboral, el índice de productividad; y en consecuencia, el éxito de la organización. Es por ello importante, invertir en la medida de las posibilidades de cada empresa, en un proceso de reclutamiento y selección de personal. 1.4 Proceso de Selección de personal. Tanto el reclutamiento como la selección son parte de un mismo proceso (fig. 1): el de la introducción de nuevos elementos a la organización (Chiavenato, 2009). 20 Fig. 1 El reclutamiento y la selección como partes del proceso para incorporar a otras personas p. 136 (Chiavenato, 2009) Con la Selección, se deben suministrar los recursos humanos adecuados en tiempo oportuno, asegurando calidad, permanencia y desarrollo. En esta tarea se aplican técnicas que permiten evaluar y descubrir aquellas características personales, psicológicas y cognitivas con las cuales se pueden examinar otros factores como: motivación, capacidades, autoestima y nivel de inteligencia (Llanos, 2013). El proceso de selección sigue un orden lógico, el cual se inicia con la presencia de los candidatos que serán evaluados de modo secuencial para elegir al mejor (Grados, 2013). La selección de personal tiene como meta su propio desarrollo y crecimiento en armonía con la organización. Para cumplir con esta tarea, se debe tomar en cuenta (Llanos, 2013): ¿Qué puesto requiere cubrirse y cuál es su jerarquía? ¿Cuáles son los requerimientos psicológicos, físicos e intelectuales para desempeñar el trabajo? ¿Qué se ofrece a los candidatos, tanto para el puesto como para su posterior desarrollo? ¿Las políticas internas limitan, condicionan o restringen el proceso de selección? ¿Con cuánto tiempo se cuenta para cubrir la vacante? ¿Cuánto presupuesto se tiene? ¿La selección se enmarca dentro de algún proyecto especial? ¿Existe algún requerimiento o condición extraordinaria para la selección del candidato? Mercado De Candidatos Reclutamiento Selección Organización 21 Teniendo resueltas estas interrogantes, daremos paso al proceso de selección (ver fig. 2) de acuerdo a Grados (2013): --------------------------------------------------- --------------------------------------------------- Fig. 2 Proceso de Selección de Personal p. 226 (Grados, 2013). Vacante Requisición Proceso de reclutamiento Pre-solicitud Solicitud Entrevista inicial (directa) Evaluación técnica Evaluación psicológica Encuesta socioeconómica Entrevista en la selección (indirecta-mixta) Examen médico Causas de vacante: *Nueva creación *Promoción *Baja *Incapacidad *Carga de trabajo *Temporada Conclusión Contratación Decisión 22 Vacante y requisición de personal. Como vimos anteriormente, el proceso de selección inicia cuando un departamento interno solicita al área de reclutamiento, un candidato para cubrir una vacante, que pudo ser originada por nueva creación, promoción o baja. Es así como el área de recursos humanos recibe el formato “requisición de personal” (Llanos, 2013). Enseguida, se definirá la manera más específica del perfil que se debe buscar, ayudando al reclutador a planear el proceso de reclutamiento y selección, identificando las fuentes y los medios a utilizar, las competencias a evaluar y cómo hacerlo, para poder captar a los candidatos que se adecúen a lo que realmente se requiere. Dependiendo de las políticas y procesos, se deberá solicitar que el gerente o director (ya sea del área vacante o el de recursos humanos) o inclusive el director general, autorice la solicitud y las condiciones de contratación como son: tipo de contrato, sueldo, prestaciones, equipo y herramientas de trabajo (Grados, 2013). El responsable de reclutar se entrevista con el encargado del área que solicita cubrir el puesto, con el fin de precisar el perfil del candidato. En ocasiones se cuenta con la descripción y especificaciones del puesto en el Manual de organización, que será la fuente principal de información que contiene las funciones y responsabilidades del puesto, además del perfil recomendado del ocupante: conocimientos, habilidades, nivel de esfuerzo, condiciones de trabajo, responsabilidad y requerimientos físicos especiales, entre otros (Llanos, 2013). La información del puesto se especifica en la descripción y análisis del puesto, representa el inventario de los aspectos intrínsecos (contenido del puesto) y extrínsecos (requisitos que el puesto exige del ocupante, también llamados factores de las especificaciones), proporciona información de los requisitos y las características que el ocupante del puesto debe poseer (Chiavenato, 2009). Currículum vitae y pre-solicitud de empleo. Una vez que se ha difundido la vacante, se recibe a los aspirantes interesados, y con una breve entrevista, se revisa el currículum vitae y se infiere la conveniencia 23 de evaluar algunos de ellos. Si el puesto es una vacante a nivel gerencial, directivo o similar, se recomienda solicitar su currículum elaborado en una cuartilla, en sobre cerrado, con una carta de presentación anexa, el cual contendrá datos generales, estudios realizados, descripción de los últimos dos empleos y aspiraciones económicas. La carta de presentación señalará las razones por las cuales está interesado el candidato por el puesto, sus logros en proyectos y habilidades sobresalientes, redactado de manera sencilla, directa y clara (Llanos, 2013). En el currículum, debemos tener en cuenta tanto el fondo como la forma. El fondo es el contenido, la información como tal y la forma, se refiere al fólder en que se entrega, papel empleado, color, limpieza, diseño, distribución de la información, redacción, ortografía, lo cual puede dar una idea de cómo es el candidato (Grados, 2013). También se resume la trayectoria profesional y laboral del candidato, y se puede colocar la fotografía en la primera página (Llanos, 2013). Su finalidad es servir al seleccionador para determinar si el candidato, reúne las características exigidas y se ajusta al perfil profesional del puesto de trabajo que se pretende cubrir. Es la historia personal y profesional de un individuo y constituye un resumen ordenado de datos y experiencias académicas, personales y laborales. Expone de forma escrita y resumida todas las cuestiones referidas a formación, experiencias, intereses, datos personales y otros datos que definen a una persona, en relación a un puesto de trabajo (Delgado y Ena, 2006). La pre-solicitud es una forma muy útil cuando se tiene gran afluencia de candidatos, permite apreciar de forma rápida si el candidato cumple con los requisitos indispensables para cubrir el puesto. También es útil cuando se ha cubierto la vacante y se siguen recibiendo candidatos, porque permite formar una buena cartera. La pre-solicitud incluye los datos de identificacióndel candidato y los requisitos mínimos indispensables para cubrir el puesto (Grados, 2013). Solicitud de empleo. La solicitud de empleo es un cuestionario debidamente estructurado, que deberá contener los datos relevantes del candidato; y es más común, en puestos 24 operativos, debido a que en muchas ocasiones no cuentan con los medios o la habilidad para elaborar un currículum e imprimirlo, tienen más oportunidad de ir a una papelería y comprar un formato de solicitud, la cual está compuesta por los siguientes rubros (Grados, 2013): Datos personales: Son aquellos que proporcionan conocimientos específicos, como son: nombre, edad, sexo, estado civil, dirección, teléfono, estatura, peso, etc. Datos escolares: Están relacionados con la preparación escolar del candidato. Formación complementaria: Se relaciona con el área de estudio, ya sea profesional o técnica y se refiere al curso de alguna especialización o actualización (cursos, talleres, diplomados, idiomas, etc.), que le pueda ayudar al candidato a desempeñar correctamente su trabajo. Experiencia ocupacional: Proporciona información sobre la experiencia del candidato, en el desarrollo de una actividad profesional, técnica o de mano de obra, por ejemplo: lugares donde ha trabajado, puestos ocupados, sueldos percibidos, motivos de separación, entre otros. Datos familiares: Información sobre la situación del candidato en su núcleo familiar, número de hermanos, nombres de los papás, esposa e hijos, actividades y ocupación, dependientes económicos, entre otros. Referencias laborales: Se brinda información acerca del Jefe inmediato o de quien pueda dar referencias del candidato, para poder contactarlo y corroborar la información proporcionada. Referencias personales: Proporciona información de personas que conozcan al candidato (tiempo de conocerlo, número de contacto y ocupación), de preferencia que no sean familiares. Pretensiones económicas: Se especifica el sueldo deseado, también si la percepción es semanal, quincenal o mensual, neto (libres de impuestos) o brutos (antes de impuestos). 25 Generales: datos que puedan ser importantes para la empresa, de acuerdo a sus políticas y necesidades, como metas, expectativas, disponibilidad para viajar, si sabe manejar, si tiene seguro médico u otros ingresos. En ocasiones, le piden al candidato que redacte una pequeña carta en la que solicite empleo a dicha compañía. Se debe tener en cuenta antes de leer una solicitud o un currículum vitae, los requisitos del puesto que estén claros, para poder elegir a los candidatos que cubran el perfil (para que sean los primeros en llamar), descartar los que no los cubren y los que podrían ser, pero que se tiene alguna reserva o duda (Grados, 2013). Es de suponerse que quienes han llenado la solicitud son candidatos potenciales y cubren, en un primer momento, el perfil requerido, lo cual deberá confirmarse con las técnicas de selección (Llanos, 2013). También se puede solicitar o presentar un “portafolios de trabajo o evidencias”, aunque es más común para cierto tipo de perfiles, como son los diseñadores, fotógrafos, modelos o publicistas, pero se puede requerir para cualquier tipo de puestos (Grados, 2013). El proceso de selección sigue varias etapas, sin embargo, se pueden trabajar simultáneamente el estudio socioeconómico, el examen médico y la evaluación técnica o de conocimientos (Llanos, 2013). Entrevista inicial. La entrevista inicial es el siguiente paso en el proceso de selección y tiene como finalidad corroborar los datos obtenidos en la solicitud, tener contacto visual con el candidato e indagar sobre su experiencia, para recabar información cualitativa y hacer un registro observacional de su conducta. En esta parte, se le proporciona al candidato información con respecto a la vacante, condiciones de trabajo, sueldo, entre otras. Si en la requisición de personal se solicitan algunos documentos como: título profesional, carta de pasante, cédula profesional, cartilla, entre otros, esta parte del proceso es la indicada para conocer si cuenta con éstos (Grados, 2013). 26 Esta entrevista es ligera, breve y un primer filtro de candidatos, el entrevistador podrá cerciorarse si el candidato posee los requisitos esenciales (escolaridad, aspiraciones económicas, estudios, experiencia en el área, características físicas requeridas, etc.), descartándose desde este momento a los candidatos que no cumplen con el perfil. Es una oportunidad para examinar a los aspirantes y observar detalles sobre su expresión y fluidez verbal, aliño y desenvolvimiento. Debe realizarse en un área limpia, agradable y sin ruido, porque al igual que el seleccionador integra una imagen del solicitante, también éste conforma una imagen de la organización, pueden no volver o “huir” si el lugar es desagradable o el trato poco cálido, perdiéndose quizá, a un buen candidato (Llanos, 2013). En este contacto interpersonal breve, también denominado “Preentrevista o entrevista preliminar”, cobra presencia el currículo y nos permite llevar a cabo un “chequeo” directo de información por medio del cual se podrá evaluar presencia, disposición, ritmo, interés en el puesto y coherencia entre la información escrita y la impresión superficial. Los candidatos que más se aproximan al perfil son enviados para el chequeo técnico a fin de continuar con aquellos que reúnen los conocimientos y las destrezas indispensables (Richino, 2000). Técnicas de selección. Para tener información del puesto a cubrir y el perfil deseado, se deberán elegir las técnicas más adecuadas para conocer los atributos psicológicos y físicos que necesita el candidato (Chiavenato, 2011). Las técnicas de selección, según Llanos (2013), se definen como: “el conjunto de procedimientos y métodos que permiten identificar y diagnosticar, habilidades, conocimientos y estructura de personalidad, con el fin de tomar la decisión de contratar o no al aspirante” (Pág. 127). Éstas técnicas son capaces de proporcionar información relacionada con los diferentes puestos y comparar a los candidatos, para escoger a la persona idónea (Chiavenato, 2011). La decisión de utilizar alguna o varias técnicas de selección, dependerá de los recursos que se tengan: personal, tiempo, tipo o características del puesto, entre otros (Llanos, 2013). 27 Evaluación técnica. En apoyo a la entrevista y antes de realizar la evaluación psicológica, debe aplicarse la “evaluación técnica”. Todo puesto requiere ciertos conocimientos o pautas de conducta, necesarios para un buen desempeño. A los conocimientos adquiridos en la escuela, se les denomina “preparación académica” y a los adquiridos en un empleo anterior, se le llama “experiencia” (Grados, 2013) Para Chiavenato (2009), las pruebas de conocimiento son instrumentos para evaluar los conocimientos generales y específicos de los candidatos, de acuerdo al puesto a cubrir. Existe una gran variedad de pruebas (ver fig. 3), que se clasifican por su forma de aplicación, amplitud y organización, estas son: Fig. 3 Gráfico adaptado de la información de Chiavenato (2009) Pág. 154 Por su forma de aplicación: Pruebas orales: Preguntas verbales-respuestas verbales Pruebas escritas: Por lo general se administran en escuelas para evaluar los conocimientos adquiridos. Pruebas de realización: Se califican a partir de la ejecución de un trabajo o tarea, son uniformes y con tiempo determinado. En razón de su envergadura: Pruebas generales: Evalúan cultura general. Pruebas específicas: Evalúan conocimientos técnicos y específicos del puesto. En razón de su organización: Pruebas tradicionales: Evalúan la profundidad de conocimientos. Se circunscriben a una pequeña extensióndel campo de conocimientos del candidato. Pruebas objetivas: Son planificadas y estructuradas. Miden la extensión y la amplitud de los conocimientos y son llamadas también “exámenes” y las preguntas se plantean en forma de: Alternativas simples o dicotómicas: cierto/falso, sí/no. Opción múltiple: Una pregunta tiene 3, 4 o 5 opciones de respuesta. Llenado de espacios en blanco Ordenar o unir pares: Dos columnas con palabras o temas al azar que se deben relacionar. Escala de acuerdo/desacuerdo. Escala de importancia: Califica la importancia de atributos, del muy importante al menos. Escala de evaluación: Evalúa algún atributo. Ej. a) Excelente b) muy buena c) buena d) regular e) pasable. 28 El psicólogo debe evaluar estos conocimientos, mediante los instrumentos adecuados que él diseña. Esta evaluación debe practicarse antes de la psicológica, para ahorrar tiempo y dinero. No tendría objeto que avanzara el candidato, si no cuenta con los requisitos técnicos necesarios para desempeñar las funciones del puesto (Grados, 2013). Por tanto, la evaluación técnica consiste en una prueba de conocimientos, habilidades y destrezas, que puede cobrar la forma de una prueba objetiva, de múltiple elección, de problemas por resolver o preguntas variadas, que abarquen diferentes temas o una charla de intercambio profesional con un especialista. Esta evaluación determina, si el nivel requerido para el puesto, coincide con los recursos del candidato (Richino, 2000). Evaluación psicológica. Otra parte sustancial del proceso de selección es la “evaluación psicológica”, en la cual se reúnen los datos de capacidad intelectual y emocional del candidato. Esta se realiza mediante baterías psicológicas que deben seleccionarse considerando: nivel de aplicación, características del perfil, tiempo de aplicación y costo. Una batería de pruebas psicológicas (Grados, 2013) incluye aspectos básicos, como: Inteligencia. Mide la capacidad para resolver situaciones del entorno mediante el Factor general de inteligencia (Factor g) y los factores específicos como análisis y síntesis, nivel de pensamiento, entre otros. Habilidad. Mide las capacidades más desarrolladas, como la comunicación oral o escrita, ventas, entre otros. Personalidad. Mide los factores del estilo de afrontamiento a la vida de la persona. Una prueba psicológica o psicométrica, mide atributos psicológicos, tales como: intereses, inteligencia, rasgos de personalidad, logros, aptitudes, actitudes, habilidades, nivel de desarrollo, etc., (Llanos, 2013). Hay ciertos señalamientos previos que conviene tomar en cuenta como: 29 La experiencia, habilidad y conocimiento en la interpretación de pruebas. Las pruebas de habilidad, intereses y rasgos, no constituyen una verdad absoluta con respecto al entrevistado. Durante la entrevista, se deben observar y analizar los mecanismos de defensa, el manejo de emociones, congruencia entre afectos y conducta manifiesta, tics, características del discurso, fluidez de ideas, curso del pensamiento, tartamudeos, entre otros, puede ser muy útil. Las pruebas se utilizan para inferir si un individuo es el apropiado para ocupar una vacante, de acuerdo al perfil. La adecuada selección y decisión del candidato, se ve reflejada en su desempeño, al haber transcurrido un margen de tiempo. Existen aspectos inconscientes en las respuestas de los individuos cuando resuelven las pruebas de personalidad, y pueden manipular su auto- concepto en base a sus intereses. La actuación profesional del seleccionador deberá estar regida por su ética profesional. La aplicación de la prueba y el reporte integral lo deberá realizar el profesional. Esto obedece a motivos de estandarización, confiabilidad, validez, ética y valor profesional. El reporte final se integrará con las pruebas aplicadas, y se enriquecerá con la entrevista, el estudio socioeconómico, el examen médico, la información de la solicitud de empleo, la evaluación técnica y la investigación de antecedentes laborales (Llanos, 2013). Antes de iniciar esta fase, el seleccionador deberá tener planeado el lugar de aplicación, los materiales y el tiempo requerido, a fin de que el manejo de los instrumentos sea secuencial (Grados, 2013) Pichón, (1991 en Llanos, 2013) define a la prueba psicológica como “una situación experimental y estandarizada que es causa de estímulo a un comportamiento y que estadísticamente clasifica a los individuos tipológica y cuantitativamente” (p. 141) 30 Una prueba de medición debe cumplir con dos características: confiabilidad y validez. La confiabilidad es la certidumbre con la cual una prueba determina si es consistente en aquello que debe medir. La consistencia de los resultados a lo largo del tiempo (seis meses como mínimo) es lo que interesa. Y la validez es la exactitud que tiene una prueba para evaluar aquello que pretende. Cuando se manejan iguales condiciones y se asemeja, de una forma consistente, la situación en la que los sujetos son sometidos a la misma prueba, significa que está estandarizada (Llanos, 2013). Existe una amplia gama de exámenes psicológicos, cada examen tiene utilidad limitada y no puede considerarse un instrumento universal. El propósito de cada examen, su diseño, las instrucciones y sus aplicaciones se registran en el manual, el cual proporciona también información respecto a la confiabilidad y los resultados de validación (Werther y Davis, 2000). Llanos (2013), clasifica las pruebas de acuerdo a su medición en: *Ejecución máxima. Se obtiene una estimación de la mejor ejecución posible. Pruebas de habilidades: miden las capacidades en un área específica (ver figura 4). Pruebas de rendimiento: se alinean con programas educativos y de entrenamiento en alguna área de conocimiento. Pruebas de actitud: miden capacidades y habilidades que evalúan predictivamente, el éxito en el desempeño de un cargo, incluye funciones y responsabilidades. 31 Fig. 4. Pruebas de Habilidades p. 146 (Llanos, 2013) *Pruebas de Ejecución típica: en este tipo de pruebas (ver fig. 5) se solicita al sujeto respuestas de acuerdo con su comportamiento habitual y se concentran en intereses, actitudes, sentimientos, hábitos, reacciones espontáneas. Fig. 5 Pruebas de ejecución típica p. 150 (Llanos, 2013). La evaluación psicológica constituye uno de los recursos más ricos en el proceso de selección, y se ubica como un eslabón específico dentro de una cadena progresiva de técnicas orientadas al conocimiento y la evaluación de los postulantes. Una batería de pruebas es considerada como una propuesta de tareas de distintos grados de complejidad, que el postulante deberá resolver (Richino, 2000). 32 Si se desea obtener información óptima del examinado en cuanto al futuro desempeño de las funciones, responsabilidades y ejecución de tareas que exige el puesto, se evalúan varios aspectos de su persona: capacidades, habilidades, rendimiento intelectual y perfil de la personalidad, con el fin de garantizar que se desempeñe con éxito y calidad. La conformación de una batería de pruebas psicológicas, de acuerdo con el nivel (operativo, medio o ejecutivo), es un medio por el cual examinar a futuro, el grado de adecuación entre puesto e individuo, con vías a garantizar la adaptabilidad, productividad, calidad, crecimiento, satisfacción, eficiencia y disminución de índices de rotación de personal (Llanos, 2013). Para armar una batería se necesita algún test de nivel, varios proyectivos o tests de personalidad orientados a explorar aspectos cualitativos (por ejemplo, cómo responde, piensa, se relaciona o resuelve un problema), un test que evalúe el nivel intelectual y que permita explorar la función del pensamientoen la resolución de problemas, con el que podemos observar el ritmo, la cantidad de errores y la capacidad de concentración. Los test proyectivos o de personalidad utilizan técnicas de diferentes niveles de estructuración y mientras más estructurados sean, brindan información con respecto a los aspectos manifiestos de la conducta. Por el contrario, si se utiliza un test poco estructurado, se puede acceder a aspectos muy profundos de personalidad que pueden ser bastante impactantes o poco alentadores, corriendo el riesgo de perder la oportunidad de observar cómo encara el candidato, sus dificultades internas frente a una exigencia social definida (Richino, 2000). Muchas organizaciones emplean técnicas de simulación como complemento del diagnóstico; además de los resultados de las entrevistas y las pruebas psicológicas. Dichas técnicas consisten en someter al candidato a la dramatización de algún acontecimiento, lo más cercano a la situación que desempeñará en la organización, lo cual proporcionará expectativas más realistas de su comportamiento futuro en el puesto a ocupar. La principal técnica de simulación es el psicodrama, cada persona representa los papeles que le son más característicos como forma de 33 comportamiento, ya sea de manera aislada o en interacción con otras personas (Chiavenato, 2011) Éstas técnicas de simulación se utilizan en selección para evaluar y observar de una forma eficaz, al candidato en una situación artificial, construida lo más cercana posible, a una real; así como, para examinar y observar el desenvolvimiento del candidato frente a problemas recurrentes en el trabajo (Llanos, 2013). Otras alternativas en técnicas de selección. Dentro de la evaluación psicológica, se pueden emplear otras técnicas de selección que, aunque no son generalmente utilizadas por las organizaciones, se pueden elegir si hay un interés específico que medir, por los objetivos que se persiguen, por necesidades o fines muy particulares de la empresa, etc., éstas son: La grafología (Llanos, 2013) es “una técnica cualitativa que se ocupa del análisis e interpretación de la escritura; como parámetro para el estudio de la personalidad y se fundamenta en el análisis exhaustivo de las características de la grafía” (p.134). Los grafólogos obtienen una muestra de la escritura y observan varias características como el tamaño, inclinación de las letras, la presión inferida en el trazo y la colocación de la escritura en la página; con esto, pueden inferir aspectos como la personalidad, inteligencia, nivel de energía, capacidades organizacionales, creatividad, madurez emocional, autoimagen, habilidades interpersonales y tendencias empresariales. (Gómez-Mejía et al. 2001). Los aspectos que se evalúan con la grafología son: Impresión general, análisis por zonas, tamaño, sesgo, anchura contra estrechez, conexiones, espacio entre palabras y renglones, pastosidad y finura, plenitud y delgadez, conexidad, inclinación, análisis de las letras I y T, regularidad e irregularidad. En la grafología cada trazo constituye la proyección de la personalidad (Llanos, 2013). 34 Hughes (1994, en Llanos 2013), indica que las expresiones del rostro podrán cambiarse, modificarse o manipularse, pero la escritura revelará irremediablemente las actividades mentales del sujeto. La autobiografía es una técnica de evaluación psicológica que permite analizar aspectos de la vida del candidato y puede complementar, la interpretación de la escritura. Además del análisis grafológico (rasgos de personalidad, autoestima, agresión, impulsividad, creatividad, expresividad, timidez, etc.), se evalúan: acervo cultural, manejo de lenguaje, nivel de inteligencia, análisis, juicio, pensamiento deductivo e inductivo, antecedentes familiares, dinámica familiar y organicidad (Llanos, 2013). Por tanto, la autobiografía es una evaluación apreciativa de información, en texto libre, que puede incluir información que el reclutador pasó por alto en la entrevista inicial (algunos aspectos de la familia, lugar que ocupa la persona en el contexto familiar, si es el padre, hijo segundo u otro; el orden dará un indicativo de la trascendencia que tiene para la persona), etc. (Grados, 2013). Para el desarrollo de esta técnica, se le proporcionan tres hojas blancas tamaño carta, y un lápiz del número 2 o 2.5. Se le pide que redacte su autobiografía indicándole que debe llenar las 3 hojas y que si necesita más, las puede pedir (Llanos, 2013). Se le puede orientar indicándole que escriba desde su nacimiento hasta la actualidad, y que al final anote su nombre y firma. Opcionalmente, el reclutador le puede pedir que incluya sus metas, con lo cual se podrá obtener información de cuánto tiempo pretende permanecer en la organización o si sus expectativas son congruentes con las especificaciones del puesto (Grados, 2013). Otra técnica es el uso del polígrafo que es un aparato que mide las variaciones en la respiración, la tensión arterial y el pulso de una persona sujeta a interrogatorio, por lo general, las preguntas se refieren a puntos como el uso de drogas, si ha robado algo o si ha cometido un crimen serio. Sin embargo, la creciente corriente de objeciones al uso de este aparato en situaciones laborales, culminó en Estados Unidos con la aprobación de la 35 Ley Federal de Protección al Polígrafo para empleados en 1988 (Gómez- Mejía et al. 2001). El Psicogalvanómetro (Polígrafo), también es llamado comúnmente “detector de mentiras”, y puede ser muy útil para seleccionar personal de confianza, custodia de bienes o de seguridad. Debe contarse con la autorización escrita del candidato y el compromiso de preguntar sólo lo que esté relacionado con la vacante, evitando preguntas demasiado personales (Grados, 2003). Evaluación socieconómica. Siguiendo el diagrama (fig. 2), tenemos como siguiente etapa, la “evaluación socioeconómica”, la cual permite verificar las condiciones en las que se desenvuelve el solicitante y se confrontan los datos proporcionados por el candidato, en la solicitud y durante la entrevista inicial. Es muy importante conocer las condiciones de vida del candidato, su nivel económico, sus relaciones familiares, referencias personales y de trabajo, para conocer cómo es su entorno y como se maneja en éste. La información puede obtenerse a través de un cuestionario, de una trabajadora social, o por personal del área de recursos humanos o a través de un despacho u organización especializado en ello. Si no se puede contratar a alguien que realice el levantamiento de datos, puede recurrirse a la llamada telefónica o a través de llamadas epistolares, que son enviadas por correo a las personas que se anotaron como referencias personales y de trabajo (Grados, 2013). La investigación socioeconómica tiene como objetivo revisar y evaluar la situación económica y social del candidato, esto es, sus costumbres, forma de pensar, actitudes hacia el trabajo y la vida familiar, nivel de vida, aspiraciones y superación. El instrumento que se utiliza para la obtención de información es un cuestionario, el cual deberá archivarse al expediente de trabajador si se decide incorporarlo a la organización. Asimismo, se investigan los siguientes rubros: - Referencias y antecedentes laborales: se investiga sobre el desempeño del candidato en trabajos anteriores, su conducta, sueldo, relaciones 36 interpersonales y con los superiores, su motivación, puntualidad, cumplimiento, aportes e iniciativa, conflictos, motivo de salida y periodo laboral. Es importante conservar las cartas de recomendación pues en caso de urgencia pueden servir para localizar al trabajador (Llanos, 2013). Se investiga también la honestidad, responsabilidad, calidad del trabajo realizado, capacidad de supervisión, toma de decisiones, liderazgo
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