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Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Psicología División de Estudios Profesionales Perfil Laboral del Psicólogo Organizacional en el Área de Calidad Transaccional Opción de titulación: Tesis individual Director: Mtro. David Raunel Reyes Domínguez Revisor: Lic. Ricardo Lozada Vázquez Jurado: Dra. María del Carmen Gerardo Pérez Mtra. Mirna Rocío del Valle Gómez Mtro. Carlos Rodrigo Alonso Peniche Amante México, Distrito Federal Abril, 2016 Veronica Texto escrito a máquina Veronica Texto escrito a máquina Veronica Texto escrito a máquina Veronica Texto escrito a máquina Que para obtener el grado de: Psicólogo Veronica Texto escrito a máquina Veronica Texto escrito a máquina Sustentante: Barrera Valderrama Karina UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 Resumen ...................................................................................................................... 6 1. Introducción ........................................................................................................ 7 2. Calidad ............................................................................................................... 8 2.1. Historia de la Calidad .............................................................................................. 9 3. Seis Sigma (6σ) ................................................................................................ 14 3.1. Desarrollo Histórico ............................................................................................... 14 3.2. Definición de Seis Sigma ...................................................................................... 14 3.3. Estructura Seis Sigma ........................................................................................... 16 3.3.1. Líder Ejecutivo .............................................................................................. 16 3.3.2. Champions (patrocinadores) .......................................................................... 16 3.3.3. Master Black Belt (Maestro Cinta Negra) ....................................................... 17 3.3.4. Black belts (Cinta negra) ............................................................................... 17 3.3.5. Green Belts (Cintas verdes) ........................................................................... 17 3.3.6. Yellow Belts (Cintas amarillas)....................................................................... 17 3.4. Interpretaciones de Seis Sigma ............................................................................. 23 3.4.1. Seis Sigma como medida estadística............................................................. 23 3.4.2. Seis Sigma como objetivo o meta .................................................................. 24 3.4.3. Seis Sigma como sistema de dirección .......................................................... 25 3.5. Principios Seis Sigma ........................................................................................... 25 3.6. Metodología Seis Sigma ....................................................................................... 27 3.6.1. (D) Definir ...................................................................................................... 28 3.6.2. (M) Medir ....................................................................................................... 30 3.6.3. (A) Analizar ................................................................................................... 31 3.6.4. (I) Mejora ....................................................................................................... 31 3.6.5. (C) Control .................................................................................................... 32 3.7. Herramientas de la Calidad ................................................................................... 32 3.7.1. Hoja de recogida de datos u Hojas de verificación ......................................... 33 3.7.2. Histograma .................................................................................................... 33 3.7.3. Diagrama de Pareto ...................................................................................... 33 3.7.4. Diagrama causa-efecto o diagrama de Ishikawa ............................................ 34 3.7.5. Diagrama de correlación ................................................................................ 34 3.7.6. Estratificación ................................................................................................ 34 3.7.7. Gráfico de Control ......................................................................................... 34 3.7.8. Análisis Modal de Fallos y Efecto (AMFE) ...................................................... 35 3.7.9. Diseño de Experimentos ................................................................................ 35 3.7.10. Diagrama de Flujo ........................................................................................ 35 3.7.11. Estadística inferencial (Xs y Ys) .................................................................... 36 3.7.12. Capacidad de proceso .................................................................................. 36 3.7.13. Técnicas de creatividad ................................................................................ 36 3.7.14. Plan de Recolección de Datos ...................................................................... 37 3.7.15. Modelos de estimación de costos ................................................................. 38 3.7.16. Análisis exploratorio de datos (AED) ............................................................. 38 3.7.17. Gráficas de Control Multivariadas ................................................................. 38 3.7.18. Simulación.................................................................................................... 38 3.7.19. Minería de datos (Data Mining) ..................................................................... 39 3.7.20. Prueba de hipótesis ...................................................................................... 40 3.7.21. Causa común y causa especial .................................................................... 40 3.7.22. Mapeo de procesos ...................................................................................... 40 3.7.23. Técnicas de Recolección de datos ................................................................ 41 3.7.24. Estadística descriptiva .................................................................................. 41 3.7.25. Poka-yoke .................................................................................................... 41 3.7.26. Benchmarking .............................................................................................. 42 3.7.27. Herramientas de gestión ............................................................................... 42 3.7.28. Tabla Identificación de variables de proyecto ................................................ 42 3.7.29. Diagramas de campo de fuerza .................................................................... 43 3 3.7.30. Mapa de Proceso Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y Cliente (PEPSC) de arranque 433.7.31. Modelo Lineal con su coeficiente de correlación y determinación .................. 44 3.7.32. Generación de ideas .................................................................................... 45 3.7.33. Análisis de sub mapas de proceso ................................................................ 45 3.7.34. Despliegue de la Función de Calidad (QFD) ................................................. 45 3.7.35. Cinco ¿Por qué? .......................................................................................... 45 3.7.36. Análisis costo beneficio ................................................................................ 46 3.7.37. Lluvia de ideas ............................................................................................. 46 3.7.38. Técnicas de muestreo .................................................................................. 46 3.7.39. Planificación de proyectos ............................................................................ 47 3.7.40. Balance Score Card ..................................................................................... 47 3.7.41. Herramientas 7M .......................................................................................... 47 3.7.42. Diagramas de árbol ...................................................................................... 47 3.7.43. Diagrama de Pareto de segundo nivel .......................................................... 47 3.7.44. Árbol de Críticos de la Calidad (CTQ) ........................................................... 48 3.7.45. Gráficas Univariadas por Atributos ................................................................ 48 3.7.46. Análisis de sistemas de medición ................................................................. 48 3.7.47. Métodos para estudios de repetibilidad y reproducibilidad (Gage RyR) ......... 49 3.7.48. Prueba piloto ................................................................................................ 49 3.7.49. Procesamiento de Eventos Complejos (CEP) ............................................... 49 4. Psicología Organizacional ................................................................................. 53 4.1. Áreas del Psicólogo Organizacional ...................................................................... 55 4.2. Características del Psicólogo Organizacional ........................................................ 56 5. Método .............................................................................................................. 61 5.1. Objetivo General ................................................................................................... 61 5.2. Objetivos Particulares ........................................................................................... 61 5.3. Preguntas de Investigación ................................................................................... 61 5.4. Variables o dimensiones ....................................................................................... 62 5.4.1. Definición Conceptual de las variables ........................................................... 62 5.4.2. Definición Operacional de las variables ......................................................... 63 5.5. Hipótesis ............................................................................................................... 63 5.6. Diseño .................................................................................................................. 65 5.7. Tipo de Estudio ..................................................................................................... 65 5.8. Tipo de Muestreo .................................................................................................. 66 5.9. Participantes ......................................................................................................... 66 5.10. Contexto y escenarios ....................................................................................... 66 5.11. Procedimiento ................................................................................................... 66 5.12. Instrumento de Medición ................................................................................... 67 5.13. Análisis de Datos .............................................................................................. 67 6. Resultados ........................................................................................................ 68 6.1. Análisis de Confiabilidad y Validez del Instrumento ............................................... 68 6.2. Características sociodemográficas de la muestra .................................................. 72 6.3. Análisis Descriptivo de las Herramientas de la Calidad .......................................... 75 6.3.1. Análisis de Modo y Efecto de la Falla ............................................................ 75 6.3.2. Estadística inferencial (Xs y Ys) ..................................................................... 76 6.3.3. Presupuestos de cambio ............................................................................... 76 6.3.4. Capacidad de Proceso .................................................................................. 77 6.3.5. Hojas de Verificación ..................................................................................... 77 6.3.6. Hojas de Verificación ..................................................................................... 78 6.3.7. Técnicas de Creatividad ................................................................................ 78 6.3.8. Diseño de Experimentos ................................................................................ 79 6.3.9. Plan de Recolección de Datos ....................................................................... 79 6.3.10. Auditoría Transaccional ................................................................................ 80 6.3.11. Gráficos de Serie .......................................................................................... 80 6.3.12. Sistema de Presentación de Informes ........................................................... 81 4 6.3.13. Diagrama de Ishikawa (Causa y Efecto) ....................................................... 81 6.3.14. Modelo de Estimación de Costos .................................................................. 82 6.3.15. Análisis Exploratorio de Datos ...................................................................... 82 6.3.16. Gráficas de Control Multivariadas ................................................................. 83 6.3.17. Simulación.................................................................................................... 83 6.3.18. Contrato de Clausura.................................................................................... 84 6.3.19. Minería de Datos (Data Mining) .................................................................... 84 6.3.20. Análisis de Pareto......................................................................................... 85 6.3.21. Estudios de Prototipo y piloto........................................................................ 85 6.3.22. Prueba de Hipótesis ..................................................................................... 86 6.3.23. Causa común y causa especial .................................................................... 86 6.3.24. Mapeo de Procesos ...................................................................................... 87 6.3.25. Técnicas de Recolección de Datos ............................................................... 87 6.3.26. Estadística Descriptiva ................................................................................. 88 6.3.27. Pokayoke ..................................................................................................... 88 6.3.28. Benchmarking ..............................................................................................89 6.3.29. Herramientas de Gestión .............................................................................. 89 6.3.30. Tabla Identificación de Variables de Proyecto ............................................... 90 6.3.31. Diagramas de Campo de Fuerza .................................................................. 90 6.3.32. Mapa de Proceso: Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y Cliente (PEPSC) de Arranque .................................................................................................................... 91 6.3.33. Gráficos de Comportamiento de Procesos (SPC) ......................................... 91 6.3.34. Diagrama de Dispersión ............................................................................... 92 6.3.35. Modelo Lineal con su Coeficiente de Correlación y Determinación ................ 92 6.3.36. Generación de Ideas .................................................................................... 93 6.3.37. Análisis de Submapas de Proceso ................................................................ 93 6.3.38. Despliegue de la Función de Calidad (QFD) ................................................. 94 6.3.39. Cinco ¿Por qué? .......................................................................................... 94 6.3.40. Métrica de Seis Sigma .................................................................................. 95 6.3.40.1.1. Análisis Costo Beneficio .......................................................................... 95 6.3.41. Estratificación ............................................................................................... 96 6.3.42. Cartas de Control ......................................................................................... 96 6.3.43. Lluvia de Ideas ............................................................................................. 97 6.3.44. Técnicas de Muestreo .................................................................................. 97 6.3.45. Encuestas, Grupos Focales, Cartas, Comentarios y Tarjetas ........................ 98 6.3.46. Planificación de Proyectos ............................................................................ 98 6.3.47. Balance Score Card ..................................................................................... 99 6.3.48. Herramientas 7M .......................................................................................... 99 6.3.49. Solución de Problemas ................................................................................100 6.3.50. Diagramas de Árbol .....................................................................................100 6.3.51. Pareto de segundo nivel ..............................................................................101 6.3.52. Árbol de Críticos de la Calidad (CTQ) ..........................................................101 6.3.53. Gráficas Univariadas por Atributos ...............................................................102 6.3.54. Síntesis de Ideas .........................................................................................102 6.3.55. Definición de Niveles de Medición de Variables ...........................................103 6.3.56. Modelos de Licitación ..................................................................................103 6.3.57. Análisis de Sistemas de Medición ................................................................104 6.3.58. Métodos para Estudios de Repetibilidad y Reproductibilidad (Gage RyR) ....104 6.3.59. Prueba Piloto ...............................................................................................105 6.3.60. Procesamiento de Eventos Complejos (CEP) ..............................................105 6.4. Construcción del Modelo ......................................................................................106 6.5. Análisis Inferencial ...............................................................................................109 Hipótesis 1. ................................................................................................................109 Hipótesis 2. ................................................................................................................109 Hipótesis 3. ................................................................................................................109 Hipótesis 4. ................................................................................................................110 5 Hipótesis 5. ................................................................................................................110 Hipótesis 6. ................................................................................................................111 Hipótesis 7. ................................................................................................................111 Hipótesis 8. ................................................................................................................111 Hipótesis 9. ................................................................................................................112 Hipótesis 10. ..............................................................................................................112 Hipótesis 11. ..............................................................................................................113 Hipótesis 12. ..............................................................................................................113 7. Discusión .........................................................................................................114 8. Conclusiones ...................................................................................................124 9. Recomendaciones y Limitaciones ....................................................................129 10. Referencias ..........................................................................................................130 Apéndice 1.................................................................................................................132 Apéndice 2.................................................................................................................138 6 Resumen Al pensar en las áreas de trabajo de un psicólogo organizacional se identifican el reclutamiento, selección de personal y capacitación como las principales y prácticamente únicas áreas; actualmente existen diferentes áreas en las organizaciones, donde las capacidades de los psicólogos organizacionales permitirían generar valor. La calidad es un ejemplo de las áreas en las que las organizaciones hoy en día se apoyan para disminuir costos o generar ganancias. Esta investigación propone que los psicólogos organizacionales se desarrollen en el área de calidad generando valor a las empresas, por lo cual el presente trabajo tuvo como objetivo establecer los conocimientos, habilidades, prácticas requeridos para que un psicólogo organizacional se desarrolle en el área de calidad transaccional bajo el sistema de Seis Sigma, para lo cual se elaboró un instrumento conformado de 147 preguntas que se aplicó a 181 estudiantes, recién egresados y psicólogos organizacionales que laboran en diferentes organizaciones en el área Metropolitana, este instrumento fue validado y confiabilizado, obteniendo un alfa de α= 0.983 y 13 factores con una varianza explicada de 65.92% y, el instrumento final quedó conformado por 83 reactivos. 7 1. Introducción Al definir el campo laboral de un psicólogo organizacional se piensa en el área de Recursos Humanos de una organización, generalmente desempeñando funciones de Reclutamiento, Selección, Capacitación, Desarrollo Organizacional, Relaciones Laborales, muchas de las veces en un puesto no valorado como estratégico, al punto que incluso se ha vuelto una tendencia subcontratar funciones comonómina, reclutamiento y selección. Esta situación hace reflexionar sobre la labor que un psicólogo organizacional puede realizar, sobre el alcance de sus conocimientos, capacidades, habilidades; es decir invita a buscar en qué otra parte de la organización puede impactar con su trabajo. Una de las áreas en las que el psicólogo organizacional ha ido adentrándose es en la calidad. Lo anterior se ejemplifica en la implementación del sistema ISO 9000 en algunas organizaciones, Albarrán y Pedraza (2000) en Jiménez (2004) mencionan el psicólogo funge como un agente sensibilizador de la calidad, capacitando, siendo agentes de cambio; en particular en funciones propias del departamento de Recursos Humanos. Pero es necesario también mencionar que el psicólogo organizacional por el hecho de ser psicólogo cuenta con otras herramientas las cuales lo distinguen como el conocimiento, manejo y desarrollo de grupos, manejo de conflictos, habilidades de motivación y comunicación, desarrollo de organizaciones, entre otros (Madrigal 1996 en Jiménez, 2004). Por esta razón es necesario definir un nuevo perfil para definir el cómo debe ser un psicólogo organizacional que desee hacer calidad con una estrategia como Seis Sigma, en la cual por sus propias características como conocimientos, habilidades y prácticas un psicólogo organizacional puede participar. 8 2. Calidad En la actualidad se habla del concepto calidad aplicado en diferentes contextos, como servicios y productos, enfatizando lo relevante de hacer las cosas con calidad. Esta definición ha evolucionado a lo largo del tiempo de acuerdo a los problemas empresariales, los sistemas productivos; ejemplo de estas influencias ha sido que la calidad entendida como excelencia en un primer momento pasó a centrarse en la fabricación y posteriormente a la calidad de servicio (Camisón, Cruz, y González, 2006). Uno de los primeros y principales autores en desarrollar el tema de la calidad fue Juran en su Manual de Control de Calidad, en este libro define a la calidad como “la aptitud para el uso”, la cual debe ser planificada por los niveles más altos de la organización (Gómez, Vilar, y Tejero, 2003 p. 13). Por otra parte tiempo después Armand V. Feigenbaum definió a la calidad como “El conjunto completo de las características de marketing, ingeniería, fabricación y mantenimiento de un producto o servicio, a través del cual el producto o servicio cumplirá las expectativas del cliente”. Este autor pone énfasis en que la calidad está determinada por el cliente, el cual califica de acuerdo a sus experiencias volviendo este juicio variable y cambiante (Gómez et al., 2003 p. 14). En la actualidad existen otras definiciones como la propuesta por la American Society for Quality (ASQ) (Sociedad Americana para la Calidad), entendida como “la totalidad de detalles y características de un producto o servicio que influye en su capacidad para satisfacer necesidades dadas”, por otro lado según las Normas ISO- 9000:2000 la calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos” (Gutiérrez y Vara, 2009 p. 5). Munch, 1996 en Lemus, 2014 define a la calidad como el resultado de un proceso largo y continuo que implica tiempo y esfuerzo, es decir hace hincapié en que no es un proyecto a corto plazo y que para que den resultado, la calidad debe ser un 9 compromiso. Por otra parte Pérez (1996 en Lemus, 2014 p.5) agrega a la definición de calidad las necesidades y expectativas de los clientes y a su vez éstas al precio que ellos consideran es justo pagar por ellas. Sobre esta misma línea Lepeley (2001 en Inacua, 2011) explica a la calidad como el resultado de un proceso integral que incluye todas las etapas para poder brindar un servicio o realizar un producto. Para fines de esta investigación la calidad implicará los recursos tanto humanos como materiales y procesos enfocados a satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente. La calidad hoy en día se vuelve fundamental pues en un ambiente cada vez más competitivo aquellas organizaciones que satisfagan siempre las expectativas de los clientes tendrán la preferencia de los mismos. Como lo demuestran las definiciones antes mencionadas, la calidad tiene varios aspectos a tomar en cuenta, lo cual se explica a las diferentes etapas por las que ha atravesado; razón por la cual es necesario explicar cada una de ellas. 2.1. Historia de la Calidad Jiménez (2004) menciona a la calidad como un elemento íntimamente ligado a la historia de la humanidad, ya que se ha ido avanzando de acuerdo a las necesidades del hombre. De esta manera la calidad comienza en la época artesanal, cuando la persona que fabricaba era la misma que consumía la creación, es decir la Primera Etapa: Artesanal estaba dada por la experiencia del artesano, la calidad dependía de su experiencia y de la relación con el usuario quién generalmente daba las características deseables. La Segunda Etapa se desarrolló junto con la Revolución Industrial, en esta fase la principal preocupación fue supervisar la calidad, para lo cual se creó el puesto de capataz y se le designó la responsabilidad por la calidad del trabajo. 10 Es en la Tercera Etapa: Control de Calidad donde surge la inspección, debido al interés de producir más volumen a un menor costo como lo proponía Henry Ford o W. Taylor. Es en este momento donde se busca ya no sólo evaluar la calidad sino además detectar errores, un ejemplo son los gauges que utilizaban los inspectores como estándares para detectar desajustes. Esta una de las diferencias con la etapa anterior ya que los capataces a diferencia de los inspectores empleaban sistemas subjetivos, en cambio los inspectores debían comparar con un patrón o estándar (H. Gutiérrez, 2010). Con la llegada de la Segunda Guerra Mundial surgieron nuevos retos para los cuales los sistemas antes generados no estaban preparados, por lo cual surgió la necesidad del control estadístico que se volvería en la Cuarta Etapa: Control Estadístico. Algunas de las aportaciones de esta etapa serían el establecimiento de límites aceptables de calidad, la sustitución de la inspección del 100% de la producción, por sólo un muestreo y las gráficas de control (Jiménez, 2004). En el Control Estadístico de la Calidad la clave se vuelve diferenciar entre variaciones aceptables y variaciones indicadoras de una falla (Torres, Ruiz, Solís, y Martínez, 2012). En esta etapa se puede reconocer como uno de los principales autores a Walter A. Shewhart, cuya principal aportación a la calidad fue la introducción del concepto de Control Estadístico de la Calidad (Guerra y Quijada, 2010), el cual buscaba la estabilización y reducción de la variación del proceso disminuyendo los errores mediante el control estadístico (Camisón, Cruz y González, 2006). Shewhart propone el Ciclo PDCA el cual plantea cuatro etapas: Plan/Planificar, Do/Hacer, Check/Verificar, Act/Actuar, el cual posteriormente fue difundido y promovido por su discípulo W. Edwards Deming (Guerra y Quijada, 2010). El enfoque de W. E. Deming sobre la calidad se basa en el trabajo constante, el control de la variabilidad y la preocupación por la satisfacción de los clientes (Blanco y Rodríguez, 2010); bajo esta orientación él enseñó a ingenieros japoneses la 11 aplicación de cartas de control para disminuir la variabilidad en los procesos, estrategia que utilizaría Japón para reconstruir su país después de la guerra (H. Gutiérrez, 2010). Es en esta etapa cuando hay una gran preocupación por estudiar el proceso, equipado con métodos estadísticos para identificar las causas de variabilidad excesiva y desarrollar acciones para corregirlas, es decir para este momento las acciones seguían siendo posteriores a la fabricación; además de que todavía no se considerabaa toda la organización como participante en la calidad, sino sólo se atribuía la responsabilidad al área de producción (Camisón et al., 2006). A partir de 1950 comienza la Quinta Etapa: Aseguramiento de la Calidad donde el interés principal ya no sólo está en función de hacer correcciones si no de prevenir defectos (Jiménez, 2004), en la cual debían participar todas las áreas diseño, ingeniería, planeación y actividades de servicio (H. Gutiérrez, 2010). En este momento cambia el concepto de control por el aseguramiento de la calidad. Donde como mencionan Camisón et al. (2006) ya no se busca asegurar el proceso a través de la inspección, sino el aseguramiento mediante la planificación, organización y control de todas las actividades y funciones organizativas para «hacerlo bien a la primera», para garantizar o asegurar la calidad de diseño y uso a los clientes y usuarios finales. Son Feigenbaum y Juran quiénes aportan un aspecto antes no contemplado como el concepto de costos de calidad, el cual proporcionó un poderoso fundamento económico al movimiento por la calidad. Identificando que la mala calidad cuesta mucho y que al mejorar se reducen los costos de no calidad (H. Gutiérrez, 2010). En este mismo periodo de postguerra surge en Japón la necesidad de renacer y mostrarse como un país competitivo capaz de colocar sus productos en el mercado internacional; para lo cual se vuelve necesario cambiar su filosofía para darle más importancia a la calidad de los productos fabricados. Es en este cambio de 12 paradigma donde los japoneses se dan cuenta que la calidad es algo más que sólo la producción, y que ésta está ligada con todo lo que ocurre en la organización y por lo tanto se relaciona con los trabajadores, la dirección y los clientes. (Torres et al., 2012). Como producto de sus investigaciones, nuevos conocimientos adquiridos y la capacitación a los supervisores y obreros sobre el control de calidad, en 1960 surgen los círculos de calidad, creados por Kaoru Ishikawa y formalizados más tarde en 1962. Los círculos de calidad consisten en un sistema en el cual los trabajadores se reúnen en grupos pequeños para solucionar problemas presentes en su trabajo (Torres et al., 2012). En Japón a esta concepción de calidad entre 1969-1970A se le denominó Control de Calidad Total, la cual tenía un enfoque humano y estaba pensado como calidad en toda la empresa. Esta concepción supera la versión de Feigenbaum al involucrar a todas las divisiones y a todos los empleados para alcanzar objetivos de calidad, costos y calidad en el servicio. Proporcionando capacitación y motivación para que todos los empleados trabajaran por la calidad en la organización (H. Gutiérrez, 2010). Al final de esta etapa se enfatiza en el diseño de los productos, para lo cual surgen herramientas como la confiabilidad, el diseño de experimentos, el Análisis de Modo y Efecto de la Falla (AMEF) entre otros (H. Gutiérrez, 2010). La Sexta Etapa: Calidad Total inicia con la propuesta de Feigenbaum, quien plateó integrar de modo eficaz los esfuerzos de un gran número de personas con el trabajo sobre una gran cantidad de activos tangibles como máquinas y activos intangibles como información, y que este reto sólo puede resolverse sistémicamente (Camisón et al., 2006). A partir de esto la calidad ha ido encaminada en ayudar a mejorar la efectividad de una organización, en participar activamente en cumplir los objetivos 13 planteados, su misión y visión; es decir se ha vuelto en una forma de aumentar las ventajas competitivas (H. Gutiérrez, 2010). La calidad cambió de ser una ventaja competitiva a ser un requisito imprescindible para competir en muchos mercados. Como producto de este cambio en 1987 aparecen la serie de Normas ISO-9000, con el objetivo de unificar y estandarizar los numerosos enfoques de sistemas de aseguramiento de calidad que hasta a la fecha existían. Es en el año 2000 cuando se les hace un cambio radical y se reemplaza el concepto de Sistema de Aseguramiento de la Calidad por el de Sistema de Gestión de la Calidad. Hoy en día estas normas se han convertido en un referente fundamental para miles de empresas y organizaciones que han certificado sus sistemas de gestión de la calidad basándose en ellas (H. Gutiérrez, 2010). Con este cambio de enfoque, la calidad se volvió un aspecto fundamental de los productos y servicios, por lo que se desarrollaron diferentes sistemas y estrategias; una de ellas es la estrategia llamada Seis Sigma, bajo la cual se propone un psicólogo organizacional puede aportar sus conocimientos y capacidades. 14 3. Seis Sigma (6σ) 3.1. Desarrollo Histórico La estrategia Seis Sigma fue desarrollada en los 80´s en Motorola como una estrategia de mercado y de mejoramiento de la calidad, esta propuesta fue del ingeniero Mikel Harry, tenía como objetivo la evaluación y el análisis de la variación de los procesos de Motorola, como una manera de ajustarse más a la realidad. Posteriormente esta estrategia llamó la atención del director ejecutivo Bob Galvin para aplicarla con el propósito de reducir los defectos de productos electrónicos (Herrera y Fontalvo, 2011). Posteriormente fue popularizada en los 90’s por las organizaciones Allied Signal que inició el programa en 1994 y General Electric que lo hizo en 1995; estas estrategias fueron bien implementadas debido en gran medida a sus presidentes, Larry Bossidy y Jack Welch, respectivamente, encabezaron entusiasta y firmemente el programa en sus organizaciones. En Latinoamérica, la empresa Mabe es una de las organizaciones que ha logrado conformar uno de los programas Seis Sigma más exitosos (Gutiérrez y Vara, 2009). 3.2. Definición de Seis Sigma Seis Sigma es una implementación rigurosa, enfocada y altamente efectiva de los principios y técnicas probadas de calidad; incorpora elementos de los trabajos de muchos de sus precursores, Seis Sigma tiene como meta ideal que los negocios u organizaciones operen libres de errores (Pyzdek, 2003). Autores como Gutiérrez y Vara (2009) entienden a Seis Sigma (6σ) como una estrategia que forma parte de la mejora continua, la cual busca reducir la variación para mejorar el desempeño de los procesos en una organización sin perder de vista las necesidades de los clientes. Esta estrategia se basa en una metodología fundamentada en las herramientas y el pensamiento estadístico. Asimismo, tiene tres áreas prioritarias de acción: 15 satisfacción del cliente, reducción del tiempo de ciclo y disminución de los defectos (Gutiérrez y Vara, 2009). Las mejoras en estas áreas impactan en ahorros de costos para los negocios, así como oportunidades para retener a los clientes, capturar nuevos mercados y construirse una reputación de empresa excelente en productos y servicios (Mejía y Álvarez, 2011). Por otro lado también se define a Seis Sigma como un método de gestión de calidad el cual combina herramientas estadísticas para mejorar el nivel de desempeño de un proceso mediante la toma de decisiones correctas para comprender las necesidades de los clientes (Herrera y Fontalvo, 2011). Esta estrategia se utiliza para lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, alinearlas con las necesidades de los clientes. La base de Seis Sigma es asignar metas, las cuales deben ser alcanzables a corto plazo y dirigidas a objetivos a largo plazo; utiliza las metas y los objetivos que el cliente plantea para la mejora continua en la organización a todos los niveles (Gómez et al., 2003) Seis Sigma es un sistema abierto que resalta la importancia del liderazgo para poder llevar a cabo la estrategia y poder cumplir los objetivos a corto y largo plazo (Lemus, 2014). Esto está muy relacionado al énfasis dado al trabajo en equipo como medio para desarrollar o generar ventajas competitivas tanto de laorganización como de las personas (Herrera y Fontalvo, 2011). Para poder llevar a cabo esta estrategia, se implementa paralela a la de la organización; la cual permite desarrolla los proyectos que llevarán a la mejora del proceso y a reducir los errores. Esta estructura es la siguiente: 16 3.3. Estructura Seis Sigma La forma de manifestar el compromiso por Seis Sigma es creando una estructura directiva que integre a los líderes del negocio, líderes de proyectos, expertos y facilitadores. Dando a cada uno un rol y responsabilidades específicas para lograr proyectos de mejora exitosos. Los roles, tomados de las artes marciales, que usualmente se reconocen dentro de los programas 6σ son: líder ejecutivo, champions (campeones o patrocinadores), master black belt (maestro cinta negra o asesor senior), black belt (cinta negra), green belt (cinta verde), yellow belt (cinta amarilla). 3.3.1. Líder Ejecutivo Este rol suele estar sólo por abajo del máximo líder ejecutivo de la organización, Es un profesional con experiencia en la mejora empresarial en calidad; una de las características relevantes que debe tener es su liderazgo, el conocimiento estadístico básico (pensamiento estadístico); entendimiento del programa 6σ y de su metodología. 3.3.2. Champions (patrocinadores) En la parte directiva, además del comité director de la iniciativa 6σ, los champions (patrocinadores) tienen un rol vital, pues son los seleccionadores de los proyectos a cabo, a promoverse y revisarse. Suelen ser gerentes de planta y gerentes de área a los que se les otorga la responsabilidad de garantizar el éxito de la implementación de 6σ en sus áreas de influencia. Entre las características requeridas está la dedicación, entusiasmo, fe en sus proyectos, capacidad para administrar y su liderazgo; de igual forma sus superiores deben contar con conocimiento estadístico básico, y un buen entendimiento del programa Seis Sigma, así como de su metodología de desarrollo de proyecto. 17 3.3.3. Master Black Belt (Maestro Cinta Negra) Son los directores o asesores de los proyectos clave, se dedican totalmente a 6σ, brindan asesoría a los Black belts (Cinta negra) de los cuales son mentores. Entre las funciones principales está la responsabilidad de mantener una cultura de calidad dentro de la empresa. Deben contar con habilidades y conocimientos técnicos, estadísticos y en liderazgo de proyectos. 3.3.4. Black belts (Cinta negra) Los Black belts (Cinta negra) como sus mentores se dedican de tiempo completo a 6σ; fungen como agentes de cambio; ya que ayudan a promocionar el uso de los métodos y soluciones Seis Sigma. Este rol no se debe asignar de forma automática a los tradicionales ingenieros de calidad de los departamentos de aseguramiento de calidad, la idea de Seis Sigma es que estos agentes formen parte de todas las áreas de la organización. Por lo cual se busca que haya gente que sea experta en diferentes aspectos de la organización como en procesos administrativos, gestión, finanzas, manufactura, ingeniería, atención a clientes, etcétera. 3.3.5. Green Belts (Cintas verdes) Son ingenieros, analistas financieros, expertos técnicos en el negocio que participan y lideran equipos Seis Sigma. Intervienen en problemas de sus áreas y están dedicados de tiempo parcial a 6σ. Entre las características buscadas en estos líderes son el trabajo en equipo, motivación, aplicación de métodos (DMAIC), capacidad para dar seguimiento. 3.3.6. Yellow Belts (Cintas amarillas) A diferencia de los antes mencionados Black belts (Cinta negra) y Master Black belts (Maestro Cinta Negra), los Yellow Belts (Cinta amarilla) son personas dedicadas a su área y a 6σ, su injerencia en los proyectos se aprecia más en la etapa de control. Cuentan con conocimiento de los problemas que se están analizando, además de 18 cultura básica de calidad y entrenamiento en herramientas estadísticas básicas y en solución de problemas. Si bien de estos agentes no se espera sean líderes sí se busca su intervención en la motivación y voluntad de cambio de otros. Al analizar esta información se puede determinar que aquellos agentes que lideren un equipo de Seis Sigma o Black belts (Cinta negra) deben contar con algunas características en particular, entre ellas se pueden mencionar las siguientes; las cuales se utilizarán posteriormente para la elaboración del instrumento para identificar el perfil del psicólogo organizacional en el área de calidad (ver Tabla 1): Tabla 1. Características del personal en el área de la Calidad bajo Seis Sigma (Basado en McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005) Característica Conductas Habilidades o Capacidad Capacidad Analítica (Herrera y Fontalvo, 2011) Desglosa los problemas: Identifica relaciones básicas. Descompone los problemas en partes y establece relaciones causales sencillas (A causa B). Identifica los pros y contras de las decisiones. Marca prioridades en las tareas, según su orden de importancia. Busca y obtiene información de distintas fuentes para obtener una visión más amplia de los problemas y situaciones. Identifica relaciones múltiples: Desglosa un problema complejo en distintas partes. Es capaz de establecer vínculos causales complejos entre circunstancias diferentes. Reconoce varias causas posibles de un hecho o varias consecuencias de una acción o una cadena de sucesos (A causa B causa C causa D). Analiza las relaciones entre las diferentes partes de un problema o situación para anticipar los obstáculos y planifica los siguientes pasos. Realiza planes o análisis complejos: Aplica métodos o conceptos aprendidos con el fin de analizar situaciones y facilitar la toma de decisiones. Realiza análisis complejos teniendo en cuenta múltiples variables con una relación poco evidente entre ellas. Utiliza distintas técnicas de análisis para identificar varias soluciones y sopesa el valor de cada una de ellas. Descompone un problema en múltiples partes, desglosando al detalle cada una de ellas y estableciendo las relaciones causales de éstas. Realiza análisis lógicos, identifica problemas, reconoce información significativa, busca y coordina datos relevantes. Analiza información e identifica problemas coordinando datos relevantes. Tiene mucha capacidad y habilidad para analizar, organizar y presentar datos y establecer conexiones relevantes entre datos numéricos. 19 Característica Conductas Habilidades o Capacidad Competencia Estadística (McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005). Pensamiento Estadístico: Posibilidad de reconocer, en cada etapa de la investigación cuándo se necesita hacer uso de la Estadística, teniendo conciencia de la variedad de interpretaciones posibles de los resultados al procesar los datos para sustentar o rechazar un argumento, siendo capaz de formular hipótesis Estadísticas. Herramientas Estadísticas Básicas: Seleccionar y aplicar la técnica apropiada para la recolección y procesamiento de los datos, verificar los supuestos de las técnicas que se empleen, seleccionar adecuadamente los estimadores y niveles de precisión. Empleo Software Estadístico: Emplear apropiadamente software estadísticos existentes, así como explicar la lógica de los procesos estadísticos empleados y los resultados alcanzados, con la suficiente honradez científica. Habilidad para implementa métodos y procedimientos para recolectar, sistematizar y analizar diferentes tipos de datos, así como para comprender y abordar fenómenos probabilísticos y realizar inferencias estadísticas que sirvan como instrumentos de juicio en la toma de decisiones y en la comprensión de los fenómenos. Comunicación (Gutiérrez y Vara, 2009) Comunica la información de forma clara: Transmite y comparte la información cuando se lo piden. Procura que todas las personas queestán involucradas en un problema o situación tengan la información pertinente. Se expresa de forma estructurada y clara. Comunica de forma clara y escucha para asegurar su comprensión: Transmite sus opiniones e información de forma clara, dinámica y coherente. Se asegura de que su mensaje se entienda sin distorsiones. Escucha las opiniones y preocupaciones de sus interlocutores. Adapta la comunicación a los intereses y características del interlocutor: Utiliza diferentes canales y formas de comunicación adaptando el mensaje y el medio en función del interlocutor/a. Sabe hacerse entender y crea las redes de relación necesarias para obtener la información que es relevante. Se anticipa y se prepara para las reacciones de los demás. Comunica en público eficazmente: Puede hablar en público de forma efectiva. Comunica adecuadamente en presentaciones. Sabe establecer vínculos y relaciones afectivas con los demás para que apoyen su objetivo. Fuertes habilidades de presentación; capacidad para realizar presentaciones a los individuos y grupos Demostrar habilidades interpersonales con el fin de comunicarse de manera efectiva con los equipos de proyecto, así como el personal y la gestión de la empresa Habilidades interpersonales y de presentación para comunicarse efectivamente con sus compañeros, alta dirección y con otras organizaciones. Habilidades de presentación: orales y escritas 20 Característica Conductas Habilidades o Capacidad Negociación (Pyzdek, 2003) Entiende la propia posición e intereses: Distingue entre lo esencial y lo accesorio de lo que quiere conseguir. Sabe a qué puede renunciar y qué es innegociable. Percibe los intereses de su interlocutor/a pero no los tiene en cuenta. Negocia sobre los intereses propios. Entiende los intereses y tiene en cuenta la posición de los demás: Se muestra receptivo y empática, entendiendo lo que otros quieren. Busca el beneficio mutuo. Rebate objeciones: Intercambia contrapartidas y ofrece concesiones a cambio de otras ventajas y beneficios. Hace ver ventajas e inconvenientes de cada opción (propia o la del otro) y le lleva hacia sus posiciones. Es capaz de cerrar la negociación y llegar a un acuerdo. Genera negociaciones "ganar-ganar": Se preocupa para que su interlocutor/a o la otra parte esté tan satisfecho como él después del proceso de negociación. Negocia desde intereses y no desde posiciones. Deja la puerta abierta a futuros acuerdos. Negocia con perspectiva de futuro. Gestión de conflictos y técnicas de negociación Capacidad de trabajar con personas de otras localidades y adaptar métodos de comunicación, metodología y alinearlos con estos métodos de trabajo. Delegación (Axotla, 2012) Analizar y determinar las tareas a delegar. Asignar la tarea al colaborador adecuado Informar de la tarea, objetivos y responsabilidades delegadas Controlar el progreso de la tarea Evaluar los resultados obtenidos Capacidad de otorgar a los colaboradores autoridad y capacidad de actuación, exigiéndoles responsabilidad en la ejecución de ciertas tareas, de forma que organicen su trabajo de forma autónoma y se responsabilicen del logro de los objetivos. Énfasis en las Medidas de Desempeño (McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005) Establecimiento de objetivos: Habilidades para liderar el proceso que da lugar a un conjunto de objetivos claros y nítidos para servir como directrices de medición a lo largo del programa. Seguimiento de los progresos: Establecer el sistema en tiempo real que supervisará los proyectos y servir como una señal de alerta temprana de posibles problemas o bloqueos de carreteras. Gestión de Detalle: Detrás de estas prácticas hay habilidades personales superiores de organización y detalle. Hay un reconocimiento de la necesidad de cuantificar todas las medidas y para monitorear el progreso del plan sobre una base en tiempo real. Fuerte énfasis en lo tangible y cuantificable Objetivos generales están bien definidos y son medibles Sistema claro para medir el progreso a lo largo de los proyectos Compara el desempeño con resultados específicos y concretos Da señales de organización personal y atención al detalle Rechaza cualquier aspecto de "cabos sueltos" o trabajos inacabados 21 Característica Conductas Habilidades o Capacidad Enfoque en la Ejecución (McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005) Conduce a Resultados: Mantiene el objetivo siempre a la vista, que se define en términos exactos en cuanto a medidas, fechas de vencimiento y puntos de control. Gestión de recursos: Elaboración y aplicación del plan de ejecución que integra personas, departamentos, contactos de funciones cruzadas, etc. Proceso de gestión: Opera a través de un sistema que garantice información centralizada, acciones claras a seguir, indicadores fácilmente disponibles de estado actual, y un rastro de datos / auditoría. Discusión detallada sobre los enfoques organizacionales Funciona a partir de un plan maestro desde el inicio Supervisión y seguimiento de todos los eventos del proyecto Tiene planes alternativos y de respaldo para adaptarse a los nuevos factores Hace a todos los socios conscientes de la situación actual del proyecto Proporciona puntos de control a mitad del camino para permitir una vigilancia estrecha de la línea de tiempo y el impulso Competencia para el Cambio (McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005) Diagnosticar, desarrollar e implementar cambios. Liderar el proceso de un cambio planeado. Diagnosticar la presión a favor del cambio y la resistencia a él en situaciones específicas. Buscar, adquirir, compartir y aplicar conocimiento nuevo para encontrar de forma constante mejoras, creatividad y enfoques o metas completamente nuevos. Tiene una amplia visión del mercado que le permite anticiparse en la comprensión de los cambios que se requerirán dentro de las políticas y objetivos de su organización. Sugiere y recomienda modificaciones a estrategias y objetivos ante cambios externos o nuevas necesidades. Puede adaptarse rápidamente o adaptar a su equipo según las circunstancias. Se adapta con versatilidad, eficiencia y velocidad a distintos contextos, situaciones, medios y personas. Gestión del Tiempo Excelentes habilidades de organización Marca de forma clara y específica las prioridades, objetivos y tareas a realizar teniendo en cuenta la distribución y uso eficaz de los recursos disponibles. Supervisa las designaciones marcadas para modificar aquellos aspectos que se desvíen de los objetivos marcados. Muestra una gran habilidad para gestionar las tareas y procesos a su cargo de forma rápida y confiable; haciendo el mejor uso de los recursos disponibles. Manejo de Software (Reynaga, 2011) Competencia en software como Project o Visio Programs, Autocad Competencia con el internet. Idealmente, esto incluirá la experiencia con el software basado en Seis Sigma Competencia en los programas de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, etc) y la aplicación específica del cliente y programas de bases de datos Software estadístico como Minitab, SigmaXL 22 Característica Conductas Habilidades o Capacidad Pasión por Generar Valor al Cliente (McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005) Crear valor: Estar motivado por que los clientes reciban beneficios y mejoras con su labor. Escucha activa: Habilidades para indagar información sobre las prácticas actuales, ideas de mejora, las actitudes hacia el cambio ¿qué es lo que los clientes quieren? Comunicación con otros: Habilidades para liderar un diálogo interactivo y sensible que establece la confianza y la creencia entre los clientes externos y todos los socios del programa interno.Incluye el factor humanos como elemento crítico Da importancia a la actitud y motivaciones, así como al contenido Invita y participa de las aproximaciones de otros Escucha tanto como dirige e instruye Pretende influir en la gente y hacer posible su potencial Se centra en los resultados y los valores positivos de la organización y su gente Nombra resultados específicos y el efecto tangible que tendrá en los clientes Toma de Decisiones basada en Hechos (McCarty, Bremer, Daniels y Gupta, 2005) Pensamiento crítico: Fuertes medidas analíticas incluyendo la amplia búsqueda de datos, ponderación de alternativas y opciones, mejores resultados, etc. Rapidez de decisión: La puntualidad y la claridad son de suma importancia y rara rectificación de la decisión. Responsabilidad: Completa convicción acompaña a la decisión de fondo y sus resultados. Destaca una búsqueda minuciosa de buena información Busca diagnosticar la situación actual y hechos de aquí-y-ahora Genera fácilmente el caso y la lógica que sustentan una decisión Es inquisitivo sobre los puntos de vista y perspectivas de los demás Pondera decisiones alternativas y los posibles resultados de cada una. Trabajo bajo presión Alcanzar los objetivos previstos en situaciones de presión de tiempo, oposición y diversidad. Desempeño alto en situaciones de mucha exigencia. Priorizar las demandas con facilidad en contextos de mucha presión. Priorizar las demandas en estas situaciones. Trabajo en equipo (Mejía y Alvarez, 2011) Determinar las circunstancias en las que es conveniente utilizar el enfoque de equipo. Participar o liderar el proceso para establecer metas claras de desempeño para el equipo. Participar o liderar las actividades para definir las responsabilidades y las tareas del equipo en general y las de los miembros individuales en particular. Asumir una responsabilidad recíproca y personal en la consecución de las metas del equipo y no limitarse a las metas personales propias. Aplicar métodos y tecnologías adecuadas en la toma de decisiones para las metas, cuestiones y tareas que emprenderá el equipo. Resolver los conflictos personales y los relacionados con las tareas que se pudieran presentar entre los miembros del equipo, antes de que produzcan demasiadas fracturas. Evaluar el desempeño de la persona y el del equipo en lo relativo a las metas, lo que incluye la capacidad para aplicar acciones correctivas cuando se necesite. 23 3.4. Interpretaciones de Seis Sigma Se puede entender la estrategia Seis Sigma en tres dimensiones (Lemus, 2014): Una medida estadística del nivel de desempeño de un proceso o producto. Un objetivo de lograr casi a la perfección mediante la mejora del desempeño. Un sistema de dirección para lograr un liderazgo duradero en el negocio y un desempeño de primer nivel en un ámbito global. 3.4.1. Seis Sigma como medida estadística Respecto a la definición de Seis Sigma como una medida estadística se puede entender que esta estrategia busca reducir la variabilidad que hay en los procesos, es decir la variación que hay en las características de un producto. Esta variabilidad se ha medido utilizando la desviación estándar, la cual se simboliza con la letra griega sigma (σ), la cual es un parámetro estadístico que establece la variabilidad de un conjunto de valores respecto a la media, es decir que a menor valor de σ, menor el número de defectos. A diferencia de la (σ) de la desviación estándar, la (σ) de Seis Sigma representa el número de sigmas que caben dentro del intervalo establecido en los límites de especificación, lo que implica que a mayor número de sigmas que caben dentro del intervalo, menor será el valor de sigma y por ende menor el número de defectos (Mejía y Alvarez, 2011). Esta métrica es conceptualmente igual a los índices de capacidad de proceso cp (para el nivel sigma a corto plazo) y cpk (para el nivel sigma a largo plazo) que se utilizan en ingeniería de calidad desde hace décadas (RuizFalcó, 2009). Para calcular el nivel de sigma, es necesario entender cuáles son las expectativas de los clientes, los cuales se denominan CTQ’s (Critical to Quality o Críticos para la Calidad). Se considera que el proceso sigue una función de distribución de 24 probabilidad normal y con un intervalo de tolerancia igual a 12σ (seis desviaciones típicas a cada lado del valor nominal), entonces la fracción defectuosa de un proceso centrado sería 0.002 ppm (partes por millón). Se considera a los procesos como no están estables con la media invariable en el valor nominal, lo cual supone que el proceso derivará 1.5σ hacia alguno de los extremos; lo cual provocaría que la fracción defectuosa aumentaría hasta 3.4 ppm, que es el objetivo fijado en un Programa Seis Sigma. Si no se considera este desplazamiento se denomina nivel a corto plazo (Zst); si se considera el desplazamiento se denomina nivel a largo plazo (Zlt). En la Tabla 2 se detallan el número de defectos por millón según el nivel de sigma (Ruiz-Falcó, 2009). Tabla 2. Nivel de sigma a corto y largo plazo respecto a los defectos por millón de oportunidades (Basado en Ruiz- Falcó, 2009). Nivel a largo plazo (Zlt) Nivel a corto plazo (Zst) Nivel de Sigma Defectos por millón de oportunidades Defectos por millón de oportunidades 6 3.4 0.002 5 233 0.57 4 6 210 63.37 3 66 807 2699.93 2 308 537 45500 1 690 000 317300 Se aplica un coeficiente de 1,5 a la desviación típica del proceso calculada a corto plazo para tener en cuenta el efecto de los desplazamientos de la media. Este 1,5 no debe entenderse como una fórmula exacta sino más bien como un coeficiente de seguridad. 3.4.2. Seis Sigma como objetivo o meta Esta concepción de meta u objetivo se refiere a la puesta en práctica de la estrategia, la cual buscará disminuir la cantidad de defectos en los procesos o productos. En el caso de Seis Sigma se entiende que los defectos conllevan re trabajos y gastos lo que a su vez impactan en la preferencia de los clientes (Mejía y Alvarez, 2011). 25 Es decir el objetivo se vuelve diferenciarse de la competencia; usar Seis Sigma para conseguir un grado de dominio de los procesos que permita poner en el mercado productos o servicios con características muy superiores a las de la competencia y que sean apreciadas por el cliente. Ejemplos podrían ser conseguir plazos de entrega muy inferiores a la competencia, piezas con tolerancias más estrechas o características mecánicas superiores, etc. (Ruiz-Falcó, 2009). 3.4.3. Seis Sigma como sistema de dirección En esta estrategia la dirección es fundamental para controlar regularmente los resultados y logros del programa. Un sistema de dirección requiere pedir responsabilidades por los resultados y revisiones regulares para garantizar los resultados. 3.5. Principios Seis Sigma H. Gutiérrez (2010) menciona que la estrategia Seis Sigma tiene como principios: Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo: Es decir, la estrategia debe iniciar desde la cabeza de la organización y debe permear hasta la base de la misma. Estructura directiva que incluye a gente de tiempo completo: En 6σ se hace énfasis en generar líderes de proyecto que guíen y faciliten el conocimiento a otros miembros, de forma que se tiene al líder ejecutivo, champions (patrocinador), master black belt (maestro cinta negra), black belt (cinta negra), green belt (cinta verde), yellow belt (cinta amarilla). Orientada al cliente y enfocada en los procesos: Se busca satisfacer los requerimientos del cliente y que los niveles de desempeño a lo largo y ancho de la organización tiendan al nivel de calidad Seis Sigma. 26 Dirección con datos: Se atienden los proyectos que demuestran con datosque al ser desarrollados el cliente obtendrá beneficios. Apoyo en una metodología robusta: Los proyectos se desarrollan en forma rigurosa con la metodología de cinco fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, en inglés DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Como Carrillo (2005) menciona se debe Definir los problemas y situaciones a mejorar. Medir para recabar información. Analizar la información que se obtuvo. Incorporar y llevar a cabo las mejoras a los procesos. Controlar o cambiar los procesos con la finalidad de alcanzar el mejor desempeño. Entrenamiento para todos: La capacitación se da sobre la base de un proyecto que se desarrolla de manera paralela al entrenamiento sobre la metodología DMAIC y sus herramientas relacionadas. Proyectos generan ahorros o aumento en ventas: Se seleccionan proyectos que realmente atienden las causas de los problemas, se generan soluciones de fondo y duraderas y se tiene un buen sistema para evaluar los logros de los proyectos. Reconocimiento: Seis Sigma reconoce y refuerza a los líderes, así como a los equipos que logran proyectos DMAIC exitosos. Iniciativa con visión a futuro: Es una estrategia que se mantendrá a lo largo de varios años, por lo que se vuelve necesario integrarla a las otras iniciativas para que éstas continúen y se vean fortalecidas con la forma de trabajar de Seis Sigma Se comunica: Busca generar comprensión, apoyo y compromiso, tanto en el interior de la organización como en el exterior. 27 3.6. Metodología Seis Sigma Esta metodología está basada en la métrica de Seis Sigma. Sus practicantes analizan los procesos con el fin de erradicar fuentes de variación inaceptable, y desarrollar alternativas para eliminar o reducir los errores y variación. Una vez que se implementan las mejoras, se ponen en marcha los controles para garantizar resultados sostenidos. El uso de la metodología DMAIC ha generado que muchas organizaciones importantes mejoren productos y den servicios de calidad y rentabilidad en los últimos años (McCarty, Bremer, Daniels, y Gupta, 2005). La metodología Seis Sigma no se limita a DMAIC. Otras técnicas y metodologías de resolución de problemas se utilizan a menudo en el marco de DMAIC para expandir el conjunto de herramientas a disposición de los equipos de proyectos de Seis Sigma. Estos incluyen: Teoría para la Resolución de Problemas Inventivos (TRIZ) Lean Ford 8DS (Disciplinas) 5 ¿por qué? Análisis Es / No es causa La metodología Seis Sigma es usada para mejorar los procesos, sus faces están bien definidas y estandarizadas; esta propuesta consiste en cinco pasos DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar). La clave para conseguir que el DMAIC se aplique en forma adecuada en la organización es la siguiente (McCarty et al., 2005): 28 El enfoque centrado en las necesidades y los requerimientos de los clientes. La identificación de las causas de los problemas que atentan contra la calidad del producto final o del servicio prestado, evitando las soluciones apresuradas generadoras de decisiones erradas y sin fundamento estadístico. La realización de las mediciones de todas las variables críticas del proceso, lo cual implica el conocimiento profundo de cada una de las etapas o fases conformantes de las actividades de la organización. La utilización de las herramientas estadísticas apropiadas para llegar a soluciones válidas y efectivas. El control mediante un seguimiento constante que evalúe las diferentes actividades que se encaminen a la solución de un problema de calidad. A continuación se describe cada una de las etapas de la metodología DMAIC: 3.6.1. (D) Definir En esta etapa se enfoca el proyecto, se delimita y se sientan las bases para su éxito. Es aquí donde se define el objetivo del proyecto, la forma de medir su éxito, su alcance, los beneficios potenciales y las personas que intervienen en éste (Gutiérrez y Vara, 2009). Los siguientes pasos pueden ser aplicados para lograr los objetivos de la etapa (Furterer, 2009): Declaración del problema Desarrollo del anteproyecto Identificar a los clientes y las partes interesadas Definir la Voz del Cliente (VOC) y Críticos de Satisfacción (CTA) Formar el proyecto de equipo y ponerlo en marcha Crear el plan del proyecto Establecimiento de la línea base 29 De estos pasos se obtiene (Carrillo, 2005): Identificación de los clientes y las características relevantes para ellos Objetivo de lo que se pretende conseguir o mejorar con el proyecto Mapa de alto nivel para el proceso La identificación y selección del proyecto es responsabilidad de un Champion, después de que esto ha sucedido corresponde la elección de un responsable o líder del proyecto, se puede elegir a un Black Belt, Green Belt, la principal característica a poseer, es un buen conocimiento operativo del problema, pero que a la vez no se encuentre inmerso en él; otro factor a tomar en cuenta es que este líder, sea capaz de motivar y liderar a su equipo para llegar a los objetivos planteados (Gutiérrez y Vara, 2009). Un ejemplo de cómo organizar el proyecto de Seis Sigma se muestra a continuación en la Tabla 3. El marco del proyecto según Gutiérrez y Vara (2009) resume de qué trata el proyecto, las personas que estarán involucradas, los beneficios esperados, las métricas, etcétera. Tabla 3. Ejemplo del marco del proyecto Seis Sigma (Basado en Gutiérrez y Vara, 2009) Marco del proyecto Seis Sigma Fecha Versión Título/propósito: Es una declaración breve de la intención del proyecto (usar métricas: financieras, calidad, tiempo de ciclo). Necesidades del negocio: Indicar los argumentos para llevar a cabo el proyecto. ¿Por qué se debe apoyar el proyecto? Declaración del problema: Resume los problemas que serán abordados. Debe incluir condiciones actuales o históricas, tales como índices de defectos y/o costos por el pobre desempeño, en términos de variables críticas para la calidad (Y). Objetivo: Declaración más específica del resultado deseado. Alcance: Establecer el aspecto específico del problema que será abordado. Roles y responsabilidades: Los que intervienen en el proyecto. Propietarios: Se refiere a los departamentos, clientes o proveedores que serán afectados por las actividades del proyecto o por sus resultados. Patrocinador o champion: Directivo que apoya el proyecto y le da seguimiento. Equipo: Miembros específicos de los grupos de propietario que juegan un papel activo en el proyecto. Recursos: Son los procesos, equipos, bancos de datos o gente que no es miembro del equipo, y que se pueden requerir para la realización del proyecto. Métricas: Variable a través de las cuales se medirá el éxito del proyecto. Fecha de inicio del proyecto: Entregable del proyecto: incluye todos los beneficios medibles y tangibles que se espera tener al concluir. 30 Entre las herramientas que se suelen utilizar para esta etapa se encuentran la carta del proyecto, herramientas de VOC (Voz del Cliente) encuestas, grupos focales, cartas, comentarios tarjetas; mapeo de procesos, QFD (Despliegue de la Función de Calidad), Benchmarking (Pyzdek, 2003). 3.6.2. (M) Medir El propósito de esta etapa es entender y documentar la situación actual del proceso a ser mejorado, recoger la información que permita saber la voz inicial del cliente (VOC Voice Of Client), establecer la línea base y validar el sistema de medición (Furterer, 2009). Es aquí donde el proceso se define a un nivel más detallado para entender el flujo del trabajo, los puntos de decisión y los detalles de su funcionamiento. Las métricas (las Y) se establecen con mayor detalle, se analizan y validan los sistemas de medición para asegurar que las Y pueden medirse en forma consistente.La situación actual (o línea base) se mide una vez que el sistema está validado para establecer el punto de arranque del proyecto con respecto a las Y (Gutiérrez y Vara, 2009). Seis Sigma está enfocada en los procesos por lo cual se vuelve necesario obtener información de las diferentes fases componentes como lo son: el área de entrada al proceso, el área que integra el proceso en sí, el área de salida del proceso y el área de satisfacción al cliente (Herrera y Fontalvo, 2011). Entre las herramientas utilizadas en esta etapa se encuentran: el mapeo de procesos, métodos para estudios de repetibilidad y reproducibilidad, capacidad de proceso, AMEF, análisis de sistemas de medición, análisis exploratorio de datos, estadística descriptiva, minería de datos (data mining), gráficos de series análisis de Pareto y métricas de Seis Sigma (Pyzdek, 2003). 31 3.6.3. (A) Analizar Es la tercera etapa de la metodología, en donde se identifican y confirman la causa raíz y cómo se está generando el problema. Los pasos a seguir en esta etapa según (Furterer, 2009) son: Establecer las relaciones causa y efecto Determinar y validar la causa raíz Desarrollar la capacidad del proceso Las herramientas de utilidad en esta fase pueden ser: lluvia de ideas, diagrama de Ishikawa, Pareto de segundo nivel, estratificación, cartas de control, mapeo de procesos, los cinco por qué, despliegue de la función de calidad para relacionar variables de entrada con variables de salida, diseño de experimentos, prueba de hipótesis (Gutiérrez y Vara, 2009). Otras a emplear podrían ser el Diagrama de Dispersión, Modelo Lineal con su coeficiente de correlación y determinación (Herrera y Fontalvo, 2011); los diagramas de causa y efecto, diagramas de árbol, gráficos de comportamiento de procesos (SPC), estadísticas enumerativa (pruebas de hipótesis), estadística inferencial (Xs y Ys), AMEF, simulación. 3.6.4. (I) Mejora Esta etapa está encaminada a generar soluciones que resuelvan lo ya detectado, medido y analizado con anterioridad, buscando atender a la verdadera causa de problema y no sólo al efecto. Por lo general se procura que existan diferentes alternativas u opciones para solucionar el problema; algunas de las herramientas utilizadas para este fin son: lluvia de ideas, técnicas de creatividad, hojas de verificación, diseño de experimentos (Gutiérrez y Vara, 2009). Los diagramas de campo de fuerza, las herramientas 7M, la planificación de proyectos y herramientas de gestión, estudios de prototipo y piloto pueden ser otras herramientas (Pyzdek, 2003). Herrera y Fontalvo (2011) mencionan como actividades de esta etapa: 32 Identificar las recomendaciones de mejora Realizar un análisis de costo beneficio Diseñar el estado futuro Establecer objetivos de desempeño y cuadro de mando del proyecto Obtener la aprobación para poner en práctica, y poner en práctica Entrenar y ejecutar 3.6.5. (C) Control Como parte de la filosofía Seis Sigma, se debe evaluar la utilidad del proyecto; lo cual se realiza en esta etapa donde se miden los resultados del proyecto piloto y se gestiona el cambio en una escala más amplia. Es en esta etapa donde se busca que las acciones de mejora se vuelvan permanentes, se institucionalicen y generalicen. Lo cual sólo se logra cuando todos los actores del proceso participan y se adaptan a los cambios. La problemática a superar aquí es mantener las mejoras a través del tiempo. Algunos de los puntos que deben tomarse en cuenta es la prevención para evitar la repetición de los problemas que tenía el proceso; impedir que las mejoras y conocimiento obtenido se olviden y mantener el desempeño del proceso y alentar la mejora continua (Gutiérrez y Vara, 2009). 3.7. Herramientas de la Calidad Como parte de los diferentes intentos por mejorar la calidad de los productos, los procesos y los servicios han surgido diferentes sistemas, estrategias y herramientas en las cuales se busca que la calidad forme parte de la cultura de la organización de forma que no sólo se le vea como un requisito, sino como algo que vincule a todas las áreas para llegar a los resultados eficaz y eficientemente. 33 A continuación se describirán herramientas básicas estadísticas que pueden ser empleadas por todos los departamentos de una organización y se caracterizan por ser visuales y emplear métodos estadísticos sencillos. 3.7.1. Hoja de recogida de datos u Hojas de verificación Se emplea para recoger datos y realizar un posterior análisis de los mismos; se elabora en función de objetivos concretos. Consiste en encabezados que identifiquen datos importantes para la recogida, como, la fecha, el producto, el sector, el departamento, el operario, el turno, el número de piezas inspeccionadas, etc. Existen diferentes tipos de hoja de recogida, las principales son: la de recogida de datos cuantificables, de datos medibles, de datos por situación del defecto y de síntesis (Camisón, Cruz y González, 2006). 3.7.2. Histograma Es una representación gráfica de la distribución de frecuencias de un conjunto de valores mediante la representación con barras. Permite observar el grado y la naturaleza de la variación dentro del rendimiento de un proceso. Se utiliza al elaborar informes, análisis, estudios de las capacidades de proceso, la maquinaria y el equipo y para el control (Ishikawa, 1994 En Camisón et al., 2006) Cabe mencionar esta herramienta no permite identificar las causas de variación dentro de un periodo de tiempo y, requiere muchos datos para poder representar la distribución. 3.7.3. Diagrama de Pareto Es una representación gráfica de la distribución de frecuencias que se basa en el Principio de Pareto, a menudo denominado regla 80/20, el cual indica que el 80 % de los problemas son originados por un 20 % de las causas. Esta herramienta permite separar los errores críticos, de los no críticos o triviales en función de su frecuencia de ocurrencia o coste (dinero, tiempo); lo cual da una base para establecer las prioridades de intervención (Camisón et al., 2006). Como una de sus 34 ventajas está el poder comparar dos diagramas del mismo fenómeno en momentos distintos de tiempo. 3.7.4. Diagrama causa-efecto o diagrama de Ishikawa Es una representación gráfica de todas las posibles causas de un problema o aspectos necesarios para alcanzar un determinado objetivo (efecto) por lo cual es útil para conocer y afrontar las causas de los defectos, anomalías o reclamaciones; reducir costes; obtener mejoras en los procesos; mejorar la calidad de los productos, servicios e instalaciones; y establecer procedimientos normalizados, tanto operativos como de control (Galgano, 1995 en Camisón et al., 2006). 3.7.5. Diagrama de correlación Se emplea para determinar si existe relación entre dos variables, generalmente relacionando causa y efecto, es decir cómo al variar una causa probable varía el efecto. Se aplica después de identificar las posibles causas del efecto, a través del Diagrama causa-efecto; cuando se quiere verificar la relación, de las causas más probables. Es necesario no perder de vista que esta herramienta no puede afirmar con total certeza que una variable sea la causa de la otra porque podrían estar influyendo terceras variables no consideradas en el análisis (Camisón et al., 2006). 3.7.6. Estratificación Consiste en dividir los datos recogidos en grupos homogéneos (estratos) para facilitar una mejor comprensión del fenómeno estudiado. Mediante esta herramienta se pueden investigar los aspectos más significativos o las áreas más importantes donde es necesario centrar la atención. Se puede aplicar en la hoja de recogida de datos, en los histogramas, en el análisis de Pareto, en los gráficos de control y en los diagramas de correlación (Camisón et al., 2006).
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