Manual-de-procedimientos-para-el-area-de-procesos-tecnicos-de-la-Biblioteca-Jose-Ma-Lafragua

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO 
FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS 
COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA 
 
 
 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA 
EL ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS DE 
LA BIBLIOTECA JOSÉ MA. LAFRAGUA 
 
 
 
INFORME ACADÉMICO 
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: 
LICENCIADA EN BIBLIOTECOLOGÍA 
PRESENTA: 
SHAIRA GAYTÁN SANTOYO 
 
 
 
ASESOR: LIC. CÉSAR A. RAMÍREZ VELÁZQUEZ 
 
 
MÉXICO, D.F. 2006 
 
 
UNAM – Dirección General de Bibliotecas 
Tesis Digitales 
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mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, 
reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el 
respectivo titular de los Derechos de Autor. 
 
 
 
AGRADECIMIENTOS Y DEDICATORIAS 
 
“Agradezco a Dios por darme fortaleza a lo largo de mi vida” 
 
 
“Gracias al Lic. César Augusto Ramírez Velázquez por haberme ayudado y guiado en la 
elaboración de este trabajo” 
 
 
“Agradezco a las Licenciadas María Teresa González Romero, Patricia de la Rosa 
Valgañón, Blanca Estela Sánchez Luna, y al Lic. Hugo Alberto Figueroa Alcántara por sus 
aportaciones a este trabajo” 
 
 
“En especial dedico este trabajo a mi Madre con todo mi cariño, gracias por tu amor 
incondicional y por ser mi ejemplo y guía” 
 
“A mis hermanos Cynthia e Iván por su amor y paciencia” 
 
“A mis queridos sobrinos Gaby, Mina y Gus” 
 
“A mis amigas Carmen, Edna, Martha, Miriam y Silvia gracias por brindarme su amistad” 
 
“A Yolanda, por recordarme que siempre hay una luz en este camino llamado vida” 
 
“Al Tuko con cariño” 
ÍNDICE 
 
 
Introducción 5 
 
Capítulo 1 
Los manuales de procedimientos 7 
 
 1.1 Definición de manuales administrativos 7 
 1.2 Funciones 9 
 1.3 Tipos de manuales 11 
 1.4 Manuales de procedimientos 14 
 1.4.1 Definición de procedimiento 14 
 1.4.2 Definición de manual de procedimientos 15 
 1.5 Contenido de los manuales de procedimientos 17 
 
Capítulo 2 
La Biblioteca “José Ma. Lafragua” 22 
 
 2.1 La Secretaría de Relaciones Exteriores 22 
 2.1.1 Atribuciones de la SRE 23 
 2.1.2 Estructura de la SRE 25 
 2.2 La Dirección General del Acervo Histórico Diplomático (AHD) 27 
 2.2.1 Atribuciones del AHD 27 
 2.2.2 Estructura del AHD 28 
 2.3 La Biblioteca “José Ma. Lafragua” 31 
 2.3.1 Antecedentes 31 
 2.3.2 Atribuciones 32 
 2.3.3 Estructura 32 
 2.3.4 Servicios 33 
 2.3.5 Colecciones 34 
 2.4 Área de Procesos Técnicos 35 
 2.4.1 Selección y adquisición 35 
 2.4.2 Catalogación y clasificación 36 
 2.4.3 Proceso físico o menor 37 
 2.4.4 Sistema de automatización 37 
 
Capítulo 3 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
40 
 
 3.1 Índice 41 
 3.2 Introducción 42 
 3.3 Objetivos 44 
 3.4 Definición de la estructura del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” 44 
 3.5 Funciones del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” 44 
 3.6 Lista de procedimientos, descripción, diagramas de flujo y anexos 45 
 3.7 Glosario 134 
 
Conclusiones 138 
 
Obras consultadas 140 
 
INTRODUCCIÓN 
 
 
La falta de manuales de cualquier tipo en la Biblioteca “José Ma. Lafragua” de la Secretaría de Relaciones 
Exteriores, ha propiciado descontrol y falta de uniformidad en las actividades que se realizan, principalmente 
en el área de procesos técnicos. Esto aunado a que el personal que labora en dicha área no cuenta con 
estudios profesionales en el área de Bibliotecología, de manera que el realizar actividades relacionadas con la 
biblioteca, en particular el proceso técnico del material bibliográfico dificulta la obtención de resultados 
óptimos. Por lo tanto, todo ello ha ocasionado que exista un rezago en el proceso técnico del material, así 
como la falta de uniformidad en el catálogo de consulta. 
 
En este sentido, el presente trabajo tiene la finalidad de presentar una propuesta de manual de procedimientos 
para dicha área, así como poner al alcance del personal que labora en ella un documento que sirva de apoyo 
en su trabajo, para que de esta manera se agilicen y mejoren todas y cada una de las actividades. 
 
El orden que se muestra en este escrito es en tres capítulos. En el primero se define lo que es un manual de 
procedimientos, se especifican sus diferentes funciones y tipos, haciendo énfasis en los manuales de 
procedimientos. Los antecedentes históricos, atribuciones y estructura de la Secretaría de Relaciones 
Exteriores y de la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático, institución donde se ubica la 
Biblioteca “José Ma. Lafragua”, se mencionan en el segundo capítulo. Donde también se detallan las 
atribuciones, estructura y servicios que ofrece, así como el tipo de las colecciones que alberga. 
 
En el tercer capítulo, a través del Manual se describen cada uno de los procedimientos que se realizan en el 
área de procesos técnicos de la Biblioteca. Para su elaboración fue necesario realizar pláticas con el personal 
del área para conocer la manera en que realizan su trabajo, así como la observación directa en el momento 
del desarrollo de los procesos. 
 
Asimismo, para la elaboración del manual de procedimientos se consideró pertinente presentar de manera 
secuencial la redacción de los procedimientos realizados en dicha área, y dentro de cada uno de ellos se 
mencionan los puestos de las personas enumerando consecutivamente las actividades que desarrollan cada 
uno de los involucrados. 
 
Por lo tanto, dicho capítulo está conformado en siete partes, las cuales incluyen índice, introducción, 
objetivos, definición de la estructura del manual, funciones del manual, lista de procedimientos, la 
descripción de cada uno y sus respectivos diagramas de flujo y anexos y un glosario para facilitar la 
comprensión del mismo. 
 
Finalmente, se espera que este trabajo sea de utilidad para la mejora de las actividades no sólo de la 
Biblioteca “José Ma. Lafragua”, si no también de otras instituciones que cuenten con biblioteca. 
 
 
 
 
 
CAPÍTULO 1 
Los manuales de procedimientos 
 
Uno de los mayores problemas que existe en cualquier tipo de institución (sea pública o privada), 
es la falta de orden y continuidad en sus planes y proyectos. Esto puede deberse a múltiples 
causas, pero una de las más recurrentes es la falta de organización de las tareas que cada 
elemento debe desempeñar dentro de la organización. 
 
De esta manera, la planificación, el seguimiento y la supervisión de las actividades a desarrollar se vuelven 
prioridad para la obtención de resultados óptimos, por lo que es importante que se cuente con documentos 
normativos que permitan a las personas que laboran en las instituciones realizar diversas actividades con 
precisión y oportunidad. Algunos de estos documentos son los manuales de procedimientos, donde se 
plasmen los pasos a seguir de cada una de las actividades que se llevan a cabo en las áreas de trabajo de toda 
organización. 
 
Existen diversos tipos de manuales, que van desde los que contienen información especializada en las 
organizaciones, hasta los que describen actividades sencillas y comunes, tales como los que se incluyen en 
los aparatos electrodomésticos, con el único propósito de que el usuario pueda manejar y entender fácilmente 
la información contenida en él. 
 
1.1 Definición de manuales administrativos 
 
En este sentido, a continuación se proporcionan varias definicionesacerca de lo que es un manual, con la 
finalidad de rescatar la que sea adecuada para los propósitos de este trabajo. 
 
♦ “Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o 
instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una empresa que se 
consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo” (Duhalt, 1977, p. 19). 
 
♦ Cuenca y Pliego (2002, p. 18) mencionan que un manual es aquel “libro en el que se compendia lo 
más importante, sustancial y/o trascendente de una materia.” 
 
♦ Un documento en el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o 
procedimientos para ejecutar una actividad” (Rodríguez Valencia, 2002, p. 55). 
 
♦ “Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y 
experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.... 
se proporciona un Manual de operación con el propósito de que el usuario.... aprenda rápida y 
adecuadamente a usarlo, manejarlo y mantenerlo, logrando así llegar a ser rápidamente un experto” 
(Álvarez Torres, 2003, p. 23). 
 
♦ Franklin (1997, p. 8) define a los manuales como “medios de comunicación y coordinación que 
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización.... 
así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de 
sus tareas.” 
 
♦ Rosenberg (1996, p. 255) de manera sencilla define un manual como “una lista de información, 
instrucciones, precios, etcétera. Es decir, un libro útil de referencia.” Sin embargo, hace una 
distinción en la definición de un manual administrativo al decir que es “un conjunto de normas de 
administración, reglamentaciones, políticas y procedimientos preparados por un alto ejecutivo. Se ha 
realizado por y para los empleados de la empresa.” 
 
Con base en las anteriores definiciones, un manual puede definirse como una guía que contiene información 
relacionada con las fases que conlleva una determinada actividad y que nos permite obtener conocimiento 
para su realización, ya que al ser elaborado de manera precisa y con un vocabulario sencillo permite a 
cualquier persona comprender el o los temas que va a manejar. 
 
Para ello, las instrucciones que un manual debe reunir acerca de los pasos o fases de las operaciones de 
determinadas actividades que se realizan en las instituciones, deben realizarse con información pertinente y 
sencilla para ser usada por varios tipos de personas. 
 
1.2 Funciones 
 
Los manuales pueden cumplir o cubrir diferentes funciones y/o objetivos. 
 
Diamond (1983, p. 2) señala algunas de las funciones principales que cumplen los manuales: 
 
♦ “Proporcionan al usuario un sistema de referencia común y estandarizado”. 
 
♦ “Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la 
organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas 
cuantas personas.” 
 
♦ “Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno federal y 
otros cuerpos reguladores.” 
 
♦ “Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas.” 
 
♦ “Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados.” 
 
Por otra parte, Rodríguez Valencia (2002, p. 57) menciona también algunas funciones de los manuales que 
coinciden con lo descrito por Diamond: 
 
♦ “Instruir al personal acerca de aspectos tales como: Objetivos, funciones, relaciones, políticas, 
procedimientos, normas, etcétera.” 
 
♦ “Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, 
evitar duplicidad y detectar omisiones.” 
 
♦ “Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en 
el trabajo.” 
 
♦ “Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su 
incorporación a las distintas funciones operacionales.” 
 
♦ “Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.” 
 
Cuenca y Pliego (2002, p. 24) resumen en cuatro las funciones principales de un manual: 
 
♦ “Instrumentar al interior de las organizaciones métodos y criterios de trabajo uniformes.” 
 
♦ “Evitar errores y retrasar la operación, así como repeticiones o reflujos innecesarios en la operación 
cotidiana de las organizaciones.” 
 
♦ “Eliminar discrecionalidad por parte de los responsables del cumplimiento de las funciones y/o de la 
realización de las actividades encomendadas.” 
 
♦ “Favorecer eficacia y oportunidad en el desarrollo de las actividades, así como eficiencia en los 
resultados.” 
 
En la Guía técnica para la elaboración de manuales (1980, p. 9) se mencionan tres objetivos de los manuales 
administrativos. 
 
♦ “Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectúan, los órganos 
que intervienen y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales, 
agregadas en procedimientos.” 
 
♦ “Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de 
las actividades.” 
 
♦ “Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.” 
 
1.3 Tipos de Manuales 
 
Existen diversos tipos de manuales de acuerdo al propósito que tengan en cada organización. 
 
Rodríguez Valencia (2002, p. 60) los clasifica por su contenido, por su función específica y por su ámbito de 
aplicación de la siguiente manera: 
 
 
 
 
♦ Por su Contenido: 
 
 Manual de Historia. 
 Manual de Organización. 
 Manual de Políticas. 
 Manual de Procedimientos. 
 Manual de Contenido Múltiple. 
 
♦ Por Función Específica: 
 
 Manual de Producción. 
 Manual de Compras. 
 Manual de ventas. 
 Manual de Finanzas. 
 Manual de Contabilidad. 
 Manual de Crédito y Cobranzas. 
 Manual de Personal. 
 Manual Técnico. 
 Manual de Adiestramiento o Instructivo. 
 
♦ Por su Ámbito de Aplicación: Esta clasificación subdivide a los manuales en generales y específicos, 
para quedar de la siguiente manera: 
 
 Manual General de Organización. 
 Manual General de Procedimiento. 
 Manual General de Políticas. 
 Manual Específico de Reclutamiento y Selección. 
 Manual Específico de Auditoría Interna. 
 Manual Específico de Políticas de Personal. 
 Manual Específico de Procedimientos de Tesorería. 
 
Diamond (1983, p. 3) describe las siguientes clases de manuales: 
 
♦ De políticas o normas. 
♦ De procedimientos. 
♦ De políticas y procedimientos. 
♦ De adiestramiento o instructivo. 
♦ De referencia o consulta. 
 
En lo que se refiere a Franklin (1997, p. 9) los clasifica en tres divisiones: 
 
♦ Por su naturaleza o área de aplicación: 
 
 Macroadministrativos. 
 Mesoadministrativos. 
 Microadministrativos. 
 
♦ Por su contenido: 
 
 De organización. 
 De procedimientos. 
 De historia de la organización. 
 De políticas. 
 De contenido múltiple. 
 De puestos. 
 De técnicas. 
 De ventas. 
 De producción. 
 De finanzas. 
 De personal. 
 De operación. 
 De sistemas. 
 
♦ Por su ámbito: 
 
 Generales. 
 Específicos. 
 
1.4 Manuales de Procedimientos 
 
Este trabajo se enfoca en los manuales de procedimientos, por lo que a continuación se ofrece la definición 
de lo que es un procedimiento y lo que es en sí un manual de procedimiento. 
 
1.4.1 Definición de procedimiento 
 
♦ Por lo que se refiere a Álvarez Torres (2003, p. 138) “un proceso es un conjunto de elementos que 
interactúan para transformar insumos, en bienes o productos terminados. Un proceso está formado por 
Materiales, Métodos y Procedimientos, Recursos Humanos, Maquinaria y Equipo y el Medio 
Ambiente.... Un Procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como 
dos o más personas realizanun trabajo.” 
 
♦ Los procedimientos “consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de 
acción, no de pensamiento, en las que se detalla de manera exacta en que deben realizarse ciertas 
actividades” (Koontz, 1998, p. 131). 
 
♦ “Conjunto de actividades relacionadas por un mismo fin, que con base en las normas, políticas y 
medios aplicables, describen en formas escrita y gráfica, el método, secuencia, enlaces, participantes 
y responsables necesarios para la realización de dichas actividades” (Cuenca y Pliego, 2002, p. 19). 
 
♦ De manera general Rosenberg (1996, p. 328) define un procedimiento como la “manera de hacer 
algo. Sección de un programa que realiza unas operaciones bien definidas y enfocadas a un fin”. 
Asimismo, define los procedimientos administrativos señalando que son los “métodos y 
procedimientos fundamentales mediante los que una organización coordina o regula sus acciones.” 
 
♦ Rodríguez Valencia (2002, p. 100) define de manera conjunta los procedimientos administrativos 
como “un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma 
sistemática de hacer determinado trabajo rutinario.” 
 
Con base en las anteriores definiciones, se puede puntualizar de manera breve que un procedimiento es un 
conjunto de acciones u operaciones relacionadas entre sí y que persiguen un mismo objetivo, las cuales al 
realizarse de manera secuencial y con base en normas conducen a la realización de actividades específicas y a 
la obtención de resultados determinados. 
 
1.4.2 Definición de manual de procedimientos 
 
♦ Cuenca y Pliego (2002, p. 18) definen al Manual de Procedimientos como un “libro que narra las 
normas, políticas, métodos, actividades, secuencias, responsables, tiempos, frecuencias, medios 
(recursos, instrumentos, mecanismos, etc.) por cada una de las operaciones a cargo de una unidad 
administrativa o un ente, incluyendo su representación gráfica (diagramas de flujo).” 
 
♦ Por lo que se refiere a Álvarez Torres (2003, p. 24) “un manual de políticas y procedimientos es un 
manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, 
gerencia u organización. En este manual se deben contestar las preguntas sobre lo que hace (políticas) 
el área.... y cómo hace (procedimientos) para administrar el área.... y para controlar los procesos 
asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido”. 
 
♦ Rodríguez Valencia (2002, p. 61) especifica que el objetivo de este tipo de manuales es el “expresar 
en forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad 
operativa del organismo. Este manual es una guía con la que se explica al personal cómo hacer las 
cosas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El seguimiento de este manual 
aumenta la confianza en que el personal utilice los sistemas y procedimientos administrativos 
prescritos al realizar su trabajo.” 
 
♦ Los manuales de procedimientos “constituyen un instrumento técnico que incorpora información 
sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen 
en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.” 
(Franklin, 1997, p. 9) 
 
♦ Por último se describe la definición utilizada en la Guía técnica para la elaboración de manuales 
(1980, p. 9) donde señala que “en el grupo de manuales administrativos se incluyen los manuales de 
procedimientos en los cuales se registran en forma sistemática y secuencial las diversas operaciones 
que se desarrollan en razón de las actividades y funciones de la organización, dentro de su marco 
jurídico. 
 
De acuerdo a las definiciones antes proporcionadas, se resume que un manual de procedimientos es el 
documento escrito y gráfico que describe de forma precisa y secuencial la manera de realizar determinadas 
acciones u operaciones, mediante el cual una organización guía al personal para obtener actividades y 
resultados específicos. 
 
1.5 Contenido de los manuales de procedimientos 
 
En este apartado se describen propuestas de diferentes autores acerca de cómo estructurar un manual de 
procedimientos, con la finalidad de ofrecer un panorama general y elegir el que ayudará a la realización del 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua”. 
 
Álvarez Torres (2003, p. 50) establece un modelo típico del contenido de los manuales de políticas y 
procedimientos 
 
Portada. 
Índice. 
I. Hoja de autorización del área. 
II. Política de calidad (cuando sea aplicable). 
III. Objetivo (s) del manual. 
IV. Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos. 
V. Políticas. 
VI. Procedimientos. 
VII. Formatos. 
VIII. Anexos. 
 
“Un manual sólo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el 
mantenimiento de los controles indispensables;.... no debe estar sobrecargado de elementos superfluos que 
reduzcan considerablemente su valor operativo” (Rodríguez Valencia, 2002, p. 104), por lo tanto, el autor 
recomienda que este tipo de manuales debe estructurarse tomando en cuenta los siguientes elementos: 
 
1. Índice. 
2. Introducción. 
• Objetivos del manual. 
• Alcance. 
• Cómo usar el manual. 
• Revisiones y recomendaciones. 
3. Organigrama. 
• Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos como: 
• Sistema de organización. 
• Tipo de departamentalización. 
• Amplitud de la centralización y descentralización. 
• Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría. 
4. Gráficas. 
• Diagramas de flujo. 
5. Estructura procedimental. 
• Descripción narrativa de los procedimientos. 
6. Formas. 
• Formas empleadas. 
• Instructivo. 
 
Franklin (1997, p. 15) señala que el contenido de un manual de procedimientos puede incluir: 
 
• Identificación. 
• Índice o contenido. 
• Prólogo y/o introducción. 
• Objetivos(s) de los procedimientos. 
• Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos. 
• Responsable(s). 
• Políticas o normas de operación. 
• Concepto(s). 
• Procedimiento (descripción de las operaciones). 
• Formularios o impresos. 
• Diagramas de flujo. 
• Glosario de términos. 
 
Por otra parte Cuenca y Pliego (2002, p. 25) recomiendan que un manual de procedimientos debe estar 
estructurado por: 
 
• Carátula. 
• Dictamen. 
• Contenido. 
• Introducción. 
• Antecedentes. 
• Marco normativo. 
• Objetivo. 
• Listado de procedimientos. 
• Procedimientos(s). 
• Anexos. 
 
En la Guía técnica para la elaboración de manuales (1980, p. 25) se indica que “es conveniente que todo 
manual de procedimientos contenga:” 
 
• Carátula. 
• Portada. 
• Índice general o contenido. 
• Introducción. 
• Cuerpo del manual. 
 
 
De esta manera se concluye el primer capítulo que describe el marco teórico del presente trabajo; el cual 
muestra y define los manuales administrativos, sus funciones, tipos y contenido para poder estructurar un 
manual de procedimientos, con el fin de coadyuvar en la realización de cualquier tipo de actividad en las 
organizaciones. De manera específica, se proporcionan los elementos necesarios para la elaboración del 
manual que se pretende instrumentar en el área de procesos técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” de 
la Secretaría de Relaciones Exteriores. En este sentido, el segundo capítulo describe lo relacionado con dicha 
institución y con la Biblioteca en cuestión. 
 
 
Citas bibliográficas 
 
Álvarez Torres, Martín G. (2003). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. México: 
Panorama. 141 p. 
 
Cuenca Dardón, Rafael A. (2002). Norma técnica para la formulación, instrumentación y dictaminación de 
manuales de procedimientos. México: Panorama. 32 p. 
 
Diamond, Susan Z. (1983). Cómo preparar manuales administrativos.México: Nueva Editorial 
Interamericana. 137 p. 
 
Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (1997). Manuales administrativos. México: UNAM. 114 p. 
 
Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos. (1980). México: Presidencia de la 
República. 45 p. 
 
Koontz, Harold (1998). Administración: una perspectiva global. México: McGraw-Hill. 796 p. 
 
Rodríguez Valencia, Joaquín (2002). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. México: Thomson 
Learning. 179 p. 
 
Rosenberg, Jerry Martin (1996). Diccionario de administración y finanzas. Barcelona: Océano-Centrum. 641 
p. 
 
 
CAPÍTULO 2 
La Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
 
2.1 La Secretaría de Relaciones Exteriores 
 
México inicia su vida como país independiente en el año de 1821, por lo que busca consolidarse como nación 
de manera interna y también obtener el reconocimiento por parte del resto de los países. De esta manera, “el 
8 de noviembre de 1821 se crea la Secretaría de Estado y del Despacho de Relaciones Exteriores e Interiores, 
estableciéndose como su ámbito de competencia el atender y despachar todas las relaciones diplomáticas con 
las naciones extranjeras” (Guerrero, 1993, p. 12); el primer Secretario de Relaciones Exteriores fue el Dr. 
José Manuel de Herrera, designado para llevar a cabo tan importante labor. 
 
En sus inicios, la Secretaría tenía como actividades principales atender los asuntos de las relaciones 
diplomáticas con las cortes extranjeras; además se ocupaba de la Dirección General de Correos y compostura 
de caminos, calzadas, puentes y demás; y todo lo relacionado con el Estado. Cabe señalar que una de las 
primeras actividades fue la “configuración definitiva de los límites con los países vecinos, primero con 
Estados Unidos, y después con Guatemala” (Guerrero, 1993, p. 20). 
 
Con el paso del tiempo sus funciones y actividades fueron variando, pero siempre entre las principales ha 
estado atender los asuntos sobre la política exterior y las relaciones con el resto del mundo, velando por los 
intereses de nuestro país. 
 
Así, desde hace 184 años y después de varios acontecimientos históricos, la Secretaría de Relaciones 
Exteriores (SRE) forma parte de una de las diecinueve dependencias de la Administración Pública Federal 
actual. 
 
2.1.1 Atribuciones de la SRE 
 
La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Disponible en: 
http://www.diputados.gob.mx/leyinfo/doc/153.doc), en su Artículo 28 establece que 
corresponde a la Secretaría de Relaciones Exteriores el despacho de los siguientes 
asuntos: 
 
I. Promover, propiciar y asegurar la coordinación de acciones en el exterior de las dependencias y 
entidades de la Administración Pública Federal; y sin afectar el ejercicio de las atribuciones que a cada 
una de ellas corresponda, conducir la política exterior, para lo cual intervendrá en toda clase de 
tratados, acuerdos y convenciones en los que el país sea parte; 
 
II. Dirigir el servicio exterior en sus aspectos diplomático y consular en los términos de la Ley del Servicio 
Exterior Mexicano y, por conducto de los agentes del mismo servicio, velar en el extranjero por el buen 
nombre de México; impartir protección a los mexicanos; cobrar derechos consulares y otros impuestos; 
ejercer funciones notariales, de Registro Civil, de auxilio judicial y las demás funciones federales que 
señalan las Leyes, y adquirir, administrar y conservar las propiedades de la Nación en el extranjero; 
 
II A. Coadyuvar a la promoción comercial y turística del país a través de sus embajadas y consulados; 
 
II B. Capacitar a los miembros del Servicio Exterior Mexicano en las áreas comercial y turística, para que 
puedan cumplir con las responsabilidades derivadas de lo dispuesto en la fracción anterior; 
 
III. Intervenir en lo relativo a comisiones, congresos, conferencias y exposiciones internacionales, y 
participar en los organismos e institutos internacionales de que el Gobierno mexicano forme parte; 
 
IV. Intervenir en las cuestiones relacionadas con los límites territoriales del país y aguas internacionales; 
 
V. Conceder a los extranjeros las licencias y autorizaciones que requieran conforme a las Leyes para 
adquirir el dominio de las Tierras, aguas y sus accesiones en la República Mexicana; obtener 
concesiones y celebrar contratos, intervenir en la explotación de Recursos Naturales o para invertir o 
participar en sociedades mexicanas civiles o mercantiles, así como conceder permisos para la 
constitución de éstas o reformar sus estatutos o adquirir bienes inmuebles o derechos sobre ellos; 
 
VI. Llevar el registro de las operaciones realizadas conforme a la fracción anterior; 
 
VII. Intervenir en todas las cuestiones relacionadas con nacionalidad y naturalización; 
 
VIII. Guardar y usar el Gran Sello de la Nación; 
 
IX. Coleccionar los autógrafos de toda clase de documentos diplomáticos; 
 
X. Legalizar las firmas de los documentos que deban producir efectos en el extranjero, y de los 
documentos extranjeros que deban producirlos en la República; 
 
XI. Intervenir, por conducto del Procurador General de la República, en la extradición conforme a la ley o 
tratados, y en los exhortos internacionales o comisiones rogatorias para hacerlos llegar a su destino, 
previo examen de que llenen los requisitos de forma para su diligenciación y de su procedencia o 
improcedencia, para hacerlo del conocimiento de las autoridades judiciales competentes, y 
 
XII. Las demás que le atribuyan expresamente las leyes y reglamentos. 
 
En resumen, la Secretaría es la encargada de conducir la política exterior de México, defender la soberanía 
nacional, además de vigilar la integridad territorial y cuidar los intereses del país y de los ciudadanos ante los 
gobiernos extranjeros. 
 
2.1.2 Estructura de la SRE 
 
Para el despacho de los asuntos de su competencia, la SRE está integrada por un Secretario de Estado (titular 
de la dependencia), quien se auxilia de cuatro subsecretarios, del oficial mayor, de dos jefes de unidad, 
directores generales, y demás funcionarios y servidores públicos. 
 
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 28 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, 
en el Manual de Organización de la SRE se establece la estructura orgánica de la Secretaría y las funciones 
que le competen a cada una de las unidades administrativas que la integran. Para los fines de este trabajo 
solamente se reseñarán a través del siguiente organigrama (Figura 1), con la finalidad de ubicar a la 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático, área donde se encuentra la Biblioteca “José Ma. 
Lafragua”. 
 
 
 
 
Figura 1 
Organigrama de la Secretaría de Relaciones Exteriores 
2.2 La Dirección General del Acervo Histórico Diplomático (AHD) 
 
2.2.1 Atribuciones del AHD 
 
Con base en el esquema anterior podemos ubicar en la Unidad de Coordinación Jurídica e 
Información Documental a la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático, y las 
atribuciones de la Dirección General que le confiere el Reglamento Interior de la Secretaría 
de Relaciones Exteriores (Disponible en: 
http://www.sre.gob.mx/acerca/marco_normativo/reglamento.htm) en su Artículo 25 son las 
siguientes: 
 
I. Dirigir y coordinar la gestión documental de la Secretaría con base en la normatividad vigente en 
la materia, así como la organización, concentración, depuración y guarda permanente de los 
documentos de las unidades administrativas y de las representaciones de México en el exterior; 
 
II. Diseñar, planear y ejecutar los procesos de automatización de los acervos documentales y los 
procesos técnicos de conservación y restauración, así como organizar y coordinar la prestación de 
servicios en los archivos Histórico, para la Política Bilateral y de Concentraciones; 
 
III. Realizar investigaciones sobre la historia diplomática de México utilizando fundamentalmente el 
acervo documentalde la Secretaría, así como establecer vínculos de colaboración con 
instituciones académicas nacionales e internacionales para realizar proyectos conjuntos de 
investigación; 
 
IV. Desempeñar las funciones de la Secretaría Ejecutiva de la Comisión Editorial; 
 
V. Preparar y ejecutar el programa de publicaciones del Acervo Histórico Diplomático incluyendo su 
edición de “obras de la colección”. Editar y publicar el Informe de Labores de la Secretaría, así 
como otras publicaciones oficiales, con base en los acuerdos de la Comisión Editorial; 
 
VI. Dirigir, coordinar y supervisar los servicios de información bibliográfica, hemerográfica y 
fotográfica del Acervo Histórico Diplomático. Apoyar la organización de las bibliotecas de las 
representaciones diplomáticas y consulares en el exterior y mantenerlas actualizadas; 
 
VII. Difundir las investigaciones históricas y las publicaciones del Acervo Histórico Diplomático entre 
instituciones educativas y centros de investigaciones nacionales e internacionales, así como 
proponer y coordinar las actividades de difusión, tales como, presentaciones, conferencias y 
exposiciones, y 
 
VIII. Realizar las demás atribuciones que las disposiciones legales confieran a la Secretaría, que sean 
afines a las señaladas en las fracciones anteriores y que le encomiende el Secretario. 
 
2.2.2 Estructura del AHD 
 
En resumen, el Acervo Histórico Diplomático preserva la memoria documental de la Secretaría, con la 
finalidad de ponerla a disposición del público en general a través de las diferentes áreas que la conforman, así 
como de las publicaciones que en la Dirección General se editan. 
 
En este sentido, a continuación se muestra el organigrama de la Dirección General del Acervo Histórico 
Diplomático (Figura 2): 
 
 
 
Figura 2 
O
rganigram
a de la D
irección G
eneral del A
cervo H
istórico D
iplom
ático 
Como se puede observar en el organigrama, la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático está 
integrada por tres Direcciones de área, cuyos principales objetivos son: 
 
 Dirección de Archivos: Diseñar, planear y ejecutar los procesos de automatización de los acervos 
documentales, organizar y coordinar la prestación de servicios en los archivos de Trámite, 
Concentraciones e Histórico, así como los procesos técnicos de conservación y restauración. 
 
 Dirección de Historia Diplomática y Publicaciones: Cumplir con el Programa Editorial de la 
Secretaría, publicando libros sobre historia diplomática y relaciones internacionales de México de alto 
nivel académico, ediciones especiales que den a conocer el patrimonio archivístico de la Cancillería, 
así como obras que aborden los temas de actualidad sobre política exterior. 
 
 Dirección de Documentación y Difusión: Dirigir, coordinar y establecer la normatividad de los 
servicios bibliotecarios y fotográficos del Acervo Histórico Diplomático, así como la difusión de sus 
acervos, publicaciones y de las diferentes actividades académicas y culturales que se realizan en el 
área. 
 
 Unidad de Enlace: Coordinar la gestión de las solicitudes de acceso a la información que presentan 
las particulares ante la Secretaría, realizando los trámites internos necesarios para entregar en tiempo 
y forma la información solicitada, con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la 
Información Pública Gubernamental (refrencia). 
 
2.3 La Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
 
2.3.1 Antecedentes 
 
La Biblioteca “José Ma. Lafragua” (Biblioteca) tiene sus orígenes en el año 1835; aunque ya desde antes se 
mencionaba en algunos documentos la existencia de una colección de libros del Ministerio, fue en ese año 
cuando se promulgó un decreto que establecía la recopilación de todo documento relativo a la diplomacia 
mexicana y que se fundamentara en el derecho internacional” (Introducción al AHD, 1992, p. 17). 
 
El acervo documental de la biblioteca BJML siempre se ubicó en cada uno de los edificios que tuvo como 
sede la Cancillería, sin embargo durante el traslado de la Secretaría a su sede actual en Tlatelolco, las 
colecciones de la biblioteca fueron alojados de manera provisional en la Biblioteca Miguel Lerdo de Tejada 
de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Es en el año de 1970 “cuando la biblioteca se integra a la 
Dirección General de Archivo, Biblioteca y Publicaciones y recupera gran parte de sus fondos, adoptando 
entonces el nombre de Biblioteca José María Lafragua” (Introducción al AHD, 1992, p. 18). 
 
El nombre de la Biblioteca es en honor a José María Lafragua, quien fungió como secretario de Relaciones 
Exteriores de junio de 1872 a noviembre de 1875, quien “tomando en cuenta las necesidades internas de la 
Cancillería, dio enorme impulso a la biblioteca, sobre todo en el aspecto técnico” (Introducción al AHD, 
1992, p. 17). 
 
Actualmente, la Biblioteca “José Ma. Lafragua” aún forma parte de la Dirección General del Acervo 
Histórico Diplomático, y de acuerdo su organigrama está subordinada a la Dirección de Documentación y 
Difusión y a su vez a la Subdirección de Documentación. 
 
 
2.3.2 Atribuciones 
 
En la Dirección General del Acervo Histórico Diplomático se han establecido como atribuciones de la 
Biblioteca las siguientes: 
 
 Ofrecer a los investigadores y al personal de la Secretaría un eficiente servicio actualizado, directo y 
especializado de información en diplomacia y relaciones internacionales, así como a las instituciones 
académicas y al público interesado. 
 
 Actualizar, resguardar y conservar el acervo bibliohemerográfico de la Secretaría de Relaciones 
Exteriores. 
 
 Establecer las normas y lineamientos para la organización de sus colecciones, así como las 
colecciones de las bibliotecas de las representaciones diplomáticas de México en el exterior. 
 
2.3.3 Estructura 
 
La Biblioteca la integran un coordinador y cinco operativos, los cuales realizan diversas actividades con base 
en el siguiente organigrama (Figura 3): 
 
 
Figura 3 
Organigrama de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
2.3.4 Servicios 
 
Los servicios de la Biblioteca se proporcionan a funcionarios, investigadores y personal de la Cancillería, así 
como al público interesado en la temática del material bibliohemerográfico que se resguarda en la biblioteca, 
y son los siguientes: 
 
 Horario: Lunes a viernes de las 9:00 a las 18:00 hs. 
 
 Estantería cerrada. 
 
 Catálogo electrónico para la consulta del material bibliográfico. 
 
 Kárdex para consulta de publicaciones periódicas. 
 
 Préstamo de material en sala: Se cuenta con una sala de consulta con capacidad para diez usuarios. 
 
 Préstamo de material a domicilio: Exclusivo para el personal de la Cancillería. Máximo cinco libros 
para préstamo por siete días hábiles con derecho a renovar una vez más por el mismo período de 
tiempo. 
 
El material que integra el Fondo Reservado está excluido de este tipo de préstamo, así como las 
publicaciones periódicas. 
 
 Préstamo interbibliotecario: Actualmente cuenta con 27 convenios de préstamo interbibliotecario con 
instituciones gubernamentales y académicas. 
 
 Servicio de fotocopiado: implica un costo para el usuario externo. 
 
 Fondo Reservado: Cuenta con una sala de consulta en la Bóveda de Seguridad, ya que el material no 
sale del área. No se permite su fotocopiado, solo su reproducción con cámara digital y el horario para 
consultar el material del Fondo es de lunes a viernes de las 9:00 a las 14:00 horas. 
 
2.3.5 Colecciones 
 
La biblioteca contiene 35,592 (dato del 31 de enero de 2006) volúmenes, entre obras monográficas, folletería 
y publicaciones periódicas. Su acervo lo integran siete colecciones y fondos: 
 
 Colección General. 
 
 Colección Hemerográfica. 
 
 Fondo Selser: lo integran obras monográficas, publicaciones periódicas y folletos, incluye temas de 
diplomacia e historia diplomática en su mayoría acerca de América Latina.Fondo Quintanilla: incluye obras monográficas y folletos acerca de temas relacionados con la 
diplomacia. 
 
 Colección SRE: conformado por las publicaciones que ha editado la Cancillería. 
 
 Fondo Reservado: Es parte importante del acervo documental del Acervo Histórico Diplomático. 
Conformado por 6,800 volúmenes aproximadamente; resguarda obras monográficas que datan de los 
siglos XVII a principios del XX. Este Fondo se encuentra ubicado en la Bóveda de Seguridad de la 
Secretaría, debido al valor histórico del material que en ella se resguarda. 
2.4 Área de procesos técnicos 
 
2.4.1 Selección y adquisición 
 
Al hablar de selección y adquisición de material bibliohemerográfico nos referimos al “acto de elegir los 
documentos que la unidad de información desea adquirir. La adquisición es el procedimiento que permite 
obtenerlos.... La selección de los documentos es una operación intelectual.... La adquisición es una tarea 
administrativa que requiere método y organización.” (Guinchat y Menou, 1990, p. 85) 
 
La selección se realiza con base en las funciones de la Biblioteca “José Ma. Lafragua”, así como en las 
necesidades de información de los usuarios. Esta actividad tiene muy poco movimiento, debido a que no se 
cuenta para la Biblioteca con un presupuesto anual para la compra de libros y revistas. 
 
En las ocasiones en las que se ha realizado la selección y la compra de material bibliohemerográfico, es la 
Dirección de Documentación y Difusión y la Subdirección de Documentación quienes determinan el material 
a adquirir. 
 
Los pagos a proveedores los realiza directamente la tesorería de la Dirección General de Programación, 
Organización y Presupuesto de la Secretaría. Por lo que en la Biblioteca solamente se realiza el contacto con 
los proveedores, la petición del material y se solicita el pago a la tesorería de la Secretaría. 
 
La modalidad por la que se adquiere en mayor porcentaje el material para la Biblioteca es por medio de 
donación, misma que realizan las representaciones diplomáticas y consulares de México en el exterior 
quienes periódicamente envían material sobre las relaciones exteriores de México con el país donde están 
acreditadas. 
 
En cuanto al canje, se han establecido convenios de canje de publicaciones con instituciones académicas y 
culturales del país, realizándose intercambios de libros y revistas de manera esporádica. 
 
Para el control de las nuevas adquisiciones se utilizan las papeletas múltiples, así como el control de listados 
por año. 
 
2.4.2 Catalogación y clasificación 
 
La catalogación y la clasificación son dos de las principales actividades del área de los procesos técnicos: la 
catalogación “está formada por un conjunto convencional de datos, establecidos a partir del examen del 
documento y destinados a dar una descripción única y precisa del mismo, considerado como soporte físico de 
la información.... Constituye el primer paso del tratamiento intelectual de un documento, gracias al cual se 
extraen los datos antedichos, para expresarlos y registrarlos luego de acuerdo con normas rigurosas.” 
(Guinchat y Menou, 1990, p. 103) 
 
En cuanto a la clasificación Guinchat y Menou (1990, p. 169) la definen como “una operación que describe 
el contenido de un documento determinado, su tema principal y a veces uno o dos temas secundarios que se 
traducen a términos más apropiados que figuran en el lenguaje documental que se utiliza”. 
 
Por lo que se refiere a la Biblioteca “José Ma. Lafragua”, la catalogación la realiza el Coordinador de la 
Biblioteca y se utilizan las Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición, y en los 
Encabezamientos de Materia de la Maestra Gloria Escamilla. En cuanto a la clasificación, se utiliza el 
Sistema de Clasificación Decimal de Melvil Dewey, vigésima primera edición. 
 
La captura de información en el sistema automatizado la realizan dos analistas; asimismo, generan las 
etiquetas para la realización del proceso físico del material. 
 
Para el registro de las publicaciones periódicas se utilizan los kardex, además de los listados de control de 
adquisición. 
 
2.4.3 Proceso físico o menor 
 
Esta actividad es también conocida como “preparación física, preparación mecánica o preparación manual, 
agrupa los trabajos rutinarios que implican preparar los materiales para el servicio buscando uniformidad, 
estética y haciendo accesibles las colecciones tanto al personal como a los usuarios” (Grandos y Mendoza, 
1995, p. 119), la cual se realiza con la ayuda del sistema de automatización, por medio del cual se generan las 
etiquetas correspondientes para el lomo, sobre y tarjetón. 
 
Es en el área de adquisiciones y mediante dicha actividad donde se realiza el sellado o marcado de los libros, 
hasta la colocación de etiquetas. 
 
2.4.4 Sistema de automatización 
 
Como es sabido existen diferentes tipos de sistemas de cómputo o automatizados que permiten a las 
bibliotecas manejar, almacenar y recuperar información, así como controlar los acervos, a través de la 
integración de datos bibliográficos de cada una de las obras que integran las colecciones 
bibliohemerográficas. 
 
En el caso de la Biblioteca “José Ma. Lafragua”, se utiliza el sistema de control bibliográfico denominado 
Logicat, versión 2004. Dicho sistema a permitido crear una base de datos que cuenta con 26,793 (dato del 31 
de enero de 2006) registros que incluyen registros analíticos y bibliográficos, y el cual facilita la búsqueda y 
consulta de información de las colecciones de la Biblioteca. 
 
Con la descripción de cada una de las labores que se realizan en el área de procesos técnicos se concluye el 
segundo capítulo del presente trabajo y se muestra la importancia de llevar a cabo la selección, adquisición y 
registro de los materiales bibliohemerográficos, así como la de realizar su catalogación y clasificación para 
facilitar la consulta de información y colocar el material al servicio de los usuarios. 
 
En la tercera parte de este trabajo, por medio del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos 
Técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” se describirán cada una de las actividades que se realizan en 
los procesos que involucran la preparación intelectual y física de los libros y revistas, para posteriormente 
ponerlos a disposición de los usuarios. 
 
 
Citas bibliográficas 
 
Granados Xolalpa, Eleazar. (1995). Manual de información básica en bibliotecología. México: UNAM. 
Dirección General de Bibliotecas. 249 p. 
 
Guerrero, Omar. (1993). Historia de la Secretaría de Relaciones Exteriores. México: S.R.E. 431 p. 
 
Guinchat, Claire y Michel Menou. (1990). Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y 
documentación. Madrid: CINDOC: UNESCO. 555 p. 
 
Introducción al Acervo Histórico Diplomático. (1992). México: S.R.E. 111 p. 
 
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (2005). Disponible en: 
http://www.diputados.gob.mx/leyinfo/doc/153.doc. 
 
Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores (2004). Disponible 
en:http://www.sre.gob.mx/acerca/marco_normativo/reglamento.htm. 
 
 
 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS DE 
LA BIBLIOTECA “JOSÉ MA. LAFRAGUA” 
 
 
3.1 Índice 
 
 3.2 Introducción 42 
 3.3 Objetivos del Manual 44 
 3.4 Definición de la estructura del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” 44 
 3.5 Funciones del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” 44 
 3.6 Lista de descripción de los procedimientos, diagramas de flujo y anexos 45 
 3.7 Glosario 134 
 
 
 
 
 
 
3.2 Introducción 
 
El presente Manual de Procedimientos para el área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. 
Lafragua” de la Secretaría de Relaciones Exteriores, tiene como propósito proporcionar un elemento másde 
apoyo para el personal de la Biblioteca y principalmente al de procesos técnicos para definir y mejorar las 
actividades y resultados del área. 
 
Para una mejor comprensión y manejo del Manual se describe en primera instancia su contenido; los 
objetivos que se pretenden alcanzar con su utilización; el listado de los procedimientos que lo integran, y a 
continuación la descripción de los nueve procedimientos, mencionando en cada uno su objetivo, las políticas 
aplicables para su operación, los nombres de quien lo elaboró, autorizó y revisó, así como la fecha de 
elaboración, autorización y revisión; asimismo, se describe narrativamente y mediante diagramas de flujo los 
pasos que se deben seguir para efectuar los distintos procedimientos y al final se presentan los anexos que le 
acompañan. La última parte del Manual lo conforma un pequeño glosario que resultará de utilidad para el 
usuario. 
 
Asimismo, a continuación se muestran los símbolos utilizados para la elaboración de los diagramas de flujo 
del presente manual. 
 
SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO 
 
Inicio o término Indica el inicio o terminación del diagrama. 
 
De actividad Representa la ejecución de una o varias actividades. 
 
Opción, decisión o alternativa 
Indica un punto dentro del 
flujo, en que son posibles dos o 
más caminos a seguir. 
 
Documento Representa cualquier tipo de documento. 
SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO 
 
Base de datos 
Se emplea para aquellas 
actividades que impliquen el 
uso de datos almacenados 
previamente, a través de algún 
medio electrónico. 
 
Datos 
Indica el acceso o impresión de 
datos por algún medio 
electrónico. 
 
Conector de página 
Representa una conexión o 
enlace con otra hoja, en la que 
se continúa el diagrama de 
flujo y se anotará dentro del 
símbolo una letra. 
 
 
 
 
Dirección de flujo o línea de 
unión 
Conecta los símbolos, señala el 
flujo y ordena la secuencia en 
que deben realizarse las 
distintas actividades. 
 
 
Con la finalidad de continuar con la mejora y funcionalidad del Manual, se recomienda se revise y actualice 
por lo menos una vez al año. 
 
 
 
3.3 Objetivos del Manual 
 
 Definir todas y cada una de las actividades del área de procesos técnicos. 
 Proporcionar al personal del área información pertinente y clara para realizar cada una de las 
actividades que se llevan a cabo. 
 
 Mejorar los resultados en cada una de las actividades. 
 Aprovechar los recursos humanos del área. 
 
 
3.4 Definición de la estructura del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
de la Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
 
Considerando la información proporcionada en el Capítulo 1 del presente trabajo, a continuación se describe 
la estructura del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca “José Ma. 
Lafragua”, realizada con base en los requerimientos de la Biblioteca. 
 
1. Carátula. 
2. Índice. 
3. Introducción. 
4. Objetivos. 
5. Listado de procedimientos. 
6. Cuerpo del manual o procedimientos, formatos y anexos. 
 
 
3.5 Funciones del Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos de la Biblioteca 
“José Ma. Lafragua” 
 
Con la elaboración del manual, se pretenden cubrir las siguientes funciones: 
 
• Proporcionar un documento con información pertinente y clara de las actividades que se llevan a cabo 
en el área de procesos técnicos al personal que en ella labora y al de nuevo ingreso. 
 
• Que el personal del área en cuestión, conozca y realice de manera precisa sus actividades, con la 
finalidad de mejorarlas así como su desempeño. 
 
• Definir las actividades de dicha área, para establecer las funciones y responsabilidades de cada 
persona que ahí labora. 
 
• Reducir el número de errores en cada una de las actividades y mejorar los resultados. 
 
 
3.6 Lista de procedimientos, descripción, diagramas de flujo y anexos 
 
3.6.1 Recepción y selección del material bibliohemerográfico. 
3.6.2 Registro del material bibliográfico. 
3.6.3 Registro del material hemerográfico. 
3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
3.6.5 Clasificación del material bibliográfico. 
3.6.6 Captura de datos para la generación de registros catalográficos en el sistema de automatización. 
3.6.7 Revisión de los registros catalográficos y corrección en el sistema de automatización. 
3.6.8 Reproducción de etiquetas para lomo, sobre y esquinero. 
3.6.9 Proceso físico del material bibliográfico. 
 
3.6.1 Recepción y selección del material bibliohemerográfico. 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
Procedimiento: 
 
3.6.1 Recepción y selección del material bibliohemerográfico. 
 
Objetivo: 
 
Seleccionar e integrar el material donado por las representaciones de México en el exterior, 
para reforzar el contenido temático del acervo de la Biblioteca con base en sus objetivos y 
especialización. 
 
Políticas aplicables: 
 
 Seleccionar material con información especializada en relaciones internacionales, 
historia diplomática y derecho internacional, principalmente. 
 Revisar en el catálogo electrónico y kardex si el material recibido ya existe en la 
Biblioteca. 
 Seleccionar material cuya fecha de edición sea posterior a 1995, exceptuando las 
publicaciones de carácter histórico. 
 Seleccionar material escrito en español, inglés y francés, principalmente. 
 Adquirir como máximo dos ejemplares de cada obra monográfica. 
 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Fecha de elaboración: 
 
_________ / _________ / _________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de autorización: 
 
_________ / _________ / _________ 
Revisó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de revisión: 
 
_________ / _________ / _________ 
 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
- Procedimiento: 3.6.1 Recepción y 
selección del material 
bibliohemerográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de 
elaboración: 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
1 
Recibe con un memorando por parte de la 
Dirección de Documentación y Difusión el 
material de nueva adquisición. 
2 Firma de recibo y revisa el material. 
INICIO 
Subdirector(a) de 
Documentación 
3 Entrega el material a la Coordinación de la Biblioteca. 
4 Recibe el material. 
5 
Revisa y separa el material bibliográfico y 
hemerográfico en el formato para el registro 
de nuevas adquisiciones. 
6 
Revisa el material bibliográfico en el 
catálogo electrónico para saber si ya existe 
en la Biblioteca. 
No – existe – Pasa a la actividad 7. 
Sí – existe – Pasa a la actividad 8. 
7 Separa el material bibliográfico para su registro en el área de adquisiciones. 
8 
Deja un segundo ejemplar del material 
bibliográfico si sólo existe uno en la 
estantería. 
9 
Separa el material bibliográfico para su 
descarte o donación si existen dos 
ejemplares en la estantería. 
10 Entrega el material al analista de la sección de adquisiciones. 
11 
Inserta en el material el formato para 
registrar los cargos con el número de 
registro donde será cargado el material 
(Anexo 1). 
Coordinador(a) de la Biblioteca 
12 Entrega al analista de la sección hemerográfica las publicaciones periódicas. 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
13 Recibe el material bibliográfico para su registro. 
Analista 
14 
Recibe el material hemerográfico para que 
las revise en el kardex correspondiente. 
 
 
FIN 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________Memorando. 
 
Catálogo 
electrónico. 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.1 Recepción y selección del material bibliohemerográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Subdirector(a) Coordinador(a) 
1. Recibe el material 
biblohemerográfico. 
3. Entrega el material 
a la coordinación. 
2. Firma de recibo y 
revisa el material. 
4. Recibe el material. 
5. Revisa y
separa el
6. Revisa el material 
bibliográfico.
¿Existe el 
material? 
7. Lo separa para 
su registro.
8. Deja un segundo 
ejemplar.
10. Inserta en el 
material la papeleta
9. Lo separa para 
descarte o donación. 
INICIO 
¿Existe 
un 
segundo 
ejemplar? 
A
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.1 Recepción y selección del material bibliohemerográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
 Coordinador(a) Analista 
 
 
 
 
 
 
 11. Entrega el material bibliográfico al analista 
12. Entrega el material 
hemerográfico al 
analista. 
13. Recibe el material 
bibliográfico. 
14. Recibe el material 
hemerográfico. 
FIN 
A 
 
Anexo 1. Formato para el registro de cargos y nuevas adquisiciones 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actividad núm. 10 
CARGO AL REGISTRO NÚM. 20 505 
3.6.2 Registro del material bibliohemerográfico. 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
Procedimiento: 
 
3.6.2 Registro del material bibliográfico. 
 
Objetivo: 
 
Registrar y asignar un número de adquisición a todos y cada uno de los volúmenes 
adquiridos por donación para su control. 
 
Políticas aplicables: 
 
 Asignar números de inventario o adquisición consecutivos. 
 Marcar con un sello foliador el número de adquisición asignado a cada volumen. 
 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Fecha de elaboración: 
 
_________ / _________ / _________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de autorización: 
 
_________ / _________ / _________ 
Revisó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de revisión: 
 
_________ / _________ / _________ 
 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
- Procedimiento: 3.6.2 Registro del material 
bibliográfico. 
 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de 
elaboración: 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
1 
Recibe por parte del Coordinador(a) de la 
Biblioteca el material de nueva adquisición 
tanto por compra como por donación, así 
como los memorandos correspondientes. 
2 
Registra la entrada del material en el 
formato correspondiente para su control 
(Anexo 1). 
3 Asigna un número de adquisición a cada volumen. 
4 
Marca con el sello foliador en la página legal 
de cada volumen el número de adquisición 
que le corresponde (Anexo 2). 
5 
Anota los números de adquisición que 
asignó a cada libro en el memorando donde 
se encuentra relacionado. 
6 Guarda en la carpeta correspondiente el memorando. 
7 
Marca con el sello de propiedad de la 
Biblioteca los cantos, la página legal y en la 
página 25 de cada material bibliográfico 
(Anexos 2, 3 y 4). 
8 
Prepara el material y registra los números de 
adquisición en el formato correspondiente 
(Anexo 5). 
INICIO 
Analista 
9 Entrega el material a la Coordinación de la Biblioteca. 
Coordinador (a) de la 
Biblioteca 
10 
Recibe el material para su catalogación y 
clasificación. 
 
 
FIN 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
 
 
 
 
Formato. 
 
Formato. 
 
Memorando 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.2 Registro del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
 Coordinador(a) Analista 
 
 
 
 
 
 
1. Recibe el material. 
2. Registra el material 
3. Asigna números de 
adquisición. 
4. Marca con foliador el 
material.
5. Anota los números 
de adquisición en el 
memorando. 
6. Guarda el 
memorando. 
7. Marca con el sello de 
propiedad el material. 
8. Prepara el material. 
9. Entrega el material a 
la coordinación. 
10. Recibe el material. 
FIN 
INICIO 
 
A
nexo 1. Form
ato para el registro de nuevas adquisiciones 
 
 
A
ctividad núm
. 2 
Anexo 2. Sello en los cantos del libro 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actividad núm. 7 
Cabeza 
Lateral 
Pie 
 
Anexo 3. Sello en la página legal 
 
 
 
Actividad núm. 7 
Actividad núm. 4 
 
Anexo 4. Sello en la página 25 
 
 
 
 
Actividad núm. 7 
 
 
Anexo 5. Formato para el registro de cargos y nuevas adquisiciones 
 
 
 
 
 
 
S.R.E. Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Bibl¡oteca -José Ma.Lafragua" 
N01 deAdq. __________ NOEjems.: ___ Vols.: __ _ 
Autor·~· _____________________ _ 
Tftulo: ____________________ _ 
Lugar. _____ Edit.: __________ Año: __ _ 
Formato: ' 
Notas: ____________________ _ 
Fecha de Ingreso: Precio: Canje O Donación O 
3.6.3 Registro del material hemerográfico. 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
Procedimiento: 
 
3.6.3 Registro del material hemerográfico. 
 
Objetivo: 
 
Registrar todos y cada uno de los fascículos adquiridos para su control y facilitar su 
ubicación y consulta. 
 
Políticas aplicables: 
 
 Marcar con el sello de propiedad el material. 
 Registrar las publicaciones periódicas en kardex. 
 Adquirir solamente un ejemplar de cada fascículo. 
 Adquirir material que contenga información especializada en relaciones internacionales, 
derecho internacional, historia y ciencia política. 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Fecha de elaboración: 
 
_________ / _________ / _________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de autorización: 
 
_________ / _________ / _________ 
Revisó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de revisión: 
 
_________ / _________ / _________ 
 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
- Procedimiento: 3.6.3 Registro del material 
hemerográfico. 
 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de 
elaboración: 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
1 Recibe del Coordinador(a) de la Biblioteca las publicaciones periódicas. 
2 
Registra la entrada del material en el 
formato correspondiente para su control 
(Anexo 1). 
3 
Revisa el material en el kardex para saber si 
ya existen en la Biblioteca. 
Sí – existe – Pasa a la actividad 4. 
No – existe – Pasa a la actividad 5. 
4 
Existe un ejemplar del fascículo del título de 
la publicación periódica en la estantería y lo 
separa para su descarte o donación. 
5 Separa el fascículo del título de la publicación periódica para su registro. 
6 
Marca el material con el sello de propiedad 
de la Biblioteca en los cantos, la hoja del 
índice y en la página 25 de cada fascículo 
(Anexos 2 y 3).7 
Registra el fascículo en el formato del 
kardex correspondiente el material recibido 
(Anexos 4 y 5). 
8 
Registra en el formato de control mensual la 
cantidad de títulos y fascículos recibidos 
(Anexo 6). 
INICIO 
Analista 
9 
Entrega las publicaciones periódicas al área 
de servicios al público para que se intercalen 
en la colección, mediante el Formato para el 
registro de nuevas adquisiciones (Anexo 1). 
 
 
FIN 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
 
 
 
 
Formato 
 
Formato 
 
Formato 
 
Formato 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.3 Registro del material hemerográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Analista 
 
 
 
 
3. Revisa Kardex. 
¿Existe 
el 
material? 
8. Registra en el
formato de
9. Entrega el material a 
servicios. 
5. Separa el material 
para su registro. 
6. Marca el material. 
1. Recibe el material. 
4. Lo separa para 
descarte o donación. 
7. Registra en el formato 
de kardex.
INICIO 
FIN
2. Registra el material. 
A
nexo 1. Form
ato para el registro de nuevas adquisiciones 
 
 
A
ctividad núm
. 2 
A
ctividad núm
. 9 
 
Anexo 2. Sello en la página del índice 
 
 
 
Actividad núm. 6 
 
Anexo 3. Sello en la página 25 
 
 
 
 
Actividad núm. 6 
 
A
nexo 4. Form
ato para registrar las publicaciones periódicas 
 
 
 
 
A
nexo 5. Form
ato para registrar las publicaciones periódicas 
 
 
 
 
A
nexo 6. Form
ato para el control de publicaciones periódicas 
 
 
3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
Procedimiento: 
 
3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
 
Objetivo: 
 
Describir catalográficamente los libros con base en códigos y normas internacionales, para 
facilitar el almacenamiento y recuperación de la información. 
 
Políticas aplicables: 
 
 Usar las Reglas de catalogación angloamericanas en su segunda edición en español. 
 Asignar los encabezamientos de materia usando la Lista de encabezamientos de 
material, compilada y editada por la Biblioteca de México, así como consultar bases de 
datos en línea de bibliotecas relacionadas temáticamente con la Biblioteca. 
 Asignar máximo cinco encabezamientos de materia. 
 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Fecha de elaboración: 
 
_________ / _________ / _________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de autorización: 
 
_________ / _________ / _________ 
Revisó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de revisión: 
 
_________ / _________ / _________ 
 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de 
elaboración: 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
1 
Recibe el material bibliográfico por parte del 
analista de la sección de adquisiciones para 
su catalogación y clasificación. 
2 Identifica en la obra el asiento principal, con base en las RCA2, capítulos 20 al 24. 
3 
Verifica las autoridades de los asientos 
principales en la base de datos. 
Sí – existe – Pasa a la actividad 4. 
No – existe – Pasa a la actividad 5. 
4 
Registra el asiento principal en el formato de 
la hoja de codificación, de acuerdo a la base 
de datos (Anexo 1). 
5 
Registra el asiento principal en el formato de 
la hoja de codificación tomando en cuenta 
los datos de la obra (Anexo 1). 
6 
Registra el título propiamente dicho, con 
base en las RCA2, capítulos 1, 2 y 25, 
tomando en cuenta los datos de la obra, en el 
formato de la hoja de codificación (Anexo 
1). 
7 
Registra la edición de la obra, con base en 
las RCA2, capítulos 1 y 2, tomando en 
cuenta los datos de la obra, en el formato de 
la hoja de codificación (Anexo 1). 
8 
Registra el pie de imprenta con base en las 
RCA2, capítulos 1 y 2, tomando en cuenta 
los datos de la obra, en el formato de la hoja 
de codificación (Anexo 1). 
9 
Registra la descripción física de la obra con 
base en las RCA2, capítulos 1 y 2, tomando 
en cuenta los datos de la obra, en el formato 
de la hoja de codificación (Anexo 1). 
INICIO 
Coordinador(a) de la Biblioteca 
10 
Verifica si la obra tiene serie. 
Sí – tiene – Pasa a la actividad 11. 
No – tiene – Pasa a la actividad 12. 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
11 
Registra la serie con base en las RCA2, 
capítulos 1 y 2, en el formato de la hoja de 
codificación (Anexo 1). 
12 
Verifica si la obra tiene alguna nota que 
indique información adicional o relevante. 
Sí – tiene – Pasa a la actividad 13. 
No – tiene – Pasa a la actividad 14. 
13 
Registra las notas con base en las RCA2, 
capítulos 1 y 2, en el formato de la hoja de 
codificación (Anexo 1). 
14 
Verifica si la obra tiene número normalizado 
o ISBN. 
Sí – tiene – Pasa a la actividad 15. 
No – tiene – Pasa a la actividad 16. 
15 
Registra el ISBN con base en las RCA2, 
capítulos 1 y 2, en el formato de la hoja de 
codificación (Anexo 1). 
16 
Asigna los encabezamientos de materia, con 
base en la Lista de encabezamientos, 
tomando en cuenta el contenido de la obra. 
17 
Verifica los encabezamientos de materia en 
el catálogo de autoridades de la base de 
datos, para saber si existen. 
18 
Registra los encabezamientos de materia en 
el formato de la hoja de codificación (Anexo 
1). 
 
19 
Registra en el formato de la hoja de 
codificación los números de adquisición de 
los ejemplares de la obra (Anexo 1). 
 
 
FIN 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
 
 
Formato 
 
Formato 
 
Base de
datos
 
Formato 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Coordinador (a) 
1. Recibe el material.
2. Identifica el asiento 
principal.
3. Verifica las 
autoridades del asiento 
principal
5. Registra el asiento 
principal de acuerdo con 
los datos de la obra.
INICIO
A
¿Existe 
en la base 
de datos?
4. Registra el asiento 
principal de acuerdo a la 
base de datos. 
6. Registra el título. 
 
Formato 
 
Formato 
 
Formato 
 
Formato 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Coordinador (a)
A
B
7. Registra la edición.
8. Registra el pie de 
imprenta.
9. Registra la descripción 
física. 
10. Verifica la serie. 
¿Existe 
en la base 
de datos?
11. Registra la serie. 
12. Verifica información 
adicional de la obra para 
las notas.
 
Formato 
 
Formato 
 
Formato 
 
Base de 
datos
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia:____ / ____ / ____ 
 
Coordinador (a) 
16. Asigna los 
encabezamientos de 
materia.
B
¿Tiene 
notas? 
14. Verifica el ISBN.
13. Registra las notas. 
¿Tiene 
ISBN? 15. Registra el ISBN. 
17. Verifica los 
encabezamientos 
C
 
Formato 
 
Formato 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.4 Catalogación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Coordinador (a) 
 
 
 
 
 
18. Registra los
encabezamientos 
de materia
FIN
C
19. Registra los
números de
 
Anexo 1. Formato Hoja de Codificación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actividad núm. 19Actividades núms. 4 y 5
Actividad núm. 6
Actividad núm. 7 
Actividad núm. 18 
Actividad núm. 15
Actividad núm. 13 
Actividad núm. 8 
Actividad núm. 9
Actividad núm. 11
3.6.5 Clasificación del material bibliográfico. 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
Procedimiento: 
 
3.6.5 Clasificación del material bibliográfico. 
 
Objetivo: 
 
Agrupar de acuerdo a su contenido temático los libros con las mismas características 
temáticas, con base en códigos y normas internacionales para facilitar el almacenamiento y 
recuperación de la información. 
 
 
Políticas aplicables: 
 
 Usar el Sistema de Clasificación Decimal de Melvil Dewey. 
 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Fecha de elaboración: 
 
_________ / _________ / _________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de autorización: 
 
_________ / _________ / _________ 
Revisó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de revisión: 
 
_________ / _________ / _________ 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.5 Clasificación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de 
elaboración: 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
1 
Asigna la clasificación con base en el 
Sistema de clasificación decimal Dewey, 
tomando en cuenta los datos de la obra y los 
registra en el formato de la hoja de 
codificación (Anexo 1). 
2 
Asigna el número de autor con base en la 
Tabla de Números de Autor, tomando en 
cuenta los datos de la obra y los registra en 
el formato de la hoja de codificación (Anexo 
1). 
3 
Coteja en la base de datos la signatura 
topográfica asignada, para verificar que no 
se repita con la de otra obra. 
Sí – se repite – Pasa a la actividad 4. 
No – se repite – Pasa a la actividad 5. 
4 
Modifica el último número de autor para 
hacer una diferencia o agrega un número 
más. 
5 
Registra los números de ejemplares que les 
corresponde a cada libro en el formato de la 
hoja de codificación y en la página legal del 
libro (Anexos 1 y 2). 
INICIO 
Coordinador(a) de la Biblioteca 
6 
Entrega al analista el material y los formatos 
para su captura en el sistema de 
automatización. 
 
 
FIN 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
 
 
 
Formato 
 
Formato 
 
Base de datos 
 
Formato 
 
Formato 
 
Formato 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” - Procedimiento: 3.6.5 Clasificación del material bibliográfico. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de elaboración: 
 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Coordinador (a 
 
 
 
 
 
INICIO 
FIN
1. Asigna la clasificación. 
2. Asigna el número de 
autor. 
3. Coteja la signatura 
topográfica. 
¿Se 
repite
4. Modifica el número de 
autor.
5. Registra los
ejemplares
6. Entrega el material y 
las fichas al analista. 
 
 
Anexo 1. Formato Hoja de Codificación 
 
 
 
 
 
Actividades núms. 1, 2 y 5 
 
 
Anexo 2. Registro de clasificación y ejemplares 
 
 
 
 
Actividad núm. 5 
3.6.6 Captura de datos para la generación de registros catalográficos en el sistema de automatización. 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
Manual de Procedimientos para el Área de Procesos Técnicos 
Procedimiento: 
 
3.6.6 Captura de datos para la generación de registros catalográficos en el sistema de 
automatización. 
 
Objetivo: 
 
Almacenar en un sistema de automatización los datos que describen cada uno de los 
materiales que integra la colección bibliográfica de la Biblioteca, para facilitar su control, 
así como la búsqueda y localización de la información. 
 
Políticas aplicables: 
 
 Cuando una obra tenga más de dos ejemplares, el primer número de adquisición 
asignado en el formato de la ficha catalográfica será el que corresponda al número de 
registro en la base de datos. 
Elaboró: 
 
• Nombre:_____________________ 
Fecha de elaboración: 
 
_________ / _________ / _________ 
Autorizó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de autorización: 
 
_________ / _________ / _________ 
Revisó: 
• Nombre:_____________________ 
• Puesto:______________________ 
• Firma:_______________________ 
 
Fecha de revisión: 
 
_________ / _________ / _________ 
 
 
Secretaría de Relaciones Exteriores 
Dirección General del Acervo Histórico Diplomático 
- Biblioteca “José Ma. Lafragua” 
- Procedimiento: 3.6.6 Captura de datos 
para la generación de registros 
catalográficos en el sistema de 
automatización. 
- Área de Procesos Técnicos 
Fecha de 
elaboración: 
____ / ____ / ____ 
Vigencia: 
 
____ / ____ / ____ 
 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
1 
Recibe por parte del Coordinador(a) de la 
Biblioteca el material y los formatos de las 
hojas de codificación para capturar la 
información en el sistema de 
automatización. 
2 
Ingresa al sistema e introduce la clave 
particular previamente asignada o registrada 
en la base de datos para poder acceder a la 
base de datos (Anexo 1). 
3 Ingresa al módulo de catalogación del sistema (Anexo 2). 
4 Elige la opción de INGRESAR y oprime el botón para acceder (Anexo 3). 
5 
Con base en la hoja de codificación, captura 
el primer número de adquisición como 
número de REGISTRO y oprime la tecla 
ENTER (Anexo 4). 
6 Con base en la hoja de codificación, elige el tipo de colección del material (Anexo 5). 
7 Con base en la hoja de codificación, elige en el sistema el tipo de material (Anexo 6). 
8 
Con base en la hoja de codificación, elige en 
el sistema el código para el registro del año 
del material y captura el dato (Anexo 6). 
9 
Con base en la hoja de codificación, elige en 
el sistema el lugar donde fue editado el 
material (Anexo 6). 
10 
Con base en la hoja de codificación, elige en 
el sistema el idioma en el que está escrito el 
material (Anexo 6). 
INICIO 
Analista 
11 
Oprime el botón CONTINUAR para guardar 
los cambios y proseguir con la captura del 
registro (Anexo 6). 
Responsable Núm. de actividad Descripción de la actividad 
12 
Elige el botón ETIQUETAS MARC e 
ingresa a la plantilla de captura del registro 
(Anexo 7). 
13 
Con base en la hoja de codificación, se 
posiciona en los campos donde indique la 
ficha catalográfica que hay información por 
capturar (Anexo 8). 
14 
Termina de capturar cada campo de la 
plantilla y guarda la información oprimiendo 
el botón REGISTRAR (Anexo 8). 
15 Pulsa el botón REGRESAR (Anexo 8). 
16 
Elige el botón COPIAS para capturar los 
números de adquisición del material que está 
registrando (Anexo 9). 
17 Elige el botón