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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES “ÁREA DE TELEMARKETING, PARTE DEL ÉXITO DE DE LOS DIRECTORIOS EMPRESARIALES ESPECIALIZADOS DE EDITORIAL OPESA DE GRUPO FIDALEX” T E S I N A PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADA EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN CON ESPECIALIDAD EN PUBLICIDAD P R E S E N T A: REYNA GABRIELA VÁZQUEZ ALVARADO ASESORA: DRA. FRANCISCA ROBLES MÉXICO D.F. 2009 http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/1/10/Logofcpys.gif UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. AGRADECIMIENTOS ¡Muchas gracias!, por permitirme vivir en este tiempo, con la familia que tengo. Gracias por la paciencia, la fuerza y no dejarme vencer. Gracias porque contigo pude vencer a la decidía, un poco los nervios y el miedo. Gracias por el jalón de orejas y llegar a cerrar este círculo. Gracias DIOS. / A. Gracias a ti, María Alvarado, porque sin ti, esta meta no sería realidad, gracias por los consejos, las ideas, sentimientos, tu amistad, gracias por ser mi Mamá. Gracias a mi familia: Juan Carlos Vázquez, Víctor Vázquez, Jesús, Eloísa, Amalia, Elisa, primos, sobrinos, que tienen que ver en el desarrollo de este sueño. Yesika, Mabel, José Luis, Luz, por compartir conmigo la experiencia y el orgullo de ser de la UNAM, de ser los mejores amigos sin importar la distancia. Cristina, Sheny, Anahí, Ángeles, Oscar porque realizamos el mejor equipo de la 1era generación en Publicidad, y seguir con una bonita amistad ¡BRAVO! Gracias Sr. Philippe Surman, por permitirme ser parte de Grupo Fidalex. Gracias Dra. Robles porque después de un bache que tuve, usted con sólo unas palabras hizo que tomara las riendas de mi meta y siguiera con mi propósito. Gracias: Verónica Romero, Rocío Avendaño, Alejandra Arroyo, Nieves Pliego, por sus consejos, ideas, experiencias y enseñanzas que compartieron conmigo. Gracias a quienes no están mencionados en este papel, pero saben que son parte de mi vida. Gracias por los deseos para este año J.C.G.R. Y a todos aquellos que no olvido y siempre están en mí corazón, a pesar de no verlos físicamente. G R A C I A S. INDICE Introducción……………………………………………………………...I Capítulo 1 – Mercadotecnia Directa – Telemarketing 1.1 Mercadotecnia………………………………………………………01 1.2 Mercadotecnia Directa……………………………………………..10 1.3 Telemarketing……………………………………………………….15 1.4 Banco de Datos / Base de datos………………………………….21 1.5 Guión Telefónico (Script / Speech)………………………………24 1.6 Herramientas de Trabajo…………………………………………..26 Capítulo 2 – Grupo Fidalex – Editorial OPESA 2.1 Grupo Fidalex………………………………………………………..31 2.1.1 Servicios……………………………………………………………32 2.2 Medio de Comunicación - Editorial OPESA……………………..35 2.2.1 Medio Digital – OPESA Digital…………………………………..38 2.3 Directorios Empresariales Especializados……………………….39 Capítulo 3 –Las Actividades del Representante de Ventas por Teléfono en Editorial OPESA 3.1 El Asesor Telefónico………………………………………………..54 3.1.1 Capacitación………………………………………………………58 3.1.2 Evaluación del Operador………………………………………...63 3.2 La Llamada…………………………………………………………..65 3.3 El Guión Telefónico………………………………………………...69 3.4 El Cliente…………………………………………………………….77 3.5 El Éxito……………………………………………………………….80 Conclusiones……………………………………………………………83 Bibliografía……………………………………………………………….86 I INTRODUCCIÓN La comunicación a través del medio denominado teléfono y cuya principal función es acortar la distancia, ofrece ahora también una interacción inmediata con el mercado meta al proporcionar información u orientación sobre productos y/o servicios que haya contratado el cliente, dando origen a los CAT (Centro de Atención Telefónica) que posteriormente dan origen al Telemarketing, el sistema bidireccional en donde se combinan las aptitudes de servicio y la persuasión para guiar al cliente hacia la meta: la venta o bien en el caso de Editorial OPESA, la actualización de la base de datos. El área de telemarketing de Editorial OPESA ofrece soluciones para llegar directamente al cliente meta, ya sea por medio de una llamada, un e-mail, un fax, una invitación haciéndola llegar por el Servicio Postal Mexicano, propiciando tener la atención del mercado meta y nos tomen en cuenta para futuras actividades. La labor de la operadora de Editorial OPESA no sólo es de verificar y actualizar la base de datos, sino que también se buscan empresas que no estén dentro de la misma, pero antes de ser añadidas, las operadoras debemos investigar si cubren los requerimientos para poder pertenecer a nuestra base. Estas tareas desafortunadamente se llevan a cabo sin una sistematización, se dejan a juicio de cada operadora porque no se cuenta con las herramientas para auxiliarlas en su labor, como lo sería un guión telefónico. Sin embargo a pesar de estas dificultades el área de telemarketing ha sabido llegar a su meta, tener una base de datos confiable, veraz y bien realizada. Al convertirnos en ‘buscadoras de empresas’, un Representante de Ventas por Teléfono (RVT) también se convierte en el primer contacto que tiene el cliente con Editorial OPESA de Grupo Fidalex, es por eso que la primera impresión debe empezar con transmitir entusiasmo por mi trabajo, entusiasmo en la información de mi producto, en poner atención en cómo estoy emitiendo mi indagación, estar atenta a lo que pronuncia mi cliente y realizar preguntas adecuadamente, ofrecer II asistencia de manera precisa, controlar el rumbo y el contenido de la conversación y así saber cuándo y cómo terminar la llamada. La falta de una sistematización en el área de Telemarketing de Editorial OPESA de Grupo Fidalex, para realizar la llama, ha generado que las operadoras comprendamos la importancia de dar a los clientes un servicio de primera calidad, porque lo que buscan ellos y nosotras cuando nos convertimos en clientes, es ser tratados con individualidad, donde sean satisfechas nuestras preferencias y necesidades, que la llamada sea manejada con profesionalismo. En algún momento nosotros hemos estado del otro lado del auricular y lo que esperamos es un servicio eficaz, una voz amable que nos auxilie en nuestras dudas, nuestras necesidades o en la búsqueda de información, un servicio personalizado, en vez de una máquina que nos diga que botón apretar para que tal vez encontremos la respuesta a nuestro problema. El objetivo del presente trabajo es demostrar porque es importante el área de telemarketing en Editorial OPESA de Grupo Fidalex. Por lo que el capítulo uno lo conforma la Mercadotecnia Directa y el Telemarketing, que lo utilizo como marco conceptual para proporcionar un punto de partida en el desarrollo de conceptos y eje del trabajo. En el segundo capítulo Grupo Fidalex – Editorial OPESA, presento a la empresa, los servicios que proporciona como agencia de publicidad y medio de comunicación con sus diez directorios empresariales especializados. Y eltercer capítulo, Las actividades del Representante de Ventas por Teléfono de Editorial OPESA, algunas vivencias y los retos a vencer al no contar con un guión telefónico y proporcionando mi solución. Así mismo esta interacción operador – consumidor, la cual no debe atentar contra la dignidad de las personas, sus valores y derechos, por lo que hago mención de los artículos de la Ley Federal de Protección al Consumidor a las cuales tiene derecho un cliente cuando se le realiza una llamada desde un telemarketing. III Con estos contenidos se demuestra que el Representante de Ventas por Teléfono, es el estratega inicial de compra – venta y el primer contacto de la compañía hacia el cliente. 1 CAPÍTULO 1 MERCADOTECNIA DIRECTA – TELEMARKETING El presente capítulo aborda sobre la mercadotecnia, en el sentido de comprender y satisfacer las necesidades de los clientes, cómo es que se desprende de ella la mercadotecnia directa y a su vez el objetivo de esta investigación, el Telemarketing. 1.1 MERCADOTECNIA “Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precios, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales”1 y se añade en la página de internet www.ama.org (American Marketing Association) que “es la actividad para crear, comunicar, entregar e intercambiar ofertas que tienen valor para los clientes, socios y la sociedad” La mercadotecnia lo que busca es la satisfacción del cliente en sus necesidades, siendo “un proceso mediante el cual las compañías crean valor para sus clientes y establecen relaciones sólidas con ellos para obtener a cambio valor de éstos”2 Se atrae a nuevos clientes con propuestas novedosas a sus necesidades, y con esto se trata de mantener a los clientes actuales y hacerlos crecer. Las necesidades son “la fuerza básica, a veces instintivas, que impulsa al hombre a realizar algo.”3 Las necesidades se pueden dar desde un orden fisiológico como: dormir, comer, tomar agua, etcétera. Entendidas como sobrevivencia. Las motivaciones humanas se pueden jerarquizar en una pirámide, que para el Psicólogo Abraham Maslow, conforme se vayan satisfaciendo estas necesidades básicas se desarrollaran necesidades y deseos más elevados. 1 Arens, Williams, Publicidad, Edit. Mc Graw Hill, México 2000, PP 13 2 Kotler Philip, Mercadotecnia, versión para Latinoamérica, Edit. Pearson Educación, México 2007, PP 4 3 Arens, Williams, Ob. Cit. p. 136 http://www.ama.org/ 2 “Las necesidades fisiológicas conformadas por el hecho de respirar, beber agua, alimentarse, dormir, eliminar deshechos (defecar), evitar el dolor, son características del medio interno del ser humano.”4 En el segundo nivel, la seguridad a nivel físico, salud, seguridad en tener un empleo, ingresos, un hogar donde sentirnos protegidos, recursos para mantener esa casa, la comida, la familia. La afiliación es el desarrollo afectivo de un individuo, son necesidades de estar asociado, de participar y ser aceptado dentro de un grupo ya sea familiares, amigos, compañeros o simples conocidos, en actividades deportivas, culturales, recreativas u organizaciones sociales. El reconocimiento o la estima, es el respeto hacia uno mismo, tener la confianza, competencia, independencia, libertad; y también el respeto hacia los demás, apreciar, reconocer. Y el último peldaño, la autorrealización, que son las necesidades más elevadas, la motivación de crecer, la necesidad de ser. Se llega a este „escalón‟ cuando los anteriores han sido satisfechos. 4 Wikipedia, Pirámide de Maslow, http://es.wikipedia.org/wiki/Pir%C3%A1mide_de_Maslow, Julio-09 AUTORREALIZACIÓN RECONOCIMIENTO AFILIACIÓN SEGURIDAD FISIOLÓGICAS http://es.wikipedia.org/wiki/Pir%C3%A1mide_de_Maslow 3 Sin embargo, esta jerarquización no debe ser tomada en ese orden de aparición en un individuo, ya que existen casos en los que las necesidades de un nivel inferior son pospuestas para lograr una motivación de orden superior. Así cada producto existente en el mercado cubre diferentes necesidades, ya sean primarias (fisiológicas) o secundarias (sociológicas), por eso la importancia en la mercadotecnia de tener presente que servicios va a cubrir el producto. Para que marche correctamente la mercadotecnia se deben llevar a cabo seis funciones, así lo menciona Laura Fischer en su libro Mercadotecnia5, que en su conjunto forman la sistematización de la mercadotecnia, ayudando a conocer el mercado al que se está dirigiendo o se va a dirigir el producto, quienes son los consumidores y quienes los clientes potenciales. Los seis puntos presentados son: o Producto- Es el diseño del producto que satisface las necesidades del conglomerado para quienes fue creado. o Promoción – Consiste en dar a conocer el producto al consumidor y persuadirlo para adquirir el producto que satisfaga sus necesidades. o Precio – Valor monetario y justo, que se le da al producto para poderlo adquirir. o Plaza – O distribución, son las bases para que el producto pueda llegar a manos del destinatario, es decir, el consumidor. o Venta – Actividad que genera el cliente para darse el intercambio. o Posventa – Es la retroalimentación que aporta el consumidor, si vuelve a comprar el producto se satisfizo su necesidad, de lo contrario hay que buscar una la solución al problema. Pero de estos seis puntos, los primeros cuatro corresponden a la mezcla de mercadotecnia, como principales componentes, y que son controlables, estos son mejor conocidos como las 4 P’s: Producto, Precio, Plaza y Promoción. Que al combinarse se busca obtener una respuesta del mercado meta, aunque la mejor 5 Fischer, Laura, Mercadotecnia, Edit. Mc Graw Hill, 3er Edición, México, 2004, p. 27 4 mezcla es la que conoce los ideales que tiene la gente cuando recibe un producto en particular. Estos cuatro componentes tienen subdivisiones, que Kotler en su libro Mercadotecnia6 los menciona de la siguiente manera: Producto Es cualquier cosa que se puede ofrecer a un mercado para su atención, adquisición, uso o consumo y podría satisfacer un deseo o una necesidad. El producto no sólo puede ser tangible, sino que pueden ser servicios, personas, instituciones, lugares, etcétera. El producto se puede clasificar de seis maneras: 1. Producto de consumo: Bienes o servicios que adquiere el consumidor para uso personal. 2. Producto de conveniencia: Son productos adquiridos con frecuencia, de inmediato o con un mínimo de esfuerzo en la comparación y la compra. Los productos de conveniencia se pueden subdividir en productos básicos (jabón para bañarse), productos de impulso (papas saladas para el antojo), productos de emergencia (toallas sanitarias, agua embotellada para calmar la sed por el aumento en la temperatura) 3. Productos de compra: El producto o bien es adquirido con menos frecuencia, y así el cliente puede hacer una comparación de idoneidad, calidad, precio y estilo. 4. Producto de especialidad: Un producto o servicio que tiene características de marca única y quien compra está dispuesto a efectuar un esfuerzo por conseguir ese objeto. 5. Producto no buscado: Son productos de consumo que el cliente no conoce o que conoce pero no tiene pensado en adquirirlos. 6. Productos industriales: Aquellos adquiridos para un procesamiento posterior o para la conducción de un negocio. La diferencia entre un producto de consumo y uno industrial está en el propósito por el que se adquirió el 6 Kotler, Philip, Ob. Cit. p. 237 5 producto. Si el cliente compra una motocicleta como medio de transportepersonal, es producto de consumo, pero si esa motocicleta es utilizada para repartir pizzas y utilizarla en un negocio, cambiaría a producto industrial. Precio La cantidad de dinero que se cobra por un producto o servicio, la suma de valores que los consumidores dan a cambio de los beneficios que van a obtener por usar un producto o servicio, es lo que se conoce como precio. A esto también se le añaden los costos, que es el límite inferior del precio que la compañía debe cobrar por su producto, y estos costos se dividen en dos: 1. Costos fijos: Llamados también gastos generales de producción y son los que no varían con el nivel de producción o de venta. Como ejemplo es el salario de los trabajadores, el cual no debe o debería variar cuando baja la producción en la compañía, este se debería mantener igual. 2. Costos variable: Como su nombre lo indica, varía dependiendo del nivel de producción, es decir, cuando se ensambla un automóvil necesita de varias piezas, que en cada unidad son similares, pero no así el monto total que varía dependiendo de la producción. Plaza Es el lugar donde se localizará el producto para que el cliente lo pueda adquirir. Es un conjunto de organizaciones interdependientes que participan en el proceso de poner un producto o servicio a disposición del consumidor o usuario del negocio. Así el producto puede ceder parte de su control sobre la manera en que este se vende y a quién se vende, haciendo uso de los intermediarios. Un intermediario desplaza el producto o servicio a los consumidores en breve tiempo, localiza el lugar para ofrecerlo, se informa de la planeación y el intercambio que se puede llevar a cabo en el lugar de la venta, difunde información sobre su mercancía o puede tener contactos que lo ayuden a encontrar otros clientes, o vender más productos. 6 Al localizar el intermediario productos similares a los que el ofrece, puede ajustar su oferta e informar al fabricante de la competencia y la posible solución, cómo destacar sobre el otro. La negociación es otra función del intermediario, llegar a un acuerdo de precios y otras ofertas para transferir el producto. El intermediario también corre riesgos, esto lo hace al transportar y almacenar la mercancía, ya que pueden ser productos que al ser trasladados contengan alguna plaga que no había sido detectada, afectando todo el material y sea imposible de vender; así se corre el riesgo financiero de no poder vender lo que se compro y por lo tanto no haber ganancias. Cuando el fabricante realiza las actividades del intercambio, los costos del producto pueden aumentar, pero cuando se comparten las funciones, el costo y el precio del producto serán bajos, aunque los intermediarios tengan que cobrar sólo para cubrir los costos de su trabajo. Cada capa de intermediarios que un fabricante tenga que utilizar para hacer llegar su producto al destino final, que es el consumidor, recibe el nombre de nivel de canal, y si el fabricante lleva su producto directamente con el cliente se le llama mercadotecnia directa. Promoción Es la combinación de herramientas de publicidad, ventas personales, promoción de ventas, relaciones públicas, que la empresa utiliza para alcanzar objetivos de publicidad y marketing. Debido a que los consumidores difieren unos de otros, se necesitan desarrollar programas para segmentos, nichos e individuos específicos. Y para comunicarnos adecuadamente con el mercado meta se debe primero entender cómo funciona la comunicación, que va desde lo más simple: emisor - mensaje – receptor, hasta tener presente la codificación, que es la manera en que el emisor da a entender su idea convirtiéndola en mensaje, ésta se envía a través de un canal a otro 7 interlocutor llamado receptor, quien a su vez debe decodificar el mensaje enviado para poderlo comprender. Si la información transmitida es comprendida, por consiguiente el receptor ahora se convertirá en emisor, dando origen a la retroalimentación y a otro proceso de comunicación. Diagrama de Comunicación7 Retroalimentación El proceso de comunicación también se puede ver desde la perspectiva de la publicidad de la siguiente manera. Primero, el emisor toma forma de la Marca, en este caso tomare como ejemplo el cereal Kellogg‟s Choco Krispis y su Choco Leche de Melvin. El público objetivo o target, es el que se encargará de decodificar el mensaje, es decir niñas (os) desde cuatro a doce años. El mensaje se refiere a la necesidad que hay que satisfacer: cereal para el desayuno y/o saborizante para leche sabor a chocolate tipo Choco Krispis, con el lema o slogan para crecer grandototote y fuertotote. El medio o canal puede ser radio, TV, periódico, revista. La decodificación está en la formula AIDA: la atención que haya para el mensaje, el interés por obtener el producto junto con el deseo por adquirirlo para llegar a la acción de comprar. 7 Arens, Williams, Ob. Cit. p. 9 Emisor Codificación Mensaje Canal Decodificación Receptor 8 Por último el receptor como comprador, la exigencia del hijo al padre para obtener el producto, convertir la exigencia en una compra „rutinaria‟ o más constante llegando a la retroalimentación. Diagrama en Publicidad Retroalimentación En el caso del Telemarketing, un RVT o Representante de Ventas por Teléfono tomará el lugar de emisor, la codificación debe tener presente un texto sin palabras rebuscadas por lo que debe ser sencillo y preciso. El mensaje es lo que quiero informar a mi escucha. El canal toma forma de teléfono, pero puede ser un e-mail, un fax, una carta, un medio directo. La decodificación es cuando mi destinatario comprende mi mensaje sin tenerlo que repetir varias veces. Y el receptor es el oyente, cliente o usuario al que le llega la información, tendiendo una retroalimentación cuando el directorio empresarial de OPESA se venda casi por sí solo, sin tanta ayuda del agente telefónico, o bien las objeciones que tenga el cliente para adquirir el directorio sean casi nulas. MARCA PÚBLICO OBJETIVO - TARGET- NECESIDADES A SATISFACER MEDIO / CANAL AIDA COMPRADOR 9 Diagrama en Telemarketing Retroalimentación Para persuadir al consumir en adquirir el producto, servicio o idea Kotler considera cinco herramientas de promoción: 1. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentación y promoción, no personal de ideas, bienes o servicios de un patrocinador identificado. 2. Promoción de ventas: Son incentivos a corto plazo que fomentan la compra o venta de un producto o servicio. 3. Relaciones públicas: Son quienes forjan buenas relaciones con los diversos públicos de una compañía mediante la obtención de publicidad favorable, la creación de una buena imagen corporativa, y el manejo o bloqueo de rumores, relatos o sucesos desfavorables. 4. Ventas personales: Es una presentación personal que hace la fuerza de ventas de una empresa con el fin de vender y forjar relaciones con el cliente. 5. Marketing directo: Conexión directa con los consumidores individuales, seleccionados cuidadosamente para obtener una respuesta inmediata y cultivar relaciones duraderas con el cliente a través de la ayuda de: el uso del correo, teléfono, fax, correo electrónico, internet y otras herramientas para comunicarse directamentte con el consumidor y solicitar una respuesta directa. RVT UTILIZAR ORACIONES PRECISAS Y SENCILLAS QUÉ QUIERO INFORMAR TELÉFONO COMPRENDER CLIENTE 10 La mercadotecnia se desarrolla para un contexto de masas, los mensajes están dirigidos a un amplio público, cuyo objetivo esllegar a millones de compradores con un solo producto a precios accesibles con la ayuda de los intermediarios, con un mensaje estándar a través de los medios masivos. Sin embargo ahora encontramos productos más personalizados, dirigidos a ti. Por citar un ejemplo, quieres bajar esos kilos de más ¡ven a Slim Center!, o a ti, que estás cansado de utilizar esos lentes, tenemos la solución en Impact Laser; la mercadotecnia directa tiene como objetivo comunicarse exclusivamente con el consumidor individual, el cual fue escogido cuidadosamente para tener una respuesta inmediata. El marketing directo está dentro del marco conceptual relacionado con la promoción. Promoción al utilizar una serie de medios y elementos para dar a conocer lo que se ofrece, y construyendo varios canales de distribución para hacer llegar el producto a quien lo vaya a comprar. 1.2 MERCADOTECNIA DIRECTA “Es la comercialización de un producto o servicio bajo un determinado mensaje que es dirigido a un público potencial determinado por un análisis previo de información”8, es lo que para Ignacio A. Rodríguez en su libro Comunicación Comercial, llama mercadotecnia directa. Para Arens, “es un sistema interactivo de marketing en el cual compradores y vendedores participan en un diálogo, teniendo por objeto estimular una respuesta consistente en pedir información, en visitar la tienda o en realizar una compra”9. Ernan Roman en su libro Mercadotecnia Directa Integrada, la concibe como “ el arte y la ciencia de administrar diversos medios de mercadotecnia como un todo cohesivo. Esas interrelaciones son catalizadoras de respuesta. La resultante 8 Rodríguez del Bosque, Ignacio A. Comunicación comercial: conceptos y aplicaciones, Edit. Civitas, S.A. España 1997, p. 288 9 Arens, William, Ob. Cit. p. 281 11 sinergía de los medios, genera mayores tasas de respuesta que los que podrían conseguirse con la aplicación de los medios individuales”10. Por lo que la Mercadotecnia Directa es un proceso sistematizado de comercializar un producto, servicio o idea, de manera directa y personal con el público potencial, a través de estímulos para obtener una respuesta inmediata, con el fin de llegar a una compra y aumentar las ventas. Así mismo cuenta con ciertas características, como que no es un medio de publicidad, ni una técnica de ventas, sino una vía para encontrar mercados, estimularlos a demandar un producto y entregarles la oferta en sus manos. Y con la respuesta de ese público se pueden hacer mediciones que servirán como retroalimentación para mejorar el producto y las ventas. Para afianzar el mercado meta y alcanzarlo, la Mercadotecnia Directa hace uso de una combinación de medios de comunicación: a) Medios Escritos: Anuncio, correo b) Medios Sonoros: Teléfono, casetes c) Medios Audiovisuales: Televisión, videoconferencias, redes informáticas Que desarrollan a su vez “siete tipos de actividades”11: I. Venta cara a cara = Es la forma original y más antigua de vender, es una transacción también llamada venta directa personal, que se hace lejos de un establecimiento fijo al menudeo, y en donde el representante muestra el producto intentando convencer de su valor al prospecto, y así llegar a la venta. Un ejemplo es la compañía Avón. II. Correo Directo = Se envía una oferta, anuncio, recordatorio, a una persona en específico con lo cual se busca cerrar una venta o generar una solicitud de información. Toda la información se envía en papel y es manejado por la oficina postal, el servicio de telégrafos o empresas de mensajería como 10 Roman, Ernan, Mercadotecnia directa integrada, técnicas y estrategias para el éxito, Trad. María Elena Rosas Sánchez, Edit. Mc Graw Hill, México 1990, p. 7 11 Kotler, Philip, Marketing, Edit. Pearson Educación, México 2001, p. 562 12 DHL, UPS, Fedex. La revista Reader‟s Digest conocida como Selecciones manda a sus sucriptores una llave con la cual podría ser ganador de un auto, con el fin de generar una solicitud y participar en un sorteo. Pero también se han popularizado otras maneras de correo y estas son: o Envío de fax, en donde una máquina permite enviar y recibir mensajes casi de manera instantánea, en papel por la línea telefónica. o Correo electrónico, permitiendo enviar y recibir mensajes o archivos de una computadora a otra. Ejemplo de ello son los boletines que hace llegar Cinemex a su Invitado Especial Oro con las ofertas o promociones del mes. o Correo de voz, es la sustitución de la contestadora. Es un sistema telefónico que permite recibir llamadas, las cuales van quedando almacenadas para su posterior escucha. En los noticiarios es posible dejar un mensaje de voz aún cuando haya concluido la transmisión del programa. III. Venta por catálogo = Son libros de consulta que describen y presentan visualmente los productos que ofrece una empresa, este catálogo se envía a una lista de selectos clientes o se proporciona en tiendas. Ejemplo de ello son las tiendas de ropa Vanity que al llenar una solicitud, posteriormente te hacen llegar el catálogo de temporada, sin costo alguno. IV. Mercadotecnia por televisión de respuesta directa = Es un apoyo de otro método utilizado para obtener una respuesta. Admite dos formas, la primera es la publicidad de respuesta directa en donde los televidentes encuentran programas publicitarios de 30 minutos o infomerciales de un solo producto, en el cual se proporciona un número telefónico 800 para ordenar el producto. Y la segunda son aquellos canales de compra en casa, es un canal o programa de televisión dedicado exclusivamente a la venta de bienes y servicios, transmitidos las 24 horas del día, proporcionando también un número telefónico 800 para realizar algún pedido. TV Ofetas, CV Directo son un claro ejemplo para este tipo de mercadotecnia. 13 V. Mercadotecnia de Quioscos = Son máquinas con información y a las cuales se les puede hacer algún pedido; no son igual que las máquinas expendedoras de dulces que entregan el pedido casi inmediatamente. Por ejemplo, Loreal tiene quioscos para informar y hacer estudios de tu piel y así ofrecerte el mejor producto. VI. Medios interactivos = Se efectúan a través de un sistema de computo interactivo en línea en el cual se vincula el cliente y la compañía electrónicamente. Se pueden distinguir dos tipos de canal de mercadotecnia en línea: A) Servicios comerciales en línea, en donde se ofrece información y servicio de mercadotecnia en línea a suscriptores y quienes pagan una cuota mensual. B) Internet, en donde todas las compañías de servicios en línea ya ofrecen acceso a internet como servicio primario, permitiendo a clientes y prospectos controlar el contenido y el ritmo de la mercancía que se ofrece por una computadora personal en línea. Ejemplo de este medio interactivo son los banner (pieza publicitaria dentro de una página de internet), bluetooth ( conexión inalámbrica de onda de radio de alcance corto), SMS (Short Message Service, es decir, servicio de mensaje corto), e- mail, WAP (Wireless Application Protocol, es decir, protocolo de aplicaciones inalámbricas permitiendo acceder a dispositivos inalámbricos), entre otros, aunque algunos de estos se utilizan con la ayuda de un celular. VII. Telemarketing = Abarca las ventas y la prospección por teléfono, contestar a preguntas y dar a los que llaman los servicios relacionados con la venta. Un telemarketing bien diseñado y dirigido ofrece muchos beneficios que incluyen comodidad en la compra y mayor información del producto y servicio. El telemarketing se desarrolla de dos maneras, llamadas de entrada (in) cuando el usuario llama a una compañía para obtener información, y las llamadas de salida (out) ahora la compañíallama al cliente para obtener la información. VIII. Redes de venta – mano a mano = Son ventas en términos de contactos directos, pero que no necesariamente tiene una red efectiva, ya que 14 pueden dar mejores resultados con los contactos indirectos. Es decir, Comercial Mexicana te entrega por medio de un empleado su folleto con las ofertas de la quincena, pero tal vez tú consumidor no lo tomes en cuenta, pero si otra persona que llego a tu casa y ve ese folleto, encuentre un objeto que cubrira alguna necesidad. Además existe una técnica de mercadeo directo llamada maximercadeo, que es un conjunto de pasos para llegar al cliente potencial, realizar una venta y desarrollar una relación con el mismo, a través de la formación de una base de datos. Los pasos para el maximercadeo son12: 1. Los objetivos maximizados son definir e identificar los mejores clientes meta para la oferta, esto se puede hacer mediante la compra de una cartera donde se localicen a los mejores clientes o bien localizarlos en una base de datos en donde se identifique suficiente interés, capacidad de pago y preparación para comprar. 2. Los medios maximizados, es analizar la variedad de medios y elegir aquellos que permitan una comunicación conveniente en dos direcciones y la medición de los resultados. 3. La contabilidad maximizada, es cuando la campaña requiere de una evaluación con base en el costo por respuesta, en lugar del costo por miles de exposiciones como se analiza en la publicidad masiva. 4. La conciencia maximizada, se buscan mensajes que terminen con la confusión y lleguen al corazón y a la mente de los clientes potenciales por medio de publicidad „para el cerebro‟, que sea atractiva para los aspectos racionales y emotivos de una persona. 5. La activación maximizada es hacer énfasis en que la publicidad debe dar lugar a la compra o por lo menos a clientes potenciales avanzados hasta una etapa más alta de preparación para comprar. 12 Diseño de programas de mercadotecnia directa, http://www.scribd.com/doc/6786687/DiseNo-de- Programas-de-Mercadotecnia-Directa, Julio-09 http://www.scribd.com/doc/6786687/DiseNo-de-Programas-de-Mercadotecnia-Directa http://www.scribd.com/doc/6786687/DiseNo-de-Programas-de-Mercadotecnia-Directa 15 6. La sinergia maximizada, es comprendida como la forma para llevar a cabo una función doble con la publicidad, por ejemplo: promover otros canales de distribución y compartir el costo con otros publicistas. 7. El enlace maximizado, requiere de un vínculo de la publicidad con las ventas para concentrarse en clientes potenciales, y gastar mayor parte del presupuesto para convertirlos. 8. Las ventas maximizadas, en donde el comerciante debe continuar vendiendo de forma directa con la ayuda de una base de datos, tanto a clientes conocidos como aquel resultado de una venta cruzada, por optimización o la introducción de nuevos productos. 9. La distribución maximizada hace que el comerciante construya canales adicionales para llegar a los clientes y a los clientes potenciales. Para desarrollar las actividades que ofrece Grupo Fidalex y Editorial OPESA, cuentan con dos áreas que corresponden a la Mercadotecnia Direca: Venta Directa y Telemarketing, que para fin de esta investigación se desarrollará a continuación sólo el área de Telemarketing. 1.3 TELEMARKETING El teléfono hace su aparición gracias a Alejandro Graham Bell, quien tenía la idea de mejorar el telégrafo. Graham Bell y su acompañante Watson quedaron impresionados al hecho de que una corriente pudiera transmitir fielmente las más leves inflexiones de voz, por lo que en un principio el teléfono estaba constituido por dos receptores, uno para hablar y otro para escuchar. Pero fue Edison quien se encargo de mejorar la idea de Graham Bell, el aparato ahora consistía en un micrófono que ayudaba a transmitir los mensajes, y alojaba en su parte inferior el instrumento donde estaban localizadas cápsulas con granito de carbón que al vibrar de acuerdo a la inflexión de la voz, se comprimian permitiendo que una corriente de electrones pasara mejor a través de ellas. Las variaciones en la intensidad de la corriente llegan al aparato receptor ubicado en el 16 otro extremo de la línea; el receptor, llamado teléfono, se ubicaba un electro imán localizado en la cavidad superior del aparato el cual se aplica al oído. Transmitir, era y es el objetivo del teléfono, por medio de la transformación de las oscilaciones mecánicas producidas por la voz; comunicar una persona con otra, acortando distancias y tiempo. El teléfono también es una herramienta para las empresas que en un principio lo vieron como instrumento para proporcionar información a los clientes, dando origen a los Centros de Atención Telefónica (CAT), y posteriormente se le dio el uso de comercializar productos tomando el nombre de Telemarketing. Telemarketing “es un sistema de información que utiliza sofisticadas telecomunicaciones combinando la venta personal y las aptitudes de servicio, para ayudar a las empresas a mantener un contacto estrecho con clientes actuales y potenciales, para aumentar las ventas y mejorar la productividad del negocio”13. Así lo menciona Bob Stone y John Wyman en su libro Cómo hacer telemarketing con éxito. Tomás Alfaro en el libro El marketing como arma competitiva, la define como “un sistema de comunicación bidireccional tanto hacia como desde el prospecto”14. La Asociación Española de Marketing Telefónico la cita como “una forma de marketing basada en el empleo de las tecnologías de telecomunicaciones como parte integrante de un programa de marketing bien planificado, organizado, y gestionado, cuyo objetivo es hacer llegar un producto o servicio a un público determinado, de la manera más rápida, eficaz y rentable”.15 Así que telemarketing es un sistema bidireccional que utiliza sofisticadas telecomunicaciones, formando parte de un programa de mercadotecnia bien planificado, organizado y gestionado, en donde se combina la venta personal y las 13 Stone, Bob. Wyman, John, Cómo hacer telemarketing con éxito, Ediciones Granica, S.A. Barcelona 1995, p. 22 14 Alfaro Drake, Tomás, El marketing como arma competitiva, Edit. Mc Graw Hill Interamericana de España, S.A.U., España 1992, p. 186 15 Pérez del Campo, Enrique, La comunicación fuera de los medios, ESIC Editorial, España 2002, p. 73 17 aptitudes de servicio, con el fin de hacer llegar el producto a un público determinado y aumentar las ventas. La empresa que contrata o tiene un área de telemarketing puede utilizarla como herramienta principal, siempre y cuando se tenga bien definido el objetivo de la llamada, o puede ser una herramienta de apoyo. Ya sea instrumento principal o de apoyo lo que se busca es obtener información y/o la venta de productos o servicios. El marketing telefónico, como también se le conoce, es planificado al programar con anticipación la tarea que le es encomendada, y así poder evaluar objetivamente las respuestas. Es sistemático al llevar un orden a la hora de practicarse, porque es una manera de hacer negocio y obtener información de la principal fuente que son los clientes. Es estratégica al ser utilizada de forma paralela a otras herramientas como son la venta personal, publicidad directa, correo directo, etcétera. “Formando parte del marketing directo integrado, por las compañías con múltiples soportes y múltiples fases.”16 El telemercadeo, otro sinónimo para telemarketing, “se puede dividir en tres”17: 1. Según el origen se subdivide en: o Llamada de entrada o Telemarketing originado externamente, pasivo o receptivo – IN- : Es cuando la empresa se prepara con el personal adecuado para recibir llamadas de clientes, estas llamadassurgen a consecuencia de la publicidad o compañas de respuesta directa, que el ofertante hace por diversos medios de comunicación. o Llamada de salida o Telemarketing originado internamente, o proactivo –OUT- : Ahora es la empresa quien sale a la búsqueda de clientes, realizando llamadas telefónicas para ofrecer productos y/o 16 Idem, p. 71 17 Idem, p. 73 18 servicios e incentivar la compra con argumentos, promociones y oportunidades. 2. Según el mercado al que se dirige: Este mercado puede ser para bienes de consumo o bienes industriales. 3. Según el grado de automatización: Existe telemarketing desasistido, en donde se reciben llamadas que interactúan con un locutor a través de voces en off, es decir, previamente grabadas y con la ayuda del discado o la pulsación de los números del teléfono se le dan respuestas a las interrogantes del usuario. Y el telemarketing asistido, personal o convencional, en donde el cliente prefiere interlocución humana y no „hablar‟ con una máquina. Las aplicaciones que se le dan al marketing telefónico son múltiples y en algunos casos está limitado por la capacidad creativa que tenga el operador para resolver problemas. Por lo que se puede utilizar en: Venta Directa Apoyo al área de ventas Distribución de información Investigación de mercado Apoyo a la red de distribución Elaboración y actualización de listas de clientes Tratamiento de cuentas inactivas de la cartera de clientes Administración de solicitudes de pedido, o información Servicio de atención a clientes Test y pruebas de varias índoles El usuario de telemarketing, como cliente, lo que espera es que la persona localizada al otro lado del auricular asuma la responsabilidad de representar a su empresa, quieren información precisa, que tengan la respuesta a sus inquietudes, quieren un servicio personalizado. 19 El hecho de que una empresa utilice el telemercadeo, es porque es emprendedora, vende productos no buscados y por eso debe salir a encontrar a los clientes, requiere de un contacto directo y personal, y conoce clientes que hacen compras impulsivas o con falta de tiempo para ir de compras. Grupo Fidalex y Editorial OPESA tienen como visión ganar la preferencia del sector empresarial, a través del posicionamiento y crecimiento comercial de sus clientes. Por lo que a través de su área de “mercadotecnia directa puede aportar valor” 18en: Prospección: Generando información de posibles clientes presentes en el mercado, su potencial y su problema a solucionar con los proveedores. También al elaborar la lista de clientes, ayuda al área de ventas para hacer sus prioridades cuando visiten la empresa y saber a quién se deban dirigir. El telemarketing ayuda en la incursión de productos a nuevas áreas geográficas al indagar a los verdaderos compradores. Aunado, se pueden realizar búsquedas, renovaciones y actualizaciones de clientes y prospectos. Segmentación y elaboración de perfiles: Se puede investigar las características de los clientes y recoger información, logrando una mejor estrategia de mercadotecnia. Cualificación: Para evitar pérdidas de tiempo se tiene que llevar una jerarquización , y así también los vendedores reciban información valiosa de las necesidades de los clientes. Contactos: Los Representantes de Ventas Telefónicas o RVT, pueden ser el primer contacto con el cliente, o bien una ayuda para concertar citas para la fuerza de ventas. Venta: Al cerrar ventas, concertar citas, y organizar demostraciones. Seguimiento y servicio: Saber, por ejemplo, si el directorio empresarial especializado llego a su destino, o si el usuario estaría interesado en comprar o formar parte de alguno de los directorios. 18 Idem, p. 83 20 Como toda actividad, puede tener sus ventajas y desventajas, y en el caso del telemarketing estas son: VENTAJAS Es directo, al alcanzar al público objetivo Interactivo, porque hay un diálogo emisor – receptor Flexible, al realizar modificaciones sobre la marcha, diferentes enfoques, textos o guiones que permitan responder a preguntas y objeciones Medible, porque permite un control y análisis de su rendimiento y los resultados con cada llamada Es de bajo costo al seleccionar específicamente al público meta Discreto, al llegar al público de manera ágil frente a la competencia Ágil, porque las acciones se pueden lanzar en cortos espacios de tiempo Permite hacer pruebas para medir el impacto y la productividad relativa de diferentes elementos como: guiones, ofertas, precios, condiciones, etcétera. Permite optimizar contactos, al realizar una venta cruzada, por ejemplo, además de verificar datos de clientes hacer una cita para la fuerza de ventas. DESVENTAJAS Es de alto costo por contacto, cuando el objetivo ha sido mal seleccionado Hay una ausencia de compromiso formal o escrito, porque sólo se hace una aceptación verbal y se debe hacer un seguimiento a un compromiso tangible La llamada puede caer en abuso por lo que se debe tener suficiente control y tacto Es unidimensional al poder transmitir sólo voz y no incluir fotografías o ilustraciones del producto Es difícil utilizarlo de forma aislada por lo que se necesita la ayuda de otras estrategias 21 Tiene alcance limitado, cuando la empresa no cuenta con el número lada para responder a clientes nacionales o internacionales 1.4 BANCO DE DATOS / BASE DE DATOS La mercadotecnia directa comienza por una buena base de datos, que es un conjunto organizado de detalles acerca del cliente o prospecto individual, en la cual se puede incluir información geográfica, demográfica, psicográfica y conductural. El baco de datos es útil al localizar clientes potenciales, adaptar productos y servicios a las necesidades especiales de los clientes y para mantener una relación con éste a largo plazo. Sin embargo, para capturar toda la información que se obtiene del cliente es indispensable que la empresa cuente con el equipo para llevar a cabo esta tarea, como lo es un sistema computacional CRM, que “es la administración de las relaciones con los clientes”19, una estrategia diseñada para optimizar rentabilidad, ingresos y satisfacción al cliente al enfocarse en grupos de clientes muy definidos y precisos. Para la obtención de esos datos se puede hacer mediante la interacción de una organización y sus clientes, con el sistema CRM en donde no es cuestión de cuántos contactos pueden obtenerse sino el tipo de datos que deben adquirirse, y cómo pueden ser utilizados efectivamente para fortalecer la relación. Reunir datos puede ser complicado porque este puede ser generado por un área ajena a quien lo necesita, es decir, el área que lo necesita puede ser ventas o mercadotecnia, pero la base de datos fue realizada por un tercer proveedor que está en el sector de recursos humanos. 19 Lamb, Hair, McDaniel, Marketing, Edit. Thomson, México 2006, p. 655 22 Así las compañías deben utilizar la tecnología de la información para capturar, almacenar e integrar información del cliente. Al proceso de centralizar datos en un sistema CRM se le conoce como almacenamiento de datos o base de datos, el cual es un depósito central con información recopilada de clientes por medio de un canal, una transacción y/o punto de contacto del producto y/o servicio. Como primer paso para desarrollar una lista, es basarse en clientes que han indicado su interés en un producto o servicio, o por una lista compilada por una compañía externa. Ignacio Rodríguez en su libro Comunicación Comercial cita “dos tipos de bases de datos”20: Lista propia o interna: Aparecenclientes actuales y antiguos, representando la mayor parte de clientes relacionados con el factor fidelidad. La compañía en sí es la que suele dedicarse a obtener los datos que posteriormente podrían venderse a otras empresas. Lista externa: Aquellas que se alquilan o compran a otras empresas especializadas, conteniendo datos de clientes a los que se está interesado dirigirse y/o para ampliar su mercado. Pero también existen otros tipos de directorios que Edward Nash en su libro Mercadotecnia Directa, estrategia, planeación y ejecución (pág. 83) las refiere como: Directorio de respuesta o lista de respuesta son el instrumento principal de trabajo del correo directo, también se les denomina lista de compradores o lista de pedidos por correo, en donde se incluyen todas las clasificaciones relacionadas con las respuestas previas de los consumidores a ofertas de mercadotecnia directa. 20 Rodríguez del Bosque, Ignacio A. Ob. Cit. p. 291 23 Los nombres que aparecen en la lista pueden ser de compradores, suscriptores, personas que preguntaron, donadores, miembros o cuentahabientes, clientes nuevos, activos o antiguos. Directorios compilados de consumidores, pueden ser recabados de directorios telefónicos, registro de automóviles, miembros de asociaciones, o cualquier fuente similar; este directorio incluye características psicográficas y demográficas. La diferencia entre un directorio de respuesta y uno compilado, es que en este último no existe ninguna indicación de que antes haya existido el deseo de suscribirse, comprar, donar o responder al mensaje. Directorio de negocios, es una lista de compradores de equipo para oficina, solicitantes de servicios de negocios, suscriptores de publicaciones comerciales y oyentes de conferencias sobre comercio. Además puede contener información del perfil del cliente, incluyendo productos y servicios que ha adquirido el cliente, cantidades, contactos clave, los proveedores competitivos, estado de los contratos actuales, estimación de gastos. En los directorios de consumo, hay información del cliente como edad, ingreso, número de miembros en la familia, fecha de nacimiento, información psicográfica (actividades, intereses y opiniones) comportamiento de compra (compras anteriores, preferencias de compra) y otro tipo de información relevante. Se utilizan bases de datos para identificar prospectos y generar oportunidades de venta al anunciar productos y ofertas, también para incrementar la lealtad de los clientes, se aumente el interés y el entusiasmo al recordarles sus preferencias de compra y enviarles información apropiada, regalos u otro material; y así también crear perfiles de los clientes con base en compras anteriores y decidir cuáles de ellos deberían recibir ofertas específicas. El banco de datos también se puede dividir dependiendo del producto que compro el cliente, así pueden existir categorías como: automotrices, artesanías, pasatiempos, tarjetas de crédito, educación, compradores de mercancía para 24 regalos, servicios domésticos o familiares, buscadores de oportunidades, artículos para dama, etcétera. En la creación de la base hay que tener presente varios aspectos y así lo refiere Tomás Alfaro en su libro El marketing como arma competitiva21 porque debe existir una planificación previa que definirá la información con la que contara la lista y los criterios de acceso para la misma. Es creada para buscar nuevos elementos que incorporar a la lista, ya que ninguna base está cien por ciento completa siempre habrá gente que no haya sido incluida o aquella que con el paso del tiempo ahora es importante. Y por último, ayuda a actualizar datos, porque entre más rica sea la información de los prospectos, menores serán los errores cuando se tenga que dirigir a ellos; ayuda también a eliminar prospectos ya sea por inactividad, desaparición o haya cambiado de giro la empresa. Así hay que averiguar la causa y volverlos activos, ayudando a tener una lista más confiable. 1.5 GUIÓN TELEFÓNICO (SCRIPT / SPEECH) Realizar una llamada, para verificar o indagar información, son actividades que deben estar controladas, no es un llamada común y corriente, por lo que no se debe dejar al azar. El uso del teléfono debe estar planeado y parte de esa planificación está en el guión telefónico, o también conocido como script o speech (diálogo). Un guión “es la conversación que deberá mantener el o la teleoperadora con el destinatario de la llamada”22, debiendo cumplir tres funciones: Sirve de guía y apoyo, al evitar la improvisación Con el guión la empresa se puede cerciorar del rumbo que tiene cada llamada y que cada una se seguirá con el mismo objetivo 21 Alfaro, Drake, Tomás. Ob. Cit. p. 184 22 Ediciones Díaz de Santos S.A., Acción directa: el mailing y el teléfono, España 1995, p. 128 25 Evita desvíos de la persona que llama, haciendo que se cumpla la meta de la campaña El guión es necesario para no olvidar nada, permitiendo no dejar algún contenido fuera, calcular la duración, ordenar la información, establecer prioridades, por lo que un buen guión es aquel que motiva e interesa al oyente, de forma clara y de rápida comprensión. Para redactar un guión se debe contar con toda la información posible sobre la campaña que se va a utilizar, y determinar con precisión el objetivo de la misma. Al componer el script se debe “ir leyendo en voz alta, con el fin de advertir errores.”23 Se deben utilizar palabras sencillas y simples porque el mensaje se debe entender con el mínimo de esfuerzo, además de palabras precisas que describan lo que se quiere dar a conocer. La escritura debe ser de forma concisa con oraciones cortas, para facilitar la comprensión del mensaje, evitar muletillas o estribillos que podrían provocar distraer al oyente; y si hay que pronunciar palabras o nombres extranjeros, se debe hacer tal y como se escriben o pronunciarlos en el idioma original, ayudados de un profesor para su correcta declamación. Por poner un ejemplo, en un guión de la empresa SkyTel, quien renta su área de telemarketing para recibir llamadas (IN), el operador debe dar la bienvenida al usuario diciendo: Buenos días o buenas tardes. Gracias por llamar a Magic Smile. Para pronunciar el nombre de la empresa colocaron entre paréntesis – Magic Smail – que es la forma en cómo el operador debe pronunciar el nombre de la compañía, con el fin de evitar confusiones en el público, al escuchar que tal vez no está llamando a la empresa que quiere, y simplemente es una mala pronunciación del RVT. Este paréntesis utilizado para informar al operador de la correcta pronunciación, también puede tener como significado la intencionalidad que se le tenga que dar a una oración; sin embargo no es el único signo de puntuación que existe en un 23 Vitoria, Pilar, Producción radiofónica, técnicas básicas, Edit. Trillas, México 1998, p. 28 26 guión. La coma marca una pausa, permitiendo una variación en la entonación y la renovación de aire para continuar. En el guión se deben utilizar varias pausas, sin exagerar el uso de las mismas, porque de lo contrario sonaría como una lectura y no como una conversación. El punto es el final de la oración, o punto y seguido con el que se busca una pausa que debe ser parcial. El punto y coma, y los dos puntos tienen la misma utilización que la coma, sólo una pequeña pausa. Y los signos de admiración e interrogación deben tener una modulación específica. También existen acepciones para utilizar algunos signos de puntuación, como el uso de guión cuando alguna palabra se divide por quedar al final del renglón, esto puede provocar confusión por lo que no es propioutilizarlo. El uso de comillas (”) no tiene sentido ya que son gráficas y estas se interpretan. Esas son las técnicas para redactar un guión telefónico, pero no es todo lo que necesita un Representante de Ventas Telefónicas para realizar correctamente su labor, también se encuentran las herramientas de trabajo. 1.6 HERRAMIENTAS DE TRABAJO La herramienta indispensable con la que debe contar el área de Telemarketing es sin lugar a duda el teléfono, el aparato que permite comunicarse con otro individuo no importando la distancia o lejanía que está uno del otro. Sin embargo, no sólo el aparato es indispensable, también lo es la línea telefónica que es un circuito de comunicación llamado cable u otro medio capaz de transmitir señales para poder conectar un aparato telefónico con otro, y a su vez, esta línea debe contar con el servicio lada, que permite enrutar una línea comercial con otra parte del territorio nacional o internacional. Las sofisticadas telecomunicaciones están presenten en el área de Mercadotecnia Telefónica para que los operadores realicen su trabajo sin cables, dejando a un lado el sistema convencional de telefonía en la oficina. Ahora el teléfono es una 27 caja que controla y administra llamadas telefónicas, tomando el nombre de conmutador. La composición de un conmutador, en lo más esencial es la siguiente24: 1 1 2 3 4 5 1. Pantalla o Display- Muestra la línea de entrada de cada llamada, la fecha y hora actual, cronómetro o alguna extensión. 2. Transferir o Transfer – Habilita una línea de salida para la transferencia de llamadas. 3. Colgar o Release – Libera la línea, se utiliza para concluir una llamada. 4. Espera o Hold – Permite dejar en espera al usuario, y mientras tanto puede estar escuchando una grabación. 5. Volumen – Regula el volumen en el que se escucha al usuario. 24 Información de SkyTel, guía práctica de ODS 28 Para quitar el cableado del teléfono, y principalmente de la bocina, se utilizan los paneles de control para diadema constituidos por25: A B C D A. Diadema – Permite al usuario utilizar las dos mano, mientras se habla y escribe información, incrementando la productividad. Esta herramienta también es conocida como: casco telefónico, audífono telefónico, auricular manos libres. B. Volumen – Regula el volumen en que se escucha al usuario. C. Mudo o Mute – Permite dejar en espera al usuario, y mientras está activado el cliente no escucha nada de lo que se pronuncia al otro lado de la línea. D. On / Off – Encendido y apagado de la diadema, la cual funciona con pilas. 25 Ídem 29 Y por supuesto, y no menos importante, el sistema operativo que sirve de apoyo para la gestión de las relaciones con los clientes, la venta y el marketing. El Customer Relationship Management, CRM. “Un software de acceso remoto y seguro, que permite tener mayor control y monitoreo de las ventas, optimiza tiempos, crea grupos con perfiles específicos, y con el que se pueden elaborar estadísticas.”26 Al realizar una llamada, no existe una comunicación en una sola dirección, hay una interacción que no se puede prolongar a tal punto que parezca aburrida o se perciba como acoso, sin embargo, es importante indagar la fuente del pedido, por lo que no es incorrecto preguntar si existe otra persona interesada en el producto o en recibir el material promocional. Esta interacción se debe hacer sin que la llamada se convierta en un interrogatorio, y así obtener información para futuros esfuerzos mercadológicos. El descolgar un teléfono, trae consigo una conversación que es difícil para algunas personas, porque no siguen el rumbo de la misma, a menos que sea demasiada la insistencia por parte del emisor. O bien por motivos personales del cliente este cuelgue inmediatamente al desconocer a la persona localizada al otro lado del auricular. Por eso hay que tener cuidado con el uso del teléfono, ya que se realizan llamadas sin el consentimiento del interlocutor y nada irrita más al público que una llamada mal programada, o que se perciba como una impertinencia en vez de un servicio. Comprender al cliente sirve como indicador para producir el éxito en el área de telemarketing y así poderle ofrecer servicios, productos, que le ayuden a él como consumidor y a mí como empresa en las decisiones de compra que ellos toman, las cuales se traducen en ganancias. 26 www.gfidalex.com 30 El RVT debe comprender quiénes son sus clientes y quiénes sus clientes potenciales, por qué compran determinado producto, quién o quiénes toman la decisión de compra, y cómo utilizan el producto en la compañía. Estos puntos ayudan también en el desarrollo de los bancos de datos, en donde son identificados los posibles consumidores, formado parte integral del telemarketing 31 CAPÍTULO 2 GRUPO FIDALEX – EDITORIAL OPESA A continuación presento a la empresa Grupo Fidalex y su Editorial OPESA, parte de su historia y servicios, los cuales fueron tomados casi en su mayoría de la página de internet www.gfidalex.com, convirtiéndose en fuente importante para el desarrollo de este capítulo. 2.1 GRUPO FIDALEX En el año 2002 es creada la empresa Franco – Mexicana intitulada Grupo Fidalex, por los señores Alexander Surman, Director General y Philippe Surman, Gerente de Proyectos, junto con otros colegas. La idea de crear esta empresa proviene de Europa, sin embargo al estar los hermanos trabajando en México se dan cuenta que había una falta de información hacía las empresas, la información estaba y está pero es muy complicado obtenerla, por lo que las compañías en vez de buscar la información que requerían, preferían dedicarse a sus negocios. Es ahí donde ven la necesidad del mercado mexicano y deciden poner en marcha la indagación de toda aquella empresa útil para otras compañías, y poner al alcance esa información de manera gratuita. Esta búsqueda de empresas los llevo a desarrollar Grupo Fidalex, cuyo objetivo es la implementación de soluciones integrales de comunicación y comercialización, además de desarrollar la competitividad en nuestro país, para las micro, pequeñas y medianas empresas mexicanas, y en algunos casos corporativos grandes. La comunicación comercial es “un proceso de comunicación en el que la empresa, -emisor-, desea transmitir determinada información sobre sí misma, principalmente sobre su oferta,-mensaje-, a sus principales públicos, fundamentalmente compradores potenciales, -receptor-, y a la sociedad en general”27 27 Rodríguez del Bosque, Ignacio A., Ob. Cit. p. 30 http://www.gfidalex.com/ 32 2.1.1 SERVICIOS Antes de describir las estrategias de negocios que contiene Grupo Fidalex, debo mencionar que para que se lleven a cabo estas labores, la empresa tiene como misión: brindar a sus clientes estrategias integrales de comunicación y comercialización a través de un equipo de colaboradores calificados, y las mejores herramientas técnicas, con el fin de ganar la preferencia del sector empresarial logrando el mejor posicionamiento y crecimiento comercial de sus clientes de forma competitiva y rentable. Llegar a la meta no es fácil por lo que la compañía cuenta con un equipo de profesionales, responsables y comprometidos en sus tareas, además de ser gente creativa, llena de calidad, eficiente, que respeta a los clientes, trabaja en equipo, tiene actitud de servicio, confianza y ética. Quienes laboran en Grupo Fidalex, son gente especializada en su sector, personas que saben cuáles son los servicios que presta la compañía para el bienestar del cliente,y estos son: Agencia de Publicidad. Es una organización especializada en ofrecer, por lo menos, “los servicios de creatividad, servicios a clientes, medios y la parte administrativa que le permita asesorar a sus clientes en materia de publicidad, planear estrategias publicitarias de manera integral y producir material publicitario.”28 Así mismo “La American Association of Advertising Agencies (AAAA), la define como una organización independiente de creativos y de hombres de negocios que se especializan en desarrollar y preparar planes de marketing y publicidad, anuncios y otras herramientas promocionales.”29 Grupo Fidalex se hace cargo de desarrollar la imagen corporativa de empresas, en caso de no tenerla o modificarla para tener mayor éxito, esto es logotipos, papelería y herramientas administrativas. Se realiza material promocional (diseño de stands, empaques, displays, 28 www.amap.com.mx Marzo - 2009 29 Arens, William, Ob. Cit. p. 93 http://www.amap.com.mx/ 33 calendarios, posters, carteles), medios impresos (anuncios, dípticos, trípticos, brochures, folders, volantes), multimedia (páginas y portales web, animaciones, CD‟s interactivos, ePublising) comunicación y desarrollo organizacional. Medios. Es aquel canal donde damos a conocer información sobre el producto, servicio, promoción o idea al mercado. De forma general “los medios publicitarios están divididos en dos grupos: Medios masivos como son: televisión, cine, radio y prensa; y los medios auxiliares o complementarios: publicidad directa, publicidad exterior y publicidad interior”30. En el apartado 2.2 abundaré más sobre el tema. Mercadotecnia Directa. Grupo Fidalex brinda a las empresas herramientas de penetración más agresivas cuyo fin es generar una respuesta inmediata. La mercadotecnia directa es la presentación que se hace al cliente sobre la empresa. “Es toda comunicación directa con el cliente o la empresa, cuyo fin es obtener una respuesta por medio de un pedido (orden directa) una solicitud de información complementaria (generación de pistas) o una visita a una tienda u otro establecimiento de la empresa para comprar un producto(s) o servicio (s) determinado(s) (creación de tráfico).”31 Así ponen a la disposición del cliente el servicio de E-mailing, Telemarketing, Correo Directo, con la ayuda de una base de datos / CRM. Eventos. Parte de las Relaciones Públicas que tiene Grupo Fidalex, es con la finalidad de contribuir en las campañas de lealtad y en las estrategias de contacto directo entre las empresas y sus mercados. Organizan congresos, convenciones, seminarios, reuniones de negocios, fiestas corporativas, expos, eventos especiales, así mismo desarrollan el concepto de la organización, producción de la convocatoria, producción del evento, selección del catering (alimentos y bebidas), la ambientación, el entretenimiento y los promocionales que se utilizarán ese día. Las compañías interesadas en participar en eventos ajenos a su empresa, 30 Fischer, Laura, Ob. Cit. p. 360 31 Arens, William, Ob. Cit. p. 281 34 también lo pueden hacer, y de igual manera se contrata, se diseña, arma y ubica su stand, se le proporciona un lugar estratégico de comercialización, antes, durante y después del acto, se contrata el personal o staff adecuado, se hace promoción de su participación y se le proporciona material para que ellos mismos hagan propaganda. Exhibitions. Con esto lo que trata Grupo Fidalex es brindar a los socios comerciales una herramienta de contacto directo con su mercado, por lo que una expo es el escenario propicio para tener un acercamiento mano a mano con el público meta. La expo son reuniones y presentaciones en donde se abordan temas de interés común. Relaciones Públicas. Es la relación de la empresa con sus diversos públicos, siendo mercado meta, empleados, accionistas, proveedores, gobierno, prensa. En el libro Mercadotecnia de Alejandro Lerma menciona que “es el conjunto de actividades políticas y programas destinados a influenciar la opinión y establecer buenas relaciones con diversos grupos humanos vinculados a la operación, aceptación, imagen y el buen nombre de un país, empresa o institución, idea, proyecto, individuo, grupo y/o actividad que pueda tener algún efecto sobre los mismos.”32 Para Fidalex es importante que la compañía que contrate sus servicios, tenga una buena relación con la prensa, el gobierno, las cámaras y asociaciones, y la comunidad, como objetivos primordiales. En resumen, Grupo Fidalex cuenta con el servicio de asesorar a la empresa para llevar a cabo su publicidad de forma eficiente, tanto interna como externa. Proporciona un medio para publicitarse de manera gratuita durante los 365 días del año con editorial OPESA, a través de su mercadotecnia directa llegando al mercado meta que la compañía quiere abarcar, teniendo como herramientas para lograrlo: e-mail, telemarketing, correo directo y la base de datos /CRM. Tiene la facilidad de organizar eventos y exhibiciones para mostrar a todos los clientes lo que la empresa es capaz de realizar, y para que 32 Lerma, Kirchner, Alejandro, Mercadotecnia: ventas personales y promoción de ventas, Edit. Gasca SICCO, S.A. de C.V., México 2004, p. 152 35 esta labor se lleve a cabo exitosamente, el área de Relaciones Públicas tiene al personal calificado para tener un buen entendimiento con la prensa, el gobierno, las cámaras y asociaciones, y por supuesto con la comunidad. 2.2 MEDIO DE COMUNICACIÓN – EDITORIAL OPESA Enfoquémonos ahora en uno de los servicios de Grupo Fidalex, el medio. Como ya mencione, un medio es el canal por el cual damos a conocer información sobre el producto, el servicio, la idea o la promoción al mercado, al público, a la gente. Arens en su libro Publicidad menciona que medio “son todos los vehículos capaces de transmitir el mensaje del anunciante, abarca radio, televisión, periódico, revista, espectaculares.”33 Alejandro Lerma en su libro Mercadotecnia comenta que “medio son los canales por los cuales se lleva el anuncio a la audiencia en forma de conglomerado humano (no individualmente), estos son: volantes, periódicos, revistas, radio, televisión, publicidad exterior o desplegados, internet, perifoneo, sonido local, etcétera.”34 Y para Rodríguez del Bosque en su libro Comunicación Comercial medio “son los diferentes caminos que permiten hacer llegar el mensaje del emisor al receptor, abarcando tanto órganos naturales –vista, oído, olfato, gusto, y tacto – como artificiales- prensa, radio, televisión o cine, etcétera.- que prolonga los sentidos del individuo”35 Así que además un medio es la vía que utiliza el emisor para hacer llegar información codificada en un mensaje, y que el receptor la obtenga para poderla interpretar, decodificar y dar una respuesta o acción. Las gráficas, que son un medio para transmitir información no sólo están presentes en papel, sino en todas partes de nuestro alrededor, nos acompañan en varias de nuestras actividades como lo son las etiquetas estampadas en 33 Arens, William, Ob. Cit. p. 8 34 Lerma Kirchner, Alejandro, Ob. Cit. p.61 35 Rodríguez del Bosque, Ignacio A. Ob. Cit. p.27 36 una playera, la marca de tenis impresa en la suela, el herrado que le ponen al ganado para saber quién es el propietario, la tarjeta de presentación del integrante de una empresa, el forro de los cables para la luz, por poner un ejemplo. Grupo Fidalex tiene su medio de comunicación titulado Editorial OPESA, un medio impreso al estar ofreciendo información en papel. Fidalex utiliza un medio impreso respondiendo a unanecesidad mercadológica, ya que no es un producto que se pueda encontrar en un establecimiento habitual (kiosco), cuenta con cualidades y servicios de gran utilidad, son pequeños para permitir su entrega a domicilio, son un bien de consumo que se debe „comprar‟ cada año y está respaldado por empresas y organismos de gobierno muy reconocidos. En la búsqueda de herramientas de información nace en Grupo Fidalex, Editorial OPESA cuyas siglas significan: Oficina de Publicaciones Económico Sociales y Administrativas, y es creada con el fin de producir publicaciones para interés de las empresas mexicanas. Si alguna compañía está interesada en incursionar en estos directorios, lo puede hacer de dos maneras: o La primera es en el portal de internet www.gfidalex.com y dirigirse a alguno de los directorios en donde le gustaría enlistarse o Y segundo, es comprando un espacio publicitario en donde se destaca la imagen de la compañía que contrata el servicio, ya que los directorios son enviados a potenciales compradores de servicios. Lo importante para Editorial OPESA es que aunque la empresa no cuente con el dinero para comprar un espacio publicitario va a estar referenciado, si así lo desea. Así mismo estos directorios son entregados al público de seis maneras: 1. Por medio de mensajería, en donde se cuenta con una base de lectores y se le hace llegar dependiendo de su perfil. http://www.gfidalex.com/ 37 2. En expos, ferias, congresos, desayunos que las áreas de Mercadotecnia y Relaciones Públicas van entregando gratuitamente. 3. La red de hallados. Empresas buscadas y verificadas de su existencia por el área de telemarketing. 4. Por información que proporciona la red de cámaras y asociaciones del gobierno y a las que también se les hace llegar su directorio. 5. Entrega en oficinas de OPESA 6. Y por último, en agradecimiento al apoyo de los patrocinadores Sin embargo cuando una persona abre un negocio, lo que quiere ver son ganancias, dinero para poder seguir subsistiendo y desarrollándose, pero si Editorial OPESA hace llegar sus directorios empresariales especializados de manera gratuita, ¿cómo recupera la inversión? Pues bien, esto lo hace por los espacios publicitarios que logra vender y por la ayuda de los organismos de apoyo, tanto federal como estatal, cámaras y asociaciones nacionales e internacionales. Para Grupo Fidalex y Editorial OPESA lo importante es que las herramientas sean gratuitas y se democratice el acceso a la información. Así que los beneficios que presenta la editorial para sus usuarios son: “informar de los principales proveedores de diez industrias, reducir el tiempo de búsqueda y desarrollo de proveedores para disminuir costos y encontrar soluciones adecuadas a las necesidades, y competitividad de la empresa. En caso contrario para los anunciantes los beneficios son: un impacto directo al mercado meta, presencia anual y continua dentro de su mercado, promoción de su imagen corporativa con las principales líneas de negocios, una distinción frente a su competencia, además de un complemento ideal para la pauta de medios.”36 36 www.gfidalex.com Febrero – Marzo 2009 http://www.gfidalex.com/ 38 2.2.1 MEDIO DIGITAL – OPESA DIGITAL Computadoras personales, las nuevas tecnologías de la información, en este caso Internet, que va evolucionando conforme transcurren los días, semanas, años; la información se va digitalizando, convergen tecnologías como la televisión y la radio en el mismo equipo de cómputo en el que realizas tu trabajo para la compañía. Las nuevas tecnologías permiten una interacción en donde el público puede elegir y casi de manera instantánea devolver la información, un ejemplo de ello es el IFAI, Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, que permite la entrada a grandes bases de datos para estar mejor y bien informados; la comunicación pasará de lo general a ser más selectiva al llegar sólo al público objetivo y personalizar los mensajes (e-mail). Internet permite intercambiar información desde cualquier parte del mundo y con infinidad de personas, no importando que idioma hables. “Actualmente existen más de cuarenta millones de usuarios a través de 55 redes interconectadas a esta gran – red de redes- pero lo más espectacular es su tasa de crecimiento mensual, estimada en un 15 por 100.”37 Los consumidores pueden estar en contacto con una compañía al digitalizar correctamente una dirección Word Wide Web, o en otros buscadores, pero lo esencial está en cómo mantener el interés del mercado para seguir visitando la página Web. “En internet el consumidor no es pasivo, sino todo lo contrario, y ante el número creciente de ofertas (banners) que existen en el medio, es necesario seguir la regla de las tres „i‟: impactar, involucrar e interactuar, para evitar el efecto mariposa, revolotean buscando y buscando pero no compran.”38 37 Rodríguez del Bosque, Ignacio A. Ob. Cit. p. 124 38 Ídem, p. 127 39 Los portales web que tiene Editorial OPESA son ocho y no diez, porque en el sitio www.cargainfo.com convergen tres directorios empresariales especializados. Los beneficios para los visitantes son: acceso inmediato a los principales proveedores de ocho industrias, información de servicios y productos, estadísticas y datos del sector, conocimiento de la infraestructura de la industria del país, reducción de tiempos de búsqueda y desarrollo de proveedores en línea. Y para quienes se anuncian, los beneficios están en: impacto directo e inmediato al mercado meta, presencia continúa dentro de su sector los 365 días del año las 24 horas del día, difusión de su sitio web, promoción de sus productos, distinción y competitividad frente a su competencia, además de ser un complemento ideal para la pauta de medios. Los ocho portales web son: www.cargainfo.com www.info-seguridad.com www.info-finanzas.com www.info-construccion.com www.tecno-portal.com www.turinegocios.com www.rhred.com www.tractoportal.com 2.3 DIRECTORIOS EMPRESARIALES ESPECIALIZADOS Son diez los directorios, anuales, que presenta Editorial OPESA para los principales sectores que quiere cubrir del mercado mexicano y estos son: http://www.cargainfo.com/ http://www.cargainfo.com/ http://www.info-seguridad.com/ http://www.info-finanzas.com/ http://www.info-construccion.com/ http://www.tecno-portal.com/ http://www.turinegocios.com/ http://www.rhred.com/ http://www.tractoportal.com/ 40 I. Industria de la Transportación de Carga Aérea en México y Centroamérica39. Directorio que presenta información para quienes importan y exportan en México, ayuda en terminales de carga y almacén, líneas aéreas, agencias, productos y servicios asociados. Además de aeropuertos, terminales y almacenes, líneas aéreas y agencias en Centroamérica. 39 Imágenes proporcionadas por la Gerencia de Proyectos de Grupo Fidalex 41 II. Industria de la Transportación de Carga Marítima en México y Centroamérica. Con información de los puertos, terminales de carga, maniobras, almacenes, agencias y líneas navieras, agencias aduanales, agencias de carga, producción y servicios asociados en México. Puertos, terminales de carga, agencias, líneas navieras, maniobras y almacenes en Centroamérica. 42 III. Industria de la Transportación de Carga Terrestre y Ferroviaria en México. Directorio que contiene información de la dimensión, peso, tipo de caja y carros para ferrocarril, transportistas automotrices, transporte de mudanzas, transporte de carga en general, transporte de mercancía peligrosa, transporte granel, transporte de mensajería y paquetería, grúas, transporte de refrigerados,
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