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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN PROGRAMA DE INDUCCIÓN PARA LOS EMPLEADOS DE NUEVO INGRESO DE FUJIFILM DE MÉXICO, S. A. DE C. V. DISEÑO DE UN PROYECTO PARA UNA ORGANIZACIÓN ESTELA VARGAS OROZCO MÉXICO, D. F. 2008 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN PROGRAMA DE INDUCCIÓN PARA LOS EMPLEADOS DE NUEVO INGRESO DE FUJIFILM DE MÉXICO, S. A. DE C. V. DISEÑO DE UN PROYECTO PARA UNA ORGANIZACIÓN QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN PRESENTA: ESTELA VARGAS OROZCO ASESOR: L. A. I. Y MTRA. MERCEDES GARCÍA GONZÁLEZ MÉXICO, D. F. 2008 Agradecimientos Agradecimientos Agradezco a mi mamá, Antonia Orozco Hidalgo, por su dedicación para hacer de mis hermanos y de mí, personas de bien; por ser ejemplo de perseverancia, esfuerzo y fortaleza; por sus enseñanzas, apoyo incondicional y por el amor que siempre nos ha demostrado. Este logro te lo dedico a ti, mamá, como un pequeño tributo de mi agradecimiento y amor hacia ti. A todos y cada uno de mis hermanos, Catalina, Antonio, Enrique, Víctor, Eduardo, María del Carmen, Leticia y Arturo, en quienes he tenido un gran apoyo en los momentos difíciles ayudándome a superar los obstáculos, alentándome y poniéndome el ejemplo para lograrlo. ¡Gracias por todo, los quiero mucho! A mis sobrinos, Ricardo y Rocío, por estimularme constantemente con sus detalles y palabras a concluir esta etapa de manera exitosa, y a mis cuñados Miguel y Manuel por su disponibilidad para facilitarme cuanto ha estado a su alcance y que he requerido. A mis maestros y profesores, quienes a lo largo de mi vida han contribuido a mi desarrollo personal y profesional con sus conocimientos y ejemplo. Agradezco su entrega y dedicación. A la Universidad Nacional Autónoma de México por abrirme sus puertas y permitirme lograr un sueño: ser egresada de esta institución. A la L. A. I. y Mtra. Mercedes García González por dedicar su tiempo y conocimientos al asesorarme en el desarrollo de este proyecto, y llevarlo a término exitosamente. A la familia Giraud por darme la oportunidad y brindarme las facilidades necesarias para desarrollar esta propuesta para la empresa Fujifilm de México, S. A. de C. V. A mis amigos, a quienes admiro como personas y profesionales, Lucille Reyes, Mario A. Pérez Galindo, Lauro Navarro, Jorge Zavala, y Raúl Canto por sus contribuciones a mi desarrollo integral, por el aliento y motivación para el logro de mis objetivos. A mi compañero de generación, Marco A. Ruiz, por ser un excelente compañero de equipo y motivador, por impulsarme y demostrarme que con esfuerzo se puede llegar a la meta. A Miguel A. Hernández por enseñarme que la entrega y compromiso son fundamentales para lograr los objetivos, que los obstáculos se pueden superar con perseverancia y decisión. ¡Gracias por tu apoyo incondicional y estímulo constante! Índice de Contenido ÍNDICE DE CONTENIDO Página Introducción 1 Capítulo 1. Antecedentes del Proyecto: “Programa de Inducción para la empresa FUJIFILM DE MÉXICO”. 3 1.1 Antecedentes e Identificación de la Problemática. 3 1.2 Objetivo General. 4 1.3 Objetivo Específico. 5 1.4 Descripción del Programa de Inducción. 5 1.5 Alcances y Limitaciones. 6 1.5.1 Alcances. 6 1.5.2 Limitaciones. 7 Capítulo 2. Marco Teórico Conceptual. 8 2.1 La Organización. 8 2.2 Sociedades Mercantiles. 13 2.3 Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES). 15 2.4 El Outsourcing (Tercerización). 17 2.5 La Escisión de Sociedades. 18 2.6 Los Recursos Humanos. 19 2.6.1 Factor Humano. 19 2.6.2 Ubicación del Departamento de Recursos Humanos. 23 2.6.3 Funciones del Departamento de Recursos Humanos. 26 2.6.4 La Contratación. 27 2.6.5 La Inducción y el Proceso Administrativo. 29 2.6.5.1 La Inducción. 29 A. Técnicas de Inducción. 31 Índice de Contenido Página a. Capacitación en el Trabajo. 31 b. Capacitación de Aprendices. 31 c. Simuladores y Modelos de Instrucción. 32 d. Técnicas de Aprendizaje Audiovisual y a Distancia. 32 2.6.6.2 El Proceso Administrativo en la Inducción. 33 A. Previsión y Planeación. 34 B. Organización. 34 C. Integración. 34 D. Dirección. 34 E. Control. 34 2.7 Motivación. 35 2.7.1 Teoría de las Necesidades ó Pirámide de Abraham Maslow. 36 2.7.2 Teoría de la Motivación e Higiene de Frederick Herzberg. 37 Capítulo 3. Antecedentes de la Empresa. 41 3.1 La Empresa. 41 3.2 Motivo de Origen de la Empresa. 43 3.3 Organigrama. 44 3.4 Productos y Servicios. 44 3.5 Productos que Maneja. 45 3.6 Sistema de Ventas. 46 3.7 Ubicación. 46 Índice de Contenido Página Capítulo 4. Propuesta de un programa de inducción para la empresa FUJIFILM DE MÉXICO, S. A. DE C. V. 47 4.1 Antecedentes. 47 4.2 Metodología. 47 4.3 El Proceso de Inducción de Personal de Nuevo Ingreso a la empresa FUJIFILM DE MÉXICO. 48 4.3.1 Previo al Ingreso del Nuevo Empleado. 49 4.3.2 Durante el Proceso de Inducción. 51 4.3.3 Al Concluir la Inducción. 52 4.4 La Inducción al Puesto de Trabajo. 53 4.5 Programa de Inducción en la Empresa FUJIFILM DE MÉXICO 53 4.5.1 Previo al Ingreso del Nuevo Empleado. 54 4.5.2 Durante el Proceso de Inducción. 56 4.5.3 Al Concluir la Inducción. 62 4.6 Seguimiento a la Inducción. 62 4.7 Beneficios de un Programa de Inducción en la Empresa. FUJIFILM DE MÉXICO. 63 Capítulo 5. Conclusiones. 66 5.1 Beneficios. 67 5.2 Retos y Obstáculos. 68 5.3 Código de Conducta 69 Índice de Contenido Página Anexos Anexo 4.1 Programa Individual de Inducción. i Anexo 4.2 Manual de Bienvenida. ii Anexo 4.3 Código de Conducta iii Anexo 4.4 Guía para Responsables de Área para Conducir Sesiones de Inducción. iv Anexo 4.5 Cuestionario de Evaluación del Programa de Inducción. v Anexo 4.6 Cuestionario de Retroalimentación del Programa de Inducción. vi Cuadros Figura 2.1 Clasificación de las PYMES. 16 Figura 2.2 El Departamento de Personal de una Organización Pequeña. 24 Figura 2.3 Jerarquía de los Puestos en el Departamento de Recursos Humanos de una Organización Grande. 25 Figura 2.4 Proceso de la Motivación. 35 Figura 2.5 Pirámide de las Necesidades o Pirámide de Abraham Maslow. 37 Bibliografía vii Introducción 1 Introducción Se dice que los recursos humanos son el patrimonio más importante y la clave del éxito de las organizaciones, sin embargo, en muchas de las empresas medianas, pequeñas y micro no se les otorga ese valor debido a que están enfocados casi exclusivamente en la obtención de utilidades, sin tomar en cuenta, que uno de los principales factores para lograrlo es a través de su personal. Datos de Nacional Financiera publicados en su página web afirman que “de acuerdo con algunas cifras oficinales, el 99% del total de empresas mexicanas son PYMES (pequeñas y medianas empresas)” (Cfr, Nacional Financiera, 2008), y aunque también comenta que no existen cifras definitivas que reflejen el número de empresas existentes y estadísticasespecíficas que indiquen a su vez el impacto en determinados rubros económicos del país, se sabe que la participación de estas empresas en la economía es de gran importancia, es por ello que en el siguiente capítulo se expondrá una pequeña definición de este tipo de empresas, haciendo mención de la clasificación en donde se ubica la empresa que se consideró para el desarrollo de este proyecto. En su mayoría estas empresas (PYMES) dan prioridad y destinan gran parte de sus recursos a mejorar sus sistemas de producción con maquinaria o tecnología de punta, con procedimientos más eficientes o modernos, olvidándose de motivar y desarrollar a su personal. Consideran que los recursos invertidos en la capacitación de sus empleados son un gasto, en lugar de tomarlos como una inversión. En ocasiones, el departamento de Recursos Humanos de estas empresas pone especial atención en los elementos que integrará a su personal haciendo una cuidadosa evaluación y selección de éstos, y espera que una vez dentro de la organización aporten y se desarrollen en base a la experiencia que han adquirido con anterioridad en otras compañías, sin embargo, no se presta atención en su eventual desarrollo y crecimiento dentro de la empresa a la que ingresan, aportándoles elementos que los Introducción 2 ayuden a integrarse y desarrollarse de mejor manera proporcionándoles capacitación y oportunidades que les permitan tomar mayores responsabilidades que representen un reto a su capacidad y habilidades. Para realizar este proyecto se tomó a FUJIFILM DE MEXICO, S. A. DE C. V. (en adelante denominada FUJIFILM DE MÉXICO) que es una empresa importadora y comercializadora de productos dirigidos a distintos segmentos (fotográfico, médico, cine, etc.) El personal que desempeña sus funciones en esta empresa es contratado a través de dos administradoras de recursos humanos llamadas: FUJI SERVICIOS, S. A. DE C. V. (en adelante FUJI SERVICIOS) y FAST POWER, S. A. DE C. V. (en adelante FAST POWER), por lo tanto, el programa desarrollado en este proyecto es aplicable al personal de FUJI SERVICIOS y FAST POWER que estén destinados a desempeñar sus funciones en FUJIFILM DE MÉXICO. En caso que las prestadoras de servicios deseen aplicar el programa en forma general a sus empleados, éste deberá modificarse y adecuarse a las necesidades de dichas empresas, ya que fue diseñado conforme a las necesidades específicas de FUJIFILM DE MÉXICO. Debido a las condiciones cambiantes del mercado y los nuevos retos que enfrenta FUJIFILM DE MÉXICO, se hace latente la necesidad de contar con un programa de inducción integral tanto en el puesto de trabajo como en aspectos generales de la empresa, que le permita al empleado de nuevo ingreso adaptarse en forma más rápida y eficiente a su nuevo entorno, y que a medida que vaya desarrollándose pueda aspirar a puestos mejores dentro de la misma organización en los cuales el conocimiento global que tenga de ésta le serán de gran utilidad. Capítulo 1 3 Capítulo 1. Antecedentes del Proyecto: “Programa de Inducción para la empresa FUJIFILM DE MÉXICO”. 1.1 Antecedentes e Identificación de la Problemática. El empleado experimenta en su primer día de trabajo algunos miedos que le generan ansiedad pues no sabe: si será bien aceptado en un grupo que ya está integrado y acoplado, en donde la gente se conoce entre sí, tiene una forma específica y definida de trabajo, y una dinámica muy particular; si la empresa corresponde a sus expectativas tanto personales, profesionales como económicas, etc. La finalidad de un programa de inducción es lograr una integración más rápida del individuo a la empresa a la cual pertenece y en la cual desempeñará sus funciones, al igual que a su grupo de trabajo, al mismo tiempo que le proporciona al individuo una visión general del entorno en el que se desenvolverá a partir de ese momento, y le permite conocer la forma de conducirse al saber cuáles son los canales de comunicación adecuados, los niveles de mando, la etiqueta profesional a seguir, los horarios, y en general, las directrices que rigen en la organización, ayudándole a minimizar la ansiedad provocada por un entorno desconocido hasta ese momento desempeñándose en forma eficiente en el trabajo para el cual se le contrata. Como puede apreciarse a través de la historia de la compañía, FUJIFILM DE MÉXICO es una empresa familiar que surgió como una microempresa. A través de los años fue creciendo y desarrollándose hasta llegar a convertirse en la empresa que es hoy, colocándose como el distribuidor más grande de Centroamérica de productos marca FUJIFILM. Como tal, la empresa ha ido adecuando su estructura y sistema a los retos conforme se han ido presentando. Actualmente en FUJIFILM DE MÉXICO se llevan a cabo algunas de las actividades que entrarían dentro de un programa de inducción, desafortunadamente no Capítulo 1 4 se aplican a todo el personal, ni se proporciona el mismo tipo de información a los empleados de nuevo ingreso por lo que no han podido verse los frutos de una inducción uniforme para todos los empleados, con objetivos claros de lo que se busca obtener. Este programa de inducción se realizó de común acuerdo con la Dirección de Administración de FUJIFILM DE MÉXICO tomando en cuenta la necesidad de formalizar y esquematizar el proceso de inducción para aplicarlo en forma homogénea a todo el personal. Con la aplicación de este programa de inducción se pretende que FUJIFILM DE MÉXICO obtenga como beneficio: • Una rápida adaptación del individuo al puesto de trabajo. • Eficiencia en el servicio al cliente. • Una mayor productividad. Y que en conjunto con las empresas prestadoras de servicios FUJI SERVICIOS y FAST POWER, logren: • Menor rotación de personal. • Personal más motivado. • Personal con un alto sentido de pertenencia. • Personal mejor informado de sus derechos y obligaciones. 1.2 Objetivo General Diseñar un programa de inducción para todo el personal de nuevo ingreso que desempeñe sus funciones en FUJIFILM DE MÉXICO logrando que éstos se integren a la organización en forma más rápida y eficiente contribuyendo al logro de los objetivos de la empresa. Capítulo 1 5 1.3 Objetivo Específico Crear una impresión favorable en los nuevos empleados de manera que se sientan motivados y se integren en forma más rápida a FUJIFILM DE MÉXICO, proporcionándoles un conocimiento general de la empresa mediante una breve introducción de lo que es y lo que hace, así como los derechos y responsabilidades que adquieren como empleados de la organización a la que pertenezcan (FUJI SERVICIOS O FAST POWER), al igual que una introducción a su puesto de trabajo de manera que tenga claros los objetivos que se pretenden alcanzar con su ingreso al equipo de trabajo.. 1.4 Descripción del Programa de Inducción. El actual programa de inducción consta de tres partes. En la primera se proporciona información sobre aspectos generales de la empresa FUJIFILM DE MÉXICO como son: su misión, su visión, sus valores, su filosofía de servicio al cliente, los aspectos más relevantes de su desarrollo desde su fundación hasta la época actual. Dado que los empleados que desempeñan sus funciones en esta empresa pertenecen a dos prestadoras de servicios independientes, en el desarrollo del programa de inducción se contempla proveerles de información relacionada con: la creación de FUJI SERVICIOS y FAST POWER, aspectos generales, políticas y prestaciones de éstas. En la segunda parte se proporciona una introducción a las distintas áreas de negocio de la empresa FUJIFILM DE MÉXICO a través de una entrevista con el responsable de cada área que explicará el objetivo del área, el tipo de productos o servicios que comercializa, el tipo demercado al que van dirigidos, etc. Esta etapa culmina con un recorrido de las instalaciones y presentación oficial del nuevo empleado con todo el personal de la empresa. Capítulo 1 6 En la tercera parte se le proporciona al empleado de nuevo ingreso una introducción a su puesto de trabajo para lograr una rápida integración de éste a su equipo de trabajo. Esta introducción se lleva a cabo mediante la discusión o aclaración de dudas respecto a la descripción de puesto, la discusión y fijación de objetivos entre jefe y subordinado, la entrega del puesto en forma oficial (herramientas y papeles de trabajo o información, ya sea de su jefe inmediato o de algún compañero de trabajo), junta de trabajo inicial con el equipo que integra su área con la finalidad de ponerlo al tanto de la problemática del departamento, etc. Como parte de este proyecto se han diseñado el Manual de Bienvenida que se entregará a los empleados que participen en la inducción y el Código de Conducta que también será entregado previa discusión y firma del mismo. 1.5 Alcances y Limitaciones 1.5.1 Alcances Este trabajo está orientado a cubrir la necesidad de la empresa FUJIFILM DE MÉXICO de contar con personal bien integrado y motivado para dar resultados positivos en un lapso menor. Así mismo, se cubre la necesidad de las empresas administradoras de recursos humanos FUJI SERVICIOS y FAST POWER, que son las encargadas de administrar al personal que desempeña sus actividades en FUJIFILM DE MEXICO mediante la instalación del Programa de Inducción integral y formal que se diseñó y el cual podrá ser aplicado a todo el personal de nuevo ingreso a estas organizaciones. Capítulo 1 7 1.5.2 Limitaciones Este programa es aplicable únicamente al personal que desempeñe sus labores en FUJIFILM DE MÉXICO ya que fue diseñado con base en las necesidades y características de esta organización, por lo tanto, solamente debe aplicarse al personal de FUJI SERVICIOS y FAST POWER que esté destinado a desempeñar sus actividades en esta organización. El programa diseñado ayudará a las empresas FUJI SERVICIOS y FAST POWER a reducir el tiempo de adaptación del empleado de nuevo ingreso que desempeñe sus actividades en FUJIFILM DE MÉXICO, y a brindarle a esta última, mejores resultados en un lapso menor con personal calificado y bien motivado. Capítulo 2 8 Capítulo 2. Marco Teórico Conceptual. En este capítulo se explican algunos términos y elementos teóricos a utilizar en el desarrollo de este proyecto y que ayudarán a una mejor comprensión de la forma en que está organizada y constituida la empresa FUJIFILM DE MÉXICO para la cual se diseñó el Programa de Inducción. 2.1. La Organización. Por describir algunos antecedentes, se hace mención que al inicio de la humanidad el hombre se dio cuenta de la necesidad de organizarse en grupos para lograr un objetivo común como era cazar, protegerse, etc. Con el paso del tiempo y conforme los grupos fueron evolucionando, las relaciones entre éstos se volvieron más complejas. Poco a poco se fueron formando grupos más grandes difíciles de controlar, es por ello que tuvieron que dividirse en subgrupos generándose clases sociales según la posición o la actividad que desempeñaran dentro del grupo y la importancia de ésta para el mismo. Como resultado de la Revolución Industrial fueron cambiando aspectos como: la forma de trabajar, las herramientas o maquinaria, el lugar de trabajo, las condiciones de trabajo, etc. A partir de este momento se puede decir que surgen formalmente las empresas u organizaciones, pues el trabajo se muda de las casas a las fábricas en donde los productos se producen en masa ayudados de maquinaria y procesos especializados. Definir lo que es una organización es muy difícil pues existen definiciones variadas, entre las que podemos encontrar, las siguientes: Capítulo 2 9 Formaciones sociales complejas y plurales compuestas por individuos y grupos con limites relativamente fijos e identificados que constituyen un sistema de roles coordinado mediante un sistema de autoridad y de comunicación y articulado por un sistema de normas y valores que integran las actividades de sus miembros en orden a la consecución de fines previamente establecidos de duración relativamente estable y continua y se hallan inmersos en un medio ambiente que influye sobre ellos. (Schein, 1992) Un sistema discernible de interacción relativamente permanente y complejo, desde este punto de vista las organizaciones pueden ser reservadas como series de interacciones estandarizadas entre actores. (Haas y Darabek, 1973) Cuando son observadas atentamente ellas se revelan compuestas por actividades humanas en diversos niveles de análisis. Personalidades, pequeños grupos, intergrupos, normas, valores, actitudes, todo eso existe sobre un patrón extremadamente complejo y multidimensional. (Argyris, 1975) Así pues, organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas. (Koontz & Weihrich, 2002) El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano. Se trata, de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo. Aunque en la estructura deben definirse las tareas por realizar, los papeles establecidos de esta manera también deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible. Capítulo 2 10 El diseño de una estructura organizacional eficaz no es una tarea administrativa sencilla. Lograr que las estructuras sean acordes con las situaciones prevalecientes, lo que supone al mismo tiempo la definición del tipo de labores por ejecutar y el hallazgo de las personas indicadas para realizarlas, genera numerosos problemas. (Ibid, p.36) “Organización” es un término de usos muy variados. Para algunas personas, incluye todas las acciones de todos los participantes. Otras lo identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales. Otras más lo usan para referirse a una empresa, como la United States Steel Corporation o el Departamento de Defensa. Sin embargo, para la mayoría de los administradores en ejercicio el término organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. (Ibid, p. 246) Como puede verse, no existe una definición universalmente aceptada de lo que es una organización, sin embargo, de las definiciones anteriores podríamos concluir que organización es un sistema complejo de actividades humanas con una estructura intencionada en donde las relaciones entre sus miembros están interrelacionadas para el logro de objetivos o metas comunes; o bien, un sistema compuesto por subsistemas que en forma ordenada y separadamente interactúan entre sí para lograr objetivos comunes, en donde cada parte tiene una serie de tareas o actividades asignadas para lograr tal propósito y cuyos canales de comunicación y autoridad están plenamente definidos. Dentro de la definición de organización resulta interesante la mención del ser humano en la estructura organizacional como participante activo y de cuyas actividades e interrelaciones con otros individuos y su entorno, se desprende el buen o mal funcionamiento de ésta, pues es al también llamado “factor humano” a quien va dirigido el presente programa a desarrollar. Capítulo 2 11 Como se acaba de mencionar, las organizaciones están compuestas por personas, y entrelas personas se desarrollan relaciones de diversos tipos, es por ello que se dice que existen dos tipos de organizaciones: la formal y la informal. La definición de este tipo de organizaciones, es la siguiente: ..por organización formal se entiende, en general, la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Pero describir a una organización como “formal” no significa que contenga nada inherentemente inflexible o indebidamente limitante. Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales. La organización formal debe ser flexible, Debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante, en una situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas grupales y organizacionales. (Ibid, p. 247) Para poder trabajar en equipo y especialmente para lograr las metas es importante que exista una estructura ordenada, llamada organización formal, en donde estén perfectamente definidos los roles de cada participante, su nivel de autoridad, los canales de comunicación, etc. y que éstos se respeten sin llegar a ser inflexibles, ya que la dinámica de las organizaciones requiere adaptación a las situaciones, y para ello debe haber cierto nivel de flexibilidad. La organización formal es la base estructural de las entidades, en la cual se encuentran los lineamientos para el buen funcionamiento de ésta, a diferencia de la organización informal, la primera está diseñada intencionalmente para servir ciertos propósitos y las directrices establecidas debe seguirse para conseguir los objetivos. Capítulo 2 12 Chester Barnard... describió la organización informal como el conjunto de actividades personales sin un propósito común, consciente, aunque favorable a resultados comunes... Keith Davis... describió a la organización informal como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas. (Ibid, p. 248) La organización informal es la que surge en forma espontánea de la relación que se da entre los miembros de una organización, y que puede ser de compañerismo, amistad, etc. Es importante prestar atención a la organización informal que existe en las empresas ya que de ahí se pueden derivar fortalezas o debilidades. Una empresa en donde sus miembros trabajan en armonía y buen compañerismo, será una organización que afronte fácilmente los problemas pues será más fácil el trabajo en equipo, lográndose la cooperación de todos sus miembros. En cambio, una organización informal en donde existen problemas entre sus miembros podría verse contagiada por éstos. Para poder concebir a la función de organización como un proceso es preciso considerar varios elementos fundamentales. En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. En segundo, también debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de la empresa. La discrecionalidad; en consecuencia, está sujeta a cambios. En tercer lugar y como sucede con cualquier plan, la estructura de una organización debe responder a las condiciones en las que se encuentra. Lo mismo que en el caso de un plan, también las premisas de una estructura organizacional pueden ser de orden económico, tecnológico, político, social o ético. Ésta debe diseñarse a favor del trabajo, para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y para hacer posible que las personas cumplan eficientemente los objetivos trazados en un futuro en cambio permanente. En este sentido, una estructura Capítulo 2 13 organizacional funcional nunca podrá ser estática. No existe una estructura organizacional única para todas las situaciones. Una estructura organizacional efectiva depende de la situación prevaleciente. En cuarto lugar, y puesto que toda organización está integrada por personas, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos. Esto no quiere decir que la estructura deba diseñarse en torno a los individuos y no a metas y consecuentes actividades. Aún así, es importante considerar el tipo de personas que la componen. (Ibid, p. 261) 2.2. Sociedades Mercantiles. Es necesario revisar algunas definiciones que nos ayudarán a comprender cómo está constituida la empresa FUJIFILM DE MÉXICO, y las empresas prestadoras de servicios relacionadas con ésta, a las cuáles haremos mención más adelante. Las sociedades mercantiles son una forma de organización porque permite combinar los capitales y las habilidades de varios individuos para lograr un fin común que es el lucro. Para que una empresa u organización se constituya como sociedad mercantil debe tener personalidad jurídica, es decir, es un ser ficticio que puede adquirir derechos y obligaciones; es susceptible de ser representada y de actuar por sí misma en la vida empresarial. Las sociedades mercantiles tienen como características principales el tener capacidad jurídica, patrimonio propio, nombre (denominación o razón social), tener domicilio propio (independiente del de sus socios o miembros), nacionalidad (mexicana o extranjera). Capítulo 2 14 Una de las ventajas de formar una sociedad es que resulta mucho más fácil y menos costoso ya que se junta el capital de diferentes personas físicas para formar un capital conjunto de la sociedad. Las sociedades mercantiles pueden constituirse bajo el régimen de capital fijo o capital variable. Las de capital variable pueden adoptar la abreviatura C. V. al final de su razón social para indicar que pertenecen a este régimen. Este tipo de sociedades se constituyen ante Notario Público mediante Escritura Social o Acta Constitutiva que deberá inscribirse en el Registro Público de Comercio. De acuerdo a la Ley General de Sociedades Mercantiles en México, éstas se clasifican en: • Sociedades en nombre colectivo. • Sociedades en comandita simple. • Sociedades de responsabilidad limitada. • Sociedad en comandita por acciones. • Sociedad cooperativa. • Sociedad anónima. Para efectos de nuestro estudio, nos enfocaremos en la clase de sociedad a la que pertenece FUJIFILM DE MEXICO y empresas prestadoras de servicios FUJI SERVICIOS y FAST POWER, que son sociedades anónimas de capital variable. La Ley General de Sociedades Mercantiles dice lo siguiente: Sociedad Anónima es la que existe bajo una denominación y se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones. (Art. 87); la denominación se formará libremente, pero será distinta de la de cualquiera Capítulo 2 15 otra sociedad y al emplearse irá siempre seguida de las palabras "Sociedad Anónima" o de su abreviatura "S.A.". (Art. 88) o Capital dividido en acciones. o El capital se forma por las aportaciones de los socios. o Los socios no responden personalmente de las deudas sociales. o Dos socios como mínimo. o Fundamento legal: Art. 87-110 2.3. Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES). La definición de pequeñas y medianas empresas varía según la fuente o autor, ya que consideran distintos factores que se incorporan dentro de dicha definición. A continuación aparecen algunas definiciones en donde se toman factores tales como el liderazgo que tiene en el ramo en que se desempeña, los ingresos que percibe o los empleados que tiene contratados. La Asociación de Empresas Pequeñas(SBA) define a la empresa pequeña como: Aquella que posee el dueño en plena libertad, manejada autónomamente y que no es dominante en la rama en que opera. (Rodríguez, 2002, p. 66) Según Rodríguez Valencia de acuerdo con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, las medianas y pequeñas empresas se catalogan como “aquellas empresas cuyos ingresos acumulables en el ejercicio inmediato anterior no sean superiores a 20 millones de pesos, pero tampoco inferiores a millón y medio de pesos”. (Ibid, 2002) En su página web Nacional Financiera define a la empresa como “la unidad económica encargada de la producción de bienes y servicios.” O bien “al conjunto Capítulo 2 16 orgánico de factores de producción, ordenados según ciertas normas sociales y tecnológicas que tienen como fin lograr objetivos de tipo económico. (Cfr. NAFINSA). Así mismo, menciona que aunque existen diferentes definiciones a nivel internacional de lo que son las micro, pequeñas y medianas empresas dependiendo de la empresa clasificadora, en México este tipo de empresas se clasifican según el número de empleados y el sector en que desempeñan sus actividades (Fig. 2.1), y que el 99% de las empresas mexicanas son PYMES con un 49% en el sector de comercio y un 39% en el sector de servicios. Figura 2.1 Clasificación de las PYMES Tamaño Industria Comercio Servicios Micro 1 a 10 1 a 10 1 a 10 Pequeña 11 – 50 11 – 30 11 – 50 Mediana 51 – 250 31 – 100 51 – 100 Grande 251 y más 101 y más 101 y más Fuente: Nacional Financiera Según Rodríguez Valencia, más de la mitad de todos los empleos del país (incluyendo actividades que no son comerciales) son proporcionados por las pequeñas y medianas empresas. Estas empresas, son también de gran importancia en el aspecto económico y social para México. En el aspecto económico por el número de establecimientos, el capital invertido que representan, el valor de la producción, las materias primas que consumen, los empleos que generan y la capacidad de compra que dan a la población que trabaja para ellas mediante los sueldos y salarios que les pagan y se reparte de esa manera entre el resto de la población. En el aspecto social, ayudan a elevar el nivel social de las personas a través de la capacitación (empírica la mayoría de las veces) que reciben en los trabajos. Capítulo 2 17 La gran mayoría de PYMES son empresas familiares cuyo capital está formado principalmente por el patrimonio familiar, y son dirigidas por alguno o algunos miembros de la familia. FUJIFILM DE MÉXICO es una empresa familiar, cuyo principales dirigentes son miembros del núcleo familiar fundador. 2.4. El Outsourcing (Tercerización). Las organizaciones hoy en día enfrentan situaciones que las obligan a tomar decisiones y a efectuar cambios en sus estrategias para adecuarse al entorno económico y social en el cual se desenvuelven y que se encuentra en constante cambio, es por ello que actualmente vemos fusiones o alianzas estratégicas de empresas que antes eran competidoras, vemos que muchas otras ceden algunas de sus operaciones no estratégicas a una tercera (outsourcing o tercerización) para así sacar mayor provecho de sus recursos y fortalezas, otras que desafortunadamente no pueden sobrevivir y desaparecen, etc. Ninguna organización se encuentra exenta de tener que tomar decisiones estratégicas para subsistir o aprovechar las oportunidades y crecer en el mercado en donde se desarrolla. Entre las decisiones estratégicas a las que se hace referencia se encuentra la de recurrir al outsourcing (tercerización). El outsourcing o tercerización es un modelo estratégico en donde los procesos del negocio se transfieren a otra compañía. Esta compañía desempeñará estos procesos sin interrumpir las operaciones en curso, y se pueden llevar a cabo ya sea en las instalaciones del contratante o bien, de la prestadora de servicios, dependiendo de la índole del servicio a proporcionar. Algunas de las razones principales para recurrir al outsourcing son: que permite a la empresa ser más competitiva pues se enfoca principalmente en las operaciones prioritarias para la compañía aprovechando sus fortalezas o enfoque base, permite la reducción de costos, tiene acceso a recursos especializados, es decir, el prestador de Capítulo 2 18 servicios es un especialista que brinda soluciones y reduce riesgos al asumir la responsabilidad a un buen costo, sirve para estimular el carácter emprendedor de las pequeñas empresas que no cuentan con la experiencia necesaria en algunos campos y prefieren recurrir a un especialista que los oriente y los guíe, acceso a nuevas habilidades o tecnologías, etc. Entre los modelos que se pueden distinguir de outsourcing o tercerización están: • Centro de servicios compartido. • Escisión. Compañía que se separa de la empresa matriz para especializarse en determinadas actividades que serán ofrecidas por la matriz como outsourcing a otras empresas. • Outsourcing (tercerización) a una empresa completamente externa. (Cfr. 12 manage, 2008). 2.5. La Escisión de Sociedades. La escisión de sociedades se da cuando una sociedad decide extinguirse y divide la totalidad o parte de su activo, pasivo y capital social en dos o más partes, mismas que son aportadas en bloque a otras sociedades que pueden ser preexistentes o de nueva creación. Existen dos formas de escisión: total y parcial. La escisión total se da cuando el patrimonio de la sociedad se divide y la sociedad escindida se disuelve y se extingue. Los socios pasan a serlo de la nueva sociedad, y escisión parcial es cuando no se disuelve. La parte del patrimonio dividido forma parte de la nueva unidad económica (una sucursal que actúa sin depender de la matriz) y los socios pasan a serlo de ésta también. (Cfr. Jiménez Sierra) Como podrá verse más adelante, FUJIFILM DE MEXICO llevó a cabo la escisión parcial de sociedades al constituir una nueva empresa llamada FUJI SERVICIOS que Capítulo 2 19 daría servicios outsourcing a la anterior y a otras empresas, en el área de Recursos Humanos, y posteriormente a FAST POWER. 2.6. Los Recursos Humanos. 2.6.1. Factor Humano. Anteriormente se mencionó que muchas empresas consideran a su personal como su activo más importante, por ello es necesario saber y reconocer la importancia del factor humano dentro de las empresas. A lo largo del tiempo y conforme las organizaciones se han ido transformando y adaptando a las condiciones cambiantes de su tiempo, también lo ha hecho el papel y la importancia que se ha conferido al factor humano dentro de ellas por la contribución que tienen para el logro de los objetivos de la misma. En algunos momentos se referían a éste como: el personal, los recursos humanos, el capital humano o el talento humano. Pierre Louart plantea que el concepto de personal revela una cultura que percibe a las personas como individuos que solo existen en colectividad impersonal portadores de la energía necesaria para realizar las tareas que forman el contenido de su puesto. El puesto es lo más importante, las personas sirven al puesto. Además define a los recursos humanos como el reconocimiento del valor económico de la persona como más allá de los límites de su puesto de trabajo. La persona deja de ser considerada como un servidor del puesto para ser percibida como una fuente de valor económico en sí misma por el aporte personal físico e intelectual a la consecución de los objetivos. Según Werther y Davis, se puede decir que el término “recursos humanos” se refiere a las personas que componen una organización. Por lo que los gerentes buscan realizan actividades como parte de sus responsabilidades y tareas, para facilitar las aportaciones, que las personas efectúan al objetivo común de alcanzar las metas de la organización a que pertenecen.La importancia de las actividades de los recursos Capítulo 2 20 humanos queda de manifiesto cuando se toma conciencia de que los seres humanos constituyen el elemento común a toda organización; son quienes crean y ponen en práctica las estrategias e innovaciones de sus organizaciones. Las actividades de los recursos humanos contribuyen directamente al mejoramiento de la productividad al identificar mejores formas de alcanzar los objetivos de la organización y, de manera indirecta, al mejorar la calidad de la vida laboral de los empleados... Resulta necesario lograr avances en la calidad de la vida laboral y en el nivel de logros financieros de manera que siento ética y socialmente responsables, al mismo tiempo sean compatibles con las estrategias de la compañía. (Werther y Davis, 2000) Como puede apreciarse la participación del ser humano dentro de la organización es muy importante por que es el que aporta la creatividad y la capacidad física e intelectual para desarrollar nuevas ideas o formas de trabajo, es el que desempeña las actividades que conducen al logro de los objetivos de la empresa u organización, y es, por decirlo de alguna manera, el motor de la empresa que mueve todos los mecanismos para que ésta funcione. Es por esto, que la motivación y el que los intereses personales del individuo sean congruentes con los intereses de la empresa resultan importantes, pues de ello dependerá en gran medida el empeño que ponga el individuo en la realización de las actividades que le sean encomendadas para el bien grupal. El factor humano posee características que lo diferencian de otros factores productivos. • Los recursos humanos no son propiedad de la empresa, únicamente prestan sus servicios durante un tiempo determinado para actividades especificas y convenidas mutuamente mediante la retribución de un sueldo. • Los recursos humanos prestan sus servicios en forma voluntaria durante un tiempo determinado. Capítulo 2 21 • Estos reciben una retribución monetaria a cambio de las actividades que realizan. • La experiencia, conocimientos, habilidades, etc. son individuales y particulares de cada persona, además de ser intangibles. Debido a esto último es que el factor humano se clasifica en: • Altamente calificados con predominio del trabajo mental. • Altamente calificados con predominio del trabajo físico. • Semicalificados • No calificados (Cfr: Castellano) Otro punto importante a considerar cuando se involucra el factor humano, es la forma en que han de organizarse las actividades que éste debe realizar. Es ahí en donde entra la llamada “departamentalización” y se trata de agrupar las actividades a realizar según su naturaleza, finalidad, territorio, geografía, proceso, tipo de clientes, etc. como abajo se describe. La finalidad de hacer esto es que se aprovechen los recursos y se trabaje en forma más eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. La agrupación de actividades y personas en departamentos hace posible la expansión organizacional. La departamentalización puede realizarse por números simples, tiempo, función empresarial, territorio o geografía, tipo de clientes y proceso o equipo requerido. Clases relativamente nuevas de departamentalización son la agrupación organizacional por productos, la organización matricial o de rejilla, la organización por proyectos y la unidad estratégica de negocios (UEN). Las estructuras organizacionales para el ámbito global pueden variar enormemente, desde la existencia de un departamento de exportaciones en las oficinas generales de una compañía hasta el agrupamiento por regiones, pasando por muchas otras variantes. Además, las compañías también pueden aplicar dos o más modalidades de agrupación organizacional funcional en una región. Capítulo 2 22 No existe una modalidad única de organización; la determinación del patrón más adecuado depende de los diversos factores presentes en una situación dada. Estos factores incluyen el tipo de labores por realizar, la manera en la que deben desarrollarse las tareas, el tipo de personas involucradas, la tecnología, las personas por atender y otras consideraciones internas y externas. En todo caso, la selección de un patrón de departamentalización específico debe efectuarse de tal manera que sea posible cumplir eficaz y eficientemente los objetivos organizacionales e individuales. Para el cumplimiento de esta meta suele requerirse de la combinación de diversas modalidades de departamentalización. (Koontz & Weihrich, 2002, p. 294) Organizar implica desarrollar una estructura intencional de funciones para el desempeño eficaz. Muchos errores de organización pueden evitarse si primeramente se planea la organización ideal para el cumplimiento de metas y después se hacen modificaciones en función del factor humano y otros factores situacionales. En la planeación de la organización se identifican las necesidades de integración del personal y se cuenta con la posibilidad de atacar las deficiencias en este campo. Se detectan asimismo la duplicación de esfuerzos, la falta de claridad en las líneas de autoridad y comunicación y la obsolescencia de algunos procedimientos. Una organización eficaz mantiene flexibilidad y se adapta a cambios en sus condiciones. Para la mayor eficacia de las labores del personal de staff es importante enseñar las relaciones de autoridad, hacer que el personal de línea escuche al de staff y mantener a éste debidamente informado. Adicionalmente, la eficacia demanda que el personal de staff elabore recomendaciones íntegras y que la utilización de éste se convierta en un modo de vida organizacional. Los conflictos en las organizaciones pueden reducirse mediante el uso de organigramas y descripciones de funciones. La organización mejora cuando se Capítulo 2 23 imparte enseñanza sobre su naturaleza y se reconocen tanto la organización informal como la red natural de relaciones. Además, las empresas eficaces desarrollan y cultivan una cultura organizacional apropiada. (Ibid, p. 357) 2.6.2. Ubicación del Departamento de Recursos Humanos. La ubicación del departamento de personal depende del tamaño, funciones y estructura organizacional de la entidad de que se trate. Las funciones que realiza el departamento de personal en una pequeña empresa, son más simples que las que se realizan en una empresa mediana o grande cuya complejidad debido al tamaño y actividades es mayor, es por ello, que en pequeñas empresas estos departamentos requieren menos personal para realizar las funciones del mismo al estar menos especializados. Conforme aumentan las necesidades de contratar personal y administrarlo en una empresa pequeña es necesario crear el departamento de personal con la intención de que realice las funciones de reclutamiento y selección de candidatos, contratación de personal y se encargue de las gestiones administrativas relacionadas con éstos. En este tipo de negocios, normalmente el departamento de personal se ubica reportando directamente al propietario, presidente o director general de la empresa (Fig. 2.2), o si lo hubiera, al gerente o director administrativo, considerándose su papel secundario aún cuando reporte directamente al Gerente General ya que sus funciones no se consideran prioritarias o con un alto impacto en la consecución de los objetivos. Capítulo 2 24 A medida que una empresa va creciendo el desarrollo de sus actividades y necesidades también va en aumento requiriendo de personal cada vez más especializado y mejor entrenado para poder alcanzar los objetivos de la empresa y enfrentar los retos que el mundo actual le plantean. Aunadas a las actividades antes mencionadas, estos cambios provocan que el departamento de personal tenga que desarrollar programas de evaluación del desempeño y de remuneraciónbasado en los resultados obtenidos en la evaluación, programas de inducción y capacitación, planeación de necesidades a largo plazo, programas de seguridad e higiene, entre otros. Como se puede apreciar en el organigrama que a continuación se muestra (Fig. 2.3), el departamento de Recursos Humanos desarrolla funciones más complejas y que requieren de mayor especialización debido a la complejidad misma de la organización y número de personas a administrar, así como de la importancia que adquiere en la consecución de los objetivos de la empresa. Para poder entender mejor el papel que el departamento de personal desempeña hoy en las organizaciones, habría que entender cómo están cambiando las propias compañías, así como las tendencias que están provocando estos Figura 2.2 El departamento de personal de una organización pequeña Fuente: Werther & Davis, p. 16 Gerente de Ventas Contador Secretaria Ayudante A Ayudante B Administrador de personal Gerente Administrativo Gerente de Producción Prresidente ó Propietario Capítulo 2 25 cambios. Sin embargo, tal vez lo más importante sea que las organizaciones actuales se encuentran bajo enorme presión para ser mejores, más rápidas y más competitivas... La globalización, los avances tecnológicos y la desregulación son tres de las tendencias que explicarían estas presiones competitivas. Otras tendencias serían la diversidad y otros cambios en la fuerza de trabajo. (Dessler, 2001, p. 9) Estos cambios a que hace referencia Dessler han provocado que también la ubicación del departamento en la concepción del resto de los gerentes haya cambiado. Actualmente se observa una mayor participación del departamento de recursos humanos y/o administración en las decisiones estratégicas de la empresa debido al impacto que tiene el factor humano dentro de las organizaciones y la necesidad que tienen éstas de contar con personal altamente calificado y motivado que responda a los constantes cambios que el medio ambiente interno y externo requieren. La posición dentro del organigrama de las empresas ha dejado de ser secundario para convertirse en una función al mismo nivel de otras funciones. Figura 2. 3 Jerarquía de Puestos en el Departamento de Recursos Humanos de una Organización. grande. Fuente: Werther & Davis, p. 17 Gerente de Reclutamiento Gerente de Reclutamiento y Selección Analistas de Compensaciones Gerente de Compensaciones Capacitadores Capacitadores Gerente de Capacitación y Desarrollo Especialista de Seguridad Industrial Gerente de Seguridad Asesores de Personal Otros Gerente de Relaciones Industriales Vicepresidente de Recursos Humanos Presidente Capítulo 2 26 2.6.3. Funciones del Departamento de Recursos Humanos. Las actividades principales que lleva a cabo el personal del departamento de recursos humanos son: • Reclutamiento y selección de personal: llevar a cabo acciones para proporcionar una fuerza de trabajo adecuada a la empresa y mantenerla, es decir, hacer una buena selección de candidatos de manera que el elegido sea el más adecuado para el puesto. • Planeación: este departamento es el encargado de ver cuáles son las necesidades futuras de personal a fin de que se cuente únicamente con el personal requerido en cada momento según las necesidades u objetivos de la empresa. • Detección de necesidades, orientación y capacitación de personal: cuando se integra un nuevo elemento al personal se requiere que se le de una orientación sobre la empresa a la cual está ingresando y debido a que la empresa es dinámica y cambiante, en ocasiones se tiene la necesidad de cambiar al personal de puesto para responder a los retos que se presentan, para ello es necesario capacitarlos en su nuevo puesto, además de que un personal bien capacitado es un personal que puede enfrentar mejor los cambios y demandas que se presentan día a día, para ello, el departamento de recursos humanos debe hacer una planeación de la capacitación requerida para cada empleado. • Evaluación del desempeño: para poder conocer de forma objetiva si un empleado ha cumplido efectivamente con las responsabilidades inherentes a su puesto es necesario hacer una evaluación del desempeño. El departamento de recursos humanos es quien diseña el formato y establece los lineamientos y forma de evaluación, capacita a los superiores para que puedan ejecutarlo de acuerdo a lo establecido y se encarga de hacer la contabilidad final de los mismos. Esta es una actividad muy importante para las empresas pues le dice qué elementos están haciendo bien su trabajo y quienes deben ser dados de baja, así como muchos otros datos. Capítulo 2 27 • Compensación: la evaluación del desempeño también sirve para determinar la el sueldo o salario que ha de darse a los empleados en base a su rendimiento, así como los sueldos a ofrecer para los puestos nuevos de acuerdo a la oferta en el mercado para puestos similares, etc. Es el departamento de recursos humanos el encargado de hacer estudios de la situación del mercado, así como conocer la legislatura del lugar en donde se opere para ofrecer la compensación siguiendo los lineamientos obligatorios de las leyes locales en cuanto a seguridad social, prestaciones, vacaciones, etc. • Relaciones obrero-patronales: el departamento de recursos humanos es el encargado de mediar en las relaciones del personal ya sea empleados u obreros y la empresa (el patrón) respecto a los conflictos o desacuerdos que pudieran surgir. Esto se da especialmente cuando existe un sindicato y los obreros están en desacuerdo con algo que el encargado de recursos humanos tiene que mediar y en ocasiones llegar a acuerdos con éstos a fin de solucionar los conflictos y evitar días perdidos por paros laborales. • Evaluación: el departamento de recursos humanos debe auto evaluarse y pedir a las demás áreas que lo evalúen para asegurar que está cumpliendo su función y los objetivos de la empresa. 2.6.4. La Contratación. Como continuación del proceso de reclutamiento y selección se realiza la contratación del candidato elegido para el puesto solicitado. La contratación es la acción de formalizar mediante la firma de un documento llamado contrato la relación jurídica que a partir de ese momento tendrán la empresa y el empleado. En el contrato se establece la remuneración económica a que se hará acreedor, el período en que será pagado, el horario de trabajo y/o jornada laboral, la duración de la relación de trabajo, etc. Capítulo 2 28 Una vez que se tienen todos los elementos que avalan que el candidato seleccionado es el más adecuado para el puesto (resultados de entrevistas, pruebas psicosométricas, estudio socioeconómico, pruebas de aptitud, verificación de referencias, etc.), el departamento de Recursos Humanos le hace una oferta ya sea en forma oral o escrita al candidato y cuando éste acepta se procede a la contratación. Se solicita al candidato elegido el presentar una serie de documentos que avalen y comprueben la información recopilada durante el proceso anterior, al mismo tiempo que se solicitan para llevar a cabo una serie de trámites que darán formalidad al acuerdo establecido. Los documentos básicos que se solicitan son: • Acta de Nacimiento y/o Credencial de identificación (IFE) • R.F.C. • C.U.R.P. • Número de seguro social y/o baja del seguro social (en caso de que el empleado cuente con éste) • Número de cuenta bancaria para pago de nómina (en caso de contar con éste). • Constancia del último pago o retención de impuestos Con estos documentos se procede a: • Elaborar el contrato de prestación de servicios • Dar de alta en el seguro social al nuevo empleado • Ingresarlo a la nómina • Integrarlo a la póliza de seguro de vida que tenga la empresa para su personal Capítulo2 29 • Cualquier otra prestación que tenga y requiera que se dé de alta, como puede ser: seguro de gastos médicos mayores, etc. 2.6.5. La Inducción y el Proceso Administrativo. Después de que se recluta y contrata a los trabajadores nuevos, el paso siguiente consiste en darles inducción y capacitarlos. Esto incluye ofrecerles la información respecto de las habilidades que necesitan para ejecutar con éxito sus tareas nuevas. 2.6.5.1. La Inducción. La inducción a los empleados presenta a los trabajadores de nuevo ingreso la información básica sobre lo que necesitan conocer para realizar sus funciones de manera satisfactoria, como es la información acerca de las actividades de la empresa, sus objetivos, mercado, normas de la compañía, etc. La inducción forma parte del proceso de socialización de los trabajadores nuevos en la empresa. La socialización es el proceso mediante el cual un empleado empieza a comprender y aceptar los valores, normas y convicciones de una organización. (Werther & Davis, 2000, p. 220) El estímulo recibido durante el programa de orientación o inducción complementa sus habilidades y les ayuda a una mayor y mejor adaptación al medio ambiente en el cual se encuentran a partir de ese momento, logrando en menor tiempo una mayor productividad. Los programas de inducción varían desde presentaciones breves e informales, hasta exposiciones largas y formales de medio día o aún más. En ambos casos, a los trabajadores nuevos se les proporcionan manuales que cubren temas como horario de trabajo, evaluaciones del desempeño, remuneración y prestaciones. Capítulo 2 30 Otra información que por lo general se incluye es la relacionada con políticas de personal, rutina diaria del trabajador, organización y operaciones de la empresa, medidas y regulaciones de seguridad. También se les da una visita guiada por las instalaciones para que conozcan en donde están los distintos departamentos, y se les presente con todo el personal. Una inducción exitosa al trabajador nuevo debería cumplir cuatro objetivos principales: • Lograr que se sienta bienvenido. • Hacer que entienda la organización en un sentido amplio (pasado, presente, cultura y visión de futuro), así como aspectos clave como políticas y procedimientos. • Especificarle claramente lo que se espera de él en términos de trabajo y comportamiento. • Suponer que comenzará a socializar en las formas tradicionales de la compañía respecto de actuar y hacer. Por lo general, la primera fase de la inducción la imparte el especialista en recursos humanos, quien explica al empleado cuestiones generales sobre la empresa y específicamente sobre prestaciones y políticas de la empresa. Después se presenta a este último con su nuevo jefe, quien prosigue la inducción sobre el puesto de trabajo. Para impartir la inducción existen distintas técnicas dependiendo del tipo de trabajo a desempeñar por parte del empleado de nuevo ingreso, del número de personas a las cuales se les impartirá la inducción, de los objetivos que se persigan o de los recursos de que se disponga para tal efecto. A continuación se describen algunas de estas técnicas: Capítulo 2 31 A. Técnicas de Inducción Después de establecer los requerimientos de capacitación del personal, fomentar la percepción de su necesidad y establecer sus objetivos, es posible diseñar y establecer un programa de capacitación. a. Capacitación en el Trabajo La técnica más conocida es la del entrenador en donde al empleado lo capacita en el puesto un trabajador experimentado o su supervisor. En los niveles de menor jerarquía, los aprendices aprenden a operar una máquina observando al supervisor. Dicha técnica también se usa ampliamente en los niveles directivos superiores en donde el puesto del asistente sirve para capacitar y desarrollar a los futuros altos directivos de la compañía. Otra técnica es la rotación de puestos, donde el empleado se traslada de un puesto a otro para adquirir experiencia y aprender lo que se hace en distintos puestos laterales por intervalos planeados. b. Capacitación de Aprendices. La capacitación de aprendices consiste en un proceso estructurado mediante el cual los individuos se convierten en trabajadores calificados, utilizando la combinación de la instrucción en un salón de clases y la capacitación en el trabajo. Es bastante frecuente capacitar individuos para muchas ocupaciones, inclusive para electricistas y plomeros. La capacitación de aprendices implica lograr que el discípulo/aprendiz se forme bajo la tutela de un artesano experto. Capítulo 2 32 c. Simuladores y Modelos de Instrucción. En esta técnica los individuos se capacitan en equipos reales o virtuales, como los que usarán en el trabajo, pero fuera, de hecho, del puesto de trabajo. Se trata de la capacitación que se vuelve una necesidad donde resultaría demasiado costoso o peligroso capacitar a los empleados en el lugar mismo de trabajo, como por ejemplo, los pilotos, las aeromozas, los astronautas, etc. Puede realizarse en un lugar independiente, con el equipo que los aprendices usarán realmente en su lugar de trabajo. Sin embargo, es frecuente que implique el uso de simuladores de los equipos. Las ventajas que ofrece este tipo de capacitación es la seguridad al practicar actividades o maniobras en un ambiente controlado, la eficiencia en el aprendizaje ya que al no estar con el estrés real que el mismo ambiente y las condiciones de riesgo pueden implicar permite que se asimilen mejor los conocimientos y el ahorro económico que representa. d. Técnicas de Aprendizaje Audiovisual y a Distancia. Audiovisuales.- Se utilizan películas, circuitos cerrados de televisión, y grabaciones de audio y video. Capacitación a distancia.- Aunque estas técnicas incluyen los familiares cursos por correspondencia de lápiz y papel, y las videoconferencias, actualmente se utilizan más las clases basadas y/o a través de Internet. Las empresas y universidades modernas están experimentando con la capacitación a distancia mediante un instructor que se encuentra en una instalación central y que enseña, vía enlaces de televisión, a grupos de trabajadores que están en Capítulo 2 33 lugares remotos. En una variante de baja tecnología de la capacitación a distancia televisada, algunas empresas usan con éxito el teléfono. Recapitulando podríamos decir que La inducción implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, sus tareas y su personal. Las grandes empresas suelen contar con un programa formal de inducción, por medio del cual se explican las siguientes características de la compañía: historia, productos y servicios, políticas y prácticas generales, organización (divisiones, departamentos y ubicación geográfica), prestaciones (seguro, retiro, vacaciones), requerimientos de confiabilidad y secreto (especialmente en referencia a contratos de defensa), seguridad y otras disposiciones. Todo esto puede describirse más detalladamente en un folleto, pero las sesiones de inducción les ofrecen a los nuevos empleados la oportunidad de hacer preguntas. Si bien es común que estos programas formales sean impartidos por miembros del departamento de personal, la responsabilidad básica de inducción recae necesariamente en su superior. (Koontz & Weihrich, 2002, p. 409) 2.6.5.2. El Proceso Administrativo en la Inducción. Una vez que se ha elegido la técnica a emplear y al igual que el proceso administrativo, el programa de inducción debe seguir un orden para implementarse en forma correcta y exitosa. Para ello debe dividirse en etapas: previsión y planeación, organización, integración, dirección y control. A. Previsión y Planeación. En esta etapa se definirántodos los detalles para la implementación de la inducción: que hacer (actividades a desarrollar) y cuando se hará (definir tiempos). Capítulo 2 34 B. Organización. Una vez definido lo anterior, se procederá a establecer quién hará y cómo hará determinadas funciones a fin de asegurar que se logren los objetivos establecidos en la inducción, por ejemplo se procederá a reunir todas las herramientas necesarias para llevarlo a cabo: recopilar la información, preparar la información escrita que se le vaya a proporcionar, seleccionar el lugar en donde se llevará a cabo, el tipo de dinámicas (entrevista, presentación visual, inducción en puesto, etc.) C. Integración. En esta etapa se deben coordinar los elementos materiales y humanos que intervienen en la inducción, es decir, se debe reunir la información a proporcionar al empleado (Manual de bienvenida, lista de extensiones, etc.), avisar a los involucrados, etc. D. Dirección. La coordinación de esfuerzos y liderazgo son básicos para lograr un trabajo en equipo eficiente, es por ello que debe nombrarse a una persona que dirija la inducción. E. Control. Vigilar que las actividades se realicen en tiempo y forma de acuerdo a lo planeado, y que si hay alguna variación se corrija son parte importante para el logro de los objetivos. Se debe vigilar que las actividades las realice el responsable de las mismas y si por alguna razón existe alguna demora, deberá buscarse la manera de brindar mayor apoyo. Capítulo 2 35 2.7. Motivación. Como mencionamos anteriormente, un Programa de Inducción sirve, entre otras cosas, para crearle al personal de nuevo ingreso un sentimiento de orgullo y pertenencia al llegar a una empresa que lo recibe en forma cálida y amigable. Para lograr esto, es necesario conocer los factores y la forma en que estos influyen en la motivación de los individuos a fin de lograr los efectos deseados. Analicemos primero ¿qué es la motivación? Y ¿cuál es la importancia de la motivación en la conducta y desarrollo de los individuos en el campo laboral? Motivación es el impulso y esfuerzo por satisfacer un deseo o meta... la motivación implica un impulso hacia un resultado. (Ibid, p. 503) Si decimos que la motivación es un impulso interno para realizar una acción determinada, podemos entender al proceso de la motivación como: un impulso que se produce cuando existe tensión provocada por un estímulo externo que genera en el individuo una necesidad que le provoca actuar en consecuencia para reducir dicha tensión. Ver (Figura 2.4). Una definición de motivación enfocada al área organizacional es la siguiente. Necesidad insatisfecha Tensión Impulsos Comportamiento de búsqueda Necesidad satisfecha Reducción de la tensión Figura 2.4 Proceso de la Motivación Fuente: Robbins, p,168 Capítulo 2 36 Motivación es la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia las metas organizacionales, condicionados por la capacidad del esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual. (Robbins, 1999, p. 168). Interpretando esta definición podría decirse que es el desear llevar a cabo un gran esfuerzo para conseguir las metas u objetivos de la organización porque de esa manera se van a satisfacer también algunas necesidades individuales, como pueden ser: económicas, de logro, de autoestima, etc. La gran importancia que la motivación tiene dentro de la conducta y desarrollo de los individuos en el campo laboral se manifiesta en la productividad. Un individuo motivado desempeña con mayor rapidez, entusiasmo y facilidad las tareas que se le encomiendan poniendo todo su empeño en obtener buenos resultados; por el contrario, un individuo con baja motivación tendrá dificultad para desarrollar sus actividades, denotándose en ausentismo, en baja productividad, en desgano, o solo el cumplimiento mínimo de las tareas encomendadas. Para entender mejor cómo funcionan estos estímulos en la motivación de los individuos, analicemos dos teorías relacionadas con este tema. 2.7.1. Teoría de las Necesidades o Pirámide de Abraham Maslow. La jerarquía de las necesidades o pirámide de Maslow (Fig. 2.5) defiende que conforme se satisfacen las necesidades básicas del hombre, éste desarrolla necesidades y deseos más altos. Es decir, de acuerdo a los cinco niveles de la pirámide propuestos por Maslow, se tienen que cubrir o satisfacer primeramente las necesidades fisiológicas para luego poder satisfacer las de seguridad, y así sucesivamente, siguiendo la jerarquía propuesta por él. Capítulo 2 37 Fig. 2.5 Pirámide de las Necesidades o Pirámide de Abraham Maslow. Fuente: wikipedia.org 2.7.2. La Teoría de la Motivación e Higiene de Frederick Herzberg. La teoría de la Motivación e Higiene fue propuesta por el psicólogo Frederick Herzberg. Esta teoría sustenta la idea de que el nivel de rendimiento de las personas varía en función del nivel de satisfacción, es decir, el individuo tiene un mejor rendimiento en el trabajo cuando se siente bien. A diferencia de la teoría de Maslow que está basada en la satisfacción de las necesidades básicas del individuo, la teoría de Herzberg fundamenta la motivación en el ambiente externo y en el trabajo del hombre, es decir, el hombre en sociedad. En su teoría, Herzberg menciona dos grupos de factores: los de higiene y los de motivación. La presencia de los factores de higiene no motivan, pero su ausencia si desmotiva al individuo, es debido a esto que los considera como parte de su teoría. Capítulo 2 38 Los factores de higiene son: • Políticas de la empresa • Administración • Relaciones interpersonales (con superiores, con iguales, con subordinados) • Condiciones de trabajo • Supervisión • Status • Salario • Seguridad en el puesto Los factores de motivación son: • Reconocimiento • Responsabilidad • La realización personal o el logro • El trabajo en sí • El progreso o ascenso La importancia básica de esta teoría estriba en que el departamento de Recursos Humanos debe estar atento a reducir al mínimo la influencia negativa de los factores de higiene que puedan causar insatisfacción en los individuos (por ejemplo: tener salarios justos, que las condiciones de trabajo sean las adecuadas según las actividades que se estén realizando, etc.) de manera que no funcionen como agentes desmotivadores; al mismo tiempo que se aprovechen los factores motivadores (por ejemplo: reconociendo el trabajo bien hecho ya sea en forma oral o escrita, o a través de algún premio, se den las facilidades necesarias y se estimule que la gente se esfuerce y se prepare para desarrollar trabajos que representen un ascenso para esa persona, etc.). Capítulo 2 39 Los administradores deben tomar en cuenta la dinámica de las organizaciones y vigilar los cambios en el efecto que estos factores tienen en el personal para tomar las medidas correctivas necesarias. Algunas de las medidas que pueden tomarse son: • Propiciar y estimular al empleado a tomar mayores responsabilidades. • Expresar al empleado su beneplácito por un trabajo bien realizado instándolo a que siga realizándolo de igual manera o mejor. • Recompense buenos resultados en el trabajo (ya sea mediante retribución monetaria o algún otro medio). • Delegue responsabilidades confiándoles actividades que impliquen compromiso y reto. • Estimule la creatividad y participación del personal para que aporte ideas que contribuyan a mejorar los resultados individuales o colectivos. • Propicie las condiciones para que la gente se supere mediante cursos de capacitación y entrenamiento, así como, mecanismos que permitan a la gente aspirar a puestos que representen progreso y desarrollo para ellos. • Valore y reconozcala capacidad individual de cada persona. Los administradores de recursos humanos no deben olvidar que las personas son únicas, por lo tanto, lo que motiva a uno, no precisamente motiva a otra persona, ni de igual manera; que las organizaciones al igual que las personas están en constante movimiento lo que hace que nada sea permanente y sus motivaciones también cambien a través del tiempo en base a sus necesidades por lo que es importante que se conozca cuáles son estas; que para lograr resultados se requiere del trabajo en equipo en donde todas las piezas cuentan; que el trabajo principal del líder es transmitir su entusiasmo y ganas de hacer las cosas bien a su equipo de trabajo. Capítulo 2 40 Las organizaciones deben buscar que los intereses personales de su personal estén vinculados con la tarea que realizan, de esta manera pondrán todo su entusiasmo al ejecutarlo lo que les conducirá a sentirse motivados y satisfechos. Así mismo, deben diseñar programas de incentivos atractivos y prácticos para motivar a su personal que de su máximo esfuerzo y éstos pueden ser: reconocimiento, autonomía para tomar ciertas decisiones, la amistad, la identificación o sentido de pertenencia, y saberse miembro de un equipo exitoso. Capítulo 3 41 Capítulo 3. Antecedentes de la empresa FUJIFILM DE MEXICO 3.1 La Empresa FUJIFILM DE MÉXICO es una empresa 100% mexicana con una estrecha relación con Japón al ser Distribuidor Exclusivo de los productos marca FUJIFILM para el territorio Mexicano. La empresa que hoy conocemos como FUJIFILM DE MÉXICO inicia sus operaciones en nuestro país en el año 1963 como representante de la marca Ferrania cuya razón social era RIVFER. Para finales de los años 60’s incursiona en el mercado cinematográfico con película para cine profesional. Para la década de los setentas, extiende su gama de productos con la introducción de película fotográfica para aficionados, definiendo con ello una apertura comercial en donde el consumidor final tendría la oportunidad de evaluar calidad, tecnología y servicio. En febrero de 1979, RIVFER cambia su razón social a Fuji Cine Mex y entra al mercado de ópticos. La buena aceptación de los productos FUJIFILM en el mercado mexicano permitió la introducción de nuevos productos como cámaras fotográficas de diferentes formatos y videocasetes, tanto para aficionados como para profesionales. Para 1980, las tendencias internacionales dan un giro tecnológico importante en los sistemas de proceso fotográfico y se pasa de los laboratorios convencionales al concepto de los minilaboratorios que son prácticos en su operación y compactos en su tamaño. Capítulo 3 42 En esta década, FUJIFILM DE MÉXICO hace una inversión considerable para incrementar su participación publicitaria en los medios masivos de comunicación y apoyo en patrocinios como el mundial de fútbol celebrado en México en 1986, logrando con esto una nueva percepción en el consumidor final y sus distribuidores. Así mismo, en esa misma década, identifica nuevas áreas de oportunidad diversificándose en nuevos mercados como el de la salud y el de las artes gráficas, cuya participación inicia con materiales consumibles como película, accesorios y químicos, posteriormente ofrece equipos con tecnología vanguardista y sistemas revolucionarios. En noviembre de 1994 Fuji Cine Mex cambia su razón social a FUJIFILM DE MÉXICO. En la última década del siglo veinte, FUJIFILM DE MÉXICO ingresa con fuerza en el campo de la tecnología con sus diferentes divisiones: • Cine • Fotografía • Magnéticos • Artes Gráficas • Rayos X En el año 2007, obtiene la certificación ISO 9001-2000. Las oficinas generales de FUJIFILM DE MÉXICO están situadas en Av. Ejército Nacional 351; es un edificio de nueve pisos que en su planta baja cuentan con una tienda para venta al público, cuenta además con un Centro de Distribución desde el cual se envía el producto a los subdistribuidores que tiene a lo largo de casi toda la República Mexicana y tiendas de fotografía que dan servicio directo al cliente. Capítulo 3 43 3.2 Motivo de Origen de la Empresa Los fuertes cambios a nivel nacional e internacional que se venían dando en el mercado mexicano, y los constantes retos de innovación y adaptación a la nueva tecnología y productos, hicieron necesario que la empresa enfocara toda su atención y energía a la consecución de sus objetivos, es por ello que se toma la decisión de que FUJIFILM DE MÉXICO quede como empresa comercializadora y distribuidora únicamente, dejando en manos de una empresa externa la administración de los recursos humanos. FUJIFILM DE MÉXICO recurre a la escisión de sociedades, creándose a partir de ésta una nueva empresa dedicada al outsourcing o tercerización. En el año 1994, FUJIFILM DE MÉXICO cambia su esquema y se dedica únicamente a la importación, comercialización y distribución de productos marca FUJIFILM como negocio principal, aunque en adelante comercializaría también otras marcas tales como Panasonic, Telcel, etc.; contratando los servicios de personal y administración de estos últimos a través de una compañía llamada FUJI SERVICIOS, la cual se crea el 27 de septiembre del mismo año. El personal que prestaba sus servicios para FUJIFILM DE MÉXICO pasa a formar parte de la nómina de FUJI SERVICIOS conservando los beneficios y prestaciones que tenía con la primera. Durante algunos años, todas las contrataciones de personal se efectuaron a través de esta compañía bajo el mismo esquema de sueldos y prestaciones que tenían los anteriores, sin embargo, debido a los planes de crecimiento de FUJIFILM DE MÉXICO, cambios potenciales en la legislación y mercado laboral se busca una alternativa adicional. En el año 2006 se crea otra empresa que al igual que la anterior, es resultado de una escisión de sociedades de FUJIFILM DE MÉXICO cuya razón social es FAST Capítulo 3 44 POWER. A partir de este momento, todas las contrataciones nuevas se efectúan a través de esta última empresa. De las personas que desarrollan sus actividades en FUJIFILM DE MÉXICO aproximadamente 112 personas son empleados de FAST POWER, y 187 personas son empleados de FUJI SERVICIOS con paquete de sueldo y prestaciones distinto. 3.3 Organigrama 3.4 Productos y Servicios FUJIFILM DE MÉXICO ofrece una amplia gama de productos para cubrir las necesidades de sus clientes en sus diferentes divisiones: • Fotografía: películas, cámaras, papel fotográfico, químicos fotográficos, tripiés, baterías, materiales para exhibición). • Artes Gráficas: papel, equipo de pre-prensa, láminas presensibilizadas y químicos. • Rayos X: equipos, químicos y películas para radiología, mastografía y ultrasonido, accesorios, y sistemas pantalla película. FUJI SERVICIOS, S. A. DE C. V. FAST POWER, S. A. DE C. V. FUJIFILM DE MÉXICO, S. A. DE C. V. Capítulo 3 45 • Magnéticos: audio y video para aficionados y profesionales, medios de almacenaje de datos. • Equipos de fotoacabado: minilaboratorios digitales, impresoras digitales, procesadoras de papel y para gran formato, y procesadoras de película. • Equipos de cine profesional: película negativa 16 y 35mm, película positiva 3510 y 3513 Dl, película intermedia y agente revelador. • Tecnología digital: equipos digitales como cámaras, tarjetas de memoria, accesorios, USB, impresoras, controladores, papel térmico, papel para inyección a tinta. • Equipos de Imágenes Electrónicas: filmadoras de película CTP, escaners y softwares. Entre los servicios que FUJIFILM DE MÉXICO proporciona a sus clientes se encuentran: • Revelado digital de fotografías y entrega en 2 horas directamente
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