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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES A R A G Ó N “Proyecto Formal de Plan de Relaciones Públicas en el Instituto Mexicano del Seguro Social Subdelegación 9 `Santa Anita´” PRESENTA: FRANCISCO BECERRA BALLESTEROS ASESOR: DR. HUGO LUIS SÁNCHEZ GUDIÑO MÉXICO D. F. 2008 TESIS QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LIC. EN COMUNICACIÓN Y PERIODISMO https://comercio.softonic.com/esales/tienda/motor_tienda2.phtml?quehacer=comprar_programa&n_id=237 https://comercio.softonic.com/esales/tienda/motor_tienda2.phtml?quehacer=comprar_programa&n_id=237 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. DEDICATORIA A mi madre Ninfa Ballesteros Guzmán y a mi padre Francisco Becerra Aguilar que me han apoyado con sus sabias palabras y memorables consejos en cada instante de mi vida. A mis hermanos David y Tania quienes adoro con todo mi corazón, quienes me han acompañado en los momentos alegres y amargos de mi vida. A Joshua, Frank y Kasai. A mis grandes e incondicionales amigos Rodrigo D`Alva, Mario Mandujano, Daniela Romo, Javier Valle, Rafael Velasco, Joyce Valdovinos, Consuelo Mendoza y Luis Urbina. Especialmente a Patricia Flores Solano y toda su familia. https://comercio.softonic.com/esales/tienda/motor_tienda2.phtml?quehacer=comprar_programa&n_id=237 https://comercio.softonic.com/esales/tienda/motor_tienda2.phtml?quehacer=comprar_programa&n_id=237 AGRADECIMIENTOS Al Dr. Hugo Luis Sánchez Gudiño y el Dr. Jesús Badillo por la realización de este trabajo. A todos y cada uno de los profesores (as) de la FES-Aragón que a lo largo de la carrera plantaron en mí ser el gusto por la comunicación y el periodismo. Especialmente a Samuel Cruz, maestro en el arte de la comunicación, por su apoyo en la realización de este trabajo. De igual forma a un agradecimiento inmenso a Ever Ramos, Diana Tejeida, Iliana Sánchez, Miroslava Félix, Azul Ogazón y Alberto Bonilla por su comprensión, entusiasmo, consejos y sonrisas que me regalaron día a día. https://comercio.softonic.com/esales/tienda/motor_tienda2.phtml?quehacer=comprar_programa&n_id=237 https://comercio.softonic.com/esales/tienda/motor_tienda2.phtml?quehacer=comprar_programa&n_id=237 ÍNDICE Introducción......................................................................................................................................2 CAPÍTULO I. La comunicación como base de cualquier organización............................................6 I.I La Comunicación Organizacional.........................................................................11 I.II Teorías representativas.......................................................................................12 I.III Asociación Mexicana de Comunicadores..........................................................23 I. IV Imagen corporativa...........................................................................................28 CAPÍTULO II. Las Relaciones Públicas.........................................................................................36 II.I Públicos interno y externo...................................................................................41 II.II Inicios de las Relaciones Públicas en México....................................................43 II.III Relacionista público..........................................................................................45 II.IV Medios de difusión............................................................................................50 CAPÍTULO III. El Instituto Mexicano del Seguro Social.................................................................54 III. I Servicios del instituto........................................................................................58 III.II Subdelegación 9 Santa Anita............................................................................61 III.III Metodología.....................................................................................................63 III. III Aplicación de sondeo......................................................................................70 CAPÍTULO IV. Proyecto Formal de Plan de Relaciones Públicas para la Subdelegación 9 “Santa Anita” .................................................................................................81 Introducción..............................................................................................................82 Problemática............................................................................................................84 Asuntos a considerar................................................................................................85 Estrategia general....................................................................................................89 Audiencias objetivo..................................................................................................90 CONCLUSIONES.........................................................................................................................100 FUENTES DE CONSULTA..........................................................................................................103 Introducción En las sociedades modernas la capacidad de las instituciones del Estado han pasado por un periodo de prueba, esto debido a la complejidad social y a las obligaciones de las instituciones del sector salud por cubrir las demandas de la población, pues este es uno de los más importantes en cuanto a cobertura de necesidades sociales se refiere. En México la seguridad social está a cargo de instancias como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE), organizaciones fundamentales en el desarrollo nacional. Organizaciones que a lo largo de su historia se han venido acoplando y actualizando a las necesidades que la población exige. Innovación tecnológica al servicio de la ciencia, innovación en las técnicas curativas y de igual forma innovar en el campo relacionado con el desarrollo humano. Es en la innovación del factor humano presente en las instituciones de salud donde la comunicación aporta elementos fundamentales para hacer mucho más eficaces y eficientes los procesos productivos en cada organización. El IMSS es el organismo que atiende al mayor número de habitantes en el país, ciudadanos que asisten diariamente a las unidades de servicio correspondientes a sus necesidades. Unidades médicas que brindan consultas, medicamentos, diagnósticos, estudios y análisis especializados. De igual forma unidades administrativas que otorgan la orientación necesaria a usuarios para poder iniciar, desarrollar o dar por concluido sus trámites ante la institución. Así, para cubrir las necesidades de los distintos públicos en todos los servicios que presta el Instituto es fundamental llevar a cabo los procesos de comunicación bajo normas y lineamientos elementales para el buen desarrollo de los mismos. Con la propuesta de este Plan de Relaciones Públicasse pretende hacer más eficientes y eficaces los procesos de comunicación. Unidades administrativas como la Subdelegación 9 “Santa Anita” dan servicio a gran parte de la población en todo el territorio nacional. Esta unidad asiste a la población de la zona sur-oriente del Distrito Federal. Todos los servicios brindados por las unidades administrativas pueden llegar a ser, sin duda, asistencias que cumplan la función primordial que busca cualquier institución, buscar el mayor beneficio a sus usuarios. En algunos casos pueden surgir ineficiencias en los procesos de comunicación, algunas alteraciones que en cierto grado pueden afectar el funcionamiento tanto interno como externo de las organizaciones. Es el caso de la Subdelegación 9 “Santa Anita” la cual cuenta con carencias en sus procesos de comunicación y es importante corregir, fortalecer y/o modificar. La comunicación en general, así como sus distintas disciplinas que la conforman y aún más específico una propuesta de Plan de Relaciones Públicas para la Subdelegación 9 “Santa Anita” puede con ayuda de su implementación brindar un servicio más completo a los distintos usuarios. También la comunicación organizacional es una disciplina que deriva de la comunicación y que se encarga de crear, fomentar y mantener relaciones sólidas dentro de cualquier organización. Desarrollar una comunicación que coadyuve a conquistar los objetivos institucionales y que pueda contra cualquier evento o cambio en la estructura del instituto, sin duda mejora su desempeño laboral así como la imagen que proyecta ante la sociedad. En el primer capítulo de este trabajo se define el concepto de comunicación y se ilustra el modelo de comunicación con los elementos presentes que lo conforman (emisor, mensaje, canal o medio, receptor, retroalimentación y otros más específicos como codificación, decodificación y ruido) y la importancia que tiene cada uno en cualquier tipo de organización. Se habla también de la Comunicación Organizacional, su definición, sus objetivos, sus antecedentes, sus doctrinas, sus representantes y las diferentes disciplinas que intervienen en ésta. Enseguida se muestra un panorama de la Comunicación Organizacional en el contexto nacional y las funciones de un comunicador organizacional. Continua con el significado del término Imagen Corporativa, elemento indispensable de diferenciación y posicionamiento entre las organizaciones. El diseño, la construcción y fortalecimiento de la identidad que regirá la vida de la institución (Visión, Misión, Valores, Filosofía, Lema y Logotipo). En un segundo capítulo se aborda lo relativo al concepto de Relaciones Públicas; se ejemplifica su esquema básico y sus objetivos. También se presenta un contexto actual de las Relaciones Públicas y su incidencia en México. Los inicios, las funciones, los servicios y la importancia del Instituto Mexicano el Seguro Social se describen en un tercer capítulo. De igual forma lo concerniente a la unidad administrativa Subdelegación 9 “Santa Anita”, unidad donde se muestran algunos aspectos de carácter cualitativo. Es necesario externar de manera eficaz una imagen de progreso y estabilidad desde la unidad administrativa más alejada del país hasta las de nivel central. El desconocimiento de la comunicación organizacional en las instituciones nacionales está presente, y es aún más importante en el devenir social que día a día exige elementos que mejoren el funcionamiento de las instituciones. Por último en el cuarto capítulo se propone un Plan Formal de Relaciones Públicas para la Subdelegación No 9 “Santa Anita” perteneciente al Instituto Mexicano del Seguro Social, el cual fortalecería la imagen, procesos administrativos y por supuesto procesos comunicativos tanto al interior y exterior de la unidad administrativa. 6 CAPÍTULO I. La comunicación como base de cualquier organización Este capítulo comienza por definir qué es la comunicación; ésta tiene su raíz en la palabra latina comunis, que significa común, que a su vez quiere decir "poner a la luz de todos". Genéricamente se trata de la acción o efecto de comunicar o comunicarse. Aunque también se designa así al "papel escrito" que anuncia sobre una persona o circunstancia particular, y luego por carácter transitivo pasó a llamarse al "mensaje" mismo. 1 La comunicación es el proceso social más importante. Sin ella el hombre se encontraría aún en el primer escaño de su desarrollo, no existirían sociedad, cultura ni civilización. Probablemente la mera sobrevivencia de la especie no hubiera sido posible sin la aparición del lenguaje (verbal, escrito y pictográfico). La comunicación es un proceso dinámico e interactivo donde se considera que no existe un principio y un fin, ni una serie fija de acontecimientos. No es estática, no está en reposo; se encuentra siempre en movimiento. La base que constituye el concepto de proceso es la idea de que la estructura de la realidad física no puede ser descubierta por el hombre, debe ser creada por este. Al construir la realidad el teórico elige la forma en que habrá de organizar sus percepciones. 2 En el modelo propuesto por Patricia Hayes y John Baird se presentan los elementos esenciales que conforman el proceso de comunicación. En orden gráfico iniciando por el extremo superior izquierdo se encuentra la fuente o emisor quien debe emitir un mensaje a través de un canal con el objetivo de llegar a un receptor y provocar los efectos deseados. La parte de la retroalimentación es fundamental pues de ésta depende que el proceso de comunicación complete su función de comunicar algún contenido o simplemente quedar en simple información. 1 Wilbur Scharmm, La ciencia de la comunicación humana, p. 12. 2 Berlo, David K., El proceso de comunicación. Introducción a la teoría y la práctica, p. 19. 7 Figura 1. Modelo de Comunicación F-M-C-R de Patricia Hayes Bradley y John Baird El proceso de la comunicación se forma por cuatro componentes básicos presentes en el acto comunicativo: fuente, mensaje, canal y receptor. Éstos suelen acomodarse en el modelo F-M-C-R, un concepto simplificado de la comunicación que a continuación explica cada elemento del proceso comunicativo.3 Se mencionan más adelante algunos otros elementos complementarios al proceso comunicativo como codificación, decodificación y el ruido. Fuente o emisor: es la que origina el contenido de lo que se quiere transmitir codificando la idea que desea transmitir, puede tratarse de una persona frente a otra, o bien de una compañía, un gobierno, o cualquier otra forma de organización aunque en última instancia, la fuente la constituyen los individuos como parte de la misma. La responsabilidad de la preparación de la información a transmitir radica en la fuente. Una vez conocida ésta, así como sus ideas, necesidades, sentimientos, información y propósito de comunicarse, surge necesariamente un segundo 3 Modelo de Comunicación F-M-C-R de Hayes Bradley Patricia y Baird John. Communication for Business and the Professions, Wm. C. Brown, Dubuque, Iowa, 1980, p. 7. Canal Fuente Retroalimentación Receptor Efectos Mensaje Canal 8 elemento: el mensaje. La intención de la fuente tiene que ser expresada en uno o varios. La encodificación: refiere a traducir en palabrasorales o escritas, cualquier símbolo comprensible para el receptor; situar una idea en el mismo código. Mensaje: es el estímulo que la fuente transmite al receptor; es la idea o sentimiento que se comunica. Los mensajes se componen de símbolos que tienen un significado común para la fuente y el receptor. La codificación es la traducción de una idea ya concebida de manera apropiada para ser transmitido por la fuente. Canal o medio: es el vehículo que transporta los mensajes de la fuente al receptor, puede hacerse a través de distintos medios de comunicación (escritos, orales o gestuales) y empleando diferentes tecnologías; el eslabón físico entre quien envía el mensaje y el receptor del mismo. Los medios y/o canales de comunicación masiva hacen posible que una fuente alcance a muchos receptores, casi siempre de manera simultánea; los canales públicos permiten la comunicación entre una fuente y un grupo de personas relativamente amplio; por ejemplo, los boletines y revistas de una empresa que circulan entre sus empleados; los canales interpersonales implican un intercambio más directo entre fuente y receptor o entre los miembros de un grupo pequeño: una conversación de frente o por teléfono y la correspondencia entre las dos personas, por citar algunos ejemplos. Receptor: es el destinatario de la información, el receptor simboliza el objeto de la comunicación, el cual es tan importante como el emisor, aunque algunos emisores orientan hacia ellos mismos, otras fuentes o emisores se orientan al mensaje; conocen su contenido pero no lo expresan o codifican adecuadamente para que sus receptores lo entiendan; también hay fuentes que se centran en el canal, dependen tanto del medio de comunicación que el receptor es ignorado. 9 Tanto el emisor como el receptor pueden ser un individuo, los miembros de una compañía o un gobierno, en tanto sean capaces de un cierto grado de decodificación. Este último elemento hace posible que el receptor encuentre el significado e interprete la información enviada por el emisor. Los efectos de la comunicación ocurren como resultado de la transmisión de un mensaje. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje emitido por la fuente; ésta puede tomarla en cuenta y modificar mensajes posteriores. La retroalimentación permite que la comunicación sea un proceso dinámico y bidireccional. La finalidad es verificar que el mensaje enviado ha sido correctamente codificado, transmitido, decodificado y entendido. Ruido: es cualquier cosa que impide o dificulta la comunicación, como el uso de códigos ambiguos, una mala conexión telefónica, el ruido ambiente en la comunicación oral, etc. Como se muestra en el esquema anterior el ruido puede estar presente en la mayoría del proceso de comunicación por lo que la retroalimentación se encuentra en duda si en alguna parte del proceso el ruido interfiere en el mensaje de manera total desvirtuándolo completamente. En las organizaciones, la retroalimentación repercute en varias situaciones: descensos en la productividad, mala calidad de la producción, aumento de ausentismo o rotación del personal, falta de coordinación o conflictos entre las unidades. No se puede hablar del comienzo o del fin de la comunicación ni que la comunicación tenga lugar tan sólo en una dirección. La comunicación es un proceso que se fluye en el tiempo, sin principio ni fin, en un devenir constante, sin posibilidad de dividir sus partes en elementos constitutivos independientes. La información es comunicación porque nos permite reducir la incertidumbre acerca del futuro y desarrollar perspectivas respecto de la manera como debemos comportarnos socialmente. La comunicación es más específica que la información porque se ocupa de los posibles patrones que pueden 10 expresarse con símbolos, mientras que la información se dedica a reconocer patrones. Aunque cabe señalar la diferencia entre información y comunicación, por un lado la comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias por su parte la información aumenta el conocimiento, comunica novedades. De esta manera se puede decir que la información complementa la comunicación ya que lo que se comunica es información en los mensajes. De modo general la diferencia fundamental entre información y comunicación reside en la respuesta del interlocutor, mientras que la información no precisa esa respuesta, la comunicación para poder seguir estableciéndose, sí. La investigación de la comunicación social se inicia con Karl Buhler quien estableció y proporcionó ciertos puntos para la investigación social. Aportó a los comunicólogos el concepto de paradigma para tratar de entender mejor y mostrar el carácter científico del trabajo del comunicador en el área. Los investigadores en comunicación social otorgaron mejor racionalidad a la visión de Buhler. 4 Hasta ahora se han identificado cinco programas de investigación en el área de comunicación social. Éstos son: - Programa de efectos poderosos de los medios de comunicación social. - Programa de efectos limitados de los medios de comunicación. - Programa de investigación de usos y gratificaciones de los medios de comunicación social. - Programa de efectos de los medios de comunicación social. - Programa de efectos de los medios de comunicación contingentes de la audiencia. 5 Los estudiosos de la comunicación social que trabajan en esta área se han interesado en considerar variables motivacionales que mediatizan en los procesos de efectos de los medios y sus audiencias. Los programas de 4 Buhler, Karl. Teoría de la expresión: el sistema explicado por su historia, p. 175. 5 Nosnik, Abraham. Desarrollo de la comunicación social. Un enfoque metodológico. México, p. 98. 11 investigación referentes a la comunicación social se han ido creando de acuerdo a las necesidades de los públicos a quienes van dirigidos. Enseguida se da pie al inicio de la comunicación organizacional como una de las ramas de la comunicación que se hace de diversas disciplinas que ayudan al funcionamiento de las organizaciones. I.I La Comunicación Organizacional Hasta comienzos del siglo XX la actividad periodística de manera profesional no comienza a aplicarse sino hasta 1906, cuando el periodista norteamericano, Ivy Lee consigue crear una imagen corporativa del grupo de empresas de John D. Rockefeller6. En Europa comienza a desarrollarse hasta después de la Segunda Guerra Mundial. La joven historia de la comunicación empresarial se desarrolla a comienzos del siglo XX en Estados Unidos y da paso a una definición y aplicación profesional. La investigación de esta área de la comunicación nace conjuntamente en los comienzos del siglo XX (1911), en Europa Occidental. La comunicación empresarial se ha definido como el proceso de doble sentido a través del cual las personas que trabajan en una institución o tienen contacto con ella intercambian la información con un propósito determinado. Ocurre tanto dentro como fuera de las fronteras de una organización y de igual forma con otras7. Fernando Martín define a la comunicación empresarial como “la creación, coordinación, análisis, desarrollo, difusión y control de toda acción de gestión informativa interna y externa, que diariamente se produce en una empresa o institución tanto en el ámbito de actividades, servicios o productos, que afecta a un determinado público o colectivo social, y que se transmite a través de los medios de comunicación”.8 6 Martin Martin Fernando. Comunicación en empresas en Instituciones. Salamanca, p. 18. 7 D´Aprix, Roger. La comunicación, clave de la productividad. Ed. Limusa, México, 1986,p. 48. 8 Martin Martin, Op Cit p. 20. 12 Muchos de los problemas de comunicación que se plantean en las organizaciones no se deben a la falta de claridad o a la utilización de expresiones incorrectas, sino a las diferencias perceptivas entre los individuos que se están comunicando. Estas diferencias pueden crear severos conflictos en la organización. Sin duda, en la actualidad para que cualquier corporación moderna se coloque en posición de aspirar al logro de un fin común, es necesario que quienes la forman establezcan una serie de relaciones mutuas que favorezcan la coordinación de sus esfuerzos, de ahí deriva la constitución de flujos de comunicación intra e intergrupales. Por ello la comunicación es el sistema nervioso de la empresa. Hacia finales del siglo XIX y principios del XX, a raíz de la Revolución Industrial y la creciente diversidad y complejidad de las organizaciones, se empezaron a efectuar estudios e investigaciones relacionados con la Comunicación Organizacional de forma más consciente y fundamentada. I.II Teorías representativas A partir de estos estudios, Max Weber definió algunas de las características más importantes que llegaron a formar una teoría. En este capítulo se mencionan algunas de las teorías representativas del estudio de las organizaciones: la clásica, humanista, de sistemas y de contingencia. A continuación se señalan aspectos importantes de cada teoría:9 La Teoría Clásica compartió algunas ideas centrales acerca de cómo debería funcionar una organización; muchos de sus principios y propuestas han tenido un impacto relevante aún hoy en día. Los autores más notables de la corriente Clásica son Max Weber, Frederick Taylor y Henri Farol. Entre los puntos más importantes de su corriente se encuentran: 9 Weber, Max. La Teoría Social y Económica de las organizaciones. Oxford University, EUA, 1998, p. 189. 13 • Contar con una jerarquía de autoridad bien definida. • Desarrollar normas, reglas y estándares de operación que sean precisos. • Especificar los deberes y derechos de cada empleado. • Delimitar la inherencia del personal en la propiedad de la organización. • Llevar un informe ejecutivo de los actos decisiones y reglamentos más importantes. • Que los funcionarios mantengan una distancia social con sus empleados. La comunicación organizacional en empresas o instituciones en esta corriente es preponderantemente formal, oficial y vertical, con poco manejo de contenidos y de relaciones fuera de los estipulados. La Teoría Humanista parte de una visión más completa de la naturaleza humana y de su impacto en el desempeño y los logros de la empresa. Elton Mayo, Kart Lewin y Rensis Likert son los pensadores más sobresalientes en dicha corriente. Consideran premisas importantes aquellas que se refieren a aspectos como liderazgo, motivación, relaciones y comunicación informal, el cambio y el desarrollo de recursos humanos. El elemento común y determinante en esta escuela es la valoración adecuada del elemento humano en las organizaciones mediante una mayor participación y comunicación, estructuras más flexibles e integradas, la conjunción de las necesidades organizacionales e individuales, la preocupación por el desarrollo del personal y la motivación. En la Teoría de Sistemas se encuentran los autores Daniel Katz y Robert Kahn quienes ven a las organizaciones como sistemas abiertos y vivientes. Consideran también que las organizaciones funcionan de manera independiente a su entorno, lo que las transforma en sistemas cerrados. La Teoría del Contingente da un peso muy importante a la influencia del medio ambiente o contexto, que analógicamente podría considerarse como el 14 estímulo; en cambio, la forma en que una organización se estructura y funciona puede tomarse como la respuesta. Consideran que la forma, sentido, y profundidad de toda organización dependerán de si son contingentes al tipo de demandas que el mercado presenta a distintos tipos de organización. Entre los autores más representativos se encuentran Joan Woodward, Tom Burns y Paul Lawrence10. Tomando en cuenta los enfoques de las diferentes teorías, investigadores contemporáneos se han dado a la tarea de contar con una definición más precisa y completa con base en los estudios anteriores. “La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”11. Podemos decir que se trata de un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Fernández Collado define la comunicación organizacional como: “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”. 12 Desde el enfoque anterior, la comunicación organizacional se define desde cinco áreas: se trata de la comunicación interna, la comunicación externa, las 10 Arras Vota, Ana Maria. Comunicación Organizacional. Dirección de extensión y difusión Cultural, Chihuahua, México, 2002, p. 34. 11 Arrieta Erdozaín, Luis. Un concepto de Comunicación Organizacional. Ed. Diana, México, 1991, p. 85. 12 Fernández Collado, Carlos. La Comunicación en las Organizaciones. Ed. Trillas, México, 1995, p. 27- 31. 15 relaciones públicas, la publicidad y la imagen corporativa; las cuales se describen a continuación: • La comunicación interna son las actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes originados por los diversos medios de comunicación, con el objetivo de proveer comunicación, unión, motivación y así alcanzar las metas establecidas por la organización. • La comunicación interna comprende las comunicaciones de carácter formal e informal.13 Las comunicaciones de carácter formal se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por donde circula el flujo de información relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa, tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de la organización. Las informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo. En este tipo de comunicación, la información que se transmite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la empresa; compartirla con todos los miembros de la organización tiene como fin que estén informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera el ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización. Las comunicaciones formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el13Comunicación horizontal informal y rumor, por Martínez de Velasco en Comunicación Organizacional práctica: Manual gerencial. México. Ed. Trillas 1999. p 87. 16 ámbito de las comunicaciones; es decir que dentro de ella no existe ninguna frontera. Por último se puede decir que la comunicación formal y la informal, tienen como fin el enviar una serie de mensajes que aseguren una difusión adecuada por los procedimientos estipulados en la organización, estos mensajes suelen llevar implícitos los objetivos y políticas que se manejan dentro de la organización. Dentro de la comunicación formal e informal se habla de comunicación multidireccional, ésta se crea básicamente de la comunicación descendente, ascendente, horizontal y transversal. La comunicación descendente es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar; en dicha comunicación se pierde el valor comunicativo que lleva el mensaje. 14 La comunicación ascendente refiere cuando los trabajadores de una organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general que sucede al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo; esta información suele ser detallada y específica.15 La comunicación horizontal se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. Por otro lado, cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los caminos establecidos por la estructura, se dice que es comunicación informal y comprende toda la información no oficial que fluye entre los grupos que conforman la organización. La comunicación informal incluye al rumor. 14 Ibídem p. 27. 15 Comunicación ascendente por Guillermo Savage en Comunicación Organizacional práctica: Manual gerencial. Ed. Trillas, México, 1999, p. 41. 17 La comunicación externa se trata de todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. 16 En tanto las relaciones públicas son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman la organización. Se trata de la filosofía de organización cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o conductas del público objetivo. El cual puede ser físico (una persona) o jurídico (una empresa) o algún medio. En las relaciones públicas el público receptor es más amplio, ya que implica los medios, los empleados y la sociedad en su conjunto; mientras que en la publicidad el público objetivo sólo es el consumidor. Hoy en día, las relaciones públicas apoyan corporativamente a la publicidad, desde un punto de vista organizacional. 17 Es necesario definir que la publicidad son todos aquellos mensajes emitidos a través de medios masivos de difusión con el objetivo de incrementar la venta de los productos o servicios de la organización. La publicidad es una comunicación persuasiva fundamentalmente de masas y de carácter comercial, impulsada por un anunciante (la empresa) para difundir sus bienes o servicios y lograr su posterior venta o contratación. 18 Por otro lado la propaganda “…siempre es flexible; dice cosas diferentes aquí y otras allá. No es posible pulirla, laminarla y rellenarla; más bien debe ocupar el espacio entre el individuo y la mayoría.” 19 16 Martín Martín, Op, Cit, p. 26. 17 Goldhaber, Gerald M. Comunicación Organizacional. Ed. Diana, México, 1994, p. 264. 18 Goldhaber, Gerald, Op Cit, p. 205. 19 Miguel Ángel Sánchez. Juego de ojos, conocimiento y propaganda, en Vázquez, Jesús María. Manipulación. Información. Razón y Palabra No 60. Instituto de Sociología Aplicada de Madrid, 1990. 18 El propósito de la propaganda es aumentar el apoyo (o el rechazo) a una cierta posición, antes que presentarla simplemente en sus pros y sus contras. El objetivo de la propaganda es convencer a la gente: pretende inclinar la opinión general, no informarla. Debido a esto, la información transmitida es a menudo presentada con una alta carga emocional, apelando comúnmente a la afectividad, en especial a sentimientos patrióticos, y apela a argumentos emocionales más que racionales. La propaganda se inserta en el campo de la comunicación, un terreno que engloba diversas áreas de conocimiento que, por su naturaleza, pueden dar lugar a confusión. No es hasta la Primera Guerra Mundial cuando se institucionaliza la propaganda moderna con métodos científicos. El periodista Walter Lippman y el psicólogo Edward Bernays (sobrino de Sigmund Freud) fueron los responsables de orquestar la primera campaña anti-alemana en Estados Unidos para que el pueblo estadounidense diese su visto bueno a la entrada de este país en la contienda. 20 El éxito demostró el potencial de esta herramienta como medio de control de la opinión pública, una experiencia que volvieron a poner en práctica los siguientes gobiernos estadounidenses y de la que aprendieron otros países durante la Segunda Guerra Mundial. En esta ocasión, la propaganda se convierte en la principal arma de guerra en el terreno de batalla tanto para la Alemania nazi como para el Gran Bretaña. Una de las definiciones más completas de propaganda es la ofrecida por Alejandro Pizarroso en su Historia de la propaganda: La propaganda es una actividad comunicativa de carácter informativo -proporciona el conocimiento de ideas que se quieren dar a conocer-; de carácter contingente - contenidos referidos a lo que sucede en el tiempo-; de carácter actual -ofrece información ideológica de actualidad y opera en los niveles informativos primero, segundo o tercero según el soporte empleado-, buscando como finalidad principal la persuasión, el convencimiento e incluso la respuesta activa. 21 20 Qualter, T. H. Publicidad y democracia en la sociedad de masas. Ed. Paidós, Barcelona, 1994, p. 38. 21 Pizarroso Quintero, Alejandro: Historia de la propaganda. Notas para un estudio de la propaganda política y de "guerra"; Ed. Eudema, Madrid, 1990, p. 182. 19 Diversas definiciones coinciden en que la propaganda es una forma de manipulación de la realidad con la intención de conseguir la adhesión de un colectivo, y cuya intencionalidad real subyace a la que se hace manifiesta. Mientras tanto la publicidad corporativa, se considera como una herramienta de las relaciones públicas, ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización. Aquí las acciones se plantean en el ámbito institucional y muy rara vez a nivel de producto o de marca. Este tipo de publicidad se refiere más a la imagen que a la notoriedad y la intención de compra. El objetivo de la publicidad corporativa es genérico y amplio, mientras que el de la publicidad comercial es más concreto. Con relación al público objetivo, los destinatarios son los mismos en ambos casos, pero el coste y el escaso control de los medios de comunicación hacen que este tipo de publicidad sea más versátil y eficaz en colectivos pequeños y elitistas. 22 En cuanto a los medios y soportes sí hay diferencias, ya que en la publicidad comercial hay espacios más concretos, definidos y tarifados, pero en la corporativa esto no siempre se da porque las acciones de comunicación no son estructuradas, no hay coste y el espacio tampoco es concreto. Con respecto al mensaje, en la publicidadcomercial se trata de un mensaje explícito y evidente, mientras que en la corporativa (que se apoya en las relaciones públicas) es un mensaje sutil y disfrazado. La publicidad comercial afecta a la imagen, pero no expresa la identidad de la empresa. Sólo habla del producto o en tal caso, de la marca. La publicidad corporativa es una de las mejores y más baratas formas de transmitir la imagen de la empresa. Como se ejemplifica en forma gráfica en el siguiente esquema Abraham Nosnik y Alberto Martínez de Velasco, los flujos de comunicación siempre están en 22 Duhalt Krauss, Miguel F. Técnicas de Comunicación Administrativa. UNAM, 1974 p. 96 20 contacto con los elementos ahí plasmados. Desde el emisor pasando por los símbolos, el mensaje, el medio, la percepción y la retroalimentación23. Para mencionar la función e importancia de la comunicación organizacional es necesario señalar que en los últimos tiempos, la comunicación se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier organización (empresas, instituciones, comunidades, un Estado-Gobierno) para conseguir sus objetivos como entidades sociales. De acuerdo con las condiciones actuales, la función de la comunicación organizacional radica esencialmente en tareas como coordinar y canalizar el plan o la estrategia de comunicación de la organización; gestionar acciones encaminadas a mejorar la imagen pública; potenciar, desarrollar y difundir la actividad de comunicación; conseguir que esta sea clara, veraz, transparente; mantener estrecha relación de colaboración con los medios y verificar y controlar la calidad e incidencias informativas y publicitarias de todas las acciones de comunicación. 23 Martínez de Velasco, Alberto. Comunicación Organizacional Práctica Manual Gerencial. Editorial Trillas, México, 1995, p.14. Intención • Acción o resultado deseado A Emisor B Receptor Decodifica • Símbolos • Imágenes • Acción Encodifica • Símbolos • Imágenes Mensaje • Elementos • Estructura • Tratamiento Percibe • Acción o resultado deseado Retroalimenta • Símbolos • Imágenes • Acción Medio • “A” transmite • “B” recibe personal, escrito, auditivo, audiovisual 21 La comunicación organizacional también se ocupa de las relaciones con las administraciones públicas, los inversionistas; la comunicación con el mercado de trabajo, la publicidad corporativa y la comunicación externa e interna. Todas sus manifestaciones están dirigidas a los públicos objetivos de la entidad, es decir, a los públicos con los cuales la organización tiene una relación interdependiente, normalmente indirecta. En la práctica actual, puede definirse toda forma de comunicación utilizada por la organización fuera del campo de la comunicación de marketing, pues en muchas empresas, la mayoría de las formas de comunicación organizacional se encuentran dentro del marco de actividad del departamento de relaciones públicas. Las organizaciones dependen de la comunicación para coordinar las actividades de sus miembros, sobre todo cuando el entorno cambia imprevisiblemente. De este modo la organización actual de la sociedad, los constantes cambios políticos y económicos, la expansión de los mercados, la globalización, la saturación de la información, la calidad y la competitividad, son algunos de los mayores retos que deben enfrentar las empresas. Ante estas barreras y en el siglo de la era digital, donde la información es constante y dinámica, la visión empresarial no sólo debe estar sustentada en el modelo de economía, producción y administración que ha marcado el accionar de la empresa desde el siglo XIX sino en metodologías y procesos comunicativos más eficientes y eficaces. A estos procesos y metodologías deben incluírseles la comunicación, la cultura y la identidad como nuevos ejes de la acción empresarial, ya que estos tres aspectos constituyen el "sistema nervioso central" de todos los procesos de la dinámica integral de una organización. 24 24 Fernández de Collado; Op Cit p. 276. 22 Desde esta perspectiva, la comunicación se constituye en esencia y herramienta estratégica para los procesos de redefinición de las relaciones de la organización con el entorno, la interacción con sus públicos, tanto internos como externos, la definición de identidad y el uso y apropiación tecnológica que se requieren para consolidar una empresa comunicativamente estructurada. En entrevista con Guillermo Vega Zaragoza, Vicepresidente de la Asociación Mexicana de Comunicadores (AMCO) durante el periodo 1999-2001, señala que en México, la comunicación organizacional es en esencia pionera ya que es en los años 60 y 70 cuando aparece en la escena comunicativa. La revista “Voces”, creada por Teléfonos de México (TELMEX), empresa pública en ese entonces; es pionera en la comunicación organizacional. Durante muchos años, “Voces” informó al publicó interno de TELMEX sobre las actividades realizadas por la empresa para con la sociedad. También informó sobre aspectos internos y dio información de interés de la planta laboral, cumpliendo una función que años adelante se define como comunicación interna. I.III Asociación Mexicana de Comunicadores La AMCO fue la primera institución especializada en la Comunicación Organizacional, fundada en México a comienzos de 1970; y desde entonces promueve el desarrollo de dicha disciplina y el crecimiento profesional de los comunicadores organizacionales en México. 23 La Asociación cuenta con más de 180 afiliados, entre los que se encuentran empresas nacionales e internacionales, consultores privados, profesionistas independientes, investigadores y docentes universitarios. Entre los investigadores que han aportado en mayor medida al desarrollo de la Comunicación Organizacional en México aparece Abraham Nosnik Ostrowiak, quien realizó una aportación esencial a la comunicación organizacional. 25 En el trabajo de Nosnik, dentro de una tradición humanista, afloran distintas influencias, como el trabajo de Harold Laswell que tiene la importancia de formular el objeto de la disciplina comunicativa y el trabajo de Kurt Lewin, que es otro de los teóricos que han dejado huella en el trabajo de Abraham Nosnik. Identificado como uno de los cuatro padres fundadores de la investigación científica de la comunicación en Estados Unidos (además de Carl Hovland, Paul Lazarsfeld y Harold Laswell), Lewin avanzó abriendo camino a la tradición de estudios experimentales sobre procesos y dinámica de grupos en la psicología social orientada hacia la resolución de problemas prácticos. Nosnik se preocupa ante las concepciones que sostienen que las teorías precisamente por ser teorías no son aplicables, y que las aplicaciones exitosas se dan más allí de posibles conceptualizaciones del fenómeno en cuestión. Y califica de trágico para los profesionales que se dedican a la investigación social llegar a aceptar el rechazo a las teorías por considerarlas poco aplicables a situaciones prácticas. Karl R. Popper es otro de los autores que se dejan ver en los trabajos de Abraham Nosnik. Este autor afirma que el método de aprendizaje, es decir de 25 Ídem 24 adquisición de conocimiento es el método de ensayo y error, o mejor dicho de ensayo y eliminación del error. Para Nosnik, “la planeación de la comunicación es una oportunidad de aprendizaje en el sentido de que se ensaya con un conjunto de ideas (contenido del plan), su métodode implementación (políticas derivadas de la estrategia de planeación), y se evalúa el mérito del plan y su implantación (los aciertos y fallas)”. 26 La planeación puede llegar incluso a considerarse una oportunidad de crecimiento del conocimiento si en la etapa donde se evalúa la planeación se elimina el error que genera ese ejercicio. "... aprender es darse cuenta de que nuestras teorías son tanto ciertas como falsas. Es más, hay ocasiones en que el error nos hace revisar más profundamente nuestras teorías y métodos de contrastación empírica, que cuando tenemos éxito. Incluso, psicológicamente estamos en mejor disposición de aprender '¿Qué pasa?' cuando obtenemos una calificación reprobatoria en un examen que cuando lo aprobamos." 27 Nosnik aporta lo que llama “Comunicación Productiva” y la define como “la transformación y mejora de cualquier sistema para beneficio de todas las partes que lo integran (emisores y receptores) a partir de la retroalimentación del público o públicos (conjunto de receptores) al propio sistema (emisor o grupo de emisores que actúa/n como representante/s del sistema porque tienen la autoridad formal y el poder necesarios que así lo acreditan), y de la evidencia empírica disponible que el cambio efectuado por y en el sistema beneficia a todos los que lo integran”. 28 Para lograr esa cohesión entre cualquier organización y su comunicación Nosnik nombra las tres “i´s” de la comunicación organizacional: • Comunicación Íntegra: el sistema no puede permitir flujos de información que no sean veraces y que estén incompletos. La información íntegra 26 Ibídem, p.113. 27 Ibídem, p. 97. 28 Nosnik, Abraham. Linealidad, Dinamismo. Productividad: tres concepciones de la comunicación humana y social. Razón y Palabra, Número Año 1, México, Enero-Febrero 1996. 25 también debe ser completa, que satisfaga las necesidades o requerimientos que los receptores tengan. • Comunicación Integral: el sistema debe identificar a todos los públicos que debe servir con comunicación, estudiar las necesidades de información de dichos públicos y satisfacer con los criterios que impone el principio de comunicación íntegra. • Comunicación Integrada: el sistema debe crear condiciones materiales (infraestructura) y de clima laboral para que emisores y receptores puedan colaborar para cumplir con el corazón ideológico de cada sistema. 29 Añade Carlos Espinosa que el profesional de la comunicación organizacional estudia la conducta de la comunicación de las personas que forman las organizaciones. Para gestionar esta herramienta nació la figura del Director de Comunicación, comúnmente denominado “Dircom”. 30 Cada uno se encarga de gestionar la comunicación al interior y al exterior de la organización, de acuerdo con los intereses, objetivos y la cultura donde desarrollan actividades. El especialista en comunicación organizacional deberá gestionar y proyectar de manera integral los sistemas de comunicación e información de una empresa u organización, liderar cambios, establecer programas de cultura e identidad corporativa, diagnosticar y planear estratégicamente la comunicación según los diferentes públicos y entornos, todo ello con base en la investigación aplicada. "El padre José Sánchez Villaseñor (padre de Abraham Nosnik) insistía en que el comunicador, en aquella época él pensaba solamente en el comunicador social, debe someter la técnica, o sea, los recursos tecnológicos de transmisión y recepción de mensajes, al espíritu. Es decir, además de saber utilizar los recursos técnicos de comunicación, el comunicador debe tener 'algo' qué decir." 31 29 Ídem. 30 Entrevista a Carlos Espinosa Martínez, Director de Comunicación Social de la Subdelegación 3 y 4 del IMSS en el periodo 2002 – 2005. 31 Nosnik, Abraham, "El papel del investigador de la comunicación en la práctica de las organizaciones”, en Sánchez Ruiz, Enrique. La investigación de la comunicación en México. Logros, retos y perspectivas. U. de G., México, 1988, 231 pp. 26 La formación del comunicador debe ser propositiva para poder desarrollar un enfoque integral de la comunicación en el que se asume ésta como un sistema que determina el comportamiento organizacional. Desde allí se entiende que las organizaciones “no son entes funcionales ni pragmáticos que requieren únicamente optimizar la comunicación o solamente medirla con instrumentos, se piensa en la organización como un constructo humano, con significados, hechos y eventos ambiguos que dan pie a la distorsión comunicativa”. 32 La nueva visión de la comunicación organizacional debe partir del supuesto de que las empresas son realidades en construcción, que permiten visiones integrales y posibilidades de intervenciones deliberadas y sistemáticas para adecuarlas a lo que pretenden ser. Se debe pensar en la comunicación organizacional como una estrategia integral que proyecta identificadores para propiciar una imagen coherente de la organización, relacionar sus necesidades e intereses con los de su personal, con los consumidores, con el contexto en el que actúa y con las necesidades sociales. El objetivo básico de la estrategia es convertirse en agentes determinantes, tratar de influir en los demás, en el mundo físico que le rodea. Lo primero que se debe preguntar es ¿cuál es el fin que se persigue y qué resultados espera el emisor al difundir su mensaje? 33 El comunicador tiene el entrenamiento y la oportunidad de ofrecer teorías y métodos a la organización para adaptarse mejor a los cambios y situaciones que enfrenta. La investigación de la comunicación organizacional es un conjunto de procedimientos y técnicas de investigación empíricas utilizadas, tanto en el 32 Ídem 33 Martínez de Velasco, Op Cit, p. 65. 27 campo como en los laboratorios para establecer y/o comprobar teorías relacionadas con la conducta de comunicación en las organizaciones.34 Se debe resaltar también el concepto de Imagen Corporativa, comencemos por señalar que una imagen se forma como resultado de una serie de estímulos que un perceptor recibe de un emisor, directa o indirectamente, y su interpretación o evaluación pueden ser influenciadas por muchos factores psicológicos y sociales. Para comprender cómo tiene lugar esa interpretación o evaluación debemos estudiar la forma en la que el individuo procesa la información. “Una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a través del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interacción de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto".35 Así, cualquier institución necesita detectar cuáles son los escenarios en que la comunidad se desenvuelve, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse allí en un espacio, un posicionamiento. Según Roger D´Aprix, el procesamiento de la información sólo se retiene si se completan todas las fases del procesamiento de la información. La memoria del ser humano se compone de tres elementos: memoria sensorial, memoria a corto plazo y memoria a largo plazo. En esta última donde se efectúa la fase final de procesamiento de la información por el individuo.36 Para evaluar, establecer o desarrollar la imagen visual es necesario tomar en consideración fotografías, imágenes, formas, colores, rasgos o indicadores culturales de la comunicación no verbal. La imagen audiovisual es la percepción que se tiene de una persona o institución por parte de sus grupos objetivos, como consecuencia del uso de34 Nosnik, Abraham, Op Cit El desarrollo de la comunicación social, p. 79 35 Homs Quiroga, Ricardo. La comunicación en la empresa. Ed. Iberoamericana, México, 1999, p. 98. 36 D´Aprix, Roger. La comunicación. Clave de la productividad. Ed. Limusa, México, 1986, p. 84. 28 estímulos dirigidos al sentido de la vista o del oído, simultáneamente o por separado. Se considera cuando se ha escuchado hablar de la misma.37 En el sentido organizacional la imagen es la percepción de los públicos acerca de una organización y la idea general que forman respecto a esta y sus productos o servicios. I. IV Imagen corporativa La imagen corporativa es un elemento definitivo de diferenciación y posicionamiento. Así como las empresas deben adecuarse a los cambios con una velocidad y profundidad, jamás vista, de igual manera deberá adecuar su imagen para transmitir dichos cambios. Es la manera por la cual trasmite, quién es, qué es, qué hace y cómo lo hace.38 El diseño coordinado de los diferentes agentes de comunicación hará que la imagen sea correctamente transmitida al auditorio deseado. La construcción de una imagen conlleva una optimización de recursos, dado que tanto el mobiliario, como la publicidad, los uniformes y la papelería son elementos necesarios de todos modos para el funcionamiento de una empresa. Al transformar los recursos en agentes de comunicación, se rentabilizan al máximo las inversiones obligadas. Es la personalidad de la empresa lo que la simboliza, dicha imagen tiene que estar impresa en todas partes que involucren a la empresa para darle cuerpo, para repetir su imagen y posicionar ésta en su mercado. Dicha imagen regula el comportamiento de las empresas; incluso, para mantener un cierto estilo, deben procurar estandarizar todas las expresiones en las que se mezcla su imagen (papel de cartas, rótulos externos, medios de transportes, etc.) Por este motivo es fundamental recurrir a un especialista para que estudie el programa de imagen de la empresa. 37 Homs Quiroga; Op Cit, p. 67. 38 Ibídem p. 23. 29 El logotipo de la empresa juega un papel imprescindible, según se describe a continuación. Un logotipo es un grupo de letras, símbolos, abreviaturas y cifras, entre otros aspectos, fundidas en un solo bloque para facilitar una composición tipográfica, es la firma de la compañía que se puede aplicar a toda clase de material impreso o visual.39 Al ver su logotipo constantemente, éste poco a poco quedará fijo en la mente de las personas, eso es posicionarse. Cuando alguien piensa en algo referente a su producto o servicio se imaginará su logotipo como opción. Ricardo Homs, investigador de la comunicación, expresa que “las imágenes de empresas o instituciones tienen una gran influencia en el éxito global. Abarcan desde un logotipo, hasta el estilo del inmueble, que incluye todo, desde el diseño o decoración interior hasta los uniformes de la empresa”.40 El principal requisito consiste en que debería reflejar la posición de mercado de la empresa o institución. Le permitirá a la compañía colocarse visualmente al lado de sus competidores y le ayudaría a aparecer como el proveedor más profesional y atractivo dentro de su sector de mercado. El diseño de un logotipo deberá estar dictado por los requisitos del cliente o usuarios y la investigación del especialista. La mayoría de las organizaciones, grandes y pequeñas, requieren una imagen comercial que estará presente en todo material impreso de la compañía. El objetivo es el de establecer una etiqueta distintiva y apropiada que separe a este comercio de sus competidores. La imagen corporativa de una empresa, sin duda es uno de sus más importantes elementos de ventas. Como hace referencia Harold Lasswell “…la formación de una imagen corporativa se centra en dos áreas, la interna que abarca la identidad de la empresa y la comunicación interpersonal; y la externa que contempla la proyección de la imagen a través de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del público”. 39 Fernández Collado, Op Cit, p. 107. 40 Homs Quiroga; Op. Cit p. 92. 30 Así en la conceptualización del mensaje se tiene que aplicar la fórmula de Lasswell: “Qué se va a decir, a quién se lo vamos a decir, cómo se lo vamos a decir y por qué se lo vamos a decir”. 41 Es conveniente crear una plantilla, donde, a través de un muestreo en el público tanto interno como externo, se tengan algunas referencias de la orientación de la opinión de ese público. Las preguntas tienen que ser creadas sobre la base de la realidad de la empresa. Existen dos tipos de imagen corporativa: la promocional y la comercial.42 La imagen promocional es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reacción inmediata del público, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institución. La imagen motivacional es aquella que se desarrolla con el objeto de orientar la opinión del público hacia metas de identificación o empatía entre la institución y el público. Los cuestionamientos ¿qué cambios?, ¿qué estrategias? y ¿qué clase de imagen necesitamos? se deben dejar en claro en estos tipos de imagen. La proyección de una imagen tiene que ser planificada previamente por la persona encargada de las comunicaciones corporativas, basándose en una identidad real establecida, un mensaje diáfano y el público identificado. Una eficiente proyección se desarrolla por etapas que pueden ser medidas puntualmente, iniciándose con la emisión del mensaje, penetración en el objetivo (conocimiento), la actitud asumida, llegando por último al cambio de actitud o comportamiento. 41 Lasswell, Harold D. El estudio de las políticas públicas. Colección Antologías de Política Pública. Editorial Porrúa. México, 1994, p. 89. 42 Moles, Abraham A. La Imagen: Comunicación Funcional. Ed. Trillas, México, 2002, p. 51. 31 En la difusión de una imagen, el mensaje es difundido a través de los medios tradicionales de comunicación, desde el más local hasta la utilización de las grandes tecnologías comunicativas como la red. La fuerza de una gran organización moderna se basa en múltiples aspectos, uno de los más importantes en una sociedad eminentemente audiovisual y tecnológica es el de disponer de una imagen representativa y fácilmente identificable. La necesidad gubernamental de establecer con la sociedad una relación ha llevado a que dependencias públicas elaboren al menos un manual a fin de construir una imagen institucional. Los objetivos primordiales que se desean alcanzar al construir una imagen institucional son los siguientes: • Articular la imagen institucional de la dependencia, mediante la unificación de una identidad gráfica fácilmente identificada por todos. Esto se logra con la creación de un manual de la Imagen. • Simplificar y generalizar todo el material de trabajo utilizados por la dependencia, para facilitar una mayor claridad, eficacia y agilidad en la comunicación con los ciudadanos. 43 Con base en los objetivos anteriores, es necesaria la utilización y aplicación de lineamientos que señalen las reglas del juego de la empresa y que deben ser conocidos y observados por todos los que forman parte de ella, de lo contrario se formaría una empresa o dependencia carente de cimientos. La empresa debe dejar claros los siguientes puntos para el conocimiento general: • Visión • Misión • Valores • Filosofía • Lema • Normas de conducta y apariencia 43 Rosell, Eugeni, Manual de Imagen Corporativa. México, 1991, p. 44. 32 Seis puntos fundamentalesson las condiciones que determinan el éxito o fracaso de cualquier esfuerzo de la dependencia que se emprenda, seis elementos que en la actualidad ya no son un privilegio desarrollarlos e implementarlos sino que se tratan ya de un requisito indispensable, de una necesidad a los requerimientos de cualquier institución de carácter público o privado para lograr su certificación ante los órganos reguladores correspondientes: ”Visión: La visión es el puerto de destino, es la meta a alcanzar, es el logro máximo que se tiene en mente que hace válido todos nuestros esfuerzos. Principios: Debe hablar de valores humanos, de principios morales que deberán guiar nuestra actuación institucional. Misión: La misión es el compromiso de servir, es el encargo de satisfacer una necesidad humana, o bien, la fuerza interna que dará guía y dirección a las acciones diarias de todo el equipo de trabajo. Filosofía: La filosofía es el extracto de la misión y los principios combinados. En la filosofía se debe identificar claramente qué es lo que hace diferente de los demás. Una filosofía ayudará a crear una imagen única que los diferenciará y posicionará en la sociedad. Lema: El lema empresarial o institucional es el máximo reto de síntesis y su éxito dependerá de qué tan bien expresados están los cimientos de los que se desprenderá. Normas de conducta y apariencia: Éstas serán las reglas que todos los que colaboren en la empresa deberán de cumplir para que se comunique y mantenga una buena imagen”. 44 44 Gordoa, Víctor. El Poder de la Imagen Pública. Ed. Debolsillo, México, 2006, p. 23. 33 Toda empresa o institución existe en función de su presencia en el medio. El conjunto de acciones comunicativas que debe realizar construye una positiva reputación pública. La identidad no es un estado, es un proceso vivo, permeable y sensible en sí mismo y en el entorno, en constante movimiento presente en la arquitectura, papelería y embalajes, fundamentos básicos publicitarios, fotografía corporativa, puntos de venta, en general, un detalle de cada una de las formas de expresión que va a comunicar.45 Así, la Imagen puede proyectar dinamismo, juventud, experiencia, tecnología, calidad, transparencia y muchos otros atributos deseables para un público deseado, en este caso, la sociedad en general. Ya consolidada, la imagen institucional se enfrenta a retos y casos específicos a los que tendrá que hacer frente, como la fusión de una empresa con otra, cuando una empresa toma conciencia que debe modernizarse, o cambio de nombre de la compañía, selección de nuevas agencias, así como estrategias para enfrentar el desastre noticioso. La búsqueda de la identidad, sus crisis y su pérdida constituyen el centro de las investigaciones y las preocupaciones actuales. 46 Etimológicamente, identidad viene de ídem, que significa "idéntico", pero idéntico a sí mismo y no a otra cosa. Así, la identidad implica la dialéctica de la diferencia: el ser, o el organismo que es idéntico a sí mismo es, por tanto, diferente de todos los demás. La identidad corporativa es comprendida como un instrumento estratégico de primer orden. La identidad corporativa es un "sistema" de comunicación que se incorpora a la estrategia global de la empresa, se extiende y está presente en todas sus manifestaciones, producciones, propiedades y actuaciones. La identidad 45 Ibídem p. 78 46 Guhalt Krauss, Miguel F. Técnicas de comunicación administrativa. UNAM, México, 1974, p. 56. 34 objetiva de la empresa ("lo que es") es equivalente a lo que, en una persona, es el conjunto de datos descriptivos ("quién es") que están inscritos en su documento de identidad o su pasaporte y que podemos ver y leer (pero sólo ver y leer). 47 La personalidad, su carácter, sus actitudes, su conducta, su forma de ser, es decir, lo que le da vida y singularidad como organización, no están en ningún documento. Se descubre al entrar en contacto real con la organización. El concepto de identidad corporativa es una expresión técnica que sirve a la empresa pero que los públicos ignoran. La concepción de la organización se percibe desde mensajes simples que llegan por muy variados soportes y medios, hasta experiencias personales con los productos, los servicios y las personas que representan a la misma, y hasta las opiniones ajenas que a través de los medios de comunicación o de otras instituciones y personas, llegan a la colectividad, aleatoriamente, de manera constante. Todo lo que una empresa tiene, hace y dice es expresión de la identidad corporativa. La identidad corporativa de una empresa es su carta de presentación, su cara frente al público; de esta identidad dependerá la imagen que se forme de dicha organización. 48 “¿Cómo la empresa se muestra, cómo se presenta a sí misma, cómo se hace reconocer e identificar?, es el punto crucial de su estrategia de identidad. “¿Cómo se relaciona?, esto revela un modo propio de actuar, una conducta con sus empleados, sus accionistas y sus clientes; con las otras instituciones, los proveedores, las asociaciones de consumidores y usuarios, con las causas de interés cívico y cultural, con la sociedad. 47 Ibídem, p. 78. 48 Rosell, Eugeni; Op Cit p. 98. 35 “¿Cómo comunica todo lo anterior dentro y fuera de la organización?, supone diferentes modos de comunicar y comunicarse, de hacerlo con distintos públicos, con objetivos diferentes y a través de diversos medios y soportes, humanos y técnicos?” 49 49 Ibídem p. 36. 36 CAPÍTULO II. Las Relaciones Públicas Para contestar algunas de las preguntas anteriormente plateadas, las Relaciones Públicas son valiosas pues buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos generando vínculos provechosos para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses. 1 Agrega Simon Rymond que las relaciones son la filosofía de organización que se traduce en una serie de acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o conductas del público objetivo.2 Un público objetivo que puede ser físico (una persona) o jurídico (una empresa). También son un conjunto de ciencias, actos y técnicas que a través de un proceso de comunicación institucional estratégica y táctica, tiene por objeto mantener, modificar o crear una imagen de personas o instituciones, para obtener una opinión favorable del publico que se relaciona. 3 Las operaciones de las relaciones públicas tienen su alcance en cualquier esfera de la vida de los negocios y las instituciones sociales. El siguiente esquema ejemplifica el modelo básico de las Relaciones Públicas. 1 Simon Rymond, Relaciones Públicas, Teoría y Práctica. Noriega Editores, México, 1996, p. 76. 2 Ibídem, p. 156. 3 Rosell, Eugeni; Op Cit, p. 31. 37 Figura 2. Modelo básico de Relaciones Públicas. 4 Las relaciones públicas forman parte fundamental en el proceso de la proyección de cualquier organización hacia los diferentes públicos, algunos de los objetivos principales de las Relaciones Públicas son5: Consolidar y proyectar la imagen de la organización, Generar opinión pública, Comunicar en doble sentido con los sectores involucrados, Publicar en formainstitucional lo logros de la organización, Afianzar el factor humano, Servir de apoyo al área de comercialización, Realizar campañas destinadas a promover y hacer conocer aspectos determinados de la empresa, Difundir en el ámbito de prensa, Atraer buen personal y reducir el riesgo de los trabajadores, Prevenir conflictos y malas interpretaciones, y Fomentar el respeto mutuo y la responsabilidad social. 4 Ídem 5 Martín Martín, Op Cit, p. 55. Internas Distribuidores Empleados Relaciones Externas Clientes Accionistas Información 38 Las Relaciones Públicas abarcan una serie de actividades que podemos clasificar en: • Análisis de la imagen organizacional en los medios de difusión, • Realización de campañas de imagen corporativa, • Promocionar y comunicar, • Construir estrategias y programas de manejo de la comunicación en situaciones de crisis, • Entrenar en relaciones con medios de difusión, • Investigar mercados y sondear opiniones, • Organizar eventos: congresos, conferencias de prensa, etc; y • Coordinar programas integrales de relaciones públicas, comunicación corporativa y organizacional. • Producir piezas de comunicación interna y externa, revistas para empleados, informes anuales, folletos corporativos, • Tejer relaciones con la comunidad, • Afianzar relaciones con medios de comunicación; • Brindar servicios de información (síntesis y análisis) 6 En las relaciones públicas, como en todo proceso de comunicación los canales deben estar presentes. Es necesario señalar que sus inicios se remontan a la Edad Media y su forma de comunicación era la “marca heráldica”, cuyo objetivo era proteger los territorios productivos y mercantiles para conseguir así que otras agrupaciones no lo invadiesen. 7 Era una forma de evitar la competencia y autodefenderse. La marca heráldica sería asimilada por el grupo artesanal como la primera garantía de origen que tendrían los productos, ya que el consumidor, desde el momento en que pudiera identificar el producto con el fabricante, podría reclamar. 6 Ibídem, p. 87. 7 Sánchez Fogarti, Federico. Apuntes para la Historia de las Relaciones Públicas como Profesión. Imprenta Nuevo Mundo, México, 1960, p. 47. 39 A la marca heráldica se le sumaría además el control estatal. Aunque aún no se puede hablar de marca como tal, por no estar registrada. En el siglo XVII se proclama la libertad de comercio y la industria se encuentra en los albores de la Primera Revolución Industrial. Desaparecen las corporaciones y los gremios provocando la desaparición de las marcas distintivas y las obligatorias. 8 La libertad de comercio trae consigo la marca individual, que al no estar aún registrada, produce abusos e imitaciones y hace que los comerciantes exijan la propiedad industrial y las patentes de explotación. El fin de estas exigencias era proteger al empresario y a su producto. La marca se convierte en un elemento estratégico que tendrá cada vez mayor importancia según vaya aumentando la competencia. Esta marca traerá consigo un nuevo concepto: la imagen de marca. En el siglo XIX, la marca comercial e industrial se formaba por imágenes y textos, ilustraciones y elementos retóricos o también escenas representativas de una determinada acción. Esto será el elemento identificador o marca. 9 A finales del siglo XIX, los comerciantes ambulantes norteamericanos harán fortuna con la medicina de patente. Al no estar registrada su fórmula, los vendedores registrarían la marca del remedio, por lo que serían los primeros anuncios corporativos que poco más tarde se convertirían en la fuente de ingresos más importante de la prensa10. Durante las dos últimas décadas de siglo, las sumas invertidas en publicidad son extraordinarias gracias al dinero que el fabricante comienza a recibir. Se forman las primeras empresas, que serán también las primeras en reconocer el poder del mensaje persuasivo y del logotipo como elementos identificadores de su producto. 8 DeFleur, Margaret H. Fundamentos de comunicación humana. Mc Graw Hill, México, 2005, p. 43. 9 Ibídem, p. 86. 10 Ibídem, p. 88. 40 Por primera vez en la historia y gracias a la publicidad, los productos se convierten en un atractivo social y la venta de imagen supera a la venta del producto, lo que hoy en día continúa. 11 La marca identifica al producto y el consumidor se identifica con los atributos que se le den al producto. A las tradicionales etiquetas que acompañan al producto se añaden elementos gráficos que asumen el concepto nuevo de identidad e información persuasiva. Sumando también la emotividad de la imagen. 12 En el momento en que esa etiqueta o cartel tiene éxito, la marca se convierte en identificadora de la empresa. Se trata del antecedente de la marca actual. Será en la mitad del siglo XX cuando la marca consiga autonomía gráfica y quede como la marca actual. En ello intervienen además la segunda Revolución Industrial y el desarrollo de la producción en serie seguida de la producción masiva. Gracias a la revolución de los transportes, la distribución aumenta vertiginosamente en Europa y América. Todos estos factores unidos conducirán a lo que hoy conocemos como marca. La marca actual ha vendido y vende productos en el mercado de compra/venta, pero también los alaba y elogia en el mercado de la comunicación. 13 En el mercado de productos, la empresa se caracteriza por la facturación, la cuota de mercado y por la variedad de los productos que ofrecía. En cambio, en el mercado de la comunicación, la empresa aparece como un nombre y será el producto o la marca el intermediario para llegar al público objetivo. Por esto, 11 Giral Barnes, José. Cultura de efectividad. Segunda edición. México. Grupo Editorial Iberoamérica, México, 1998, p. 112. 12 Gordoa, Op Cit, p. 178. 13 Chávez, Norberto. La imagen corporativa. Edit. Gustavo Gili, Barcelona, 1994, p. 114 41 en el mercado de la comunicación, además de competencia entre productos, habrá competencia entre empresas. II.I Públicos interno y externo Los públicos a quien se dirigirá la información se ubican en dos, internos y externos. Públicos internos14. En estos lo que se prioriza es la formación de la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, que constituyen un grupo, en el auténtico sentido de la palabra "grupo". Son un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero es necesario destacar que gracias a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción. Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización. De igual forma es indispensable desarrollar otros aspectos complementarios como los son el sentido de pertenencia a la organización, la elevación del grado de satisfacción de los recursos humanos, la creación de una cultura de desarrollo profesional en la estructura de la organización. El trabajo no solo se enfoca en el llamado “grupo” pues cada una de las áreas o departamentos de la organización deberá reunir a sus integrantes periódicamente, bajo la dirección del correspondiente jefe, coordinador o titular; quien deberá organizar, promover y dirigir la realización de tres tipos de comunicación: • En primer lugar, el coordinador dará las indicaciones,
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