Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Esta es una vista previa del archivo. Inicie sesión para ver el archivo original
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO FACULTAD DE QUÍMICA EL DESARROLLO DEL BALANCED SCORECARD COMO HERRAMIENTA PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE UNA EMPRESA TRABAJO MONOGRÁFICO DE ACTUALIZACIÓN QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE INGENIERA QUÍMICA PRESENTA ELISA GRISEL RUIZ RAMIREZ MÉXICO, D.F. 2008 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 JURADO ASIGNADO: PRESIDENTE: Profesor: Carlos Escobar Toledo VOCAL: Profesor: José Sabino Sámano Castillo SECRETARIO: Profesor: Alejandro Zanelli Trejo 1er. SUPLENTE: Profesor: Eduardo Flores Palomino 2do. SUPLENTE: Profesor: Andoni Garritz Cruz SITIO DONDE SE DESARROLLÓ EL TEMA: Departamento de Administración Industrial, Facultad de Química, UNAM. ASESOR DEL TEMA: Alejandro Zanelli Trejo ________________________ Firma SUSTENTANTE: Elisa Grisel Ruiz Ramírez ________________________ Firma 3 Dedico este trabajo con mucho cariño a mis padres que me dieron la vida, por estar al pendiente de mí y por el amor que me han tenido. Les agradezco el que se hayan preocupado por mi educación y mi formación como persona, por enseñarme a tener un criterio propio. Los amo. Stephanie, el camino no es fácil y tú lo sabes muy bien. Este trabajo también es para ti, gracias por soportarme y por todo el sacrificio para que las cosas salieran bien. No olvides que te quiero. También quiero agradecer a mi tía Vero por el gran cariño que me ha tenido y por el apoyo que siempre me ha dado, en especial los últimos años. Te admiro y gracias por todo. A mi abue por haberme cuidado, consentido y quererme tanto. Esteban gracias por estar conmigo en los buenos y malos momentos, por ser el mejor equipo, por creer en mí y por apoyarme tanto. Nunca voy a olvidar esos años en la facultad y todo lo que hemos vivido. Alex Zanelli gracias por tu tiempo y dedicación para esta tesis. Al Dr. Carlos Escobar por sus valiosas observaciones para este trabajo. A todos los que han estado en mi camino y han dejado huella en mí. XOXO El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Prólogo El presente trabajo tiene como finalidad dar a conocer la funcionalidad del Balanced Scorecard y los Mapas Estratégicos como herramienta para implementar la estrategia y alcanzar los objetivos de una empresa. La idea de desarrollar una monografía de este tema surgió al ver que varias de las grandes empresas a nivel global, han empleado esta herramienta con éxito, además ejecutivos y autores, la han recomendado como una herramienta de gestión de la estrategia. Una de las ventajas del Balanced Scorecard es que puede ser utilizado en diferentes organizaciones, no importando al tipo de sector al que pertenezcan. También puede ser empleado en las distintas áreas que conforma una organización como finanzas, producción, recursos humanos, etc. También puede ser empleado en una organización relacionada con los procesos químicos. 4 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Resumen Robert Kaplan y David Norton publicaron en la Harvard Bussines Review en el año 1992 artículo titulado "The Balanced Scorecard - Measures that Drive Performance" en el cuál describían los orígenes del Balanced Scorecard, sin imaginarse que con los años el Balanced Scorecard evolucionaría hasta convertirse en una valiosa herramienta para controlar la estrategia de una empresa. El Balanced Scorecard es un modelo que representa diferentes perspectivas dentro de una organización: financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Cada una de las perspectivas esta integrada por una serie de objetivos que están relacionados entre sí y tienen como finalidad cumplir con la estrategia y la visión de la empresa. Los objetivos están ligados a un número no muy amplio de indicadores que nos ayudan a saber si vamos por el camino correcto o tenemos que poner mayor atención en ciertas áreas o proceso de la empresa. El Balanced Scorecard puede ser diseñado a nivel de empresa o a nivel de un área específica. Con el uso del Balanced Scorecard podemos encontrar una serie de beneficios tales como: una mejora en la estrategia y la organización, un mejor empleo de los recursos, el incremento de las utilidades y una organización que trabaje para conseguir objetivos en común. Para la implementación del Balanced Scorecard es necesario que la empresa cuente con una estrategia, además hay que luchar con diversas barreras como la asignación de recursos y la disponibilidad de las personas para participar activamente. Sin embargo el Balanced Scorecard no es suficiente para difundir la estrategia en toda la organización, se requiere el uso de los mapas estratégicos. Un mapa estratégico es una representación gráfica en una hoja de los objetivos y relaciones causa-efecto de la estrategia. 5 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa El uso del Balanced Scorecard ha dado resultados positivos en diversas empresas por que permite revisar el desarrollo de estrategia así como visualizar sus posibles fallas en una sola hoja con la ayuda de algunos indicadores. DuPont, Petrobrás o armadas como la de los Estados Unidos, son algunos ejemplos de organizaciones que han empleado con éxito el Balanced Scorecard como modelo de implementación de la estrategia. Por lo tanto, estoy convencida que para un profesionista del área de la química el conocer y emplear el Balanced Scorecard puede traer resultados positivos en las actividades que desempeñe dentro de una empresa, un laboratorio, una escuela o su propio negocio. 6 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 7 INDICE 1. Objetivo ����������������������...�����...�����...��.. 10 2. Introducción ����������������������...�����...�����.. 11 2.1 Historia ����������������������...�����...��� 11 2.2 Que es y para que sirve el Balanced Scorecard ��������.. 12 2.3 Beneficios ������������������������������.. 13 3. Requerimientos: Estrategia, misión, visión, propuesta de valor, cultura, organización focalizada en la estratégia y destino estratégico ����������������������...�����...��� 16 4. Componentes del Balanced Scorecard ��������������������� 23 4.1 Perspectivas �����������������������������. 23 4.2 Objetivos ������������������������������.. 25 4.3 Indicadores �����������������������������.. 26 4.4 Temas estratégicos �������������������������. 29 4.5 Relaciones lógicas ��������������������������. 29 4.6 Metas ���������������������������������.. 29 4.7 Calificadores de desempeño ��������������������. 30 4.8 Iniciativas estratégicas ����������������������.. 30 5. Desarrollo del Balanced Scorecard �����������������������. 31 5.1 Equipos de trabajo �������������������������� 31 5.1.1 Equipo de líderes ������������������� 31 5.1.2 Equipo de gestión de la estrategia ��������� 31 5.1.3 Equipos de apoyo ����������........�����.. 32 5.2 Etapas de Desarrollo ������������������������� 32 5.2.1 Etapa Diseño ����������������������. 32 5.2.2 Etapa de Ajuste ��������������������� 33 5.2.3 Etapa de Estabilización ����������������.. 34 5.3 Reuniones de seguimiento ���������������������.. 35 5.3.1 Talleres �������������������������. 35 5.3.2 Reuniones de Análisis Estratégico ����������. 35 6. Mapa Estratégico ���������������������������������. 36 6.1 Pasos para la elaboración del Mapa Estratégico ���������. 39 6.1.1 Enumerar perspectivas ���������������.. 39 6.1.2 Definir temas estratégicos �������������� 39 6.1.3 Incorporar objetivos ����������������� 39 6.1.4 Crear relaciones ��������������������� 40 6.1.5 Definir indicadores �������������������. 41 6.1.6 Definir metas ����������������������. 44 6.1.7 Crear iniciativas estratégicas ������������� 47 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 8 7. Implementación del Balanced Scorecard �����������������.��. 52 7.1 Efectividad vs. Tiempo �����������������������.. 52 7.2 Barreras �������������������������������.. 53 8. Casos de Estudio ��������������������������������� 55 8.1 AMANCO ������������������������������� 55 8.2 PETROBRAS ����������������������������� 59 9. Discusión y Análisis de la Información ������������������...� 66 10. Conclusiones ����������������������������������.. 81 11. Glosario ��������������������������������������. 84 12. ANEXO 1: Indicadores ����������������������������� 89 13. Bibliografía �����������������������������������.. 90 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 9 FIGURAS Figura 1. El Balanced Scorecard ���������................................ 3 Figura 2. La cadena de valor ������...����������������. 8 Figura 3. Código de colores del semáforo ���������������..�� 19 Figura 3. Perspectivas ��������������������������...�.. 25 Figura 5. Temas Estratégicos ����������������������..� 25 Figura 6. Objetivos ����������������������������.�.. 26 Figura 7. Relaciones de causa-efecto ���������������...��. 26 Figura 8. Claridada en las relaciones de causa-efecto ���������.. 28 Figura 9. Formato para indicadores �������������������� 31 Figura 10. Un mapa estratégico representa de que forma la organización crea valor����������������������. 34 Figura 11. Mapa estratégico de Siemens Brasil ��������������. 36 Figura 12. Mapa Estratégico de AMANCO �����������������.. 44 Figura 13. Balanced Scorecard Corporativo de Petrobras��������� 47 Figura 14. Proceso de retroalimentación del Balanced Scorecard y Mapas Estratégicos ����������������������� 54 TABLAS Tabla 1. Clasificación de los indicadores ����������������.�. 17 Tabla 2. Ejemplos de objetivos �������������������..��..� 27 Tabla 3. Comparación del modelo de mapa estratégico propuesto por Kaplan y Norton vs. Mapa estratégico de Amanco ��..���� 56 Tabla 4. Comparación del modelo de mapa estratégico propuesto por Kaplan y Norton vs. Mapa estratégico de Petrobras ����� 62 Tabla 5. Ejemplos de indicadores por perspectiva ������������. 71 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Sin una descripción sistemática de la estrategia, los ejecutivos no pueden comunicarla con facilidad, ni entre sí, ni a los empleados. Robert Kaplan y David Norton 1. OBJETIVO Presentar al Balanced Scorecard como una herramienta para implementar la estrategia de una empresa, los principales pasos su diseño, las barreras que hay que superar cuando se desea implementarlo y finalmente demostrar que para una empresa focalizada en una estrategia, pequeña, mediana, grande y de cualquier giro, es posible mejorar los procesos, encontrar áreas de oportunidad, mejorar la relación con los clientes y finalmente cumplir con los objetivos financieros establecidos y la visión de la empresa, empleando el Balanced Scorecard. 10 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 2. INTRODUCCIÓN 2.1 HISTORIA El Balanced Scorecard (BSC), también llamado en castellano “Cuadro de Mando Integral”, fue desarrollado por Robert S. Kaplan de la Universidad de Harvard y el Consultor David P. Norton cuando buscaban una forma de dar seguimiento a la estrategia de la compañía Analog Devices (dedicada a los semiconductores). El Balanced Scorecard tenía como objetivo mejorar los activos intangibles1 e incluía una serie de mediciones financieras, así como tiempos de entrega al cliente, calidad, tiempos del ciclo de producción y eficiencia de nuevos productos desarrollados. Estas mediciones se encontraban contempladas cuatro perspectivas: Perspectiva Financiera, Perspectiva del Cliente, Perspectiva de los Procesos Internos y Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento. En 1992 fue publicado el articulo “The Balanced Scorecard: Measures that drive performance” en el Harvard Business Review, el cuál despertó el interés entre directivos de empresas, ya que en este artículo se define al Balanced Scorecard como un conjunto de mediciones que proporcionan a los altos directivos un rápido pero comprensivo vistazo del negocio.2 Este artículo incluye el estudio las cuatro perspectivas que integran el negocio y un conjunto de objetivos e indicadores que evalúan el desarrollo de cada perspectiva. Para 1996 en “Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System”, también publicado en el Harvad Business Review se presenta al Balanced Scorecard como una herramienta que ayuda a medir continuamente el desempeño de la estrategia, comunicar a todos los niveles de la organización la estrategia de una forma clara, contempla el uso de motivadores para los empleados y una asignación de recursos para asegurar la continuidad a la estrategia. También se incluyen las relaciones causa-efecto que vinculan la estrategia con una serie de objetivos, que son monitoreados mediante un indicador y una meta. 1 Ver página 66. 2 “A set of measures that gives top managers a fast but comprehensive view of the business”: Kaplan, Robert S. y David P. Norton (1992), “The Balanced Scorecard: Measures that Drive Performance,” Harvard Business Review 70(1), January-February 1992, pp. 71-79. 11 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa En el año 2000 con la publicación del artículo "Having trouble with your strategy? Then map it" aparecen los mapas estratégicos, los mapas estratégicos incluyen una serie de relaciones entre la estrategia y las cuatro perspectivas. Durante el 2004 en el Balanced Scorecard de la compañía Amanco3 se incluyen la quinta perspectiva: Medioambiental y Social. 2.2 QUE ES Y PARA QUE SIRVE EL BALANCED SCORECARD El Balanced Scorecard es un modelo de gestión de la estrategia el cual describe estrategias destinadas a crear valor4. Se emplea tanto en organizaciones lucrativas como no lucrativas. El Balanced Scorecard (Figura 1) es una herramienta que busca cumplir con la visión de la organización y una estrategia a largo plazo, mediante el planteamiento de una serie de objetivos los cuales dan paso a iniciativas que impulsan mejoras dentro de la organización para obtener finalmente beneficios operativos y financieros. Esto se logra al hacer llegar la estrategia de una forma comprensible a todos los empleados de los distintos niveles de la organización. 3 Ver página 41. 4 Ver página 8. 12 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Figura 1. El Balanced Scorecard5 El Balanced Scorecard esta integrado por cuatro perspectivas que están directamente relacionadas con la visión y estrategia de una organización. Estas cuatro perspectivas están integradas por: objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas que tienen como finalidad cumplir con las metas establecidas.6 Las organizaciones del sector público y sin fines de lucro también pueden emplear el Balanced Scorecard como modelo de gestión de la estrategia. A diferencia de una empresa privada que busca dar rendimientos a los accionistas, este tipo de organizaciones buscan satisfacer a un sector de la sociedad, además de mantener la confianza de los benefactores mediante recursos externos de beneficiarios y/o recursos propios. 2.3 BENEFICIOS En el pasado el desempeño de las empresas se evaluaba por los resultados financieros que una organización podía alcanzar; sin embargo, en la economía de 5 Olve N., Roy J. and Wetter M., Implantando y Gestionando: El cuadro de mando integral (Performance Drivers), Gestión 2000, España, 1999, pág. 21. 6 Ver definición de objetivos, indicadores, metas e iniciativas en Componentes del Balanced Scorecard, página 13. 13 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa hoy los activos intangibles están tomando mayor importancia que los activos tangibles. A principios del siglo pasado las organizaciones eran consideradas como máquinas cuya función era producir utilidades, así mismo los empleados eran tratados como máquinas reemplazables. Posteriormente las oportunidades de crecimiento de las compañías comenzaron a superar sus posibilidades de financiamiento interno, en consecuencia, muchas compañías se convirtieron en sociedades anónimas y su administración paso a manos de personas ajenas a los propietarios que junto con los sindicatos e instituciones de bienestar redujeron las posibilidades de despidos. Después de la Primera Guerra Mundial las condiciones de trabajo se convirtieron en materia de negociación entre sindicatos y administraciones, este cambio fue acelerado por la Segunda Guerra Mundial. Con el aumento en el nivel de educación, los nuevos empleados rechazaban un ambiente mecanizado y las aspiraciones personales se convirtieron en materia de interés para los jefes patrones. Además la responsabilidad social y ambiental fue tomando más importancia. Finalmente la empresa es considerada como una organización: un sistema con algún propósito, el cuál es parte de alguno a más sistemas con algún propósito y en el cual alguna se sus partes tienen sus propios propósitos; existe una interacción social, organizacional y personal.7 Hoy en día la tecnología cambia vertiginosamente y los mercados exigen muchos cambios, los clientes son cada vez más exigentes y pueden elegir un producto o servicio entre diversas opciones disponibles en el mercado, por lo que la creación de valor puede hacer la diferencia con respecto a los competidores. Por lo anterior, las empresas usan diferentes estrategias como respuesta, sin embargo es necesario poner a trabajar la estrategia por lo que el Balanced Scorecard puede ser una opción, sin olvidar que el buen resultado de esta herramienta depende de diversos factores que se presentan mas adelante. 7 Ackoff Rusell L, “Planificación estratégica de la empresa del futuro”, Limusa, México, pp. 41-47. 14 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa El Balanced Scorecard no solo es una herramienta que sirve para controlar planes, objetivos y metas tomando en cuenta a la vez las diferentes piezas que conforman a una organización, también sirve como una herramienta para medir el aprendizaje estratégico y operativo de la organización. Ayuda a que todos los empleados conozcan mejor la visión, la misión y la estrategia de la organización con la finalidad de alinear la organización, para que todas las áreas trabajen conjuntamente y puedan contribuir al crecimiento de la organización. Un beneficio adicional del Balanced Scorecard durante su desarrollo y el monitoreo constante de los indicadores de resultado, es la posibilidad de detectar áreas de oportunidad donde se pueden optimizar recursos e impulsar la asignación de recursos a proyectos o áreas estratégicas, siempre y cuando se cuente con el apoyo económico de la alta dirección. También es posible identificar indicadores clave para el éxito del negocio y medir activos financieros tangibles como intangibles. Hay que tomar en cuenta que por si solo el Balanced Scorecard no garantiza el éxito de una estrategia. El éxito en la implementación del Balanced Scorecard depende de algunos factores tales como el apoyo de los niveles directivos para la asignación de recursos para el proyecto, la cultura de la organización, la disponibilidad de las personas para participar, el involucrar a todos los niveles de la empresa para conocer con detalle los diferentes procesos, informar los cambios a todos los niveles de la empresa para evitar especulaciones, hacer del Balanced Scorecard un proceso continuo: evaluar y modificar el Balanced Scorecard de acuerdo a la situación actual y asignar el tiempo suficiente al desarrollo del Balanced Scorecard. 15 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 16 3. REQUERIMIENTOS: ESTRATEGIA, MISIÓN, VISIÓN, PROPUESTA DE VALOR, CULTURA, ORGANIZACIÓN FOCALIZADA EN LA ESTRATEGIA Y DESTINO ESTRATÉGICO. Para iniciar el proceso del Balanced Scorecard dentro de una organización se requiere: • Una estrategia • Tener una Misión • Tener una Visión • Tener una propuesta de valor definida • Conocer la cultura de la organización • Un análisis detallado de la organización • Definir un destino estratégico • Ser una Organización Focalizada en la Estrategia (OFE) Estrategia: De acuerdo a Michael Porter8 consiste en desarrollar una amplia formula de cómo la empresa va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y qué políticas serán necesarias para alcanzar tales objetivos. Traducido a términos del Balanced Scorecard estrategia es la forma en que como organización buscamos alcanzar la visión y misión a través de un conjunto de objetivos, alineados a una metodología dónde se involucran recursos y procesos. Misión: La misión es una declaración que expresa la razón de ser de una organización, el propósito básico de las actividades y los valores que guían las actividades de los empleados. La misión no debe basarse en la obtención de utilidades, simplemente debe expresar lo que hace la diferencia entre la organización y el resto de las organizaciones. La 8 http://www.estrategia.info/html/articulos/definicion-de-estrategia.htm# Estrategia.info/Página principal>Conceptos básicos>Artículos estrategia>Definición de estrategia 20 de Agosto de 2007 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 17 declaración de la misión debe contemplar a que clientes se esta tratando se satisfacer, las necesidades de los clientes que se desean satisfacer y como la organización se ocupa de satisfacer estas necesidades. Visión: Es una declaración de los propósitos a mediano y largo plazo en una organización. La declaración de la visión parte de la misión para decidir cual es el camino que se desea seguir para llegar a un punto en el futuro. En la construcción de la visión se debe tomar en cuenta los cambios que ocurren en los mercados en los cuales se esta participando, las necesidades de los clientes hoy y en un futuro, los nuevos segmentos de clientes y regiones geográficas en las que se desea incursionar y el tipo de organización que se debería ser para alcanzar el objetivo a que se desea a largo plazo. Creación de valor: La cadena de valor, desarrollada por Michael Porter9 se define como las actividades que una organización desempeña para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar sus productos y/o servicios. Las actividades de creación de valor (Figura 2) se dividen en dos tipos: • Primarias: son actividades implicadas en la creación física del producto y su venta y transferencia al comprador, así como asistencia posterior a la venta. • Secundarias: son actividades que sustentan a las actividades primarias y se apoyan entre sí, proporcionando insumos comprados, tecnología, recursos humanos y varias funciones que no intervienen de forma directa en la en la creación del producto de toda la empresa 9 Porter, Michael, �Ventaja Competitiva�, Compañía Editorial Continental, México, 1991, pp. 52-56. El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 18 Margen Abastecimientos Desarrollo tecnológico Recursos humanos Infraestructura de la empresa Logística Interna Operaciones Logística Externa Marketing y Ventas Servicios Figura 2. La cadena de valor. En términos competitivos el valor es la cantidad que los compradores están dispuestos a pagar por lo que una empresa proporciona Las actividades primarias son logística interna, operaciones, logística externa, marketing y venta y servicio, estas actividades son las responsables de hacer llegar el producto/servicio al cliente. Las actividades de apoyo complementan a las actividades primarias y son la infraestructura de la empresa, la administración de recursos humanos, el desarrollo tecnológico y abastecimiento. El margen final de ganancia depende de todas las actividades en conjunto, las actividades secundarias proporcionan un margen adicional. Las empresas pueden ganar un mayor margen final de dos formas. Cuando dos o más empresas del mismo sector ofrecen un producto al la venta al público al mismo precio pero la diferencia en las ganancias la hacen los procesos internos o cuando dos o más empresas tienen costos similares pero los clientes están dispuestos a pagar más por un producto similar, es decir, el producto tiene un mayor valor agregado. El valor es lo que los clientes están dispuestos a pagar por un producto o servicio, con respecto a los de la competencia y es resultado de la relación entre los procesos internos y la combinación final de producto, precio, servicio, imagen, calidad. Un valor superior es resultado de ofrecer precios más bajos que los de la competencia por beneficios equivalentes, proporcionar beneficios únicos que El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 19 justifiquen un precio mayor o hacer creer al cliente por medio de la mercadotecnia que el producto es mejor que el de la competencia. Se pueden diferenciar cuatro distintas propuestas de valor: 1. Mejor costo total: Se distingue por ofrecer precios atractivos, facilidad en la compra y una buena selección de productos de calidad aunque no sea muy extensa. Por ejemplo Wal-Mart. La estrategia de Wal-Mart es conseguir los precios más bajos de los fabricantes y ofrecerlos a un precio un poco más bajo que la competencia. Esto es posible gracias a que compran mayores volúmenes de mercancía que cualquier otro distribuidor minorista y establece acuerdos de precio con los proveedores. Además cuenta con una excelente cadena logística en la que un servidor recibe la información de los artículos adquiridos por cada cliente en cada una de las tiendas y a partir de esta información se emiten las órdenes de compra con fecha y hora específica de entrega en los centros de distribución, esto se traduce en rapidez y eficiencia. La estrategia de Wal-Mart le permite tener una ventaja competitiva en servicio y costo sobre otras compañías.10 2. Liderazgo de producto: Los precios de los productos ofrecidos por estas empresas están por encima de la media de los productos similares, si es que existen, ya que sus productos ofrecen características especiales por las que los clientes están dispuestos a pagar más, por ejemplo: un nuevo producto en el mercado, un mejor desempeño como funcionalidad, rapidez, ahorro en consumo de energía, tamaño, diseño, entre otras. Por ejemplo Pfizer. La nueva estrategia de la farmacéutica Pfizer hacia el año 2012 es incrementar el desarrollo de nuevos medicamentos y buscar nuevas oportunidades para aumentar su desarrollo global, ya que en el año 2010 vence su patente más importante y en los últimos años no ha lanzado productos exitosos. Pfizer pretende presentar entre 15 y 20 fármacos nuevos entre 2010 y 2012 para su autorización, necesaria para su comercialización. 10 http://iteso.mx/~fnunez/eemendozafinal.doc Universidad Jesuita de Guadalajara/ITESO>Página de Francisco J. Núñez de la Peña >Cursos 2001- 2004>Entorno Económico >Mendoza/10 de Abril de 2008 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 20 Además pretende incrementar entre un 50% y un 75% el número de programas de investigación de Fase III', que es la fase última del proceso y permite saber si el fármaco que se desarrolla es la mejor innovación conocida en su campo.11 Además Pfizer invertirá en la creación de nuevas áreas; una oncología e implementará una nueva división para potenciar sus medicamentos ya existentes. La empresa va a invertir entre 7.300 y 7.600 millones de dólares (4.700-4.900 millones de euros) en investigación y desarrollo durante el año 2008. 3. Soluciones completas para los clientes: Ofrece un desarrollo completo de soluciones de acuerdo a los problemas específicos de cada cliente, incluye la venta de servicios y productos unidos, capacitación, servicio post-venta y una relación de calidad. Por ejemplo i2 Inc Supply Chain. La compañía hindú fundada en 1988 ofrece soluciones completas de cadena de suministros para sus clientes. Tiene como estrategia crear soluciones específicas que integren información, procesos y sistemas de proveedores, clientes, distribuidores, transportistas, socios y manufactura externa que permiten planear la producción día con día, tomando como base la información de los turnos anteriores y nuevas órdenes de producción. Además permite optimizar compras, órdenes de manufactura, reducir inventarios y planear la demanda para satisfacer el cambio en las necesidades de los clientes. 4. Sistema de bloqueo. Es cuando una compañía tiene el dominio del mercado ya sea por poseer una tecnología única, ser un monopolio o generar grandes costos si el cliente decide cambiar de proveedor. Por ejemplo Telmex. En México, Telmex es dueña de todas las líneas de telefonía fija, tras ser privatizada en 1990. Lo que le permite cobrar altas tarifas de interconexión a las compañías que pretenden ofrecer servicios de telefonía, en consecuencia las tarifas de estas compañías se encarecen y 11 http://www.cincodias.com/articulo/empresas/Pfizer/preve/multiplicar/cartera/productos/reactivar /ventas/cdssec/20080307cdscdiemp_22/Tes Cinco Dias/Página principal>Buscar>Pfizer/13 de Abril de 2008 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 21 Telmex conserva la ventaja. Al no tener una verdadera competencia Telmex puede establecer los precios por el servicio, aunque no sean tan competitivos como en otros países de América Latina. La propuesta de valor es una parte importante en la estrategia de una organización, en el momento que se logra identificar quien es el cliente objetivo es posible establecer una serie de objetivos e indicadores a seguir. Cultura: Son los valores, creencias, principios, tradiciones, formas de operar y ambiente de trabajo dentro de una compañía. La cultura puede tener su origen en los fundadores de la organización, algún líder de gran influencia que ha pasado por la organización o en una serie de principios sobre los cuales se piensa que debe funcionar la organización. Con los años las personas que están dentro de la organización hacen de esto principios una forma de trabajo que se vive día a día en la organización y se busca que los nuevos recursos compartan los valores sobre los cuales opera la organización. Destino Estratégico: Se define como la visión de una organización a mediano plazo. Para poder definirlo se requiere estudiar las fortalezas, áreas de oportunidad, debilidades y amenazas de la organización. Organización Focalizada en la Estrategia (OFE): Organización que se encuentra enfocada en aterrizar la estrategia como medio para crear valor y alcanzar la visión a mediano y largo plazo, además hace que su personal asuma funciones independientes guiadas por la estrategia. Aplica tanto para organizaciones públicas como privadas. Además de cumplir con estos requerimientos, es necesario que la organización tenga una planificación total, coordinada y participativa para poder elaborar un plan global de una empresa, es decir, una estrategia.12 Se requiere no solo de la colaboración de los altos directivos, también es necesaria la colaboración del resto de la empresa: producción, ventas, recursos humanos, etc. 12 Ackoff Rusell L, �Planificación estratégica de la empresa del futuro�, Limusa, México, pág. 202. El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 22 Esto es por que cada grupo representa intereses propios. Los intereses de los distintos grupos pueden no coincidir entre si, sin embargo, un trabajo en conjunto es capaz de hacerlos coincidir. Con una planificación total, coordinada y participativa se puede llegar optimizar el desempeño total de la empresa vista como un todo, antes que el desempeño propio. El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 4. COMPONENTES DEL BALANCED SCORECARD La base del Balanced Scorecard comienza al hacer suposiciones a cerca de la estrategia del negocio, estas suposiciones deben basarse en fundamentos, sin embargo son susceptibles a ser modificadas y si es necesario a ser descartadas, de aquí que se requiera partir de una estrategia para el desarrollar del Balanced Scorecard. Para hacer estas suposiciones se deben formular preguntas como ¿Qué participación se tiene en el mercado?, ¿Quién es y cómo actúa la competencia?, ¿Cuáles son las metas financieras?, ¿Cómo son las ventas?, ¿Qué buscan los nuestros clientes?, ¿Cómo es nuestra organización?, ¿Qué cambios requiere nuestra organización?, ¿Cuál es la visión de la organización?, entre otras. El Balanced Scorecard considera a la estrategia como una serie de hipótesis las cuales están vinculadas lógicamente mediante relaciones de causa-efecto que describen el desempeño de la organización. El Balanced Scorecard está integrado por las perspectivas, los objetivos, los indicadores, las metas y sus calificadores de desempeño, además de otros elementos adicionales: relaciones causa-efecto y temas estratégicos. El conjunto de los elementos principales y los adicionales conforma el mapa estratégico.13 4.1 PERSPECTIVAS Las perspectivas muestran los cuatro puntos clave que afectan los resultados de una organización. Mediante las perspectivas no solo es posible evaluar los resultados financieros o con los clientes, también es posible establecer los orígenes de estos mediante los procesos internos y el aprendizaje y crecimiento. Las perspectivas que conforman el Balanced Scorecard son: • Perspectiva Financiera • Perspectiva del Cliente • Perspectiva de los Procesos Internos • Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento 13 Ver página 24. 23 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Perspectiva financiera. Muestra los resultados a los que queremos llegar para satisfacer a los accionistas: rentabilidad, crecimiento, valor para los accionistas. Dicho de otra forma vender más y gastar menos. Esta perspectiva incorpora la visión de los accionistas. Si en la organización todo funciona adecuadamente será esta perspectiva la que finalmente se verá favorecida. Perspectiva del cliente. Muestra las necesidades que debemos atender para satisfacer a nuestros clientes: precio, servicio, calidad, valor agregado. Con esta perspectiva se expresa el posicionamiento que se desea de la empresa en el mercado. En los últimos años esta perspectiva ha tomado gran importancia, pues se desea conocer los gustos y necesidades del cliente mediante el análisis de datos. Perspectiva de los procesos internos. Involucra los procesos clave para satisfacer las necesidades de los clientes y accionista, por ejemplo: productividad, costo, tiempo del ciclo. Esta relacionada con la cadena de valor puesto que la satisfacción del cliente depende de las actividades principales y de apoyo responsables en la generación del producto o servicio. Una buena propuesta de valor será el objetivo final de los procesos internos de la organización. Los procesos internos se clasifican en cuatro grupos:14 1. Procesos de gestión de operaciones. Producir y entregar productos y/o servicios a los clientes: Abastecimiento, producción, distribución y gestión del riesgo. 2. Procesos de gestión del cliente. Establecer y potencializar las relaciones con los clientes: Selección de clientes, adquisición de clientes, retención de clientes y crecimiento de las relaciones con los clientes. 3. Procesos de innovación. Desarrollar nuevos productos, servicios, procesos y relaciones: Identificación de oportunidades para nuevos productos y servicios, 14 Kaplan R. y Norton D., “Mapas estratégicos: Como convertir los activos intangibles en resultados tangibles”, Gestión 2000, España, 2004, pág. 76. 24 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa gestión de la cartera de I&D, diseñar/desarrollar nuevos productos y lanzamiento de los nuevos productos y/o servicios. 4. Procesos reguladores y sociales. Cumplir con las regulaciones y las expectativas sociales y construir comunidades más fuertes: Medio ambiente, seguridad y salud, empelo e inversión en comunidad. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento. Representa a los activos intangibles y es la base de las otras tres perspectivas. Esta vinculada con la organización interna, las personas que trabajan en la organización, competencias, cultura, tecnología, alianzas estratégicas y el aprendizaje. Es conocida como perspectiva de “Personas + Información + Cultura”. Los activos intangibles se clasifican en: 1. Capital humano. Disponibilidad de las personas para respaldar la estrategia (habilidades, competencias y conocimientos de empleados). 2. Capital de la información. Disponibilidad de información para respaldar la estrategia (bases de datos, sistemas de información, redes e infraestructura tecnológica). 3. Capital organizacional. Disponibilidad de la organización para mantener el proceso de cambio (cultura, liderazgo, alineación de los empleados, trabajo en equipo y gestión del conocimiento). 4.2 OBJETIVOS Definen hasta donde debe llegar la estrategia y lo que es fundamental para alcanzar el éxito, estos objetivos unidos tienen el propósito mejorar la organización interna y los procesos, para obtener reconocimiento en el mercado mediante la satisfacción de los clientes y lograr un crecimiento financiero, para satisfacer a los accionistas. 25 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Los objetivos pueden clasificarse en tres tipos: 1. Comunes. Son generales a todas las áreas, aseguran la alineación de las diversas áreas y sirven de base para generar objetivos específicos para cada área. 2. Compartidos. Son compartidos por algunas áreas. 3. De contribución. Son específicos para cada área. 4.3 INDICADORES Mediante los resultados que arrojan los indicadores es posible evaluar si la estrategia que se planteó originalmente era la indicada para alcanzar las metas establecidas. Además es posible identificar las áreas o procesos dónde que requieren mayores esfuerzos para funcionar adecuadamente, riesgos potenciales por no invertir suficientes recursos y la oportunidad de invertir recursos en nuevos proyectos. El Balanced Scorecard involucra dos tipos de indicadores: de resultados y tendencias. Los indicadores de resultados (outcome measures) miden la eficiencia de nuestro proceso al final de un periodo y la comparan con la meta establecida; sirven para realizar acciones correctivas e inmediatas. Por ejemplo: % Crecimiento de ventas en 1 año Ano anterior $100 000 Actual $120 000 Número de Periodos: 1 %201 000 100 000 120 ventasde oCrecimient % =−= Los indicadores de tendencia (performance drivers) miden la directriz de un proceso; brindan un panorama más amplio para realizar planes estratégicos puesto que involucran un análisis más detallado de los resultados obtenidos y nos dan la oportunidad de definir nuevas estrategias como ampliar operaciones o reducir la producción, entre otras y generar cambios futuros en la organización. 26 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Por ejemplo: % Crecimiento anualizado compuesto (CAC) Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 $90,000 $80,000 $75,000 $100,000 $120,000 Número de Periodos: 4 0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 %5.711 11 =−⎟ ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛=−⎟ ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛= 4periodos de No 000 90 000 120 resultado Primer resultado UltimoCAC % Los indicadores deben medir las partes críticas de los procesos y sirven como guía de acciones correctivas inmediatas y planeación futura. El tipo de indicador utilizado varía dependiendo del nivel dentro de la organización que se este evaluando y de las necesidades de cada una de las áreas. A nivel corporativo y para planeación es más usual utilizar indicadores de tendencia, pero a nivel operativo los indicadores de resultados son más comunes. Los indicadores también pueden ser clasificados por la forma en que se calculan y el tipo de análisis que podemos obtener a partir de ellos, a continuación se muestra una tabla que clasifica a los indicadores de acuerdo a lo anterior: 27 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Tabla 1. Clasificación de los indicadores. Tipo de Indicador Ventajas Desventajas Ejemplo Números absolutos. Son números sin procesar. Concretos, objetivos y fáciles de entender. Puede ser matemáticamente calculado. En ocasiones solo representan un número. Inventarios. Ventas totales. Tasa o ratios. Muestran relación entre dos cosas diferentes. Representan relaciones críticas. No siempre representa una relación causa- efecto. Puede requerir de análisis adicionales antes de llegar a conclusiones. Costos de producción/magnitud. Calificaciones o rankings. Asignan un lugar en una escala, brindan una posición. Son buenos para datos cualitativos. Sirven como benchmark con otras organizaciones; brindan una percepción de cómo se encuentra la organización con respecto a otras. Dificultades para conseguir información. Suelen calcularse sobre periodos de tiempo largos. Ventas vs. ventas de la competencia. Índices. Son números derivados de una fórmula para caracterizar a un conjunto de datos. Fáciles de evaluar. Pueden sustituir el análisis de un conjunto de estadísticas. Facilitan referencias a un número de indicadores. Difícil de rastrear los componentes individuales de un índice. Es difícil crear un plan de acción a partir de estos. EBDITA. Porcentajes. Representan una proporción de un todo. Buen indicador de movimiento. Puede ser utilizado a lo largo del tiempo. No muestra detalle de sus componentes. Pueden ser mal interpretados. Porcentaje de devolución de un producto. Se deben elegir valores máximos y mínimos para los indicadores, estos valores muestran si el desempeño obtenido esta por debajo del esperado, si es el esperado o mejor. La selección y construcción de indicadores es una de las tareas más difíciles y complejas del Balanced Scorecard. 28 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 4.4 TEMAS ESTRATÉGICOS Los temas estratégicos están conformados por un conjunto de objetivos, cada tema concentra una serie de procesos críticos que describen las acciones que debe llevar a cabo la organización para alcanzar la estrategia. En general los objetivos se pueden agrupar en tres o cuatro temas estratégicos que involucren a todas las perspectivas aunque es posible tener más temas. 4.5 RELACIONES LÓGICAS Son relaciones de causa-efecto entre los objetivos. Cada uno de los objetivos guarda relación con uno o más objetivos de las cuatro perspectivas. 4.6 METAS De acuerdo con Ackoff una meta es un nivel aceptable de logro, acorde con un nivel de aspiración dado, es decir, alcanzable y mesurable en un corto plazo. En el Balanced Scorecard las metas marcan el nivel de desempeño de la estrategia, es decir, hasta donde queremos llegar. Las metas pueden ser clasificadas de acuerdo al tiempo que se tardan en ser concretadas: • Las metas a corto plazo. Metas a alcanzar en un periodo de tiempo lo suficientemente pequeño como para que al menos uno de los factores productivos que utilizamos en el proceso se mantenga constante. • Las metas a mediano plazo. Metas tácticas de la empresa y se basan en objetivo general de la organización. • Las metas a largo plazo. Son metas que aseguran el desempeño de la organización a largo plazo, en este tiempo los factores productivos son variables El corto plazo no es un año o un mes, ni el largo plazo son diez años, se trata mas bien de un periodo de tiempo lo suficientemente amplio o no para tener tiempo de modificar los diferentes factores que intervienen en la planeación. Las metas deben contar con un calificador que describa su desempeño. 29 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 4.7 CALIFICADORES DE DESEMPEÑO Un calificador de desempeño ayuda describir a simple vista si se está alcanzando la meta establecida, esta totalmente relacionado con los indicadores y sus parámetros de desempeño. Kaplan y Norton sugieren el uso del código de colores del semáforo. El código de colores del semáforo (Figura 3) ayuda a establecer el nivel de desempeño de las metas. El código de color muestra el nivel de desempeño del indicador: • Rojo (Desempeño Mínimo). El indicador esta muy por debajo del nivel de la meta, se deben revisar los indicadores y evaluar las causas. • Amarillo (Señal de Alarma). El indicador esta por debajo del nivel de la meta y debe monitorearse. • Verde (Desempeño Sobresaliente). El indicador esta dentro de los valores esperados, no es necesario monitorearlo. Figura 3. Código de colores del semáforo. 4.8 INICIATIVAS ESTRATÉGICAS Son un conjunto de acciones fundamentales para alcanzar las metas, estas acciones están apoyadas en la asignación de recursos (empleados, capacidad y capital) y surgen a partir de la evaluación de las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización y no deben ser confundidas con las tareas diarias. 30 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 5. DESARROLLO DEL BALANCED SCORECARD Para poder desarrollar un Balanced Scorecard se requiere de tres equipos de trabajo representados por los diferentes niveles y áreas de la organización, los cuáles elaborarán propuestas, diseñarán el Balanced Scorecard, evaluarán y ajustarán los resultados obtenidos de reunión en reunión durante las distintas etapas del proceso de implementación del Balanced Scorecard. 5.1 EQUIPOS DE TRABAJO Para poder desarrollar un proyecto de Balanced Scorecard se debe contar con tres equipos de trabajo, los cuáles participan a lo largo del diseño del Balanced Scorecard: 5.1.1 EQUIPO DE LÍDERES Son los que toman las decisiones estratégicas, participan en los puntos clave del proceso, asignan recursos y son responsables de la ejecución del plan. Aprueban las propuestas de los equipos de apoyo y de gestión de la estrategia. 5.1.2 EQUIPO DE GESTIÓN DE LA ESTRATEGIA Este equipo esta conformado por personal con conocimientos generales de cada área. Participa durante todo el proceso, reúne la información inicial de todas las fuentes posibles (lluvia de ideas), entrevista a los líderes como punto de partida, hace la planeación de los tiempos, coordina las actividades y da seguimiento al cumplimiento de los acuerdos alcanzados en las reuniones. Lleva a cabo un plan de implementación y se encarga del borrador y diseño final del Balanced Scorecard y el mapa estratégico. Este equipo además funciona como enlace entre el equipo de líderes y los equipos de apoyo. 31 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 5.1.3 EQUIPOS DE APOYO Este equipo esta conformado por especialistas de cada una de las áreas de la organización, participan de acuerdo a las necesidades que van surgiendo durante el proceso de diseño del Balanced Scorecard. Son los que se encargan de proporcionar la información necesaria para establecer los indicadores y las metas y elaborar propuestas de mejora, puesto que conocen sus procesos a detalle. También están encargados de alinear las iniciativas con los objetivos. 5.2 ETAPAS DE DESARROLLO El proceso de diseño de Balanced Scorecard no es estático, de manera en que se avanza en el diseño se puede retroceder para revisar los pasos previos y ajustarlos, por lo tanto es un proceso en donde hay retroalimentación. El proceso de diseño del Balanced Scorecard básicamente puede dividirse en tres etapas: 1. Etapa de Diseño 2. Etapa de Ajuste 3. Etapa de Estabilización A continuación se explica cada una de ellas. 5.2.1 ETAPA DE DISEÑO La etapa de diseño consta de tres actividades: • Definición del destino estratégico: En esta etapa se define hasta donde queremos llegar mediante reuniones llamadas pre-talleres y talleres.15 Se inicia con entrevistas a los líderes con el fin de formular la estrategia, aclarar la visión, la misión y definir una propuesta de valor para el cliente. 15 Ver página 23. 32 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Al mismo tiempo se hace la recopilación de información mediante una revisión a: la planificación estratégica, presupuestos, planes de recursos humanos, iniciativas de calidad y tecnología, estados financieros, informes anuales, tendencias, oportunidades, procesos, planes de acción y todo tipo de elementos que aporten algún tipo de información a cerca de la organización. • Diseño del mapa estratégico: Se hace un análisis de las fuerzas, debilidades, amenazas y oportunidades de la organización. Se definen los objetivos, se inicia con los objetivos financieros y del cliente, posteriormente con los objetivos de los procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Posteriormente se identifican los objetivos para cada tema estratégico, se definen temas estratégicos y se crea un borrador de las relaciones causa-efecto entre los objetivos. • Definición indicadores y metas. Se hace un borrador de los indicadores estratégicos junto con sus responsables y las metas a seguir para cumplir cada objetivo. 5.2.2 ETAPA DE AJUSTE Se identifican las iniciativas ya existentes en la organización, así como las nuevas iniciativas, se da prioridad a cada una de las iniciativas, se vinculan las iniciativas con los objetivos y se identifican los objetivos que no están soportados por alguna iniciativa. Las iniciativas se adaptan a los recursos disponibles. Se realizan Reuniones de Análisis Estratégico (RAE) dónde se revisa lo que anteriormente se había planteado y se diseña un plan de acción para la validarlo. A partir de la información obtenida en la etapa anterior se afinan los objetivos, se establecen iniciativas estratégicas para alcanzar las metas, se prueban los indicadores, además de verificar que estos tengan valores históricos, actuales y estén vinculados a metas. 33 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa En esta etapa se continúa recabando información para validar la información obtenida anteriormente y complementar el Balanced Scorecard. 5.2.3 ETAPA DE ESTABILIZACIÓN Mediante las Reuniones de Análisis Estratégico se revisan los detalles no completados en la etapa anterior y se crean planes de acción para darles fin. Se dan a conocer a toda la organización la estrategia y los mapas estratégicos y se ponen en marcha los resultados obtenidos en la etapa de ajuste, puesto que los indicadores ya se encuentran funcionando al igual que las iniciativas se da un seguimiento al desempeño de Balanced Scorecard. También se lleva a cabo los siguientes procesos que aseguran el enlace de la estrategia a través de toda la organización: • Desdoblamiento. Proceso en el cuál cada área trabaja para logar sus objetivos, sin embargo se vincula a la organización en el momento que le corresponde. • Alineación. El mapa estratégico de la dirección general define los objetivos y temas comunes para todas las áreas, y estos son adoptados por cada una de las áreas mediante planes concretos ejecutables. Un factor importante en el proceso de diseño es el tiempo. El tiempo depende del tamaño de la organización y que tan clara tenga la estrategia a seguir durante los próximos años, en el momento de iniciar con el proceso del Balanced Scorecard. Para el caso de una empresa grande, la etapa de diseño exige de 8 a 10 horas por semana, la fase de elección indicadores ocupa hasta 12 horas por semana. Sin embargo el tiempo de esta última fase depende de la veracidad de la información y las fuentes para obtener los indicadores. 34 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 5.3 REUNIONES DE SEGUIMIENTO En las reuniones participan los diferentes equipos de trabajo, el equipo de la gestión de la estrategia es el que coordina las reuniones y participa como enlace entre el equipo de apoyo y de liderazgo durante todas las reuniones. 5.3.1 TALLERES Pre-Taller. Reunión donde los equipos de apoyo elaboran propuestas. Taller. Reunión donde se revisan las propuestas del equipo de apoyo por parte del equipo de liderazgo. Estas reuniones se efectúan durante la etapa de diseño con frecuencia semanal. 5.3.2 REUNIONES DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO Pre-Reunión de Análisis Estratégico (Pre-RAE). Reunión donde el equipo de apoyo discute como alcanzar las metas planteadas. Reunión de Análisis Estratégico (RAE). Reunión donde el equipo de liderazgo revisa propuestas y decide sobre las acciones a tomar. Durante la etapa de ajuste y la implementación la estas reuniones se llevan a cabo de forma mensual. El éxito en el diseño del Balanced Scorecard depende de algunos factores tales como el apoyo de los niveles directivos para la asignación de recursos, el involucrar a todos los niveles de la empresa para conocer con detalle los diferentes procesos, informar los cambios a todos los niveles de la empresa para evitar temores, hacer del Balanced Scorecard un proceso continuo: evaluar y modificar el Balanced Scorecard de acuerdo a la situación actual, asignar el tiempo suficiente al desarrollo del Balanced Scorecard y la cultura de la organización. 35 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 6. MAPA ESTRATÉGICO Para comunicar la estrategia con un lenguaje común es necesario elaborar un mapa estratégico donde se represente en una sola página la estrategia de la organización. Este mapa debe contar con relaciones de causa-efecto entre los objetivos de las diferentes perspectivas. A partir de la información obtenida en investigación hecha previamente de la organización y su funcionamiento: los procesos, la cultura empresarial, las relaciones con los clientes, los estados financieros, las políticas de Recursos Humanos, las tecnologías, etc., se diseña un borrador del mapa estratégico. Este borrador se modifica hasta encontrar un mapa que cumpla con los objetivos de la organización. Es importante aclarar que los mapas estratégicos son diferentes para cada organización, inclusive para las distintas áreas de una misma organización, ya que dependen de la visión, cultura, objetivos, metas y otros elementos mencionados previamente. Sin embargo los mapas de las empresas de un mismo sector pueden ser muy parecidos cuando se adoptan estrategias similares. Elementos del Mapa Estratégico: El mapa estratégico es un cuadro integrado por las perspectivas, temas, objetivos y relaciones causa-efecto. Las perspectivas (Figura 4) se enumeran en la parte izquierda, comenzando en la parte inferior, en el siguiente orden: incluyen el Aprendizaje y Crecimiento, Procesos Internos, Clientes y Financiera. 36 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Ap re nd iz aj e y Cr ec im ie nt o Pr oc es os In te rn os Cl ie nt es Fi na nc ie ra Figura 4. Perspectivas. Los temas (Figura 5) son conceptos generales que describen de manera general las áreas en las que se focaliza la organización para alcanzar el destino estratégico. Pr oc es os In te rn os Figura 5. Temas Estratégicos. Aunque se utilizó como ejemplo la perspectiva de los Procesos Internos, cada una de la perspectivas esta conformada por diferentes temas estratégicos. Los objetivos (Figura 6) definen lo que se debe hacer para cumplir con la visión y finalmente la estrategia. 37 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Figura 6. Objetivos. Muestra como cada uno los temas estratégicos están integrados por diferentes objetivos. Se utilizó como ejemplo la perspectiva de los Procesos Internos Las relaciones (Figura 7) son la conexión lógica entre los objetivos. Figura 7. Relaciones de causa-efecto. Las relaciones lógicas son líneas que unen a los temas estratégicas y los objetivos, con ellas es posible visualizar la influencia de un objetivo o tema estratégico con respecto a uno o más objetivos y/o temas estratégicos a través de una o más perspectivas. 38 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 6.1 PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MAPA ESTRATÉGICO 6.1.1 Enumerar las perspectivas. Las perspectivas se enumeran en la parte inferior izquierda del mapa estratégico comenzando con las perspectivas de causas (Aprendizaje y Crecimiento y Procesos Internos) y posteriormente con las perspectivas de efecto (Clientes y Financiera). 6.1.2 Definir temas estratégicos. Por lo general se limitan de tres a cinco temas. Una vez identificados los temas se localizan en la perspectiva correspondiente. Los temas pueden abarcar las cuatro perspectivas. Deben describir de manera general como la organización logrará llegar a su destino estratégico. Los temas no pueden ser demasiado específicos, mas bien, deben ser una descripción general de los objetivos. Si hay demasiados temas se pueden eliminar los que no respaldan la estrategia, si es posible se pueden combinar temas. Cuando se tiene dificultad para identificar los temas estratégicos, se recomienda crear primero los objetivos y posteriormente tratar de agrupar los objetivos que guarden alguna relación en común. A cada grupo de objetivos se le debe sugerir un nombre que pasará a ser un tema estratégico. 6.1.3 Incorporar objetivos. Los objetivos enuncian que debe hacer la organización para alcanzar las metas planteadas. Se incorporan posteriores a los temas. Los objetivos pueden ser escritos de la siguiente forma: 39 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Verbo + Sustantivo + Adjetivo = Una acción, el resultado y la descripción Verbo Sustantivo Adjetivo Lograr referencia de marcas en el cliente Reducir costos y gastos eficientemente Optimizar la administración de riesgos Aumentar la participación de nuevos productos Tabla 2. Ejemplos de objetivos. Los objetivos deben ser claros, estar relacionados con toda la estrategia, indicar una acción y ser específicos para organización. Demasiados objetivos pueden hacer perder el enfoque, también debe existir un equilibrio entre los objetivos de las diferentes perspectivas, deben ser reales pero representando un reto para la organización y estar alineados con los objetivos de las demás perspectivas. Otras consideraciones para tomarse en cuenta son que los objetivos deben ser aplicados a la organización en general y no a un área en específico y deben representar las metas por lo general a largo plazo, cruciales en el éxito de la estrategia. Los objetivos deben ser numerados una vez que hayan sido aprobados. Pueden ser numerados con una letra que represente a la perspectiva a la que pertenecen y un número por cada perspectiva, iniciando en 1 y terminando en “n” para cada perspectiva. 6.1.4 Crear relaciones. Se establece relaciones lógicas de causa-efecto a lo largo del mapa entre los objetivos, las cuales se representan mediante flechas. Solamente deben ser marcadas las relaciones principales para conservar el orden y la claridad del Balanced Scorecard (Figura 8). 40 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Figura 8. Claridad en las relaciones causa-efecto. Cuando las flechas que representan las relaciones de causa-efecto en los mapas son demasiadas o se encuentran superpuestas hacen perder claridad al mapa y pueden crear confusiones. Por ello se deben utilizar solamente las flechas para representar las relaciones más importantes. 6.1.5 Definir indicadores. La elección de los indicadores es una parte crítica para una buena interpretación de lo que esta sucediendo en la organización. Se requiere de mucha atención, ya que si no se elige el indicador adecuado, se pueden obtener resultados no deseados. Para encontrar el mejor indicador es necesario revisar varias veces la información recopilada hasta encontrar el indicador ideal para cada objetivo. 41 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Los siguientes pasos pueden ayudar a encontrar dicho indicador: 1. Revisar el mapa estratégico. Se deben revisar detalladamente los objetivos, así como las relaciones entre estos. Después se deben establecer los indicadores potenciales: • Indicadores de resultados (miden el desempeño al final de un periodo) • Indicadores de tendencia (brindan un análisis detallado de los resultados obtenidos) 2. Determinar si los indicadores pueden respaldar las relaciones causa-efecto. Es posible que un indicador no sea el adecuado cuando encontramos que un proceso clave de la organización no esta funcionando. El mejor indicador puede ser otro que no se este empleando. 3. Identificar y organizar los indicadores existentes. Verificar que los indicadores que actualmente están en uso sean los adecuados a la estrategia y que mantenga un equilibrio entre los indicadores de resultados y tendencia. 4. Dar prioridad a las actividades que presentan problemas. Identificar las actividades que tengan un mayor impacto en el cumplimiento de los objetivos. 5. Revisar los Balanced Scorecard ya existentes. Revisar los indicadores de los Balanced Scorecard de las otras áreas para que los nuevos indicadores puedan ser alineados. 6. Depurar y completar los indicadores. Una vez hecho el análisis de los indicadores elegir los mas adecuados. En el momento que tratamos de determinar cual es el indicador adecuado, debemos evitar: • Tratar de encontrar el indicador perfecto, ya que puede involucrar demasiado tiempo y recursos. 42 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa • Evitar indicadores que muestren resultados negativos para un área. • Evitar indicadores que reflejen resultados exitosos para el beneficio de un área. • Se debe evitar crear demasiados indicadores, se deben elegir solamente los que midan lo más importante de la estrategia. Se sugiere 1.5 indicadores por objetivo. • Mantener un equilibrio entre los indicadores de resultado y los indicadores de tendencia. Se deben tomar en cuenta algunos criterios para la selección de indicadores: los indicadores deben estar alineado con los objetivos de la organización y ser útiles para establecer metas; además deben ser reproducibles en cualquier periodo de tiempo para que nos permitan conocer el desempeño de la organización y finalmente se debe determinar con que frecuencia con que los indicadores se van a revisar, así es posible intervenir oportunamente en caso de desviaciones. Pueden presentarse alguna serie de dificultades al momento de desarrollar los indicadores, como son: • La dificultad al coordinar varios equipos para obtener un indicador que involucre a más de un área. • Datos insuficientes para obtener el indicador. • La selección de un número muy extenso de indicadores. • Desacuerdos con los límites de los indicadores ya definidos. • Que los indicadores no se encuentren relacionados con los objetivos. Es importante tener en cuenta que la construcción de un indicador esta limitado por que tan difícil es conseguir la información, si el indicador que deseamos construir requiere de información que se pueda obtener dentro de la empresa es cuantificable, en caso contrario, dependemos de la disponibilidad de la información que buscamos. Una vez definidos los indicadores se sugiere registrarlos en una lista u hoja de control (Figura 9) con sus características principales como son: la descripción del indicador, las fuentes de información del indicador, los responsables, la periodicidad 43 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa de medición del indicador, datos históricos y predicciones de indicador. Esto es con la finalidad de tener un control por indicador. Figura 9. Formato sugerido para indicadores. El formato sugerido permite documentar a los indicadores, contiene la información relevante de cada indicador como su definición y la frecuencia con que se mide. También permite registrar con que objetivo esta relacionado y permite comparar los valores de los indicadores con periodos anteriores y las predicciones elaboradas. 6.1.6 Definir metas. Debe existir una meta por indicador con un tiempo definido para alcanzarla, esta meta debe ser cuantificable y comunicar un nivel de desempeño. Criterios para la elección de metas: 44 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa • Debe existir una meta por cada indicador, con un plazo de tiempo establecido para cumplirlas. • Deben ser cuantificable. • Debe quedar claro lo que se espera de cada meta. • La meta debe mostrar una relación entre el indicador, objetivo, tema y estrategia correspondientes. • No debe ser imposible de cumplir. Para la definición de las metas se recomienda tomar en cuenta los siguientes puntos: • Recolectar información para determinar tendencias y poder proyectar una meta hacia futuro. • Establecer primero las metas financieras y a partir de estas derivar el resto de las metas para las diferentes perspectivas. • Elegir un método para definir las metas. Pueden ser definidas a partir de: La visión general de la organización. El desempeño de los competidores, empleando estudios que existen en el mercado. Pueden ser públicos o privados de Benchmark. El desempeño histórico de la organización. Establecer la meta mediante una base propia cuando el indicador es nuevo en la organización o la industria. • Establecer metas a largo plazo (de 3 a 5 años) que aseguren el desempeño de la organización • Establecer el camino para alcanzar las metas a largo plazo mediante la definición de metas a mediano plazo. • Cuando se pone en práctica el BALANCED SCORECARD se debe monitorear el curso de las metas. Se debe emplear un calificador que describa el desempeño de los indicadores. Relación entre las metas: • Las metas de cada una de las áreas contribuyen a alcanzar las metas de la organización • Todas las metas deben funcionar a la par. 45 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa • Las metas son un conjunto, deben estar unidas a manera de optimizar el resultado general de la estrategia • Cuando existe competencia entre las metas debe los encargados deben determinar a cual se le debe dar prioridad. Existen diferentes barreras para establecer metas, entre estas podemos encontrar: • Datos insuficientes para respaldar una meta definida. Puede que no haya información histórica o que se este empleando un indicador nuevo, sin embargo se puede obtener información histórica recopilando la información de un periodo corto. • Cuando una meta involucra a más de un área puede haber conflictos por el carácter confidencial de cierta información. Se debe compartir información entre las áreas siempre y cuando se cuide la confidencialidad de la información. • Pueden surgir barreras emocionales entre los empleados de la organización cuando no se comunican los nuevos planes. Dificultades en el uso de las metas: • Las metas fáciles pueden llegar a ser ignoradas. • Las metas demasiado difíciles de alcanzar pueden causar desmotivación. • Cuando las metas son muy específicas es difícil ver el contexto global de la estrategia. • Cuando se buscan metas perfectas se puede perder demasiado tiempo y finalmente no obtener el resultado deseado. Con respecto a la relación entre las metas y los calificadores de desempeño (código de colores del semáforo) se deben evitar metas inalcanzables donde los niveles de desempeño siempre estén en rojo, se debe tener cuidado cuando muchos calificadores son amarillos, esto puede dificultar el dar prioridad a los indicadores para convertirlos en verdes y finalmente no se deben definir metas donde los calificadores siempre estén en verde, si el nivel de la meta es muy bajo no habrá cambios en la organización. 46 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa 6.1.7 CREAR INICIATIVAS ESTREATÉGICAS Las iniciativas estratégicas son los planes de acción que permiten alcanzar las metas, nos dicen como hay que trabajar para cumplir los objetivos, mediante la asignación de recursos financieros, recursos humanos y capacidad para cada iniciativa estratégica. Se recomienda seguir los siguientes pasos para identificar y dar prioridad a cada una de las iniciativas. • Hacer un listado de las iniciativas existentes. • Vincular las iniciativas con cada uno de los objetivos. • Crear iniciativas para los objetivos que no cuentan con una. • Eliminar las iniciativas que no están alineadas con la estrategia. • Dar prioridad a cada una de las iniciativas. • Adaptar las iniciativas a los recursos disponibles. Una buena iniciativa tiene que tener un responsable, un periodo de monitoreo que cuente con fechas de inicio y término y avances y saber que beneficios va a aportar cada meta. Para definir una iniciativa también debe tenerse claro lo que no es una iniciativa: • Los objetivos de la operación, por ejemplo: reducción de costos, mejorar el mantenimiento. • Programas necesarios para el buen funcionamiento de las operaciones, por ejemplo: programas de seguridad industrial, plan de continuidad del negocio en caso de contingencias. • Programas específicos para un área que no benefician a la organización en conjunto. Finalmente, el resultado del mapa estratégico sería (Figura 10): 47 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Ap re nd iz aj e y Cr ec im ie nt o Pr oc es os In te rn os Cl ie nt es Fi na nc ie ra Figura 10. Un mapa estratégico representa la forma en que la organización crea a figura anterior muestra el modelo de Mapa Estratégico propuesto por Kaplan y a perspectiva financiera se encuentra en la parte superior del mapa esta destinada • Crecimiento de los ingresos, abarca nuevas fuentes de ingresos como nuevos • La perspectiva de clientes se encuentra entre la perspectiva financiera y de procesos valor. L Norton. El mapa esta integrado por las cuatro perspectivas enumeradas en la parte izquierda: aprendizaje y crecimiento, procesos internos, clientes y financiera. L a crear valor a largo plazo para los accionistas y esta integrada por dos estrategias: productos o socios, así como mejorar la rentabilidad de los clientes actuales. Productividad, incluye la reducción de costos y utilizar activos con mayor eficiencia. internos y esta conformada por una propuesta de valor la cuál describe como la empresa pretende crear valor para un segmento, manteniendo la rentabilidad de los clientes mediante atributos de productos o servicios como son: precio, calidad, 48 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa a perspectiva de los procesos internos se encarga de producir y entregar valor a los • Procesos de operaciones: procesos que producen y entregan productos y • de gestión de clientes: procesos que amplían relación con los • de innovación: se encargan de desarrollar nuevos productos, • mejoran comunidades y el medio ambiente inalmente la perspectiva de aprendizaje y crecimiento es la base de las perspectivas A continuación se muestra un ejemplo del resultado final del mapa estratégico l mapa esta integrado por las cuatro perspectivas: aprendizaje y crecimiento, encuentran superpuestas, lo que facilita la lectura del mapa. disponibilidad, selección y funcionalidad. Y adquiriendo nuevos clientes y/o reteniendo clientes mediante el servicio al cliente, la asociación con distribuidores y manteniendo una buena imagen de la marca. L clientes, además de mejorar procesos. Se encuentra entre la perspectiva de clientes y aprendizaje y crecimiento. Los procesos internos se clasifican en cuatro grupos: servicios, incluyen el abastecimiento, la producción, distribución y gestión del riesgo. Procesos clientes, incluyen la selección, adquisición, retención y crecimiento de los clientes. Procesos procesos y servicios a través del desarrollo y lanzamiento de productos y la identificación de oportunidades. Procesos reguladores y sociales: mediante programas ambientales, de seguridad y salud y empleo. F anteriores ayuda a incrementar la participación de la organización en la estrategia. Incluye el capital humano para fortalecer las posiciones en la empresa, el capital de información mejora los sistemas de información y el capital organizacional se encarga de la cultura, liderazgo, alineación y trabajo en equipo. (Figura 11). El mapa utilizado pertenece a la compañía Siemens Brasil. E procesos internos, clientes y financiera. Cada una de las perspectivas cuenta con una serie de objetivos que guardan relación entre sí a lo largo del mapa estratégico, algunos objetivos están agrupados en temas estratégicos. Las relaciones de causa- efecto están representadas por flechas, debe observarse que las flechas no se 49 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta para alcanzar los objetivos de una empresa Ap re nd iz aj e y Cr ec im ie nt o Pr oc es os In te rn os Cl ie nt es Fi na nc ie L ra Figura 11. Mapa estratégico de Siemens Brasil.16 a perspectiva de aprendizaje y crecimiento esta conformada por tres temas los . El tema de personas equivalente al ma de capital humano (ver página del mapa modelo) de cuenta con dos objetivos; iento cuentan con dos objetivos; los procesos de innovación están tegrados por dos objetivos y finalmente los procesos de productividad los cuales son: personas, tecnología y cooperación te el tema de tecnología cuenta con un objetivo; finalmente el tema de cooperación es equivalente al trabajo en equipo y cuenta con un objetivo. Estos objetivos son la base del resto de las perspectivas e y están directamente relacionados con los procesos internos. La perspectiva de procesos internos esta conformada por tres tipos de procesos. Los procesos de crecim in 16 http://www.siemens.com.br/templates/coluna1.aspx?channel=5652&channel_pri_nivel=5650&channel_ seg_ nivel=5650 Siemens Brasil/Página principal>Portal de Tecnologías>Gestão de Tecnologia no Mercosul >Techplan>10 de Abril de 2008 50 El desarrollo del Balanced Scorecard como herramienta
Compartir