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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA QUÍMICA E INDUSTRIAS EXTRACTIVAS E.S.I.Q.I.E. “LA SUPERVISIÓN COMO ACTIVIDAD PRIMORDIAL EN EL DESARROLLO PROFESIONAL DEL IQI” TESIS Que para obtener el título de INGENIERO QUÍMICO INDUSTRIAL P r e s e n t a : Erik José Valdivia Molinar Director de Tesis: Dr. Héctor F. Martínez Frías México D.F., septiembre de 2014 SECRETARIA DE EDUCACIÓN PUBLICA INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA QUÍMICA E INDUSTRIAS EXTRACTIVAS DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ACADÉMICO México. D. F.. 19 de marzo del 2014. T-032-14 Al C. Pasante: ERIK JOSÉ VALDIVIA MOLINAR Boleta: 2005320717 Carrera: IQI Generación: 2005-2009 Mediante el presente se hace de su conocimiento que este Departamento acepta que el C. Dr. Héctor F. Martínez Frías, sea orientador en el tema que propone usted desarrollar como prueba escrita en la opción Tesis Individual, con el titulo y contenido siguiente: "La supervisión como actividad primordial en el desarrollo profesional del IQI". Resumen. Introducción. I.- Generalidades y principios básicos de supervisión. II.- Funciones determinantes de la eficiencia de los supervisores. III.- Supervisión en procesos, proyectos y obras. IV.- Programa de capacitación para la formación de supervisores. Conclusiones. Bibliografía. Se concede un plazo máximo de un año. a partir de esta fecha, para presentarlo a revisión por el Jurado asignado. Prudente de léfAcademia de Economía Industrial Lie. Guillermo Al Jote del Depártame, Seguimiento la Torre Arteaoa [e Evaluación y mico ordetfesis Ced. Prof. 1371Í roo uerarefo Sánchez AlvárUS bdirector Académico Interino c. c. p.- Control Escolar. GATA/rcr DEDICATORIA Con especial reconocimiento, cariño y respeto, a mis padres, Gloria Blanca Molinar P. y José Valdivia V., así como a mi tía Dora Asalia Molinar P. por todo el apoyo incondicional que me han brindado a lo largo de mi vida para lograr mis metas. AGRADECIMIENTOS Al Instituto Politécnico Nacional, especialmente a la Escuela Superior de Ingeniería Química e Industrias Extractivas, por haberme brindado la oportunidad de adentrarme en el maravilloso mundo del conocimiento y formarme profesionalmente. Al Dr. Héctor F. Martínez Frías, por su valioso apoyo, orientación, tiempo y esfuerzo dedicado para la realización de esta tesis. A todos mis seres queridos que me motivaron día a día para lograr este objetivo, dándome todo su apoyo, pero sobre todo por creer en mí. ÍNDICE CAPÍTULO I. GENERALIDADES Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE SUPERVISIÓN 1.1 Etimología de la palabra Supervisión………………………………………………………………………… 5 1.2 Definición de Supervisión…………………………………………………………………………………………. 5 1.3 Generalidades de la Supervisión……………………………………………………………………………….. 5 1.4 Niveles de Supervisión………………………………………………………………………………………………. 7 1.5 Objetivos de la Supervisión………………………………………………………………………………………. 9 1.5.1 Objetivos básicos de la Supervisión………………………………………………………………. 9 1.5.2 Objetivos generales de la Supervisión……………………………………………………………. 9 1.6 Metodología general de la Supervisión………………………………………………………………………. 9 1.6.1 Métodos de Supervisión………………………………………………………………………………… 10 1.6.1.1 La Supervisión Individual…………………………………………………………………. 10 1.6.1.2 La Supervisión Grupal……………………………………………………………………… 10 1.6.1.3 La Supervisión Formal……………………………………………………………………… 11 1.6.1.4 La Supervisión Informal…………………………………………………………………… 11 1.6.1.5 La Supervisión Directa…………………………………………………………………….. 11 1.6.1.6 La Supervisión Indirecta………………………………………………………………….. 11 1.7 Principios de La Supervisión……………………………………………………………………………………….. 12 1.8 Estilos de Supervisión…………………………………………………………………………………………………. 13 1.9 Tipos de Supervisión…………………………………………………………………………………………………… 15 1.9.1 Supervisión Administrativa…………………………………………………………………………….. 15 1.9.2 Supervisión Educativa……………………………………………………………………………………. 16 CAPÍTULO II. FUNCIONES DETERMINANTES DE LA EFICIENCIA DE LOS SUPERVISORES 2.1 Definición de Supervisor…………………………………………………………………………………………….. 17 2.2 Generalidades del Supervisor…………………………………………………………………………………….. 17 2.3 Funciones del Supervisor……………………………………………………………………………………………. 19 2.4 Principios del Supervisor……………………………………………………………………………………………. 19 2.5 Características de los Supervisores…………………………………………………………………………….. 20 2.5.1 Características Básicas del Supervisor……………………………………………………………. 20 2.5.2 Características de un buen Supervisor…………………………………………………………… 21 2.5.3 Características personales de los Supervisores………………………………………………. 23 2.5.4 Características de un mal Supervisor……………………………………………………………… 23 2.6 Los diez mandamientos del Supervisor………………………………………………………………………. 23 2.7 Que se espera de un buen Supervisor………………………………………………………………………… 25 2.8 El Supervisor y la Toma de Decisiones………………………………………………………………………… 26 2.8.1 Racionalidad en la Toma de Decisiones………………………………………………………….. 27 2.8.2 Evaluación de Alternativas…………………………………………………………………………….. 27 2.8.3 Función de los análisis Cualitativo y Cuantitativo en la Toma de Decisiones…… 28 2.8.4 Decisiones Programadas y No Programadas…………………………………………………… 28 2.8.5 Enfoques modernos en la Toma de Decisiones bajo condiciones de incertidumbre………………………………………………………………………………………………… 28 2.9 El proceso de Resolución de Problemas y Toma de Decisiones…………………………………… 29 CAPÍTULO III. SUPERVISIÓN EN PROCESOS, PROYECTOS Y OBRAS 3.1 Supervisión en Procesos Industriales………………………………………………………………………….. 30 3.2 Consideraciones Generales en la Supervisión de Procesos Industriales………………………. 30 3.2.1 Misión, Visión, Objetivos, Política y Organigrama………………………………………….. 31 3.2.2 Conocimiento y Manejo de la Información……………………………………………………. 32 3.2.2.1 Conocimiento y Manejo de la Normatividad aplicable en el desarrollo de Proceso……………………………………………………………………… 32 3.2.2.2 Conocimiento y Manejo de la información de los Procedimientos Operativos del Proceso…………………………………………………………………… 33 3.2.2.3 Uso y Manejo de documentación Administrativa……………………………. 36 3.3 Conceptos Particulares en la Supervisión de Procesos Industriales…………………………….. 37 3.4 La Supervisión y el Control de Procesos Industriales…………………………………………………… 38 3.5 Guía básica para desarrollar un Programa de Supervisión de un Proceso…………………… 39 3.6 La Supervisión en el desarrollo de Proyectos Ejecutivos…………………………………………….. 40 3.6.1 Generales de la Supervisión de Proyectos Ejecutivos……………………………………… 40 3.6.2 Particulares de la Supervisión de Proyectos Ejecutivos………………………………….. 42 3.7 La Supervisión en la etapa de Construcción de Proyectos…………………………………………… 44 3.7.1 Objeto de la Supervisión en la etapa de Construcción……………………………………. 45 3.7.2 La Supervisión y su Marco Legal……………………………………………………………………. 46 3.7.3 Generales de la Supervisión en la etapa de Construcción………………………………. 46 3.7.4 Particulares de la Supervisión en la etapa de Construcción……………………………. 48 CAPÍTULO IV PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE SUPERVISORES 4.1 Justificación de la Capacitación………………………………………………………………………………….. 57 4.2 Capacitación y Desarrollo del Recurso Humano…………………………………………………………. 57 4.3 Objetivos principales de la Capacitación y Desarrollo…………………………………………………. 58 4.4 Beneficios de la Capacitación de los empleados…………………………………………………………. 58 4.5 Programas de capacitación………………………………………………………………………………………… 59 4.6 Particulares de la Capacitación y Desarrollo de Supervisores……………………………………… 60 4.6.1 Supervisores de Procesos Industriales……………………………………………………………. 60 4.6.2 Supervisores de Proyectos Ejecutivos…………………………………………………………….. 62 4.6.3 Supervisores de Proyectos en la etapa de Construcción………………………………… 63 CONCLUSIONES…………………………………………………………………………………………………………………………66 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………………………………………………………… 68 ANEXOS……………………………………………………………………………………………………………………………………. 69 1 RESUMEN Hoy en día la producción en serie y a gran escala, las exigencias de ahorro, los cortos plazos requeridos para la obtención de resultados satisfactorios, los altos estándares de calidad exigidos en los productos finales y el compromiso con la seguridad, la salud laboral y la protección ambiental demandan una mayor atención a todos y cada uno de los elementos que giran en torno a la consolidación de un producto terminado, ya sea en procesos industriales, obras de infraestructura o proyectos ejecutivos, por lo que indudablemente va en aumento la necesidad de desarrollar y contar con profesionales que puedan comprometerse en el cumplimiento de estas exigencias de manera óptima, enfrentando problemas de carácter técnico, administrativo y conflictos propios generados de las interacciones humanas. Aquí es donde la supervisión toma su fuerza y se vuelve una parte trascendental para el cumplimiento de las exigencias establecidas, ya que las labores de supervisión en cualquier actividad profesional puede ser un factor determinante para lograr el éxito o el fracaso de la misma, puesto que un número considerable de problemas no son atribuibles a deficiencias en las máquinas, los proyectos o los procesos mismos, sino a un mal desempeño en la metodología de supervisión. Derivado de lo anterior es necesario establecer los conceptos de “Supervisión” y “Supervisor”, apoyados en la literatura y respaldada en el empirismo tradicional, de manera que se explicite en que consiste el ejecutar esta importante labor, así como cuáles son sus funciones, alcances, derechos, obligaciones y responsabilidades de la persona que se desempeñe en este cargo, todo esto con la finalidad de establecer qué papel juega la supervisión dentro de una organización y su importancia en el ámbito profesional en cuanto a la obtención de resultados. El presente trabajo se compone de cuatro capítulos, de los cuales los primeros dos corresponden a los conceptos principales y conocimientos básicos generales con los que debe contar el supervisor para poder desarrollar un trabajo profesional, así como una breve reseña de lo que implica ocupar este puesto dentro de una organización, posteriormente en el capítulo tres se presentarán las partes fundamentales de las actividades de supervisión de procesos, proyectos ejecutivos y ejecución de obras de infraestructura, su importancia, sus metodologías básicas particulares, su estrecha relación con el recurso humano para el cumplimiento de objetivos y la generación de documentación por parte de la supervisión en general, terminando en el último capítulo con una propuesta de programas de capacitación profesional para la formación de supervisores en general. Capítulo I. GENERALIDADES Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE SUPERVISIÓN El capítulo primero muestra las definiciones y conceptos generales de supervisión, una breve reseña de los inicios de las actividades de supervisión como actividad independiente dentro de una organización, sus principios básicos y objetivos, se presenta un panorama general de las labores de supervisión, su importancia y trascendencia en la toma de decisiones y lo que gira en torno a ello, de acuerdo a una metodología general, principios y estilos. 2 Capítulo II. FUNCIONES DETERMINANTES DE LA EFICIENCIA DE LOS SUPERVISORES En este capítulo se inicia con el significado de la palabra supervisor, posteriormente se hará referencia al desempeño del supervisor, su colaboración, sus características, cualidades, habilidades y conocimientos con los que debe contar para desarrollar una correcta y eficiente supervisión, así como sus funciones, alcances, obligaciones y responsabilidades que conlleva desempeñar este cargo. Capítulo III. SUPERVISIÓN EN PROCESOS, PROYECTOS Y OBRAS En este capítulo se expone una breve reseña de lo que es un proceso industrial, un proyecto ejecutivo y una obra de infraestructura, se mencionan las consideraciones básicas para llevar a cabo una supervisión sistemática efectiva, primeramente en un proceso industrial, posteriormente en la revisión de proyectos ejecutivos y finalizando con la supervisión en la ejecución de una obra (etapa de construcción), así como una mención de la documentación que se genera, su uso e impacto directo en los resultados. Capítulo IV. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE SUPERVISORES En este capítulo se propondrá un programa de capacitación profesional para la formación de supervisores en general de acuerdo a las áreas de oportunidad que se van presentando en la complejidad de los trabajos que exigen una estricta supervisión, tratando de equilibrar el enfoque gerencial con lo técnico, con el desarrollo humano necesario para formar y mantener un ambiente de cordialidad tanto con los altos mandos como con los subordinados manteniendo resultados satisfactorios para todo el entorno. Finalmente se presentarán las conclusiones de la investigación bibliográfica incluyendo las de las propuestas establecidas. 3 INTRODUCCIÓN Se puede comprender el desarrollo económico en el ámbito general, a la capacidad que tienen los países de producir riqueza para que puedan sostener y aumentar el bienestar de los habitantes de cada país, en lo particular México se ubica entre las primeras veinte economías a nivel mundial y cuenta con una gran variedad de recursos naturales que deben ser transformados de manera adecuada, así como invertir de lleno en el sector industrial y en infraestructura. El sector industrial aprovechado de una manera eficiente y estratégica es de vital importancia en México para lograr un impulso económico potencial y conseguir una mejor posición entre las principales economías del mundo. México es un país que requiere de una mayor industrialización, ya que cuenta con los recursos de la naturaleza necesarios para esta actividad y a su vez, éstos requieren también de otro tipo de procesos para ampliar la gama de productos elaborados con los que cuenta el sector industrial para su comercialización, se debe invertir en la industria de manera general y en la importación de maquinaria especializada, así como en la capacitación del personal que realiza todas y cada una de las actividades que pertenecen a este ramo, esto con la finalidad de tener una producción de calidad y que sea competitiva con el resto del mundo, a medida de que este sector crece, aumentan los empleos, la competitividad mundial y las exportaciones, lo que trae por resultado un superávit en la balanza comercial. Esta inversión se debe generar dando facilidades a empresas nacionales y extranjeras de adentrarse en esta rama y facilitándoles la adquisición de nuevas tecnologías como pueden ser equipos robóticos y softwares especializados para su inmediata implementación a sus procesos. Dicha inversión también puede realizarse mediante ampliaciones, remodelaciones, mantenimientos y nuevas construcciones o reparación integral de las mismas, incluyendo también la construcción operativa, a la supervisión y a la administración en la construcción de obras, o bien a la construcción de obras en combinación con actividades de servicios. En nuestro país las industrias más fuertes son la industria manufacturera, la industria de la construcción, la electricidad, agua, gas y la minería. Estas industrias han tenido un crecimiento en la actualidad, sin embargo, se necesita una mayor atención e inversión en esta rama para no solo extraer y proveer las materias primas a los otros países, sino que también poder ofrecer una gran gama de productos elaborados y manufacturados con una buena calidad y marcar la competitividad en el mercado internacional. Esto depende de una muy buena inversión en este sector así como el uso de nuevas tecnologíasy la capacitación del personal en el uso de las mismas. Las industrias manufactureras que realizan sus actividades en plantas, fábricas, talleres, maquiladoras u hogares y que abarcan la transformación física y química de las materias primas para obtener productos elaborados, así como el ensamblaje de partes y componentes o productos fabricados, acabado y reconstrucción de productos mediante maquinaria que requiere energía o trabajo manual, poco a poco los inversionistas extranjeros las ha ido retirando de nuestro país, debido a que han encontrado mejores opciones para reubicarlas en otros países generalmente asiáticos. Es por esto que cuando exista una inversión de este tipo en nuestro país debemos de buscar la forma de mantener su rentabilidad. 4 La “Supervisión” es una actividad clave para lograr un impulso económico, puesto que brinda todas las facilidades para que la dirección sobresalga y ésta, a su vez brinde el éxito a la compañía, ya que una buena ejecución en las labores de supervisión garantiza el desarrollo efectivo de las actividades necesarias para producir bienes con altos estándares de calidad, mismos que darán la confianza de consumir al cliente final o en su caso brindarán la seguridad de invertir a los capitalistas en beneficio de la compañía. La dirección existe en empresas, proyectos o construcción de infraestructura, la implementación de nuevos procedimientos o tecnología en los procesos, para ello se requiere de liderazgo necesario de los altos mandos para cumplir objetivos, del desarrollo de procesos o sistemas más eficientes, sin embargo, es muy somera la información que se maneja en cuestiones de supervisión y ha sido poca su difusión, y se le resta importancia al no enfatizar en la trascendencia de su correcto desempeño. Debido a las situaciones antes mencionadas, el presente trabajo basado en una revisión bibliográfica tiene la intención de establecer una guía o metodología general técnica para ejecutar una correcta supervisión, con lo cual se permita a los ingenieros que se desarrollarán principalmente en las labores de supervisión, tener un conocimiento general en la materia y con esto poder llevarla a un nivel más especializado. Para la realización de este trabajo se destacará la importancia y trascendencia de la supervisión, así como los conceptos técnicos y administrativos que se deben dominar para la correcta ejecución de esta ardua tarea y la formación básica necesaria que implica la ejecución de labores de supervisión en el ámbito profesional, teniendo como objetivo general el establecer las labores de Supervisión como actividades fundamentales en el éxito de todas y cada una de las funciones y participación de los profesionales de Ingeniería Química Industrial, tomando como base la estructuración de un programa, así como el seguimiento y control en cuanto a procesos, proyectos o manejo del recurso humano, para alcanzar las metas que la organización demanda en la optimización del uso de los recursos de que dispone. Se hará énfasis en la identificación de las tareas básicas que integran una supervisión efectiva, la documentación que permite mantener por escrito los procedimientos, así como los avances en tareas bajo supervisión, detectando desviaciones y causas de los problemas que se presentan en la operación del área bajo estudio, involucrando a los empleados a participar activamente en políticas, procedimientos, análisis de riesgos, auditorias, entre otros, dándoles a conocer los estándares de trabajo promoviendo una actitud de compromiso 5 I. GENERALIDADES Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE SUPERVISIÓN 1.1 Etimología de la palabra Supervisión. Viene del latín “visus” qué significa examinar, dar el visto bueno; y del latín “súper” qué significa preeminencia o en otras palabras: privilegio, ventaja o preferencia por razón o mérito especial. Etimológicamente significa “Mirar desde lo alto”. Por otro lado existe literatura que maneja las palabras “súper” y “videre” que etimológicamente significa “Ver por encima”. 1.2 Definición de Supervisión Dentro de esta investigación bibliográfica se han encontrado diversas formas con las que se trata de definir esta actividad, sin embargo se ha decidido plasmar las más concretas, mismas que a continuación se presentan: Inspección de un trabajo por un superior, acción y efecto de supervisar (RAE), dar el visto bueno después de examinar. Supervisión es un proceso mediante el cual una persona poseedora de un capital de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras, con el fin de lograr de ellas su máxima eficacia para obtener resultados en común. Actividad o conjunto de actividades que desarrolla una persona al supervisar y/o dirigir el trabajo de un grupo de personas, con el fin de lograr de ellas su máxima eficiencia y satisfacción mutua. Como se pudo observar todas convergen en un mismo punto, “dirigir y vigilar a terceros con la finalidad de obtener lo mejor de ellos para cumplir los objetivos de una organización”. A continuación se muestra una definición propia de la palabra Supervisión, sin dejar de lado la esencia con la que se le ha venido definiendo: Conjunto de actividades técnicas y morales interrelacionadas, que nacen de la observación directa del trabajo desarrollado por uno o un conjunto de individuos y que tiene la finalidad de promover una mejora continua mediante una correcta directriz, para lograr los objetivos propios, de los individuos en el entorno y de la misma organización. 1.3 Generalidades de la Supervisión La supervisión es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios y ha sido visto desde diferentes enfoques; conocer estos antecedentes resulta indispensable para ubicar a una función tan importante como ésta. Haciendo un poco de historia es posible conocer como se ha dado el avance en la generación, desarrollo y control de las empresas en general y cuál ha sido la influencia de la creación de métodos y sistemas de supervisión y control, los errores y aciertos cometidos por los empresarios. 6 La supervisión como actividad humana, es producto de la segunda Revolución Industrial y en consecuencia, empezó a manifestarse como elemento clave del quehacer humano desde muy temprano. Charles Babbage, matemático británico, en 1800 pasa gran parte de su tiempo estudiando la manera de lograr mayor eficiencia en las opciones fabriles. Se convierte en uno de los primeros partidarios del principio de la división del trabajo y de la supervisión, como resultado de la aplicación de la experiencia. Gran parte de los avances sobre la supervisión y control tanto en actividades, como de productos y materiales, se fue dando de forma empírica e inconexa durante el siglo XIX, sin embargo, algunos de estos trabajos fueron de importancia al ser recopilados y presentados principalmente al sector industrial. A finales del mismo siglo, los ingenieros fueron los primeros que intervinieron en la marcha científica de las industrias, con las ciencias exactas invadieron los terrenos del empirismo y de la práctica. Esto unido a su formación profesional, desarrollaron rápidamente la habilidad de supervisar las distintas actividades fabriles e industriales. El primer caso de importancia es el de Henry Metcalfe, que en 1885 como director de un arsenal del ejército británico, describe un sistema precursor para el control de costos y materiales. Por estos tiempos la mayoría de los responsables de los corporativos de empresas grandes y pequeñas llevaron el entrenamiento militar a sus lugares de trabajo con la mentalidad de mandar y controlar. Su acercamiento al “management” era la jerarquía de estilo piramidal con el presidente en la punta, los miembros de la alta dirección debajo de él, los ejecutivos medios debajo de estos y así sucesivamente hasta llegar a los trabajadores y el personal deapoyo los cuales formaban la base piramidal. Las órdenes viajaban en una sola dirección: hacia abajo. La información se filtraba lentamente: hacia arriba. Se esperaba que los empleados hicieran su trabajo, cobraran su quincena y quedaran satisfechos. Sin embargo, dos fuerzas habían convergido para transformar dramáticamente su acercamiento al “management”. Primero fue el rápido índice de cambio y el incremento en la complejidad de las operaciones de los negocios pequeños ante la aparición de la era de las computadoras. La mayoría tenían habilidades críticas y conocimientos que eran necesarios para muchas otras personas para hacer el trabajo a tiempo y dentro de un aceptable estándar de calidad. También por esos años Frederick W. Taylor y Henry Fayol desarrollan los principios de administración y supervisión de forma independiente, partiendo de puntos de vista diferentes. En 1856 Frederick Winslow Taylor enfoca sus estudios a la planeación y organización del trabajo a la selección de actividades y a través del método científico, estudia los movimientos necesarios para la ejecución de las labores, finalmente supervisándolas y por experimentación las hizo eficientes; efectuando después lo mismo con la maquinaria. Con Taylor la supervisión alcanza el más alto nivel de resultados y en este caso la supervisión logra un sistema que descansa sobre el estudio exacto de los tiempos unitarios y que es a su vez el elemento más importante de la administración moderna. El trabajo en una compañía requiere que, además de entenderlo, conozca mucho más sobre otros trabajos dentro de la organización, la forma más rápida y precisa de conservarlo es desarrollar y 7 mantener una red de contactos, un equipo de personas dentro del lugar de trabajo que mantengan el flujo de información y a quienes se debe de mantener informados cuando así lo requiera. Las actividades de supervisión se realizan mediante la presencia permanente de supervisores con actividades específicas, realizadas al inicio, durante el proceso y al término de los trabajos y se rige por la atención inmediata de los procesos técnico-administrativos con carácter preventivo y/o correctivo. Sin embargo la supervisión debe de tener una orientación principalmente preventiva mediante la ejecución de una serie de actividades programadas, ordenadas y sistematizadas, para evitar re trabajos o trabajos adicionales que incrementen tanto el costo como el tiempo de ejecución, que también pudiese afectar la calidad. Las acciones preventivas están orientadas a la revisión de los requisitos de ejecución de las actividades antes de que estas se ejecuten, también serán necesarias las acciones de verificación, en la que se inspeccionará el trabajo que se está ejecutado, en algunos casos de manera sistemática y en otros casos de manera selectiva. Uno de los trabajos de la supervisión es obtener un producto documental llamado “informe de supervisión” en el que se plasmen todos los datos que permitan visualizar lo que está sucediendo en cualquier proceso. La supervisión es ahora una función que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el trabajo de un equipo, así como promover que este opere conforme a los criterios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad. La supervisión está altamente orientada a la función administrativa de la dirección, y hace uso principalmente del ejercicio de la autoridad, la delegación de funciones y la utilización de los medios de comunicación entre un equipo humano, participando también en el ejercicio del control. Esta juega un papel muy importante en el conjunto de resultados que la dirección debe reflejar, ya que es la encargada de vigilar que todos los trabajos previamente establecidos se cumplan en estricto apego a las leyes, reglamentos, normas, lineamientos y procedimientos aplicables. Muchas veces la supervisión tiene una responsabilidad legal y moral sobre la seguridad y la higiene del personal técnico y obrero y sobre el impacto que los procesos tengan sobre el medio ambiente. Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Por lo tanto se puede resumir que la supervisión técnica - administrativa se refiere al empleo de una metodología para realizar el trabajo de vigilancia de las actividades para el cumplimiento en tiempo y forma de las condiciones técnicas y económicas esperadas. 1.4 Niveles de Supervisión Dentro de los órganos de control existen diversos “niveles de supervisión”, que son determinados por el tamaño de la estructura organizacional del proceso, del proyecto o de la obra, a estos niveles se les puede considerar como directivos y sus responsabilidades consisten en planear, organizar, dirigir y 8 controlar el trabajo requerido, así como coordinar los recursos, mejorar el trabajo de grupo e individual de los subordinados, promover la comunicación para dar instrucciones, recibir información, transmitir resultados y tomar decisiones para hacer eficaz cada una de las actividades realizadas. Supervisor es todo jefe intermedio, que tiene un grupo de subordinados a su cargo pero también tiene superiores a quienes reportar, independientemente de su nivel o rango en la escala jerárquica. El supervisor de primera línea supervisa directamente a los trabajadores, en los demás niveles de supervisión, el supervisor puede tener uno o más supervisores a su cargo. Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto de acuerdo con el criterio de algunos autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. Todo supervisor tiene características y actividades comunes, sin importar su rango, sin embargo su labor se ve matizada por el nivel que ocupa. Todo supervisor por su doble carácter, de jefe y subordinado a la vez, tiene deberes para con sus supervisores y para con sus subalternos, es un hombre enlace entre la más alta dirección y el personal operativo o de ejecución. Esta evolución de roles directivos requiere de la guía, supervisión y dirección, ya que las personas necesitan de esa conducción que los lleve desde el control a la realización, en consecución de las metas establecidas. Independientemente de cuantos niveles de supervisión se hayan determinado para cubrir las necesidades de la empresa, en la toma de responsabilidad sobre el comportamiento humano necesario para el cumplimiento de los objetivos y las metas hay que tomar en cuenta para cada uno de estos niveles las siguientes consideraciones: a) Asignación a cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas específicas encomendadas a ellos, de tal manera que se delimiten con precisión la responsabilidad de trabajo que tienen. b) Motivar a las personas para que trabajen en la forma deseada. c) Establecimiento de la comunicación por medio de la implantación de un flujo efectivo de ideas y de información en todas las direcciones deseadas. d) Coordinación para la consecución de la armonía del esfuerzo del grupo hacia el cumplimiento de los objetivos individuales y del grupo mismo. En las actividades de supervisión es necesario llevar un control preciso o el aseguramiento efectivo de los objetivos mediante el establecimiento de estándares, de tal manera que existan normas de ejecución efectiva en la consecución de los objetivos y metas propuestas. 9 1.5 Objetivos de la Supervisión 1.5.1 Objetivos básicos de la Supervisión Los cuatro objetivos básicos de la supervisión son: a. Enseñanza y formación permanentes. b. Ofrecimiento de servicios de calidad. c. Socialización del profesional. d. Elevar el nivel teórico y práctico de las actuaciones. 1.5.2 Objetivos generales de la SupervisiónA continuación se presentan los objetivos generales de la supervisión. • Mejorar la productividad de los empleados. • Desarrollar el uso óptimo de los recursos. • Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada. • Desarrollo integral del personal. • Monitorear las actitudes de los subordinados. • Contribuir a mejorar las condiciones laborales. • Garantizar una optimización de la calidad, tiempo y costo, así como en la seguridad industrial y protección ambiental. Los objetivos específicos de la supervisión pueden variar según se trata de un tipo u otro de supervisión, no obstante tiene unos objetivos generales comunes que se le atribuyen al perfeccionamiento de la práctica profesional y a una mejor satisfacción en el ejercicio de la profesión. Esto sin contar los objetivos corporativos como hacer más rentable a la compañía o lograr un crecimiento sostenido. 1.6 Metodología general de la Supervisión Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, así como a la necesidad de aumentar eficiencia y competitividad en las organizaciones mediante estandarizaciones, certificaciones y normativas, se han tenido que desarrollar técnicas, principios y teorías que transformaron la función de supervisión de una práctica empírica a una labor técnica y especializada. Implícito en esta evolución se halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento más importante para el logro de los objetivos. La supervisión es un método secundario o auxiliar al tratarse de un procedimiento estrechamente ligado al ejercicio profesional, habiéndose convertido en las últimas décadas en un pilar de la acción profesional. 10 La supervisión ha sido necesaria siempre que el trabajo ha implicado el esfuerzo conjunto de un equipo de personas, sin embargo es fundamental que la o las personas que integran el cuerpo de supervisión formen parte del equipo, ya que mediante la combinación de habilidades y talentos será mucho más sencillo llegar a las metas y objetivos establecidos. Un equipo se forma para lograr una sinergia. La sinergia significa que el total es más grande que la suma de sus partes, y este equipo debe ser formado siempre que la tarea a realizar sea mayor que la capacidad de cualquiera de sus integrantes para trabajar solos. Muchas veces, a pesar de que el profesional tenga muy claro cómo trabajar metodológicamente y cómo seguir las distintas fases para una intervención adecuada, la excesiva demanda por parte de los usuarios o por parte de la institución y en ocasiones las demandas inadecuadas tienen como efecto que si el profesional no se detiene a reflexionar sobre cómo está desarrollando su trabajo, éste se realice cada vez de una forma más mecánica en vez de tener un mayor porcentaje de posibilidades para realizarlo con la debida eficacia. 1.6.1 Métodos de Supervisión Las modalidades básicas de aplicación de la supervisión son: La supervisión individual, grupal, directa, indirecta, formal, informal y mixta. A continuación se plasma una breve reseña de cada una de ellas. 1.6.1.1 La Supervisión Individual Permite el desarrollo de una práctica profesional y personal, para que cada miembro del personal alcance su grado de experiencia y de confianza, y trata las necesidades que no se pueden alcanzar o que pueden ser de algún modo algo problemáticas, cuando se habla de ellas en grupo. La sesión proporciona el reconocimiento del trabajo bien hecho y ofrece un foro para una discusión de la práctica, al tiempo que capacita a los individuos para que reflexionen sobre sus desarrollos técnicos, da tiempo a que el supervisor y el supervisado puedan evaluar la calidad de la práctica con alguna privacidad. Y puede haber un acuerdo personalizado para asistir a ambas partes, tanto en la dirección de personal como en el desarrollo personal. 1.6.1.2 La Supervisión Grupal Una razón positiva para escoger a los grupos de supervisión es que cada miembro pueda aprender de la experiencia de los demás. La supervisión de grupo reduce el impacto de los choques de personalidad o las ideas de imposición del supervisor sobre el supervisado. Se recomienda que el grupo sea lo más pequeño posible, que el personal esté al mismo nivel de desarrollo profesional y que se debiera dedicar más atención a asegurar que las sesiones no se conviertan en sesiones de dirección o en un espacio de quejas, más apropiado para reuniones de personal. 11 1.6.1.3 La Supervisión Formal Es la supervisión por la que un trabajador ayuda a otro en mejorar su práctica a un nivel óptimo y en la que el supervisado es formalmente responsable ante el supervisor. Ésta se puede definir en tres dimensiones: Tiene una estructura que por razones administrativas, es necesario que asegure que hay una preparación adecuada, una regularidad, una agenda flexible, unos límites temporales y un sistema de anotación de la agenda planificada, los puntos discutidos y las acciones a desempeñar. Tienen un núcleo (es decir, los objetivos y los fines de las sesiones deben quedar claros, explicitarse y revisarse de vez en cuando.) Tiene un establecimiento, un contexto dentro del cual la supervisión tiene lugar y que realmente figura como base para cualquier discusión y estrategia. 1.6.1.4 La Supervisión Informal En general no se contempla como el modelo más fiable: las charlas específicas para un problema o fin preciso no dejan tiempo a los individuos para que reflejen de antemano la agenda en su trabajo o planificación, ni permiten que se registren estos tipos de discusión. Desafortunadamente con este tipo de supervisión, los individuos que intentan escapar de ser supervisados lo tienen demasiado fácil para acercarse a este enfoque. Pero alguien que realmente quiera una supervisión puede engendrar un resentimiento, porque apenas hay tiempo adecuado para explorar las cuestiones que se presentaron de manera inmediata e imprevista. Si se puede hablar de alguna ventaja en la supervisión informal se trata de su utilidad cuando el miembro del personal se encuentra en una situación de crisis y necesita un apoyo positivo inmediato. 1.6.1.5 La Supervisión Directa Es un tipo de supervisión de los trabajadores que implica un aprendizaje a partir de la observación en el trabajo. La supervisión “en vivo” y la supervisión “sobre el terreno”. 1.6.1.6 La Supervisión Indirecta Es normalmente el principal enfoque disponible para la mayoría de los supervisores que no pueden observar directamente los contactos que el miembro del personal está haciendo y las técnicas que emplea. El supervisor se ha de imaginar la realidad, basándose en métodos de libre asociación o de discusión de temas, grabaciones y posiblemente algunos ejercicios sobre experiencias, como juego de roles o simulaciones para ayudar al supervisado. El supervisor debe intentar prepararse bien, adoptando cuantos más enfoques le sea posible. Ello implicaría diseñar una agenda de trabajo con los individuos y los grupos a supervisar. Los supervisores también deben mantener los límites temporales y la privacidad. Los seis métodos antes mencionados se pueden seleccionar e inclusive mezclar entre sí de acuerdo a las necesidades del supervisor o a las situaciones que se vayan presentando. 12 1.7 Principios de la supervisión Los principios de la supervisión (reglas generales, conceptos, verdades fundamentales, dogmas aceptados) constituyen las guías mediante las que el supervisor pasa de una situación a la siguiente, tienen una importancia enorme por cuanto gobiernan la acción, es decir, la aplicación u operacionalidad de las técnicas de supervisión. Mediante la investigación y revisión de bibliografía, se encontraron unos principios de la supervisión que son una especie de reglamento utilizado como guía a la hora de tomar decisiones o de dirigir un departamento para que el mismo sea funcional ylograr seguir unas normas preestablecidas. Armando Amundarain en su trabajo denominado La Supervisión y la Organización define algunos de los principios de la siguiente manera: 1. La dirección y supervisión no pueden separarse ni establecerse aparte una de otra. Son funciones coordinadas, complementarias y mutuamente compartidas en el funcionamiento de cualquier organización. Son consideradas funcionalmente. 2. La dirección se ocupa de condiciones y operaciones en general, la supervisión se ocupa de mejorar un trabajo o labor en particular. 3. La supervisión ha de ser sensible a los cambios, ha de estar impregnada de una actitud experimental y debe dedicarse continuamente a la reevaluación de los objetivos y a evaluar materiales, políticas y métodos. a. La supervisión deberá respetar la personalidad y las diferencias individuales, y buscará proporcionar oportunidades para la mejor expresión de la creatividad de cada personalidad. b. La supervisión deberá proporcionar plenas oportunidades para la formación conjunta de políticas y planes acogiendo gustosamente y utilizando la libre expresión y las aportaciones de todos los interesados. c. La supervisión deberá estimular la confianza en sí mismo, la responsabilidad de cada persona y el desempeño de sus obligaciones. d. La supervisión deberá basarse en el supuesto de que los trabajadores pueden mejorar. Tendrá que aceptar idiosincrasias, la renuencia a colaborar y el antagonismo como características humanas, exactamente del mismo modo que acepta lo razonable: cooperación y una actividad enérgica. e. La supervisión deberá sustituir la función dirigente por la autoridad, que debe reconocerse como derivada de los hechos propios de la situación. La autoridad personal, si fuere necesaria debe derivarse de la planeación del grupo. 4. La supervisión deberá basarse en la filosofía democrática. 5. La supervisión deberá emplear métodos y actitudes científicas aplicables al trabajo, al trabajador y a los procesos de trabajo. 6. En situaciones en las que no sean aplicables los métodos de la ciencia, la supervisión deberá emplear los procesos de la lógica en el estudio, el mejoramiento, la evaluación del trabajo, el trabajador y los procesos del trabajo. La supervisión ya sea mediante métodos científicos o procesos ordenados del pensamiento, deberá derivar y utilizar datos y conclusiones que sean más 13 objetivos, precisos, mejor obtenidos y más sistemáticamente organizados y utilizados que los datos y conclusiones de una opinión descontrolada. a. La supervisión debe proporcionar oportunidades para ejercitar la originalidad y para fomentar contribuciones singulares de auto expresión creadora. Debe buscar y desarrollar habilidades innatas. b. La supervisión debe determinar procedimientos y acciones basándose en las necesidades de cada situación. c. La supervisión debe conformar y guiar expresamente el ambiente de trabajo para que se logren los mejores resultados. 7. La supervisión tiene que ser creativa. 8. La supervisión debe realizarse a través de una serie de actividades orientadas, proyectadas, programadas y ejecutadas en conjunto. 9. La supervisión debe juzgarse por la economía y la eficacia de los resultado que obtenga. Los supervisores que conocen cabalmente los principios de la supervisión y se guían por ellos son, por lo general, mucho más efectivos y eficientes que los que operan a nivel técnico. El principio fundamental implicado en cualquier situación dada, ayudará a la orientación y elección de cualquiera de varias técnicas que pueden ser aplicadas. Los principios también ayudan a evaluar las técnicas, puesto que proporcionan criterios más amplios y fundamentales para juzgarlas. La consideración de principios generales fundamentales, tiende a eliminar de cualquier situación dada, los prejuicios y opiniones personales. Esto no equivale a decir que los métodos o técnicas son innecesarios o que carecen de importancia. Nada podría realizarse si se careciera de métodos y técnicas. Estos constituyen el aspecto cambiante y fluctuante de la acción supervisora. Sin embargo, en su origen se encuentran los principios más permanentes y fundamentales que gobiernan el uso de los métodos y las técnicas y que a la larga, determinan el éxito o el fracaso. 1.8 Estilos de Supervisión Como podemos observar la supervisión es un método complejo con funciones variadas incluyendo reglas para regir una mejor y más avanzada forma de supervisión. También dentro de todo esto existen diferentes estilos de supervisión y estos se definen de la siguiente manera: 1. Estilo Autocrático: Característico de supervisores autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuándo en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señalada. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones. 2. Estilo Democrático: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo ha sido realizado, felicitando después al que lo merezca. 3. Estilo Liberal: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino. http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml 14 En teoría y en forma práctica se puede inferir que el mejor estilo de supervisión es el democrático, sin embargo al igual que los métodos de supervisión el supervisor tendrá que determinar que estilo deberá de aplicar según el comportamiento del o los trabajadores que tenga bajo su supervisión. 4. Los Individuos Hostiles: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde positivamente ante el estilo autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente. El trabajador que gusta de formar parte del equipo reacciona muy bien ante el estilo democrático. Encuentra satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo bajo el liderato democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. El hecho de que cooperen no significa necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una razonable dosis de acometividad. Las personas que cooperan, con un mínimo de control, se convierten en las más productivas. El estilo liberal solamente da resultado con aquellos individuos que verdaderamente conocen su trabajo. Son estables en su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con situaciones de emergencia. El tipo individualista o introvertido es generalmente más productivo bajo el tipo de liderato liberal. Estas modalidades de supervisión nos traen diferentes tipos de consecuencias, en la investigación de literatura se encontró que la empatía era muy importante y esta debería ser una característica más de un supervisor eficiente en su trabajo. Existen una serie de normas que estandarizan la forma de supervisar para dar apoyo a la clase trabajadora. Uno de estos es el Sistema de Administración de Calidad que es un conjunto de normas de calidad establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización (empresa de producción, empresa de servicios, administración pública, etc.). Los principalesbeneficios son: Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio. Aumento de la productividad Mayor compromiso con los requisitos del cliente. Mejora continua. Los supervisores deben conocer los diferentes tipos de normas para que se cumplan en sus trabajos y para mejorar el ambiente laboral que existe al momento, haciendo el trabajo de una forma responsable. Para esto existen también diferentes leyes que protegen a los empleados en diferentes tipos de circunstancias. Algunas de estas leyes son: Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Núm. 16 de 5 de agosto de 1975 y El Acta de Salud, Seguridad en el Trabajo, OSHA, de 1970 y La ley 446 de 28 de diciembre de 2000. Estas en su forma más abstractas se definen de la siguiente manera: Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Núm. 16 de 5 de agosto de 1975. Dispone que los patronos deban proveer, a cada empleado, un lugar de empleo libre de riesgos reconocidos que estén causando o que puedan causar muerte o daño físico a las personas que emplea. http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml 15 El Acta de Salud y Seguridad en el Trabajo, OSHA, de 1970, dispone que todo patrón es responsable de ofrecer a sus empleados un lugar de trabajo libre de peligros conocidos que estén causando o que con toda probabilidad causen daño físico o la muerte. Como podemos observar los gobiernos están atentos con las formas de supervisar y el ambiente laboral en que se encuentran todos los empleados dentro de las compañías. 1.9 Tipos de Supervisión 1.9.1 Supervisión Administrativa En la supervisión administrativa la demanda de supervisión procede de la organización. La supervisión forma parte del conjunto de la aplicación de un determinado programa, teniendo en cuenta que al supervisor en este caso se le atribuyen unas funciones específicas y se le piden unos resultados que siempre están relacionados con la mejora de los servicios que se ofrecen a sus usuarios. Los supervisados no demandan explícitamente una supervisión, ya que se la encuentran formando parte de la organización en la que están trabajando. Las funciones de la supervisión administrativa son las siguientes: Selección y contratación del trabajador Colocación del trabajador en un puesto de trabajo concreto Planificación del trabajo Distribución del trabajo Delegación del trabajo Dirigir, revisar y evaluar el trabajo Coordinación Distribución de la información Introducir cambios y nuevas ideas Rebajar tensiones Aquí el supervisor tiene que cumplir unas funciones eminentemente jerárquicas que generalmente en nuestras organizaciones suelen atribuirse a los jefes, coordinadores de servicios o puestos similares. A través de la supervisión administrativa, los trabajadores más expertos se concientizan continuamente de cuáles son los límites que les pone la institución o el centro donde trabaja. En este tipo de supervisión al supervisor se le atribuye un poder, ya que se le ha transmitido una autoridad desde la dirección de la organización. No obstante para que el poder que se le otorga sea realmente eficaz, es preciso que se complemente con la autoridad que da el hecho de que sea un buen conocedor del trabajo y que sea un experto en la materia que ha de supervisar. Si el supervisor es realmente un experto, este hecho le confiere una posición de liderazgo. Si al supervisado le gusta su supervisor y le admira, su autoridad será reconocida libremente y no por imposición jerárquica. 16 Cabe mencionar que el liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos de una persona a través de los subordinados. 1.9.2 Supervisión Educativa La supervisión educativa es la que tiene como objetivo primordial enseñar, formar y ayudar a mejorar el conocimiento de los trabajadores, o a aquellos que están en fase de formación para convertirse en profesionales, ofrece los recursos que permiten a los trabajadores realizar su trabajo con eficacia, ayuda a mantener la profesionalización y a consolidar la identidad profesional. Como resultado de la supervisión educativa, el trabajador está en una mejor posición de hacer una autoevaluación de sus actuaciones. Aprende cuál es la diferencia entre la práctica adecuada y la no adecuada, y es capaz de hacer una autocrítica. El supervisor tiene la responsabilidad de crear un ambiente que favorezca el aprendizaje, saber qué es lo que el trabajador ha de aprender y como enseñarlo. Las funciones que se identifican con este tipo de supervisión son: Enseñar. Facilitar el aprendizaje. Entrenamiento en técnicas concretas. Compartir experiencias y conocimientos. Informar. Clarificar. Guiar – conducir. Ayudar a los trabajadores a encontrar soluciones. Contribuir a la mejora profesional. Aconsejar. Sugerir. Ayudar a los trabajadores a resolver problemas. Globalmente la supervisión permite un proceso de maduración del profesional o del estudiante. 17 II. FUNCIONES DETERMINANTES DE LA EFICIENCIA DE LOS SUPERVISORES 2.1 Definición de Supervisor A continuación se presentan algunas de las definiciones que podemos encontrar de la palabra supervisor: Que supervisa. Dícese de la persona encargada de la supervisión de algo. Personas que dirigen las actividades de otros, obedece la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores, dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores. Proponiendo una definición de carácter personal se tiene que: El supervisor es una persona que dirige, observa, evalúa, corrige y capacita a uno o más individuos respecto a sus actividades dentro de una organización, mediante el uso de sus conocimientos y aptitudes, respetando las leyes, reglamentos, normas y procedimientos establecidos para el cumplimiento de los objetivos. 2.2 Generalidades del Supervisor El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa. El individuo que quiere llegar a ser un buen supervisor tiene que instruirse, estar a la vanguardia de los nuevos estilos de supervisión y dedicarle mucho tiempo a su trabajo. La persona que quiere ser un supervisor excelente tiene que cumplir con una serie de características que son necesarias a la hora de resolver problemas y situaciones dentro del entorno laboral. No hay labor más importante, difícil y exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que casi cualquier otra clase de trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos del departamento. El puesto de supervisor es tan exigente que la dirección mediante la alta gerencia tiende a buscar individuos altamente calificados y hasta de cierta manera sobre calificados. Un alto porcentaje de las empresas determinan los criterios a cubrir conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor. El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo. El buen supervisor es aquel cuya autoridad emana de su propio ejemplo, habilidad, conocimiento técnico, capacidad de ejecución, y se basa en el elevado patrón de disciplina y eficiencia que se exige a sí http://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/vanguardia/vanguardia.shtml http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml http://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANT http://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtml 18 mismo y a sus subordinados. Es el profesional que consigue que las personas bajo su mando realicen las tareas más difíciles, motivados muchas veces tan sólo por la admiración, la confianza y el ejemplo. Estos atributos se pueden adquirir o mejorar a través de programas de capacitación y desarrollo para supervisores. Por ello el supervisor es aquel que dentro de la organización conduce a un grupo de personas hacia el cumplimiento de metas y objetivos, y es el responsable directo de la coordinación, dirección, verificación, inspección y calidad en el trabajo. Una cosa que hay que dejar bien estipulado es que los supervisores son responsables del trabajo realizado por sus supervisados, son responsables de facilitar la organización adecuada suministrando información, personal auxiliar, dando facilidades diversas y materiales. Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en que se aplican las técnicas, procedimientos y observancia a las normas en los trabajos, lo que le dará una visión más amplia y le permitirá ejecutar un trabajo de carácter profesional. El supervisor tiene que cumplir con unas metas establecidas por la compañía y unos objetivos comunes que de lograrlos permite crecer y junto con ella él y sus empleados. Los supervisores tienen dos principales roles dentro de la organización siendo el primero, el fungir como jueces observando lo que sucede en el departamento para ver y determinar si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba, observan lo que sucede a través del proceso de conversión y luego compara estas observaciones con los estándares de lo esperado. Estos estándares se derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de planeación o pueden ser las mismas metas. Y el segundo rol es actuar de inmediato en la solución de problemas y toma de decisiones, con el fin de averiguar porque no salió bien algo y luego decidir qué hacer al respecto. Los supervisores no solo deben averiguar porque las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, sino también corregir lo más pronto posible esas condiciones y lograr los resultados esperados. Cuando el trabajo no cumpla con los requisitos pactados el supervisor deberá hacer uso de las acciones correctivas para cumplir con su misión dentro de la organización, sin embargo, muchas acciones correctivas no hablan de un buen supervisor, es decir ponen en evidencia una carencia de acciones preventivas. La tarea que hay que supervisar, parte de un plan de trabajo, de unas funciones que debe realizar el equipo en su conjunto y de las funciones específicas que ha de llevar a cabo cada profesional en relación a su preparación. Normalmente en la estructura del equipo se encuentran miembros que conocen y tienen un trato directo con los usuarios, mientras que existen otros que pueden objetivar más la orientación del caso al no estar directamente implicados en su evolución. Éste evidentemente es también uno de los roles del supervisor. El supervisor tiene una relación intermedia entre la institución y el profesional de campo. 19 Los supervisores deben de tener en cuenta las quejas y sugerencias de los supervisados, así como los planes de actuación para proponer cambios y alternativas de la dirección. El supervisor da la información que los trabajadores deben conocer sobre planes e intenciones que afecten al centro o servicio. Las críticas que se han hecho a la supervisión, en muchas ocasiones se deben a la poca habilidad de los supervisores al manejar un proceso tan delicado, y también a la falta de la suficiente experiencia profesional para cubrir la función de supervisores de una forma adecuada. Debe procurarse siempre que cuando un profesional inicie una tarea como supervisor sea suficientemente consiente de la complejidad de las funciones que le corresponderá realizar, y que se preocupe de conseguir la preparación necesaria para llevar a cabo la supervisión de la forma más efectiva posible. 2.3 Funciones del Supervisor • PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor. • DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones sean claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores. • DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se logrará un trabajo de alta calidad y productividad. • CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en qué grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa. La planeación y el control son inseparables, son los gemelos siameses de la administración. La acción no planeada no puede controlarse porque el control requiere mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento de controlar sin planes no tendrá sentido, puesto que no se podría saber si se va a donde se desea ir con la tarea de control, a menos que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los estándares de control. 2.4 Principios del Supervisor Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos categorías o clases de responsabilidades extremadamente amplias que, en su función real, son 20 simplemente facetas diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los principios de la supervisión y aplicar los métodos o técnicas de la supervisión. Ambas tienen que contribuir a que se logren los objetivos de la organización. Los principios no son más que las normas por las cuales se rige un supervisor, hay quienes las ven como guías mediante las cuales el supervisor pasa de una situación a otra; gobiernan las acciones, es decir, la aplicación de las técnicas de supervisión. Dentro de los principios se encuentran: • La motivación: Para que un trabajador se esfuerce en su labor es necesario que encuentre motivos claros (racionales y emocionales) para hacerlo. Debe existir una fuerza o impulso que lo conduzca a la acción. • Información: No es posible exigir la máxima eficiencia de un trabajador si no se le proporciona toda la información concerniente a su trabajo. Cualquier trabajador independientemente del nivel en el que se encuentre, debe ser informado claramente de todo lo relativo al cargo que desempeña. • La libertad del trabajador y oportunidad de desarrollo: El trabajadorrequiere de cierta libertad en el desempeño de su trabajo, para que lo sienta parte de él, como algo propio y ponga en él su máximo empeño. Todo trabajador busca oportunidad de desarrollo individual y ésta es una forma de lograrlo. • Aprendizaje: No puede esperarse el cumplimiento óptimo de una tarea, si al trabajador no se le ha enseñado a ejecutar su trabajo del modo en que se considera eficiente. Al trabajador debe suministrársele toda información y adiestramiento, si es necesario sobre la tarea o tareas a realizar, de forma que tenga un desempeño eficiente. • Gratitud: Es difícil que un trabajador desarrolle su máxima capacidad si se sabe que sus esfuerzos no serán tomados en cuenta y reconocidos. Los individuos realizan una tarea siempre con el deseo o aspiración de que ésta sea reconocida, de ahí que el supervisor debe reconocer a cada trabajador el esfuerzo realizado. • La representación: El trabajador se sentirá comprometido con su supervisor en la medida en que éste apoye sus intereses legítimos ante sus superiores. • El orden: El resultado del esfuerzo de un grupo será inferido a la suma de los esfuerzos individuales, y por lo tanto eficiente. 2.5 Características de los Supervisores Siempre es importante resaltar las características con las que debe de contar una persona para desempeñar una función, ya que partiendo de estas se puede determinar si dicha persona podrá desarrollarse de forma eficiente en el cargo que se le pretende encomendar. 2.5.1 Características básicas del Supervisor Según Armando Amundarain (2005) en su trabajo La Supervisión y La Organización, indica que las características básicas del supervisor son las siguientes: 21 1) Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, los costos esperados, los procesos necesarios, etc. 2) Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc. 3) Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas. 4) Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo. 5) Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderear a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos. 2.5.2 Características de un buen Supervisor Trata que el personal comprenda y comparta los objetivos de la organización, así como sistema, políticas, estándares etc., con el fin de acordar la forma de laborar para evitar un mal clima organizacional. Explica cualquier requerimiento que señale el cargo y ofrecerle un previo adiestramiento, para que el nuevo empleado no cometa fallas que le puedan costar a la empresa. Cree firmemente que se debe estimar y tener elevadas expectativas en el personal, demostrarle confianza sabiendo delegar, aceptar que al personal hay que incentivarlo más que controlarlo y evaluarlo por sus resultados. Tiene buen trato, está disponible, es fácil hablar con él y no se guarda información. Crea condiciones para que el personal disfrute, se interese por su trabajo, acepte responsabilidades, sea creativo, emprenda nuevas actividades y se sienta realizado y reconocido. Expresa confianza en que los nuevos empleados van a desempeñarse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar al personal, indicándoles, que la compañía no los hubiera contratado si no creyera que podrían desarrollar las funciones del puesto. Valorar las ideas de los demás aunque sean contrarias a las de él. Aprende de los errores y los previene. El supervisor tiene que adoptar una postura de imparcialidad. Es proactivo, ético y posee un alto sentido de trabajo en equipo. Debe informar al empleado recién contratado de lo que le gusta y le disgusta para evitar roces que puedan causar conflictos a futuro. 22 Continuando con la definición de las cualidades y características que han de reunir los supervisores John Longres como estudiador del comportamiento humano dentro de la sociedad hace hincapié en las siguientes: Conocimiento específico del trabajo y del campo donde se está aplicando. Haber sido supervisado. Capacidad de comunicación: saber escuchar. Tener conocimientos en dinámica de grupos. Saber transmitir una capacidad de análisis, autocrítica y autonomía. Saber proponer las pautas adecuadas para que se consigan los objetivos de la supervisión. Capacidad receptiva y segura, aceptando las dudas. Agilidad mental y analítica. Capacidad de análisis y de síntesis. Capacidad de empatía. Capacidad de autocrítica. Interés por la docencia. Capacidad de exigir motivando un nivel de auto exigencia en los supervisados. Capacidad de trabajar en el equipo. Saber transmitir una concepción amplia del trabajo. Brian Tracy en una de sus publicaciones para American Management Association comenta que, basado en un estudio realizado por la Universidad de Stanford para determinar qué cualidades primarias habían desarrollado los profesionistas que les habían permitido ascender más rápidamente dentro de su organización, menciona que son dos cualidades primarias indispensables para lograr una promoción a posiciones de mayor responsabilidad. 1. Trabajar bien en momentos de crisis. La primera cualidad que encontraron era la habilidad para trabajar bien dentro de una crisis. Esta era la habilidad del ejecutivo para mantenerse tranquilo, cuando la organización o su departamento enfrentaban retos o reveses severos. También era la habilidad de analizar con calma los hechos, reunir información, llegar a conclusiones, tomar decisiones correctas y movilizar al personal para responder eficazmente en la solución de problemas. 2. Trabajar bien dentro de un equipo. La segunda cualidad identificada fue la habilidad para trabajar bien como parte de un equipo. Esta tendencia orientada hacia la colaboración más que la confrontación, era evidente de manera temprana en la carrera de una persona. Esta era la cualidad primaria que los altos ejecutivos buscaban y mayormente recompensaban. La habilidad de ser un buen integrante de un equipo de trabajo inevitablemente lleva a mayores oportunidades para trabajar en equipos cada vez más importantes. De hecho, el trabajo en equipo es tan importante que es virtualmente imposible alcanzar la altura de las capacidades propias o hacer la fortuna que se quiera, sin ser muy bueno para ello. 23 2.5.3 Características personales de los Supervisores Para que un supervisor pueda desempeñarse profesionalmente de manera exitosa en el ámbito laboral, no es suficiente que cuente con una extensa gama de conocimientos, puesto que la exigencia de este cargo implica una serie de características personales con las cuales la persona logrará complementarse y tener un pleno desarrollo en sus encomiendas, por lo que a continuación se presentan dichas características: • Energía y buena salud. • Potencial para el liderazgo. • Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales. • Conocimiento del trabajo y competencia técnica. • Capacidad para mantener el ritmo de trabajo. • Capacidad de enseñanza. • Habilidad para resolver problemas. • Dedicación y confiabilidad. • Actitud positiva hacia la administración.• Disciplinado • Perseverante 2.5.4 Características de un mal Supervisor A pesar de que se puede inferir que todo lo contrario a lo expresado en el punto anterior o en su caso su antónimo serían características de un mal supervisor, aquí se enfatizan las que se pueden considerar como básicas: No se le puede hablar abiertamente Cree que sus ideas son las mejores No baja información a sus subordinados No da suficiente información (o se la guarda) No tiene confianza en su personal No permite el error Ante los problemas busca culpables no soluciones Es incongruente con lo que dice y hace. 2.6 Los diez mandamientos del Supervisor. Continuando con la labor de tratar de especificar y sintetizar el eficiente y buen actuar con el que un supervisor se debe de manejar, se ha encontrado a lo largo de la revisión bibliográfica, contenido que 24 hace referencia a estas reglas primordiales como mandamientos, por su impacto directo en los resultados satisfactorios que el supervisor debe de obtener y reflejar. A continuación se enumeran: 1. Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y además irrecuperable. 2. El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores. 3. Logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio. 4. Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para mostrar este año utilidades espectaculares. 5. No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo específico de dirección. 6. No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores. 7. El supervisor debe estar a la vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación / información. 8. Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas líneas, no desperdicie lo cierto por andar detrás de lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser hombre realista. 9. No viole los principios éticos ni aun en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor. Los actos y ventajas indebidas impugnan a la integridad moral. 10. No caer en la unidimensionalidad. Todo no ha de ser negocios: enriquece tu vida en el amor y el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza y en la atención y el entusiasmo por otros valores humanos. El profesor de trabajo social en la Universidad de Wisconsin Alfred Kadushin, en su trabajo denominado Supervisión en el Trabajo Social al definir cuáles son las condiciones del supervisor eficaz, cita una serie de características que podrían considerarse como el decálogo del supervisor (con la diferencia de que en lugar de diez mandamientos en este caso son dieciocho). Las condiciones que ha de reunir un supervisor según el autor son: 1. Establecer una comunicación plena y libre con el supervisado en un ambiente que permite la expresión de sentimiento y que, incluso, anima para que estos sentimientos se expresen. 2. Proyectar una actitud de confianza hacia el supervisado que facilita la optimización de la autonomía y la discreción del supervisado. 3. Poseer una orientación resolutiva de los problemas con los que se enfrenta la institución, basada en el consentimiento y la cooperación derivada de la participación democrática. Nunca deben aplicarse técnicas autoritarias ni impositivas. 4. Valorar el establecimiento de una relación de consulta hacia él y rechaza una relación del tipo supervisor-subordinado. 25 5. Establecer relaciones positivas con los supervisados caracterizadas por un sentido de seguridad: el supervisor es tolerante, cálido, empático, respetuoso, interesado, flexible y genuino. 6. Disponer de una gran competencia profesional al ayudar al supervisado en su trabajo. Es capaz también de establecer unas buenas relaciones interpersonales con los supervisados. 7. Sus esfuerzos se dirigen de forma activa a ser capaz de integrar las necesidades de productividad de la institución con las necesidades socioemocionales de los trabajadores. Es capaz de nivelar el cumplimiento de los objetivos de la institución con los ánimos de los trabajadores. 8. Sabe imponer de una forma poco autoritaria la autoridad administrativa que le otorga su posición. Acepta, no obstante, la autoridad que le ha sido asignada y se siente suficientemente cómodo como para ejercerla de forma democrática. 9. Es capaz de proporcionar procedimientos estructurados a los trabajadores en relación con su trabajo en la institución o centro y con su práctica asistencial; también sabe realizar una devolución constructiva sobre la forma de trabajar del supervisado. 10. Sabe nivelar las necesidades de estabilidad de la institución con las necesidades de cambio y se muestra dispuesto a dar apoyo a las iniciativas que promuevan cambios en la institución de una forma válida. 11. Se comunica efectivamente con la escala jerárquica tanto a nivel ascendente como descendente y es capaz de transmitir los mensajes de los trabajadores para que sean tomados en consideración por los órganos gestores de la institución. 12. Generalmente es accesible para que se le realicen consultas. 13. No establece supervisiones coercitivas, de forma que los supervisados reciben la supervisión sin sentirse coaccionados. 14. Prepara las sesiones de supervisión. La preparación implica una revisión de los conocimientos de los supervisados, así como el conocimiento de los contenidos a transmitir. 15. Está siempre dispuesto a compartir su experiencia, a enseñar su práctica de manera que facilite un aprendizaje óptimo. Compartir significa ser capaz de mostrarse tal y como es. 16. Es tolerante con las críticas constructivas y no se defiende contra ellas. Es capaz de examinar sus mecanismos de contratransferencia. 17. Se esfuerza continuamente en mejorar sus capacidades y conocimientos profesionales, y en ampliar los conocimientos sobre el ámbito específico de trabajo. 18. Tiene un sentimiento positivo hacia el trabajo; es una persona comprometida y solidaria con la profesión, y transmite los valores que están en su conducta. 2.7 Que se espera de un buen Supervisor. En todas las interacciones con los miembros de la organización, el papel del supervisor será de apoyo y ayuda. Este papel no debe de ser el de retarlos, criticarlos o discutir con ellos, más bien encontrar soluciones y oportunidades para ayudar a la gente a que logre también su máxima contribución. Cuando participe en una junta con el equipo, estará en el escenario donde todos estarán viéndolo. Los mejores supervisores son aquellos cuyos comentarios hacia el resto del equipo vienen de forma de 26 sugerencia para hacer mejor las cosas, están siempre ofreciendo su ayuda a otras personas después de la reunión, para ubicarse en la línea sobre algún aspecto de su trabajo. Este enfoque de colaboración y cooperación se hace notar y al mismo tiempo envía una señal de que el supervisor es una persona que es querida y respetada. Deberá de estructurar todo lo que haga debido a que estará participando y trabajando con otros, ellos estarán abiertos de manera continua para ayudarlo a que usted logre también sus objetivos. Recuerde que siempre hay que mantener presente la filosofía de “Ganar – Ganar”, si tu ganas yo gano. 2.8 El Supervisor y la Toma de Decisiones La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una
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