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0 TESIS PARA OBTENER EL TÌTULO DE INGENIERO QUÍMICO INDUSTRIAL PRESENTA: MÓNICA BETANCOURT OROZCO “LAS AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, COMO ESTRATEGIA PARA LLEVAR AL ÉXITO Y SOBREVIVENCIA A LAS ORGANIZACIONES, CONFORME A LOS ESTÁNDARES INTERNACIONALES ISO 9001:2008 E ISO 19011:2002” DIRECTOR DE TESIS M. EN C. ELIZABETH DELGADILLO UBALDO SEPTIEMBRE 2013 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA QUÍMICA E INDUSTRIAS EXTRACTIVAS (ESIQIE) 1 Agradecimientos Antes que nada a Dios por ser el creador de esta realidad, por alimentarme, cuidarme, animarme, consolarme, amarme y por permitirme nacer, terminar una profesión, llegara este momento y por darme la paciencia para hacer una tesis. Mil gracias a mi madre Emma Orozco por darme la vida, por sus consejos, nobleza y por haberme alimentado además de apoyarme económicamente para terminar este trabajo. También quiero agradecer a mi asesora de tesis la Maestra en Ciencias y Auditora Elizabeth Delgadillo Ubaldo por ser un ejemplo de mujer trabajadora, independiente, exitosa, inteligente, segura de sí misma, guapa, feminista, entre otros, por tenerme paciencia, tiempo y motivarme a terminar la tesis a pesar de todos los obstáculos encontrados y por haber confiado en mí. Un agradecimiento a mi Profesor sinodal Maestro en Ciencias Adolfo Saldaña Pedroza que fuera mi profesor anteriormente, por sus aportaciones y discursos lógicos y racionales lo cuales son dignos de análisis. Quiero agradecer también al profesor sinodal el Doctor Miguel Ángel Rangel Jiménez por sus consejos y aportaciones para que pudiese terminar esta tesis. Un agradecimiento para mi amiga Mariela Herrera Carmona por ser una mujer práctica e inteligente, por sus consejos, amistad y apoyo incondicional para que pudiera lograr terminar esta tesis. Un agradecimiento a mi amiga Viridiana Orozco Damián otra gran amiga a la cual admiro por su sencillez, nobleza e inteligencia ya que sus consejos me han servido mucho ya que es una mujer digna de admiración y un ejemplo a seguir como mujer. Un agradecimiento a mi amiga Claudia Camacho Segura que me apoyó cuando la necesitaba, por su sonrisa franca, sencillez y por su amistad. Un abrazo y agradecimiento a mi amiga Kioko del Carmen Ponce Guerrero por escucharme y por enseñarme varias cosas, ya que su inteligencia y sencillez es motivo de admiración. Un agradecimiento a mi amiga Ana Beatriz Barrón Castillo por enseñarme a ver la vida con ánimo y optimismo y por apoyarme; ya que es una mujer muy trabajadora, agradable y noble. Gracias a mi amiga Mitzi Vania Rivera González y a su familia por contagiarme su amor al teatro, al arte, por su ánimo y por su apoyo incondicional, ya que es una mujer muy talentosa y trabajadora. 2 Un agradecimiento a mi amiga Patricia Corona Espinoza por sus consejos laborales y por sus críticas constructivas y apoyo ya que me ayudó a ser una mejor profesionista. Un agradecimiento a mi amiga Laura Rico Sigala por escucharme, y por motivarme a cambiar y ser una mujer independiente, bella, capaz y diferente. También por quiero agradecerle a Daniel Torres Oseguera su paciencia y por el tiempo que compartimos juntos ya que he aprendido muchas cosas de él. Un agradecimiento a mi amiga Nadia Ramos Legarreta ya que es una mujer bella, emprendedora, inteligente y trabajadora quien enseñó a lograr los sueños. Quiero mandarle un abrazo a mi amigo David Illescas Guerrero por ayudarme con sus consejos, y amistad ya que me enseño a ver la vida de otra forma y por los discursos que sostuvimos. Mi agradecimiento a todos los Psicólogos de la U. A. P .I F. y en especial a los Psicólogos con enfoque de equidad y género Maritza y Julio ya que sus enseñanzas me sirvieron para hacerme una mujer más segura, independiente y me ayudaron a confiar más en mí. Un profundo agradecimiento a la Psicóloga y Geógrafa Tony Contreras por sus consejos y enseñanza que me ayudaron a ver la vida de otra manera y a empezar a entender la metafísica. Un agradecimiento a la Doctora y Fitoterapeuta Karla Casillas Guevara por su paciencia y por ayudarme a sanar y a la Doctora y Acupunturista Tania Rivera por ayudarme a sanar el cuerpo físico, mental y emocional, ya que he mejorado mucho gracias a su conocimiento. No puedo olvidarme de agradecer al glorioso Instituto Politécnico Nacional por haberme abierto sus puertas y permitirme estudiar una carrera profesional y por haberme cambiado la vida. Un agradecimiento a la Escuela Superior de Ingeniería Química e Industrias Extractivas por haberme formado en una carrera tan compleja y bella como lo es la Ingeniería Química Industrial. Le doy las gracias a todas las ciudadanas y ciudadanos mexicanos que con el pago de sus impuestos pagaron mi educación y a mi bello país México por haberme dado educación de manera gratuita, laica y desinteresada; ya que algún día podré retribuirle a la sociedad lo que ha hecho por mí, ya que la educación cambia el estilo de vida y la forma de pensar. Un agradecimiento al profesor y Actor de Difusión Cultural Ernesto Navarro Flores por haberme enseñado el mundo del teatro, y demás artes, lo que me ayudó a conocer y apreciar el arte de una forma diferente y a ser una mujer más segura y firme. 3 Mil gracias al Profesor Gustavo Velázquez Corichi por todo su apoyo y enseñanzas, lo que me ha ayudado a avanzar más rápido. Un abrazo al profesor Ricardo García Rosas donde quiera que se encuentre por sus enseñanzas, apoyo, y amor incondicional a su labor de enseñanza lo cual me ayudó a aprender a amar la profesión de Ingeniería Química Industrial. A todas las mujeres y hombres que han dejado algo positivo o bello en mí. Un agradecimiento a todas las doctoras y doctores del IMSS y diversas instituciones que me han ayudado a salir adelante y se han preocupado por sanarme. A todas las profesoras y profesores de la Escuela Superior de Ingeniería Química e Industrias Extractivas y del Cecyt #3 Estanislao Ramírez Ruiz que me han transmitido su experiencia y conocimiento lo que me ha convertido en lo que soy actualmente. Un agradecimiento a la Profesora Leticia Rodríguez por motivarme a estudiar química cuando estaba en la escuela vocacional ya que su interés en mí me motivó a estudiar más al respecto. Un agradecimiento a mi amiga Alejandra Gómez del grupo de iniciación teatral de foro de Teatro de la Biblioteca José Vasconcelos por ayudarme a mejorar como persona. Un agradecimiento a mi directora de teatro Sandra Félix por ayudarme a desarrollar más ampliamente en el teatro y descubrir habilidades que desconocía de mí. Un profundo agradecimiento al profesor de Química Jorge Guzmán Moran quien fuera un ejemplo a seguir en cuanto a cultura, conocimiento, trabajo, honradez y superación. Para mis amigas Norma González y Nadia Guerrero González quienes mucho me apoyaron cuando más las necesitaba un agradecimiento. A mis hermanas Sara y Patricia Betancourt Orozco dos mujeres muy trabajadoras e inteligentes quienes me apoyaran también para la culminación de éste trabajo un enorme agradecimiento. Un saludo y agradecimiento a todas mis guardianas y guardianes que me han cuidado, me refiero a todas mis perritas, gatitas, perritos, gatitos y ángeles que me acompañaron y cuidaron a largo de toda mi vida sé que se encuentran en un lugar especial y que siguen cuidando de mí. 4 ResumenEste trabajo de tesis está dirigido a estudiantes o egresados de la carrera de Ingeniería Química Industrial y/o profesionistas de cualquier otra rama que deseen desarrollarse con éxito en el área de las auditorias de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) y/o Ambiental. También puede ser de utilidad a las organizaciones que aún no tienen implantado algún sistema de calidad y que necesitan analizar, controlar, medir, examinar y evaluar la información con la que cuentan con la finalidad de poder tomar las decisiones más convenientes para ellas. Este trabajo tiene como propósito que los ingenieros químicos, los profesionistas y las organizaciones conozcan los beneficios de la aplicación de la metodología de auditorias de Sistemas de Gestión de Calidad y/o Ambiental y cuenten con los conocimientos necesarios para evaluar de manera objetiva y sistemática la información con la que cuentan para saber en qué partes están fallando, operando adecuadamente y que partes pueden cambiar y/o mejorar del sistema con el que cuentan; con la finalidad de que las organizaciones a las que prestan sus servicios puedan mantenerse o sobrevivir en el mercado actual obteniendo mayores beneficios, mejores resultados y ganancias al optimizar sus procesos, actividades, personal, recursos, esfuerzos, costos, entre otros. La finalidad de trabajar bajo un SGC es: Establecer una cultura de calidad, desde la gerencia hasta el empleado de piso; tener bien definidas las actividades de gestión de todos los procesos de la organización tanto técnicos como administrativos, determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas; establecer los objetivos y la política de la calidad; establecer los métodos para medir la eficacia de cada proceso; determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas; además de establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del SGC. El primer paso es crear e implementar un sistema documental que cumpla con los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y pueda ser aplicada por los especialistas en calidad de cualquier organización o industria química que se enfrente a la compleja tarea de establecer un Sistema de Gestión de la calidad. El segundo paso crear un programa de auditorías para planificar y organizar las auditorias, establecer objetivos, la amplitud y los responsables y recursos del mismo; posteriormente se debe implementar y registrar para darle seguimiento, revisarlo y mejorarlo. 5 El tercer paso es realizar auditorias frecuentes al Sistema de Gestión de Calidad de la organización aplicando la metodología señalada; no olvidando que los auditores deben contar con suficientes conocimientos y habilidades (competencia) que deberá ser demostrada y evaluada para desempeñar con éxito su labor y proporcionar solo información basada en evidencia objetiva para poder auditar o examinar a las organizaciones que así lo requieran y lograr mejores resultados. Los instrumentos a utilizar son: Ley Federal sobre Metrología y Normalización y su Reglamento Sistema Mexicano de Metrología, Normalización y Evaluación de la Conformidad SISMENEC Boletín (Sep-2011) de la “ema” Estándares o Normas Mexicanas utilizadas: Norma mexicana IMNC ISO 9001: 2008, versión 2002 Norma mexicana IMNC 19011, versión 2002 Norma mexicana IMNC ISO 9000, versión 2005 Las organizaciones o empresas certificadas bajo la Norma o estándar Internacional ISO 9001: 2008 aseguraran su supervivencia, ya que el hecho de estar regidas bajo una norma internacional como la ISO, las respaldara y diferenciara con respecto a las no certificadas, además que les permitirá permanecer en un mundo globalizado y competitivo como el que estamos viviendo en la actualidad y podrán exportar sus productos o servicios a otros países ya que el certificado ISO 9001:2008 es una garantía de que esas organizaciones cumplen con los requerimientos y normativas mínimas. 6 Introducción Para poder competir actualmente las organizaciones o industrias químicas de cualquier tipo necesitan trabajar bajo un Sistema de Gestión de Calidad; por lo tanto surgió la necesidad de implementar la normatividad en sus procesos, productos y servicios. Aunque éstas siempre pretendían hacer las cosas bien, cada una tenía su propio criterio acerca de lo que estaba bien y mal; y como normalmente los criterios no coincidían, surgió la necesidad de que la calidad también debía ser objeto de normalización. La calidad es un concepto que forma parte de la naturaleza desde su creación y tiene orígenes desde el hombre de las cavernas al estar presente desde la evolución de los seres vivos; ya que la naturaleza siempre hace juicios sobre la calidad de las cosas y en base a éstos toma decisiones. La finalidad que busca la norma ISO 9001:2008 es el entendimiento mutuo en comunicaciones nacionales e internacionales en el tema de la calidad; es por eso que utiliza a las auditorias como una herramienta para generar una identificación clara y efectiva de las fortalezas y debilidades de las organizaciones para el logro de resultados, para identificar las necesidades de recursos, capacitación, equipos, instalaciones y procesos. La auditoría es tan antigua como la humanidad y tiene su origen en la práctica de la contabilidad. Las auditorias formales se iniciaron en el sector financiero con la revisión de sus estados y surgen en el siglo XIX en Inglaterra y durante la Revolución Industrial. Después de la Segunda Guerra Mundial se empieza a hacer mención de la auditoria administrativa que es complemento de la auditoria financiero-contable, ya que la información utilizada para verificar la gestión es producida por la contabilidad. La auditoria administrativa analiza la información desde el enfoque de la productividad buscando aumentar la eficiencia de los procesos, calidad y eficacia de los resultados, para llegar hasta la efectividad administrativa y la economía operativa de las decisiones administrativas. El origen de las normas de auditoria es a partir de la Segunda Guerra Mundial, posterior a la edición de la serie de normas ISO 9000 en 1987 se hizo indispensable elaborarlas; estas normas complementaban la serie y daban los elementos necesarios para la realización de la 7 auditoria, además para manejarla como un sistema de apoyo al mismo sistema de aseguramiento de calidad. En este caso no fue una sola norma sino tres las que se editaron: ISO 10011-1:1991, ISO 10011-2:1991, ISO 10011-3:1991. Directrices para auditar Sistemas de Calidad. La norma ISO 19011 es aplicable o todo tipo de organizaciones orientadas a la producción de bienes o servicios que tengan que realizar auditorias internas o externas de SGC y/o SGA o que necesiten gestionar o administrar un programa de auditoria. Aunque la mayor parte de la norma es aplicable a auditorias de tercera parte, no todos sus apartados son directamente aplicables. La norma presenta opciones relacionadas con los métodos de auditoria y con las competencias y la evaluación de los auditores, pero su contenido no es de cumplimiento obligatorio. El diseño empleado en este trabajo de tesis propone que todo ingeniero químico industrial o persona que egrese y desee que se le llame o diga “Auditor de Sistemas de Gestión de la Calidad” maneje una amplia gama de conocimientos, tales como experiencia laboral y un nivel de estudios mínimo de Licenciatura para poder realizar su trabajo de manera objetiva, óptima y con profesionalismo, motivo por el cuál se proponen los temas desarrollados. Resumen de los capítulos de la tesis: Capítulo I – Generalidades Este capítulo trata acerca de la historia y evolución de los conceptos calidad, auditoria y normatividad desde el hombre de las cavernas hasta la actualidad; así como de las teoríasmás famosas acerca de la calidad que se han aplicado exitosamente en las organizaciones y además de las estadísticas de certificación en ISO a nivel mundial y nacional. Capitulo II –Significado de auditoria Este capítulo trata acerca de los conceptos básicos de las auditorias de sistemas de gestión de calidad, los tipos, clasificación y ciclos de las auditorias, de los principios de los auditores y de las auditorias y de la gestión de un programa de auditoria. 8 Capitulo III- Metodología para el proceso de auditoria Este capítulo trata acerca de las etapas de las auditorias y la planificación de las actividades de las auditorias, además de la preparación de la documentación para la revisión, la preparación de las actividades de auditoria, la preparación de los documentos de trabajo y las listas de verificación y la realización de las actividades de las auditorias, también proporciona orientación acerca de la recopilación y verificación de la información, de las técnicas de auditoria, del muestreo y uso de la tabla MIL-STD-105 E. Capitulo IV – Resultados de auditoria Este capítulo trata acerca de la generación y los hallazgos de la auditoria, de la clasificación de la conformidad y la no conformidad, también habla de las conclusiones de las auditorias, de la realización de la reunión de cierre y del informe, aprobación y distribución del mismo, culminando con la finalización de la auditoria. Capitulo V – Mecanismos de seguimiento de la auditoria El objetivo de este capítulo es orientar acerca de las actividades de seguimiento de los resultados de las auditorias como la acción correctiva, la corrección, la acción preventiva y la acción de mejora; además de cómo determinar las causa raíz de la no conformidad con diferentes métodos, la verificación de la efectividad de la acción correctiva y el cierre de la misma; finalmente hace mención de las técnicas estadísticas utilizadas en la auditoria. Capítulo VI – Calificación de auditores Este capítulo orienta acerca de las características o atributos personales y habilidades de un auditor de SGC y SGA; también acerca de las competencias y los métodos de evaluación de los auditores y líderes de auditores, también habla de la educación, experiencia laboral, experiencia en auditorias y formación de un auditor de SGC y SGA y de cómo debe mantenerse y mejorarse la competencia de los auditores. Capitulo VII – Ejemplo de aplicación de auditoria en una organización Éste capítulo trata acerca de los criterios para auditar a los diferentes procesos de una organización utilizando la lista de verificación o check list y además de los beneficios de las organizaciones certificadas en ISO 9001 a nivel internacional y nacional 9 Índice RESUMEN……………………………………………………………………………….i INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………….ii CAPÍTULO I Generalidades 1.1 Historia y Evolución de la calidad…………………………………………………………...32 1.2 Historia y Evolución de las auditorias………………………………………………………41 1.3 Clasificación de las auditorias desde el punto de vista de la C.P………………….........47 1.4 Normas y campos de aplicación al auditor de calidad de acuerdo al IMNC……………49 1.5 Filosofías de la calidad……………………………………………………………………….50 1.6 Antecedentes e historia de la normalización…………………………………..................63 1.7 Historia y Normatividad ISO……………........................................................................67 1.8 Acreditación……………………………………………………………………………………70 1.9 Certificación……………………………………………………………………………………72 1.10 Estadísticas de organizaciones certificadas a nivel mundial……………………………..77 1.11 Los ocho principios de la Gestión de la Calidad…………………………………….........89 1.12 Introducción a Sistemas de Gestión de Calidad con el enfoque de ISO…………….....98 CAPITULO II Significado de Auditoria 2.1 Conceptos básicos de las auditorias de calidad……………………………………......100 2.2 Introducción a las auditorias internas de los SGC…………………………………......102 2.3 Tipos de auditorias de los SGC………………………………………………………….103 10 2.4 Objetivos de las auditorias de SGC……………………..............................................105 2.5 Los “debes” de las auditorias…………………………………………………………......106 2.6 Principios de las auditorias y Responsabilidad de los auditores……………………...107 2.7 Ciclos de las auditorias……………………………………………………………………109 2.8 Programa de auditoria…………………………………………………………………….111 CAPÍTULO III Metodología para el Proceso de Auditoria 3.1 Etapas de la auditoria……………………………………………………………...............117 3.2 Planificación de las actividades de la auditoria………………………………………….119 3.3 Revisión de la documentación antes de la auditoria……………………………………123 3.4 Preparación de las actividades de auditoria…….………………………………….......124 3.5 Preparación de los documentos de trabajo y las listas de verificación…………........126 3.6 Realización de las actividades de auditoria………..……………………………............127 3.7 Técnicas de auditoria…………………………………………………………………........131 CAPITULO IV Resultados de Auditoria 4.1 Generación y análisis de hallazgos de auditoria………………………………………..138 4.2 Conformidad y No Conformidad…………………………………………………………..139 4.3 Clasificación o Tipos de No Conformidades……………………………………………..140 4.4 Como documentar las No Conformidades y en que formatos…………………………141 4.5 Conclusiones de la auditoria…………………………………………………………........142 4.6 Realización de la Reunión de cierre de la auditoria……………………………………..143 4.7 Informe de la auditoria……………………………………………………………………...144 4.8 Finalización de la auditoria……………........................................................................145 11 CAPITULO V Mecanismos de seguimiento a las auditorias 5.1 Actividades de seguimiento de los resultados de las auditorias……………………...147 5.2 Solicitud de Acción Correctiva………………………………………………………........149 5.3 Determinación de las causas de No Conformidad……………………………..............149 5.4 Verificación de efectividad y cierre de acciones correctivas………………................151 5.5 Técnicas estadísticas utilizadas en la auditoria………………………………………...152 CAPITULO VI Calificación de Auditores 6.1 Características de un buen auditor………………………………………………………..156 6.2 Competencia y Evaluación de los auditores……………………………………………...158 6.3 Educación, experiencia laboral, en auditorias y formación como auditor……............162 6.4 Mantenimiento y Mejora de la Competencia………………………………….................164 6.5 Evaluación de los auditores de SGA y/o Ambiental………………………....................164 CAPITULO VII Ejemplo de Aplicación de auditoria en una Organización 7.1 Documentos para aplicar la auditoria de preparación…………………………………..167 7.2 Macro procesos requeridos en el SGC…………………………………………………...168 7.3 Criterio para auditar el SGC de una Industria Química…………………………………169 7.4 Criterio para auditar el proceso de: “Revisión por la Dirección”……………………….173 7.5 Criterio para auditar a los “Objetivos de Calidad” de la organización………………....177 7.6 Criterio para auditar a la “Política de Calidad” de la organización……......................179 7.7 Criterio para auditar al proceso de: “Mantener la Infraestructura”…………................182 12 7.8 Criterio para auditar al proceso de: “Gestión de los recursos”……….........................184 7.9 Criterio para auditar al proceso de: “Compras de la Organización”…………………..187 7.10 Criterio para auditar al proceso de: “Elaboración del Producto”………………………189 7.11 Criterio para auditar al proceso de: “Medición, Análisis y Mejora”……………………193(Laboratorio de Análisis Fisicoquímicos)” 7.12 Criterio para auditar al proceso de: “Control de un producto No Conforme”………...196 7.13 Beneficios de las organizaciones certificadas en ISO 9001:2008……………….........198 CONCLUSIONES…………………………………………………………..............206 RECOMENDACIONES……………………………………………………………..208 FUENTES DE INFORMACIÓN 1.- Bibliografía y cibergrafía………………………………………………………………………..210 2.- Marco Legal……………………………………………………………………………………...214 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES………………………………….215 ANEXOS Anexo A Estándar Internacional ISO 9000. Vocabulario……………………………………………........235 Anexo B Preparación de la documentación previa a la auditoria………………………………………..242 Anexo C Talleres de identificación de No conformidades en la auditoria…………………………........262 13 Anexo D Estándar Internacional ISO 9001:2008…………………………………………………………...270 Acrónimos SIGLAS SIGNIFICADO AC Acción correctiva AENOR Asociación Española de Normalización y Certificación, España AECOC Asociación española de codificación comercial. Comité de Seguridad Alimentaria ANSI American National Standards Institute AQL Accept Quality Level ASQ American Society for Quality ASQC American Society for Quality Control AT&T American Telephone and Telegraph BS 5750 Serie de normas que regulan la calidad en el Reino Unido, antes que la ISO 9000. British Standard BS 6001:1999 Procedimientos para inspección por atributos BSI British Standard Institution C Conformidad CA Codex Alimentarius CCC Círculos de Control de Calidad 14 CCNN Comités Consultivos Nacionales de Normalización CCO Curva Característica de Operación CD Cero Defectos CENAM Centro Nacional de Metrología CEP Control Estadístico del Proceso CI Continuos Improvement 5W+1H Who, When, Where, Why, What, How COFRAC Comité Francés para la Acreditación CONAGUA Comisión Nacional del Agua CONOCER Consejo Nacional de Normalización y Certificación de Competencias Laborales CTNN Comité Técnico de Normalización Nacional DAR Deutschen Akkreditierungs Rat DG Dirección General EA European Accreditation ECL Electrotechnical Communications Laboratory ema Entidad Mexicana de Acreditación EN Requisitos Generales para Entidades que realizan la Evaluación y Certificación de Sistemas de la Calidad. (Norma Española) ENAC Entidad Nacional de Acreditación España FONDONORMA Fondo para la Normalización y Certificación de Calidad en Venezuela 15 GM General Motors ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Técnicas IEC International Electrotechnical Commission ISA International Standard American IMNC Instituto Mexicano de Normalización y Certificación IMPROS Empresa dedicada a la calibración de básculas IQI Ingeniero Químico Industrial IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social IRAM Instituto Argentino de Normalización y Certificación, Argentina ISO International Organization for Sthandardization ISO /IEC 65 Estándar Internacional para Certificar Unidades de Verificación de Productos ISO/IEC17021 Evaluación de la conformidad. Requisitos para los Organismos que realizan la auditoría y la Certificación de Sistemas de Gestión Internacional ISO 10011 Directrices para auditar Sistemas de Calidad ISO 14001 Estándar Internacional para Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14010 Estándar Internacional Principios Generales de Auditoría Ambiental ISO14011 Directrices para Auditoria Ambiental ISO 14012 Guías de consulta para la Protección Ambiental y Criterios de Calificación para los Auditores Ambientales ISO 19011 Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión de Calidad y/o Ambiental 16 ISO 2859-1 Procedimientos de Muestreo para la Inspección por Atributos. Parte 1: Planes de muestreo para las inspecciones lote por lote, tabulados según el NCA ISO 8402 Define los Términos básicos y Fundamentales relacionados con los conceptos de la calidad, aplicables a todos los campos ISO 9000 Sistemas de Gestión de Calidad –Fundamentos y Vocabulario ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad- Pre-Requisitos Relacionados a un SGC ya sea para uso interno o fines de certificación ó contractuales ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad –Requisitos ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de Calidad - Instrucciones para mejorar el Rendimiento ISO/TC 207 Comité Técnico de Gestión Ambiental ITT International Telephone and Telegraph JIT Just In Time JUSE Japanese Union of Scientists and Engineers KICG Kaizen Institute Consulting Group LFMN Ley Federal sobre Metrología y Normalización METAS Metrólogos Asociados MIL-STD-105E Tabla de Aceptación por Atributos NAC Niveles Aceptables de Calidad NACCB National Accreditation Council for Certification Bodies NC No Conformidad 17 NI Normas Internacionales NMX Norma Mexicana de Carácter o Cumplimiento Voluntario NMX-EC- 17011- IMNC- 2005 Evaluación de la conformidad — Requisitos generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad NFPA National Fire Protection Association NOM Norma Oficial Mexicana de cumplimiento obligatorio NRF Normas de Referencia NTC Nacional Tecnical Comit NTCL Normas Técnicas de Competencia Laboral NYCE Organismo Nacional de Normalización y Evaluación de la Conformidad OEC Organismo de Evaluación de la Conformidad ONN Organismos Nacionales de Normalización PAC Plan de Acciones Correctivas PC Puntos de Control Pc´s Personal computers PCA Philip Crosby Associates Inc. PD Puntos de demérito PDCA Círculo de Deming o PDCA; acrónimo de Plan, Do, Check, Act. (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) PECA Planear, Ejecutar, Comprobar y Actuar PERT Program Evaluation and Review Technique 18 Ph. D Philosophy Doctor. (Doctor en Ciencias) PROFECO Procuraduría Federal del Consumidor PROFEPA Procuraduría Federal de Protección al Medio Ambiente QMS Quality Management System QS Quality System QS-9000 Sistema de administración de calidad esencial para los proveedores de partes de producción, materiales y servicios a la industria automotriz RAB Registrar Accreditation Board RD Responsable de la Dirección RNC Reporte de No Conformidad RVC Raad Voor de Certificatie SAGARPA Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación SCC Sección de Comunicación Civil SCT Secretaría de Comunicaciones y Transportes SE Secretaria de Economía SECTUR Secretaria de Turismo SEDESOL Secretaría de Desarrollo Social SEGOB Secretaría de Gobernación 6 M `s Materia prima, Mano de obra, Maquinaria, Medio Ambiente, Medición y Métodos y Metodologías de calidad. SEMARNAT Secretaria de Medio Ambiente y Recursos Naturales 19 SENER Secretaria de Energía SCG Sección de Comunicación Civil del Cuartel General de Japón. SGA Sistema de Gestión Ambiental SGC Sistema de Gestión de Calidad CIDECI Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial SINCERT Sistema Nazionale Accreditamento Organismi di Certificazione (Organismo de Acreditación Italiano) SISMENEC Sistema Mexicano de Metrología, Normalización y Evaluación de la Conformidad SMED Single Minute Exchange of Die, o Cambio de herramienta en pocos minutos SQC Statistical Quality Control SSA Secretaria de Salud SSP Secretaría de Seguridad Pública STPS Secretaría del Trabajo y Previsión Social SWEDAC Styrelsen för Teknisk Ackreditering TPS Toyota Production System TMS Table of Military Standard UIT Unión Internacional de Telecomunicaciones USA United States of America 20 Índice de Figuras Nº TITULO PAG 1 La calidad se basa en las leyes naturales 32 2 Juicios comparativos para la toma de decisiones 33 3 Transformación de la naturaleza para satisfacersus necesidades 34 4 Ciclo de mejora de la calidad 35 5 Inspectores miden y verifican la calidad y dimensiones 35 6 Industrialización de la producción 36 7 Frederick Winslow Taylor 37 8 Walter Andrew Shewart 38 9 JUSE (Unión of Japanese Scientists and Engineers) 39 10 Segmentación de mercados: El mercado de las mujeres 40 11 Funciones especializadas de una organización 41 12 La comennda y las collegantias del siglo X 42 13 Aplicaciones generales de las auditorias 43 14 Origen de las normas ISO de auditoria 45 15 Mapa conceptual de la evolución de las auditorias 46 16 William Edward Deming 51 17 Joseph Moses Juran 52 18 Phillip Bill Crosby 53 19 Armand Vallin Feigenbaum 54 21 20 William E. Conway 55 21 Kaoru Ishikawa 56 22 Genichi Taguchi 57 23 Shigeo Shingo 58 24 William G. Ouchi 59 25 Kiyoshi Suzaki 60 26 Masaaki Imai 61 27 Taiichi Ohno 62 28 Ventajas de implementar ISO 9001 69 29 Proceso de Certificación ISO 9001 74 30 Etapas para la certificación en ISO 9001 75 31 Ejemplo de certificados en ISO 9001:2008 76 32 Enfoque al cliente 90 33 Liderazgo 91 34 Sistema de Gestión de la Calidad. 92 35 Modelo de procesos. Representa los recursos humanos y los medios tecnológicos para conseguir los resultados deseados 94 36 Involucramiento del personal 95 37 Toma de decisiones basadas en hechos 96 38 Relación mutuamente beneficiosa entre los proveedores 96 39 Mejora continua 97 40 Revisión de documentos para determinar conformidad 100 22 41 Tipos de auditorias de SGC 104 42 Objetivos de las auditorias de SGC 105 43 Propósitos de las auditorias de SGC 106 44 Beneficios de las auditorias de SGC 107 45 Principios de los auditores y de las auditorias de SGC 108 46 Visita sorpresa a las instalaciones de la empresa 110 47 Pasos a seguir del programa de auditoria 111 48 Pasos de un programa de auditoria 112 49 Responsable del programa de auditoria 114 50 Registros del programa de auditoria 115 51 Círculo de Deming 116 52 Pasos a seguir para la planificación de la auditoria 119 53 Auditor Líder 119 54 Alcance de la auditoria 120 55 Criterios de la auditoria 121 56 Viabilidad de la auditoria 121 57 Composición del equipo auditor 121 58 Líder del equipo auditor 122 59 Propósito del contacto inicial con el auditado 122 60 Revisión de la documentación previa a la auditoria 123 61 Esquema de la preparación de la documentación 123 23 62 Revisión de documentación adecuada. 124 63 Esquema de planificación y preparación de la auditoria 125 64 Documentos al día en una organización a auditar 126 65 Aspectos a considerar en la reunión de apertura 128 66 Pasos para recopilar información en una auditoria 130 67 Fuentes de información 131 68 Criterios de auditoria 132 69 Ejemplo de un procedimiento de auditoria 135 70 Hallazgos de la auditoria 138 71 Imagen de la No Conformidad 140 72 Ejemplo de No Conformidad Menor 142 73 Preparación de las conclusiones de las auditorias 142 74 Reunión de cierre o entrevista de salida 143 75 Elementos del Informe de auditoria 144 76 Finalización de la auditoria 145 77 Manejo de la información de la auditoria 146 78 El proceso de acción correctiva 149 79 Diagrama de espina de pescado, de Ishikawa o causa-efecto 150 80 Proceso de seguimiento de la auditoria 152 81 Vilfrido Pareto 155 82 Características del auditor 156 24 83 Características no deseables del auditor 157 84 Experiencia en auditorias 158 85 Atributos personales de los auditores 158 86 Competencia específica de los auditores de SGC 160 87 Educación, experiencia laboral, en auditorias y formación como auditor 162 88 Proceso de evaluación de los auditores 165 89 Proceso de evaluación de un auditor 166 90 Beneficios de las organizaciones certificadas en ISO 9001 199 91 Lo que se logra con la implementación de la norma ISO 9001 200 92 Organizaciones que cuentan con ISO 9001 200 93 Conceptos relativos a la calidad en Anexo A 233 94 Conceptos relativos a la gestión, en Anexo “A” 234 95 Conceptos relativos a la organización, en Anexo “A” 237 96 Conceptos relativos al proceso y al producto, en Anexo “A” 237 97 Conceptos relativos a las características, en Anexo “A” 236 98 Conceptos relativos a la conformidad, en Anexo “A” 236 99 Conceptos relativos a la documentación, en Anexo “A” 237 100 Conceptos relativos al examen, en Anexo “A” 239 101 Conceptos relativos a la auditoria, en Anexo “A” 238 102 Conceptos relativos a la gestión de la calidad para los procesos de medición en Anexo “A” 239 25 Índice de Tablas Nº TITULO PAG. 1 Normas que aplican al auditor de calidad 49 2 Campos donde aplica la auditoria 49 3 Organismos vigilantes del cumplimiento de la normatividad 50 4 Diferentes tipos de normas 64 5 Organizaciones para el cumplimiento de la normatividad 65 6 Versiones de ISO 9001 hasta la fecha 70 7 Organismos Acreditadores Internacionales 71 8 Organismos Certificadores a Nivel Mundial 73 9 Organismos Certificadores en México 73 10 Cifras de organizaciones certificadas a nivel mundial en ISO 9001 77 11 Países certificados en ISO 9001 en el año 2009 77 12 Certificación en ISO 9001:2008 a nivel mundial 78 13 Índice de certificación en Norte América 80 14 Índice de certificación total en Norte América expresado en porcentaje 81 15 Certificación de América Latina 82 16 Certificación de Europa 83 17 Número de certificados en ISO por sector industrial 85 18 Organizaciones certificadas en ISO en México 87 19 Organizaciones certificadas por Entidad Federativa 88 26 20 Organizaciones certificadas en ISO 89 21 Como realizar el muestreo en una auditoria 134 22 Tabla Military Standard ó Sistema de muestreo de aceptación por atributos 136 23 Tabla Military Standard-105-D 137 24 Documentos y registros requeridos para la auditoria 153 25 Competencia específica de los auditores de SGA 161 26 Niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorias para auditores 163 27 Macro procesos requeridos en el SGC 168 28 Ejemplo de auditoria para el SGC de la organización 169 29 Ejemplo de auditoria para la gerencia en el proceso de revisión por la dirección de la organización 175 30 Ejemplo de auditoria de los objetivos de calidad 178 31 Ejemplo de auditoria de la política de calidad 180 32 Ejemplo de auditoria al proceso de mantener la infraestructura 183 33 Ejemplo de auditoria del proceso de gestión de los recursos 185 34 Ejemplo de auditoria al proceso de compras de la organización 187 35 Ejemplo de auditoria al proceso de elaboración de un producto 191 36 Ejemplo de auditoria al proceso de medición, análisis y mejora 194 37 Ejemplo de auditoria para el control de un producto no conforme 196 38 Ejemplo de registro de programa de auditoria interna en Anexo “B” 240 27 39 Ejemplo de registro de programa anual de auditoria en Anexo “B” 241 40 Ejemplo de registro de plan de auditoria interna en Anexo “B” 242 41 Ejemplo de registro de plan de auditoria específico en Anexo “B” 243 42 Ejemplo de notificación de la auditoria en Anexo “B” 244 43 Ejemplo de registro de asistencia a reunión de apertura de auditoria en Anexo “B” 246 44 Ejemplo de registro Lista de asistencia al cierre de la auditoria en anexo “B” 247 45 Ejemplo de auditoria en sitio (con listas de verificación) en Anexo “B” 248 46 Ejemplo de formato de la lista de verificación. (La lista de verificación puede ser un programa de auditoria) en Anexo “B” 249 47 Ejemplo de registro de información de las no conformidades en Anexo “B” 250 48 Ejemplo de registro de cédulas de no conformidades/acciones correctivas/preventivas/mejora en Anexo “B” 251 49 Ejemplo de registro de clasificación de los hallazgos en Anexo “B” 252 50 Ejemplode registro de clasificación de los hallazgos en Anexo “B” 253 51 Ejemplo de registro de reunión de cierre de auditoria en Anexo “B” 254 52 Ejemplo de registro de informe final de la auditoria en Anexo “B” 255 53 Ejemplo de formato de agenda de auditoria en Anexo “B” 257 54 Ejemplo de reporte de no conformidad en Anexo “B” 258 55 Ejemplo de informe final de la auditoria en Anexo “B” 259 56 Ejemplo de áreas de competencia de los auditores en Anexo “B” 261 28 57 Ejemplo de registro de habilidades como auditor en Anexo “B” 261 58 Los ocho capítulos de ISO 9001:2008 270 Índice de Gráficas Nº TITULO PAG. 1 Principales tipos de auditorias 48 2 Representa el índice de certificación a nivel mundial 78 3 Crecimiento total mundial de certificados 79 4 Crecimiento anual de certificados 79 5 Certificación a nivel mundial en el año 2008 80 6 Sector de servicios certificados en ISO 9001:2008 como un solo sector 81 29 CAPÍTULO I GENERALIDADES Finalidad de este trabajo de tesis: Adquirir las bases del conocimiento suficientes para: Evitar que a cualquier persona que tome un curso rápido se le llame “auditor”. Que los futuros auditores obtengan el conocimiento suficiente previo a normatividad, calidad, vocabulario, auditorias, requisitos de la auditoria, los tipos y la metodología de las auditorias, entre otros, para el buen desempeño de su actividad. Que los Ingenieros Químicos Industriales o los profesionistas que lean este trabajo amplíen su visión acerca de las auditorias a los SGC y de los conocimientos y habilidades que debe manejar un auditor sin necesidad de invertir grandes sumas en su preparación. Poder realizar auditorias de Sistemas de Gestión de Calidad a cualquier tipo de organización aplicando las metodologías correctivas a las organizaciones que así lo requieran con la finalidad de optimizar costos y procesos. Importancia de esta tesis para el campo de acción del I.Q.I.: Recordemos que el Ingeniero Químico Industrial es un profesionista que puede desempeñar varias funciones en el aspecto, técnico, científico, administrativo y humanístico dentro de los sectores económicos que tienen que ver con la implementación de procesos productivos que transformen materias primas y fuentes básicas de energía en productos útiles a la sociedad. Este trabajo es de utilidad no solo al I.Q.I. sino a cualquier ingeniero o profesionista que desee desarrollarse en el campo de la auditoria al hacerlo más competitivo al contar con los conocimientos necesarios para crear, implementar, mantener o auditar Sistemas de Gestión de Calidad y/o Ambiental; ya que le permitirá entender de forma más compleja a las organizaciones y comprender que las auditorias de SGC son una herramienta para evaluarlas y saber en qué están fallando, si son funcionales o si puede implementarse la mejora continua con la finalidad de que éstas puedan sobrevivir con éxito en el mercado. 30 Los conocimientos adquiridos les permitirán los I.Q.I. o profesionistas aspirar a un mejor sueldo o puesto dentro de las organizaciones al desarrollarse en otra área profesional. Funciones del Ingeniero Químico industrial en la actualidad: Una de las funciones del Ingeniero Químico Industrial es el manejo de la instrumentación para medir los desempeños de los procesos productivos (desde la materia prima, proceso, producto terminado), operativos y administrativos. Para cada uno de los campos de acción aplica la normatividad correspondiente, por lo tanto el Ingeniero Químico Industrial debe conocer los fundamentos de normatividad, metrología y gestión administrativa con la finalidad de obtener una acreditación y/o certificación de dichos procesos, y esto solamente se logra con una herramienta llamada auditoria. Campo de acción del Ingeniero Químico industrial: Diseño, mantenimiento y control de los procesos químicos Aseguramiento, control y gestión de la calidad Normatividad, metrología, laboratorios de análisis físico-químicos y diversos Inspección, ensayos, prueba, validación y verificación Certificación, acreditación, auditorias de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental. Organismos gubernamentales o no gubernamentales de acreditación, control y estándares diversos. Plantas industriales/ proceso, producto, análisis físico-químicos, validación, diseño y desarrollo en la industria química. Seguridad industrial, seguridad e higiene y apoyo técnico-legal. Industria alimentaria, cosmética, bebidas, farmacéutica, papelera, minera. Industrias de extracción y transformación química como: Industria petroquímica, gas, petróleo y refinerías, aceitera, jabonera, resinas de plástico, pinturas, azucarera, cerámica, textil, fibras sintéticas, hulera, metalúrgica, de productos químicos. Industrias de bebidas, siderúrgica, metalúrgica y automotriz. Generación de energía, energéticos, fuentes alternas de energía y control de contaminación, ecología. Empresas de construcción y/o montaje de plantas y equipos. 31 Auditor de Sistemas de Gestión de Calidad: Es un profesional que conoce e interpreta las normas, los principios y las técnicas de auditoria como examinar, preguntar, evaluar e informar para determinar la idoneidad y deficiencias de un SGC, analiza todos los elementos de éste y juzga su grado de cumplimiento según los criterios que se manejen. ¿Que debe saber un auditor de Sistemas de Gestión de la Calidad? Historia y evolución de la calidad, de la normatividad y de las auditorias Clasificación de las auditorias y conceptos básicos de las auditorias internas Normas que aplican al auditor de calidad de acuerdo al IMNC Campos de aplicación de la auditoria Filosofías de la calidad Antecedentes e historia de la normatividad ISO en las auditorias Acreditación, certificación, proceso de certificación, organismos acreditadores y certificadores Objetivos de las auditorias de SGC Papel y responsabilidad de los auditores Ciclos, tipos y metodología de las auditorias Estadísticas de certificación a nivel nacional y mundial Principios de gestión de calidad y sistemas de gestión de calidad Estructura de las normas ISO 9000:2005, ISO 9001:2008 e ISO 19011:2002 Documentación a utilizar en las auditorias de SGC Muestreo apropiado durante la auditoria Conocimientos y habilidades de los auditores de SGC Principios, procedimientos y técnicas estadísticas utilizadas en las auditorias Talleres de aplicación o resolución y levantamientos de No conformidades Conocer de procesos, productos y servicios Mecanismos de acciones correctivas, preventivas y de mejora Beneficios de las auditorias en las industrias químicas y beneficios de la certificación. Leyes, reglamentos y requisitos aplicables a la disciplina Metodologías de calificación y evaluación de los auditores Es por esto que se desarrollarán todos los temas propuestos en el orden establecido. 32 1.1 “Historia y evolución de la calidad” Definiciones de calidad: No se puede dar una definición exacta pero la calidad se puede definir como: Perfección, consistencia, eliminación del desperdicio, rapidez de entrega, cumplimiento de políticas y procedimientos, proporcionar un producto bueno y confiable, hacer bien los productos desde el primer proceso, agradar, satisfacer y dar un servicio total al cliente. (Ver ANEXO A). Otra definición de calidad se refiere a ciertos estándares y a las formas y medios en que se satisfacen, se mantienen y se mejoran; también se puede definir como cualquier acción que se dirija a proporcionar a los consumidores productos, bienes o servicios de calidad apropiada. Por ejemplo, la calidad se manifiesta en la naturaleza y en la vida del hombre: La calidad es un concepto que forma parte de la naturaleza desde su creacióny tiene su origen desde el hombre de las cavernas, quien seleccionaba los ejemplares de mejor calidad que más satisfacieran sus necesidades. La calidad está presente desde la evolución de los seres vivos, ya que la naturaleza hace juicios sobre la calidad de las cosas y en base a estos toma decisiones al perfeccionar a los seres vivos a través de mecanismos de evolución con el objeto de mejorar la calidad de ellos y del ecosistema, (como se muestra en la Figura No.1 la calidad se manifiesta en la naturaleza). Figura No.1 La calidad se basa en las leyes naturales Los cambios de hábitat y climatológicos son empleados por la naturaleza como pruebas de control de calidad para que las especies puedan adaptarse y sobrevivir o extinguirse. Por lo http://www.google.com.mx/imgres?q=la+naturaleza&um=1&hl=es&sa=N&biw=1280&bih=852&tbm=isch&tbnid=1oZy7smDoH3MlM:&imgrefurl=http://www.impactony.com/2011/06/curiosidades-de-la-naturaleza/&docid=2lehhzuOgn7DIM&imgurl=http://www.impactony.com/wp-content/uploads/2011/06/naturaleza11.jpg&w=1024&h=768&ei=XqIpT6jbCeTU2AW2s9HrAg&zoom http://www.google.com.mx/imgres?q=la+naturaleza&um=1&hl=es&sa=N&biw=1280&bih=852&tbm=isch&tbnid=q4LihSQIiTnlNM:&imgrefurl=http://www.taringa.net/posts/imagenes/4573630/Megapost_-imagenes-de-la-naturaleza-impresionantess.html&docid=35jsp5IxSVTpWM&imgurl=http://www.goandgolf.net/imgcampgolf/108_FOTOCAMPO.jpg&w=800&h=565&ei=XqIpT6jbCeTU2AW2s9HrAg&zoom 33 que la calidad no es una serie de características que permanezcan fijas, sino que es una cualidad mejorable. La organización del trabajo y la calidad en la era de las cavernas: El hombre ha utilizado de manera instintiva el concepto de calidad.En la era de las cavernas la calidad empezó como un juicio de valor relativo, lo que significaba una apreciación personal en base a las características que mejor apreciaba para tomar decisiones. El ser humano solo era un recolector de lo que producía la naturaleza, por lo que sus apreciaciones de la calidad se limitaban en la inspección, valoración y selección de los productos naturales, (como se puede ver en la Figura No.2). Figura No.2 Juicios comparativos para la toma de decisiones La Usufactura: Usufactura: Significa la elaboración de un producto para usarlo uno mismo. El hombre desarrolló los más simples conocimientos científicos al elaborar las primeras herramientas para su uso personal, como arcos, flechas, cuchillos, vasijas y vestimentas; las cuales le sirvieron para mejorar sus capacidades físicas en la caza, en la guerra, así como en la preparación, manejo y almacenamiento de los alimentos. Se inicia la actividad del hombre en la transformación del medio ambiente y su propia responsabilidad y creatividad en la calidad de los productos para su consumo, la cual ya no solo dependía de la naturaleza, (como se puede apreciar en la Figura No.3). 34 Figura No.3 Transformación de la naturaleza para satisfacer sus necesidades. La observación y experimentación se usaron para mejorar sus armas, herramientas, métodos de agricultura, de construcción de vivienda y de curtido de pieles al comenzar a desarrollar su propia tecnología; por lo que transitó de la edad de piedra a la edad de los metales. La manufactura artesanal y las comunidades: Las tribus crecieron y surgieron las comunidades, los líderes se convirtieron en gobernantes, surgieron los sacerdotes y con ellos la centralización del conocimiento científico, por lo que las tareas se hicieron especializadas. Comienza el trueque, por lo que la usufactura se transforma en manufactura cuando el usuario y el productor dejan de ser la misma persona; por lo que el ciclo de mejora de calidad pasó a incluir a más de una persona, al producir algo a partir de las necesidades del consumidor. Los artesanos y especialistas habían desarrollado un conocimiento tecnológico, producto de la experiencia, y se comienza a transmitir de generación en generación; posteriormente se organizaron en talleres, crece la división, la especialización del trabajo y surgen los obreros. El ciclo de mejora de calidad pierde comunicación directa entre el obrero productor y el usuario. El orgullo por el trabajo del obrero era importante en el control de calidad. Se fijan especificaciones de diseño, mediciones de volumen, desarrollo de herramientas para la inspección y medición de los productos, por lo que surgen los primeros supervisores e inspectores de control de calidad. Se desarrolla el comercio entre los pueblos. (Ver la Figura No.4). 35 Figura No.4 Ciclo de Mejora de la Calidad El surgimiento de diferentes organizaciones de trabajo: La referencia más antigua de una organización formal dedicada al control de calidad es en la antigua China en 1600 a.C., bajo las dinastías Shang y Zhou. El gobierno era propietario de los talleres artesanos, por lo que formó tres organizaciones de producción: una dedicada a la recolección y preparación de materias primas, otra a la fabricación de productos organizando a los artesanos en talleres, y la última al almacenamiento y distribución de los productos. El control de calidad se llevó a cabo gracias a dos organizaciones, una dedicada a la normalización, el establecimiento de estándares de calidad y productividad y otra a la inspección de los talleres y de los productos. Surgen los especialistas precursores de los arquitectos e ingenieros, y los inspectores encargados de supervisar a los trabajadores y verificar que las tareas se cumplieran. En el antiguo Egipto se crearon instrumentos de medición, en las inscripciones de las tumbas de los faraones hay evidencias del empleo de éstos en 1450 a.C., las cuales muestran a inspectores comprobando la calidad y dimensiones de los bloques de piedra. (Figura No.5). Figura No.5 Inspectores miden y verifican la calidad y las dimenciones1 1 Pintura en la tumba de Rev.-Mi-Re; Tebas, Egipto, 1450 a.C. PRODUCCIÒN VENTAS DESARROLLO DIS EÑ O US O NEC ESID ADE S CICLO DE MEJORA DE CALIDAD MA TE RIA S PR IMA S 36 La revolución industrial: En 1750 surge en Inglaterra la Revolución Industrial al introducirse las máquinas motorizadas en la industria textil y metalúrgica iniciando la industrialización de la producción, (como se muestra a continuación en la Figura No.6), los talleres son reemplazados por las fábricas. Los mercados de consumidores crecen al colocarse al alcance de las clases más pobres y llevar al comercio a todas partes del mundo. La producción en masa con el uso de maquinaria cambió el énfasis de la administración de la calidad, ya que ahora importaba el desempeño de las máquinas y los procesos de fabricación, por lo que se requiere la especialización de las tareas administrativas y los trabajos artesanales se dividieron en tareas especializadas asignadas por separado a diferentes personas. Figura No.6 Industrialización de la producción Los dueños comienzan a delegar tareas a otras personas al crecer los volúmenes de producción, como la compra de materiales (búsqueda de proveedores), la contratación de personal, capacitación, pago de sueldos, formación y contratación de especialistas en ventas de productos, contratos, contabilidad de gastos y ventas. Surge la organización funcional al dividirse la parte del trabajo en especialidades administrativas responsables de las tareas para la producción. 37 La administración científica de Taylor: Surge en Estados Unidos la administración científica del trabajo fundada por Taylor también llamada “La Segunda Revolución Industrial”, bajo la cual se revolucionaron los métodos de producción en las fábricas. Los estadounidenses son los primeros en aplicar los conceptos de organización del trabajo en las fábricas, este factor los llevó al liderazgo mundial en productividad y competencia. Taylor enunció los 4 principios de la administracióncientífica: Estudio científico del trabajo, selección científica y entrenamiento obrero, unión del estudio científico del trabajo y de la selección científica del trabajador, y finalmente cooperación entre los dirigentes y los obreros. Publicó varios libros, el principal llamado “Principios y Métodos de Gestión científica”, en 1911. El Taylorismo logró la expansión de la manufactura, el consumismo, y la apertura de grandes fábricas y organizaciones las cuales destinaron recursos a la investigación y desarrollo de la industria, a la solución de problemas de calidad y productividad; por lo que los productos más sofisticados pudieron estar al alcance de las masas populares. (Ver Figura No.7). Figura No.7 Frederick W. Taylor2 2 Frederick Winslow Taylor (20 de marzo de 1856-21 de marzo de 1915) Fue un ingeniero mecánico y economista estadounidense, promotor de la organización científica del trabajo y es considerado el padre de la administración científica. En 1878 efectuó sus primeras observaciones sobre la industria del trabajo en la industria del acero. A ellas le siguieron una serie de estudios analíticos sobre tiempos de ejecución y remuneración del trabajo. Sus principales puntos, fueron determinar científicamente trabajo estándar, crear una revolución mental y un trabajador funcional a través de diversos conceptos que se intuyen a partir de un trabajo suyo publicado en 1903 llamado Shop Management. Según Antonio Serra Moneda, Taylor desde su adolescencia comenzó a perder la vista, además su cuerpo era de contextura débil y no podía participar en los juegos que los otros organizaban como el beisbol o el tenis. Obligado al ¨degradante para un muchacho, papel de espectador, dedicó su vida a concebir como mejorar el rendimiento del esfuerzo físico derrochado por los jugadores mediante un diseño más adecuado de los instrumentos por ellos utilizados¨ Esta actitud lo marcaría de por vida, para él lo más importante era medir el esfuerzo, el lugar y los movimientos para obtener una vasta información, y de ahí, sacar provecho de manera que se diera la mayor eficiencia posible tanto en el deporte como en la producción. Sus biógrafos también lo califican como una persona de actitud inflexible frente a las reglas del juego, incluso un juego de criquet, representaba para el ´´una fuente de estudios y de análisis´. 38 El control estadístico del proceso (C.E.P): En 1926, en los laboratorios de la compañía telefónica Bell, subsidiaria de AT&T de USA, nacen las primeras aplicaciones del Control Estadístico de Procesos, basadas en las teorías de la probabilidad, la inspección por muestreo, el estudio de las causas de variabilidad de los procesos y la gráfica de control estadístico inventado por Walter A. Shewhart. Las estrategias de calidad dejan de ser correctivas y empiezan a predecir defectos y a tomar acciones antes de su aparición, abatiendo los niveles de desperdicio y fallas en los productos. A Shewart le preocupaba que la teoría estadística atendiera las necesidades de la Industria y hablaba de la posibilidad de aplicar la metodología estadística a los sistemas técnicos y biológicos. El campo del control de calidad puede declarar a Shewart como un pionero genuino. Su trabajo monumental “Economic Control of Quality of Manufactured Product”, publicado en 1931, es considerado como una completa y minuciosa exposición de los principios básicos de la calidad. (Ver a continuación la Figura No.8). Figura No.8 Walter Andrew Shewart3 3 Nació en New Carton, Illinois, USA, hijo de Anton y Esta Barney, Shewart, acudió a la Universidad de Illinois, y se doctoró en Física en la Universidad de California en Berkeley, en 1917. Shewart tuvo una excelente preparación en Ciencias e Ingeniería que le permitieron tener una vida llena de logros. Obtuvo la licenciatura y maestría en la Universidad de Illinois, y en 1917 el Doctorado en Física en la Universidad de California en Berckley. Dio clases en las universidades de Illinois y California y encabezó durante un tiempo breve el Departamento de Física de la Escuela Normal de Winconsin en La Crosse, USA. Fue un ingeniero y estadístico, conocido como el padre del control estadístico de calidad. La era industrial se introdujo en el segundo siglo cuando un joven ingeniero llamado Walter A. Shewart vino a alternar el curso de la historia industrial. Shewart, primer miembro honorario de la ASQ, reunió con éxito las disciplinas de estadística, ingeniería, y economía y se convirtió en el padre del moderno control de calidad. Es ampliamente conocido por la gráfica de control, una herramienta sencilla pero altamente efectiva, que representaba el paso inicial, hacia lo que Shewart llamaba ¨la formulación de la base científica para asegurar el control económico¨. http://www.google.com.mx/imgres?q=shewhart&um=1&hl=es&sa=N&biw=784&bih=460&tbm=isch&tbnid=X424proPP5ljvM:&imgrefurl=http://qualitycontrolarticles.wordpress.com/2011/09/16/dr-walter-a-shewhart-1891%E2%80%931967-2/&docid=dbw-xJRPX7iBjM&imgurl=http://qualitycontrolarticles.files.wordpress.com/2011/09/walter.jpg&w=349&h=468&ei=2fomT9DYIsLgsQKgsciMAg&zoom 39 La revolución de la calidad en Japón: La Sección de Comunicación Civil del Cuartel General (SCG) descubre que la mala calidad de los bulbos utilizados era la causante de las interrupciones de la red telefónica, por lo que envió expertos para reconstruirla; estos ya habían trabajado con herramientas estadísticas de calidad; trabajaron cuatro años con la SCG e impartieron los primeros cursos de control estadístico de calidad. En 1946, asociaciones profesionales de Japón ofrecen seminarios de control de calidad, destacando la Japanese Union of Scientists and Engineers, (JUSE), (Ver Figura No.9), los japoneses visualizaron alcanzar sus objetivos nacionales a través del comercio, ya no de los medios militares; la industria bélica se transformó a la del consumo civil, por lo que se creó un proyecto nacional para incrementar la calidad de sus productos. Los empresarios mandan a sus ingenieros y altos ejecutivos a estudiar en compañías extranjeras el “cómo administrar la calidad”, traducen textos norteamericanos a su idioma e invitan a especialistas en calidad a impartir conferencias a empresarios japoneses. Figura No.9 JUSE (Unión of Japanese Scientists and Engineers) Deming enseña el uso de métodos estadísticos en Japón, posteriormente en 1954 Juran imparte cursos de la administración de la calidad; el impacto de los seminarios fue tal que junto con Ishikawa impulsaron la participación de los trabajadores en los esfuerzos de la mejora de la calidad de las empresas. Los japoneses crearon una forma de participación llamada “círculos de calidad”, formados por grupos de cinco a ocho trabajadores que después del horario de trabajo analizaban los problemas de calidad de su organización y buscaban una solución. Estos fueron entrenados 40 en estadística, trabajo en equipo y herramientas básicas de calidad, las cuales aplicaron para estudiar cómo se producían los defectos de calidad, como evitarlos y como conservar mejor la maquinaria. En algunos casos, ellos mismos instrumentaban las soluciones, y en otros, proponían a la administración cómo hacerlo. Diferenciación de mercados: En el periodo de la posguerra los empresarios se acostumbraron a producir barato; Deming y Juran enseñaron que se debían orientar los esfuerzos de la calidad hacia el desarrollo de la capacidad de los procesos para dar variedad a los productos sin elevar los costos, surgiendo así la segmentación de los mercados para todos los gustos, (Ver Figura No.10). LES GUSTAN LOS PELIRROJOS LES GUSTAN LOS MORENOS LES GUSTAN LOS RUBIOS ESTÁNDAR Figura No.10 Segmentación de mercados: El mercado de las mujeres El “enfoque de la calidad” cambió a “el enfoque al cliente”, al descubrirsela importancia de investigar las necesidades de éste y reaccionar a ellas rediseñando los productos para mayor preferencia y satisfacción de los mismos; el concepto de calidad cambió de un juicio de valor relativo que un cliente le daba a un producto o servicio en base a la capacidad de este para satisfacer sus necesidades. Ishikawa bautizó ese enfoque como Control Total de la Calidad. La velocidad de mejora de las compañías Japonesas fue muy superior a las del mundo, por lo que entraron en la revolución de calidad considerada “La Tercera Revolución Industrial”, ya que bajaron rápidamente los costos y elevaron la calidad de sus productos, los clientes se sentían satisfechos con ellos y empezaron a consumir más sus productos. Surge el concepto de administración de la calidad como un conjunto de acciones que una organización realiza para mejorar y asegurar de forma consiente la calidad que brinda a sus clientes. 41 1.2 “Historia y evolución de las auditorias” Entre las prácticas más antiguas de la auditoria se reconoce el hecho de que en diversos países para evitar desfalcos y fraudes en sus cuentas, los soberanos exigían que el mantenimiento de éstas fuera realizado por dos escribanos independientes; suceso que manifiesta haber tomado algunas medidas de control patrimonial desde épocas antiguas. La auditoria es tan antigua como la humanidad y tiene su origen en la práctica de la contabilidad. (Ver Figura No.11). Los vestigios de la contabilidad desde la perspectiva macroeconómica datan desde los gobiernos de las primeras sociedades, quienes buscaban conocer qué poseían y qué no, decidir acerca de la manera más racional de gastar y de gestionar para producir cambios positivos a corto, mediano y largo plazo. Figura No.11 Orígenes de la auditoria Concepto de auditoria: La auditoría es la verificación de los estados financieros y de la contabilidad que los produce, para determinar si ellos representan fielmente la realidad económica de la organización. Historia de la auditoria: Las auditorias formales se iniciaron en el sector financiero con la revisión de sus estados y surgen en el siglo XIX en Inglaterra y durante la Revolución Industrial. Whittington4 y Paney5 mencionan que desde tiempos medievales y durante la Revolución Industrial se realizaban auditorias para determinar si las personas en posiciones de responsabilidad oficial en el gobierno y el comercio estaban actuando y presentando informes en forma honesta. 4 Santillana González, Juan Ramón. Auditoria. I (…), pp. 42 y 51 5 Wittington, O. Ray, Kart Paney. Auditoria. Un enfoque Integral (…), pp.7.Idem 42 Anteriormente la auditoria no tenía tantas normas, principalmente se realizaban con el objeto de verificar las cuentas de los negocios ya que a medida que éstos crecían las necesidades contables y de control se incrementaban. Inicialmente las auditorias tenían dos objetivos: Detectar y prevenir fraudes y detectar y prevenir errores. Posteriormente tienen como objetivo verificar el cumplimiento de los principios de la contabilidad. Pero Eduardo Mancilla6 aclara que en el siglo IX con la Comennda y con las Collegantias del siglo X, las auditorias toman un carácter más técnico, cuando las transacciones y sociedades comerciales se incrementaron y se volvieron complejas. (Ver Figura 12). Figura No.12 La comennda y las collegantias del siglo X El término auditor se empezó a utilizar en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I, refiriéndose a quien practicaba de modo independiente la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas para observar su exactitud. Etimológicamente el término proviene del latín audîto–ôris. En inglés el verbo to audit significa verificar, inspeccionar y también posee la acepción de intervención y ajuste de cuentas, mientras que en español su significado se refiere a quien tiene la virtud de oír. La auditoria fue avanzando con el propósito de realizar revisiones o comprobaciones a la contabilidad, y fue objeto de normalización por parte de los gobiernos y agremiaciones profesionales que ejercían tales oficios. Antes de 1900 la auditoria se desarrolló principalmente en Inglaterra, Francia e Italia. Durante la Edad Media aparecieron las primeras asociaciones profesionales que se encargaban de ejecutar funciones de auditoria, destacándose los Consejos Londinenses en Inglaterra por los años de 1310 y el Colegio de Contadores de Venecia, en Italia, en los años de 1580. 6 Mancillas Pérez, Eduardo. La Auditoria Administrativa: un enfoque científico, pp.16.Ibid., pp.17 43 Luego de 1900 la auditoria fue llevada a los Estados Unidos para prestar asesoría a los accionistas británicos, y es allí donde mayores avances ha adquirido. Conforme crecía la auditoría independiente, se desarrollaron la auditoría interna y la auditoría gubernamental, las que entraron a formar parte de la auditoría como rama de la profesión contable. Las organizaciones adoptaron la expansión de la auditoria interna a las actividades y áreas que se encontraban más allá del alcance de los sistemas contables, ampliando el número de objetos de estudio o situaciones por auditar; surgiendo así los diferentes enfoques de auditoria que se conocen y desarrollan actualmente. Después de la Segunda Guerra Mundial se empieza a hacer mención de la auditoria administrativa que es consecuencia de la auditoria financiero-contable, ya que la información utilizada para verificar la administración es producida por la contabilidad. La auditoria administrativa analiza la información desde el enfoque de la productividad buscando aumentar la eficiencia de los procesos, calidad y eficacia de los resultados, para llegar hasta la efectividad administrativa y la economía operativa de las decisiones administrativas. La auditoria en la actualidad abarca una gran gama de objetos de estudio o situaciones auditadas y se ha convertido en una ciencia multidisciplinaria; y no puede limitarse solo a los asuntos financiero- contables aunque su origen históricamente esté ligado a ésta ciencia, puesto que las técnicas de auditoría deben ser utilizadas en innumerables objetos de estudio que tengan necesidad de verificación. (Figura No.13). Figura No.13 Aplicaciones generales de las auditorias 44 Actualmente se realizan auditorias a objetos de estudio diferentes a la contabilidad, como consecuencia de las necesidades cambiantes de validación y verificación de las organizaciones; las diversas ciencias y técnicas se han apropiado del concepto de auditoría, y han hecho uso de su metodología adaptándola a su campo de acción. Las auditorias son una herramienta poderosa de control y mejora para la administración, ya que permiten conocer las prácticas correctas de la organización y ayudan a identificar las áreas de oportunidad para establecer acciones correctivas o de mejora para cumplir los objetivos esperados, como lo cita Kell Boynton.7 Enrique Benjamín Franflin F.8 en su libro Auditoria Administrativa indica que los investigadores ingleses James Watt y Mathew Solton desarrollaron en 1800 una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; incluían una reseña específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de evaluación y la importancia de ésta dentro del proceso administrativo, ya que es parte fundamental del control de las funciones de una empresa. En 1945 en Instituto Norteamericano de Auditores Internos realiza un simposio en el que se debate el tema “El alcance de la auditoria interna de operaciones técnicas “. Ahora bien, según Juran9 las auditorias de calidad se vienen practicando desde hace más de 50 o 60 años. Las primeras aplicaciones generales de estas auditorias se hicieron en Japón ya que después de la Segunda Guerra Mundial las organizaciones japonesas tenían mala reputacióndebido a la baja calidad de sus productos, por lo que hacerlos vendibles y mejorar su reputación de calidad exigió cambios revolucionarios, que solo podían realizarse con el personal involucrado y el liderazgo de la alta dirección. En 1976 y 1977 surge oficialmente en el sector nuclear la primera norma de auditorias de calidad y de allí se originan las normas de auditorias cuando la Asociación Americana de Normas (ANSI), emite las normas ANSI 45.2.12 Auditorias de Calidad para Centrales Nucleares de potencia y ANSI 45.2.23 Calificación y Certificación de Auditores. 7 Kell Boynton Auditoria Moderna. 1987 (…), pp. 59, 60 y 61 8 Franflin Minkowsky, Enrique Benjamín. Auditoria Administrativa (…), pp.3 9 Juran, J.M., pp. 8-20 45 El origen de las normas ISO de auditorias es a partir de la Segunda Guerra Mundial, (Ver la Figura No.14), posterior a la edición de las normas ISO de la serie 9000 en 1987 se hizo indispensable elaborarlas. El comité ISO TC 176 se encargó de la realización de éstas y en este caso no fue una sola norma sino tres las que se editaron: Figura No.14 Origen de las normas ISO de auditoria ISO 10011-1:1991. Directrices para auditar Sistemas de calidad. Esta norma contenía las definiciones de auditoria y aquellas relacionadas con dicha actividad. ISO 10011-2:1991. Directrices para auditar Sistemas de calidad. Criterios de calificación de auditores internos de calidad como: Educación, Entrenamiento, Experiencia, Atributos Personales, Capacidad administrativa. ISO 10011-3:1991. Directrices para auditar Sistemas de calidad. Gestión de programas de auditoria. En esta norma se manejan los elementos que se requerían para garantizar la buena ejecución del programa de auditorias como la calificación del personal, se incluían los factores operacionales para asegurar una actuación consistente y respaldada de los auditores. Estas normas complementaban la serie ISO 9000 y daban los elementos necesarios para la realización de la auditoria, además para manejarla como un sistema de gran apoyo al mismo Sistema de Aseguramiento de Calidad. Evolución de las auditorias: Las auditorias han evolucionado desde su creación a lo largo del tiempo, (a continuación se muestra un mapa conceptual de la evolución de las auditorias en la Figura No.15): 46 Figura No.15 Mapa conceptual de la evolución de las auditorias http://1.bp.blogspot.com/-wemxvrcA7_k/TWVFjwAy5LI/AAAAAAAAAAo/iTAt0ERi2nI/s1600/MAPA+CONCEPTUAL+SOBRE+LA+HISTORIA+DE+LAS+AUDITORIAS+A+TRAVES+DE+LOS+TIEMPOS.j 47 1.3 “Clasificación de las auditorias desde el punto de vista de la Contabilidad Pública” Una clasificación desde el punto de vista de la contaduría pública como la menciona Juan Ramón Santillana4 es la más global y es la siguiente: A) Auditoria fiscal: Para verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista fisco. B) Auditoria a estados financieros: Para la revisión total o parcial de estados financieros, con un criterio y punto de vista independiente, con objeto de expresar una opinión respecto a ellos para efectos ante terceros. C) Auditoria Interna: Es aquella cuyo ámbito de su ejercicio se da por auditores que dependen, o son empleados, de la misma organización que se practica. El resultado de su trabajo es con propósitos internos o de servicios para la misma organización (el complemento siguiente que hace Juan Ramón Santillana4 a la explicación de objetivo de esta auditoria la hace parecer redundante con la integral. La auditoria interna abarca los tipos de auditoria administrativa, operacional y financiera (o cualquiera que sea la necesidad específica de la organización). D) Auditoria administrativa: Para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también evaluar la calidad de la administración en su conjunto. E) Auditoria operacional: Según Eduardo Mancillas6 para analizar las operaciones con la finalidad de evaluar su eficiencia y promover mejoras. F) Auditoria financiera: Para examinar total o parcialmente información financiera, y la correspondiente operacional y administrativa, así como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar, y reportar esa información. Esta definición de auditoria la 48 da Juan Ramón Santillana4, por un lado se parece a la definición de la auditoria integral, y por otro a la auditoria a estados financieros. G) Auditoria integral: Para revisar los aspectos administrativos, operacionales, y contable-financieros de la entidad sujeta a revisión en una misma asignación de auditoria. H) Auditorias Gubernamentales: Para revisar aspectos financieros, operacionales, administrativos en las dependencias y entidades públicas, así como el resultado de programas bajo su encargo y el cumplimiento de disposiciones legales que enmarcan su responsabilidad, funciones y actividades. I) Auditoria al desempeño: Como un proceso sistemático e independiente mediante el cual se evalúa el funcionamiento de una organización con respecto a la planeación estratégica y operativa. (En la Gráfica No.1 se muestran los principales tipos de auditorias que se realizan en la actualidad, la auditoria contables está en primer lugar, seguida de la de calidad y la ambiental). Gráfica No.1 Principales tipos de auditorias NOTA: Esta tesis no tiene el alcance para una auditoria contable. 49 1.4 “Normas y campo de aplicación al auditor de calidad de acuerdo al IMNC (Instituto Mexicano de Normalización y Certificación)”. (Las normas que aplican al auditor de calidad se muestran en la Tabla No.1): Tabla No.1 Normas que aplican al auditor de calidad Fuente: Instituto Mexicano de Normalización y Certificación Campos de aplicación de la auditoria: (En la Tabla No.2 se muestran los principales campos de aplicación de las auditorias): CAMPOS DONDE APLICA LA AUDITORIA: Auditoria contable Auditoria financiera Auditoria administrativa Auditoria de Gestión de Calidad Auditoria de Gestión Ambiental Auditoria a vías generales de comunicación y la seguridad de sus usuarios Auditoria de laboratorios clínicos y bancos de sangre Auditoria de seguridad y salud de los trabajadores Auditoria de certificación de producto Auditoria de gases de efecto invernadero 50 Auditoria a laboratorios forenses Auditoria de responsabilidad social Auditoria a la denominación de origen de productos Auditoria a vías generales de comunicación Auditorias a organismos de certificación Auditorias a unidades de verificación Auditoria a la industria de la construcción Auditoria a la eficiencia energética Auditoria de calibración y ensayo. Auditoria a manejo confiable y seguro de gas Auditoria a la sanidad de los alimentos Entre otras Tabla No.2 Campos donde aplica la auditoria Fuente: Instituto Mexicano de Normalización y Certificación Quienes vigilan el cumplimiento de esta normatividad aplicable a cada auditoria son los Organismos Nacionales de Normalización, (y se muestran en la Tabla No.3): ORGANISMO SIGNIFICADO SE Secretaría de Economía SEDESOL Secretaría de Desarrollo Social SAGARPA Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación SEGOB Secretaría de Gobernación PROFEPA Procuraduría Federal de Protección al Medio Ambiente SENER Secretaría de Energía SECTUR Secretaría de Turismo SCT Secretaría de Comunicaciones y Transportes SEMARNAT Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales CONAGUA Comisión Nacional del Agua STPS Secretaría del Trabajo y Previsión Social SSA Secretaría del Sector Salud SSP Secretaría de Seguridad Pública PROFECO Procuraduría Federal
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