106-Estudio-y-Analisis-financiero-del-efectivo

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APLICACIÓN INFORMÁTICA EN LAS DECISIONES DE 
CAPITAL DE TRABAJO 
"ESTUDIO Y ANÁLISIS FINANCIERO DEL EFECTIVO" 
Página 1 de 1ESTUDIO Y ANÁLISIS FINANCIERO DEL EFECTIVO
11/09/2008file://D:\EFECTIVO.htm
 
 
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL 
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO 
Y ADMINISTRACIÓN 
UNIDAD SANTO TOMAS 
SEMINARIO: 
APLICACIÓN INFORMÁTICA EN LAS DECISIONES DE 
CAPITAL DE TRABAJO 
ESTUDIO Y ANÁLISIS FINANCIERO DEL EFECTIVO 
 
T E S I S 
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: 
 
CONTADOR PÚBLICO 
P R E S E N T A N : 
DIANA PATRICIA BALTAZAR SANCHEZ 
ALMA ROSA BORJAS GARCIA 
MIRIAM VALDIVIEZO GASPAR 
 
 
CONDUCTOR: 
 
C. P. DAVID HERNANDEZ CASTELLANOS 
 
 MÉXICO, D.F., SEPTIEMBRE 
2002 
Inicio 
 
 
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CAPITULO I 
GENERALIDADES 
1.1 Antecedentes del efectivo 
1.1.1 Aparición del intercambio 
1.2 Presentación en los estados financieros 
1.2.1 Principios de contabilidad 
1.3 Importancia del efectivo en el capital de trabajo
1.3.1 Antecedentes 
1.3.2 El capital de trabajo 
1.3.3 Importancia del efectivo en el capital de trabajo 
1.3.4 Necesidades de información del efectivo 
1.3.5 Efectos de la inflación y la devaluación 
1.4 Control de efectivo
1.4.1 Manejo financiero 
1.4.2 Naturaleza del efectivo 
1.4.3 Información para el control 
1.4.4 Efectivos restringidos 
1.4.5 Conceptos que se excluyen del efectivo 
1.4.6 Control interno sobre el efectivo 
1.4.7 Segregación de actividades 
1.4.8 El personal 
1.4.9 Utilización de equipos electrónicos 
1.4.10 Registros al día e informes oportunos 
1.4.11 Manejo y protección de los fondos 
1.4.12 Vigilancia 
1.4.13 Política del efectivo 
1.4.14 Separación de las entradas y salidas de caja 
1.4.15 Aspectos básicos del control de entradas de caja 
1.4.16 Clasificación de las entradas de caja 
1.4.16.1 Cobros de facturas y documentos por conducto de cobradores 
1.4.16.2 Cobro por conducto de agentes viajeros 
1.4.16.3 Fondos recibidos por correo 
1.4.16.4 Recaudaciones por pagos directos 
1.4.16.5 Ventas al contado 
1.4.16.6 Ventas al contado por correo (COD) 
1.4.17 Entradas a caja por varios conceptos 
1.4.18 Salidas de caja 
1.4.19 Fondo de caja chica 
1.4.20 Desembolsos efectuados con cheque 
1.4.21 Formulación de cheques 
1.4.22 Conciliaciones bancarias 
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ANTECEDENTES DEL EFECTIVO 
Aparición del intercambio 
 
Con la especialización de las actividades como fueron la ganadería y la agricultura se exigía 
fortalecer los vínculos intercomunales, las comunidades dedicadas a la ganadería producían 
excedentes de ganado, cueros, lana, carne y otros artículos pecuarios, pero se 
experimentaba una escasez aguda de cereales, hortalizas, y otros productos agrícolas, y 
como en las comunidades agrícolas se observaba el cuadro contrario –exceso de productos 
agrícolas y escasez de artículos pecuarios- surgió la necesidad del intercambio económico 
entre las distintas comunidades. 
 
Dicho intercambio revestía carácter esporádico. Como el 
producto obtenido por la comunidad se destinaba principalmente 
al consumo interior, sólo podía intercambiarse entonces los 
excedentes ocasionales. Puesto que la producción se efectuaba 
en común, y su fruto era propiedad colectiva de la comunidad, el 
intercambio no se practicaba entre individuos, sino entre 
comunidades. El producto así obtenido se consideraba 
patrimonio común y se distribuía en partes iguales entre todos 
los miembros de la comunidad, como si hubiera sido producido 
por la misma. 
 
Después con la aparición de la artesanía y otros oficios se impulsó más el intercambio de 
productos, ya que una parte considerable de lo producido por los artesanos profesionales no 
se destinaba al consumo interno de la comunidad. 
 
El desarrollo de la producción aumentó paralelamente al 
desarrollo del intercambio, constituyendo su objeto principal el 
ganado y más tarde, también los metales, instrumentos de 
trabajo metálicos, adornos y otros artículos. Los objetos pasaban 
de una comunidad a otra, contribuyendo a la extensión territorial 
del intercambio. Al principio se practicó el cambio directo de un 
objeto por otro. Posteriormente se hizo más regular y tomó la 
forma de intercambio mercantil por medio de la compraventa. 
 
Para facilitar ésta, apareció el equivalente general, o sea, un producto por el que se 
trocaban todas las mercancías y que se determinaba según la región: ganado, pieles, sal u 
otro. Posteriormente, había de desempeñar el papel de equivalente universal una sola 
mercancía: el dinero. Servía de dinero diversos metales, conchas raras, hierro y el cobre y 
más tarde, el oro y, especialmente, la plata. Aparece el dinero –en forma de lingotes y, 
luego, de monedas acuñadas- como equivalente universal y medio de circulación, como 
mercancía de tipo especial, como mercancía de las mercancías. 
 
El desarrollo del comercio estimuló la aparición de los 
mercaderes, que no participaban en la producción, sino que se 
dedicaban enteramente al intercambio, apropiándose parte de 
los productos. Los mercaderes viajaban de un lugar a otro, 
cubriendo a veces distancias considerables. 
 
 
En los estados esclavistas del Oeste de Asia, en Grecia y en 
China, las monedas metálicas aparecieron en los siglos VII-VI a. 
c. En China eran cuadradas o redondas con un orificio 
cuadrangular en el centro, o bien tenían la forma de cuchilla, 
pala o espada. 
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La producción adquirió carácter mercantil, es decir, no se 
destinaba el consumo por el propio productor sino al 
intercambio. 
 
El comercio creciente elevaba la significación del dinero y el capital monetario, en particular 
del comercial (esto no quiere decir, desde luego, que hubieran aparecido ya las relaciones 
capitalistas cuya premisa indispensable es la transformación de la fuerza de trabajo en 
mercancías). El dinero volvió a asumir paulatinamente, durante la época feudal, todas las 
funciones que había cumplido en tiempos de la esclavitud y que se han conservado también 
en la sociedad capitalista. 
Prevaleciendo el comercio exterior sobre el interior en la fase inicial del medievo, la primera 
en manifestarse fue la función del dinero mundial (en el sentido convencional de este 
término). El desarrollo del comercio significó que los mercaderes veían ya en el dinero el 
medio de obtención de una suma adicional mediante la reventa, sobre una base 
equivalente, de las mercancías compradas. Tales operaciones eran posibles debido al 
monopolio de los mercaderes en el mercado y a que éstos conocían los precios vigentes en 
diversos lugares; al dinero le correspondía el papel de capital monetario. 
El dinero se consideraba aún como algo importado del exterior, de las regiones extrañas, 
pero contribuía ya a la acumulación de más dinero y tesoros por los feudales, es decir, 
empezó a desempeñar la función de medio acumulativo (atesoramiento). 
El aumento de la explotación de los trabajadores, manifestado particularmente en el 
crecimiento de todo género de impuestos y multas, cuando no estaban suficientemente 
desarrollados aún los vínculos del mercado, coadyuvó a que el dinero asumiera la función 
de medio de pago. 
El ahondamiento de la división social del trabajo hacía crecer las relaciones monetario-
mercantiles, a lo que contribuyó también el desarrollo de las funciones del propio dinero. 
Este asumía ya el papel de medio de circulación. Se fue extendiendo la acuñación de 
monedas. 
Por último, el aumento de las relaciones monetario-mercantiles y la incorporación de los 
productores directos –campesinos y artesanos- a las relaciones del mercado determinaron 
una función más del dinero, la de servir de medida de valor. El campesino y el artesano 
llegaban a la conclusión de que para saldar cuentas mutuas era preciso computar los gastosde trabajo. En este caso, el dinero no desempeñaba siempre el papel de medida de peso de 
metales preciosos. Las relaciones monetario-mercantiles volvieron a caracterizarse, como 
en la época de la esclavitud, por mercancía-dinero-mercancía. 
 
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PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 
Principios de Contabilidad 
 
El boletín C-1 de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados establece las reglas 
de valuación y presentación de las partidas que integran los renglones de efectivo e 
inversiones temporales en el balance de una entidad. 
Primero analizaremos cuáles son las definiciones y características, para que con base a ello 
podamos entender las reglas de presentación. 
 
El renglón de efectivo debe estar constituído por moneda de curso 
legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para 
la operación, tales como: 
Depósitos bancarios en cuenta de cheques, giros 
bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y 
metales preciosos amonedados. 
 
Las inversiones temporales están representadas por valores negociables o por cualquier otro 
instrumento de inversión, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen por objeto, 
normalmente, obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean 
utilizados por la entidad. Los valores negociables son aquellos que se cotizan en bolsa de 
valores o son operados a través del sistema financiero. 
En cuanto el valor neto de realización, representa el valor de cotización en el mercado o el 
precio de venta de la inversión, menos los gastos que se incurrirán en la enajenación. 
Respecto a las reglas de valuación, el efectivo se valuará a su valor nominal. El 
representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la 
cotización aplicable a la fecha de los estados financieros. 
Las inversiones temporales se valuarán a la fecha de los estados financieros como sigue: 
Las inversiones en valores negociables a su valor neto de realización. 
Las inversiones en otros instrumentos, a su costo de adquisición más rendimiento 
devengado, o su valor neto estimado de realización, el menor. 
Las inversiones mencionadas en moneda extranjera, se convertirán al tipo de cambio 
aplicable a la fecha de los estados financieros. Esta valuación tampoco debe exceder el valor 
neto estimado de realización. 
El costo de adquisición de las inversiones temporales debe incluir los gastos incurridos en la 
compra, tales como comisiones, corretajes, etc. Los rendimientos devengados no cobrados 
al momento de la compra, representan una recuperación del costo y no forman parte de los 
resultados del periodo en que se cobran. 
Los rendimientos sobre inversiones temporales se reconocen en los resultados conforme se 
devenguen. 
Para efectos del cálculo de resultado por posición monetaria, el efectivo y las inversiones 
temporales se consideran partidas monetarias. 
En cuanto a las reglas de presentación, los renglones de efectivo e inversiones temporales, 
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deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, 
excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a la disponibilidad o fin al que 
estén destinados, en cuyo caso se mostrarán por separado en el activo circulante o no 
circulante, según proceda. Si su disponibilidad es a plazo mayor a un año o su destino está 
relacionado con la adquisición de activos no circulantes o con la amortización de pasivos a 
largo plazo, se presentarán fuera del activo circulante. 
Las restricciones a que se refiere el párrafo anterior deben revelarse en las notas a los 
estados financieros. 
Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén 
pendientes de entrega a los beneficiarios, deben presentarse formando parte del renglón de 
efectivo. 
En el caso de que contablemente exista sobregiro en algunas de las cuentas de cheques o 
inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma 
naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esa compensación el sobregiro 
prevalece, el saldo debe presentarse como pasivo a corto plazo. 
Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben 
mostrarse como un pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de 
cheques o de inversiones en valores en la misma institución, siempre y cuando no se 
tengan convenios de compensación entre cuentas. 
 
Deben revelarse la existencia de metales preciosos amonedados y el 
efectivo e inversiones temporales denominadas en moneda 
extranjera, indicando su monto, la clase de moneda de que se trata, 
las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalente a 
moneda nacional. 
En las notas a los estados financieros deben indicarse las políticas de 
valuación seguidas y en su caso, el efecto de los hechos posteriores 
que por su importancia modifiquen sustancialmente la valuación del 
efectivo e inversiones temporales entre la fecha de los estados 
financieros y la fecha en que estos mismos son emitidos. 
 
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IMPORTANCIA DEL EFECTIVO EN EL CAPITAL DE TRABAJO 
Antecedentes 
Anteriormente, los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en su Boletín B4 
referente al Estado de Cambios en la Situación Financiera (actualmente derogado) daba un 
espacio al capital de trabajo, reconociéndolo como uno de los grandes grupos que sufren 
cambios, tales grupos son: 
a) Capital de Trabajo. 
b) Activos no circulantes. 
c) Pasivo a largo plazo. 
d) Capital Contable. 
Ahora bien, se conoce como capital de trabajo a la diferencia de los activos circulantes con 
los pasivos a corto plazo y, determinado conforme a esta idea principal, representa la 
capacidad que tiene una entidad económica para cubrir obligaciones dentro de en año o 
ciclo normal de operaciones si éste es mayor de un año. La posibilidad de que una entidad 
económica pueda cubrir sus obligaciones a corto plazo dependerá de su proporción de 
activos circulantes contra pasivos a corto plazo, de la duración de su ciclo normal de 
operaciones y de la liquidez de cada uno de sus activos circulantes. 
Se conoce como ciclo normal de operaciones el tiempo promedio que transcurre entre la 
adquisición de materiales y servicios, su transformación, su venta y finalmente su 
recuperación en efectivo. 
Debe hacerse hincapié en que la clasificación y definiciones anteriores, presuponen que la 
entidad económica está operando bajo el principio de contabilidad de negocio en marcha, es 
decir, que tiene una existencia permanente salvo especificación en contrario, y bajo estas 
bases, los elementos que integran el capital de trabajo circularán haciendo posible la 
realización o consumación del ejercicio de operaciones. 
Así mismo y derivado del principio anterior, se ha de dividir la vida de la entidad económica 
en períodos convencionales (principio de periodo contable), los cuales se han tomado como 
base para la determinación de los activos circulantes y pasivos a corto plazo. 
Para poder administrar eficientemente los recursos de efectivo, se requiere que 
previamente se hayan fijado los objetivos a alcanzar, es decir: 
1.- Evitar despilfarros.- Lo cual se logra ejerciendo un estrecho control sobre las 
erogaciones a realizar, para que no se hagan gastos superfluos. 
2.- Reducción al mínimo de imprevistos.- Los imprevistos son un mal necesario, debiendo 
evitarse que repercutan en forma substancial en la empresa; para ello hay que prever 
cuando llegarán a la empresa y en que forma la impactarán. 
3.- Control de Inversión.- En cualquier fase del ciclo económico de la empresa puede 
suceder que se efectúen inversiones en exceso, que van a provocar una lenta recuperación 
del efectivo, razón por la cual es aconsejable ajustarse al presupuestode caja, para evitar 
que la organización se vea comprometida por falta de liquidez. 
4.- Aprovechamiento de descuentos.- Es aconsejable que se anticipe el pago de las 
obligaciones que causen intereses o que signifiquen obtener un beneficio, solo cuando se 
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cuente con excedentes de efectivo. 
5.- Inversiones de recuperación inmediata.- Tiene como fin efectuar inversiones con 
vencimientos escalonados, para evitar problemas de liquidez y obtener rendimientos 
adicionales, mientras no se utilicen los recursos para cumplir compromisos o inversiones 
proyectadas. 
Dentro de la Administración Financiera del Capital de Trabajo, un punto de vital importancia 
son los fondos con que se cuenta para cubrir sus obligaciones ante terceros. 
En sus inicios toda organización generalmente sólo cuenta con efectivo, el cual, es canjeado 
por bienes, que al ser realizados dentro del giro normal del negocio, se convertirán en 
efectivo y/o cuentas por cobrar que regresan a la empresa en forma de efectivo, dando 
como consecuencia el ciclo normal de la empresa. 
El Administrador Financiero debe conocer de antemano cuales son sus compromisos y con 
qué recursos financieros cuenta para poder cumplirlos oportunamente. 
El efectivo le permitirá a la empresa adquirir nuevas mercancías o liquidar sus 
compromisos, dando como resultado que en algunas ocasiones existan excedentes o 
faltantes de efectivo. Ambas situaciones son inadecuadas financieramente, porque el exceso 
crea dinero ocioso, y el faltante afecta al tener que pagar obligaciones con sobreprecio por 
la mora o el no poder contar con recursos para el desempeño de las operaciones normales 
de la empresa. 
El efectivo cumple tres funciones a saber: 
A) Transacción.- Esta función permite afrontar necesidades rutinarias, ya sea 
compras, pago de gastos o inversiones. 
B) Precaución.- Permite solucionar situaciones imprevistas donde se necesite 
dinero para solventarlas. 
C) Especulación.- Permite aprovechar situaciones fuera del curso normal de la 
empresa. 
Es necesario que el Administrador Financiero, analice en forma concreta las características y 
peculiaridades de su empresa, para poder determinar los requerimientos necesarios de la 
función de caja y bancos, a fin de fijar los niveles adecuados de inversión. 
 
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El capital de trabajo 
 
El capital de trabajo representa el ciclo financiero a corto plazo de las empresas, que se 
puede definir como el tiempo promedio que transcurre entre la adquisición de materiales y 
servicios, su transformación, su venta y finalmente su recuperación convertida en efectivo. 
El principio de contabilidad de periodo contable señala la necesidad de conocer los 
resultados de operación y la situación financiera de la entidad en periodos convencionales 
de un año. 
El monto del capital de trabajo se obtiene como resultado de restarle al activo circulante el 
pasivo circulante y representa generalmente un exceso entre los bienes y derechos que 
podrían estar disponibles en efectivo en el término de un año, menos los pasivos exigibles 
en el mismo periodo. 
El capital de trabajo tiene una participación fundamental en la estructura financiera de la 
empresa y de los resultados de la entidad en los periodos convencionales anuales, y es de 
vital importancia mantener la actuación del ente económico en un grado tal de liquidez que 
permita el desarrollo continuo y armónico de las operaciones. La liquidez se mide con lo que 
se conoce como la “razón circulante”, que representa las veces que el pasivo circulante cabe 
dentro del pasivo circulante o, dicho de otra forma, las veces que el activo circulante es mas 
grande que el pasivo circulante, la que se obtiene dividiendo el activo circulante entre el 
pasivo circulante. 
La razón circulante es el medio mas usual para medir el margen de seguridad que la 
empresa mantiene para cubrir las necesidades de flujo de efectivo, que se generan a través 
de su ciclo operativo de corto plazo, compra de materiales, transformación de los mismos, 
ventas y recuperación en efectivo, modificándose para ello las cuentas de activo y pasivo 
circulantes. 
 
El caso A muestra un capital de trabajo de $50 y la liquidez es de 2 porque el activo 
circulante representa dos veces el pasivo circulante. En el caso B el capital de trabajo es de 
$20 y la liquidez es de 1.25 (100/80). En el caso C la liquidez es de 1, pero no hay capital 
de trabajo porque el pasivo circulante es igual al activo circulante, y por último, en el caso 
D se tiene un capital de trabajo negativo de $25, en virtud de que el pasivo circulante es 
mayor que el activo circulante por lo que el índice de liquidez es de 0.80, el que representa 
que se tienen 80 centavos de activos circulantes de cada peso de pasivo circulante. 
El capital de trabajo además representa la inversión que los accionistas de la empresa 
tienen destinada para producir ingresos futuros a través de las ventas, existiendo la razón 
de ventas netas a capital de trabajo que mide las necesidades de las ventas netas sobre el 
capital de trabajo. Al dividir las ventas netas entre el capital de trabajo, se obtiene las veces 
de ventas netas que producen un peso de capital de trabajo. 
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El caso A muestra que el capital de trabajo genera 2 veces de ventas netas; para vender un 
peso se necesitan 50 centavos de capital de trabajo. En el caso B se generan 5 veces de 
ventas netas o se necesitan 20 centavos para vender un peso. En el caso C, en donde no 
existe capital de trabajo porque todo el activo circulante esta financiado por el pasivo 
circulante, la generación de ventas no requiere de inversión de capital de trabajo. Esta 
última situación se presenta en algunos casos en las tiendas de autoservicio, en donde los 
proveedores son los que financian la inversión circulante. 
Por último, el caso D muestra un monto negativo de capital de trabajo y genera ventas de 4 
veces. Puede decirse que este es un caso empírico. 
El capital de trabajo también representa los recursos netos propiedad de los accionistas, 
destinados a las operaciones normales de la empresa y se mide con la razón de capital de 
trabajo al capital contable 
. 
Esta razón representa el porcentaje del capital contable que esta requiriendo el capital de 
trabajo. Es una medida interesante ya que el capital de trabajo muestra la habilidad de la 
administración sobre la inversión que requiere la empresa de activos circulantes y su 
financiamiento, que a excepción de préstamos no le cuesta a la empresa. 
 
El capital de trabajo comprende varios conceptos siendo los principales: 
 
• El efectivo y las inversiones temporales de inmediata realización. 
• Las cuentas por cobrar. 
• Los inventarios. 
• Las cuentas por pagar 
• Los financiamientos a corto plazo. 
Las políticas sobre el capital de trabajo establecen las guías que regulan la administración 
de los conceptos que lo integran, ya sea en forma directa o indirecta, con objeto de 
mantener un nivel óptimo y así ayudar a mantener la liquidez y mejorar la rentabilidad de la 
empresa. 
La administración de la empresa destina los recursos que cada ente en particular requiere 
en el ciclo financiero a corto y largo plazo. 
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A continuación se presenta un esquema que muestra los ciclos financieros a corto y largo 
plazo de una entidad económica. 
 
El ciclo a corto plazo se inicia con aportaciones en efectivo y que pueden también obtenerse 
con financiamiento a corto plazo para que estos recursos se empleen en la adquisición de 
materias primas para ser usadas en la producción y en el pago de mano de obra y gastos a 
fin de obtener productos terminados para ser vendidos; en este momento se agrega la 
utilidad que setransforma en cuantas por cobrar y que por último se convierte en efectivo. 
Este ciclo representa el capital de trabajo. 
El ciclo a largo plazo se inicia con las aportaciones del capital de los accionistas, pudiéndose 
también obtener financiamiento a corto plazo para que estos recursos se apliquen a la 
admisión de inversiones temporales como propiedades, maquinaria, equipo, etc; que irán 
participando en el ciclo financiero a corto plazo a través de la depreciación, amortización o 
agotamiento que se incorpora en la producción. 
 
 
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Importancia del efectivo dentro del capital de trabajo 
 
El efectivo y las inversiones temporales de inmediata realización es el concepto más 
importante del capital de trabajo. La empresa que no genera flujo de efectivo en su 
operación tendrá que desaparecer. 
Las empresas con alta generación de efectivo tienen éxito y penetran en el mercado con 
cierta facilidad. 
La alta generación de efectivo se realiza con productos o servicios con amplio margen de 
utilidad y cuyo ciclo financiero a corto plazo es reducido. Esto debe de ir acompañado de un 
precio competitivo, con una calidad permanente y un buen servicio que le dan un valor 
agregado al producto o servicio. 
Una medida que señala el grado de importancia en que los recursos disponibles pueden 
hacer frente a las obligaciones contraídas a corto plazo, se le conoce como: 
Razón de ácido o pago inmediato 
 
 
Los activos disponibles incluyen el efectivo, las inversiones temporales de inmediata 
realización y en ocasiones, las cuentas por cobrar que se presumen pueden convertirse 
rápidamente en efectivo. 
El resultado de 1.1 representa una medida que señala el grado en que los recursos 
disponibles pueden hacer frente a las obligaciones contraídas a corto plazo. En este caso las 
obligaciones tienen una cobertura de 1.1 a 1 lo que significa que son mayores los activos 
disponibles a los pasivos circulantes, pudiéndose en un momento dado, liquidarlos sin 
recurrir a financiamientos o a otros recursos. 
La generación de flujo del efectivo o de fondos internos se mide a través del estado de 
posición de recursos netos generados y su financiamiento, que determina la generación de 
fondos internos de la empresa en forma pura, sin mezclar otros factores que distorsionan la 
información de lo que representa el negocio per-se, por lo que se muestra por separado: el 
efectivo, las inversiones de inmediata realización, los financiamientos provenientes de 
prestamos, los intereses, el impuesto sobre la renta, la participación de utilidades a los 
trabajadores y los dividendos decretados a los socios o accionistas. 
De esta manera se obtiene la generación interna de los recursos antes de intereses, 
impuestos, dividendos y de su financiamiento. 
Cuando una empresa elabora su planeación financiera y resulta una posición de recursos 
internos negativa (deficitaria) proveniente de las operaciones del periodo antes de 
intereses, impuestos y dividendos, se debe estudiar y analizar el negocio porque su futura 
vida estaría sujeta a endeudarse sistemáticamente, incluso a ponerse fuera de solvencia y 
liquidez. 
En tales condiciones, deberá replantearse el negocio y revisar con cuidado su ciclo 
financiero a corto plazo y entre otros factores, mejorar su rotación en cuentas por cobrar y 
en inventarios; eliminar tal vez algunos productos o líneas de productos, cambiar la 
estrategia de comercialización, revisar su capacidad productiva, etc. 
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Todo lo anterior es con el propósito de generar recursos internos per-se provenientes de las 
operaciones antes de intereses, impuestos y dividendos que permitan a la empresa tener 
una vida futura. De no actuar así, la empresa irremediablemente desaparecerá. 
 
 
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Necesidades de información del efectivo 
 
En la información financiera, al referirse al efectivo, se esta considerando la suma del 
efectivo en caja y bancos y de las inversiones temporales de inmediata realización, porque 
son valores negociables que pueden convertirse rápidamente en efectivo. 
El administrador requiere de información diaria del saldo del efectivo correspondiente al 
cierre del día anterior, generalmente detallado en donde se encuentra la información 
referente a instituciones de crédito, casas de bolsa, etc. 
Lo anterior es un informe estático, pero un buen administrador requiere también saber que 
sucedió entre un día y otro, ¿cuánto se cobró?, ¿cuánto se pagó?, etc. Para satisfacer estas 
necesidades de información, generalmente se prepara un informe del efectivo. 
 
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Efectos de la inflación y devaluación 
 
El efectivo y las inversiones de renta fija temporales de inmediata realización en moneda 
nacional, son activos monetarios porque representan un determinado número de unidades 
monetarias que no son susceptibles de modificar su monto y por lo tanto no pueden 
corregirse, ya que su importe permanece siempre determinado por la cantidad de unidades 
que representan. 
En época de una inflación alta que puede considerarse de mas de un dígito, debe 
reconocerse la pérdida que se produce al perder su poder de compra por ser activos 
monetarios. 
En el caso de una devaluación de la moneda que representa el reconocimiento oficial de la 
inflación en relación de una moneda extranjera, cambia el monto en pesos y de las 
inversiones temporales en moneda extranjera y debe reconocerse la utilidad generada por 
el tipo de cambio nuevo. 
Las inversiones de renta variable (acciones) temporales de inmediata realización son activos 
no monetarios porque su precio se modifica permanentemente. En caso de una inflación o 
devaluación, su precio se modifica de conformidad a los resultados que la empresa reporte, 
del mercado y de otros factores. 
La administración financiera en un contexto de inflación y devaluación, debe tener especial 
cuidado en: 
 
a) Generación de efectivo. Durante épocas inflacionarias la adecuada planeación del efectivo 
toma mayor importancia en vista que la posición en exceso de este recurso por mayor 
tiempo de lo indispensable, puede producir pérdidas de consideración para la empresa, ya 
que por su naturaleza esta expuesto totalmente a la inflación. En estos casos se aconseja 
utilizar rápidamente el efectivo disponible en la adquisición de bienes que por naturaleza 
conservan su valor, con objeto de disminuir los efectos negativos de la inflación. 
b) Cuando la empresa opera en un entorno inflacionario, uno de los problemas mas 
importantes que enfrenta es la necesidad de utilizar mayores fondos de los que genera, 
causado esto principalmente por el efecto de los cambio en los precios. 
c) La inflación afecta a cada empresa en particular en forma diferente, dependiendo de su 
actividad, del entorno en que se desenvuelven y de la habilidad de la administración para 
dirigir. La habilidad de la administración debe estar basada en la técnica y conocimiento de 
la empresa, pero también en una estructura financiera que le permita tener una buena 
capacidad financiera, lo que esta íntimamente relacionado con la capacidad de generar 
efectivo y disponer del mismo para negociar (capacidad de maniobra). 
d) La administración requiere, desde luego, de una visión hacia el futuro, pero no debe 
descuidarse la supervivencia de la empresa, la cual debe estar basada en productividad, 
liquidez, solvencia y generación de recursos financieros, vigilando muy de cerca que su 
situación financiera no este expuesta a la inflación y devaluación, midiendo su exposición a 
través del estado de posición de la inversión. 
e) Una inflación casi igual o por encima del rendimiento del negocio, generalmente causa 
una diferencia importante en el flujo de fondos entre el generadoy el utilizado. Con 
frecuencia la empresa sin tener una información completa y sin conocer mucho acerca del 
comportamiento de los fondos y su estructura financiera solicita préstamos sin analizar 
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tampoco los efectos de estos recursos en los ciclos financieros a corto y largo plazo. En 
tales circunstancias la desaceleración de la economía o un cambio en el ciclo económico 
puede producir en la empresa un flujo de fondos internos deficitarios, el cual podría llevar a 
un colapso financiero por no poder cubrir las necesidades y las obligaciones contraídas. 
f) En un entorno inflacionario existe una tendencia en la administración financiera a 
optimizar la generación de efectivo, dado que los incrementos de precios requieren de mas 
efectivo para financiar el capital de trabajo y mantener así el mismo nivel de operaciones. 
g) Inflación mas incrementos por mayor volumen demandan fondos de tal magnitud que un 
cambio en el ciclo económico puede dar por resultado una grave vulnerabilidad financiera de 
la empresa ante sus clientes, acreditantes, proveedores y eventualmente frente a su 
competencia. Esta vulnerabilidad será menor en la medida en que se conozca y controle 
mejor en el flujo de efectivo. 
h) En épocas de inflación el dinero se convierte en un recurso caro cuya tasa y 
disponibilidad fluctúan con mucha rapidez. Por lo anterior, la obtención de utilidades que se 
conviertan en efectivo es objeto primario. Para lograrlo se requiere vigilar e impulsar la 
velocidad del ciclo financiero a corto plazo, siendo importante mejorar la rotación de 
cuentas por cobrar e inventarios, en tanto que las inversiones a largo plazo deberán atender 
a decisiones apoyadas en una rentabilidad por encima de los efectos inflacionarios, acordes 
con las expectativas de costos y beneficios futuros. 
i) Las utilidades que no se convierten en efectivo rápidamente son cuestionadas y para la 
administración es necesario tener información que mida e informe sobre la generación de 
efectivo. 
j) La información sobre la generación de efectivo resulta de primera importancia para la 
toma de decisiones de la empresa. Aquí es conveniente identificar las diferencias que 
existen entre el efectivo generado y las utilidades, o entre el efectivo generado y los 
incrementos al capital de trabajo. 
 
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CONTROL DE EFECTIVO 
Manejo financiero 
 
Para una administración correcta de los recursos financieros de cualquier tipo de institución 
es necesario llevar a cabo una planeación a corto y a largo plazo de los flujos de fondos y 
necesidades de financiamiento y de capital, con el fin de determinar los recursos que se 
requieren para poner en marcha los programas de mercadotecnia, producción, 
investigación, inversiones y gastos diversos. 
Así mismo, es necesario incluir en las proyecciones financieras la planeación fiscal, de 
conformidad con la legislación en vigor. Por lo tanto, será indispensable establecer los 
presupuestos respectivos con el fin de controlar las actividades. 
Debido a la diversidad en el volumen de operaciones de las compañías y distintos criterios 
en relación con el manejo de los recursos, no es posible señalar un modelo único de 
estructura financiera que pudiera adaptarse a cualquier tipo de institución. En una empresa 
de grandes proporciones las políticas en esta materia se establecen por la dirección general 
a través del comité de finanzas respectivo y del funcionario designado, quien a su vez, 
delega responsabilidades en los encargados de las finanzas de cada una de las divisiones. 
Independientemente de la estructura financiera de la organización, es preciso definir las 
funciones y responsabilidades de los empleados de conformidad con las políticas y objetivos 
propuestos para las transacciones de caja, inversiones temporales y financiamiento a través 
de pasivo o capital. 
La calidad de los funcionarios y empleados encargados de los asuntos financieros no deberá 
subestimarse, así como la debida coordinación en las labores, a través de sistemas de 
comunicación apropiados. El organigrama de la empresa, la descripción de puestos y los 
manuales de políticas, sistemas y procedimientos deberán reflejar claramente los puestos 
asignados, obligaciones y responsabilidades de caja uno de los funcionarios, así como la 
definición de las políticas y objetivos propuestos, a través de los sistemas y procedimientos 
implantados. 
 
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La Naturaleza del efectivo 
El efectivo consiste en partidas que generalmente se aceptan como medios de cambio y que 
se tienen disponibles para cubrir deudas a corto plazo. Por ejemplo, el efectivo incluye 
monedas, billetes, depósitos bancarios, transferencias bancarias, giros postales y cheques. 
La moneda extranjera se clasifica adecuadamente como efectivo si se tiene la libertad de su 
uso. Este dinero deberá convertirse a su equivalente en moneda nacional al tipo de cambio 
que esté en vigor a la fecha del balance general. 
 
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Información para el control 
 
Los sistemas de información establecidos deben proporcionar a los ejecutivos responsables 
suficientes datos que les permitan controlar las operaciones relacionadas con el manejo de 
fondos y estar en condiciones de planear para el futuro. Un examen de las características 
especiales de la empresa proveerá el tipo de informaciones necesarias, así como su 
periocidad y oportunidad. 
Una planeación efectiva y control de los recursos financieros requiere no solo de información 
de los flujos de efectivo, sino también de una proyección de las necesidades de fondos y 
referencias acerca de las cotizaciones, de cambios, en el caso de moneda extranjera y 
tendencias en el mercado. Serán necesarios informes diarios o semanales de entradas, 
salidas y saldos en caja; pronósticos de flujos de fondos mensuales, cada tres meses, 
anuales; estados que muestren como han sido aplicados los recursos y como se dispondrá 
de ellos en el futuro e informaciones diversas, según las necesidades, entre ellas, 
cotizaciones de monedas extranjeras y pronósticos de las tendencias económicas. 
La información respecto a inversiones temporales en bonos, obligaciones, acciones u otro 
tipo de inversión, varía según los objetivos que se persigan. De cualquier modo, será 
necesario disponer de información respecto a compras, ventas y estado actual que guardan 
las inversiones; costo y valor de mercado de las mismas; intereses y dividendos percibidos 
y utilidad o perdida obtenida y proyectada. Por supuesto que toda la información necesaria 
deberá ser confiable y oportuna, con el fin de utilizarla para efectos de control de las 
transacciones. 
La administración del pasivo a largo plazo esta íntimamente relacionada con otros planes 
financieros y manejo de fondos. La recepción de fondos provenientes de prestamos y pagos 
del principal e intereses deberán reportarse oportunamente al tesorero o responsable de las 
finanzas. Asimismo, deberán formularse estados periódicos que contengan una descripción 
completa de los adeudos y provisiones efectuadas; programa de pagos de los prestamos e 
intereses respectivos y, en su caso, información sobre garantías o activos comprometidos. 
También es necesario incluir dentro de las proyecciones financieras la planeación fiscal, de 
conformidad con estudios que se lleven al cabo, siendo conveniente, en la mayoría de los 
casos, la intervención de expertos profesionales que asesoren a los ejecutivos en materia 
tributaria. 
El sistema de información debe suministrar datos suficientes y oportunos acerca del manejo 
del capital social a la persona responsable, quien deberá llevar un registro de acciones y 
accionistas con todos los datos necesarios y tendráobligación de reportar los cambios 
efectuados a los interesados y autoridades respectivas. Generalmente serán necesarios 
informes sobre propiedad de acciones, aumentos y disminuciones de capital, de 
conformidad con decisiones del consejo de administración y asamblea de accionistas, así 
como decreto y pago de dividendos. 
 
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11/09/2008file://D:\html\informacioncontrol.htm
Otros efectivos restringidos 
 
Con frecuencia los saldos de efectivo se restringen para propósitos especiales tales como el 
pago de dividendos o la expansión de la planta. Tales saldos restringidos deberán 
presentarse por separados en los saldos de efectivo que se tienen disponibles de inmediato 
para su uso. La clasificación de estos saldos como activos circulantes o no circulantes 
dependerá de la fecha en que se tengan disponibles para su uso. 
Ejemplos de otro efectivo restringido incluyen: 
� Efectivo segregado para la adquisición de activos fijos 
� Efectivo segregado para el retiro de pasivo y 
� Depósitos de efectivo realizados con respecto a contratos o concursos. 
 
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Conceptos que se excluyen en el efectivo 
Las partidas no deberán incluirse como efectivo si no constituyen medios de cambio y no se 
tienen disponibles de inmediato para su uso. Ejemplos de partidas a veces incorrectamente 
clasificados como efectivo incluyen: 
� Valores 
� Anticipos de viaje a empleados 
� Inversiones en fondos federales 
� Cheques depositados y devueltos por insuficiencia en de fondos 
� Pagarés 
Así mismo, los certificados de depósitos no deberán clasificarse como efectivo, ya que no se 
tienen disponibles para uso sino hasta su fecha de vencimiento. Los certificados de depósito 
deberán clasificarse ya sea como inversiones temporales o permanentes dependiendo de las 
fechas de vencimiento. Los certificados de depósito que vencen dentro de un año o dentro 
del ciclo de operación, el que sea más largo, se consideran como inversiones a corto plazo o 
temporales. De lo contrario, se considerarán inversiones permanentes a largo plazo. 
 
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Control interno sobre el efectivo 
 
Un sistema de control interno podrá definirse como las técnicas y procedimientos que se 
utilizan por un negocio: 
1) Para garantizar datos contables confiables 
2) Salvaguarda de sus activos 
3) Promover eficiencia operacional 
4) Promover adhesión a las políticas prescritas 
Con respecto a la salvaguarda de activos, el sistema de control interno deberá proteger 
contra la pérdida no intencionada de activos, ya sea a través del error o la pérdida de 
activos a través de actos intencionados de fraude o malversación. 
Dado que el efectivo constituye el más líquido de todos los activos, es imperativo que sea 
establecido un buen sistema de control interno para salvaguardarlo. 
 
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Segregación de actividades 
 
El manejo del efectivo debe separarse de los registros de contabilidad. Este es uno de los 
principios más importantes para prevenir errores de buena o mala fe en el trámite de las 
transacciones. Significa que las obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal 
manera que ningún empleado controle todas las fases de un proceso. Idealmente, el flujo 
de las transacciones debe delinearse en tal forma que el trabajo de un empleado sea 
independiente o se utilice para verificar el trabajo efectuado por otro. 
El cajero no deberá llevar registros de las cuentas de clientes, de documentos o cuentas de 
proveedores, en virtud de que debe existir un departamento o empleado que se encargue 
de hacer los asientos que correspondan y que complemente las transacciones efectuadas 
por el cajero. 
Por otra parte, en ciertas etapas del proceso de caja es conveniente la intervención de 
personas independientes, desconectadas del manejo del dinero y del registro de esta clase 
de transacciones. Por ejemplo, los cortes de caja y las conciliaciones con las cuentas de los 
bancos deben ser realizadas por el auditor interno o por algún otro empleado o funcionario 
que no esté ligado al movimiento de fondos. 
Todo esto con el fin de que un fraude resulte más difícil de llevar a cabo si se hace una 
separación de las funciones de quienes llevan los registros de los encargados de las 
funciones del manejo del efectivo. 
 
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11/09/2008file://D:\html\segregacion.htm
El personal 
 
Tratándose del personal responsable del proceso de las operaciones de caja tiene una 
especial importancia. La selección de estos empleados debe hacerse cuidadosamente, 
investigando no sólo en un principio, sino posteriormente también, los antecedentes, los 
hábitos de vida, situación económica y demás aspectos vinculados con las actividades del 
personal fuera del negocio. De igual manera, es fundamental dar la debida atención al 
adiestramiento de los empleados para que cumplan sus tareas de acuerdo con los sistemas 
establecidos, no permitiendo desviaciones o alteraciones. Así mismo, resulta indispensable 
el afianzamiento de todos los empleados que intervienen directa o indirectamente en el 
proceso de manejo de los fondos, para asegurarse contra posibles pérdidas. Por último 
también son necesarias la rotación de empleados y las vacaciones anuales forzosas. 
Es preciso que en cualquier etapa del manejo del dinero se establezca con la mayor 
brevedad la responsabilidad de los empleados, mediante las cuantas de contabilidad y, 
además, que queden amparados los asientos relativos con los documentos o comprobantes 
que patenticen las obligaciones contraídas. La firma del cajero al recibir los fondos y las 
fichas de depósito en el banco, así como las copias de los cheques expedidos, o 
comprobantes que amparan los desembolso, junto con las cuentas de la contabilidad que 
reflejan las responsabilidades de los encargados del manejo de fondos, son ejemplos de 
esta idea. También, el uso de formas numeradas para las entradas de caja, con una copia 
para el interesado o la marca de una caja registradora, definen inmediatamente la 
responsabilidad de la persona. 
 
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Utilización de equipos electrónicos 
Debido a la complejidad y volumen de operaciones en los negocios modernos, es preciso 
disponer del equipo mecánico que convenga, con el fin de obtener mayor eficiencia y 
protección en el manejo de fondos. Máquinas registradoras, protectoras de cheques, 
impresoras, etc., contribuyen a lograr esos objetivos. 
 
Cuando se utiliza una computadora es necesario concentrar diferentes funciones, así como 
los registros de contabilidad, en un solo departamento. En el caso de las transacciones de 
caja, que se registren mediante una computadora, es importante que exista una separación 
definida entre el registro de las operaciones y la autorización de las mismas. Además se 
requieren instructivos especiales de vigilancia para asegurar que todos los comprobantes 
enviados al departamento de computación se procesen adecuadamente. Por otra parte, se 
necesita también establecer procedimientos y autorizaciones concretas para efectuar 
cambios en los registros maestros de dicho departamento. 
 
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11/09/2008file://D:\html\utilizacionequipos.htm
Registros al día e informes oportunos. 
 
En todas las etapas del proceso de caja es especialmente importante mantener los registros 
al día, tanto para referencias que se requieren inmediatamente como para los informes 
periódicos. También como motivación psicológica para la gente que participa en el manejo 
de las transacciones, haciéndola consciente del interés especial que existe para lograr 
eficiencia en la administración de los recursos de la empresa. 
Los informes referentes al movimiento de entradas ysalidas de caja, así como la forma 
como están compuestos y distribuidos los saldos, deben formularse y verificarse 
diariamente. La demora, tanto en el registro de operaciones como en la elaboración de 
informes, puede ocasionar riesgos y, al mismo tiempo, restringe la utilización eficiente de 
los fondos recaudados. 
 
 
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Manejo y protección de los fondos 
 
Las medidas de seguridad para la protección del efectivo dependen de las cantidades que 
normalmente se tienen y de los riesgos inherentes. En algunos casos, es necesario contar 
con bóvedas y cajas fuertes; en otras situaciones, gabinetes con llave o candados serán 
suficientes. 
El acceso debe restringirse y autorizarse sólo a las personas designadas. Durante los 
periodos de operación, el área ocupada por el cajero o cajeros deberá estar separada de las 
oficinas. La transparencia de efectivo requiere de protección adecuada, dependiendo de la 
magnitud del riesgo. 
El dinero y los documentos a la vista están expuestos a peligros de robo o incendio. Es 
necesario que estos riesgos se cubran mediante pólizas de seguro. 
Mientras sean mayores las cantidades en efectivo que se guarden, mayores riesgos se 
corren. Por otra parte, un exceso de fondos ociosos implica una pérdida en su utilización. 
Por lo tanto, mantener los fondos de caja a niveles mínimos es importante para los 
intereses de la compañía. 
El término caja abarca no sólo el efectivo en existencia, sino también los saldos de las 
cuentas de cheques de los bancos. Cuando sea factible, los fondos que no se utilicen en las 
operaciones podrán colocarse en cuentas que devenguen intereses. Sin embargo, en 
ocasiones, el mantenimiento de determinados saldos en las cuentas de cheques será para 
fines de crédito u otros servicios bancarios. 
 
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11/09/2008file://D:\html\manejoproteccion.htm
Vigilancia 
La administración de caja de una empresa reviste particular importancia, ya que de su buen 
funcionamiento dependen las demás divisiones y departamentos. Por esta razón es 
necesario realizar una supervisión estrecha de las transacciones y en general de todos los 
aspectos que tengan relación con su manejo y protección. 
En todo negocio, independientemente de su tamaño y peculiaridades, deberá establecerse 
un plan sistemático de revisión de los procedimientos implantados para el manejo de las 
transacciones de caja, de tal modo que los errores o desviaciones puedan detectarse y 
corregirse oportunamente. 
Arqueos de caja, conciliaciones de las cuentas con los bancos, revisión de informes de los 
movimientos, control de papelería seriada como recibos de caja y cheques y otros puntos no 
menos importantes, deberán realizarse periódicamente por alguna persona que no tenga 
ingerencia en el manejo de la caja. En empresas que lo ameriten esta labor quedará a cargo 
de un departamento de auditoria interna. 
 
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Las políticas del efectivo 
 
Las políticas del efectivo y de las inversiones temporales deben tener como objetivo 
mantener recursos suficientes para la operación de la empresa, con capacidad de maniobra 
elevando al máximo el rendimiento de la inversión. 
Las políticas para la administración del efectivo para operación en cuanto a captación y 
pagos, están implícitas en las políticas para la administración de cuentas por cobrar a 
clientes e inventarios. Las políticas para la administración de las necesidades de efectivo no 
radican en los procedimientos operativos –aunque se basen en ellos-, sino que residen en el 
establecimiento de procedimientos adecuados para la planeación y control de este recurso, 
para prever las necesidades o disposiciones futuras de efectivo y de esta manera 
determinar las posibles fuentes de obtención o las posibles inversiones para su utilización. 
Esta planeación y control se hace por medio de la elaboración del presupuesto anual de flujo 
de efectivo, y su control se hace a través de revisiones y correcciones mensuales al mismo. 
Aquí se hace manifiesta la importancia de la administración de las cuentas por cobrar a 
clientes y de los inventarios, como resultado del apego a las políticas prescritas, ya que su 
eficiencia depende de la certeza que se tenga en la planeación de efectivo necesario para la 
operación de la empresa, con capacidad de maniobra para obtener una buena 
redituabilidad. 
Durante épocas inflacionarias la adecuada planeación de efectivo toma mayor importancia 
en vista de que la posesión de este en moneda nacional en exceso por mayor tiempo del 
indispensable, puede producir perdidas de consideración para la empresa, ya que por su 
naturaleza esta expuesto totalmente a la inflación. En estos casos, se aconseja promover la 
utilización rápida del efectivo disponible en moneda nacional en la adquisición de moneda 
extranjera o de bienes que por su naturaleza conserven su valor, con objeto de disminuir 
los efectos negativos de la inflación. 
La buena administración del efectivo comprende el tener en cuanta los pagos en monedas 
extranjeras, haciendo las previsiones necesarias. 
La administración de la tesorería de la empresa tiene que fijar las políticas, siendo las 
principales: 
1. Mantener el efectivo suficiente para las necesidades de operación de la empresa. 
Una tesorería que cuenta con recursos tiene la oportunidad de obtener descuentos de 
pronto pago o pago anticipado que, dependiendo del giro del negocio y de las situaciones 
económicas del país en donde opera la empresa, pueden ser significativas. Como regla 
general se deben negociar los descuentos por pagos anticipados o de pronto pago si el 
descuento es mayor al costo de oportunidad de mercado. 
Cuando la empresa tiene recursos suficientes para cubrir a tiempo sus obligaciones 
contraídas, crea una buena imagen ante terceros, proveedores, acreedores, empleados, 
gobierno, etc., y esto se refleja en los clientes y en el mercado en general. Lo anterior le da 
un valor agregado a la empresa. 
2. Tener un nivel de recursos suficientes para que la empresa cuente con capacidad de 
maniobra. 
Cuando la empresa tiene capacidad de maniobra tiene oportunidad de hacer negocios 
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financieros en el giro donde se desarrolla, como: la adquisición de materias primas, 
mercancías e insumos en general a precios preferenciales. La utilidad se realiza con la venta 
de productos y servicios que consume el mercado, pero también esta en comprar a precios 
preferenciales. 
Una sana estructura financiera permite tener una capacidad de maniobra. La solvencia y 
liquidez de la empresa son fundamentales en la capacidad de maniobra. 
La solvencia se refiere a la capacidad que la empresa tiene para cubrir tanto sus 
obligaciones a corto plazo a su vencimiento como sus costos e intereses. 
La liquidez se refiere al monto y composición del pasivo circulante, así como su relación con 
el activo circulante que es la fuente de recursos con que presumiblemente cuenta la 
empresa para hacer frente a las obligaciones contraídas. 
3. Obtener rendimientos óptimos en la inversión del efectivo y en las inversiones 
temporales de inmediata realización. 
Administrar una tesorería que cuenta con recursos y tiene muchas alternativas de inversión 
no es cosa fácil. Esto se complica cuando se opera en un medio inflacionario. 
La empresa tiene que medir sus necesidades generalmente a través del estado de ingresos 
y salidas de efectivo. 
Con el sistema bancario se deben establecer procedimientos operativos ágiles en que se 
pueda hacer transferencias entre cuantas, depósitos de clientes, inversiones, etc., todo con 
el fin de obtener de inmediato saldos disponibles y conseguir el mejor rendimiento. 
Cuando se paga a los proveedores existe un tiempo entre la fecha en que se expide el 
cheque y la fecha en quese cobra. El monto de los cheques no cobrados (floating) puede 
ser importante y una buena administración debe usar el saldo de las cuentas de cheques de 
los bancos para que produzcan un beneficio para la empresa. 
Al fin del periodo los cheques expedidos no cobrados por los acreedores son reclasificados a 
cuentas de pasivos para efectos de presentación de la información financiera. 
Cuando se tienen obligaciones en moneda extranjera y se opera en un ambiente 
inflacionario y devaluatorio, deben tenerse inversiones en moneda extranjera o coberturas 
cambiarias con el fin de tener cubierta una posible contingencia. 
Para tener óptimos rendimientos de las inversiones temporales de inmediata realización se 
debe participar en el mercado en forma permanente para tomar las mejores opciones. Es 
recomendable contar con un asesor de inversiones que no este vinculado con casas de bolsa 
o instituciones de crédito, para que sus recomendaciones no tengan conflicto de intereses. 
Por lo general las tesorerías de las empresas no tienen inversiones de renta variable; sin 
embargo, en ocasiones el tener inversiones de renta variable requiere de conocimiento y 
análisis que generalmente no se dan en las tesorerías de las empresas. 
En inversiones de renta fija las variaciones de tasa de interés se deben pronosticar. Cuando 
se estima que los intereses subirán en el futuro las inversiones actuales deben contratarse a 
muy corto plazo para tener efectivo que invertir cuando el mercado cambie a la alza. En 
caso contrario, cuando se estime que el interés ira a la baja se debe contratar a un plazo 
mayor para obtener mayores rendimientos en el futuro de los que estarán operando en el 
mercado. 
4. Vigilar la exposición de la empresa ante la inflación y devaluación de la moneda. 
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El efectivo y la inversiones temporales de inmediata realización en moneda nacional son 
activos monetarios que están expuestos a la inflación, y las representadas en moneda 
extranjera están además expuestas a las fluctuaciones de la moneda. La exposición a la 
inflación produce perdidas derivadas por el poder adquisitivo de la moneda y la exposición a 
la devaluación en moneda extranjera produce utilidades. 
La exposición de la empresa debe medirse y vigilarse a través del estado de posición de la 
inversión. 
 
Caja en general 
Desde el punto de vista del control financiero, el manejo de los fondos en efectivo y 
documentos a la vista es de especial interés, ya que su utilización debe hacerse con la 
mayor eficiencia y, al mismo tiempo, con la máxima protección. 
A reserva de tratar por separado en páginas subsecuentes las entradas y salidas a caja, a 
continuación se exponen ciertas reglas que conviene observar relativas al manejo de la 
caja, estimándolo en su conjunto. 
 
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Separación de las entradas y salidas de caja 
 
Un punto básico que a menudo se descuida en los negocios, se refiere a la separación 
estricta de las entradas y salidas de caja. Todos los fondos recibidos deben centralizarse 
antes de llegar a su destino final, o sea al banco en el cual se depositan, y todas las 
cantidades que deben erogarse vendrán de la misma fuente, mediante los cheques que se 
expidan a cargo del banco. No es una practica correcta depositar en el banco los sobrantes 
que resulten entre las entradas y salidas de efectivo, ya que esta interrupción de los 
procesos de entrada y salida de fondos tiende a debilitar el control aumentando las 
posibilidades de errores, bien sea de buena fe o intencionales. 
Es necesario, para conseguir un control de efectivo de las transacciones, depositar intactos 
y diariamente los fondos recibidos. Por otra parte, todos los pagos se harán expidiendo 
cheques nominativos. Como habrá pagos pequeños que no ameriten la expedición de 
cheques, será preciso contar con fondos fijos de caja chica reembolsables para hacer frente 
a dichos pagos. 
El procedimiento de depositar íntegramente todos los días los fondos recibidos y efectuar los 
pagos mediante cheques posee varias ventajas, entre ellas, la de que es posible confrontar 
mensualmente, o con mayor frecuencia, las entradas a caja, según los registros de 
contabilidad con los créditos hechos por el banco y los pagos efectuados según los 
comprobantes, con los cargos anotados en el estado de cuenta que remite mensualmente la 
institución de crédito con la cual se opera. Además el hecho de que sean necesarias varias 
personas para el trámite de las transacciones y la intervención del banco como institución 
ajena que registra los mismos movimientos asentados en la negociación, hace que las 
posibilidades de errores o fraudes se vean reducidas. 
 
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Aspectos básicos del control de entradas de caja 
Es posible resumir los puntos principales del control de entradas a caja en la forma 
siguiente: 
1. Debe hacerse a la brevedad posible un registro del efectivo recibido. Durante el intervalo 
que transcurre antes de registrar los fondos recibidos es cuando existe mayor riesgo de 
fraude o error. El registro inmediato en contabilidad establece responsabilidades; por lo 
tanto, es esencial efectuarlo prontamente. Esto puede consistir en la formulación de un 
recibo impreso por duplicado, marcar la venta en la registradora o en algún otro medio 
mecánico u otras anotaciones de diversa índole, en todos los casos, el registro sirve 
inmediatamente para crear la responsabilidad de la persona que recibe el dinero. 
2. Siempre que sea posible, deben utilizarse medios que puedan vigilarse visualmente. Si el 
recibo del efectivo pudiera hacerse ante los ojos de todos los interesados, resultaría el 
mejor control. Por ejemplo, la máquina registradora muestra el importe de la venta, 
sirviendo esto como medio importante para asegurar que la recepción del dinero se registra 
debidamente. En igual forma, la educación de los clientes para que invariablemente soliciten 
recibos en formas impresas de la compañía, sirve para hacer indispensable el registro de la 
operación y, por lo tanto, para establecer las responsabilidades de un modo mejor. 
3. La función de recibir dinero debe centralizarse todo lo que se posible. La mayor 
centralización del proceso de recepción de fondos da por resultado el mayor control que 
puede ejercerse. Cando varios individuos reciben dinero y cuando los vendedores efectúan 
cobros, el control se dificulta. La labor de recaudación de los fondos puede ser una 
ocupación secundaria de otras actividades principales, y entonces se suscitan los errores o 
descuidos al reportar los cobros. El objetivo general debe ser encomendar la función de 
recibir dinero a al menor cantidad de gente posible y, siempre que resulte practico, 
centralizar esta actividad en los cajeros especialmente designados. 
4. Las personas que reciban efectivo no deberán tener acceso a los libros y registros de 
contabilidad. La importancia del asunto justifica su repetición y es particularmente aplicable 
a las entradas a caja. La actividad de recibir dinero, siempre que sea posible, debe estar en 
manos de cajeros y estos no harán otro trabajo de contabilidad que compilar los informes 
que sumaricen las entradas a caja y transmitir dichos informes a otros departamentos de la 
organización. Por ningún motivo estas personas tendrán acceso a los registros de clientes, 
diarios, libro mayor o formularan conciliaciones de las cuentas con los bancos. 
5. La correspondencia recibida debe manejarse convenientemente. Al recibir el correo deben 
abrirse inmediatamente las cartas en el departamento designado. Se separaran en efectivo 
y cheques recibidos, y se formulara una lista por duplicado. Después se pasara al cajero el 
efectivo, y los documentos a la vista y la copia de la relación se entregaran al departamento 
de contabilidado a la oficina del tesorero. De este modo se establece un control 
independiente y rutinario sobre el departamento de caja. El procedimiento descrito se 
conoce, generalmente, como el sistema que tiene como base listar las entradas a caja 
recibidas por correo. 
6. Todos los cheques recibidos deberán extenderse a favor de la empresa y solo serán 
aceptadas por los bancos en calidad de depósito. Cuando todos los cheques se giran a 
nombre de la compañía y se instruye a los bancos de no aceptarlos sino como depósitos en 
cuenta, la oportunidad de que la persona que recibe el cheque quisiera cobrarlo para 
apropiarse el efectivo se restringe. 
7. Deben establecerse controles independientes de las entradas a caja siempre que sea 
posible. El control sobre las percepciones provenientes de ventas de contado, en algunos 
casos, puede llevarse a cabo mediante la segregación de funciones; en otras ocasiones, a 
través de registros de las existencias, ya sea en detalle o por grupos. 
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Los cobros de adeudos de clientes pueden controlarse separando las labores de los 
encargados de los registros auxiliares del envío de los estado de cuenta. Otra clase de 
cobranza periódica es posible controlarla a través de presupuestos previamente estimados. 
En varios casos, el costo de mantener estos controles pudiera ser elevado, pero los 
beneficios suelen calcularse cuidadosamente, en relación con el costo de asegurarlos y el 
establecimiento de controles separados para cada caso. Es necesario, como mínimo, que se 
mantenga un registro apropiado que describa en forma adecuada la naturaleza de todas las 
entradas de caja. 
8. La responsabilidad, mediante los registros contables, debe establecerse cada vez que el 
dinero se transfiera. Si la persona que recibe dinero lo transfiere a otra, el descargo de la 
responsabilidad de la primera y la creación de una nueva responsabilidad para la segunda 
debe establecerse claramente, mediante recibos o alguna otra evidencia. Lo que se persigue 
es fijar la responsabilidad en todo tiempo y sobre la totalidad de los fondos, en caso de 
faltantes u otras dificultades que pudieran surgir. 
9. El depósito de todas las entradas a caja debe hacerse diariamente y en forma íntegra. 
Todos los fondos recibidos cada día deben depositarse a mas tardar al principiar el siguiente 
y, exactamente, por el importe recaudado. Cuando los fondos no se depositan, desde luego, 
el riesgo de robo, malversación u otra forma de pérdida, se aumenta. La necesidad de que 
todo el dinero debe depositarse intacto tiene como objetivo facilitar la identificación de los 
recibos diarios con los depósitos hechos y prevenir su disminución por desembolsos que 
pudieran hacerse. 
10. Los fondos en poder de depositarios temporales, deben estar bajo control de las 
oficinas. Cuando los fondos se encuentran en manos de depositarios temporales el control 
ya no debe descansar sobre la persona que entrego las cantidades; todas las transferencias 
que se efectúen posteriormente deben autorizarse por los funcionarios designados. El dinero 
que necesitan las agencias o sucursales en su localidad para sus gastos, debe 
proporcionárseles mediante un procedimiento independiente. 
11. La información diaria debe recibirse, siempre que se posible, de los propios depositarios. 
Un medio muy efectivo para controlar los fondos depositados en contar con un informe 
completo de la empresa o funcionario designado. Entonces se podrá comparar dicho informe 
con los registros de la persona que tiene a su cargo la preparación del deposito y también, 
con el departamento de caja. Es conveniente que los cheques devueltos por insuficiencia de 
fondos, letras no cobradas por el banco, cargos por servicios y otros semejantes, que hayan 
sido cargados por el banco en la cuenta, se entreguen diariamente a la persona encargada 
de dichos asuntos. 
12. Las transferencias de fondos entre los depositarios deben seguir un plan sistemático. 
Siempre debe existir un plan de transferencias, al que pueda adaptarse un procedimiento 
sistemático de contabilidad. El retiro de fondos de los bancos puede hacerse con base en un 
número dado de días de cobranza, o bien según los máximos o mínimos de saldos que 
deben dejarse, o sobre alguna otra base metódica. 
Estos retiros de fondos deben circunscribirse a depósitos con el depositario central. 
 
 
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Clasificaciones de las entradas a caja 
 
La recepción de fondos es una fase del proceso total del manejo de caja y está ligado con su 
custodia y control. Así mismo, como el origen de la mayoría de las transacciones de caja 
ocurren en otra área del negocio, debe hacerse referencia a los procedimientos 
administrativos para el control de ventas y cuentas por cobrar. 
Las fuentes principales de las entradas a la caja, en la mayoría de los negocios, son las 
siguientes: 
1. Cobros de facturas y documentos por conducto 
de cobradores. 
2. Cobro por conducto de agentes viajeros. 
3. Fondos recibidos por correo. 
4. Recaudaciones en la caja por entregas directas 
de clientes, empleados y deudores varios. 
5. Ventas al contado en el mostrador. 
6. Ventas al contado por correo. (C.O.D.). 
7. Entradas a caja por diversos conceptos. 
Cualquiera que sea el origen de la entrada de fondos, el procedimiento no varía. Principia 
con al entrega del dinero por los clientes u otras personas, continúa con el manejo y 
contabilización de las cantidades recibidas por empleados del negocio y, por último, viene 
concentración de los fondos en manos del depositario principal, que en todo caso debe ser 
una institución de crédito. 
A continuación, se expresan los puntos esenciales que deben tenerse en cuenta, para lograr 
el control eficaz de las entradas de efectivo, por los conceptos señalados. 
 
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Cobros de facturas y documentos por conducto de cobradores 
Siempre que las condiciones del negocio lo permitan, deberá establecerse un departamento 
o sección que tenga bajo su responsabilidad los cobros. Es un principio básico de control de 
la división de labores para facilitar y, al mismo tiempo, comprobar las transacciones 
realizadas. Sin embargo, en negociaciones pequeñas o de mediana cuantía, tal vez no sería 
costeable un departamento de cobranzas y, en tal caso, las funciones de dicha sección 
tendrían que distribuirse entre varias personas, probablemente el gerente, el jefe de ventas 
y el cajero. 
Suponiendo que exista el departamento de cobranzas, se expone a continuación el 
procedimiento para el control de los cobros de facturas y documentos por medio de 
cobradores. 
Diariamente se entregan, por el mencionado departamento, los comprobantes para el cobro 
mediante relaciones que conviene hacer por duplicado y numerar consecutivamente de 
antemano. Los cobradores, al finalizar su trabajo, formulan la liquidación respectiva 
anotando en la misma lista, o en relación por separado, las cantidades recaudadas y 
entregándolas a la caja junto con el dinero cobrado. El cajero formula la ficha de entrada y 
regresa al cobrador la relación con la constancia de haber recibido el efectivo. El cobrador, a 
su vez, regresa al departamento de cobranzas la relación junto con las facturas o 
documentos no cobrados, de tal modo que dicho departamento recibirá siempre 
documentos y justificantes de entrada a la caja, por una suma igual al total de documentos 
entregados previamente a los cobradores. En ocasiones también forman parte de las 
entregas de éstos los comprobantes de las facturas dejadas a revisión con los clientes. 
Cuando el cajero tenga a su cargo la custodia de las facturas y documentos para el cobro, el 
procedimiento será el mismo, con la única diferencia de que las liquidaciones se harán 
solamente entre los cobradores y el propio cajero. 
Puede darse elcaso de que los clientes efectúen entregas a cuenta de facturas o 
documentos. En lugar de anotarlas en los documentos, como en ocasiones se hace, es 
preferible dotar a los cobradores de blocks foliados de imprenta que hagan las veces de 
recibos provisionales. Se hacen por duplicado estos comprobantes, dejando el original al 
cliente y quedando la copia al carbón en el block. Es conveniente que los recibos lleven 
alguna anotación visible, haciendo saber a los clientes que se trata de un comprobante 
provisional y que todo pago efectuado en esas condiciones requiere el recibo oficial de la 
compañía, como única evidencia de que sus entregas han sido acreditadas en cuenta. 
Se recomienda hacer periódicamente una rotación de cobradores cambiándolos de rutas o 
zonas. Así mismo, deben tomarse en cuenta todos los puntos relacionados con las 
condiciones del personal, tales como selección y preparación, fianzas, etcétera. 
Por último se sugiere en relación con los procedimientos de auditoria, que periódicamente 
se practique por una persona ajena a los departamentos de cobranza o caja un arqueo de 
los documentos como facturas, letras, comprobantes de revisión de facturas, etcétera, para 
verificar que los saldos de los clientes se encuentran amparados por dichos documentos. 
Además, cuando las condiciones del negocio lo permitan, es conveniente obtener 
directamente de los clientes la confirmación de su adeudo. El envío de las circulares, así 
como la recepción de las confirmaciones de saldos y la investigación de las diferencias que 
pudieran resaltar, debe quedar bajo responsabilidad del auditor interno o, en su defecto, de 
algún empleado que no tenga ingerencia ni en el manejo de las cuentas ni en la caja. 
 
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Cobro por conducto de agentes viajeros 
En general, desde el punto de vista del control, la recaudación de efectivo por medio de los 
mismos vendedores debe desecharse. Sin embargo, existen empresas que por la misma 
índole de sus operaciones y, aunado a esto, la lejanía en que se encuentran los clientes y la 
falta de comunicaciones rápidas, hace que se tenga que utilizar al viajero para que lleve a 
cabo las dos funciones: la de vender y la de cobrar. 
Al salir el viajero de su ruta, el departamento de cobranzas le proporcionará el detalle y los 
documentos que habrá de hacer efectivos, y quedará en poder del citado departamento una 
relación firmada por el viajero que ampara los comprobantes entregados. El vendedor 
llevará también block de recibos numerados progresivamente por triplicado y con una 
leyenda bien visible, indicando que se trata de recibos provisionales y que las entregas 
efectuadas en esta forma no quedarán acreditadas en la cuenta del cliente hasta que éste 
obtenga el acuse de recibo oficial de la compañía. 
Al hacer efectiva una cuenta, el viajero formula el recibo correspondiente, entrega el 
original al cliente y envía a la compañía el duplicado junto con el importe recibido. El 
triplicado permanece en el block y le servirá al vendedor para comprobar a su regreso las 
cantidades recaudadas. La gerencia de la compañía deberá acusar de recibo al cliente 
inmediatamente después de percibir las cantidades remitidas por el viajero. 
Un procedimiento de control aconsejable cuando exista este sistema de cobranzas es el 
cambio frecuente de rutas entre los viajeros, aunque el conocimiento del itinerario y de la 
clientela del vendedor hace que el método propuesto no sea apropiado desde el punto de 
vista de ventas. De cualquier manera, es preciso que la negociación que use el sistema de 
cobranzas descrito verifique regularmente, dos o tres veces al año, los saldos de los clientes 
directamente con ellos. Mas de un desfalco se ha descubierto mediante este procedimiento. 
No obstante, para que resulte útil la confirmación directa de los clientes, es imprescindible 
que todo el trabajo material que ocasiona el envío de circulares, recepción de las mismas y 
aclaraciones de discrepancias, se lleve a cabo por el auditor interno o, a falta de éste, por 
algún funcionario que no tenga relación directa con los departamentos de cobros, cuentas 
corrientes o caja. 
 
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Fondos recibidos por correo 
El momento de iniciar el control de los fondos que llegan por correo, generalmente en forma 
de cheques, giros postales y letras a la vista, es precisamente el de apertura de las 
correspondencia. La persona mas indicada para efectuar este trabajo será un empleado de 
confianza de la oficina, por ejemplo la secretaria del gerente o del tesorero. Por ningún 
motivo, el cajero o el departamento de contabilidad realizarán esta labor. No es necesario, y 
si recomendable, que la persona que abra las cartas conozca lo menos posible de 
contabilidad. 
En una oficina pequeña, no es argumento decir que no hay suficiente personal para listar las 
remesas recibidas, porque el tenedor de libros es también el encargado de abrir el correo y 
de todo lo demás. Si el propietario respeta sus propios fondos, él podrá y deberá hacer 
personalmente la lista de fondos recibidos. 
Enseguida, ya separados los documentos recibidos, se les estampará el sello de endoso con 
la leyenda: “Para depósito únicamente” o alguna semejante. 
Inmediatamente después, sin mayor dilación, el mismo empleado procederá a listar los 
fondos recibidos, anotando, entre otros datos, número del documento, fecha, remitente, 
girado e importe. Este registro puede hacerse en un libro empastado o, mejor, en relaciones 
por triplicado, que se pasarán en la siguiente forma: el original al cajero junto con los 
valores, el duplicado a contabilidad para los créditos a clientes y el triplicado, con la firma 
del cajero, queda en poder de la persona responsable de formular la mencionada 
 
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Recaudaciones por pagos directos 
 
En los negocios que por lo regular venden a crédito sucede que los clientes hacen entregas 
directas sin intervención de los cobradores o sin usar el correo. También puede haber 
entradas a la caja por pagos que efectúen empleados o diversas personas. 
Cuando se trata de saldos en cuenta abierta que no están documentados con facturas o 
letras, o cuando momentáneamente no se encuentra en la oficina el documento, por estar 
en poder del cobrador, lo indicado es que el cliente se presente primero al departamento de 
cobranzas o al de contabilidad, según el caso, en donde, después de verificar el adeudo, se 
extiende el recibo oficial. Es necesario numerar consecutivamente estos documentos y 
formularlos por triplicado o cuadriplicado. El original es para el cliente, el duplicado para 
contabilidad, el triplicado para la caja y el cuadriplicado permanece en el departamento de 
cobranzas. Enseguida, el cliente pasa al departamento de caja y en el original del recibo se 
anota la firma y sello del cajero al recibir el importe. 
El control de este tipo de entradas a caja podrá realizarse también, aunque no con la misma 
efectividad, si el cliente se presenta directamente en la caja y allí mismo el cajero expide el 
recibo correspondiente, el que, en todo caso, se formulará por duplicado o triplicado y 
estará enumerado progresivamente. 
Es forzoso, cualquiera que sea el sistema que se use, comprobar posteriormente que no 
falte ninguna de las copias de recibos expedidos y que todos, sin excepción, hayan sido 
contabilizados correctamente. 
 
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Ventas al contado 
Para establecer un sistema satisfactorio de control sobre las entradas de efectivo 
provenientes de ventas al contado, es necesario distinguir entre los negocios que 
excepcionalmente obtienen entradas por esta fuente, de aquellos en los que