Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL SECRETARÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO CENTRO DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EMPRESAS DE CONSULTORÍA DEDICADAS A LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) TESIS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE: MAESTRÍA EN POLÍTICA Y GESTIÓN DEL CAMBIO TECNOLÓGICO PRESENTA YESSICA MELISSA NÚÑEZ ZERTUCHE DIRECTORES DR. HUMBERTO MERRITT TAPIA DR. ALEJANDRO BARRAGÁN OCAÑA CIUDAD DE MÉXICO A, SEPTIEMBRE DE 2017 I II III AGRADECIMIENTOS Al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, por la beca otorgada y su apoyo invaluable que coadyuvó ampliamente en la culminación de la tesis. A mi alma máter, el Instituto Politécnico Nacional y a toda la comunidad del Centro de Investigaciones Económicas, Administrativas y Sociales, que hicieron posible la materialización de esta tesis. A mi director de tesis Dr. Humberto Merritt Tapia, por su experiencia, guía, orientación y seguimiento durante todo el trabajo de tesis. A mi co-director de tesis Dr. Alejandro Barragán Ocaña, por sus útiles aportaciones y consejos para la realización de la tesis. A mi honorable comité tutorial, por sus oportunas observaciones y sugerencias durante la elaboración del trabajo de investigación. A mis padres, familiares, amigos y compañeros, que me brindaron su apoyo, paciencia y comprensión en los momentos clave de esta tesis. A Toto, por su gran apoyo incondicional, motivación y compañía durante todo el proceso de realización de la presente tesis. A todas las personas que participaron en la encuesta del objeto de estudio y que con su ayuda han colaborado en la realización del presente trabajo de investigación. IV ÍNDICE DE CONTENIDO Página ÍNDICE DE FIGURAS V ÍNDICE DE CUADROS VII GLOSARIO VIII RESUMEN IX ABSTRACT IX INTRODUCCIÓN 1 CAPÍTULO 1: REVISIÓN DE LITERATURA RESPECTO A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 11 1.1 El conocimiento y los activos intangibles: herramientas para la GC 12 1.2 Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y la GC 25 1.3 Empresas de consultoría dedicadas a la implementación de sistemas ERP 29 1.3.1 Métodos para aplicar encuestas en empresas de consultoría 32 CAPÍTULO 2: APLICACIÓN DE LA GC EN EMPRESAS DE CONSULTORÍA DEDICADAS A LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP 33 2.1 Aplicación de la GC en los sistemas ERP 34 2.1.1 Conocimiento del agente implementador 34 2.1.2 Conocimiento del proveedor 35 2.1.3 Conocimiento de la empresa de consultoría 36 2.2 Factores críticos y ventajas competitivas de la GC en los sistemas ERP 45 CAPÍTULO 3: DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO RESPECTO AL SECTOR TIC Y LAS EMPRESAS DE CONSULTORÍA 49 3.1 Descripción global del sector TIC 49 3.2 Descripción nacional del sector TIC 53 CAPÍTULO 4: METODOLOGÍA DEL ESTUDIO DE CASO Y RECONOCIMIENTO DE ENCUESTAS DE REFERENCIA 55 4.1 Revisión sistemática de encuestas sobre sistemas ERP y GC 55 4.2 Metodología del estudio de caso 57 CAPÍTULO 5: ANÁLISIS DE LOS DATOS EMPÍRICOS RECABADOS POR LA APLICACIÓN DE ENCUESTAS 61 5.1 Trabajo de campo 61 5.1.1 Muestreo del trabajo de campo 63 5.2 Resultados del trabajo de campo 64 5.3 Propuesta del modelo de gestión del conocimiento 75 CONCLUSIONES 80 BIBLIOGRAFÍA 91 ANEXOS 96 V ÍNDICE DE FIGURAS FIGURAS Página CAPÍTULO 1: REVISIÓN DE LITERATURA RESPECTO A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Figura 1.1. Representación conceptual sobre el espiral del conocimiento 15 Figura 1.2. Proceso de transmisión de conocimiento 18 Figura 1.3. Modelo de cinco etapas del proceso de creación de conocimiento organizacional 19 Figura 1.4. Tipología de modelos para la GC 20 Figura 1.5. Espiral TIC para los procesos de gestión del conocimiento 21 Figura 1.6. Formas de conocimiento presentados en el modelo de GC 22 Figura 1.7. Elementos de la competencia 24 Figura 1.8. Proceso de implementación de los sistemas ERP 26 Figura 1.9. Gestión del conocimiento y sus ventajas competitivas 27 CAPÍTULO 2: APLICACIÓN DE LA GC EN EMPRESAS DE CONSULTORÍA DEDICADAS A LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP Figura 2.1 Conocimiento del agente implementador 35 Figura 2.2. Diseño de proceso de los sistemas ERP con capacidad de GC 39 Figura 2.3. Relación entre la GC y la implementación del sistema ERP 41 Figura 2.4. Fases en la etapa de implementación del sistema ERP con capacidad de GC 42 Figura 2.5. Modelo de gestión del conocimiento en el éxito de los sistemas ERP 44 Figura 2.6. Factores críticos de éxito para la introducción de la GC en el sistema ERP 45 Figura 2.7. Ventajas competitivas respecto a los sistemas ERP con GC 47 CAPÍTULO 3: DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO RESPECTO AL SECTOR TIC Y LAS EMPRESAS DE CONSULTORÍA Figura 3.1. Componentes básicos de la economía de la información 49 Figura 3.2. Indicadores en el sector TIC, 2000-2011 51 Figura 3.3. Gasto en I+D en el sector TIC, como porcentaje del PIB 52 Figura 3.4. Empresas que utilizan ERP para compartir información interna, por tamaño, 2012 53 CAPÍTULO 4: METODOLOGÍA DEL ESTUDIO DE CASO Y RECONOCIMIENTO DE ENCUESTAS DE REFERENCIA Figura 4.1. Mecanismos para la gestión del conocimiento 55 Figura 4.2. Presentación esquemática para entrevistas a expertos en sistemas ERP con GC 56 CAPÍTULO 5: ANÁLISIS DE LOS DATOS EMPÍRICOS RECABADOS POR LA APLICACIÓN DE ENCUESTAS Figura 5.1. Interpretación de GC 67 Figura 5.2. Facilitadores de la GC para mantener el conocimiento 68 Figura 5.3. Problemas para la gestión del conocimiento de la organización 68 Figura 5.4. Mecanismos para GC como el intercambio y almacenamiento del conocimiento 69 Figura 5.5. Acciones para apoyar el intercambio de conocimiento 70 Figura 5.6. Procedimiento para identificar y resolver áreas de oportunidad de la organización 71 Figura 5.7. Redes de información y sistemas de comunicación confiables en la organización 72 Figura 5.8. Factores para analizar y/o utilizar los datos del sistema ERP 72 Figura 5.9. Factores que facilitan la GC en la implementación de sistemas ERP 73 Figura 5.10. Medios de aprendizaje del equipo, en los procesos o necesidades del sistema ERP 74 Figura 5.11. Existencia de transferencia de conocimiento en la implementación del sistema ERP 75 Figura 5.12. Propuesta de implementación de sistemas ERP con capacidad de GC 79 VI ANEXO 2. PREGUNTAS COMPLEMENTARIAS DE LA ENCUESTA, POR SECCIÓN Figura A2.1. Relaciones con los clientes 102 Figura A2.2. Experiencias y lecciones aprendidas 102 Figura A2.3. Fuentes para gestionar el conocimiento 103 Figura A2.4. Fuentes de conocimiento en el éxito de la organización 103 Figura A2.5. Obstáculos que impiden mejorar la ventaja competitiva de la organización 104 Figura A2.6. Beneficios que resultan de la implementación de la GC 104 Figura A2.7. Roles preponderantes del área de TI como factores de la GC 105 Figura A2.8. Factores para el desarrollo de RH que favorece la capacidad de proceso y fuerza de trabajo 106 Figura A2.9. Elementos para institucionalizar las prácticas en el proceso de mejora operativa y continua de la organización 106 Figura A2.10. Procedimientos para asegurar la estandarización e integración de la información 107 Figura A2.11. Estandarización de funciones y operaciones por parte del cliente que adopta el sistema ERP 107 Figura A2.12. Razones para usar la GC en la implementación de sistemas ERP 108 Figura A2.13. Medios que integran el conocimiento en la implementación del sistema ERP 108 Figura A2.14. Obstáculos para introducir la tecnología ERP en la organización 109 Figura A2.15. Porcentaje de personas que expresan sus ideas durante las reuniones del equipo 110 Figura A2.16. Existencia de inconformidades durante la implementación del sistema ERP 110 VII ÍNDICE DECUADROS CUADROS Página CAPÍTULO 1: REVISIÓN DE LITERATURA RESPECTO A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Cuadro 1.1. Los principios del conocimiento organizacional 11 Cuadro 1.2. Tipos de conocimiento 13 Cuadro 1.3. Tipos de activos en la organización 13 Cuadro 1.4. Patrones para la creación de conocimiento 14 Cuadro 1.5. Niveles y características del conocimiento 16 Cuadro 1.6. Principales usos y razones para la GC 18 Cuadro 1.7. Ventajas percibidas por la existencia de sistemas de gestión del conocimiento 19 Cuadro 1.8. Clasificación de funciones ERP 26 Cuadro 1.9. Nichos de consultoría y sus contribuciones a la innovación 30 CAPÍTULO 2: APLICACIÓN DE LA GC EN EMPRESAS DE CONSULTORÍA DEDICADAS A LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP Cuadro 2.1. Sumario de actividades de la GC en el proceso de implementación del sistema ERP 38 CAPÍTULO 4: METODOLOGÍA DEL ESTUDIO DE CASO Y RECONOCIMIENTO DE ENCUESTAS DE REFERENCIA Cuadro 4.1. Factores asociados a la implementación del sistema ERP 57 Cuadro 4.2. Preguntas clave para un sistema de GC enfocado a la empresa de consultoría 60 CAPÍTULO 5: ANÁLISIS DE LOS DATOS EMPÍRICOS RECABADOS POR LA APLICACIÓN DE ENCUESTAS Cuadro 5.1. Secciones representativas de la encuesta aplicada 61 Cuadro 5.2. Aspectos para la creación y GC para el modelo propuesto 76 Cuadro 5.3. Procesos de GC para el modelo propuesto 77 Cuadro 5.4. Metodología de cinco etapas propuesta para el diseño de procesos de sistemas ERP 77 Cuadro 5.5. Implementación de seis etapas del sistema ERP para el modelo propuesto 78 VIII GLOSARIO Término Descripción GC - Gestión del conocimiento La gestión del conocimiento, es el conjunto de procesos sistemáticos para adquirir, organizar y comunicar de forma codificada el conocimiento, orientado al desarrollo empresarial o individual y, en consecuencia, a la generación de una ventaja competitiva para la empresa o el individuo. ERP - Enterprise Resource Planning Los sistemas de planificación de recursos empresariales, son sistemas informáticos que integran actividades y procesos de negocio de una organización. Permiten optimizar todos sus recursos, facilitando la distribución de información y la operación en tiempo real, eliminando los vínculos complejos entre los sistemas y funciones de negocio externos. TI - Tecnologías de Información Las tecnologías de información son caracterizadas por la digitalización de tecnologías constituidas principalmente por la informática, las comunicaciones y la telemática. TIC - Tecnologías de la Información y la Comunicación Las TIC se conciben como dos conjuntos representados por una parte por las Tecnologías de la Comunicación (TC), constituidas principalmente por la radio, la televisión y la telefonía y por otra se constituye por las Tecnologías de la Información (TI). BPR - Business Process Re-engineering La reingeniería de procesos de negocio, implica cambios en las estructuras y en los procesos dentro del ambiente organizacional. La BPR es considerada como uno de los factores clave de éxito en la implementación de grandes proyectos de TI, como es el caso de los ERP, especialmente en empresas que tienen una fuerte cultura corporativa o que se basan en sistemas legados. IX RESUMEN Esta investigación aborda el concepto de la gestión del conocimiento (GC) mediante la aplicación de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). En particular la tesis identifica las mejores prácticas en sistemas ERP con la finalidad de interpretar cómo el concepto de GC sirve para apoyar la implementación de estos sistemas. La tesis se enfoca en analizar un segmento particular de empresas que se caracteriza por hacer un mayor uso del conocimiento y de activos intangibles, como es el caso de las empresas de consultoría, las cuales dependen de explotar este tipo de conocimiento como parte esencial de su oferta de servicios. Dado que la implementación de sistemas ERP requiere de una fuerte inversión en tiempo y recursos humanos altamente especializados; la exitosa implementación de sistemas ERP depende básicamente del conocimiento eficaz de los consultores. Más aun, la tesis identifica los principales factores que influyen en la GC, así como los mecanismos mediante los cuales las empresas de consultoría utilizan el conocimiento tácito para aprovechar los sistemas ERP. La metodología de análisis se centró en la aplicación de encuestas a una muestra de 100 empresarios líderes, consultores y expertos involucrados en la implementación de sistemas ERP en el área metropolitana de la Ciudad de México para demostrar la hipótesis de que la GC, en su vertiente de transferencia tácita, tiene un efecto positivo en la puesta en marcha de los sistemas ERP implementados por las empresas de consultoría. Los resultados de la tesis indican que las buenas prácticas de GC favorecen la administración, uso y operación adecuada de los sistemas ERP, en donde la GC sirve para apoyar el desempeño de la organización y su proceso de toma de decisiones. Se espera que los resultados de la investigación sirvan de referencia para subrayar el efecto que tiene la capacidad de GC en las empresas de consultoría que se dedican a implementar sistemas ERP. ABSTRACT This thesis addresses the concept of knowledge management (KM) through the application of enterprise resource planning (ERP) systems. In particular, the research identifies the best practices in ERP systems with the purpose of interpreting how the concept of KM serves to support ERP system implementation. The thesis focuses on analyzing a particular segment of companies that is characterized by making greater use of knowledge and intangible assets, as is the case of consulting firms, which depend on exploiting this type of knowledge as an essential part of their professional offers. Since the implementation of ERP systems requires a heavy investment in time and highly specialized human resources; the successful implementation of ERP systems basically depends on the effective knowledge of the consultants. Moreover, the thesis identifies the main factors that influence KM, as well as the mechanisms by which consulting firms use tacit knowledge to take advantage of ERP systems. The methodology of analysis focused on the application of surveys to a sample of 100 leading entrepreneurs, consultants and experts involved in the implementation of ERP systems in the Mexico City’s metropolitan area to demonstrate the hypothesis that KM, in its tacit role, has a positive effect on the implementation of ERP systems implemented by consulting firms. The results of the thesis indicate that good KM practices favor the management, use and proper operation of ERP systems, where KM serves to support the organization's performance and decision-making process. It is expected that the results of the research will serve as a reference to underline the effect of KM capacity on consulting companies that are dedicated to implementing ERP systems. 1 INTRODUCCIÓN Con el paso del tiempo es de esperar que aumente la diversidad de estudios que buscan explicar cómo el conocimiento se convierte en un activo intangible y en una ventaja competitiva tanto para los individuos como para las organizaciones. De acuerdo a la OECD (2005), nos encontramos en la era de la economía basada en el conocimiento, donde éste es el recurso estratégico y el activo intangible más valioso para el desempeño exitoso de las organizaciones. La organización actual frecuentemente se ve en la necesidad de integrar la capacidad de gestión del conocimiento (GC) con la atención al reto de enfrentar la competencia derivada de la economía basada en el conocimiento. En concreto, el concepto de conocimiento se ha utilizado para indicar la acumulación de información basada en la comunicación, inferencia o experiencia de un individuo. Nonaka(2007) destaca que el conocimiento es la única fuente que permite obtener una ventaja competitiva duradera y segura, pues las empresas exitosas son aquellas que crean nuevo conocimiento de manera constante, lo diseminan en la organización y lo incorporan en la creación de nuevos saberes, productos o tecnologías. Es así que estas actividades se engloban dentro de la llamada “empresa creadora de conocimiento”. Una importante perspectiva respecto al conocimiento es la que proponen David y Foray (2002), para quienes el conocimiento ocupa un lugar central en el crecimiento económico y en el incremento progresivo del bienestar social, lo que estimula la aceleración en el ritmo de creación y acumulación del mismo, además de aumentar la intensidad del progreso tecnológico. A partir de estos enfoques han surgido las llamadas, “comunidades de conocimiento” que se dedican a la producción y circulación de saberes nuevos y que ponen en contacto a personas de entidades diferentes. Por su parte Sveiby (1997) presenta el enfoque de los activos intangibles. Para este autor las empresas comercializan el valor que se deduce a partir de ellos, lo que resulta en un cambio de paradigma industrial a una economía del conocimiento o de servicio, en donde el tratamiento de la información y conocimiento se convierten en los activos intangibles más importantes. De tal suerte que existen empresas que hacen un mayor uso del conocimiento y de los activos intangibles, como es el caso de las empresas de 2 consultoría, que buscan explotar el conocimiento como parte de sus actividades diarias, además de ser esencial para brindar sus servicios. De esta forma, no es extraño pensar que las empresas de consultoría se perciban como organizaciones creadoras de conocimiento, pues es bien sabido que crean constantemente saberes a partir de la adquisición de nuevas tecnologías. Así mismo, se encuentran sumergidas constantemente en la generación y puesta en marcha de nuevo conocimiento, en donde se involucran actores de distintas áreas organizacionales, como se observa durante las etapas de implementación de los sistemas de planificación de recursos empresariales (“ERP”, por sus siglas en inglés). Bajo este contexto, es evidente la administración eficaz de activos intangibles para obtener ventajas competitivas (Sveiby, 1997). Sin embargo, la mayor parte de las empresas no conocen el valor y disposición de sus activos inmateriales, así como tampoco conocen cómo deben ser gestionados debido a su escasa capacidad para reconocer y administrar su conocimiento. En tanto, el conocimiento es un bien intangible para las empresas de consultoría, que lo manejan con la finalidad de que la integración entre su gestión y los sistemas ERP puedan ser utilizadas como una estrategia empresarial para brindar ventajas competitivas a las organizaciones (Azhdari, MousaviMadani y ZareBahramabadi, 2013; Jeng y Dunk, 2013; Swanson, 2010; Chan, Walker y Mills, 2009; Li, Chaudhry y Zhao, 2006). No obstante, existe la paradoja que las empresas de consultoría no siempre adquieren y codifican de forma rápida el conocimiento en nuevas tecnologías, lo que deriva en una gran incertidumbre y diversos riesgos asociados a los sistemas ERP debido a la escasa gestión del conocimiento (GC). Es así que, Nonaka y Takeuchi, (1999) muestran dos caminos a partir del conocimiento. En un extremo, está el conocimiento fácil de compartir y comunicar a otros, además de ser formal y sistemático (explícito) y por otro, está el conocimiento personal, que involucra destrezas técnicas e informales difíciles de definir, formalizar y comunicar, captadas bajo el término know how (tácito). Tomando en consideración que las Tecnologías de Información (TI) no se han limitado únicamente a reemplazar los métodos de trabajo, sino que también han propiciado una gran variedad de servicios; también han permitido la formación de individuos con nuevas capacidades técnicas y conocimientos y a que las organizaciones mismas 3 dependan de personal ampliamente especializado, los cuales hacen uso de la tecnología como parte de su trabajo diario para comunicarse con proveedores, clientes o prestar servicios. No obstante, a menudo se requiere mucho tiempo para utilizar el know how adquirido por los individuos (Brooking, 1997). Bajo este enfoque, la práctica ha sugerido que el conocimiento tácito es el más valioso para las empresas de consultoría, pues es adquirido por experiencia previa en otros proyectos con diversos clientes. El punto central, entonces, es que se adquieren saberes sobre mejores prácticas, problemas y limitaciones encontrados con anterioridad y a partir de este conocimiento, las empresas de consultoría generan propuestas y sugerencias para las implementaciones de sistemas ERP. Sin embargo, también hacen uso del conocimiento explícito, con la finalidad de agregar valor en los servicios brindados, lo que se convierte en su activo intangible esencial. En el caso de la codificación de saberes tácitos, en esta tesis se conceptualiza como la manifestación del conocimiento de acuerdo a cierto lenguaje, inscrito sobre un soporte físico con el objetivo de explicitarlo y articularlo. De esa manera, será posible separar el conocimiento del individuo para crear capacidades de memoria independientes del hombre. En consecuencia, la tesis tomará en consideración la propuesta de David y Foray (2002), donde la codificación desempeña una función central en la economía del conocimiento, ya que favorece los medios de memorización, comunicación y aprendizaje que permiten la creación y reproducción de nuevo conocimiento. Empero es importante señalar que la codificación puede mutilar el conocimiento, pues no siempre lo que se expresa e inscribe, refleja los saberes adquiridos por el individuo (David y Foray, 2002). En este sentido, la presente investigación propone que no existen estudios suficientes que sustenten los resultados de compartir el conocimiento tácito en las empresas de consultoría y observar los beneficios de separar los saberes del individuo al adquirir nuevas tecnologías (véase apartado 2.1.3 y 2.2). No obstante, la experiencia ha confirmado, que la mayor parte de los proyectos de TI truncan el conocimiento, pues, aunque se inscriba y codifique el conocimiento en un soporte físico, no significa realmente que se ha explicitado el conocimiento. Derivado de esta complejidad, surge la gestión del conocimiento que consiste de un conjunto de procesos sistemáticos para poder adquirir, organizar y comunicar de forma 4 codificada el conocimiento, orientado al desarrollo empresarial o individual y a la generación de una ventaja competitiva para la empresa o el individuo (Rodríguez, 2006); y siguiendo la misma línea de David y Foray (2002), se conceptualiza a la GC como un conjunto de nuevas prácticas de la organización, que son de importancia en la economía basada en el conocimiento, pues se ocupa de las prácticas y los procedimientos destinados a optimizar la utilización del conocimiento. Es de esperarse que en el futuro comiencen a aparecer un gran número de investigaciones que se centren en la GC y las organizaciones, sin embargo, en este momento son escasos los estudios que respaldan los resultados de transferir el conocimiento tácito en el caso de las empresas de consultoría; y mucho menos se enfoquen bajo la premisa de que la administración de activos de conocimiento son clave para la implementación de sistemas ERP. Por tanto, un objetivo de este trabajo es propiciar que la gestión del conocimiento ayude a las organizaciones en la captura, transferencia y distribución del conocimiento, dada la evidente ausencia de análisis de modelos de GC para identificar los resultados de transferir el conocimiento tácito mediante el uso de las tecnologías de información. A continuación, se presenta una breve revisión teóricasobre la problemática de los sistemas de planificación de recursos empresariales, las empresas de consultoría y la relación entre los distintos actores, mediante la exploración de estudios de caso precursores, en donde ya se exhibe algún tipo de administración o GC. Se excluye de la investigación, la revisión del desarrollo y garantías de software en los sistemas ERP. Inicialmente, los sistemas ERP son introducidos en la década de los ochenta, aunque no fue hasta finales de los noventa que se tuvo un gran auge en las implementaciones de sistemas, tanto en México como en el mundo, las cuales a menudo son llevadas a cabo como parte de los servicios ofrecidos por las empresas de consultoría. Algunos autores definen a los sistemas ERP, como un sistema informático que integra actividades y procesos de negocio de una organización, incorporando de forma integral los procesos organizacionales relacionados a compras, ventas, logística, finanzas, producción, inventarios, gestión de proveedores, gestión de clientes, recursos humanos (RH), entre otros. 5 En este aspecto, los sistemas de planificación de recursos empresariales, permiten optimizar todos los recursos de la empresa facilitando la distribución de información y la operación en tiempo real entre los empleados, los proveedores y los clientes; además de proveer trazabilidad e integración entre los procesos de negocio, eliminando la complejidad de los vínculos entre sistemas y funciones legados (Li et al., 2006). Esto a su vez, permite gestionar más eficientemente el sistema lo que permite reducir los costos, incrementar tanto las ventas como la productividad, además de permitir el monitoreo de todas las operaciones de la organización. No obstante, los sistemas ERP también son sistemas complejos, costosos y difíciles de implementar, donde no todas las organizaciones alcanzan los beneficios esperados. Igualmente, existen numerosos estudios de caso que indican que las ventajas derivadas de la implementación de sistemas, son inciertas. En algunos otros, se manifiestan desviaciones significativas entre la funcionalidad ofrecida por el sistema y los requerimientos de los clientes. Por ende, si una organización adopta un sistema ERP que no cumple con los objetivos del proceso de negocio, supone un riesgo en su implementación y puede llevar al fracaso del sistema y a que la empresa pierda su ventaja competitiva (Edwards et al., 2005). Por lo tanto, no es de extrañarse que, al no cumplir con la estrategia de negocio, las organizaciones abandonen sus proyectos de implementación previo o inclusive posterior a la implementación del sistema ERP. En definitiva, supone uno de los problemas más grandes con relación a la implementación de sistemas ERP, ya que los resultados pueden ser ambiguos y/o difíciles de identificar debido a que no existe una medición estandarizada para identificar los beneficios que obtiene la organización a partir de la implementación del sistema. Esto mismo se ve reflejado en los indicadores de GC, pues su cálculo representa un problema para establecer una medición numérica lo que propicia un mayor uso de indicadores subrogados o cualitativos. Desde el punto de vista de Edwards et al. (2005), el éxito en la implementación de los sistemas de planificación de recursos empresariales, depende del balance que existe entre la tecnología, la organización y las necesidades del cliente, así como de la gestión del proceso de cambio. De modo que, la correcta gestión en la implementación del sistema ERP, depende de la evaluación de los problemas potenciales o la identificación 6 de posibles riesgos en cualquiera de las tres áreas antes mencionadas. Bajo esta misma premisa, Yusuf et al. (2004) citado por Yuan et al. (2006) destacan que la implementación exitosa de un sistema de planificación de recursos empresariales, puede ofrecer distintas ventajas a las organizaciones como: la automatización del proceso de negocio, el acceso oportuno a la información gerencial y la mejora en la gestión de la cadena de suministro (comercio electrónico). Aunque existe un emergente auge de los sistemas ERP, son pocos los estudios de caso como los presentados por Azhdari, MousaviMadani y ZareBahramabadi (2013); Jeng y Dunk (2013); Pang-Lo (2011); Chan, Walker y Mills (2009); Li, Chaudhry y Zhao (2006); Yuan et al. (2006) que destacan la importancia de la GC en las implementaciones de sistemas y que además incluyen evidencia para certificar que la transferencia del conocimiento en forma tácita, facilita la puesta en marcha de los sistemas ERP implementados por las consultoras independientemente del sector o del tamaño de la organización. Por tanto, como señala la literatura, la GC es un elemento clave en las implementaciones de sistemas ERP (véase apartado 2.1.3 y 2.2). Por consiguiente, el sistema ERP más que una tecnología o programa informático, representa una nueva estructura para la empresa, pues involucra adquirir nuevos conocimientos y dominar nuevos procesos y procedimientos, que pueden modificar la cultura y esencia de la organización. Por lo que una vez que las empresas aceptan nuevas formas de operar y superan la resistencia al cambio, es posible proponer una codificación y transferencia del conocimiento. Por ejemplo, en el caso de las empresas de consultoría, los estudios de caso ofrecen una gran utilidad pues sirven para adquirir, conocer e implementar sistemas ERP para cubrir las necesidades de las organizaciones de manera uniforme. De cualquier modo, la alta incertidumbre de los proyectos tecnológicos, la competitividad del mercado, los tiempos escasos, la rápida adquisición de conocimiento, así como la adaptabilidad para cubrir las necesidades de las organizaciones (Swanson, 2010), convierte a la empresa de consultoría en un ente de cambio tecnológico en donde su éxito depende de factores como el equilibrio tecnológico, la administración de activos de conocimiento, la GC y el personal que pone en marcha los sistemas ERP. Es de esperarse entonces que las consultoras, hagan uso 7 en gran medida del conocimiento tácito y explícito para agregar valor en sus servicios, donde el conocimiento se convierte en la materia prima más significativa. Sin embargo, aunque los sistemas ERP son un proceso de implementación tecnológico, también involucran procesos de creación, almacenamiento, transferencia y uso del conocimiento con miras a su gestión. En las primeras etapas del proyecto, la empresa de consultoría propone el sistema más adecuado para la organización, así como los módulos funcionales a utilizar que mejor cubren la estrategia o proceso de negocio (en esta etapa es factible que la organización solicite opiniones a otras organizaciones del mismo giro para conocer sus experiencias previas) y una vez realizado el análisis, se identifican las posibles desviaciones a cubrir mediante funcionalidades particulares. Desafortunadamente, estos procesos se realizan de manera informal, pues las empresas de consultoría no son capaces de reconocer y gestionar el conocimiento que se encuentra inmiscuido en las etapas de implementación. Es así que, se realiza la revisión de estudios de caso sobre sistemas ERP con capacidad de GC donde la tecnología por sí misma no es un componente de la gestión, aunque es cierto que el conocimiento a menudo es facilitado por el individuo que usa la tecnología (Li et al., 2006). A causa de lo anterior, se presentan estudios de caso relacionados con las implementaciones de sistemas ERP que incluyen algún tipo de GC. De acuerdo con el estudio de Li et al. (2006), se describen a los sistemas de planificación de recursos empresariales, como un paquete de software que contiene las aplicaciones de la organización e integra todas las funciones de negocio necesarias en un solo sistema y con una única base de datos en común. Bajo esta línea, los autoresdestacan que la implementación, es un proceso complejo en términos de preparación de la tecnología y gestión del cambio. Por lo que, mediante la GC se propone que es posible identificar, capturar, transferir y aplicar el conocimiento creado durante el proceso de implementación de los sistemas ERP. Por su parte, Jones (2005), investiga la transferencia de conocimiento tácito en las implementaciones ERP. Para ello, primero identifica y categoriza los factores que facilitan la transferencia de conocimiento; después, presenta los facilitadores que apoyan a esta transferencia y por último propone algunos lineamientos involucrados en la implementación de los sistemas, donde supone que los sistemas ERP, son un campo 8 fértil para examinar el fenómeno alrededor del conocimiento, sobre todo cuando se involucran individuos de distintas áreas y que trabajan en conjunto para capturar el conocimiento tácito y explícito de los procesos de negocio. Como se ha mostrado, existen diversas perspectivas adoptadas por los autores con relación a las implementaciones de sistemas ERP y la GC. Muchos de ellos, proponen nuevos enfoques para analizar las implementaciones a la luz de la GC con la finalidad de generar ventajas competitivas como el presentado por Chan, Walker y Mills, (2009). Sin embargo, la gran mayoría, considera que el factor más influyente es el conocimiento y no la tecnología o el sistema informático per se. Como consecuencia, se propone la revisión minuciosa de estudios de caso afines, para proponer un modelo de GC que coadyuve a demostrar cómo se transfiere el conocimiento tácito y cómo puede ayudar a facilitar las implementaciones ERP. De hecho, el modelo de GC en una empresa de consultoría dedicada a la implementación de sistemas ERP, deberá incluir una metodología y una estrategia para “almacenar” el conocimiento tácito, con el propósito de transferirlo. Cabe señalar que el modelo a desarrollar en esta tesis solo aplica a empresas de consultoría por lo que no se puede generalizar a todos los ámbitos. Así mismo, se contempla un proceso para la GC que respalde cambios en la cultura organizacional y que ayude en la comunicación y colaboración tanto al interior como al exterior de la organización. Por último, derivado de la naturaleza de las consultoras, se busca propiciar el uso de sistemas de información y herramientas tecnológicas para la GC en el proceso de implementación. En este contexto, en las TI se ve inmerso en un conjunto de inseguridades. Por instancia, las empresas de consultoría, no siempre adquieren y transfieren de forma rápida el conocimiento, lo que puede propiciar riesgos en las implementaciones como resultado de la escasa administración de los activos de conocimiento y la poca gestión del mismo, pero principalmente por la ausencia de su reconocimiento. De igual forma, la alta incertidumbre, se observa en los tiempos escasos, la volatilidad del conocimiento tecnológico, así como de la adaptabilidad del mercado. Es decir, si una implementación no cumple con los objetivos del negocio puede originar un fracaso tecnológico, o que la organización misma pierda su ventaja competitiva. 9 Bajo estas condiciones es pertinente señalar que esta tesis propone dar respuesta a las siguientes preguntas de investigación: 1. ¿Cuáles son los factores que influyen en la gestión del conocimiento en la implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales? 2. ¿Cómo utilizan las empresas de consultoría el conocimiento tácito durante la implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales? 3. ¿Cuáles son los resultados de compartir el conocimiento tácito en la implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales llevadas a cabo por las empresas de consultoría? Con el objetivo de avanzar en la investigación, la tesis se apoya en un modelo de GC que permita conocer los resultados de transferir el conocimiento en su vertiente tácita para facilitar la puesta en marcha de los sistemas ERP por parte de las empresas de consultoría. Del mismo modo, con la finalidad de responder de manera completa y satisfactoria a las preguntas de investigación antes planteadas se adelanta la siguiente hipótesis: La gestión del conocimiento, en su vertiente de transferencia tácita, tiene un efecto positivo en la puesta en marcha de sistemas de planificación de recursos empresariales implementados por las empresas de consultoría. Por tal efecto, se expone un plan de trabajo comenzando con la revisión de la literatura más relevante sobre el tema, para proponer un modelo de GC en empresas de consultoría que implementan sistemas ERP. El enfoque en la revisión se basa en que los modelos apoyen a la transferencia del conocimiento en forma tácita y faciliten la puesta en marcha de los sistemas. La perspectiva adoptada para la propuesta del modelo de GC, primero remite a un trabajo de investigación teórica, mediante la búsqueda bibliográfica orientada a la definición de conceptos relacionados a los activos, tipos y gestión del conocimiento, los modelos de GC, los fundamentos y características teóricos y prácticos sobre los sistemas ERP, el papel de las empresas dedicadas a servicios de consultoría, así como los vínculos entre cada uno de estos actores. Posteriormente, en el estudio de caso se pretende abarcar a empresas de consultoría dedicadas a implementaciones de sistemas ERP mediante la realización de encuestas con los expertos, consultores y líderes involucrados, con el propósito de identificar los 10 posibles resultados de compartir el conocimiento tácito a partir del análisis de una empresa de consultoría que no gestiona el conocimiento. Así mismo, se busca acceder a la información documental, con el objetivo de generar un trabajo analítico que, mediante el contraste teórico y la práctica llevada a cabo por las empresas de consultoría, permita proponer un modelo de gestión del conocimiento. Bajo esta misma línea, la investigación está proyectada principalmente en cinco capítulos, los cuales se enmarcan bajo la siguiente estructura: En el capítulo uno, se contempla la revisión de la literatura y el marco conceptual que sustenta el trabajo de investigación teórica, el cual se centra en el conocimiento y su gestión, la revisión de modelos de gestión del conocimiento, su relación con los sistemas de planificación de recursos empresariales y las características de las empresas de consultoría. El capítulo dos, abarca la aplicación de la gestión del conocimiento en empresas de consultoría dedicadas a la implementación de sistemas ERP. En el capítulo tres, se pretende realizar la descripción del objeto de estudio mediante la identificación de la unidad de análisis y los agentes involucrados en la GC. Se proyecta realizar el contraste entre el trabajo empírico y las empresas de consultoría objeto de estudio, tomando en consideración algunos indicadores relevantes con relación al sector de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), las empresas de consultoría y las implementaciones de sistemas de planificación de recursos empresariales, que puedan sustentar o en su caso refutar la hipótesis antes planteada. En el capítulo cuatro, se presenta la sección de análisis de los datos empíricos a partir de la información obtenida, así como la descripción del proceso metodológico utilizado para la investigación. En el capítulo cinco, se presentan los resultados y conclusiones y el modelo propuesto para la GC en la implementación de sistemas ERP, por parte de las empresas de consultoría del caso de estudio. En este sentido, se busca explicar cómo se realizó la propuesta del modelo de gestión del conocimiento y las etapas o fases que lo integran. Así mismo, se detallan los hallazgos encontrados durante la investigación y las posibles líneas de investigación para futuras investigaciones.11 CAPÍTULO 1: REVISIÓN DE LITERATURA RESPECTO A LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO A finales de la década de los sesenta, existieron numerosos proyectos en la transformación de la sociedad, enfocados tanto en las TI como en el conocimiento, donde se reveló su función e importancia como factor de desarrollo social, surgiendo la afamada economía del conocimiento. Bajo este enfoque, algunas perspectivas principales sobre el conocimiento y la información son presentados por uno de los precursores de este enfoque, como es Sveiby (1997) que exterioriza un cambio de paradigma industrial a la economía del conocimiento, donde la información y el conocimiento son los elementos más representativos. A partir de lo dicho, el autor propone una serie de principios del conocimiento organizacional como se muestra a continuación en el cuadro 1.1: Cuadro 1.1. Los principios del conocimiento organizacional Elemento Paradigma o perspectiva industrial Paradigma o perspectiva de economía del conocimiento Personas Generadoras de recursos Generadoras de ingresos Tarea principal de gestión Supervisar subordinados Apoyo a colegas Información Instrumento de control Herramienta de comunicación y recursos Producción Labores físicas procesadas por recursos físicos para crear productos tangibles Los trabajadores de conocimiento lo convierten en estructuras intangibles Forma principal de ingresos Tangible (dinero) Intangible como el aprendizaje, nuevas ideas, nuevos clientes, Investigación y Desarrollo (I+D) Cuellos de botella en producción Capital financiero y habilidades humanas Tiempo y conocimiento Manifestación de producción Productos tangibles (hardware) Estructuras intangibles (software) Relación con clientes Por medio de una vía de mercado Interactiva, vía redes personales Conocimiento Una herramienta o recurso El centro del negocio Propósito de aprendizaje Aplicación de nuevas herramientas Creación de nuevos activos Fuente: Adaptación con base en Sveiby, 1997: 27. 12 De manera similar, en las empresas creadoras de conocimiento, la mayor parte de los individuos están altamente calificados y profesionalmente educados. Bajo este concepto, es lo que Sveiby (1997) denomina como “trabajadores de conocimiento”, pues se dedican a convertir y transformar la información en conocimiento, mediante el uso de sus competencias. No obstante, también se apoyan de la información obtenida a partir de proveedores, clientes o del conocimiento especializado. Es así que, en la era de la economía basada en el conocimiento, se da más valor a los saberes o activos intangibles que a los activos tangibles. Por tanto, se admite que las empresas establecidas en el sector servicio, son una aproximación más cercana a las empresas creadoras de conocimiento, las cuales, a consecuencia de su naturaleza, ya se encuentran operando en la economía del conocimiento, donde se observa un mayor crecimiento en el conocimiento mismo, el cual es percibido como el activo intangible más valioso para las empresas. Tal es el caso de las empresas en el sector servicio, las cuales ayudan a generar un rápido crecimiento en las organizaciones a partir de la venta o prestación de servicios de conocimiento o información, como es el caso de las empresas de consultoría. 1.1 El conocimiento y los activos intangibles: herramientas para la GC A pesar del importante valor de los activos intangibles, son pocas las personas que capturan realmente la naturaleza del conocimiento y son mucho menos aquellas que conocen cómo administrarlo. Dicho de otra manera, en numerosas ocasiones se malinterpreta el concepto del conocimiento debido al desconocimiento alrededor de su gestión, por lo que existen diversos autores que han tratado de explicar y exponer el concepto del conocimiento mismo. Por ejemplo, en el caso de Brooking (1997), aborda el conocimiento desde el punto de vista técnico asociado con el trabajo, donde los empleados ricos en conocimiento son aquellos que agregan valor a la organización. De esta forma, las funciones cruciales del conocimiento dentro de la organización, exigen conocimientos específicos en las labores intensivas, las cuales se pueden realizar únicamente con el personal apropiado. Bajo esta perspectiva, plantea tres tipos de conocimiento: los tácitos, los explícitos y los implícitos, como se muestra en el cuadro 1.2: 13 Cuadro 1.2. Tipos de conocimiento Conocimiento Descripción Tácito Representa el conocimiento que es usado por los individuos y que resulta difícil de explicar (se encuentran interiorizados en el individuo). Explícito Se puede representar fácilmente en un medio escrito que está bien estructurado y, por tanto, es formalizado en el individuo. Este tipo de conocimiento es fácil de plasmar en documentos físicos como manuales, procedimientos, guías, libros, periódicos, entre otros y se puede divulgar mediante el debate, la lectura, la enseñanza, etc. Implícito Representa conocimientos que parecen estar ocultos en los procesos, procedimientos, prácticas de gestión y métodos operativos de la organización. Aquí coexisten dos tipos de personas: los principiantes, que tienen problemas para identificar y aprender los saberes y los expertos, que poseen de manera innata el conocimiento especializado. Fuente: Adaptación con base en Brooking, 1997: 67-69. Por su parte, Sveiby (1997) conceptualiza el conocimiento como un objeto multifacético que incluye información, conciencia, cognición, sapiencia, ciencia, experiencia, habilidad, visión, competencia, know how, habilidades prácticas, capacidad, aprendizaje, sabiduría, certidumbre, entre otros. Sin embargo, el autor aclara que la definición, depende del entorno en el que se aplique el conocimiento. Por tanto, el conocimiento es visto como un activo intangible que está “escondido” y que no es contabilizado como un activo tangible debido a que no puede ser representado en un bien. Por consiguiente, el autor clasifica en tres tipos a los activos intangibles o invisibles, conforme al balance general de la organización (véase cuadro 1.3). Cuadro 1.3. Tipos de activos en la organización Activo Descripción Competencia del empleado Incluye las competencias de los empleados como un activo intangible pues no es posible pensar en una organización sin incluir al capital humano. Se incluye la educación y la experiencia de los individuos. Estructura interna Incluye patentes, conceptos, modelos y sistemas por computadora o administrativos. Dentro de la organización engloba aspectos de gestión, aspectos legales, documentos, software, actividades de I+D, entre otros. Estructura externa Contempla las relaciones con los clientes y los proveedores. Incluye también las marcas y sus nombres, así como la reputación e imagen de la empresa. Fuente: Adaptación con base en Sveiby, 1997: 12. 14 Es de esperarse entonces que los activos intangibles tengan una implicación directa en la organización y que requieran de una buena administración. Derivado de la literatura, el conocimiento puede verse como una acumulación de información o un conjunto de experiencias, habilidades, destrezas, saberes individuales o grupales que permiten generar ventajas de distinta índole tanto para los individuos como para las organizaciones. No obstante, es primordial notar la diferencia que existe entre la información y el conocimiento, ya que en algunas ocasiones los conceptos se confunden y llegan a usarse como sinónimos. En el caso de la información, es ideal para comunicar el conocimiento explícito pues usa el lenguaje para articular el conocimiento tácito, con el objetivo de transferirlo a otros individuos. Realmente los que reciben la información, son los que le brindan el verdadero significado. Asimismo, la información tiene la característica de ser rápida, independiente y segura, lo que es de vital importancia para las TI.Su interpretación está basada en la experiencia y en las situaciones que tienen una emoción implícita, y está conformada por símbolos o palabras, mientras que el conocimiento, es en lo que se convierte la información una vez que se interpreta (Sveiby, 1997). Por su parte, Nonaka (2007) destaca que el conocimiento se encuentra sumergido en un espiral del conocimiento, el cual puede tomar dos caminos (conocimiento explícito y tácito). En concreto, el conocimiento nuevo se genera desde las personas, lo que se manifiesta como una actividad principal de la empresa creadora de conocimiento. El autor interpreta la creación del conocimiento como la interacción entre el conocimiento tácito y explícito, los cuales apuntan a cuatro patrones básicos para la creación del mismo, como se muestra en el cuadro 1.4. Cuadro 1.4. Patrones para la creación de conocimiento Patrón Descripción Proceso Tácito a tácito Se asimilan las destrezas tácitas mediante la observación, la imitación y la práctica. El problema con este patrón es que como el conocimiento nunca se vuelve explícito, la organización no puede aprovecharlo fácilmente. Socialización Explícito a explícito Se presenta cuando se combinan partes discretas del conocimiento explícito en uno completamente nuevo, mediante la síntesis de información de distintas fuentes. El problema con este patrón, es que no permite ampliar la base de conocimiento de la organización. Combinación 15 Tácito a explícito Describe la expresión de los fundamentos de un conocimiento tácito en uno explícito con la finalidad de compartirlo con otros. Articulación Explícito a tácito Cuando se comparte nuevo conocimiento explícito en la organización, los individuos comienzan a asimilarlo y usarlo para ampliar, extender y reformular su propio conocimiento tácito. Internalización Fuente: Elaboración propia con base en Nonaka, 2007: 3-4. Bajo este tenor, en la empresa creadora de conocimiento, los diversos patrones tienen cierto dinamismo pues son representados en un espiral del conocimiento. De acuerdo a lo anterior, la articulación y la internalización son los pasos más críticos en el espiral, puesto que requieren de la participación activa del individuo (Nonaka, 2007). Bajo esta misma línea, Brooking (1997) sugiere una representación conceptual del espiral del conocimiento, considerando lo propuesto por Nonaka y Takeuchi (1999), el cual se repite de manera cíclica con la finalidad de aumentar el nivel de conocimientos corporativos a partir de conocimientos nuevos. Figura 1.1. Representación conceptual sobre el espiral del conocimiento Fuente: Adaptación con base en Brooking, 1997: 186. Respecto a las características del conocimiento, Brooking (1997) identifica que el primer paso para realizar una gestión de conocimiento, consiste en identificar aquellos que se consideran como un activo intangible de valor, además de que divide al conocimiento en cuatro niveles conceptuales. Mientras tanto Sveiby (1997), identifica cuatro características donde el conocimiento práctico es tácito y es una acción orientada, ya que para adquirir y crear nuevo conocimiento es necesario hacer uso de un “proceso de 16 conocimiento”. Por tanto, la integración del mismo se considera como una habilidad personal que no se puede eliminar o transferir ya que se construye de forma individual. De igual forma, el autor muestra que el conocimiento se encuentra en constante cambio, ya que, al explicitar el conocimiento tácito por medio del lenguaje, éste se vuelve estático (véase cuadro 1.5). Cuadro 1.5. Niveles y características del conocimiento Niveles Características Idealistas o de establecimiento de objetivos • Conocimientos ¿Por qué? Saberes de visión, meta, paradigma. Una parte de estos conocimientos es familiar y explícito, aunque la mayor parte de ellos no son conocidos, sino que son tácitos. Tácito Conocimiento que se usa como herramienta para manejar lo que esté en foco y que permite obtener nuevo conocimiento. Sistemáticos • Conocimientos ¿Qué? Saberes de metodología del sistema, esquema y referencia. Refieren a conocimientos teóricos acerca de sistemas, principios generales y estrategias de resolución de problemas que son reflejados en conocimientos explícitos. Como acción orientada Creación de conocimiento nuevo, mediante el análisis sensorial de las impresiones que se reciben. Constantemente se pierde el conocimiento viejo. Pragmáticos • Conocimientos ¿Cómo? Saberes relativos a toma decisiones y objetivos. Son conocimientos prácticos y en su mayoría explícitos, los cuales son usados mayormente en el trabajo diario y en las tomas de decisiones explícitas. En constante cambio Al separar el conocimiento del individuo y articularlo en un lenguaje o simbología, el conocimiento puede ser distribuido, criticado e incrementado. Automáticos • Conocimiento de funcionamiento automatizado. Son conocimientos muy familiarizados, por lo que se encuentran automatizados por el individuo. La mayor parte de ellos, se transforman en conocimiento tácito. Como soporte a reglas Reglas de procesamiento de conocimiento consciente e inconsciente. Juegan un papel vital en la adquisición y mejora de habilidades. Fuente: Elaboración propia con base en Brooking y Sveiby, 1997: 177-179 y 29-35. En el caso de Rincón (2003), conceptualiza la transferencia del conocimiento como el proceso que permite establecer una relación entre las partes, el cual está orientado a transmitir, incorporar, ceder y/o vender conocimientos ya sean científicos o tecnológicos, normalmente dentro de un marco legal que lo formaliza. Así mismo, argumenta que, el éxito en el proceso de transferencia de conocimiento, 17 fundamentalmente depende de los aspectos y las características propias tanto de la organización que lleva a cabo la transferencia del conocimiento como la que lo recibe. De igual forma, expone que depende de la motivación, capacidad de absorción y retención del nuevo conocimiento por ambas partes. No obstante, el proceso mismo se ve afectado por características del conocimiento como su nivel de codificación, su complejidad, su contexto, entre otros. Bajo este tenor, la transferencia de conocimiento es un factor clave para aumentar la capacidad de la empresa, su productividad, así como mejorar su ventaja competitiva pues permite que se mantengan actualizados los conocimientos que son de su interés. Del mismo modo, es posible conocer cómo interactúan las partes para generar nuevo conocimiento, lo que permite agregar valor en los activos intangibles de la empresa. Así mismo, admite la difusión, absorción e impacto del conocimiento al interior de las organizaciones por medio de un proceso interactivo (Rincón, 2003). Derivado de la revisión sistemática de la literatura, el conocimiento es el capital intelectual más complejo y difícil de gestionar, por lo que surge la gestión del conocimiento, que de acuerdo a Brooking (1997), tiene sus raíces en la inteligencia artificial (IA) pues sintetiza el comportamiento humano mediante instrucciones por computadora. En este sentido, surgen los sistemas basados en el conocimiento que se encargan de salvaguardar el conocimiento sobre el capital intelectual. Por tanto, la GC tiene dos puntos de vista: la acción “tirar”, que ve al conocimiento como un activo corporativo y la acción “empujar”, que intenta dar respuesta al problema de la GC mediante la inteligencia artificial. Dentro de la propuesta de Brooking (1997), presenta la “cosecha de conocimientos” como una técnica para captar los conocimientos del individuo, con el objetivo de que puedan ser compartidos y almacenados en una base de conocimientos técnicos. Su finalidad es crear una capacidad de duplicación o reproducción del saber humano en áreas de conocimiento altamente especializadas o en entornos donde su aplicación eshostil para el hombre. A este campo de estudio también se le conoce como GC, pues se identifican los conocimientos propios de los individuos clave de la organización, así como las vías de captación y reproducción a favor del conocimiento, para que puedan ser compartidos dentro de la organización (véase figura 1.2). 18 Figura 1.2. Proceso de transmisión de conocimiento Fuente: Adaptación con base en Brooking, 1997: 143. Del mismo modo, Rodríguez (2006) exhibe los principales usos y razones identificados y agrupados por Milan (2001) para la gestión del conocimiento, en donde principalmente destaca los mostrados en el cuadro 1.6. Cuadro 1.6. Principales usos y razones para la GC Principales usos Principales razones para adoptar Capturar y compartir buenas prácticas Retener los conocimientos del personal Proporcionar formación y aprendizaje organizacional Mejorar la satisfacción de los usuarios / clientes Gestionar las relaciones con los usuarios / clientes Incrementar beneficios Desarrollar inteligencia competitiva Soportar iniciativas de comercio electrónico Proporcionar un espacio de trabajo Acortar ciclos de desarrollo de productos Gestionar la propiedad intelectual Proporcionar espacios de trabajo Realzar las publicaciones web Reforzar la cadena de mando Fuente: Adaptación con base en Rodríguez, 2006: 28. Adicionalmente, Rodríguez (2006) presenta los posibles beneficios que aporta un sistema de gestión del conocimiento desde el punto de vista de Alavi y Leidner (1999), según se observa en el cuadro 1.7: 19 Cuadro 1.7. Ventajas percibidas por la existencia de sistemas de gestión del conocimiento Resultados del proceso Resultados organizativos Comunicación Eficiencia Financiero Marketing General Mejorar la comunicación Reducir el tiempo para la resolución de problemas Incrementar las ventas Mejorar el servicio Propuestas consistentes para clientes multinacionales Acelerar la comunicación Disminuir el tiempo de propuestas Disminuir los costes Focalizar en el cliente Mejorar la gestión de proyectos Opiniones del personal más visibles Acelerar los resultados Mayores beneficios Marketing directo Reducción de personal Incrementar la participación Acelerar la entrega al mercado Marketing proactivo Mayor eficacia global Fuente: Adaptación con base en Rodríguez, 2006: 28. Bajo esta misma línea, Nonaka (2007) señala que la elaboración de un modelo de GC, es el último paso en el proceso de creación de conocimiento. Queda demostrado por Nonaka y Takeuchi (1999) un modelo integral de cinco etapas para el proceso de creación del conocimiento organizacional, mediante el espiral del conocimiento y la incorporación de la dimensión del tiempo. El modelo, se presenta como un ejemplo ideal del proceso, el cual contiene las etapas de: compartir el conocimiento tácito, crear conceptos, justificar conceptos, construir un arquetipo y distribuir el conocimiento de forma cruzada, tal y como se muestra en la figura 1.3: Figura 1.3. Modelo de cinco etapas del proceso de creación de conocimiento organizacional Fuente: Adaptación con base en Nonaka y Takeuchi, 1999: 96. 20 A su vez, Rodríguez (2006), hace evidente el aspecto multidisciplinario inherente al estudio de la gestión del conocimiento, lo que supone la existencia de diferentes perspectivas para el desarrollo y el estudio de los sistemas y modelos de gestión del conocimiento. A pesar de esta diversidad, el autor agrupa a los modelos, según el núcleo, los objetivos, la metodología, los participantes, etc., donde la principal opción para desarrollar y proponer un modelo para la creación y gestión del conocimiento es basarlo en una perspectiva que considere fundamentalmente los siguientes tres aspectos (véase figura 1.4): Figura 1.4. Tipología de modelos para la GC Fuente: Tomado de Rodríguez, 2006: 30. En cambio, Pérez y Dressler (2007) mencionan que las TIC, actúan como un catalizador de la GC pues son capaces de reaccionar al resto de los factores que intervienen en el proceso para acelerar, desarrollar y expandir el conocimiento. Bajo este enfoque, presentan el modelo de espiral TIC para los procesos de GC, cuya finalidad es utilizar las tecnologías y permitir la realización de una gestión del conocimiento más eficiente y eficaz, así como generar ambientes que favorezcan el uso y aplicación del conocimiento, en donde el factor humano representa el actor principal en los procesos de GC (véase figura 1.5). Dicho modelo se enfoca en las siguientes tres proposiciones: 21 1. El uso de las TIC tiene un efecto positivo en los procesos de GC. 2. El uso y combinación de las TIC reduce dificultades durante los procesos de GC. 3. La capacitación de los recursos humanos de la organización en relación a las TIC se relaciona positivamente con el desarrollo de los procesos de GC. Figura 1.5. Espiral TIC para los procesos de gestión del conocimiento Fuente: Elaboración propia con base en Pérez y Dressler, 2007: 94. Otro modelo de gestión del conocimiento es el presentado por Wiig (1993), el cual se caracteriza por diferentes niveles de internalización del conocimiento entre los diversos actores que lo contienen. De esta manera, el modelo propone tres tipos de conocimiento, los cuales se clasifican en público (referente al conocimiento explícito, enseñado y compartido de forma habitual), en experto compartido (el cual es sostenido exclusivamente por los trabajadores del conocimiento) y en conocimiento personal (que representa la forma menos accesible de conocimiento, pero es la más usada y completa) como se muestra en la figura 1.6: 22 Figura 1.6. Formas de conocimiento presentados en el modelo de GC Fuente: Elaboración propia con base en Wiig, 1993: 6-14. Además de las tres formas de conocimiento presentados en el modelo de gestión del conocimiento antes mencionado, existen otros tipos de conocimiento que Wiig (1993), describe como sustanciales para el desarrollo de su modelo de GC, los cuales incluyen el conocimiento efectivo (relacionado con datos y cadenas causales, medidas y lecturas cuyo contenido puede ser observado y comprobado), conceptual (que involucra sistemas, conceptos y perspectivas), excepcional (se destacan juicios, hipótesis y especulaciones que son sustentadas por expertos) y metodológico (basado en el razonamiento, las estrategias, los métodos para la toma de decisiones, entre otros). De forma complementaria al conocimiento, algunos autores examinan la competencia y la competitividad como elementos esenciales. En el caso de Brooking (1997), ubica a la competencia por el grado de comprensión de los conocimientos disponibles, es decir, por el conocimiento que poseen los individuos para el desempeño de una actividad. Respecto a los individuos, menciona que su nivel de competencia aumenta cuando sobresalen en el trabajo y se hacen más valiosos para la organización. Sin embargo, los conocimientos del individuo, sólo le pertenecen a éste y de ahí la importancia de conocer las técnicas, saberes y pericia (adquisición de técnica y saberes) para identificar el papel del individuo dentro de la organización. 23 De manera similar, las competencias asociadas con el trabajo regularmente se adquieren al exterior de la empresa, lo que supone una ventaja bajo ciertas circunstancias. Por ejemplo, una competencia a largo plazo o con una alta especialización, se puede observar directamente en los servicios brindados por las empresas de consultoría ya que las organizaciones y/o clientes que contratan sus servicios, logran hacer colaboraciones con individuos que realmente poseen un alto nivel de conocimiento técnico específico, el cual es aplicado en implementaciones de sistemas de planificación de recursos empresariales. Por su parte Prahalad y Hamel (2006), argumentanque, a corto plazo, la competitividad de una empresa se deriva de los atributos relacionados con el precio / rendimiento de sus productos. Mientras que, a largo plazo, se deriva de su habilidad para construir a menor costo y con mayor rapidez que los competidores, en donde las competencias clave se generan a partir de productos no anticipados. Con base a lo dicho, las ventajas se encuentran en la capacidad de gestión para consolidar tecnologías a través de la organización, así como de las habilidades de producción para convertirlas en competencias que coadyuven a la distribución del trabajo y la entrega de valor. Así mismo, las competencias se construyen a través de un proceso de mejora continua y que tienen como objetivo crear un liderazgo mundial en el diseño e implementación de una funcionalidad en particular. No obstante, la competencia clave no disminuye con el uso, ni se deteriora con el tiempo, sino por el contrario, mejora cada vez que se aplica y se comparte. En consecuencia, las competencias son el “pegamento” que une a las oportunidades existentes, pero también son el motor para el desarrollo de nuevos negocios. Derivado de lo anterior, Prahalad y Hamel (2006) presentan tres premisas para identificar las competencias clave en una organización: 1. Las competencias clave proporcionan acceso potencial a una amplia variedad de mercados. 2. Una competencia clave debe generar una contribución significativa en los beneficios percibidos por el cliente en el producto final. 3. La competencia clave debe ser difícil de imitar por los competidores. En este caso, será difícil si existe una compleja armonización de las tecnologías individuales y de las habilidades de producción. 24 Por su parte, Sveiby (1997), destaca que la competencia es una característica individual, aunque también puede incluirse como una característica organizacional, pues funciona como enlace entre el conocimiento y la estrategia. Bajo el enfoque individual, se presentan las competencias como un conjunto de cinco elementos dependientes como el conocimiento explícito, las habilidades, la experiencia, los juicios de valor y las redes sociales, tal como se muestra en la figura 1.7: Figura 1.7. Elementos de la competencia Fuente: Elaboración propia con base en Sveiby, 1997: 35. Otra competencia propuesta por Sveiby (1997), refiere al proceso en el que el practicante o aprendiz recrea las habilidades del individuo experimentado, es decir se realiza una transferencia del conocimiento por medio de la tradición, donde esta última se mantiene como la mejor manera para transferir la competencia pues permite usar todos los sentidos, aunque toma más tiempo. La literatura anterior sugiere que la información, al ser un conocimiento explícito, solo es un elemento de la competencia ya que esta última, también depende del entorno, pues si una persona se mueve de un entorno a otro, puede perder la competencia adquirida en el primer entorno. 25 1.2 Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y la GC De acuerdo a Brooking (1997) los activos de infraestructura, constituyen el esqueleto de la organización lo que permea en una estrecha relación entre los individuos y los procesos. Bajo esta línea, muestra una serie de elementos que componen a la infraestructura corporativa, como es el caso de las TI, como medios para implantar procesos de gestión que cumplen una función específica y que se convierten en un activo intangible o inmaterial, es decir, se considera la forma en que se utilizan las soluciones brindadas por la tecnología, más no el valor por la adquisición del equipo informático. Por tanto, el impacto del sistema se ve reflejado por el nivel de eficacia, atención, así como la satisfacción del cliente, es decir, por los beneficios inmateriales. En el modelo propuesto por Kwon y Zmud (1987) citado por Li, Liao, y Lei (2006) dividen en seis etapas al proceso de implementación: iniciación, adopción, adaptación, aceptación, rutina e infusión (véase figura 1.8). En el caso de la iniciación, se caracteriza por factores internos y externos que influyen en la organización y en la implementación del sistema ERP; también se brinda la capacitación a los empleados sobre el nuevo conocimiento del sistema, los conceptos básicos, los módulos funcionales y las ventajas de la implementación. En la adopción, la organización toma la decisión de la inversión y el análisis de costo-beneficio sobre la implementación. Así mismo, se realiza la selección del proveedor más apropiado. En la adaptación, la organización analiza los detalles de los diversos procesos de negocio y renueva la reingeniería de procesos de negocio (“BPR”, por sus siglas en inglés) para explotar la capacidad máxima del sistema ERP. También se brinda capacitación a usuarios finales y se identifican las posibles resistencias al cambio. Posteriormente, en la etapa de aceptación, se observa la integración de diversas áreas funcionales y se generan mejoras continuas para que el sistema sea más fácil de usar. En la etapa de rutina, los usuarios finales aceptan por completo el sistema y hacen uso del mismo, convirtiéndose en su actividad regular del día a día. Por último, en la etapa de infusión, el sistema se utiliza para incrementar el rendimiento de la organización. 26 Figura 1.8. Proceso de implementación de los sistemas ERP Fuente: Adaptación con base en Li, Liao, y Lei, 2006: 158. Por su parte, los procesos de negocio deben ser analizados a la luz de las necesidades de los clientes, entendiendo el sistema y los procesos de la organización que pretende adoptar el nuevo sistema ERP. Con relación a los problemas que surgen en la implementación, el estudio de Zhang et al. (2006) propone un análisis de los principales factores involucrados en la implementación de sistemas ERP enfocados a la ciencia. Por ello, refieren a funciones requeridas por el sistema y sus relaciones con los subsistemas (véase cuadro 1.8). Por consiguiente, la empresa de consultoría y la organización, deben trabajar en conjunto para determinar las funciones necesarias, así como delimitar el alcance, los subsistemas y las restricciones del sistema ERP. Cuadro 1.8. Clasificación de funciones ERP Clasificación de funciones del ERP Ambiente e interfaz de usuario Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) Integración del sistema Costos Gestión del sistema Recursos Humanos Información básica Gestión de calidad Inventarios Decisiones gerenciales Compras Libro de mayor Mercadotecnia Entradas automáticas Lista de Materiales (BOM) Cuentas por cobrar Trabajo en progreso Cuentas por pagar Técnicas Activos fijos Fuente: Elaboración propia con base en Zhang et al., 2006: 224. 27 Por su parte, en la investigación presentada por Li y Zhao (2006), examinan datos de 170 empresas manufactureras, donde la organización debe estar preparada para la adopción del conocimiento, la educación y aprendizaje del usuario, la información de la red, el proceso de transferencia y la explotación del conocimiento, como facilitadores de su gestión. En contrapartida, su estudio muestra algunas desviaciones en la literatura respecto a los problemas en las implementaciones con mecanismos de GC y los efectos en las ventajas competitivas. En este caso, los autores proponen un modelo conceptual de dos dimensiones (véase figura 1.9), donde incluyen mecanismos de GC colocando especial atención a las ventajas competitivas. Figura 1.9. Gestión del conocimiento y sus ventajas competitivas Fuente: Adaptación con base en Li y Zhao, 2006: 131. Para complementar lo anterior, en la investigación de Tambovcevs (2012) presenta que, a partir del uso del sistema de planificación de recursos empresariales, una organización local de fabricación y construcción en Letonia, obtuvo grandes beneficios a partir de distintos factores favorablesque influenciaron en la implementación exitosa del sistema ERP. Tales beneficios se traducen en mejoras y reducciones, como se describe a continuación: • Mejora en la operación de la organización, a través de la racionalización y control de los procesos de negocio como abastecimiento, ofertas y reclamaciones de clientes, mantenimiento de equipos, campañas de marketing, etc. 28 • Reducción de costos y tiempo, en los procesos de negocios antes mencionados. • Capacidad de gestionar el costo del personal en el servicio involucrado (ingeniería, departamentos de I+D, etc.). • Reducción de trámites administrativos y de tiempo en el personal involucrado en problemas de la gestión de calidad. • Reducción de tiempo de entrega y de inactividad, aumentado la productividad de la organización, así como la disminución del nivel de stock y la mejora en la satisfacción del cliente. • Acceso a datos, documentos e informes en tiempo real. • Aumento de la eficiencia en los departamentos como es el caso del departamento de ventas. En contrapartida, en la investigación de Li, Chaudhry y Zhao (2006), muestran algunos de los problemas en los sistemas de planificación de recursos empresariales basados en la gestión del conocimiento, donde de acuerdo a los autores, los sistemas ERP toman un papel importante para la organización. No obstante, aseguran que primero se deben mejorar alguno de los siguientes aspectos respecto a la capacidad de la organización para: • Adaptarse a cambios del mercado, así como hacer uso de los recursos para la fabricación de productos. Sin embargo, los cambios volátiles del mercado global, no son capturados por los sistemas ERP tradicionales. • Representar el pensamiento directivo en los procesos de negocio embebidos en los sistemas ERP, puesto que, aunque ya existen implementaciones en numerosas industrias, todavía es difícil representar las mejores prácticas para cada una de las organizaciones. • Aceptar el desafío de usar el conocimiento como un activo intangible y de valor en la gestión empresarial. Uno de los mayores retos con relación a los sistemas ERP, es cómo desarrollar y gestionar el conocimiento. 29 1.3 Empresas de consultoría dedicadas a la implementación de sistemas ERP De acuerdo a la literatura, las organizaciones innovan a partir de las Tecnologías de Información pues aplican la tecnología para lograr nuevas capacidades y obtener o maximizar su ventaja competitiva. En concreto, las empresas de consultoría ayudan a las organizaciones a innovar mediante la gestión del conocimiento, puesto que las consultoras pueden realizar implementaciones de sistemas por sí mismas mediante experiencias previas, además de que pueden fomentar el cambio organizacional. Bajo este enfoque, a continuación, se brinda un panorama general sobre el nacimiento de las empresas que ofrecen servicios de consultoría. A mediados de la década de los noventa, los sistemas ERP lograron un alto perfil, por lo que empresas como SAP se convirtieron en proveedores líderes del mercado, con la oferta de productos R/3, seguido de empresas como Oracle y PeopleSoft. De este modo, las organizaciones se apresuraron en adoptar sistemas ERP donde las principales empresas de consultoría lograron posicionarse. No obstante, el entusiasmo comenzó a disminuir debido a problemas en la aplicación y por la atención atraída hacia soluciones web. Este ejemplo propuesto por Swanson (2010), sirve para notar que el innovar con las TI es, ante todo, un proceso social que involucra a muchos actores y que trasciende en la experiencia de cualquier organización. Según lo descrito Swanson y Ramiller (2004) citado por Swanson (2010), la organización que pretende obtener una implementación de sistema, inicialmente se compromete con la comprensión de la innovación. Posteriormente, la organización considera la adopción de la innovación, mediante la conciliación con su modelo de negocio. Si el paso anterior es satisfactorio, entonces la organización se compromete y adquiere la nueva tecnología, además de realizar las capacitaciones e inicia la operación y uso del sistema. En la última etapa, la organización debe estar preparada para asimilar la nueva TI en su trabajo diario, lo que conlleva a un proceso de aprendizaje que requiere de la apropiación de la tecnología por parte de los usuarios. De acuerdo con Swanson (2010), sólo a través de este aprendizaje y asimilación, es probable que con el tiempo la organización pueda lograr nuevas capacidades y beneficios que justifiquen la adopción de la innovación, es decir, la implementación del sistema. Al respecto, el autor identifica cinco nichos de consultoría que abarcan el 30 proceso de innovación desde múltiples etapas, sin embargo, no son exhaustivos ni mutuamente excluyentes, por lo que permiten hacer observaciones generales sobre las contribuciones de las empresas de consultoría, tanto para los clientes como para la organización en el contexto particular de la innovación (véase cuadro 1.9). Cuadro 1.9. Nichos de consultoría y sus contribuciones a la innovación Nicho Innovación Contribución a clientes Contribuciones a la comunidad Estrategia de negocios Formulación de estrategia Apertura a la organización hacia nuevas actividades y tecnologías. Posiciona a la organización en su industria. Proporciona el fundamento básico para la innovación. Prepara a la organización para el cambio. Traduce la teoría estratégica en marcos normalizados de la práctica de consultoría. Difunde los marcos, la práctica normalizada, y la experiencia en el mercado. Permite normalizar la innovación como respuesta estratégica. Evaluación de la tecnología Comprensión y adopción de nueva TI Facilita la comprensión de las nuevas TI y su recepción a los mercados. Investigación personalizada sobre TI y servicios de benchmarking. Ayuda a la identificación y evaluación de proveedores de TI alternativos. Promulga a la organización con visiones en una nueva TI. Interpreta el mercado y el camino de desarrollo para la nueva TI. Legitima la nueva TI. Contribuye a la asociación con la nueva TI. Mejora del proceso de negocio Adopción e implementación de nueva TI Ofrece experiencia y herramientas para el modelado y evaluación de procesos de negocio. Permite la especificación de procesos de negocio nuevos y de TI. Proporciona cambios al modelo de negocio, justificando la adopción de nuevas TI. Soporta el enfoque de implementación. Traduce el conocimiento de los procesos de negocio, en herramientas de modelado normalizados por la práctica consultora. Difunde herramientas, la práctica normalizada y la experiencia en el mercado. Permite normalizar la nueva TI para la mejora de los procesos de negocio. Integración de sistemas Adopción e implementación de nueva TI Provee el know how mediante especificaciones y la implementación de soluciones de TI. Ayuda a elegir a los proveedores de TI. Proporciona la integración con otros sistemas. Traduce el conocimiento de las soluciones de TI en prácticas normalizadas por la consultora y considera repositorios para productos reutilizables. Difunde la práctica normalizada, su existencia y los productos reutilizables en el mercado. 31 Es compatible con la gestión del cambio. Normaliza las soluciones de software empaquetadas para innovar con TI. Servicios de apoyo empresarial Adopción, implementación y asimilación de nueva TI Proporciona la asociación comercial en curso, por ejemplo, a través de un servicio web u operación externalizada. Habilita al cliente a contratar nuevas capacidades. Permite al cliente aprovechar la relación a largo plazo con su consultora preferida. Proporciona servicios de apoyo empresarial normalizados, como parte de la solución de la innovación. El servicio se difunde entre los clientes. Enriquece
Compartir