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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS “DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN CONFORME A LA ISO 9001:2008 DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE AUTOPARTES DE CAMIONES DE CARGA PESADA” MÉXICO D.F. 2010 T E S I S QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE A D M I N I S T R A D O R I N D U S T R I A L P R E S E N T A N G A B R I E L A O R T Í Z M A R T Í N E Z LUIS CARLOS ROCHA GONZÁLEZ Índice Resumen i Introducción ii Capítulo I Marco Metodológico 1 1.1 Planteamiento del problema 1 1.2 Objetivos 1 1.2.1 Objetivo general 1 1.2.2 Objetivos específicos 1 1.3 Justificación del studio 1 1.4 Diseño de la investigación 3 1.5 Hipótesis 4 1.6 Tipo de investigación 4 1.7 Técnicas de investigación empleadas 4 Capítulo II Información General de la Organización 6 2.1 Misión 6 2.2 Visión 6 2.3 Denominación y datos de la empresa 6 2.4 Plantilla de personal 7 2.5 Antecedentes 7 2.6 Principales funciones 7 2.7 Catálogo de productos 8 2.8 Clientes 9 2.9 Proveedores 9 Capítulo III Marco Teórico 10 3.1 Calidad 10 3.1.1 Definiciones de calidad 10 3.1.2 Antecedentes de la calidad 11 3.1.3 Dimensiones de la calidad 20 3.1.4 Costos de la calidad 22 3.2 Clásicos de la calidad 27 3.2.1 William Edwards Deming 28 3.2.2 Joseph M. Juran 28 3.2.3 Shingeo Shingo 28 3.2.4 Kaoru Ishikawa 29 3.2.5 Armand V. Feingenbaum 29 3.2.6 Genichi Taguchi 30 3.2.7 Philip Crosby 30 3.3 Normatividad y leyes aplicables 30 3.3.1 Normas ISO 30 3.3.1.1 Norma ISO 9000:2005 31 3.3.1.2 Norma ISO 9001: 2008 32 3.3.2 Leyes aplicables 32 3.3.2.1 Ley Federal de Metrología y Normalización 32 3.3.3 Normas Oficiales Mexicanas 33 3.4 Organismos e Instituciones competentes 34 3.4.1 ISO 34 3.4.2 DGN 36 3.4.3 EMA 37 3.4.4 IMNC 39 3.5 Mapeo de procesos 40 3.6 Control Estadístico de Procesos 42 3.6.1 Definición de SPC 42 3.6.2 Herramientas del SPC 43 3.6.2.1 El histograma 43 3.6.2.2 La hoja de verificación 44 3.6.2.3 La gráfica de Pareto 44 3.6.2.4 El diagrama de causa-efecto 45 3.6.2.5 El diagrama de concentración de defectos 47 3.6.2.6 El diagrama de dispersion 47 3.6.2.7 La carta de control 48 Capítulo IV Diagnóstico de la Empresa 49 4.1 Objetivo 49 4.2 Alcance 49 4.3 Técnicas y herramientas 49 4.4 Aplicación y resultados 50 4.4.1 Lista de chequeo para el desarrollo del diagnóstico inicial en TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. con base en la ISO 9001:2008 50 4.4.2 Cumplimiento de los 8 principios que establece la norma NMX-CC- 9001:2008 (tabulación) 55 4.5 Análisis e interpretación 59 4.5.1 Análisis y diagnóstico de los resultados de la Lista de Chequeo para el desarrollo del diagnóstico inicial en TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. con base en la ISO 9001:2008. 59 4.5.2 Análisis y diagnóstico de los resultados del cuestionario: Cumplimiento de los 8 principios que establece la Norma NMX-CC-9001:2008 63 Capítulo V Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad 70 5.1 Alcance 70 5.2 Objetivos 70 5.3 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 70 5.3.1 Modelo del SGC 72 5.3.2 Modelo gráfico de la interacción de los procesos del SGC 73 5.3.3 Modelo gráfico de la interacción de los procesos del Proceso de comercialización 74 5.4 Sistegrama de los Procesos involucrados en el SGC 75 5.4.1 Sistegrama del Proceso de Ventas 75 5.4.2 Sistegrama del Proceso de Compras 76 5.4.3 Sistegrama del Proceso de Cobranza 77 5.4.4 Sistegrama del Proceso de Facturación 78 5.4.5 Sistegrama del Proceso de Almacén 79 5.5 Trayectoria del Diseño del SGC de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. 80 Capítulo VI Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad 83 6.1 Manual de la Calidad 84 6.2 Procedimientos obligatorios 134 6.2.1 Procedimiento de Creación, Modificación y Control de Documentos 134 6.2.2 Procedimiento de Control de Registros 148 6.2.3 Procedimiento para el Servicio no Conforme 159 6.2.4 Procedimiento para Auditorías Internas 175 6.2.5 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas 197 Capítulo VII Obtención de costos y beneficios al implementar el SGC en el Sistema Administrativo Actual (SAA) 211 7.1 Aspectos a considerar al implantar el SGC 211 7.2 Cadena de beneficios financieros y económicos conforme a la gestión eficaz de los principios de la calidad que establece la NMX-10014-IMNC-2008 217 7.3 Esquema de la interacción del SAA de la organización al implementar el SGC 221 Conclusiones 224 Bibliografía 226 Anexos 228 i Resumen El presente proyecto de tesis abarca seis capítulos, los cuales han sido desarrollados para el diseño y documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la Norma Mexicana de Control de Calidad 9001:2008 para que la empresa comercializadora de autopartes para camiones de carga pesada TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. cumpla con los requisitos para implementarlos. El Capítulo I comprende el marco metodológico, en el cual se establece la razón de ser del presente proyecto, en él se encuentra el planteamiento del problema, el objetivo general y los objetivos específicos, la justificación del estudio, el diseño de investigación, el planteamiento de la hipótesis, así como el tipo y las técnicas de investigación empleadas. En el marco referencial correspondiente al Capítulo II se percibe la información relativa a la empresa a la que cuya tesis es dirigida; en este apartado se localizan datos de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. como son sus antecedentes, su domicilio, giro, tamaño, plantilla de personal, clientes, proveedores, misión, visión y sus productos. En el Capítulo III se muestra el sustento teórico que enmarca el presente proyecto de tesis, en él se establecen conceptos, definiciones, filosofías y citas referentes a los temas de calidad, los clásicos o gurús de la calidad, normatividad y leyes aplicables, organismos e instituciones competentes en el rubro de la calidad, el mapeo de procesos y las herramientas estadísticas. El Capítulo IV denominado diagnóstico de la empresa, muestra el estudio realizado a TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V., en el cual se establece el objetivo y alcance del diagnóstico, las técnicas y herramientas aplicadas en la empresa para la recolección de los datos primarios, así como los resultados, su interpretación y análisis de la información recabada. El diseño del Sistema de Gestión de la Calidad para TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. se presenta en el Capítulo V, donde se muestra el modelo y la interacción de los procesos. En lo que concierne al Capítulo VI titulado documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, en él se localizan los seis procedimientos documentados enfocados al proceso de comercialización de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. y que son requeridos por la norma ISO 9001:2008. Para finalizar se presenta el capítulo VII Obtención de costos y beneficios al implementar el SGC en el SAA con un cuadro que concentra los costos, así mismo un modelo gráfico donde se observa la inserción del SGC a la organización, de ahí que se proyectan beneficios conforme a la norma ISO 10014: 2006 que la organización obtendrá en el Sistema Administrativo Actual. ii Introducción El interés de las empresas por mantenerse en el mercado ha generado la competencia entre organizaciones de la misma rama presentándose la necesidad y no el lujo de que una empresa comparta con sus competidores una serie de productos y clientes donde cada uno de ellos busca la satisfacción en sí, pero la empresa en esencia se preocupa por la producción de un producto, comercialización o atención a sus clientes, lo que conlleva a ingresar al mundo de lacalidad para lograr su preferencia. De conformidad con la complejidad que genera la palabra “calidad”, se sabe que no es una acción fácil de realizar, es ahí donde el conflicto para muchas empresas de diversos giros, tamaños y con una gama de características únicas no logran sobresalir del resto, pero es justo donde la tarea del licenciado en administración industrial se aprecia, el perfil que éste posee y su capacidad proporcionan las bases a los empresarios mexicanos de cómo diseñar y documentar un Sistema de Gestión de la Calidad que lo lleve a la lograr la certificación en ISO 9001:2008 e ingresar al mercado globalizado con mayor competitividad y con la seguridad de que se está cumpliendo con estándares aceptados mundialmente. El desarrollo de la presente tesis es fungir como una herramienta de apoyo que proporcione los elementos necesarios para que la empresa comercializadora de autopartes para tráiler TIMSA COMERCIAL S.A. de C. V., implemente el Sistema de Gestión de la Calidad que le permita obtener la certificación en ISO 9001:2008. El mejor resultado del esfuerzo para realizar la presente tesis, es apoyar la certificación de una empresa, logro que muy pocas organizaciones obtienen y que muchos opinan es solo un requisito, sin embargo, resulta ser un estímulo para lograr las metas corporativas y por ende, objetivos estratégicos, demostrando la satisfacción de los clientes, un ambiente agradable de trabajo, productos o servicios de calidad, mejora continua, entre otros beneficios para la empresa. 1 Capítulo l Marco Metodológico 1.1 Planteamiento del problema TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. no cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad en base a la norma ISO 9001:2008. 1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo general Diseñar y documentar un Sistema de Gestión de la Calidad NMX-CC-9001:2008 que sirva como base para el incremento gradual de la eficiencia y mejora integral de calidad en el proceso de comercialización de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. 1.2.2 Objetivos específicos Diagnosticar el sistema administrativo vigente mediante el empleo de técnicas de campo y de investigación. Sensibilizar al personal de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. mediante la impartición de pláticas acerca de un Sistema de Gestión de la Calidad. Diseñar el Sistema de Gestión de la Calidad de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. conforme a la NMX-CC-9001:2008. Documentar el Sistema de Gestión de la Calidad de TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. 1.3 Justificación del estudio El diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad para TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. presenta una gran ventaja competitiva, ya que la fortalece y hace cumplir las expectativas de los clientes, además, a través del ciclo Deming (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) se genera la mejora continua y el incremento de la eficiencia en los procesos involucrados. Un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001:2008, representa la base para que TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. comprenda cómo trabajar con calidad. 2 El sustento del presente proyecto es proporcionar los elementos primordiales en lo que respecta al diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad y la documentación de los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2008, necesarios por la empresa para el incremento de su eficiencia. Entre los beneficios que TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. obtendría a través de contar con un Sistema de Gestión en materia de calidad de ISO 9001:2008 se encuentran los siguientes: Cumplir con estándares internacionales de calidad; Implementar un Sistema de Gestión de la Calidad; Trabajo con calidad; Ambiente agradable de trabajo; Mejora continua en cada uno de los procesos inmersos; Satisfacción y seguridad en los clientes; Eliminación de gastos innecesarios, entre otros. Sin lugar a dudas el Licenciado en Administración Industrial posee una formación interdisciplinaria que le permite diagnosticar los sistemas de una organización, misma que funge como elemento de partida para modelar un Sistema de Gestión de la Calidad, y elaborar propuestas integrales bajo las cuales debe trabajar una organización. De esta manera se logra la certificación, conjuntamente con la concientización del personal, apoyo y conocimientos por parte de la alta dirección, satisfaciendo los requisitos del cliente, además de mantener relaciones cercanas con los proveedores. 3 1.4 Diseño de la investigación En la figura 1 se muestra la representación gráfica de la secuencia de la investigación para realizar el presente proyecto de tesis, el cual se conforma por 14 pasos, dando inicio con la elección del tema y finalizando con la apertura del nuevo conocimiento para la empresa que implementará el diseño y la documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad. Figura 1. Diseño de la Investigación 4 1.5 Hipótesis La presente tesis proporcionará los elementos requeridos por la norma ISO 9001:2008 para que la empresa comercializadora de autopartes para camiones de carga pesada TIMSA COMERCIAL S.A. de C. V., en base al diseño y documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad, los implemente. 1.6 Tipo de investigación Es una investigación de corte descriptiva ya que busca especificar las características y resultados que se obtienen de la aplicación de un análisis a una organización. 1.7 Técnicas de investigación empleadas En lo que respecta a las técnicas de investigación de campo son: Encuesta Es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las contesten por escrito. Ese listado se denomina cuestionario es el instrumento aplicado por el equipo auditor. Las encuestas que aplicamos fueron: por correo y en persona. Observación 1 Es el método fundamental de obtención de datos de la realidad, toda vez que consiste en obtener información mediante la percepción intencionada y selectiva, ilustrada e interpretativa de un objeto o de un fenómeno determinado. Existen diversos tipos y clases de observación, estos dependen de la naturaleza del objeto o fenómeno a observar, y de las condiciones en que ésta se ha de llevar a cabo, modalidad, estilo e instrumentos. La observación es un acto en el que se guarda una estrecha y simultánea relación el observador (sujeto) y el objeto; dependiendo del tipo de investigación el objeto tomaría el lugar del sujeto (s) observable (s). 1 Ortiz U. ,Frida Gisela, Metodología de la investigación. El proceso y sus técnicas, México:Limusa, 2005 p. 121 5 Este método tiene como principal ventaja, que los datos se recopilar directamente de los objetos o fenómenos percibidos mediante registros caracterizados por la sistematicidad de la recolección y por la maleabilidad de las condiciones en que se proyecta realizarla. La observación tiene la característica de ser un hecho irrepetible en el área de las ciencias sociales, de ahí que el hallazgo deba ser registrado en el acto, y sólo en ese momento, porque los acontecimientos de la realidad social, nunca son iguales, aun cuando el escenario aparentemente sea el mismo, los sujetos observables nunca serán los mismos ni su circunstancia. Como método de recolección de datos la observación consiste en mirar detenidamente las particularidades del objeto de estudio para cuantificarlas. En las ciencias sociales el objeto de estudio lo constituyen conductas manifiestas por uno o varios individuos en su contexto. La observación empleada será directa por la interrelación que se dé entre el grupo auditor y el personal de la empresa para obtener ciertos datos. Entrevista 2 Consiste en el intercambio de información oral que se realiza entre dos o más personas con el propósitode saber el punto de vista de un tema, que solo puede obtenerse de las personas entrevistadas. Además sirve para conformar y precisar la información en cuanto a: Admisión de personal; Razones para abandonar la empresa; Obtener datos de la actitud de los trabajadores sobre ciertos problemas de la empresa; Conocer las reacciones de los trabajadores ante determinadas situaciones, como políticas, reglas, incentivos, etc.; Reunir información de los trabajadores para mejorar las actividades de la empresa; Obtener información acerca de las necesidades del personal y la manera de satisfacerlas. Cabe mencionar que se utilizó una encuesta dirigida ya que el entrevistador, es decir el grupo auditor diseñó las preguntas sobre algunos temas cuyas repuestas se dirigieron y obtuvieron del Director General. Mientras que para realizar la investigación se consultaron obras, revistas, internet y periódicos relacionados con el tema. 2 García Martínez, José G. Métodos reinvestigación administrativa: guía de elaboración de tesis, México:Trillas, 2005, p 115. 6 Capítulo ll Información general de la organización 2.1 Misión TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. es una empresa mexicana dedicada a la compra-venta de partes automotrices comprometida con la satisfacción de sus clientes, proveedores y accionistas, en cumplimiento con los estándares internacionales de calidad, buscando así, el desarrollo integral de su personal. 2.2 Visión TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. espera ser empresa líder en la distribución de algunas partes automotrices para camiones pesados garantizando el desarrollo integral de su personal con el apoyo de sus accionistas. 2.3 Denominación y datos de la empresa Razón social TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. Actividad TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. es una empresa que se dedica a la compra-venta y distribución de artículos y accesorios para la industria automotriz, de camiones pesados de carga y pasaje. Domicilio Eje Lázaro Cárdenas 1073 Colonia Nueva Industrial Vallejo, CP 07700, México, D.F. Puntos de venta Matriz: Eje Lázaro Cárdenas 1073 Colonia Nueva Industrial Vallejo, CP 07700, México, D.F. Sucursal Pachuca: Boulevard Everardo Márquez No. 128 Local Ay B Col. La paz Pachuca, Hidalgo. Teléfono 57-52-02-99 7 Fax 55-86-19-17 E-mail timsa950@avantel.net Magnitud Empresa pequeña que cuenta con dos puntos de venta al público. 2.4 Plantilla de personal TIMSA COMERCIAL S.A. de C.V. consta de una plantilla de personal de 9 personas en los distintos departamentos, mismos que se mencionan enseguida: Figura 2. Plantilla de personal 2.5 Antecedentes Empresa fundada en el año de 1995, con la idea de comercializar partes y refacciones de la industria de camiones pesados, carga y pasaje. 2.6 Principales funciones Dirección General Autorización de requerimientos de material. Checar variaciones de precios con la competencia. 8 Verificar asistencia del personal. Supervisar entrega de productos al cliente. Archivo de facturas. Compras- Ventas Comunicación con clientes. Revisión de facturas. Estadística de ventas. Formulación de pedidos faltantes. Visitas a clientes. Recepción del material. Surtido de material. Contabilidad Facturación. Captura de pólizas. Control de bancos y chequera. 2.7 Catálogo de productos Principalmente filtros para motor, sistemas de escape partes de colisión, tanques de combustible, tanques de aire y soporteria en general de los cuales se mencionan algunos a continuación: Asientos. Base portafaro, platafones y faros qsp. Cabina bote 9400-861, cámara de freno kysor y cofre. Defensa. Espejos qsp y extensión defensa. Faros. Filtros. Guardafango. Kit de bujes con adaptadores y kits de balatas. Largueros dina 861 y 9400. 9 Marco con grapa y marco sin grapa. Parrillas htq, percha del international y perchas tras, qsp. Pichancha tanque de aluminio y portallantas. Soporte silenciador 9400, soportes tanque qsp. Soporte trav. de cabina y barra de torsión, soportes para tanque de aluminio. Tanque con escalón, tanque sin escalón y tanque con llenado al centro. Tanque de aluminio, tanque de combustible bussiness class y tanque refresquero mercedes benz. Tanque deareador freightliner, tanque rederador dina 9400, mercedes, qsp, famsa tipo salchicha. Tanque famsa, tapón con llave y gollete para qsp y tapones tanque de aluminio. Travesaño de radiador, travesaño de cierre y travesaño tipo moño. Ventilador htq y cab over. Varios: tapa maza, soporte defensa qsp, soporte tanque de aire, soporte escalón y escalón tipo barra. 2.8 Clientes Compañías de transportes de carga y flotilleros. Refaccionarías de partes automotrices. Talleres de reparación y mantenimiento en general. Compañías industriales o comerciales que cuentan con su propio equipo de transporte de carga. DINA INTERNATIONAL MERCEDES BENZ 2.9 Proveedores Cummins Filtration, S. de R.L. de C.V. Fabricantes de Tanques de Combustible y Anticongelante. Distribuidoras de Refacciones de camiones. 10 Capítulo lll Marco teórico 3.1 Calidad 3.1.1 Definiciones de calidad La palabra calidad designa al conjunto de atributos o propiedades de un objeto que nos permiten emitir un juicio de valor acerca de él. En este sentido se habla de la nula, poca, buena o excelente calidad de un objeto. 3 Es difícil dar una explicación de calidad, pero a continuación se proporcionan algunas definiciones de los principales aportadores: “Lo que hagas, mídelo; lo que midas, contrólalo; lo que controles, mejóralo. Nunca olvides que para organizaciones, trabajamos para personas”. Edwards Deming “Calidad es cumplir con los requisitos; su sistema es la prevención y su estándar de realización es cero defectos”. Philip B. Crosby “Para hacer las cosas con calidad hay que dar tres pasos: planearla, controlarla y mejorarla”. Joseph M. Juran “La clave de la calidad es la plena satisfacción de los clientes, por eso, usted preocúpese por la calidad, los beneficios llegarán solos”. Kaoru Ishikawa “Calidad es un calificativo que empleamos en nuestras expresiones comunes para indicar las cualidades superiores de una persona, objeto o servicio” 4 . 3 GUTIÉRREZ, Mario, “Administrar para la calidad”, México, Limusa, p. 23. 4 JACOB Cerecedo Abigaíl, ESCOBEDO Escobedo Carlos, “Administración y calidad”, México, p. 7y8 11 De esta manera podemos observar características que presenta el término calidad, esta expresión designa entonces un juicio positivo con respecto a las características del objeto. El significado del vocablo calidad en este caso pasa a ser equivalente al significado de los términos excelencia, perfección. El concepto de perfección durante la Edad media era tal, que se consideraba como obra perfecta sólo aquella que no tenía ningún defecto. La presencia de uno de éstos, por pequeño que fuera, era suficiente para calificar a la obra como imperfecta. 3.1.2 Antecedentes de la calidad La presencia de calidad en diversos productos ha sido no solo un hecho con presencia actual sino un requisito que ha estado presente desde la edad media, por ello se presenta una descripción breve de lo que ha representado la calidad en diferentes épocas misma que se redacta a continuación: Calidad en la edad media 5 La perfección era considerada sólo aquella que no tenía ningún defecto. La presencia de uno de éstos, por pequeño que fuera, era suficiente para calificar a la obra como imperfecta. Se ha acostumbrado hablar de perfección en relación con las mejores expresiones culturales, como son las obras maestras de arte en cualquiera de sus manifestaciones: arquitectura, pintura, música, literatura, etc., últimamente, sin embargo, los términos perfección y calidad se aplicancada vez con mayor frecuencia a los productos que son el resultado de la actividad de manufactura, debido, sobre todo, a la importancia que esta actividad comenzó a tener desde la transformación industrial, y sobre todo, en la actualidad. Calidad en la época artesanal 6 Los trabajos de manufactura en la época preindustrial, como eran prácticamente labores de artesanía, tenían mucho que ver con la obra de arte. El artesano ponía todo su empeño en hacer lo mejor posible cada una de sus obras cuidando incluso que la presentación del trabajo satisficiera los gustos estéticos de la época, dado que de la perfección de su obra dependía su prestigio artesanal. 5 Citado por GUTIÉRREZ, ídem., p. 24 6 Citado por GUTIÉRREZ, ídem., p. 24 12 El juicio acerca de la calidad del producto tenía entonces como base la relación personal que se establecía entre el artesano y el usuario. Cuando alguien necesitaba de un producto, como podría ser una herramienta o un determinado vestido o traje, exponía sus necesidades al fabricante, quien lo elaboraba de acuerdo con los requerimientos establecidos por el cliente. Como eran trabajos “hechos a la medida”, el productor sabía de inmediato si su trabajo había dejado satisfecho al cliente, o no. Calidad a partir de la época industrial 7 Con el advenimiento de la era industrial esta situación cambió. El taller cedió su lugar a la fábrica de producción masiva, bien fuera de artículos terminados o bien de piezas que iban a ser ensambladas en una etapa posterior de producción y que, por consiguiente, era reemplazables. El cambio en el proceso de producción trajo consigo cambios en la organización de la empresa. Como ya no era el caso de un operario que se dedicara a la elaboración de un artículo, fue necesario introducir en las fábricas procedimientos específicos para atender la calidad de los productos fabricados en forma masiva. Dichos procedimientos han ido evolucionado, sobre todo, durante estos últimos tiempos; lo cual ha sido a su vez ocasión para que se pusieran de relieve determinados matices involucrados en el concepto de calidad. En este proceso de evolución se distinguen cuatro diferentes etapas: 1ª Etapa: el control de la calidad mediante la inspección Esta etapa coincide con el periodo en el que comienza a tener mucha importancia la producción de artículos en serie. Ante esta situación era necesario ver si el artículo, al final de la línea de producción, resultaba apto o no, para el uso para el que estaba destinado; por eso, en las fábricas se vio la conveniencia de introducir un departamento especial a cuyo cargo estuviera la tarea de inspección. A este nuevo organismo se le denominó departamento de control de calidad. Según Frederick W. Taylor , el iniciador de la administración científica, toca a la administración definir la tarea de los operarios y especificarles el procedimiento y la relación que debe darse entre tiempos y movimientos. 7 Citado por GUTIÉRREZ, ídem., p. 25 13 La tarea de control de calidad compete a los supervisores. Es ésta una de sus ocho tareas específicas. G.S. Radford, en su obra The Control of Quality in Manufacturing, afirma que la inspección tiene como propósito examinar de cerca y en forma crítica el trabajo para comprobar su calidad y detectar los errores; una vez que éstos han sido identificados, personas especializadas en la materia deben ponerles remedio. Lo importante es que el producto cumpla con los estándares establecidos, porque el comprador juzga la calidad de los artículos tomado como base su uniformidad, que es el resultado de que el fabricante se ciña a dichas especificaciones. La inspección no sólo debe llevarse a cabo en forma visual, sino además con ayuda de instrumentos de medición. Radford propone métodos de muestreo como ayuda para llevar a cabo el control de calidad, mas no fundamenta sus métodos en la estadística: habla, además, de cómo debe organizarse el departamento de inspección. El libro toca otros aspectos relacionados con la calidad, como lo es la necesidad de que los diseñadores se involucren desde el comienzo en las actividades de calidad, la necesidad de que existan coordinación entre los diferentes departamentos y la relación que debe existir entre el mejoramiento de la calidad y la baja de los costos. El aseguramiento es la idea hacia atrás, hasta los primeros proveedores para “asegurarse” de que nos llegue todo bien a nuestros fabricantes y luego hasta el último consumidor. 2ª Etapa: El control estadístico de la calidad Los trabajos de investigación llevados a cabo, en la década de los treinta, por Bell Telephone Laboratories fueron el origen de lo que actualmente se denomina control estadístico de la calidad (Stadistical Quality Control SQC). A este grupo de investigadores pertenecieron, entre otros W.A. Shewhart, Harold Dodge, Harry Romig y, más tarde, G.D. Edward y Joseph Juran, quienes con el tiempo iban a ser figuras prominentes del movimiento hacia la calidad. 14 En 1931, W.A. Shewhart publicó su libro Economic Control of Quality of Manufactured Product, que significó un avance definitivo en el movimiento hacia la calidad. El autor proporciona una definición precisa del control a efectuarse en el proceso de manufactura, desarrolla técnicas eficaces para monitorear y evaluar día a día la producción, al mismo tiempo que propone diversas formas para mejorar la calidad. Shewhart fue el primero en reconocer que en toda producción industrial se da variación en el proceso. Esta variación debe ser estudiada con los principios de la probabilidad y de la estadística. Observó que no pueden producirse dos partes con las mismas especificaciones, lo cual se debe, entre otras cosas, a las diferencias que se dan en la materia prima, a las diferentes habilidades de los operadores y a las condiciones en que se encuentra el equipo. Más aún, se da variación aun en las piezas producidas por un mismo operador y con la misma maquinaria. La administración debe tomar en cuenta este hecho, relacionado íntimamente con el problema de la calidad. No se trata de suprimir la variación, esto resulta prácticamente imposible, sino de ver que rango de variación es aceptable sin que se originen problemas. El análisis expuesto tuvo su origen en el concepto de control estadístico de Shewhart, quien desarrollo técnicas estadísticas sencillas para determinar dichos límites y gráficas de control en las que se pudieran presentar los resultados. Mientras Shewhart proseguía su trabajo con respecto al control del proceso, otros investigadores de la misma compañía, principalmente Harold Dodge y Harry Roming, avanzaba en la forma de llevar a cabo la práctica del muestreo, que es el segundo elemento importante del control estadístico del proceso. Las técnicas del muestreo parten del hecho de que en una producción masiva es imposible inspeccionar todos los productos, para diferenciar los productos buenos de los malos. De ahí la necesidad de verificar un cierto número de artículos entresacados de un mismo lote de producción, para decidir sobre esta base si el lote entero es aceptable o no. Sin embargo, esta forma de proceder incluye riesgos: debido a los defectos de unas cuantas muestras se puede rechazar todo un lote de producción de calidad aceptable, como también se puede pasar como bueno un lote que en realidad debería ser rechazado. Los investigadores, que 15 consideraron este problema como riesgo del productor y del consumidor, desarrollaron también algunas técnicas para solventarlo. La participación de Estados Unidos en la Segunda Guerra mundial y la necesidad de producir armamento en grandes cantidades fueron la ocasión para que se aplicaran con mayor amplitud los conceptos y las técnicas del control estadístico de la calidad. En diciembre de 1940, el Departamento de Guerra de Estados Unidos formó un comitépara establecer estándares de calidad. Dicho Departamento se enfrentó con el problema de determinar los niveles aceptables de calidad de las armas e instrumentos estratégicos proporcionados por diferentes proveedores. Se presentaron dos alternativas: se daba un entrenamiento masivo a los contratistas en el uso de las gráficas del control del proceso, o bien, se desarrollaba un sistema de procedimientos de aceptación mediante un sistema de muestreo a ser aplicado por inspectores del gobierno. Se optó por esta segunda forma de proceder; y en 1942 el Departamento de Guerra estableció la sección de Control de Calidad, organismo en el que ocuparon puestos relevantes algunos especialistas en estadística de la Compañía Bell Telephone Laboratories. Este grupo desarrolló pronto un conjunto de tablas de muestreo basadas en el concepto de niveles aceptables de calidad (aceptable quality levels AQL). En ellas se determinaba el máximo por ciento de defectos que se podían tolerar para que la producción de un proveedor pudiera ser considerada satisfactoria. La necesidad de elaborar programas de entrenamiento en asuntos referentes al control de calidad con la cooperación de importantes universidades de Estados Unidos, fue la ocasión para que los conceptos y las técnicas del control estadístico se introdujeran en el ámbito universitario. Los estudiantes que habían tomado cursos comenzaron a integrar sociedades locales de control de calidad. Fue así como se originó la American Society for Quality Control (ASQC) y otras más. A finales de la década de los cuarenta, el control de la calidad era parte ya de la enseñanza académica. Sin embargo, se le consideraba únicamente desde el punto de vista estadístico y se creía que el ámbito de su aplicación se reducía, en la práctica, al departamento de manufactura y producción. 16 Se inicia una nueva etapa en el movimiento hacia la calidad sólo hasta el momento en que se perciben las implicaciones que el control estadístico de la calidad tiene para la administración. 3ª Etapa: El aseguramiento de la calidad Esta tercera etapa se caracteriza por dos hechos muy importantes: la toma de conciencia por parte de la administración del papel que le corresponde en el aseguramiento de la calidad y la implantación del nuevo concepto de control de calidad en Japón. Antes de la década de los cincuenta, la atención se había centrado en el control estadístico del proceso, ya que en esta forma era posible tomar medidas adecuadas para prevenir los defectos. Este trabajo se consideraba responsabilidad de los estadísticos. Sin embargo, era necesario que quedara asegurado el mejoramiento de la calidad logrado; lo cual significaba que había que desarrollar profesionales dedicados al problema del aseguramiento de la calidad y que, más aún, había que involucrar a todos en el logro de la calidad. Todo lo cual requería un compromiso mayor por parte de la administración. Lo anterior implicaba una partida presupuestal dedicada específicamente a atender programas de calidad. Ciertamente se era consciente de que el producto defectuoso incidía en los costos de producción, pero la inversión hecha para asegurar la calidad. Tales eran, en el fondo, los problemas que se planteaban al inicio de esta nueva época del desarrollo del movimiento hacia la calidad. Cuatro son ahora los autores más importantes que figuran: W. Edwards Deming, Joseph Juran, Armand Feigenbaum y Philip B. Crosby. Deming pone de relieve la responsabilidad que la alta gerencia tiene en la producción de artículos defectuosos. Juran investiga los costos de la calidad. Feigenbaum, por su parte, concibe el sistema administrativo como coordinador, en la compañía, del compromiso de todos en orden al logro de la calidad. Crosby es el promotor del movimiento denominado cero defectos. W. Edwards Deming ocupa un lugar preponderante en el movimiento hacia la calidad debido, sobre todo, a su planteamiento visionario de la responsabilidad de la administración y a la influencia que tuvo en el movimiento japonés hacia la calidad. 17 Su planteamiento es el siguiente: si se mejora la calidad, disminuyen los costos. La reducción de costos juntamente con el mejoramiento de la calidad se traduce en mayor productividad. La empresa con mayor productividad es capaz de capturar un mercado cada vez mayor, lo cual le va a permitir permanecer en el mundo de los negocios conservando así las fuentes de trabajo para sus empleados. Hacer este cambio en el sistema es tarea de la alta gerencia. Dado que la alta gerencia es responsable del sistema y puesto que gran parte de los productos defectuosos se derivan del sistema mismo, la alta gerencia, y no los trabajadores, es la responsable en mayor medida (el 85%) de los productos defectuosos. Si la alta gerencia quiere cumplir con la responsabilidad que le compete en esta época de gran competitividad, debe llevar a cabo determinadas acciones (los catorce puntos de Deming) que le van a permitir hacer el cambio del sistema. El planteamiento de Deming se publicó en su obra Quality, Productivity, and Competitive Position, editada en 1982. Joseph Juran, en su libro Quality Control Handbook editado en 1951, trató el tema de los costos de la calidad y de los ahorros substanciales que los administradores podían lograr si atendían inteligentemente el problema. Estos ahorros los compara el autor con el “oro de una mina” que es necesario saber explotar. Algunos costos de producción, son inevitables, pero otros se pueden suprimir. Son inevitables los relacionados con el control de la calidad. Los que se pueden suprimir son los que se relacionan con los productos defectuosos, como son el material de desecho, las horas invertidas en reparaciones, en retrabajo y en atender reclamaciones, y las pérdidas financieras que resultan de clientes insatisfechos. Si se suprimieran todos estos costos invirtiendo en el mejoramiento de la calidad, se lograrían ahorros verdaderamente substanciales. Se estaría explotando el “oro contenido en la mina”. Es responsabilidad de la alta gerencia decidir qué tanto quiere invertir en este mejoramiento. Los administradores, además, deben tener en cuenta que determinadas decisiones tienen consecuencias muy importantes. Por ejemplo, la inversión hecha en el diseño de calidad de un nuevo producto va a repercutir grandemente en los costos de fabricación del producto y en la aceptación que el artículo va a tener entre los consumidores. En 1956, Armand Feigenbaum en su libro Total Quality Control, propone por primera vez el concepto control total de calidad. Su planteamiento es el siguiente: no es posible fabricar productos de alta calidad si el departamento de manufactura trabaja aisladamente. Para que el control de calidad sea efectivo, éste debe iniciarse con el diseño mismo del producto y terminar sólo cuando el artículo éste en manos de un consumidor satisfecho. Por consiguiente, el principio fundamental del que hay que partir es el siguiente: la calidad es trabajo de todos y de cada uno de los que intervienen en cada etapa del proceso. 18 Diferentes departamentos deben intervenir, en mayor o menor medida dependiendo de la actividad que les es propia, tanto en el control del diseño de un nuevo producto como en el control del material que entra y en el control del producto que sale a la venta. Si no intervienen grupos interdepartamentales en todas estas actividades, se corre el riesgo de cometer errores en el proceso, que tarde o temprano van a ser causa de problemas en la línea de ensamble o, peor aún, cuando el producto éste ya en manos del consumidor. A fin de que el sistema funcione, es necesario que las compañías desarrollen matrices en las que las compañías desarrollen matrices en las que expresen las responsabilidades que los diferentes departamentos tienen con respecto a determinadas actividades o funciones.De ahí la necesidad de constituir equipos interdepartamentales que tengan como función llevar a la mesa de discusión los puntos de vista de los diferentes departamentos y asegurar el que estos puntos de vista sean tomados en cuenta en la actividad propia de cada departamento. La alta gerencia es, en último término, la responsable de la efectividad del sistema. Tanto Juran como Feigenbaum señalan la necesidad de contar con nuevos profesionales de la calidad que reúnan conocimientos estadísticos con habilidades administrativas; expertos en ingeniería de control de calidad, que sepan planear la calidad a alto nivel, coordinar las actividades de otros departamentos y empresas, así como establecer estándares de calidad y proporcionar mediciones adecuadas; pero también ve cómo se comporta el producto en el mercado a fin de mejorar el diseño del producto y para competir mejor. Philip B. Crosby está ligado con la filosofía conocida como cero defectos, que se experimentó en la Martín Company, fábrica de los misiles Pershing. El hecho de haber podido entregar en Cabo Cañaveral uno de estos artefactos el 12 de diciembre de 1961 sin ningún defecto y el haber podido entregar otro en febrero de 1962 también sin ningún defecto, pero este último ya como resultado de una petición expresa de la administración a los trabajadores en este sentido, hizo caer en la cuenta a los directivos de esta compañía que cuando la administración pide perfección, ésta se da. Si no se da la perfección en un trabajo, esto se debe a que la administración o no la exige o los trabajadores no tienen la intención de darla. Dicho razonamiento permitió ver la importancia que tiene motivar a los trabajadores y hacerlos conscientes de que pueden hacer su labor sin ningún defecto. El programa se denominó cero defectos y se distinguió por el énfasis que puso en hacer conscientes de la importancia del programa a quienes iban a participar en él y en motivarlos. Martín 19 Company, pues, articuló una filosofía, según la cual el único estándar aceptable de calidad es cero defectos. Para lograr este propósito entrenó a sus trabajadores, hizo eventos especiales, estableció metas y llevó a cabo evaluaciones. Philip B. Crosby, quien trabajó en la compañía Martín en la década de los sesenta, divulgó esta filosofía en su libro Quality is Free. A juicio de este autor es técnicamente posible lograr una excelente calidad: la cual es lo más redituable desde el punto de vista económico. 4ª Etapa: La calidad como estrategia competitiva En las dos últimas décadas ha tenido lugar un cambio muy importante en la actitud de la la alta gerencia con respecto a la calidad debido, sobre todo, al impacto que, por su calidad, precio y confiabilidad, han tenido los productos japoneses en el mercado internacional. Se trata de un cambio profundo en la forma como la administración concibe el papel que la calidad desempeña actualmente en el mundo de los negocios. Si en épocas anteriores se pensaba que la falta de calidad era perjudicial a la compañía, ahora se valora la calidad como la estrategia fundamental para alcanzar competitividad y, por consiguiente, como el valor más importante que debe presidir las actividades de la alta gerencia. La calidad no pasa a ser estrategia competitiva sólo porque se apliquen métodos estadísticos para controlar el proceso; como tampoco lo es por el hecho de que todos se comprometan a elaborar productos sin ningún defecto, pues esto de nada serviría si no hay mercado para ellos. La calidad pasa a ser estrategia de competitividad en el momento en el que la alta gerencia toma como punto de partida para su planeación estratégica los requerimientos del consumidor y la calidad de los productos de los competidores. Se trata de planear toda la actividad de la empresa, en tal forma de entregar al consumidor artículos que respondan a sus requerimientos y que tengan una calidad superior a las que ofrecen los competidores. Esto, sin embargo, implica cambios profundos en la mentalidad de los administradores, en la cultura de las organizaciones y en las estructuras de las empresas. La experiencia que las empresas japonesas han tenido en la implantación de un sistema administrativo enfocado al logro de la calidad ha contribuido en gran medida a visualizar cuáles deben ser estos cambios y, por consiguiente, a comprender los pasos a dar para lograr que la calidad llegue a ser la estrategia competitiva por excelencia. 20 3.1.3 Dimensiones de la calidad Después de presentar algunas definiciones, así como antecedentes, es necesario conocer que existen varias maneras de evaluar la calidad de un producto. Con frecuencia es de suma importancia distinguir estas diferentes dimensiones de la calidad 8 mismas que se resumen a continuación: 1. Desempeño. (¿Servirá el producto para el fin proyectado?) Los clientes potenciales suelen hacer la evaluación de un producto para determinar si puede desempeñar ciertas funciones especificas y qué tan bien lo hace. Por ejemplo, podría hacerse la evaluación de varios paquetes de software de hojas de cálculo para PC a fin de determinar qué operaciones de manipulación de datos realizan. Podría describirse que uno de ellos tiene un desempeño superior con respecto a la velocidad de ejecución. 2. Confiabilidad. (¿Con que frecuencia falla el producto?) Productos complejos, tales como muchos aparatos domésticos y de oficina, automóviles o aeroplanos, generalmente requerirían alguna reparación en el curso de su vida de servicio. Por ejemplo, debería esperarse que un automóvil necesite una reparación ocasional, pero si el automóvil requiere reparaciones frecuentes, se dice que no es confiable. Se trata de una industria donde la dimensión de la confiabilidad en la calidad tiene un efecto muy importante sobre la percepción de la calidad por parte del cliente. 3. Durabilidad. (¿Cuánto tiempo dura el producto?) Se trata de la vida de servicio efectivo del producto. Los clientes quieren, obviamente, productos que tengan un desempeño satisfactorio durante un periodo de tiempo prolongado. De nueva cuenta, las industrias automotriz y de aparatos domésticos y de oficina son ejemplos de negocios en los que esta dimensión de la calidad es muy importante para la mayoría de los consumidores. 4. Facilidad de servicio. (¿Qué tan fácil es reparar el producto?) Hay muchas industrias en las que la percepción del cliente sobre la calidad recibe influencia directa de la rapidez y la economía con que puede llevarse a cabo una actividad de mantenimiento de rutina o una reparación. Ejemplos: incluye las industrias de aparatos domésticos, de oficina y la automotriz así como muchos tipos de industrias de servicios (¿cuánto tiempo le toma a una compañía de tarjetas de crédito corregir un error en una cuenta?). 8 MONTGOMERY, Douglas, “Control Estadístico de la calidad”, México, Limusa, p. 2y3 21 5. Estética. (¿Cómo luce el producto?) Se trata del atractivo visual del producto, con frecuencia tomando en consideración factores tales como el estilo, color, forma, alternativas de empaque, características táctiles y otros aspectos sensoriales. Por ejemplo, los fabricantes de refrescos se han apoyado en el atractivo visual de sus envases para diferenciar su producto de la competencia. 6. Características incluidas. (¿Qué hace el producto?) En general, los clientes, asocian la alta calidad con los productos que tienen incluidas características adicionales; es decir, que tienen características que superan el desempeño básico de la competencia. Por ejemplo: podría considerarse que un paquete de software de hoja de cálculo es de calidad superior si tiene integradas funciones de análisis estadístico que sus competidores no las incluyen. 7. Calidad percibida. (¿Cuál es la reputación de la compañía o de su producto?) En muchos casos, los clientes se basanen la reputación pasada de la compañía respecto de la calidad de sus productos. En esta reputación influyen de manera directa las fallas del producto que son muy visibles para el público o que requieren la devolución del mismo, así como el trato que recibe el cliente cuando informa de un problema relacionado con la calidad del producto. La calidad percibida, la lealtad del cliente y los negocios repetidos están estrechamente interconectados. Por ejemplo: si uno hace viajes de negocios regulares utilizando una aerolínea particular, y el vuelo casi siempre llega a tiempo y el personal de la aerolínea no extravía ni daña el equipaje, uno probablemente preferirá volar en esa compañía que con sus competidores. 8. Conformidad con los estándares. (¿El producto se fabrica exactamente como lo proyectó el diseñador?) Es común considerar que un producto es de alta calidad cuando cumple puntualmente con los requerimientos que se le asignan. Por ejemplo: ¿es adecuado el ajuste del cofre de un automóvil nuevo?, ¿su nivelación con la altura de las salpicaderas es perfecta, y el espacio entre el cofre y las salpicaderas es exactamente el mismo en todas partes? Las partes manufacturadas que no cumplen de manera exacta con los requerimientos del diseñador pueden causar serios problemas de calidad cuando se usan como componentes de un ensamble más complejo. Un automóvil se compone de varias miles de partes. Si cada una de ellas es un poco más grande o más pequeña, muchos de los componentes no encajarán entre sí adecuadamente, y el vehículo (o sus subsistemas principales) quizá no tengan el desempeño proyectado por el diseñador. 22 3.1.4 Costos de la calidad Todas las organizaciones de negocios utilizan controles financieros. Estos controles financieros implican una comparación de los costos reales y los presupuestados, junto con un análisis asociado y acciones sobre las diferencias o varianzas entre las cifras reales y las presupuestadas. Se acostumbra aplicar estos controles financieros a nivel departamental o funcional. Durante muchos años no hubo ningún esfuerzo directo para medir o explicar los costos de la función de calidad. Sin embargo, a partir de los años 1950 muchas organizaciones empezaron a hacer la evaluación formal del costo asociado con la calidad. Hay varias razones por las que el costo de la calidad debería considerarse de manera explícita en una organización. Entre ellas se encuentran: 1. El incremento del costo de la calidad debido al incremento en la complejidad de los productos manufacturados asociada con los avances tecnológicos. 2. Una mayor conciencia de los costos del ciclo de vida, incluyendo mantenimiento, mano de obra, partes de repuesto y el costo de las fallas de campo. 3. La necesidad de que los ingenieros de calidad y los administradores comuniquen el costo de la calidad en el lenguaje de la dirección general, a saber, dinero. Como resultado, los costos de la calidad han surgido como una herramienta de control financiero para la administración y como una ayuda para identificar las oportunidades de reducir los costos de la calidad. En términos generales, los costos de la calidad consisten en aquellas categorías de los costos que se asocian con la producción, identificación, evitación o reparación de productos que no cumplen con los requerimientos. Muchas organizaciones manufactureras y de servicios clasifican los costos de la calidad en cuatro categorías: costos de prevención, costos de valuación, costos de fallas internas y costos de fallas externas. En la tabla 1 se puede apreciar la clasificación de los costos de calidad según Montgomery en su obra Control estadístico de la calidad: 23 Costos de prevención Planeación e ingeniería de calidad Revisión de nuevos productos Diseño del producto/proceso Control del proceso Encendido Capacitación Adquisición y análisis de datos sobre la calidad Costos de fallas internas Desechos Reprocesamiento Repetición de pruebas Análisis de fallas Tiempo ocioso Pérdidas de rendimiento Degradación (fuera de especificación) Costos de valuación Inspección y prueba del material de entrada Inspección y prueba del producto Materiales y servicios consumidos Mantenimiento de la precisión del equipo de prueba Costos de fallas externas Ajuste de quejas Producto/material devueltos Cargos por garantía Costos de responsabilidad legal Costos indirectos Tabla 1 Costos de calidad 9 Costos de prevención Los costos de prevención son aquellos costos asociados con los esfuerzos de diseño y manufactura que están dirigidos a la prevención de disconformidades. En términos generales, los costos de prevención son todos aquellos costos en que incurre en un esfuerzo por “hacer bien a la primera”. Las principales subcategorías de los costos de prevención son: Planeación e ingeniería de calidad. Los costos asociados con la creación del plan general de calidad, el plan de inspección, el plan de confiabilidad, el sistema de datos y todos los planes y las actividades especializadas de la función de aseguramiento de calidad; la elaboración de manuales y procedimientos usados para comunicar el plan de calidad, y los costos para auditar el sistema. 9 Citado por MONTGOMERY ídem., p. 27 24 Revisión de productos nuevos. Los costos de la presentación de cotizaciones, de la evaluación de nuevo diseños desde el punto de vista de la calidad, de la elaboración de pruebas y programas experimentales para evaluar el desempeño de nuevos productos, y de otras actividades relacionadas con la calidad durante las etapas de desarrollo y preproducción de nuevos productos o diseños. Diseño del producto/proceso. Los costos en que se incurre durante el diseño del producto o la selección de los procesos de producción que están dirigidos a mejorara la calidad global del producto. Por ejemplo, una organización puede decidir hacer redundante un circuito componente particular porque con ello se aumentará la confiabilidad del producto al incrementar el tiempo medio entre las fallas. Alternativamente, puede decidir fabricar un componente utilizando el proceso A en vez del proceso B porque con el proceso A el producto pude fabricarse con tolerancias más estrictas, lo cual resultará en menos problemas de ensamblaje y manufactura. Esto puede incluir el proceso de un proveedor, por lo que el costo de optar por la cotización que no sea la más baja también puede ser un costo de prevención. Control del proceso. El costo de las técnicas para el control del proceso, tales como las cartas de control, que monitorean el proceso de manufactura en un esfuerzo por reducir la variación e incorporar calidad en el producto. Encendido. El costo de la operación antes del embarque del producto, a fin de prevenir la ocurrencia de fallas al principio de su uso en el campo. Capacitación. El costo de desarrollar, preparar, implementar, operar y mantener programas de capacitación formal en la calidad. Adquisición y análisis de datos sobre la calidad. El costo de correr el sistema de información sobre la calidad para adquirir datos del desempeño del producto y del proceso; también el costo del análisis de estos datos para identificar problemas. Incluye el trabajo de resumen y publicación de la información sobre la calidad para la administración. Costos de valuación Los costos de valuación son los costos asociados con la medición, evaluación o auditoría de los productos, de los componentes y de los materiales adquiridos a fin de asegurar la conformidad con los estándares que se han impuesto. Se incurre en estos costos para determinar la condición del producto desde el punto de vista de la calidad y para asegurar que cumple con las especificaciones. Las principales subcategorías son: 25 Inspección y prueba del material de entrada. Los costos asociados con la inspeccióny prueba de todo el material suministrado por proveedores. Esta subcategoría incluye la inspección y prueba de recepción; la inspección, prueba y evaluación en las instalaciones del proveedor, y una auditoría periódica del sistema de aseguramiento de calidad del proveedor. También podrían incluirse aquí los proveedores de la propia planta. Inspección y prueba del producto. El costo de verificar la conformidad del producto en las diferentes etapas de su fabricación, incluyendo la prueba de aceptación final, verificaciones del empaque y embarque, y cualquier prueba realizada en las instalaciones del cliente antes de remitirle el producto. Se incluye aquí también la prueba de duración, la prueba ambiental, y la prueba de confiabilidad. Materiales y servicios consumidos. El costo del material y los productos que se consumen en una prueba destructiva o que se demeritan en las pruebas de confiabilidad. Mantenimiento de la precisión del equipo de prueba. El costo de operar un sistema que mantiene calibrados los instrumentos y equipos de medición. Costos de fallas internas Se incurre en costos de fallas internas cuando, productos, componentes, materiales y servicios no cumplen con los requerimientos de calidad, y esta falla se descubre antes de entregar el producto al usuario. Estos costos desaparecerían si el producto no tuviera defectos. Las principales subcategorías de los costos de las fallas internas son: Desechos. La pérdida neta de mano de obra, material y gastos generales que resultan de un producto defectuoso cuya reparación o aprovechamiento no es económicamente factible. Reprocesamiento. El costo de corregir las unidades disconformes para que cumplan con las especificaciones. En algunas operaciones de manufactura los costos de reprocesamiento incluyen las operaciones o pasos adicionales en el proceso de manufactura que se crean para resolver defectos crónicos o defectos esporádicos. Repetición de pruebas. El costo de inspeccionar o probar nuevamente productos que se han sometido a reprocesamiento y otras modificaciones. Análisis de fallas. El costo en que se incurre para determinar las causas de las fallas del producto. Tiempo ocioso. El costo de una suspensión de las actividades en las instalaciones de producción como resultado de una disconformidad con los requerimientos. La línea de 26 producción puede pararse debido a materias primas disconformes de un proveedor, las cuales pasaron inadvertidas en la inspección de recepción. Pérdidas de rendimiento. El costo de los rendimientos del proceso que son menores de los que podrían alcanzarse con controles mejorados (por ejemplo, los envases de refresco que se llenan en exceso debido a una variabilidad excesiva en el equipo de llenado). Degradación/fuera de especificación. El diferencial en el precio entre el precio de venta normal y cualquier precio de venta que podría obtenerse para un producto que no cumple con los requerimientos del cliente. La degradación es una práctica común en las industrias textil, electrónica y de la confesión. El problema con la degradación es que los productos vendidos no recuperan el margen de contribución total a las ganancias y los gastos generales como los productos que cumplen con las especificaciones usuales. Costos de fallas externas Los costos de fallas externas ocurren cuando el producto no tiene un desempeño satisfactorio después de que se hace llegar al cliente. Estos costos también desaparecerían si todas las unidades del producto cumplieran con los requerimientos. Subcategorías de los costos externos son: Ajuste de quejas. Todos los costos de investigación y ajuste de quejas justificadas atribuibles al producto disconforme. Productos/materiales devueltos. Todos los costos asociados con la recepción, manejo y reemplazo de productos o materiales disconformes que se devuelven en el campo. Cargos por garantía. Todos los costos incluidos en el servicio a consumidores bajo contratos de garantía. Costos de responsabilidad legal. Los costos o concesiones en que se incurre como resultado de un litigio por responsabilidad legal del producto. Costos indirectos. Además de los costos de operación directos de las fallas externas, hay un número significativo de costos indirectos. Se incurre en ellos debido a la insatisfacción del cliente con el nivel de calidad del producto entregado. Los costos indirectos pueden reflejar la actitud del cliente hacia la compañía. Incluyen los costos de la pérdida de reputación del negocio, la pérdida de negocios futuros y la pérdida de participación en el mercado que resultan inevitablemente de la entrega de productos y servicios que no cumplen con las expectativas del cliente respecto de la adecuación de uso del producto. 27 3.2 Clásicos de la calidad En lo que respecta a los personajes que se han involucrado en el tema de la calidad, cabe mencionar aquellos autores que desarrollaron filosofías y herramientas; las cuales han sido reproducidas por personal de las organizaciones y cuyo propósito ha sido el de mantenerse en un mercado competitivo. En la siguiente tabla se aprecia la orientación y las principales filosofías que aportaron los autores de la gestión de la calidad. Tabla 2 Orientación de los profesionales de la gestión de la calidad. Autor Definición de la Calidad Orientación Desarrollo Edwards W. Deming Adecuación para el objetivo Cliente Los 14 puntos de la calidad Deming y el ciclo PDCA Siete enfermedades mortales Sistema de profundo conocimiento Joseph M. Juran Adecuación para el uso Cliente Trilogía de la calidad Las cinco características de la calidad Cliente interno Las cuatro fases de resolución de problemas Consejo de calidad Espiral de la calidad Shingeo Shingo Ninguna específica Producción con calidad Poka Yoke (a prueba de errores) SMED (Single Minute Exchange of Die / Cambio de modelo en minutos de un sólo dígito) ZQC (Zero Quality Control / Cero Control de Calidad) Kaoru Ishikawa Ninguna específica Proveedor Diagrama de núcleo Clasificación de las herramientas estadísticas de la calidad Control de la calidad a nivel de la compañía Círculos de calidad Armand V. Feigenbaum Satisfacción del cliente a los más bajos costes Proveedor Ciclo industrial Utilización del consultor de calidad Genichi Taguchi Ninguna específica Proveedor Métodos de calidad de diseño Philip B. Crosby Conformidad con las necesidades Proveedor Cinco absolutos de la calidad Los 14 puntos del plan de calidad 28 3.2.1 William Edwards Deming Entre las aportaciones más significativas de este autor se citan las siguientes: Deming introdujo los 14 puntos, el ciclo de Deming y las siete enfermedades mortales. Asimismo introdujo su sistema de conocimiento profundo y mantuvo la definición de calidad como adecuación al objetivo. 10 3.2.2 Joseph M. Juran Juran mantuvo la definición de la calidad como adecuación al uso, que puede ser subdividida en calidad de diseño, calidad de conformidad, disponibilidad y servicio post-venta. El concepto está basado en cinco características que son: tecnologías, psicológicas, temporales, contractuales y éticas. Juran también introdujo el concepto del cliente interno. El enfoque de Juran fue siempre hacia la mejora de la calidad, dividida en definición del proyecto, diagnóstico, solución, obtención de ganancias. Juran introdujo además la noción del consejo de calidad. 11 3.2.3 Shingeo Shingo A Shingo se le acredita el haber creado y formalizado Cero Control de Calidad (ZQC), un enfoque que resalta la aplicación de las Poka Yoke. El Cero Control de Calidad se basa en la premisa de que los defectos se dan porque ocurren errores en el proceso, por lo que se contra resta al realizar inspecciones,autochequeos y controles sucesivos como técnicas de inspección. El Poka yoke (a prueba de errores) es un dispositivo destinado a evitar errores que garantiza evitar producir piezas mal fabricadas en el proceso con el consiguiente costo. Por otra parte SMED es el acrónimo de Single Minute Exchange of Die que se refiere al cambio de herramienta en pocos minutos. 10 JAMES T. Paul, Gestión de la Calidad Total. Un texto introductorio, Editorial Prentice Hall, España 2008, p. 45. 11 Citado por JAMES T., ídem., p.45. http://www.geocities.com/wallstreet/exchange/9158/zqc.htm http://www.geocities.com/wallstreet/exchange/9158/poka.htm 29 Shingo introdujo la idea de que en general cualquier cambio de máquina o inicialización de proceso debe durar no más de 10 minutos; su objetivo es reducir los tiempos de cambio, es decir el tiempo dedicado al ajuste y permitir así reducir el tamaño del lote mínimo. Hay que destacar que el trabajo de Shingo fue una gran aportación principalmente para la empresa manufacturera por sus aportaciones aunque una vez comprendidos pueden focalizarse para presentarlos en las organizaciones que lo demanden. 3.2.4 Kaoru Ishikawa A Ishikawa se le conoció mejor por sus contribuciones a la gestión de la calidad a través del control estadístico de la calidad. El desarrollo de lo que ahora se conoce como el diagrama (de espina de pescado) de Ishikawa y el empleo de las siete viejas herramientas de la calidad, ofreció las bases de la capacitación para el empleo de las técnicas de resolución de problemas. El objetivo principal de Ishikawa era involucrar a todo el personal en el desarrollo de la calidad, no solamente a la dirección. 12 3.2.5 Armand V. Feigenbaum Feigenbaum se dio a conocer por su trabajo en control de calidad y originó el ciclo industrial, el desarrollo de un producto desde el concepto hasta su salida al mercado y más allá. Sin embargo, su visión de la calidad total no se extendió hacia la aplicación de la responsabilidad de la mejora de la calidad hacia todos los empleados de una organización, limitando su extensión a lo que su teoría podría poner hoy en práctica, aunque su visión sugiere que el uso de profesionales de la calidad como coordinadores y partidarios del proceso de la gestión de la calidad total es básico para el manejo de la calidad, una técnica muy usada en el presente. Feigenbaum también introdujo el concepto de la planta oculta, la idea de que los rechazos disminuían la capacidad real de una planta debido a la repetición del trabajo y no hacerlo bien desde el principio. 13 12 Citado por JAMES T., ídem., p.45. 13 Citado por JAMES T., ídem., p.45. http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Lote_m%C3%ADnimo&action=edit&redlink=1 30 3.2.6 Genichi Taguchi La mayor contribución de Taguchi se refiere a la eficacia en la calidad del diseño. Esencialmente sus métodos están enfocados al cálculo de los costes producidos por no satisfacer el valor objetivo especificado. Esto choca con las prácticas tradicionales de gestión de la calidad en que, mientras un producto satisfaga los límites de especificación establecidos para un producto/proceso (tolerancia), el producto es aceptable. En consecuencia, Taguchi desarrolló la función de pérdida, donde calcula la reducción de la utilidad como la distancia desde el valor del objetivo al producto o característica de proceso, que es la pérdida para la sociedad en términos de costes. La función de pérdida se aproxima al cuadrado de la distancia desde el valor del objetivo. El producto acabado de diseño más eficaz resulta, sugiere Taguchi, del uso de tres fases. Fase 1 Sistema de diseño, Fase 2 Parámetros y diseño robusto y Fase 3 Diseño de la tolerancia. 14 3.2.7 Philip Crosby Crosby mantuvo la definición de la calidad como en conformidad con las necesidades e introdujo la noción de que la calidad era libre. Crosby desarrollo lo que él llamó los cinco absolutos de la calidad, detrás de los cuales subyace la filosofía de la mentalidad de conformidad. Asimismo desarrolló un plan para la calidad de 14 puntos. 15 3.3 Normatividad y leyes aplicables 3.3.1 Normas ISO La ISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de electrotécnica. 14 Citado por JAMES T., ídem., p.45. 15 Citado por JAMES T., ídem., p.45. 31 Las Normas Internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la parte 2 de las Directivas ISO/IEC. La tarea principal de los comités técnicos es preparar normas internacionales. Los proyectos de normas internacionales adoptados por los comités técnicos se envían a los organismos miembros para su votación. La publicación como norma internacional requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros con derecho a voto. La ISO cuenta con una serie de normas entre las que párrafos posteriores se presentan: las normas ISO 9000:2005 e ISO 9001:2008. 3.3.1.1 Norma ISO 9000:2005 Esta norma mexicana describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad, los cuales constituyen el objeto de la familia de normas NMX-CC-IMNC, y define los términos relaciones con los mismos. 16 Esta norma mexicana es aplicable a: a) las organizaciones que buscan ventajas por medio de la implantación de un sistema de gestión de la calidad; b) las organizaciones que buscan la confianza de sus proveedores en que requisitos para los productos serán satisfechas; c) los usuarios de los productos; d) aquellos interesados en el entendimiento mutuo de la terminología utilizada en la gestión de la calidad (por ejemplo: proveedores, clientes, entes reguladores); e) todos aquellos que, perteneciendo o no a la organización, evalúan o auditan el sistema de gestión de la calidad para determinar su conformidad con los requisitos de la norma NMX- CC-9001-IMNC (por ejemplo: auditores, entes reguladores, organismos de certificación/registro); f) todos aquellos que, perteneciendo o no a la organización, asesoran o dan formación sobre el sistema de gestión de la calidad adecuado para dicha organización; g) quienes desarrollan normas relacionadas. 16 NMX-CC-9001-IMNC-2008 p. 1 32 3.3.1.2 Norma ISO 9001:2008 Esta norma mexicana especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad, cuando una organización. 17 a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y b) aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. NOTA 1 En esta norma mexicana, el término "producto" se aplica al producto destinado a un cliente o solicitado por él o por los procesos de realización del producto. Esto aplica a cualquier resultado previsto resultante de los procesos de realización del producto, incluyendo las compras. NOTA 2 Los requisitos legales y reglamentarios pueden expresarse como requisitos jurídicos. 3.3.2 Leyes aplicables 3.3.2.1 Ley Federal de Metrología y Normalización Esta ley señala en el artículo 2º 18 que su objeto es: I. En materia de Metrología: a) Establecerel Sistema General de Unidades de Medida; b) Precisar los conceptos fundamentales sobre metrología; c) Establecer los requisitos para la fabricación, importación, reparación, venta, verificación y uso de los instrumentos para medir y los patrones de medida; d) Establecer la obligatoriedad de la medición en transacciones comerciales y de indicar el contenido neto en los productos envasados; e) Instituir el Sistema Nacional de Calibración; 17 NMX-CC-9001-IMNC-2008 p. iii 18 Diputados [en línea]. , 2009. Disponible en Internet: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/130.pdf [consulta: 27 de octubre 2009]. 33 f) Crear el Centro Nacional de Metrología, como organismo de alto nivel técnico en la materia; y g) Regular, en lo general, las demás materias relativas a la metrología. II. En materia de normalización, certificación, acreditamiento y verificación: a) Fomentar la transparencia y eficiencia en la elaboración y observancia de normas oficiales mexicanas y normas mexicanas; b) Instituir la Comisión Nacional de Normalización para que coadyuve en las actividades que sobre normalización corresponde realizar a las distintas dependencias de la administración pública federal; c) Establecer un procedimiento uniforme para la elaboración de normas oficiales mexicanas por las dependencias de la administración pública federal; d) Promover la concurrencia de los sectores público, privado, científico y de consumidores en la elaboración y observancia de normas oficiales mexicanas y normas mexicanas; e) Coordinar las actividades de normalización, certificación, verificación y laboratorios de prueba de las dependencias de administración pública federal; f) Establecer el sistema nacional de acreditamiento de organismos de normalización y de certificación, unidades de verificación y de laboratorios de prueba y de calibración; y g) En general, divulgar las acciones de normalización y demás actividades relacionadas con la materia. 3.3.3 Normas Oficiales Mexicanas 19 Las Normas Oficiales Mexicanas (NOM´S) contienen la información, requisitos, especificaciones y metodología, que para su comercialización en el país, deben cumplir los productos o servicios a cuyos campos de acción se refieran. Son, en consecuencia, de aplicación nacional y obligatoria. Mismas que se pueden enfocar a los siguientes aspectos: Seguridad. Tienen por objetivo que los productos se integren y funcionen con materiales, procesos, sistemas y métodos que eviten riesgos a la salud, a la vida y al patrimonio de los consumidores. 19 PROFECO [en línea]. Disponible en Internet: http://www.profeco.gob.mx/juridico/noms.asp [consulta: 27 de octubre 2009]. 34 Eficiencia. Su objetivo es el de garantizar el uso y disfrute adecuado de los consumidores y propiciar la conservación de los sistemas ecológicos y de ahorro de elementos básicos para la vida. Prácticas comerciales, lineamientos informativos y requisitos de información (servicios). Su objetivo es que los consumidores usen, gocen y disfruten de servicios solventes previniendo y evitando que sean objeto de prácticas abusivas, desleales o coercitivas. Información comercial. Tienen por objetivo que en los productos se de a conocer a los consumidores las características, naturaleza, cantidades, advertencias y en general los elementos que le permitan mejores decisiones y le garantice su uso, goce y disfrute. Metrológicas. Su objetivo es que los instrumentos de medición a través de los cuales se determina el pago que tiene que hacer el consumidor, funcionen exactamente. 3.4 Organismos e Instituciones competentes Además de citar algunos de los rubros que abarca el tema de la calidad y de mencionar los clásicos de la calidad, es importante conocer qué organismos e instituciones son las competentes para este tema; es por ello que a continuación se cita el origen, razón de ser, alcance y su forma de organización de estas instituciones. 3.4.1 ISO 20 Origen La Organización Internacional para la Estandarización o ISO (International Organization for Standardization) es la organización de desarrollo de normas mundial más grande. La ISO nació de la unión de dos organizaciones ISA (International Federation of the National Standardizing Associations / Federación Internacional de las Asociaciones de Estandarización Nacional) establecida en Nueva York en 1926, y el UNSCC (United Nations Standards Coordinating Committee / Comité de Coordinación de Normas de Naciones Unidas), establecido en 1944. 20 About ISO [en línea]. International Organization for Standardization, 2009. Disponible en Internet: http://www.iso.org/iso/home.htm [consulta: 26 septiembre 2009]. http://www.iso.org/iso/home.htm 35 En octubre de 1946, delegados de 25 países, que se encuentran en el Instituto de Ingenieros Civiles en Londres, decidieron crear una nueva organización internacional, cuyo objeto sería "facilitar la coordinación internacional y la unificación de normas industriales". La nueva organización ISO oficialmente comenzó operaciones el 23 de febrero de 1947. Razón de ser La ISO es una organización internacional no gubernamental, que se especializa en la estandarización y cuestiones relacionadas. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Alcance Entre 1947 y el día presente, la ISO ha publicado más de 17500 Normas Internacionales, en los límites de normas para actividades como la agricultura y la construcción, en la ingeniería mecánica, en dispositivos médicos y en los acontecimientos de tecnología de la información más recientes. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país. Organización Sus miembros son los Institutos de Estandarización Nacionales de 162 países, basados en el principio de un miembro por país, y su Secretaría Central, localizada en Ginebra, Suiza, asegura la coordinación global. Con un personal de alrededor de 155 personas que representan 26 nacionalidades, la Secretaría Central es responsable de la coordinación total y el apoyo a la generación y la promoción de normas de ISO y otros productos de sistema de ISO, en idiomas como el francés y el inglés. 36 3.4.2 DGN 21 Razón de ser La Dirección General de Normas (DGN) tiene por misión aplicar la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, fomentar una cultura e infraestructura de la calidad encaminadas a la mejora continua de los productos y servicios que se consumen en el país; de tal manera que se resguarde tanto la seguridad como la salud humana y animal, se proteja el medio ambiente y se proporcione la información comercial verídica que brinde al consumidor los elementos para hacer una razonada opción de compra. Alcance La DGN, tiene la atribución, entre otras, de aplicar la Ley Federal de Protección al Consumidor en el ámbito de competencia de la Secretaria de Economía, así como las disposiciones derivadas de dicha ley, en lo relativo a la formulación, revisión, expedición, difusión y evaluación de la conformidad respecto de las normas oficiales mexicanas y normas mexicanas, por lo que pone a disposición información relevante de temas y actividades relacionadas con la Normalización Nacional e Internacional, la Metrología y la Evaluación de la Conformidad. Organización La Dirección General de Normas de la Subsecretaría de Competitividad y Normatividad de la Secretaría de Economía, es el órgano rector de las actividades de la Normalización, Metrología y Evaluación de la Conformidad, a través de la Dirección de Metrología. La Ley Federal sobre Metrología y Normalización y el Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología
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