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Introducción al Derecho I

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PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
EN LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE MADERAS Y
TRIPLAY PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

MÉXICO D.F. 2010.

T E S I S

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

P R E S E N T A N:
KARINA IVONNE ELIZALDE DE PAZ
SANDRA FABIOLA VARGAS MONTIEL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA
DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS

ÍNDICE.
Pág.
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
i
iii
CAPÍTULO I ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
1.1 Historia. 1
1.2 Antecedentes de la madera. 2
1.2.1 Propiedades de la madera. 2
1.2.2 Problemas con la madera. 4
1.2.3 Madera aserrada. 5
1.2.4 Problemas con el constructor. 6
1.3 Organigrama actual. 7
1.3.1 Funciones. 8
1.4 Productos y servicios que ofrece. 11
1.4.1 Productos. 11
1.4.2 Servicios. 15
1.5 Clientes y Proveedores. 16
Clientes. 16
Proveedores. 17

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
2.1 El Proceso administrativo. 18
2.1.1 Planeación. 19
2.1.2 Organización. 19
2.1.3 Dirección. 20
2.1.4 Control. 20
2.2 Calidad. 21
2.2.1 Concepto de calidad. 21
2.2.2 ¿Por qué debemos asegurar la calidad? 21
2.2.3 Aseguramiento de la calidad. 24
2.2.4 Factores relacionados con la calidad. 25
2.2.5 Calidad en el diseño y en el producto. 27
2.3. Productividad. 30
2.4 Motivación. 31
CAPÍTULO III SITUACIÓN ACTUAL
3.1 Metodología de la investigación. 35
3.2 Diseño de herramientas para la captación de la información. 39
3.3 Aplicación de las herramientas. 40
3.4 Análisis de la información. 41

3.5 Problemática detectada. 51
CAPÍTULO IV PROPUESTA DEL SISTEMA
4.1 Justificación. 52
4.2 Nuevo Organigrama. 52
4.2.1 Descripción de funciones. 52
4.3 Descripción de procedimientos. 58
4.4 Formatos de control. 97
CONCLUSIONES 141
BIBLIOGRAFÍA 142
ANEXOS 143

RESUMEN

Para que las primeras civilizaciones se establecieran como sociedad debió existir
algún registro, lo cual requirió de planeación, organización, dirección y control. Estas
actividades se debieron haber plasmado en algún documento, piedra, jeroglífico o mural,
ésto es para saber quién, cuándo, en dónde y el por qué de las cosas.

Administrar una empresa consiste en manejar sistemas complejos en mayor o menor
grado, ésto se lleva a cabo con procedimientos, formas y métodos, ya que éstos son los
elementos del sistema de una empresa bien organizada. Estos sistemas serán realistas,
objetivos y flexibles de acuerdo a los objetivos y necesidades de la empresa, para realizar
un cambio organizacional y buscar una mejora continua en los procesos, para disminuir
costos y eliminar la duplicidad del trabajo.

En su crecimiento, toda empresa tiene un desarrollo administrativo, particularmente
en la etapa de organización es donde la empresa se va a enfrentar con serios problemas.
Para estos problemas se debe implantar un sistema administrativo, que se lleve a cabo en la
misma, ya que éste se va a encargar del sistema de planeación (corto, mediano, largo plazo),
del sistema financiero (recursos humanos y monetarios), del sistema de recursos humanos
(reclutamiento, selección, contratación), sistema de recursos materiales (materia prima,
maquinaria), sistema de organización, procesos y métodos (ventas, ofertas) y el sistema
tecnológico (técnicas, tecnología).

Para que la empresa funcione correctamente hay que verificar que lo anterior esté
adecuado a los objetivos de los dueños de la organización. El objetivo primordial de este
proyecto, es el de elaborar un sistema administrativo para incrementar la productividad.
Implicará situaciones de cambio, ya que aparecerán factores que requieran ajustes, por lo
tanto esto afectará de manera directa a toda la organización.

Así como también dar a conocer la importancia de llevar un proceso administrativo en
la organización, tanto en las actividades de los directivos, como en la de los trabajadores,
todo ello para que la empresa logre ser competitiva y productiva en el mercado.

Se detectaron con las diferentes herramientas, problemas en la empresa como lo
fueron: no contar con un organigrama donde se identifique cada puesto y cada responsable,
las áreas no están bien definidas por lo que los empleados no saben a ciencia cierta qué
puesto ocupan, y se necesitan establecer formas en donde las áreas estén en constante
comunicación, no existe dentro de la empresa una descripción de puestos para los
trabajadores, no se tiene una clara descripción de actividades de cada puesto para los
trabajadores, no hay una supervisión y control de las actividades, tampoco existe un control de
inventarios dentro del almacén, asimismo se detectó que se necesitan incrementar las formas
de motivación por parte del dueño para los empleados de la organización, se necesita una
técnica para la medición de productividad de los trabajadores.

Para dar solución a dicha problemática, principalmente, se propone un nuevo
organigrama funcional, describiendo los niveles jerárquicos que toda empresa deber tener y
las funciones de cada una de las áreas. Se determinó que no se necesitan más recursos
humanos, ya que la empresa es pequeña, lo único que se está haciendo con el mismo
personal y sus funciones, determinar exactamente las actividades que su puesto debe de
desarrollar para así evitar duplicidad de funciones y tiempos muertos.

También se propone que el mismo dueño de la empresa, empiece por delegar
funciones entre los trabajadores de su empresa y comience a darles la confianza y la
responsabilidad, para que puedan llevar a cabo sus actividades, sin olvidar en resaltarles
quién es la autoridad en la empresa y darles a conocer la importancia que tiene que cada
trabajador realice correctamente sus actividades para obtener una mejor productividad para la
misma.

Ésto se complementa con la descripción de procedimientos y su respectivo diagrama
de cada una de las actividades más esenciales que tiene la empresa. En donde se describe
con quién se tiene comunicación, es decir, el personal encargado de realizar la actividad y la
jefatura que interviene para llevar a cabo la misma, así también detalla el tipo de documento
que se necesita para su realización. Se realizaron instructivos de los formatos de control y los
formatos en donde se describe la forma en cómo deben de ser llenados para su correcto
control. De esta manera, la empresa, los trabajadores y el dueño observarán los beneficios de
dicha propuesta, ya que ayudará a mejorar la motivación, comunicación y calidad entre todos
los miembros y actividades de la empresa.

iii

INTRODUCCIÓN

La historia de la administración se remonta desde la aparición del hombre como
sociedad, si analizamos la historia, debe existir algún registro para que las primeras
civilizaciones se establecieran como sociedad, la cual requirieron de planeación,
organización, dirección y control. Estas actividades se debieron haber plasmado en algún
documento, piedra, jeroglífico o mural. Esto es para saber quién, cuándo, en dónde y el por
qué de las cosas.

La administración moderna desarrollada por Taylor y Fayol y demás tratadistas de la
Edad Moderna, establecieron algunos principios o más bien las bases que fundamentan a la
Ciencia de la Administración y que todavía hoy en día prevalecen para toda la sociedad,
empresa, persona y hogar con algunos cambios y actualizaciones, pero con los principios de
estos padres de la Administración. Administraruna empresa consiste en manejar sistemas
complejos en mayor o menor grado, ésto se lleva a cabo con procedimientos, formas y
métodos, ya que éstos son los elementos del sistema de una empresa bien organizada. Éstos
sistemas serán realistas, objetivos y flexibles de acuerdo a los objetivos y necesidades de la
empresa.

En su crecimiento, toda empresa tiene un desarrollo administrativo, particularmente
en la etapa de organización es donde la empresa se va a enfrentar con serios problemas.
Para estos problemas se debe implantar un sistema administrativo, que se lleve a cabo en la
misma, ya que éste se va a encargar del sistema de planeación (corto, mediano, largo plazo),
del sistema financiero (recursos humanos y monetarios), del sistema de recursos humanos
(reclutamiento, selección, contratación), sistema de recursos materiales (materia prima,
maquinaria), sistema de organización procesos y métodos (ventas, ofertas) y el sistema
tecnológico (técnicas, tecnología). Para que la empresa funcione correctamente hay que
verificar que lo anterior esté adecuado a los objetivos de los dueños de la organización.

El objetivo primordial de este proyecto, es el de elaborar un sistema administrativo,
para incrementar la productividad; implicará situaciones de cambio, ya que aparecerán
factores que requieran ajustes, por lo tanto esto afectará de manera directa a toda la
organización.

En el capítulo I, se expone el panorama general de la empresa, el cual contiene:
antecedentes históricos, organigrama actual, funciones de los trabajadores. Aquí también se
expone los principales productos y servicios, principales clientes y proveedores. En este
apartado se va a señalar cómo es el funcionamiento de la empresa y cuáles son las
condiciones actuales de la misma señalando sus principales funciones.

El capítulo II, trata de los aspectos teóricos necesarios que se utilizarán como apoyo y
base para conocer los temas que ayudaran a proponer una solución factible a la empresa y
se detallarán temas de suma importancia, dando una descripción de lo que se va a emplear
en la propuesta para la organización.

Los temas que se abordarán serán el proceso administrativo en donde se especificara
lo esencial que debe llevar a cabo una empresa, calidad para conocer las bases
fundamentadas de cómo llevar a cabo sus procesos, productividad y motivación, temas
claves para llegar a la mejora de la misma.

En el capítulo III, señala desde el diseño de la metodología de investigación y de las
técnicas de recopilación de datos como los son: el cuestionario, la entrevista y la guía de
observación, y así muestra la recopilación y el análisis de los datos obtenidos de la empresa.
Así como el planteamiento del problema que actualmente tiene la organización.

En el capítulo IV, muestra el sistema y el organigrama que se propondrá, como medio
de factibilidad, para la solución de la problemática de la organización, así como la justificación
y la descripción del mismo que ayudará y beneficiará a la organización.

CAPÍTULO I ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1 Historia

Esta empresa comenzó en el año 1999 cuando el Sr. JAIME VARGAS MARTÍNEZ,
dueño de la maderería, años antes de integrarse a este giro, se dedicaba a otras funciones
tales como vender tacos, después se dedicaba a vender tamales, nuevamente dejó los
tamales y se dedicó a vender pulque donde permaneció más tiempo. La pulquería se llamaba
“VOY DE NUEVO”, donde surgió la idea de poner una maderería ya que en su pulquería se
roseaba aserrín en el piso, es de ahí que empezó a ver que el dueño de la maderería que era
donde él compraba el aserrín, empezó a crecer mucho y que obtenía buenas ganancias. Sus
papás lo apoyaron con un terreno para que comenzara su nuevo negocio llamándolo
“DISTRIBUIDORA DE MADERAS Y TRIPLAY”, haciendo así su primer sucursal como se
mencionaba en el año 1999.

Como todo empezó con poco material, y poco a poco comenzó a crecer. Al ver las
ganancias comenzó a invertir en la compra de un terreno donde su idea era abrir otra
maderería. Después de 3 años llegó su primer competencia para “DISTRIBUIDORA DE
MADERAS Y TRIPLAY”, para él dueño no significó un obstáculo, al contrario, él ya había
iniciado la construcción en el terreno para empezar una segunda maderería a la que llamó
“PROVEEDORA FORESTAL SIGLO XXI S.A. DE C.V.”

Ya teniendo dos negocios en el mercado, comenzó a ver que la gente empezó a
demandar el producto, por lo tanto el dueño comenzó a estudiar la zona por la que hacía falta
una maderería y así comenzó una tercera sucursal llamada “PROVEEDORA Y
DISTRIBUIDORA DE MADERAS Y TRIPLAY S.A. DE C.V.” Después de analizar y visualizar
realmente su potencial como persona en los negocios, como se puede ver dentro de la
historia, el negocio que más le atrae es el de la madera y sus derivados, es aquí donde ha
dedicado todo su esfuerzo y recursos financieros, que le ha dado un bienestar y seguridad a
su familia.

1.2 Antecedentes de la Madera

Durante miles de años el hombre ha manipulado la madera para que sirviera a sus
necesidades y, aún en nuestros días continúan. Debido a la dureza, rigidez y resistencia, la
madera fue uno de los primeros materiales utilizados por el hombre para construcción de
viviendas, herramientas para la caza, fabricación de utensilios, entre otros. Después fue uno
de los materiales predilectos para la construcción de palacios, templos y casas desde el siglo
XX a.c. y hasta el siglo XIV d.c. donde al descubrirse nuevas técnicas y materiales para la
construcción, provocó en gran medida el uso de ésta.

La madera es un material duro, resistente, orgánico natural y con una estructura
celular; se llama así porque posee un conjunto de tejidos que forman el tronco, las raíces y
las ramas. Los componentes químicos de la madera también poseen propiedades que son
muy importantes para la fabricación de productos industriales. Por ejemplo, la celulosa sirve
para fabricar papel, los taninos, gomas, resinas y aceites son destinados a la producción de
pinturas, barnices y adhesivos, la lignina (la sustancia que une las fibras de la madera) se
aprovecha en la industria del plástico y en cultivo de levadura de cerveza, que sirve como
alimento al ganado y a las aves de corral.

1.2.1 Propiedades de la Madera

Las maderas pueden ser duras y blandas según el árbol del que se obtienen. Las
maderas duras tienen vasos largos y continuos a lo largo del tronco y las blandas no, además
de que la madera dura es más cara debido a su resistencia.

En ocasiones la madera o las hojas de triplay traen nudos, éstos son
discontinuidades o irregularidades circulares que se forma debido a que en esta área del
tronco se formó la base de una rama. Es por eso que cuando la madera se corta en planchas
los nudos se alcanzan a observar. Éstos suelen debilitar las tablas y dejan agujeros, por eso
no es deseado a menos que resulten vistosas para uso decorativo, revestimiento o
fabricación de muebles, por ello ésto lo toman como una propiedad o desperfecto de la

madera, como ya se mencionó, todo depende de la utilización que tenga. Las propiedades de
la madera son muy variables según la especie y los defectos que puede presentar. Algunas
propiedades que podemos mencionar de la madera son:

Resistencia: la madera es uno de los materiales más idóneos para su trabajo a
tracción, por su especial estructuradireccional, su resistencia será máxima cuando la
solicitación sea paralela a la fibra y cuando sea perpendicular su resistencia disminuirá.

Flexibilidad: puede ser curva o doblada por medio de calor, humedad o presión. Se
dobla con más facilidad la madera joven que la vieja, la madera verde que la seca. Las
maderas duras son menos flexibles que las blandas.

Dureza: está relacionada directamente con la densidad, a mayor densidad mayor
dureza. Al estar relacionada con la densidad, la zona central de un tronco es la que posee
mayor dureza, también influye la humedad ya que si tienen demasiada, la dureza disminuye
enormemente.

Peso específico o densidad: depende del contenido de agua, se puede hablar de
una densidad absoluta y de una densidad aparente. La densidad absoluta viene determinada
por la celulosa y sus derivados. La densidad aparente viene determinada por los poros que
tiene la madera, ya que dependiendo de si están más o menos carentes de agua crece o
disminuye la densidad. Ambas densidades unidas dan la densidad real de la madera.

Color: la propiedad más llamativa de la madera es indudablemente su color. La
diferencia de color que observamos entre la albura y el duramen se desarrolla cuando el
tejido localizado hacia el centro del tronco deja de transportar agua y sus conductos se llenan
de sustancias que además de impartir color, aumentan la densidad, la fortaleza y la
resistencia al ataque de los insectos, también la madera puede teñirse o pintarse. Algunas
maderas oscurecen con el paso del tiempo, mientras otras palidecen.

Peso: depende de varios factores: humedad, resina, edad del árbol, velocidad de
crecimiento, presencia de albura y densidad.

Estabilidad: las maderas más estables, como la caoba y la teca se contraen poco
durante el secado y mantienen su forma, mientras que las menos estables, como la maría y el
mamey se contraen más y sufren desperfectos tales como arco, copa, curva, torsión y
rajaduras. Las maderas menos estables deben secarse lentamente para lo cual se emplean
listones finos y la madera se protege más del viento. La estabilidad de la madera también
depende del crecimiento del árbol y de la posición de las tablas dentro del tronco.

Olor: algunas maderas producen olor característico al cortarse. El aroma puede ser
efímero, como el olor a rosas de la maga o muy duradero como el olor a coco del aceitillo. El
olor puede ser más o menos intenso dependiendo de la localidad donde creció el árbol. Al
igual que el color el aroma de la madera se debe a compuesto químicos almacenados
principalmente en el duramen.

Resistencia a la polilla: esta propiedad se debe a la presencia de compuestos
químicos almacenados principalmente en el duramen.

Las características generales es que la madera es porosa, combustible, higroscópica
y deformable debido a los cambios de humedad ambiental, sufre alteraciones químicas por
efectos del sol, y es atacable por mohos, insectos y otros seres vivos. Es un material
delicado, aunque hoy en día existen tratamientos muy eficaces para disminuir las
desventajas.

1.2.2 Problemas con la Madera

Actualmente hay problemas para el uso de madera y muchos de ellos están
atendiéndose. Algunos de los problemas son: No hay dimensiones estables, ni clasificaciones
establecidas, ni agencia para el control de calidad en aserraderos y madererías. Se manda

madera sin el secado debido, sin tratamiento por emersión después del corte y sin marcar su
clase. En la mayoría de las madererías se reclasifica la madera sin control de calidad; no
saben estibar, ni labrar la madera y muchas veces venden maderas infestadas.

No hay estabilidad para el aserradero cuando se contrata para desmontar los ejidos,
ni financiamientos para el equipo que tiene que usar. Se está buscando a través de
COMACO, (Consejo Nacional de la Madera en la Construcción, A.C., poder encontrar unos
aserraderos dispuestos a tender al cliente industrial, que construye estructuras permanentes
de la madera, en donde sí podría haber control efectivo y un precio justo. Se tiene que pugnar
para que éste recurso nacional, se maneje con más inteligencia.

1.2.3 Madera Aserrada

El volumen de madera aserrada utilizado en la construcción excede con mucho al de
los demás productos forestales con algún grado de elaboración en todas partes del mundo.
En México, aproximadamente el 8% procede de las especies coníferas. Algunas otras
especies de las que se obtiene madera aserrada son la caoba, el cedro, el ayacahuite, el
encino y el nogal.

En nuestro país, a diferencia de lo que ocurre en otras naciones, la mayor parte de la
madera aserrada se destina a obras provisionales de diversos tipos: cimbras y obras falsas.
En México son poco frecuentes las estructuras permanentes a base de madera.

Son dos los principales problemas que contribuyen a crear situación desfavorable
para el uso de la madera en la construcción:

 El escaso control sobre las dimensiones reales de la madera aserrada.
 La inoperancia de las reglas de calificación y clasificación para fines estructurales que
existen en México.

Por tradición es costumbre dar las medidas en unidades inglesas: pulgadas para
anchos y espesores, pies para longitudes. Todavía es usual estimar las columnas en pies-
tablón aunque existe una tendencia a usar el metro cúbico como unidad. Las dimensiones
utilizadas para identificar las piezas de madera son nominales y suelen corresponder a las
dimensiones de la pieza en estado verde.

1.2.4 Problemas con el Constructor

A raíz de la obsoleta información surgió una resistencia y falta de confianza en los
resultados para la utilización de madera por parte del constructor. a los constructores les ha
costado trabajo, tiempo y dinero aprender y obtener experiencia en este rubro, debido a que
no se introducen a fondo de los nuevos sistemas para la construcción que se mueven en el
mundo y que pueden emplear como nuevas ideas con la prefabricación de madera. en la
mayoría de los casos el cliente no es quien rechaza la idea, solo en casos de que fuera
aconsejado por algún arquitecto o ingeniero en las mismas.

El constructor que conoce lo suficiente para hablar sobre un sistema de
prefabricación de madera en la construcción convence con facilidad al cliente, sobre todo
cuando enseña las aplicaciones de dicha prefabricación que puede ser otra opción para la
construcción.

Los fabricantes de materiales prefabricados se enfrentan al problema de que los
constructores no tienen la práctica para utilizar los elementos que fabrican, los arquitectos
muchas veces proyectan sin considerar la eficiencia de los materiales, medidas
racionalizadas con módulos y productos prefabricados existentes en el mercado, materiales
regionales y climas diferentes. Los arquitectos habrán de disciplinar su diseño para incorporar
un mayor número de elementos prefabricados y de sistemas industrializados.

Los arquitectos necesitan pensar más como un diseñador industrial especializado en
Arquitectura capaz de crear soluciones funcionales y económicas con un contenido estético
dentro de un concepto urbanístico que considera un equilibrio ecológico para justificar lo que
ofrecen.

Los problemas principales del sector forestal son:

 Inseguridad de la tenencia de la tierra.
 Organización insuficiente de los ejidos y comunidades como unidades de producción
forestal comercial.
 Sobreexplotación localizada del recurso.
 Un comercio exterior de productos forestales con un balance negativo en millones de
pesos por año.
 Un sector privado con una crisis de competitividad internacional.
 Un inadecuado marco institucional y legal para promover la producción forestal
sustentable, lo que resulta en altos costos de transacción, además de una falta de
continuidadadministrativa y de políticas forestales.

México ocupa uno de los primeros lugares en tasas de deforestación en el mundo.
Los rangos de las tasas de deforestación fluctúan entre 75,000 hectáreas por año a cerca de
1.98 millones de hectáreas por año. Las estimaciones oficiales muestran una pérdida de
vegetación arbolada en los últimos años cerca de 1.08 millones de hectáreas por año, cifra
que se reduce a 775,800 hectáreas por año si solo se consideran bosques y selvas.

1.3 Organigrama Actual

La empresa como tal no cuenta con una estructura organizacional así como las
funciones específicas que deben realizar cada uno de los trabajadores, ésto se sabe porque
cada trabajador tiene noción vaga de los niveles jerárquicos.

De acuerdo a lo observado, la estructura de DISTRIBUIDORA DE MADERAS Y
TRIPLAY, está así: como dueño del la empresa Jaime Vargas, posteriormente se derivan las
áreas: Ventas, Compras, Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar, Facturación y Contabilidad,
en estas áreas tienen de encargados a dos personas y en el área de Almacén y Maquinación
tienen cuatro personas a cargo. Es así como tienen organizada la estructura de esta
sucursal.

1.3.1 Funciones

Las funciones realizadas en estas áreas son las siguientes, cabe señal que no están
establecidas, solo son órdenes que da el dueño, ello tienen como consecuencia una mala
coordinación del trabajo, duplicidad del mismo entre otras. Las funciones que actualmente
desempeñan cada una de las personas son:

Dueño
 Coordinar y vigilar las actividades.
 Administrar los gastos de cada sucursal.
 Contratar personal.
 Comprar y vender madera.
 Autorizar los créditos para los clientes.
 Autorizar descuentos para cada cliente.
 Llevar los cortes de cada venta por semana.

Ventas
 Dar a conocer el producto a través de folletos y carteles.
 Controlar costos de distribución.
 Investigar compradores.
 Reducir de reclamaciones y devoluciones.
 Establecer estrategia de ventas.
 Promoción de ventas.
 Relaciones públicas.
 Toma de decisiones de precios y descuentos.
 Establecer las políticas de venta.

Compras
 Planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo a las
necesidades.
 Apoyar a la dirección en la cotización y adquisición del equipo.
 Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar
adecuadamente los bienes.
 Establecer políticas y procedimientos para el control del activo fijo.

 Supervisar y controlar el uso de los bienes de activo fijo de la dependencia en
coordinación con los responsables de los mismos.
 Controlar las entradas y salidas de madera o herramienta.
 Buscar los mejores precios (proveedores), de acuerdo a la requisición.
 Planeación de precios.

Cuentas por Pagar
 Coordinar y planear los pagos de los proveedores.

Cuentas por Cobrar
 Coordinar y planear los cobros de los clientes.

Facturación
 Elaborar facturas.
 Corregir facturas o cambiar dependiendo el caso si es necesario.
 Llevar facturas a revisión.

Contabilidad
 Llevar el control y gastos de la empresa.
 Hacer pagos de los gastos indirectos.

 Pago de nomina y vacaciones.

Almacén
 Llevar el conteo de entrada y salida de madera.
 Organizar los pedidos para su maquila.
 Organizar las rutas.
 Organizar al personal para que maquilen los pedidos.
 Programar el abastecimiento del almacén.

Maquila
 Llevar el control de cortes.
 Llevar el control de cepillado.
 Llevar el control de canteado.

1.4 Productos y Servicios que Ofrece

1.4.1 Productos

Distribuidora de Maderas y Triplay cuenta con una gama de productos para
construcción y carpintería entre ellos tienen:

MADERAS FINAS
 Encino Americano
 Maple
 Fresno
 Caoba
 Congona
 Cedro rojo
 Haya (Europeo-Alemán)
 Banack 1”
 Banack 1½ ”
 Banack 2”
 Tzalam 1” 1 ½” y 2”
 Marupa 1”

DUELAS PARA PISO
 Duela de Tzalam 9 y 12.5 cm.
 Duela Encino Americano 9 y 12.5 cm.
 Lambrin de Pino 9 cm.
 Duela Machimbrada Pino 9 y 14 cm.

VIGAS
 3 ½” x 8” x 12´  3 ½“x 8” x 14´  3 ½” x 8” x 16
 3 ½” x 8” x 18´  3 ½” x 8” x 20´

MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN.
 Barrote  Tarima  Gualdra  Chaflán

POLÍN
 Construcción  Seco (carpintería)

TABLA DE PINO EN 1ª, 2ª Y 3ª CLASE
 ¾” X 4” x 8 ¼ ´  ¾” X 10” x 8 ¼ ´
 ¾” X 6” x 8 ¼ ´  ¾” X 12” x 8 ¼ ´
 ¾” X 8” x 8 ¼ ´

TABLÓN DE PINO EN 1ª, 2ª Y 3ª CLASE
 1 ½ ” X 4” X 8 ¼ ´  1 ½ ” X 10” X 8 ¼ ´  1 ½ ” X 8” X 8 ¼ ´
 1 ½ ” X 6” X 8 ¼ ´  1 ½ ” X 12” X 8 ¼ ´

TABLÓN DE PINO EN 1ª, Y 2ª CLASE
 2 ” X 4” X 8 ¼ ´  2 ” X 10” X 8 ¼ ´  2 ” X 8” X 8 ¼ ´
 2 ” X 6” X 8 ¼ ´  2 ” X 12” X 8 ¼

TRIPLAY DE 3mm.
 PINO  MDF  CAOBILLA

TRIPLAY DE 6mm.
 NOGAL  CAOBA  SANDE
 MDF  CEDRO ROJO  CAOBILLA
 PINO P/CARPINTERÍA  LUPUNA (CEIBA)  FRESNO
 PINO / CARPINTERÍA  CUMALA  MAPLA
 OKUME  HAYA  ENCINO

TRIPLAY DE 9mm.
 PINO P/CARPINTERÍA
 MDF.

TRIPLAY DE 12mm.
 CEDRO ROJO  PINO  SANDE
 LUPUNA (CEIBA)  MDF  PENCIL CEDAR
 CELOTEX  MDF ENCHAPADO ENCINO  OKUME

TRIPLAY DE 16mm.
 SANDE  MDF  CEDRO ROJO
 PINO P/CARPINTERÍA  LUPUNA  MDF ENCHAPADO
OKUME
 CANTO PLATA  PINO P/CIMBRA Y
CARPINTERÍA

TRIPLAY DE 18mm.
 PENCIL CEDAR  PINO  LISTÓN HAYA
 FRESNO  SANDE  LISTÓN OKUME
 LISTÓN SANDE  LISTÓN CAOBILLA  LUPUNA (CEIBA)
 MDF  MONTANA  CEDRO ROJO
 MAPLE  MDF ENCHAPADO OKUME  MDF ENCHAPADO

1.4.2 Servicios

Los servicios que brinda la maderería son cortes y cepillado de todo tipo, así como
canteado, ya que ésto atrae a los clientes porque satisface sus necesidades, puesto que no
todas las madererías lo realizan.

1.5 Clientes y Proveedores

Clientes

DISTRIBUIDORA DE MADERAS Y TRIPLAY clasifica a sus CLIENTES de acuerdo
al volumen o bien a la constancia del cliente.

Clientes con alto volumen de compras:
 Base por Altura S.A. De C.V.
 Planificación y Construcción S.A. De C.V.
 Decoración Diseño e Ingeniería y Arquitectura S.A. DE C.V.
 Grupo constructor Armec S.A. DE C.V.
 Quatro, Grupo Constructor S.A. DE C.V.

Clientes de compra frecuente y habitual:
 JVD Constructora e Inmobiliaria, S.A. DE C.V.
 Luprier, S.A. DE C.V.
 Lolalab Diseño, S.A. DE C.V.
 Construcciones Maquinarias y Asfaltos S.A. DE C.V.
 Marcos y Molduras La Hacienda, S.A. DE C.V.

 Colegio Madrid, A.C.
 Doraduría La Hacienda, S.A.

Clientes de compra ocasional
 En este rubro son empresas, arquitectos, carpinteros o bien personas físicas que
apenas los empiezan a conocer, por lo tanto son ocasionales sus compras.

Proveedores

Los principales PROVEEDORES con que cuenta la empresa son:

 GRUPO TENERIFE S.A DE C.V.
 TRIPLAY MAYA S.A DE C.V.
 TRIPLAY SIDERI S.A DE C.V.
 PONDER PLAY S.A DE C.V.
 MADERAS Y PUERTAS GAVILÁN S.A DE C.V.

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO

2.1 El Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo es utilizado por toda empresa u organización para
coordinar eficaz y eficientemente los recursos para lograr sus objetivos con la máxima
productividad. “El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral"1

Cabe mencionar que cada autor clasifica al Proceso Administrativo de acuerdo a sus
criterios, como Fayol establece cinco elementos en la administración: prever, organizar,
mandar, coordinar y controlar, Münch lo clasifica en:

1
Hernández y Rodríguez, Sergio. “Introduccióna la Administración”. Ed. Mc Graw Hill. 1ª ed.
México. 2004. p. 33
Administración
Mecánica
Dinámica
Planeación
Organización
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va hacer?
¿Cómo se va hacer?
Dirección
Control
Ver que se haga
¿Cómo se ha realizado?

2.1.1 Planeación

En esta etapa se establecen las bases para determinar el riesgo así como
minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada
planeación, para tener buenos resultados es necesario planearlos con anterioridad ya que no
se logran por sí mismos.

La palabra planeación implica establecer anticipadamente lo que tiene que hacerse,
indica que el empresario debe seleccionar los objetivos del negocio, así como establecer las
políticas, propósitos, estrategias, procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos.
Es decir, planear hoy lo que se tienen que hacer mañana.

Con ello se puede decir que la planeación es: La determinación de los objetivos y
elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de
un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

2.1.2 Organización

Ya establecido lo que se quiere hacer (planeación), el siguiente paso es determinar
cómo hacerlo, es decir qué medidas se utilizarán para lograr lo que se quiere, por lo tanto se
requiere una organización.
2

En esta fase se establece la estructura de las relaciones y jerarquías, determinándose
las funciones y actividades de los trabajadores, los recursos con los que se cuenta y sus
capacidades. Es donde se coordinan las actividades que se realizan en la empresa para
alcanzar los objetivos propuestos en la planeación, o sea que las funciones de producción,
comercialización, finanzas, compras y personal, unen sus esfuerzos para el éxito de la
empresa. Es decir, que cada empresa necesita de una estructura para poder coordinar.

Existen diversos conceptos de organización, dependiendo del enfoque de cada autor
ya que unos consideran que es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de la organización,
con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. O bien es
un proceso de estructurar u ordenar las partes de una empresa. Pero todos los autores
coinciden en: estructura, jerarquía, funciones… por lo tanto se define a la organización como:

“El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los
recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición y agrupación de actividades,
con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social”1
3

2.1.3 Dirección

En esta etapa se lleva a cabo la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, es la obtención de los objetivos mediante la guía del trabajo de los
trabajadores, a través de la motivación, comunicación y supervisión. La mayoría de los
autores coinciden en el concepto ya que abarcan la motivación, ejecución, toma de
decisiones, guía, supervisión, comunicación, por lo tanto se define como:

“La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la
guía de los esfuerzos del grupo social a través de motivación, comunicación y supervisión.”1
4

2.1.4 Control

Es la última etapa del proceso administrativo, donde se asienta el sistema que
permitirá medir los resultados actuales y pasados en relación con lo esperado, con la finalidad
de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes o
bien reiniciar el proceso de planeación.

1
ídem. p.107
1
ídem. p.108

Se puede decir que el control es la evaluación y la medición de la ejecución de los
planes con el fin de detectar y prever desviaciones y errores para establecer las medidas
correctivas necesarias. En otras palabras es supervisar el trabajo de otros, para asegurar el
alcance de las metas fijadas.

2.2 Calidad

2.2.1 Concepto de Calidad

Desde una perspectiva de producción

“La calidad puede definirse como la conformidad relativa con las especificaciones, al
grado en que un producto cumple las especificaciones del diseño”2
5

Desde una perspectiva de valor

La calidad significa aportar valor al cliente, esto es, ofrecer unas condiciones de uso
del producto o servicio superiores a las que el cliente espera recibir y a un precio accesible.
Una visión actual del concepto de calidad indica que calidad es entregar al cliente no lo que
quiere, sino lo que nunca se había imaginado que quería y que una vez que lo obtenga, se dé
cuenta que era lo que siempre había querido.

2.2.2 ¿Por qué debemos asegurar la calidad?

Asegurar la calidad significa que desde el principio la gente realice bien las cosas, así
se evitarían repetir la misma actividad, por lo tanto se aprovecharía más el tiempo.

52
H. James Harrington. “Cómo incrementar la calidad-productividad en su empresa”. Ed. McGraw
Hill, 1ª. Ed., 2004. p. 60

Es parte de la alta dirección asegurarse que todas las funciones administrativas
tengan la oportunidad de desempeñar sus responsabilidades, el problema consiste en que
aquel que llega a un puesto de alta dirección, llega allí haciendo carrera en una división tal
como finanzas o ingeniería, la cual tienen una función específica y limitada, por lo que esta
persona puede o no tener sus ideas sobre el concepto global de calidad.

En ocasiones los altos directivos no pueden darse cuenta de lo que se necesita para
lograr calidad. O bien aunque estén equivocados no aceptan lo que debe hacerse, no
importándoles el mayor daño que se puede ocasionar. “La responsabilidad del directivo
profesional de calidad es instruir a la alta dirección sobre su trabajo en términos que no se
malentiendan. Cabe mencionar que no es conveniente utilizar terminología ambigua ya que
no serviría de nada la explicación, por lo tanto el personal seguiría cometiendo los mismos
errores”.
6
2

Cuando se necesita modificar o cambiar la forma de pensar de los empresarios para
mejorar la calidad de la empresa, sabemos que no es fácil ya que traen algunas creencias tan
arraigadas que no pueden ser modificadas tan solo con sugerirles que están equivocadas.
Por ello se debe hacer notar que el conocimiento es parte de la razón por la cual se tienen
que modificar o mejorar.

Para asegurar la calidad en toda empresa u organización se debe: 1) convencer a la
alta dirección y a todos los niveles administrativos que deben considerar a la calidad como
una parte directriz del negocio, 2) hallar la forma de explicar en qué consiste la calidad, de tal
manera que la entiendan y apoyen la idea para poder lograr este cambio, 3) colocarse en una
posición donde tenga la forma de tomar a la organización. Hay que entender que la calidad
no es excelencia, lujo, brillo o peso.

La palabra calidad se emplea para indicar el valor relativo de las cosas por ejemplo:
buena calidad, mala calidad, calidad de vida… su significado es el cumplir con los requisitos
si es que se va vamos a administrar. Por lo tanto tienen que ser explícitos cuando se refieran
a calidad.

2
ídem. pág. 61-62

Por ejemplo si se refieren a la calidad de vida se deberá definir esa vida en términos
específicos (ingreso deseado, salubridad, control de la contaminación etc.) lo mismo resulta
para los negocios, los requisitos deben definirse con claridad de modo que no puedan
manipularse.

La calidad de la administración no es sencilla,tampoco difícil, pero si requiere algo
más que un bocado de filosofía, como: dedicación completa, paciencia y tiempo. Cuando los
problemas persisten es porque cada uno tiene ideas diferentes por lo que todo mundo quiere
aplicarlo a su manera, todo mundo cree que la entiende, solo por llevarla conforme a la
naturaleza o bien buscan culpables cuando se debe de empezar por uno mismo en hacer las
cosas bien para que todo vaya siendo como una cadena y poder llegar al objetivo.

La manera más segura de hacer recapacitar al personal de operación y demás
personal administrativo es ponerlos en contacto con alguien en quien puedan creer, de esa
manera el personal tendrá más seguridad. “La calidad es algo que rara vez se encuentra
definido y dirigido en políticas formales de las compañías”.2 2
7

Por alguna razón, se cree que tal cosa realmente no requiere ser establecida ni
documentada, pero lo requiere, quizá más aún que otras funciones, de lo contrario, la gente
sentirá que puede establecer sus propias reglas. Se evitarían muchos problemas si se
establece una política clara que abarque la calidad de todas las operaciones.

A continuación se mencionarán algunos principios de la Dirección útiles para
entender la calidad:

 Calidad significa cumplimiento con los requisitos y no elegancia.
 No existe tal cosa como un “problema de calidad”. No existe la “economía de la
calidad”; siempre resulta más económico hacer bien las cosas desde la primera vez.

72
ídem pág. 63

 La única medida de desempeño es el costo de calidad.
 El único estándar de desempeño es de cero defectos.

2.2.3 Aseguramiento de Calidad

El aseguramiento de calidad se puede definir como el esfuerzo total para planear,
organizar, dirigir y controlar la calidad en un sistema de producción. Es simplemente asegurar
que la calidad sea lo que debe ser.

Los administradores de organizaciones de servicio por costumbre han supuesto que
su servicio es aceptable cuando los clientes no se quejan con frecuencia. Sólo en últimas
fechas se han dado cuenta que se puede administrar la calidad del servicio como arma
competitiva.

Sistema de aseguramiento interno o de gestión interna de la calidad

“Las normas que recogen las directrices para implantar sistemas de aseguramiento
interno de la calidad son:

 UNE*EN*ISO 9000 “Sistemas de la calidad. Normas para la Gestión de la Calidad y el
Aseguramiento de la Calidad”
 UNE*EN*ISO 9004 “Gestión de la Calidad y Elemento de un Sistema de la Calidad”
 Sistema de aseguramiento externo.
 LAQI 1000 "Latin American Quality Institute - Instituto de Desarrollo de Normas y
Padrones de Calidad más importante de Latinoamérica" Latin American Quality

Institute certifica a los Gerentes de Calidad de las principales organizaciones
Latinoamericanas con el certificado de Quality Assurance Manager".3
8

Razones para asegurar la calidad externamente:
 Mejoramiento interno.
 Razones comerciales “marketing”.
 Control y desarrollo de proveedores.
 Exigencias legales de los clientes.

2.2.4 Factores Relacionados con la Calidad.
Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que tener en cuenta
tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la calidad):
 Dimensión técnica: engloba los aspectos científicos y tecnológicos que afectan al
producto o servicio.
 Dimensión humana: cuida las buenas relaciones entre clientes y empresas.
 Dimensión económica: intenta minimizar costos tanto para el cliente como para la
empresa.3

3
Dr. Gutiérrez Mario. “Administrar para la calidad”. Ed. Limusa. 2° ed. México 2005. pág. 64

Otros factores relacionados con la calidad son:
 Cantidad justa y deseada de producto que hay que fabricar y que se ofrece.
 Rapidez de distribución de productos o de atención al cliente.
 Precio exacto (según la oferta y la demanda del producto).
Parámetros de la calidad
 Calidad de diseño: es el grado en el que un producto o servicio se ve reflejado en su
diseño.
 Calidad de conformidad: Es el grado de fidelidad con el que es reproducido un
producto o servicio respecto a su diseño.
 Calidad de uso: el producto ha de ser fácil de usar, seguro, fiable, etc.

Objetivos de la normalización de la calidad
 “Reducir y unificar los productos, procesos y datos.
 Mejorar los aspectos de seguridad.
 Proteger los intereses de los consumidores y generales de la sociedad.
 Abaratar costos generales.”3
9

3 ídem. pág. 65

Campos aplicables de normalización
 Materiales.
 Productos.
 Máquinas.
 Gestión medioambiental y riesgos en el trabajo.
 Datos.
 Actividades de ensayo y calibración.

2.2.5 Calidad en el Diseño y en el Producto

Para obtener productos y servicios de calidad, se debe asegurar su calidad desde el
momento de su diseño. “Un producto o servicio de calidad es el que satisface las
necesidades del cliente, por esto, para desarrollar y lanzar un producto de calidad es
necesario”: 3
10

 Conocer las necesidades del cliente.
 Diseñar un producto o servicio que cubra esas necesidades.
 Realizar el producto o servicio de acuerdo al diseño.
 Conseguir realizar el producto o servicio en el mínimo tiempo y al menor costo
posible.

103
ídem. pág. 66

Diseño
El diseño de un nuevo producto se puede resumir en estas etapas:
 Elaboración del proyecto: su calidad dependerá de la viabilidad de fabricar y producir
el producto según las especificaciones planificadas.
 Definición técnica del producto: dicha definición se lleva a cabo a través de técnicas
para la realización del producto.
 Control del proceso de diseño: el proceso de diseño debe ser controlado, para
asegurarnos que los resultados son los previstos.
Producto
Para evaluar la calidad de un producto se puede contar con estos indicadores:
 La calidad de conformidad: es la medida en que un producto corresponde con las
especificaciones diseñadas y concuerda con las exigencias del proyecto.
 La calidad de funcionamiento: indica los resultados obtenidos al utilizar los productos
fabricados.

Calidad en las compras
Es necesario asegurar la calidad en las compras para garantizar que los productos o
servicios adquiridos cumplen los requisitos necesarios. “La mejor manera de garantizar la
calidad en productos y servicios es basarse en la responsabilidad del proveedor para fabricar
un buen producto y aportar las pruebas de calidad correspondientes”.3
11

113
ídem. pág. 67

Evaluación de proveedores
La calidad de los productos o servicios de una organización depende en una
importante medida de sus proveedores. Para desarrollar nuevos productos y servicios con un
alto grado de fiabilidad, es imprescindible que el proveedor colabore desde la fase inicial de
desarrollo.
Es importante tener en cuenta que un proveedor bien estimulado y apoyado por la
organización, puede dar una contribución insustituible de creatividad e innovación tecnológica
en nuevos productos y servicios y además puede trabajar activamente para reducir
continuamente los costos.

Verificación de los productos adquiridos
“El control de recepción consiste en verificar que los productos o servicios adquiridos
tienen la calidad deseada y cumplen las especificaciones. La verificación es una forma muy
sencilla de detectar los productos defectuosos, pero sin embargo se tiende a la desaparición
de ésta debido a los inconvenientes que lleva asociados”: 3
12

 Grandes costos que no mejoranla calidad del producto que no aporta un valor
añadido al producto producido por una mala verificación cuando no se posee un
modelo o patrón de comparación como normas.
 En algunos casos la empresa no cuenta con los sistemas necesarios para
inspeccionar ciertas características de los productos.
 La inspección del 100% de los productos recibidos no asegura que todos los
productos aprobados estén libres de defectos.

123
ídem. pág. 68

 Hay casos en los que el propio control cuando se hace parte del proceso de
producción puede provocar defectos, es importante el mantener la distancia e
independencia para la verificación.

2.3. Productividad
“La productividad no es una medida del procedimiento ni de la cantidad que se ha
fabricado. Es una medida de lo bien que se ha combinado y utilizado los recursos para
cumplir los resultados específicos deseables. En pocas palabras cuando se habla de
productividad se quiere decir, obtener mayor producción con el empleo de menos
recursos.”4
13

La productividad es un índice que relaciona los productos obtenidos con los insumos
utilizados para obtenerlos. La productividad puede medirse en partes o en una totalidad. En el
área de producción los índices de productividad más usados son los que sirven para controlar
las órdenes de producción, mano de obra, materiales y horas máquina, cada uno de los
rubros anteriores representan una medida parcial de la productividad. Una medición total para
el uso de las órdenes de producción que en este caso sería el económico o costo total de la
orden.

El concepto de productividad implica interacción entre los distintos factores del lugar
de trabajo. Mientras que la producción son los resultados logrados, pueden estar
relacionados con muchos insumos o recursos, también existen distintos factores de
productividad (producción por hora, producción por unidad de material o producción por
unidad de capital), cada uno de estos factores o índice de productividad se ven afectados por
una serie de variables importantes. Estos factores determinantes incluyen la calidad y
disponibilidad de los materiales, la escala de las operaciones y el porcentaje de utilización de
la capacidad, la disponibilidad y capacidad de la producción de la maquinaria principal, la
actitud y el nivel de capacidad de mano de obra y la motivación y efectividad de los
administradores.

4
Lic. Bustamante Arturo (et, al). “Principio de administración de operaciones II” Ed. Espanta 2004
pág. 11

La manera como estos factores se relacionan entre sí tiene un importante efecto
sobre la productividad resultante. La producción es el renacimiento o desempeño de los
costos y resultados son componentes de la productividad. No son términos extrañamente
equivalentes. La mayoría asocia el concepto de productividad con el de producción debido a
que la productividad es algo más viable, medible y tangible en esa actividad.

El concepto más generalizado de productividad es el siguiente:
Productividad = Producción = Resultados Logrados, Insumos, Recursos Empleados

De esta forma se puede ver la productividad no como una medida de la producción, ni
de la cantidad que se ha fabricado, sino como una medida de lo bien que se han combinado y
utilizado los recursos para cumplir los resultados específicos logrados.

Esta definición de productividad se asocia con el logro de un producto eficiente
enfocando la atención específicamente en la relación del producto con el insumo utilizado
para obtenerlo.

2.4 Motivación
“La palabra Motivación vine del latín movere que significa mover. Sin embargo una
definición más completa dice que motivación es una serie de procesos individuales que
estimula una conducta para beneficio propio, colectivo o laboral” 5
14

El concepto señala que, la motivación es un sentimiento provocado por diferentes
razones, como son las creencias, valores, intereses, miedos, y algunas fuerzas tanto internas
como necesidades, intereses y las creencias; como externas, ya sea peligro o miedo
ambiente.

14
5 Robbins, Stephen P. “Comportamiento Organizacional”. Ed. Prentice Hall. 6ª Ed. México 2005.
Pág. 56 - 58

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

De tal forma que la Motivación puede ser de dos clases:
 Extrínseca, es decir, aquella que obedece a motivos externos, como el dinero,
posición y poder.

 Intrínseca, cuando la motivación personal se realiza únicamente por interés o por el
placer de realizarla. La función de esta necesidad psicológica es la de impulsar al ser
humano a mejorar y a dominar su entorno.
“La diversidad da lugar a diferentes pautas de conducta que están relacionadas de
alguna manera con las necesidades y los objetivos. Las necesidades que experimenta un
individuo en un determinado momento, estas necesidades pueden ser según Abraham
Maslow”:5

Fisiológicas: O necesidades físicas básicas, como la habilidad para adquirir
alimento, abrigo, descanso, entre otras.

De Seguridad: Un ambiente seguro y no amenazante, como la seguridad en el
empleo, equipo y lugar seguro, estabilidad, protección, orden y límites.

Psicológicas: Autoestima, respeto y reconocimiento de los demás.

Sociológicas: Pertenencia, contacto y cordialidad con los compañeros de trabajo,
actividades sociales y oportunidades.

Autorrealización: Desarrollo de potencialidades, creatividad y talentos.5
15

155
ídem. pág. 59

Proceso de Motivacional Orientado a Objetivos

Las empresas generalmente están empeñadas en producir más y mejor en un mundo
competitivo y globalizado, la alta gerencia de las organizaciones tiene que recurrir a todos los
medios disponibles para cumplir con sus objetivos.

Estos medios están referidos a: planeamiento estratégico, aumento de capital,
tecnología de punta, logística apropiada, políticas de personal, adecuado usos de los
recursos, etc.
16

Carencia de
necesidades

Búsqueda de
medios para
satisfacer las
necesidades

Acción o
conducta
orientada al
objetivo

Evaluación de
objetivos
alcanzados
Premios -
castigos

Satisfacción de
la necesidad o
reevaluación
de la misma

Clasificación de las Teorías de Motivación

Teorías de contenido sobre motivación
Centran su atención en los factores
internos de la persona, que estimula,
orientan, mantienen y detienen la conducta.

Grupo de Teorías
1. MASLOW: jerarquía de necesidades de
5 niveles.
2. ALDERFER: jerarquía de 3 niveles
(ERC).
3. HERZERG: dos factores el de higiene y
el de motivación.
4. MC CLELLAND: tres necesidades
aprendidas, adquiridas de la cultura: logro,
afiliación y poder.
Los gestores deben ser conscientes de
las diferencias, en necesidades, deseos y
objetivos ya que cada individuo es único.
Teorías de proceso sobre motivación
Describe, explica y analiza cómo se
estimula, orienta, mantiene y detiene la
conducta.
Grupo de Teorías
1. VROOM: una teoría de expectativas y
de opciones.
2. SKINNER: teoría de refuerzo referida al
aprendizaje que tiene lugar como
consecuencia de la conducta.
3. ADAMS: teoría de equidad basada en
comparaciones hechas por el individuo.
4. LOCKE: teoría de la fijación de objetivos
según la cual los objetivos conscientes y
las interacciones son los determinantes
de la conducta.
Los gestores deben entender el proceso
de motivación y las opciones de los
individuos basada en preferencias, premios yrealizaciones.
17

“La motivación es un factor que debe interesar a todo administrador que está
consciente de la necesidad de establecer sistemas, deberá tomar en cuenta que la
motivación es un factor determinante en el establecimiento de los sistemas. Para poder
entender la motivación en todos los casos, es importante desarrollar investigación del campo
motivacional ya que estrategias sobre dirección y desarrollo del personal es un el factor
importante que permite el logro de objetivos empresariales y el desarrollo de los
trabajadores”.5

175
ídem. pág. 60

CAPÍTULO III SITUACIÓN ACTUAL

3.1 Metodología de la investigación

Justificación
En este análisis se tomará en cuenta algunos factores que son pieza clave, los cuales
no cumple la empresa, algunos factores pueden ser la productividad de la organización, en
donde se puede observar cómo se promueve la eficiencia y eficacia de los empleados de la
misma, la experiencia en el puesto, nivel de estudio, motivación, calidad y eficiencia,
asimismo se analizará si el producto que ofrecen y que es adquirido, cuenta con las
características que satisfacen las necesidades del cliente, motivación que es un tema de
suma importancia para que los trabajadores den un mejor servicio y un mayor beneficio para
la organización.

Se analizarán las áreas de la empresa para detectar puntos de fortalezas y
debilidades, que aunque en la misma no tenga una organización como tal y no esté
documentada, ésto no implica que no conozcan sus funciones, por ello se analizará las
actividades que realizan cada uno de ellos, para proponer mejoras que permitan el buen
funcionamiento de la organización.

Objetivo general
Proponer un sistema administrativo para ayudar al dueño a crear un cambio en la
administración de la empresa, para mejorar las funciones del personal mediante la
descripción de procesos y formatos de control, y obtener una mayor productividad en la
empresa.

Objetivos específicos
 Diagnosticar la situación actual de la empresa.

 Identificar puntos críticos de la empresa por medio de herramientas de captación.
 Conocer el área administrativa de la empresa y su productividad.
 Identificar cada una de las fallas de organización y control dentro de la empresa.
 Conocer cómo aplican calidad en los procesos y productos que ofrecen.
 Proponer un sistema administrativo.
 Establecer jerarquías por medio de un organigrama.
 Establecer específicamente las funciones de cada empleado.
 Describir los principales procedimientos con su respectivo diagrama de las
actividades de la empresa.
 Proponer los formatos de control y su respectivo instructivo.

Hipótesis

Con el sistema administrativo se proporcionará un mejor nivel de servicio y mejores
elementos para todos los trabajadores y directivos para que cumplan con sus funciones,
obtenga una mejor productividad y para que exista una mejor toma de decisiones, así como:

 Identificar las necesidades fundamentales de la empresa.
 Conocer el proceso administrativo que lleva la empresa.
 Determinar con qué recursos administrativos cuenta la organización para sus
actividades.

 Identificar el nivel de productividad de sus empleados y la disponibilidad de los
mismos.

Selección de fuentes de datos
Fuentes internas
 Trato directo con todo el personal.
 Entrevistas y cuestionarios a los mismos.
 Documentos con los que cuenta la empresa.
Fuentes externas
 Guía de observación.
 Libros de texto.
 Internet.

Tipo de investigación
La investigación será de tipo exploratoria, ya que se examinará la problemática de la
empresa Distribuidora de Maderas y Triplay, la cual no se ha abordado con anterioridad y
las condiciones existentes no son aún determinadas por alguna otra investigación. También
utilizaremos la investigación documental con que cuenta la empresa, así como el
conocimiento, experiencia con que cuenta cada uno de sus miembros.
Variables
Las variables serán de forma cualitativas, ya que la información se obtendrá a partir
del personal de la organización, de forma directa a través de información documentada y
datos históricos con los que cuente la empresa.

El universo
Se encuestará:
 Al dueño a quien se le realizará la entrevista.
 Al personal que en su total serán 12 personas a quienes se les aplicará el
cuestionario.

Programa de trabajo

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO:
Esta fase incluyó la determinación de los factores del estudio y la selección de las
fuentes internas y externas a consultar, se definió el objetivo del estudio así como la
investigación preliminar de la empresa, sus funciones, productos y servicios que ofrece. Se
investigó los antecedentes teóricos que nos servirán como base para la propuesta, se
diseñaron las técnicas y el tipo de investigación que se llevaría a cabo.

RECOPILACIÓN DE DATOS:
Para obtener toda la información necesaria que fue la base de la investigación, se
aplicaron las técnicas de recopilación de datos para realizar el estudio, estas técnicas se
diseñaron para detectar el problema de la organización y se aplicaron tanto al dueño, como a
los trabajadores, teniendo un mejor conocimiento y una interacción que permitió conocer más,
en qué condiciones se encontraba la empresa.

ANÁLISIS DE DATOS:
Una vez que obtenida la información al utilizar las técnicas de recopilación, se
procedió a analizar los datos obtenidos, para esto se analizó la entrevista, cuestionario y la
guía de observación que se aplicó tanto al dueño como a los trabajadores, sacando la
conclusión de la situación actual de la empresa, así se analizaron las características y
comportamientos, tanto de los trabajadores como del dueño.

DISEÑO Y PROPUESTA DEL SISTEMA:
Consistirá en preparar el nuevo organigrama, de acuerdo a las verdaderas
necesidades de cambio que la empresa requiere, con formatos de control y la descripción de
la utilidad y el beneficio que traerá el sistema a la empresa.

3.2 Diseño de herramientas para la captación de información

Se aplicarán las técnicas de entrevista, cuestionario y la guía de observación, ésto
para obtener los datos en una forma más clara y precisa y una guía de observación para
comparar la información obtenida con lo observado.

Entrevista
La entrevista se realizará al dueño y se aplicarán preguntas de opción múltiple y
algunas abiertas que se enfocan en la productividad de la empresa, estas preguntas
abordarán temas como la responsabilidad de los trabajadores, la autoridad otorgada a los
mismos, el número de jefes que tienen y el nivel jerárquico que ocupan en la empresa. Con
ésto se determinará la importancia de un sistema administrativo y si existe duplicidad de
funciones. (Ver anexo 1)

Se pretende detectar si el dueño de la empresa conoce qué es un sistema
administrativo y cuál es su beneficio para su empresa, también conocer si sus objetivos están
claramente definidos y con ello los empleados realizan con eficiencia y compromiso sus
actividades. Así también detectar si existe la disposición del área gerencial en implementar un
cambio real para mejorar la productividad de la empresa, desde la comunicación hasta el
control de las actividades de los trabajadores de la misma.

Cuestionario
Aquí se cuestionará a los empleados de la empresa para obtener información, ya
que por ser el medio más usado, la información que se brindará se cotejará con la entrevista,
para la comparación de los datos obtenidos por el encargado y por los trabajadores de la
misma. (Ver anexo 2).

Se pretende Identificar, si existe alguna actualización periódica en las actividades
que realizan los trabajadores, y saber,si tienen conocimiento del nivel jerárquico que ocupan
en la organización y cuáles son sus funciones, para que marche todo correctamente.
También detectar si conocen a grosso modo qué es un sistema administrativo, cuál es su
utilidad en las actividades que realizan y si identifican qué es lo importante, lo necesario y lo
útil, para la productividad de la empresa.

Guía de observación
La cual se realizará por el equipo de trabajo en donde se abordaran aspectos para el
diagnóstico inicial de la empresa, y así establecer la situación física de la misma, para
conocer si es ahí donde radica el problema que se tiene como objetivo inicial y que influya en
el desarrollo y productividad de los empleados.(Ver anexo 3).

Detectar visualmente, qué problemas físicos afecta la productividad de la empresa,
tanto en las actividades de los trabajadores y el dueño como en la actitud de los mismos e
identificar si la propuesta del sistema administrativo es el correcto para la organización, y si el
personal cuenta con una actitud de cambio. Todo esto para tener un punto de comparación
con lo que realmente se observó de modo exterior y lo que maneja el dueño y el personal de
la misma.

3.3 Aplicación de las herramientas

Entrevista
Esta se aplicó al dueño de la empresa, para obtener información más precisa de
cómo se encontraba actualmente la empresa, fue de forma constante y precisa para
recolectar información confiable de la empresa. Ésta se realizó de manera abierta por parte
del dueño, lo que permitió conocer más del entrevistado, teniendo una plática amena en
donde se pudo observar también la disponibilidad y actitud del dueño.

Se pudo determinar los problemas que a simple vista el mismo gerente no observa y
que sin embargo afectan a la productividad de la empresa.

Cuestionario
La aplicación de los cuestionarios fue aplicado a los 12 trabajadores de la empresa,
incluyendo empleados de oficina y obreros de almacén, el cuestionario fue breve, conciso y
preciso, además de que las preguntas permitieron ganarse la confianza de ampliar la
información hacia el equipo y poder recolectar más información, que nos permitiera cotejarla
con la entrevista y la guía de observación. Aquí los trabajadores se mostraron interesados en
un cambio por parte del dueño para que ellos incrementaran la productividad de sus
actividades, su forma accesible permitió obtener más información de la que se establecía en
las preguntas y conocer sus necesidades de cambio.

Guía de observación
La observación directa fue aplicada por el equipo de trabajo, cuando se realizó la
entrevista y se pudo detectar las verdaderas deficiencias y posibles mejoras que se pueden
proponer en el sistema administrativo que requiere la empresa. La información recolectada
durante esta fase fue de forma confidencial, ya que ésto no debió de ser influenciado por los
trabajadores de la empresa, ni mucho menos por el dueño, esta guía que se aplicó, permitió
detectar tanto la actitud de los trabajadores, así como la del dueño, para saber si la propuesta
en un futuro va a generar un verdadero cambio.

3.4 Análisis de la información
ENTREVISTA:
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA:
A.- Sistema administrativo y su importancia
Los resultados obtenidos es que el dueño hace notar que no cuenta con un sistema
administrativo, la manera en que lo llevan a cabo es empírico, ya que no tiene claramente
definido su sistema administrativo así como las actividades de cada área.

De acuerdo a su criterio establece a ciertas personas de su plena confianza para que
realicen todas las actividades administrativas, dejando a su razonamiento la forma de
trabajo, de esta manera tiene la noción de tener un buen control, ya que no se encarga de
supervisar constantemente la forma de trabajo de los empleados de su confianza.
B.- Objetivos de la organización
La empresa no tiene establecidos sus objetivos. Platicando con el dueño se observó
que tiene presente el obtener mayores ganancias para seguir creciendo en el área
metropolitana, pero no tiene claramente definido ni establecido la manera de cómo llevarlo a
cabo.
C.- Medición de la productividad
Para la medición de la productividad, si hablamos de utilidades no tiene una técnica
especifica de medirlas, solo se basa en las ganancias que obtiene de las ventas ya que de
otra manera podría llevar un control de productividad por medio de inventarios en el almacén,
pero no cuenta con ello ya que no tiene establecido una forma eficiente para las entradas y
salidas de material.

D.- Control de las actividades
En este punto podemos ver que es contradictorio lo que argumenta el dueño, ya que
para él, las actividades de cada trabajador son claras y definidas, así como saben la
responsabilidad que tienen a cargo dentro de la empresas, pero revisando las encuestas de
los trabajadores ellos comentan que están conscientes de la responsabilidad de sus
funciones, pero no las tienen definidas tal cual son, y para ellos solo existen dos niveles, que
son los empleados (de oficina) y obreros (de almacén).

Para el dueño implementar una modalidad nueva, que mejore su productividad, será
aceptable siempre y cuando no sean afectadas sus ganancias, y que los trabajadores no
requieran demasiado tiempo en esas actividades, porque para él, estar en una sola actividad
mucho tiempo, es pérdida de tiempo.

El control y las actualizaciones periódicas de las actividades de los trabajadores, se
realizan por medio del llenado de una bitácora, de acuerdo a las actividades que tiene cada
trabajador, de esta manera el dueño cuando lo desee, revisa el trabajo de cada uno, porque
no existe un tiempo determinado para ello, en caso de que observe irregularidades se
analizan para saber que lo originó o que mal movimiento se está llevando a cabo, es así que
se toman nuevas medidas para no cometer los mismos errores.

Para que los trabajadores se sientan cómodos, el dueño siempre procura estar al
tanto de cada uno de ellos con la finalidad de saber cómo se sienten dentro de la empresa o
si tienen problemas personales.

Por eso es primordial para el dueño el saber su estado de ánimo, para que le puedan
dar un mejor desempeño en sus labores a realizar.

Sí existe una manera de motivar al personal, ésto es incitándolos a llegar temprano y
como premio, recibirán un bono por puntualidad al mes, esto comenzó debido a que el
personal falta mucho, por lo tanto, se tomaron medidas como descansarlos un cierto periodo,
ya que no pueden llegar tarde, por ello se estableció el bono de puntualidad, para evitar
descansar al personal, hasta el momento les ha funcionado.

La comunicación es buena siempre y cuando exista una retroalimentación, de
acuerdo al dueño, sí existe comunicación, pero lo que se observó es que no existe, ya que
no hay una retroalimentación constructiva, por lo que muchas veces no se puede llegar a una
conclusión.

CUESTIONARIO:
ACTUALIZACIÓN DE SUS ACTIVIDADES:
Respecto a este punto lo que se obtuvo como resultado es: que no tienen un tiempo
establecido para ello, ésto se da con el tiempo, es decir, en caso de que existan
irregularidades se toman medidas, en caso contrario todo se toma como que se está
trabajando adecuadamente.

CAPACITACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
No cuentan con capacitación, ya que solo se dan indicaciones de qué forma se deben
llevar a cabo las actividades, se manejan con los conocimientos de cada uno y a su vez se
complementan, para realizar mejor sus actividades. Lo que argumenta el personal es que sí
es necesaria la capacitación, ya que es fundamental para poder desempeñar sus actividades,
ya que existen cambios como tecnología, sistemas administrativos, y sobre todo en la rama
de la maderera.

CONOCIMIENTOS DE LA EMPRESA:
A.- Objetivos
Con lo escuchado ycontestado de acuerdo a los trabajadores y empleados, los
objetivos no están definidos ni claros para los trabajadores, solo tienen presente que deben
alcanzar mayores ventas al días, para así poder decir, que sí están laborando
adecuadamente.

B.- Nivel jerárquico
La empresa no cuenta con una estructura, lo que hace que los trabajadores de
acuerdo a la responsabilidad que tienen deduzcan en qué nivel se encuentran.

C.- Funciones
Las funciones de cada trabajador son las órdenes de lo que tienen que llevar a cabo,
pero por eso existe confusión ya que se mezclan las actividades, y a su vez no se respeta el
cargo que tienen cada uno.

MOTIVACIÓN POR LOS DIRECTIVOS
Los trabajadores argumentan que sí cuentan con motivación ésta es un bono de
puntualidad, como ya se había mencionado, pero hacen la observación, que deberían existir
más, como pagar tiempo extra, ésto lo argumentan para que se recompense de cierta
manera.

CONTROL DE LAS ACTIVIDADES:
Los empleados llevan a cabo una bitácora, donde reportan sus actividades del día.
Informan que no tienen una idea clara de cómo manejarla, porque no todos saben y además
no tienen los conocimientos adecuados para el llenado de la bitácora, además la mayoría del
personal solo cuenta con la primaria y los conocimientos básicos que traen de sus anteriores
empleos.

CONOCIMIENTO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Como se mencionaba anteriormente no todos tienen un nivel de estudios avanzados,
por lo que ellos deducen de acuerdo a los conocimientos y experiencia que tienen en lo
laboral, refieren que es para tener un mejor control en todas las áreas.

PROPUESTAS DE MEJORA EN SUS ACTIVIDADES:
Más que mejorar sus actividades, proponen tener un mejor control porque no lo
existe, en ocasiones, existen problemas y desconfianzas, lo que ocasiona que no se laborare
con el mismo entusiasmo y confianza de hacer las cosas.

GUÍA DE OBSERVACIÓN
Nivel de estudios
Al analizar la guía de observación se encontró que: el dueño tiene licenciatura trunca,
el personal de oficina: preparatoria y licenciatura y los trabajadores: primaria y secundaria.
Como se puede observar, no se cuenta con un problema en cuanto a su nivel de
estudios ya que no es un obstáculo, pero debido a ésto se tendrían que tomar medidas; como
capacitación por lo menos cada tres meses para tener actualizados a los empleados. Ya que
existen nuevas tecnologías y sistemas para tener un mejor control de las actividades y/o
funciones de cada uno.

Lugar de trabajo
Análisis:
En general la empresa cuenta con un espacio razonable para poder laborar, pero no
tienen una buena organización para dividir cada área, ya que lo tienen combinado almacén
con oficinas y viceversa; la iluminación se encuentra regular, ya que el horario de trabajo
ayuda, así se aprovecha la luz del día, pero existen espacios donde no es la adecuada y se
requiere de más iluminación así como de ventilación, existen puertas grandes por las cuales
corre el aire pero no es suficiente ya que se tiene que extraer casi por completo el polvo que
despiden las máquinas al maquilar las tablas, además que se prevendrían enfermedades
respiratorias. (fig. 1)

Provisiones para realizar el trabajo
Análisis:
Se observó en este punto, que el personal encargado de las máquinas, solo tienen
problemas con las herramientas, ya que si se presenta alguna dificultad, no se puede resolver
rápido, debido a que no se tienen las herramientas necesarias, y se tiene que estar
consiguiendo, en cuanto al material, cuentan con lo suficiente para poder abastecer tanto a
los clientes como la papelería de la empresa, el espacio también es suficiente, pero no está
distribuido correctamente, el personal a pesar de todo es el adecuado, ya que un punto muy
importante, es el optimismo y la responsabilidad para trabajar. (fig. 2)

Fig. 1

Relación con el cliente
Análisis:
La relación con el cliente es excelente, ya que es lo que la gente pide, que se les dé
un trato adecuado, argumentan que ellos compran donde los tratan bien, el único detalle que
presentan los empleados es que existen medios de distracción tales como la música, el estar
platicando y algunos distractores externos como los puestos ambulantes. (fig. 3)

Condiciones del material de trabajo
Analisis:
Al realizar la guía de observación se pudo determinar que las condiciones de material
tanto para los trabajadores de oficina como para los obreros es accesible ya que se
Fig. 2
Fig. 3
RELACIÓN CON EL CLIENTE

encuentra al alcance de sus actividades pero no por el hecho de que esté al alcance, están al
100% utilizables, es decir, existen pero no del todo están en buenas condiciones y por lo que
su eficiencia para ser utilizadas no es óptima para los trabajadores. Con ello se determinó
que debería de existir una renovación del material de trabajo, tanto para los empleados de
oficina como para los obreros quienes necesitan este material para realizar sus actividades.
(fig. 4)

Servicio a visitantes y personal
Análisis:
Los servicios con que cuenta la empresa son:
Sanitario: que no están en las condiciones adecuadas.
Lugar de espera: Contaba con un espacio pero ya está ocupado por material que no cupo
en el almacén.
Tomas de agua: en este punto la empresa no cuentas con bomba propia pero debería
tener debido a que por las tardes ya se escasea el agua.
Espacios de descanso para personal: no es el adecuado ya que lo único que tienen son
bancos y son demasiado incómodos. (fig. 5)
Fig. 4
CONDICIONES DEL MATERIAL DE TRABAJO

Pasillos
Análisis:
Lo que se observó en este punto es que el tamaño, interferencia de labores,
ubicación, libertad de tránsito no está del todo bien ya que como se mencionaba
anteriormente no se encuentran adecuadamente bien distribuidas tanto las cosas, como los
lugares de trabajo. (fig. 6)

Sistema administrativo
Se identificó que no cuentan con un sistema, ya que solo lo llevan a cabo
empíricamente y se basan solo en los conocimientos que poseen cada uno de los empleados,
de esa forma es como sacan el trabajo adelante.
Fig. 5
Fig. 6

Fig. 7
Actitud de cambio de todo el personal
Por ambas parte se acepta un cambio pero el dueño no acepta que se utilice
demasiado tiempo ya que para él significan tiempos muertos que se pueden aprovechar en
otras áreas o actividades. Cabe mencionar que se debe de dar una plática sobre el sistema
administrativo y su cambio, así como para hacerles notar los beneficios que se pueden
obtener.

Identificación de jerarquías en las áreas
No existe organigrama por lo tanto, solo tienen una idea vaga de qué lugar ocupan en
la organización, ésto ha generado problemas y confusión entre los empleados, porque existe
duplicidad de trabajo, lo que hace pensar a los trabajadores de quién es el responsable en
realidad, por lo tanto muchas veces no se respeta el cargo debido a que existe duplicidad de
trabajo.

Productividad
Se pudo observar que existe productividad en cuanto a las ventas, aunque no llevan
un método o forma de determinarla, y en cuanto al personal se determinó que debería de
existir una mejor productividad (eficiencia), ya que no solo es ganar por ganar, sino tener
empleados eficientes que puedan ayudar a mejorar en todos los aspectos a la empresa.

Seguridad e higiene
Este punto es de suma importancia
debido a que se encontró que todas las
medidas de seguridad e higiene son
irregulares puesto que no cuentan con el
suficiente equipo de trabajo, y en cuanto a
las medidas de seguridad se determinó que
son insuficientes. Además que el personal
no está capacitado para dar primeros
auxilios. (fig. 7)

3.5 Problemática detectada