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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS “ELIMINACIÓN DE FALTANTES DE CAJEROS AUTOMÁTICOS RED EXTERNA EN SCOTIABANK INVERLAT” INFORME DE MEMORIA DE EXPERIENCIA PROFESIONAL Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL P R E S E N T A O S C A R M O L I N A R S O L Í S MÉXICO D.F. 2010 INDICE RESUMEN i INTRODUCCION iii CAPITULO I. LA EMPRESA 1.1. Área donde se efectuó el Proyecto y Organigrama. 1 1.2. Grupo Financiero Scotiabank. 2 1.3. Nuestra Misión. 2 1.4. Nuestros Valores. 2 1.5. Nuestros Empleados. 4 1.6. Historial. 4 1.7. Visión. 6 1.8. Distintivos de Grupo Financiero Scotiabank. 6 1.9. Cumplimiento del Grupo Financiero Scotiabank. 7 1.10. Código de Confidencialidad. 10 1.11. Ley de Instituciones de Crédito 12 1.12. Descripción de Puestos 15 1.12.1. Funcionario de Facturación. 15 1.12.2. Funcionario Contratos De Clientes/ Ctv / Outsoursing. 17 1.12.3. Funcionario de Cajas Generales Nuestras. 19 1.12.4. Funcionario Aclaraciones Sucursales y Atm. 22 1.12.5. Funcionario Estudios de Rentabilidad. 26 1.13. Pautas De Conducta en los Negocios (Introducción). 28 1.13.1. Responsabilidades del Consejo de Administración y de la Dirección General. 29 1.13.2. Consecuencias del Incumplimiento de las Pautas. 29 1.13.3. Los Principios básicos de las pautas de conducta en los Negocios. 29 1.13.4. Cumplir la normatividad. 30 1.13.5. Conflicto de Intereses. 30 1.13.6. Actividades Ilegales o Fraudulentas. 31 1.13.7. Tratar con justicia, igualdad y profesionalismo a todas las personas que tengan relación con SCOTIABANK. 33 1.13.8. Problemas e Irregularidades. 34 1.13.9. Cadena de Comunicación. 34 1.14 Convenio Internacional para la Represión de la Financiación al Terrorismo. 34 CAPITULO II. MEMORIA DE EXPERIENCIA PROFESIONAL 2.1. Memoria De Experiencia Profesional. 50 2.2. Sindicato Nacional De Trabajadores De SCOTIABANK. 50 2.3. Sucursal. 51 2.4. Socios De La Calidad SCOTIA. 52 2.5. Cajero Principal. 53 2.6. Kick Off. 54 2.7. Plan de Desarrollo En SCOTIABANK. 55 2.8. Cajero Comodín. 55 2.9. Tiempo Extra. 57 2.10. Gestor de Cobranza Domiciliaria. 58 2.11. Recurso Humano. 61 2.12. Funcionario Aclaraciones ATM y soporte a sucursales. 63 2.13. Monitoreo. 64 2.14. Macro. 70 Conclusiones. 74 RESUMEN El presente documento corresponde al trabajo de memoria de experiencia profesional realizado en la empresa Scotiabank Inverlat. Una empresa global de servicios financieros los cuales se ofrecen a personas físicas, a pequeños y medianos negocios, a empresas privadas y al sector gobierno. Scotiabank en México nace a partir del 15 de enero de 2001, posteriormente, la denominación social de Grupo Financiero Inverlat cambió a Grupo Financiero Scotiabank Inverlat S.A. de C.V. Scotiabank Inverlat cuenta con 612 sucursales y 1,458 cajeros automáticos tanto de red externa como red interna y es prioridad de Scotiabank brindar el mejor servicio con respecto a la competencia, reduciendo fallas y manteniendo un alto porcentaje en la capacidad de atención con respecto a la demanda de nuestros clientes. En Scotiabank se ha optado por la instalación de cajeros automáticos en aquellas compañías que han adquirido el producto de Nómina Scotiabank, brindando un servicio de primera y logrando la satisfacción de nuestros clientes teniendo a la mano y de manera segura, el retiro de efectivo para sus necesidades. En 2008, se realizó la migración de los cajeros red externa, a compañías de traslado de valores: • TAMEME S.A. de C.V. • COMETRA S.A. de C.V. • SERPAPROSA S.A de C.V. • TECNOVAL S.A de C.V • SEPSA S.A de C.V. • CISS DE MEXICO S.A. de C.V. Esta decisión fue tomada, debido a la evaluación costo–beneficio de implementar un proyecto de Outsourcing, en el cual las CTV (Compañías de Traslado de Valores), tienen la capacidad de realizar dotaciones regulares flotantes o emergentes y una atención programada de fin de semana, logrando con ello, la reducción de cajeros sin efectivo y el soporte para asistir a los cajeros automáticos sábado y domingo. Derivado de esta acción fue necesario crear áreas específicas para lograr el funcionamiento óptimo y lograr llevar a cabo la contabilidad y supervisión de los cajeros automáticos de red externa. Cabe mencionar, que se manejan grandes cantidades de dinero y existe un riesgo muy elevado de fraude o quebrantos. El trabajo ilustrado en la presente Memoria de Experiencia Profesional tiene como objetivo primordial identificar a través de un análisis minucioso y a detalle, la raíz de las partidas catalogadas como faltantes (1505) y de esta forma lograr su eliminación, ya sea con la contrapartida (2311) o con el cobro de esa partida a la CTV, por lo cual, la utilización de la macro EXPORTADOR desarrollado por nosotros los Funcionarios de Aclaraciones ATM y Soporte a Sucursales, es una herramienta vital para la reducción del tiempo destinado a la eliminación de dichas partidas. INTRODUCCION En la actualidad, la banca nacional es de carácter privada, en la cual existe demasiada competencia, los bancos se desenvuelven en un mercado muy homogéneo en donde las ventajas competitivas de una institución a otra son muy reducidas. En Scotiabank se apuesta, por la calidad humana en los servicios al cliente, y como resultado de ello en 2009, Scotiabank se posicionó de acuerdo a la CNBV (comisión nacional bancaria y de valores), en el segundo lugar con respecto a la calidad en el servicio de ventanilla y ejecutivos de cuenta, sólo por debajo del banco IXE que obtuvo la primera posición. Partiendo de esta premisa, la red de cajeros automáticos tanto de red interna como de red externa que brindan un servicio a nuestros clientes, deben de ser de primera calidad, estando disponibles a todo momento y cumpliendo las expectativas. Es así como surge la necesidad y el gran valor del presente documento se detalla la Memoria de Experiencia Profesional, y se presenta el desarrollo obtenido de mi persona en Scotiabank y las aportaciones que he realizado en la institución. En el capítulo primero se detallan los aspectos más importantes de la empresa, el cual sirve como marco de referencia para el contexto actual del funcionamiento de la red de cajeros automáticos y la contabilidad de los mismos. En el capítulo segundo se describe a detalle la memoria de experiencia profesional desde mi inicio en el banco y los puestos que he desempeñado, aportando experiencias vividas en estos 3 años y medio en la empresa, así como, la sección donde incluye el contenido que enriquece sin lugar a dudas el trabajo realizado y que presento con gusto ya que, en la vida laboral es importantísimo tener iniciativa y tener una mentalidad enfocada a la innovación para la optimización de los recursos tomando en cuenta los aspectos tecnológicos parael desarrollo de cualquier proceso de manera eficiente. De igual manera es importante destacar que mi participación para la realización de este documento fue sumamente activa, tanto en la aplicación de conocimientos adquiridos a lo largo de mi vida académica, así como, en la obtención de información y entendimiento del proceso contable de las partidas (contables) de los cajeros automáticos. CAPÍTULO I LA EMPRESA 1.1. AREA DONDE SE EFECTUÓ EL PROYECTO La memoria de experiencia profesional realizada en Scotiabank se llevó a cabo en la subdirección de operación y administración, en la gerencia de administración y aclaraciones. ORGANIGRAMA ENERO 2010 GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK INVERLAT Grupo Financiero Scotiabank Inverlat, es miembro del grupo Scotiabank, una empresa global de servicios financieros, cuya Casa Matriz se encuentra en Toronto Canadá. Scotiabank es una de las principales Instituciones Financieras de Norteamérica y es el banco más internacional en Canadá. Ofrece productos y servicios financieros a personas físicas, a pequeños y medianos negocios y a empresas del sector Gobierno. El Grupo Financiero Scotiabank Inverlat cuenta con 612 sucursales y 1,458 cajeros automáticos en todo el país y ofrece una amplia gama de productos y servicios financieros, bancarios, de cambio de divisas, y análisis del mercado de valores para personas físicas, clientes comerciales y empresas a nivel nacional. 1.2. NUESTRA MISION Nuestra misión es posicionarnos como una de las Instituciones Financieras más eficientes y rentables de México a través de ofrecer productos y servicios innovadores y de alta calidad diseñados para satisfacer las necesidades financieras de nuestros clientes. Adicionalmente, ratificamos nuestro compromiso con las comunidades a las que servimos, además, llevamos a cabo nuestra misión mediante el cumplimiento de los compromisos que hemos adquirido con: • Accionistas y consejeros, asegurando la rentabilidad y solidez de la institución. • Nuestros clientes, al brindarles la mejor calidad de servicio con la mayor calidez humana. • Nuestro empleados, al crear y mantener un ambiente de trabajo que estimule su desarrollo integral. • Las autoridades, cumpliendo con los reglamentos y disposiciones legales inherentes a la intermediación final • La comunidad, promoviendo actividades y actitudes que fomenten el compromiso institucional y personal para el desarrollo del país. 1.3. NUESTROS VALORES Como parte del Grupo Financiero Scotiabank, nos guiamos por varios valores fundamentales que son: Integridad: Mostramos integridad al tratar siempre a los demás en forma ética y honorable. Los empleados íntegros se esfuerzan por cumplir los principios éticos más elevados y esperan los mismo de los demás. Se comportan de manera honorable en cualquier situación que se presente y tratan a todas las personas con respeto y equidad. Comprenden que la integridad del Grupo Scotiabank refleja la integridad de los empleados en toda la organización, son francos y sinceros y se expresan con claridad para que los demás los entiendan. Realizan su trabajo con honestidad y al asumir un compromiso, cumplen su palabra. Respeto: Mostramos respeto al identificarnos con los demás y tomar en cuenta sus diferentes necesidades. Los empleados respetuosos se sienten identificados con la situación de los demás y sus puntos de vista, y los toman en cuenta en todas sus respuestas. Aprecian la diversidad que aportan sus clientes y compañeros de trabajo y la utilizan para mejorar su propia comprensión. Saben que las relaciones duraderas y fructíferas se construyen con las confianza mutua, con un dialogo abierto y honesto, y con el cumplimiento de su palabra. Dedicación: Nuestra dedicación total hace posible el éxito de nuestros clientes, de nuestros equipos y de nosotros mismos. Los empleados dedicados se concentran en su trabajo y en la obtención de buenos resultados. Se atienen a las normas más elevadas y se esfuerzan por alcanzar la excelencia en cada proyecto. Es importante poseer espíritu de equipo y comprender que las contribuciones de todos los empleados en el Grupo Scotiabank son importantes para nuestro éxito colectivo. Los empleados deben aceptar el cambio y buscar constantemente nuevas oportunidades para mejorar los procesos. Además, les gusta enfrentar desafíos y los aceptan con entusiasmo. De esta forma, los empleados se concentran en alcanzar la meta y los objetivos de la organización, y reconocen que su propio éxito es finalmente, el éxito de scotiabank. Perspicacia: Se emplea nuestra perspicacia y alto nivel de conocimiento para ofrecer de manera proactiva las soluciones más adecuadas. Los empleados perspicaces utilizan su experiencia y conocimientos para identificar la manera y el momento más oportuno para ayudar a sus clientes y compañeros de trabajo. Estos empleados actualizan constantemente sus conocimientos y utilizan procedimientos de vanguardia para comprender mejor las necesidades de sus clientes y ofrecerles las mejores soluciones. En consecuencia, brindan excelente asesoramiento, ofrecen soluciones innovadoras y opciones personalizadas que se aceptan a las necesidades de cada cliente. Es necesario estar siempre alertas a los indicios que los clientes les proporcionan y asegurar de que comprendan claramente las opciones que les ofrecen para que puedan tomar buenas decisiones. Optimismo: Nuestro optimismo enriquece el ambiente de trabajo con espíritu de equipo, entusiasmo contagioso y actitud emprendedora. Los empleados optimistas son dinámicos, entusiastas y saben divertirse, comprenden que su optimismo contribuye a crear un ambiente de trabajo positivo para todos. Es común que a las personas optimistas les apasione su trabajo y están siempre dispuestas a ofrecer su ayuda donde quiera, saben que el trabajo en equipo es esencial para el éxito del grupo Scotiabank. Por lo general, estos empleados participan en las iniciativas de sus equipos, ya sean proyectos importantes, días de agradecimiento al cliente o actividades comunitarias y de caridad. Sus compañeros de trabajo se sienten atraídos por ellos y desarrollan una relación de confianza mutua. 1.4. NUESTROS EMPLEADOS Los empleados son nuestro más importante recurso y nuestra principal ventaja competitiva para atraer y conocer a nuestros clientes. Creemos que nuestra capacidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes depende directamente de la forma en que satisfacemos las necesidades de nuestros empleados. Es por ello, que nos esforzamos dar a nuestro personal paquetes de remuneración competitivos, capacitación y programas de desarrollo que les ayude a satisfacer las necesidades de sus clientes y al mismo tiempo, lograr sus propias aspiraciones. Asimismo, les brindamos apoyo para enfrentar los múltiples cambios que se presentan en la actualidad. HISTORIAL A continuación hacemos un breve resumen de los eventos más destacados de la historia de nuestro banco para que se convirtiera en miembro del grupo scotiabank. • En 1934 se constituyó el banco comercial mexicano en la ciudad de chihuahua. Posteriormente su cambio a Multibanco Comermex. • En 1984 nació casa de bolsa inverlat, a partir de una institución bancaria también nacionalizada. • En 1987 nació casa de cambio inverlat. • En febrero de 1993, de conformidad con el proceso de reprivatización de banco, grupo financiero scotiabank se integró al grupo financiero multibanco comermex, además de casa de bolsa inverlat. Tras el deterioro financiero que Grupo Financiero Inverlat s.a. de c.v. sufrió como resultado de la crisis económica del 1994, FOBAPROA (Fondo Bancario de Protección al Ahorro) ordenóel saneamiento de banco inverlat S.A. ello implicó la suspensión de la publicación de los estados de resultados del banco y del grupo financiero inverlat a partir del 30 de junio de 1995. El 15 de febrero de 1996, FOBAPROA, GFI (Grupo Financiero Inverlat) y el banco, celebraron con The Bank of Nova Scotia scotiabank convenios de capitalización, contratos de compraventa de acciones y convenios de administración. A partir de acuerdos, scotiabank se obligó a adquirir el 10% de las acciones de GFI por la cantidad de $31.2 millones de dólares americanos mediante la suscripción de obligaciones subordinadas convertibles, así como a administrar el banco GFI de conformidad con los términos de una reestructura financiera. A cambio de lo anterior, se otorgó a scotiabank la opción de convertir las obligaciones subordinadas en acciones comunes de GFI para que aumentara su participación a 55%. El 30 de noviembre de 2000 scotiabank, (sucesor de FOBAPROA) GFI, y el banco celebraron un contrato final conforme al cual scotiabank convirtió sus obligaciones subordinadas a acciones GFI, aumentando con ello su participación a 55%. A partir del 15 de enero de 2001, la denominación social de GFI cambio a Grupo Financiero Scotiabank Inverlat S.A. de C.V. y la denominación social del banco cambio a Scotiabank Inverlat S.A. Las denominaciones sociales de las otras empresas del grupo cambiaron a scotia inverlat casa de bolsa y scotia inverlat casa de cambio. Las nuevas marcas y la compañía de mercadotecnia marcaron el ingreso del grupo como miembro de Scotiabank. En diciembre de 2001, Scotia Inverlat casa de cambio unió sus fuerzas a la de la afiliada bancaria del grupo financiero. Los fines para los cuales se constituyó dicha empresa son: manejar y promover una amplia gama de fondos de inversión que el grupo ofrece para satisfacer las necesidades de los clientes, ya sean éstos personas físicas o morales los cuales van desde instrumentos de fácil acceso hasta carteras de inversión especializadas. El futuro: Contamos con las fuerzas que se requieren para competir con éxito en el mercado mexicano: experiencia, tenacidad, visión de largo plazo y servicio al cliente. Gracias a ello atendemos con rapidez las necesidades únicas y cambiarias de nuestros clientes. Ahora como siempre, esperamos la oportunidad de ofrecerles productos y servicios de calidad para satisfacer por largos años las múltiples y cambiantes necesidades de nuestros clientes. 1.5. VISION Cada uno de quienes formamos el equipo del Grupo Financiero Scotiabank, buscamos constituirnos en un asesor dispuesto a ofrecer su experiencia y conocimientos para ayudar y orientar a nuestros clientes en la satisfacción de sus necesidades financieras. Somos una institución comprometida con el éxito de sus clientes. 1.6. DISTINTIVOS DE GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK. Certificación otorgada por el Instituto Nacional de las Mujeres Scotiabank ha sido reconocido tres años consecutivos por sus prácticas de equidad de género y por su condecorada inclusión con esta certificación que otorga el instituto nacional de las mujeres. Great place to work Para mujeres Una de las mejores empresas para que las mujeres trabajen Por tercer año consecutivo. Scotiabank es considerado uno de los mejores lugares para que las mujeres trabajen de casi 300 organizaciones que participan en el estudio de great place to work, solo 36 reunieron los meritos suficientes para ganar este reconocimiento. Great place to work Una de las mejores empresas para trabajar en México 2009 Por sexto año consecutivo, Scotiabank es reconocido como una de las mejores empresas para trabajar en México. Nueve de las empresas que este 2009 lograron entrar al ranking han permanecido más de cinco años consecutivos en la lista de las 100 mejores. En los últimos cuatro años, hemos estado dentro de las primeras 20 del ranking y consistentemente hemos ocupado el primer lugar como grupo financiero. Top companies Super empresas los lugares donde todos quieren trabajar Scotiabank ocupa el lugar numero siete entre un total de 510 organizaciones que participan en el estudio que la compañía top companies hace sobre clima y cultura laboral. El ranking de las 100 mejores se publica en la revista Expansión una edición especial que es conocida como súper empresas, los lugares donde todos quieren trabajar. El espacio es auditado por price waterhousecoopers. 1.7. CUMPLIMIENTO DE GRUPO FINANCIERO SCOTIABANK INVERLAT Grupo Financiero Scotiabank Inverlat provee una variedad de productos y servicios financieros a través de sus operaciones bancarias, fiduciarias, de valores, de administración de fondos para el retiro e inmobiliarias. El grupo debe cumplir con las leyes y disposiciones promulgadas por diferentes autoridades regulatorias locales, tales como Banco de México, Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (CONSAR), Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) etc. y áreas normativas internas. A consecuencia de esto, los miembros del grupo deben asegurar que las actividades de negocio estén siendo conducidas con las facultades y poderes que le son otorgados y de acuerdo con las regulaciones aplicables. Así mismo, aseguraran que estén administrando prudentemente las funciones encomendadas y que los riesgos de negocio, operativos y de cumplimiento están identificados evaluados, controlados y correctamente reflejados en sus libros y registros. Los miembros del grupo no solo deben cumplir con las regulaciones aplicables, sino que también deben asegurarse de que se establezcan y documenten políticas, prácticas, procedimientos y sistemas para estar en posibilidades de cumplir. Las consecuencias del no cumplimiento san variables en cuanto a gravedad, pero pueden incluir consecuencias de seria adversidad si no se les identifica y controla a tiempo. Objetivo del programa de cumplimiento. El programa de cumplimiento, tal como este contemplado en este manual esta diseñado para promover el cumplimiento y reducir los riesgos y pretende, hasta donde es posible, proteger al Grupo Financiero Scotiabank Inverlat, sus empleados, funcionarios y directivos de las consecuencias del incumplimiento. El programa de cumplimiento se basa en las pautas de conducta en los negocios de Scotiabank Inverlat (código de ética) e intenta ayudar a los funcionarios en sus responsabilidades de cumplimiento, al proporcionar un marco de referencia básico que puede ser adaptado a las necesidades individuales. EL MANUAL Este manual representa un enfoque básico y estándar a la administración del cumplimiento de las leyes y regulaciones dentro del Grupo Financiero Scotiabank Inverlat. El Manual complementa las pautas de conducta en los negocios, pero no sustituye a otros manuales, políticas y procedimientos emitidos por el Grupo Financiero Scotiabank Inverlat para un área especifica, ni a otras fuentes de normatividad que contienen instrucciones necesarias para la operación del día a día. ANTECEDENTES NORMATIVOS De acuerdo con los requerimientos de la oficina del superintendente de instituciones financieras (OSFI) CANADIENSE, el sistema de control de cumplimiento que se realizara en Grupo Financiero Scotiabank Inverlat en su calidad de filial de Scotiabank, consta de cuatro niveles para la gestión del riesgo de incumplimiento. LOS CUATRO NIVELES DEL SISTEMA NORMATIVO DE CONTROL DE CUMPLIMIENTO PROGRAMA MÉTODO DE CONFIRMACIÓN • Las pautas de conducta en los negocios de Grupo Financiero Scotiabank Inverlat. • Que describen las normas básicas de conducta para todos los consejeros, directores, funcionarios y empleados de Grupo Financiero Scotiabank.• Certificación sobre el conocimiento, entendimiento y cumplimiento con las pautas de conducta en los negocios de Grupo Financiero Scotiabank Inverlat. • Con lo cual los empleados confirman, que a su leal saber y entender “han respetado las leyes dondequiera que el Grupo Financiero Scotiabank Inverlat realice sus actividades” y no tienen conocimiento de ningún incumplimiento de las pautas que no haya sido comunicado • El programa de aplicación del cumplimiento en el Grupo Financiero Scotiabank Inverlat, documentado en el manual de cumplimiento del grupo. • Que describe un marco corporativo estandarizado que comprende políticas, objetivos, principios, funciones, responsabilidades y actividades que sirven de respaldo al control del riesgo de incumplimiento. • Informe relativo al control del riesgo de incumplimiento. Con los que los directores de área confirman que a su leal saber y entender sus departamentos se ajustan a un proceso general y adecuado de cumplimiento y que no tienen conocimiento de ningún incumplimiento de la reglamentación que pudiera tener consecuencias negativas para el grupo financiero, o alguna de sus empresas o de sus miembros • El sistema de control de cumplimiento • Confirmación de la responsabilidad con referencia a las leyes y reglamentaciones de las autoridades a través de los catálogos por área de negocio y matrices especificas de puntos de cumplimiento. • Que identifican elementos específicos de cumplimiento para la adopción de medidas o generación de reportes y los departamentos a los que afectan dichos elementos sobre las medidas o reportes a adoptar de los cambios a la reglamentación. • En la que los directores o funcionarios de cumplimiento designados confirman la aceptación de la responsabilidad de aplicación de procedimientos para garantizar el cumplimiento con las medidas y certificar que no tienen conocimiento de ningún incumplimiento a la reglamentación. • Todas las demás políticas y procedimientos relativos a subsidiarias o procesos internos destinados a facilitar las actividades de negocios conforme a las normas establecidas en las pautas de conducta y los reglamentos aplicables. • No necesariamente deberá haber confirmaciones específicas. En la mayoría de los casos no se requieren debido a la amplitud de la confirmaciones sobre las pautas de conducta y el programa de cumplimiento Conforme a la regulación mexicana de las principales leyes y regulaciones entre otras, que deben observar las entidades del grupo financiero scotiabank inverlat en materia de cumplimiento son las siguientes, las cuales marcan el entorno general de control: • Ley de instituciones de crédito • Ley de sociedades de inversión • Ley de protección al ahorro bancario • Ley de los sistemas de ahorro para el retiro • Ley de marcado de valores • Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito • Ley para regular las agrupaciones financieras • Disposiciones de carácter general aplicables a las sociedades de inversión • Ley para regular las sociedades de información crediticia • Circulares BANXICO • Ley de transferencia y ordenamiento de los servicios financieros • Circulares CONSAR • Ley de protección y defensa al usuario de servicios financieros • Código de comercio • Ley del impuesto a los depósitos en efectivo • Disposiciones de carácter general aplicables a las casas de bolsa • Ley general de sociedades mercantiles • Ley general de títulos y operaciones de crédito • Ley del impuesto sobre la renta • Ley del IVA 1.8. CODIGO DE CONFIDENCIALIDAD Alcance del código de confidencialidad. Los clientes, prospectos, consejeros y empleados confían que en scotiabank se garantiza la seguridad y protección de su información personal, y que además en todo momento será respetada la confidencialidad de sus operaciones, por ello proteger la privacidad y la confidencialidad de la información de nuestros clientes, prospectos , consejeros y empleados, en el GFSI(Grupo Financiero Scotiabank Inverlat) sus subsidiarias y empresas contratadas en outsourcing, es esencial para salvaguardar la reputación y confianza en el GFSI. Todos los miembros de GFSI son responsables de observar la confidencialidad de la información personal, a la que tenga acceso o custodia, incluyendo la información personal proporcionada a terceros para procesar transacciones y la utilizada en otros procesos administrativos. Los empleados deben usar, transmitir y disponer de la información personal de los clientes de una manera segura conforme al presente código de confidencialidad y demás políticas de seguridad y manejo de información del GFSI. El presente código de confidencialidad aplica para miembros consejeros y al personal de Scotiabank Inverlat (banco), Scotia Inverlat (casa de bolsa), Scotia Inverlat derivados (socio operador), y scotia fondos (operadora de fondos de inversión), scotia afore (administradora de fondos para el retiro) y a las subsidiarias, pertenecientes al grupo financiero scotiabank inverlat, así como a todas las empresas prestadoras de servicios (outsourcing) que tengan acceso a este tipo de información, que hayan sido contratadas por GFSI. 8 PRINCIPOS SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD Responsabilidad de los funcionarios y empleados. Los miembros de GFSI. Son responsables de toda la información personal en su posesión o custodia. Identificación del objetivo de la información personal. Los miembros del GFSI. Deben identificar e informar, el objetivo y uso que se le dará a la información personal solicitada a los clientes o prospectos. Obtención de la autorización del uso de la información del cliente. los miembros de GFSI. Deben asegurarse de que el cliente sabe como será usada su información personal dentro del GFSI. Y obtener su aprobación. Limites sobre la obtención de información personal. El GFSI. Limita la cantidad y tipo de información personal a obtener y solo requerirá la información personal del cliente para identificar y evaluar la solicitud del cliente de acuerdo a las políticas y procedimientos del producto que se trate. Limites para el uso, revelación y resguardo de información personal. Los miembros del GFSI. Usaran o revelaran información personal solo para fines específicos para los que se obtuvo y de acuerdo a lo establecido en el contrato respectivo. Resguardo adecuado de la información personal. Los miembros del GFSI. Conservaran la información personal de manera segura, completa y actualizada, para efectos de identificación y evaluación, para lo que fue obtenida y en los dispositivos específicos que para esto establezca la institución. Custodia de información personal. Los miembros del GFSI. Protegerán la información personal con acciones para la conservación apropiada de acuerdo a la importancia de la información. Manejo de quejas y consultas de clientes. El GFSI. Tiene políticas y procedimientos para recibir, investigar y posponer quejas y preguntas de clientes. LEY DE INSTITUCIONES DE CREDITO SECRETO BANCARIO Articulo 117; La información y documentación relativa a las operaciones y servicios a que se refiere el articulo 46 de la presente ley, tendrá carácter de confidencial, por lo que las instituciones de crédito, en protección del derecho a la privacidad de sus clientes y usuarios que en este articulo se establece, en ningún caso podrán dar noticias o información de los depósitos, operaciones o servicios, incluyendo los previstos en la fracción XV del citado articulo 46, sino al depositante, deudor, titular, beneficiario, fideicomitente, fideicomisario, comitente o mandante, a sus representantes legales o a quienes tengan otorgado poder para disponer de la cuenta o para intervenir en la operación o servicio. Como excepción a lo dispuesto por el párrafo anterior, las institucionesde crédito estarán obligadas a dar las noticias o información a que se refiere dicho párrafo, cuando lo solicite la autoridad judicial en virtud de providencia dictada en juicio en la que el titular o, en su caso, el fideicomitente, fideicomisario, fiduciario, comitente, comisionista, mandante o mandatario sea parte o acusado. Para los efectos del presente párrafo, la autoridad judicial podrá formular su solicitud directamente a la institución de crédito, o a través de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Las instituciones de crédito también estarán exceptuadas de la prohibición prevista en el primer párrafo de este artículo y, por lo tanto, obligadas a dar las noticias o información mencionadas, en los casos en que sean solicitadas por las siguientes autoridades: • El Procurador General de la Republica o el servidor publico en quien delegue facultades para requerir información, para la comprobación del cuerpo del delito y de la probable responsabilidad del indiciado; • Los procuradores generales de justicia de los Estados de la Federación y del Distrito Federal o sub procuradores, para la comprobación del cuerpo del delito y de la probable responsabilidad del indiciado; • El Procurador General de Justicia Militar, para la comprobación del cuerpo del delito y de la probable responsabilidad del indiciado; • Las autoridades hacendarías federales, para fines fiscales; • La Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, para efectos de los dispuesto por el articulo 115 de la presente ley; • El Tesorero de la Federación, cuando el acto de vigilancia lo amerite, para solicitar los estados de cuenta y cualquier otra información relativa a las cuentas personales de los servidores públicos, auxiliares y, en su caso, particulares relacionados con la investigación de que se trate; • La Auditoria Superior de la Federación, en ejercicio de sus facultades de la revisión y fiscalización de la Cuenta Publica Federal y respecto a cuentas o contratos a través de los cuales se administren o ejerzan recursos públicos federales; • El Titular y los subsecretarios de la Secretaria de la Función Pública, en ejercicio de sus facultades de investigación o auditoria para verificar la evolución del patrimonio de los servidores públicos federales. La solicitud de información y documentación a que se refiere el párrafo anterior, deberá formularse en todo caso, dentro del procedimiento de verificación a que se refiere los artículos 41 y 42 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, y • La Unidad de Fiscalización de los Recursos de los Partidos Políticos, órgano técnico del Consejo General del Instituto Federal Electoral, para el ejercicio de sus atribuciones legales, en los términos establecidos en el código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales. Las Autoridades Electorales de las entidades federativas solicitaran y obtendrán la información que resulte necesaria también para el ejercicio de sus atribuciones legales a través de la unidad primeramente mencionada. Las autoridades mencionadas en las fracciones anteriores solicitaran las noticias o información a que se refiere este artículo en el ejercicio de sus facultades y de conformidad con las disposiciones legales que les resulten aplicables. Las solicitudes a que se refiere el tercer párrafo de este artículo deberán formularse con la debida fundamentacion y motivación, por conducto de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Los servidores públicos y las instituciones señalados en las fracciones I y VII, y la unidad de fiscalización a que se refiere la fracción IX, podrán optar por solicitar a la autoridad judicial que expida la orden correspondiente, a efecto de que la institución de crédito entregue la información requerida, siempre que dichos servidores o autoridades especifiquen la denominación de la institución, en numero de cuenta, el nombre del cuentahabiente o usuario y demás datos y elementos que permitan su identificación plena, de acuerdo con la operación de que se trate. Los empleados y funcionarios de las instituciones de crédito serán responsables, en los términos de las disposiciones aplicables, por violación del secreto que se establece y las instituciones estarán obligadas en caso de revelación indebida del secreto, a reparar los daños y perjuicios que se causen. Lo anterior, en forma alguna afecta la obligación que tienen las instituciones de crédito de proporcionar a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, toda clase de información y documentos que, en ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia, les solicite en relación con las operaciones que celebren y los servicios que presten, así como tampoco la obligación de proporcionar la información que les sea solicitada por el Banco de México, el Instituto para la Protección al Ahorro Bancario y la Comisión para la Protección y Defensa de los usuarios de los Servicios Financieros, en los términos de las disposiciones legales aplicables. Se entenderá que no existe violación al secreto propio de las operaciones a que se refiere la fracción XV del artículo 46 de esta Ley, en los casos en que la Auditoria Superior de la Federación, con fundamento en la ley que norma su gestión, requiera la información a que se refiere el presente articulo. Los documentos y los datos que proporcionen las instituciones de crédito, como consecuencia de las excepciones al primer párrafo del presente artículo, solo podrán ser utilizados en las actuaciones que correspondan en términos de la ley y, respecto de aquellos se deberá observar la más estricta confidencialidad, aun cuando el servidor público de que se trate se separe del servicio. Al servidor publico que indebidamente quebrante la reserva de las actuaciones, proporcione copia de las mismas o de los documentos con ellas relacionados, o que de cualquier otra forma revele información en ellos contenida, quedara sujeto a las responsabilidades administrativas, civiles o penales correspondientes. Las instituciones de crédito deberán dar contestación a los requerimientos que la Comisión Nacional Bancaria y de Valores les formule en virtud de las peticiones de las autoridades indicadas en este artículo, dentro de los plazos que la misma determine. La propia Comisión podrá sancionar a las instituciones de crédito que no cumplan con los plazos y condiciones que se establezca, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 108 al 110 de la presente ley. La comisión emitirá disposiciones de carácter general en las que establezca los requisitos que deberán reunir las solicitudes o requerimientos de información que formulen las autoridades a que se refieren las fracciones I a IX de este artículo, a efecto de que las instituciones de crédito requeridas estén en aptitud de identificar, localizar y aportar las noticias o información solicitadas. 1.9. DESCRIPCION DE PUESTOS A continuación se describen los puestos involucrados del área donde se desarrollo el trabajo de experiencia profesional. 1.9.1. FUNCIONARIO DE FACTURACION PROPOSITO FINANCIERO Analizar, pagar y controlar el gasto de traslado de valores de atm’s (Cajeros Automáticos), clientes, IMSS y sucursales, así como recuperar el gasto de los clientes e IMSS en todo el ámbito nacional. CLIENTES Procesar la facturación por servicios de traslado de valores de Clientes, IMSS ATM’S y sucursales en el ámbito nacional basándose en el VO. BO. De las Gerencias operativas, revisión de tarifas y servicios otorgados mediante. PROPOSITO OPERACIONAL Desglosar el servicio de las facturas que así lo requieran por centros de costos de los servicios otorgados por la Compañía de Traslado de Valores a las Sucursales. Elaborar recibos de pago, reportes y elaborar a los Clientes e IMSS, por el servicio de realizados (nominas de activos, jubilados y pensionados IMSS y pensionadosLEY, así como Recolección de valores, cuota miles, mat oper, etc) Procesar los recibos de pago, contabilizar y pagar las compañías prestadoras de servicio. Determinar el gasto por traslado de valores, pago físico, nominas etc., y generar reportes sobre el comportamiento del gasto y recuperación con la finalidad de apoyar en las estrategias que permitan su reducción con estricto apego a políticas y procedimientos establecidos entre el banco y el cliente. Analizar el gasto de cada cliente por división territorial y plaza, buscando nuevas alternativas para disminuir el gasto sin afectar la calidad y eficiencia en el servicio. Apoyar en las divisiones en las negociaciones centrales- corporativas con las compañías de traslado de valores, por los problemas que derivados del servicio se lleguen a suscitar. Realizar aquellas funciones inherentes al puesto y a las que sean encomendadas por su supervisor inmediato y que coadyuve al cumplimiento de los objetivos del área. Desarrollar las funciones del puesto productividad y respetando los mecanismos de control interno con apego a normas, políticas y procedimientos institucionales. Contactos clave: • Departamentos y áreas operativas • Cumplimiento y control interno • Red de sucursales banco y casa de bolsa • Recursos humanos • Ing. De procesos / sistemas / producto. Competencias: • Capacidad de análisis y organización • Negociación • Trabajo bajo presión • Orientación a resultados • Entusiasmo y proactividad. FUNCIONARIO CONTRATOS DE CLIENTES / CTV / OUTSOURSING PROPOSITO FINANCIERO Verificar los servicios, condiciones de contratación, tarifas, por los servicios de traslado de valores y proceso del efectivo que es generado por cajas outsourcing, empresas de traslado de valores y clientes consumidores de estos servicios, proponiendo alternativas que coadyuven a la reducción de gastos Atender y apoyar a las cajas outsourcing. Empresa de traslado de valores y clientes consumidores de los servicios contratados, así como la atención de diversas aclaraciones que se requieran asegurando la calidad del servicio, de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato. CLIENTES Brindar apoyo en la contratación y cotización de los servicios de traslado de valores y verificación de depósitos al área de negocios. PROPOSITO OPERACIONAL Detectar y proponer mejoras a las políticas y procedimientos que regulan la contratación de servicio de traslado de valores FUNCIONES ESPECÍFICAS Verificar y actualizar los contratos correspondientes a traslado de valores y verificación de depósitos para clientes y empresas de traslado de valores, tomando en cuenta las condiciones de contratación y en general cualquier cambio que genere mejoras al servicio. Elaborar información diaria, semanal y mensual de los contratos y servicios de cada uno de ellos, y enviar al supervisor inmediato, asegurando que se encuentre toda la información detallada por cuenta, plaza, sucursal, territorio y en su caso compañía de traslado de valores. Analizar de cada cliente por territorio y plaza las condiciones, tipos de servicios, volúmenes, frecuencias, tarifas bajo las cuales se presentan los servicios, basándose en una revisión de tarifas y servicios otorgados mediante la actualización permanente de expedientes, contratos y estudios de rentabilidad, tipo de servicios, etc. Proponer cambio que agilicen el llenado y contratación de los servicios de traslado de valores y verificación de depósitos de las diferentes plazas y territorios. Dar seguimiento con cada una de las sucursales la contratación de los servicios de traslado de valores y procedimiento de efectivo y en su caso su modificación y/o actualización de los mismos. Elaborar y mantener actualizados el registro físico y el archivo de los contratos por el servicio de traslado de valores con cajas outsourcing, empresas de traslado de valores y clientes consumidores de servicios contratados. Preparar reportes sobre el estatus de los contratos con cajas outsoursing, empresas de traslado de valores y clientes consumidores de los servicios contratados, y enviar al supervisor inmediato para seguimiento y control. Atender, proponer y apoyar a las subdirecciones operativas territoriales, sucursales y ejecutivos a nivel nacional, con la generación de cotizaciones para la presentación del servicio de traslado de valores, tanto para clientes actuales como para prospectos y clientes eventuales y/o especiales evaluando las diferentes alternativas para determinar la mejor opción, considerando calidad y eficiencia del servicio y así opta por la alternativa que mejor convenga al cliente y/o institución. Atender, proponer y apoyar a la Dirección de Scotia Capital México y sucursales a nivel nacional con la generación de cotizaciones de metales preciosos, dólares, etc., tanto para clientes como para sucursales evaluando las diferentes alternativas para determinar la mejor opción, considerando calidad y eficiencia del servicio y así opta por la alternativa que mejor convenga al cliente y/o institución. Mantener actualizados los métodos que permitan continuar con el servicio en caso de contingencia, encontrando las mejores alternativas que permitan el logro y consecuencia de los servicios proporcionados a los clientes. CONTACTOS CLAVE: Internos: Sucursales, cajas generales, direcciones divisionales, subdirección operaciones territoriales, Bancas (Gobierno Empresarial, Corporativas o locales en las empresas de traslado de valores, para la obtención del esquema mas favorable de tarifas y en los problemas que derivados del servicio se llegue a suscitar. Externos Clientes, empresas de traslado de valores y cajas outsourcing, para negociar los contratos por los servicio proporcionados. COMPETENCIAS Iniciativa, orientación a resultados, trabajo en equipo, eficiencia, compromiso, negociación. 1.9.2. FUNCIONARIO DE CAJAS GENERALES NUESTRAS PROPOSITO FINANCIERO Apoyar las cajas generales a nivel nacional, para llevar un adecuado control de saldos y existencias del efectivo moneda nacional (billete, moneda metálica), moneda extranjera (divisa y metales), buscando mejorar los niveles de servicio. Coadyuvar en el desarrollo de las estrategias que permitan la reducción de saldos improductivos de las cajas generales a nivel nacional. Establecer modelos de mejora continua que se reflejen en la optimización de recursos financieros. CLIENTES Brindar un alto nivel de servicio, apoyo, consultaría y asesoría a las áreas de operaciones centrales, consientes en generar soluciones estrategias a las sucursales y además líneas de negocios del grupo. Mantener el contacto proactivo y permanente con los líderes de las áreas de operaciones centrales, con el objetivo principal de generar y/o impulsar cambios, para incrementar el nivel de servicio y fortalecer el control interno. PROPOSITO OPERACIONAL Implementar mejoras a las políticas y procedimientos que regulan la operación de las áreas centrales cuidando que sea estándar, manteniendo la fluidez de servicio en de servicio hacia los clientes internos y garantizando el control interno. Colaborar activamente para que el modelo operativo y de servicio en las áreas de operaciones centrales se mantenga estandarizado. Establecer modelos de mejora continua que incluya las mejores prácticas y metodologías empresariales. Diseñar herramientas de análisis y seguimiento para la toma de acciones en operaciones centrales. Generar iniciativas de mejora que involucren a las tecnologías de sistemas como ultimo recurso, para la implementación de mejora continua en los procesos de área de operaciones centrales. Gestionar procesos de Administración del cambio de áreasde operaciones centrales. Diseñar e implementar procesos para la Administración del conocimiento en áreas de operaciones centrales. EMPLEADOS Fomentar buen ambiente laboral, mantener una adecuada integración y comunicación con el equipo de trabajo y en general con las áreas de integración. Fomentar cultura de equidad de género en el equipo de trabajo Implementar modelos que apoyen. FUNCIONES ESPECÍFICAS Realizar el trámite correspondiente en el sistema SAM de aquellas reclamaciones por clientes a nivel nacional y por la retención a clientes en sucursales del área correspondiente; lo anterior tratándose de billetes presuntamente falsos que se presentan en ventanilla. Dando trámites y seguimiento con Banco de México y en su caso realizar el trámite del 1505 y/o quebrantos por los conceptos de aclaración. Elaborar base de datos con el detalle de todos los billetes que se procesaron en el área para tener un control de seguimiento de cada uno de los billetes. Apoyar a cajeros generales con la problemática existente con Banco de México y corresponsales, en los depósitos y/o retiros de efectivo, con la finalidad de tramitar solución con la oficina central de esa institución. Verificar que los saldos contabilizados por los movimientos aplicados de las dotaciones, excedentes y las concentraciones registrados en cajas generales, correspondan con los reflejados tanto en siceco como en el arqueo de la caja general y de la compañía de traslado de valores. Recomendar acciones y ajustes a políticas/procedimientos para eficientar la operación y servicio en operaciones centrales. Notificar a su supervisor inmediato sobre el desarrollo de sus funciones, destacando los aspectos relevantes para la toma de decisiones, identificando los problemas potenciales y actuando pro-activamente. Vigilar los rechazos por depósito a Banco de México de todas las cajas generales a nivel nacional para búsqueda de soluciones y estrategias esto llevando un registro diario. Generar de manera oportuna el trámite de cobro a las compañías del importe resultante de la improductiva ocasionada por los rechazos de Banco de México más el costo de verificación y traslado de efectivo. Evaluar y dar respuesta a los hallazgos detectados en las revisiones de Auditoria, Procesos Operativos, seguridad y confianza evaluando el riesgo y en su caso, proponer/generar soluciones en los proceso, reglamentación correspondiente y requerimientos a sistemas. En forma coordinada con los responsables de área; desarrollar y optimizar permanentemente Guías de Control Interno, políticas y procedimientos, vigilando que sean acordes a las actualizaciones de la operación y normatividad y enfocados a atender las necesidades de los clientes. Validar en coordinación los responsables de las áreas, la operatividad de los cambios a los procesos y sistemas realizando pruebas piloto previas a las liberaciones en producción, Desarrollar la estrategia y programas de información por los cambios a implantar, apoyando y evaluando la elaboración y publicación de circulares o comunicados y reglamentación correspondientes, con la debida oportunidad. Coordinar con los responsables de las áreas, la implantación de cambios y/o nuevos procesos. Dar seguimiento a las liberaciones de los cambios. CONTACTOS CLAVE Internos: Cajas generales a nivel nacional, ejecutivos de sucursales de ATM’s Externos: Empresas de traslado de valores, como apoyo para verificar los servicios contratados con caja general. COMPETENCIAS Iniciativa, orientación a resultados, trabajo en equipo, eficiencia, compromiso. OTROS ROLES Contribuir al mejoramiento del clima laboral y eficiencia. 1.9.3. FUNCIONARO ACLARACIONES SUCURSALES Y ATM PROPOSITO FINANCIERO Atender y dar respuesta al tramite, recuperación y eliminación de aquellas diferencias generadas en los cajeros automáticos de red interna y externa por ruta y territorio a nivel nacional, derivadas por las operaciones de clientes de red, clientes propios y de las empresas de traslado de valores aplicando los estándares de calidad y servicios establecidos por la institución y cumpliendo los niveles de productividad que se hayan establecido. CLIENTES Proporcionar apoyo a los responsables de las Sucursales para realizar los trámites correspondientes en la eliminación de diferencias generadas por las operaciones de las dotaciones pronosticadas y aplicadas, así como las diferencias generadas por los Cajeros Automáticos de las Red externa e interna. Proporcionar apoyo con la información a los responsables de las compañías de traslado para el seguimiento y el análisis de las diferencias y su pronta eliminación. PROPOSITO OPERACIONAL Actualizar diariamente las bases de datos para el mejoramiento el cuanto al análisis y la eliminación de las partidas día a día. Diseñar y aplicar mejoras en los equipos de cómputo para el apoyo del personal de la gerencia. Compartir habilidades de conocimiento de cada uno de los funcionarios para atacar debilidades mediante los conocimientos del personal. EMPLEADOS Fomentar buen ambiente laboral, mantener una adecuada integración y comunicación con el equipo de trabajo y en general con las áreas de interacción. Fomentar cultura de equidad de género en el equipo de trabajo. Implementar modelos que apoyen la cultura de liderazgo, fundamentado en los recursos humanos de las áreas de operaciones centrales. CONTROL Recibir, interpretar y clasificar diariamente las solicitudes de aclaraciones del Ejecutivo Cuadre Contable Sucursales y ATM de la gerencia contable, en el archivo de datos con la diferencias de las sucursales y cajeros automáticos de red externa e interna, generadas en e tramite día a día y con las empresas de traslado de valores, para dar tramite a la recuperación y eliminación correspondiente. (auxiliar). Generar base de datos de auxiliar histórico, reporte de transacciones incompletas y cuestionables, contadores vs, Log, tira auditora A/20, siceco y partidas pendientes, saldos 1101, 1102, 1109 para la eliminación de las partidas generadas por cuadre contable. Bajar diariamente los reportes de infopac que son DLTRPV30 (DOHS), DOACQUR (DTIS), HMC550R (REPORTES DE TRANSACCIONES DE RETIRO INCOMPLETAS) Y HMC800R (COMPARATIVOS VS LOG). Enviar diariamente vía mail el reporte a nivel nacional de la información de los CONTADORES vs. LOG y TRANSACCIONES INCOMPLETAS a las empresas de Traslado de Valores verificando solo enviar la información correspondiente de cada empresa de Traslado de Valores. Realizar de manera oportuna el tramite de recuperación y eliminación de las diferencias generadas en los cajeros automáticos de red externa, derivadas de (con): cuadre y contable día a día, empresas de traslado de valores Procesos SUT concluyentes propios (mis en mis), de red (sus en mis) corporativos. Dar seguimiento a la eliminación de diferencias existentes en el auxiliar de partidas pendientes relacionados con efectivo pronosticado y dotado, por cada centro de costos y cada territorio asignados a sucursales, cajas generales y cajeros automáticos de red externa e interna a nivel nacional. Generar reportes e integrar antecedentes de las diferencias transmitidas y eliminadas, archivando el paquete contable el cierre contable para su consulta o seguimiento de las aclaraciones de diferencias, captura de pólizas, etc. Atender y apoyar a las empresas de traslado de valores para el seguimiento y eliminación de diferencias generadas de los cajeros automáticos de la red externa. Elaborar la “carta de reclamación” y seguimiento por aquellas diferencias generadas por el proceso día a día y enviar a las empresas de traslado de valores, solicitando la bonificación/pago de dichas diferencias de los plazos establecidospara la recuperación de las diferencias. Ejecutar las actividades que conlleven a alcanzarlas metas y/o objetivos establecidos para la atención oportuna y eficiente de las solicitudes de aclaración e información; cumpliendo en cada una de ellas con los compromisos de servicio en tiempo y forma para la satisfacción de los clientes externos e internos. Realizar las aplicaciones contables resultantes de las aclaraciones y servicios atendidos, generando archivos y bases de datos históricos para su posterior localización e identificación (cargo a clientes, cargos forzosos, sut’respondidos y contabilización diaria). Reportar a su supervisor inmediato las áreas de oportunidad que den eficiencia a la solución de las aclaraciones tramitadas, identificando los problemas potenciales y actuando Pro/activamente. Procesar y transmitir en el sistema mercurio, la correcta aplicación contable y captura de pólizas por la diferencias eliminadas de los cajeros automáticos de red externa e interna y clasificando las diferencias por compañía a cada centro de costos el importe y la moneda con el concepto que corresponda. Realizar todas las actividades inherentes al puesto así como las encomendadas por su supervisor inmediato. CAPACITACION Participar activamente en el desarrollo, coordinación e implementación de recursos y capacitación al personal de operaciones centrales en temas de cumplimiento, control interno, mejora continua, administración del cambio. Colaborar con Recursos Humanos en la elaboración, revisión y actualización de cursos / programas de aprendizaje y desempeño para el personal de operaciones centrales. DESARROLLO DE MEJORAS OPERACIONALES Desarrollar, elaborar y asesorar a las áreas de operaciones centrales en cuanto a los requerimientos a sistemas de acuerdo a las necesidades de operación, optimizando los procesos y riesgo, incluyendo las recomendaciones emitidas por Auditoria u otras áreas de control. DESARROLLAR E IMPULSAR EL MODELO DE MEJORA CONTINUA Fomentar la cultura de “enfoque al cliente” y hacer crear la conciencia de que todas las mejoras se deben dirigir en primera instancia a aumentar la satisfacción de los clientes internos o externos. Asegura que el personal en las áreas, tenga el conocimiento de los procesos y lineamientos oficiales para prevenir fallas en lugar de detectarlas. Establecimiento de mecanismos de evaluación, seguimiento, supervisión y reporte de problemas. Implantar la estandarización de procesos. Aplicar la optimización de actividades asegurando segregación de funciones y responsabilidades. Multiplicar las mejoras practica. CONTACTOS CLAVE Internos Gerencia contable, subdirección pronostico de efectivo y subdirección caja metropolitana, monitoreo de atm’s, depto. De aclaraciones emisor adquiriente, tarjeta de crédito, contabilidad, cheques, depto. De cambio divisas para recibir información y reportes para el trámite de aclaraciones propios y de red. Externos Empresa de traslado de valores para el seguimiento y eliminación de diferencias generadas en los atm’s de la red externa. 1.9.4. FUNCIONARIO ESTUDIOS DE RENTABILIDAD PROPOSITO FINANCIERO Consultar el comportamiento de efectivo de cada sucursal, caja general y cajeros automáticos a nivel nacional, generando reportes para optimizar la rentabilidad. Elaborar reportes sobre la rentabilidad de gastos, cobro, de los servicio de traslado, importes máximos a bonificar, gastos generados en cajeros automáticos, cajas generales, sucursales y empresas de traslado de valores generando información para la Subdirección de Operación y Administración para el desarrollo del análisis de gastos, saldos y estrategias a efecto de obtener mejores rendimientos y beneficios en el grupo. Coadyuvar con el desarrollo de estrategias que permitan la reducción de saldos improductivos y gastos de operación en las áreas con que tengan relación. Desarrollo e implementación de herramientas administrativas, que nos permitan disminuir los gastos de operación y mejoren los procesos diarios, para obtener reportes claros y con la información necesaria para el funcionamiento eficiente de la subdirección. FUNCIONES ESPECÍFICAS Consulta el sistema de estados de cuenta ( cheques ), para la generación del reporte de Depósitos en Efectivo de los clientes rentables para determinar las comisiones y los montos máximos a bonificar por concepto de traslado de valores Elaboración de reporte por medio de tablas dinámicas para obtener saldos mensuales de los Depósitos en Efectivo, realizados por los clientes que cuentan con el servicio de traslado de valores, y si así lo requiere proceder a la bonificación de las comisiones generadas con apego a las circulares: 371/2008 y 10/2009 (Comisión por Depósitos Mayores a $200,000.00 de PEMEX Refinación. Atención a las solicitudes que se reciben directamente, de clientes que solicitan por medio del área de Medición de Costos y Rentabilidad, la bonificación por concepto de Depósitos mayores a $ 200,000.00 de acuerdo a la circular: 468/2006. Actualización de las metas en el reporte siceco diario mensual de acuerdo a la solicitud previa de las gerencias que conforman la subdirección de operación y Administración, permitiéndole a las sucursales, cajas generales, ventanillas de cambio y cajeros automáticos operar eficientemente. Ingreso de nuevas Plazas al iniciar operaciones, anexando centro de costos, territorio y Metas asignadas de acuerdo a su previo análisis por la Subdirección de Operación y la áreas correspondientes. Recibir información de parte de la Gerencia de cuadre contable del gasto y el cobro de los servicios de traslado de valores, así como de los importes máximos bonificar a efectos de realizar reportes de rentabilidad. Elaborar reportes de rentabilidad del comportamiento de los saldos de las cajas generales, cajeros automáticos a nivel nacional, sucursales y empresas de traslado de valores, registrando el detalle de las cuentas y saldos por concepto, centro de costos, moneda y territorio. Elaborar informes del comportamiento de los centro de canje a nivel nacional, integrando información de saldos improductivos y enviar a las diferentes gerencias que conforman la subdirección. Preparar reportes sobre Rentabilidad del Gasto, importes máximos a bonificar a clientes por concepto de traslado de valores, así como el comportamiento de efectivo en cajas generales. Realizar todas las actividades inherentes al puesto, así como las encomendadas por su supervisor inmediato. CONTACTOS CLAVE Internos Gerencias Administrativo y Aclaraciones, Gerencia Contable, Gerencia Pronostico de efectivo y Medición de costos y Rentabilidad para recibir y enviar reportes de productividad. 1.10. PAUTAS DE CONDUCTA EN LOS NEGOCIOS INTRODUCCION Las pautas de conducta en los negocios de Scotiabank describen las normas de conducta que deben observar los consejeros funcionarios y empleados de the bank of nova scotia y sus subsidiarias en todo el mundo. Si no está seguro de cuál es la manera más correcta de proceder en una situación en particular, las pautas deben ser su primera referencia. Si encuentra algún aspecto en las mismas que no entienda o se requiere más orientación, comuníquese con su director o funcionario de mayor jerarquía. Los consejeros, funcionarios y empleados reciben una copia de las pautas de conducta en el momento de ser elegidos o contratados y deben confirmar que las han recibido y leído. Como consejero, funcionario o empleado de Grupo Scotiabank debe asegurarse de: • Leer las pautas de conducta y cada año confirmar que las ha acatado. • Hacer preguntas si no esta seguro de cuales son sus responsabilidades o si una acción o comportamiento en particular es apropiado. • Cumplirconstantemente con las pautas de conducta y aplicar las demás políticas de scotiabank que sean pertinentes para su trabajo. • Notificar cualquier incumplimiento comprobado o potencial de las pautas de conducta tan pronto como haya tenido conocimiento del mismo 1.9.5. RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y DE LA DIRECCION GENERAL El presidente y director general de Scotiabank tiene la responsabilidad general de cuidar el cumplimiento de las pautas en toda la organización y presentar un informe anual sobre su cumplimiento al consejo de administración o un comité del mismo. Por su parte, el consejo de administración es responsable de analizar y probar el contenido de las pautas y debe autorizar sus modificaciones y cierto tipo de exenciones. 1.9.6. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS PAUTAS La conducta ilegal o poco ética coloca a Scotiabank y en algunos casos a sus clientes, accionistas, empleados y demás partes interesadas en una situación de riesgo. Por ejemplo • Scotiabank y/o un empleado podrían ser objeto de sanciones penales y legales, revocación de licencia, demandas judiciales o multas. • La publicidad negativa que genera un incumplimiento podría perjudicar la confianza de nuestros clientes actuales o potenciales en scotiabank y su deseo de establecer una relación de negocio con nosotros. 1.9.7. LOS PRINCIPOS BÁSICOS DE LAS PAUTAS DE CONDUCTA EN LOS NEGOCIOS Los seis principios básicos de Scotiabank son los cimientos que sustentan las pautas. El respeto de dichos principios es esencial para satisfacer las nuestros objetivos institucionales y preservar la reputación de Scotiabank como modelo de integridad y practicas éticas. Los seis principios son: 1. Cumplir con las leyes vigentes en los países donde opera Scotiabank 2. Evitar colocarse o colocar a Scotiabank en la situación de conflicto de intereses 3. Comportarse con honestidad e integridad 4. Respetar la confidencialidad y proteger la integridad y seguridad de los activos, comunicaciones, información y transacciones 5. Tratar con justicia, equidad y profesionalismo a todas las personas que tengan relaciones con Scotiabank, ya sean clientes, proveedores, empleados u otros. 6. Respetar nuestros compromisos con las comunidades donde operamos. 1.9.8. CUMPLIR LA NORMATIVIDAD Las leyes de cada uno de los países donde operamos regulan numerosos aspectos de nuestras actividades. Scotiabank debe cumplir con las leyes de los países donde opera. A veces, las políticas y procedimientos pueden parecer complicados, pero tenga presente que han sido desarrollados con el propósito de cumplir con la ley. 1.9.9. CONFLICTO DE INTERESES Los consejeros, funcionarios y empleados tienen la obligación de actuar en beneficio de Scotiabank. Un conflicto de intereses puede surgir cuando sus intereses personales están contrapuestos con lo que mas le conviene a Scotiabank o a un cliente El empleo fuera de horario de trabajo de Scotiabank esta permitido siempre y cuando que no ocasione un conflicto de intereses, ni perjudique de modo alguno al desempeño satisfactorio de sus funciones laborales en Scotiabank. Además debe cumplir con las siguientes reglas • No emprenda ningún negocio que compita con Scotiabank, ni ninguna actividad de pueda comprometer su posición o reputación del banco • No lleve a cabo actividades externas durante su horario de trabajo de Scotiabank, ni utilice los equipos o las instalaciones de Scotiabank para realizarlas. Esto comprende solicitar a otros empleados que participen en dichas actividades. • Antes de emprender o continuar una actividad de negocio externa, establecer o mantener una participación financiera con un cliente o proveedor de scotiabank o de alguna otra entidad que mantenga una relación de negocio estrecha con Scotiabank, o comprometerse con un trabajo fuera del horario laboral en Scotiabank, convérselo con el director para asegurarse de que las actividades generen algún conflicto de intereses. COMPORTARSE CON HONESTIDAD E INTEGRIDAD 1.9.10. ACTIVIDADES ILEGALES O FRAUDULENTAS Malversación Robar fondos de un cliente o de Scotiabank, defraudar a un cliente o a Scotiabank, o coludirse con terceros o ayudar intencionalmente a terceros a incurrir en colusión constituyen causales de recisión laboral y posible responsabilidad administrativa, civil o penal. Ello comprende, a titulo enunciativo más no limitativo el uso indebido de beneficios laborales, tales como privilegios bancarios y tarjetas de crédito corporativas, o el uso indebido del sistema de compensación o pagos o de registros contables de Scotiabank para obtener créditos o fondos que no le pertenezcan a usted por legítimo derecho. ACCESO INDEBIDO A REGISTROS, FONDOS O INSTALACIONES Nunca utilice su acceso a fondos o a las instalaciones de Scotiabank para proceder indebidamente, usted podrá reunir, utilizar y acceder a datos, registros, archivos electrónicos y programas de computación solo para los fines previstos y aprobados por Scotiabank. CREACION DE REGISTROS FALSOS La falsificación, incluso sin la intención de cometer fraude, es una violación grave de las pautas. Usted ni puede bajo ninguna circunstancia, falsificar una firma o deliberadamente ingresar o permitir el ingreso de información falsa o engañosa en una cuenta, registro, modelo, sistema o documento de Scotiabank. Bajo ningún concepto Scotiabank permitirá la existencia de cuentas, fondos, activos o pasivos no declarados o no registrados. Tan pronto se entere de la existencia de dicha cuenta o instrumento, denúncielo haciendo uso de la cadena de comunicación. SOBORNOS, GRATIFICACIONES Y PRÁCTICAS DE CORRUPCION Scotiabank, prohíbe aceptar u ofrecer sobornos, privilegios comisiones extraordinarias y cualquier tipo de pago o beneficio a proveedores, clientes, funcionarios públicos y demás terceros a cambio de un trato o consideración favorable. Los agentes abogados, consultores, corredores y demás profesionales y proveedores deberán ser seleccionados de acuerdo a sus calificaciones, la calidad de sus productos o servicios, sus precios y los beneficios que reportan a Scotiabank. COOPERACION CON AUDITORIAS E INVESTIGACIONES Siempre coopere plenamente en cualquier investigación realizada por la dirección o por los departamentos de cumplimiento, auditoria interna, seguridad e investigación y recursos humanos en Scotiabank y los departamentos locales de las subsidiarias. Sea franco, honesto y sincero al tratar con investigadores internos, auditores externos y organismos reguladores. Sin embargo, tenga presente las pautas y los procedimientos de confidencialidad de Scotiabank sobre divulgación de la información. RESPETAR LA CONFIDENCIALIDAD PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Usted tiene la obligación de proteger la información personal y de negocios que los clientes y empleados nos han confiado así, como la confidencialidad de los asuntos propios de Scotiabank. Esta obligación se mantiene incluso después de que usted cese de trabajar con nosotros. Los clientes y empleados confían en que Scotiabank garantizara la seguridad y protección de su información personal e información de negocios por ello proteger su privacidad y la confidencialidad de sus negocios con nosotros es esencial para salvaguardar nuestra reputación. En la mayoría de los casos, mantener la confidencialidad es también un requisito legal o de carácter normativo. 1.9.11. TRATAR CON JUSTICIA, IGUALDAD Y PROFESIONALISMO A TODAS LAS PERSONAS QUE TENGAN RELACIONES CON SCOTIABANK Scotiabank se ha comprometido a brindar un trato equitativo a todos sus empleados, clientes, proveedores y demás terceros actuales y potenciales y a mantener un ambiente de trabajo que propicie la productividad, los objetivos personales, la dignidady el respeto a si mismo de todos los empleados. Estos compromisos comprenden: • Establecer y apoyar una fuerza laboral, en todos los niveles de la organización, que sea reflejo de la diversidad característica de las comunidades que atiende, y • Efectuar los ajustes razonables que sean necesarios para que las personas calificadas que enfrentan algún tipo de barrera (por ejemplo las personas discapacitadas) puedan desempeñar sus funciones laborales. DIVERSIDAD, IGUALDAD Y DERECHOS HUMANOS Acoso y discriminación Todo empleado tiene derecho a trabajar en un medio libre de acoso. Todo cliente tiene derecho a recibir servicios financieros sin acoso. Scotiabank tiene el compromiso de respetar el espíritu y la intención de la ley canadiense de derechos humanos y demás leyes sobre derechos humanos y contra la discriminación de aplicación en las subsidiarias o a las operaciones de Scotiabank fuera de Canadá. El comportamiento de todos los directores, funcionarios y empleados deberá ajustarse a estos principios. El acoso, incluido el acoso sexual, es una forma de discriminación. Se entiende por acoso cualquier conducta, comentario, gesto o contacto asociado con formas prohibidas de discriminación: • Que pueda ofender o humillar a cualquier empleado o cliente (por ejemplo, traer al trabajo imágenes o textos de naturaleza sexual o hacer chistes o comentarios discriminatorios) o • Que pueda percibirse razonablemente como acción condicionante para la obtención del empleo o de oportunidades en el trabajo o de la prestación de servicios financieros a condición de naturaleza discriminatoria. 1.9.12. PROBLEMAS E IRREGULARIDADES Obligación de notificar La notificación inmediata de cualquier incumplimiento puede ayudar a protegerlo a usted y a Scotiabank, así como a otros empleados, clientes y accionistas y demás partes interesadas. Si usted cree que posiblemente ha violado las pautas de conducta o códigos de conducta complementarios que le sean aplicables, tiene la obligación de notificarlo inmediatamente a su director. De lo contrario, podría ser objeto de rescisión laboral. Usted también tiene la obligación con scotiabank, sus compañeros de trabajo y consigo mismo de notificar: • Todo incumplimiento de las pautas de conducta por parte de otro empleado • Toda falla o deficiencia severa de las políticas, procedimientos o controles de Scotiabank que puedan facilitar su incumplimiento o impedir su detección • Todo incumplimiento por parte del proveedor o contratista de los requisitos legales o normas éticas que sean comparables a las pautas. La cadena de comunicación Usted debe notificar cualquier incumplimiento de las pautas de conducta a su director o al director designado en la cadena de comunicación. Consulte a un funcionario de mayor jerarquía si considera que la respuesta recibida de la primera persona no es razonable. Los empleados también pueden denunciar situaciones de acoso y demás problemas en el centro de trabajo a relaciones laborales. Toda denuncia de incumplimiento de las pautas será tratada con prontitud e imparcialidad. Sin embargo, si considera que su reclamo o inquietud no ha sido resuelto apropiadamente, deberá escribirle, sin temor a represalias, al presidente y director general de banco o de una subsidiaria o cualquier otro funcionario principal pertinente. CONVENIO INTERNACIONAL PARA LA REPRESIÓN DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Preámbulo Los Estados Partes en el presente convenio. Teniendo presentes los propósitos y principios de la Carta de las Naciones Unidas relativos al mantenimiento de la paz y la seguridad internacionales y al fomento de las relaciones de amistad y buena vecindad y la cooperación entre los Estados. Profundamente preocupados por el hecho de que se intensifican en todo el mundo los atentados terroristas en todas sus formas y manifestaciones. Recordando la Declaración con motivo del cincuentenario de las Naciones Unidas contenida en la resolución 50/6 de la Asamblea General, 24 de Octubre de 1995. Recordando también todas las resoluciones pertinentes de la Asamblea General sobre la cuestión, incluida la resolución 49/60, de 9 de diciembre de 1994, y su anexo sobre la declaración sobre medidas para eliminar el terrorismo internacional, en la que los Estados Miembros de las Naciones Unidas reafirmaron solemnemente que condenaban en términos inequívocos todos los actos, métodos y prácticas terroristas por considerarlos criminales e injustificables, donde quiera y quien quiera los cometiera, incluidos los que pusieran en peligro las relaciones de amistad entre los Estados y los pueblos y amenazaran la integridad territorial y la seguridad de los Estados. Observando que en la Declaración sobre medidas para eliminar el terrorismo internacional se alentaba además a los estados a que examinaran con urgencia el alcance de las disposiciones jurídicas internacionales vigentes sobre prevención, represión y eliminación del terrorismo en todas sus formas y manifestaciones, a fin de asegurar la existencia de un marco jurídico global que abarca todos los aspectos de la cuestión. Recordando la resolución 51/210 de la Asamblea General, de 17 de Diciembre de 1996, en cuyo párrafo 3, inciso f), la Asamblea exhortó a todos los Estados a que adoptarán medidas para prevenir y contrarrestar, mediante medidas internacionales apropiadas, la financiación de terroristas y de organizaciones terroristas, ya sea que se hiciera en forma directa o indirecta, por conducto de organizaciones que tuvieran además o que proclamaran tener objetivos caritativos, sociales o culturales, o que realizaran también actividades ilícitas, como el tráfico ilegal de armas, la venta de estupefacientes y las asociaciones ilícitas, incluida la explotación de personas a fin de financiar actividades terroristas, y en particular a que consideraran, en su caso, la adopción de medidas reguladoras para prevenir y contrarrestar los movimientos de fondos que se sospechara se hicieran con fines terroristas, sin impedir en modo alguno la libertad de los movimientos legítimos de capitales, y que intensificaran el intercambio de información acerca de los movimientos internacionales de este tipo de fondos. Recordando así mismo la resolución 52/165 de la Asamblea General, de 15 de Diciembre de 1997, en la que la Asamblea invitó a los Estados a que consideraran, en partículas, la posibilidad de aplicar las medidas que figuraban en los incisos a) a f) del párrafo 3 de su resolución 51/210, de 17 de Diciembre de 1996. Recordando además la resolución 53/108 de la Asamblea General, de 8 de Diciembre de 1998, en la que la Asamblea decidió que el Comité Especial establecido en virtud de la resolución 51/210, de 17 de Diciembre de 1996, elaborara un proyecto de convenio internacional para la represión de la financiación del terrorismo que complementara los instrumentos internacionales conexos y existentes. Considerando que la financiación del terrorismo es motivo de profunda preocupación para toda la comunidad internacional. Observando que el número y la gravedad de los actos de terrorismo internacional depende de la financiación que pueden obtener los terroristas. Observando igualmente que los instrumentos jurídicos multilaterales vigentes no se refieren explícitamente a la financiación del terrorismo. Convenios de la necesidad urgente de que se intensifique la cooperación internacional entre los Estados con miras a elabora y adoptar medidas eficaces y prácticas para prevenir la financiación del terrorismo, así como para reprimirlo mediante el enjuiciamiento y el castigo de sus autores. Han acordado lo siguiente: Artículo 1. A los efectos del presente Convenio: 1. Por “fondos” se entenderá los bienes de cualquier tipo, tangibles o intangibles, muebles o inmuebles, con independencia de cómo se
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