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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL *ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD SANTO TOMAS *INSTITUTO MEXICANO DE EDUCACIÓN PROFESIONAL SEMINARIO: PROYECCIONES FINANCIERAS SU ACTUALIZACIÓN Y ANÁLISIS “LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL” TRABAJO FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: CONTADOR PÚBLICO PRESENTAN: LUCIANO CRUZ REYES MA. GUADALUPE DUARTE PRADO ANA. R. SAUCEDO MORALES CESAR VARGAS GUERRERO JUAN PABLO CABRERA GARAY CONDUCTORES: C.P. AMAPOLA PANDO DE LIRA C.P. SERGIO ADRIAN VARGAS PRIOR MÉXICO, D.F. AGOSTO 2010 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 7 CAPÍTULO I EMPRESAS COMERCIALES 1.1 CONCEPTO 10 1.2 ELEMENTOS QUE INTEGRAN 11 1.2.1 Materiales 12 1.2.2 Trabajo 12 1.2.3 Capital 13 1.3 IMPORTANCIA 13 1.3.1 Importancia en el aspecto económico 14 1.3.2 Importancia en el aspecto social 16 1.3.3 Importancia en el aspecto político 18 1.4 OBJETIVOS 20 1.4.1 ¿Qué son los objetivos? 20 1.4.2 Importancia de los objetivos 21 1.4.3 Características de los objetivos 23 1.4.4 Tipos de objetivos 25 1.4.5 Recomendaciones 29 1.5 ESTRUCTURA Y ENTORNO DE LA EMPRESA 30 1.5.1 La estructura organizacional 31 1.5.2 Elementos de estructura de una organización 31 1.5.2.1 Preguntas que identifican a los elementos de estructura adecuada de una organización 36 1.5.3 Diseño de organizaciones comunes 37 1.5.4 Nuevas opciones 40 1.5.5 Clasificación del entorno 42 1.5.6 Diversidad para cada empresa 50 1.5.7 Dimensiones del entorno 50 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 3 1.6 CLASIFICACIÓN Y ACTIVIDADES DE LAS EMPRESAS 52 1.6.1 Enfoque administrativo 53 1.6.2 Enfoque jurídico 58 CAPÍTULO II INFORMACIÓN FINANCIERA ........... 2.1 CONCEPTO 62 2.2 OBJETIVO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 63 2.2.1 Concepto 63 2.2.2 Objetivos Principales 64 2.2.3 Usuarios de la Información Financiera 66 2.2.3.1 Concepto 67 2.2.3.2 Clasificación de Usuarios 67 2.3 ESTADOS FINANCIEROS 71 2.3.1 Concepto 71 2.3.2 Partes que integran a los estados financieros 73 2.3.3 Estados Financieros Básicos 75 2.4 EL BALANCE GENERAL 77 2.4.1 Concepto 77 2.4.2 Formas de presentación 78 2.4.3 Conceptos Básicos del Balance General 82 2.4.3.1 Activo 82 2.4.3.2 Pasivo 83 2.4.3.3 Capital 85 2.4.5 Clasificación de los conceptos y principales cuentas en el Balance General 85 2.4.5.1 Activo 86 2.4.5.2 Pasivo 91 2.4.5.3 Capital 94 2.5 EL ESTADO DE RESULTADOS 97 2.5.1 Concepto 98 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 4 2.5.2 Elementos que lo integran 98 2.5.3. Estructura y principales componentes 103 2.5.4 Principales Cuentas en el Estado de Resultados 108 2.6 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO 111 2.6.1 Antecedentes-Estado de Cambios en la Situación Financiera 112 2.6.1.1 Concepto 112 2.6.1.2 Estructura y Conceptos que lo integran 112 2.6.1.3 Elaboración 115 2.6.2 Concepto del Estado de Flujos de Efectivo 116 2.6.3 Conceptos que lo integran 117 2.6.4 Estructura 119 2.6.5. Mecanismos para su elaboración 120 2.7 ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE 122 2.7.1 Concepto 122 2.7.2 Conceptos Básicos 123 2.7.3 Elaboración 127 CAPITULO III ANÁLISIS FINANCIERO 3.1 OBJETIVO DE LA INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 130 3.2 MEDIDAS PREVIAS AL ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS 132 3.2.1 Reglas de simplificación y uniformidad de los estados financieros. 136 3.2.2 Reglas de simplificación de los estados de situación financiera. 138 3.3 MÉTODOS DE ANÁLISIS 141 3.3.1 Clasificación 142 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 5 3.4 MÉTODOS DE RAZONES 144 3.4.1 Métodos estadísticos de tipo vertical 145 3.4.1.1 Razones simples 146 3.4.1.2 Razones estándar. 148 3.4.1.3 Razones por índices 148 3.4.2 Método de porcientos integrales. 149 3.5 MÉTODOS ESTADISTICOS DE TIPO HORIZONTAL 151 3.5.1 Métodos de aumentos y disminuciones 152 3.5.2 Método de tendencias 154 CAPITULO IV APLICACIÓN DE LAS RAZONES FINANCIERAS 4.1 CONCEPTO. 159 4.1.1 Objetivos Generales 160 4.2 USO DE RAZONES FINANCIERAS. 162 4.3 TIPO DE RAZONES FINANCIERAS. 165 4.3.1 Métodos Verticales 166 4.3.1.1 Procedimiento de Porcientos Integrales 167 4.3.1.2 Razones Simples 168 4.3.1.2.1 Razones de Liquidez 169 4.3.1.2.2 Razones de Endeudamiento 173 4.3.1.2.3 Razones de Rentabilidad 174 4.3.1.2.4 Razones de Cobertura 176 4.3.2 Métodos de Análisis Horizontal 176 4.3.2.1 Métodos de Aumentos y Disminuciones 177 4.3.2.2 Método de Tendencias 178 4.3.2.2.1Función, Análisis y utilización del Método 178 4.3.2.3 Método de Control Presupuestal 179 4.3.2.4 Combinación de Métodos 180 4.4 ANALISIS DE RAZONES FINANCIERAS 180 4.4.1 Métodos de Análisis Vertical 181 4.4.1.1 Porcientos Integrales 182 4.4.1.2 Razones Simples 182 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 6 4.4.1.2.1 Razones de Liquidez 182 4.4.1.2.2 Razones de Endeudamiento 184 4.4.1.2.3 Razones de Rentabilidad 185 4.4.1.2.4 Razones de Cobertura 187 4.4.2 Método de Análisis Horizontal 188 4.5 LIMITACIONES 190 CAPITULO V CASO PRACTICO APLICACIÓN DE LAS RAZONES FINANCIERAS 194 CONCLUSIONES 231 BIBLIOGRAFÍA 232 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 7 INTRODUCCION La interpretación de datos financieros es sumamente importante para cada uno de las actividades que se realizan dentro de la empresa, por medio de esta los ejecutivos se valen para la creación de distintas políticas de financiamiento externo, así como también se pueden enfocar en la solución de problemas en específico que aquejan a la empresa como lo son las cuentas por cobrar o cuentas por pagar; moldea al mismo tiempo las políticas de crédito hacia los clientes dependiendo de su rotación, puede además ser un punto de enfoque cuando es utilizado como herramienta para la rotación de inventarios obsoletos. Por medio de la interpretación de los datos presentados en los estados financieros los administradores, clientes, empleados y proveedores de financiamientos se pueden dar cuenta del desempeño que la compañía muestra en el mercado; se toma como una de las primordiales herramientas de la empresa. De tal manera las razones financieras son de gran importancia, ya que estas pueden medir en un alto grado la eficacia y comportamiento de la empresa. Estas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera, puedeprecisar el grado de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la cobertura y todo lo que tenga que ver con su actividad. Las Razones Financieras, son comparables con las de la competencia y llevan al análisis y reflexión del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales, que es el tema que iremos desarrollando explicando los fundamentos de aplicación y calculo de cada una de ellas. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 8 Capítulo I Empresas Comerciales LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 9 CAPÍTULO I LA EMPRESA El instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del público la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía, se le conoce con el nombre de empresa, así mismo esta obtiene del entorno los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc. Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de recursos humanos, tecnología y factores productivos que se combinan para transformar los insumos, como materias primas y productos semielaborados en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos, básicamente trabajo y capital. Asimismo, debe contar con una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros y ejercer sus derechos sobre los bienes que produce. Actualmente es necesario contar con organizaciones que proporcionen un abastecimiento oportuno y adecuado que cuente con una distribución efectiva de bienes y servicios para ayudarnos a satisfacer todo tipo de necesidades, este tipo de organizaciones se conoce como empresa, la cual es una institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de los factores de la producción para obtener bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 10 1.1 CONCEPTO La empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: materiales, trabajo y capital1. También se define a la empresa como una “entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y financieros proporciona bienes y servicios a cambio de un precio que le permite la reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos determinados”2. “Es una unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responda a los requerimientos del medio humano en que la propia empresa actúa3” “Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos y legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos”4 1 Enciclopedia Británica, 2010, tomo 1, página 250 2 Julio García y Cristóbal Casanueva 3 Isaac Guzmán Valdivia 4 José Antonio Fernández Arenas LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 11 En un concepto más general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades y/o la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna y de este modo alcanzar los objetivos para los cuales fueron creadas. 1.2 ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN. La creación de una empresa supone tener que pensar acerca de los instrumentos necesarios para que la actividad planeada pueda desarrollarse y está se compone por un conjunto de elementos relacionados entre sí que persiguen unos objetivos comunes, por esta razón, resulta conveniente hacer una clasificación y análisis de los mismos. Las teorías clásicas sobre la empresa nos hablan de la existencia de tres elementos esenciales los cuales se combinan para el logro de los objetivos y son: 1. Materiales 2. Trabajo 3. Capital LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 12 1.2.1 Materiales Como factor productivo estos han sido durante muchos años una pieza clave. Hoy utilizamos el término materiales en un sentido global, incluyendo el conjunto de recursos naturales y materias primas imprescindibles para la producción, sin los que la organización empresarial no podría funcionar. Los materiales representan el activo físico, como son: terrenos, edificios o construcciones, maquinas, equipo, mobiliario, producto terminado y como ya se menciono la materia prima. 1.2.2 Trabajo Dentro de este factor productivo incluimos tanto la actividad que desarrolla el empresario, que será quien coordine los recursos materiales y humanos de la empresa, como el esfuerzo que desarrollan los trabajadores asalariados. Se entiende por trabajo el esfuerzo que realizan las personas para crear bienes o prestar servicios dentro de una organización empresarial, incluye tanto el trabajo físico como el intelectual. El término trabajo se refiere a una actividad propia del hombre; también otros seres actúan dirigiendo sus energías coordinadamente y con una finalidad determinada; sin embargo, el trabajo propiamente dicho, entendido como un proceso entre la naturaleza y el hombre, es exclusivamente humano. En este proceso el hombre se enfrenta como un poder natural, con la materia de la naturaleza, la empresa no podría funcionar sin el esfuerzo y la dedicación de los seres humanos. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 13 1.2.3 El capital Se denomina así al conjunto de bienes o derechos que la empresa tiene y que se incluyen dentro de su patrimonio, estando formado tanto por el dinero, los bonos, las acciones como por los bienes muebles e inmuebles. El capital es el elemento necesario para la producción de bienes de consumo, maquinaria, inmuebles u otro tipo de instalaciones. Los llamados bienes de capital son aquellos destinados a la producción de bienes de consumo, los cuales deben contar con el suficiente grado de efectividad para satisfacer necesidades y generar rédito económico. Existen varios tipos de capital: a) el capital circulante el cual es aquel que se agota en la producción y debe ser repuesto; b) el capital fijo que tiene un desgaste a largo plazo y no se agota en la producción; c) el capital variable que es el que se intercambia por una labor, es decir, el salario que se les paga a los empleados y finalmente el capital constante que corresponde a la inversión hecha en maquinarias, materias primas, equipo de computo, equipo de transporte, etcétera. 1.3 IMPORTANCIA DE LA EMPRESA A la acción de emprender algo de cualquier naturaleza se le vincula con la palabra empresa y la actividad de la misma es vital para las economías del estado. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 14 La importancia de la empresa para el estado o un país se sitúa en el contexto de la productividad de bienes y servicios necesarios para que la economía se sustente con la intervención del estado y sus leyes que la regulen. 1.3.1 Importancia en el aspecto económico Es fundamental para la vida de la sociedad que se tome en cuenta en todo momento a la economía ya que es la ciencia que estudia la satisfacción de las necesidades del ser humano mediantebienes que siendo escasos hay que optar por buscar alternativas de producción. La empresa es la institución clave de la vida económica, manifestación de la creatividad y libertad de las personas, esencialmente es un grupo humano al que unos hombres le aportan capital, otros trabajo y dirección; es importante en el aspecto económico porque es una: 1. Unidad generadora de empleos. 2. Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la empresa y el país. 3. Unidad productiva que desplaza bienes y/o servicios a u n mercado. 4. Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos. 5. Unidad de crecimiento empresarial. 6. Unidad de generación y aplicación tecnológica. 7. Unidad distribuida de las riquezas. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 15 1.- Unidad generadora de empleos: Al existir las empresas hay empleos satisfaciendo esta necesidad básica de la sociedad mediante la cual se genera una remuneración económica para el trabajador y en general para toda la organización. 2.- Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la empresa y el país: Es generadora de ingresos porque al trabajador se le remunera por su labor y este a su vez con el trabajo en conjunto de todos los miembros de la organización crean recursos económicos y financieros tanto para la empresa como para el país. 3.- Unidad productiva que desplaza bienes y/o servicios a un mercado: Uno de los objetivos principales de la empresa es la producción de bienes y/o servicios para distribuirlos en los mercados contribuyendo así al desarrollo de la sociedad. 4.- Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos: Es innovadora creando satisfactores nuevos para estar vigente en el mercado, a nivel nacional e internacional. 5.- Unidad de crecimiento empresarial: Estar en constante evolución tanto de sus productos y/o servicios como de sus procedimientos es muy importante ya que mediante el trabajo continuo y el esfuerzo constante se produce por ende un crecimiento empresarial. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 16 6.- Unidad de generación y aplicación tecnológica: Como en la actualidad se vive en un constante de desarrollo, toda empresa debe ir de la mano con este, para estar a la vanguardia, acorde con la actualidad y presentes en el mercado. 7.- Unidad distribuidora de las riquezas: La empresa como ya se ha mencionado es generadora de empleos estos a su vez generan riqueza, la cual se distribuye tanto para los miembros de la organización como para el país. 1.3.2 Importancia en el aspecto social Es necesario tener en cuenta en todo momento que la empresa no solo representa una célula económica por lo que en ella se genera, si no también nos simboliza una célula social, que está formada por personas y para personas. Esta insertada en la sociedad a la que sirve y no puede permanecer ajena a ella. La sociedad le proporciona a esta la paz y el orden garantizados por la ley y el poder público, la fuerza de trabajo y el mercado de consumidores, la educación de sus obreros técnicos y directivos, los medios de comunicación y la infraestructura económica. La empresa recibe mucho de la sociedad y existe entre ellas una interdependencia inevitable y además es importante socialmente porque es una: 1. Unidad generadora de empleos. 2. Unidad satisfactoria de necesidades sociales. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 17 3. Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e individuales. 4. Unidad de agrupación de órganos e individuos que permite darle fuerza a la toma de decisiones. 5. Unidad que genera estatus. 1.- Unidad generadora de empleos: Como ya se menciono al existir empresa se generan empleos satisfaciendo esta necesidad de la sociedad. 2.- Unidad satisfactora de necesidades sociales: Las empresas producen los bienes y servicios necesarios para satisfacer las necesidades de la sociedad. 3.- Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e individuales: Mediante el correcto desempeño de los empleados y de la organización se pueden alcanzar los objetivos que se hayan fijado tanto empresa como los integrantes de la misma en forma grupal o individual. 4.- Unidad de agrupación de órganos e individuos que permite darle fuerza a la toma de decisiones: En una empresa hay agrupaciones las cuales se encargan de tomar las decisiones correctas para el adecuado funcionamiento de la misma. 5.- Unidad que genera estatus: Al producir bienes y/o servicios y venderlos se obtienen ganancias tanto el empresario como el trabajador reciben una LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 18 remuneración permitiéndoles no solo alimentarse si no también obtener otro tipo de satisfactores que en la mayoría de los casos le dan un mayor estatus en el entorno en que vive. 1.3.3 Importancia en el aspecto político En la mayoría de los países la sociedad vive en comunidades con muy pocas oportunidades laborales, motivo por el cual a los gobernantes les interesa mucho obtener inversionistas tanto nacionales como extranjeros para poder ofrecer un desarrollo nacional competitivo generando divisas y estabilidad económica para el país, creando las condiciones necesarias para realizar intercambios comerciales, monetarios, diplomáticos, etc. Siendo muy importante en el aspecto político entre otras razones por ser una: 1. Unidad de progreso nacional. 2. Unidad generadora de divisas para un país. 3. Unidad generadora de estabilidad económica de todo país. 4. Unidad de intercambio comercial. 5. Unidad de intercambio monetario. 6. Unidad de intercambio de relaciones públicas y diplomáticas. 7. Unidad generadora de expansión empresarial. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 19 1.- Unidad de progreso nacional: Este se genera al trabajar en forma conjunta o grupal, para aspirar a entrar a un mercado competitivo. 2.- Unidad generadora de divisas para un país: En general una empresa tiene como fin el de exportar sus productos y/o servicios lo cual nos lleva a la generación de divisas. 3.- Unidad generadora de estabilidad económica de todo país: Al contar con organizaciones que producen ganancias y remuneran al trabajador se produce una estabilidad en la sociedad. 4.- Unidad de intercambio comercial: Esto se da al exportar e importar productos y/o servicios entre los países lo cual es posible solo con la existencia de las empresas las cuales generan este intercambio. 5.- Unidad de intercambio monetario: En el momento en que se da un intercambio comercial entre los países por ende se produce el monetario al comprar y vender los productos y/o servicios generados por los mismos. 6.- Unidad de intercambio de relaciones públicas y diplomáticas: Estas se genera o son provocadas desde el momento en que se realiza el intercambio comercial, es decir estas se dan automáticamente ya que son una consecuencia del mismo. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 20 7.- Unidad generadora de expansión empresarial: Al tener una empresa en constante crecimiento, con artículos de alta calidad y capaz de exportar sus productos se convierte en una empresa con expansión empresarial que no solo tendrá organizaciones en sus propio país si no también en otros. 1.4 OBJETIVOS El desarrollo de cualquier actividad implica una clara tarea de diseño y planificación de la misma. Se entiende por planificación la elaboración de un proyecto temporal que noslleve a conseguir un fin. La tarea de planificación empresarial incluye la fijación de objetivos. El análisis de los objetivos de la empresa nos llevaría directamente al estudio de las siguientes cuestiones. 1.4.1 ¿Qué son los objetivos? En nuestra vida personal, constantemente nos enfrentamos a tareas o metas que hemos de conseguir, estas metas unas veces nos vienen impuestas y en otras ocasiones somos nosotros mismos quienes las fijamos, los objetivos son las metas concretas que se fija la organización a corto, mediano y a largo plazo. En la vida cotidiana hablamos de objetivo para referirnos a una meta que deseamos alcanzar. “Un Objetivo es un determinado propósito, resultado o meta que puede alcanzarse y definirse de modo que sirva de base a un plan de acción”5 5 Juran y Gryna LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 21 1.4.2 Importancia de los objetivos Para el éxito de una empresa es esencial tener un curso a seguir, tener bien claro cuál es nuestro fin, para lo cual es sumamente importante establecer objetivos estos nos sirven como fuente de motivación y guía para todos los miembros de la empresa. Algunos motivos para establecer objetivos son: 1. Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección. 2. Sirven de guía para la formulación de estrategias. 3. Sirven de guía para la asignación de recursos. 4. Sirven de base para la realización de tareas o actividades. 5. Permiten evaluar resultados. 6. Generan coordinación, organización y control. 7. Generan participación, compromiso y motivación. 8. Revelan prioridades. 9. Producen sinergia. 10. Disminuyen la incertidumbre. 1.- Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección: De esta manera todos los miembros de la empresa tiene claro y bien definido hacia dónde dirigir su trabajo. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 22 2.- Sirven de guía para la formulación de estrategias: Al contar con objetivos claros y precisos es más fácil establecer y definir el curso a seguir. 3.- Sirven de guía para la asignación de recursos: Al tener establecidos objetivos específicos se tiene una visión más clara de hacia dónde dirigir los recursos de acuerdo al orden de importancia de los mismos. 4.- Sirven de base para la realización de tareas o actividades: Los objetivos nos sirven de base en lo que a este punto se refiere ya que los mismos nos dan la pauta y el camino a seguir, al establecer objetivos se establecen en cierta forma también las tareas o actividades a realizar. 5.- Permiten evaluar resultados: Al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos se puede medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador. 6.- Generan coordinación, organización y control: Para poder alcanzar de forma eficaz los objetivos fijados es muy necesario que exista una buena coordinación, organización y control de nuestra empresa. 7.- Generan participación, compromiso y motivación: Es indispensable contar con estos factores para lograr los objetivos planteados ya que sin ellos no sería LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 23 posible, además de que alcanzarlos genera una satisfacción tanto para el patrón como para el trabajador, para alcanzar los objetivos se necesita la participación, el compromiso y la motivación de todos los integrantes de la organización. 8.- Revelan prioridades: Esto es indiscutible, ya que los objetivos son la base para saber donde comenzar, con que continuar y donde terminar. 9.- Producen sinergia: Esto es la integración de elementos que da como resultado algo más grande que la simple suma de éstos, es decir, cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos. 10.- Disminuyen la incertidumbre: Esto se da porque al tener bien establecidos los objetivos toda la organización tiene bien claro hacia donde se quiere llegar, y los recursos con que se cuenta para ello. 1.4.3 Características de los objetivos Para poder obtener los resultados deseados en una empresa es muy importante que contemos con objetivos precisos que se encuentren especificados y bien establecidos, de igual manera estos no deben ser estáticos sino que es necesario que estén en constante evolución, para ello es necesario revisar continuamente la LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 24 estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente y de la organización. Los objetivos deben reunir las siguientes características, deben ser: 1. Medibles 2. Claros 3. Alcanzables 4. Desafiantes 5. Realistas 6. Coherentes 1.- Medibles: Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “Aumentar las ventas mensuales en un 20%”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genéricos. 2.- Claros: Los objetivos deben tener una definición específica, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 25 3.- Alcanzables: Los objetivos deben ser posibles de lograr, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etcétera) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos. 4.- Desafiantes: Estos no deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Los objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque los objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino que apenas se haya iniciado. 5.- Realistas: Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 100 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa. 6.- Coherentes: Deben estar alineados con otros objetivos de acuerdo a la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y los valores de la empresa. 1.4.4 Tipos de objetivos Existen diversas formas por medio de las cuales es posible definir hacia donde nos dirigimos, es decir, de hacia dónde queremos llegar, estableciendo objetivos los cuales por su tipo los podemos clasificar de acuerdo a su naturaleza y al alcance LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 26 del tiempo. Al plantear objetivos hay que tener muy claro el concepto de metas y propósitos porque es muy fácil confundirlos. 1.-De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en: a) Objetivos generales. b) Objetivos específicos. a).- Objetivos generales: Estos se denominan así porque nos indican lo común y lo esencial del mismo, son los que se logran a largo plazo y no pueden tener una evaluación inmediata. Algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son: Ser el líder del mercado. Incrementar las ventas. Generar mayores utilidades. Obtener una mayor rentabilidad. Lograr una mayor participación en el mercado. Ser una marcalíder en el mercado. Ser una marca reconocida por su variedad de diseños. Aumentar los activos. Sobrevivir. Crecer. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 27 Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visión de la empresa, que es el principal objetivo general que persigue una empresa. b).- Objetivos específicos: Son inmediatos y se pueden evaluar a corto plazo dependiendo del objetivo planteado, un grupo de objetivos específicos pueden formar parte del Objetivo general. Todos los objetivos específicos deben tener un tiempo para lograrlo y para poder evaluarlo si este no existe el objetivo es invaluable y deja de ser un objetivo; estos son concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo. Algunos ejemplos de objetivos específicos son: Aumentar las ventas mensuales en un 20%. Generar utilidades mensuales mayores a $40 000 a partir del próximo año. Obtener una rentabilidad anual del 25%. Lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre. Producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión. Elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes. Vender 10 000 productos al finalizar el primer año. Triplicar la producción para fin de año. Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 28 Abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año. De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en: a) Objetivos a largo plazo b) Objetivos a mediano plazo c) Objetivos a corto plazo a.- Objetivos de largo plazo (Estratégicos): Son a nivel de la organización y sirven para definir el futuro de la empresa, se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y tres como mínimo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos. b.- Objetivos de mediano plazo (Tácticos): Son a nivel de áreas o departamentos, se establecen en función de los objetivos estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres años. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales. c.- Objetivos de corto plazo (Operacionales): Estos se establecen en función de los objetivos tácticos y se hacen generalmente para un plazo no mayor de un año. Para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los planteados a plazos intermedios y largos, es necesario establecer un plan para cumplir con cada LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 29 objetivo y combinarlos dentro de un plan maestro que deberá ser revisado en términos de lógica, consistencia y practicabilidad. 1.4.5 Recomendaciones Toda empresa tiene un propósito y es necesario que este bien definido y establecido el camino a seguir para lograrlo. El establecer objetivos claros y precisos nos ayudara a tener una visión más clara de hacia dónde vamos, estos son algunos consejos sobre el uso de objetivos: Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando, éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos. Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 30 Los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores como producto de nuevas modas. Siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia. Los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa y siempre deben hacerse recordar permanentemente. 1.5 ESTRUCTURA Y ENTORNO DE LA EMPRESA. Es importante reconocer que dentro y fuera de una organización existen diversos elementos que de manera interrelacionada contribuyen al logro de los objetivos para los cuales fue creada. Sin embargo el ambiente de la globalización ha revolucionado la forma y estructura con la que una empresa enfrentara todos los retos que tiene como objetivos alineándolos y compartiéndolos con el desarrollo sustentable que la sociedad requiere así como permanecer en la difícil competencia donde las empresas mejor estructuradas, y flexibles a cualquier cambio son las que subsisten. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 31 1.5.1 La estructura organizacional La composición de una empresa define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo, así mismo da identidad y representación de cómo funciona y como es su manejo de información. La estructura organizacional es una guía que permite conocer en forma esquemática como funciona una empresa. 1.5.2 Elementos de estructura de una organización. Hay seis puntos básicos que deben abordar los administradores cuando diseñan la estructura de una empresa u organización, estos son: a) Especialización laboral. b) Departamentalización. c) Cadena de mandos. d) Tramo de control. e) Centralización y descentralización. f) Formalización. a) Especialización laboral: La esencia de este punto está en que, en lugar de que un solo individuo haga todo el trabajo, este se divide en varios pasos y cada uno lo completa una persona distinta; así los individuos se especializan en una parte de una actividad y no en toda. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 32 Las habilidades de los empleados para realizar bien una tarea aumentan por la repetición de la actividad que desempeñen, se pierde menos tiempo en cambiar de tareas a los colaboradores, Así que es más fácil y barato encontrar y capacitar trabajadores para que hagan tareas específicas y repetitivas, sobre todo en operaciones más complicadas. En la actualidad los administradores no piensan que la especialización este obsoleta, ni tampoco que sea una fuente inagotable de mayor productividad. Más bien adoptan las ventajas que aportan a ciertos puestos y los problemas que genera si se lleva demasiado lejos. b) Departamentalización: Después de dividir las tareas mediante la especialización, hay que agruparlas de manera que se puedan coordinar aquellas que sean comunes, de esto de lo que se encarga la departamentalización. Algunos tipos de departamentalización son: Departamentalización por tiempo. Departamentalización por función empresarial o funcional. Departamentalización territorial o geográfica. Departamentalización por tipo de clientes. Departamentalización por procesos o equipos. Departamentalización por productos. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 33 Departamentalización por tiempo: se refiere a que se toma como base el transcurso que se lleva cada acción para que en función a esto se agrupen desde las que llevan menos tiempo realizarlas hasta las que llevan demasiado para su conclusión. Departamentalización por función empresarial o funcional: es en la que se agrupan las acciones por especialidad en la quedichas actividades son realizadas, por ejemplo, un gerente de manufactura podría organizar su planta situando en departamentos comunes a los especialistas de ingeniería, contabilidad, manufactura, personal y abastecimiento. Departamentalización territorial o geográfica: se basa en el territorio, es decir se organizan departamentos organizados geográficamente. Esta forma de departamentalización resulta conveniente en el caso en que los clientes de una organización estén dispersos en una región muy extensa y tengas necesidades similares por su localización. Departamentalización por tipo de clientes: la premisa de este tipo de departamentalización es agrupar a los diferentes clientes por su magnitud, teniendo en cuenta que los clientes de cada departamento tienen en común varios problemas, características y necesidades. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 34 Departamentalización por productos: se refiere a formar departamentos por cada tipo de productos o línea de ellos que la empresa realice. c) Cadena de mandos: es una línea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organización hasta el último escalafón y aclara quién reporta a quién. Responde preguntas a los empleados como a quien acudir si se presenta un problema o ante quién son responsables. No es posible analizar la cadena de mandos sin considerar dos conceptos complementarios: autoridad y unidad de mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una posición gerencial para dar órdenes y esperar que estas se acaten. Para facilitar la coordinación las posiciones gerenciales se colocan en una cadena de mandos y se confiere a cada gerente un grado de autoridad para que cumpla con sus responsabilidades. El principio de autoridad de mando sostiene el concepto de línea continua de autoridad. Afirma que cada persona debe tener solo un superior ante el cual es responsable directa. Si se rompe la unidad de mando un empleado podría tener que enfrentar solicitudes o prioridades contradictorias de varios superiores. Los tiempos cambian y lo mismo ocurre con las premisas del diseño organizacional. Los conceptos de cadena de mandos, autoridad y unidad de mando LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 35 tienen mucha menor importancia por los adelantos en la tecnología de la información y la tendencia de facultar a los empleados. d) Tramo de control: ¿Cuántos empleados puede dirigir eficazmente un gerente? Esta cuestión del tramo de control es importante porque, en buena medida, determina el número de niveles y administradores que tiene una organización. En igualdad de circunstancias, cuanto más ancho o largo sea el tramo de control, más eficiente es la organización. e) Centralización y descentralización: En algunas organizaciones, los gerentes toman todas las decisiones. Los gerentes de nivel inferior solamente siguen las instrucciones de la dirección. En el otro extremo hay organizaciones en las que la toma de decisiones se lleva hasta los gerentes que están cerca de la acción. Las primeras organizaciones están muy centralizadas; las últimas están descentralizadas. El término de centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada en un solo punto de la organización. El concepto comprende únicamente la autoridad formal, es decir, los derechos inherentes a una posición. f) Formalización: es el grado en el que las tareas en la organización se encuentran estandarizadas. Si un puesto de trabajo está muy formalizado, quien lo ocupa tiene muy poca libertad sobre qué hace, cuando lo hace y cómo lo hace. La LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 36 formalización describe los puestos explícitamente, hay muchas reglas internas y se definen con claridad los procedimientos que abarcan. 1.5.2.1 Preguntas que identifican a los elementos de estructura adecuada de una organización. Poder diseñar, establecer, implementar los canales de comunicación, así como flujos administrativos que permitan el correcto y óptimo desarrollo del trabajo, son el inicio de una administración empresarial puntual al ambiente actual de los negocios. Algunas preguntas nos ayudan a identificar plenamente a los elementos que componen una estructura organizacional, interrogándonos aspectos de quién, como, cuantos, etcétera, en relación con las actividades que planean desempeñarse. La siguiente tabla muestra algunas de esas preguntas así como el elemento al que se refiere para el desarrollo de la estructura organizacional. Pregunta Clave: La respuesta está en: 1. ¿En qué medida las tareas se dividen en trabajos separados? Especialización laboral 2. ¿Sobre qué base se agrupan los trabajos? Departamentalización 3. ¿A quién reportan individuos y grupos? Cadena de mandos LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 37 Pregunta Clave: La respuesta está en: 4. ¿Cuántos individuos puede dirigir un gerente de manera eficiente y eficaz? Tramo de control 5. ¿Quién tiene la autoridad para tomar Centralización y decisiones? Descentralización 6. ¿En qué medida se regirán los empleados y administradores con reglas y normas? Formalización 1.5.3 Diseños organizacionales comunes. Corresponde el proceso de ordenar y dirigir los recursos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados a la organización empresarial. Son muchos los modelos o estilos de organización que podemos encontrar. Las estructuras más comunes son: Organización lineal. También conocido como militar. Se caracteriza más por lo que no es que por lo que sí es. Tiene poca departamentalización, tramos de control amplios, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización. Es una organización plana y en un solo individuo se concentra toda la autoridad, y por lo tanto los subordinados no pueden opinar. Ejemplo: LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 38 Sistema de organización lineal con staff de asesoramiento. En este sistema el trabajo se distribuye para segregar las funciones. El staff cumple con la función de asesoramiento general, por lo que debe de ser un asistente para todas las áreas de la empresa. Ejemplo: Staff Organización funcional. También conocido como sistema departamental o de Taylor. Con este sistema la responsabilidad se distribuye, hay ayuda mutua entre un departamento y otro, por lo que podemos decir que hay un trabajo en equipo, fluye información pero se sigue manteniendo una unidad de mando. Dueño y/o Administrador Vendedor Vendedor Vendedor LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 39 Ejemplo: Organización matricial. Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos, que designan un área o división en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas, de acuerdo con su uso más general, los departamentos pueden ser producción, controlde calidad, ventas, investigación de mercado. La característica estructural más evidente de la matriz es que rompe con el concepto de unidad de mando. Esta opción popular de diseño se encuentra en agencias de publicidad, compañías aeroespaciales, laboratorios de investigación, constructoras hospitales, etc. En esencia, la matriz combina dos formas de departamentalización: por funciones y por productos. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 40 1.5.4 Nuevas opciones En los últimos diez o veinte años los directores de diferentes organizaciones se han empeñado en nuevas opciones estructurales con las que sus empresas compitan mejor, ya que les permiten una mejor flexibilidad ante problemáticas comunes como la del sentido de pertenencia de los empleados hacia la empresa. Describiremos las siguientes: Diagrama Circular. Organización virtual. Diagrama Circular. El gráfico se muestra en forma de círculos concéntricos. La jerarquía máxima se representa dentro del círculo central. A partir de éste los puestos que continúan en orden jerárquicos, dentro de los círculos que se desarrollan hacia la periferia. Simula al sistema solar y por lo tanto permite a los colaboradores sentirse parte de la organización. Ejemplo: LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 41 Organización virtual. ¿Para qué comprar si se puede rentar? Esta pregunta capta la esencia de la organización virtual, que también se conoce como organización modular o en red. Es una organización central pequeña que subcontrata las principales funciones administrativas y de operación. En términos estructurales la organización virtual está muy centralizada, con poca o nula departamentalización. Sus principales ventajas son su flexibilidad y la utilización de nuevas y buenas ideas. Ejemplo: Empresa Agencia de de investigación Publicidad Grupo Ejecutivo Fábricas en Vendedores por Corea del China Comisión Entorno de la Empresa. En un mundo de constantes cambios como el que estamos viviendo, donde grupos externos a la empresa han cobrado fuerza importante las comunicaciones son cada vez más amplias y existen mayores controles y exigencias, es necesario reconocer LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 42 que para una empresa perdure es necesario cumplir no únicamente con las ideas, capital y trabajo que directamente tiene atribuidas, sino también con la sociedad a la que la empresa está orientada a servir. Podemos decir entonces que ninguna empresa es ajena a las demandas que le imponga su propio medio ambiente. 1.5.5 Clasificación del entorno Las organizaciones se encuentran inmersas en un ambiente en el que intervienen diferentes factores que arrojan una particularidad en la posición en la que estas se encuentran, dichos factores o partes del entorno pueden alterar e incluso marcar el desempeño de una organización. Así tenemos la siguiente clasificación: Entorno físico. Se refiere a los recursos naturales que rodean a la empresa, tales como: el régimen de lluvias, las plagas, la especial capacidad de la tierra para un determinado producto, la topografía, el potencial de pesca, el potencial hidroeléctrico. Tales recursos se aprovecharán acorde a las actividades de la empresa. Entorno económico. Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores relevantes en las actividades de la organización. Como parte del entorno económico podemos encontrar los siguientes: Capital, trabajo, niveles de precios, políticas fiscales y tributarias, clientes. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 43 Capital. Casi todas las organizaciones necesitan recursos como maquinaria, edificios, inventarios de bienes, equipos de oficina, herramientas de todo tipo y efectivo. Existen organizaciones que son capaces de producir su propio capital, por ejemplo cuando una empresa construye su propia maquinaria. También se pueden producir dentro de la organización recursos en efectivo para comprar bienes de capital en el exterior. Las empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de capital con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y otros bienes de capital que requiere la organización para operar. Es decir todas las clases de operaciones dependen de la disponibilidad y de los precios de los bienes de capital que necesitan. Trabajo. Otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza laboral. El precio de la mano de obra es un factor económico importante para la empresa, aunque la automatización disminuye los altos costos. Niveles de precios. Los cambios de precios repercuten en la inflación y estos a su vez no sólo desequilibran a las empresas, sino que también distorsionan todo tipo de organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y otros artículos. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 44 Políticas fiscales y tributarias. Repercuten económicamente en gran manera sobre todas las empresas. El control gubernamental de la disponibilidad de créditos mediante su política fiscal tiene efectos significativos no sólo sobre los negocios sino también sobre operaciones que no se le relacionan. En forma similar la política de impuestos de gobierno afecta cada segmento de la sociedad. Clientes. El factor más importante para que una empresa tenga éxito son sus clientes sin ellos el negocio no puede existir. Es evidente que las expectativas de la demanda de diversos públicos a quienes atienden las empresas reciben la influencia de factores económicos y no económicos. Las principales son las actitudes, los deseos y las expectativas de las personas muchas de las cuales son producto de patrones culturales del ambiente social. Entorno tecnológico. Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la tecnología. La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa. Tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas. Sin embargo su principal influencia es sobre la forma de hacer las cosas, cómo se diseñan, producen, distribuyen, venden los bienes y servicios. La repercusión de la tecnología se manifiesta en nuevos productos, nuevas máquinas, nuevas herramientas, nuevos materiales y nuevos servicios. Algunos beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares más altos de vida, más tiempo de descanso y una mayor variedad de productos. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 45 Sin embargo, deben ponderarse los beneficios de la tecnología contra los problemas que conllevan estos avances, un claro ejemplo son los embotellamientos de tránsito y la contaminación del agua y del aire. Se requiere un enfoque equilibrado que la aproveche y al mismo tiempo disminuya algunos de sus efectos colaterales indeseables. Categorías del cambio tecnológico La modernización ha causado amplios y fuertes repercusiones, tanto así que a sus distintos avances se le denominan “revoluciones” Para comprender mejor los cambios tecnológicos consideremos las siguientes categorías: Mayor capacidad para dominar el tiempo y la distancia parael moviendo de carga y pasajeros. Mayor capacidad para generar, almacenar, transportar y distribuir energía. Mayor capacidad para diseñar nuevos materiales y cambiar las propiedades de otros para satisfacer mejor las necesidades. Mecanización o automatización de ciertos procesos mentales. Ampliación de la capacidad humana para percibir cosas. Una mayor comprensión del comportamiento individual y de grupo y de cómo hacerle frente. Mayor comprensión de las enfermedades y de su tratamiento. Entorno socio-cultural. El ambiente de un país se compone de actitudes, formas LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 46 de ser, expectativas, grados de inteligencia y educación, creencias y costumbres de las personas de un grupo o sociedad determinados. El concepto de la responsabilidad social requiere que las organizaciones consideren las repercusiones de sus acciones sobre la sociedad. El entrelazamiento de estos elementos ambientales dificulta en extremo su estudio y comprensión. Pronosticarlos para que el administrador pueda anticiparse y prepares para los cambios resulta incluso más complejo. Los deseos, expectativas y presiones sociales dan lugar a leyes y estándares de ética. Se ha criticado a los administradores de diversas empresas por no mostrar sensibilidad hacia las actitudes, creencias y valores sociales de personas, grupos o sociedades en particular. Sin embargo, las actitudes y los valores difieren entre los diversos grupos sociales. Esta variedad complica a los administradores el diseño de un ambiente propicio para el desempeño y la satisfacción. Es más difícil aún de responder a estas fuerzas cuando se encuentra fuera de la empresa. Pero los administradores no tienen otra alternativa que considerarlas a la hora de tomar decisiones. Aunque hay muchos valores fundamentales en una sociedad, los tiempos destacan preocupaciones diferentes. Con frecuencia, los valores sociales se reflejan en las preocupaciones de las empresas. Cada vez más las compañías están LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 47 proporcionando servicios tales como instalaciones para la atención de los niños, además de oportunidades para compartir empleos y un horario flexible de trabajo. Entorno político-jurídico. Se encuentra estrechamente entrelazado con el entorno social. En general las leyes se aprueban como resultado de las presiones y los problemas sociales. Ambiente político. Las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos y gubernamentales cambian con el flujo y reflujo de las demandas y creencias sociales. El gobierno afecta prácticamente a todas las empresas y todos los aspectos de la vida. En cuanto a lo referente a los negocios, desempeña dos papeles principales: los fomenta y los limita. Cabe también mencionar que el gobierno también es el mayor cliente, pues compra bienes y servicios. Ambiente legal. El otro papel del gobierno es restringir y regular los negocios. Todo gerente de esta rodeado de una maraña de leyes, reglamentos y jurisprudencia, no sólo a nivel nacional sino también estatal y municipal. Es relativamente poco lo que puede hacer el gerente de cualquier empresa que no esté en cierta forma relacionado y con frecuencia, controlado por una ley o norma. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 48 Numerosas leyes y normas son necesarias, aunque muchas se vuelven obsoletas. Pero representan un ambiente complejo para todos los administradores. Se espera que conozcan las restricciones y requisitos legales aplicables a sus acciones. Por lo tanto, es comprensible que los administradores de toda clase de organizaciones, en especial en los negocios y en el gobierno, tengan cerca de ellos un experto legal para tomar decisiones. Los administradores perceptivos no sólo deben responder a las presiones sociales sino también necesitan prever y hacer frente a las políticas e incluso a las posibles presiones legales. Por lo tanto es evidente que no es una tarea fácil para ningún administrador. Entorno ético. La práctica honesta en los negocios se relaciona con la verdad y la justicia y tiene diversos aspectos, tales como las expectativas de la sociedad, la competencia justa, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía del consumidor y la conducta corporativa en el país de origen así como en el extranjero. Ética se puede definir como: “la disciplina que se relaciona con lo bueno y lo malo y con el deber y la obligación moral”. Todas las personas, tanto si se encuentran en el área de los negocios, en el gobierno, en una universidad o en cualquier tipo de organización deben preocuparse por la ética. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 49 Cualquier persona, ya sea en la actividad privada, en el gobierno, en una universidad o en alguna otra organización está consciente de que los estándares éticos y legales difieren, en particular entre naciones y sociedades. En síntesis los administradores operan en un ambiente complejo. Este les afecta y, a su vez, hasta cierto grado, influyen sobre el mismo. Al tomar decisiones los administradores tienen que considerar el entorno de la empresa, el entorno económico en cuanto a lo referente a capital, trabajo, niveles de precio, políticas fiscales y tributarias del gobierno y las necesidades de los consumidores. El entorno tecnológico el cual proporciona muchos beneficios pero también algunos problemas. También existe gran cantidad de factores sociales. Por lo tanto el gerente debe comprender las creencias sociales que prevalecen en un país. El entorno político cambia de acuerdo con las demandas y creencias sociales lo que provoca que todas las organizaciones se vean afectadas por las leyes, regulaciones y decisiones de los tribunales. La responsabilidad social de la empresa exige que las organizaciones estudien seriamente la repercusión de sus acciones sobre la sociedad. En forma similar, la sensibilidad social consiste en relacionar las operaciones y políticas de la empresa con el entorno social de tal forma que resulten beneficiosas para la compañía y la sociedad. La determinación de las relaciones apropiadas entre diversas LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 50 organizaciones y la sociedad no es una tarea fácil, por lo cual se pueden presentar argumentos tanto a favor como en contra de la participación de las empresas. 1.5.6 Diversidad para cada empresa ¿Por qué el ambiente tendría que repercutir en la estructura de una sociedad? Por la incertidumbre del ambiente. Algunas empresas enfrentan medios relativamente estáticos en los que pocas fuerzas cambian, mientras que otras enfrentan ambientes muy dinámicos, en los que cambian rápidamente las regulaciones o cualquier otro factor como el número de competidores, escasez de materias primas, modificación de la preferencia de productos de los clientes, etc. Los entornos estáticos generan mucho menos incertidumbre para los administradores que los dinámicos. Entendiendo entonces a la incertidumbre como una amenaza para la eficacia de la organización, la empresa tratara de reducirla al mínimo y una forma de hacerlo es mediante ajustes a la estructura de su organización. 1.5.7 Dimensiones del entorno Investigaciones recientes han declarado el sentido de la incertidumbre ambiental, se ha descubierto que hay tres dimensiones fundamentales para el entorno de cualquier empresa u organización: Capacidad, volatilidad y complejidad. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOSFINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 51 Capacidad: es el grado en que la empresa puede sostener un crecimiento. Los entornos ricos y crecientes generan un exceso de recursos, que sirve como amortiguador para la empresa en épocas de escasez relativa. Como ejemplo en el 2002 las empresas que operaban en el negocio del software tenían entornos relativamente abundantes, mientras que las compañías de servicios completos de consultaría enfrentaban una escasez relativa debido al cierre o suspensión de muchas empresas por la crisis financiera mundial que empezaba a tomar mayor magnitud. Volatilidad: es el grado de inestabilidad de un entorno. Cuando hay muchos cambios imprevisibles, el entorno es dinámico, y la empresa tiene por lo tanto dificultades para pronosticar las probabilidades de las diversas alternativas de decisión. En el otro extremo se encuentra el entorno estable. En la década de 1990 los cambios acelerados en Europa oriental, tuvieron efectos radicales en la industria militar estadounidense, pues cambiaron por un entorno dinámico el ambiente relativamente estable de los principales contratistas de la defensa, como Lockheed Martin, General Dynamics y Northrop Grumman. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 52 Complejidad: es el grado de heterogeneidad y concentración entre los elementos del ambiente. Los entornos simples son homogéneos y concentrados, un ejemplo es la industria tabacalera, puesto que hay pocos participantes. En contraste los entornos caracterizados por la heterogeneidad y la dispersión son complejos, un buen ejemplo es el entorno en que compiten en el negocio de servicios de conexión de Internet. Hay pruebas que relacionan los grados de incertidumbre ambiental con diversas estructuras. En particular, cuanto más escaso, dinámico y complejo sea el ambiente más orgánica debe ser la estructura. Cuanto más abundante, estable y simple sea el ambiente más mecanicista tendrá que ser la estructura. 1.6 CLASIFICACION Y ACTIVIDADES DE LAS EMPRESAS El origen de las sociedades lo encontramos en el transcurso del tiempo y en las grandes etapas económicas, las cuales podemos resumir en las siguientes: 1. Etapa Comercial 2. Etapa Industrial 3. Etapa Financiera LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 53 1.- Etapa comercial. Unión de personas con nexo familiar y sin nexo familiar. 2.- Etapa industrial. Aparecen los gremios artesanales, la máquina de vapor y aparece la producción en serie. 3.- Etapa Financiera. Las empresas adquieren acciones de otras empresas para ejercer control administrativo y comercial, llega la sistematización, los mercados cambiarios, entre otros. Derivado de lo anterior se hace necesario la implementación de un régimen jurídico que regule los tipos de sociedad como una manera de control ya que estas nacen con la finalidad de atender necesidades mediante satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. Por lo tanto, explicaremos la clasificación de las empresas en dos tipos de enfoque: Enfoque administrativos y Enfoque Jurídico. 1.6.1 Enfoque Administrativo El Avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran diversidad de empresas. Aplicar la administración más adecuada a la realidad y a necesidades específicas de cada empresa es la función básica de todo LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 54 administrador. Resulta imprescindible analizar las diferentes clases de empresa existentes en nuestro medio. Algunas clasificaciones con criterios más difundidos son: 1. Clasificación por su Actividad o Giro 2. Clasificación por el Origen de su Capital 3. Clasificación por su Magnitud 4. Clasificación por Criterios Económicos Por su actividad o Giro. Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a su actividad económica; ya que estas las hacen identificables dentro del entorno económico del país. Tomando en cuenta este criterio, tenemos la siguiente clasificación: A) Industriales B) Comerciales C) Servicios. A) Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Las industriales, son susceptibles de clasificarse en: LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 55 a. Extractivas b. Manufactureras c. Agropecuaria a. Extractivas. Cuando se dedican a explotar los recursos naturales. Ejemplos de ello son las empresas pesqueras, petroleras y mineras, etc. Entre otras. b. Manufactureras. Este tipo de empresas transforman las materias primas en productos terminados; y pueden ser de dos tipos: 1) Empresas que producen bienes de consumo final, es decir; producen bienes para satisfacer directamente la necesidad del consumidor. 2) Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen la demanda de las industrias de bienes de consumo final. Como por ejemplo: papel, maquinaria, productos químicos, etc. c) Agropecuaria. Como su nombre lo indica, su función es la explotación por medio de la agricultura y la ganadería. B) Comerciales. Son aquellas que se dedican a la intermediación entre el productor y el consumidor; su función es la compra-venta de productos terminados. Estas pueden clasificarse en: LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 56 a) Mayoristas. Cuando efectúan ventas a gran escala. b) Minorista o detallistas. Cuando venden productos al menudeo o en pequeñas cantidades. c) Comisionistas. Se dedican a vender mercancías percibiendo una comisión o ganancia por esta función. C) Servicio. Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos, por ejemplo; turismo, asesoría, instituciones financieras. 2. Por el origen del Capital. Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital; las empresas pueden clasificarse en: a) Públicas. En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. b) Privadas. Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales, extranjeras y transnacionales. 3. Por su magnitud. Existe otra clasificación que atiende a otros aspectos como son el tamaño de la producción, personal ocupado, entre otros. Atendiendo a lo anterior tenemos: LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 57 a. Financiero. El tamaño de la empresa se determina con base en el monto del capital. b. Personal Ocupado. Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en la que laboran menos de 250 empleados; una empresa mediana, aquella que tiene entre 250 y 1,000 trabajadores; y una grande es aquella que se compone de más de 1,000 trabajadores. c. Producción. Este criterio clasifica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinización que existe en el proceso de producción; así, una pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo; una mediana cuenta con más maquinaria, pero sigue siendo obsoleta y una grande; es aquella que está altamente mecanizada y sistematizada. d. Ventas. Estable su tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. e. Criterio de Nacional Financiera. Para Nacional Financiera una empresa grande es la más importante dentro del grupo correspondiente a su mismo giro; yasí sucesivamente. 4. Criterios Económicos. Según este criterio las empresas pueden ser: a) Nuevas: Se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se producen en el país, siempre que no se trate de meros sustitutos de otros que ya se produzcan en este y que no contribuyen en forma importante en el desarrollo económico del mismo. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 58 b) Necesarias: Tiene como objeto la manufactura o fabricación de mercancías que se producen en el país de manera insuficiente para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado déficit sea considerable y no tenga un origen en causas transitorias. c) Básicas: Aquellas industrias consideradas primordiales para una o varias actividades de importancia para el desarrollo agrícola o industrial del país. d) Semibásicas: Producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las necesidades vitales de la población. 1.6.2 Enfoque Jurídico La unión de dos o más personas de acuerdo con la ley, mediante la cual aportan algo en común, para un bien determinado, es lo que podemos entender por Sociedad Mercantil. La Ley General de Sociedades Mercantiles se encarga de la legislación Jurídica de este tipo de sociedades; de acuerdo con este enfoque, existen las siguientes sociedades mercantiles: I. Sociedad en nombre colectivo II. Sociedad en comandita simple III. Sociedad en comandita por acciones IV. Sociedad de Responsabilidad limitada V. Sociedad anónima VI. Sociedad cooperativa LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 59 Cualquiera de las sociedades enunciadas podrá constituirse como sociedades de Capital Variable. A continuación se describen brevemente los tipos de sociedad enlistados en la Ley General de Sociedades Mercantiles. I. Sociedad en nombre colectivo. Es una sociedad mercantil personalista, con la razón social y capital social representado por partes sociales normativas suscritas por socios que responden de las obligaciones sociales, de una manera subsidiaria, solidaria e ilimitada. II. Sociedad en comandita simple. Es una sociedad personalista, con la razón social y Capital social representado por parte sociales normativas, suscritas por uno o más socios comanditados, que responden de las obligaciones sociales de una manera subsidiaria, solidaria e ilimitada y de uno o más socios comanditarios que responden hasta el monto de sus aportaciones. III. Sociedad en comandita por acciones. Es una sociedad mercantil mixta, con la razón social o denominación y Capital funcional representado por acciones nominativas, suscritas por accionistas comanditados que responden de una manera solidaria, subsidiaria e ilimitada y de accionistas comanditarios, que responden hasta por el monto de sus aportaciones. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 60 IV. Sociedad de Responsabilidad Limitada. Es una sociedad Mercantil Personalista-Capitalista, con razón social o denominación, con capital fundacional representado por partes Sociales nominativas, no negociables, suscritas por socios que responden limitadamente, saldo aportaciones suplementarias o prestaciones accesorias. V. Sociedad anónima. Es una sociedad Mercantil Capitalista, con Denominación y Capital Fundacional, representado por acciones nominativas suscritas por accionistas que responden hasta por el monto de sus aportaciones. VI. Sociedad cooperativa. Es una sociedad Mercantil, con denominación, de capital variable fundacional, representado por certificados de Aportaciones Normativos, suscritas por cooperativistas que responden limitadamente, salvo responsabilidad suplementaria, cuya actividad se desarrollan en su beneficio. LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 61 Capítulo II Información Financiera LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 62 CAPÍTULO II INFORMACIÓN FINANCIERA Todo ente económico debe de contar con datos veraces y oportunos a una fecha determinada, para poder tomar las decisiones correctas relativas a un adecuado manejo y administración de los recursos de la compañía y esto es obtenido por medio de la información financiera. 2.1 CONCEPTO Empecemos por definir a la información como un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho, fenómeno o situación, que organizados en un contexto determinado tiene su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo. Desde el punto de vista de contable, se menciona en los anteriores Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados6 boletín A-1 que la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica. 6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. México D.F., 1999, décimo cuarta edición, Boletín A-1 LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 63 De acuerdo a las Normas de Información Financiera A-1, “La información financiera que emana de la contabilidad, es información cuantitativa, expresada en unidades monetarias y descriptiva, que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil el usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente a proveer información que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad, así como en proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros aspectos”. 2.2 OBJETIVO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Proveer la situación que guarda el patrimonio del ente emisor a una fecha determinada, para conocer su evolución económica y financiera en el período que abarcan y para facilitar la toma de decisiones económicas, éste es el funcionamiento de los objetivos de la información financiera. 2.2.1 Concepto El objetivo esencial de la información financiera es ser de utilidad al usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Los objetivos de la información financiera se derivan principalmente de las necesidades del usuario general, las cuales a su vez dependen significativamente de la naturaleza de las actividades de la entidad y de la relación que dicho usuario tenga con ésta. Sin embargo, los estados financieros no son un fin en sí mismos, LAS RAZONES FINANCIERAS APLICADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA COMERCIAL 64 dado que no persiguen el tratar de convencer al lector de un cierto punto de vista o de la validez de una posición; más bien, son un medio útil para la toma de decisiones económicas en el análisis de alternativas para optimizar el uso adecuado de los recursos de la entidad. Dichos objetivos, están determinados por las características del entorno económico en que se desenvuelve la entidad, debiendo mantener un adecuado nivel de congruencia con el mismo. Tal entorno determina y configura las necesidades del usuario general de la información financiera y, por ende, constituye el punto de partida básico para el establecimiento de los objetivos
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