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ÍNDICE Resumen. ............................................................................................................................................. i Introducción .......................................................................................................................................... ii Capítulo I Marco Metodológico ............................................................................................................ 1 1.1 Planteamiento del problema.......................................................................................................... 1 1.2 Pregunta de investigación ............................................................................................................. 1 1.3 Hipótesis ........................................................................................................................................ 1 1.4 Objetivo general ............................................................................................................................ 2 1.5 Objetivos específicos .................................................................................................................... 2 1.6 Justificación ................................................................................................................................... 2 1.7 Universo o muestra ....................................................................................................................... 3 1.8 Tipo de investigación ..................................................................................................................... 4 1.9 Técnicas o instrumentos de medición ........................................................................................... 4 Capítulo II Marco contextual o referencial ........................................................................................... 5 2.1 Organización estratégica ............................................................................................................... 5 2.2 Sistemas de información, organizaciones y procesos de negocio ............................................... 5 2.3 Desarrollo de sistemas de información ......................................................................................... 7 2.3.1 Definición y tipos de sistemas de información .................................................................... 7 2.3.2 Efecto en las Organizaciones ............................................................................................. 7 2.3.3 Desarrollo de los sistemas de información en las empresas.............................................. 9 2.4 Ingeniería de Requerimientos ..................................................................................................... 13 2.4.1 Importancia de una buena definición de requerimientos. ................................................. 14 2.4.2 Principales riesgos de una mala definición de requerimientos ......................................... 15 2.4.3 Gestión de Riesgos ........................................................................................................... 16 2.4.4 Técnicas de levantamiento de requerimientos ................................................................. 18 2.4.5 Selección de una buena técnica de levantamiento de requerimientos ............................ 19 2.5 Empresa Lógica de Sistemas...................................................................................................... 19 2.5.1 Historia .............................................................................................................................. 19 2.5.2 Ubicación .......................................................................................................................... 20 2.5.3 Organigrama ..................................................................................................................... 20 2.5.4 Clientes ............................................................................................................................. 21 Capítulo III Marco Teórico ................................................................................................................. 23 3.1. Creatividad e Innovación ............................................................................................................ 23 3.1.1 Técnicas y herramientas para el desarrollo de la creatividad y la generación de ideas .. 25 3. 2 Clases de innovaciones ............................................................................................................. 27 3.2.1 Importancia de la innovación ............................................................................................ 27 3.2.2 Niveles de innovación ....................................................................................................... 28 3.3 Kahoot como herramienta de innovación ................................................................................... 29 3.4 Antecedentes de la Metodología TRIZ ........................................................................................ 29 3.4.1 Bases de la metodología TRIZ ......................................................................................... 29 3.4.2 39 Contradicciones del TRIZ ........................................................................................... 32 3.4.3 40 Principios de TRIZ........................................................................................................ 32 3.5 Principio de la Idealidad .............................................................................................................. 34 3.6 Identificación de áreas de oportunidad ....................................................................................... 35 3.7 Diagrama de Pareto .................................................................................................................... 36 3.8 Seguridad .................................................................................................................................... 37 3.8.1 Seis Sigma ........................................................................................................................ 38 3.8.2 (RCM) Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad ....................................................... 38 3.8.3 ISO (Organización Internacional de Normalización) ......................................................... 39 3.8.4 Cadena de valor ................................................................................................................ 42 3.9 Conclusión de Seguridad ............................................................................................................ 43 3.10 Diseño ....................................................................................................................................... 43 3.11 Auditoria .................................................................................................................................... 45 Capítulo IV Propuesta de la Metodología TRIZ aplicada en la fase de levantamiento de requerimientos ................................................................................................................................... 46 4.1 Matriz TRIZ adaptada en la definición de requerimientos .......................................................... 46 4.2 Adaptación de principios de la metodología TRIZ en el levantamiento de requerimientos ........ 46 4.3 Proceso de adaptación de la metodología TRIZ al proceso de levantamiento de requerimientos en el proceso de desarrollo de sistemas. .......................................................................................... 51 4.4 Análisis de diagrama de Pareto como Herramienta de calidad .................................................. 63 4.5 Propuesta de evaluación con innovación como complemento deTRIZ ..................................... 72 Capítulo V Análisis de los resultados ............................................................................................... 88 5.1 Identificación de proyectos .......................................................................................................... 88 5.2 Aplicación de la adaptación del modelo TRIZ en los proyectos ................................................. 91 5.3 Validación de la propuesta en los proyectos ............................................................................. 103 5.3.1 Evaluación del proyecto de servicio médico. .................................................................. 103 5.3.2 Evaluación del proyecto de cartera de clientes .............................................................. 108 5.3.3 Evaluación del proyecto encuestas ................................................................................ 112 5.4 Resultado de la evaluación ....................................................................................................... 116 Conclusiones ................................................................................................................................... 117 Bibliografía ....................................................................................................................................... 119 Glosario ........................................................................................................................................... 121 Anexos ............................................................................................................................................. 125 i Resumen. Actualmente es preponderante contar con herramientas que faciliten el trabajo dentro de una organización en cada uno de los niveles que la conforman, el proceso de negocio de Sistemas está definido por los niveles estratégico, táctico y operativo. Cada nivel o área que conforma la organización debe contar con información que mejore los procesos de negocio. La empresa, en el proceso de desarrollo de proyectos de Sistemas debe identificar y evaluar posibles omisiones antes del desarrollo y contemplar la mayoría de las necesidades en la fase de levantamiento de requerimientos. La presente tesina se enfoca en el área de sistemas, haciendo énfasis en dicha fase con la adaptación de la metodología TRIZ, la cual proporciona una matriz de soluciones, que mejore el proceso de levantamiento de requerimientos. El desarrollo de este proyecto con respecto a la adaptación de la matriz de Altshuller se estimó como una investigación de tipo exploratoria, sostenida en un diseño descriptivo. La elaboración de la matriz quedo sustentada con el análisis de distintas metodologías que nos permitieron establecer criterios que van de lo general a lo particular y su vez proponer un nivel de innovación de tipo uno. ii Introducción La presente investigación se enfoca en el tema de desarrollo de sistemas remarcando la importancia del levantamiento de requerimientos que se puede definir como la especificación de lo que un sistema puede hacer, es decir sus funciones y sus propiedades esenciales y deseables. Para llevar a cabo la elaboración de la tesina es necesario ahondar dentro de la problemática que a esta confiere al existir diversas complicaciones en esta etapa de desarrollo de sistemas como son costos altos, incremento de tiempo en el desarrollo, no lograr una clara visión de lo que el usuario requiere, entre otros, el objetivo de este trabajo es proporcionar una herramienta que permita agilizar y hacer eficiente este proceso. Como consecuencia de la situación anteriormente planteada, para analizar esta problemática es necesario mencionar la metodología que seguimos: como primera instancia nos dimos a la tarea de realizar una investigación donde comparamos distintas metodologías que se relacionaban directamente con la metodología TRIZ, y por mencionar algunas encontramos: Seis Sigma, RCM, ISO 27000, Cadena de Valor, así determinamos como realizaríamos la investigación y se acordó que nuestro proyecto estaría basado en la parte documental y el estudio que se llevó a cabo fue de tipo descriptivo ya que ocupamos el análisis como base y correlacional porque se encontraron variables que intervinieron en esta investigación. En el capítulo uno de este trabajo se expone el análisis que se realizó para llevar a cabo la investigación lo que nos llevó a estudiar el desarrollo de sistemas como nuestro universo y de ahí surgió que nuestra muestra es la empresa Lógica de Sistemas, donde a partir de la metodología TRIZ llevamos a cabo una matriz tipo Altshuller adaptada en el desarrollo de sistemas de información en la etapa de definición de requerimientos y proponiendo un catálogo de recomendaciones. Dentro del capítulo dos se desarrollaron los temas de cómo se conforma la organización, cómo funcionan los sistemas de información dentro de las empresas y la importancia que tiene la definición de requerimientos en los procesos, a su vez los riesgos que se corren al no llevar a cabo de manera ordenada en esta fase del proceso, así mismo se describe la información general de la empresa Lógica de Sistemas, como son su fundación, ubicación, organigrama y clientes. En el capítulo tres se mencionan todos los aspectos que se tomaron en cuenta para la realización de la investigación, con fundamento en la metodología TRIZ, sus principios y sus contradicciones y la estrecha relación para llevar a cabo la innovación. Se hizo una comparación de las distintas metodologías que se revisaron para el desarrollo de sistemas. Por lo que se describen atributos, conceptos, tipos y distintas maneras de análisis, para ampliar los criterios y lograr la adaptación de la metodología a la fase de definición de requerimientos. En el capítulo cuatro basándonos en la matriz de Altshuller desarrollamos una matriz de carácter genérico, después revisamos los principios que tenían mayor frecuencia, luego de identificarlos se ponderaron aquellos que tenían mayor relevancia en la fase de Levantamiento de Requerimientos y se procedió a vaciar la información en un diagrama de Pareto que nos arrojó los principios prioritarios a tomar en cuenta en la fase de Levantamiento de Requerimientos de manera porcentual, y así mismo pudimos segmentar la matriz de Altshuller, desarrollamos y adaptamos una matriz para cada una de las áreas de oportunidad dentro de la fase de Levantamiento de Requerimientos (Seguridad, Diseño y Auditoria), que encontramos y realizamos la adaptación a los principios según sus equivalentes en el campo de los sistemas. Lo anterior marcó la pauta para darnos a la tarea de iii adaptar para cada contradicción una recomendación y de la misma manera proponer la innovación de realizar encuestas de manera electrónica haciendo uso de la aplicación Kahoot. Para finalizar en el capítulo cinco ya que realizamos la adaptación de la matriz TRIZ en el levantamiento de requerimientos y obtuvimos los catálogos para cada una de las áreas de oportunidad que planteamos procedimos a elegir 4 proyectos ya realizados que nos proporcionó la empresa Lógica de Sistemas, donde fue posible proporcionar sugerencias haciendo uso de los catálogos de recomendaciones con base a la experiencia laboral de cada integrante que realizo la evaluación, así mismo se validó esta información con una matriz de riesgo que arrojo resultados importantes para validar el trabajo que se ha venido trabajando desde el inicio. 1 Capítulo I Marco Metodológico 1.1 Planteamiento del problema El levantamiento de requerimientos en el desarrollo de sistemas de información ha sido planteado por diversos autores estos se han encargado de desarrollarmetodologías y técnicas que pretenden dar una guía para realizar esta labor, de manera que siguiendo los pasos que se plantean se lograra obtener una definición completa de los requerimientos del cliente. Sin embargo en los últimos años, debido a los crecientes cambios tecnológicos se ha incrementado la necesidad generar sistemas flexibles que permitan adaptarse a nuestro entorno, por lo cual las organizaciones buscan que dichos cambios se realicen de manera eficiente. Estos cambios implican tiempo-costo y desfasamiento de los tiempos programados para la entrega de un producto final. En el contexto de innovación se pretende realizar una adaptación de la Metodología TRIZ para levantamiento de requerimientos, planteando que los elementos de Seguridad Informática, Diseño y Auditoria son los que comúnmente generan re-trabajos al realizar la entrega del producto en la fase de pruebas. Al realizar el levantamiento de requerimientos se implementara esta herramienta para conocer de una manera más precisa las necesidades de los clientes y así poder dar solución a los conflictos que surjan, generando una serie de recomendaciones para los distintos elementos que generan re- trabajos. El método empleado se basa en contestar preguntas la cuales son calificadas de acuerdo a la experiencia del analista y permite tener una mejor visión de los huecos existentes durante el levantamiento del requerimiento. Esto nos permite obtener una visión más amplia de la funcionalidad de los proyectos o prototipos según sea el caso. 1.2 Pregunta de investigación ¿La aplicación de la metodología TRIZ aportara beneficios en la etapa de definición de requerimientos? 1.3 Hipótesis Al aplicar la metodología TRIZ adaptada a los procesos de desarrollo de sistemas en la etapa de definición de requerimientos, tendrá un impacto en la reducción de tiempo y costos en la cotización de un proyecto, la matriz TRIZ adaptada, será aplicada a proyectos cerrados en la empresa Lógica de Sistemas S.A., comprobando el impacto de haberse aplicado durante el proceso con ayuda de una herramienta tecnológica. 2 1.4 Objetivo general A partir de los principios de la metodología TRIZ, realizar una matriz adaptada sobre el desarrollo de sistemas de información en su etapa de definición de requerimientos, basada en las metodologías utilizadas para ello, aplicando las mejores prácticas recomendadas para lograr mayor eficiencia en la claridad y alcance del requerimiento del usuario. 1.5 Objetivos específicos Incorporar las destrezas administrativas a un proceso de investigación permanente, que dará como resultado un levantamiento de requerimientos exitoso. Establecer la metodología TRIZ para el procesamiento de la información y su representación en forma accesible, sobre aquellos aspectos comunes que den mayor valor a los sistemas de información. Contribuir en el mejoramiento de levantamiento de requerimientos mediante la adaptación de la metodología TRIZ integrando la planeación y operación de los sistemas de información para un mejor análisis. Aplicar una herramienta tecnológica que nos permita analizar y evaluar la metodología TRIZ en la etapa del levantamiento de requerimientos. 1.6 Justificación El desarrollo de un proyecto informático siempre ha generado beneficios a una institución o industria, teniendo una línea de tiempo en donde se han definido las actividades y la asignación de recursos, y donde el “Beneficio” de haber completado las actividades del proyecto ha sido la satisfacción de necesidades. El “Análisis de Requerimientos” se ha llevado a cabo para entender, comprender y analizar los problemas planteados para optimizar los procesos en las empresas, con base en este análisis se han definido las funciones y características de proyecto, y se han determinado las actividades y recursos que han sido asignados en las etapas subsecuentes obteniendo así propuestas de solución o prototipos, es por ello que hemos considerado como factor crítico de éxito el fortalecer esta etapa. El análisis o levantamiento de requerimientos debe ser documentado y es esencial para que el desarrollador o programador entregue el sistema correcto, pero debido a distintos factores no se ha documentado los requerimientos como es debido. En el desarrollo de sistemas se realizan planes que determinan una relación tiempo costo con base en los requerimientos y de ahí se realiza la programación y pruebas del sistema, en donde al no haber documentado los requerimientos adecuadamente se han tenido que realizar cambios sobre el alcance del proyecto, en el tiempo de programación y en nuevas ejecuciones de pruebas. Se sabe a priori que existen técnicas de “Ingeniería de Requerimientos” y otras tantas técnicas pero que al ponerse en práctica han seguido presentando deficiencias significativas, es por ello que se ha acentuado la importancia de desarrollar una propuesta que se pueda adaptar a las distintas necesidades, aplicando también herramientas y aplicaciones tecnológicas que nos permitan realizar una evaluación. 3 Nuestro proyecto, es una propuesta que instrumenta la metodología TRIZ como herramienta de apoyo en el proceso de definición de requerimientos, lo cual nos permitirá identificar todos aquellos principios y contradicciones a los procesos de negocio que se estén analizando, proponiendo alternativas basadas en mejores prácticas que complementen el levantamiento de requerimientos, y por tanto se presente una mejor propuesta a los clientes. La utilización de la herramienta TRIZ para la etapa de Levantamiento de Requerimientos brindara un apoyo significativo, incluyendo ahora las correspondientes contradicciones a los principios que se determinan con base al planteamiento del proyecto. Durante el estudio se revisarían las mejores prácticas de innovación para aplicar la metodología, logrando una mejor empatía entre los especialistas de LOG y sus clientes. Al final se estaría acortando el tiempo en el proceso de definición de requerimientos, y por lo tanto el costo que esto le implica a la empresa LOG, y las propuestas basadas en sus prototipos estarían considerando los beneficios de las mejores prácticas. Nuestro equipo de trabajo es totalmente interdisciplinario, con la visión de tres carreras, Administración Industrial, Ingeniería Industrial y Ciencias de la Informática, lo que permite realizar la investigación completa tanto en procesos como en temas técnicos. La carrera de Administración Industrial aporta conocimientos teóricos y prácticos para el desarrollo de esta investigación, con una visión que permite integrar el elemento humano en equipos de trabajo, diseñando e implementando modelos de mejora, a través de la implementación de tecnologías y normas que permitan hacer más eficientes a las organizaciones. La carrera de Ingeniería Industrial aporta conocimientos teóricos y prácticos para el desarrollo de esta investigación, enfocándose a la resolución de problemas, mediante el diseño, mejoramiento y operación de sistemas que contribuyan a aumentar la productividad y calidad, así como los cálculos necesarios para la correcta utilización de materiales y equipos. La carrera de Ciencias de la Informática aporta conocimientos teóricos y prácticos para el desarrollo de esta investigación, con un desarrollo de habilidades para el diseño, construcción, transferencia y adaptación de tecnologías de la información cuya aplicación en el sector productivo incremente la calidad, productividad, factibilidad y sustentabilidad de sus productos y servicios. 1.7 Universo o muestra El principal campo en que se desarrolló nuestro proyecto es el estudio de sistemas de información y en lo particular el proceso de análisis y definición de requerimientos, por lo que jerarquizamos en un diagramala parte que comprende al objeto en estudio y se concluyó que es la parte de análisis de requisitos. 4 Figura 1.1. Diagrama representativo de universo o muestra. Elementos de muestreo Richard L. Scheaffer, William Mendenhall, Lyman Ott .Editorial Paraninfo, 2006 1.8 Tipo de investigación El estudio exploratorio nos permitió identificar la problemática a la cual se enfrentan las empresas al ejecutar la fase de levantamiento de requerimientos de sistemas. El estudio nos permitió describir la justificación de las actividades que apoyaron en el proceso de manera que se coadyuvo a darle solución a las contrariedades generadas en el proceso de levantamiento de requerimientos. Adaptando aquellos principios que aplicasen de la metodología TRIZ a los procesos de definición de requerimientos en los procesos de negocio. El estudio descriptivo, por su parte este estudio develó de manera general el estado actual en el cual se realiza el proceso de levantamiento de requerimientos de sistemas en las empresas desarrolladoras de software. Pero sobre todo nos permitió conocer el proceso de levantamiento de requerimientos dentro de LOG. Definiendo así las mejores prácticas para dar respuesta a las contradicciones presentadas resultado del análisis. El estudio correlacional, nos permitió definir las interrelaciones que surgieron y que identificamos entre las variables dependientes e independientes y que se dan durante el proceso de levantamiento de requerimientos de sistemas. Gracias a ello pudimos emplear dinámicas de comunicación para aplicar la herramienta con los clientes de la empresa LOG. Estudio Explicativo, describió y justificó las acciones a llevar a cabo para solventar las contrariedades en las que opera la empresa. 1.9 Técnicas o instrumentos de medición Técnicas documentales como: Fichas bibliográficas porque se consultaron libros especializados en la investigación, así como artículos relacionadas al tema. Técnicas de campo como: Observación y entrevistas al personal relacionado con el desarrollo e implementación de los sistemas de información. 5 Capítulo II Marco contextual o referencial 2.1 Organización estratégica Dentro de las organizaciones las personas que conforman a la empresa necesitan y generan información, por lo cual podemos decir que todas las personas en algún momento con algún propósito van a necesitar acceso a esa información. Es importante resaltar que un sistema de información no requiere de un departamento nuevo, ni depende de un departamento funcional clásico. Un proyecto de sistemas de información debe de involucrar a todos los niveles jerárquicos de una empresa cuando así se requiera. El diseño de un sistema informático dentro de una organización debe cumplir ciertos criterios para que sea efectivo; uno de ellos es tener una visión muy amplia de la empresa y para que el sistema de información funcione adecuadamente, los directivos deberán dirigir el proceso, ya que son los indicados por tener una visión global de la empresa. La función principal de los directivos será encargarse de adaptar los recursos de la Organización a los cambios del entorno. El sistema de información debe ser afín a los sistemas que conforman la infraestructura de la empresa y debe acoplarse con todos ellos. La infraestructura de la empresa está diseñada en función de los objetivos que se pretenden alcanzar ( Lapiedra / Devece / Guiral, 2011 p.27). 2.2 Sistemas de información, organizaciones y procesos de negocio Debido a la diversidad de los procesos de tratamiento de la información y los diferentes niveles (figura 2.1), es posible estructurar los diversos datos y procesos, es indispensable la existencia de diversos sistemas de información capaces de englobar la información que la organización necesita. Figura 2.1. Niveles de informacion. Rafael Lapiedra / Carlos Devece / Joaquín Guiral Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa, edición 2011. 6 Sistemas de Información transaccionales: También se les denominan como Sistemas de Proceso de Datos. Buscan hacer un seguimiento de las actividades y las transacciones elementales de la organización. Responden a preguntas como: el dinero que ha entrado hoy en caja o si se han realizado los pagos de las nóminas del mes. Capturan, procesan y almacenan datos de transacciones. La información presenta un alto grado de detalle. Ofrecen apoyo a las actividades operativas de la empresa. En la actualidad están muy consolidados los paquetes integrados de gestión. Sistemas de información para la toma de decisiones: Son los sistemas en los que se apoya el seguimiento, control y toma de decisiones de los gerentes. Trabajan con información tanto interna (del Sistema de Información Operacional) como externa. Incorporan herramientas de análisis de los datos para servir de apoyo a la toma de decisiones. Dentro de esta categoría encontramos diversos tipos de aplicaciones informáticas: DSS sistemas de apoyo a la decisión (Sistema de soporte de decisión), EIS Sistema de Información Ejecutiva (Sistema de información ejecutiva) y OLAP procesamiento analítico en línea (Procesamiento analítico en línea) por mencionar algunos. Este conjunto de tecnologías se suele denominar BI “Inteligencia de Negocios” (Inteligencia de Negocios). Sistemas de apoyo a la decisión (DSS) Como bien se sabe en una organización no todas las decisiones son de carácter repetitivo, sino que su frecuencia es variada, como puede que pase recurrentemente como que solo se presente una sola vez. Los sistemas de apoyo a la decisión son herramientas para la solución de problemas de significado menos preciso y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas. Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible identificar, con anterioridad, todos los factores que deben considerarse en la decisión. Sistemas de información para ejecutivos (EIS) Los Sistemas de apoyo a la decisión (DSS) principalmente sirven de apoyo a tareas de planificación, mientras que los Sistema de Información Ejecutiva (EIS) constituyen una poderosa herramienta para llevar a cabo, principalmente, actividades de control. Un ejecutivo, utilizando un Sistema de Información Ejecutiva (EIS), gana habilidad para analizar todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar problemas y oportunidades1. Procesamiento Analítico en Línea (OLAP) Los sistemas OLAP son bases de datos orientadas al procesamiento analítico. Este análisis suele implicar, generalmente, la lectura de grandes cantidades de datos para llegar a extraer algún tipo de 7 información útil: tendencias de ventas, patrones de comportamiento de los consumidores, elaboración de informes complejos. Este sistema es típico de las “Bases de Datos Inteligentes”. El acceso a los datos frecuentemente puede ser de sólo lectura. La acción más común es la consulta, con muy pocas inserciones, actualizaciones y/o eliminaciones. Los datos se estructuran según las áreas de negocio, y los formatos de los datos están integrados de manera uniforme en toda la organización. El historial de datos es a largo plazo, normalmente de dos a cinco años. Las bases de datos OLAP se suelen alimentar de información procedente de los sistemas operacionales existentes, mediante un proceso de “extracción, transformación y carga” (ETL- Extract, Transform and Load). 2.3 Desarrollo de sistemas de información 2.3.1 Definición y tipos de sistemas de información Un sistema se define a partir del interés de la persona que pretende analizarlo. Como consecuencia, una organización se entiende comoun sistema o subsistema, o incluso un súper-sistema, lo que va a depender del análisis que se desee realizar. Las partes necesarias para que un sistema total funcione son conocidas comúnmente como subsistemas, y éstos a su vez se encuentran integrados por un conjunto de subsistemas más específicos. Por consiguiente, la jerarquía que llegan a tener los sistemas y el número de subsistemas depende de las necesidades de la organización. Al considerar los subsistemas, los analistas deben especificar cómo es que deben funcionar el sistema y sus subsistemas, las entradas requeridas y las salidas que se deben proporcionar, así como los trabajos que serán realizados de forma manual y los que serán realizados por medio de las computadoras. Los sistemas de información se clasifican en: Sistemas transaccionales Sistemas para la gestión de información Sistemas de información ejecutiva Sistemas de apoyo a las decisiones Sistemas expertos 2.3.2 Efecto en las Organizaciones Un sistema de información tiene la capacidad de reducir costos, reemplazando capital y mano de obra, pero también disminuye el costo de las transacciones, esto es, el costo que se genera por la participación de una empresa en un mercado. Un sistema de información también llega a reducir los costos internos de administración. Teoría de la agencia: cada empleado pelea por sus propios intereses, pero cuando hay tecnología de por medio es más fácil de controlar, algo que tiene mucha más importancia cuando una empresa está en crecimiento. 8 En la teoría conductual se describe el funcionamiento de una empresa individual. La tecnología de la información puede modificar su jerarquía o la toma de sus decisiones en cualquier organización al reducir sus costos de adquirir información y al incrementar la distribución de la misma. En la actualidad, una autoridad de base es más importante por su conocimiento que por el cargo que se le ha asignado, y es muchísimo más fácil armar los equipos de trabajo cuando éstos están conectados por medio de la red. Dentro de una organización existen pugnas políticas y resistencias al cambio entre quienes las conforman. Así pues, otra ventaja de la implementación de los sistemas de información es que éstos tienen la capacidad de modificar la estructura, la cultura, la política y el trabajo de una organización. Por último, es necesario señalar que el Internet también aumenta la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de información y conocimientos en las organizaciones con excelentes resultados. Al momento de clasificar los Sistemas de Información, existe una gran variedad de criterios En la Tabla 2.1 podemos ver algunas de las principales tipologías de sistemas de Información que nos podemos encontrar: Tabla 2.1 Tipología de Sistemas de Información Fuente: (Basado en García Bravo, 2000 y Edwars, Ward y Bythesway, 1998) Sin embargo, la clasificación más útil es la propuesta por K y J Laudon (1996). En ella los sistemas de Información se agrupan según su utilidad en los diferentes niveles de la organización empresarial. La organización consta de 4 niveles básicos: un nivel operativo referido a las operaciones diarias de la organización, un nivel del conocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de la información (generalmente el departamento de informática), un nivel administrativo (abarcaría a los gerentes intermedios de la organización) y un nivel estratégico (la alta dirección de la empresa). Tipo de Sistema de Información Tipos Grado de formalidad Formales Informales Automatización Manuales Informáticos Relación con la toma de decisiones Estratégicos (alta dirección) Gerencial (nivel intermedio) Operativos (control operativo) Funcionalidad Gestión comercial Gestión contable Gestión financiera Gestión de Recursos Humanos Gestión de la Producción Grado Especialización Específicos Generales 9 Según estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificación de sistemas de información: a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): encargados de la administración de aquellas operaciones de rutina necesarias en la gestión empresarial (aplicaciones de nóminas, seguimiento de pedidos, auditoría, registro y datos de empleados). Se encargan de generar la información que requieren el resto de sistemas de la compañía, siendo empleados por el personal de niveles inferiores. (Nivel Operativo) b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): encargados de apoyar a los agentes que manejan información en la creación e integración de nuevos conocimientos para la empresa. c) Sistemas de automatización en la oficina (SAO): empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejan la información en los niveles inferiores de la organización, se encuentran en el nivel de conocimiento. d) Sistemas de información para la administración (SIA): empleados en el proceso de planificación, control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividades ordinarias. Se emplean por la gerencia y directivos de los niveles intermedios de la organización. e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): ayudan a los distintos usuarios en el proceso de toma de decisiones suelen ser interactivos al utilizar diferentes datos y modelos para la resolución de problemas no estructurados (análisis de costes, análisis de precios y beneficios, análisis de ventas por zona geográfica). Son empleados por la gerencia intermedia de la organización. f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): se encuentran en un nivel estratégico de la organización y están diseñados para toma de decisiones estratégicas mediante el uso de comunicaciones avanzadas y gráficos. Se emplean en la alta dirección de la organización con el fin de elaborar la estrategia general de la empresa. Todos estos sistemas de información a su vez podrían analizarse según las diferentes áreas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas áreas existe un conjunto específico de aplicaciones informáticas y equipos, los cuales han de estar coordinados entre sí. 2.3.3 Desarrollo de los sistemas de información en las empresas La consecución de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de información dependerá en gran medida del correcto desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema de información. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologías de información sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compañía fracasarán, poniendo en peligro la supervivencia de la empresa. El proceso de desarrollo de los sistemas de información consta de siete etapas fundamentales. 1. Definición del proyecto: en esta etapa se determina si la empresa presenta problemas y como estos pueden solucionarse mediante la implantación de un sistema de información. En 10 ella se identificarán cuáles son los objetivos del uso de los sistemas de información y como estos se ubican dentro de la estrategia global de la compañía. En esta fase resulta fundamental que la alta dirección considere los sistemas de información como un arma estratégica y confíen realmente en ello. 2. Análisis de sistemas: tras haber identificado los diferentes problemas de la organización estos serán analizados detenidamente, identificando causas que lo originan y planteando soluciones. En esta fase se producirá un estudio de factibilidad, para ver si las soluciones son posibles dados los recursos de la organización. 3. Diseño de Sistemas: ya elegida la solución, se detallará cómo el sistema de información satisface los requisitos planteados por la organización. Al diseñar los sistemas, hemos de indicarque componentes de los sistemas de información utilizaremos (nivel hardware, software y tecnología de telecomunicaciones) y como se interrelacionarán dichos componentes entre sí. De esta forma se definirán las especificaciones del sistema de información. 4. Programación: se traducirán las especificaciones funcionales del sistema desarrolladas en la etapa anterior, llevándose a cabo la programación y el desarrollo del software. 5. Fase de pruebas: se evalúa el correcto funcionamiento del sistema de información, será necesario llevar a cabo un proceso exhaustivo y profundo para determinar si el sistema de información funciona en diversas condiciones y si los resultados se corresponden con lo que se esperaba. 6. Conversión: ya comprobando que el sistema de información funciona correctamente se llevará a cabo la implantación, o bien la sustitución o actualización del antiguo sistema de información por el nuevo. 7. Producción y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema de información, se dice que el sistema está en producción. A partir de aquí existirá un proceso constante de evaluación del sistema de información por parte de los usuarios y del personal especializado. Tras ello se identificarán nuevos errores y se planteará la corrección de estos, si es que existen. La totalidad de las fases analizadas constituirían el denominado ciclo de vida de los sistemas de información. Sin embargo, para muchas compañías desarrollar un sistema de información siguiendo la totalidad de las etapas anteriores puede resultarle muy costoso tanto en tiempo como en dinero. Otros inconvenientes vendrían dados por los continuos cambios de los requisitos de la información que puede originar que un sistema de información quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello las empresas al desarrollar un sistema de información pueden optar por otro conjunto de estrategias que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos utilizando el ciclo de vida de los sistemas de información. Otras posibles estrategias a adoptar por las empresas serían las siguientes: Elaboración de prototipos: la empresa desarrolla un sistema de información no funcional, el cual será una versión preliminar del sistema de información total. La elaboración de un prototipo supone la reducción de las etapas seguidas en el ciclo de vida de sistemas, buscando la rapidez en el desarrollo y la reducción de costes tanto en tiempo como en dinero. Los prototipos son evaluados por los 11 empleados en su puesto de trabajo y se van continuamente adaptando a las necesidades de estos. Una vez que se comprueba su correcto funcionamiento el prototipo se irá extendiendo por el resto de áreas de la empresa. Suelen utilizarse en organizaciones pequeñas o con bajas necesidades de información; en grandes organizaciones no son muy recomendables. Paquetes de software de aplicaciones: adquisición por parte de la empresa de paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y que utilizará para manejar la información. Resulta una solución muy sencilla para las organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programa y lo instala en la organización. Los paquetes de software suelen ser aplicarse a una gran variedad de áreas de la empresa (nominas, contabilidad, personal...) y son muy útiles cuando la empresa no dispone del suficiente capital para poder desarrollar por ella misma el sistema de información. Sin embargo, el principal inconveniente sería la ausencia de flexibilidad de estos para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Han de valorarse cuestiones tales como los recursos que posee la empresa, las funciones del software, el esfuerzo de instalación y mantenimiento del paquete de software, el coste y la facilidad de manejo de este. Desarrollo por los usuarios finales: el desarrollo de las aplicaciones informáticas durante los últimos años tales como las hojas de cálculo, editores de texto, bases de datos, permite que sean los propios usuarios finales quienes elaboren y desarrollen sus propios sistemas de información, existiendo una escasa participación por parte de los especialistas técnicos. Esta solución permite un mayor control del sistema por parte de los usuarios, así como el ahorro en coste. Sin embargo, los principales inconvenientes serían la excesiva proliferación de sistemas de información sin control, el incumplimiento de unos mínimos de calidad y la falta de valoración de la organización desde un punto de vista global. Subcontratación de los sistemas de información: la empresa decide contratar a empresas externas para que desarrollen sus sistemas de información. Las empresas se beneficiarían del aprovechamiento de economías de escala por parte del proveedor, se asegurarían de calidad en el servicio, no existiría incertidumbre en los costes y la adaptación a las necesidades de las empresas sería más adecuada. Por otro lado, subcontratar supone una cierta pérdida de control por parte de las empresas, siendo clave el poder negociador con el proveedor de los servicios informáticos. Igualmente, información considerada como estratégica por la organización es conocida por organizaciones ajenas a la empresa, surgiendo además una dependencia del proveedor. 12 En la siguiente Tabla comparamos los diferentes enfoques de desarrollo de sistemas. Tabla 2.2 Comparación de enfoques de desarrollo de sistemas Enfoque Características Ventajas Desventajas Ciclo de vida de Sistemas Secuencial. Realización de un proceso formal. Especificaciones y aprobaciones por escrito. Los usuarios tienen un papel limitado. Necesario para Sistemas y proyectos muy complejos y grandes. Lento y costoso. No estimula los cambios en la organización. Se ha de elaborar mucha documentación Elaboración de Prototipos Requerimientos especificados dinámicamente con Sistema experimental. Proceso rápido, informal e iterativo. Los usuarios interactúan rápido con el proceso. Rápido y barato. Útil cuando existe incertidumbre en los requisitos de información o los usuarios finales son importantes. Inadecuado para Sistemas grandes y complejos. Puede ser superficial al obviar el análisis, documentación y pruebas. Paquete de software para la aplicación El software comercial evita necesidad de programas desarrollados internamente. Se reducen el diseño, programación, instalación y mantenimiento. Ahorro en tiempo y coste. Disminuye la necesidad de poseer recursos internos. Puede no satisfacer los requerimientos de la institución. Puede no desempeñar bien algunas funciones. Desarrollo de usuarios finales Sistema creado por y para usuarios finales. Rápido e informal. Poca influencia especialistas de la Información. Usuarios controlan la construcción de los Sistemas. Ahorra el coste y tiempo de desarrollo. Proliferación excesiva de sistemas sin interconexión entre ellos. En muchas ocasiones no cumplen las normas de calidad. Fuentes externas Sistemas construidos y operados por proveedores externos. Reduce y controla mejor los costes. Se obtienen sistemas cuando existe carencia de recursos en la empresa. Pérdida de control sobre el área de Sistemas de Información. Dependencia de la dirección técnica y la prosperidad de los proveedores. externos Fuente: Los sistemas de información: evolución y desarrollo, Alejandro Hernández Trasobares 13 2.4 Ingeniería de Requerimientos La ingeniería de requerimientos se encuentra en la segunda fase del proceso del proyecto, es en esta fase donde se debe generar la correspondiente información para estructurar las siguientes fases del proceso.Figura 2.2 Fases de un proceso Es de suma importancia contar con los requerimientos bien detallados para construir la especificación funcional, sin embargo en todos los desarrollos no siempre es posible tener completos todos los requerimientos. Dentro del proceso de levantamiento de requerimientos es necesario tener la interacción con los interesados en el desarrollo del sistema (a menos que sea estrategia de la empresa que los usuarios sean ellos los que se tienen que adaptar a el sistema tal cual está, como por ejemplo los programas de uso masivo) el tiempo empleado en las constantes entrevistas con los diferentes representantes del cliente, sin haber mostrado prototipos del sistema, en donde se le realiza una y otra vez las mismas preguntas y sin haber comprendido aun el negocio del cliente. Un requerimiento es una característica del sistema o una descripción de algo que el sistema es capaz de hacer con el objeto de satisfacer el propósito del sistema, lo que ha sido apropiadamente documentado y validado por el solicitante. En base a la definición se pueden resaltar los siguientes puntos: Para que un pedido o deseo de un usuario o cliente pueda ser considerado como un requerimiento este debe ser documentado apropiadamente y debe ser validado por el solicitante. Los programadores no deben de ser los encargados de realizar los levantamientos de requerimientos, su función es la de traducir los requerimientos en código máquina. Los requerimientos están traducidos en el entorno del sistema no dentro de él. Las palabras XML, clase, subrutina etc. No pueden formar parte del requerimiento. Recurrentemente en el desarrollo de sistemas de software los requerimientos no solo ocupan la primera fila sino la única en el proceso de desarrollo. Esta es la causa de innumerables modificaciones puesto que la gran mayoría de los casos los sistemas se modifican por que sean funcionalmente incorrectos sino porque son difíciles de mantener, portar, escalar o porque son muy lentos o vulnerables. Estos sistemas no se mejoran agregando dos o tres funciones, normalmente se deben realizar cambios importantes en diferentes partes del sistema. La tarea del levantamiento de requerimientos es ardua, debido a que se debe entablar una buena relación entre el solicitante o cliente y la persona que está tratando de interpretar las funciones y características con las que debe cumplir el sistema para que sea aceptado, esta tarea debe ser 14 compacta y consistente. La ingeniería de requerimientos es un proceso de descubrimiento, refinamiento, modelización, especificación y validación de lo que se desea construir. El usuario o cliente y la persona que está llevando a cabo el levantamiento, deben compartir el mismo lenguaje que asegure la comunicación entre ambos. Utilizando la Ingeniería de Requerimientos se genera un mecanismo apropiado para entender lo que desea el cliente, analizar las necesidades, evaluar la factibilidad, definir una solución razonable y generar la propuesta de solución sin ambigüedades, validar la especificación y administrar los requerimientos a medida que se transforman en un sistema funcional. La Ingeniería de Requerimientos comienza con la actividad de la comunicación y continua en la fase de desarrollo, la cual debe adaptarse a las necesidades del proceso, del proyecto, del producto y de las personas que realizan la actividad de levantamiento de datos para plasmarlo en respuestas y en modelos gráficos que a su vez ayudaran a rastrear cualquier situación en donde se presente una omisión o falta de seguimiento a un proceso. Las necesidades del negocio generan la parte fundamental del levantamiento de requerimientos es aquí en donde se definen los escenarios, funciones y características así como las restricciones del proyecto. Las herramientas que ofrece la Ingeniería de requerimientos permiten entender lo que realmente necesita el cliente, realizar análisis tanto técnicos como de factibilidad, realizar las correspondientes adaptaciones de funcionalidad así como la pertinente validación de la especificación, dando pauta para generar la programación de personas e insumos necesarios en el desarrollo del proyecto y sin dejar de comentar los costos a los que se incurren, claro teniendo en cuenta que en realidad se trata de una proyección de la situación tal cual se tiene en esos momentos. La declaración de un proyecto establece el entendimiento básico de un problema, los grupos que desean una solución al mismo, así como la estrecha comunicación que debe existir entre los equipos que definen las características y del que lo traduce en código máquina. 2.4.1 Importancia de una buena definición de requerimientos. El desarrollo de un proyecto tiene como finalidad entregar un beneficio en función de plazos de cumplimiento, dentro de las etapas del proyecto está el demostrar la factibilidad de realización del proyecto, el levantamiento de los requerimientos, Desarrollo, Fase de pruebas, Entrega del proyecto y Soporte después de la implementación. En el proceso de “Levantamiento de Requerimientos” se realiza el plano definitivo de lo que será desarrollado, probado y entregado al solicitante o mejor conocido como cliente; es aquí donde se debe expresar de manera clara y concisa que se desea obtener como “Beneficio”. Si la persona que está realizando el levantamiento del requerimiento no amplía la definición y solo registra su percepción sin el uso de algún método entonces comete un grave error ya que al momento que se realiza esta labor de Levantamiento de requerimientos solo se considera la definición simple. Cuando se inicia la fase de Desarrollo y Pruebas con los usuarios se generan nuevos requerimientos o las expectativas quedan por debajo de lo que se esperaba, es en este momento cuando se tienen que dar dos pasos atrás y peligra la conclusión del proyecto ya que si se solicitan cambios de alcance 15 o nuevas funciones son actividades, tiempos y costos que no se tenían contemplados en el levantamiento del requerimiento. 2.4.2 Principales riesgos de una mala definición de requerimientos En el Levantamiento de Requerimientos el cometer errores incrementa altamente los costos de desarrollo y de mantenimiento de los sistemas de software, la corrección de errores puede involucrar desde modificaciones al código fuente, rediseño de componentes o inclusive el replantear total o parcialmente la solución propuesta. Los costos por corrección de errores en los requisitos se incrementan en cada fase de desarrollo del software. La incidencia del costo de corrección de requisitos erróneos ha sido ampliamente estudiada por autores como Michael Fagan [Fagan 74], Barry Boehm [Boehm 76], Bell y Thayer [Bell 76], Edmund Daly [Daly 77], Victor Basili [Basili 81] y Alan Davis [Davis 93] entre otros. Barry Boehm [Boehm 81] estudió varios proyectos de desarrollo de software a gran escala para determinar el costo de corrección de errores en los requisitos (ver tabla), y que eran descubiertos tardíamente en el proceso de desarrollo. Tal como se muestra en la tabla, la reparación de un requisito erróneo que permanece sin ser detectado ni corregido hasta la etapa de operación, puede costar hasta 100 veces más que si fuera detectado y corregido en la fase de establecimiento de los requisitos. Tabla 2.3 Costo relativo de corrección de errores Fase donde se detectó el error Costo promedio Definición de requisitos 1 Diseño 3-6 Codificación 10 Prueba de desarrollo 15-40 Prueba de aceptación 30-70 Operación 40-100 Fuente: Boehm, 81 Principales aspectos a considerar. 1) Cuanto más tarde en detectarse un error durante el ciclo de vida, más costoso es repararlo. El crecimiento de los costos de reparación es producto de la catarata de errores que se producen: erroresoriginados en una etapa se arrastran en fases sucesivas y más nuevos errores se originan en cada una de ellas. 2) Muchos errores permanecen latentes y no son detectados hasta bastante después de la etapa en que se cometieron. El 54% de los errores se detectan después de la fase de codificación y prueba. Estos errores provienen en un 45% de la fase de requisitos y en un 9% de la fase de codificación. 3) Se están cometiendo demasiados errores. El 56% de los errores tienen su origen en la etapa de requisitos. 16 4) Los errores de requisitos responden a una clasificación típica. a) hechos incorrectos 49% b) omisiones 31% c) inconsistencias 13% d) ambigüedades 5% e) otros (requisitos mal ubicados) 2%. 5) Los errores en los requisitos pueden detectarse. La detección puede realizarse a través de distintas técnicas: hechas a la medida, inspecciones, pruebas unitarias, pruebas de integración, evaluación (pruebas de aceptación), entre otras. Las inspecciones detectan el 65% de errores, las pruebas unitarias: 10%, pruebas de integración: 6%, evaluación: 10%, otros: 9%. En respuesta a la baja calidad de los productos de software con altos costos de corrección y mantenimiento, muchos desarrolladores de software e investigadores se han planteado la necesidad de profundizar en el proceso previo al diseño del software. Sus investigaciones y prácticas profesionales han apuntado a garantizar la producción de software de alta calidad y bajo costo basándose en el establecimiento de un punto de partida de alta confiabilidad, mediante la detección de errores lo más tempranamente posible. Es necesario entonces contar con procesos de producción de Levantamiento de Requerimientos confiables. El reconocimiento de los defectos en el Levantamiento de Requerimientos mediante el estudio de sus causas y efectos ha permitido, en los últimos años, el establecimiento de procesos de definición de requerimientos atentos a esta grave circunstancia. 2.4.3 Gestión de Riesgos El objetivo de la gestión de riesgos consiste en aumentar la probabilidad y el impacto de los efectos positivos y reducir la probabilidad y el impacto de los efectos negativos dentro de un proyecto, para lo cual se describen una serie de actividades a realizar y que se describen a continuación: Planificar la gestión de los riesgos: El proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de un proyecto. Identificar los riesgos: El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características. Realizar el análisis cualitativo de los riesgos: El proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos: El proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Planificar la respuesta a los riesgos: El proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Controlar los Riesgos: El proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto. 17 El riesgo de un proyecto en cualquiera de sus fases es un suceso inherente e implícito que, de producirse, puede llegar a tener un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materializarse, uno o más impactos. Una causa puede ser un requerimiento especificado o potencial, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas. Si se produjese algún evento incierto, podría haber un impacto en el alcance, el costo, el cronograma, la calidad o el desempeño del proyecto. Las condiciones de riesgo pueden incluir aspectos del entorno del proyecto o de la organización que contribuyan a poner en riesgo el proyecto, tales como las prácticas deficientes de dirección de proyectos, la falta de sistemas de gestión integrados, la concurrencia de varios proyectos o la dependencia de participantes externos fuera del ámbito de control directo del proyecto. Los riesgos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aquellos que han sido identificados y analizados, lo que hace posible planificar respuestas para tales riesgos. Los riesgos desconocidos no se pueden gestionar de manera proactiva y por lo tanto se les puede asignar una reserva de gestión. Un riesgo negativo del proyecto que se ha materializado se considera un problema. Los riesgos individuales del proyecto son diferentes del riesgo global del proyecto. El riesgo global del proyecto representa el efecto de la incertidumbre sobre el proyecto en su conjunto. Es más que la suma de los riesgos individuales del proyecto, ya que incluye todas las fuentes de incertidumbre del proyecto. Representa la exposición de los interesados a las implicaciones de las variaciones en los resultados del proyecto, tanto positivas, como negativas. Las organizaciones perciben el riesgo como el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos del proyecto y de la organización. Las organizaciones y los interesados están dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo, en función de su actitud frente al riesgo. Las actitudes frente al riesgo de la organización y de los interesados pueden verse afectadas por una serie de factores, los cuales se clasifican a grandes rasgos en tres categorías: Apetito de riesgo, que es el grado de incertidumbre que una entidad está dispuesta a aceptar, con miras a una recompensa. Tolerancia al riesgo, que es el grado, cantidad o volumen de riesgo que podrá resistir una organización o individuo. Umbral de riesgo, que se refiere a la medida del nivel de incertidumbre o el nivel de impacto en el que un interesado pueda tener particular interés. Por debajo de ese umbral de riesgo, la organización aceptará el riesgo. Por encima de ese umbral, la organización no tolerará el riesgo. Por ejemplo, la actitud frente al riesgo de una organización puede incluir su apetito por la incertidumbre, su umbral para los niveles de riesgo que son inaceptables o su tolerancia al riesgo, a partir de lo cual la organización puede seleccionar una respuesta al riesgo diferente. Los riesgos positivos se conocen normalmente como oportunidades y los negativos como amenazas. El proyecto puede aceptarse si los riesgos se encuentran dentro de las tolerancias y están en equilibrio con el beneficio que puede obtenerse al asumirlos. Los riesgos positivos que ofrecen oportunidades dentro de los límites de la tolerancia al riesgo se pueden emprender a fin de generar un mayor valor a la empresa. 18 Las personas adoptan actitudes frente al riesgo lo cual define la manera en que responderán a él, son motivadas por la percepción, las tolerancias y otras predisposiciones, que deben hacerse explícitas siempre que sea posible. Para cada proyecto debe desarrollarse un enfoque coherente en materia de riesgos, y la comunicación sobre el riesgo y su gestión debe ser abierta y honesta. Las respuestas a los riesgos reflejan el equilibrio que percibe una organización entre asumir y evitar los riesgos. Para tener éxito, una organización debe comprometerse a abordar la gestión de riesgos de manera proactiva y consistente a lo largo del proyecto. Se debería realizar una elección consciente a todos los niveles de la organización para identificar activamente y procurar una gestión de riesgos eficaz durante la vida del proyecto.El riesgo del proyecto puede existir desde el mismo momento en que se inicia el proyecto. El avanzar en un proyecto sin un enfoque proactivo de la gestión de riesgos es probable que dé lugar a un mayor número de problemas, como consecuencia de las amenazas no gestionadas. 2.4.4 Técnicas de levantamiento de requerimientos El levantamiento de requerimientos es la actividad de mayor reto, la más crítica y la que requiere mayor conocimiento, ya que requiere la colaboración de diferentes stakeholders1 que pueden estar distribuidos geográficamente y que no necesariamente son de la misma área de conocimiento. Se encarga de encontrar el origen de los requerimientos y de cómo los analistas pueden recolectarlos. Esta es la primera etapa de construcción del entendimiento del problema que el software debe resolver. Es fundamentalmente una actividad humana en la cual se identifican los stakeholders y se establecen las relaciones que éstos van a tener a lo largo del proceso de desarrollo, recordando. Asociado a la importancia del levantamiento y a todos los beneficios que su buena realización trae, existen diversos factores por los cuales este proceso se hace más complejo y demanda de mayor cuidado y gestión. A continuación se listan algunas de estas dificultades: a) Problemas de Alcance: Muchas veces la complejidad del sistema analizado es de un tamaño tal que no se tiene claridad acerca de lo que el sistema hará y lo que no hará. b) Problemas de Entendimiento: Los requerimientos generalmente provienen de alguna fuente, pero en ciertas ocasiones dicha fuente no es capaz de expresarlos como el ingeniero desearía. c) Problemas de Volatilidad: Generalmente cuando un proyecto de desarrollo de software lleva un tiempo muy extenso en su desarrollo, los requerimientos tienden a cambiar. Entre los ejemplos de técnicas de recopilación de información utilizadas en la identificación de riesgos se cuentan: • Tormenta de ideas. El objetivo de la tormenta de ideas es obtener una lista completa de los riesgos del proyecto. Por lo general, el equipo del proyecto efectúa tormentas de ideas, a menudo con un grupo multidisciplinario de expertos que no forman parte del equipo. Bajo el liderazgo de un facilitador, se generan ideas acerca de los riesgos del proyecto, ya sea por medio de una sesión tradicional y abierta de tormenta de ideas, o en una sesión estructurada donde se utilizan técnicas de entrevista masiva. Como marco de referencia pueden utilizarse categorías de riesgo, como en una estructura de desglose de riesgos. Posteriormente se identifican y categorizan los riesgos según su tipo, y se refinan sus definiciones. 19 • Técnica Delphi. Es una manera de lograr un consenso de expertos. Los expertos en riesgos del proyecto participan en esta técnica de forma anónima. Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los riesgos importantes del proyecto. Las respuestas son resumidas y posteriormente enviadas nuevamente a los expertos para recabar comentarios adicionales. En pocas rondas de este proceso se puede lograr el consenso. La técnica Delphi ayuda a reducir sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias indebidas en el resultado. • Entrevistas. La realización de entrevistas a los participantes experimentados del proyecto, a los interesados y a los expertos en la materia ayuda a identificar los riesgos. • Análisis de causa raíz. El análisis de causa raíz es una técnica específica para identif icar un problema, determinar las causas subyacentes que lo ocasionan y desarrollar acciones preventivas. 2.4.5 Selección de una buena técnica de levantamiento de requerimientos Una técnica, es una serie de pasos documentados que van de la mano con unas reglas para su uso y criterios para verificar su corrección. Una técnica usualmente aplica a un proceso en el modelo de procesos. Algunas veces, dicha técnica incluye una notación y/o una herramienta asociada. El levantamiento de requerimientos generalmente se realiza usando una metodología o varias técnicas. Muchas de esas metodologías y técnicas ya existen y tienen como objetivo asistir a los analistas en la tarea de entender las necesidades del cliente. A pesar de que algunos analistas consideran que la selección de una única técnica aplica para todas las situaciones, una metodología o técnica no puede ser suficiente para todas las condiciones del proyecto. Por esto, la selección de las técnicas apropiadas para el levantamiento de requerimientos entre las técnicas disponibles, afecta enormemente el éxito o fracaso de todo el proceso de levantamiento. 2.5 Empresa Lógica de Sistemas 2.5.1 Historia La Empresa Lógica de Sistemas S.A., (LOG) fue fundada en el año 1997 por un grupo de profesionistas que compartieron la idea de ofrecer algo diferente en el desarrollo de sistemas, ellos observaron que si bien la programación orientada a objetos tenía gran impacto en la forma de programar, no todos dominaban la técnica, es así que decidieron formar una nueva empresa donde todos sus integrantes tuvieran certificaciones en productos Microsoft y técnicas de programación. Cuatro fueron los integrantes Rolando Islas, Claudia, Rafael Menchaca y Jorge Palomero, los que formaron la empresa e iniciaron desarrollando sistemas para Banca Mifel, esto generó un experiencia en modelos financieros y estadísticos. El crecimiento de LOG se dio cuando logro proyectos en la Empresa Teléfonos de México, en el desarrollo del sistema de Indicadores de Productividad y el Sistema de Previsión Social. A lo largo del tiempo fueron incorporando nuevas a nuevos clientes y recursos que cumplieran con la misma filosofía, así como el servicio de trabajo externo de personal de sistemas. 20 Un cambio importante fue 10 años después de su creación, decidieron abrir una oficina en la ciudad de Vancouver Canadá, incursionando en el mercado de Norteamérica, con un modelo donde el desarrollo lo realizaban en México y el software lo vendían como empresa Canadiense. Su estrategia abarco las tiendas de servicio minoritarias ofertando sistemas de uso para el hogar como control de hipotecas, seguros, servicios, presupuestos, etc. En la actualidad continúan con el desarrollo de sistemas a la medida para clientes y con el servicio de Trabajo Externo de personal especializado en sistemas 2.5.2 Ubicación La ubicación de la empresa Lógica de Sistemas S.A. Dirección: Av. Patriotismo 8, Oficina 201, Colonia Hipódromo Condesa Figura 2.3 Ubicación geográfica de la empresa Lógica de Sistemas 2.5.3 Organigrama Lógica de Sistemas S. A. tiene una estructura organizacional orientada a los servicios que ofrecen. Cuenta con un director general y dos oficinas. La de Ciudad de México atiende proyectos en dos giros, la primera en renta de especialistas de sistemas y la segunda en desarrollo de sistemas de acuerdo a las necesidades de los clientes. La oficina de Vancouver da seguimiento a proyectos de consultoría y desarrollo de sistemas, los cuales son desarrollados por la oficina de la Ciudad de México. Por último se cuenta con un área Administrativa donde se revisar los temas internos y externos orientados al servicio a los clientes 21 Figura 2.4 Organigrama de la Empresa Lógica de Sistemas 2.5.4 Clientes Tabla 2.4 Clientes de la empresa lógica de sistemas Empresa Proyecto en el que intervino LOG Sistema de manejo de indicadores para Telmex Sistema de financiamiento para Planfía Servicio de Trabajo Externo de desarrollo para Server Grupo Scanda Servicio de Trabajo Externo de sistemas para coca cola FEMSA 22 Sistema de planeación de la producción para grupo Auriga- Aurex Sistema de control de pedidos para Cinram Latinoamericana Sistema de control de equipajede Mexicana 23 Capítulo III Marco Teórico 3.1. Creatividad e Innovación La creatividad y la innovación son dos conceptos que van de la mano. En el entorno empresarial resultan de vital importancia porque a medida que los mercados se hacen más competitivos las organizaciones pueden desarrollar ventajas que permitan mantenerse con éxito. La capacidad creativa se puede definir como: “la habilidad para generar de manera fácil ideas, alternativas y soluciones a un determinado problema”. En relación con el concepto de innovación, la creatividad representa el proceso de generación de ideas, es la inspiración que nos permite crear nuevas soluciones. Por su parte, la innovación es la capacidad de convertir estas ideas en algo aplicable, de darles sentido y valor dentro de un contexto. Ambas resultan de vital importancia porque trabajan en conjunto para dar como resultado cambios que conlleven a una mayor satisfacción de los clientes. Existe un proceso para la generación de ideas y aplicación en forma de innovación, cuyo análisis y aplicación facilita la solución de problemas y generación de estrategias de cambio que nos permitan adaptarnos a cualquier situación. Este comprende las siguientes fases: Figura 3.1. Fases de la creatividad e innovación. Fuente: www.creabussinesidea/test_g30/modulo_noticia_2.01/panel/tmp/ficha_172_1.pdf Manual de la creatividad empresarial. 24 Fase I. Identificación y definición del problema. La presencia de un problema que requiere de un cambio este suele ser el motivo más común de la utilización de un proceso creativo ya que de ello deriva la idea de que exista un buen análisis y compresión de lo que se desea resolver para ofrecer una solución acertada. Esta fase resulta fundamental ya que si se obtiene una versión alterada de la realidad caeremos en decisiones y definiciones de estrategias que difícilmente puedan ayudarnos a superar la situación existente. Fase II. Generación y selección de ideas. Constituye el centro del proceso ya que es aquí donde se producen ideas que servirán de punto de partida para el diseño de propuestas para aportar una solución al problema o situación. En el desarrollo de ideas podemos partir de dos fases, una es el pensamiento divergente donde se podrán generar ideas sin restricciones ofreciéndonos un amplio catálogo para una posterior selección. La segunda es el pensamiento convergente esta busca poner un orden a las ideas previamente generadas. Fase III. Consenso y puesta en marcha de la idea desarrollada. El final de este proceso incluye la aceptación de alguna de las soluciones debatidas y desarrolladas a partir de las ideas previamente propuestas. Una vez determinada la solución definitiva permitirá que estas ideas se conviertan en un proyecto concreto, es decir innovación. Los cambios que se presentan en la sociedad son cada vez más profundos, y estos afectan de gran manera la forma en la que comprendemos el entorno, no solamente son importantes por la intensidad, estos también se producen a gran velocidad, lo que demanda mayor flexibilidad y capacidad de adaptación por parte de las organizaciones y personas. El conocimiento es una base fundamental ya que es el responsable de que con la misma base tecnológica, los bienes y servicios generen un valor añadido y se vuelvan competitivos que los que el resto ofrecen. En este nuevo contexto surge un nuevo factor, ligado a la innovación y al conocimiento, pero constituye un elemento distintivo de las economías más avanzadas: la creatividad. La creatividad como herramienta para generar procesos de cambio y mejora aplicados a la empresa tiene objetivos específicos como: Acortar los ciclos de vida de los productos, introduciendo innovaciones incrementales que permitan sustituirlos por otros. Ampliar la oferta mediante la creación de nuevos productos y servicios. Dar respuesta a la demanda de unos consumidores crecientemente exigentes en cuanto a la calidad y servicios ofrecidos. Desarrollar nuevas tecnologías que le permitan abaratar costes y crear nuevos productos. Cambiar los sistemas de gestión hacia modelos más flexibles. Mejorar el diseño de los productos. 25 Aumentar los mercados a los que llegan nuestra oferta de productos y servicios. Alcanzar nuevos nichos de mercado objetivo (nuevas empresas, nuevas personas, etc.) La utilización de enfoques y técnicas creativos permite alimentar y mejorar los procesos de innova- ción, que es el elemento diferencial de las empresas que se posicionan en la vanguardia del mercado. Los beneficios de la actividad creativa en la empresa se pueden clasificar en cuatro grandes grupos: I. Desarrollo del negocio. Mediante la creatividad se pueden contribuir a la realización de nuevos modelos de negocio, donde se implementen metodologías que fomenten la participación de los trabajadores. II. Relación con el cliente. La mejora de los productos o servicios a partir de las estrategias creativas e innovadoras, no solo permite que las empresas retengan a los clientes sino que puede favorecer al descubrimiento de un nuevo mercado. III. Nuevas oportunidades. La ampliación de los mercados o incursión de nuevas acciones de negocio, dependen de la capacidad de desarrollar productos y servicios novedosos. IV. Mejora de la competitividad. Dado la aplicación de enfoques creativos e innovadores se puede obtener mayores rendimientos por un aprovechamiento más eficiente de la tecnología. Este tipo de estrategias se traducen en una mayor capacidad para competir frente a otras empresas. 3.1.1 Técnicas y herramientas para el desarrollo de la creatividad y la generación de ideas Existen una serie de herramientas y técnicas que facilitan el trabajo de la generación de ideas. (Tabla 3.1) Estas técnicas pueden utilizarse para la generación de ideas en un sentido más general o tener un carácter más específico en función de las necesidades de la empresa a las que se quiera responder, a pesar de que un individuo tenga o no habilidades y aptitudes creativas o una organización permita favorecer el flujo creativo. En este sentido se pueden encontrar técnicas que sirvan para diferentes fines: • La comprensión del problema al que se enfrentan. • Generar ideas ante una escasez en el flujo creativo. • La selección de ideas existentes. • La planificación de actividades. Del mismo modo, existen técnicas clasificadas por el número de personas que se necesita para su utilización: • Individuales. • Grupales. 26 Tabla 3.1 Herramientas y técnicas para la generación de ideas Fuente: www.creabussinesidea/test_g30/modulo_noticia_2.01/panel/tmp/ficha_172_1.pdf Manual de la creatividad empresarial. La empresa es una organización en la que se trabaja conjuntamente para lograr objetivos y crecimiento. Trabajando conjuntamente se obtiene una visión más amplia basada en conocimientos y experiencias del equipo de trabajo, compartiendo ideas entre unos y otro y generando una participación más recíproca. Dependiendo de las necesidades de la empresa o de la fase del proceso creativo en el que se encuentre, se requerirá del uso de unas técnicas creativas u otras. Junto a la clasificación realizada en función del número de personas participantes, se distinguen técnicas dirigidas a: La generación de ideas, que permitan superar situaciones donde se requiere de ideas innovadoras en particular o de ideas en general. La selección de ideas, apropiadas para su uso cuando las ideas fluyen con normalidad o ya se han utilizado técnicas de generación y es necesario identificar o evaluar los resultados obtenidos. Además de las técnicas previamente mencionadas podemos encontrar: 4x4x4 Análisis Morfológico Biónica CRE-IN Defectología
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