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INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY CAMPUS ESTADO DE MÉXICO 2 3 .4GO 2016 BIBLIOTECA e: tSTUDtos ~... S'b'. ~:.,.,.~~ ~CAMPUS'%, ::J E S 'f A D O ~\ ~ DE ~· i MEXICO ~ ~~~r::s /J"'-'sm J..l'n'n"'>" 3Y1"-!2ct IMPLEMENTACIÓN DE UN DISEÑO ORGANIZACIONAL PARA CONSTRUCCIONES DEL BAJÍO S.A. DE C.V. MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN PROYECTO DE CAMPO PRESENTADO MARCELA YÁÑEZ CÓRDOVA ASESOR: DR. VICTOR MANUEL LÓPEZ DICIEMBRE 2007 [ 1] Resumen Ejecutivo El presente Proyecto de Campo provee evidencia sobre el estado actual organizacional en empresas constructoras del área metropolitana y zona bajío, donde se evaluaron aspectos en diversos temas como son estrategia operativa, competitiva, estructura organizacional, procesos, cultura, control, dirección, organización, objetivos y metas de la organización así como visión del recurso humano. Por otro lado, la entrevista que se aplico para otros niveles fue con un enfoque más operativo, con el fin de obtener información sobre cómo el recurso humano realiza sus actividades diarias, análisis de temas sobre la "organización ideal" para la ejecución de proyectos, evaluación de desempeño, motivación en el trabajo, confianza dentro de la organización, comunicación, objetivos, incentivos, entrenamiento y clima laboral. Las entrevistas utilizadas en este proyecto fueron desarrolladas con base al método de entrevista de profundidad las cuales a través de una forma no estructurada y directa se obtuvieron los datos de interés para el desarrollo del presente proyecto. Aplicadas en diferentes niveles jerárquicos como son en niveles directivos; niveles medios o técnicos y operativos. El plan de muestreo incluye 4 empresas - que actualmente se encuentran trabajando bajo una estructura administrativa organizada y formal, con un total de doce entrevistados (tres niveles: Directivos-Técnicos y Operarios). Los resultados muestran una serie de deficiencias en las empresas, entre otras: falta de procedimientos claros para la estructuración de organizaciones en obra, funciones poco definidas, poca transparencia y desconocimiento en las políticas de asignación de incentivos, falta de procedimientos formales de evaluación de desempeño y grandes limitaciones en el acceso a la información a medida que se desciende en la jerarquía, problemas de comunicación y ausencia del diseño organizacional, entre otros. Estas deficiencias identificadas en los diferentes niveles dentro de las organizaciones entrevistadas, sirven como marco de referencia para la creación de un diseño propio organizacional y estructura estratégica apoyada en la administración del orden, mostrando los aspectos más importantes dentro de la misma que le permitan a Construcciones del Bajío S.A. de C.V. establecer una metodología de trabajo eficiente y propia, así como los conocimientos básicos para operar su negocio y con ello el cumplimiento de los objetivos. [3] ÍNDICE Página l. Antecedentes 7 8 8 10 10 11 11 12 13 14 16 16 11. Descripción del problema 111. Marco teórico: 1.1.1. Metodología 1.1.2. Descripción de la muestra 1.1.3. Actividades realizadas para la investigación 1.1.4. Muestra 1.1.5. Síntomas 1.1.6. Análisis general de la organización (a nivel empresa) 1.1. 7. Estructura Organizacional 1.1.8. Cargos y responsabilidades 1.1.9. Sistema de Incentivos utilizado 1.1.10. 1.1.11. 1.1.12. 1.1.13. 1.1.14. 1.1.15. 1.1.16. 1.1.17. 1.1.18. 1.1.19. 1.1.20. 1.1.21. 1.1.22. 1.1.23. 1.1.24. 1.1.25. 1.1.26. Motivación y confianza 17 Recomendaciones 16 La incorporación del recurso humano como elemento 17 estratégico Recurso Humano 18 Capacidades 18 Aptitudes centrales 15 Cadena de valor 19 Gestión del conocimiento 19 Proporcionar metas claras en cuanto a los objetivos 19 perseguidos por la empresa Promover transparencia de la información en la 20 organización Crear y enriquecer cada cargo dentro de un organigrama 21 Incorporar en la capacitación formal los niveles operarios 23 Aprovechamiento de la motivación 31 Capacitación 37 Selección de los clientes 37 Selección de controles 37 La comunicación 38 [4] 1.1.27. Asignación de responsabilidades 39 1.1.28. Controles de obra 41 IV. Solución y descripción de entregables para la empresa 45 v. Beneficios para la empresa 47 VI. Siguientes pasos: 51 1.1.1. Plan de implantación sugerido 53 1.1.2. Organización para la implantación 55 VII. Calidad del proyecto 56 1.1.1. Cumplimiento contra objetivos 56 1.1.2. Cumplimiento del plan de acción 56 1.1.3. Beneficios vs resultados esperados del dueño 57 VIII. Experiencia y observaciones 58 IX. Conclusiones 58 X. Referencias 60 Anexos [5] ÍNDICE DE GRAFICAS Y ANEXOS Gráfica# 1 Gráfica# 2 Gráfica# 3 Gráfica# 4 Gráfica# 5 Diseño de cuestionarios (Anexo # 1 ) Organigramas sugeridos (Anexo # 2) Organigramas sugeridos (Anexo# 3) Página 9 11 40 41 46 66 67 68 Diferencia entre Directores de grupo y los líderes de Equipo (Anexo # 4) 69 Diferencia entre Jefe y Líder (Anexo# 5) 70 La rejilla administrativa (Anexo # 6) 70 Características del Líder: Ventajas y desventajas (Anexo # 7) 71 Ejemplo de la Rejilla Administrativa (Anexo # 8) 71 Guía de Análisis para identificar el diseño organizacional (Anexo # 9) 72 [6] 1. Antecedentes Como consecuencia de la investigación y conocimiento el ser humano desea y se empeña en la creación de un mundo a su gusto y a su medida. Este empeño alcanza todos los ámbitos de la realidad desde la creación literaria y artística hasta la innovación tecnológica y la producción industrial. La creación de entornos específicos supone siempre una cierta actividad de diseño. Uno de los entonos más artificiosamente creados que más impacto han tenido en la historia de la humanidad y que más posibilidades tiene en el presente y más en el futuro, es la organización formal. Esta modalidad de organización constituye per se un producto esencialmente artificial y diseñado, de acuerdo a ciertos principios y conocimientos científicos y de conformidad con determinados valores sociales; y hecho realidad por el ser humano únicamente para producir determinados resultados conscientemente concebidos y perseguidos. Cuando se aborda el conocimiento de las organizaciones formales desde la perspectiva del diseño se suscita gran curiosidad por el impacto que el diseño tiene sobre el devenir organizacional y la sociedad en general. Se dice que probablemente esta sea la razón que genera sentimientos de incertidumbre y por consiguiente temor a experimentar nuevas formas organizativas. Por consiguiente no ha de extrañarse encontrar una disociación entre las aportaciones de los teóricos y el uso que de ellas hacen los técnicos en diseño y cultura organizacional. En términos simples el diseño organizacional significa la generación de un proceso de cambio planificado, que abarca la totalidad de la empresa y sus relaciones (visión sistémica), con el objeto de mejorar la racionalidad organizacional y la productividad, en conjunto con el clima laboral. Actualmente entre las organizaciones que a la fecha perduran, están las militares y religiosas que fueron creadas por el hombre como un mecanismo de defensa hacia otros semejantes y a lo desconocido. Para su funcionamiento, se hicieron necesarias la disciplina, las jerarquías y las obligaciones y cuando su continuidad se vio en peligro, por la trasgresión de un mimbro del grupo, éste fue castigado con la vida en el régimen militar y con la perdida de la vida eterna en el régimen religioso. La base de los imperios de nuestra historia radica en la conjunción del poder militar y religioso que, aunado a la ignorancia de muchos y el conocimiento de pocos, proporcionaba el entorno conveniente para esclavizar al hombre. [7]El incremento de la comunicación, iniciado con la imprenta en el siglo XIII proporciona al hombre el conocimiento de su destino y por tanto le da conocimiento de su libertad. La sanción tan inexplicablemente temida se tiene que sustituir por un conocimiento razonado. En los albores de la revolución industrial del presente siglo, las organizaciones que pretender perdurar se ven obligadas a racionalizar sus fines y lograr sin amenazas ni sanciones sus objetivos. A partir de este momento, el pensamiento sobre la administración presenta un vertiginoso desarrollo hacia la búsqueda de teorías que satisfagan diversos niveles jerárquicos en diversos entornos socio-culturales, políticos y económicos. Por tanto la intención es compendiar en lo posible a los autores así como las diferentes fuentes de la administración que durante este siglo han analizado el diseño organizacional y el problema de la administración, dado que cada uno de estos aporta conceptos trascendentes y cuya aplicabilidad dependerá del grado de desarrollo del conjunto humano que se pretenda analizar. Es decir, si en cualquier sociedad existen estratos de capacidades diferentes, a cada uno de ellos puede corresponder un nivel de teoría administrativa. 11. Descripción del problema La empresa Construcciones del Bajío S.A. de C.V. actualmente carece de un diseño organizacional propio, de un proceso de administración adecuado que le permita trabajar bajo una estructura organizacional y comercial eficiente para los servicios que actualmente ofrece en renta de maquinaria pesada y el de la urbanización; pues la inexistencia de organización, planeación, control, dirección, objetivos y metas de la empresa, redunda en una escasa estrategia operacional, comercial y por ende estratégica y comercial ocasionando la pérdida de clientes potenciales. 111. Marco Teórico En la actualidad las empresas constructoras se encuentran desarrollando esfuerzos conjuntos para implementar metodologías de mejoramiento en sus procesos administrativos, mediante la aplicación de diferentes herramientas en la identificación y reducción de pérdidas, mejoramiento de la planificación, simulación [8] de operaciones, indicadores de desempeño y hasta el benchmarking. Sin embargo en la mayoría de los casos las aplicaciones no logran todo su potencial debido a que en la etapa de implementación factores de tipo organizacional lo impiden, es decir, factores de tipo cultural, organizacional, estratégico, procesos, estructuras de apoyo deficientes, entre otros. Este problema, sin embargo, no sólo forma parte de la industria de la construcción, sino que es transversal a todas las actividades productivas donde el recurso humano juega un rol importante. La diferencia estriba únicamente en la forma cómo se llevan a cabo los procesos y las tecnologías utilizadas. Dada la problemática actual de Construcciones del Bajío S.A. de C.V. donde se requieren cambios en el interior de su estructura, como es la implementación de un diseño organizacional, que significa la generación de un proceso de cambio planificado, organizado, que abarca la totalidad de la empresa y sus relaciones (visión sistémica), con el objeto de mejorar la racionalidad organizacional y la productividad, en conjunto con el clima laboral. La industria de la construcción presenta un déficit significativo en el desarrollo de mejoras tanto en el área de investigación (escasas publicaciones) como en la práctica, ya que los principales esfuerzos por mejorar la productividad y competitividad de la misma organización se han centrado en nuevos métodos de trabajo, herramientas de optimización de procesos, optimización de costos, inversión en tecnología y conocimientos técnicos. El diagnóstico, implementado en la primera etapa de este proyecto de campo bajo la entrevista de profundidad, aplicadas en los diferentes niveles de la muestra de interés, constituida por 4 empresas en el giro de la construcción, con un total de 12 entrevistados. (Gráfica # 1 ). Empresa Empresa Empresa Empresa# # l #2 #3 4 Nivel Directivo / Gerencial 1 1 1 1 Nivel Intermedio Técnicos 1 1 1 Nivel Operarios 1 1 1 1 Totales 3 3 3 3 Gráfica# 1 [9] 1.1. 1. Metodología El diagnóstico organizacional constituye una descripción, una explicación hecha por el observador, del operar de una organización determinada. Esta explicación debe ser capaz de dar cuenta adecuadamente del operar de la organización, es decir, permitir que otro observador pueda ser testigo en su ámbito de experiencia - del funcionamiento organizacional descrito. Esto quiere decir que los procesos organizacionales deben poder ser generados a partir de la explicación y que, además de esto deberán deducirse - a partir de ella - otros fenómenos observables en el ámbito de experiencia del observador. Estos otros fenómenos deberán ser observados para que el diagnóstico pueda servir como instrumento válido en la comunicación empírica y para que a partir de él se pueda implementar un nuevo proceso de cambio organizacional o de diseño. Según French y Bell (1996), el diagnóstico es una recopilación continua de datos acerca del sistema total o de sus sub-unidades, y acerca de los procesos, la cultura y otros objetivos de interés. A partir de él, debe surgir la identificación de los puntos fuertes, las oportunidades y las áreas problema. En el caso de ser utilizada como herramienta de continua mejora para el devenir organizacional (caso actual). Dada las características del diagnóstico antes mencionadas, la metodología utilizada, se diferencian una de otra por: los participantes y el nivel de profundidad alcanzado en las materias de estudio. 1.1.2. Descripción de la muestra La muestra consistió en 4 empresas constructoras que tienen presencia en el mercado hace más de dos años, las cuales dos se dedican a la construcción de vivienda, una tercera se dedica a la de desarrollos industriales y la cuarta construye desarrollos turísticos. Dichas empresas se especializan en los rubros de contratación y renta de maquinaria pesada, obras de gran infraestructura y urbanización. Los profesionales entrevistados fueron en tres diferentes niveles dentro de las organizaciones de la muestra treinta y tres por ciento fue dirigida a la oficina Técnica; treinta y tres por cierto a un nivel gerencial-directivo y treinta y tres por ciento para los niveles operativos (Gráfica# 2) [10] Etapa ¿Se siente bien? Bajo 11 cuadro general -O- Medio FigIU"a l. Metodología utilizada (Gráfica # 2) 1.1.3. Actividades realizadas para la investigación: Gerencia Facilitadores Administradores de obra Gerencia Administradores de obra Jem IÑ Terreno Oficina Técnica Actividades realizadas: Reunión con los facilitadores; Herramienta de diagnóstico: Entrevista. Descripción: En esta etapa se define de manera global la problemática de las empresas y se encuentran algunos indicios de los temas que se perciben como más relevantes. Es importante señalar que el "facilitador" es el nombre que se usa para identificar a las personas que trabajan al interior de las empresas como asistentes para la incorporación de prácticas. 1.1.4 Muestra Actividades realizadas: Herramientas de diagnóstico: Entrevistas de profundidad con los tres diferentes niveles. Descripción: Esta es una etapa de acercamiento al problema real, que consiste - tal como en la medicina - en "tomar una muestra" de lo que el paciente tiene, con el fin de indicar exámenes más profundos o identificar con certeza el problema real. El nivel de profundidad alcanzado en esta etapa en cuanto al conocimiento del [ 11] problema es medio-alto en el sentido de que ya se vislumbran síntomas más claros, deficiencias organizacionales y causas probables. Las entrevistas es una herramienta de diagnóstico utilizada en diversos tipos de estudio. Consiste enseleccionar a personas con características especiales - relevantes para el problema en estudio - que sean un aporte en los temas de discusión escogidos. 1.1.5. Síntomas Actividades realizadas: Entrevistas individuales en niveles gerenciales y directivos. Herramienta de diagnóstico: Entrevistas estructuradas y semi-estructuradas. Descripción: De profundidad, ya que se investiga el corazón de las empresas mediante conversaciones con miembros clave dentro de ellas. Aquí los problemas deben salir a la luz de manera clara y a su vez se deben recolectar datos "objetivos" acerca de ellos. Una vez terminada esta etapa, se puede definir con claridad "lo que el paciente tiene". La entrevista es un instrumento de diagnóstico de tipo cualitativo que consiste en una conversación que el investigador sostiene con un miembro (s) de la organización que se pretende diagnosticar. El objetivo de esta conversación es obtener del entrevistado una opinión sobre una gran variedad de temas dentro de la organización y la opinión del entrevistado acerca de estos temas. Una de las ventajas que presenta este tipo de herramienta, es que permite tener una visión global de la situación por la que atraviesa la empresa (u organización), ya que además de responder las preguntas específicas, el entrevistado manifiesta los estados emocionales que le provocan y se puede guiar la entrevista a los temas que presenten un mayor interés para el entrevistador y/o donde el entrevistado puede aportar información importante. Para el estudio se realizaron dos tipos de entrevista, una estructurada enfocada a la planta superior de la empresa ( directivos y gerentes) y otra semi-estructurada enfocada a los otros dos niveles. La entrevista para gerentes-directivos, toca temas de: historia de la empresa, estrategia competitiva y visión del recurso humano. Por otro lado, la entrevista para los otros dos niveles, trataba los temas de: análisis de una "organización ideal" para la ejecución de proyectos, objetivos, evaluación de [12] desempeño, motivación en el trabajo, confianza dentro de la organización, sistema de incentivos, comunicación y clima laboral. 1.1.6. Análisis general de la organización (a nivel empresa) La metodología utilizada para el diagnóstico organizacional permitió lograr un conocimiento profundo del funcionamiento de las empresas en todos los ámbitos del quehacer empresarial, es decir, estrategia, estructura empresarial, procesos, cultura y características de Recurso Humano. Sistemas de administración del Recurso Humano: Para caracterizar la manera de cómo administran las organizaciones a sus miembros, se utilizó el conocido modelo desarrollado por las siguientes variables organizacionales: liderazgo, sistemas de recompensa, sistemas de comunicación, clima organizacional, proceso de toma de decisiones y satisfacción en el trabajo. Tipos de trabajadores en la construcción. En el caso de la construcción, dado que se involucra la convivencia cotidiana de personas provenientes de diferentes estratos socioeconómicos, con distintos niveles educacionales y culturales (diferentes valores, costumbres, creencias, etc.), se debe distinguir dos sectores dentro de las empresas: (1) Obreros o trabajadores de primera línea, que son quienes llevan a cabo el trabajo en la obra, por lo general son contratados por obra y se mueven en distintas empresas; alta rotación y (2) Profesionales y técnicos que forman parte de la "planta estable" de la empresa. Los trabajadores del primer tipo, se caracterizan por tener un nivel educacional bajo, bajos ingresos económicos, entran a la industria por necesidad (no tienen otra opción de trabajo. Por otro lado, los otros niveles inferiores de mando, presentan características que se asemejan más al "trabajador del conocimiento". Prácticas actuales: Las empresas evaluadas, indican una tendencia promedio, es decir, presentan características como las siguientes: el control, la dirección y la toma de decisiones, se perciben que en gran parte están concentradas en el nivel más alto, pero hay cierta delegación en la toma de decisiones en relación con la puesta en práctica de las políticas. En ocasiones se buscan las ideas de los subordinados, y a veces se les consulta antes de tomar decisiones acerca de de su trabajo. Se demuestra una confianza considerable en los subordinados, pero algunas veces es de naturaleza [13] condescendiente. Se emplean extensamente las recompensas monetarias. Los datos de control, productividad y otros controles, se utilizan para las recompensas y en menor medida para la autodirección. Existe una delegación moderada de las actividades de revisión y control. La resistencia en el sistema informal en general es baja. El trabajo en equipo existe en cantidades moderadas, casi escasas. Los valores de la empresa no son conocidos por todos. El acceso a la información decrece en la medida en que de desciende en la escala jerárquica. No se observa la participación de especialistas del área de la motivación, como psicólogos o entrenadores, expertos; se aplica la remuneración (incentivo económico) como el principal elemento motivador o des-motivador. Se improvisa gran parte de las acciones motivacionales y en caso de mayores dificultades se acude a la relación contractual entre empleador y empleado. Se perciben como inciertas, sobre todo en empresas pequeñas y medianas, dadas las estructuras horizontales en el nivel profesional. Ésta condición limita el ascenso como elemento motivador y deja la alternativa de enriquecimiento de cargos como interesante de aplicar por dos razones: la primera es que disminuye la rotación de cargos; y la segunda es que permite un mayor desarrollo de cada cargo, lo que ayuda a robustecer las organizaciones y a no cargar en el administrador de obra todas las responsabilidades, balanceando de mejor manera la carga de trabajo. Finalmente, se percibe una falta de claridad respecto a las metas organizacionales producto de la inexistencia de planificación estratégica y la realidad de trabajar para el "día a día" o de proyecto en proyecto. 1.1 . 7. Estructura Organizacional La totalidad de las empresas que fueron entrevistadas utilizan en obra estructuras organizacionales de tipo jerárquicas (piramidales), principalmente debido a que desean mantener la responsabilidad de los resultados del proyecto sobre una cabeza visible, es decir, la alta dirección dentro de la organización. Adicionalmente se puede decir que se conservan los beneficios de la división del trabajo, tener un objetivo claro e igual para todos (típicamente costo/plazo/calidad) y una mayor rapidez de adaptación a los cambios al estar bajo la autoridad y responsabilidad en un solo mando. [14] Los encuestados definió la "organización ideal" idéntica a la que tenían en obra, lo que indica por un lado que se sienten bien trabajando bajo ese esquema de trabajo y por otro que no se han puesto a pensar en otra forma de organizarse para mejorar el rendimiento. Las preferencias por ese tipo de organización se deben principalmente a mantener la responsabilidad de la obra en un sola mando (mejor control) y a que los métodos de coordinación existente entre obra y oficina central no funcionan eficientemente. En el caso de la construcción, con el fin de definir una organización ideal, se identificó que la estructura organizacional de obra debe ser capaz de dar cuenta en forma eficaz, o mostrar coherencia, con dos elementos: (1) Factores estratégicos de la empresa, como el tipo de sistemas de abastecimiento (compras) o la misma tecnología de información, la administración de maquinaria y equipos, el control de costos (planificación financiera) y los sistemas de información utilizados para coordinar las funciones de la empresa; y (2) Características propias del proyecto a ejecutar, como el tipo de proyecto (urbanización,construcción, y renta de equipo pesado, etc.), el tipo de contrato, los m2 a construir, el plazo del proyecto, el monto del contrato, la complejidad técnica, el espacio físico del emplazamiento y la ubicación, el control, la organización y la planeación, entre otros. Finalmente, los principales problemas detectados en la práctica para la estructuración y diseño de organizaciones eficientes, son que no existen procedimientos claros para ello (actualmente se hace en función de la cantidad de dinero destinado en el presupuesto de licitación y la experiencia, definiendo una "organización tipo" con el personal disponible), la gente no está completamente calificada para asumir las distintas tareas, y hay un alta rotación de los equipos de trabajo. En obra las consecuencias son que la carga de trabajo queda des- balanceada (se trabajan muchas horas extra), en ocasiones el personal no es idóneo para el cargo que desempeña, se crean dualidad de funciones producto de la vaga definición de responsabilidades y la información no se procesa correctamente. Como resultado de esto, se genera dentro del equipo de trabajo descoordinación, confusión, ansiedad y frustración. [15] 1.1.8. Cargos y responsabilidades Del análisis para el presente proyecto se concluye que hay claridad respecto de los roles o cargos clave para lograr un buen desempeño en los proyectos de construcción, es decir, la existencia de un organigrama. Sin embargo, la cantidad de personas necesarias y su capacidad no están acordes a los desafíos planteados por los proyectos. En este sentido, los entrevistados comunicaron que las funciones y responsabilidades no están bien definidas (lo que provocaba una duplicidad en cuanto a las actividades realizadas), que los cargos bajo el nivel superior inmediato no tienen la suficiente preparación ( experiencia y capacidades), y existe un debilitamiento de la organización al incorporar gente sin entrenamiento previo (experiencia) y se da una alta rotación en los niveles operarios o de terreno y oficina técnica (dado que las personas que se desempeñaban bien en esos cargos son ascendidos a gerenciales), lo que provoca un constante problema para armar organizaciones robustas en todas las áreas de trabajo. 1.1.9. Sistema de incentivos utilizado Respecto del sistema de incentivos, se les preguntó a los niveles medios o técnicos si conocían las políticas de asignación de incentivos en sus empresas. Ante esta pregunta un cuarenta y nueve por ciento contesta que son poco claras, un treinta y nueve por ciento que no las conoce y tan solo un doce por ciento que sí. De los incentivos existentes, el incentivo más nombrado (y único formal existente) fue el económico, con un sesenta y seis por ciento de frecuencia. 1 .1 .1 O Motivación y confianza Al investigar los motivadores para realizar el trabajo, se indicó que el principal motivador son las metas personales y el sentimiento de logro ( siete por ciento de frecuencia de respuesta); en segundo lugar el desarrollo profesional (treinta por ciento de frecuencia de respuesta), es decir, incentivos para mejorar técnicamente en el cargo, por medio de la adquisición de experiencia y el consiguiente ascenso en la jerarquía organizacional que eso pueda conllevar; el tercer motivador (sesenta por ciento de frecuencia de respuesta) fue la retribución económica del trabajo; y el [16] cuarto motivador (tres por ciento de frecuencia de respuesta) fue lograr la conformidad del cliente. Cabe destacar la ausencia de motivadores del tipo "organizacionales", es decir, tener incentivos para que a la organización le fuese bien; esto indica que por un lado no se encuentran bien alineados los intereses de la empresa (o mal comunicados) y por otro que los resultados del proyecto los asocian a metas personales y profesionales. Respecto de las situaciones conflictivas que se producen con mayor frecuencia en terreno se destacan el exceso de trabajo (horas-extras), la falta (y poca transparencia) de información respecto de las remuneraciones e incentivos, la falta de capacitación y calificación de los trabajadores, la falta de incentivos de tipo social y que perciben que los jefes no se preocupan de sus trabajadores como "seres humanos". Investigaciones recientes han demostrado que la confianza es un móvil de la motivación interna del individuo. Por lo que se incorporó esta dimensión en el estudio con el objeto de identificar el nivel de confianza organizacional y relacionarlo con elementos de motivación para un futuro sistema de incentivos. Respecto al grado de importancia que le asignan a los niveles operarios y a las relaciones de confianza, un noventa y uno por ciento señaló que era "muy importante", mientras que un nueve por ciento declaró que la consideraba "importante". En términos de las relaciones de confianza, el setenta y nueve por ciento dijo practicar relaciones de confianza sin diferenciar a las personas, mientras que el veinte y un por ciento restante dijo hacerlo sólo con algunos, principalmente por un tema de competencia profesional. 1.1.11. Recomendaciones La industria de la construcción, al verse sometida en tiempos de crisis económica con frecuencia a demandas altamente exigentes, se ve envuelta en una dinámica de costos y plazos que derivan en elevados gastos de administración llevándolas a la quiebra. Sin embargo éste es un desafío para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. pues debe de alcanzar la creación de un diseño organizacional que le permitan operar de manera eficiente bajo una estructura estratégica y así reducir pérdidas, que maximicen el valor al cliente actual y potencial y donde el recurso humano viaje a roles con mayor agregación de valor. [17] Como se menciono, las demandas a las empresas son cada vez mayores y están acentuadas por las condiciones económicas gobernantes, sumando a este escenario ciertas condiciones que dificultan las posibilidades de verdaderos desarrollos organizacionales, como: pocas empresas que consideran y observan a su recurso humano como un elemento estratégico (inexistencia de una meta o propósito claro en torno a la gestión de las personas, que requiera de una nueva mirada) y una cultura que valora implícitamente el exceso de trabajo, favoreciendo las jornadas excesivas pero no la eficiencia ni la eficacia de éste recurso. En este sentido, en ocasiones el mercado por sí mismo no es capaz de regularse y presenta distorsiones, necesitando un marco regulatorio que ponga límite a prácticas que limitan la posibilidad de desarrollo integral de las personas dentro de las organizaciones en el largo plazo, como las jornadas excesivas de trabajo, que por lo general resultan eficientes en el corto plazo y por tanto se transforman en el estado del arte gobernante, pero que resultan impensables en un futuro cercano. De la serie de deficiencias mencionadas anteriormente, solo se retomarán las que representan mayor importancia para Construcciones del Bajío S.A. de C.V., ya que como se puede observar en la investigación realizada, el diseño y desarrollo organizacional puede llegar a ser extenso y diverso, por lo que entre los que se considerarán de alta prioridad es el recurso humano quien va de la mano con la gestión estratégica de cualquier organización, por ser considerado pieza clave para incrementar la productividad y posicionarse cómo líder dentro de la industria. En este sentido, será de gran utilidad iniciar el cambio organizacional estratégico incorporando algunas de las variables que se identificaron como focos principales de atención para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. y que a continuación se describen: Plantear un nuevo diseño organizacional estratégico formal, a través de: 1.1.12. La incorporación del Recurso Humano como un elemento estratégico: El elemento más importante de la empresa constructora, con cuyo concursopodrá llevar a cabo los ideales más difíciles y que sin duda el cual, su función es inoperante, deberá ser su preocupación máxima dentro de la misma organización. [18] Clorence Francis, encuadra en pocas palabras el sentido de la dirección hacia el recurso humano, en la siguiente frase "Se puede pagar a un hombre por su tiempo, su presencia a los actos mecánicos que realiza por cumplir su trabajo. Sin embargo no se puede comprar su entusiasmo, su iniciativa o su lealtad, pues estas son cosas que deben ganarse" La base teórica se encuentra en la teoría del recurso humano como una de las principales variables dentro del diseño organizacional y en la teoría de la Gestión del Conocimiento que reflejan los conceptos centrales de la gestión por competencias. La Teoría de recursos y capacidades nos introduce en analizar cada uno de los recursos y capacidades dentro de la organización y su posibilidad de constituirse en ventaja competitiva. La Teoría de la Gestión del Conocimiento nos acerca a entender el recurso humano como una capacidad desarrollable, susceptible de transformase en una ventaja competitiva de la empresa. Para comprender mejor esta teoría es necesario definir al recurso humano, las capacidades y las aptitudes centrales que son la base de la ventaja competitiva. 1.1.13. Recurso Son los insumos en el proceso de producción de la empresa, que pueden ser tangibles o intangibles. Los recursos tangibles son los activos que se pueden ver y contar, la capacidad de pedir dinero prestado, las condiciones de su planta, etc. Los recursos intangibles van desde el derecho de propiedad intelectual, las patentes, las marcas registradas o dependen de ciertas personas con conocimientos prácticos, etc. 1.1.14. Capacidades Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se han integrado en forma intencional para lograr una condición deseada. Las capacidades base de una empresa están dadas por las habilidades y conocimientos de sus empleados. 1.1.15. Aptitudes Centrales [19] Dichas aptitudes surgen con el tiempo a través de un proceso de organización que consiste en acumular y aprender a aprovechar los diversos recursos y capacidades. Existen cuatro criterios específicos que nos ayudan a determinar cuáles recursos y capacidades son aptitudes centrales: * Valiosa: Ayuda a la empresa a neutralizar peligros o aprovechar las oportunidades. * Costosa de Imitar: las otras empresas no pueden desarrollarlas con facilidad. * Rara: son poseídas por algunos de los competidores actuales o potenciales. * Insustituible: no tienen equivalente estratégicos. Si una capacidad cumple con estos cuatro criterios entonces estamos frente a una ventaja competitiva sostenible. Existe otro marco de referencia para analizar los recursos y capacidades de las empresas a fin de descubrir las aptitudes centrales, el análisis de la cadena de valor. 1.1.16. Cadena de Valor La cadena de valor se utiliza para identificar y evaluar los recursos y capacidades de la empresa. Estudiando sus actividades primarias y de apoyo, las compañías entienden mejor su estructura de costos y las actividades mediante las cuales pueden crear y captar valor. 1.1.17. Gestión del conocimiento La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. Es un conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo 1.1.18 Proporcionar metas claras en cuanto a los objetivos perseguidos por la empresa. [20] La motivación se define como las "Razones que explican el acto de un individuo", por tanto la acción de motivar debería ser el suministrar razones para la realización de una acción. Una plantilla motivada, comprometida e implicada con la organización. La innovación y la creatividad a la hora de impulsar los objetivos de la organización. El entusiasmo de las personas a la hora de participar y contribuir a la continua mejora. De forma característica, la aplicación del principio de la participación del personal conlleva: La motivación necesaria para alcanzar los resultados tangibles, tiende a aumentar, con el grado de participación en las decisiones relativas a dichos resultados. El principio de la comunicación conlleva: La motivación necesaria para alcanzar resultados tangibles, tienden a aumentar si se mantienen a las personas al tanto de cualquier asunto que influya sobre dichos resultados. El principio de la integración conlleva: La motivación necesaria para alcanzar resultados tangibles, tienden a aumentar si se conocen los recursos humanos, si se despierta un sentimiento de propiedad de la pertenencia y se estimula el trabajo en equipo. Dentro de los aspectos no recomendables, se encuentran excluir o tratar fríamente al recurso humano; presionarlos excesivamente; permitirles que cometan errores; dirigir a capricho o estado de ánimo del directivo o gerente; fijar metas demasiado altas y convencer al recurso humano de que son alcanzables, cuando en realidad él mismo sabe que no lo son; fijar metas demasiado bajas; escatimar medios para lograr los objetivos bajo un supuesto de austeridad o economía mal entendida; reconocimiento insuficiente. 1.1.19 Promover la transparencia de la información dentro de la organización ( sobre todo en lo que respecta a los incentivos). El concepto de transparencia de la información en el ámbito organizacional se refiere a la apertura y flujo de información de las organizaciones al dominio de todo. Esto las vuelve accesibles a todos los posibles actores interesados, permitiendo su revisión y análisis, y la detección de posibles anomalías. La transparencia incluye cuestiones como la publicación de cuentas y presupuestos auditados, estadísticas [21] financieras, comerciales y monetarias, entre otras. La transparencia también implica que la información esté disponible sin trabas o requisitos, que sea comprensiva al incluir todos los elementos relevantes, que sea confiable y de calidad, y que permita tanto una contribución al diseño de políticas como a dar certidumbre y confianza a las organizaciones. Si bien se puede argumentar que la transparencia puede obstaculizar el logro de ciertos objetivos, en las áreas de mayor interés para los empresarios siempre ser preferible la mayor transparencia posible, atendiendo tanto a valores de justicia y equidad en la asignación de recursos, como a su viabilidad misma, a través de la participación colectiva en la toma de decisiones. La implementación de un sistema de computación y electrónico de la mano de obra por listado de raya y bonificación con base a la productividad y posteriormente a la calidad de la misma. Sistema de bonificaciones o incentivos deberán ser claros y desglosados para el recurso humano y para la determinación del rendimiento se sugiere un control por excepción de la mano de obra, con los pasos siguientes: Bonificar al recurso humano a través del maestro de obras, cuando la productividad se incremente. Cumplir con el salario mínimo y mínimo profesional de los operarios cuando la productividad se mantenga normal. Investigar profundamente los rendimientos, cuando la productividad se reduzca notablemente, sin dejar de cumplir con el pago de los salarios por ley, sin retrasos. 1.1.20 Crear y enriquecer cada cargo dentro de un nuevo organigrama. El concepto de Organigrama ( órgano = órgano u organismo + grama = gráfico), que es la gráfica que representa la organización de una empresa, o sea, su estructura organizacional. Es la gráfica estadística es decir, corresponde a la radiografía de la empresa y muestra su esqueleto y su constitución interna, pero no su funcionamiento ni su dinámica.También son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. Criterio recomendado para su elaboración: 1. Disposición funcional o por departamentos [22] Cuando la empresa se ordena por medio de departamentos, en cada uno de los cuales se concentran todas las tareas de un mismo tipo: departamento comercial, técnico, social. Esta disposición es la más utilizada en la organización o estructura centralizada estratégicamente, porque todos los puestos están centralizados por el presidente o director general de la empresa. Este es el recomendado para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. 2. Disposición territorial El criterio de ordenación utilizado en este caso es la zona o sector de territorio que abarca, lo que permite conocer a fondo las características del mercado en ese ámbito geográfico, pudiendo adaptarse a sus necesidades. 3. Disposición divisional o por productos En este caso la distribución del trabajo se realiza agrupando las funciones relativas a un producto o conjunto de productos con características comunes, lo que permite adaptar la política de la empresa a ese artículo o genero. El diagrama de organización debe reflejar, entre otros aspectos, el patrón básico de trabajo de una institución, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre éstas; las líneas de autoridad; y los canales de supervisión. En el diseño de esta gráfica son fundamentalmente importantes los siguientes aspectos: La ubicación que se le da a cada unidad mayor de la organización a representarse en el diagrama. Las figuras geométricas. Las líneas que enlazan las figuras geométricas. Los nombres de las unidades de trabajo. La ubicación de las unidades de trabajo por nivel. La ubicación podría depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o institución. Las teorías modernas de organización tienden a recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos. Por ejemplo, en el proceso de reingeniería, la estructura de organización hacia los procesos. Por lo tanto, su metodología ignora las representaciones de posiciones jerárquicas y se muestra de forma achatada. (Ver anexo # 1) [23] 1.1.21. Incorporar en la capacitación formal a las competencias de los niveles operarios o cargos inferiores. La evolución científica y tecnológica indiscutible en nuestra era, que ha propiciado desarrollos importantes en todas las áreas, es una manifestación del pensamiento humano vigoroso y creativo, que consolida el concepto del hombre como origen y esencia de toda dinámica industrial, económica y social. El factor humano es cimiento y motor de toda empresa y su influencia es decisiva en el desarrollo, evolución y futuro de la misma. El hombre es y continuará siendo el activo más valioso de una empresa. Por ello la ciencia de la Administración del Personal, desde que Frederick Taylor dijera que la Administración científica: Selecciona científicamente y luego instruye, enseña y forma al obrero ha venido dando mayor énfasis a la capacitación y entrenamiento del personal dentro de las empresas. Cada vez más empresarios, directivos y en general líderes de instituciones, se han abierto a la necesidad de contar para el desarrollo de sus organizaciones con programas de capacitación y desarrollo que promueven el crecimiento personal e incrementan los índices de productividad, calidad y excelencia en el desempeño de las tareas laborales. El desarrollo evolutivo del hombre tanto en su esfera individual, como en la grupal e institucional, tiene como causa fundamental la educación, que se considera la base del desarrollo y perfeccionamiento del hombre y la sociedad ( entendidas las sociedades intermedias como las empresas e instituciones). La capacitación que se aplica en las organizaciones, debe concebirse precisamente como un modelo de educación, a través del cual es necesario primero, formar una cultura de identidad empresarial, basada en los valores sociales de productividad y calidad en las tareas laborales. Sin perder de vista que en este trabajo se le dará mayor importancia al aprendizaje que a la educación, cabe destacar que la importancia del aprendizaje organizacional deriva de lo siguiente: Las organizaciones deben desarrollar capacidades para construir y retener su propia historia, para sistematizar sus experiencias, para abrirse a los desafíos de mercados y tecnologías, para incorporar las apreciaciones de sus miembros, para construir el "sentido" de sus acciones. El aprendizaje no es un momento ni una técnica: es una [24] actitud, una cultura, una predisposición crítica que alimenta la reflexión que ilumina la acción. Conceptualizar las organizaciones como ámbitos y sujetos de aprendizaje es una noción básica para la labor gerencial. No es otro el imperativo de construir organizaciones inteligentes. Desde esta perspectiva, la creación, asimilación, transformación y diseminación de conocimiento pasa a ser una estrategia central en la vida organizacional constituyendo un esfuerzo regular y perdurable de desarrollo de capacidades, condición necesaria para la preservación de la competitividad. Una organización que aprende a aprender es aquella que transfiere conocimientos a sus miembros, que construye un capital que no sólo se refleja en las cuentas de resultados de las empresas sino también en el potencial de sus miembros. Lo anterior es imprescindible para interactuar con el contexto actual en el cual, aun cuando los supuestos de diversos autores no siempre son coincidentes y en muchos casos se observan diferencias significativas, se encuentran en sus descripciones hechos similares: Una nueva sociedad emergente luego de la era industrial basada en recursos auto-generados tales como información, management, capacidad de emprendimiento y aprendizaje, fuertemente basada en conocimientos puros y aplicados, con algunos rasgos típicos tales como diversidad ( en vez de uniformidad), opciones múltiples, individualismo, y demandando una cantidad nunca vista antes de profesionales capaces de resolver problemas complejos. Hasta aquí me he referido particularmente a vínculos existentes entre la empresa y la educación, sin embargo esto no termina aquí sino que es solo el comienzo. Si nos preguntáramos como aprende la gente en las organizaciones podría contestarse simplemente a través de la capacitación. Esta respuesta sería absolutamente correcta, excepto que en realidad explica un proceso que no conocemos, el del aprendizaje, a través de otro proceso que es el de la capacitación del cual no sabemos demasiado. Sabemos que la capacitación sirve, pero no exactamente cuándo y cómo. A decir verdad, la cantidad de fracasos en capacitación es muy alta: ninguna herramienta con tanto fracaso sobreviviría si hubiera algo capaz de reemplazarla. La capacitación es una herramienta fundamental para la Administración de Recursos Humanos, que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias [25] que se presentan tanto dentro como fuera de la organización. Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempeñarse con éxito en su puesto. De esta manera, también resulta ser una importante herramienta motivadora El proceso de sistemas de capacitación Este enfoque presenta a la capacitación como un proceso administrativo complejo, compuesto de diferentes fases. Debido a que la meta primaria de la capacitación es contribuir a las metas globales de la organización, es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas y estrategias organizacionales, ya que todo debe guardar una coherenciainterna dentro de la organización. Las operaciones organizacionales abarcan una amplia variedad de metas que comprenden personal de todos los niveles, desde la inducción hacia el desarrollo ejecutivo. Además de brindar la capacitación necesaria para un desempeño eficaz en el puesto, los patrones ofrecen capacitación en áreas como el desarrollo personal y el bienestar. A fin de tener programas de capacitación eficaces y que tengan un impacto máximo en el desempeño individual y organizacional, se recomienda usar este enfoque sistemático con una progresión de las siguientes fases, que primero las enumero y a continuación las describiré: 1. Evaluación de necesidades 2. Diseño de programas 3. Instrumentación 4. Evaluación Detectar necesidades de capacitación La búsqueda de necesidades de capacitación es la clarificación de las demandas educativas de los proyectos prioritarios de una empresa. Los gerentes y el personal de Recursos Humanos deben permanecer alerta a los tipos de capacitación que se requieren, cuándo se necesitan, quién los precisa y qué métodos son mejores para dar a los empleados el conocimiento, habilidades y [26] capacidades necesarias. Para asegurar que la capacitación sea oportuna y esté enfocada en los aspectos prioritarios los gerentes deben abordar la evaluación de necesidades en forma sistemática utilizando tres tipos de análisis: 1. Organizacional, consiste en observar el medio ambiente, las estrategias y los recursos de la organización para definir tareas en las cuales debe enfatizarse la capacitación, permite establecer un diagnóstico de los problemas actuales y de los desafíos ambientales, que es necesario enfrentar. 2. De tareas, que significa determinar cuál debe ser el contenido del programa de capacitación, es decir identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren, basado en el estudio de las tareas y funciones del puesto. Se debe hacer hincapié en lo que será necesario en el futuro para que el empleado sea efectivo en su puesto. 3. De personas, este análisis conlleva a determinar si el desarrollo de las tareas es aceptable y estudiar las características de las personas y grupos que se encontrarán participando de los programas de capacitación. Una vez realizados todos los análisis, surge un panorama de las necesidades de capacitación que deberían definirse formalmente en términos de objetivos. La determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff, corresponde al administrador de línea la responsabilidad por la percepción de los problemas provocados por la carencia de capacitación. Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación son: Evaluación de desempeño; Observación; Cuestionarios; Solicitud de supervisores y gerentes; Entrevistas con supervisores y gerentes; Reuniones lnter.-departamentales; Examen de empleados; Modificación de trabajo; Entrevista de salida; Análisis de cargos. Además de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitación. Estos indicadores sirven para identificar eventos que provocarán futuras necesidades de capacitación (indicadores a priori) o problemas comunes de necesidades de entrenamiento ya existentes (indicadores a posteriori) [27] Indicadores a priori son por ejemplo: Modernización de maquinarias y equipos; Producción y comercialización de nuevos productos o servicios; Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados; Reducción del número de empleados. Indicadores a posteriori son por ejemplo: Calidad inadecuada de la producción; Baja productividad; Relaciones deficientes entre el personal; Número excesivo de quejas. Diseño del programa de capacitación La determinación de necesidades de capacitación debe suministrar las siguientes informaciones, para que el programa de capacitación pueda diseñarse: ¿QUÉ debe enseñarse? , ¿QUIÉN debe aprender? ¿CUÁNDO debe enseñarse? ¿DÓNDE debe enseñarse? ¿CÓMO debe enseñarse? ¿QUIÉN debe enseñar? Debemos tener en cuenta que el programa debe elaborarse de tal manera que, al descubrir nuevas necesidades, los cambios que se realicen en el programa no sean violentos ya que esto podría ocasionar una desadaptación en el entrenado y un cambio de actitud hacia la capacitación. Los expertos creen que el diseño de capacitación debe enfocarse al menos en cuatro cuestiones relacionadas: • • • • • Objetivos de capacitación Deseo y motivación de la persona Principios de aprendizaje Características de los instructivos Objetivos de capacitación: Una buena evaluación de las necesidades de capacitación conduce a la determinación de objetivos de capacitación y estos se refieren a los resultados deseados de un programa de entrenamiento. La clara declaración de los objetivos de capacitación constituye una base sólida para seleccionar los métodos y materiales y para elegir los medios para determinar si el programa tendrá éxito. • Disposición y motivación de la persona: Existen dos condiciones previas para que el aprendizaje influya en el éxito de las personas que lo recibirán. La buena disposición, que se refiere a los factores de [28] madurez y experiencia que forman parte de sus antecedentes de capacitación. La otra es la motivación, para que se tenga un aprendizaje óptimo los participantes deben reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevos, así como conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitación. Las siguientes seis estrategias pueden ser esenciales: • Utilizar el refuerzo positivo • Eliminar amenazas y castigos • Ser flexible • Hacer que los participantes establezcan metas personales • Diseñar una instrucción interesante • Eliminar obstáculos físicos y psicológicos de aprendizaje • Principios de aprendizaje Los principios de aprendizaje constituyen las guías de los procesos por los que las personas aprenden de manera más efectiva. Mientras más utilicen estos principios en el aprendizaje, más probabilidades habrá de que la capacitación resulte efectiva. El éxito o fracaso de un programa de capacitación, suele relacionarse con dichos principios. Algunos de estos principios son: participación, repetición, retroalimentación, etc. Es muy importante la elección de las técnicas que van a utilizarse en el programa de capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje. Estas pueden ser: 1. Técnicas aplicadas en el sitio de trabajo 2. Técnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo • Características de los instructores El éxito de cualquier actividad de capacitación dependerá en gran parte de las habilidades de enseñanza y características personales de los instructores. Estos responsables del entrenamiento, son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico, expertos o especializados en determinada actividad o trabajo y que transmite sus conocimientos de manera organizada. Estos maestros deben ser líderes, es decir, personas que sepan guiar a un grupo, que sepan crear en el alumno o colaborador un vivo deseo de superación personal, líderes que sepan señalar el camino que ha de seguirse. [29] las características esenciales y deseables que debe tener todo instructor son: conocimiento del tema, adaptabilidad, facilidad para las relaciones humanas, sinceridad, sentido del humor, interés, motivación por la función, entusiasmo, capacidades didácticas, instrucciones claras, asistencia individual, entre otras. Es evidente que el criterio de selección de los instructores es muy importante, los mismos podrán ser seleccionados entre los diversos niveles y áreas de la empresa. Cuanto mayor sea el grado en que el instructor posea tales características, tanto mejor desempeñará su función. Implementar el programa de capacitación Existe una amplia variedad de métodos para capacitar al personal que ocupa puestos noejecutivos. Uno de los métodos de uso más generalizado es la capacitación en el puesto de trabajo, porque proporciona la ventaja de la experiencia directa, así como una oportunidad de desarrollar una relación con el superior y el subordinado. Es un método por el cual los trabajadores reciben la capacitación de viva voz de su supervisor o de otro capacitador. En la capacitación de aprendices, las personas que ingresan a la empresa reciben instrucciones y prácticas minuciosas, tanto dentro como fuera del puesto, en los aspectos teórico y prácticos del trabajo. A continuación se nombrarán algunas de las dimensiones de la capacitación: La capacitación de inducción, comienza y continúa durante todo el tiempo que un empleado presta sus servicios en una organización. Al participar en un programa formal de inducción, los empleados adquieren conocimientos, habilidades y actitudes que elevan sus probabilidades de éxito en la organización. La capacitación en habilidades, la capacitación de equipos y la capacitación de diversidad tienen una importancia fundamental en las organizaciones actuales. La capacitación combinada consiste en programas de entrenamiento que combinan la experiencia práctica del trabajo, con la educación formal en clases. Los programas de internado revisten especial eficacia porque brindan experiencia en el puesto y fuera de éste. Otros métodos fuera del trabajo incluyen las conferencias o discusiones, la capacitación en el aula, la instrucción programada, la capacitación por computadora, [30] las simulaciones, los circuitos cerrados de televisión, la capacitación a distancia y los discos interactivos de video, entre otros. Estos últimos métodos pueden suponer una aportación al esfuerzo de capacitación de un costo relativamente bajo en relación con la cantidad de participantes que es posible alcanzar. Cabe destacar, a su vez, que cada día está adquiriendo mayor importancia el e- learnig. El mismo consiste en un nuevo modelo de aprendizaje, progreso y desarrollo profesional, se trata de la capacitación a través de Internet, on-line. Evaluación del programa de capacitación La etapa final del proceso de capacitación es la evaluación de los resultados obtenidos, en la cual se intenta responder preguntas tales como: ¿Qué estamos obteniendo de los programas de capacitación? ¿Estamos usando productivamente nuestro tiempo y nuestro dinero? ¿Hay alguna manera de demostrar que la formación que impartimos es la adecuada? La capacitación debe evaluarse para determinar su efectividad. La experiencia suele mostrar que la capacitación muchas veces no funciona como esperan quienes creen e invierten en ella. Los costos de la capacitación siempre son altos en términos de costos directos y , aun más importante, de costos de oportunidad. Los resultados, en cambio, suelen ser ambiguos, lentos y en muchos casos, más que dudosos. La evaluación debe considerar dos aspectos principales: Determinar hasta qué punto el programa de capacitación produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados. Demostrar si los resultados de la capacitación presentan relación con la consecución de las metas de la empresa. En este punto existen diferentes modelos, los cuales ya fueron mencionados anteriormente, para evaluar hasta que punto los programas de capacitación mejoran el aprendizaje, afectan el comportamiento en el trabajo, e influyen en el desempeño final de una organización. Por desgracia pocas organizaciones evalúan bien sus programas de capacitación. (31] A continuación se expone el modelo de Donald Kirkpatrick, que será el modelo adoptado a la hora de hacer el trabajo de campo. Las etapas de evaluación de un proceso de capacitación: En primer lugar es necesario establecer normas de evaluación antes de que se inicie el proceso de capacitación. Es necesario también suministrar a los participantes un examen anterior a la capacitación, la comparación entre ambos resultados permitirá verificar los alcances del programa. Si la mejora es significativa habrá logrado sus objetivos totalmente, si se cumplen todas las normas de evaluación y existe la transferencia al puesto del trabajo. 1.1.22. Aprovechar el alto grado de motivación personal de las personas que trabajan en ésta área y considerar como una oportunidad para atraer a "los mejores" para perfeccionar esta área de trabajo poco explorada por la industria. Se define como influencia, a la capacidad de modificar el comportamiento de otra persona, bajo dos tipos de influencias las cuales son la positiva cuando se logra la modificación que se desea y la negativa, cuando se logra la modificación pero en sentido contrario. El poder es la facultad de influir a otras personas y la autoridad es el poder legítimo, por tanto, una persona puede tener sin tener autoridad y autoridad sin poder. La motivación se define como las razones que explican el acto de un individuo por tanto la acción de motivar debería ser el suministrar razones para la realización de una acción. La motivación bien entendida debe producir resultados benéficos para el individuo motivado siempre y cuando se tenga aptitudes para conseguir la acción propuesta y una aptitud es una dotación genética ya sea en cuanto capacidad muscular , salud física o capacidad para emocionarse y también para resolver problemas, dotación que ha sido desarrollada a través de la experiencia aprendida, es una palabra más simple, se trata como de la manera como han sido educados sin recursos naturales. Una persona motivada no tiene las aptitudes correspondientes para lograr el éxito u objetivo, generalmente se encuentran en una estado de ansiedad, como se observa [32] la realización corresponde a una consecución exitosa, ello se debe a que todos los motivos tienen dos componentes, una fuente de motivación y un objeto satisfactor de la motivación. El campo de la motivación es tanto peligrosa para los directivos que no tengan solidas bases psicológicas mas si consideramos en forma genérica que si el directivo es honesto consigo mismo con sus colaboradores, su motivación difícilmente será lesiva al individuo. La fórmula para la motivación empresarial consiste en el coach, el término coach se refiere en el lenguaje más popular a un equipo de fútbol, un atleta o incluso un nadador, pero resulta nuevo en España si se orienta a los objetivos de una empresa. Sin embargo, los negocios han encontrado en este método una valiosa herramienta corporativa para la gestión del cambio, el management relacional y la mejora de las interrelaciones y tareas a realizar por un equipo de trabajo. El coaching empresarial, utilizado como actividad complementaria o protagonista de la celebración de incentivos, se ha convertido en una demandada fórmula con la que, en unas horas, se establecen técnicas de comunicación operacional que logran un sustancial incremento del rendimiento en las empresas y generan procesos eficaces en el desempeño de habilidades. El coaching empresarial recurre a algunas de las técnicas de motivación que .se han aplicado en el entrenamiento de los atletas de élite, combinadas con las fórmulas de orientación del pensamiento de la psicología humanista, por un lado, y otra conocida rama del entrenamiento profesional: la PNL o Programación Neurolingüística. Con estos recursos, se habilitan las propias capacidades no desarrolladas y analizan las creencias y valores que se aplican en el trabajo cotidiano. Su resultado como herramienta de incentivos se orienta de modo práctico al comportamiento, las habilidades mentales y verbales de los participantes, la observación, el diálogo y el descubrimiento de nuevas fórmulas de actuación .El modelo del coaching empresarial se divide, en todo caso, en dos ramas de trabajo diferenciadas: el coaching propiamente dicho, que mejora las relaciones y procesospor medio de las respuestas y métodos que los propios participantes descubren a través de las respuestas que realiza el coach o entrenador y se aplica en sesiones cortas de resultados instantáneos, y el mentoring , donde las nuevas estructuras no son elegidas por el grupo, sino que son transferidas al mismo por mentor o tutor que participa en la actividad durante sesiones largas de resultados a largo plazo. La primera opción es la más recomendable para la organización de incentivos. El [33] protagonista absoluto del coaching empresarial es el coach o consultor externo que participa en la sesión o sesiones del grupo. Su misión consiste en detectar el potencial de la gente en el lugar de trabajo y las barreras externas o internas que obstaculizan la manifestación del resto de ese potencial, elevar la conciencia y responsabilidad de los participantes y desarrollar su confianza. Para ello se valdrá de unos modelos basados en el nivel de escucha, el rapport o relación de igual a igual y el feedback o retroalimentación. El coaching, nacido en Estados Unidos en los años 80 y perfeccionado durante las últimas décadas, es hoy una de las actividades de incentivos más demandadas en el sector de incentivos europeo y una especialidad profesional dentro de los departamentos de Recursos Humanos de las grandes corporaciones. Entre las recomendaciones a demás de ejercer el coaching, existen técnicas motivacionales tales como a continuación se describen: Técnicas de la motivación El siguiente cuadro menciona las diversas técnicas motivacionales que pueden emplear Construcciones del Bajío, S.A de C.V. en su nueva implementación: Influencia del grupo en la Motivación: las personas tratan de satisfacer al menos una parte de sus necesidades, colaborando con otros e un grupo. En él, cada miembro aporta algo y depende de otros para satisfacer sus aspiraciones. Es frecuente que en este proceso la persona pierda algo de su personalidad individual y adquiera un complejo grupal, mientras que las necesidades personales pasan a ser parte de las aspiraciones del grupo. Es importante señalar que el comportamiento individual es un concepto de suma importancia en la motivación. Tiene como características el trabajo en equipo y la dependencia de sus integrantes. Para que pueda influir en un grupo, el gerente no debe tratarlo como un conjunto de individuos separados, sino como un grupo en sí. Cuando los gerentes quieran introducir un cambio lo más apropiado sería aplicar un procedimiento para establecer la necesidad del cambio ante varios miembros del grupo, y dejar que ellos de alguna manera, logren que el grupo acepte el cambio. [34] Es común que los integrantes de cualquier grupo, escuchen y den más importancia a lo que dice otro miembro del grupo que a las personas que sean ajenas a éste. Cuando se trata de grupos se deben tener en cuenta ciertos requisitos básicos para lograr la motivación: • Saber a quién poner en cierto grupo de trabajo • Desplazar a un inadaptado • Reconocer una mala situación grupal Las diversas investigaciones realizadas han demostrado que la satisfacción de las aspiraciones se maximiza cuando las personas son libres para elegir su grupo de trabajo. De la misma forma, las satisfacciones laborales de cada integrante se acentúan en tales condiciones, tal vez se debe a que cada uno trabaja con empleados a los que estima, con quienes prefiere colaborar y los ajustes del comportamiento son relativamente pequeños. Importancia de los directivos en la Motivación: Hay diversas cosas que un nivel gerente-directivo puede realizar para fomentar la motivación de los trabajadores: • Hacer interesante el trabajo: El gerente debe hacer un análisis minucioso de cuanto cargo tenga bajo su control. El gerente no debe olvidarse de una pregunta, la cual debe hacérsela constantemente: "¿Es posible enriquecer este cargo para hacerlo más interesante?". Hay un límite al desempeño satisfactorio que puede esperarse de personas ocupadas en tareas muy rutinarias. Es muy común que nos encontremos frente a personas que al ejecutar constantemente la misma simple operación sin cesar, desemboque rápidamente en la apatía y el aburrimiento de éstas. • Relacionar las recompensas con el rendimiento: Hay muchas razones por las cuales los directivos tienden a ser reacios para vincular las recompensas con el rendimiento. Primero y principal, es mucho más fácil acordar a todos un mismo aumento de sueldo. Este enfoque suele implicar menos trajín y además requiere poca justificación. La segunda razón podría estar ligada a los convenios sindicales, los cuales suelen estipular, que a igual trabajo debe pagarse igual salario. Suele ocurrir en otros casos que la política de la organización determina [35] que los aumentos de salarios responden a ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento. Sin embargo, aún en estos casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que pueden ser vinculadas con el rendimiento. Éstas podrían incluir la asignación a tareas preferidas o algún tipo de reconocimiento formal. • Proporcionar recompensas que sean valoradas: Muy pocos gerentes se detienen alguna vez a pensar qué tipo de retribuciones son más apreciadas por el personal. Habitualmente los administradores piensan que el pago es la única recompensa con la cual disponen y creen además, que no tienen nada para decir con respecto a las recompensas que se ofrecen. Es creencia general que sólo la administración superior puede tomar estas decisiones. Sin embargo, hay muchos otros tipos de recompensa que podrían ser realmente apreciadas por el personal. Vale destacar a modo de ejemplo al empleado a quien se le asigna para trabajar en determinado proyecto o se le confía una nueva máquina o herramienta; seguramente éste valoraría mucho este tipo de recompensa. Como síntesis podría decirse que lo más importante para el administrador es que sepa contemplar las recompensas con las que dispone y saber además qué cosas valora el subordinado. • Tratar a los empleados como personas: Es de suma importancia que los trabajadores sean tratados del mismo modo, ya que en el mundo de hoy tan impersonal, hay una creciente tendencia a tratar a los empleados como si fueran cifras en las computadoras. Este es un concepto erróneo puesto que en lo personal creemos que a casi todas las personas les gusta ser tratadas como individuos. • Alentar la participación y la colaboración: Los beneficios motivacionales derivados de la sincera participación del empleado son sin duda muy altos. Pero pese a todos los beneficios potenciales, creemos que sigue habiendo supervisores que hacen poco para alentar la participación de los trabajadores. • Ofrecer retroalimentación (feed-back) precisa y oportuna: A nadie le gusta permanecer a oscuras con respecto a su propio desempeño. De hecho un juicio de rendimiento negativo puede ser preferible a ninguno. En esta situación, una persona sabrá lo que debe hacer para mejorar. La falta de retroalimentación suele producir en el empleado una frustración que a menudo tiene un efecto negativo en su rendimiento. [36] Enfoque de sistemas y contingencias de la motivación: El no considerar estas variables trae como consecuencia el fracaso, después de haber sido aplicado un motivador o grupo de motivadores. • Dependencia de la motivación respecto del ambiente organizacional: Los deseos e impulsos de los individuos se pueden ver afectados de acuerdo al ambiente organizacional en el cual trabajan, provocando este la inhibición o incentivación de las motivaciones. • Motivación, liderazgo y administración: La motivación va a depender e influir de los estilos de liderazgo y la practica administrativa; respondiendo estos a las motivaciones de las personas para diseñar condiciones en las cuales el personal se desenvuelva sin inconveniente.Dentro de este proyecto se implementarán en la medida que se desarrollen las actividades, las cuatro funciones principales de la administración, consideradas pieza clave para el desarrollo de la estructura estratégica en el giro de la construcción como son los recursos de capital; el recurso humano y los mismos clientes. La productividad que está ligada a los objetivos empresariales en todos los ámbitos tanto particulares como en los públicos, lo que es valor de venta para el ofertante viene a ser el valor del costo para el adquiriente, en una secuencia que termina, en el valor de un producto a nivel internacional y se inicia en el costo de la materia prima del primer proceso de obtención. Considerando la cadena de costos, la responsabilidad de todos los integrantes en una empresa, en relación a su productividad, es definitiva para que cada uno de los procesos, produzca beneficios que aseguren a Construcciones del Bajío S.A. de C.V. que los fabrique, su permanencia y estabilidad. Por tanto en toda política de empresa, juzgamos indispensable la necesidad de una alta productividad independientemente de las prioridades de rentabilidad. Analizando las formas de incrementar la productividad, se puede decir que la más adecuada es la capacitación, pues través de ella el hombre se agiganta; una empresa sin una política definida de capacitación estaría imposibilitada en desarrollarse. Es indudable que la capacitación en la industria de la construcción debiera dirigirse a sus mandos de primera línea pero su estacionalidad, dispersión y [37] alta rotación la hacen muy difícil. La capacitación de mandos altos a mandos intermedios y de éstos a personal de primera línea sería lo más ideal siempre y cuando se logre implantar en los primeros, la consciente obligatoriedad de capacitarse y de capacitar posteriormente. 1.1.23. Capacitación: Para los niveles gerenciales-directivos y técnicos o medios, se recomienda implementar los cursos de capacitación de manera mensual de tres a cuatro horas como parte de un plan general; con apuntes entregados dos semanas antes de su iniciación en sábados sin interrupción, ya que son más efectivos. Temas sugeridos: conocimiento de la operación de Construcciones del Bajío S.A. de C.V.; exposición de conocimientos actualizados necesarios; exposición de conocimientos actualizados convenientes; intercambio de experiencias para que se pueda dar una retroalimentación en el grupo. Para los niveles Operarios, cursos entre semana de tres horas como máximo. Temas sugeridos: Conocimiento general de la empresa; alfabetización; usos de las herramientas y maquinaria pesada; métodos y procedimientos de trabajo y sistema de recompensas. 1.1.24. Selección de los clientes: Se le recomienda a Construcciones del Bajío S.A. de C.V. que las empresas edificadoras con personal técnico administrativo mínimo que realiza obras de montos de medios a importantes, por administración o precio alto con anticipo o con expedito sistema de pagos podrá realizar obras hasta cincuenta veces su capital contable, en cambio otra empresa con obras de montos pequeños que trabaje sin anticipos y con tramites de pago a más de tres meses aun con un personal técnico administrativo máximo difícilmente realizará obra por cinco veces su capital contable. Por tanto la recomendación a Construcciones del Bajío S.A. de C.V. es tener presente que el confundir el carácter de la empresa constructora con el de empresa financiera, ha llevado a muchas empresas a la falta de liquidez y a otras a la quiebra. 1.1.25. Selección de controles (Liquidez): [38] En Construcciones del Bajío S.A. de C.V. Es importante que los considere de acuerdo al tipo, ya que una empresa sin control de costos está destinada al fracaso. Control por excepción o por objetivos o paramétrico o contable o complementarios. La liquidez es otro de los conceptos definitivos en la planeación estratégica para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. 1.1.26. La comunicación: Es otro elemento básico recomendado que Construcciones del Bajío S.A. de C.V. deberá tener cuidado. Hablar de organización es hablar de comunicación, sin comunicación cualquier intento organizativo sería irrealizable, más aún la evolución de un hombre está supeditada a la comunicación con otros hombres su condición natural es el grupo. La palabra es la sustitución de un objeto, es el nacimiento de la palabra y éstas deberán de manera formal: Verticales descendentes (órdenes, circulares, boletines); Verticales ascendentes (informes, quejas, sugerencias, etc.); horizontales o de coordinación (ideas, puntos de vista, conocimientos, experiencias.) Estos tres elementos se complementan y por medio de éstos se complementa el hombre en las organizaciones: Recibir y transmitir mensajes, obtener conclusiones, prever eventos e influir y dirigir a otras personas. La recomendación será una serie de pasos que se deberá de tener en cuenta como son: Aclaración anticipada de toda idea, antes de comunicarla, a través de reuniones previas. Interés de la retroalimentación, es decir, si el mensaje se recibió o no o si la reacción del receptor es la deseada. Precisar la verdadera finalidad de la información a comunicar. Conocimiento del significado preciso de los conceptos, para eliminar los malos entendidos, con la utilización de lenguaje sencillo y claro. Empleo de múltiples canales de comunicación, para transmitir el mensaje pues las circunstancias emotivas en que se encuentre el receptor pueden alterar el contenido del lenguaje. (Gráfica# 3. Ventana de Johary) [39) Ventana de Johary Área Abierta Área Ciega Conocido por otros 1 11 Área Oculta Área Desconocida Desconocido por otros 111 IV Conocido por mí Desconocido por mí (Grafica # 3) Reforzar las palabras con hechos, para conocerla mejor se recomendará a Construcciones del Bajío S.A. de C.V. hacer uso de la ventana de Johary. 1.1.27. La asignación de responsabilidades Otra de las recomendaciones para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. es la descripción de puestos, división del trabajo, delegación de autoridad, control, descentralización, para que las personas en cada cargo se responsabilicen de las tareas asignadas durante los proyectos. El establecimiento de objetivos, misiones, funciones y rutinas del personal para cada nivel es muy importante, entre los que tenemos: Nivel Directivo para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. Requisitos: conocimiento profundos, amplia experiencia, y relaciones humanas. Responsabilidad: La máxima de la empresa. [40] Recomendaciones: Balancear-Selección del personal-definir de común de acuerdo con las áreas involucradas-buscar estabilidad del personal a proyectar en la empresa. Las misiones internas de la dirección general como son las definiciones de las políticas, fijar la metas, obtención de metas, comunicar, desarrollar el personal, capacitarlo, estimulación de la creatividad entre el equipo. Las misiones externas, las rutinas de la dirección, etc. con el menor detalle. También se le recomienda una persona en la posición de Gerente de Planeación que pueda establecer sus objetivos de planeación, funciones, rutinas y así sucesivamente de acuerdo al puesto que formalice dentro del organigrama recomendado para Construcciones del Bajío S.A. de C.V. con base se ejecuten las funciones del proceso administración de Henry Fayol (Gráfico# 4) (Gráfico# 4) Se recomienda que la dirección de Construcciones del Bajío S.A. de C.V. deba conceptuarse como la responsabilidad absoluta sobre la coordinación del recurso humano y de capital de una empresa, para satisfacer en forma óptima al cliente, y al personal que la integra, en forma continua y perdurable. Y este deberá hacer énfasis en temas como el recurso humano, mecanismos de influencia, como es la [41] motivación, liderazgo, los estilos de dirección
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