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TABLA DE CONTENIDO I. Introducción 1 II. El proceso de fabricación de calzado de piel natural 6 III. Midiendo el problema de los reprocesos 19 IV. Situación actual de la problemática de los reprocesos en la industria del calzado en Guanajuato 46 V. Estudio de causas de los reprocesos 51 VI. Diseño y planeación de los sistemas de control de los reprocesos 61 VII. Círculos de Calidad: Una solución económica al problema de los reprocesos 70 VIII.Sistemas de Información en Tiempo Real: Estrategia eficiente para reducir reprocesos... 80 IX. Conclusiones 90 Bibliografía 97 VITA 99 INTRODUCCIÓN Alcance de la tesis El estudio se enfoca al caso de la fabricación de zapatos de piel natural, con el objeto de poder ser más específico el análisis de la información que se manejará. Generalidades La problemática de los reprocesos en la industria del calzado no recibe la atención adecuada por parte de los industriales. Es mayor la preocupación por la reducción de inventarios, devoluciones, costos, incremento en la productividad y muchos otros aspectos., sin embargo muchos de estos problemas son ocasionados en gran medida por la presencia de los reprocesos. Los reprocesos no son analizados y entendidos adecuadamente por lo que las soluciones que se aplican no llevan a la eliminación del problema, sino al contrario, fomentan su supervivencia como se muestra posteriormente. Esto tiene una explicación: Los reprocesos pasan desapercibidos en muchas ocasiones, ya que son como una gota de agua que con el paso del tiempo son capaces de formar una grieta en una roca sin que nos percatemos de ello, hasta que alguien nos lo hace notar. De par en par, el problema crece de manera casi desapercibida y aprendemos a vivir con el problema. La falta del conocimiento y entendimiento del problema, y por ende de la concientización sobre la magnitud del efecto que los reprocesos tienen sobre las utilidades de las empresas, hacen que no se considere digno de tomarse en cuenta para dedicarle tiempo de los directivos, ejecutivos, jefes de producción, supervisores y operarios. La inquietud por despertar el interés en las personas mencionadas para que conozcan la gran oportunidad de ahorros que la disminución de los reprocesos representa es la que motiva a la elaboración de esta tesis. 2 Los objetivos de esta tesis son: • Que el lector interesado en el tema, aún no siendo conocedor del proceso de calzado de piel natural, adquiera un conocimiento general del proceso para mejor comprensión del contenido de este trabajo Referencia a capítulo II • Dar a conocer a los industríalos del sector calzado de la región sobre la magnitud del problema que representa la falta de control sobre los reprocesos, presentándoles elementos que les permitan conocer mejor el problema. Referencia a capítulos III y W • Dar los elementos necesarios para que entiendan el problema de los reprocesos Referencia al capítulo V • Presentar los principios elementales de los sistemas de control enfocado a los reprocesos Referencia al capítulo VI • Demostrar que los Círculos de Calidad son una alternativa como solución al problema Referencia al capítulo VII • Demostrar que los Sistemas de Información en Tiempo Real hacen más eficientes a los sistemas de control. Referencia al capítulo VIII 3 ¿ Cómo está estructurado este estudio ? 4 EL PROCESO DE FABRICACIÓN DE CALZADO DE PIEL NATURAL Definiciones: En esta sección se definen algunos términos importantes para la comprensión de este trabajo. Las definiciones son una descripción de lo que los términos utilizados significan para la gente relacionada con la industria del calzado. Reproceso: Es la acción de volver a procesar un producto que durante alguna etapa de producción fue objeto de algún elemento que lo convirtió en defectuoso o a un producto terminado que por alguna circunstancia no haya sido aceptado durante la inspección final. Piocha: Es el término que utilizan los zapateros de la región para referirse indistintamente a un zapato defectuoso o al que sustituyó a éste después de haber sido reprocesado. Piochero: Operario contratado para dedicar la mayor parte de su tiempo a procesar las piochas. Generalmente se trata de un cortador o un Despuntador. índice de Reprocesos ( I R ) : Es el porcentaje de productos defectuosos generados en el proceso de producción. 6 Generalidades: Dependiendo de la tecnología con que cuente la fábrica y el tipo de calzado que fabrique, el proceso puede constar de 40 a 60 operaciones aproximadamente. Aquí se presenta un panorama muy general del proceso, omitiendo detalles que no son de interés para el presente trabajo. Como en todo proceso, primero se tienen las especificaciones del producto y el proceso. La presentación de estas puede variar. En ocasiones se cuenta con un sobre (fig. 1) que incluye especificaciones escritas dibujos del modelo de zapato y algunas piezas de cartón en su interior que son utilizadas como patrones para desarrollar las herramientas y molduras (fig. 2) con las que se cortará la piel y otros materiales. Los materiales principales que componen el zapato son: 1) Piel: Para el exterior del zapato 2) Forro : Para el interior del zapato 3) Suelas: La base 7 El departamento de CORTE El primer paso del proceso es el corte de la piel y el forro. Esta operación se puede realizar a mano (fig. 3) con molduras y una cuchilla o en una máquina con un suaje. Las molduras son de lámina y tienen la forma y el tamaño de las piezas que se cortarán. Los suajes son de acero y son cuchillas que tienen la forma y tamaño de la pieza que se desea cortar. Para cortar con suajes se necesita una máquina especial. El cortador debe ser muy hábil para detectar las fallas naturales de la piel, como ser venas, marcas dejadas por garrapatas y otros animales y marcas de heridas. También es importante conocer las diferentes partes de la piel, ya que dependiendo de la pieza que se corta, se requiere de piel más gruesa, delgada, flexible o rígida. La dirección del corte también se debe considerar , ya que la piel tiene diferente capacidad de estirarse en una dirección que en otra. El corte, como se mencionó anteriormente, también puede realizarse a máquina (fig. 4,6), utilizando suajes (fig. 5). En las siguientes figuras se muestran una máquina típica de corte, un suaje con la forma de la pieza que se desea cortar y finalmente una máquina con suaje y piel a medio proceso. Las principales piezas de piel y forro que componen el zapato se muestran en la figura 7, en un ejemplo de zapato para niña: En el caso de un zapato típico para caballero o niño, las piezas principales pueden ser las de la figura 8: 9 El departamento de PREPARADO o PRELIMINAR Una vez cortadas todas las piezas de piel y forro, se identifica el par con un troquel (fig. 9) que indica generalmente: • Número de lote o control • Talla o punto del par • La marca Esta identificación puede estar en diferentes partes del zapato, pero lo más utilizado es troquelar el forro de manera que quede en el interior del zapato. La siguiente operación consiste en rayar las piezas. El objetivo de esta operación es dejar la piel marcada con líneas que posteriormente servirán de guía a las operaciones de ensamble del zapato y ubicación correcta de adornos como ser moños, tejidos, bordados, herrajes y otros. Para esta operación se utiliza una lámina generalmente de acrilico delgado que tiene la forma de la pieza de piel que se desea rayar y guías para el rayado, como se muestra en la figura 10: 10 El rebajado (fig. 1 1 ) es otra operación importante antes del ensamble de las piezas que se mencionaron anteriormente. Esta operación consiste en pasar las orillas de las piezas por una ranura de la máquina que se ve en la figura (derecha) y que en su interior contiene una cuchillaque divide las piezas de manera que estas queden más delgadas. Esto permite ensamblar varias piezas de piel sin que se formen bordos muy gruesos en los lugares de empalme. También se rebaja la piel para doblar los cantos y dejar un acabado más fino en el zapato. EL departamento de PESPUNTE La preparación para iniciar el ensamble prácticamente termina con el rebajado. El ensamble se realiza uniendo las piezas de piel y forro teniendo como guía el rayado de las piezas. Las máquinas utilizadas para el ensamble son máquinas de coser de diferentes tipos. En la industria del calzado se habla de máquinas de pespuntar, y no máquinas de coser como se 11 entiende generalmente. Cada modelo diferente de zapato se ensambla o arma en diferente secuencia, pero básicamente se trata de: • Unir o pespuntar el látigo al talón • Pespuntar las dos piezas que formarán el talón • Pespuntar la chinela con el talón • Pespuntar la lengua a la chinela • Pespuntar el chaleco al talón • Unir las piezas de forro con las de piel En la figura 12 se aprecia una máquina de pespuntar que es utilizada para unir las dos piezas que formarán el talón. Se trata de una máquina de pespuntar plana de una aguja. Existen algunas máquinas que utilizan dos agujas y otras que en lugar de ser planas, son de poste, como se apreciará posteriormente en otra ilustración. Después de pasar por varias operaciones de pespunte, también llamado armado, el avance del proceso nos lleva a. un producto que ya empieza a tomar forma de zapato: Prácticamente todas las piezas de piel y forro se pespuntaron. Cuando estamos en este punto del proceso, es común llamar "corte" al zapato. El corte de forro y el corte de piel son empalmados y quedan como se observa en la figura 13. Para que estas partes queden unidas definitivamente, son pespuntadas en una máquina de poste de una aguja. A esta operación se llama "encuartar". 12 FIGURA 14: Operario encuartando el corte en una máquina de poste de una aguja. De esta manera se une la pieza de forro con la pieza de piel. Figura 15: Corte después de encuartar. Ahora la piel y el forro están unidos por un pespunte efectuado al rededor del corte. Se aprecia en esta etapa del proceso que también se hicieron ya algunos adornos en el corte, en este caso perforados. Esto se hace en diferentes etapas del proceso, dependiendo del modelo. Antes de pasar al departamento de MONTADO, es necesario colocar en la chinela, entre la piel y el forro, un "casco" (fig. 17). Esto se hace para que el zapato tenga cierta rigidez en la punta cuando esté terminado. Existen varios materiales que se utilizan para el casco. En nuestro ejemplo se ilustra una máquina de inyectar un casco de termoplástico (fig. 16) y un corte donde podemos apreciar el casco: Departamento de MONTADO El departamento de montado es donde se llevan a cabo las operaciones por medio de las cuales el corte toma forma de zapato, ineluyendo el pegado de suela. La primera operation en este departamento consiste en poner un contrafiierte entre el forro y la piel, a la altura del talon. El material del contrafiierte varia dependiendo del fabricante. El proposito del contrafiierte es darle rigidez al zapato en la section del talon. En nuestro ejemplo, utilizamos un contrafiierte de termoplastico, que una vez acomodado en el talon del corte, es calentado para ser activado y posteriormente enfriado en una maquina de conformar, en la cual el talon toma la forma que tendra definitivamente. Esto se ilustra en 18.- Contrafiierte entre piel y forro, en el area del talon 19 - Maquina de conformar en caliente y frio 20.-Tal6n conformado. El contrafiierte es muy rigido. Antes de continuar, se presenta una foto de una horma. Esta, a partir de este momento del proceso tiene un papel principal en el proceso. La horma es un bloque de plástico de alta densidad (fig. 21) , el cual tiene la forma de un pie. Este se utiliza para darle la forma de zapato al corte. Existen hormas para cada punto o talla, y para los pies izquierdos y derechos. En la horma se fija, generalmente con grapas, la planta, y posteriormente se acomoda el corte encima de la horma, lo cual se aprecia en la figura 22. Observe cómo el conformado a su vez determina la altura del talón, ya que la base de este está doblada y no permitirá levantar el corte más allá del tope. Las siguientes operaciones consisten en darle forma al zapato sobre la horma. Se empieza por la parte delantera, la chinela, luego se sigue con los talones y finalmente los lados. Estas operaciones se realizan en máquinas muy sofisticadas (fig. 23 y 24 ) o a mano, dependiendo de la tecnologia disponible en la fábrica. 15 A estas operaciones se la conoce como: • Montado de puntas o centrado • Montado de talones • Montado de lados Algunas fábricas utilizan hornos en esta etapa del proceso, de manera que la piel y el forro pasan por un proceso de envejecimiento acelerado y se ajustan mejor a la horma. El resultado es una zapato con líneas y formas muy bien logradas. El mismo efecto se puede lograr si se deja el zapato en la horma durante todo un día. 16 En esta etapa del proceso inicia un conjunto de operaciones críticas. La preparación del zapato para el pegado y la operación del pegado. Si no se efectúan bajo condiciones controladas, el resultado puede ser un pegado de suelas deficiente. La superficie de pegado, en la base del zapato debe ser preparada, operación que se conoce como cardado (fig.27). Esta operación se efectúa para eliminar el acabado superficial de la piel en la base del zapato y obtener de esta manera un superficie que sea más adecuada para el pegado (fig. 28). Observe que el área del pegado abarca el contorno de la piel, y no el centro en la sección de la planta. Una vez cardado el zapato, se procede con el cementado de la suela (fig.29) y el zapato (fig.30). Esta operación se debe realizar sin dejar exceso de pegamento. 17 Una vez cementados, se deben dejar pasar por lo menos 20 minutos para que el pegamento (cemento) seque. Transcurrido este periodo de secado, el pegamento del zapato como de la suela son activados en parrillas a determinada temperatura (fig.31). [Dependiendo del tipo de pegamento utilizado, el tiempo y temperatura del activado pueden variar. La fuente de calor puede ser una parrilla o focos de cuarzo, o combinación de ambos, como es el caso de la fotografía a la izquierda. El zapato se activa sobre la parrilla y las suelas en una cámara de luz de cuarzo. Cuando el pegamento está activado, cuidadosamente se une la suela al zapato (fig. 32) parta ser pegada bajo presión en una máquina de pegar suelas (fig. 33). El tiempo y presión durante este proceso son críticos para un buen pegado. Una vez pegada la suela, se saca la horma del zapato y se pasa al departamento de ADORNO, donde es lavado, limpiado y detallado para finalmente ser inspeccionado y empacado. Los materiales utilizados en el adorno varían de acuerdo al tipo de piel utilizado y el acabado que se desea obtener. PRODUCTO TERMINADO i« 20 Para muchas plantas de fabricación de calzado, los reprocesos no son un dolor de cabeza, y no porque no los tengan o porque sean un problema menor, sino porque han aprendido a vivir con el problema. Los reprocesos o "piochas", son aceptados como parte natural del proceso. Sin embargo, la reducción de los reprocesos es un aspecto importante para las empresas de clase mundial(2,3). Este aspecto también se considera fundamental para un sistema de calidad14' A tal grado llega su habitualidad, que es común escuchar a los zapateros hablar de la necesidad de contratar un "piochero", en lugar de pensar en atacar el problema* y no el síntoma. Por ejemplo, es muy común encontrar en las fábricas de calzado personas cuya tarea es la de "completar lotes". Estas personas se dedican prácticamentetodo el día a contar los lotes de producto terminado y verificar qué pares faltan, para rastrearlos a lo largo y ancho de la planta. ¡ No se contrata a nadie para que averigüe el origen del problema ! El síntoma es el alto porcentaje de reprocesos, el problema está constituido por un conjunto de causas que originan las "piochas". La distinción entre el problema (causa) y el síntoma (efecto) es explicada con más detalle en el capítulo relativo a las Causas de los Reprocesos. Siempre que se hace referencia a "el problema", el texto lo considera como la causa raíz de una situación no deseada, a diferencia de el efecto o síntoma, que es consecuencia del problema. 21 Si bien es cierto que no es posible tener un proceso perfecto, en el cual el porcentaje de reprocesos sea prácticamente cero, sí es posible y necesario minimizar el problema ! Se debe entender que en este sentido se tiene un área de oportunidad de mejora considerable en la manufactura Esta última afirmación es precisamente el tema central de esta sección: entender la magnitud de la problemática de los reprocesos en función de las ventajas que podemos tener si la atacamos debidamente. Para empezar a reconocer su importancia, analizaremos a continuación las consecuencias que producen los reprocesos en las empresas de manufactura, enfocando el estudio específicamente a una planta de fabricación de calzado típica de la región. Dividiremos en cuatro grandes familias las consecuencias que los reprocesos producen en la industria de la manufactura. Esto se muestra en la siguiente figura: 22 Estas clasificaciones de las consecuencias de los reprocesos se analizarán con más detalle en las siguientes secciones, lo cual nos permitirá conocer la importancia y magnitud del problema. 23 I. INCREMENTO EN COSTOS VARIABLES Los costos que se reflejan directamente en los estados de resultados son los que analizaremos en esta sección. Los reprocesos hacen que se incurra en diversos costos adicionales a los de un proceso de producción carente de ellos. De acuerdo a un estudio realizado por el Gobierno del Estado de Guanajuato, se estima que en la industria del calzado la estructura típica de los costos variables en porcentajes relativos, es como se muestra a continuación*24*: 24 La Piel: Podemos apreciar en la figura que el costo de los materiales es considerablemente elevado. Independientemente de la etapa del proceso donde ocurra el reproceso, el material que se desperdicia es el más representativo del costo variable: La piel. Inevitablemente, sea cual fuere la etapa del proceso donde se haya producido el defecto que haga necesario reprocesar un zapato, la piel siempre será la parte principal del material que se utilizará. ¿ Quién conoce una fábrica de calzado de piel natural que no se preocupe por controlar de alguna manera el consumo de pieles ? Difícilmente alguien puede contestar de manera afirmativa a esta pregunta. Sin embargo, sería más frecuente la respuesta afirmativa a la pregunta: "¿ Conoce una fabrica de calzado de piel natural que no se preocupe por controlar de manera seria los reprocesos ?" ... Y sin embargo, el control de consumo de piel no es eficiente si no existe un control eficiente de los reprocesos. 25 Suelas: El siguiente porcentaje significativo relativo al costo variable es por la suela. No todos los reprocesos implican la pérdida de la suela. Si se da el caso de que el zapato a ser reprocesado ya tenía integrada la suela, en ocasiones es posible despegarla y utilizarla nuevamente, sin embargo el resultado de tal acción no es precisamente un zapato de calidad, ya que la suela sufre deformación, marcas de las pinzas y herramientas que fueron utilizadas para despegarla e incremento en la probabilidad de que el pegado sea deficiente. Por lo general, el reproceso de un zapato que ya incluye la suela, es un producto con tal grado de avance en el proceso que prácticamente ya se le asignaron todos los costos variables existentes. Por lo tanto, no es solamente la suela la que nos preocupa, sino el grado de avance que ésta representa en el proceso de producción, y los costos acumulados por el valor agregado de cada fase del proceso de fabricación que pasó el producto. Podríamos considerar como caso general que del 65% el costo de la piel y una parte del 10 % del costo de mano de obra que contabilizábamos cuando el defecto ocurría antes del pegado de suelas, damos un brinco a prácticamente un 100 % por tener que incluir todos los demás costos al producto terminado o casi terminado, cuando el zapato ya incluye la suela. 26 Mano de Obra: Si bien la mano de obra representa solamente el 10 % del costo variable, debemos comprender que en este punto intervienen costos de oportunidad considerables. Como se mencionó anteriormente, es frecuente encontrarnos con el hecho de que se tiene personal dedicado exclusivamente al seguimiento, control y reproceso de los zapatos defectuosos. Sin reprocesos, el tiempo de estas personas lo podríamos dedicar a la capacitación o a apoyar a las operaciones que representan un cuello de botella en el proceso de producción, entonces, el beneficio para la fabrica sería mucho mayor. De esa manera su trabajo consistiría en una actividad que beneficiaría al sistema en forma global y no en una actividad que lo único que hace es esconder los problemas que generan un índice elevado de reprocesos. Para romper esos cuellos de botella se contrata gente, siendo que se podría disponer del personal que se dedica a reprocesar los productos defectuosos si éstos no se presentaran en grandes cantidades. 27 Herrajes y otros Accesorios: 5 % del costo no parece significar mucho, sin embargo el enfoque debe ser diferente. Cuando un zapato es reprocesado, el producto defectuoso es tirado a la basura, y con frecuencia con hebillas, herrajes, agujetas, adornos u otros accesorios. No siempre es facil rescatar el accesorio del zapato que se reproceso, sobre todo si todos estan ocupados con la production del dia. Aun asi, siempre existen opciones para recuperar esos accesorios. Por ejemplo, el velador podria dedicar parte de su tiempo a rescatar esas piezas, en lugar de que vayan a dar a la basura. Pero, i por que insistir en algo que tan solo representa el 5% del costo variable ? En primer lugar, porque no es solamente la eliminacion de un gasto del 5 % del costo variable, sino tambien porque es una manera de reducir la probabilidad de desabastecimiento de ciertos accesorios que en ocasiones son poco comunes y dificiles de adquirir. Son conocidos Ios problemas que un desabasto de material en un lote puede representar. En segundo lugar, porque es una action que refleja una cultura de eliminacion del desperdicio que debe ser desplegada en las organizations con hechos y no solamente palabras. Sin embargo, lo mejor es atacar el problema y no el sintoma. Si se logran reducir considerablemente los reprocesos, la necesidad de rescatar de la basura accesorios de calzado pasa a ser un problema menor, y no sera necesario para ello la intervention del 28 personal de vigilancia o del velador. Si se quiere difundir una cultura de eliminación del desperdicio, entonces debemos eliminar las causas de los reprocesos, más que atacar el efecto. Podemos concluir que independientemente de la proporción de los costos que cada uno de los elementos estudiados representa, existen consideraciones cualitativas como la cultura de la eliminación del desperdicio y la existencia de los costos de oportunidad escondidos. Estos últimos pueden tener más peso como justificación para emprender y mantener un programa de eliminación o reducción de los reprocesos que la estructura de los costos estudiada. La sección de "Herrajes y otros Accesorios" son un ejemplo claro de esto. En la siguiente sección se describe la relación entre los reprocesos y la pérdidade tiempo productivo que éstos representan en la manufactura. 29 II. PÉRDIDA TIEMPO PRODUCTIVO En las secciones anteriores mencionamos algunos aspectos acerca de lo que nos pueden costar los reprocesos en función de el porcentaje de los costos variables y de manera cualitativa la implicación de algunos costos ocultos. En esta sección aplicaremos un punto de vista más general, y evaluaremos el tamaño del problema en función del tiempo de producción perdido, lo cual permite comprender la magnitud cuando hablamos de los niveles del índices de Reprocesos, el cual lo utilizaremos como un indicador del proceso más que de resultados*5* El tiempo es un recurso especial. Tiene características que lo hacen muy valioso: • No es un recurso renovable • No se puede almacenar para ser utilizado en el momento que se requiere • No se puede comprar La unidad de tiempo utilizada como referencia es: semanas en un año que una fábrica debe dedicar a reprocesar los productos defectuosos si dejara acumular todo el año todas las "piochas" para procesarlas de manera exclusiva. A estas semanas las denominaremos de aquí en adelante: "semanas perdidas" Para utilizar el parámetro de referencia mencionado, primero necesitamos medir el índice de Reprocesos, para luego transformarlo en el parámetro de "Semanas Perdidas". 30 ¿ Cómo medir el índice de Reprocesos ? Aparentemente es obvia la respuesta, sin embargo, el caso de la producción de calzado requiere de una consideración especial: Se fabrica el producto por pares, y no piezas. Si una empresa fabrica 100 pares al día, podemos de decir que fabrica 200 pies diarios. Si se echan a perder por alguna razón 10 pies, no podemos decir que el índice de Reprocesos es de 10 pies/200 pies = 5 %, ya que no vendemos los pies sueltos. Un pie echado a perder implica un par que no se vende. Para fines de consumo de material, por ejemplo, sí es adecuado el cálculo anterior, ya que se incrementara el consumo de material por cada pie echado a perder, pero para fines de facturación, se deja de facturar un par por cada pie echado a perder, por lo que debemos hacer el cálculo de la siguiente manera: 10 pares echados a perder /100 pares producidos = 10 % de pares no facturados. Además, esto es válido ya que el tiempo de proceso de una "piocha" no es el mismo que el de un par de producción normal. Quien haya trabajado en la industria del calzado sabe que las "piochas" requieren de más del doble del tiempo normal de proceso, principalmente por tiempos de preparación. Esto se debe a que: 31 • el cortador debe preparar el tipo y color de piel adecuado • el cortador debe preparar todo el herramental necesario para cortar las piezas • la persona que "raya" el corte debe preparar los rayadores del estilo o modelo en cuestión • los rebajadores deben hacer varios ajuste para un par o pie que están reprocesando • los pespuntadores deben ajustar tipo y color de hilo, tamaño de puntada de la máquina y con frecuencia revisar especificaciones • lo mismo es válido para todo el personal que de alguna manera requiere hacer ajustes por cada estilo diferente que debe hacer y no es lo mismo hacer una corrida de un lote grande que un pie suelto En una prueba con 10 pares de un mismo estilo, un rebajador necesitó en promedio 36 segundos por par para terminar el trabajo. Al realizar la prueba con cinco pares de un estilo X y cinco pares de un estilo Y intercambiándolos en cada par, el operario requirió de un promedio de 68 segundos por par. Prácticamente un 89 % más del tiempo normal debido a la necesidad de ajustar su máquina para el nuevo estilo. Un caso en extremo alarmante es el que se presenta cuando el cambio de herramientas es mayor y además requiere de un periodo de calentamiento, como es el caso en las máquinas de centrar (montar puntas) que inyectan termoplástico. Si las herramientas no son las del tamaño y forma adecuadas para procesar la piocha, entonces será necesario esperar a que la 32 producción cambie de línea para poder procesar la piocha con el resto de la producción o de lo contrario se tendrá que hacer el cambio de herramientas en esta complicada máquina. En una prueba realizada en una fábrica de calzado de niños, este cambio de herramientas ocasionó que se dejaran de montar 11 pares de zapatos por montar una piocha. Este es un caso extremo. En el caso del pespunte, algunos tiempos tomados indican que el cambio de hilo y ajustes de la máquina en general para hacer un par de un estilo diferente incrementa el tiempo de 85% a 130% del tiempo normal de proceso. Si bien los estudios realizados no son detallados, sí muestran claramente que el tiempo de proceso de una piocha es mayor que el tiempo de proceso de un par de la producción normal. Los reprocesos afectan necesariamente en la capacidad potencial de la fabrica(6). Por lo tanto, considerar el doble de tiempo de proceso por pie es posiblemente algo optimista de mí parte, pero para no ser alarmista tomaré esta medida como base para cálculos posteriores. Esto nos lleva a la siguiente conclusión: Un pie echado a perder tiene como consecuencia un par no facturado, y el tiempo de reproceso del pie defectuoso para poder facturar el par es, en el mejor de los casos, el tiempo que requeriría para fabricar un par completo bajo condiciones de producción normales. 33 Concluimos entonces que el cálculo adecuado para el índice de Reprocesos es: En el ejemplo tendríamos : índice Reprocesos = IR = 10/100 = 1 0 % Ya sabemos cómo medir el índice de Reprocesos, y ahora debemos hacer la conversión de éste a "semanas perdidas". Este cálculo es muy sencillo. 34 Conversión de "índice de Reprocesos" a "Semanas Perdidas": Consideremos que anualmente se trabajan 50 semanas. El porcentaje de tiempo que implica cada semana trabajada es 1/50 = 2%. Un 2 % de reprocesos toman un 2 % del tiempo de producción, lo que equivale a una semana anualmente. Por lo tanto, podemos ver que una estimación adecuada del tamaño del problema es que una "Semana Perdida" equivale a un índice de Reprocesos de 2 %. En forma general, podemos decir que la conversión de índice de Reprocesos a Semanas Perdidas es como sigue: 35 Como resumen de esta manera de medir el problema, se presenta la siguiente tabla: TABLA 3.1 Se presenta un ejemplo ilustrativo para mostrar el procedimiento: Supongamos que tenemos una producción diaria de 100 pares y que echamos a perder 2 pies al día. Si convertimos los datos a semanas, estamos hablando de 500 pares de producción y 10 pies echados a perder semanalmente. Entonces, tenemos que: de la Ecuación 3 .1 : IR = NPID / NPAF = 10 / 500 = 2 %. y de la Ecuación 3.2: Semanas Perdidas = IR / 2 % = 2 % / 2 % = 1 36 Para verificar los datos, se siguen las operaciones que llevan a estos resultados paso a paso: • Anualmente fabricaríamos 500 pares/semana * 50 semanas = 25,000 pares. • Anualmente echamos a perder 10 pies/semana * 50 semanas = 500 pies • Cada pie echado a perder se considera como par defectuoso, por lo que el porcentaje de reprocesos = 500 pares defectuosos/25,000 pares = producidos 2% • 500 pares los haríamos en 1 semana. Por lo tanto tenemos / Semana Perdida. Los resultados son los que se obtuvieron con las ecuaciones 3.1 y 3.2 desarrolladas para calcular los datos en cuestión. A continuación analizaremos el aspecto del Control de la Producción y su relación con los Reprocesos. 37 ni. INEFICIENCIA EN EL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Estamos tratando con un aspecto muy importante para la empresa, ya que esta relacionado con aspectos de Productividad, Calidad y Servicio al Cliente. Si bien la ineficiencia del Control de la Producción también aumenta los costos, estos son muy difíciles de medir. Por lo general nuestras apreciaciones serán cualitativas, pero de obvia importancia como para ignorar el problema una vez comprendidala magnitud de este, con la lectura del presente capítulo. Pero, ¿ cómo es todo esto ? Qué tiene que ver un reproceso con el Control de la Producción, la Productividad, Calidad y Servicio al Cliente? Productividad. De acuerdo a D. Bedworth y E. Bailey(7), el resultado de un buen Control de la Producción es la productividad *, ya que se administran de manera eficiente todos los recursos limitados de manufactura para lograr la satisfacción del cliente cubriendo sus necesidades de cantidad, calidad y tiempo de entrega y todo esto generando utilidades para los accionistas. Sin embargo, la falta de control de reprocesos no nos permite ser tan eficientes en el Control de la Producción con las debidas consecuencias, entre ellas la baja productividad. Esto se confirma, ya que los reprocesos son un problema de calidad, lo cual afecta negativamente a la productividad de acuerdo a varios estudios presentados en la "Quality Management Journal , l (8). De acuerdo a la bibliografía mencionada, el concepto de productividad es "la razón del valor de los bienes y/o servicios producidos divididos entre el vaklor de los recursos utilizados". 38 El control de la producción está directamente relacionado con la planeación a corto plazo, programación, monitoreo y control de la planta. También tiene relación con el control de inventarios. En relación a la programación, con índices elevados de reprocesos no es posible cumplir la programación de acuerdo a lo planeado, a menos que tomemos en cuenta tiempos de contingencia muy grandes en la planeación, lo cual obviamente no es adecuado. El monitoreo y control de la producción no son tareas fáciles, de lo contrario no se escribiría y estudiaría tanto al respecto. Pero, si a esto añadimos la necesidad tener el control de una planta que tiene índices de reprocesos elevados, entonces el problema realmente es complejo. Estos son algunos elementos que ocasionan el caos: • Lotes incompletos • Pares sueltos por toda la planta • Personal buscando especificaciones para poder procesar una piocha • El almacenista tratando de controlar el consumo de materiales generado por reprocesos • El empacador reclamando el par que le falta para poder embarcar el producto • Ventas presionando a producción para que entreguen los lotes comprometidos para la fecha 39 • Supervisores etiquetando algunas cajas o bolsas que contienen piochas a medio procesar con etiquetas de color que significan "urgente", "super-urgente" o "extra-urgente", de acuerdo al color. Un verdadero caos. No es posible cumplir con planes, programas, promesas y buenos propósitos. El control de la producción se torna ineficiente y por lo tanto la productividad no es la esperada. Perdemos de esta manera una oportunidad de aprovecha las ventajas de un adecuado control de la producción, todas ellas relacionadas con la rducción de costos (8 ). Otro aspecto que se ve afectado es la calidad. ¿ Calidad ? ¿ Los reprocesos tienen importancia cuando los relacionamos con la calidad ? Sí. ¡Esto no es cuestionable ! El índice de Reprocesos habla mucho sobre el compromiso de la empresa hacia la calidad. Los reprocesos son ocasionados entre otras causas por falta de materiales adecuados, mantenimiento a la maquinaria, capacitación a operarios, control de proceso, medidas preventivas, especificaciones inexistentes o deficientes y cultura carente de consciencia de eliminación del desperdicio. A las causas que generan reprocesos se dedica el capítulo V de esta tesis, por lo que en esta sección no entraremos a detalles en este sentido. índices de Reprocesos bajos reflejan que la organización está trabajando en el establecimiento y mantenimiento de sistemas que eliminen o reduzcan en lo posible las causas que generan problemas de calidad. Obviamente, para esto la organización necesariamente debe contar un sistema de monitoreo y control de los reprocesos para contar 40 con la información necesaria para la toma de decisiones adecuada en pro de la eliminación definitiva de los problemas de reprocesos. El diseño de estos sistemas de control de reprocesos se presenta el capítulo VI dedicado al tema, sin embargo, antes de controlar debemos entender la estructura del problema con el que estamos tratando, lo cual nos será posible después de leer y estudiar el contenido del capítulo V que identifica las causas de los reprocesos y la interrelación entre ellas. Como se mencionó anteriormente, existen diversos estudios qué confirman la relación entre la calidad y la productividad(9) . Como lo menciona Nigel Slack<10), los beneficios de la calidad afectan a todos los aspectos de rendimiento, incluyendo los aspectos de operación internos. Atacar los reprocesos es reducir desperdicios que no agregan valor al producto, lo cual es una actividad vital para que las organizaciones sean más competitivas01*. Esto en relación a la productividad y calidad, ¿ pero, qué ocurre con el Servicio al Cliente ? 41 IV SERVICIO AL CLIENTE Ingresemos a una fábrica de calzado típica. Nos encontramos en la sección de empaque, donde el producto es empacado para ser enviado al cliente. El responsable de área no se encuentra en su lugar, y después de un paseo por la planta lo encontramos discutiendo con el jefe de producción con una expresión de preocupación y nerviosismo en sus ademanes y rostro. Se ve muy agitado. Tiene que entregar un pedido y en el momento de empacar el lote se percata de que no está completo. Un lote relativamente grande, posiblemente de 150 pares. Pero, por algún motivo que nadie parece conocer, existe un faltante y el lote no puede ser enviado. Imposible reponer el par faltante antes de que la empresa de transportes venga para llevarse la mercancía. El cliente no acepta lotes incompletos y hoy es la fecha limite de embarque. ¿ Se pierde la venta ? ¿ Se pierde el cliente ? ¿ Se debe hacer un descuento para que el cliente acepte el lote retrasado ? Qué sucede con la imagen de nuestra marca ? Engañamos al cliente y le mandamos un lote incompleto ? Independientemente del rumbo que tome el desenlace de la escena descrita, el daño es enorme. Pero, el problema no es solamente de este tamaño. En la realidad esta es un escena que se repite una y otra vez en la industria. Siempre tropezamos con la misma piedra. Definitivamente los reprocesos pueden ocasionar que el servicio al cliente sea deficiente y pueden poner en determinado momento en duda la seriedad de nuestra organización. 42 Esto no es todo. ¿ Por qué tanto producto terminado en el área de empaque ? Lotes que se terminaron de fabricar hace varios días aun no se han enviado. Una consulta con el responsable de área nos saca de dudas: Se trata de lotes que se deben entregar a más tardar en la siguiente semana, pero que aun no se envían por estar incompletos. Lo más probable es que nadie se preocupará por completar el lote hasta el último momento, cuando ya todo sea urgente. Pero, no estamos hablando de un lote, ¡ sino decenas de lotes que representan inventarios de varios días de producción ! En una muestra de tres fábricas se detectaron que el inventario de producto terminado estancado por causa de los reprocesos era de 2.2, 1.15 y 2.6 días respectivamente. En uno de lo casos, si bien no eran muchos lotes incompletos, sí eran lotes de hasta 370 pares (la producción de la planta es de 900 pares en promedio) que no podían ser embarcados ¡ por falta de uno o dos pares en cada uno ! Esto agrega un factor más de preocupación a las fabricas que manejan lotes grandes. Lotes grandes con índices de reprocesos pequeños siguen siendo un problema serio. El cliente no siempre acepta que se le envíen lotes incompletos, y si lo hace, con seguridad no es una buena impresión la que se lleva de la fábrica. ¿ Si todo este producto terminado estancado fueran cajas con billetes y no zapatos en su interior, los dejaríamos ahísin remordimientos ? ¿ No pensaríamos en invertir mejor ese 43 dinero en algo que nos reditúe ganancias ? ¿ Cuál es el costo de oportunidad de tener esos lotes y no poder facturarlos por estar incompletos ? Entregas fuera de tiempo, clientes insatisfechos, ofertas y descuentos para no perder clientes, cancelación de pedidos, producto terminado imposible de ser convertido en facturación, pérdida de tiempo en conteos, búsqueda de pares sueltos en la planta, discusiones, presiones y descontrol! Un escenario muy común ! 44 Conclusiones No podemos ignorar la magnitud del problema de los Reprocesos en la industria del calzado ( puede generalizarse el caso a otras industrias ), entonces no cabe duda que tenemos un problema más serio que el de los reprocesos: El de "La Gallina Ciega" a la que le quitaron la venda de los ojos y dejó de ser ciega para actuar como tal. Con el presente capitulo justificamos la importancia de los reprocesos como agentes que nos perjudican de manera considerable y sobre todo desapercibida debido a la conocida "ceguera de taller" que sufren comúnmente los empresarios y su personal. El lector debe tener ahora un mejor conocimiento del problema. Antes de estudiar las causas para entender el problema, en el siguiente capítulo se desarrolla de manera breve una descripción de la situación actual de la industria del calzado en la región en relación a los reprocesos, con el fin de terminar de conocer la problemática y tomar consciencia de su importancia como área de oportunidad de mejora en los sistemas de manufactura. 45 SITUACIÓN ACTUAL DE LA PROBLEMÁTICA DE LOS REPROCESOS EN LA INDUSTRIA DEL CALZADO EN GUANAJUATO Introducción El presente capitulo no pretende ser un estudio completo de la situación actual de la problemática de los reprocesos en la industria del calzado en Guanajuato, ya que esto sería tema de un proyecto individual. Para tener un estudio completo, cuyos resultados tengan una confianza del 95 % se tendría que hace un estudio del fenómeno en un tamaño de muestra de aproximadamente 270 empresas, dato calculado con la asesoría con un experto de estudios de mercado, el Lic. Rafael Valadez del ITESM, campus León. ¿ Qué tan grave es el problema en una planta típica en la región? No es raro encontrarse con niveles mayores a un 6 % de reproceso, principalmente cuando el calzado es de piel natural. En material sintético los problemas son menores debido a su poca variabilidad en la calidad (consistencia, grosor, resistencia), lo cual no ocurre en los productos naturales. 47 Aparentemente es un porcentaje muy elevado, sin embargo debemos considerar que hablamos de 6 pies echados a perder en cada 100 pares ( 200 pies), lo que en un sistema de pieza por pieza representaría un índice de Reprocesos de 3 %, cifra menos alarmante y creíble. Este es el caso de una planta que no cuenta con un sistema de control de "piochas" adecuado, con todos los elementos que un sistema de control implica, como lo apreciaremos en el capítulo dedicado al tema del control. Un índice de Reprocesos de 6 % equivale a que la fabrica echa a perder 3 pares de cada 100 pares, lo cual no es extraño encontrarse en la industria. Encontramos en la tabla 3.1 del capítulo III que una empresa con un IR e 6 % ¡ dedica 3 semanas del año, en reprocesar los productos defectuosos ! Se presenta en este capítulo una recopilación de datos relacionados con este problema obtenidos de estudios realizados por el autor de la tesis, estudios realizados por el CIATEC y entrevistas con industriales de la región. Fueron en total 11 plantas consideradas en el estudio. Inicialmente, 8 de las 11 plantas ( más del 70 % ) desconocían la magnitud del problema. No tenían ninguna clase de registros que sea útil para medir el problema. Los resultados a detalle del estudio se presentan en la siguiente página. 48 49 ¿ Qué nivel es considerado adecuado para el índice de Reprocesos ? En el presente trabajo, en el capítulo IX, encontrará que con esfuerzos razonables por alcanzar un mínimo de reprocesos se logró un nivel promedio de 1,13 %. Debido a que la unidad de producción en la industria del calzado son pares y no pies , considero un porcentaje de 1 % como objetivo a lograr. Esta es una opinión personal, basada en 5 años de experiencia en la industria del calzado. Reducciones mayores probablemente representarían incrementos en los costos por necesidad de adquirir maquinaria especial, materiales de mayor calidad y otros factores, cuya implantación probablemente no sería rentable. Este nivel de reprocesos equivale a l % / 2 % = 0.5de Semana Perdida, lo cual es razonable para la operación de un año. Si observamos la siguiente gráfica(12), veremos que el nivel de cero defectos tiene un costo demasiado elevado, por lo que se debe encontrar un equilibrio: Costo de prevenir fallas 50 LAS CAUSAS DE LOS REPROCESOS El objetivo del presente capítulo es el de hacer un análisis general de la problemática enfocado a la estructuración de la información relacionada con los reprocesos para diferenciar las causas de los efectos y la manera en que estos están relacionados. Como resultado de este capítulo, el lector tendrá los elementos necesarios para entender la problemática lo que lo pondrá en una posición más favorable para atacar el problema. Si bien es cierto que no es posible tener un proceso perfecto, en el cual el porcentaje de reprocesos sea prácticamente cero, sí es posible reducir el problema. Lo importante es conocer las verdaderas causas del problema y entenderlas para poder atacarlas. j Debemos atacar las causas y no el síntoma (efecto) ! Para conocer cuales son las verdaderas causas aplicaremos algunos métodos cualitativos para la planeación y solución de problemas, como ser Diagramas de Causa - Efecto y Diagramas Sistemáticos. 52 1) EFECTO El efecto es la consecuencia de una causa. El efecto ya se estudió detalladamente en el capítulo III. Nuestro interés principal ahora radica en conocer y entender las causas para poder eliminarlas. Para esto nos apoyaremos en Diagramas Causa Efecto. [ CAUSAS ) ( EFECTO ) Todos los signos de interrogación son áreas de oportunidad que en la mayoría de los casos dejamos pasar desapercibidas. Tenemos desconocimiento de qué son y cuánto nos afectan, y en lugar de averiguarlo, nos unimos al enemigo "efecto" y aprendemos a vivir con él. En otras palabras, podemos decir que el problema nos controló a nosotros y no nosotros al problema. ¿ Control ? Pero, ¿ cómo lograrlo ? Ya conocimos el problema al analizar su importancia, ahora debemos entenderlo. Pasemos a convertir las interrogantes en información útil para lograr el entendimiento 53 2) CAUSAS GENERALES: EXPANSIÓN DE GRANDES RAMAS Como es común, para determinar las causas generales tomemos los aspectos considerados normalmente para el análisis de causas: • Mano de Obra* • Maquinaria y Equipo • Medio Ambiente • Método • Materiales Además, por su importancia en el tema que tratamos, incluiremos 2 aspectos más: Diseño e Información. La importancia de estos dos elementos nuevos se manifestó en una sesión de lluvia de ideas, en la cual varios factores relacionados con los reprocesos pertenecían a aspectos de Diseño y manejo de Información. CAUSAS GENERALES: Alguno* autores manejan el termino "Mente de Obra", ya que se considera que no solamente se trabaja con las manos sino también con la mente 54 3) DIAGRAMA SISTEMÁTICO: EXPANSIÓN DE PEQUEÑAS RAMAS Para cada uno de los elementos anteriores se realiza un ejercicio de lluvia de ideas y se ordenan en un Diagrama Sistemático, en el cual en la base ponemos las causas que contribuyen a que se den los elementos que los siguen en las ramas superiores, hasta llegar a la causa general contenida en el Diagrama Causa - Efecto del punto anterior. En realidad, los DiagramasCausa - Efecto y Diagrama Sistemático utilizados en este análisis podrían ser generalizados en gran parte para explicar las causas de reprocesos en el caso general de la manufactura. Ambos diagramas son muy similares en su construcción y contenido. En los Diagramas Sistemáticos desarrollados para elaborar la expansión de las ramas pequeñas de cada una de las causas generales de los reprocesos, el nivel de detalle no es tal que se lleguen a especificaciones precisas, sino suficiente para comprender mejor la estructura de los elementos que en conjunto son causas probables de la generación de reprocesos en el proceso de manufactura. La utilización de los Diagramas Sistemáticos son útiles en este caso ya que permiten desarrollar una estructura de elementos de causa y efecto por niveles y con relaciones lógicas para cada una de las causas generales del Diagrama Causa - Efecto de manera independiente, por lo que se dispone de más espacio para el análisis gráfico. 55 DIAGRAMAS SISTEMÁTICOS PARA ENCONTRAR RAMAS MENORES Interpretación de los diagramas que se presentan a continuación: En la parte superior del diagrama se presenta la causa general del problema, que corresponde a una de las causas generales del Diagrama Causa - Efecto presentado anteriormente. En los siguientes niveles se muestran las causas que a su vez aportan a la causa general, y así sucesivamente, hasta llegar al nivel de detalle suficiente para que podamos tener una visión holística de la estructura que tienen las causas que nos llevan a altos índices de reprocesos. Antes de la presentación de los Diagramas Sistemáticos se muestra a continuación la manera en que estos están relacionados con el Diagrama Causa - Efecto presentado anteriormente: MANO DE OBRA: MEDIO AMBIENTE: 57 MÉTODO: MATERIAL: 58 MAQUINARIA Y EQUIPO: DISEÑO: INFORMACIÓN: Con la información presentada en este capítulo, el lector ya tiene un mejor entendimiento de la problemática de los reprocesos, principalmente de las causas que generan los elevados IR en la industria. Para poder atacar definitivamente este problema, el capítulo VI de esta tesis ofrece una descripción general sobre los aspectos de diseño, implantación e importancia de los sistemas de control, información muy útil para tener más elementos que incrementen la probabilidad de éxito de nuestras acciones en contra de los reprocesos. 60 DISEÑO Y PLANEACIÓN PE LOS SISTEMAS PE CONTROL PE REPROCESOS 62 Introducción: El objetivo de este capítulo es el de presentar los principios elementales de control enfocado a los reprocesos, y la relación de estos con los sistemas de toma de decisiones y los sistemas de información. En este capítulo el lector tendrá un conocimiento básico de la importancia de los elementos debe considerar en la planeación y el diseño de un sistema de control de los reprocesos. Si en el diseño de un sistema no se consideran todos los elementos necesarios para asegurar el buen funcionamiento y continuidad de sistema, este está destinado a fracasar. En el caso de los reprocesos tenemos el interés de disminuir en la medida de lo posible el IR y mantenerlo a niveles muy bajos. Si el sistema no tiene los elementos necesarios para asegurar una adecuada planeación, control, toma de decisiones, seguimiento y control de los avances, entonces probable que solamente será un resultado temporal el que se obtenga. El control es parte de un sistema mayor: Un Sistema de Información para la Administración (MIS) que es el que nos permitirá tener control de la situación, siempre y cuando esté bien diseñado. Por lo tanto la planeación de este sistema debe ser llevada a cabo considerando varios elementos que se presentan en este capítulo. La planeación es la proyección de un futuro deseado (13). Y debemos lograr que el futuro deseado que proyectemos se realice, para lo cual necesariamente debemos llevar un control. El control nos permitirá cumplir los objetivos que se establecen una vez que se tiene conocimiento y entendimiento de ía situación gracias al apoyo de los sistemas de información y toma de decisiones. La importancia del control radica en que alguien o algo lo tiene: Más vale tener el control de una situación a ser controlado por ésta, y eso es precisamente lo que lograremos si La importancia del control radica en que alguien o algo lo tiene: Más vale tener el control de una situación a ser controlado por ésta, y eso es precisamente lo que lograremos si diseñamos el sistema de control de reprocesos considerando todos los elementos necesarios para asegurar el éxito del sistema. 63 Planeación del Sistema de Control: Para la planeación del sistema de control se deben definir los siguientes elementos: • Fines: El objetivo es reducir en la medida de lo posible los índices de reproceso IR a corto plazo. • Medios. Se empieza por conocer y entender el problema mediante el análisis y medición de los datos o registros que se generan. • Recursos. Se utiliza la participación de círculos de calidad, registros detallados de reprocesos y juntas de evaluación. Posteriormente, si es necesario, se utiliza un sistema de información en tiempo real para que la toma de decisiones sea oportuna. • Realización: Los detalles se presentan en los capítulos VII y VTII. • Control: Se utilizan diagramas de pareto y las técnicas necesarias para la toma de decisiones para prever o detectar las causas de los reprocesos, para corregirlos sobre una base de continuidad y dar seguimiento a los avances del plan. 64 El enfoque de sistemas y la planeación Para hacer más claros los conceptos, haremos una fusión del círculo de E. Deming o ciclo de calidad (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) y la idea básica del enfoque de sistemas (entradas, proceso y salidas) relacionados con la planeación. El problema de los reprocesos es un problema de sistemas y debe ser analizado con un enfoque de sistemas. Esto se presenta a continuación: FIGURA 6.1: Las partes de la planeación. el enfogue de sistemas y el proceso de mejora continua 65 CONTROL: Ya estudiamos en panorama global de la manera en que se pretende atacar el problema, donde el control forma parte esencial del sistema. Por su importancia, en el presente trabajo desarrollaremos este punto con más detalle. Algunos sinónimos de control son: • Comprobación • Supervisión • Examen • Inspección • Registro • Verificación • Dirección • Mando • Dominio El control es evaluar las decisiones, incluyendo las de no hacer nada, una vez que se han tomado. Por otro lado, el control también es el gatillo para una nueva toma de decisiones, las cuales a su vez serán también evaluadas. Podemos apreciar entonces, que el control forma parte de un ciclo, como se aprecia en la Figura 6.1. Aplicando el enfoque de sistemas, podemos encontrar el punto en el cual se presenta la necesidad de utilizar el control y su relación con las salidas y entradas de cualquier sistema, como se mostró en la Figura 6.1. Podemos concluir que el control es tanto generador de toma de decisiones como consecuencia de la toma de decisiones. Se evalúan decisiones tomadas y se toman decisiones en función de los hallazgos de la evaluación. El control tiene efecto sobre todas las etapas del ciclo mostrado en la Figura 6.1, lo cual se muestra en la Figura 6.2. 66 Planeación de los Mecanismos de Control FIGURA 6.2 Los 4 pasos del control El control requiere de 4 pasos para ser llevado a cabo: 2. REUNIR INFORMACIÓN REAL 3. COMPROBAR DISCREPANCIA REAUPRONÓSTICO Pero el control es parte de un sistema mayor, como se mencionó en la introducción. En los cuatro elementos de la Figura 6.2 está implícita la necesidad de contar con información y un medio de manipularla para que ésta nos permita tomar decisiones acertadas. Lo anterior nos lleva a la conclusión de que el control es parte de unsistema mayor y que está necesariamente relacionado con otros elementos para que su funcionamiento sea eficiente. A continuación se presentan los elementos que están relacionados con el control y la manera en que estos forman el sistema mayor. 67 £1 control, la toma de decisiones y los sistemas de información Debido a la relación directa del control con la toma de decisiones, no podemos negar que la información es vital para el control. Sin información no se pueden tomar decisiones acertadas. Por lo tanto, los sistemas de información y toma de decisiones no son excluyentes de los sistemas de control. (13) Entre los tres se forma el sistema mayor que denominaremos MIS (Management Information System) o Sistema de Información para la Administración. FIGURA 6.3 Sistema de Información para la Administración MIS Como se aprecia en la gráfica, ninguno de los tres elementos puede existir en forma independiente. Si no se consideran estos tres elementos en un sistema que nos permita tener el control de la situación, entonces los resultados serán pobres. 68 Cualquier sistema complejo con componentes que interactúan requiere de un enfoque sistemático y sistémico para su planeación y el análisis si el objetivo es el de buscar el beneficio del sistema global más que el beneficio individual de algunos de los componentes. Si se consideran estos tres elementos en el sistema que se diseña para el control de los reprocesos, entonces se tendrá una gran probabilidad de éxito en el funcionamiento de éste. Sin embargo, es preciso tener siempre en mente que se trata de un sistema socio - técnico y que la parte humana del sistema debe ser capacitada y evaluada constantemente. Se recomiendan las siguientes lectura para fines de estudios más detallados sobre el tema: Ackoff L. Russel, "Un concepto de planeación de empresas", Limusa, México Cárdenas Miguel A., "El enfoque de sistemas. Estrategias para su implementación, Limusa, México 69 En este capítulo no se pretende desarrollar toda una teoría compleja sobre la formación, mantenimiento, y características de los círculos de calidad. El objetivo es el de demostrar que la participación de círculos de calidad para disminuir el problema de los reprocesos es una alternativa económica y genera resultados excelentes. Para lograr el objetivo, se presenta un caso real, en el cual se formó un círculo de calidad en una empresa dedicada a la fabricación de zapatos de piel natural. A inicios del año, se formó un grupo de 5 personas, entre ellas el supervisor del área de pespunte. Todos tenían un interés en común: Reducir algunos problemas que se presentaban en producción constantemente y que no les permitía ganar un bono que la empresa ofrecía en función de la productividad. Aquí se mencionaron elementos importantes que se deben considerar si se desea formar un círculo de calidad que tenga éxito. • Los integrantes tenían un objetivo común • Existía un factor de motivación La participación del supervisor como líder del grupo y el apoyo del gerente de producción en la conducción del grupo en relación a métodos de detección de problemas y su medición también fueron decisivos. Cuando se formó el grupo, el primer paso fue decidir cómo se trabajaría. Una breve discusión llevó a las siguientes conclusiones: • El grupo tenía como objetivo elevar los niveles de productividad (par/hombre) de la empresa. 71 • Todos los resultados debían ser medidos en términos cuantificables, para lo cual había que empezar a medir la situación actual para tener posteriormente puntos de referencia sobre los logros del grupo. La factibilidad de la medición de los resultados se considera como factor de éxito o fracaso en la implantación de los círculos de calidad( ,4). • Entre otros, un problema a ser considerado sería el de los reprocesos. El grupo sabía que esto debía necesariamente ayudarles a mejorar la productividad. • El problema de los reprocesos se mediría en función del porcentaje de pares echados a perder de la producción semanal. (índice de Reprocesos ) • El grupo tenía que manejar herramientas básicas como diagramas de pareto, diagramas causa-efecto y cálculos simples de porcentajes para manejar la información eficientemente. • El grupo se reuniría una vez a la semana durante una hora para estudiar la información obtenida en la semana y tomar decisiones y planes de acción. Desde la primera sesión se discutió la importancia dé medir el problema. Se asignó un responsable de registrar los datos de lo$ reprocesos para conocer la magnitud del problema y sus causas. Para lograr esto de manera eficiente, la aplicación de la estadística se considera elemental, como base de mejora de la calidad(15). Mientras transcurría el período de recolección de datos (ETAPA "A" = 5 Semanas) , el grupo recibía capacitación sobre el manejo de las herramientas mencionadas anteriormente. Los datos de los reprocesos se registraban en una carpeta con las siguientes columnas. • Fecha • Pies defectuosos • Estilo • Tipo de Piel • Causa del defecto 72 Para empezar era una lista suficiente. Realmente el primer dato importante era conocer el índice de Reprocesos IR. Las primeras 5 semanas de recolección de datos arrojaron el siguiente resultado: Promeddio de IR = 6.56 % De acuerdo a la Tabla 3.1, esto revelaba que se perdían de tres a cuatro semanas al año en reprocesar lo que se echaba a perder. Esto significaba que la fábrica trabajaba todo ese tiempo sin generar utilidades, ¡ y además cubría el costo de desperdicio de material echado a perder ! Al término de la quinta semana se analizaron las causas de los reprocesos a detalle. Para esto, el grupo ya tenía una lista con los defectos más comunes en su proceso y los había clasificado con números. La utilización de los diagramas de pareto y causa efecto fueron las herramientas principales del grupo para empezar a atacar el problema (ETAPA "B" = 7 semanas). Los resultados no tardaron en manifestarse. Un resumen de lo que ocurrió en las primeras semanas de trabajo del Círculo de Calidad se muestra a continuación: 73 74 Una vez logrado el nivel de aproximadamente 2 % de reprocesos (Inicio de ETAPA C) , el grupo de trabajo ya no tuvo éxito en superar el problema, a pesar de diversos intentos. Con este logro y otros problemas que el grupo había controlado en gran medida, los incentivos o bonos de producción llegaron a niveles de hasta 14 %. Cada vez era más difícil reducir el nivel de reprocesos. A pesar de los esfuerzos, no se mejoró el nivel. Sin embargo, es notable que el IR se mantuvo bastante estable durante varios meses, y esto gracias a la constancia del grupo. Como predica el dicho popular: "Lo difícil no es llegar, sino mantenerse". El grupo dejó de operar con el tiempo, ya que no veían nuevos éxitos en sus resultados, además es posible que la asignación de responsabilidades baya sido deficiente, ocasionando la desintegración del grupo ( v c r 1 6 ) . Jamás se consideró que el mantenerse en un nivel de 2 % era en cierta forma un éxito semana a semana. Después de aproximadamente 8 meses, el grupo se desintegró. Deming diría con toda razón: Faltó constancia en el propósito. El estancamiento del grupo trajo consigo la frustración y la consecuente desintegración. ¿Por qué no mejoraba el IR? ¿Necesitaba el grupo una herramienta de análisis diferente? Analizando la manera de trabajar del grupo podemos encontrar una posible respuesta: El grupo se juntaba una vez a la semana. En esta sesión analizaba la información recabada durante la semana y la analizaba con un diagrama de pareto. De este análisis decidía qué causa de reprocesos tratarían de disminuir én la semana, y en ocasiones se apoyaban en la lógica de los diagramas de causa efecto. No eran necesarias técnicas más complejas debido a la naturaleza de los problemas. El plan se ponía en accióny se esperaba ansiosamente el resultado del plan en la siguiente semana. Los registros eran a mano, en un cuaderno. Era una tarea muy pesada el ordenar los datos , calcular porcentajes y hacer el análisis de pareto y actualizar las gráficas de reprocesos de la 75 planta. Ya prácticamente no quedaban ganas de diseñar un plan de acción. Las sesiones eran monótonas y aburridas. Se seguía la rutina de siempre, pero ahora los resultados ya no se daban. Algo había cambiado. Cada semana lo mismo, y todo para no lograr reducir el IR. En las gráficas de pareto de las primeras semanas se veía claramente cuales eran las causas de reprocesos más comunes, y estas se repetían de manera consistente aun si dividíamos las gráficas para cada día. El tipo de problema y su posición en el diagrama de pareto prácticamente no variaban. Esto hacía que las soluciones en un inicio fueran obvias. Los resultados, al atacar los problemas a criterio de los diagramas de pareto fueron muy buenos. Los ahorros de perder la utilidad de casi 4 semanas a la de perder solamente 1 semana justifican plenamente la pequeña inversión que representaba pagar al círculo de calidad una hora extra a la semana a cada miembro del equipo. Además, no se debe olvidar que este problema no es el único que el circulo de calidad disminuyó, y que consiguió un incremento en la productividad considerable. La rentabilidad de los círculos de calidad bien dirigidos no se puede cuestionar. Sin embargo, en las últimas semanas el cuadro es diferente. Los diagramas día a día y semana a semana son muy diferentes entre sí. Ya no se podía concluir con certeza cual era una causa crítica de los reprocesos. Todos los problemas prácticamente ocupaban el primer lugar. En la siguiente página se resume de manera general el cambio que los datos sufrieron a lo largo del tiempo. 76 Cambio drástico en el comportamiento de los datos: En las últimas semanas, esperar una semana para conocer los resultados era demasiado tiempo entonces. Debido a que cada día presentaba un panorama de causas de reprocesos muy diferente a los demás días, el tiempo de espera de una semana para analizar la información carecía de todo sentido. 77 La siguiente figura muestra cómo durante varias semanas el IR se mantuvo constante sin lograr cambios a pesar de sus esfuerzos. Las gráficas de la página anterior nos muestran que todos los días la situación era diferente, por lo que pretender solucionar el problema una semana después de que ocurrieron las cosas no tenía efecto alguno. En esa semana el panorama había cambiado demasiado. FIGURA: Fotografía de una gráfica de los IR utilizada en la planta para difundir a todo el personal la situación de este problema. El diagrama incluye en la parte inferior y en orden de importancia los principales problemas que ocasionaron los reprocesos. Se aprecia que el IR es estable y no tiene una tendencia a la baja, al contrario de lo que muestran los números en un inicio cuando se formó el círculo de calidad. Las causas de los reprocesos ya no eran muy comunes como en un principio. Ahora el grupo se enfrentaba a un tipo de causas cuyo origen eran características que surgían en el momento, como ser • Desajuste de una máquina • Una partida de piel muy seca o débil • Falta de manufacturabilidad del estilo • Equivocaciones en especificaciones • Cambios en la temperatura y humedad del ambiente 78 Todas estas causas que en un principio no ocupaban los primeros lugares de la lista, ahora eran las principales. Las causas anteriores a estas ya habían sido eliminadas. Sin embargo, la espontaneidad con que surgían estas causas hacía difícil su manejo. Ante este panorama, la gerencia de producción decidió que una manera de reducir aun más los índices de reprocesos es contando con un sistema que en tiempo real retroalimente al jefe de planta y supervisor sobre las causas de reprocesos del día y a todas horas. Además, por la naturaleza de las causas que se manifestaron en las últimas semanas, había que tener la facilidad de manejar los datos y gráficas de manera expedita y con posibilidad de analizar la información en función de tipo de piel, estilo, tipo de defecto y muchas otras variables que permitirían hacer un análisis eficiente para la toma de decisiones y la elaboración de planes de acción adecuados para el momento. ¿ Cómo lograrlo ? Una opción es: Utilizar un programa de computadora que esté disponible en la planta en todo momento. El siguiente capítulo presenta un caso real sobre la aplicación de un sistema de tiempo real implantado en la misma fábrica en la que se llevó a cabo el desarrollo del presente capítulo. 79 "Estrategia eficaz para reducir los reprocesos" SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL Introducción: Como resultado del cambio que sufre el comportamiento de los datos a medida que se ataca el problema de los reprocesos, nos vemos en la necesidad de desarrollar una estrategia qué permita llevar un control en tiempo real del problema. El tiempo real es un término que indica que la computadora está constantemente activa y tiene toda la información actualizada al momento. La computadora está siempre preparada para recibir, procesar y dar información.(7) La aplicación de los sistemas relacionados con la informática en el 'día a día' para el control de calidad no se consideran hoy en día un lujo (17 ). Es cada vez más común encontrar empresas dónde coexisten procesos automáticos con otros que no han cambiado en décadas (18). Se implantó un sistema de información en tiempo real en la misma planta de fabricación de calzado de piel natural, en la cual por medio del esfuerzo de uri círculo de calidad se logró reducir el IR de un promedio inicial de 6.56 % a un 2.03 %. Estos sistemas en tiempo^ real permiten tener la información correcta, en el momento oportuno y el lugar adecuado El programa se instaló en una computadora en la planta de fabricación. Cada vez que se genera un reproceso, el supervisor inmediatamente registra la información en la computadora y obtiene un diagrama de pareto automáticamente. Con esta información actualizada el supervisor toma las acciones correctivas y preventivas que crea convenientes. 81 Generalidades del sistema: Antes de estudiar los resultados de la implantación del sistema se presentan sus características generales: • Es un sistema diseñado a la medida, de acuerdo a las necesidades de la empresa • El programa se desarrolló en FOX-Pro • Es un programa relativamente sencillo y no requiere de un equipo sofisticado. Es posible ejecutarlo en una computadora 386 con 2MB, equipo que muchos considerarían obsoleto en la actualidad • El programa es amigable, considerando los conocimientos limitados en computación de los usuarios • El programa cuenta con diversos reportes que permiten hacer análisis de la información rápidamente No se requiere una inversión fuerte para implantar el sistema. Incluyendo el equipo, software y capacitación se requiere de aproximadamente $ 2,000 dólares, considerando un equipo 486 DX con disco duro de 640 MB, Monochromático y 4 MB RAM, Sistema FOX PRO y desarrollo del sistema. Obviamente, este equipo es demasiado avanzado para el sistema, pero es de lo más elemental que se encuentra actualmente en el mercado. Con computadoras de segunda mano y si ya cuenta con el sistema FOX PRO, el costo puede descender a la mitad. 82 El sistema cuenta con los siguientes módulos: a) Catálogo de defectos, lo cual incluye: • No. de defecto • Descripción • Observación • Sugerencia para solucionar el problema En este módulo se hacen altas, bajas y modificaciones de los datos de la lista. El registro reservado para las "Sugerencias para solucionar el problema" se utiliza para utilizar a la computadora como un "sistema inteligente" que pueda darnos sugerencias cuando se presente un problemacon mucha frecuencia. Este registro nos permite "enseñar" a la , computadora. Cada vez que una solución muestra resultados satisfactorios, ésta es registrada en la computadora para que posteriormente sea utilizada como sugerencia por la computadora al problema específico que se trata. ¡ Esto es clave y base de la mejora continua! ( 2 0 ) La información de este archivo es utilizada para hacer referencia a una lista de defectos estandarizada, haciendo referencia a un No. de defecto. 83 b) Módulo para introducir ¡a producción (en pares) del día: Este módulo es utilizado para introducir la producción del día cada vez que se registra una "piocha" y al final del día se registra la producción total del día. Este dato es necesario para que el sistema pueda calcular el índice de reprocesos en función de los pares producidos y los pies echados a perder (piochas). Los datos que se introducen son solamente la fecha y la cantidad de pares fabricados. c) Módulo para registrar los reprocesos: Los datos que se registran en esta módulo son los siguientes: • No. de Estilo • Fecha • No. de defecto • No. de pies defectuosos • Tipo de piel • Color de piel • Responsable • Observación 84 d) Módulo de reportes y consultas con las siguientes opciones: Gráfica de pareto por intervalo de fechas por: • Defecto • Estilo • Tipo de Piel • Responsable En base a la información que se obtienen de estos reportes y consultas es posible tomar acciones correctivas adecuadas para el momento. 85 Una gran ventaja del sistema: El enfoque preventivo A medida que pasa el tiempo, la pase de datos es cada vez más rica en datos. Esto permite hacer un análisis de los datos cada vez más confiable. En esto radica la importancia de que los industriales en la rama del calzado empiecen lo antes posible a implantar técnicas de control de calidad asistidas por ordenadores, como lo hace la mayor parte de los fabricantes de otras industrias en la actualidad (21). Lo interesante, y esto es lo que realmente hace muy potente la estrategia del sistema de información en tiempo real, es que el enfoque que anteriormente (como trabajaba el círculo de calidad) era correctivo, y ahora es principalmente preventivo. Para prevenir cualquier situación que incremente al IR, solamente se debe solicitar información a la máquina sobre cuales son los puntos críticos del proceso donde se presentan dificultades para el Estilo y Tipo de Piel que se está programando para la producción, y en base a esta información tomar las acciones preventivas adecuadas. Algunas acciones pueden ser prevenir al operario involucrado de que debe poner cuidado especial en su operación para el estilo en cuestión, preparar o acondicionar la piel con productos químicos que le permitan una mayor flexibilidad o cualquier otra acción adecuada. La prevención, más que la acción correctiva es la que influye en el logro de reducción del IR. 86 El factor humano: Durante 17 días, periodo que duró el desarrollo, implantación del sistema, capacitación del usuario y pruebas piloto se dejó de controlar el problema de los reprocesos. El círculo de calidad ya había dejado de participar. Durante estos 17 días, que denominaremos etapa D, únicamente se registraban datos de reprocesos, pero sin tomar acciones correctivas. La ausencia del control del problema en la planta era obvia. La falta de monitoreo de los reprocesos en este periodo tuvo como consecuencia un comportamiento completamente fuera de control del IR para cada día. El promedio de estos día se incremento de 2.03 % a un IR de 4.66 %. Los IR diarios mostraban valores dentro del rango de 1.03% a 14.57 %. Esto muestra la importancia de ejercer cierto grado de control que sea perceptible por el personal Cuando no hay control de ninguna clase, los procesos y actividades se llevan a cabo bajo condiciones poco favorables para el sistema. Es necesario al menos un seguimiento de lo que ocurre, aunque no se haga nada al respecto. En ocasiones, con sólo apuntar el problema, éste se resuelve en gran medida. Esto lo ha vivido todo aquel que tiene un trabajo muy relacionado con el factor humano. 87 Resultados de la implantación del sistema de tiempo real: El día No. 18 se implantó el sistema formalmente. A esta etapa la denominaremos etapa E, y su duración es de 22 días* (hábiles). En ese momento ya se tenía almacenada una cantidad considerable de información relacionada con los reprocesos, lo cual permitió aplicar el enfoque preventivo desde un inicio. Inmediatamente el ambiente en la planta cambió. Todo el personal está enterado que los reprocesos son controlados en tiempo real por el supervisor. El IR rápidamente muestra un comportamiento con varianza y media menores. En la siguiente página se muestra los resultados obtenidos en las etapas D y E, incluyendo el promedio de las etapas A y B y C para referencia y comparación. Es el tiempo del que se dispone para el proyecto antes de documentar los resultado. Debido a la estabilidad y consistencia de los datos se considera que es un lapso de tiempo suficiente para validar con un alto grado de confianza los resultados obtenidos. 88 89 La tabla de los promedios dé la página anterior muestran que existe un ahorro de aproximadamente $ 5,500 dólares anuales adicionales a los que se obtenían con la participación del Circulo de Calidad. El JR, con la misma base de comparación, bajó de 2.03 % a un promedio de 1.13 %. Si se hace referencia al Capítulo DI, "Midiendo el problema de lps reprocesós", se aprecia que el 0.9 % de reducción en lps reprocesos es significativo no solamente desde el punto de vista económico, sino también del control en la planta y cumplimiento de fechas de entrega y tiempo productivo. El supervisor a cargo del sistema comentó que el éxito de éste se debe principalmente a dos factores: 1. El enfoque de prevención 2. La presencia constante del control sobre los reprocesos que hace que los operarios sean más cuidadosos en su operación. Con un IR tan bajo, ya el manejo de la información para obtener un diagrama de pareto del día ya no es problema, pero la facilidad que brinda el sistema para obtener diagramas de pareto para cualquier intervalo de tiempo y para diferentes criterios es lo que permite cambiar del enfoque correctivo al enfoque preventivo. 90 Se logran mejores resultados que con la aplicación de círculos de calidad y se destina menos tiempo a atacar el problema. El éxito del sistema es tal que se implantará en otras plantas de producción de calzado de la misma compañía. Se estima que de esta manera los ahorros anuales serán de aproximadamente $ 100,000 dólares para la compañía ( $ 2,000 dólares semanales ) . La inversión se recupera en aproximadamente 1.5 a 3 semanas para las tres plantas de fabricación de la compañía, dependiendo del equipo adquirido. Existen también en el mercado programas para el control de la calidad asistido por ordenador que utilizan técnicas estadísticas muy complejas. Sin embargo, para el problema de los reprocesos en la industria t^el calzado no se requiere de un sofisticado sistema. Sin embargo, cómo referencia a programas existentes en el mercado se recomienda estudiar el catálogo de software que se presenta en la bibliografía referenciada con el Ño. 22. 91 CONCLUSIONES La magnitud del problema de los reprocesos en la industria del calzado de la región es considerable. No tenemos una cultura de eliminación de desperdicio. Se atacan los síntomas y no los problemas en sí. Los problemas relacionados con los reprocesos no son analizados adecuadamente. La medicióp de los problemas y el análisis de los datos no son métodos utilizados con frecuencia. Al recabar información para conocer la situación actual de esta problemática en la región se detecta una verdadera carencia de conocimiento, entendimiento y preocupación por
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