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No. Nombre de la Auditoria Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observaciones Situación Aclaración o Cumplimiento de la Observación Dictamen o Resultado Final 3 4 De la revisión de la documentación sobre el registro y altas en padrón de proveedores se observó un taller del que se percibe un conflicto de intereses. Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. Fiscalía General del Estado de Jalisco Dirección General de Contraloría y Visitaduría Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventivas Informe Auditorías, Fondo de Aportaciones para Seguridad Pública, ejercicios 2016-2015 Mejora de los controles internos para la optimización de los Recursos Financieros, Humanos, Materiales y Tecnológicos de la Dependencia, coadyuvando con ello, a la mejor Procuración de Justicia. Se dio a conocer las observaciones al ente auditado mediante el acta de auditoría y visita con el fin de que se le de seguimiento y realicen las adecuaciones respectivas. Se turnaron las actas al área jurídica de la Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva. Acta circunstanciada de auditoría. Área de Aplicación 1 Adquicisiones de Servicios de Talleres Externos Coordinación General de administracion y Profesionalizacion de la Fiscalía General del Estado de Jalisco Área de Talleres Externos Falta de transparencia en la frecuencia de asignación de servicios a proveedores. 23/03/2016 06/01/2017 2015 y 2016 1 Respecto de la revisión de los procesos, procedimientos y “controles internos” se observó lo siguiente: No se cuenta con Manuales de Procesos, Procedimientos y Descripción de Funciones. No hay procesos homologados ya que existen 02 áreas con el mismo fin “Adquisiciones de Servicios de Talleres Externos” más con diferente procedimiento y distintos registros documentales. Los documentos para control interno emitidos para ambas áreas relacionados con los procesos llevados a cabo se vulneran, esto en razón de que no guardan orden cronológico, se emiten y firman después de realizado el servicio. Los registros en el sistema denominado “Resguardo de Vehículos” o “Carrito” son inconsistentes, debido a que se localizaron registros que en la captura se omite información tal como placas, concepto de la reparación, número de facturas, número de oficio diagnostico o numero de vale. No hay políticas internas para la recepción de la facturación de proveedores, es decir el proveedor una vez facturado tarda hasta un mes en entregar el documento al área de facturación las facturas sobre los servicios realizados son entregadas por el proveedor a las áreas de “facturación” la cual se encarga de recabar las firmas del Resguardante de la Unidad, Vo. Bo. del Encargado de Taller, Vo. Bo. del Coordinador Vehicular, así como la autorización del Director de Área de Recursos Materiales, situación que puede tardar desde 5 días hasta seis meses. En el área denominada Taller del Estado (Taller Las Animas) no existe segregación de funciones es decir, no cumplen con los requisitos de control interno, debido a que en la misma área el personal que genera los diagnósticos, la solicitud de reparación, y la asignación de servicio al proveedor también firma los documentos de autorización y comprobatorios del servicio (facturas).Se localizaron a 05 cinco Elementos Operativos realizando funciones administrativas es decir no acordes a la naturaleza de su nombramiento. 2 De la revisión de los registros del software utilizado como “control interno” se identificó que se realizaron adquisiciones no apegadas a normatividad No. Nombre de la Auditoria Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observaciones Situación Aclaración o Cumplimiento de la Observación Dictamen o Resultado Final 1 Expediente en los cuales no se percibió documentación para su integracion 2 Información no registrada en la Estructura Programática en el sistema de control interno, presupuestal y patrimonial implementado como herramienta de seguimiento presentada en formato electrónico Excel. 3 Expedientes en los cuales no se encontraba documentada LA PRORROGA, de conformidad en lo establecido en la Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Estado de Jalisco. 4 Expedientes en los cuales al analizar la integración no se localizarón copias de facturas 5 Expedientes en los cuales se percibió falta de transparencia en la documentación mediante sello, nombre y firma de que reciben de acuerdo a las especificaciones estipulada en los pedidos y contratos respectivos. 6 Expediente en los que no se percibió documentos el medio por el cual se le hace del conocimientop al proveedor las tallas de conformidad a lo establecido en el contrato de prestación de servicios 7 Expedientes en cuya orden de compra, no se aprecia firmada por el proveedor 8 Expediente que en la integración no se incluyó lo relacionado con la terminación del servicio a entera satisfacción 9 Expedientes en los cuales no se percibió copia del contrato respectivo 10 Expedientes que durante la auditoria se encuentran en proceso de licitación para adjudicación; contraviniendo a lo establecido en los críterios generales para la administración y ejercicio de los recursos del fondo de aportaciones para la seguridad pública de los estados y del distrito federal en su artículo 13 respecto a la adminiostración de los recursos, delimitándolo a lo siguientes las entidades federativas deberan aplicar conforme al principio de anualidad los recursos del FASP 11 Expediente en el que no se localizó el documento mediante el cual se realiza el pago por se acreedor a sanción debido a entrega tardía 12 Expediente en el que no se localizó copia de la orden de compra 13 Expediente en los cuales no se localizó lo relacionado con la copia de las actas de entraga 2 Auditoria relativo a la Programación, Ejecución, Control Y Seguimiento de los Recursos de índole Federal (Fonfo de Aportaciónes para la Seguridad Pública de los Estados y del Distrito Federal) proporcionados para los ejercicios 2015 y 2016, así como los procedimientos y controles internos implementados para este rubro Coordinación General de Administracion y Profesionalizacion, en especifico la Dirección General de Recursos Humanos, Financieros y Materiales de la Fiscalía General del Estado de Jalisco Área Coordinación de Recursos Fedeales Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. Mejora de los controles internos para la optimización de los Recursos Financieros, Humanos, Materiales y Tecnológicos de la Dependencia, coadyuvando con ello, a la mejor Procuración de Justicia. Se dio a conocer las observaciones al ente auditado mediante el acta de auditoría y visita con el fin de que se le de seguimiento y realicen las adecuaciones respectivas. Se turnaron las actas al área jurídica de la Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva. Acta circunstanciada de auditoría. Fiscalía General del Estado de Jalisco Dirección General de Contraloría y Visitaduría Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventivas Informe Auditorías, Fondo de Aportaciones para Seguridad Pública, ejercicios 2016-2015 Área de Aplicación 08 de febrero de 2017 31 de julio de 2017 2015 - 2016 Fiscalía General del Estado de Jalisco Dirección General de Contraloría y Visitaduría Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventivas Informe Auditorías, Fondo de Aportaciones para Seguridad Pública, ejercicios 2016-2015 No. Nombre de la Auditoria Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observaciones Fracción Genérica Fracción Especifica Observación 3 Auditoría en la Coordinación General de Administración y Profesionalización en especifico a la Coordinaciónde Vehículos de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos Materiales y Financieros de la Fiscalía General del Estado Coordinación General de Administración y Profesionalización, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos Materiales y Financieros de la Fiscalía General del Estado Área Coordinación General de Control de Vehículos Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. 27 de febrero de 2017 15 de agosto de 2017 2016 1 Se evidencio la carencia de mecanismos de control relativos a la organización, descripción de funciones del área, definición de procesos, procedimientos: 1.1 Organigrama.- El documento que se presentó como organigrama carece de funcionalidad ya que este deber de ser una representación gráfica que constituye la estructura orgánica de un área, en ella visualizar las múltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes órganos que se presentan en dicha organización, esta herramienta administrativa tiene como fin mostrar las relaciones jerárquicas y competencias en una organización. 1.2 Manual de Procedimientos.- A la fecha de la auditoría no se cuenta con los manuales de procesos procedimientos y descripción de funciones. 2 Derivado de la revisión de los expedientes de los vehículos y de los hallazgos que fueron plasmados en la presente acta, se detectó falta de documentos en su conformación, situación no apegada a lineamiento administrativo respecto a su integración de acuerdo a la Política Administrativa numeral 6.90. 2.1 31 treinta y uno expedientes, no contenían copia de la licencia de conducir. 2.2 26 veintiséis expedientes no se encontró resguardo, 2.3 06 seis no se encontraba la tarjeta de circulación. 3 14 catorce expedientes de unidades que se encuentran en “comodato” a municipios, de los cuales se percibió que no obra dentro del expediente documento que acredite las condiciones de entrega por este tipo de figura contractual, la cual debe de ser emitida por la instancia conveniente y a su vez causar la baja correspondiente en el parque vehicular de esta Fiscalía. 4 De la revisión física de las unidades se observaron situaciones no apegadas a 4.1 157 cincuenta y siete unidades, en las cuales se detectó que el resguardante que presentó el vehículo a revisión es distinto al relacionado en la base de datos. normatividad relacionadas con: 4.2 Sobre Placas de Circulación: 4.2.1 46 cuarenta y seis unidades fueron presentadas por el usuario únicamente con una placa de circulación. 4.2.2 29 unidades que aun cuando cuentan con ambas laminas, fueron presentadas con solo una placa instalada en área que para tales efectos está destinada en el vehículo. 4.2.3 01 un vehículo presentado a la revisión no portaba placas. 4.2.4 a) 26 veintiséis unidades con alteración en la nomenclatura de la placa de circulación. 4.2.5 b) 17 diecisiete vehículos con placas de circulación dobladas de tal forma que se impide la visualización de la nomenclatura “correcta lectura”. 4.2.6 37 treinta y siete automotores contaban con placas de circulación no legibles por daños, dimanado del hallazgo . 4.3 442 cuatrocientas cuarenta y dos unidades no contaban con mecanismos de seguridad o alarma. 4.4 370 trescientos setenta automotores presentaban polarizado en cristales. 4.5 89 ochenta y nueve unidades presentaban propaganda comercial (calcomanías). 4.6 685 seiscientos ochenta y cinco vehículos presentaron daños, ya sea en cristales o en su carrocería 4.6.1 586 quinientos ochenta y seis vehículos que presentaban daños en su carrocería. 4.6.2 99 noventa y nueve unidades que presentaron daños en los cristales. 5 Resultado de la revisión física de la documentación que se deber portar en el vehículo, se percibió lo siguiente: 5.1 Relativo a la licencia de conducir del usuario: 5.1.1 13 trece usuarios no presentaron la licencia de conducir al momento de la revisión. 5.1.2 17 diecisiete servidores públicos o elementos operativos presentaron la licencia de conducir con la vigencia expirada al momento de la revisión. 5.1.3 13 trece unidades los resguardantes mostraron licencia de conducir que no corresponde al tipo de vehículo (Automovilista, Chofer, Motociclista). 5.2 Por lo que ve a la obligación del portar el Resguardo debidamente Firmado. 5.2.1 218 doscientos dieciocho resguardantes de vehículos no presentaron el resguardo correspondiente. 5.2.2 418 cuatrocientos dieciocho los resguardantes o conductores, sólo portaban el resguardo con la firma del resguardante, faltando la firma de los diferentes titulares de área que en él intervienen 5.2.3 01 un resguardante presentó el resguardo de la unidad sin ninguna firma 5.3 262 doscientas sesenta y dos unidades, no portaban la copia tarjeta de circulación certificada. 5.4 285 doscientos ochenta y cinco, usuarios no exhibieron la póliza de seguro relativa a la unidad. 5.5 Por lo que ve a los Holograma de Verificación de Emisión de Gases: 5.5.1 455 cuatrocientas cincuenta y cinco unidades vehiculares, no presentaban ningún holograma de verificación. 5.5.2 194 ciento noventa y cuatro unidades únicamente portaban un holograma de verificación 5.6.2 365 trescientos sesenta y cinco vehículos, no exhibieron la Bitácora de Reparaciones, emanado del hallazgo XVIII. 5.7 01 un vehículo fue presentado por persona que no forma parte de la Fiscalía General del Estado de Jalisco. 5.8 11 vehículos fueron localizados en Talleres Externos, internados desde el año 2016, y a la fecha de la revisión no habían sido reparados. 6 Un total de 67 sesenta y siete unidades que no fue posible realizar la revisión física, debido a lo siguiente: 6.1 04 cuatro unidades que no es posible ubicar debido a que el área de “control de vehículos” desconoce la ubicación o destino de las mismas, cabe señalar que a la fecha de la revisión no había sido presentada la denuncia por el robo de las mismas. 6.2 14 unidades fueron proporcionadas a diferentes municipios del Estado de Jalisco en calidad de “comodato” 12 de las cuales se encuentran con esta figura desde el 2016 las cuales obran en plantilla, esto sin mostrar documento que avale dicha situación. 6.3 04 cuatro unidades que a la fecha de la revisión se encontraban en calidad de “activas en plantilla”, aun cuando estas ya fueron declaradas como pérdida total por daños materiales en siniestro. 6.4 06 unidades que presentan el estatus de “activas” cuentan con siniestro de robo, de las cuales 03, ya fue realizado el pago de finiquito por parte de la aseguradora. 6.5 43 unidades no fue posible su revisión, en virtud de que los resguardantes no se presentaron. 7 Derivado del análisis al control interno instrumentado por el ente auditado, para lo cual se realizó el levantamiento del proceso del ente con el fin de identificar a los actuantes y evaluar si estos son los idóneos para coadyuvar a llevar a cabo los objetivos particulares y generales de la institución, así como verificar que se cumplan con las políticas y lineamientos para el empleo y buen uso de los vehículos, a fin de contribuir proactiva y constructivamente a la mejora continua de los sistemas de control interno 7.1 Ambiente de Control: Si bien es cierto que las bases del control interno están sentadas también lo es que el ente auditado carece de programas de capacitación formal que contribuyan a socializar y sensibilizar a los servidores públicos y elementos operativos sobre la importancia de aplicar los códigos de conducta y ética institucional,aunado a ello, no se han establecido procedimientos para medir el conocimiento y apropiación de los documentos por parte de los servidores públicos ni los mecanismos implementados por el área para captar e investigar actos contrarios a la ética y conducta debido a que de los hallazgos se percibió que se vulneran los procedimientos ya que de la revisión física mensual para control interno, efectuada por parte del personal adscrito al área revisada en especifico al C. José Refugio Mendoza, no lleva a cabo sus funciones esto se menciona a razón de las observaciones realizadas por la Auditoría, tales como “Faltas de documentos” “Placas Alteradas” “Cristales Polarizados” “Siniestros al Vehículo no informados” y “Actualización de resguardos”. Así mismo se evidencia la falta de seguimiento y comunicación del área de siniestros a cargo del C. Víctor Gutiérrez Torres, debido a que no se informó a la titular de la unidad de Enlace de Control de Vehículos de la Fiscalía Central respecto a las bajas por pérdida total y/o daños a la unidades, puesto que en situaciones particulares existen vehículos automotores los cuales fueron pérdida total en el año 2016, sin embargo aún se encuentran como activos en la plantilla 2017. 7.1.1 Administración de Riesgos: No se tienen definidos los objetivos y metas de manera se tiene a bien observar lo siguiente: general de la Dirección de Área de Recursos Materiales así como el procedimiento de comunicación y coordinación entre los responsables de las áreas que intervienen en los procesos de “Vehículos” tales como “Combustible” “Resguardos” “Talleres”; adicionalmente, no están identificados, analizados y administrados los riesgos que pueden afectar la consecución de los objetivos y metas de la dependencia, pues se disponen de valores sobre el riesgo potencial respecto al uso y empleo de los vehículos sin controles encaminados a mitigar riesgos de corrupción en aquellos procesos que tienen un impacto en la operación sustantiva. 7.1.2 Actividades de Control: Se requiere fortalecer los procedimientos que contribuyen a la mitigación de los riesgos y mejorar la calidad de los controles internos en procesos clave para el logro de los objetivos institucionales. Asimismo, se requiere alinear el programa de trabajo con las políticas y procedimientos emitidos para que sus servidores públicos dispongan de los medios para encausar y cumplir con la obligación de establecer, actualizar y mejorar los controles internos en sus ámbitos de responsabilidad. 7.1.3 Supervisión: Es necesario fortalecer las políticas y procedimientos de supervisión del control interno, con la finalidad de consolidar el proceso de atención de las deficiencias identificadas y las derivadas de la presente auditoría en los sistemas de información para que sean resueltas oportunamente, ante los riesgos que puedan afectar su funcionamiento, fortalecimiento y mejora continua, así como la oportuna atención y seguimiento de los hallazgos de auditoría y de otras revisiones. FISCALÍA GENERAL DEL ESTADO DE JALISCO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORIA Y VISITADURIA DIRECCIÓN DE ASUNTOS INTERNOS Y AUDITORÍA PREVENTIVA. No. Nombre de la Auditoria Área de Aplicación Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observaciones Fracción Genérica Fracción Especifica Observación Situación Aclaración o Cumplimiento de la Observación Dictamen o Resultado Final 4 Auditoría en la Coordinación General de Administración y Profesionalización en especifico a la Coordinación de Contabilidad de la Dirección de Área de Recursos Financieros adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos Materiales y Financieros de la Fiscalía General del Estado Coordinación General de Administración y Profesionalización, Dirección de Área de Recursos Financieros adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos Materiales y Financieros de la Fiscalía General del Estado. Coordinación de Contabilidad. Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. 27 de febrero de 2017 15 de septiembre de 2017 2016 1 Respecto de la revisión de los procesos se evidenció la carencia de mecanismos de control relativos a la organización, descripción de funciones del área y responsabilidades de la emisión de la información con claridad supervisión de las mismas así como una comunicación efectiva 1.1 Organigrama.- El documento que presentó como organigrama carece de funcionalidad ya que este debe de ser una representación gráfica que constituya la estructura orgánica de un área, en ella visualizar las múltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes órganos que se presentan en dicha organización, esta herramienta administrativa tiene como fin mostrar las relaciones jerárquicas y competencias en una organización. Mejora de los controles internos para la optimización de los Recursos Financieros, Humanos, Materiales y Tecnológicos de la Dependencia, coadyuvando con ello, a la mejor Procuración de Justicia. Se dio a conocer las observaciones al ente auditado mediante el acta de auditoría y visita con el fin de que se le de seguimiento y realicen las adecuaciones respectivas. Se turnaron las actas al área jurídica de la Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva. Acta circunstanciada de auditoría. 1.2 Manual de Procedimientos.- A la fecha de la auditoría no se cuenta con los manuales de procesos procedimientos y descripción de funciones debidamente validados y autorizados. 1.3 Responsabilidad y Supervisión.- No se advirtió quien elabora las conciliaciones bancarias así como el visto bueno del Director de Área de Recursos Financieros con el fin de ejercer supervisión 2 Los registros de egresos e ingresos del auxiliar de bancos emitido por el sistema “COMPAQ” software implementado para el control interno y para la elaboración de conciliaciones bancarias, no presentan consistencia debido a que se localizaron registros que en la captura se omite información tal como beneficiario, número de factura, mismos que se globalizan sin referenciar. 3 Derivado de la revisión de los auxiliares de movimientos contables, estados de cuenta bancarios y de los hallazgos que fueron plasmados en la presente acta, se detectó una diferencia a cargo sin justificar. 3.1 Emanado del hallazgo con numeral II, inciso a, se evidenció que existe una diferencia a cargo. 4 Los movimientos y registros bancarios no se apegan a lo establecido en los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental por lo que ve a las Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Ingresos y Egresos ya que no guardan orden cronológico, se emiten y se registran después de realizado el traspaso y/o 4.1 Resultado del hallazgo con numeral I, inciso c,se identificó la conciliación de cheques cancelados posterior a la fecha de cancelación física. 4.2 Derivado del hallazgo con numeral I, inciso d, se detectaron cheques cancelados físicamente, en sistema y estos se localizaron en circulación dentro de la conciliación bancaria. egreso y viceversa, con periodos de hasta siete meses en realizarse el registro contable, por lo que al ser una contabilidad con base acumulativa al emitir un saldo por periodo mensual para ser utilizado en los diversos procesos (Arqueo Mensual etc.) que se llevan en la Dirección de Área de Recursos Financieros, resalta que el saldo en libros por los errores encontrados no es fehaciente. 4.3 Emanado del hallazgo con numeral I, inciso e, se advirtieron movimientos contables por ingresos debido a cheques certificados cancelados, de los cuales no fue localizado el deposito bancario 4.4 Advertido del hallazgo con numeral III, inciso l. 4.4.1 Procedente de la fracción I, se identificaron egresos bancarios, contabilizados después de la fecha del mismo hasta por 236 días. 4.4.2 Procedente de la fracción II, se identificaron ingresos bancarios, contabilizados después de la fecha del mismo hasta por 147 días. 5 Emanado de la revisión de los auxiliares de movimientos contables y bancarios, se identificó que no se apega a lo establecido en los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental por lo que ve a Sustancia Económica, Revelación Suficiente y Consistencia debido a: 5.1 Procedente del hallazgo con numeral I, inciso b, se advirtieron cheques cancelados, faltantes en el orden consecutivo de los registros. 5.2 Proveniente del hallazgo con numeral III, inciso f, se avistaron cheques en circulación que no se identificó su cobro o cancelación, dejándolos de enlistar en el rubro sin dejar justificación alguna. 5.3 Derivado del hallazgo con numeral III, inciso i, se detectaron movimientos contables de ingresos y egresos en pólizas de diario, de las cuales no se identificó su naturaleza y justificación. 5.4 Dimanado del hallazgo con numeral III, inciso g, resaltaron movimientos contables de ingresos, aplicados en el sistema, de los cuales no se identificó la justificación o razón de este ingreso es decir deposito en el estado de cuenta bancario, cancelación de cheque etc. 5.5 Originado del hallazgo con numeral III, inciso j, se advirtieron egresos bancarios localizados en los estados de cuenta que no se identificaron dentro de los registros contables. 5.6 Expedido del hallazgo con numeral III, inciso n, se detectaron movimientos contables registrados en el sistema CONTPAQi de los cuales no se identificó el movimiento respectivo en el estado de cuenta bancario. 5.7 Obtenido del hallazgo III, inciso k, se advirtieron movimientos de ingresos en el estado de cuenta bancario que no se identificaron dentro de los registros contables 6 Resultado de la revisión de los movimientos contables y bancarios se observaron situaciones no apegadas a normatividad. 6.1 Procedente del hallazgo con el numeral III inciso a, se identificó la cuenta de cheques 65505242217, de la institución Santander México, que no es "productiva", contraviniendo el artículo 5, del Manual para el Manejo del Fondo Revolvente, de las Dependencias de la Administración Pública del Estado de Jalisco. 6.2 Derivado del hallazgo con numeral 1 inciso f, se advirtieron intereses que no son reintegrados dentro de los quince días naturales posteriores al período inmediato anterior no acatando lo dispuesto en el articulo 6, del Manual para el Manejo del Fondo Revolvente, de las Dependencias de la Administración Pública del Estado de Jalisco. 7 Los registros de egresos e ingresos del auxiliar de Bancos emitido por el sistema “CONTPAQi” software implementado para el control interno y para la elaboración de conciliaciones Bancarias, y estado de cuenta bancarios, se advirtieron situaciones irregulares debido a : 7.1 Resultado del hallazgo con numeral III, inciso b, no se percibió la gestión y reembolso de comisiones bancarias, referentes a cheques devueltos, cheques girados, uso de token, etc. 7.2 Diferencias de cobro y pago. 7.2.1 Emanado del hallazgo con numeral III, inciso d, el cual se refiere a pagos con diferencias. 7.2.2 Proveniente del hallazgo con numeral III, inciso e, se identificó en la conciliación bancaria un registro de egreso de fecha 29 de junio del 2016 por la cantidad de $2,400.00 (Dos mil cuatrocientos pesos 00/100 M.N) como “pendiente de registro en recursos financieros” situación que se advirtió inconsistente, esto debido a que se localizó un movimiento bancario a nombre de Juan Ramón Orozco Martín, por la cantidad de $2,400.00 (Dos mil Cuatrocientos pesos 00/100 M.N.) por concepto de viáticos según póliza de egresos de CONTPAQi número 608 fechada con 29 de junio del 2016. Así mismo se localizaron en la conciliación bancaria los cheques en circulación del 29 de junio del 2016 de los C.C. : • Juan Ramón Orozco Martín, por la cantidad de $1,200.00 (Mil doscientos pesos 00/100 M.N.) • Juan Pablo Padilla Ruiz, por la cantidad de $1,200.00 (Mil doscientos pesos 00/100 M.N.). Mismos que aparecen contabilizados con la misma fecha y es referencia del movimiento señalado como egreso pendiente de registro 7.2.3 Reconocido del hallazgo con numeral III, inciso m, se advirtieron pagos duplicados a proveedores de los cuales algunos ya fueron realizadas las gestiones para su recuperación reembolso. 7.3 Derivado del hallazgo con numeral III, inciso c, se advirtieron registros inconsistentes, ya que en una fecha determinada se realizaron movimientos contables por conceptos de egresos en el software CONTPAQi, sin corresponder a ningún movimiento en el estado de cuenta bancario y posteriormente se revierten por concepto de “cargo por error en registro”. 8 Cheques emitidos (cobrados, retenidos y en circulación), con un plazo mayor a la política interna, contraviniendo a la misma. 8.1 Proveniente del hallazgo con numeral I, inciso a, se identificaron, cheques emitidos en los cuales esta estipulado mediante leyenda “valido 180 días a partir de la fecha de expedición”. 8.2 Cheques cobrados con plazo a 90 días naturales.- 8.2.1 Derivado del hallazgo con numeral II, inciso b, se advirtieron cheques que fueron cancelados con un plazo mayor a noventa días de su expedición, aun cuando existía la instrucción mediante oficio número FGE/DRF/263/2016, firmado por el Director de Área de Recursos Financieros con el cual ordeno a la Coordinación de Bancos a “cancelar los cheques emitidos cuyos beneficiarios no los recojan dentro de un plazo de 3 meses a partir de su expedición, haciendo nuevamente el registro en cuentas por pagar. En cuanto a los cheques entregados a sus beneficiarios que no cobren los mismos dentro del plazo señalado, y cuando el cheque no haya sido presentado o protestado a tiempo, se procederá a la localización del beneficiario del cheque para aclarar el retraso e invitarlo a realizar el cobro”. 8.2.2 Dimanado del hallazgo con numeral III inciso h, se detectaron cheques quefueron cobrados con un plazo mayor a noventa días aun cuando mediante oficio número FGE/DRF/263/2016, fueron instruidos para que “En cuanto a los cheques entregados a sus beneficiarios que no cobren los mismos dentro del plazo señalado, y cuando el cheque no haya sido presentado o protestado a tiempo, se procederá a la localización del beneficiario del cheque para aclarar el retraso e invitarlo a realizar el cobro”. FISCALÍA GENERAL DEL ESTADO DE JALISCO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORIA Y VISITADURIA DIRECCIÓN DE ASUNTOS INTERNOS Y AUDITORÍA PREVENTIVA. No. Nombre de la Auditoria Área de Aplicación Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observaciones Situación Aclaración o Cumplimiento de la Observación Dictamen o Resultado Final 5 Auditoría relativo al Equipo en Arrendamiento Financiero correspondiente al contrato 503/14 y modificatorio11/16 Coordinación General de Administración y Profesionalización, en especifico la Dirección General de Recursos Humanos, Financieros y Materiales de la Fiscalía General del Estado de Jalisco Programación, Ejecución, Control y Seguimiento de los Recursos de índole Federal (Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública de los Estados y del Distrito Federal) /Área Unida Especializada en Combate al Secuestro Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. 15 de septiembre de 2017 19 de septiembre de 2017 2016 - 2017 1 17 diecisiete bienes con diferencia en número de serie del equipo contra el resguardo personal de mobiliario, equipo y el proporcionado por la Coordinación de Recursos Federales adscrita a la Dirección General de Recursos Humanos, Financieros y Materiales. Mejora de los controles internos para la optimización de los Recursos Financieros, Humanos, Materiales y Tecnológicos de la Dependencia, coadyuvando con ello, a la mejor Procuración de Justicia. Se dio a conocer las observaciones al ente auditado mediante el acta de auditoría y visita con el fin de que se le de seguimiento y realicen las adecuaciones respectivas. Se turnaron las actas al área jurídica de la Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva. Acta circunstanciada de auditoría. 2 04 Cuatro bienes que no cuenta con etiqueta de resguardo en el equipo. 3 En el contrato de arrendamiento financiero inicial número 503/2014 en la clausula primera dentro del Anexo 1 en el ITEM número 27 hace referencia de que se proporcionarán dos equipos, sin embargo en el convenio modificatorio 11/16 en los antecedentes numeral 2 apartado III donde se señala sobre los equipos que sufrieron modificaciones en cantidades, en el cual hace la modificación de dos equipos arrendados a uno sólo, de igual forma en la carta de entrega - recepción por parte del proveedor del día 15 de mayo de 2015, especificando solo un número de resguardo por parte de la Subsecretaría de Administración, al realizar la revisión física se encontraron dos equipos. 4 02 Dos bienes con etiqueta de resguardo ilegible. 5 02 Dos bienes con que se encuentran en desuso. 6 08 ocho bienes que se encuentran registrados en Actas de Entregas Recepción, sin embargo no se localizaron en el resguardo y número de inventario a cargo del titular de la Dirección de la Unidad Especial para el Combate contra el Secuestro. 7 08 ocho bienes localizados físicamente e integradas en el listado proporcionada por la Coordinación de Recursos Federales, así como no se encuentran en Actas de Entrega Recepción. 8 06 seis bienes no se localizaron físicamente. a. 01 un bien relacionado en Actas de Entrega Recepción y no localizado físicamente. b. 05 cinco bienes que se integraron en la relación proporcionada por la Coordinación de Recursos Federales y no localizados físicamente. 9 06 seis bienes que no cuenta con número de inventario, de acuerdo a sus características son inventariables. 10 24 veinticuatro bienes que se localizaron en áreas distintas a las del objeto de contrato. FISCALÍA GENERAL DEL ESTADO DE JALISCO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORIA Y VISITADURIA DIRECCIÓN DE ASUNTOS INTERNOS Y AUDITORÍA PREVENTIVA. No. Nombre de la Auditoria Área de Aplicación Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observación Situación Aclaración o Cumplimiento de la Observación Dictamen o Resultado Final 6 Auditoría a la Coordinación General de Administración y Profesionalización; relativo a la Elaboración, Aprobación, Autorización y Publicación de Manuales de Organización, Procesos y Descripción de Funciones de la Fiscalía General del Estado de Jalisco así como de los órganos e instancias que a esta Dependencia integran Coordinación General de Administración y Profesionalización, en especifico la Dirección General de Recursos Humanos, Financieros y Materiales de la Fiscalía General del Estado de Jalisco Área responsable de la Coordinación de la Elaboración, Aprobación, Autorización y Publicación de Manuales de Organización, Procesos y Descripción de Funciones de la Fiscalía General del Estado de Jalisco así como de los órganos e instancias que a esta Dependencia integran Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. 10 de Septiembre de 2017 31 de Octubre de 2017 2016 1 La Dirección General de Recursos Humanos, Financieros y Materiales, en el marco de lo establecido en el Reglamento Interno de las Instancias Administrativas del Despacho del Fiscal General del Estado y de acuerdo al oficio FGE/DGRHFM/1802/2017, aún se encuentra en proceso de actualización los manuales administrativos de organización, procedimientos y servicios de órganos, instancias, áreas, unidadesy consejos que integran a la Fiscalía General del Estado. Por lo que a la fecha de la auditoría no se cuenta con los manuales de procesos procedimientos y descripción de funciones debidamente actualizados. Mejora de los controles internos para la optimización de los Recursos Financieros, Humanos, Materiales y Tecnológicos de la Dependencia, coadyuvando con ello, a la mejor Procuración de Justicia. Se dio a conocer las observaciones al ente auditado mediante el acta de auditoría y visita con el fin de que se le de seguimiento y realicen las adecuaciones respectivas. Se turnaron las actas al área jurídica de la Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva. Acta circunstanciada de auditoría. FISCALÍA GENERAL DEL ESTADO DE JALISCO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORIA Y VISITADURIA DIRECCIÓN DE ASUNTOS INTERNOS Y AUDITORÍA PREVENTIVA. No. Nombre de la Auditoria Área de Aplicación Despacho Auditor Acta de Inicio Acta de Cierre Período o Ejercicio Auditado No. Observación Situación Aclaración o Cumplimiento de la Observación Dictamen o Resultado Final 7 Colaboración con la Dirección de Recursos Humanos Financieros y materiales; relativo al análisis de los resultados preliminares de la Auditoría orden número 0525/DGDE/2016, respecto a Fideicomisos: “Fuerza Única” en 2014 y 2015, “Fuerza Única y de Seguridad Pública de Jalisco” en 2016 llevada a cabo por personal de la Contraloría del Estado de Jalisco. Coordinación General de Administración y Profesionalización, en especifico la Dirección General de Recursos Humanos, Financieros y Materiales de la Fiscalía General del Estado de Jalisco Fideicomiso Fuerza Única Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva de la Fiscalía General. 21 de Noviembre de 2017 29 de Noviembre de 2017 2014, 2015 y 2016 1 En relación a los resultados preliminares de la Auditoría orden número 0525/DGDE/2016, respecto a Fideicomisos: “Fuerza Única” en 2014 y 2015, “Fuerza Única y de Seguridad Pública de Jalisco” en 2016; llevada a cabo por personal de la Contraloría del Estado de Jalisco; para este órgano de control interno detectó incumplimiento a la legislación, reglamentos y demás instrumentos jurídicos y administrativos que no permitieron evaluar su aplicación ni constatar que los Controles Internos, Procesos y Sistemas utilizados que sustentan la labor administrativa en los rubros Auditados, aseguren la calidad en la Gestión Pública Gubernamental y brinden un marco de transparencia, eficiencia, honestidad y legalidad en la aplicación de los recursos, se adjunta en los apartados anexos relacionado a los siguientes preliminares, siendo los siguientes: § Resultado Preliminar 6. § Resultado Preliminar 18. § Resultado Preliminar 13. § Resultado Preliminar 19. § Resultado Preliminar 17. Mejora de los controles internos para la optimización de los Recursos Financieros, Humanos, Materiales y Tecnológicos de la Dependencia, coadyuvando con ello, a la mejor Procuración de Justicia. Se dio a conocer las observaciones al ente auditado mediante el acta de auditoría y visita con el fin de que se le de seguimiento y realicen las adecuaciones respectivas. Se turnaron las actas al área jurídica de la Dirección de Asuntos Internos y Auditoría Preventiva. Acta circunstanciada de auditoría. AUDITORIAS PREVENTIVAS AUDITORIA PREVENTIVA 3 2017 AUDITORIAS PREVENTIVAS 2017 Auditorías 2017 Informacion Fundamental 01 Auditorías 2017 Informacion Fundamental2 Hoja1 AUDITORIA 3 aUDITORIA AUDITORIAS PREVENTIVA AUDITORIA 4 AUDITORIA 5 AUDITORIA 6 AUDITORIA 7
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