DASARC005-001-2021

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SISTEMA DE ARCHIVO 
Expediente Unico a?;*
ADMINISTRACION Y SERVICIOSSeccion: DAS
ARCHIVOSubseccion: ARC
ACTAS DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE VALORACION DOCUMENTALSerie: 005
C. Clasificacion Nombre del Expediente
DASARC005/ 001/2021
Asunto
ACTA DE LA 1 PRIMER SESION ORDINARIA 2021 DEL GIVD* DE FECHA 19 ENERO 2021.
CONTIENE: ACTA 1 PRIMERA SESION ORDINARIA GIVD* 2021, ANEXO 1, VARIOS, INSTRUMENTOS 
ARCHIViSTICOS ACTUALIZADOS A ENERO 2021
Valor
Document
Plazo de 
Conservacion
A/T A/C Total Fechas
Extremes
Apertura Cierre
2 8 10 19/01/2021 19/01/2021
Clasificacion de 
la Informacion
F/LA R CPre-valora
cion
E H Vigencia de 
Clasificacion
De:
X X Hasta:
Fundamento Legal de la Clasificacion
ART. 58 LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE JALISCO Y SUS MUNICIPIOS
66Numero Total 
de Hojas
No. transferencia
INDICE
No. De hoja
Convocatorias
Acta 1 Tercera Sesion Ordinaria GIVD 2021
Anexo 1
Varies
Lista de asistencia
Instrumentos archivisticos actualizados al mes de 
enero 2021
03-12
13-21
22-41
42-44
45-46
47-66
1
WWECCIOK n{ 
doc uk.
:CaUe Magisterio #1155, Obseruatorio. 
;Q.P. 44266 Guadalajara, Jal.I 13
r" Coordinacion de Archives 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
Gustavo Adolfo Montes Ldpez 
Direccidn General de Servicios Medicos 
PRESENTE.
ATN' Abraham Alejandro Quezada Ponce 
Director Medico
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
Documental del Institute de Pensiones del Cstado de Jalisco, per este conduclo y de la iiianeid mas aleiila se le cunvuca 
para que nos acompahe a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
8. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
9. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto,
10. Lectura y aprobacion del acta anterior,
11. Revision de la agenda de trabajo,
ll.lAnalizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
11.2lnforme de la destruction de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
12. Asuntos varios,
13. Acuerdos y comisiones,
14. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacidn del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo el C. 
Abraham Alejandro Quezada Ponce la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacidn de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dfa programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe sehalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado.
A T E N T Adyf E N T E
Norma Angelica Perez Hernandez 
Co^pdinadora de Archives
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Ipejal
Jalisco
GOBIERNO DEL ESTADO
Calle Magisterlo #1155, ObseruatorLo, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.
Coordinacion de Archivos 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
° IPE3AL
Sil Ertad*
1 3 6NE, 2021Noe Chavez Luevano 
Coordinacion General de Proyectos 
PRESENTE. IBIDO
ATN' Maria del Carmen Gonzalez Martinez 
Coordinador AdministrativeC60R,
Con fundamento en lo dlspuesto en el numeral 2.B de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, per este conducto y de la rnanera rnas atenta se le convoca 
para que nos acompahe a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, picha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archivos del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacion del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo la C. Marfa 
del Carmen Gonzalez Martinez la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el “Formato de designacion de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archivos antes del d(a programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe sehalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado.
ATENTAM-ENTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coordihadora de Archivos
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Ipejal
Jalisco
GOBIERNO DEL ESTADO
DC{
oif)
Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.
13 L.
Coordinacion de Archives 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
OtR. on^, V iiRffiMAS
6^vr'/Ly22-HQgA t, v )PO«
Jose Garcia Flores
Direccidn General de Informatica ySistemas 
PRESENTE.
ATN' Leticia Mercado Aguilera 
Especialista en Procesos de Informacion "A"
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
Documental del Institute de Penslones del Fstado de lallsco, por este conducto y de la manera mds atenta se le convoca 
para que nos acompane a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL DIA
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacibndel orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacibn del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccibn de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electrbnica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacibn del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo la C. Leticia 
Mercado Aguilera la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacibn de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dia programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe sehalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miambro designado.
ATENTA/M E NTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coordioadora de Archives
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IpejalJalisco
GOBIERNO DEL ESTADO
os
Calle Magisterio #1155, Obseruatorio.
C.P. 44266 Guadalajara, dal.
Coordinacion de Archives 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
Marco Antonio Rodriguez Velasco 
Direccion General de Contralona Interna 
PRESENTE. ,•
ATN' Gloria Elizabeth Guerra Macias 
Directora de Responsabilidades
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
DuLumeiildl del Inslilulu de Pensiones del Eslado de Jalisco, per este conducto y de la manera m3s atenta se le convoca 
para que nos acompahe a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
1. Lista de Asistencia y declarator'^ de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivfstico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacion del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo la C. Gloria 
Elizabeth Guerra Macias la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacion de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dia programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe senalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado. _____________ ___ ______
OOp If FOALw-ATENTAIVJ4NTE
DIRECClGN GL>. PAL DC LOn :: ALORlA INTERNA
Norma Angela Perez Hernandez 
Coortfifiadora de Archives
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental
13E*M ,5 V::
c:;' ■■ c : vJalisco
GOQ1ERNO DEL ESTADO
H0RA,
0<e>
IPEJALm IPE3AL Calle Mapisterio #1155, Obseruatorio, C.P. 44266 Guadalajara, Dal.InuMKuXo ** P»r>»»ot^4 £stado Ae InUicoInstitute de Pensiones del Estado de Jalisco
i 1 3 hNt. 2021
REGIBID6
Coordinacion de Archives 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
DIRECCION GENERAL 3UPXDICA
HCO*---------/
DOCUME
Abdiel Galvez Medina 
Direccion General Jundica 
PRESENTE.
POO \
^TN' Patricia Elizabeth Navarro Camacho 
Directora de Procesos Jundicos
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, por este conducto y de la manera m3s atenta se le convoca 
para que nos acompane a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizary en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varios,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacion del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo la C. 
Patricia Elizabeth Navarro Camacho la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacion de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dia programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe sehalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado.
ATENTXMENTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Cograinadora de Archives
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IpejalJalisco
GOBIERNO DEL ESTADO01
$f^3:
v»oh aod
NoiovyisiNiHav 3a avao -yia
Ca le Magisterio #1155, Obseruatorio, 
44266 Guadalajara, Jal.oaxaioay C.R
IZOZ '3N3 e 1
Coordinacion de Archives 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
P=* 1«*C 7P czsI** *4 =
tbuosusrt op
Alejandro Galvez Becerra 
Direccion General de Administracibn 
PRESENTE.
ATN' Anais Farias Orozco 
Director de Desarrollo Institucional y Procesos Normativos
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracibn 
Documental del Institute de Pensiones del bstado de Jalisco, por este conducto y de la manera mas atenta se le convoca 
para que nos acompane a la 1° Primera Sesibn Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracibn Documental
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesibn se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacibn del orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacibn del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccibn de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesibn Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesibn.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesibn, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electrbnica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesibn.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacibn del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracibn Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo la C. Anais 
Farias Orozco la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacibn de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dia programado para la sesibn en comento en parrafos antecedentes. Cabe senalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado.
ATENTA..M ENTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coocdinadora de Archives
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracibn Documental del IpejalJalisco
GOB1ERNO DEL ESTADO
OS
Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal
Coordinacion de Archivos 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
Martin Ernesto Gudifio Chavez 
Direccion General de Finanzas 
PRESENTE.
ATN' Alejandro Bermudez Padilla 
Director de Cobranza Administrative
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
Ducumenldl del liislilulu de Peiisiunes del Eslado de Jalisco, pot esle coiiduclo y de la mariera mas alenla se le convoca
para que nos acompahe a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once boras), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archivos del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicit© su apoyo para ratificar la designacion del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo el C. 
Alejandro Bermudez Padilla la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacion de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archivos antes del di'a programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe senalar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado.
IPEJAL
cet E«tcdo 4* >:!»*<*■/ATENTAMENTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coordin^dora de Archivos
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental deJalisco DIREGCION GENERAL DE FINANZAS
HOfiA
GOBIERNO DEL ESTADO
OJ REVISION
01
IPEJAL alle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones del Estado de Jalisco c
0[RECCl6N Of PSESTAflCHES
iH im. Coordinacion de Archives CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
IT '
HORA /'
A
Karina Livier Macias Guzman 
Direccidn General de Prestaciones 
PRESENTE.
POR.
ATN' Enrique Helmut Meyer Mercado 
Director de Afiliacion y Vigencias
Con tundamento en lo dispueslo en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion 
Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, por este conducto y de la manera mas atenta se le convoca 
para que nos acompahe a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el di'a martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL D f A
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del di'a propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el di'a miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opinionesy Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asf mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacion del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este aho 2021 (dos mil veintiuno), siendo el C. 
Enrique Helmut Meyer Mercado la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el "Formato de designacion de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dia programado para la sesion en comento en parrafos antecedentes. Cabe sefialar que 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado.
ATENTAM ENTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coorjwadora de Archives
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Ipejal
Jalisco
GOBItRNO DEL ESTADO
{0
Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
U.P. 44'^66 Guadalajara, Jal.
Coordinacion de Archives 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
Rodrigo Tostado Rodriguez
Direccion General de Promocidn de Vivienda
PRESENTE.
ATN' Karla Fabiola Landell Soto 
Coordinador
Con fundamento en lo dispuesto en el numeral 2.8 de las Reglas de Operacion del Grupo Interdisciplmano de Valoracion 
Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, pui este cunduclu y de la maiieia mas alenta se le convoca 
para que nos acompane a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el dia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once horas), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL DIA
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del dfa propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccibn de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el dia miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivistico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
Asi mismo, solicito su apoyo para ratificar la designacion del miembro que representa el area a su honorable cargo dentro 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del IPEJAL para este ano 2021 (dos mil veintiuno), siendo la C. Karla 
Fabiola Landell Soto la persona designada a la fecha.
Para lo anterior, se adjunta el “Formato de designacion de miembro del GIVD", mismo que debera de ser remitido a la 
Coordinacion de Archives antes del dia programado para la sesion en comento en parrafnc antproHontoc rrp.». 
en el formato tambien debera especificarse el suplente para el miembro designado. IPE3AL
Crtadiic r-iiuis:
ATE NTA TE
S 1 3 ENE. 2021
RECTBTDC
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coordiqaaora de Archives 
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documehtaibdetipfii OMOCION DE VIVIENDAJalLsco tLC± 2^GOBIERNO DEL ESTADO .
U
CaUe Maqisterlo #1155, Obseruatorio, 
C.f5. 44266 Guadalajara, 3al.
IPEJAL
do* Hit ado dc Joi/sco
Coordinacion de Archivos 
CA/001/2021
Guadalajara, Jalisco a 13 de enero de 2021
IB2DOAna Isabel Gutierrez Bravo
Jefe de la Unidad de Transparencia
PRESENTE. W
PEOCION GENERAL
AIJSPARENCIA e ineormac
/ MORA Cx /
UN TO A D
7 17
Con rundainenlo en lo (Jlspue.sto en el numeral ?.8 de las Reglas de Operarldn del Grupo Interdlsrlpllnarlo de Valorarlbn 
Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, por este conducto y de la manera mas atenta se le convoca 
para que nos acompane a la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documenldl 
del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco, dicha sesion se celebrara el di'a martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 
(dos mil veintiuno) a las 11:00 (once boras), en la sala 1 ubicada en el sexto piso de este Institute, para desahogar el 
siguiente:
ORDEN DEL DIA
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del di'a propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de 
los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archivos del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 3 Tercera Sesion Ordinaria del 2020 
de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion.
Hago de su conocimiento que en caso de que no se reuna el quorum legal necesario para llevar a cabo la sesion, se cita a 
una segunda convocatoria el di'a miercoles 20 (veinte) de enero de la presente anualidad.
Adjunto a la convocatoria electronica encontrara el Plan Anual de Desarrollo Archivfstico (PADA) 2021 y el formato de 
"Opiniones y Referentes Tecnicas a solicitar" referentes al Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado (SEDAR), para conocimiento y analisis previo a la sesion.
ATENTAM/NTE
Norma Angelica Perez Hernandez 
Coordinadora de Archivos
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Ipejal
Jalisco
GOBIERNO DEL ESTADO
iZ
IPEJAL Calte Magisterio #1155, Obseruatorio. 
C.P. 44266 Guadalajara, 3al.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
GRUPO I NTERDISCI PLI NARIO DE VALORACI^N DOCUMENTAL
DEL
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO DE JALISCO
ACTA CIRCUNSTANCIADA
En la ciudad de Guadalajara, Jalisco, siendo las 11:00 (once horas), del dia martes 19 (diecinueve) 
de enero del 2021 (dos mil veintiuno), se reunieron los miembros del Grupo Interdisciplinario de 
Valoracion Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco (GIVD)1, para celebrar la 01° 
Primera Sesion Ordinaria del 2021 (dos mil veintiuno) y desarrollar el siguiente:
ORDEN DEL DIA
1. Lista de Asistencia y declaratoria de quorum legal,
2. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto,
3. Lectura y aprobacion del acta anterior,
4. Revision de la agenda de trabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de 
Ahorro para el Retiro de los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema 
Institucional de Archives del Ipejal,
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 03° Tercera 
Sesion Ordinaria del 2020 de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil 
veinte),
5. Asuntos varies,
6. Acuerdos y comisiones,
7. Clausura de la sesion. ,
i
/
DESARROLLO DE LA SESl6N
1. Lista de asistencia y declaratoria de quorum legal.
En este momento, en uso de la voz la C. Norma Angelica Perez Hernandez, en su caracter 
Secretaria Tecnica del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de 
Pensiones del Estado de Jalisco de conformidad a lo establecido en el punto 2.2 de las Reglas de 
Operacion del Grupo Interdisciplinario de Valoracion, precede a pasarlista de asistencia y de 
conformidad al punto 2.9, se determina la existencia del quorum necesario para dar inicio a la 01° 
Primera Sesion Ordinaria del 2021 (dos mil veintiuno), participando en la misma:
Area CarScterNombre del Servidor Publico Cargo
SecretariaNorma Angelica Perez 
Hernandez Coordinacion de Archives Coordmadora ica
£3
|Qj'1 GIVD: Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del Estado de Jalisco.
' | ■ • Acta de la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del
OGllSist^db de Jalisco, de fecha fyartes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 1
tGOB1ERNO DEL ES14D0 r
:
4-3
IPEJAL Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
AreaNombre del Servidor Publico Cargo CarScter
Maria del Carmen Gonzalez 
Martinez
Coordinador
Administrative
Direccion General Representante
Especialista en 
Procesos de 
Informacion "C"
Direccion General de 
Informatica y SistemasMiguel Angel Torres Gutierrez Suplente
Direccion General de 
Informatica y SistemasGloria Elizabeth Guerra Macias Directora Representante
Direccion de Procesos Juridicos 
de la Direccion General de 
Juridico
Patricia Elizabeth Navarro 
Camacho SuplenteDirectora
Direccion de Desarrollo 
Institucional y Procesos 
Normativos
Anais Farias Orozco Directora Representante
5Direccion de Cobranza de la Direccion General de FinanzasAlejandro Bermudez Padilla Director Representante
Ana Isabel Gutierrez Bravo Unidad de Transparencia Coordinador Representante
Direccion General deBenjamin Campos Morales Encargado SuplentePrestaciones
Estando presentes la mayoria de los integrantes del Grupo Interdisciplinario de Valoracion
Documental del Ipejal, se declara la existencia de quorum legal, por lo tanto los acuerdos que se
tomen en la sesion tendran plena validez.
Por otro lado, se da cuenta de la persona invitada a la sesion siendo la C. Maria Cristina Sandoval 
Ortiz, Coordinadora del SEDAR.
2. Lectura y aprobacion del orden del dia propuesto.
La Secretaria Tecnica, somete a consideracion de los presentantes el orden del dia propuesto para 
el desarrollo de la sesion; a lo anterior los asistentes aprueban por unanimidad el orden del dia 
propuesto.
LOS MIEMBROS DEL GIVD1 QUE ASISTEN A ESTA REUNION APRUEBAN POR UNANIMIDAD EL ORDEN 
DEL DIA. V
3. Lectura y aprobacion del acta anterior.
En continue uso de la voz, la Secretaria Tecnica, somete a consideracion de los asistentes la omision 
de la lectura del acta anterior, correspondiente a la 04° Cuarta Sesion Ordinaria del dia 27 
(veintisiete) de noviembre del 2020 (dos mil veinte), asi como votar su aprobacion ya que la misma 
fue enviada via correo electronico institucional a cada uno de los participantes con anterioridad 
(miercoles 02 dos de diciembre del 2020 dos mil veinte) para su revision, comentarios a la misma 
yvistobueno. / /
' 1 -v I * la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del
! Istarfo de Jalisco, de fecha martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 2
/GOBJERNO DEL ESTADO
If
IPEJAL Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
LOS MIEMBROS DEL GIVD1 PRESENTES A ESTA REUNION APRUEBAN POR UNANIMIDAD ESTE 
PUNTO DELORDEN DEL DIA.
4. Revision de la agenda detrabajo,
4.1 Analizar y en su caso aprobar la Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el 
Retiro de los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal,
Para desahogar el punto numero 4.1, la Secretaria Tecnica menciona a los miembros del GIVD1 que 
dando seguimiento al punto 4.2 Inclusion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el 
Retiro de los Servidores Publicos del Estado (SEDAR) al Sistema Institucional de Archives del Ipejal 
de la pasada 4° Cuarta sesion ordinaria del 2020 (dos mil veinte), se adjuntaron a la convocatoria 
para la presente sesion los trabajos realizados en las etapas de Identificacion, Valoracion y 
Regulacion (mismos que se anexan a la presente acta para que obren como Anexo 1.
0
5
Comenta la Secretaria Tecnica que para el presente punto, el objetivo es dar continuidad a la 
siguiente etapa de Control, la cual es la ultima fase y consiste en validar y aprobar la subseccion, 
series y sub series documentales incluidas al Catalogo de Disposicion Documental, firmando 
posteriormente la actualizacion de los instrumentos archivisticos y con ello dar comienzo a la 
aplicacion de los mismos en el area de SEDAR.
Asi pues, de acuerdo a lo establecido en el articulo 52 y 59 de la Ley General de Archives y la Ley 
de Archives del Estado de Jalisco y sus Municipios respectivamente, se solicita a los miembros del 
Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Ipejal apoyo para determinar criterios, 
opiniones y referencias tecnicas para la seccion "SEDAR" y las series y sub series documentales que 
se desprenden, misma que se pretende integrar al Sistema Institucional de Archivos asf como a los 
instrumentos archivisticos, para lo cual, por cada solicitud, los miembros expresan su opinion al 
respecto:
>41. Definicion de plazo de conservacion dentro del Archive de Tramite.
Seccion: Finanzas
Subseccidn: SEDAR
Proceso (Serie 
documental)
2. Altas / cambios
Sub proceso (Sub serie 
documental)
Solicitud de criterio (Nota generada por la Coordinacibn de 
Archivos y el area de SEDAR)
AT. A.C.
*lndefinido, hasta el fallecimiento. Se proponen 50 anos dentro de 
A.T. ya que la documentacion no genera macho espacio.
Plazos de conservacibn
50 25
Comentarios por parte del area de SEDAR: El fopiatcp SEDAR-01 
de designacion de beneficiaries de cada 
hasta que ocurra su deceso, fecha que es yfidefi/ida paija el SEDAR.
anosahos
iaj/dor dsta vigente
1 | • Actade la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del I
vjOil ISQQ) de Jalisco, de fecha martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 3
istituto de Pensidnes del
GOBIERNO DEL ESTADO
IS’
IPEJAL Catle Magisterio #1155, Obseruatorio. 
C.P. 44266 Guadalajara, dal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Debido a la naturaleza del procedimlento y la necesidad del area, se considera adecuado el plaza de conservacion 
determinado por el area generadora de informacion, siendo el mismo de 50 (clncuenta) anas dentro del Archivo 
de Tramite.
Proceso (Serie 
documental) 5. Retiros
Sub proceso (Sub serie 
documental) 5.2 Patente
Solicitud de criterio (Nota generada por el Archivo de 
Concentracion y el area de SEDAR)
*lndefinido, hasta fallecimiento. Se proponen 03 anas dentro de 
AT, sin embargo es imp reel sa la fecha de fallecimiento.
A.C.AT.
Plazos de conservacibn
03 25
ahos anos Comentarios por parte del area de SEDAR: El formato de retiro
sedar-04 por patente solo se deben destruir a los 10 anos a partir 
de que el afiliado haya fallecido.
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Debido a la naturaleza del procedimlento y la necesidad del area, se considera adecuado el plazo de conservacion 
determinado por el area generadora de informacion, siendo el mismo de 03 (tres) anos dentro del Archivo de 
Tramite.
Sub proceso (Sub serie 
documental) 5.3 Folio
Solicitud de criterio (Nota generada por el Archivo de 
Concentracibn y el cirea de SEDAR)
AT. A.C.
*lndefinido/ hasta el fallecimiento. Se proponen 03 anos dentro de 
AT, sin embargo es imprecisa la fecha de fallecimiento.Plazos de conservacibn
03 25
ahos ahos Comentarios por parte del area de SEDAR: El formato de retiro
sedar-04 por folio solo se deben destruir a los 10 ahos a partir de 
que el afiliado haya fallecido.
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Debido a la naturaleza del procedimlentoy la necesidad del area, se considera adecuado el plazo de conservacion 
determinado por el area generadora de informacion, siendo el mismo de 50 (cincuenta) ahos dentro del Archivo 
de Tramite.
X
Proceso (Serie 
documental) 6. Contabilidad
Sub proceso (Sub serie 
documental)
6.2 Estados de cuenta
Solicitud de criterio (Nota generada por el Archivo de 
Concentracibn y el cirea de SEDAR)
A.C.
* Indefinido. Se proponen 50 ahos dentro de AT ya que la 
documentacibn no genera mucho espacio.Plazos de conservacibn
2505
ahos ahos Comentarios por parte del area de SEDAR: LosnEsta/os d^ cuenta 
se consideran un documento Histbrico, ya ave 
movimientos del Fideicomiso y chequeras. /
ta de la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del 
tado de Jalisco, de fecha \nartes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 4 \J
fene t )dos los
&
GOBIERNO DEL ESTADO
/
1b
IPEJAL Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Los miembros del GIVD* consideran que la documentacion no debe de permanecer por un largo periodo dentro 
del Archivo de Tramite, proponen a la representante del area de SEDAR un plazo de conservacion de 05 (clnco) 
anas, periodo considerado como adecuado por parte de la C. Maria Cristina Sandoval Ortiz.
2. Definicion del destine final de la documentacion.
Seccion; Finanzas
Subseccion: SEDAR
Destino Final
E C M
Proceso (Serie documental) 1.Adhesion dependencias X
Sub proceso (Sub serie 
documental)
Solicitud de criterio (Nota 
generada por el area de 
SEDAR)
- Comentarios por parte del area de SEDAR: Los expedientes de las 
Entidades Patronales Fideicomitentes al SEDAR, se consideran historicos ya 
que expresan su voluntad de adherir a sus trabajadores a este Fideicomiso.
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Los miembros del GIVD* consideran que el valor de la documentacion para esta serie documental no es 
formalmente historico, sin embargo, dada la necesidad del area de conservar indefinidamente los 
expedientes, determinan correcto que el destino final se defina como "Conservacion".
Destino Final
CE M
Proceso (Serie documental) 2. Altas / cambios X
Sub proceso (Sub serie 
documental)
Solicitud de criterio (Nota 
generada por el ^rea de 
SEDAR)
Comentarios por parte del area de SEDAR: El formato SEDAR-01 designacion 
de beneficiaries debe conservarse hasta 10 ahos despues de que el afiliado 
fallezca.
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Se considera correcto eliminar la documentacion una vez prescrito su plazo y objetivo para el procedimiento 
del que derive.
Proceso (Serie 
documental) 6, Contabilidad
Destino Final
E C M
Sub proceso (Sub serie 
documental)
6.2 Estados de cuenta X
Solicitud de criterio (Nota 
generada por el area de 
SEDAR)
Comentarios por parte del area de SEDAR: El formato SEDAR-01 designacion 
de beneficiaries debe conservarse hasta 10 ahos despues de que el afiliado 
fallezca.
Comentarios por parte de los miembros del GIVD
Se considera correcto eliminar la documentacion una vez prescrito su plazo y objetivo para el proepdimfebjo
del que deriva.
Proceso (Serie 
documental)
6. Contabilidad
'ensiones delta de la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracidn Documental del Institute 
tado de Jalisco, de fecha martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 5
GOBIERNO DEL ESTADO
IPEJAL Catle Magisterlo #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
Destino Final
E C M
Sub proceso (Sub serie 
documental) 6.5 Dictamen de Auditores Externos X
Solicitud de criterio (Nota 
generada por el area de 
SEDAR)
Comentarios por parte del area de SEDAR: Las auditorias externas deben 
conservarse ya que se plasman las revisiones anuales al Fideicomiso, 
reflejando el resultado correspondiente del ejercicio.__________________
Comentarios por parte de los miembros del G1VD
Se solicita por parte de los miembros del GIVD* conslderar el cambio de nombre del sub proceso y 
denominarlo "Dictamen de Auditores Externos", propuesta que la representante del area generadora acepta.
Derivado de lo anterior, de acuerdo a los comentarios vertidos y observaciones realizadas, se 
realizan en estos mementos las modificaciones necesarias dentro de los instrumentos de control 
archivfstico tales como el Cuadro General de Clasificacion Archivistica, el Catalog© de Disposicion 
Documental y la Guia General de Archive para estar en posibilidades de incluir al SEDAR dentro del 
Sistema Institucional de Archives del IPEJAL.
*Nota: vease Anexo 1 para visualizar los trabajos realizados entre la Coordinacion de Archivos y el 
SEDAR para la inclusion de la subseccion SEDAR a los instrumentos archivlsticos tales como lo son 
Cuadro General de Clasificacion Archivistica, Cataiogo de Disposicion Documental y Guia de Archivo 
Documental.
Para concluir lo anterior, la Secretaria Tecnica pregunta a los asistentes si estan de acuerdo en 
aprobar la inclusion del SEDAR al Sistema Institucional de Archivos estando los asistentes a favor.
SE APRUEBA POR UNANIMIDAD LA INCLUSI6N DEL FIDEICOMISO DEL SISTEMA ESTATAL DE AHORRO 
PARA EL RETIRO DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL ESTADO (SEDAR) AL SISTEMA INSTITUCIONAL DE 
ARCHIVOS DEL IPEJAL
4.2 Informe de la destruccion de bajas documentales aprobadas en la 03° Tercera Sesion Ordinaria 
del 2020 de fecha 30 (treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte),
Para desahogar el punto numero 4.2, la Secretaria Tecnica informa brevemente a los miembros del 
GIVD* de los hechos plasmados en el Acta Circunstanciada Num. 03/2020 relativa a la destruccion 
de bajas documentales autorizadas mediante la 3° Tercera Sesion Ordinaria 2020 de fecha 30 
(treinta) de octubre del 2020 (dos mil veinte), siendo un total de 10 (diez) cajas con documentacion 
destruida y vendida para material de reciclado, a la persona moral AMACALLI OME, S.A. de C.V^ 
resultando la siguiente cantidad como ingreso a la cuenta del Institute:
PRECIO UNITARIO DE 
VENTA
KILOS TOTALES 
PESADOSMATERIAL TOTALVENTA
$ 1,515.00 (mil quinientos quince pesos 00/lj 
m.n.) IVA incluido
$1.50 (un peso 50/100 
m.n.)
1,010 kg (mil diez)Papel
n
AlKILOS TOTALES PESADOSPRECIO UNITARIO DE VENTA TOTALVENTAMATERIAL
10 ^r'mera ^es'°n Urinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del
de Jalisco, de fecha martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 6
GOBIERNO DEI ESTADO
IPEJAL Calle Magisterio #1155. Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, dalInstitute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
$1.00 (un peso 00/100 90 kg (noventa)
m.n.)
Carton $ 1,890.00 (noventa pesos 00/100 m.n.) IVA 
incluido
$ 1,605.00 (mil seiscientos pesos 00/100 m.n.) IVA 
incluido
TOTAL
Menciona que el documento de Acta Circunstanciada formara parte integral del acta de la 3° 
Tercera Sesion Ordinaria del 2020 del GIVD* y quedara debidamente integrado dentro del 
expediente correspondiente a la sesion en comento.
5. Asuntos varios.
(Primer asunto vario)
En uso de la voz, la Secretaria Tecnica informa a los asistentes que derivado del acuerdo plasmado 
en la 2° Segunda Sesion Ordinaria 2020 de este cuerpo colegiado, en el cual se plasmo solicitar a la 
Direccion General de Finanzas, de conformidad a lo establecido en el articulo 118 de la Ley de 
Archives del Estado de Jalisco y sus Municipios que toda aquella ganancia obtenida de la venta de 
papel y carton de desecho y aquel derivado de las bajas documentales fuera utilizada para la 
conservacion y mejora del Archive de Conservacion, se realize la solicitud mediante oficio 
DGA/267/2020, sin embargo, mediante oficio UEEAP/073/2020 emitido por el Director de la 
Unidad de Estudios Economicos, Actuarialesy Presupuesto, el C. Luis Felipe Carrillo Diaz, se informd 
que"los sistemas actuates con los que opera el Instituto no permiten realizar la parametrizacion 
necesaria para ligar el ingreso al egreso"(sic.), por lo que no es posible atender dicha solicitud.
-i
A lo anterior, los miembros del GIVD* proponen a la Secretaria Tecnica que se realice nuevamente 
la solicitud a la Direccion General de Finanzas para hacer lo posible para realizar lo que sehala el 
articulo 118 de la Ley de Archives Estatal.
SE ESTABLECE QUE SE HAGA NUEVAMENTE LA PETICI6N A LA DIRECCI6N GENERAL DE FINANZAS 
PARA HACER POSIBLE QUE EL RECURSO OBTENIDO POR LA VENTA DE PAPEL SE DESTINE PARA LA 
MEJORA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACI^N.
(Segundo asunto vario)
iEn otro asunto, la Secretaria Tecnica informa que se recibio una copia del oficio No. 433/2020, signado por el Contralor Marco Antonio Rodriguez Velasco, mediante el cual solicito informarfa. 
situacion en que se encuentra el proceso de transferencia de las facturas resguardadas por el 
Archivo de Concentracion a la Direccion General de Prestaciones.
Recordando que se acordo en la 2° Segunda Sesion Ordinaria 2019 que se realizana por parte de 
la Coordinacion de Archives la entrega del inventario de facturas y expedientes de los Preslfamos a 
Mediano Plazo, cediendo todo el mobiliario, equipo y espacio al departamento senerador tie la 
informacion, en este caso, la Direccion de Prestaciones Economicas.
•JO.Ui ^ ^r'mera ^es'°n Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Instituto de Pensiones del
de Jalisco, de fecha martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 7
GOBIERNO DEL ESTADO
IPEJAL Calle Magisterio #1155. Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
Al respecto y dando contestacion al comunicado citado en parrafos antecedentes, mediante oficio 
DGA/001/2021 signado por el Director General de Administracion el Lie. Alejando Galvez Becerra, 
se informo que a la fecha no se ha obtenido alguna comunicacion por parte de la Direccion General 
de Prestaciones en donde se designe a la o las personas que recibiran dicha documentacion.
En otro orden de ideas, se da lectura al seguimiento de los acuerdos y comisiones tornados en la 
pasada 4° Sesion Ordinaria del 2020 y se plasman los relatives a la presente sesion por punto del 
orden del dia:
Sesion: 4° Ordinaria del 2020 de fecha 27 de noviembre del 2020
Acuerdo
*Se acuerda por unanimidad iniciar con trabajos e informes en cada sesion ordinaria y/o 
extraordinaria del GIVD1 para realizar una migracion paulatina de expedientes digitales 
generados por cada una de las areas administrativas, es decir, los Archives de Tramite deberan 
digitalizar los documentos que integran un expediente antes de realizar una transferencia 
primaria y el Archive de Concentracion al momento de aprobarse una baja documental en caso 
de que el Archivo de Tramite solicite una digitalizacion de sus documentos ya resguardados antes 
de la implementacion del expediente digital por area debera de ejecutar dicha labor de 
digitalizacion. 5Seguimiento
1. El programa informatico DARG esta siendo probado por la Coordinacion de Archivos con las 
actualizaciones correspondientes antes de ponerlo en produccion a todo el personal.
Acuerdo
*Se acuerda que sea presentado ante el GIVD1 el PADA4 2021 con la finalidad de enriquecer el 
documento con comentarios y/o sugerencias antes de que el mismo sea aprobado por el 
Director General del Institute.
Seguimiento
1. Se complemento el PADA con los comentarios realizados por los miembros del GIVD.
6. Acuerdos y comisiones.
No se generan acuerdos y comisiones en esta sesion.
>47. Clausura de la sesion,
No habiendo mas asuntos que tratar se da por terminada la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 
del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del Estado de 
Jalisco, a las 12:57 (doce horas con cincuenta y siete minutos) del dia 19 (diecinueve) de enero del 
2021 (dos mil veintiuno), estando de acuerdo los presentes con lo propttesto y acordado.%
Alejandro Galvez Becerra 
Director General de Administracion
* (Superior jerarquico de la Coordinacion de Archivos, para Vo. Bo.)
I | * Acta de la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del 
iJCLllS|Q£() de Jalisco, de fecha martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 8
GOBIERNO DEL ESTAC
'20
IPEJAL Calle Maglsterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute de Pensiones 
del Estado de Jalisco
Miembros del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del Estado de
Jalisco
Nombre Fin
Norma Angelica Perez Hernandez
Secretaria Tecnica, Coordinadora de Archives
Marfa del Carmen Gonzalez Martinez
Coordinador Administrative, Direccion General
Miguel Angel Torres Gutierrez
Especialista en Procesos de Informacion "C", Direccion General de 
Informatica
Gloria Elizabeth Guerra Macias
Directora de Responsabilidades de la Direccion General, Contralorfa Interna^/'
Patricia Elizabeth Navarro Camacho
Directora de Procesos Jurfdicos, Direccion General de Jurfdico
Anais Farias Orozco
Directora de Desarrollo Institucional y Procesos Normativos, Direccion 
General de Administracion
Alejandro Bermudez Padilla
Director de Cobranza Administrativa, Direccion General de Finanzas
/i />
Benjamin Campos Morales
Encargado, Direccion General de Prestaciones
Ana Isabel Gutierrez Bravo
Jefa de la Unidad de Transparencia
Invitados
Maria Cristina Sandoval Ortiz
Coordinadora del SEDAR
LA PRESENTE HOJA DE FIRMAS FORMA PARTE INTEGRA DEL ACTA CIRCUNSTANCIADA DEL DiA 19 (DIECINUEVE) DE ENERO 
DEL 2021 (DOS MIL VEINTIUNO), INSCRITA UNICAMENTE POR SU ANVERSO Y CONSISTENTE EN 09 (NUEVE) FOJAS UTILES.
la 1° Primera Sesion Ordinaria del 2021 del Grupo Interdisciplinario de Valoracion Documental del Institute de Pensiones del 
de Jalisco, de fectia martes 19 (diecinueve) de enero del 2021 (dos mil veintiuno). pag. 9JalisM
GOB1ERNO DEL ESTADO
n
Amexo -i.
« Calle Magisterio #1155, Obseruatorto, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.: Institato do Pensioncs : 
del Estado de Jalisco
INCLUSION A LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE 
ARCHIVOS DEL IPEJAL PARA EL FIDEICOMISO DEL SISTEMA ESTATAL DE AHORRO PARA EL 
RETIRO DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL ESTADO
(SEDAR)
HOJA DE TRABAJO
ETAPA DE IDENTIFICACION
ANAHSIS DEL ARCHIVO DE TRAMITE
DIA 1. MIERCOLES 02 DE DICIEMBRE 2020
Nombre del area: Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retire de los Servidores Publicos 
del Estado (SEDAR)
Nombre del responsable del area: Maria Cristina Sandoval Ortiz
^El area cuenta con disposiciones legales espedficas para ejecutar sus funciones?, ^Cuales?.
1. Contrato de fideicomiso
2. Ley del Institute de Pensiones del Estado de jalisco
3. Reglamento de Operacion del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los 
Servidores Publicos del Estado
4. Reglamento Interne del Comite Tecnico del Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el 
Retiro de los Servidores Publicos del Estado
^Cuales son las funciones que se realizan en el area? Mencionar las principales.
Objetivo principal: Recibir las aportaciones de los fideicomitentes, entregarlas al fiduciario y hacer la 
devolucion correspondiente a cada fideicomisario de acuerdo a lo senalado en el reglamento de 
operacion.
^El area cuenta con manuales de procedimientos que regulen las actividades que se realizan? 
Mencionar cuales.
1. Adhesion dependencias,
2. Proceso de altas / cambios al SEDAR,
3. Proceso de aportaciones al SEDAR,
4. Proceso de devolucion de aportaciones incorrectas al SEDAR,
5. Proceso para retiros del fondo del SEDAR,
6. Proceso para la emision de estados de cuenta del SEDAR.
(>C*iERKO Of.l tSTAOO
zz
>1
Calle Nagisterlo #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.
7. Proceso de la contabilidad del SEDAR (en proceso de creation).
^El area cuentacon un organigrama interne?
Si.
Coordinadora del SEDAR
Especialista en Procesos
de InformacionCoordinador del CASEDAR Analista de OperacionesAsesor de Enlace
/I
03 Asesores de Cuenta02 Auxiliares Contador Publico
Administrativos
Plantilla de 11 integrantes Diciembre 2020
OOBJSRKO DU
IPECJAL Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Instituto do Pemionos 
del Estado d® 3alisco
INCLUSION A LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE 
ARCHIVOS DEL IPEJAL PARA EL FIDEICOMISO DEL SISTEMA ESTATAL DE AHORRO PARA EL 
RETIRO DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL ESTADO
(SEDAR)
HOJA DE TRABAJO
ETAPA DE IDENTIFICACION
ANALISIS DEL ARCHIVO DE TRAMITE
DIA 2. JUEVES 03 DE DICIEMBRE 2020
Nombre del area: Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los Servidores Publicos del 
Estado (SEDAR)
Nombre del responsable del area: Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Nombre del responsable de archive de tramite por proceso:
Responsable de Archive de 
Tramite
Sub procesoNo. Proceso
Ramon Cesar Garcia HernandezAdhesion dependencias1
Martha Alicia Flores TorresAltas / cambios2 rRamon Cesar Garcia Hernandez3 Aportaciones Ramon Cesar Garcia HernandezDevolucion de aportaciones4
1/5.1 Instruccion de retiro
5.2 Patente
5.3 Folio
5.4 Fallecimiento
Maria Adriana Rosales Carrillo5 Retiros
6.1 Instrucciones de pago de 
gastos
6.2 Estados de cuenta
6.3 Polizas
6.4 Conciliaciones bancarias
6.5 Auditorias
Marco Antonio Guevara EnriquezContabilidad6
Maria Cristina Sandoval OrtizActas del Comite Tecnico7
Nota: El proceso para la emision de estados de cuenta del SEDAR no se tomard como serie
documental va quese enaloban dentro del proceso de Contabilidad.
Mencione cuales con los productos documentales (documentos generados) por cada 
proceso:
iscaicRNO att esTACO
23
Calle Magisterlo #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, dal.
Sub proceso Documentation que Integra el expediente
a. Carta de adhesion
b. Decreto de creation de la dependencia
c. Copia de la minuta de la Junta de Gobierno de 
la dependencia donde se autoriza la adhesion al 
SEDAR
d. Copia nombramiento Director General de la 
dependencia
e. Copia identificacion oficial del Director 
General de la dependencia
f. Comprobante de domicilio de la dependencia
g. RFC de la dependencia
h. Contestacion de aceptacion de adhesion al 
SEDAR
Proceso
1. Adhesion dependencias
2. Altas / cambios a. Documento SEDAR 01
a. Instruccion al Fiduciario del incremento al3. Aportaciones
patrimonio
a. Instruccion al Fiduciario del retiro por 
devolucion del patrimonio
4.Devolution de 
aportaciones
S.llnstruccion de 
retiro
a. Instruccion al Fiduciario del retiro de los 
fideicomisarios del patrimonio
5, Retiros
5.2 Patente a. Formato SEDAR 04
b. Formato SEDAR 01 (opcional)
c. Carta poder (opcional)
d. Varios
5.3 Folio a. Formato SEDAR 04
b. Formato SEDAR 01 (opcional)
c. Carta poder (opcional)
d. Varios
5.4 Fallecimiento a. Formato SEDAR 04
b. Formato SEDAR 01 (opcional)
c. Carta poder (opcional)
d. Varios
6. Contabilidad 6.1 Instrucciones de 
pago de gastos
a. Oficio de instruccion de pago
b. Instruccion al Fiduciario para el pago de 
gastos administrativos
.0"i IPE3AL Calle Magisterlo #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, dal.I Instrtuto tie Pensioncs 
/ del Estado de Jalisco
c. Aviso a IPEJAL de pago generado
a. Estado de cuenta del fideicomiso
b. Estado de cuenta no. 870
c. Estado de cuenta no. 943
6.2 Estados de cuenta
6.3 Polizas a. Polizas de pagos generados
a. Caratula de conciliacion de la 870, 943 y del 
Fideicomiso
6.4Conciliaciones
bancarias
b. Caratula del estado de cuenta de la 870, 943 
y del Fideicomiso
c. Auxiliar de Contpaqi de la cuenta 870, 943 y 
del Fideicomiso
a. Dictamen de auditonas externas
b. Resultados de auditonas de Contralona del 
Estado
6.5 Auditorias
a. Actas de las sesiones del Comite Tecnico del 
SEDAR
7. Actas Comite Tecnico
Seleccione por cada proceso cual es el valor primario:
l.Adhesion
dependencias
Administrative X Legal/Juridico Fiscal/ContableX X
Administrative Legal/jundico Fiscal/Contable2. Altas / cambios X X
Legal/JuridicoAdministrative X Fiscal/Contable X3. Aportaciones X
4.Devoluci6n de Administrativo X Legal/Juridico Fiscal/ContableX X
aportaciones
Legal/JuridicoS.llnstruccion de 
retiro
Administrativo X Fiscal/Contable5. Retiros X
Administrativo Legal/Juridico Fiscal/ContableX X5.2 Patente
Legal/Juridico Fiscal/ContableAdministrativo X5.3 Folio X
Legal/JuridicoAdministrativo X Fiscal/Contable5.4 Fallecimiento X
Legal/Juridico Fiscal/ContableAdministrativo X X6. Contabilidad 6.1 Instrucciones 
de pago de gastos
Legal/Juridico Fiscal/Contable6.2 Estados de Administrativo X XX
cuenta
Legal/Juridico Fiscal/ContableAdministrativo X6.3 Polizas X X
Legal/Juridico Fiscal/ContableAdministrativo X X X6.4Conciliaciones
bancarias
2-i
Caile Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, dal
6.5 Auditorias Administrative Legal/Jurfdico Fiscal/ContableX X
7. Actas Comite 
Tecnico
Administrative Legal/Jurfdico Fiscal/ContableX X X
Indique en promedio, cuanto tiempo conserva cada uno de los expedientes generados por proceso 
e indique en base a su experiencia por cuanto tiempo total considera se deben de conservar.
Sub proceso Tiempo de conservacion en 
archivo de tramite
Tiempo de 
conservacion en 
archivo de 
concentracion
Proceso
l.Adhesion
dependencias
25 anos01 ano
2. Altas 
cambios
/ *Indefinido, hasta el fallecimiento.
Se solicitara el apovo del GIVD
para determinar el plazo.
25 anos
3. Aportaciones 03 anos 07 anos
4.Devoluci6n 
de aportaciones
03 anos 07 anos
5. Retiros S.llnstruccion
retiro
de 03 anos 07 anos
5.2 Patente *Indefinido, hasta fallecimiento.
Se solicitara el apovo del GIVD
para determinar el plazo.
25 anos
5.3 Folio *Indefinido, hasta el fallecimiento.
Se solicitara el apovo del GIVD
para determinar el plazo.
25 anos
5.4 Fallecimiento 03 anos 07 anos
6. Contabilidad 6.1 Instrucciones de 
pago de gastos
03 anos 07 anos
6.2 Estados de cuenta * Indefinido, hasta el fallecimiento, 
se considera nunca se destruyan, 
sea historico.
Se solicitara el apovo del GIVD
para determinar el plazo.
08 anos
OQ&15RNQ CtU EStA&O
IPE3AL Calie Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara. 3al.Institute de Ponsiones 
d»i Estado de 3alisoo ; "li’f:;!
02 anos fsiguiendo el mismo plazo 
que sigue contabilidadl
08 anos fsiguiendo 
el mismo plazo que
sigue contabilidadT
6.3 Polizas
02 anos fsiguiendo el mismo plazo 
que sigue contabilidadl
08 anos fsiguiendo 
el mismo plazo que
sigue contabilidadl
6.4Conciliaciones
bancarias
25 anos6.5 Auditorias 03 anos
*Se considera nunca se destruyan, 
sea historico.
Se solicitara el apovo del GIVD
para determinar destino final.
25 anos7. Actas Comite 
Tecnico
10 anos
*Se considera nunca se destruyan, 
sea historico.
Se solicitara el apovo del GIVD
para determinar destino final.
Mencione los documentos de comprobacion administrativa inmediata que se encuentran en su 
area:
Oficios administrativos de: personal, consumibles, compras, resguardos
Contestacion a oficios de jundico solicitando informacion
Contestacion a oficios de solicitudes de transparencia
Respuestas de folio de Direccion General
tyCalculos, de recargos y actualizaciones del afiliado
Investigaciones del IMSS
Considera que los documentos generados en su area son de caracter:
Publico
Confidencial X
Reservado
El soporte de los documentos que genera, actualmente se encuentra en:
Papel X
Electronico X
DP-t E8TACO
25
a
IPE3AL Calle Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P 44266 Guadalajara, Jal.m
del Estadode Jalisco
Fotografico
Otro
De los siguientes criterios, cuales son utilizados para la integracion de los expedientes por 
proceso:
Proceso Sub proceso Criterios para integracidn del expediente
Tipologia Cronologico ProcedenciaPor
asunto
Otro
l.Adhesion
dependencias X
2. Altas 
cambios
/ Apellido 
Paterno, 
ano, mes y 
dfa (RFC)
X
3. Aportaciones X
4.Devoluci6n deaportaciones X
5. Retiros S.llnstruccio 
n de retiro X
5.2 Patente Numero de
X
patente
5.3 Folio Numero de 
folio
X
5.4 Fecha de 
defuncion
XFallecimiento
6. Contabilidad 6.1
Instrucciones 
de pago de 
gastos
X
6.2 Estados 
de cuenta
X
6.3 Polizas X
6.4Conciliaci
ones
bancarias
X
aomsSHO on istado
I
IPE3AL Calle Nagisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.M Estado de 3atisco
6.5
X X
Auditorias
7.Actas Comite 
Tecnico
X
En caso de digitalizar los documentos generados, zque criterios utiliza?.
Todo es digitalizado 
Se digitalizan los de mayor consulta 
Se digitalizan los de valor historico 
Solo se digitalizan para envio de informacion
Se digitalizan a solicitud de un tercero 
Por estar danado, para tener un respaldo 
Por solicitudes de transparencia 
Otro
£
u
26
Calte Magisterio #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.
INCLUSION A LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE 
ARCHIVOS DEL IPEJAL PARA EL FIDEICOMISO DEL SISTEMA ESTATAL DE AHORRO PARA EL 
RETIRO DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL ESTADO
(SEDAR)
HOJA DETRABAJO
ETAPA DE IDENTIFICACION
anAlisis del archivo de trAmite
DIA 3. VIERNES 04 DE DICIEMBRE 2020
Nombre del area: Fideicomiso del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro de los Servidores Publicos del 
Estado (SEDAR)
Nombre del responsable del area: Maria Cristina Sandoval Ortiz
Identificacion de series documentales, asignacion de codigo por procedimiento:
Clave / Sub serie Nombre 
de la Sub serie 
documental
Clave / 
Subseccion
Nombre de la 
serie documental
Clave / Sub 
serie
Clave /serie
■0Adhesion
dependencias
FINSEDAR001
Altas / cambios F1NSEDAR002
Aportaciones F1NSEDAR003
Devolucion de 
aportaciones
FINSEDAR004
FINSEDAR005 Instruccion de retiroRetiros FINSEDAR005.1
Patente FINSEDAR005.2FINSEDAR
Folio F1NSEDAR005.3
Fallecimiento FINSEDAR005.4
Contabilidad F1NSEDAR006 Instrucciones de pago de 
gastos
FINSEDAR006.1
Estados de cuenta F1NSEDAR006.2
Polizas FINSEDAR006.3
Conciliaciones bancarias FINSEDAR006.4
Auditorias FINSEDAR006.5
OCJWESNO DU F.S7ADO
IPEJAL Ccdle Nagisterio #1155. Obseruatorio. 
C.P. 44266 Guadalajara, Jal.Institute do Pensiones 
del Estado de Jalisco
Comite FINSEDAR007Actas
Tecnico
Descripcion breve de cada una de las series documentales identificadas:
FINSEDAR001 Adhesion dependencias Documentos en donde se solicita, aprueba y 
ratifica la adhesion de la entidad como
fideicomitente al fideicomiso.
Registro de actualizacion de datos del 
trabajador y designacion de beneficiarios al 
SEDAR.
Altas / cambiosF1NSEDAR002
Instrucciones del Comite Tecnico del SEDAR 
giradas al fiduciario para el incremento del 
patrimonio fideicomitido.
FINSEDAR003 Aportaciones
Devolucion de aportaciones Instrucciones del Comite Tecnico del SEDAR 
giradas al fiduciario para el retiro de 
aportaciones indebidas de cada fideicomitente 
del fideicomiso.
FINSEDAR004
FINSEDAR005 Retiros
Instrucciones del Comite Tecnico del SEDARFINSEDAR005.1 Instruccion de retiro
giradas al fiduciario para el retiro de cada 
cuenta individual por cumplirse los requisites.
1/Formato en donde el trabajador solicita el retiro 
de su cuenta individual por cumplir los 
requisites (pensionado, desempleo, mas de 65 
anos, invalidez parcial, transferencia de fondos 
y fallecimiento].
FINSEDAR005.2 Patente
FINSEDAR005.3 Folio
FINSEDAR005.4 Fallecimiento
ContabilidadFINSEDAR006
Instrucciones giradas al fideicomiso para el 
pago de los gastos de administracion y comision 
de la fiduciaria.
Instrucciones de pago de gastosFINSEDAR006.1
Documentos que amparan los movimientos del 
patrimonio fideicomitido y sus chequeras.
Estados de cuentaFINSEDAR006.2
Documentos contables donde constan entradas 
y salidas de dinero del patrimonio fideicomitido 
y sus chequeras.
PolizasFINSEDAR006.3
Proceso que permite compara los valores 
registrados en una cuenta bancaria del
Conciliaciones bancariasFINSEDAR006.4
OC8IEKKO 0*1 {SMACO
2 a
Call© Magisterto #1155, Obseruatorio, 
C.P. 44266 Guadalajara, dal.
fideicomiso con los valores que el banco 
suministra por medio de extracto bancario 
mensual.
F1NSEDAR006.5 Auditorias Documento en el cual el auditor emite su 
opinion en base a la auditorfa realizada y 
observaciones planteadas por la Contralona del 
Estado.
F1NSEDAR007 Actas Comite Tecnico Conjunto de documentos que contiene las actas 
del Comite Tecnico del Fideicomiso.
Coordinacion del Fideicomiso del Sistema Estatal 
de Ahorro para el Retiro de los Servidores 
Publicos del Estado (SEDAR)
Coordinacion de Archives
Normq/Angelica Perez Hernandez Marfa Cristina Sandoval Ortiz
Validacion y Vo.Bo.
Direccion Otaneral de Administracion 
(Superior jerarquino de la CoopHliacion de
r
Alejandro Galvez Becerra
OOSifcRMO OH E»TADO
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental™>S
Codigo de la Serie 
Documental Marco Jurldico de Produccion DocumentalNombre Descripcion
Se solicita, aprueba y ratifica la 
adhesi6j>de la entidad como 
fideicomitente al fideicomiso
Contrato de Fideicomiso clausula tercera 
Reglamento de Operacion del SEDAR articulo 44 fraccion IFINSEDAR001 Adhesion dependencias
Descripcion de la Atribucion Palabras clave Instancias de Produccion y Gestion
Adherir al SEDAR a las entidades que lo soliciten siempre y cuando 
cumplan con los requisites Adhesion Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 01 aho 
AC: 25 ahos 
Total: 26 ahos
Libre acceso / ordinaria Administrative, legal, contable Conservacion
Fecha de Apertura de la Serie Documental
-
Enero 2021
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental
Codigo de la Serie 
Documental
Nombre Descripcion Marco Juridico de Produccion Documental
Registro de actualizacion de datos 
del trabajador y designacion del 
beneficiario
Contrato de Fideicomiso clausula Decima Fraccion IX inciso k) 
Reglamento de Operacion del SEDAR articulo 34Altas / CambiosFINSEDAR002
Descripcion de la Atribucion Palabras clave Instancias de Produccion y Gestion
Beneficiarios, registro, 
actualizacion, datosAperturar la cuenta individual y registrar al beneficiario designado Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 50 ahos 
AC: 25 ahos 
Total: 75 ahos
Confidencial Administrative, legal Eliminacion
Fecha de Apertura de la Serie Documental
Enero 2021
LUa
C\
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Context©
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental
Codigo de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentalNombre Descripcion
Instrucciones del Comite Tecnico 
del SEDAR al fiduciario para 
incremento del patrimonio 
fideicomitido
FINSEDAR003 Aportaciones Reglamento de Operacion del SEDAR articulos 6,7 y 8
Descripcion de la Atribucion Palabras clave Instancias de Produccion y Gestion
Instruir al fiduciario para incrementar el patrimonio fideicomitido 
deacuerdo a las aportaciones patronales de los fideicomitentes, o 
bien, las aportaciones voluntarias de los fideicomisarios.
Aportaciones, incremento, 
patrimonio Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 07 ahos 
Total: 10 ahos
Confidencial Administrativo, legal, contable Eliminacion
Fecha de Apertura de la Serie DocumentalEnero 2021
f\
o
IPEJAL Ficha Tecnica de Valoracion Documental
iis Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental;
Codigo de la Serie 
Documental Nombre Marco Juridico de Produccion DocumentalDescripcion
Instrucciones del Comite Tecnico 
del SEDAR al fiduciario para retiro 
de aportaciones indebidas de cada 
entidad publica del fideicomiso
FINSEDAR004 Devolucion de aportaciones Contrato de fideicomiso clausula Decima Cuarta
Descripcion de la Atribucion Palabras clave Instancias de Produccion y Gestion
Instruir al fiduciario para retirar las aportaciones indebidas hechas por 
los Fideicomitentes o Fideicomisarios, segun sea el caso.
Devoluciones, aportaciones 
incorrectas Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 07 ahos 
Total: 10 ahos
Confidencial Administrative, legal, contable Eliminacion
ZFecha de Apertura de la Serie Documental
s*
Enero 2021
rVXin /
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental
Codigo de la Serie 
Documental
Nombre de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentalDescripcion
FINSEDAR005 Retiros
Instrucciones del Comite Tecnico 
del SEDAR al fiduciario para retiro 
de cada cuenta individual por 
cumplirse los requisites
Nombre de la Sub serie 
Documental
Codigo de la Sub serie 
Documental
Contrato de Fideicomiso clausula Decima Cuarta 
Reglamento de Operacion del SEDAR Capitulo VII "De los Beneficios
del SEDAR"
Instruccion de retiroFINSEDAR005.1
Descripcion de la Atribucion Instancias de Produccion y GestionPalabras clave
Instrucciones al Fiduciario para el retiro del monto de cada cuenta
individual. Instrucciones, retiros Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 07 ahos 
Total: 10 ahos
Confidencial Administrative, legal Eliminacion
Fecha de Apertura de la Serie Documental
x
Enero 2021
Oo
N>
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contextorrr
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental
Codigo de la Serie 
Documental
Nombre de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentalDescripcion
FINSEDAR005 Retiros
El trabajador solicita el retiro de su 
cuenta individual por cumplir los 
requisites sehalados en el 
Reglamento de Operacion.
Codigo de la Sub serie 
Documental
Nombre de la Sub serie 
Documental
Reglamento de Operacion del SEDAR Capitulo VII "De los Beneficios
del SEDAR"
FINSEDAR005.2 Patente
Descripcion de la Atribucion Instancias de Produccion y GestionPalabras clave
Formato de las solicitudes de retiros de fondos de las subcuentas de 
aportaciones patronales, adicionales y complementarias de cada 
fideicomisario.
Retiro, patente Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 25 ahos 
Total: 28 ahos
Confidencial Administrative, legal Eliminacion
79
/ 7Fecha de Apertura de la Serie Documental
Enero 2021
7^
i\
Co
IPEJAL
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental
Codigo de la Serie 
Documental
Nombre de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentalDescripcion
FINSEDAR005 Retiros
El trabajador solicita el retiro de su 
cuenta individual por cumplir los 
requisites sehalados en el 
Reglamento de Operacion.
Codigo de la Sub serie 
Documental
Nombre de la Sub serie 
Documental
Reglamento de Operacion del SEDAR Capitulo VII "De los Beneficios
del SEDAR"
FINSEDAR005.3 Folio
Descripcion de la Atribucion Instancias de Produccion y GestionPalabras clave
Formato de las solicitudes de retiros de fondos de las subcuentas de 
aportaciones patronales, adicionales y complementarias de cada 
fideicomisario.
Retiro, folio Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 25 ahos 
Total: 28 ahos
Confidencial Administrative, legal Eliminacion
zz
/Fecha de Apertura de la Serie Documental
Enero 2021
Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documetal
Codigo de la Serie 
Documental
Nombre de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentaDescripcion
FINSEDAR005 Retiros Los beneficiarios solicitan el retiro 
de la cuenta individual del 
trabajador fallecido, por cumplir los 
requisites sehalados en el 
Reglamento de Operacion.
Codigo de la Sub serie 
Documental
Nombre de la Sub serie 
Documental
Reglamento de Operacion del SEDAR Capitulo VII "De los Beneficios
del SEDAR"
FINSEDAR005.4 Fallecimiento
Descripcion de la Atribucion Palabras clave Instancias de Produccion y Gestion
Formato de las solicitudes de retiros de fondos de las subcuentas de 
aportaciones patronales, adicionales y complementarias de cada 
fideicomisario fallecido.
Retiro, folio Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 07 ahos 
Total: 10 ahos
Confidencial Administrative, legal Eliminacion
Fecha de Apertura de la Serie Documental
Enero 2021
fv^ Liuu.
IPE3AL Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
If! Beg! Identificacion de la Serie Documental
Nombre de la Serie 
Documental
Codigo de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentalDescripcion
FINSEDAR006 Contabilidad
Instrucciones giradas al 
fideicomiso para el pago de los 
gastos de administracion y 
comision de la fiduciaria
Codigo de la Sub serie 
Documental
Nombre de la Sub serie 
Documental
Contrato de Fideicomiso clausula Decima Cuarta; Reglamento de 
Operacion del SEDAR Articulo 44 fraccion III
FINSEDAR006.1 Instrucciones de pago de gastos
Descripcion de la Atribucion Palabras clave Instancias de Produccion y Gestion
Instrucciones al Fiduciario para el pago de los gastos mensuales de 
administracion y comision de la fiduciaria Contabilidad, instrucciones Coordinacion del SEDAR
Condiciones de Acceso a la Informacion Valores Documentales Plazos de Conservacion Tecnicas de Seleccion
AT: 03 ahos 
AC: 07 ahos 
Total: 10 ahos
Confidencial Administrative, legal Eliminacion
Fecha de Apertura de la Serie Documental
Enero 2021
IPEJAL Ficha Tecnica de Valoracion Documental
Contexto
Nombre de la Unidad Administrativa Productora Nombre, Cargo y Firma del Titular de la Unidad Administrativa
Maria Cristina Sandoval Ortiz 
Martin Ernesto Gudino ChavezSEDAR
Identificacion de la Serie Documental
Codigo de la Serie 
Documental
Nombre de la Serie 
Documental Marco Juridico de Produccion DocumentalDescripcion
FINSEDAR006 Contabilidad
Documentos contables donde 
constan entradas y salidas de 
dinero del patrimonio fideicomitido 
y sus chequeras
Codigo de la Sub serie 
Documental
Nombre de la Sub serie 
Documental Contrato de Fideicomiso clausula Decima Tercera.