AAMMS_M13_U2_A2_CASO DE CONTROL INTERNO

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MODULO 13. CONTROL INTERNO Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno.
Actividad 2. Caso de control interno.
GASPAR ARMANDO PACHECO (Docente)
Morales Sandoval Amsi Areli
 (
10
)
Índice de Contenido
Introducción	2
Desarrollo de la actividad	3
Elaboración de Control Interno	3
Conclusión	12
Referencias	13
Introducción.
Costo- Beneficio, es uno de los elementos mas importantes para el Control Interno, ya que implica que el costo por la implementación o mejoramiento del Control Interno en cualquier proceso indiscutiblemente nunca debe exceder al beneficio, expresado este ultimo, en términos monetarios.
En la práctica es requisito realizar un análisis minucioso antes de la puesta en marcha de la implementación del control interno para garantizar su “rentabilidad”, en caso de que dicho análisis arroje resultados negativos se presume que el proyecto de implementación sería inviable. No obstante, respecto a lo anterior, cabe señalar que el control interno siempre será capaz de ofrecer regularmente varias alternativas viables que representen un beneficio para la entidad.
Para la segunda actividad de la presente unidad nos corresponde aplicar los pasos para la implementación del control interno atendiendo las necesidades y objetivos específicos que demande la situación del ente propuesto, que para este caso se trata de un municipio y más concretamente del proceso del Registro Civil municipal.
Desarrollo de la actividad. Elaboración de Control Interno.
Planteamiento.
Entidad: El Municipio de San Miguel
 Área: Registro Civil.
Proceso: Recibir al solicitante de una copia certificada, buscar el acta que necesita dentro de los libros del Registro Civil del propio Municipio, transcribirlo correctamente dentro del acta dentro de una forma especial, cobrar el importe correspondiente y entregarla al solicitante en un plazo de un día hábil.
Volumen: Mil doscientas operaciones de copias certificadas en promedio. Costo de las formas: $100.00 (Cien pesos 00/100 M.N.) cada una.
Precio de cobro: $200.00 (Doscientos pesos 00/100 M.N.) cada una
Personal o áreas que intervienen en el proceso:
· Solicitante: Persona que solicita una copia certificada.
· Encargado de Registro Civil: Es quien debe buscar y transcribir la información de los libros de registro civil.
· Tesorería Municipal: Es quien debe cobrar el importe del total del servicio.
· Contraloría Municipal: Tiene la facultad de revisar y supervisar que las operaciones se realicen correctamente.
Objetivos por cumplir.
· Evitar que se “pierdan” las formas especiales, pues existe el riesgo de que el encargado realice el servicio, que lo cobre personalmente, pero no lo informe a la tesorería. Es decir, garantizar que todas las actas se cobren en la Tesorería.
· Evitar que el Encargado de Registro Civil no atienda correctamente a las personas (maltrato a los solicitantes con gritos, retrasos, que no esté en la oficina, que coma en horario de trabajo en la oficina, que esté entretenido rompiendo caramelos o actualizando sus redes sociales…).
· Evitar que el encargado de Registro Civil no transcriba correctamente la información de los libros a la forma valorada, lo anterior por error o porque puede “arreglar” con el contribuyente un cambio en algún nombre, inscripción o fecha para beneficio del solicitante (supón lo valioso que puede ser para alguien muy endeudado o bien asegurado, tener su propia acta de defunción… en vida).
Es necesario notar que el municipio en cuestión tiene un volumen considerable de operaciones y que, según los datos del caso el encargado ya utiliza medios electrónicos para realizar su trabajo, Se calcula que promedia 1,200 copias certificadas mensualmente que al día (días hábiles) representan 60, por lo cual cada hora realiza 7.5 servicios, aplicando 8 minutos por servicio en promedio. es decir, es de suponer que su productividad no es del todo baja y que no estamos hablando de un municipio muy pequeño.
Establecimiento de alternativas.
Opción 1. Cobro anticipado de servicio con instalación de cámara de videovigilancia en el área del encargado del registro civil.
	
PROCEDIMIENTO
	
COSTO
	DESCRIPCIÓN DEL COSTO
	
BENEFICIO
	
DESVENTAJAS
	1. Cobro	del	servicio	en Tesorería Municipal.
	$250
	Incremento de costo adicional por instalación, operación			y mantenimiento de cámaras de vigilancia.		Se estima en un incremento del 25% del costo actual	como mínimo.
	Con				el			pago anticipado				del cobro se impide el	manejo				de efectivo		en				el Registro Civil y reduce el riesgo de				que					el encargado realice el cobro por		su	cuenta. Las cámaras de vigilancia pueden verificar que se cumpla el procedimiento al mismo			tiempo que detectan si el			encargado aplica tiempo en juegos y redes sociales.				Las
revisiones	de contraloría detectan que se transcriba correctamente la información	de los libros.
	El	costo	de
operación		y revisión de las cintas de video puede	generar costos importantes superiores a los estimados.	El
personal	de
revisión			de documentos asignado	por Contraloría Municipal, podría estar	coludido con el encargado del	Registro Civil.
	2. Emisión de comprobante de cobro con los datos sellados de la copia
certificada solicitada.
	
	
	
	
	3. Entrega del solicitante del comprobante de pago al encargado del Registro Civil con los datos sellados
de la copia certificada solicitada.
	
	
	
	
	4. Entrega de “contra recibo” del encargado del Registro
Civil al solicitante.
	
	
	
	
	5. Búsqueda de datos en los libros de registro y llenado de la copia certificada, con
copia para el archivo.
	
	
	
	
	6. Entrega	de	copia certificado al solicitante,
recabando	el	“contra recibo”.
	
	
	
	
	7. Archivado de “contra recibo” pago, solicitud y copia del documento
certificado.
	
	
	
	
	8. Revisión	según procedimiento		de
Contraloría Municipal.
	
	
	
	
Opción 2. Instalación de software especializado que incluya solicitud y cobro en línea con restricciones en la terminal del encargado del registro civil.
	
PROCEDIMIENTO
	
COSTO
	DESCRIPCIÓN DEL COSTO
	
BENEFICIO
	
DESVENTAJAS
	1. Llenado de solicitud y pago en línea.
	$210
	
Incremento de costo adicional por instalación, capacitación y mantenimiento de		software implementado. Se estima en un incremento del	5%			del costo				actual que	al			largo plazo			quizás sea autofinanciable por el ahorro de cobros					por
personal	de tesorería.
	Con el pago en línea se impide el manejo							de efectivo			en				el Registro Civil y en Tesorería y reduce el riesgo de			que					el encargado realice el cobro por	su		cuenta. Se		realiza				la instalación				de software				único en la terminal del encargado impidiendo		que pierda tiempo en juegos y redes sociales. Con la carga de datos automática				se descartan errores		en				la transcripción de datos			de			los libros de registro. Se	reduce				la carga de trabajo en revisiones y supervisión.		Se tiene											la
información actualizada	en
tiempo real.
	
La implementación y	capacitación puede			requerir mucho			tiempo. Se corre el riesgo de			que		el encargado pierda tiempo, ya no utilizando la terminal asignada sino en su						propio teléfono celular. No es aplicable en		municipios
con	bajos porcentajes de utilización de
servicios de
internet	en hogares ni zonas marginadas.
	2. Emisión de comprobante de pago con los datos de la
copia certificada solicitada.
	
	
	
	
	3. Descarga en línea de la solicitud por el encargado
del Registro Civil desde su terminal.
	
	
	
	
	4. Búsqueda en base de datos de los libros de registro y llenado automático de la copia
certificada.
	
	
	
	
	5. Impresión	de	la	copia certificada del solicitante.
	
	
	
	
	6. Entrega	de	copia certificado al solicitante,
recabando el comprobante de pago en línea.
	
	
	
	
	7. Revisión diaria en línea por parte de Contraloría Municipal.
	
	
	
	
Opción 3. Implementación de cobro anticipado, consecutivo foliado de papel especial, fomento a denuncia social con buzón de quejas y sanciones severas a funcionarios.PROCEDIMIENTO
	
COSTO
	DESCRIPCIÓN DEL COSTO
	
BENEFICIO
	
DESVENTAJAS
	1. Cobro del servicio en Tesorería Municipal.
	$210
	Incremento de costo adicional por promover mediante carteles en el Registro Civil la denuncia utilizando buzón para dicho fin. Se puede incrementar el costo del papel especial por solicitarlo foliado. Se estima en un incremento del 5% del costo actual.
anticipado
	Bajo costo y tiempo de implementación. Con el pago anticipado del cobro se impide el manejo de efectivo en el Registro Civil. Solicitar el papel con folio reduce el riesgo de extravío. Colocar la terminal en extremo contrario a la ventanilla de atención puede impedir que el encargado pierda tiempo en juegos y redes sociales sin la protesta de la gente. Aplicar severas sanciones reducen el riesgo de fraude e incidencia de errores
	Sistemas arcaicos de control interno sin utilización de ventajas de tecnología moderna. Se reduce en mínima cantidad los riesgos detectados. Se ahorra en operación pero de incrementan costos de revisión y medidas correctivas.
	2. Emisión de comprobante de cobro con los datos sellado de la copia certificada solicitada
	
	
	
	
	3. Entrega del solicitante del comprobante de pago al encargado del Registro Civil con los datos sellados de la copia certificada solicitada
	
	
	
	
	4. Entrega de “contra recibo” del encargado del Registro Civil al solicitante.
	
	
	
	
	5. Búsqueda de datos en los libros de registro y llenado de la copia certificada, con copia para el archivo
	
	
	
	
	6. Entrega de copia certificado al solicitante, recabando el “contra recibo”.
	
	
	
	
	7. Archivado de “contra recibo” pago, solicitud y copia del documento certificado
	
	
	
	
	8. Revisión según procedimiento de Contraloría Municipal.
	
	
	
	
Elección de mejor alternativa.
Opción 2. Instalación de software especializado que incluya solicitud y cobro en línea con restricciones en la terminal del encargado del registro civil.
Como hemos visto el costo adicional es mínimo y aunque es necesario desembolsar una cantidad importante al inicio, su amortización en el largo plazo puede reducir el costo. Las desventajas son gestionables y mínimas en el caso que nos ocupa. Según las condiciones del municipio, representa buena viabilidad la segunda opción. En términos generales es la alternativa que cumple con mayor eficiencia los objetivos establecidos.
Diagrama de procedimientos.Entrega pago en línea impreso. Recibe Copia Certificada
Copia Certificada/Pago
Actividades y documentos por realizar.
	Procedimiento de control de servicio de copias certificadas del Registro Civil
	No.
	Procedimiento
	Documento
	Responsable
	1
	Llenado de solicitud y pago en línea.
	Formato	electrónico de solicitud en línea.
	Solicitante
	2
	Emisión de comprobante de pago con los	datos	de	la	copia	certificada
solicitada.
	Comprobante pago.
	de
	Solicitante
	3
	Descarga en línea de la solicitud por el
encargado del Registro Civil desde su terminal.
	Formato electrónico.
	Responsable Registro Civil.
	del
	4
	Búsqueda en base de datos de los libros de registro y llenado automático de la copia certificada.
	Formato	electrónico copia certificada.
	Responsable Registro Civil.
	del
	5
	Impresión de la copia certificada del solicitante.
	Formato impreso de copia certificada.
	Responsable Registro Civil.
	del
	6
	Entrega de copia certificado al solicitante, recabando el comprobante de pago en línea.
	Acuse con firma de recibido	/
Comprobante	de pago.
	Responsable Registro Civil.
	del
	7
	Revisión	según	procedimiento Contraloría Municipal.
	de
	Reporte evaluación.
	de
	Contraloría Municipal.
Descripción de documentos y formas.
Formato electrónico de solicitud en línea. Se trata del formato no imprimible en el que el solicitante captura los datos de la copia de la cual requiere su certificación y que genera la línea de captura para su pago en línea o en instituciones bancarias. Las opciones deben ser claras y entendibles para todo público. Ejemplo:
Obtenido de https://www.gob.mx/tramites/ficha/expedicion-de-la-copia-certificada-del-acta-de-nacimiento- en-linea/RENAPO187
Comprobante de pago. Debe contener el concepto del pago y los datos esenciales del solicitante y en todo caso el comprobante de transferencia con línea de captura o código de barras emitido por el banco.
Obtenido de: http://rutys.slp.gob.mx/imprime_tram_publico.php?no_trami=1065
Obtenido de https://gar.com.mx/blog/2019/10/09/deposito-referenciado-linea-de-captura-pece/
Formato electrónico copia certificada. Se trata del formato electrónico no imprimible donde el encargado del Registro Civil da seguimiento a la solicitud del contribuyente y cuyos datos utilizará para la búsqueda en dispositivo electrónico del registro en libros.
Formato impreso de copia certificada. Es el documento original impreso en papel especial que el contribuyente requiere y con los elementos de seguridad que la normatividad vigente contemple. Ejemplo:
Obtenido de: https://www.gob.mx/actas/articulos/funcionario-publico-acepta-y-valida-el-acta-de-nacimiento
Acuse con firma de recibido. Se trata del documento donde firma el solicitante como acuse al momento de recibir el documento certificado solicitado. Ejemplo:
Obtenido de: https://milformatos.com/empresas-y-negocios/acuse-de-recibo/
Reporte de evaluación. Se trata del reporte del resultado de la evaluación realizado por la Contraloría Municipal del proceso en específico del control interno establecido. Ejemplo.
Obtenido	de:	https://es.slideshare.net/walthermdt1/evaluacin-del-control-interno- municipales
Conclusión.
Aplicar los pasos para un procedimiento del Control Interno parece labor sencilla si tomamos un caso como el propuesto en la presente actividad, sin embargo en la práctica se convierte en una labor descomunal si tomamos en cuenta las variables del entorno en que se encuentre la entidad municipal; es decir, el número de habitantes, la capacidad económica de la entidad así como el acceso real de la población a tecnologías como el internet o los dispositivos móviles. Por otro lado no es lo mismo estimar el costo bajo enfoques generales y con amplia discrecionalidad de nuestra parte, a realizar un verdadero estudio analítico del impacto en los costos y la viabilidad financiera en la implementación o reestructura del control interno. Tampoco se compara realizar el ejercicio contemplando la intervención de tres o cuatro personas en el proceso a realizarlo calculando la capacitación necesaria que implica implementarlo en escenarios que involucren a docenas de personas.
No obstante lo anterior es menester hacer notar que ejercicios como el propuesto nos obligan a tomar varias consideraciones para construir distintas alternativas viables tratando de dotar del mayor grado de realismo nuestras propuestas ofrecidas, adoptando una postura de calidad profesional que gracias a estas actividades vamos desarrollando y “puliendo” cada vez más.
Referencias
Gobierno de México. (s.f.). Expedición de la copia certificada del acta de nacimiento en línea. Recuperado el 26 de julio de 2021, de https://www.gob.mx/tramites/ficha/expedicion-de-la-copia-certificada- del-acta-de-nacimiento-en-linea/RENAPO187
mil formatos. (s.f.). Acuses de recibo. Recuperado el 27 de julio de 2021, de https://milformatos.com/empresas-y-negocios/acuse-de-recibo/
Ruíz Aguilar, R. E., & Escutia Serrano, J. (s.f.). Sistemas de Control Interno. México: FCA-UNAM. Recuperado el 26 de julio de 2021, de http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/20172/contaduria/4/apunte/1461_3009 6_A_Sistemas_contro_interno_V1.pdf
Secretaría de Finanzas de San Luis Potosí. (s.f.). Formato trámites y servicios. Recuperado el 27 de julio de 2021, de http://rutys.slp.gob.mx/imprime_tram_publico.php?no_trami=1065
Serrano Sánchez, J. A. (2016). Control Interno de la Administración Pública: ¿Elemento de estancamiento o desarrollo organizacional? Instituto Nacional de Administración Pública A.C. Recuperado el 26 de julio de 2021, de http://archivos.diputados.gob.mx/Centros_Estudio/UEC/prods/EL%20CONTROL%20INTERNO%20DE%20LA%20ADMINISTREACION%20PUBLICA.pdf
Universidad Abierta y a Distancia de México UnADM. (2021). Material didáctico Módulo 13. Control interno y administración de riesgos. México.
Solicitud en linea
Datos
Descarga de solicitud en Linea
Llenado Automatico de la Copia Certificada
Impresión de Copia Certificada
Entrega Copia Certificada. Recibe pago en linea impreso. 
Revisión del Proceso Completo