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Guía de rediseño institucional
para entidades públicas en
el orden territorial
2 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
3
Coordinación Editorial - Redacción y Edición
Dirección de Desarrollo Organizacional
Diseño y Diagramación
Grupo de Comunicaciones Estratégicas
Departamento Administrativo de la Función Pública
Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia
Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515
Web: www.funcionpublica.gov.co
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Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770
Bogotá, D.C., Colombia
Guía de rediseño institucional 
para entidades públicas en 
el orden territorial
4 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Liliana Caballero Durán
Directora
Gustavo García Bate 
Subdirector
Carlos Humberto Moreno Bermúdez
Director Desarrollo Organizacional
Equipo de Trabajo
Fredy Suárez Castañeda
Oswaldo Galeano Carvajal
Alba Maritza De Guzmán Sierra
Guía de rediseño institucional 
para entidades públicas en el orden territorial
5
Tabla de Contenido
Presentación ..................................................................................................................................... 6
¿Cómo interpretar esta guía? ......................................................................................................... 7
Fase diagnóstica .............................................................................................................................. 8
1. Análisis financiero ..................................................................................................................... 12
2. Análisis externo ......................................................................................................................... 13
3. Análisis de capacidad institucional ......................................................................................... 15
4. Análisis de procesos ................................................................................................................ 16
 
 4.1 Cómo elaborar el mapa de procesos .................................................................. 18 
 4.2 Evaluación de la prestación del servicio .............................................................. 20
5. Diseño de estructura interna .................................................................................................... 21
 
 5.1 Recomendaciones para el rediseño de estructura administrativa 
 de una gobernación, alcaldía o entidad descentralizada ................................ 22
 5.2 Modelo de estructura administrativa con cuatro dependencias ........................ 27
 5.3 Modelo de estructura administrativa con cinco dependencias .......................... 28
 5.4 Modelo de estructura administrativa con seis dependencias ............................. 29
6. Diseño de planta de personal ................................................................................................ 30
 
 6.1 Perfiles y cargas de trabajo .................................................................................... 31
 6.2 Planta de personal .................................................................................................. 32
 6.3 Comparativo planta de personal actual y planta propuesta ............................. 35
 6.4 Escala salarial ......................................................................................................... 38
 6.5 Empleos de carácter temporal ............................................................................... 39
 6.6 Manual de funciones y competencias laborales ................................................. 40
Glosario ......................................................................................................................................... 43
6 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP-, en cumplimiento de sus objetivos institucionales, pone a su disposición la “Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial”, cuyo propósito es facilitar los cambios necesarios para fortalecer la capacidad institucional en 
los Departamentos, Distritos y Municipios y sus entidades descentralizadas, en los 
temas que por su especificidad, desarrollo y justificaciones técnicas corresponden al 
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Así pues, con la firme convicción de formalizar la política pública en materia de 
desarrollo organizacional, el Departamento Administrativo de la Función Pública 
establece, a través de esta guía, los lineamientos que se deben tener en cuenta al 
iniciar un proceso de rediseño institucional. En este sentido las Entidades Públicas 
tienen la obligación inmediata de cumplir con su objeto social y las funciones que 
les han sido conferidas, interiorizarlas y aplicarlas en una configuración institucional 
ordenada, racional y orientada a la prestación del servicio.
El objetivo de esta guía es explicar de manera simple y eficiente cómo es el proceso 
que se debe llevar a cabo en un rediseño institucional, por qué es importante, con 
qué se debe contar antes de iniciarlo y cómo se debe adelantar.
Igualmente, se busca cumplir con el mandato dado a la Escuela Superior de 
Administración Pública mediante la Ley 1551 de 2012, que consiste en apoyar 
especialmente a los municipios de Quinta y Sexta categoría, en sus procesos de 
rediseño institucional para mejorar su capacidad administrativa y promover el uso 
eficiente de los recursos.
 Presentación
7
¿Cómo interpretar esta guía?
Importante
Señala información que se debe tener en cuenta durante el proceso, cita normas o 
doctrina técnica con la cual se desarrollan principios de la administración pública.
Recuerde
Se emplea con el fin de aclarar términos e indica pautas para desarrollar procedimientos 
correctamente.
Nota
Se utiliza para citar un ejemplo 
Anexos
El documento contiene hipervínculos a los anexos para visualizarlos y trabajar en 
ellos.
8 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Fase 
diagnóstica
9
El diagnóstico es un proceso de investigación que consiste en la evaluación de la 
situación actual de la organización, en el estudio sistemático y presentación de 
conclusiones sobre la misión que desarrolla la entidad frente al rol que le corresponde 
desempeñar al Estado, su funcionamiento, aspectos críticos, naturaleza y magnitud 
de las necesidades, y el conocimiento analítico de los problemas que afectan o 
alteran el desarrollo de sus actividades. El propósito del diagnóstico es identificar las 
dificultades y problemas críticos que están afectando el normal funcionamiento de la 
organización, las causas que los originaron, analizar sus implicaciones y definir las 
necesidades y retos de la organización.
Así, para todo proceso de rediseño institucional se debe partir de las siguientes 
preguntas, que son la base para iniciar un diagnóstico organizacional 
•	 ¿La estructura organizacional debe ser intervenida para crear o suprimir 
dependencias?
•	 ¿La planta de personal debe ser objeto de una redistribución interna o requiere 
una modificación para crear o suprimir empleos?
•	 ¿Se evidencian fraccionamientos de procesos que implican desgastes 
administrativos y demoras injustificadas en la entrega de resultados?
La respuesta a estas preguntas permite descubrir y planear una intervención apropiada 
en la estructura y planta de personal, y orienta a la entidad hacia el procedimiento 
más adecuado que asegure su mejora organizacional.
10 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
 
 Importante
Según lo establecido en el artículo 228 del Decreto 019 de 2012, Ley Antitrámites, lo 
ideal es que la entidad interesada en adelantar un proceso de rediseño institucional, 
lo haga directamente, sin la necesidad decontratar a un consultor externo.
La respuesta a estas preguntas permite descubrir y planear una intervención apropiada 
en la estructura y planta de personal, y orienta a la entidad hacia el procedimiento 
más adecuado que asegure su mejora organizacional.
Estudio o 
justificación técnica
Acto administrativo de 
estructura y funciones 
de las dependencias
Productos 
entregables
Necesita 
elaborar 
Proceso de 
modernización 
de la entidad
Resultado 
esperado
Acto administrativo de 
planta de personal
Acto administrativo 
Manual de funciones 
y de competencias 
laborales
Concepto de 
viabilidad presupuestal
11
Para llevar a cabo un rediseño institucional en gobernaciones, alcaldías o entidades 
descentralizadas del orden territorial (adscritas o vinculadas), se debe elaborar un 
estudio técnico que será el fundamento por el cual la entidad justifica el proceso que 
va a iniciar, y además orienta acerca de las mejores decisiones que puede tomar 
antes de realizar una modificación.
Para este efecto, la entidad deberá adelantar los siguientes pasos:
Análisis
financiero
Análisis
externo
Análisis de
capacidad 
institucional
Identificación
de procesos
Diseño de
estructura
interna
Diseño de 
planta de
personal
12 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
1. Análisis financiero 
Para realizar el Estudio Técnico utilice el instrumento de análisis financiero, que 
conduce a la revisión de los componentes principales de las finanzas públicas de 
cualquier ente territorial, a través del registro de información básica del presupuesto 
aprobado para vigencias anteriores. Esto contempla la posibilidad de registrar la 
información hasta de 4 períodos y de igual manera, genera las proyecciones para 
4 períodos posteriores al diligenciamiento del mismo. Así mismo, refleja la realidad 
financiera y permite la oportuna toma de decisiones con el fin de mejorar o mantener 
una situación específica.
Con respecto al presupuesto, el aplicativo recauda información de gastos, ingresos y 
atención a la deuda a través de los siguientes indicadores:
•	 Indicador de gastos de funcionamiento que establece la Ley 617 de 2000.
•	 Indicador de solvencia y sostenibilidad para la adquisición de deuda que 
establece la Ley 358 de 1997 y la Ley 819 de 2003.
Por último, el aplicativo arroja un informe que dispone de un resumen general 
sobre la información registrada, con los análisis de cada uno de los componentes 
presupuestales del ente territorial. 
Antes de diligenciar los datos en la hoja ingreso de información, se recomienda 
leer las instrucciones en la hoja inmediatamente anterior denominada presentación e 
instrucciones.
 
 Importante
El resultado del análisis financiero le indicará a la entidad si tiene posibilidad de 
ampliar su planta de personal, con base en los indicadores de la Ley 617 de 2000, 
o bien, hacer la modificación a costo cero.
Aplicativo de análisis financiero
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Instrumento+An%C3%A1lisis+Financiero/000df8cb-84dd-4f9f-8ebb-9caa14210291
13
2. Análisis externo 
Cuando se adelanta un proceso de rediseño institucional es importante tener en 
cuenta la interacción con su contexto, con el fin de identificar qué cambios conducen 
a la reorientación de estrategias, planes y programas de la entidad.
Los factores que se deben considerar para realizar el análisis externo son: 
Situación político - administrativa
Las entidades públicas territoriales deberán adoptar y ajustar su estructura 
organizacional teniendo en cuenta el contexto de orden político. Por ejemplo: Plan 
de Desarrollo Municipal, Lineamientos de Política Pública, Plan de Ordenamiento 
Territorial – POT, entre otros.
Economía
Identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicación de las políticas 
macroeconómicas, presupuestales y fiscales, que enmarcan el quehacer de la 
Gobernación, Alcaldía o Entidades Descentralizadas (Adscritas o Vinculadas), y 
determinan su incidencia en el costo de la prestación de los servicios, salarios y la 
diversificación de productos.
Factor Social 
Determinar las situaciones que influyen en las dinámicas sociales, como orden público, 
crecimiento de la población, juventud, nivel de educación, población víctima de la 
violencia, entre otros. Se debe conocer y responder a las necesidades cambiantes 
de la población.
14 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Factor Ambiental
Se debe prestar especial atención en cómo sus actividades impactan en el medio 
ambiente. Se debe conocer cómo afecta al entorno natural y las personas, a través 
del ejercicio de sus actividades. 
Factor Tecnológico
Se debe tener en cuenta y estar al tanto de los diferentes avances en todo lo referente 
a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- TIC-, para analizar si 
pueden ser aplicadas, maximizando el beneficio para la comunidad. Este análisis 
mide la brecha que tiene la entidad con respecto a los avances tecnológicos y 
la utilización de las redes de información como un mecanismo de comunicación e 
intercambio. 
 
Situación político- 
administrativa
Economía
Factor social
Factor ambiental
Factor tecnológico
Resumen Análisis Externo
Factores 
externos
Norma o 
Lineamiento AccionesPropuestaEfectos
Incidencia
Debilidad Oportunidad
15
3. Análisis de capacidad institucional
Este análisis permite realizar un diagnóstico para fortalecer la capacidad institucional 
de las gobernaciones, alcaldías o entidades descentralizadas del orden territorial 
(adscritas o vinculadas) y así determinar los componentes claves para lograr un 
fortalecimiento institucional. 
La herramienta técnica para realizar este análisis es el instrumento de capacidad 
Institucional que identifica las debilidades objeto de mejora y evalúa la gestión de la 
entidad.
 
 Importante
La metodología se articula alrededor de entrevistas con funcionarios que conozcan a 
profundidad la organización. 
Los datos transmitidos por ellos se diligencian dentro del aplicativo.
Instrumento de capacidad institucional
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Instrumento+de+capacidad+Institucional/679d16e1-7dad-4b69-a9c8-a09a195a0845
16 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
4. Análisis de procesos
Para el desarrollo de esta revisión y análisis existen varias técnicas; una de ellas es el 
análisis de “Opciones Prioritarias”, la cual se constituye como una técnica fundamental 
para la toma de decisiones estratégicas sobre los procesos que adelanta la entidad. 
Es decir, permite determinar si cada uno de los procesos se debe llevar a cabo o no 
y cómo puede hacerse más eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priorización 
de los procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organización invierta 
tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son fundamentales para el 
logro de sus objetivos.
Para aplicar esta técnica, se deben formular las siguientes preguntas en el orden en 
el que aquí se presentan:
Pregunta 1: ¿Se requiere que el proceso sea llevado a cabo?
Para comenzar es preciso plantearse si a la luz de las normas se requiere o no el 
proceso. En caso contrario deberá eliminarse.
Pregunta 2: ¿Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la entidad?
En el evento que así sea, por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o 
porque no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, este 
deberá ser objeto de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio 
de eficiencia.
Pregunta 3: ¿Se está llevando a cabo el mismo proceso en varias dependencias de 
la entidad, en otras entidades del sector de la entidad territorial, o en otro sector?
Esta pregunta permite identificar si existe duplicidad de funciones y procesos y 
cuantificar los niveles de ineficiencia.
A partir de este ejercicio, la entidad está en capacidad de definirla estructura interna 
y por ende aproximarse a la identificación de lo que ha de ser la planta de personal 
requerida para el cumplimiento de su misión.
17
 Nota
a continuación se presenta un ejemplo de análisis de procesos con la metodología 
de opciones prioritarias:
 
Análisis de procesos a través de la metodología “opciones prioritarias”
Norma o 
LineamientoProcesoDependencia
¿Se requiere 
el proceso?
¿Es necesario que 
sea ejecutado por 
la entidad?
Observaciones
¿Se lleva a 
cabo en otras 
dependencias?
3. Unidad 
financiera
3.1 Gestión de 
presupuestos
3.4 Gestión de 
tesorería
3.5 Gestión de 
contabilidad
3.7 Facturación 
y cartera
4.1 Almacén4. Servicios 
generales
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
No
No
No
No
Si
Se mantiene el 
proceso
Se mantiene el 
proceso
Se mantiene el 
proceso
El proceso se 
puede contratar 
con externos 
para mejorar 
la calidad en 
el servicio y la 
eficiencia
Se traslada el 
proceso
18 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
4.1 Cómo elaborar el mapa de procesos
Tenga en cuenta que para identificar los procesos estratégicos, misionales, de 
apoyo y de evaluación, primero debe identificar el tipo de organización actual de 
la gobernación, alcaldía o entidad descentralizada (adscrita o vinculada), con el fin 
de determinar si es necesaria la modificación de la estructura de la entidad. Además 
será la base para establecer las cargas de trabajo.
Procesos Estratégicos
Proceso Proceso Proceso
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Proceso Proceso Proceso
Procesos de Control y Evaluación
ProcesoProceso Proceso Proceso
Orientan, evalúan y hacen seguimiento 
a la gestión de la entidad, contienen 
procesos sobre políticas, estrategias, 
fijación de objetivos, provisión de 
comunicación, aseguramiento de la 
disponibilidad de los recursos.
Contribuyen directamente al 
cumplimiento de los objetivos y a 
la razón de ser de la organización; 
su objetivo principal es entregar los 
productos o servicios que el cliente o 
usuario requiere para satisfacer sus 
necesidades. 
Son aquellos que dan soporte para el 
buen funcionamiento y operación de 
los procesos estratégicos y misionales 
de la organización.
Son adelantados por las dependencias 
responsables de verificar que los 
resultados y acciones previstas se 
cumplieron de conformidad con lo 
planeado. Es un proceso que se 
realiza transversalmente en toda la 
organización.
En
tr
ad
as
Sa
lid
as
19
A continuación se presenta un ejemplo de mapa de procesos:
Fuente: Mapa de procesos y cadena de valor del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2015
Estratégicos
Norma o 
Lineamiento
Gestión de 
Información y 
Comunicaciones
Planeación 
Estratégica
Gestión de 
Desempeño
Gestión de 
Políticas
Fomento y 
Promoción
Asesoría, 
Capacitación 
y Asistencia 
Técnica
Negociación y 
Administración 
de Relaciones 
Comerciales
Adquisición 
de Bienes y 
Servicios
Gestión de 
Recursos
Gestión 
Documental
Negociación y 
Administración 
de Relaciones 
Comerciales
Apoyo
Mejora Continua 
y Control de la 
Gestión
Control y Evaluación
Misionales
N
ec
es
id
ad
es
 d
e 
la
s 
em
pr
es
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 p
ro
du
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or
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 y
 
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ol
og
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tu
rís
tic
a 
de
 la
s 
re
gi
on
es
 d
el
 P
aí
s.
M
ejoram
iento de la com
petitividad, sostenibilidad de las em
presas 
productoras de bienes, servicios y tecnología incentivando la 
generación de m
ayor valor agregado.
20 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
4.2 Evaluación de la prestación del servicio
Según las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública, la 
evaluación del servicio tiene por objetivo analizar si el producto o servicio prestado 
satisface, en términos de calidad, eficiencia y eficacia, las necesidades de sus 
usuarios o clientes.
Para realizar dicha evaluación se debe tener en cuenta la identificación de todos 
los productos y servicios ofrecidos por la institución, separando los internos de los 
externos, y una vez identificados se deben revisar los siguientes aspectos básicos:
•	 Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institución.
•	 El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio o producto.
•	 Los medios de divulgación e información de los productos y/o servicios.
•	 Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestación de los productos y/o 
servicios.
•	 El nivel de investigación, desarrollo y avance tecnológico de los productos y/o 
servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas.
Proceso/Servicio Dificultades
Necesidades 
administrativas 
y/o de personal
Con base en esta información el equipo de trabajo debe identificar y recomendar 
los servicios o productos que deben ser eliminados por considerar que no cumplen 
con los objetivos, funciones y misión institucional, así como aquellos que pueden 
ser contratados como es el caso de las labores de celaduría, vigilancia, aseo, o de 
proyectos especiales que no pueden ser desarrollados con personal de planta.
En este orden de ideas, al final del capítulo se sugiere presentar un resumen de los 
procesos y servicios, así como las falencias que se traducen en necesidades de 
personal y/o de mejora de la estructura administrativa, diligenciando la siguiente 
matriz:
21
5. Diseño de estructura interna
Una vez concluido el análisis de procesos y la evaluación de la prestación del 
servicio, el siguiente paso es definir la estructura administrativa, entendida como el 
conjunto de dependencias y sus funciones, las cuales deben responder a los propósitos 
institucionales en términos de eficacia, eficiencia y efectividad para la prestación de 
los servicios por parte de las entidades, logrando la satisfacción de las necesidades 
de la comunidad.
La estructura administrativa de la entidad debe estar acorde con los procesos que 
realmente desarrolla y con los productos o servicios que presta y por ende aproximarse 
a la identificación de la planta de personal requerida.
 Recuerde
Dependencia: unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de 
objetivos institucionales. Cada dependencia debe tener especificadas sus funciones 
y debe estar integrada mínimo por cinco (5) funcionarios.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de la Gobernación, Alcaldía 
o entidad descentralizada del orden territorial (Adscrita y vinculada).
22 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
5.1 Recomendaciones para el rediseño de estructura administrativa de una 
gobernación, alcaldía o entidad descentralizada 
Para comenzar, se recomienda responder las siguientes preguntas orientadoras:
1. ¿Cuál es el proceso de modernización que se va a realizar?
2. ¿Para qué se va a iniciar dicho proceso?
3. ¿Cómo se va a desarrollar?
4. ¿Qué resultados se espera obtener?
5. ¿Qué recursos (humanos, físicos, financieros o tecnológicos) se necesitan? 
6. ¿Cuenta la entidad con dichos recursos?
7. ¿Existen referentes nacionales, regionales o internacionales de cómo se 
 gestiona la prestación del servicio?
Para definir la estructura se deben establecer niveles, tanto superiores como inferiores, 
que permitan determinar cuál proceso depende de cuál. Para ello, es conveniente 
identificar los macroprocesos en un nivel superior y subprocesos en un nivel inferior, 
que permitan conocer la desagregación de los mismos y así, su fácil manejo y 
comprensión, de acuerdo con el ejemplo que se muestra a continuación.
23
Gerencia
Nivel de procesos en la estructura organizacional
Dependencia
Macroproceso 1
Dependencia
Macroproceso 2
Dependencia 1
Proceso 1
Dependencia 2
Proceso 2
Dependencia 3
Proceso 3
Dependencia 4
Proceso 4
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 1
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 3
Subproceso 1
Dependencia 3
Subproceso2
Dependencia 4
Subproceso 1
Dependencia 44
Subproceso 2
Primer nivel
Segundo nivel
Tercer nivel
24 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
 Recuerde
Según la Ley Estatutaria 1622 de 2013 la cual expide el estatuto de ciudadanía 
juvenil, específicamente en el Art.16 numeral 1 se indica que se debe establecer 
en el nivel departamental y local una estructura organizativa con una dependencia 
(secretaría, dirección, oficina, etc.) con capacidad política, técnica, financiera y 
administrativa para coordinar y articular las acciones de política que garanticen el 
goce efectivo de los derechos de la juventud, y que además esté articulada al sistema 
de juventud.
El ejercicio de definir la estructura con un enfoque basado en procesos articula las 
actividades del proceso con las funciones de la dependencia, de tal forma que los 
productos o servicios resultantes pueden ser finales o convertirse en el insumo de otra 
dependencia o proceso. En este sentido hay una alienación entre las funciones y las 
actividades propias para el desarrollo del proceso dentro de la dependencia.
Gerencia
Actividades
Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3
Actividades Actividades
Funciones Funciones Funciones
Estructura alineada entre procesos y funciones
25
Antes de determinar la estructura interna, con ayuda de los resultados obtenidos de 
la realización del ejercicio aquí sugerido, verifique los procesos y la evaluación de 
la prestación de servicios.
Verificar
•	 Que los procesos estén asignados a las áreas o dependencias atendiendo a 
su afinidad, a los productos elaborados o a los servicios prestados para lograr 
agilización en la producción de los mismos.
•	 Que existan niveles jerárquicos mínimos de decisión que faciliten el desarrollo de 
los procesos, la obtención de los productos y la prestación de los servicios.
•	 Que no exista duplicidad de funciones entre dos o más dependencias de la 
institución o con otras entidades u organismos públicos.
•	 Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.
Concluir
•	 ¿Es necesario modificar la estructura vigente?
•	 Cuáles son las dependencias que integrarán la institución donde se reflejen los 
órganos de dirección y administración, los de asesoría y coordinación.
•	 Describir las funciones de las dependencias nuevas teniendo en cuenta las 
funciones generales y procesos de la institución.
26 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Acto administrativo con la estructura u organización interna para entidades 
descentralizadas del orden territorial (adscritas o vinculadas)
Las entidades descentralizadas del orden territorial, luego de realizar el análisis de 
las etapas anteriores y demás aspectos relacionados con su organización, deberán 
analizar la conveniencia de ajustar sus estatutos internos para que se adecúen a la 
naturaleza, funciones, objetivos y misión de la respectiva entidad. A continuación, se 
encuentra un modelo del acto administrativo de entidades descentralizadas del orden 
territorial.
 Nota: 
Los siguientes modelos de estructuras administrativas son ejemplos para alcaldías de 
municipios clasificados en Quinta y Sexta categoría. Para establecer la estructura 
empleando alguno de estos modelos, se deben considerar los ingresos corrientes de 
libre destinación y que no se exceda el tope destinado a gastos de funcionamiento. 
La entidad debe escoger una de las siguientes opciones: 
•	 Estructura con cuatro dependencias (2 Secretarías) integrada por mínimo 27 
servidores públicos 
•	 Estructura con cinco dependencias (3 Secretarías) integrada por mínimo 33 
servidores públicos 
•	 Estructura con seis dependencias (4 Secretarías) integrada por mínimo 38 
servidores públicos 
 Recuerde
Las funciones que hacen parte de la vocación del municipio y las relacionadas con 
el sector agropecuario (antes UMATA) se integran a la dependencia SECRETARIA DE 
DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL y debe indicarse el responsable de llevar a 
cabo esta función.
Modelo de acto administrativo de estatutos
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/MODELO+ACTO+ADMINISTRATIVO+DE+ESTATUTO+INTERNO/8e2bad4c-9e29-4ee8-8fe7-f036d06a42c3
27
5.2 Modelo de estructura administrativa con cuatro dependencias 
Este modelo debe contar con al menos 27 servidores públicos y su estructura se 
constituye de la siguiente manera:
1. Despacho del Alcalde
 1.1. Oficina Asesora de Planeación
2. Secretaría General y de Gobierno
3. Secretaría de Desarrollo Económico y Social
Despacho 
del Alcalde
Oficina Asesora 
de Planeación
Secretaría 
General y de 
Gobierno
Secretaría 
de Desarrollo 
Económico y 
Social
Organigrama Estructura 
de cuatro dependencias 
(2 secretarías de Despacho)
Modelo de acto administrativo con cuatro (4) dependencias
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/ACTO+ADVO+ESTRUCTURA+4+DEPENDENCIAS/0eacb78a-e2af-490b-b038-8889a8a45c58
28 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
5.3 Modelo de estructura administrativa con cinco dependencias 
Es un modelo estándar para municipios de sexta categoría que no presentan 
situaciones de riesgo y que tienen un esfuerzo y capacidad fiscal promedio, en 
comparación con los demás municipios que pertenecen a la misma categoría. Su 
estructura administrativa se describe a continuación 
1. Despacho del Alcalde 
 1.1. Oficina Asesora de Planeación
2. Secretaría General y de Gobierno
3. Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas
4. Secretaría de Desarrollo Económico y Social. 
Despacho 
del Alcalde
Oficina Asesora 
de Planeación
Secretaría 
General y de 
Gobierno
Secretaría 
de Desarrollo 
Económico y 
Social
Secretaría 
de Hacienda 
y Finanzas 
Públicas
Organigrama Estructura 
de cinco dependencias 
(3 secretarías de Despacho)
Modelo de acto administrativo de estructura con cinco (5) dependencias
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/ACTO+ADVO+ESTRUCTURA+5+DEPENDENCIAS/022f3f9b-cf6a-4272-96d3-c895a763570c
29
5.4 Modelo de estructura administrativa con seis dependencias 
Para establecer este modelo, se debe considerar la capacidad presupuestal en cuanto 
a los gastos de funcionamiento, debido a que se necesitan mayores recursos para la 
sostenibilidad de este tipo de estructura.
En este sentido, se debe tener en cuenta que el artículo 6° de la ley 617 de 2000 
señala que los ingresos corrientes de libre destinación pueden ser reservados como 
gastos de funcionamiento hasta en un 80%. Así las cosas, la estructura de este modelo 
sería: 
1. Despacho del Alcalde
 1.1. Oficina Asesora Jurídica
2. Secretaría de Gobierno
3. Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas
4. Secretaría de Desarrollo Económico y Social.
5. Secretaría de Planeación
Despacho 
del Alcalde
Oficina 
Asesora
Jurídica
Secretaría 
General y de 
Gobierno
Secretaría 
de Desarrollo 
Económico y 
Social
Secretaría 
de Hacienda 
y Finanzas
Públicas
Secretaría de 
Planeación
Organigrama Estructura 
de seis dependencias 
(4 secretarías de Despacho)
Modelo de acto administrativo con seis (6) dependencias
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/ACTO+ADVO+ESTRUCTURA+6+DEPENDENCIAS/b60ea9b8-5049-4bd8-9e35-61ae1c0d36b3
30 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
6. Diseño de planta de personal
6.1 Perfiles y cargas de trabajo
Con base en los procesos definidos, se debe proceder a realizar el estudio de 
cargas de trabajo que permita determinar las necesidades de personal (en cantidad 
y calidad) de cada dependencia de la institución.
Del resultado de los perfiles y de las cargas de trabajo podrá efectuarse el análisis, 
identificando si existe déficit o excedente de empleos con relación a la planta de 
personal actual y a la verificación de los perfiles de los empleos de la misma.
En el estudio de cargas de trabajo se puede aplicar un conjunto de técnicas que miden 
lacantidad y el tiempo de trabajo destinado al desarrollo de funciones, procesos y 
actividades asignadas a cada dependencia, para determinar la cantidad y calidad 
de los cargos requeridos para tal fin.
La medición de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del 
estudio del trabajo que se requiere en una reforma organizacional, pero previamente 
a la medición es necesario tener en cuenta:
•	 Los productos, procesos, etapas o fases y procedimientos que requiere la Entidad 
en cada dependencia.
•	 El análisis de la organización o estructura de la entidad u organismo acorde con 
la normativa vigente.
•	 El diligenciamiento de la planilla de registro de información por dependencia en 
los anexos que encontrará a continuación, y que contienen las instrucciones para 
diligenciar cada formulario.
•	 La cantidad de personal requerido para la para la entidad.
31
Matriz de cargas de trabajo - Modelo genérico
Matriz de cargas de trabajo para cuatro dependencias (2 secretarías de Despacho)
Matriz de cargas de trabajo para cinco dependencias (3 secretarías de Despacho)
Matriz de cargas de trabajo para seis dependencias (4 secretarías de Despacho)
 Nota: 
Los siguientes modelos de matrices de cargas de trabajo son ejemplos para alcaldías 
de municipios clasificados en Quinta y Sexta categoría.
A continuación se presentan cuatro tipos de modelos de levantamiento de cargas de 
trabajo según el número de dependencias con que contaría la entidad, y de acuerdo 
con los modelos de acto administrativo de estructura que se mostraron en el acápite 
anterior:
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Cargas+de+Trabajo+general/d0384252-8c8e-49a9-be08-c1cb17c88ee2
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Cargas+w+4+Dependencias/8ffbff6f-87ce-45f9-a3ce-5bb62173bb63
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Cargas+w+5+Dependencias/0b3eeb75-dc12-46d4-b421-c5ab73ea0d0f
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Cargas+w+6+Dependencias/0dd1f291-21ef-4011-b832-2c08eaf41a09
32 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
6.2 Planta de personal
La planta de personal es el conjunto de empleos requeridos para el cumplimiento 
de los objetivos y funciones asignadas a una institución, identificados y ordenados 
jerárquicamente, acorde con un sistema de nomenclatura y clasificación vigente y 
aplicable a la respectiva institución.
La planta de personal, desde el punto de vista de su aprobación, debe ser global, 
pero técnicamente debe corresponder al estudio previo de cargas de trabajo y a la 
estructura u organización interna determinada.
En este orden, la planta global es la relación detallada de los empleos requeridos 
para el cumplimiento de las funciones, sin identificar su ubicación en las unidades o 
dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución. Con este 
modelo los empleos no pertenecen a las dependencias sino a la entidad. 
 Recuerde
El sistema de nomenclatura y clasificación de empleos es una ordenación 
sistemática de las distintas denominaciones de empleo dentro de cada uno de los 
niveles jerárquicos determinados por las normas vigentes, para el orden territorial se 
encuentran en el Decreto Ley 785 de 2005 y demás normas que lo modifiquen o 
adicionen.
33
 
 Importante
Para establecer la planta de personal tenga en cuenta: 
•	 La estructura u organización interna propuesta.
•	 El sistema de nomenclatura y clasificación de empleos, 
•	 La escala salarial vigente, y el estudio de cargas de trabajo.
Proceso para establecer la planta de personal
Del estudio de 
cargas de trabajo 
tome la información 
correspondiente 
a los empleos 
requeridos para el 
cumplimiento de la 
misión institucional.
1 2 3
Determine las 
denominacio-nes de 
esos empleos y los 
códigos. Tenga en 
cuenta el Decreto 
ley 785 de 2005.
Fije, de acuerdo 
con el presupuesto 
asignado, el grado 
de los empleos y el 
número de éstos.
34 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
 Nota: 
Ejemplo de planta global en el orden territorial.
1 (uno)
1 (uno)
1 (uno)
Número 
de Cargos
005
438
482
CódigoDependencia y 
denominación del empleo
Despacho del Alcalde
Alcalde 
Secretario Ejecutivo del 
Despacho del Alcalde
Conductor mecánico
…
03
02
Grado
3 (Tres)
1 (Uno)
3(Tres)
2(Dos)
1 (uno)
1 (uno)
4 (Cuatro)
1 (Uno)
1(uno)
020
115
219
219
201
202
367
425
303
Planta Global
Secretarios de despacho 
Jefe de Oficina Asesora de 
Jurídica o de Planeación
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Tesorero General
Comisario de Familia 
Técnico Administrativo
Secretario ejecutivo
Inspector de Policía 3ª a 6ª 
Categoría
04
03
02
03
03
02
02
02
01
Establezca Los empleos de cualquier 
nivel jerárquico cuyo ejercicio implica 
confianza, que tengan funciones de 
asesoría, asistenciales o de apoyo 
para el gobernador o alcalde (distrital, 
municipal o local), contralor o personero, 
presidente, Director o Gerente de 
Establecimiento Público, entre otros, deben 
ser especificados en forma separada, pues 
tales particularidades le dan connotación 
de empleos de libre nombramiento y 
remoción, de conformidad con las normas 
de carrera administrativa. 
Establezca la planta global con los demás 
empleos, ya sean de libre nombramiento y 
remoción (por pertenecer al nivel directivo) 
o de carrera administrativa de los distintos 
niveles, compuesta por un número de 
empleos determinados por el Estudio de 
cargas de trabajo.
Modelo de acto administrativo por el cual se adopta la planta de personal 
de una alcaldía o gobernación 
Modelo de acto administrativo de planta de personal para una entidad 
descentralizada
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/ACTO+ADVO+PLANTA+DE+PER+GENERAL/a47571bc-7f04-40a8-a291-9329d6109fd8
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/ADVO+PLANTA+ENTIDAD+DESCEN/5b0b6168-01d5-4448-995b-ff430a60c34b
35
6.3 Comparativo planta de personal actual y planta propuesta
Realice un comparativo de los costos de la planta de personal que su entidad tiene 
actualmente y los costos de la planta de personal que propone. La herramienta 
técnica para realizar este a análisis es el aplicativo comparativo de costos planta de 
personal, que se puede consultar en el siguiente enlace:
Especificaciones que debe tener en cuenta para realizar el proceso de supresión de 
empleos.
 
 Importante
En cumplimiento de los programas de saneamiento fiscal y fortalecimiento institucional, 
establecidos en la Ley 617 de 2000, las entidades territoriales y sus descentralizadas, 
deben incluir planes de contingencia para la adaptación de las personas desvinculadas 
a una nueva etapa productiva en razón de procesos de reestructuración. 
Para adelantar los respectivos planes de readaptación, las entidades pueden apoyarse 
en las directrices establecidas en la cartilla “Readaptación laboral: lineamientos 
de política y guía de ejecución”, elaborada por el Departamento, la cual pueden 
consultar en el siguiente enlace: 
http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=4 
En el caso de ser necesaria la supresión de empleos, estos deberán identificarse 
de acuerdo con su provisión (libre nombramiento y remoción, carrera administrativa 
o provisionalidad), y si el servidor que lo ejerce cumple alguna de las siguientes 
condiciones:
 Recuerde
No se considera supresión efectiva del empleo cuando hay un simple cambio de 
nombre o denominación del empleo o variación del grado de remuneración.
Comparativo costos planta de personal
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/Comparativo+Costos+Planta+Personal/a1b80654-7edf-4977-b0f0-99098db8b0d4
36 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Especificaciones para el proceso de supresión de empleos
Ley 909 de 2004
Artículo 44. Los empleados públicos de carrera administrativa, que comoconsecuencia de la liquidación, reestructuración, supresión o fusión de 
entidades, organismos o dependencias, o del traslado de funciones de una 
entidad a otra, o por modificación de planta de personal, se les supriman 
los cargos de los cuales sean titulares, tendrán derecho preferencial a 
ser incorporados en empleo igual o equivalente de la nueva planta de 
personal, y de no ser posible podrán optar por ser reincorporados a 
empleos iguales o equivalentes o a recibir indemnización. 
Decreto 1083 de 2015
Artículo 2.2.11.2.3 Empleos equivalentes. Se entiende que un cargo 
es equivalente a otro cuando tienen asignadas funciones iguales o 
similares, para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia 
y competencias laborales iguales o similares y tengan una asignación 
básica mensual igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia 
salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando 
se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura, o el 10% de 
la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura 
diferente.
En caso de incorporación a empleos iguales o equivalentes, a los 
empleados de carrera no se les puede exigir requisitos distintos a los que 
acreditaron cuando ingresaron a la carrera.
Derecho preferencial de los 
empleados públicos inscritos en 
Carrera administrativa 
De acuerdo con las normas vigentes el retiro de un empleado de carrera y 
un trabajador oficial con fuero sindical requiere una autorización judicial 
previa.
Fuero sindical
37
Especificaciones para el proceso de supresión de empleos
Si hay empleadas de carrera en estado de embarazo que optan por la 
incorporación y no es posible esta, tienen derecho por ser empleadas de 
carrera a:
•	 Indemnización 
•	 Una indemnización por maternidad
•	 Según el artículo 51 de la ley 909 de 2004, el valor de la 
remuneración que dejare de recibir entre la fecha de supresión y la 
fecha probable del parto 
•	 Pago mensual a la correspondiente entidad promotora de salud 
de la parte de cotización al Sistema General de Seguridad Social 
en Salud que corresponde a la entidad pública. Durante toda la 
etapa de gestación y los tres meses posteriores al parto, más las 
doce semanas de descanso remunerado a que tiene derecho como 
licencia de maternidad.
Gozan de este derecho las empleadas de libre nombramiento y remoción, 
y las nombradas provisionalmente.
Según lo establecido en el Decreto 190 de 2003 en caso de supresión 
del organismo o entidad, la estabilidad laboral de los servidores públicos 
que demuestren pertenecer al grupo de protección especial deberá ser 
respetada, hasta la culminación del proceso liquidatario, pero si antes del 
proceso cesa dicha situación o el empleador identifica una justa causa 
para hacer el despido, se deberá respetar el debido proceso.
Si hay despido motivado el gerente liquidador podrá primero desvincular 
al funcionario y posteriormente suprimir el cargo.
Protección a la maternidad 
Solo se suprimirán los empleos cuando el cargo se encuentre vacante 
como consecuencia del retiro del servicio del empleado que ha adquirido 
los derechos de pensión y se encuentre en nómina de pensionado.
Servidores públicos próximos a 
pensionarse 
Madres y padres cabeza 
de familia sin alternativa 
económica y limitados físicos, 
mentales, visuales o auditivos.
38 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
6.4 Escala salarial
La escala salarial establece una asignación básica mensual de acuerdo al grado y 
al nivel de los empleados de la gobernación, alcaldía o entidad descentralizada del 
orden territorial (adscrita o vinculada).
En el siguiente documento se encuentra un modelo general del acto administrativo de 
escala salarial para una alcaldía, gobernación o entidad descentralizada del orden 
territorial.
Modelo de acto administrativo por el cual se establece la escala salarial
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/MOD+ACTO+ADVO+ESCALA+SALARIAL+GEN/e49e949a-7bc9-40ac-9963-30a7c941e50f
39
6.5 Empleos de carácter temporal 
Tenga en cuenta que las entidades del orden territorial podrán contemplar 
excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o 
transitorio. Su creación deberá responder a por lo menos una de las siguientes 
condiciones.
a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las 
actividades permanentes de la administración.
b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada.
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por 
hechos excepcionales;
d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no 
superior a doce (12) meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza 
de la institución. 
La justificación para la creación de empleos temporales deberá contener la motivación 
técnica, apropiación y disponibilidad presupuestal correspondiente.
 Recuerde
En términos generales el procedimiento para establecer una planta de empleos 
temporales es el mismo que se emplea para modificar la planta permanente. Es decir, 
que la justificación técnica deberá contener:
•	 El análisis de procesos
•	 La evaluación de la prestación del servicio, y
•	 El análisis de cargas de trabajo
Adicionalmente, debe existir el certificado de disponibilidad presupuestal con el cual 
se asegura el pago del cargo o los cargos que se creen.
40 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
6.6 Manual de funciones y competencias laborales
El manual específico de funciones y de competencias laborales es un instrumento 
de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las 
competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de 
una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se 
constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los 
cargos en una entidad u organismo (DAFP; 2012). En aras de resolver preguntas 
frecuentes sobre este tema, se sugiere consultar la nueva Guía para establecer 
o modificar el manual de funciones y de competencias laborales que este 
Departamento Administrativo expidió para tal fin y que se encuentra disponible en 
nuestra página web, www.dafp.gov.co, pestaña publicaciones, enlace Guías y 
cartillas, o en el enlace: 
http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_
publicaciones?no=2339 
Para las instituciones de orden territorial se deben considerar los requisitos mínimos 
y máximos para el nivel jerárquico y la categoría de la respectiva entidad territorial, 
en cuanto a educación y experiencia, como está señalado en el Decreto Ley 785 de 
2005 en el siguiente cuadro:
41
Requisitos mínimos para nivel jerárquico y categoría de la respectiva entidad
Mínimo: Título profesional y experiencia.
Máximo: Título profesional y título de 
postgrado y experiencia.
Nivel
Mínimo: Título de Tecnólogo o de 
profesional y experiencia.
Máximo: Título profesional, título de 
postgrado y experiencia.
Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la ley.
Mínimo: Título profesional y experiencia.
Máximo: Título profesional, título de 
postgrado y experiencia.
Mínimo: Al fijar el requisito específico 
podrá optar por el título de formación 
técnica profesional o terminación y 
aprobación de tres (3) años de educación 
superior.
Máximo: Título profesional, título de 
postgrado y experiencia.
Mínimo: Título profesional.
Máximo: Título profesional, título de 
postgrado y experiencia.
Mínimo: Título profesional.
Máximo: Título profesional, título de 
postgrado y experiencia.
Mínimo: Diploma de bachiller en cualquier 
modalidad.
Máximo: Al fijar el requisito específico 
podrá optar por el título de formación 
técnica profesional o tecnológica y 
experiencia o terminación y aprobación 
del pensum académico de educación 
superior en formaciónprofesional y 
experiencia.
Mínimo: Terminación y aprobación de 
cuatro (4) años de educación básica 
secundaria y curso específico, mínimo de 
sesenta (60) horas relacionado con las 
funciones del cargo.
Máximo: Al fijar el requisito específico 
podrá optar por título de formación 
tecnológica y experiencia o terminación 
y aprobación del pensum académico 
de educación superior en formación 
profesional y experiencia.
Mínimo: Terminación y aprobación de 
educación básica primaria.
Máximo: Diploma de bachiller en 
cualquier modalidad y experiencia.
Mínimo: Terminación y aprobación de tres 
(3) años de educación básica primaria.
Máximo: Diploma de bachiller en 
cualquier modalidad y experiencia.
Departamentos, Distritos, y 
Municipios de categorías especial, 
primera, segunda y tercera
Departamentos, Distritos, y 
Municipios de categoría cuarta, 
quinta y sexta
Directivo
Asesor
Profesional
Técnico
Asistencial
42 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Finalmente, presentamos el modelo de acto administrativo para establecer o modificar 
el manual de funciones y de competencias laborales: 
Modelo de acto administrativo para establecer o ajustar el manual de funciones
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1688992/ACTO+ADVO+MANUAL+DE+FUNCIONES/41fe3f13-7f1c-4d8a-b5ac-1fe76b581b76
43
Actitudes: Disposición de actuar, sentir y pensar en 
torno a una realidad particular y concreta. Entre 
ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo, 
optimismo, persistencia, flexibilidad y búsqueda de la 
excelencia.
Acto administrativo: manifestación de producir efectos 
jurídicos que se dicten en la actuación administrativa 
por cualquier órgano del Estado, o particulares que 
ejerzan funciones públicas.
Análisis de capacidad institucional: se aplica en 
los casos en que se necesita identificar el grado de 
capacidad institucional actual para llevar a cabo 
determinadas acciones; evaluar los obstáculos y 
debilidades a remover o eliminar y establecer las 
acciones y planes requeridos para ello.
Aplicativo: es un tipo de programa informático 
diseñado como herramienta para permitir a un usuario 
realizar uno o diversos tipos de trabajos. Sirven para 
la automatización de ciertas tareas complicadas y de 
la información. 
Aptitudes y Habilidades: Características biológicas o 
aprendidas que permiten a una persona hacer algo 
mental o físico. Laboralmente, es la capacidad y 
potencialidad de la persona para llevar a cabo un 
determinado tipo de actividad.
Glosario
Competencias: Las competencias laborales se definen 
como la capacidad de una persona para desempeñar, 
en diferentes contextos y con base en los requerimientos 
de calidad y resultados esperados en el sector público, 
las funciones inherentes a un empleo; capacidad que 
está determinada por los conocimientos, destrezas, 
habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe 
poseer y demostrar el empleado público. 
Cmpetencias comportamentales: Conjunto de 
características de la conducta que se exigen como 
estándares básicos para el desempeño del empleo, 
atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, 
las habilidades y los rasgos de personalidad. 
Competencias funcionales: Capacidades que se 
identifican a partir de un análisis del propósito 
principal del empleo y su desagregación progresiva, 
con el objeto de establecer las contribuciones 
individuales del empleo, los conocimientos básicos, 
los contextos en los que se deberán demostrar las 
contribuciones individuales y las evidencias requeridas 
que demuestren las competencias laborales.
Conocimientos básicos o esenciales: Los conocimientos 
básicos o esenciales comprenden el conjunto de 
teorías, principios, normas, técnicas, conceptos 
y demás aspectos del saber que debe poseer y 
comprender quien esté llamado al desempeño del 
empleo, para alcanzar las contribuciones individuales.
 
44 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
Contribuciones individuales: Conjunto de productos o 
resultados laborales que permiten medir o especificar 
lo esperado, en términos de “resultados observables” 
como consecuencia de la realización del trabajo. 
Describen en forma detallada lo que el empleado 
respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene 
que lograr y demostrar para comprobar que es 
competente e idóneo.
Eficacia: La eficacia como principio supone que la 
organización y la función administrativa deben estar 
diseñadas y concebidas para garantizar la obtención 
de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados 
por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe 
ser ligado a la planificación y a la evaluación o 
rendición de cuentas.
Eficiencia: obtención de los mejores resultados con el 
mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos 
humanos, materiales, tecnológicos y financieros.
Empleo público: conjunto de funciones, tareas y 
responsabilidades que se asignan a una persona y las 
competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el 
propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes 
de desarrollo y los fines del Estado.
Entidad pública: son aquellas de origen estatal y cuyo 
capital también es estatal o público, sin que el régimen 
jurídico aplicable sea necesariamente el derecho 
público, a pesar de que ésta sea la regla general.
Entidad territorial: Corresponden al segundo nivel 
de división administrativa en Colombia, que mediante 
agrupación conforman los departamentos. Colombia 
posee 1.123 municipios registrados ante el DANE, 
que de acuerdo con el Artículo 311 de la Constitución 
Política de Colombia de 1991, la Ley 136 de junio 2 
de 1994 y la ley 1551 de 2012 es la entidad territorial 
fundamental de la división político-administrativa del 
Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa 
dentro de los límites que le señalen la Constitución y 
las leyes de la República.
Estructura funcional: Es la división del trabajo en una 
organización agrupando las principales actividades 
o funciones que deben realizarse dentro de la 
organización. Se diseña desde la parte inferior hasta 
la parte superior en forma vertical. 
Estudio de cargas trabajo: Conjunto de técnicas 
que pueden aplicarse para la medición de trabajos 
administrativos o tiempos de trabajo en oficinas y 
determina la cantidad de personal necesario para la 
eficiente realización de las tareas derivadas de las 
funciones asignadas a cada institución.
Evidencias requeridas: Conjunto de hechos o 
indicaciones precisas referidas a los productos, 
los servicios, el desempeño o el conocimiento, que 
permiten comprobar o demostrar por parte de un 
empleado que alcanza las contribuciones individuales 
dentro de los estándares esperados y definidos para 
el efecto. 
45
Función pública: La función pública puede ser 
definida como el conjunto de relaciones laborales 
entre el Estado y sus servidores en donde las funciones 
desempeñadas son señaladas por la Constitución, una 
Ley o un reglamento. La función pública es la actividad 
realizada en cabeza de personas naturales en nombre 
del Estado cuyo fin está encaminado al logro de los 
fines esenciales del mismo. 
Grado Salarial: Número de orden que indica la 
asignación básica mensual para cada denominación 
de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, 
según la complejidad y responsabilidad inherente al 
ejercicio d sus funciones.
Macroproceso: Conjunto de procesos que contribuyen, 
en forma sistémica, a satisfacer los requerimientos de la 
comunidad y de la entidad para lograr el cumplimiento 
y los fines propios del Estado.
Manual de funciones: Instrumento de administración 
de personal a través del cual se establecen funciones 
y competencias laborales para los empleos que 
conforman la planta de personal de una entidad y los 
requerimientos exigidos para el desempeño de estos.
Planta de personal: Es el conjunto de empleos 
requeridos para el cumplimiento de los objetivos y 
funciones asignadas auna institución, identificados y 
ordenados jerárquicamente, acorde con el sistema de 
nomenclatura y clasificación vigente y aplicable a la 
respectiva institución.
Proceso: Serie de actividades o acciones organizadas 
e interrelacionadas, orientadas a obtener un resultado 
específico y predeterminado, como consecuencia del 
valor agregado que aporta cada una de las fases 
que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los 
responsables que desarrollan las funciones de acuerdo 
con su estructura orgánica.
Presupuesto: Equilibrio y relación entre los ingresos y 
gastos en una vigencia. Está dirigido al cumplimiento 
de metas en un periodo de tiempo y bajo ciertas 
condiciones. Se relaciona con el control financiero, 
desempeñando un rol preventivo y correctivo, ya 
que minimiza el riesgo en las operaciones en una 
organización.
Propósito principal de empleo: Identificación de la 
misión crítica que explica la necesidad de existencia 
del empleo o razón de ser dentro de la estructura de 
procesos y misión encomendados al área a la cual 
pertenece.
Valores: Corresponden a los principios de conducta; 
entre ellos se cuentan la ética, responsabilidad, 
lealtad, sentido de pertenencia, adhesión a normas y 
políticas y orientación al servicio.
46 Guía de rediseño inst itucional para entidades públicas en el orden territorial
“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti”
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Guía de rediseño institucional para 
entidades públicas en el orden territorial
Versión 1. Noviembre de 2015
	1- Rediseño Institucional Entidades del Orden Nacional
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