Anexo-6-Acta-de-Reunion-o-Evento-Institucionaldocx-2018

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Acta de Reunión o Evento Institucional 
 
 
 
No Fecha Hora de Inicio Hora de Fin 
 ​1 ​19 de julio 2018 8:00a.m.​ ​9:00 a.m. 
Lugar: ​Hemeroteca Nacional Universitaria Sede: Nivel Nacional​ 
Asunto o Tema a 
Tratar: 
 
Análisis de los riesgos reportados en vigencias anteriores 
 
Convocada o Liderada por: 
Nombre Área - Dependencia 
Laura Cortés ​DNEIPI 
 
Objetivo de la Reunión 
 
Analizar la matriz de riesgos anterior, asociada al proceso gestión de la Extensión. 
 
Orden del Día 
1. NA 
Asuntos Tratados 
 
Para llevar a cabo la formulación de los riesgos del proceso gestión de la extensión 2018 se 
realizaron las siguientes actividades: 
 
1. Formulación de la matriz DOFA realizado con todas las sedes de la Universidad de 
manera presencial en un taller llevado a cabo, el día 22 de junio de 2018. Con base en 
este análisis se actualizaron las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades del 
proceso, con su respectivo análisis de priorización. Según formato U.FT.15.001.030, 
anexo a la presente acta. 
 
 
 
Tomando cada debilidad resultante del análisis DOFA se determinaron las siguientes 
consideraciones: 
 
Para las siguientes debilidades, actualmente se está trabajando en la política de innovación y 
emprendimiento y de propiedad intelectual de la universidad, por lo que se determinó en 
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consenso, NO contemplarlas como riesgos en la actualización de la nueva matriz de riesgos. Las 
mencionadas son: 
● Insuficientes políticas y lineamientos para la innovación y el emprendimiento (MED) 
● Se requiere definición de lineamientos institucionales y rutas para la protección del 
conocimiento y contar con un fondo para la protección y mantenimiento de patentes 
(MED) 
Con relación a la debilidad “No hay sistematización de resultados y productos académicos de la 
extensión (PAL) y se entregan sin la calidad esperada (NN)” Actualmente dentro del plan integral 
del manejo del riesgo para la función de extensión se encuentra la actividad: Extensión un 
producto académico de calidad 
 
Para la debilidad: “Poca motivación de los docentes para participar en proyectos de extensión 
(MED) y falta de apropiación del proceso por parte de los docentes directores de proyectos (SP)” 
se determinó que se refiere a una causa asociada al riesgo 2 de la matriz actualizada. 
En el análisis de las debilidades siguientes, se encontró que las sede Bogotá, Medellín y las 
sedes de presencia nacional con el apoyo del nodo centro tienen un nivel de madurez mayor 
frente a las sedes Palmira y Manizales, sin embargo actualmente, estas sedes vienen 
avanzando en el fortalecimiento de herramientas contempladas dentro de su plan de acción 
2017-2018 del plan integral del manejo del riesgo. 
 
● Ausencia de un esquema estructurado y de acompañamiento para la valoración de 
servicios y parámetros de negociación. (MAN) 
● Debilidad en los mecanismos de control y seguimiento establecidos para la ejecución de 
proyectos. (MAN) (PAL). 
● Inadecuada planeación en la formulación y desarrollo de los proyectos de extensión en 
aspectos técnicos, administrativos y financieros por parte del director de proyecto 
estratégicos (MAN). 
De acuerdo con el análisis anterior, por consenso se determinó que se sometían a priorización 
las cuatro debilidades que tienen mayor incidencia en el proceso, respondiendo y calificando las 
siguientes preguntas para cada una: 
• ¿Cuáles de ellas tienen mayor impacto en el incumplimiento del objetivo del proceso? 
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• ¿Cuáles de ellas tienen mayor impacto en la conformidad del producto o servicio? 
• ¿Cuáles de ellas tienen mayor impacto en el cumplimiento de metas establecidas 
(Indicadores, PGD, planes de acción)? 
• Tener gobernanza para atender la situación 
• Situación que haya desencadenado un hallazgo a partir de una evaluación 
(incumplimiento de requisito normativo, fallas, hallazgos de auditorías internas o externas 
Críticos o recurrentes). 
A cada uno de los criterios anteriores se le asignó un valor de 1 a 5 siendo el 1 el de menor 
incidencia y 5 el de mayor incidencia así: 
 
 
Evidencia fotográfica que se transcribe en el siguiente cuadro: 
 
En la priorización anterior, se determinó que: La capacidad de respuesta a las demandas de la 
sociedad y Gestión limitada en la vinculación de personal tuvieron mayor puntaje, su análisis se 
explica más adelante. 
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2. La siguiente actividad del taller correspondió a la revisión de la matriz de riesgos anterior, 
del proceso, con lo cual se llevó a cabo la siguiente conclusión: 
 
RIESGO Ajuste del riesgo a 
la redacción 
metodológica 
No es un 
riesgo, es 
una 
causa 
Se une a 
otro riesgo 
1. Dificultad de la 
Universidad para adaptarse 
a las demandas de la 
sociedad. 
X 
 
 
 
2. Dificultad durante la 
aplicación del marco 
normativo vigente para la 
función de la extensión. 
 
 
 
X 
 
3. Inicio de actividades 
contractuales sin la totalidad 
de los requisitos exigidos. 
 
 
 
X 
(Se une al 
riesgo 2) 
4.Errores condiciones 
contractuales pactadas para 
desarrollar proyectos de 
extensión 
 
X 
(Se une al 
riesgo 2) 
5.Transgresión de derechos 
de propiedad intelectual 
 X 
(Se une al 
riesgo 2) 
6. Retraso en el 
cumplimiento de los tiempos 
de ejecución para el 
desarrollo de proyectos de 
extensión. 
 
X 
(Se une al 
riesgo 2) 
7. Dificultad para el 
cumplimiento de los 
compromisos pactados para 
el desarrollo de proyectos 
de extensión. 
 
 
X 
(Se une al 
riesgo 2) 
8. Inexistencia y/o retraso en 
la liquidación de los 
proyectos. 
 
 
 
 
 
 
X 
(Se une al 
riesgo 2) 
 
Se determinó que los riesgos 3,4,5,6,7,8 se debían alguna deficiencias en el cumplimiento de 
requisitos o requerimientos necesarios en la gestión del proceso determinando en este caso que 
el activo amenazado son los “proyectos y servicios ejecutados o prestados”. Dichos requisitos o 
requerimientos pueden ser de tipo normativo o legal como en el caso de los riesgos, ​(3) ​“Inicio 
de actividades contractuales sin la totalidad de los requisitos exigidos.”, (4) “Errores condiciones 
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contractuales pactadas para desarrollar proyectos de extensión”, (5) “Transgresión de derechos 
de propiedad intelectual​”, o de tipo organizativo, económico, financiero y operativo como sucede 
con los riesgos ​(6) “Retraso en el cumplimiento de los tiempos de ejecución para el desarrollo de 
proyectos de extensión”. (7) “Dificultad para el cumplimiento de los compromisos pactados para 
el desarrollo de proyectos de extensión”. Y (8) Inexistencia y/o retraso en la liquidación de los 
proyectos. 
 
De esta manera y en consenso y participación de todas las sedes, se determinan los siguientes 
riesgos identificados para extensión y los cuales compactan las diferentes vulnerabilidades del 
proceso, no sin antes tener en cuenta la redacción del mismo como: activo amenazado 
(sustantivo) + amenaza (verbo en participio +adjetivo/adverbio) = Riesgo. 
 
RIESGO 1​: Políticas, planes y programas desarticulados a las demandas del medio. 
RIESGO 2​: Proyectos y servicios ejecutados o prestados sin ajustarse a los requerimientos 
normativos, organizativos, económicos, financieros y operativos. 
 
Algunos de los factores de discusión al consolidar estos riesgos fueron: No es responsabilidad 
del proceso la intercomunicación con los demás procesos, es una tarea de desarrollo 
organizacionalde la Universidad, dependencia que debe garantizar esta comunicación. Sin 
embargo la comunicación entre los diferentes niveles dentro del mismo proceso se incluyó dentro 
del riesgo 2 como el factor organizacional. De igual manera sucedió con respecto a la alta 
rotación del personal vinculado al proceso y/o el no cumplimiento de dicho personal, factor 
igualmente contemplado en el riesgo identificado 2. 
 
De la misma manera, en esta discusión se tuvo en cuenta la recomendación de la Oficina 
Nacional de Control Interno ​“Observación No. 01. Identificación de Factores de éxito y de causas en la 
matriz de riesgos La DNEIPI en la matriz estandarizada de riesgos ha identificado como causa el 
“Incumplimiento por parte de los contratistas” en el riesgo “Retraso en el cumplimiento de los tiempos de 
ejecución en los compromisos adquiridos para el desarrollo de proyectos de extensión”. Por las 
características en su nominación corresponde más a un riesgo que a una causa, su ocurrencia afecta 
negativamente el cumplimiento del objetivo del proceso de Gestión de la extensión.” (…) ii) elevar a la 
condición de riesgo la causa correspondiente a “Incumplimiento de los contratistas” ya que los contratistas 
son un factor crítico de éxito del proceso gestión de la extensión​. 
 
Lo anterior cuenta con la siguiente actividad dentro de la matriz de seguimiento: 
2.) Trabajar con las sedes la revisión, la reestructuración, ajuste y/o simplificación de la matriz de riesgos del proceso 
Gestión de la Extensión en la cual se incluirá de manera transversal el riesgo de incumplimiento incluyendo los 
contratistas como factor crítico de éxito dentro del proceso​. 
 
Teniendo en cuenta lo anterior, se determinó que la alta rotación de personal y el eventual 
incumplimiento de los contratistas de las obligaciones contractuales en el marco de un proyecto 
de extensión se contemplan en el riesgo 2 en el ámbito organizacional. 
 
Amenazas: 
 
En el análisis de las amenazas, igualmente se llevó a cabo la priorización correspondiente y se 
obtuvo el siguiente resultado: 
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A continuación se relacionan de mayor a menor las amenazas que tuvieron mayor puntaje según 
la priorización: 
 
1. Alta rotación del personal que gestiona extensión 
2. La debilidad en la comunicación entre los diferentes procesos 
3. Cambios de gobierno y legislación 
4. Las restricciones contractuales de las entidades interesadas (MED), e inconvenientes con 
las interpretaciones jurídicas con las entidades externas contratantes (MAN), e 
Incumplimiento reiterado en el desembolso de los recursos financieros por parte de las 
empresas contratantes de los servicios de la universidad, de acuerdo a los tiempos 
pactados. (MAN). 
 
Teniendo en cuenta que el objetivo del proceso gestión de la extensión no es contratar personal, 
le correspondería al proceso de gestión del talento humano gestionar esta amenaza que se 
refiere al personal que apoya el ejercicio propio de esta función misional, que se encuentra en 
gran mayoría en cabeza de contratistas debido a que no se cuenta con personal suficiente de 
planta para desarrollar esta función. En este evento se excluyen las actividades temporales con 
un inicio y un fin definido de acuerdo con el proyecto de extensión en el cual se involucra 
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personal itinerante que sí corresponde a la esfera del proceso, y por el cual es gestionado dentro 
del mismo. En lo que compete al proceso, este factor es contemplado en el riesgo identificado 2. 
 
Con relación a la debilidad en la comunicación también se determinó como se explicó en el 
acápite de debilidades, que es una tarea de desarrollo organizacional de la Universidad, 
dependencia que debe garantizar esta comunicación. Sin embargo se propenderá por la mejora 
en la comunicación entre los diferentes niveles por lo que se incluye dentro de las causas del 
riesgo 2. 
Las restricciones contractuales de las entidades interesadas y los cambios de gobierno y 
legislación no representan un amenaza mayor para el proceso de acuerdo con la priorización, sin 
embargo actualmente se está trabajando en las acciones de seguimiento a todo el ciclo de vida 
del proyecto, lo que ha mantenido controlado estos factores para que no influyan de manera 
significativa en la gestión del proceso. 
Análisis de Causas: 
 
Riesgo 1: Políticas​, planes y programas de extensión desarticulados a las 
demandas del medio​. ​“Formato ficha de escenario de riesgo 1” 
 
 
 
E2 ECONÓMICAS: 
1. Debido a la alta capacidad de otras instituciones de educación superior para gestionar y 
formalizar alianzas y acuerdos con organizaciones de su entorno, para proyectos o 
procesos de extensión, innovación y emprendimiento. 
 
I3 PROCESOS 
2. Debido a la baja capacidad de respuesta a las demandas del medio 
I5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 
3. Debido a la falta de proyección institucional hacia procesos de desarrollo regional y 
nacional. 
4. Ya que existe desconocimiento de las necesidades de la sociedad. 
 
Análisis de las consecuencias: 
 
C1 PÉRDIDAS ECONÓMICAS 
Pérdida de oportunidades para establecer convenios o contratos para el desarrollo de proyectos 
de extensión 
 
C2 PÉRDIDAS DE IMAGEN 
Desarrollo de proyectos que no tienen impacto real en la sociedad 
 
C4 INCUMPLIMIENTOS LEGALES 
Incumplimiento de la función misional de la extensión en la Universidad 
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Parámetros de probabilidad: 
Valor de probabilidad: 3 
Nivel de probabilidad: Posible 
Descripción: Probabilidad media 
Frecuencia: Al menos 1 vez en os últimos 2 años 
 
Parámetros de impacto 
La variable que más se ve afectada ente la amenaza es: 
Descripción: Imagen 
Vlr. impacto: 5 
Nivel del impacto: Moderado 
 
CALIFICACIÓN DEL RIESGO: 3X5=15 MODERADO 
 
Evaluación del riesgo: 
 
Controles de probabilidad 
1. Seguimiento a las capacidades de extensión por medio del portafolio de 
servicios 
Evaluación de eficiencia del control: “​Anexo 4. U.FT.15.001.029 ​Evaluación Riesgo1, control 
probabilidad 1” 
 
Sumatoria (15)=83% porcentaje de eficiencia 
Disminuye 2 casillas 
De 3 posible baja a 1 raro 
 
 
Controles de impacto: 
1. Análisis y medición de indicadores 
 
Evaluación de eficiencia del control: “​Anexo 5. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control 
impacto 1” 
 
Sumatoria (15)=83% porcentaje de eficiencia 
Disminuye 2 casillas 
De 5 Moderado baja a 1 insignificante 
 
Riesgo residual: BAJO, Vulnerabilidad inferior al 10% 
 
 
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2. Retroalimentación a través de los comité de extensión de facultad y reuniones 
periódicas mediante mesas de trabajo 
 
Riesgo 2: Proyectos y servicios ejecutados o prestados sin ajustarse a los 
requerimientos ​normativos, organizativos, económicos, financieros y 
operativos. ​“​Anexo 3. U.FT.15.001.028 ficha escenario de riesgo 2” 
 
Análisis de Causas: 
 
I1 PERSONAL: 
1. Debido a gestión limitada y alta rotación del personal que gestiona extensión. 
 
2. Poca motivación de los docentes para participar en proyectos de extensión y falta de 
apropiación del proceso por parte de los docentes directores de proyectos. 
I6 CULTURA ORGANIZACIONAL 
1. Debido a la comunicación limitada por parte de las sedes y por parte de los demás 
proceso de la Universidad. 
2. Debido a la ausencia de un Plan deacción que genere sinergias entre sedes (andinas y 
de presencia). 
 
I8 NORMAS Y DIRECTRICES 
1. Debido a que el Acuerdo 036/2009 se encuentra desactualizado a los requerimientos 
actuales. 
2. Ya que hay insuficiente seguimiento al cumplimiento de las directrices y normatividad 
aplicable al proceso en los niveles donde opera. 
E1 POLÍTICOS 
1. Debido a los Cambios de gobierno y legislación y el conflicto de intereses para el 
desarrollo de extensión en las zonas de influencia de las sedes de presencia 
E7 LEGALES: 
2. Las restricciones contractuales de las entidades interesadas, e inconvenientes 
con las interpretaciones jurídicas con las entidades externas contratantes. 
 
Análisis de las consecuencias: 
C1 PÉRDIDA ECONÓMICAS 
● Rompimiento de la ecuación contractual 
C2 PÉRDIDAS DE IMAGEN 
● Pérdida de credibilidad del contratante frente a la entidad 
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C4 INCUMPLIMIENTOS LEGALES 
● Requerimientos administrativos entes de control 
C7 SANCIONES 
● Acción de controversias contractuales por: Incumplimiento, liquidación, 
clausula penal, desequilibrio económico, Efectividad de garantías 
contractuales, multas, terminación. 
● Nulidad y restablecimiento del derecho 
● Acción de reparación directa 
● Acción de repetición 
● Acción popular 
● Responsabilidades fiscales, disciplinarias, y/o penales. 
● Reporte en el RUP de imposición de multas, declaratorias de incumplimiento e 
inhabilidades por incumplimiento reiterado. 
C8 REPROCESOS 
C9 INSATISFACCIÓN DEL USUARIO 
C10 PÉRDIDA DE INFORMACIÓN 
 
Parámetros de probabilidad: 
Valor de probabilidad: 3 
Nivel de probabilidad: Posible 
Descripción: Probabilidad media 
Frecuencia: Al menos 1 vez en los últimos 2 años 
 
Parámetros de impacto 
La variable que más se ve afectada ente la amenaza es: 
Descripción: Sanciones 
Vlr. impacto: 5 
Nivel del impacto: Moderado 
 
CALIFICACIÓN DEL RIESGO: 3X5=15 MODERADO 
 
Evaluación del riesgo: 
 
Controles de probabilidad 
 
1. Seguimiento al sistema de gestión de proyectos de extensión en las fases de 
inicio, ejecución y terminación. 
 
Evaluación de eficiencia del control: “​Anexo 6. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control 
probabilidad 1” 
 
Sumatoria (14)=78% porcentaje de eficiencia 
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Disminuye 1 casilla 
De 3 Posible baja a 2 improbable 
 
2. Seguimiento a la aplicación del Acuerdo 036 de 2009 por medio de la plataforma 
Hermes 
 
Evaluación de eficiencia del control: “​Anexo 7. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control 
probabilidad 2” 
 
Sumatoria (17)=94% porcentaje de eficiencia 
Disminuye 2 casillas 
De 2 improbable baja a 1 raro 
 
Controles de impacto 
 
1. Análisis y medición de indicadores 
 
Evaluación de eficiencia del control: “​Anexo 8. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control 
impacto 1” 
Sumatoria (15)=83% porcentaje de eficiencia 
Disminuye 2 casillas 
De 5 moderado baja a 1 insignificante 
 
2. Ejecución de Auditorías internas o externas 
 
Riesgo residual: BAJO, Vulnerabilidad inferior al 10% 
PLAN DE TRATAMIENTO RIESGO 2 
1. Socialización del curso virtual en gerencia de proyectos de extensión, la ruta de la 
extensión y demás herramientas para la mejor gestión del proceso de extensión. 
2. Seguimiento a la aplicación del curso virtual en gerencia de proyectos de 
extensión, la ruta de la extensión y demás herramientas para la mejor gestión del 
proceso de extensión, mediante la realización de autoevaluaciones al proceso. 
 
 
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Compromisos Previos 
Actividad Fecha Prevista fin Responsable Avance 
 
 
 
 
 
 
 
Nuevos Compromisos 
Actividad Fecha Prevista fin Responsable Avance 
 
 
Anexos 
Anexo 1. U.FT.15.001.030 Matriz DOFA contexto de proceso 
Anexo 2. U.FT.15.001.028 ficha escenario de riesgo 1 
Anexo 3. U.FT.15.001.028 ficha escenario de riesgo 2 
Anexo 4. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control probabilidad 1 
Anexo 5. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo1, control impacto 1 
Anexo 6. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control probabilidad 1 
Anexo 7. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control probabilidad 2 
Anexo 8. U.FT.15.001.029 Evaluación Riesgo2, control impacto 1 
 
 
Asistentes o Ver Lista de Asistencia 
Nombre Área y Cargo Firma 
 
 
Responsable Elaboración del 
Acta: 
 Nombre y Firma del 
Responsable o Líder de la 
Reunión: 
 
 
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