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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
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GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 1 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GUÍA: 
RECONOCIMIENTO CONTABLE 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
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SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA GUÍA 
 
OBJETIVO: Estandarizar la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos y financieros de la 
Universidad Nacional de Colombia con el fin de obtener Estados Contables comprensibles, relevantes y 
confiables, que sirvan como herramienta para la toma de decisiones. 
 
 
1. ALCANCE: Inicia con la definición y discriminación del catálogo de cuentas de la Universidad Nacional de 
Colombia y finaliza con la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos y financieros de la 
Universidad Nacional de Colombia a nivel de subcuentas. Aplica para todas las áreas del Nivel Nacional, de 
Sedes, de Facultades y Unidades Especiales, que originan información o radican documentos generando 
hechos económicos y financieros que afectan los Estados Contables de la Universidad Nacional de Colombia. 
2. 
 
DEFINICIONES: 
 
1. Ámbito: 1. Cobertura o extensión de la obligación de observar o aplicar el Régimen de Contabilidad 
Pública. 2. En el CHIP, cada uno de los grupos de entidades contables públicas en los que se segmenta el 
Catálogo General de Cuentas 
2. Copago: Es un aporte en dinero definido por ley que corresponde a una parte del valor del servicio y tiene 
como finalidad ayudar a financiar el sistema. 
3. Cuotas partes: Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se 
debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado 
por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una 
obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho 
sobrevivan. 
4. Empresa consolidadora: En el SGF – QUIPU, se le da este nombre a aquella unidad que agrega la 
información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras. 
5. Empresa en SGF – QUIPU: En el SGF – QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que 
administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o 
agregación según la unidad de gestión. 
6. Entidad de Gobierno General: Es la agrupación de entidades del sector público, que se caracterizan por 
desarrollar actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o a precios económicamente no 
significativos, de bienes o servicios, con fines de redistribución de la renta y la riqueza. 
7. Estados contables de prueba: Estado contable que presenta de forma detallada la información de 
activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden y cuentas de presupuesto y 
tesorería, es decir a nivel de cuenta auxiliar; así mismo, agrupa la información a nivel de clase, grupo, 
cuenta y subcuenta, con corte a una fecha determinada o durante un período según el estado contable de 
que se trate. 
8. Estados contables: Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de 
los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y 
cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según 
el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, 
económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de 
recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad financiera, 
económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a 
los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Términos de 
Contabilidad Pública de la CGN) 
9. Fondos especiales: Sistema especial para la administración y manejo de recursos generados por 
actividades académicas de formación, investigación y extensión, con el fin de garantizar el fortalecimiento 
de las funciones propias de la Universidad Nacional de Colombia. 
10. Medio escrito: Se refiere para efectos de este Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos 
remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el 
mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente 
de un tercero y recibido por su destinatario. 
11. Nivel central: Dentro de la estructura financiera de la Universidad, comprende el proyecto genérico de 
 
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funcionamiento y los proyectos específicos del presupuesto de inversión, pertenecientes al plan de 
desarrollo. 
12. Servicio individualizable: Actividad o proceso susceptible de suministrarse a cada individuo de manera 
particular, y en el que su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos. 
Algunos servicios individualizables son: salud, educación, y servicios públicos domiciliarios. Contablemente 
los servicios individualizables deben ser costeados. 
13. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado 
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad 
Nacional de Colombia. 
14. Tercero: Código que permite identificar a una persona natural o jurídica con la que se realizan 
transacciones, o detallar información contable. Vr. Códigos asociados al tipo de bien, códigos asociados a 
las empresas de la Universidad Nacional de Colombia y al auxiliar general. 
15. UGI: Unidad de Gestión de Investigación. 
16. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con 
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, 
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. 
 
 
CONDICIONES GENERALES: 
 
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar 
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la 
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 
2. A lo largo de la vigencia fiscal la División Nacional de Contabilidad comunicará oportunamente por medio 
escrito, las actualizaciones que se realicen al catálogo de cuentas de la Universidad Nacional de Colombia. 
3. La presente guía se actualizará por lo menos una vez al año, a fin incorporar los cambios que se hayan 
presentado. 
4. A fin de facilitar el reconocimiento de los hechos económicos y financieros por parte de los usuarios de las 
distintas dependencias que generan y registran información contable, se han elaborado documentos 
denominados Protocolos, los cuales detallan y permiten el registro a nivel de cuenta auxiliar de temas 
específicos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA GUÍA 
 
 
El Plan Generalde Contabilidad Pública en el Título II, Numeral 3, define el Proceso Contable como “Un 
conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, 
los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la 
actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública 
en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las 
entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las 
magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación 
cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del 
devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, 
informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por 
parte de diversos usuarios”
1.
 
La Contaduría General de la Nación define el catálogo general de cuentas para todas las entidades públicas 
a nivel de subcuenta (seis dígitos), el cual es aplicado por la Universidad dentro del ámbito de entidades 
autónomas. La Universidad para el reconocimiento contable definió su utilización a nivel de Cuenta auxiliar 
con la estructura de 5 niveles y 8 dígitos así: 
 
CLASE 
 
GRUPO 
 
CUENTA 
 
SUBCUENTA 
 
CUENTA 
AUXILIAR 
X 
 
X 
 
XX 
 
XX 
 
XX 
 
El registro contable de las operaciones se efectúa a nivel de cuenta auxiliar a través de cada uno de los 
módulos del SGF –QUIPU o la correspondiente interfaz, utilizando los tipos de comprobantes establecidos 
según las operaciones o transacciones realizadas. Ver: Listado de comprobantes contables. 
 
Esta guía contiene las tareas que deben llevar a cabo las unidades ejecutoras, para el reconocimiento 
contable de los hechos económicos y financieros de la Universidad Nacional de Colombia. 
 
El proceso contable de la Universidad Nacional discrimina en nueve (9) clases el catálogo general de 
cuentas hasta el nivel de subcuentas, las cuales se relacionan a continuación: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1
Plan General de Contabilidad Pública, Titulo II – Sistema Nacional de Contabilidad Pública, Numeral III – Proceso Contable. 
 
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(Para ir a revisar cada una de las clases del catálogo General de Cuentas, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre 
y oprimir la tecla control) 
 
 
◘ Activos 
◘ Pasivos 
◘ Patrimonio 
◘ Ingresos 
◘ Gastos 
◘ Costos de ventas y operación 
◘ Costos de producción 
◘ Cuentas de orden deudoras 
◘ Cuentas de orden acreedoras 
◘ Tabla de relación de los Protocolos contenidos en la guía 
 
 
 
 
 
 
1. Activos 
 
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles que posee 
la Universidad, y en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. 
Incluye los bienes de propiedad de otras entidades del Gobierno General, que se encuentran bajo 
responsabilidad de la Universidad. 
 
Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, 
las depreciaciones, y las amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los 
correspondientes grupos de cuentas. 
 
 
 
 
 
 
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11 Efectivo 
 
Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta la 
Universidad y puede utilizar para fines misionales y de apoyo. 
 
1105 Caja 
 
Registra la existencia en dinero o en cheques con que cuenta la Universidad, tanto en moneda nacional 
como extranjera, disponible en forma inmediata. 
 
 
110501 CAJA PRINCIPAL 
Esta subcuenta registra el valor del efectivo o cheques 
recibidos en las cajas, proveniente de los recaudos de ingresos 
por concepto de venta de bienes y servicios, entre otros y que 
posteriormente se consignan en la cuenta bancaria 
correspondiente. 
110502 CAJA MENOR 
Esta subcuenta registra el fondo fijo de caja menor a cargo de 
un responsable para gastos y su posterior legalización. 
 
 
1110 Depósitos en instituciones financieras 
 
Registra el valor de los depósitos constituidos por la Universidad en moneda nacional y extranjera, en 
bancos tanto del país como del exterior. 
 
Para el caso de las cuentas corrientes bancarias poseídas en el exterior, su monto en moneda nacional se 
obtendrá de la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1105-Caja y a las demás subcuentas 
que registren las transacciones, en cuya realización se involucre la recepción de pagos mediante 
consignación en cuentas de depósito de la Universidad. Ver Protocolo “Partidas Conciliatorias 
Bancarias” 
 
111005 CUENTA CORRIENTE 
Reconocen el valor de los depósitos constituidos por la 
Universidad en entidades bancarias a nivel nacional en las 
modalidades de cuenta corriente o ahorro y las constituidas 
en el exterior. 
111006 CUENTA DE AHORRO 
111011 DEPÓSITOS EN EL 
EXTERIOR 
 
 
1120 Fondos en tránsito 
 
En esta cuenta se reconocen los recursos que se le transfieren a la Universidad y se encuentran pendientes 
de confirmación. La ejecución de procedimientos y actividades asociadas con el Subproceso “Recaudar y 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_partidas_conciliatorias_bancarias.pdf
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_partidas_conciliatorias_bancarias.pdf
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_partidas_conciliatorias_bancarias.pdf
 
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registrar ingresos” del proceso de Tesorería y la disponibilidad por parte de la Universidad de herramientas 
tecnológicas para efectuar el recaudo y registro de los ingresos dentro del mismo período e n que se 
presentan, posibilita que la utilización de esta cuenta se haga únicamente en casos excepcionales. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren las transacciones o cuentas corrientes y de 
ahorros que se van a afectar. 
 
12 Inversiones e instrumentos derivados 
 
Las inversiones representan los recursos aplicados en la adquisición de valores como títulos e instrumentos 
derivados, con el fin de generar excedentes, o en cumplimiento de políticas financieras, económicas y 
sociales del Estado. 
 
Estas deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse atendiendo la intención de realización, la 
disponibilidad de información en el mercado y, tratándose de inversiones patrimoniales, el grado de control 
o influencia que se tenga sobre el ente receptor de la inversión. 
 
Las inversiones se revelan teniendo en cuenta la finalidad con la cual se efectúan y la modalidad del título o 
contrato. En relación con la finalidad, las inversiones se realizan para administrar la liquidez, adquirir el 
control del ente receptor de la inversión o por razones de política. En cuanto a la modalidad del título, las 
inversiones se revelan en títulos de deuda y títulos participativos. Cuandosurjan provisiones o 
valorizaciones deberán revelarse por separado. 
 
1201 Inversiones administración de liquidez en títulos de deuda 
 
Estas inversiones corresponden a contratos de deuda redimibles a un término establecido y de los cuales se 
tiene un retorno futuro susceptible de generar excedente pero utilizados con el fin de administrar liquidez 
utilizando flujos de caja ociosos. 
 
La contrapartida de esta cuenta corresponde a las respectivas subcuentas de la cuenta 1110- Depósitos en 
instituciones financieras. Ver Protocolo “Reconocimiento de Inversiones”. 
 
 
120101 TÍTULOS DE TESORERÍA 
TES 
En esta cuenta se registran los títulos de deuda pública emitidos por 
la Tesorería General de la Nación (en pesos, en UVR´s - Unidades 
de Valor Real Constante - o en pesos ligados a la TRM- Tasa de 
Representación del Mercado) que son subastados por el Banco de la 
República. Son títulos a la orden, libremente negociables en el 
mercado secundario. El rendimiento de los títulos lo determina el 
Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día 
de emisión de los mismos. 
120106 CERTIFICADOS DE 
DEPÓSITO A TÉRMINO 
Instrumento de captación de ahorro nominal, de libre negociación. 
Puede ser emitido por los bancos comerciales, compañías de 
financiamiento comercial y por las corporaciones financieras, y su 
plazo de vencimiento puede ir desde 30 días hasta más de 360 días. 
 
 
1203 Inversiones con fines de política en títulos de deuda 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_de_inversiones.pdf
 
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Representa el valor de los recursos colocados por la Universidad en títulos valores cuyo rendimiento se 
encuentra predeterminado en sus condiciones contractuales, los cuales son adquiridos forzosamente o 
mediante convenios de suscripción. 
 
También incluye las inversiones adquiridas con el propósito serio y la capacidad legal, contractual, 
financiera y operativa de mantenerlas hasta el vencimiento de su plazo de maduración o redención, o 
cuando menos durante un año, a partir de su adquisición. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 1105-Caja, 1110-Depósitos en instituciones 
Financieras y para efectos de actualización, la cuenta 4805-Financieros. 
 
 
120332 BONOS Y TITULOS 
EMITIDOS POR EL GOBIERNO 
GENERAL 
Cuenta utilizada al interior de la Universidad para registrar títulos valores 
como Bonos para la paz del Banco de la República y Títulos de 
Devolución de Impuestos – TIDIS emitidos por el Ministerio de Hacienda 
y Crédito Público. 
 
 
1207 Inversiones patrimoniales en entidades no controladas 
 
En esta cuenta se registran los títulos participativos (acciones o cuotas o partes de interés social) que estén 
clasificados como de baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización, o los cuales no permiten controlar, 
compartir el control o ejercer influencia importante sobre el ente emisor. Así mismo, registra los aportes 
efectuados en organismos internacionales con la finalidad de obtener servicios de apoyo, que tengan un 
valor recuperable en el futuro y los aportes en entidades del sector solidario utilizando la subcuenta que 
corresponda según la clase de entidad emisora del título. 
 
Su contrapartida es la subcuenta correspondiente de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras y 
para la redención de la inversión se acredita la subcuenta que corresponda al título contra el débito en la 
cuenta auxiliar que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras. 
 
Se debe tener en cuenta que si existen dividendos o participaciones distribuidos posteriormente a la compra 
del título se reconocen como ingreso, y si fueron generadas con anterioridad a la fecha de adquisición, se 
constituyen en un menor valor de la inversión al momento de ser percibidas. 
 
Debido a que las inversiones son susceptibles de ponerse en venta se actualizan mediante la comparación 
periódica del costo de la inversión frente a su valor intrínseco, con una periodicidad anual mínima, cuando 
las inversiones se clasifiquen como de baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización; y contra la 
cotización en bolsa, si las inversiones se clasifican como de alta y media bursatilidad. Cuando el valor 
intrínseco supere el costo se constituye una valorización, o de lo contrario se genera una provisión. (Ver 
cuentas 1990-Valorizaciones y 5302-provision para protección de inversiones). 
 
Las inversiones patrimoniales en entidades no controladas, cuando se coticen en bolsa, deben actualizarse 
mensualmente. En caso contrario, deben actualizarse cuando se disponga de la información sobre el valor 
intrínseco, que como mínimo debe ser una vez al año. 
En caso de que existan dividendos o participaciones se debe afectar la cuenta 1470-Otros deudores en las 
que están las subcuentas y cuentas auxiliares correspondientes a los dividendos y participaciones. 
 
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120750 ENTIDADES DEL 
SECTOR SOLIDARIO 
En esta cuenta se reconoce el valor de los títulos participativos en 
entidades del sector solidario. 
 
 
1216 inversiones patrimoniales en entidades en liquidación 
 
A esta cuenta se reclasifican las inversiones patrimoniales en entidades controladas y no controladas de las 
entidades que se encuentran en proceso de liquidación. Adicionalmente se debe reclasificar el saldo crédito 
de la provisión de la cuenta 1280-Provisión para la protección de inversiones a la cuenta de provisión para 
la protección de inversiones en entidades en liquidación, por último se cancelan las valorizaciones 
existentes en la cuenta 1999-Valorizacion y su contrapartida 3240-Superávit por valoración. 
 
Las inversiones en entidades en liquidación no son objeto de actualización. 
 
1280 Provisión para protección de inversiones (CR) 
 
Esta cuenta refleja las provisiones producto de la comparación entre el valor en libros de la inversión y el 
valor intrínseco o su cotización en bolsa. Cuando el valor en libros sea superior se deben cancelar los 
saldos de valorización hasta agotarlos; en caso que no exista valorización se genera un gasto de provisión 
para la protección de la inversión. 
 
La contrapartida corresponde al gasto por provisión para protección de inversiones 5302-Provision para 
protección de inversiones, utilizando subcuenta y cuenta auxiliar según el tipo de inversión. 
 
14 Deudores 
 
Los deudores representan los derechos de cobro que tiene la Universidad y que son originados en 
desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la 
producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los 
intereses, sanciones, multas y demás derechos por sus operaciones. 
 
1401 Ingresos no tributarios 
 
En esta cuenta se acumulan las cuentas por cobrar correspondientes a ingresos originados en la aplicación 
de las leyes que sustentan el cobro de impuestos, tasas, rentas parafiscales y otros, obtenidos en el 
desarrollo de las funciones de cometido estatal. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas 4110XX-No Tributarios, 1110- Depósitos en instituciones 
financieras. 
 
 
140122 ESTAMPILLAS 
Esta subcuenta representa los valores pendientes de cobrar 
correspondientes a los ingresos por concepto de estampilla en las sedes 
Manizales y Palmira. 
 
 
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ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
1406 Venta de bienes 
 
Esta cuenta representa las cuentas por cobrar por concepto de la venta de bienes conformados por los 
productos obtenidos en la explotación agrícola, pesquera, silvicultura, productos alimenticios, producidos en 
las fincas de experimentación y centros de investigación de propiedad de la Universidad, también productos 
manufacturados como publicaciones, manuales, catálogos y otras impresiones. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas 4201XX-Productos agropecuarios, de silvicultura, avicultura 
y pesca, 4203XX-Productos alimenticios, bebidas y alcoholes, 4204XX-Productos manufacturados, y 
4210XX-Bienes comercializados, 1110XX-Depósitos en instituciones financieras. 
 
 
140601 PRODUCTOS 
AGROPECUARIOS, DE 
SILVICULTURA Y PESCA 
Actividades agropecuarias, de silvicultura y pesca, tales como productos 
agrícolas, forestales, piscícolas, semovientes, avícolas y pecuarios. 
140603 PRODUCTOS 
ALIMENTICIOS, BEBIDAS Y 
ALCOHOLES 
Lácteos, cárnicos, productos apícolas, frutas y hortalizas. 
140604 PRODUCTOS 
MANUFACTURADOS 
Se registran las publicaciones, suscripción revistas, productos químicos, 
productos apícolas y equipos elaborados y construidos en la 
Universidad. 
 
 
 
1407 Prestación de servicios 
 
Esta cuenta representa las cuentas por cobrar producto del desarrollo de las actividades misionales de la 
Universidad, y los asociados a los servicios de comunicaciones y de salud. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas 4305XX-Servicios Educativos, 4333XX-Servicios de 
Comunicaciones, 4390XX- Otros Servicios y 1110XX-Depósitos en instituciones financieras. 
 
 
140701 SERVICIOS EDUCATIVOS 
Se generan a partir de los servicios de educación formal profesional - 
pregrado, superior - posgrado, investigación, extensiva y conexos a la 
educación. 
140711 SERVICIOS DE 
COMUNICACIÓN 
Servicios de comunicación prestados por Unimedios como Unidad de 
Medios de Comunicación de la Universidad, en sus funciones de 
promoción y divulgación de los logros y avances científicos, culturales, 
académicos, artísticos, tecnológicos e intelectuales. 
140733 PUBLICIDAD Y 
PROPAGANDA 
Servicios de publicidad prestados por Unimedios a través de los 
programas de radio y televisión o del periódico UN. 
 
 
1409 Servicios de salud 
 
Agrupa los derechos producto de las operaciones de Unisalud- Unidad de Servicios de Salud de la 
Universidad, en su calidad de Entidad Administrador de Planes de Beneficios de Salud (EAPB). 
 
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SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas 4312XX-Servicios de Salud y 1110-Depósitos en 
instituciones financieras. 
 
 
140910 SERVICIOS DE SALUD - 
ENTIDADES CON RÉGIMEN 
ESPECIAL 
Esta subcuenta registra las cuentas por cobrar a favor de Unisalud, por 
concepto de la prestación de servicios provenientes de afiliaciones al 
Régimen de Seguridad Social en Salud, de acuerdo a las disposiciones 
legales del Gobierno Nacional. 
 
 
1413 Transferencias por cobrar 
 
Esta cuenta muestra los recursos disponibles autorizados por el Gobierno Nacional mediante transferencias 
a través del Ministerio de Educación Nacional. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas del grupo 44-Transferencias. 
 
 
141314 OTRAS TRANSFERENCIAS 
Esta subcuenta agrupa los recursos disponibles autorizados por el 
Gobierno Nacional mediante transferencias a través del Ministerio de 
Educación Nacional para cubrir los gastos y dar cumplimiento a las 
metas conforme a los planes de la entidad, por conceptos de 
pensiones, proyectos de inversión, gastos de funcionamientos y 
otras transferencias. 
 
 
1420 Avances y anticipos entregados 
 
Representa los valores entregados anticipadamente a proveedores y contratistas para la obtención de 
bienes y servicios; así como los valores entregados a empleados para viáticos y gastos de viaje que están 
pendientes de legalización. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110-Depósitos en instituciones 
financieras. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Pedidos en Tránsito, Avances y Anticipos Entregados” 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Viáticos y Gastos De Viaje” 
 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_pedidos_tránsito_avances_anticipos%20entregados.pdf
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_viáticos_gastos_viaje.pdf
 
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PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
142011 AVANCES PARA VIÁTICOS 
Y GASTOS DE VIAJE 
Viáticos y gastos de viaje pendientes de legalizar. 
142012 ANTICIPO PARA 
ADQUISICIÓN DE BIENES Y 
SERVICIOS 
Compra de bienes y servicios diferentes a los relacionados con la 
construcción de infraestructura 
142014 ANTICIPOS PARA 
CONSTRUCCIÓN DE 
INFRAESTRUCTURA 
Compra de bienes y servicios específicamente relacionados con la 
construcción de infraestructura. 
142090 OTROS AVANCES Y 
ANTICIPOS 
Anticipos no clasificados en conceptos específicos. 
 
 
1422 Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones 
 
Representa el valor de los recursos a favor de la Universidad por concepto de anticipos de impuestos, así 
como los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas que serán 
solicitados en devolución o compensación en liquidaciones futuras. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1406-Venta de Bienes y 1407-
Prestación de Servicios 
 
142290 OTROS ANTICIPOS O 
SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS 
Y CONTRIBUCIONES 
Se refiere a saldos a favor de la Universidad y que están pendientes 
de ser cobrados o compensados en futuros pagos de impuestos y 
contribuciones. 
 
 
1424 Recursos entregados en administración 
 
Registra el valor de los recursos entregados por la Universidad para ser administrados por terceros 
mediante contratos de administración delegada, fiducia u otras modalidades, con el fin de recibir beneficios 
y adquirir bienes y servicios por cuenta de un tercero. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110-Depósitos en instituciones 
financieras. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Recursos Entregados en Administración” 
 
 
142402 EN ADMINISTRACIÓN 
Registra el valor de los recursos entregados por la Universidad con el 
fin de que sean administrados por terceros. 
 
Esta cuenta se legaliza al recibir los bienes o servicios contratados 
contra la cuenta que corresponda, ejemplo, construcciones en curso. 
 
 
1425 Depósitos entregados en garantía 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_recursos_entregados_Administración.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
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PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
Registra el valor de los dineros entregados por la Universidad con carácter transitorio como garantía del 
cumplimiento de contratos, importaciones, servicios, responsabilidades en custodia de bienes, juicios 
ejecutivos y demás obligaciones contraídas con personas naturales o jurídicas. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110-Depósitos en instituciones 
financieras. 
 
142501 PARASERVICIOS 
Registra el valor de los dineros entregados por la Universidad con 
carácter transitorio como garantía del cumplimiento en la prestación 
de servicios o entrega de los bienes en los contratos que así lo 
expresen. 
142502 PARA BIENES 
142503 DEPÓSITOS JUDICIALES 
Registra el valor de los dineros embargados a la Universidad, cuando 
se constituya un título judicial con dichos recursos. 
 
 
1470 Otros deudores 
 
Esta cuenta representa las cuentas por cobrar a favor de la Universidad y a cargo de deudores diferentes a 
los enunciados anteriormente. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 4808-Otros ingresos ordinarios, 
4810 Extraordinarios, 1110 - Depósitos en Instituciones Financieras, 1637- Propiedades, planta y equipo no 
explotados y las cuentas que tengan relación con los recaudos a favor de otra sede o unidad de la 
Universidad. 
 
147006 ARRENDAMIENTOS 
Arrendamientos de oficinas, cafeterías, espacios deportivos, equipos 
y auditorios. 
147008 CUOTAS PARTES DE 
PENSIONES 
Cuotas o partes pensiónales por cobrar a otras entidades 
responsables de pagar pensiones antes de la expedición de la ley 
100 de 1993. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento del Pasivo Pensional” 
147013 EMBARGOS JUDICIALES 
Cuando la Universidad conozca de una medida cautelar de sus 
bienes o derechos diferentes a cuentas bancarias, sin la constitución 
del título judicial. Una vez la Universidad se entere de la constitución 
del título judicial deberá reclasificar la partida de esta cuenta a la 
142503 – Depósitos judiciales. 
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_2_PC_Registro_pasivo_pensional_V0.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 14 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
147048 DESCUENTOS NO 
AUTORIZADOS 
Comisiones bancarias y gravamen financiero cobrado sin tener el 
derecho, y otros mayores valores cobrados que son objeto de 
reclamación ante las entidades bancarias. 
147064 PAGO POR CUENTA DE 
TERCEROS 
Registro de los valores que paga la Universidad y cobra a terceros. 
147066 DEVOLUCIÓN IVA PARA 
ENTIDADES DE EDUCACIÓN 
SUPERIOR 
Con base al Decreto 2627 de 1993, “Por el cual se establece el 
procedimiento para la devolución del Impuesto a las Ventas a las 
Instituciones Estatales u Oficiales de Educación Superior” 
consagrada en el artículo 92 de la Ley 30 de 1992. 
147073 PRESTAMOS CONCEDIDOS 
POR INSTITUCIONES NO 
FINANCIERAS 
Para reconocer la cartera de préstamo a estudiantes de la 
Universidad. 
147075 PRESTAMOS A 
VINCULADOS ECONÓMICOS 
Se registran las operaciones entre las empresas que conforman la 
estructura contable de la Universidad que entre otros se refiere a 
unidades de caja, venta o anticipo de bienes y servicios entre 
empresas, recaudos a favor de otras empresas, préstamos entre 
sedes y fondos, así como transferencias por ejecución de proyectos 
de extensión e investigación. 
147078 ENAJENACIÓN DE ACTIVOS 
Corresponde a los bienes dados de baja y vendidos por subasta 
pública, o venta directa. 
147079 INDEMNIZACIONES 
Por restitución de recursos a cargo de terceros por concepto de 
indemnizaciones de siniestros, daños y similares por perdida de 
bienes, así como indemnizaciones por procesos judiciales. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Responsabilidades” 
147084 RESPONSABILIDADES 
FISCALES 
Cuenta por cobrar a cargo de funcionarios o particulares que 
administren o manejen recursos públicos de acuerdo con lo 
establecido en fallos de la Contraloría General de la República, 
originados en la pérdida y faltantes de recursos de propiedad de la 
Universidad. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Responsabilidades” 
147090 OTROS DEUDORES 
Se refiere a deudas de funcionarios y exfuncionarios, contratistas y 
proveedores a favor de la Universidad derivados de mayores valores 
pagados (nómina, bienes o servicios), multas y sanciones por cobrar, 
entre otros. 
 
 
1475 Deudas de difícil recaudo 
 
Es utilizada para registrar el valor de las deudas a favor de la Universidad que no han sido recaudadas 
oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor u otra causa cualquiera. Para darle tal 
tratamiento el plazo debe encontrarse vencido y calcularse la provisión correspondiente, según lo estipulado 
en la reglamentación interna de cartera en la Universidad. 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_responsabilidades.pdf
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_responsabilidades.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
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PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
Es importante aclarar que en esta instancia deben haberse realizado todas las gestiones de cobro 
establecidas en la misma reglamentación. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 1406-Venta de Bienes, 1407-Prestación de 
servicios, 1409-Servicios de salud, 1415-Préstamos concedidos y 1470-Otros deudores. 
 
1480 Provisión para deudores (CR) 
 
Registra los montos provisionados por la Universidad para cubrir eventuales pérdidas por incobrabilidad de 
los deudores, como resultado del análisis general con base en la antigüedad de la cartera, o el análisis 
individual de acuerdo a las condiciones particulares de la deuda. 
 
Es una cuenta de valuación de activo, de naturaleza crédito, la contrapartida corresponde a las subcuentas 
que integran la cuenta 5304-Provisión para Deudores. 
 
15 Inventarios 
 
Comprende todos aquellos bienes tangibles e intangibles, muebles (artículos, materiales, suministros, 
productos) e inmuebles, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, venta o suministrar 
gratuitamente dentro del giro ordinario de las actividades de la Universidad. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Bienes Producidos” 
 
1505 Bienes producidos 
 
Registra el valor de los bienes fabricados parcial o totalmente por la Universidad y que se encuentran 
disponibles para la comercialización. 
 
La contrapartida corresponde a la subcuenta Traslado de costos (Cr) de las respectivas cuentas que 
integran el grupo 71-Producción de bienes. 
 
 
150506 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 
Los impresos y publicaciones que produce la Universidad para la 
venta. 
150519 PRODUCTOS ALIMENTICIOS Los productos alimenticios que la Universidad posee para la venta. 
150542 SEMOVIENTES Los animales que la Universidad posee para la venta. 
150543 PRODUCTOS 
AGROPECUARIOS, DE SILVICULTURA, 
AVICULTURA Y PESCA 
Los productos provenientes de actividades agropecuarias, de 
silvicultura, avicultura y pesca que la Universidad posee para la 
venta. 
 
 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_bienes_producidos.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
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PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
1510 Mercancías en existencia 
 
Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por Universidad y que no sufren ningún proceso de 
transformación o adición y se encuentran disponibles para su enajenación. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales y 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior. 
 
 
151004 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 
Los impresos y publicaciones diferentes a los que produce la 
Universidad y que están disponibles para la venta. 
 
 
1512 Materias primas 
 
Registra el valor de los elementos básicos adquiridosa nivel nacional o internacional, para uso en el 
proceso de fabricación o producción y que requieren procesamiento adicional. 
 
El costo lo constituirá el monto total del valor del artículo más los cargos incurridos hasta su colocación en 
bodega para ser utilizados. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales y 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior. 
 
1516 Envases y empaques 
 
Registra los elementos y materiales adquiridos para ser usados en el empaque o envase de productos tales 
como cartones, papeles, materiales entre otros. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales y 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior. 
 
1520 Productos en proceso 
 
Registra el costo de los artículos semielaborados, es decir que poseen un cierto grado de terminación y 
para lo cual se ha incurrido en costos de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación 
requiriendo procesos adicionales para ser convertidos en productos terminados. 
 
La contrapartida corresponde a la subcuenta Traslado de costos (Cr) de las respectivas cuentas que 
integran el grupo 71-Producción de bienes. 
 
1530 En poder de terceros 
 
Registra el costo de los artículos de propiedad de la Universidad entregados a terceros en depósito o 
consignación. Estas situaciones no implican que dichos inventarios dejen de ser considerados como activos 
de la Universidad. 
 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 17 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1505-Bienes producidos, 1510-
Mercancías en existencia. 
 
 
153005 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 
Los impresos y publicaciones de la Universidad que están 
disponibles para la venta en poder de terceros. 
 
 
1580 Provisión para protección de inventarios (CR) 
 
Representa el menor valor de los inventarios, resultante de comparar el valor en libros con el valor de 
realización, cuando el valor en libros es mayor. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran 
la cuenta 5306-Provisión para Protección de Inventarios. 
 
 
158001 BIENES PRODUCIDOS 
Subcuenta según corresponda 
158002 MERCANCIAS EN EXISTENCIA 
158006 MATERIAS PRIMAS 
158007 ENVASES Y EMPAQUES 
158008 MATERIALES PARA LA 
PRODUCCION DE BIENES 
158009 MATERIALES PARA LA 
PRESTACIÓN DE SERVICIOS 
158011 INVENTARIOS EN PODER DE 
TERCEROS 
 
 
16 Propiedades planta y equipo 
 
En este grupo se reconocen los bienes utilizados en desarrollo de las funciones misionales y de apoyo de la 
Universidad, los cuales son adquiridos con el propósito de utilizarlos en la prestación de servicios, 
producción de bienes, o en desarrollo de la función administrativa, y que no se encuentran disponibles para 
la venta. 
 
La Universidad reconoce en este grupo los bienes adquiridos por valor superior a medio salario mínimo 
mensual legal vigente, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, sea igual o 
superior a un año. Así mismo, incluye los bienes para uso permanente recibidos sin contraprestación de 
otras entidades del gobierno general. 
 
Los bienes de menor cuantía (bienes con valor menor o igual a 50 UVT) se deprecian dentro del mismo 
periodo o año en el que se adquieren y los bienes inferiores a medio salario mínimo legal vigente son 
registrados como gasto o costo según corresponda. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Propiedad Planta y Equipo” 
 
 
1605 Terrenos 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_propiedad_planta_equipo.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 18 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
Registra el valor de los predios de propiedad de la Universidad Nacional de Colombia y los transferidos por 
otras entidades del gobierno general. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior, 3235-Superávit por donación y 
3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
160501 URBANOS 
Poseen características como alta densidad de población, su 
extensión y su mayor dotación de todo tipo de infraestructura. 
160502 RURALES 
El Departamento Nacional de Planeación entiende por zona rural el 
espacio territorial comprendido entre el límite de la cabecera 
municipal y el límite del municipio 
160503 TERRENOS CON DESTINACIÓN 
AMBIENTAL 
Su fin es el de promover la realización de nuevas plantaciones 
forestales en terrenos de aptitud forestal o conservación ambiental 
160505 TERRENOS DE USO 
PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Los predios que controla o explota la Universidad, los cuales son 
propiedad de otra entidad de gobierno general y de los cuales no 
se pacta contraprestación alguna (Para estos el valor es el 
convenido contractualmente o el del avaluó técnico). 
 
1610 Bienes de locomoción propia o semovientes 
 
Esta cuenta agrupa el valor de los semovientes entendidos como los bienes de locomoción propia, es decir 
que son capaces de moverse por sí mismos (bovinos, equinos, caprinos, ovinos y porcinos, entre otros), 
adquiridos o los que se generan por nacimientos, los cuales son destinados a experimentación o a trabajos 
tales como reproducción o generación de subproductos y que no se encuentren destinados a la venta. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior, 3235-Superávit por donación y 
3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
 
161001 DE TRABAJO 
Destinados a reproducción o generación de subproductos y que no 
se encuentren destinados a la venta. 
161003 DE EXPERIMENTACIÓN 
Destinados a la experimentación y trabajos de investigación con 
fines científicos y tecnológicos. 
 
 
 
 
 
 
1615 Construcciones en curso 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 19 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
Registra los costos incurridos por la Universidad en la construcción o ampliación de inmuebles hasta cuando 
los mismos se encuentren en condiciones de utilización para el cumplimiento de los fines misionales de la 
Universidad. Una vez terminadas dichas obras, sus saldos se trasladarán a las cuentas correspondientes. 
 
El costo incluye los desembolsos por materiales, mano de obra, licencias, honorarios profesionales, costos 
financieros e interventoría y otros costos efectuados hasta el momento en que el bien quede adecuado para 
su uso. 
 
Mientras las obras se encuentren en proceso no deben ser objeto de depreciación. 
 
El costo del terreno en el cual se está levantando la construcción se debe registrar por separado en la 
cuenta 1605 -Terrenos. 
 
Esta cuenta se debita por los desembolsos efectuados por la Universidad, imputables a la ejecución de la 
obra, el costo de las obras parciales de esta naturaleza que se reciban de contratistas, o a través de 
contratos de administración delegada, el valor de los costos de endeudamiento capitalizables, el valor 
convenido o determinado mediante avalúo técnico de las construcciones recibidas a título de cesión, 
donación, aporte, entre otros. 
 
Se acredita por el traslado a la cuenta correspondiente, cuando la obra se encuentre en condiciones deser 
utilizada por la Universidad, y el valor de los materiales cargados a esta cuenta que sean devueltos al 
almacén. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1420-Avances y anticipos 
entregados, 1637-Propiedades, planta y equipo no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios 
nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior, 3235-Superávit por donación, y 3255-
Patrimonio institucional incorporado. 
 
 
161501 EDIFICACIONES 
Edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas, plantas de 
operación, laboratorios y demás construcciones. 
161590 OTRAS CONSTRUCCIONES EN 
CURSO 
Propiedades diferentes a edificaciones. 
 
 
1625 Propiedades planta y equipo en tránsito 
 
Registra el costo de adquisición y demás cargos capitalizables en que incurre la Universidad en procesos de 
importación, así como en las compras nacionales, de propiedades, planta y equipo que se encuentran en 
trámite de transporte, legalización, importación o entrega, desde el momento en que inicia el trámite de 
adquisición hasta cuando le sean entregados para su utilización. Mientras las propiedades planta y equipo 
permanezcan en esta condición no deben ser objeto de depreciación. 
 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 20 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1110-Depósitos en instituciones 
financieras. 
 
Las compras de bienes diferentes a propiedades, planta y equipo y los servicios NO hacen parte de esta 
cuenta y deben ser analizados puntualmente para identificar si corresponden a bienes y servicios pagados 
por anticipado o a avances y anticipos entregados. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Pedidos en Tránsito, Avances y Anticipos Entregados” 
 
 
162503 MAQUINARIA Y EQUIPO 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo). 
162504 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 
162505 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y 
COMPUTACIÓN 
162507 MUEBLES, ENSERES Y 
EQUIPO DE OFICINA 
162508 EQUIPO DE COMEDOR, 
COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA 
 
 
1635 Bienes muebles en bodega 
 
Esta cuenta representa los bienes muebles que ingresaron al almacén y no han sido activados al servicio. 
 
Mientras los bienes permanezcan en esta condición no deben ser objeto de depreciación. Para el momento 
de la activación, los bienes de menor cuantía (con valor menor o igual a 50 UVT) se deprecian dentro del 
mismo periodo. 
 
Los bienes que se adquieren para la venta se reconocen como inventarios y no hacen parte de esta cuenta. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior, 3235-Superávit por donación y 
3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_pedidos_tránsito_avances_anticipos%20entregados.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 21 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
163501 MAQUINARIA Y EQUIPO 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo). 
163502 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 
163503 MUEBLES ENSERES Y 
EQUIPOS DE OFICINA 
163504 EQUIPO DE COMUNICACION Y 
COMPUTACION 
163505 EQUIPO DE TRANSPORTE, 
TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 
163507 REDES, LINEAS Y CABLES 
163511 EQUIPO DE COMEDOR, 
COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 
 
 
1636 Propiedades, planta y equipo en mantenimiento 
 
Esta cuenta representa los bienes que luego de ser activados al servicio se encuentran en mantenimiento o 
reparación. 
Mientras estos bienes permanezcan en dicha condición no deben ser objeto de depreciación. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1640-Edificaciones, 1645-Plantas, 
ductos y túneles, 1650-Redes, líneas y cables, 1655-Maquinaria y equipo, 1660-Equipo médico y científico, 
1665-Muebles, enseres y equipo de oficina, 1670- Equipos de comunicación y computación, 1675-Equipos 
de transporte, tracción y elevación y 1680-Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería. 
 
 
1637 Propiedades, planta y equipo no explotados 
 
Esta cuenta representa los bienes que luego de ser activados al servicio se dejaron de utilizar y están en 
espera de asignación de un nuevo responsable para su uso o para su destinación final, bien sea venta por 
subasta pública, venta directa, traslado, desmantelamiento o destrucción entre otros. 
 
Mientras los bienes permanezcan en esta condición no deben ser objeto de depreciación. Es importante 
tener en cuenta que la depreciación o amortización que le fue calculada a los bienes hasta el momento de 
clasificarlos como no explotados, sigue registrada en las cuentas de depreciación o amortización 
correspondientes hasta el momento que se defina el destino final del bien. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas 1605XX-Terrenos, 1640XX-Edificaciones, 1645XX-Plantas, 
ductos y túneles, 1650XX-Redes, líneas y cables, 1655XX-Maquinaria y equipo, 1665XX-Muebles, enseres 
y equipo de oficina, 1670XX-Equipos de comunicación y computación, 1675XX-Equipos de transporte, 
tracción y elevación y 1680XX-Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería, en caso que se reciban 
bienes en calidad de donación, cesión o que se incorporen y que no se destine al uso la contrapartida la 
subcuenta a utilizar será 3235XX- Superávit por donación o 3255XX-Patrimonio institucional incorporado. 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 22 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
163701 TERRENOS 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien (no 
al uso o destinación del mismo). 
163703 EDIFICACIONES 
163705 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES 
163706 REDES LINEAS Y CABLES 
163707 MAQUINARIA Y EQUIPO 
163708 EQUIPO MÉDICO Y CIENTIFICO 
163709 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO 
DE OFICINA 
163710 EQUIPOS DE COMUNICACION Y 
COMPUTACION 
163711 EQUIPOS DE TRANSPORTE, 
TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 
163712 EQUIPOS DE COMEDOR, 
COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 
 
 
1640 Edificaciones 
 
Registra el valor (Costo histórico
2
) de las edificaciones de propiedad de la Universidad y el valor de las 
edificaciones recibidas de otras entidades del gobierno general y que están destinadas para el desarrollo de 
sus actividades misionales y de apoyo. 
 
El valor del terreno debe registrarse por separado en la cuenta 1605-Terrenos. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de bienes y 
servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior, 1615-Construcciones en curso, 
1637-Propiedades, planta y equipo no explotados, 3235-Superávit por donación y 3255-Patrimonio 
institucional incorporado. 
 
 
 
2
 Diccionario de Términos de Contabilidad Pública 2010 – Página38 Definición de Costo histórico: Representa la asignación de valor a 
los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en que estas suceden y 
está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad 
contable pública para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. 
Además, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conformea normas técnicas aplicables a cada caso, harán parte del costo 
histórico. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el costo histórico será el monto convenido; cuando no exista 
ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de reconocido valor técnico. 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 23 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
164001 EDIFICIOS Y CASAS 
 
Las edificaciones de uso permanente y sin contraprestación se 
refieren a las recibidas de otras entidades del gobierno general. 
 
164006 MATADEROS 
164008 CAFETERIAS Y CASINOS 
164010 CLÍNICAS Y HOSPITALES 
164014 INVERNADEROS 
164018 BODEGAS Y HANGARES 
164019 INSTALACIONES DEPORTIVAS 
Y RECREACIONALES 
164020 ESTANQUES 
164023 POZOS 
164024 TANQUES DE 
ALMACENAMIENTO 
164028 EDIFICACIONES DE USO 
PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
164090 OTRAS EDIFICACIONES 
 
 
1645 Plantas, ductos y túneles 
 
Esta cuenta agrupa el costo histórico de plantas, ductos y túneles de la Universidad que están destinados 
para el desarrollo de sus funciones propias de la Universidad. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1615-Construcciones en curso, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-Maquinaria, 
planta y equipo en tránsito, 1636-Propiedades, Planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit por 
donación y 3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
164502 PLANTAS DE TRATAMIENTOS 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo). 
164512 SUBESTACIONES Y/O 
ESTACIONES DE REGULACIÓN 
164513 ACUEDUCTO Y CANALIZACIÓN 
164516 PLANTAS, DUCTOS Y 
TÚNELES DE USO PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Incluye las plantas ductos y túneles recibidos de entidades de 
gobierno general. 
 
 
 
 
1650 Redes, líneas y cables 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 24 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
Esta cuenta agrupa el costo histórico de las redes, líneas y cables, que se han activado al servicio en el 
desarrollo de las actividades propias de la Universidad. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1615-Construcciones en curso, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-
Propiedades, planta y equipo en tránsito, 1635-Bienes muebles en bodega, 1636-Propiedades, planta y 
equipo en mantenimiento y 3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
165003 REDES DE RECOLECCIÓN DE 
AGUAS 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo). 
165008 LÍNEAS Y CABLES DE 
TRANSMISIÓN 
165009 LÍNEAS Y CABLES DE 
CONDUCCIÓN 
165010 LÍNEAS Y CABLES DE 
TELECOMUNICACIONES 
 
 
1655 Maquinaria y equipo 
 
Representa el costo histórico de la maquinaria y equipo propiedad de la Universidad o de aquella recibida 
de una entidad del gobierno general, destinada para el desarrollo de las funciones que le han sido 
asignadas. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-Propiedades, planta y equipo en tránsito, 
1635-Bienes muebles en bodega, 1636-Propiedades, planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit por 
donación y 3255- Patrimonio institucional incorporado. 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 25 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
165501 EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo) 
165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL 
165506 EQUIPO DE RECREACIÓN Y 
DEPORTE 
165508 EQUIPO AGROPECUARIO, DE 
SILVICULTURA, AVICULTURA Y PESCA 
165509 EQUIPO DE ENSEÑANZA 
165511 HERRAMIENTAS Y 
ACCESORIOS 
165522 EQUIPO DE AYUDA 
AUDIOVISUAL 
165523 EQUIPO DE ASEO 
165525 MAQUINARIA Y EQUIPO DE 
USO PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Registra la maquinaria y equipo de uso permanente sin 
contraprestación transferido de otras entidades de gobierno 
general a la Universidad. 
 
 
1660 Equipo médico y científico 
 
Esta cuenta agrupa el costo histórico de los equipos médicos, científicos, de investigación y de laboratorio, 
en el desarrollo de las actividades propias de la Universidad. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406- Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-Propiedades, planta y equipo en tránsito, 
1635-Bienes muebles en bodega, 1636-Propiedades, planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit por 
donación y 3255- Patrimonio institucional incorporado. 
 
166002 EQUIPO DE LABORATORIO 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo) 
166003 EQUIPO DE URGENCIAS 
166005 EQUIPO DE HOSPITALIZACIÓN 
166006 EQUIPO DE QUIRÓFANOS Y 
SALAS DE PARTO 
166007 EQUIPO DE APOYO 
DIAGNÓSTICO 
166008 EQUIPO DE APOYO 
TERAPÉUTICO 
166009 EQUIPO DE SERVICIOS 
AMBULATORIOS 
166011 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 
DE USO PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Registra el equipo médico y científico de uso permanente sin 
contraprestación recibido de otras entidades de gobierno general. 
 
 
 
1665 Muebles, enseres y equipo de oficina 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 26 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
Representa el costo histórico del equipo mobiliario y de oficina activado al servicio de la Universidad en el 
desarrollo de sus operaciones. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1625-Propiedades, planta y equipo en tránsito, 1635-Bienes muebles en bodega, 1636-
Propiedades, planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit por donación y 3255-Patrimonio 
institucional incorporado. 
 
166501 MUEBLES Y ENSERES 
Esta subcuenta agrupa el costo histórico del equipo mobiliario 
activado al servicio de la Universidad en el desarrollo de sus 
operaciones. 
166502 EQUIPO Y MÁQUINA DE 
OFICINA 
Esta subcuenta agrupa el costo histórico del equipo mecánico y 
electrónico diferente a hardware de computadores y que es 
activado al servicio de la Universidad en el desarrollo de sus 
operaciones. 
166505 MUEBLES, ENSERES Y 
EQUIPO DE OFICINA DE USO 
PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Registra el valor de los muebles, enseres y equipo de oficina de 
uso permanente sin contraprestación transferido de otras entidades 
del gobierno general a la Universidad y que están destinados para 
el desarrollo de las funciones propias de la Universidad. 
 
 
1670 Equipos de comunicación y computación 
 
Registra el costo histórico de losequipos de cómputo y comunicación adquiridos a cualquier título por la 
Universidad para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-Propiedades, planta y equipo en tránsito, 
1635-bienes muebles en bodega, 1636-Propiedades, planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit 
por donación y 3255- Patrimonio institucional incorporado. 
 
167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo) 
167002 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 
167004 SATÉLITES Y ANTENAS 
167007 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 
Y COMPUTACIÓN DE USO 
PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Equipos de comunicación y computación de uso permanente sin 
contraprestación recibido de otras entidades de gobierno general. 
 
 
 
 
1675 Equipo de transporte, tracción y elevación 
 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 27 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
Registra el costo histórico de la maquinaria de transporte y equipos de movilización, de propiedad de la 
Universidad o recibidos de entidades del gobierno general para el desarrollo de sus actividades. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406- Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-Propiedades, planta y equipo en tránsito, 
1635-bienes muebles en bodega, 1636-Propiedades, planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit por 
donación y 3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
167502 TERRESTRE 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo) 
167504 MARÍTIMO Y FLUVIAL 
167506 DE ELEVACIÓN 
167508 EQUIPO DE TRANSPORTES, 
TRACCIÓN Y ELEVACIÓN DE USO 
PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Equipos de transporte, tracción y elevación de uso permanente sin 
contraprestación recibido de otras entidades de gobierno general. 
 
 
1680 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 
 
Registra el costo histórico de los equipos de cocina, hotelería y restaurantes de propiedad de la Universidad 
o recibidos de entidades del gobierno general para ser utilizados en desarrollo de sus actividades. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1637-Propiedades, planta y equipo 
no explotados, 2401-Adquisición de bienes y servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios 
del exterior, 1620-Maquinaria, planta y equipo en montaje, 1625-Propiedades, planta y equipo en tránsito, 
1635-bienes muebles en bodega, 1636-Propiedades, planta y equipo en mantenimiento, 3235-Superávit por 
donación y 3255-Patrimonio institucional incorporado. 
 
168002 MAQUINARIA Y EQUIPO DE 
RESTAURANTE Y CAFETERÍA 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
(no al uso o destinación del mismo) 
168003 MAQUINARIA Y EQUIPO DE 
CALDERAS 
168004 EQUIPO DE LAVANDERIA 
168006 EQUIPOS DE COMEDOR, 
COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA DE 
USO PERMANENTE SIN 
CONTRAPRESTACIÓN 
Registro de los equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
de uso permanente sin contraprestación recibido de otras 
entidades de gobierno general. 
 
 
 
1685 Depreciación acumulada (CR) 
 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 28 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
Representa el reconocimiento de la pérdida de la capacidad operacional por el uso de un bien y 
corresponde a la distribución racional y sistemática de su costo histórico durante su vida útil estimada, con 
el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de la Universidad. 
 
Los activos de menor cuantía deben depreciarse totalmente en el período en el cual fueron adquiridos. 
 
Con el fin de reconocer la pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, la Universidad 
aplica el método de depreciación y amortización de línea recta, de acuerdo a los años de vida útil de activos 
depreciables o amortizables; así mismo, la Universidad aplica las vidas útiles indicadas por la Contaduría 
General de la Nación en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. 
 
El régimen de contabilidad pública indica que “para las entidades contables públicas del gobierno general, la 
depreciación afecta directamente el patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de 
producción de bienes y prestación de servicios individualizables, que debe reconocerse como costo”. Dado 
que la totalidad de los bienes de la Universidad están directamente relacionados con su función misional, 
las depreciaciones se reconocen como costo de servicios educativos. 
 
Por lo anterior, la contrapartida corresponde a las subcuentas de depreciación y amortización en el costo, 
según la unidad de gestión a la cual se asocien los activos, así: 
 
Niveles Centrales 720807 Depreciación y amortización 
Fondos Especiales 720807 Depreciación y amortización 
UGIS 721007 Depreciación y amortización 
Unimedios 790507 Depreciación y amortización 
Editorial UN 711608 Depreciación y amortización 
Unisalud 731007 Depreciación y amortización 
 
 
No son objeto de cálculo de depreciación los terrenos, así como las construcciones en curso, los bienes 
muebles en bodega, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y 
equipo no explotadas o en mantenimiento, mientras permanezcan en tales situaciones. 
 
 
1686 Amortización acumulada (CR) 
 
Representa el valor acumulado por el reconocimiento gradual de la pérdida de capacidad productiva de los 
semovientes y las plantaciones agrícolas. 
 
En la Universidad la amortización afecta directamente el costo para los bienes utilizados en la producción de 
bienes y la prestación de servicios. 
 
Se amortizan por ejemplo el costo histórico de los semovientes destinados a la experimentación o a trabajos 
tales como reproducción o generación de subproductos y que no se encuentren destinados a la venta, 
durante el lapso que se considere como ciclo productivo. 
 
La amortización de los bienes usados, adquiridos o incorporados, se debe determinar tomando como base 
la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y la capacidad de producción o de servicio de 
http://actualicese.com/normatividad/2007/Resoluciones/Manual_Procedimientos_V_2007.1/ManualProcedimientosVersion2007.1.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 29 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
los mismos, según el valor convenido por el cual se reciben los bienes o el del avalúo técnico, estimando su 
valor de incorporación y nueva vida útil para el cálculo y reconocimiento de su amortización. 
 
La contrapartida corresponde a la subcuenta Amortización de las cuentas que conforman la clase 7-Costos 
de Producción. 
 
1695 Provisiones para protección de propiedades, planta y equipo (CR) 
 
Representa el menor valor de las propiedades, planta y equipo, resultante de comparar el exceso del valor 
en libros de los bienes, sobre su valor de realización o costo de reposición. 
 
La contrapartida correspondea las subcuentas de la cuenta 5307-Provisión para protección de propiedades, 
planta y equipo. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Propiedad Planta y Equipo” 
 
 
169501 TERRENOS 
El registro en las subcuentas se realiza de acuerdo al tipo de bien 
169502 SEMOVIENTES 
169505 EDIFICACIONES 
169506 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES 
169507 REDES, LÍNEAS Y CABLES 
169508 MAQUINARIA Y EQUIPO 
169509 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 
169510 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO 
DE OFICINA 
169511 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y 
COMPUTACIÓN 
169512 EQUIPO DE TRANSPORTE, 
TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 
169513 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, 
DESPENSA Y HOTELERÍA 
169514 PLANTACIONES AGRÍCOLAS 
 
 
17 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales 
 
Comprende aquellos bienes que han sido declarados históricos, culturales o del patrimonio nacional, 
construidos o adquiridos a cualquier título, cuyo dominio y administración pertenece a la Universidad, 
destinados a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución, para el uso y 
goce de los habitantes del territorio nacional; incluye los bienes construidos en virtud de contratos de 
concesión. 
 
 
1715 Bienes históricos y culturales 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_propiedad_planta_equipo.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 30 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
En esta cuenta se reconoce el costo histórico de los inmuebles y edificaciones que mediante actos 
administrativos del Instituto Colombiano de Cultura y del Ministerio de Educación Nacional han sido 
declarados históricos, culturales o del patrimonio nacional. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-adquisición de bienes y 
servicios nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior, 1705-Bienes de uso público e 
históricos y culturales en construcción, 3235-Superávit por donación y 3255- Patrimonio institucional 
incorporado; o la cuenta 1640 – Edificaciones, en caso que sea una reclasificación en razón a que se haya 
declarado posteriormente como bien histórico y cultural. 
 
171501 MONUMENTOS 
Incluye: 
 Obras, con valor artístico, histórico o social. 
 Creaciones en el campo del arte como los de las artes 
plásticas, las obras literarias y las obras musicales. 
 Establecimientos al servicio de la sociedad y su desarrollo, 
que adquiere, conserva, investiga, comunica y expone o 
exhibe, con propósitos de estudio, educación y deleite, 
colecciones de arte, científicas entre otras con un valor 
cultural. 
171502 MUSEOS 
171503 OBRAS DE ARTE 
171507 EDIFICACIONES 
 
 
19 Otros activos 
 
Este grupo contempla los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios a las funciones de la 
Universidad, o están asociados a su administración en función de situaciones tales como posesión, 
titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o 
servicios futuros. 
 
1905 Bienes y servicios pagados por anticipado 
 
En esta cuenta se reconoce el valor de los derechos sobre bienes y servicios provenientes de un pago 
anticipado a terceros. 
 
Estos pagos deben amortizarse durante el período en que se reciban los bienes y servicios, o se causen los 
costos o gastos. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1110-Depósitos en instituciones 
financieras. 
 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Pedidos en Tránsito, Avances y Anticipos Entregados” 
 
Existen subcuentas en el Catálogo de cuentas de la Universidad para los conceptos de seguros, 
arrendamientos, impresos publicaciones suscripciones y afiliaciones, mantenimiento, bodegaje, sueldos y 
salarios, estudios y proyectos y bienes y servicios. Las más utilizadas son: 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_2_PC_reconocimiento_pedidos_tránsito_avances_anticipos%20entregados.pdf
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 31 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
190505 IMPRESOS, PUBLICACIONES, 
SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES 
Los derechos sobre impresos, publicaciones y derechos 
provenientes de un pago anticipado de suscripciones y 
afiliaciones. 
190511 SUELDOS Y SALARIOS 
Los anticipos entregados a los trabajadores originados en una 
relación laboral, especialmente vacaciones y que se amortizaran 
cuando se genere la obligación o se cobre al empleado. 
190514 BIENES Y SERVICIOS 
Los derechos sobre bienes y servicios provenientes de un pago 
anticipado y que deben ser descargados en el activo, costo o 
gasto, según corresponda, al momento de ser recibidos o 
legalizados. 
 
 
1910 Cargos diferidos 
 
Registra los costos y/o gastos en los que incurre la Universidad, los cuales se agotan o consumen 
paulatinamente en un período de tiempo, en el desarrollo de sus actividades misionales y de apoyo. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 2401-Adquisición de bienes y servicios 
nacionales, 2406-Adquisición de bienes y servicios del exterior y la subcuenta 190513-Estudios y proyectos. 
 
191001 MATERIALES Y SUMINISTROS 
Agrupa el costo y/o gasto de bienes y servicios que se 
amortizaran según su desgaste que se refieren a: 
El valor de los materiales y suministros considerados como 
bienes de consumo. 
191003 MATERIAL QUIRÚRGICO 
Según el concepto que corresponda. 
 
191008 ESTUDIOS Y PROYECTOS 
191009 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 
191014 GASTOS DE ASOCIACIÓN 
191022 COMBUSTIBLES, LUBRICANTES 
Y GAS VEHICULAR 
191023 CAPACITACIÓN, BIENESTAR 
SOCIAL Y ESTÍMULOS 
191026 MANTENIMIENTO 
 
 
1915 Obras y mejoras en propiedad ajena 
 
En esta cuenta se reconoce el valor de los desembolsos efectuados para adicionar, acondicionar, mejorar o 
ampliar, en forma significativa la capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad de terceros 
utilizados por la Universidad, debe amortizarse el menor período que resulte entre la vigencia del contrato 
de uso del bien y la vida útil estimada de los bienes producto de las adiciones o mejoras. 
 
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisición de Bienes y 
Servicios Nacionales, 2406-Adquisición de Bienes y Servicios del Exterior y 1420-Avances y Anticipos 
Entregados. 
 
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 
Código: U-GU-12.005.001 
Versión: 0.0 
GUÍA - RECONOCIMIENTO CONTABLE Página: 32 de 103 
 
PROCESO: CONTABLE 
SUBPROCESO: RECONOCER LOS HECHOS FINANCIEROS, 
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES 
 
 
191501 TERRENOS 
Según el concepto que corresponda. 
191502 EDIFICIOS 
 
 
1920 Bienes entregados a terceros 
 
En esta cuenta se reconoce el saldo del valor en libros (costo histórico, depreciaciones y actualizaciones) en 
el momento de entregar los bienes a empresas públicas y privadas sin que medie el traslado de la 
propiedad. 
 
Cuando existan valorizaciones se reclasificara el saldo de la valorización del bien de la subcuenta 1999XX-
Valorizaciones a la subcuenta 199977-Otros Activos y su contrapartida 3240XX-Superavit por valoración a 
la subcuenta 324077- Otros activos. 
 
Los bienes entregados a terceros cuyo costo de adquisición es menor a 0,5 salarios mínimos legales 
vigentes se reconocen en la cuenta auxiliar 83909080 - Consumo controlable - entregado a empresas 
públicas y privadas, de la subcuenta 8390 - Otras cuentas acreedoras de control y su contrapartida por 
contra 8915. 
 
192001 BIENES MUEBLES 
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN 
Ver Protocolo “Reconocimiento de Bienes Entregados 
a Terceros” 
192005 BIENES MUEBLES 
ENTREGADOS EN COMODATO