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INFORME DE GESTIÓN 2012 Créditos Equipo Nivel Nacional y Direcciones de Sede Rector Ignacio Mantilla Prada Gerente Nacional María Antonieta Solórzano Palacios Directora Sede Bogotá Silvia Cristina Peña Cuellar Director Sede Medellín John Jairo Orozco Giraldo Director Sede Manizales Sergio Hidalgo Gómez Directora Sede Palmira Gloria Yasmín Mesias Castillo Asesor Planeación y Sistemas de Información Luis Felipe Ramírez Cabanzo Asesor Jurídico Reinaldo Alvarado Bermúdez Jefe Nacional División de Servicios de Salud Rose Mary Sepúlveda Góngora Jefe Nacional Administrativo y Financiero Julio Cesar Camacho Esguerra Atención al Usuario Nivel Nacional Patricia Eugenia Medina Durango Profesional de Comunicaciones Silvio López Medina Profesional de Calidad Helena Ospina Cabrera 1 PRESENTACION Como Gerente de la Unidad de Servicios de Salud de la Universidad Nacional de Colombia - UNISALUD, presento este informe con los principales resultados de la gestión durante la vigencia 2012, logros que fueron posibles con la valiosa participación de todos los colaboradores de la Unidad desde el Nivel Nacional hasta las sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, así como por el Direccionamiento de la Junta Directiva y el acompañamiento de Entes de control. Como es de conocimiento de la Junta Directiva y de la comunidad universitaria en general, la difícil situación financiera que atraviesa el sector educación y el sector salud, no ha sido ajena a nuestra Unidad acompañada con la tendencia de tener una población creciente de adultos mayores con patologías de alta complejidad que implican un alto costo aumentado los riesgos financieros. Sin embargo, para contrarrestar la materialización de esos riesgos, desde mi llegada hice énfasis en que nos enfocáramos en planes de contención de costos y en una visión hacia la mejora de la productividad, además del fortalecimiento administrativo, aplicando prácticas de transparencia en la gestión financiera y a través del fortalecimiento de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, dentro del marco del código de ética y buen gobierno, Para efecto de la evaluación del plan de acción de UNISALUD, se presenta este informe, dentro del componente cualitativo y cuantitativo, abordando los objetivos estratégicos de cada uno de los seis (6) procesos de la Unidad: Direccionamiento Institucional, Gestión de la Mejora Continua, Gestión del Aseguramiento, Gestión de la Prestación, Gestión Financiera y Gestión Administrativa. El componente cualitativo identifica el cumplimiento de cada uno de los objetivos generales y los objetivos estratégicos, partiendo de los resultados de la vigencia anterior, mientras que el componente cuantitativo muestra los logros alcanzados de los objetivos específicos a través de indicadores de gestión partiendo de la evaluación trimestral de cada una de las sedes, frente al estándar y la metodología establecida en las hojas de vida de los indicadores. MARIA ANTONIETA SOLORZANO PALACIOS GERENTE 2 TABLA DE CONTENIDO Metodología ....................................................................................................................................... 9 PROCESO: DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL .................................................................... 13 Planeación y Sistemas de Información ........................................................................................ 14 Comunicaciones y Mercadeo ....................................................................................................... 15 Plan de Comunicaciones 2012 ................................................................................................. 15 Mercadeo: tercer año de la campaña “Vida sana en UNISALUD”. ........................................... 23 Reconocimiento de medios de comunicación internos de UNISALUD ..................................... 24 PROCESO: GESTION DE MEJORA CONTINUA ........................................................................... 25 PROCESO: GESTION DEL ASEGURAMIENTO ............................................................................ 30 Afiliaciones ................................................................................................................................... 30 Novedades de ingreso .............................................................................................................. 31 Novedades de retiro. ................................................................................................................. 32 Novedades por convenio. ......................................................................................................... 35 Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................ 37 Operación de la red de prestadores de UNISALUD 2012 ........................................................... 38 Evolución de la población cubierta ........................................................................................... 38 Morbilidad ................................................................................................................................. 41 Mortalidad ................................................................................................................................. 47 Egresos hospitalarios ................................................................................................................ 47 Alto Costo ................................................................................................................................. 48 Comité Técnico Científico ......................................................................................................... 51 Suficiencia de la red .................................................................................................................. 63 Conclusiones y recomendaciones: ........................................................................................... 67 PROCESO: GESTION DE LA PRESTACION ................................................................................. 68 Satisfacción de Usuario ................................................................................................................ 68 Prestación de servicios ambulatorios ........................................................................................... 75 Modelo de atención basado en la gestión del riesgo ................................................................... 78 Monitoreo de la calidad de la atención brindada a los afiliados. ................................................ 80 Medicamentos .............................................................................................................................. 83 Conclusiones y recomendaciones para el proceso de prestación. .............................................. 85 3 PROCESOS: GESTION ADMINISTRATIVA Y GESTION FINANCIERA ........................................ 86 Sede Bogotá ................................................................................................................................. 86 Contratación .............................................................................................................................. 86 Presupuesto de Ingresos .......................................................................................................... 87 Presupuesto de Gastos ............................................................................................................ 88 Reserva presupuestal ............................................................................................................... 88 Conclusión sobre la ejecución presupuestal de la vigencia ...................................................... 88 Acuerdos de voluntades ...........................................................................................................89 Sede Medellín .............................................................................................................................. 90 Contratación .............................................................................................................................. 90 Presupuesto de Ingresos .......................................................................................................... 91 Presupuesto de Gastos ............................................................................................................ 92 Reserva presupuestal ............................................................................................................... 92 Conclusión sobre la ejecución presupuestal de la vigencia ...................................................... 93 Acuerdos de voluntades ........................................................................................................... 93 Sede Manizales ............................................................................................................................ 94 Contratación .............................................................................................................................. 94 Presupuesto de Ingresos .......................................................................................................... 94 Presupuesto de Gastos ............................................................................................................ 96 Reserva presupuestal ............................................................................................................... 96 Conclusión sobre la ejecución presupuestal de la vigencia ...................................................... 96 Acuerdos de voluntades ........................................................................................................... 96 Sede Palmira ................................................................................................................................ 97 Contratación .............................................................................................................................. 97 Presupuesto de Ingresos .......................................................................................................... 98 Presupuesto de Gastos ............................................................................................................ 99 Reserva presupuestal ............................................................................................................. 100 Conclusión sobre la ejecución presupuestal de la vigencia .................................................... 100 Acuerdos de voluntades ......................................................................................................... 100 4 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN CONSOLIDADA DEL ESTADO FINANCIERO DE UNISALUD EN LA VIGENCIA 2012 .............................................................................................................. 111 ANEXOS ........................................................................................................................................ 113 5 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Resultado comparativo Objetivos Estratégicos .................................................................. 10 Tabla 2. Evaluación por procesos sede Bogotá ............................................................................... 11 Tabla 3. Evaluación por procesos sede Medellín ............................................................................ 11 Tabla 4. Evaluación por procesos sede Manizales .......................................................................... 12 Tabla 5. Evaluación por procesos sede Palmira .............................................................................. 12 Tabla 6. Evaluación comparativa 2011-2012 Direccionamiento Estratégico ................................... 13 Tabla 7. Actividades de comunicaciones internas 2012. ................................................................. 15 Tabla 8. Actividades de comunicaciones externas 2012. ................................................................ 20 Tabla 9. Medios consultados y recordados por usuarios. ................................................................ 24 Tabla 10. Medio recordados por colaboradores. ............................................................................. 24 Tabla 11. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión de la Mejora Continua. .............................. 25 Tabla 12. Cumplimiento de Planes y Mejora de Procesos Institucionales ....................................... 26 Tabla 13. Calificación de las acciones de mejora 2012 ................................................................... 28 Tabla 14. Calificación de las acciones de mejora 2011 ................................................................... 29 Tabla 15. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión del Aseguramiento .................................... 30 Tabla 16. Comparativo 2011-2012 de novedades de ingreso afiliaciones por sede ....................... 31 Tabla 17. Comparación 2011-2012 proporción de número de beneficiarios por cotizante para cada sede ................................................................................................................................................. 31 Tabla 18. Comparativo 2011-2012 novedades de egreso afiliaciones por sede ............................. 33 Tabla 19. Relación de usuarios, por sede, retirados de UNISALUD por multiafiliación 2012 ......... 34 Tabla 20. Relación de usuarios, por sede, retirados de UNISALUD por incumplimiento con la documentación requerida 2012 ....................................................................................................... 34 Tabla 21. Relación de convenios con universidades y servicios prestados por sede. Comparativo 2012-2013 ........................................................................................................................................ 35 Tabla 22. Concentración por modalidad de servicios prestados a usuarios de convenios por sede. 2012 ................................................................................................................................................. 36 Tabla 23. Relación de usuarios de convenio por sede. 2012 .......................................................... 37 Tabla 24. Estadísticas de población de UNISALUD 2012 ............................................................... 38 Tabla 25. Estadísticas de población de UNISALUD 1996 - 2012 .................................................... 39 Tabla 26. Morbilidad Sede Bogotá 2011 .......................................................................................... 41 Tabla 27. Morbilidad Sede Bogotá 2012 .......................................................................................... 41 Tabla 28.Morbilidad Sede Medellín 2011 ......................................................................................... 42 Tabla 29. Morbilidad Sede Medellín 2012 ........................................................................................ 43 Tabla 30. Morbilidad Sede Manizales 2011 ..................................................................................... 43 Tabla 31. Morbilidad Sede Manizales 2012 .................................................................................... 44 6 Tabla 32. Morbilidad Sede Palmira 2011 ........................................................................................ 44 Tabla 33. Morbilidad Sede Palmira 2012 ......................................................................................... 45 Tabla 34. Morbilidad Nacional 2011 ................................................................................................. 45 Tabla 35. Morbilidad Nacional 2012 .................................................................................................46 Tabla 36. Mortalidad 2011 - 2012 .................................................................................................... 47 Tabla 37. Egresos hospitalarios ....................................................................................................... 47 Tabla 38. Póliza Alto Costo .............................................................................................................. 48 Tabla 39. Consolidado de prevalencia de avisos póliza 194 a Diciembre de 2012 ......................... 49 Tabla 40. Comportamiento histórico de las pólizas y sus prorrogas ............................................... 49 Tabla 41. Comité Técnico Científico ................................................................................................ 51 Tabla 42. Comité Técnico Científico en términos económicos ........................................................ 52 Tabla 43. Relación medicamentos y procedimientos aprobados por CTC Sede Bogotá ................ 53 Tabla 44. Solicitudes más frecuentes por especialidad del CTC Sede Bogotá ............................... 54 Tabla 45. Relación medicamentos y procedimientos aprobados por CTC Sede Medellín .............. 56 Tabla 46. Solicitudes más frecuentes por especialidad del CTC Sede Medellín ............................. 57 Tabla 47. Grupo de medicamentos solicitados al CTC con mayor frecuencia Sede Medellín ........ 58 Tabla 48. Relación medicamentos y procedimientos aprobados por CTC Sede Manizales ........... 59 Tabla 49. Solicitudes más frecuentes por especialidad del CTC Sede Manizales .......................... 60 Tabla 50. Relación medicamentos y procedimientos aprobados por CTC Sede Palmira ............... 61 Tabla 51. Grupo medicamentos más frecuentes solicitados al CTC Sede Palmira ......................... 62 Tabla 52. Comparativo red nacional de prestadores ....................................................................... 64 Tabla 53. Concentración de usuarios por prestador ........................................................................ 65 Tabla 54. Desviación de tarifas contratadas .................................................................................... 66 Tabla 55. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión de la Prestación. ........................................ 68 Tabla 56. Comparación del Porcentaje de Satisfacción por sede y global 2007- 2012 ................... 69 Tabla 57. Concentración del número de usuarios encuestados por categorías de calificación de los servicios, por sedes. UNISALUD 2012 ............................................................................................ 70 Tabla 58. Comparación de la composición del monitoreo de la Satisfacción con los servicios, por sedes. UNISALUD 2012 ................................................................................................................. 70 Tabla 59. Consolidado semestral del tipo de manifestaciones por sede y general. UNISALUD 2012 ......................................................................................................................................................... 71 Tabla 60. Comparativo momentos de verdad negativos por sede y general UNISALUD. 2011-2012 ......................................................................................................................................................... 72 Tabla 61. Comparativo indicador tiempo de respuesta manifestaciones por sede y genera. UNISALUD 2011-2012 ..................................................................................................................... 72 Tabla 62. Comparación Índice Combinado de Satisfacción por sede. UNISALUD 2011-2012 ....... 73 Tabla 63. Interpretación de resultados ICS: ..................................................................................... 74 7 Tabla 64. Evaluación de indicadores de prestación de servicios de salud ...................................... 75 Tabla 65. Evaluación de indicadores de prestación de servicios de salud sede Bogotá ................. 77 Tabla 66. Evaluación de indicadores de prestación de servicios de salud sede Medellín ............... 77 Tabla 67. Evaluación de indicadores de prestación de servicios de salud sede Manizales ............ 78 Tabla 68. Evaluación de indicadores de prestación de servicios de salud sede Palmira ................ 78 Tabla 69. Comparación de resultados obtenidos en la atención preventiva - 2012 ........................ 79 Tabla 70. Cumplimiento de estándares según autoevaluación de habilitación ............................... 81 Tabla 71. Consolidado Nacional Indicadores medicamentos 2011 vs 2012 .................................. 83 Tabla 72. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión Administrativa. ........................................... 86 Tabla 73. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión Financiera. ................................................. 86 Tabla 74. Cartera de convenios sede Bogotá .................................................................................. 90 Tabla 75. Cartera de convenios sede Medellín ................................................................................ 93 Tabla 76. Cartera de convenios sede Manizales ............................................................................. 97 Tabla 77. Cartera de convenios sede Palmira ............................................................................... 100 Tabla 78. Ejecución presupuesto de ingresos por sedes de UNISALUD a diciembre de 2012 ..... 102 Tabla 79. Ejecución presupuesto de gastos por sedes de UNISALUD a diciembre de 2012 ........ 105 Tabla 80. Ejecución de reservas presupuestales de la vigencia 2011 a diciembre de 2012 ......... 108 8 ÍNDICE DE GRAFICAS Gráfica 1. Distribución de la población de UNISALUD 1996 - 2012 ...................................................... 40 Gráfica 2. Apropiación sede Bogotá ........................................................................................................... 87 Gráfica 3. Recaudo vs Apropiación sede Bogotá ..................................................................................... 88 Gráfica 4. Apropiación sede Medellín ........................................................................................................ 91 Gráfica 5. Recaudo vs Apropiación sede Medellín .................................................................................. 92 Gráfica 6. Apropiación sede Manizales ...................................................................................................... 95 Gráfica 7. Recaudo vs Apropiación sede Manizales ............................................................................... 95 Gráfica 8. Apropiación sede Palmira .......................................................................................................... 98 Gráfica 9. Recaudo vs Apropiación sede Palmira .................................................................................... 99 Gráfica 10. Recaudo sede Bogotá ............................................................................................................ 103 Gráfica 11. Recaudo sede Medellín ......................................................................................................... 103 Gráfica 12. Recaudo sede Manizales ...................................................................................................... 104 Gráfica 13. Recaudo sede Palmira ........................................................................................................... 104 Gráfica 14. Ejecución gastos sede Bogotá .............................................................................................. 106 Gráfica 15. Ejecución gastos sede Medellín ...........................................................................................106 Gráfica 16. Ejecución gastos sede Manizales ........................................................................................ 107 Gráfica 17. Ejecución gastos sede Palmira ............................................................................................. 107 Gráfica 18. Participación de la apropiación por sedes de UNISALUD a diciembre de 2012 ........... 109 Gráfica 19. Participación del recaudo por sedes de UNISALUD a diciembre de 2012 .................... 109 Gráfica 20. Participación de la ejecución por sedes de UNISALUD a diciembre de 2012 ............... 110 Gráfica 21. Presupuesto consolidado UNISALUD vigencia 2012 ........................................................ 111 Gráfica 22. Recaudo ingresos corrientes, rendimientos financieros y recuperacion de cartera ..... 112 9 Metodología El informe de gestión para la vigencia 2012 ha sido estructurado de acuerdo al Plan de Desarrollo de la Unidad, en el que se presentan los logros y cumplimiento de metas, a través de la medición de los indicadores planteados, analizando el resultado del 2012, los avances con relación a la vigencia anterior, las fortalezas que se evidenciaron en el desarrollo mismo de la gestión del 2012, los riesgos o debilidades identificados y los retos y acciones de mejora para el año 2013. En este sentido se encontrará un capitulo que corresponde a cada uno de los objetivos estratégicos y el desarrollo de los temas al interior de cada uno, así como el análisis de los objetivos generales en matrices anexas al documento. El proceso del Plan de Desarrollo, tenía como propósito generar estrategias de corto, mediano y largo plazo para el cumplimiento de los objetivos institucionales enmarcados en políticas, mediante planes, programas, proyectos, compromisos y acciones para el desarrollo armónico y sostenido de UNISALUD. Lo anterior se logra mediante la asesoría, acompañamiento y evaluación permanente a los procesos misionales y de apoyo, para garantizar la correcta formulación de las actividades a desarrollar, sobre las cuales periódicamente se realizó el respectivo análisis, de tal manera que la Unidad contara con información oportuna y completa para la toma de decisiones y mejora continua. Por lo anterior, y para poder hacer lectura de los resultados, es importante recordar que los criterios de semaforización definidos desde su construcción son: COLOR VALORES Resultado superior al 80% Resultado entre 60% y 80% Resultado inferior al 60% A continuación se detalla el cumplimiento de cada objetivo estratégico con un logro en el resultado nacional del 87.85%, muy similar al alcanzado en el 2011, hubiera sido deseable mejorar, sin embargo, considero que gracias a la gestión de los equipos de las sedes, por lo menos hubo estabilidad, si se toma en cuenta que el 2012 fue atípico porque desde el mes de mayo inició la interinidad en los cargos de nivel nacional, desde la Gerencia de la Unidad hasta la Dirección de Sede Bogotá, la Jefatura Nacional Financiera y Administrativa y el Asesor de Planeación y Sistemas de Información. El esfuerzo de la actual administración además del énfasis en el control de todos los procesos que apunten al manejo óptimo de las finanzas, ha sido estandarizar procesos para unificar y así evitar el desorden administrativo que puede conllevar a despilfarro de recursos no solo económicos sino técnicos y humanos, por ello, en el objetivo seis de mejora continua se refleja otro de nuestros frentes de trabajo que han producido resultados positivos. 10 Tabla 1. Resultado comparativo Objetivos Estratégicos OBJETIVO ESTRATÉGICO CUMPLIMIENTO OBJETIVO ESTRATÉGICO CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN TOTAL AÑO CUMPLIMIENTO OBJETIVO ESTRATÉGICO CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN TOTAL AÑO OBJETIVO ESTRATÉGICO 6 Contar con procesos sistemáticos de auditoría de la calidad que permitan la realimentación y formulación de planes de mejora continua en la estructura operativa de UNISALUD, en el Marco del desarrollo del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad y UN SIMEGE. 93,1% 98,4% 2012 OBJETIVO ESTRATÉGICO 1 Garantizar el funcionamiento de los procesos propios de la Administración de Planes de Beneficios para UNISALUD, en forma estandarizada para el Nivel Nacional, monitoreando sistematicamente el aseguramiento. OBJETIVO ESTRATÉGICO 2 Resolver las necesidades de orientación, información, educación y atenciòn de los usuarios de los servicios de salud de UNISALUD en el marco de la garantía de sus derechos OBJETIVO ESTRATÉGICO 3 Velar por el cumplimiento de los lineamientos para para la planeación, operación y evaluación de los procesos institucionales a nivel nacional, dando cumplimiento a la plataforma estratégica de UNISALUD, dentro del marco normativo aplicable 2011 79,1% 87,85% 89,6% 85,5% 90,5% 85,5% 85,6% 86,3% OBJETIVO ESTRATÉGICO 4 Efectuar la adquisición y entrega de bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de la mision institucional con criterios de calidad OBJETIVO ESTRATÉGICO 5 Operar en condiciones de sostenibilidad financiera, a través del funcionamiento estructurado y articulado de las fases del proceso 87,81% 90,1% 90,4% 84,9% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. Tal y como lo adelantamos, la gestión por parte de cada una de las sedes se caracterizó por presentar una variación mínima para cada uno de los procesos como se evidencia a continuación: 11 Tabla 2. Evaluación por procesos sede Bogotá BOGOTA 2011 2012 GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA 98,7% 100,0% 1,3% GESTION DEL ASEGURAMIENTO 77,2% 65,9% -‐14,6% GESTION DE LA PRESTACION 77,6% 84,0% 8,2% GESTION FINANCIERA 89,4% 93,3% 4,4% GESTIÓN ADMINISTRATIVA 92,5% 89,6% -‐3,1% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. En la sede Bogotá, el crecimiento observado con relación a la anterior vigencia, obedeció al aumento de los aportes y los rendimientos financieros, así como el aumento de la productividad en las áreas asistenciales, sin embargo este crecimiento se vio afectado por la no ejecución del plan de capacitación, incumplimiento de la etapa post-contractual, errores en la base de datos y la no realización de visitas a la red de prestadores de servicios de salud. La Gestión del Aseguramiento tuvo interinidad desde el mes de abril hasta mediados de septiembre de 2012; de igual manera la Gestión Administrativa demostró un comportamiento negativo que solo lo explico por la necesidad de enfocar el control en la Gestión Financiera sin avizorar la necesidad de la integralidad en las dos gestiones para lograr mejores resultados. Tabla 3. Evaluación por procesos sede Medellín MEDELLIN 2011 2012 GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA 96,6% 87,6% -‐9,3% GESTION DEL ASEGURAMIENTO 84,5% 83,0% -‐1,8% GESTION DE LA PRESTACION 75,2% 89,2% 18,6% GESTION FINANCIERA 92,4% 82,0% -‐11,3% GESTIÓN ADMINISTRATIVA 90,4% 91,1% 0,8% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. En la sede Medellín, hubo un marcado crecimiento en la productividad del área asistencial pero afectada por la disminución de excedentes financieros, incumplimiento en la evaluación de planes de mejora, la contrareferencia y errores en la base de datos. Es un resultado paradójico en especial en lo que se refiere a la mejora continua porque esta Sede fue la única que no tuvo para la vigencia 2011, motivo de auditoría por parte de la Contraloría General de la República, ningún hallazgo. Vale la pena resaltar que la Dirección de esa Sede está trabajando para lograr mejoras en el aseguramiento, contratos más beneficiosos en costos y así incidir también en la Gestión Financiera. 12 Tabla 4. Evaluación por procesos sedeManizales MANIZALES 2011 2012 GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA 100,0% 100,0% 0,0% GESTION DEL ASEGURAMIENTO 91,9% 84,8% -‐7,7% GESTION DE LA PRESTACION 84,9% 90,0% 6,0% GESTION FINANCIERA 92,3% 79,2% -‐14,2% GESTIÓN ADMINISTRATIVA 91,0% 93,6% 2,9% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. La sede Manizales, tuvo un crecimiento negativo en la gestión financiera debido principalmente a que los ingresos corrientes no soportan los gastos de la vigencia, errores en base de datos e incumplimiento de la contrareferencia, pero manteniendo mejoras en la etapa post-contractual, aumento en la productividad de las áreas asistenciales y cumplimiento en la mejora continua. La Sede Manizales es pequeña, con bajo poder de negociación y un medio externo de prestadores que la supedita e impone sus tarifas. El punto de equilibrio financiero de la Unidad es difícil y por ello a pesar de los esfuerzos ha requerido apoyo de las Sedes más grandes, en especial, Bogotá. Se resalta el compromiso de su administración por cumplir los lineamientos y la colaboración del Comité Administrador de Sede en cabeza del señor Vicerrector, para proponer mecanismos alternativos de solución a la crisis, incluso hasta llegar a proponer donaciones. Tabla 5. Evaluación por procesos sede Palmira PALMIRA 2011 2012 GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA 100,0% 100,0% 0,0% GESTION DEL ASEGURAMIENTO 83,9% 90,4% 7,7% GESTION DE LA PRESTACION 81,7% 94,7% 15,9% GESTION FINANCIERA 88,5% 80,9% -‐8,6% GESTIÓN ADMINISTRATIVA 89,4% 88,3% -‐1,2% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. La sede Palmira tuvo un marcado aumento en la prestación por tener los índices de productividad dentro el estándar. Aunque la gestión de la mejora continua tuvo una ejecución del 100% debido a que su enfoque primó en la gestión del aseguramiento y la prestación, sin embargo, los planes de mejora no fueron suficientes para impactar la gestión administrativa y financiera, por lo tanto, ésta se vio afectada porque los ingresos corrientes no soportaron los gastos de la vigencia y se presentaron debilidades en la etapa post contractual y capacitaciones. 13 PROCESO: DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Tabla 6. Evaluación comparativa 2011-2012 Direccionamiento Estratégico EVALUACIÓN OBJETIVO GENERAL EVALUACIÓN OBJETIVO ESTRATÉGICO EVALUACIÓN OBJETIVO GENERAL EVALUACIÓN OBJETIVO ESTRATÉGICO Definir los lineamientos que permitan la implementación y mantenimiento del modelo de aseguramiento de Unisalud. 100,0% N.A. Contar con un modelo definido de prestación de servicios de salud ajustado a las necesidades del usuario 38,0% 13,99% Contar con un Plan de Desarrollo diseñado por procesos para el periodo de gobierno 100,0% 100,0% Contar con un sistema de información oportuno y veraz que posibilite la toma de decisiones y responda a la normatividad vigente. 96,1% 100,0% Actualizar y socializar la estructura normativa de Unisalud, su aplicación e incidencia en la adopción de decisiones. 100,0% 100,0% Cumplir las disposiciones del Consejo Superior Universitario y la Junta Directiva Nacional garantizando el funcionamiento eficiente y eficaz de Unisalud 100,0% 100,0% Realizar la gestión de la salud a través de la colaboración de las instancias universitarias 0,0% N.A. Estructurar un sistema de comunicaciones efectiva y oportuna en el manejo de la información interna y externa 95,3% 97,0% Estructurar un modelo de atención centrada en el usuario que garantice la efectividad de las estrategias institucionales para la respuesta a las necesidades y expectativas del usuario 100,0% 100,0% 85,5% EVALUACIÓN NACIONAL 2012 Velar por el cumplimiento de los lineamientos para para la planeación, operación y evaluación de los procesos institucionales a nivel nacional, dando cumplimiento a la plataforma estratégica de UNISALUD, dentro del marco normativo aplicable EVALUACIÓN NACIONAL 2011 85,6% OBJETIVO ESTRATÉGICO OBJETIVO GENERAL Fuente: Planeación y Sistemas de Información. El Direccionamiento Institucional de UNISALUD del 2012 se construyó sobre una plataforma estratégica que se enmarca en un componente ético y en la utilización de herramientas de planeación que tienen en cuenta posibles eventualidades (enfoque en riesgos), cambios y tendencias del sector y en el diseño de estrategias competitivas, planes tácticos y acciones para alcanzar el logro de los objetivos propuestos, bajo un enfoque de control y autocontrol que se ha mantenido desde la vigencia anterior ya que la variación ha sido mínima indicando que para los próximos años se replanteen los indicadores para lograr estándares más altos de productividad y la sostenibilidad de UNISALUD. En el Direccionamiento institucional he de decir, que si bien estoy de acuerdo en continuar nuestra medición por procesos y objetivos estratégicos, durante el 2013 y en los Comités de Gerencia trabajaré para que logremos de común acuerdo replantear algunos indicadores. He detectado que varios de ellos si bien se miden en un 100% de cumplimiento, no reflejan la situación real de la 14 Unidad, por ejemplo, en cuanto a sistemas de información es largo el recorrido que nos espera para lograr obtener un sistema veraz y por lo tanto, confiable para la toma de decisiones. En cuanto al modelo de salud, tenemos claro que es necesario y mandatorio trabajar en la Gestión del Riesgo, nuestra población como la de países desarrollados es una población de edad mayor a los 50 años, las enfermedades crónicas y la repercusión de un tratamiento inadecuado de ellas nos invita a que no desconozcamos la necesidad inminente de trabajar en Riesgo. Planeación y Sistemas de Información UNISALUD, estuvo comprometido en brindar servicios con la tecnología adecuada para todos y cada uno de los usuarios, tanto internos como externos, enfocándose en todas las iniciativas por medio de las cuales se avanzó en el objetivo de mejorar los ambientes informáticos, dirigidos hacia la masificación del uso de tecnologías de información en cada una de las actividades del día a día de todos nuestros usuarios, buscando que cualquier interacción con la Unidad fuese cada vez mas fácil, y que todas estas tecnologías nos acercaran e involucraran en forma efectiva al entorno del sector salud y educación, para tener el manejo de la información y de competencia, orientados a los usuarios. Como parte de la ejecución del plan de acción y dentro de la búsqueda del cumplimiento para el marco de resultados dentro de los sistemas de información, se realizaron múltiples actividades para promover mediante el uso de tecnologías la inclusión de todos los usuarios a los procesos de información manejados por UNISALUD, buscando igualdad en disponibilidad, oportunidad, calidad y agilidad de la información. Durante el año 2012 la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, se enfoco en dar apoyo a las áreas de sistemas de cada una de las sedes, para mantener funcionando los software SISSnet y PERESOFT, buscando brindar un mejor servicio a los usuarios finales, el primero para la administración de nuestro servicios de salud, y el segundo para la administración del riesgo de nuestros usuarios, sin embargo, hubo inconvenientes con el SISSnet para su soporte y mantenimiento porque por errores administrativos internos de UNISALUD, la ultima factura se dilató en su pago y el prestador que cuenta con el monopolio del mismo por tener en su haber las plantillas no quiso hacer un nuevo contrato mientras no se le garantizara el pago. A pesar de ello se alcanzó a implementar la metodología de prefijos para facilitar la identificación de los servicios que se prestan tanto en el asegurador como en el prestador, complementados con las tarifas actualizadas, este desarrollo aún está en proceso de revisión y ajuste y ya logramos para la vigencia 2013 realizar un nuevo contrato,mientras exploramos la posibilidad de migrar hacia el nuevo Sistema Integrado de Prestación en Salud de la Universidad SINSU. Así mismo, con el PERESOFT, se presentaron inconvenientes para el acceso que fueron solucionados, pero el tiempo de receso en su uso llevó el indicador a rojo. Aun falta conciencia y 15 quizás capacitación para las sedes sobre la importancia para el diligenciamiento de esta herramienta que es la que nos ayudará a caracterizar el riesgo para saber cómo enfocar de una mejor y más eficiente forma los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad. El área continuó con, no solo la búsqueda de la continuidad de los servicios tecnológicos implementados, sino visualizando la obtención de posibles mejoras a nivel técnico y lógicamente en la inclusión de nuevos servicios. Comunicaciones y Mercadeo Con el fin de dar cumplimiento a la plataforma estratégica de UNISALUD y, mejorar continuamente las relaciones internas para fortalecer la cultura organizacional, la Unidad de Servicios de Salud de la Universidad Nacional, ejecuta cada año una Estrategia de Comunicación, cuyo objetivo general en el Plan de Desarrollo es “Estructurar un sistema de comunicaciones efectivo y oportuno en el manejo de la información interna y externa”. Plan de Comunicaciones 2012 Comunicación Interna. Las actividades ejecutadas en el 2012 fueron: Tabla 7. Actividades de comunicaciones internas 2012. ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS Bienestar Organizacional Presentación del A,B, C de UNISALUD Inducción y reinducción • Sede Bogotá: Se realizó la inducción a UNISALUD a 20 nuevos colaboradores, y se trabajó reinducción al 100 % del público interno, en las diferentes sesiones de Hablemos de UNISALUD, en los siguientes temas: Contratación, plataforma estratégica de UNISALUD, Ética y Buen Gobierno, atención y prevención de riesgos, viabilidad financiera de la Unidad, incapacidades y licencias por parte de Salud Ocupacional y talleres de Buen trato. • Sede Manizales: Se hicieron tres inducciones a nuevos empleados: Médico General, Enfermera Jefe y 16 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS Auxiliar Administrativo. Las reinducciones fueron realizadas con los equipos de trabajo de: prestadores de servicios; Tesorería y recaudos y Afiliaciones, áreas en las cuales se presentaron cambios en procedimientos, formatos o ajustes al sistema de información. En total se realizaron tres actividades en las que participaron 22 personas. • Sede Medellín: Se ejecutó proceso de inducción a 14 nuevos colaboradores y la reinducción se trabajó con los Usuarios de UNISALUD en las siguientes dependencias de la Universidad: Bienes y Suministros, Biblioteca, Archivo y Correspondencia, Centro de Cómputo, Mantenimiento y transporte, División de Personal, Registro y Matrícula. • Sede Palmira: Se realizó una jornada de re inducción, sobre generalidades de UNISALUD y fue dirigida a todos los colaboradores de la sede Bienestar Organizacional Carnaval Universitario Sede Bogotá 2012 Actividades de Bienestar En las cuatro sedes de UNISALUD se desarrollaron diversas actividades con las cuales se integró el talento humano de la Unidad, de la misma forma se hicieron actividades de reconocimiento y motivación organizacional como celebraciones de cumpleaños, profesiones, navidad, halloween, despedida de año y otros. Adicional a esto, cada sede realizó: • Sede Bogotá: Participación en el Carnaval UN • Sede Manizales: Fiesta de amor y amistad. 17 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS • Sede Medellín: Ritual de las velitas y recordatorios en la intranet • Sede Palmira: Despedida a colaboradores y Bienvenida a los nuevos Bienestar Organizacional Poster Hablemos de UNISALUD Hablemos de UNISALUD Se fortaleció la participación en las sedes, en estos encuentros se manejaron temas de interés interno y se consiguió mayor contacto entre directivos y colaboradores. La cantidad de encuentros realizados en cada sede fueron los siguientes: • Sede Bogotá: 4 sesiones • Sede Manizales: 4 sesiones • Sede Medellín: 4 sesiones • Sede Palmira: 1 sesión Mailing recordatorios 2012 Seguimiento al Plan de Acción Con la intención de promover el cumplimiento del Plan de Acción como parte del Direccionamiento Institucional de la Unidad, se realizaron 4 mailings los cuales les llegaron a los equipos directivos de cada sede y en ellos se les recordó los cortes del trimestre para la respectiva evaluación Divulgación Invitación Comité de Comunicaciones Comité de Comunicaciones De acuerdo a la programación del año, se realizaron 8 sesiones del Comité de Comunicaciones, con el fin de unificar el flujo de la información a nivel nacional. 18 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS Divulgación Campaña Todos Ponemos Carteleras Institucionales Carteleras institucionales Por este medio se informó a los colaboradores y afiliados de UNISALUD sobre los procesos desarrollados y novedades administrativas, de la misma forma se reforzó la cultura organizacional de UNISALUD. A nivel Nacional se realizó la Campaña Todos Ponemos donde los usuarios hicieron propuestas para mantener viva a UNISALUD, se publicaron 61 comunicados emitidos por la Gerencia Nacional y las direcciones de sede, y adicional en cada sede se realizaron otras publicaciones de interés para los Usuarios y la comunidad universitaria, Cambios administrativos, proceso de elección de representantes a JDN, CAS y CTC. Programas de Promoción y Prevención, Carteleras de Felicitaciones, cambios en horarios y atención en temporada de vacaciones, entre otras. Adicional en las sedes de Bogotá y Medellín se implementaron las carteleras digitales, las cuales se presentaron por los televisores de las salas de espera, permitiendo así mayor divulgación de la información. Divulgación Portada Boletín Uniprisma Boletín interno Uniprisma Se publicaron 4 ediciones del Boletín interno Uniprisma. En ellos se reforzaron los valores institucionales, se difundió las campaña Todos Ponemos y de Buen Trato. Los artículos fueron escritos por los colaboradores de cada sede, de esta forma se integró UNISALUD, logrando así 19 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS el trabajo en equipo. La circulación fue a nivel nacional en las diferentes sedes e institutos de la Universidad (Bogotá, Manizales, Medellín, Palmira, Arauca, San Andrés, Leticia y la Estación Roberto Franco de Villavicencio) Divulgación Campaña de divulgación códigos de Buen Gobierno y Ética Códigos de Buen Gobierno y Ética Con la intención de socializarles a los colaboradores de UNISALUD, el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética se realizaron las siguientes acciones: A Nivel nacional se entregaron los separa- libros de Buen Trato, se fijaron en carteleras 5 afiches sobre Buen Gobierno y Ética, se crearon los documentos de cada código, de la misma forma se publicaron frases de cada código por la web y carteleras digitales, se creó el slogan “Somos UNISALUD” y se socializó por los diferentes medios. Se realizó la edición número 14 del Boletín Uniprisma sobre Buen Trato y Convivencia. De la misma forma en las sedes se trabajó lo siguiente: Sede Bogotá: Se crearon los buzones de sugerencias internas, se realizó un Hablemos de UNISALUD, sobre Buen trato en el cual se aplicó la encuesta relacionada con el mismo tema y se dio inicio a la campaña en la Unidad sobre valores para los colaboradores Sede Medellín: Se realizaron diferentes publicaciones en la Intranet y en los boletines Unidatos y Unisaludo, con el fin 20 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS de informar a los colaboradores y usuarios sobre los Códigos, también una sesión de Hablemos de UNISALUD, fue dedicada a este punto Fuente: Comunicaciones. Comunicación externa: Contacto con Usuarios, relaciones con el públicopotencial Tabla 8. Actividades de comunicaciones externas 2012. ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS Actualización página web Página web UNISALUD, sección Comunicados Actualmente es uno de los medios internos más consultados por los usuarios y la comunidad en general, su actualización es constante por el nivel nacional y cada sede envía al administrador de la página, la información que necesita publicar. En el 2012, el nivel nacional y la sede Bogotá realizaron 77 actualizaciones, la sede Manizales realizó 7 actualizaciones, la sede Medellín 56 actualizaciones y la sede Palmira 19. Las actualizaciones fueron en temas relacionados con: comunicados, novedades, bienestar, normatividad, campañas, actualización de la red de prestadores, Programas de Promoción y Prevención, entre otras. Boletín Al Día con su Salud Portada Boletín Al día con su Salud Se realizaron las ediciones 30, 31, 32, 33 y 34; en ellas se difundieron los programas de Promoción y Prevención de cada sede y se invitó a los usuarios a que hicieran parte de ellos, también se publicó la Red Nacional de servicios de salud contratada en la temporada de vacaciones, se habló del consentimiento informado como derecho de los usuarios, la atención domiciliaria cómo se maneja en UNISALUD, medicina laboral, mitos de los medicamentos genéricos y presentación de la actual Gerente Nacional. 21 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS Grupos Primarios Imagen del instructivo Esta actividad se planeo con el fin de generar espacios de encuentros entre grupos de trabajo en las cuatro sedes, para tratar el lineamiento institucional y aportarle eficiencia al desarrollo organizacional. En las sedes se realizaron las siguientes: Nivel Nacional: • Equipo Directivo: 35 encuentros Sede Bogotá: • Equipo sede Bogotá: 19 encuentros • Reunión de Médicos: 23 encuentros • Reunión de Enfermería: 13 encuentros Sede Manizales: • Administrativo 6 encuentros Financiero 6 encuentros • Médicos 12 encuentros • Odontología 2 encuentros Para un total de 26 reuniones de grupos primarios en el año 2012 Sede Medellín: • Realización de grupos primarios forma parte de una cultura ya consolidada por más de 10 años. • Se realizaron 20 sesiones del Grupo Primario de Dirección. Sede Palmira: • Por el tamaño y el número de personas que laboran en ella, el grupo primario establecido es el de Dirección en el cual se tratan temas relacionados con la contratación, el presupuesto y servicios de salud; en el año se realizaron 7 reuniones. 22 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS Semana del Usuario Afiche Semana del Usuario Sede Palmira Sede Bogotá • Se realizó en la sede entre el 10 y el 21 de diciembre, en estos días se ejecutaron los talleres de Autocuidado, inicio de novenas de navidad, asesoría en Red Nacional contratada y los convenios con Universidades públicas, recomendaciones sobre la temporada de vacaciones y jornada permanente de vacunación. Sede Manizales Se fragmentó la semana para desarrollar las actividades en diferentes fechas del año: • Mayo 25; Junio 01 y Julio 25: Reuniones informativas con potenciales afiliados en las que se dieron a conocer los beneficios y requisitos de ingreso a UNISALUD • Junio 26 y Diciembre 19: Reuniones programadas en ejecución de la sanción pedagógica, que fueron utilizadas para enfatizar deberes y derechos de Afiliados cotizantes y beneficiarios. • Octubre 10 de 2012: Reunión plenaria con usuarios en la cual se informó acerca de las estrategias a implementar para lograr la sostenibilidad financiera. Sede Medellín: • Se llevó a cabo la realización de la Semana del Usuario del 2 al 5 de octubre de 2012, para lo cual, además de las tres charlas propuestas, se invitaron dos instituciones para presentar sus productos, como estrategia educativa. • También se hizo difusión de mensajes educativos a través de carteleras virtuales y correos electrónicos. Sede Palmira • Esta actividad se llevo a cabo del 28 al 30 23 ESTRATEGIA IMAGEN LOGROS de Agosto de 2012, y se dictaron charlas sobre prevención del cáncer de cuello uterino, salud mental, e infecciones del tracto urinario. Video Conferencia Nacional Publicación de Video Conferencia Nacional, en el Informativo de la Sede Bogotá edición No. 13 - 2012 En aras de mantener una comunicación constante entre las cuatro sedes, se empezó a desarrollar el sistema de video conferencias Nacional. Esto ha permitido reforzar el direccionamiento institucional, resolver dudas sobre procesos y procedimientos y otras acciones que han ayudado a fortalecer la comunicación interna en UNISALUD. En el año se realizaron 9 video conferencias, en las que se trataron los siguientes temas: Agosto • Presentación Gerencia y afiliaciones Octubre • Proceso de elección representantes a CAS y JDN • Elecciones de pensionados a la JDN • Uso resoluciones ordenación del gasto • Proceso negociación medicamentos Noviembre • Telemedicina Diciembre • Decisiones JDN y proceso de contratación • Gestión de glosas • PERESOFT Fuente: Comunicaciones. Mercadeo: tercer año de la campaña “Vida sana en UNISALUD”. Para este año, se ejecutó plenamente la estrategia diseñada para incrementar las afiliaciones de cotizantes a la Unidad, La promesa básica de esta campaña: “Vida sana en UNISALUD”, permitió fortalecer las relaciones entre Colaboradores, Usuarios y empleados de la Universidad. En el 2012 se afiliaron 308 cotizantes a nivel nacional, cumpliendo así la meta establecida para el año (316) 24 en un 97%, de los cuales 189 fueron de la sede Bogotá, seguido Medellín con 61, Manizales con 36 y 22 de Palmira. Reconocimiento de medios de comunicación internos de UNISALUD Análisis de las encuestas aplicadas El reconocimiento de los medios de comunicación internos de la Unidad, nos permite definir cuál es el más adecuado para la transmisión de mensajes, tanto a los Usuarios como a los colaboradores. De esta forma conseguimos mayor impacto en nuestros públicos. Se aplicaron 184 encuestas, de las cuales 67 fueron a colaboradores de UNISALUD y 117 a usuarios. Los medios que más consultan y recuerdan los Usuarios a nivel nacional son: Tabla 9. Medios consultados y recordados por usuarios. Ranking de recordación Usuarios Medios de Comunicación Internos 1 Carteleras 2 Correo Electrónico 3 Boletín Al día con su Salud 4 Guía del Usuario 5 Página Web Fuente: Comunicaciones Los medios que más recuerdan los colaboradores de UNISALUD son: Tabla 10. Medio recordados por colaboradores. Ranking de recordación en Colaboradores Medios de Comunicación Internos 1 Correo Electrónico 2 Página Web 3 Carteleras 4 Hablemos de UNISALUD 5 Uniprisma Fuente: Comunicaciones Con este resultado se realiza la planeación de la estrategia de Comunicaciones para el año 2013, la cual se aplica en las cuatro sedes de UNISALUD, tanto para Usuarios como para colaboradores. 25 PROCESO: GESTION DE MEJORA CONTINUA Objetivo Estratégico Contar con procesos sistemáticos de auditoría de la calidad que permitan la realimentación y formulación de planes de mejora continua en la estructura operativa de UNISALUD, en el Marco del desarrollo del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad y UN SIMEGE. Tabla 11. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión de la Mejora Continua. 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA NACIONAL 98,7% 96,6% 100% 100%100% 87,6% 100% 100% 93,1% 98,4% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. El comportamiento de los indicadores de mejora y el desarrollo de las actividades planteadas durante el 2012, fueron cumplidas satisfactoriamente, llegando a un cumplimiento del 98.41%, lo que está 5.31 puntos porcentuales por encima del resultado obtenido en 2011 (93.1%). Sin embargo esto es soloun paso en la búsqueda del objetivo estratégico de contar con procesos sistemáticos de auditoría de la calidad que permitan la realimentación y formulación de planes de mejora continua en la estructura operativa de UNISALUD, pues al adentrarse en el análisis de las cifras, se puede evidenciar que más allá del resultado, la mejora debe darse en el desarrollo de los procesos y ella está relacionada con la cultura organizacional, y en especial con el grado de interiorización y adherencia a la cultura de la calidad, con énfasis en el componente de seguimiento y evaluación. Si bien a lo largo de 2012, las acciones y tareas fueron llevadas a cabo, la lectura transversal aun permite ver un grado no homogéneo de apropiación de estos temas, metodologías y herramientas dentro y entre los equipos de trabajo. Las auditorias para el mejoramiento fueron realizadas en su mayor proporción dentro de los plazos establecidos en el cronograma, pero no todas ellas se apegaron a la metodología y/o instrumentos establecidos, que son los utilizados por la Universidad, como por ejemplo el formato de informe de auditoría. Los planes de acción fueron formulados y evaluados oportunamente, pero aun se evidencian dificultades y debilidades en la identificación de las acciones, que realmente logren prevenir la ocurrencia de las causas de los riesgos y por tanto mitigarlos. Así mismo es claro que aunque en los últimos tres años, los mapas de riesgos han sido actualizados, aun persisten riesgos que no ha sido posible modificar en cuanto a su calificación, como insostenibilidad financiera, inadecuada administración del sistema de información, desarrollo incipiente de modelos de salud enfocados en la prevención, entre otros. 26 Pero tal vez lo que representará el mayor reto para el 2013, será lograr el cierre de los ciclos, pues aun se dan casos en los que las acciones planteadas no logran ser llevadas a cabo. Para ilustrar lo anterior, el mejor método es a través del balance de la mejora, ejercicio que se ha venido realizando desde 2010, y que representa gran parte del trabajo en el cumplimiento de cada objetivo estratégico. Tabla 12. Cumplimiento de Planes y Mejora de Procesos Institucionales TIPO DE PLAN RANGO EN PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO MEDELLÍN MANIZALES PALMIRA BOGOTA No DE PLANES 2012 No DE PLANES 2012 No DE PLANES 2012 No DE PLANES 2012 GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Total 14 planes (16,87%) 0 -10 4 11- 20% 21 -30% 1 31- 40% 1 1 41 -50% 1 51 - 60% 61 - 70% 1 71 - 80% 81 - 90% 1 91- 99%% 100% 1 3 GESTION DE ASEGURAMIENTO Total 16 planes (19,28%) 0 -10 1 11- 20% 21 -30% 1 1 31- 40% 41 -50% 1 1 51 - 60% 1 61 - 70% 1 71 - 80% 1 81 - 90% 91- 99%% 100% 2 2 2 2 GESTION DE PRESTACION Total 31 planes (37,35%) 0 -10 1 11- 20% 21 -30% 1 31- 40% 1 41 -50% 51 - 60% 27 TIPO DE PLAN RANGO EN PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO MEDELLÍN MANIZALES PALMIRA BOGOTA No DE PLANES 2012 No DE PLANES 2012 No DE PLANES 2012 No DE PLANES 2012 61 - 70% 1 71 - 80% 2 1 81 - 90% 91- 99%% 100% 2 4 18 DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Total 9 planes (10,84%) 0 -10 1 1 11- 20% 2 21 -30% 31- 40% 41 -50% 51 - 60% 61 - 70% 71 - 80% 1 81 - 90% 1 91- 99%% 100% 2 1 MEJORA CONTINUA Total 13 planes (15,66%) 0 -10 1 11- 20% 21 -30% 31- 40% 41 -50% 51 - 60% 61 - 70% 71 - 80% 1 81 - 90% 91- 99%% 6 100% 2 2 1 TOTAL POR SEDE 25 16 15 27 TOTAL UNISALUD 2012 83 Fuente: Balance de la mejora, área de calidad El balance permite ver que del total de planes registrados en UNISALUD, el 62.65% de ellos lograron un cumplimiento por encima del 80%. Sin embargo, se debe aclarar que de acuerdo con la información recibida por parte de las sedes, una proporción de los planes que tienen un cumplimiento inferior al esperado, responde a que los mismos tienen establecidas acciones cuyo 28 cumplimiento está planteado para el 2013 (Palmira: 53% de las acciones para 2013; Medellín: 24% de las acciones para 2013) De manera complementaria y dando continuidad al análisis realizado durante las últimas vigencias, se utilizará el Modelo del Ciclo Deming, que mide: el número de ciclos PHVA cerrados, el cumplimiento de las metas, la consistencia entre las acciones de mejora formuladas, el análisis de causa del hallazgo, el comportamiento de los indicadores, la tendencia a la eliminación o minimización del riesgo y, finalmente la comparación consigo mismo y con los mejores1. Tabla 13. Calificación de las acciones de mejora 2012 CONSISTENCIA DE LOS PLANES CIERRE DE CICLOS PHVA TENDENCIA ACCIONES (E s t ánd ar 10 0 %) (E s t ánd ar 8 0 %) ( E s t ánd ar 3 ) PREVENTIVAS vs CORRECTIVAS ( E s t ánd ar 6 0 %) Bogotá 100% 82.6% 3 De los 27 planes trabajados durante el 2012, 17 de ellos se registraron como Acciones corrrectivas, equivalentes a un 62.9%. 6 como Oportunidades de Mejora, correspondiente a un 14.8% y 4 Acciónes preventivas correspondiente a un 14.8, correspondientes al trabajo de mitigación de los riesgos. Manizales 100% 100% 3 PREDOMINIO DE ACCIONES PREVENTIVAS: 81%. (13 AP) Palmira 90 53% 1 el 47% son acciones preventivas y el 53% son oportuniddes de mejora no hay acciones correctivas. Medellín 100% 63% 2 Correctivas 48 %, Preventivas 48% y Oportunidades de Mejora 4% SEDE Fuente: Planes de mejora, Calidad 1Consistencia: Para calificar la consistencia de los planes como satisfactoria, se determinó el número total de planes que la sede esté ejecutando y el porcentaje que de ellos registren observaciones o inconsistencias entre: Redacción del hallazgo, formulación de las acciones y metas a desarrollar e indicadores. El valor ideal esperado es 100%. Cierre de ciclos: Para calificar el cierre de ciclos como satisfactorio, el plan debe haber cumplido con todas las metas propuestas. El valor ideal esperado es 100%. Tendencia: Para calificar tendencia como satisfactoria, el plan debe haber sido autoevaluado y medidos los indicadores por lo menos tres veces (3) durante el tiempo que dura el ciclo propuesto, de tal manera que se pueda observar el avance del mejoramiento. El valor ideal esperado es 3. Acciones preventivas vs correctivas: Para calificar como satisfactorias las acciones propuestas debe haber un predominio de las acciones preventivas sobre las correctivas en cada plan y evidencia del análisis de causa raíz. El valor ideal esperado es 60%, teniendo en cuenta los enfoques del Sistema de Gestión y Mejora Continua que se expresa en la gradualidad en la implementación de los logros. Este estándar propio reconoce el trabajo que iniciaron las sedes durante esta vigencia y que aun está en su fase de implementación. 29 Tabla 14. Calificación de las acciones de mejora 2011 SEDE CONSISTENCIA DE LOS PLANES CIERRE DE CICLOS PHVA TENDENCIA ACCIONES CONSISTENCIA DE (E s t ánd ar 10 0 %) (E s t ánd ar 8 0 %) ( E s t ánd ar 3 ) PREVENTIVAS vs CORRECTIVAS LOS PLANES ( E s t ánd ar 6 0 %) MANIZALES 100% 75% 2 Predomino Acciones Preventivas con 15 Planes, Equivalentes al 62,5% Correctivas 7 Planes, Equivalentes al PALMIRA 95% 95% 1 Predominio Preventivas 91.2% MEDELLIN 100% 70% 2 Correctivas 68 %, Preventivas 16% y Oportunidades de Mejora 16% Predomino Correctivas 78.1%, 23.8% Oportunidades de Mejora 100%BOGOTA 83.3% 2 Fuente: Planes de mejora, Calidad Con base en esta información, cuyos resultados son claros, aun se puede ver que existe un espacio para continuar en el caminode la mejora pues se identifica la necesidad de fortalecer el seguimiento y evaluación, basado en evidencias objetivas, y más allá de esto, trabajar en la resocialización y concientización de todo el equipo de trabajo, sobre la importancia de alcanzar estas metas, pues con ellas se busca la mitigación de los riesgos y la prevención de ocurrencia de fallas en los procesos. Además, al no dar cumplimiento a lo planeado, no se logra el cierre de ciclos de mejora. Con todo lo anterior, y una vez realizada la lectura y análisis del conjunto de indicadores y sus fuentes de soporte, se llega a las siguientes conclusiones: • A pesar de que la existencia de un referente de calidad tanto a nivel nacional como su par en las sedes es una gran fortaleza, aun no se logra empoderar a todo el equipo de trabajo, en especial a los líderes de proceso, quienes deben jalonar de la mano con la alta dirección el cumplimiento de las metas, y en especial propiciar el entendimiento de la importancia de estas herramientas al interior de todas las áreas. • Es claro el avance en el énfasis hacia el planteamiento de acciones preventivas y oportunidades de mejora, pero no se logra dar cumplimiento al estándar esperado que debiera ser del 60% de predominio de las preventivas. • El equipo de trabajo se identifica comprometido con la cultura de la calidad y en especial con la búsqueda de la mejora continua, pero es necesario, definir una estrategia de socialización, resocialización y divulgación más fuerte que la utilizada hasta ahora, para lograr un mayor entendimiento y homogeneidad en la implementación de las metodologías y herramientas establecidas. De esta forma se plantea como una gran oportunidad de mejora el desarrollo de competencias de la totalidad del equipo humano de las sedes para el planteamiento de propuestas de mejora y para la participación activa como responsables de actividades formuladas en los planes. • Es pertinente fortalecer la consolidación del área de calidad, a través de la realización de un programa con directriz nacional y un proyecto de calidad anual. 30 PROCESO: GESTION DEL ASEGURAMIENTO Objetivo Estratégico Garantizar el funcionamiento de los procesos propios de la Administración de Planes de Beneficios para UNISALUD, en forma estandarizada para el Nivel Nacional, monitoreando sistemáticamente el aseguramiento. Tabla 15. Evaluación comparativa 2011-2012 Gestión del Aseguramiento 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA NACIONAL 79,1%65,9% 83,0% 84,8% 90,4%77,2% 84,5% 91,9% 83,9% 84,9% Fuente: Planeación y Sistemas de Información. Afiliaciones El servicio de Afiliaciones de UNISALUD se estandariza a través del Procedimiento de Activación de Derechos, entre los años 2011 y 2012 debió efectuar ajustes y modificaciones a la luz de la normatividad emanada por diferentes entes e instancias que definitivamente tenían injerencia directa en este eje determinante para la planeación, financiamiento y control del funcionamiento de la Unidad. Para el año 2013, los cambios mencionados y la importancia de la adherencia a los mismos, influyen para que el análisis de afiliaciones, sin desconocer la importancia del comportamiento de las cifras y la distribución en la condición de los usuarios que ingresan, se detenga de manera especial en la calidad de consignación de la novedad. Por esta razón, se inicia con una breve descripción y comparación estadística del comportamiento de los ingresos y retiros de usuarios, global y por sede, para posteriormente detenerse en el manejo de las novedades de egreso. 31 Novedades de ingreso Tabla 16. Comparativo 2011-2012 de novedades de ingreso afiliaciones por sede SEDES 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 AFILIADOS COTIZANTES 155 189 69 61 33 36 21 22 278 308 BENEFICIARIOS 285 339 196 151 104 175 54 30 639 695 BENEFICIARIOS COTIZANTES 4 16 0 0 0 0 6 0 10 16 TOTAL NOVEDADES DE INGRESOS 444 544 265 212 137 211 81 52 927 1019 TOTAL INGRESOSINGRESOS TOTAL INGRESOS BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA COMPARATIVO TOTAL INGRESOS TOTAL INGRESOS TOTAL INGRESOSNOVEDADES DE AFILIACION Fuente: Planeación y Sistemas de Información. El cuadro anterior refiere que las novedades de ingreso, en cifras absolutas no presentan modificaciones mayores. Para la sede Bogotá hay un incremento de 34 nuevos cotizantes, pasando de 155 en 2011 a 189 en 2012, equivalente a un promedio de 2,8 usuarios nuevos adicionales al mes. En Medellín ingresan ocho personas menos que en el 2011 y en Manizales y Palmira, 3 y 1 más respectivamente. La situación que merece un análisis detenido es la relación de beneficiarios/ cotizantes que de alguna manera habla del impacto en el gasto de salud vs el ingreso. A continuación se resume comparativamente dicha proporción por sede. Tabla 17. Comparación 2011-2012 proporción de número de beneficiarios por cotizante para cada sede 2011 2012 BOGOTA 1,83 1,79 MEDELLIN 2,84 2,47 MANIZALES 3,15 4,86 PALMIRA 2,57 1,13 SEDES PROPORCION NÚMERO DE BENEFICIARIO POR COTIZANTE Fuente: Planeación y Sistemas de Información. Con excepción de la sede Manizales, que mantiene la proporción más alta y para el 2012 la incrementa, las demás sedes han disminuido el número de beneficiarios que se cubre con el 32 aporte de un cotizante. La proporción más baja la ostenta la Sede Palmira. Analizando esta variable con las novedades de ingreso, en el periodo establecido, las sedes se proyectan de la siguiente manera: • Bogotá: Presenta un aumento de 100 nuevos usuarios con relación al período anterior, un incremento del 21.9% en el ingreso de cotizantes y una disminución de 0.04 en la proporción beneficiario/ cotizante. • Medellín: tiene una disminución de 53 usuarios en el periodo comparado. 8 que equivalen al 11.59%, se materializa en la disminución de nuevos cotizantes. Si bien, para el 2012 su proporción beneficiario/cotizante disminuyó en 0.37, sigue manteniendo el segundo lugar más elevado entre las sedes, cuando se mira esta proporción. • Manizales: tiene comparativamente 74 nuevos usuarios que equivalen a un incremento del 54%. Los cotizantes aumentan en un 9% (3 usuarios), pero esta situación que numéricamente parece positiva, tiene una lectura de riesgo desde la relación del aporte que realiza cada usuario versus el gasto en salud que debe efectuar la Unidad para cubrir las personas de su núcleo familiar. Esto es precisamente lo que traduce el cuadro anterior, en la Sede Manizales por cada cotizante, ingresan 4.86 personas para ser aseguradas por UNISALUD con el mismo aporte. • Palmira: Esta sede tiene una disminución importante de los ingresos, 29 usuarios menos que en el período anterior es decir el 35.8%.Sin embargo, esta cifra tiene un comportamiento positivo por cuanto se tiene solo un cotizante nuevo en todo el año pero con el aporte de este se cubre solo 1.13 personas. Novedades de retiro. Esta modalidad de novedad en el proceso de afiliación, es la que más cambios tuvo a nivel normativo, igualmente el ajuste a la mismas y el seguimiento continuo a la vigencia de los derechos de los asegurados se constituye en una herramienta definitiva para preservar los recursos de la Unidad y mantener claridad sobre la vigencia o no de los derechos de los afiliados en sus modalidades de cotizante, beneficiario. A continuación se presenta un cuadro resumen comparativo de los retiros por sede y modalidad de afiliación en el periodo objeto de este informe. 33 Tabla 18. Comparativo 2011-2012 novedades de egreso afiliaciones por sede SEDES 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 AFILIADOS COTIZANTES 72 80 68 31 21 29 18 15 179 155 BENEFICIARIOS 68 112 289 242 68 213 50 39 475 606 BENEFICIARIOS COTIZANTES 0 11 0 0 0 0 00 0 11 TOTAL NOVEDADES DE INGRESOS 140 203 357 273 89 242 68 54 654 772 COMPARATIVO NOVEDADES DE AFILIACION BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA TOTAL EGRESOS TOTAL EGRESOS TOTAL EGRESOS TOTAL EGRESOS TOTAL EGRESOS Fuente: Planeación y Sistemas de Información. En términos generales el cuadro anterior muestra que las novedades de egreso en afiliaciones presentaron un aumento de 118 usuarios equivalentes al 18%, ente el 2011 y el 2012. Las sedes que materializan este aumento en los retiros, en orden del número, son: • Bogotá con 63 personas más que en el 2011 y Manizales con 153. En Manizales este aumento, adicionalmente tiene una composición interesante, por cada cotizante retirado, egresan 7.34 beneficiarios en el 2012, mientras que en el 2011 esta proporción solo alcanza 3.23. • En Medellín salieron menos que en el año anterior pero hay un dato importante a resaltar, por cada cotizante salieron 7.8 beneficiarios, cuando en el año 2011 esta relación era de 4.2. • La sede Palmira no tiene en cifras un cambio de novedades significativo pero la disminución en la proporción Cotizante/beneficiario de 2.77 en el 2011 a 1.13 en el 2012 es importante. La realización del cuadro comparativo de las causas de desafiliación es inoperante para los períodos contemplados, por cuanto la disparidad en su manejo y especificidad por parte de las sedes para el 2012 no lo permite. Se tiene desde la especificación mínima de las causas como sucede en la Sede Bogotá en la que se tratan solo 3 opciones: Retiro beneficiario, retiro usuario fallecido y Beneficiario con multiafiliación, hasta las 19 causas de desafiliación esgrimidas por la sede Medellín, en las que una causa igual tiene varios conceptos, aún la redacción es diferente, todo esto a pesar de haber remitido los códigos de novedades a considerar. Sin embargo, hay causas que se monitorean porque tienen connotaciones importantes desde acreditación y la gestión para la calidad y confiabilidad de la base única de afiliados, sin mencionar su trascendencia para la salud financiera de la Unidad. Con el servicio de afiliaciones se inicia y termina el aseguramiento de un usuario. Por lo anterior, para el 2013 se estableció el seguimiento 34 a la implementación del maestro de novedades en cada una de las sedes, con el fin de estandarizar la información de afiliaciones. • La causa de desafiliación que se monitorea desde los estándares de acreditación relacionados con el aseguramiento y específicamente en el denominado: Registro y Afiliaciones, es el cambio de EPS por parte de los afiliados que manteniendo la vigencia del derecho a pertenecer a UNISALUD, solicitan esta opción. Las Sedes Medellín con 5 novedades por esta causa y Palmira con 1, representan el total de 6 casos para UNISALUD. • La desafiliación por multiafiliación. A pesar de constituir una de las observaciones más recurrentes sobre la base de datos por parte de la Contraloría, los retiros por esta causa son mínimos. Así: Tabla 19. Relación de usuarios, por sede, retirados de UNISALUD por multiafiliación 2012 SEDE COTIZANTE BENEFICIARIO TOTAL BOGOTA 1 2 3 MEDELLÍN 0 3 3 MANIZALES 1 11 12 PALMIRA 0 1 1 TOTAL 2 17 19 Fuente: Planeación y Sistemas de Información. • La desafiliación por incumplimiento en la presentación, actualización y otros motivos relacionados con la documentación reglamentaria, es una de las novedades que más se repite en todas las sedes, porque usualmente se tenía que apelar a los cotizantes y los mismos beneficiarios para lograr completar la documentación requerida. Las novedades de retiro por esta causa se presentaron con la siguiente frecuencia en las sedes: Tabla 20. Relación de usuarios, por sede, retirados de UNISALUD por incumplimiento con la documentación requerida 2012 SEDE NUMERO BOGOTÁ SIN DATO MEDELLIN 113 MANIZALES 175 PALMIRA 12 TOTAL 300 Fuente: Planeación y Sistemas de Información. Esta novedad de retiro se presenta básicamente para los beneficiarios y los afiliados por Pensión de sustitución y representa el 38.9% de los 772 retiros del 2012. 35 Novedades por convenio. La relación del comportamiento de los convenios se ha venido desarrollando en este componente desde el punto de vista de los usuarios y servicios que la Unidad de Servicios de Salud de la Universidad Nacional presta a las demás Universidades públicas con un sistema especial de salud, pero a futuro se debe complementar con el análisis igualmente detallado de cuántos de nuestros afiliados son atendidos por ellos. El análisis se inicia con la comparación estadística de servicios prestados para el 2011 y 2012, realizando la observación detenida por sede y global de incremento y disminuciones de los mismos por universidad. Tabla 21. Relación de convenios con universidades y servicios prestados por sede. Comparativo 2012-2013 RAZON SOCIAL 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012 UNIVERSIDAD DE NARIÑO 656 1081 206 183 99 111 48 37 1009 1412 UNIVERSIDAD DEL CAUCA 375 609 296 264 78 5 500 568 1249 1446 UNIVERSIDAD DEL VALLE 458 573 4 0 4 0 756 882 1222 1455 UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 786 882 0 0 0 0 0 0 786 882 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUÍA 256 356 0 0 24 0 0 0 280 356 UNIVERSIDAD DE CARTAGENA 187 251 2 12 0 4 0 0 189 267 UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAPRUIS 832 1109 9 30 0 0 65 73 906 1212 UNISALUD UPTC (UNIVERSIDAD DE TUNJA) 1129 1886 14 22 0 0 0 0 1143 1908 UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO 469 522 0 0 0 0 469 522 TOTAL 5148 7269 531 511 205 120 1369 1560 7253 9460 TOTALBOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA Fuente: Planeación y Sistemas de Información. • El cuadro anterior consigna claramente el incremento en la demanda de prestación de servicios por parte de los usuarios de las demás universidades. • La Sede Bogotá es la única que mantiene convenio con todas las demás universidades, entre otras razones porque la capacidad tecnológica y resolutiva de los servicios de salud en esta ciudad representan una oferta que no se tiene en la mayoría de las regiones del país. • Las Universidades de Nariño y Cauca mantienen convenio con todas las Sedes de UNISALUD • La Sede que menos convenios tiene es Manizales. Esta faceta de intercambio de servicios con las universidades pertenece más al proceso de prestación y específicamente debería mirarse desde la congestión que se puede generar en los diferentes servicios objeto de esta demanda y de manera muy detenida las implicaciones 36 presupuestales y administrativas, en el sentido del tiempo que debe invertir el personal de cada sede en la consecución de autorizaciones, remisiones, auditorías, facturación y gestión de la cartera. Desde la Gestión de Aseguramiento es un propósito en la vigencia 2013 analizar el beneficio de continuar con este tipo de prestación de servicios; si bien es cierto debemos ser solidarios con las otras universidades, no es deseable en la actual situación de UNISALUD continuar prestando beneficios a entidades ajenas a UNISALUD, así se trate de universidades estatales, si el análisis lo lleva a identificar que el costo-beneficio le es totalmente adverso. La Junta Directiva Nacional como ente directivo superior de UNISALUD debe indicar para ser llevado ante el Consejo Superior Universitario, la pertinencia de continuar realizando este tipo de Convenios o Acuerdos de Voluntades. Tabla 22. Concentración por modalidad de servicios prestados a usuarios de convenios por sede. 2012 HOSP AMB HOSP AMB HOSP AMB HOSP AMB 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 UNIVERSIDAD DE NARIÑO 13 1068 0 183 0 111 0 37 UNIVERSIDAD DEL CAUCA 12 597 3 261 0 5 0 568 UNIVERSIDAD DEL VALLE 15 558 0 0 0 0 0 882 UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 16 866 0 0 0 0 0 0 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUÍA 8 348 0 0 0 0 0 0 UNIVERSIDAD DE CARTAGENA 6 245 0 12 0 4 0 0 UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAPRUIS
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