Sistema Orfeo: Políticas, Manuais e Funcionalidades

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Orfeo 
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 
1 
UNI-FO-02 V 1.0 
Esta obra esta bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 Colombia de 
CreativeCommons. Para ver una copia de esta licencia, visite 
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a Creative Commons, 
171Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA 
Orfeo 
 
 
 
 
Autores: 
 
NURY BIBIAN BEJARANO CARDENAS 
JERSSON GUERRERO NOVA 
 
Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento 
 
Tutor Investigación: Mesias Anacona Obando 
 
Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón 
 Juan Felipe Reyes Rodríguez 
 
 
Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez 
 
Analista de Infraestructura 
y Comunicaciones: Alejandro Bolivar 
 
Analista de Sistemas de 
Información: Mesias Anacona Obando 
 
 
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BOGOTÁ D.C. 
DICIEMBRE 2008
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Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento 
Tutor Investigación: Mesias Anacona Obando 
Auxiliares de Investigación: 
ALEJANDRO MENDOZA 
JARAMILLO JENNIFER LISEL REINA CHIVATÁ 
ALEJANDRO NIETO RAMOS 
JERSSON ARNULFO GUERRERO 
NOVA 
AMANDA PATRICIA RUIZ ORTIZ 
JORGE ALEXANDER CERON 
SANCHEZ 
ANGEL LEONARDO JEREZ 
CARVAJAL JORGE MARIO CORTES CORTES 
ANGELA MARÍA FRANCO PÉREZ 
JOSE FERNANDO MORENO 
GUTIERREZ 
ANGELA MARÍA YUNDA CORREA JUAN CARLOS PEÑA ROBAYO 
ANGELA PATRICIA PRADA 
SEPULVEDA JURLEY SOSA CAMACHO 
BENJAMIN EDUARDO VENEGAS 
VENEGAS LUIS ALEJANDRO PICO SILVA 
DAVID ALBERTO MONTAÑO 
FETECUA MARIA PAULA GANDUR RONSERIA 
DAVID CAMILO SÁNCHEZ 
ZAMBRANO 
MYRIAM JASMIN GUERRA 
CÁRDENAS 
DELIA FERNANDA CASTRILLÓN 
TORRES 
NUBIA ALEJANDRA SEGURA 
TENJICA 
ERIKA ZULEY GUERRERO 
NURY BIBIAN BEJARANO 
CÁRDENAS 
FREDY JAIR FAJARDO MORENO PETER ESCAMILLA MAHECHA 
IVAN DARIO BARRETO BERNAL RODRIGO ACOSTA 
JAVIER MAURICIO RAVELO 
SERGIO FERNANDO GARZON 
RINCON 
YEIMY YOLANDA MARIN BARRERO ZARETH MANZON GARNICA 
 
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la 
Unidad de Informática.Se prohíbe la reproducción parcial o total de este 
documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin 
previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. 
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TABLA DE CONTENIDO 
 
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3 
1. RESUMEN ....................................................................................................... 6 
2. ABSTRACT ...................................................................................................... 6 
3. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 7 
3.1. ¿Qué es Orfeo? ........................................................................................ 7 
3.2. Ventajas y desventajas ............................................................................. 7 
3.2.1. Ventajas ............................................................................................. 7 
3.2.2. Desventajas ....................................................................................... 8 
3.3. Funcionalidades de Orfeo ......................................................................... 8 
4. POLITICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES ...................... 11 
4.1. Repositorio General de información ........................................................ 11 
4.1.1. Archivo Permanente ........................................................................ 11 
4.1.2. ARCHIVO POR SEMESTRE ........................................................... 13 
4.2. Políticas .................................................................................................. 14 
4.3. Encuestas y futuras funcionalidades ....................................................... 14 
5. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA ............................................................ 15 
5.1. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA WEBSIUI ..................................... 15 
5.1.1. Dependencias .................................................................................. 15 
5.1.2. Registro de documento entrante ...................................................... 17 
5.1.3. Registro documento saliente ........................................................... 18 
5.1.4. Seguimiento de Correspondencia ................................................... 20 
5.1.4.1. Acciones ....................................................................................... 21 
5.1.4.2. Entregada ..................................................................................... 22 
5.1.4.3. Archivo ......................................................................................... 23 
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5.1.4.4. Relacionada ................................................................................. 24 
5.1.5. Seguimiento de Correspondencia ................................................... 25 
5.2. REQUERIMIENTOS ORFEO.................................................................. 27 
5.2.1. Servidor Web ................................................................................... 27 
5.2.2. Servidor de Base de Datos .............................................................. 27 
5.2.3. Servidor de Imágenes ...................................................................... 27 
5.2.4. Servidor de Fax (Opcional) .............................................................. 28 
5.2.5. En temas de Gestión Documental se Requiere. .............................. 28 
6. INFORME TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TDR) ....................... 28 
6.1. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ..................................................... 29 
6.2. METODOLOGIA TRD ............................................................................. 30 
6.2.1. PRGRAMACION DEL TRABAJO: ................................................... 30 
6.2.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION: ............................ 30 
6.3. DESCRIPCION DEL PROCESO ............................................................ 31 
6.3.1. Señalización de los muebles de archivo en las oficinas .................. 31 
6.3.2. ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES 
DOCUMENTALES: ........................................................................................ 31 
6.3.3. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIO 
ARCHIVOS DE GESTION ............................................................................. 32 
6.3.3.1. CARPETAS DE ARCHIVO ........................................................... 32 
Modelo Carpeta 1 ................................................................................. 33 
Modelo Carpeta 2 ................................................................................... 33 
6.3.3.2. ROTULACION E IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES ............. 33 
6.3.3.3. CAJAS DE ARCHIVO .................................................................. 34 
6.3.3.4. IDENTIFICACION DE CAJAS DE ARCHIVO ............................... 35 
6.3.4. DOCUMENTOS FACILITATIVOS ................................................... 35 
6.3.5. COMUNICACIONES OFICIALES .................................................... 36 
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6.3.6. FORMATO DE LOCALIZACIONDOCUMENTAL ............................ 37 
6.3.7. RELACION DE SERIE Y SUBSERIE POR GAVETA Y ESTANTE . 37 
6.3.8. DEPURACION DOCUMENTAL ....................................................... 38 
6.3.9. ELIMINACION DOCUMENTAL ....................................................... 38 
6.3.9.1. ARCHIVOS ESPECIALES ........................................................... 38 
6.3.9.2. Otros soportes .............................................................................. 40 
6.4. RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS EN LAS 
OFICINAS .......................................................................................................... 40 
6.4.1. MEDIDAS PARA LA PRESERVACION DOCUMENTAL ................. 40 
7. ORFEO .......................................................................................................... 42 
7.1. FUNCIONALIDADES GENERALES DE ORFEO. .................................. 42 
7.2. TIFICACION DE UN DOCUMENTO ....................................................... 47 
7.3. RADICAR UN DOCUMENTO DE ENTRADA ......................................... 51 
7.3.1. MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE ENTRADA
 56 
7.4. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR ........................................ 58 
7.5. RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA ................................................. 59 
7.5.1. Paso 1: GENERAR UN RADICADO. ............................................... 59 
7.5.1.1. PROCESO 1. GENERACIÓN RADICADO: ................................. 59 
7.5.1.2. PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD (WRITER) .... 65 
7.5.1.3. PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA ........................................ 71 
7.6. DIGITALIZAR DOCUMENTOS ............................................................... 73 
8. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES .............................. 77 
9. CONCLUSIONES .......................................................................................... 78 
10. BIBLIOGRAFIA........................................................................................... 78 
 
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1. RESUMEN 
La gestión documental en una organización es una pieza fundamental para su 
correcto funcionamiento y su adecuado desarrollo. A medida que una organización 
crece, su volumen de documentos también lo hace y este se puede volver enorme 
conforme pasa el tiempo y los documentos se acumulan, además de ser un 
proceso tedioso el buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo. 
Con el desarrollo de nuevas tecnologías también llegan nuevas soluciones de 
acuerdo con los requerimientos del mundo actual. ORFEO se propone como una 
solución eficiente para el manejo de la gestión documental en la organización. 
Esta herramienta al ser Software Libre es una alternativa con costos bajos a 
comparación de un Software privativo y es adaptable a los requerimientos propios 
de cada entidad. 
En este documento se realizará una exposición tanto de ORFEO, su investigación 
previa, así como la investigación del antiguo sistema de gestión documental para 
realizar la transición y su posterior entrada a una organización como la Facultad 
de Ciencias Económicas, teniendo en cuenta las políticas establecidas 
anteriormente para el manejo de estos. 
 
2. ABSTRACT 
The documentary management in an organization is a fundamental piece for its 
correct operation and its adapted development. As one organization grows, its 
volume of documents also does and this it is possible to be returned enormous 
conforms spends the time and the documents are accumulated, besides being a 
tedious process looking for an old document or to file one new one. 
With the development of the new technologies also new solutions in agreement 
with the requirements arrive from the present world. ORFEO sets out as an 
efficient solution for the handling of the documentary management in the 
organization. This tool to the being Free Software is an alternative with low costs to 
comparison of a privative Software and is adaptable to the own requirements of 
each organization. 
In this document we will make an exhibition as much of ORFEO, its previous 
investigation, as well as the investigation of the old system of documentary 
management to realize transition and its later entrance to an organization like the 
Faculty of Economic Sciences, considering the policies established previously for 
the handling of these. 
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3. INTRODUCCIÓN 
3.1. ¿Qué es Orfeo? 
Nace en el 2002. 
“ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la 
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, 
licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el 
conocimiento y mantener la creación colectiva libre. 
ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo 
los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos 
y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así 
como el control sobre los documentos. 
Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux, 
Unix, Windows, ...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL 
y Ms-SQL), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), 
logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de 
costos en la implantación.”1 
El sistema permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el 
almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en 
papel. 
3.2. Ventajas y desventajas 
3.2.1. Ventajas 
 Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente. 
 Aumenta el valor de la información de la empresa. 
 Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de 
información. 
 Incrementa la calidad de servicio y la productividad. 
 Gran uso en Colombia de esta herramienta por parte de las empresas 
 
1Comunidad Orfeo GLP. http://orfeogpl.org/ata/node/1 
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publicas. 
 Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos. 
 Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos. 
 De fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible. 
 Esta compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos 
tipos de organización sin mayor problema. 
3.2.2. Desventajas 
 Pocas bases de información sobre el mismo. 
 Necesidad de recursos diferentes a los actuales (aunque pocos) para su 
aplicación (un servidor que contenga los archivos, que maneje los usuarios 
etc.). 
 Requisito tener a alguien que conozca como controlar o programar Orfeo 
en caso de nuevas necesidades para el gestor por parte de la organización. 
 No existen manuales de instalación en sistemas operativos diferentes a 
Linux. 
 
3.3. Funcionalidades de Orfeo 
Tareas de registro, trámite, digitalización y entrega de documentos.  Centraliza el 
archivo de gestión de una forma estandarizada y organizada. 
Orfeo cuenta con varios módulos que les permiten ser bastante versátil 
dependiendo las necesidades de la organización que son: Autenticación, 
Radicación unitaria y masiva, Digitalizador, Consultas, Transacciones de 
radicados, Administración, Estadísticas, Tablas de retención documental, 
Préstamo y Control del Documento, Envíos y Archivo Flujos y expedientes. 
Permisos de consulta sencillos por parte de gran cantidad de usuarios a 
comparación de que si fuera físico seria por uno a la vez y bajo grandes controles 
de seguridad. 
Manejo de perfiles para consulta, modificación e ingreso de documentos. 
Ejemplos de cómo funciona: 
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 Radicación de Entrada 
 
 Fuente: Presentación_orfeo.ptt, Skina tech. 
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 Radicación de salida 
 
 Fuente: Presentación_orfeo.ptt, Skina tech. 
 
 
 
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4. POLITICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS 
ACTUALES 
Antes de hacer un cambio o una completa restructuración del sistema de gestión 
documental de la Unidad de informática y Comunicaciones de la Facultad de 
Ciencias Económicas, es necesario conocer como se ha venido desarrollando el 
manejo dicha gestión documental. 
Para ello es necesario conocer las políticas y los procedimientos que se han 
llevado a cabo, si estos han funcionado de acuerdo a lo previsto, si los usuarios 
han percibido algún problema con este y que sugerencias han habido al respecto. 
A continuación se hará una recopilación de como se encuentra actualmente el 
sistema de gestión documental y cuales seria sus posibles requerimientos. 
4.1. Repositorio General de información 
El Repositorio General de Información (RCG) Es un Macro-Directorio en el cual se 
encuentran organizados, por medio de carpetas, todos los documentos de la 
UIFCE. 
Ha sido clasificado de acuerdo a las necesidades de la dependencia y tiene una 
estructura definida la cual se encuentra dividida en “ARCHIVO PERMANENTE” y 
“ARCHIVO SEMESTRAL”; la cual se explicara a continuación. 
Este repositorio es el actual sistema de manejo de la documentación en la UIFCE; 
aunque luego se ha intentado implementar una integración con el Sistema de 
Información Websiui para el manejo de correspondencia, el cual es descrito con 
detalle en el numeral 4. 
4.1.1. Archivo Permanente 
Este Macro-directorio de carpetas incluye la información de uso permanente por la 
Unidad de Informática y Comunicaciones en el ejercicio de sus actividades y que 
no varia no el pasar de los periodos semestrales. 
 
 
 
 
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Su estructura de Carpetas es la siguiente: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Auditoria
Capacitación
Eventos y Publicaciones
Formatos
Información Corporativa
Inventarios
Investigaciones
Papers
Redes
Servicios Web
Sistemas de Información
Archivo Permanente
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Los niveles de seguridad en el directorio ARCHIVO PERMANENTE se presentan 
en la siguiente tabla: 
PERMISOS 
Perfil Temporalidad L M E 
Dirección Permanente X X X 
Coordinación Permanente X X X 
L =Lectura M =Modificación E =Eliminación 
4.1.2. ARCHIVO POR SEMESTRE 
 
Este Macro-directorio de carpetas incluye la información de uso SEMESTRAL por 
la Unidad de Informática y Comunicaciones en el ejercicio de sus actividades y 
varia con el pasar de los periodos semestrales. 
Su estructura de Carpetas es la siguiente: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Actas de Reunión
Administración de Salas
Capacitación
Consecutivos
Grupos
Inventario
Investigación
Recurso Humano
Archivo Semestral
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Los niveles de seguridad en el directorio ARCHIVO POR SEMESTRE se 
presentan en la siguiente tabla: 
PERMISOS 
Perfil Temporalidad L M E 
Dirección Permanente X X X 
Coordinación Permanente X X X 
L =Lectura M =Modificación E =Eliminación 
Todo lo anterior se encuentra contenido en la documentación del RCI que se 
encuentra en la coordinación de la Unidad de informática; así como una 
descripción detallada de cada uno de los subdirectorios de este. 
4.2. Políticas 
Como se puede ver en las anteriores tablas, a este repositorio solo tienen acceso 
coordinación y el Director de la unidad; aunque en algunos subdirectorios hay 
permisos para que algunos IT's o Lideres de grupo puedan acceder a ellos para 
leer alguna documentación, mas no para modificar o eliminar algo. 
Igualmente como en la descripción de de los macro-directorio “Archivo 
Permanente” y “Archivo Semestral”, cada uno de los subdirectorios tiene un 
cuadro explicativo de los niveles de seguridad en el cual se pueden ver los 
permisos de lectura, Modificación y Eliminación de los archivos; este se encuentra 
en el archivo de documentación de RCI. 
4.3. Encuestas y futuras funcionalidades 
Con el actual sistema de gestión documental no se encuentra documentada 
ninguna encuesta a los clientes del Sistema, RCI. 
Tampoco se encuentra documentada ninguna solicitud o sugerencia sobre futuras 
nuevas funcionalidades, aunque, con la futura implementación de Orfeo, se 
espera cambiar por completa la forma de llevar la documentación en la UIFCE. 
Es recomendable en el futuro para las nuevas aplicaciones elaborar una encuesta 
de satisfacción sobre el sistema de Gestión Documental, tanto para clientes 
internos como para clientes externos de ser necesario, donde se indague sobre 
futuras funcionalidades y necesidades para su mejoramiento. 
Es necesario tener en cuenta que el director de la unidad pido que se hiciera una 
sistematización del proceso, para lo cual el anterior IT realizo la implementación 
del módulo de correspondencia en el Websiui como comienzo de este proceso. 
Este se explica con más detalle a continuación. 
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5. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA 
 
Para poder hacer una comparación entre que método es mas eficiente, se 
requiere conocer el estado de cada uno de los elementos en juego –websiui, 
módulo correspondencias y Orfeo- y que capacidad y funcionalidad tiene cada 
uno. Para esto, se analizan estos dos mecanismos de gestión documental. 
5.1. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA WEBSIUI 
5.1.1. Dependencias 
En este módulo se puede encontrar el listado de dependencias con su 
respectivo código. Para este caso esta integrado por: 
 
 
 CDCE Coordinación Doctorado Ciencias Económicas 
 CMA Coordinación Maestría en Administración 
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 CMCE Coordinación Maestría Ciencias Económicas 
 CMEA Coordinación Maestría Economía Ambiental 
 CPCAE Coordinación PC Admon de empresas 
 CPCCP Coordinación PC Contaduría Pública 
 CPCE Coordinación PC Economía 
 DEACP Dir. Escuela Admon y Contaduría Pública 
 DEC Decanatura 
 DEE Dir. Escuela Economía 
 DNIC Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones 
 RUB Representante Unidad Bienestar 
 SF Secretaría de Facultad 
 TEL Área de telefonía 
 UA Unidad Administrativa 
 UE Unidad de Emprendimiento 
 UIFCE Unidad de Informática y Comunicaciones 
 VDECA Vicedecanatura Académica 
Ahora bien, cada dependencia debería tener diligenciado datos tales como: 
Misión, Visión, ubicación, dirección de correo electrónico, director. Sin embargo 
solo una de ellas ha cumplido este requerimiento. 
Depen. Misió
n 
Visió
n 
e-
mail 
Edifici
o 
Piso Oficin
a 
Director 
 CDCE
 
NO NO NO NO NO NO NO 
CMA NO NO NO NO NO NO NO 
CMCE NO NO NO NO NO NO NO 
CMEA NO NO NO NO NO NO NO 
CPCA
E 
NO NO NO NO NO NO NO 
CPCC NO NO NO NO NO NO NO 
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P 
CPCE NO NO NO NO NO NO NO 
DEAC
P 
NO NO NO NO NO NO NO 
DEC NO NO NO NO NO NO NO 
DEE NO NO SI NO NO NONO 
DNIC NO NO NO NO NO NO NO 
RUB NO NO NO NO NO NO NO 
 SF NO NO NO NO NO NO NO 
TEL NO NO NO NO NO NO NO 
 UA NO NO NO NO NO NO NO 
UE NO NO NO NO NO NO NO 
UIFCE
 
NO NO NO NO NO NO NO 
VDEC
A 
NO NO NO NO NO NO NO 
 
Vale la pena resaltar que existe un link para poder editar cada uno de estos 
aspectos para cada dependencia. Al igual que para eliminarla. Sin embargo, este 
módulo no permite crear nuevas dependencias. 
5.1.2. Registro de documento entrante 
En este módulo, se puede registrar la correspondencia de forma en que se 
puedan diligenciar los siguientes ítems: 
 
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Fecha del documento, Acción a realizar (archivar, divulgar), fecha máxima para la 
acción, dependencia que remite, remitente, destinatario, breve descripción del 
asunto, prioridad (N/A, Baja, Media, Alta ), breve descripción de un comentario, 
tipo de documento (Acta, orden de baja, documento carta, certificación, circular, 
documento comunicado, memorando, otro tipo de documento, resolución, acta de 
traspaso, numero de folios, referencia externa), 
Este módulo esta funcionando, ya que si nos remitimos a seguimiento de 
correspondencia-acciones, podemos ver la solicitud de entrada realizada. 
Sin embargo, hay una serie de solicitudes que no se han registrado como 
registradas. 
5.1.3. Registro documento saliente 
 
En este módulo se puede registrar los documentos salientes que serán dirigidos 
desde mi dependencia. En esta ventana se pueden diligenciar datos tales como: 
 
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5.1.4. Seguimiento de Correspondencia 
 
Como su nombre lo indica, se encarga de realizar un seguimiento a todas aquellas 
actividades relacionadas con el manejo de la correspondencia de la UIFCE. 
Se compone de los siguientes módulos: Acciones, entregados, archivo y 
relacionada 
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5.1.4.1. Acciones 
 
En este módulo se pueden visualizar las actividades realizadas en documento 
entrante y en documento saliente. En este módulo se puede también registrar la 
documentación como recibida o aceptada (a través de la opción 
registrar ). Ahora bien, se puede concluir que las dependencias de la 
facultad no están haciendo uso de este módulo del Websiui, ya que no hay 
registrado ninguna de las acciones. 
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5.1.4.2. Entregada 
 
Permite registrar los documentos que han salido de la dependencia y que han 
sido entregados. 
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Y al igual que en los anteriores casos, se puede registrar el documento , 
pero no se evidencia que se halla realizado este proceso, ya que hay gran 
cantidad de actividades-documentos- sin registrar. 
 
5.1.4.3. Archivo 
 Permite visualizar por dependencia, los archivos que han sido registrados 
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5.1.4.4. Relacionada 
 
Este módulo no esta funcionando ya que no encuentra la pagina a la cual se le da 
la orden 
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5.1.5. Seguimiento de Correspondencia 
 
Este módulo se encarga de mostrar la correspondencia relacionada. Sin embargo, 
no esta en funcionamiento, ya que al diligenciar los datos e iniciar la búsqueda, no 
me lleva al lugar del archivo, me lleva al mismo sitio. 
 
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5.2. REQUERIMIENTOS ORFEO 
5.2.1. Servidor Web 
 
 * Apache (Presta Servicio Web). 
 * PHP 5 o Superior con soporte a la Base de datos Escogida. (Recomendación 
Postgres) 
 * Gnu/Linux Ubuntu o Debian. 
 
5.2.2. Servidor de Base de Datos 
 
 * PostGres (GPL) 
 * Oracle 
 * MsSql 
 
5.2.3. Servidor de Imágenes 
 
Para efectos de cálculo: 
 
 * Se digitaliza generalmente a 200 o 150 dpi (Blanco y Negro). 
 * Cada Hoja ocupa aproximadamente 45 K 
 * En promedio cada documento tiene 14 Hojas. 
 * El aplicativo de digitalización OrfeoScan en este momento es compatible con 
Windows 2000 y linux-Ubuntu (Virtualizado). 
En este momento no es compatible con XP, y faltan hacer pruebas para windows 
vista. 
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5.2.4. Servidor de Fax (Opcional) 
 
 * Sistema GNU/Linux 
 * Software Hylafax (Licencia GPL) 
 * Modems externos o Tarjetas Multimodem. 
 * Existe un Proyecto para soportar Asterisk 
5.2.5. En temas de Gestión Documental se Requiere. 
 
 * Se requieren Escanner's 
 * Impresoras de Sticker (Opcional)(Recomendable Transferencia 
Térmica)(Datamax y Zebra) 
 * Lectores de Código de Barras (Opcional) 
 
6. INFORME TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 
(TDR) 
 
Las Tablas de Retención Documental TRD, son usadas para la organización de 
documentos de archivos de oficina la universidad. 
Se aplicaran las siguientes fechas para la aplicación de las TRD: 
Nivel Nacional 1997 
Sede Bogotá 1997 
Sede Manizales 1997 
Sede Medellín 1997 
Sede Palmira 1998 
Sede Arauca 1996 
Sede Leticia 1994 
Orfeo 
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Sede San Andrés 1997 
 
Los archivos anteriores a esta fecha serán denominados como archivo acumulado 
y tendrán un tratamiento diferente. 
Los documentos (los q se encuentran en el rango de tiempo) serán organizados 
según los formatos TRD y a unas series y subseries y su localización dentro de la 
oficina con el fin de facilitar su ubicación y acceso. Al igual q se usaran 
herramientas de archivista. 
“Entendiendo que cada una de las oficinas productoras de documentos forman 
parte de una misma red de archivos , surge el Sistema de Archivos de la 
Universidad Nacional -SAUN- el cual se refiere al conjunto estructurado de 
dependencias universitarias , cuerpos colegiados y componentes de índole 
archivística, jurídica y técnica, que de forma sistémica (a través de sus relaciones) 
estructuran y permiten desarrollar en todos los niveles de la Universidad, de forma 
ordenada, el Servicio y la Función de Archivo de acuerdo con la definición de 
archivo total desarrollada a través de su red de archivos de Gestión, Satélites, 
Especiales y Centrales-Históricos.”. Universidad Nacional de Colombia (2003:8) 
6.1. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO 
 
“Definido como las etapas sucesivas de la vida de los documentos en la 
Universidad desde su producción o recepción en las dependencias y las oficinas, 
conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico; el 
ciclo vital de los documentos, como arte del Sistema de Archivos, comprenderá las 
siguientes fases:” Universidad Nacional de Colombia (2003: 8). 
Archivos gestión: son los conformados por los generados por las oficinas en su 
proceso de gestión; son activos, en circulación, resguardadospor la misma oficina 
productora. Cuando no hay espacio allí, se ubican en otro espacio y son 
denominados satélites. 
Archivos centrales: documentos resguardados por un tiempo q han cumplido el 
trámite por los cuales fueron generados. Archivos de sedes 
Archivos históricos: son aquellos que después de haber pasado por las dos 
primeras etapas del ciclo, dadas sus características y valor, son guardados de 
forma permanente como archivos históricos para posibles investigaciones en 
tiempos posteriores. Los archivos de acumulación son aquellos que han sido 
desatendidos de la universidad por décadas, y dentro de estos se pueden 
encontrar archivos de gestión, centrales e históricos. 
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Fuente: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general Universidad 
Nacional de Colombia. Extraído el 17 de octubre de 2008 desde 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf 
6.2. METODOLOGIA TRD 
6.2.1. PRGRAMACION DEL TRABAJO: 
 Selección de oficinas. 
 Presentación del proceso en las oficinas. 
 Señalización del mobiliario del archivo: es previo a la organización física de 
los documentos-para facilitar el proceso de organización y búsqueda. 
 Programa de trabajo por oficina. 
 
6.2.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION: 
 Instrucción y entrenamiento-durante proceso de archivos de gestión-. 
 Reunión y organización de series documentales. 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf
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 Depuración de documentos-paralela a la organización documental. 
 Rotulación de carpetas. 
 Diligenciamiento del formato de localización del documento 
 
6.3. DESCRIPCION DEL PROCESO 
 
6.3.1. Señalización de los muebles de archivo en las oficinas 
 
Deben ser identificados alfabéticamente partiendo de la entrada de la oficina y en 
sentido izquierda-derecha. L señalización es indiferente al tipo de muebles 
6.3.2. ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES 
DOCUMENTALES: 
 
Cada oficina debe contar con su 
tabla TRD aprobada e impresa –el 
TRD es el marco. 
“Con base en el TRD se reúnen los 
documentos que conforman cada 
serie documental. Las series y 
subseries se harán por orden 
alfabético en los muebles, 
comenzando desde su parte superior hasta la inferior…para el caso de las series 
Documentales que tienen subseries, estas últimas se ordenaran respetando el orden y 
codificación que aparecen en la TRD. Por su parte, las unidades documentales –
simple o compleja dependiendo del número de documentos de cada serie o subserie 
se organizaran cronológicamente, de acuerdo con el orden natural en que fueron 
generadas: de la fecha más antigua a la más reciente. Es decir, las carpetas se 
ordenaran de arriba hacia abajo y de adelante hacia atrás “Universidad Nacional de 
Colombia (2003: 13). 
 
 
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Fuente: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general 
Universidad Nacional de Colombia. Extraído el 17 de octubre de 2008 desde 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf 
 
Cuando haya varios expedientes se deben 
organizar cronológicamente, partiendo del más 
antiguo (en la parte superior), al más reciente, 
conservando el orden de producción (también 
por orden cronológico, del más antiguo al más reciente). 
6.3.3. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIO 
ARCHIVOS DE GESTION 
6.3.3.1. CARPETAS DE ARCHIVO 
Las carpetas (esto para los documentos que no estén empastados) deben 
proporcionar seguridad y un fácil acceso a los documentos, razón por la cual la 
Universidad Nacional autorizo el uso de dos modelos de carpetas –para las 
oficinas dependerá de las necesidades de ella misma. 
 
 
 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf
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Modelo Carpeta 1 
Diseñada básicamente por dos tapas –de 35 cm 
por 23.5 cm- y que se usa para consultas rápidas 
y de tamaño homogéneo –carta u oficio. 
Modelo Carpeta 2 
Compuesta por “dos tapas , dos solapas de protección 
superior e inferior y un cordón de caucho para el cierre 
frontal de la carpeta; diseñada para la conservación de 
los documentos que por tener diversos tamaños (facturas, recibos, entre otros), su 
alta consulta o su carácter, requieren una protección especial.” Universidad 
Nacional de Colombia (2003: 16) 
Obligatoriamente, los dos tipos de carpetas deben de tener impreso el nombre y 
escudo de la institución. Las dependencias que requieran estas carpetas las 
solicitaran a la respectiva dependencia encargada de la compra de recursos de la 
Universidad. 
Cuando sean documentos que se salen de los parámetros de medidas, tales como 
mapas, no se deberán doblar, se deberán archivar horizontalmente en muebles 
especiales que tendrán las dependencias que así lo requieran, o si es posible, se 
enrollaran y guardaran en “en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, 
protegiendo el exterior con el papel de acido” Universidad Nacional de Colombia 
(2003:17). 
 
6.3.3.2. ROTULACION E IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES 
 
“Para la identificación y delimitación del espacio destinado a cada Serie y Subserie 
Documental al interior de los muebles, se utilizaran las laminas de cartón cartulina 
de un grosor aproximado de 2 mm, de forma y dimensiones como las que se 
muestran en el siguiente grafico, para 
archivadores verticales y horizontales. 
Dichas láminas deberán ser marcadas en 
letra imprenta (mayúscula y negrita) con el 
nombre de la respectiva serie en letra Arial 
de 18 puntos. Utilizando las láminas del 
mismo material y dimensiones, se marcan 
las subseries con su código y nombre en 
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letra Arial de 16 puntos y en mayúscula 
regular (sin negrita). Las laminas 
marcadas, se ubicaran dentro del mueble, 
insertadas en las carpetas colgantes, a 
manera de celuguia. Una gaveta de 
archivo, con su identificación de series y 
subseries, se vera así.” Universidad 
Nacional de Colombia (2003:17). 
Las carpetas se marcaran e la siguiente 
manera: 
 Nombre de la unidad documental con base en la TRD. 
 Fecha o año en que los 
documentos fueron 
generados 
 Numero de la carpeta (esto 
es para el caso cuando los 
documentos sobre de un 
expediente requieran mas 
de una carpeta. Por ej.: 
carpeta 1 de 2). 
La rotulación se hará sobre los 
marbetes de las carpetas. 
 
6.3.3.3. CAJAS DE ARCHIVO 
Las cajas de archivos están destinadas para archivar: Archivos satélites y en los 
archivos centrales e históricos. También pueden ser archivados los archivos de 
gestión cuando en los muebles verticales no son suficientes. Los archivadores 
tiene predeterminadas unas medidas: 28 cms de alto, 39 cms de ancho y 13.5 
cms de profundidad. 
La capacidad de estas cajas dependerá del número de documentos que 
contengan las carpetas. Se debe tener en cuenta que las carpetas deben 
conservar su verticalidad para facilitar su extracción. Si en los archivadores queda 
espacio se rellenara con un cartón del mismo material que fue fabricado las cajas. 
Al interior de las cajas, se deberá llevar el mismo orden establecido por las TRD, 
teniendo en cuenta las reglas archivísticas. 
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6.3.3.4. IDENTIFICACION DE CAJAS DE ARCHIVO 
Se deben rotular en una de sus caras 
laterales y detallarla como lo indica el 
grafico. 
Dependencia:ES aquella superior a la 
oficina que genera el documento. 
Oficina Productora: Es la que genera o 
custodia los documentos (además es la 
responsable legal del cuidado de los 
mismos). 
Contenido Documental: En esta parte se 
digita la serie, subserie y unidad del 
documento que se encuentran en las 
respectivas cajas. 
Fechas Extremas: Se registran las fechas de 
los documentos desde la más antigua a la más nueva. 
No. de Caja: No se realiza para archivos de gestión. 
No de Carpeta en la caja: No se realiza para archivos de gestión. 
Observaciones: Se requiere para detalles de la caja, estado de conservación y/o 
demás aspectos relevantes. 
 
6.3.4. DOCUMENTOS FACILITATIVOS 
Son los mismos documentos de apoyo y no hacen parte de las Tablas de 
Retención Documental (no archivos de gestión pero si facilitadores de gestión). Se 
sugiere organizar estos documentos facilitativos de la siguiente manera: 
 
 
 
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Organizados de esta manera, se podrán almacenar en archivadores, carpetas o lo 
que se desee ya que no se remitirán al archivo central y no son de custodia 
obligatoria por quienes lo requieren como archivos de apoyo a la gestión. Se 
recomienda depurar estos archivos anualmente para evitar que aquellos que han 
perdido su utilidad empiecen a acumularse en las respectivas oficinas. 
 
6.3.5. COMUNICACIONES OFICIALES 
Los comunicados que emiten las oficinas pertenecen los archivos de gestión, por 
ende, no se pueden 
catalogar dentro de 
correspondencia 
recibida o 
correspondencia 
enviada, sino que 
deben ser 
manejados de forma 
especial, deben 
integrarse a las 
series documentales 
establecidas por las 
TRD. 
“Las 
comunicaciones que 
no sean asimilables 
a alguna de las 
series o subseries 
establecidas para la 
oficina, se considera 
como archivo 
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facilitativo y se dispondrá de ella como se indico para estos casos” Universidad 
Nacional de Colombia (2003:22) 
 
6.3.6. FORMATO DE LOCALIZACION DOCUMENTAL 
 
Este formato es una herramienta muy útil a la hora de poder localizar los 
documentos. Se debe realizar en una tabla de Excel e irla diligenciando a medida 
que se van generando los documentos. Contiene: 
 Nombre de series y subseries documentales (las que establece las TRD). 
 Año en que se genero, información útil para poderlos localizar. 
 Ubicación de series y subseries en los muebles de archivo de las 
respectivas oficinas. 
Las series Documentales se deberán digitar en mayúscula fija en negrita y las 
subseries en mayúscula (sin negrita). Este es el mismo estilo en el que aparecen 
en las TRD. 
 
6.3.7. RELACION DE SERIE Y SUBSERIE POR GAVETA Y 
ESTANTE 
Una vez realizado el formato de localización documental se deben elaborar 
etiquetas que relacionen las series y subseries de cada gaveta y estante, las 
cuales deberán ser ubicadas en cada mueble de archivo. 
 
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6.3.8. DEPURACION DOCUMENTAL 
“Este proceso 
consiste en 
seleccionar y 
retirar de la 
unidad 
documental o 
expediente de 
los 
documentos 
que no tiene 
valores 
primarios o 
inmediatos 
para la 
gestión 
(legales, fiscales, contables o administrativos), ni secundarios o permanentes para 
la universidad (históricos, culturales, académicos) como copias, tarjetas sociales, 
circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias o invitaciones. La 
depuración se efectúa en los archivos e gestión y en los satélites por el personal 
de la oficina productora de la documentación, con el aval del coordinador, jefe o 
director de la misma y no requiere la aprobación del comité de archivos de la 
universidad. Estos documentos deben ser destruidos en la misma oficina.” 
Universidad Nacional de Colombia (2003: 23). 
 
6.3.9. ELIMINACION DOCUMENTAL 
Se eliminan aquellos documentos que hacen parte de las TRD que han perdido su 
valor primario o que ya no tienen valor histórico. Este proceso se realizara 
teniendo en cuenta: i) que se hallan organizado los archivos de gestión; y ii) los 
plazos establecidos por las TRD para conservación de documentos. 
6.3.9.1. ARCHIVOS ESPECIALES 
“Son aquellos archivos constituidos por documentos organizados, conservados y 
dispuestos al publico de manera especial debido al soporte en que se encuentran 
registrada la información (filmes, fotografía, audio cintas, diapositivas, videocintas, 
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discos compactos, discos de acetato, soportes para archivos electrónicos, etc.). 
Son documentos producidos por oficinas que desarrollan una gestión 
administrativa y/o académica especial y constituyen un componente especial del 
Sistema de Archivos de la Universidad” Universidad Nacional de Colombia (2003: 
23). 
El manejo de estos soportes técnicos de estos documentos deberá regirse por lo 
estipulado en la Universidad (a través del comité de archivos). Los directos 
responsables del manejo de los archivos especiales será la Unidad de Archivo de 
la Sede respectiva (esta unidad, deberá llevar un registro acerca de la existencia 
de estos archivos especiales). 
Con respecto a los archivos fotográficos se deberá tener en cuenta: 
 Se almacenaran en folders, carpetas, álbumes o cartulina, dentro de cajas 
desacidificadas (esto para su conservación). 
 Deberán contar con la siguiente información: i) identificación; ii) localización 
en la carpeta; iii) álbum o caja; iv) tonalidad (blanco o negro); v) formato; vi) 
fecha; y vii) todos aquellos datos que se consideren relevantes para su 
caracterización. La anterior información deberá consignarse al reverso de la 
fotografía en una tarjeta adjunta. 
 Para identificar las fotografías se requiere hacerlo con plumillas o tinta 
china, estipulando en letra pequeña la información expuesta en el ítem 
anterior. 
 Cuando se traten de publicaciones, se deberá registrar en una tarjeta 
adjunta la siguiente información: i) lugar exacto del que fue extraído; ii) 
nombre del autor (personaje o institución); iii) asunto o lugar; iv) titulo de la 
revista o libro; v) clasificación (en caso de que exista); vi) fecha, numero y 
paginas de la publicación. Con respecto a fotografías se recomienda 
escanearlas o fotocopiarlas para poder ser archivas, ya que no se 
recomienda recortarlas de diarios, ya que por la calidad del papel están 
muy expuestas a deteriorarse y dañarse. 
 Al manipular las fotografías y/o negativos, se requiere hacerlo con guantes, 
ya que de lo contrario se corre el riesgo de dañar el documento. Además, 
los negativos deberán ser guardados en archivadores especiales para 
negativos, dentro de sobres de papel PH o neutro o álbumes. 
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6.3.9.2. Otros soportes 
Los videos, cintas magnéticas y disquetes, deberán ser almacenados en lugares 
retirados de fuentes magnéticas, alta temperatura y humedad. 
6.4. RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS 
EN LAS OFICINAS 
Cada carpeta no deberá contener mas de 120 documentos (se recomienda 
archivar entre 80-120 documentos). Cuando este punto sea superado, se requiere 
de otra carpeta para organizar los documentos (se deberá tener en cuenta y 
respetar el orden de los mismos, por ejemplo, carpeta 1 de 2, carpeta 2 de 2). No 
se deberá aplicar ninguna clase de marca a las carpetas (por ejemplo resaltador, 
marcador, etc.) para agruparlas. En vez de esto, se graparan las carpetas y se 
colocara un trozo de papel bond blanco de maneraque asile el gancho metálico 
del documento. 
Las oficinas solo podrán utilizar para manejo de los archivos, el material 
autorizado por la universidad, como lo son: Ganchos plásticos o con 
recubrimiento; carpetas de archivo. No deberán utilizar elementos con agarre 
metálico tales como A-Z, legajadores o demás implementos que requieran la 
perforación del documento y que impliquen la oxidación del mismo. 
6.4.1. MEDIDAS PARA LA PRESERVACION DOCUMENTAL 
 No humedezca los dedos con agua y salida para pasar los folios. 
 Esta prohibido fumar, beber 
o comer en los lugares en 
donde se encuentran 
almacenados los 
documentos, ya que esto 
podría atraer insectos que 
deteriorarían los 
documentos. 
 Los documentos o unidades 
de conservación no se 
deberán colocar sobre el 
suelo directamente, ya que 
se puede encontrar húmedo 
o con mucho polvo. 
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 No tome las carpetas por el marbete, ya que este se desprenderá y por 
ende la carpeta no servirá más. 
 Cuando los expedientes sean muy grandes, no se deberán atar con 
cauchos ya que deteriorarían las tapas de las carpetas, en vez de estos, se 
deberán usan cintas de faya. 
 El espacio para manejar el documento, debe ser del doble del tamaño del 
mismo. 
 No exponga los documentos a la luz ni a instrumentos metálicos. 
 Si se deterioran las carpetas, no use cintas adhesivas, ya que cristalizara el 
papel. 
 No doble ni refile los documentos. 
 En lo posible no perfore los documentos, ya que esto provocara el deterioro 
de los mismos. 
NOTA: todos los graficas fueron obtenidos de: Tablas de retención Documental. 
Guías para su aplicación. Archivo general Universidad Nacional de Colombia. 
Extraído el 17 de octubre de 2008 desde 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf
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7. ORFEO 
Para ingresar a Orfeo, se debe digitar un usuario y una contraseña 
 
 
7.1. FUNCIONALIDADES GENERALES DE ORFEO. 
Al ingresar, se encuentra una pantalla que se subdivide en tres partes: 
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Primera parte: Opciones generales del sistema 
 
Esta barra, contiene funciones tales como: Ayuda, la cual permite acceder al 
manual de ayudas de Orfeo; Info, se encuentran los datos correspondientes al 
usuario –documento de identificación, fecha de nacimiento, No. De extensión, 
correo electrónico, No. AT, piso-; Créditos, en donde se 
hace un reconocimiento aquellas personas que 
constantemente 
soportan y mejoran a 
Orfeo como gestor 
documental; 
Contraseña, se puede 
cambiar la contraseña 
de usuario, al hacerlo 
se requiere cerrar 
sesión y volver a 
ingresar; Estadísticas, el 
cual permite la creación de estadísticas de la dependencia 
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en cuanto a documentos se refiere, agrupándolos por tipo de documento; y Cerrar, 
para finalizar la sesión. 
Segunda Parte: Estructura: 
Ubicado en el panel derecho de la pantalla, la cual se encuentra dividido en tres 
menús: Dos primeras, en donde se encuentran los permisos que han sido 
otorgados según el perfil del usuario y un tercer panel compuesto de carpetas que 
permitirán un mayor orden con respecto a los documentos que maneje la entidad. 
En la primera sección de este panel, se encuentra una serie de opciones tales 
como: Administración, “Módulo a través del cual un usuario con permiso especial 
maneja la información requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, 
dependencias, carpetas, envío de correspondencia, tipos documentales, servicios, 
tipos de radicación, países, departamentos, municipios, tarifas y contactos. ”2 
La opción envíos, corresponde a los documentos de salida, y solo esta habilitado 
para los funcionarios encargados de la correspondencia; Modificación, para 
modificar o agregar datos antes de que se radique la salida del documento –
habilitada a través de permisos a los usuarios establecidos; Impresión, al imprimir 
el documento se marca como tal en la radicación de salida; Anulación, se anulara 
el documento cuando este duplicado o cuando ya no se realice el envío al 
destinatario; Tablas de Retención Documental, “módulo creado para la 
administración de la información manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, 
de la creación y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de 
cada una de las dependencias”3; Consultas, para buscar radicados; Archivo, 
refleja los documentos que tiene asignado algún tipo de expediente(s); y 
Devolución Correo, que corresponde a las devoluciones de documentos radicados 
de salida, dado que presentan inconsistencias. 
La segunda sección de este panel se denomina radicación, el cual “consiste en 
capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos, 
remitidos hacia las dependencias y/o generados…, a los cuales se le asignará un 
número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los 
diferentes trámites de la Entidad”.4 
De él hacen parte los módulos de: Salida, para radicar documentos de salida –lo 
que se requiere enviar-; Entrada, se registran todos los documentos que recibe la 
 
2 Tomado de: https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc 
3 Ibíd. 
4 Ibíd. 
https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc
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entidad a través de un numero de radicado –opción habilitada por permisos a los 
usuarios establecidos que hacen parte de correspondencia; Memorandos, son 
aquellos documentos propios de la entidad – opción habilitada por permisos a los 
usuarios establecidos; Resolución, “Con el propósito de facilitar la numeración y 
fechado automático de resoluciones, se implementó el módulo de Radicación de 
Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automática. La 
opción de radicación de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios 
establecidos”5; Masiva, permite establecer las comunicaciones en un mismo texto 
–combinación archivos Word y csv; y Asociar Imágenes, se utiliza para asociar la 
firma a la imagen de un documento radicado. 
La tercera parte del panel corresponde al módulo de carpetas, las cuales “Son las 
carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, 
Salida, Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos, 
Agendado Vencido, Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales)”6 
La carpeta de Entradas, se encuentran todos los documentos que ingresan a un 
usuario, los cuales están sujetos a cualquier tipo de trámite. “Cuando se radica un 
documento en el área de correspondencia para una dependencia determinada, el 
radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se 
radicó, así como los enviados por otras dependencias…: Salidas, A esta carpeta 
llegan todos los registros de radicación de salida -1 que han sido generados por el 
usuario como una Radicación de Salida, y a la cual, se le anexará un documento 
para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, 
el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó.”7; 
el mismo procedimiento es para Memorandos y Resoluciones. 
La carpeta de VoBo –Visto Bueno- se utiliza para contener los documentos que el 
usuario a enviado para ser revisadosy aprobados por el jefe del respectivo grupo; 
Devueltos, contiene los documentos que han llegado por concepto de 
devoluciones; Agendado No vencido, se registran aquellos documentos que no 
requieren ser atendidos en ese instante y se establece una fecha para el futuro 
tramite; Agendado Vencido, se remitirán automáticamente a esta carpeta los 
documentos que ya han pasado de la fecha –o ese mismo día; Informados y 
Personales que son aquellas carpetas que el usuario crea. 
 
5 Ibíd. 
6 Ibíd. 
7 Ibíd. 
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Tercera parte: Funcionalidades Generales 
 
 
Agendar: permite que el usuario pueda programar para un futuro aquellos 
documentos que no requieren ser atendidos en ese momento. 
 Mover a: Permite trasladar archivos de una carpeta, a las creadas o 
creada previamente por el usuario 
 Informar: Permite informar a un usuario a través del envío de una copia 
del documento. 
 Reasignar: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a 
otro usuario para su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico 
reasignar un documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma 
dependencia. El Jefe y el Usuario Radicador (Secretaria) por el contrario, pueden 
reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los 
Jefes de cualquier dependencia (Las secretarias reasignan a otras dependencias 
sólo los memorandos que han radicado). Por esta razón cuando se necesite 
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reasignar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer por medio del 
Jefe, para que este a su vez lo envíe a la dependencia respectiva.” 8 
 Devolver: Para devolver los documentos al usuario que los envió 
VoBo: Para remitir documentos para VoBo-Visto Bueno. 
Archivar: Archiva los documentos que ya han cumplido lo que les fue 
asignado al generarlos. 
 
7.2. TIFICACION DE UN DOCUMENTO 
 
1. Diríjase al módulo de carpetas en el panel derecho del área de trabajo y 
seleccione la opción entrada. 
 
8 Ibíd. 
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2. De clic en la fecha del radicado 
 
 
3. Se habilita una ventana en donde debe escoger la pestaña de 
“INFORMACION GENERAL”. Ahora de clic en (Tablas de 
Retención Documental) 
 
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Ahora se despliega una ventana en donde seleccionara la información de las TRD 
de cada dependencia. Los datos que se pueden seleccionar son: 
a. Serie 
b. Subserie 
c. Tipo de documento 
d. Clc en para incluir la información seleccionada. 
e. Ya se ha generado la información, entonces se cierra la ventana 
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El sistema no permitirá la reasignación, devolución, envío para Vo.Bo. y/o archivar 
el documento, hasta que no se realice la anterior clasificación; generando la 
siguiente observación: 
 
 
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7.3. RADICAR UN DOCUMENTO DE ENTRADA 
 
 
Fuente: Manuales. Video. Orfeo GPL sistema de Gestión. Extraído el 19 de 
septiembre de 2008 desde 
http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf 
Para radicar un documento de entrada, lo primero que se debe hacer es remitirse 
al panel izquierdo, al módulo de radicación. Allí se selecciona la opción módulo de 
entrada. Inmediatamente aparece una ventana en la que se pide confirmar si el 
documento ya ha sido radicado anteriormente y a través de cual medio o si no. En 
esta vista, se solicitan datos para la búsqueda tales como Referencia (No. de 
Oficio), No. de Radicado, Identificación (T.I., C.C., Nit), Nombres, si es por 
ciudadano/funcionario, otras empresa, ESP’s , al igual que las fechas. Esto me 
permitirá ver si hay archivos a expedientes que ya han sido radicados con 
anterioridad con respecto al archivo que estoy ingresando. 
Hay tres formas para radicar un documento de entrada: 
 
 
El link de Nuevo (copia de datos), permite radicar un documento cuando no tiene 
antecedentes en la Entidad. Como anexo, realizada una previa búsqueda, se 
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selecciona esta opción cuando ya han sido creados archivos y este corresponde 
aun archivo del expediente. Asociado, cuando el documentos a ingresar esta 
compuesto por varios expedientes. 
Ahora bien, después aparecerá una ventana (módulo de radicación) en la que se 
deben digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicación. 
Después, se deben diligenciar los datos generales del documento distribuidos en 
tres pestañas: 
Remitente: quien remite el documento (persona o empresa). 
Predio: corresponde al caso de que una empresa o persona que envía 
documentación de una entidad para que la organización (para este caso, la 
organización que esta radicando el documento entrante )la tramite. 
Entidad: corresponde a los ministerios, gobernaciones y alcaldías, que envían 
documentos a la organización (en este caso organización es la entidad que esta 
radicando el documento entrante). 
 
Para ingresar datos al módulo de radicación de entrada, se debe dar clic en el 
botón de buscar, ubicado en la parte superior derecha de la ventana. 
 
Inmediatamente se desplegara una ventana en donde se podrán diligenciar datos 
tales como 
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 Buscar por: usuario, entidad u otro tipo de empresa 
 Documento 
 Nombre: del destinatario 
Luego se da clic en el botón para iniciar el proceso. En seguida 
aparece una ventana en la que en la sección de “colocar como”, se escoge el link 
remitente (por que al principio escogimos esta pestaña). 
 
En seguida aparecerá una ventana llamada DATOS A COLOCAR EN LA 
RADICACION. 
 
Si los datos que allí aparecen son correctos, se da clic en el botón PASAR DATOS 
AL FORMULARIO DE RADICACION 
 
 
Al Dar clic en este botón, nos devuelve a la 
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ventana de “MÓDULO DE RADICACION Entrada”, solo que con los datos que se 
habían buscado. En este punto ya se pueden diligenciar los datos del archivo a 
radicar, tales como: 
A) Dignatario: quien firma el documento. 
B) Selección de Continente, país, departamento, y Municipio. 
C) Asunto: del documento de entrada. 
D) Medio de recepción: vía correo… 
E) Descripción de anexos: si tiene o no anexos, pero en este caso se esta 
radicando un documento entrante nuevo sin anexos. 
F) Dependencia: a la cual se piensa radicar el documento (es decir, el 
responsable de la gestión del documento.) 
G) Cuando se este seguro acerca de la información diligenciada, se da clic en 
el botón . 
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Al hacer clic en , se despliega una ventana en 
donde aparecerá el numero de radicado de entrada –este numero de radicado 
será el que identificara el documento. Este numero de radicación de entrada, 
consta de 14 números y tendrá la siguiente estructura: 
 4 primeros números: corresponde al año 
3 siguientes números: corresponde a la dependencia a la que será 
radicada. 
 6 siguientes números: corresponde a un consecutivo. 
 1 siguiente numero: identifica al documento a radicar como de entrada, 
salida o interna. 
Nota: cada dependencia es dueña de 999.999 oportunidades de radicación. 
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Ahora bien, si se requiere que el documento remita copia a otra dependencia se 
debe: 
a. En el campo de “Informar a” se selecciona la dependencia a la cual se debe 
enviar copia del documento entrante. 
b. Se da clic en 
c. Se confirma el envío del informado. 
 
De esta manera, el documento radicado entrante aparecerá en la bandeja de 
entrada del jefe de la dependencia a la cual fue enviado. 
Ya realizado este proceso –en este punto ya se ha creado el registro-, se procede 
a digitalizar los documentos físicos a cada registro creado con la imagen. 
 
7.3.1. MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE 
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ENTRADA 
Para modificar la información del documento que se ha ingresado vamos al primer 
panel de permisos ubicados al lado derecho del area de trabajo y se selecciona la 
opción de modificación. 
 
En seguida se habilitara una ventana -“MODIFICACION DE RADICADOS”-, en 
donde solo se podrán modificar aquellos datos que afecten el proceso de envió del 
documento (por ejemplo los datos correspondientes a departamento, municipio del 
usuario). Para esto, diligencie el campo de numero de radicado y de clic en 
. 
 
Despues de buscar el radicado, se despliega una ventana, donde podrá modificar 
los datos. Cuando ya se halan modificado los datos, se da clic en 
 
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7.4. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR 
En la dirección 168.176.16.11 se encuentran las plantillas que serán usadas como 
comunicado a radicar. Se abren estas plantillas y se diligencian los datos 
necesarios en los espacios en blanco. Estas –las plantillas- cuentan con unos 
campos de combinación 9 que permitirán que el sistema incluya los datos 
correspondientes a No. de radicado, fecha y dirección de manera automática. 
Una vez completada la plantilla con la información de su interés, guárdela en el 
disco duro en donde se encuentran ubicados todos los documentos. En este punto 
ya cuenta con un documento preparado para anexarlo o radicarlo como 
documento de salida o memorando. 
 
9 Los campos de combinación se reconocerán por que se encuentran entre asteriscos. No se deben borrar 
estos caracteres, de lo contrario el sistema no reconocerá la información. 
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7.5. RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA 
Para tener en cuenta: Para poder radicar un documento como salida, se debe 
previamente haber elaborado el documento en las plantillas prediseñadas. 
7.5.1. Paso 1: GENERAR UN RADICADO. 
7.5.1.1. PROCESO 1. GENERACIÓN RADICADO: 
Primero, vamos al módulo de “RADICACIÓN” y escogemos la opción “Salida” 
ubicado en el panel derecho del área de trabajo de Orfeo. 
 
En seguida se habilitara la ventana de “VERIFICAR RADICACION PREVIA-
SALIDA”. 
1. Ahora bien, si el documento a radicar no es un anexo de un documento 
radicado de entrada, damos clic en 
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Al dar clic en , se habilitara un segmento en donde se podrá elegir la 
opción para radicar, si es un documento a radicar saliente , 
o . Para este caso damos clic en (por 
que se había supuesto ese caso). 
 
 
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2. Si el documento se va a radicar en respuesta a un documento radicado de 
entrada, entonces: a) En el campo de No. De radicado (recordar que nos 
encontramos en la ventana de VERIFICAR RADICACION PREVIA-
SALIDA) digitamos el numero de radicado; b) clic en ; c) en el 
segmento de ventana RADICAR COMO… habilitamos el campo de 
Radicado; d) clic en . 
 
 
 
 
Ahora, si es un documento sin anexo, el procedimiento es diferente, ya que se 
habilitara una ventana llamada “MÓDULO DE RADICACION DE SALIDA”, donde 
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se incluirán todos los datos (esta información debe ser buscada en una base de 
datos con anterioridad) a incluir en la radicación. Luego, damos clic en 
Para aquellos documentos que tienen la opción , el sistejma carga la 
información registrada correspondiente cuando ingresa el documento. Si desea 
modificar la información, debe dar clic en el boton 
 
 
Se habilitará una ventana de búsqueda de información correspondiente a 
destinatario 
 
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Allí podrá: 
a) seleccionar si el destinatario es un usuario –persona natural-, Entidad u otra 
clase de empresas. 
b) Se puede realizar la búsqueda cuando se tenga el número de documento o 
de identificación. 
c) También se puede efectuar la búsqueda si se tiene el nombre del 
destinatario 
d) Finalmente se da clic en 
 
Si la búsqueda es efectiva, aparecera una ventana en la que debera sellecionar en 
la seccion de “COLOCAR COMO” el link que corresponde al 
 
 
 
 
Lo que se seleccionó, se ubicara en el módulo de , 
y dado que la información sea correcta, se da clic en 
. 
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Inmediatamente se cerrará la ventana, y volveremos al 
, con el objeto de que se complete la información 
como: 
 
 
 Dignatario: Corresponde a la persona que envio el documento. 
 Asunto 
 Medio de envío 
 Descripción de anexos 
e. al estar completa la información, se da clic en 
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En ese momento, el sistema generara el número de radicación de salida. 
 
Al quedar creado, se ubicara en la carpeta de salida del usuario. 
 
 
 
7.5.1.2. PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD 
(WRITER) 
1. Clic en el panel de carpetas, en el módulo de salida 
 
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Se despliega una ventana en donde se encuentran todos los radicados de salida, 
entonces, para anexar un documento Word (writer) damos click en la fecha del 
radicado que se quiere. 
 
Se despliega una ventana en donde se escoge la pestaña DOCUMENTOS. 
 
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Luego, damos clic en el link 
 
Enseguida se despliega una ventana en donde se confirmaran los datos del 
destinatario. En este punto, escogemos el archivo a anexar. 
a. habilitar el campo de 
b. Seleccionar el campo correspondiente al destinatario 
c. Asunto (descripción) del documento a anexar. 
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d. clic en para acceder a la plantilla prediseñada 
(documento ya elaborado). 
 
Una vez cargado eldocumento, se da clic en y se 
espera hasta que aparezca un mensaje de confirmación , 
luego, si damos clic en . Nota: si el mensaje de confirmación no ha 
aparecido y se cierra la ventana, es posible que su documento no halla sido 
anexado. 
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Una vez cerrada la ventana de DESCRIPCION DEL DOCUMENTO, se habilitara 
una ventana en donde se mostrara el registro correspondiente al archivo que ha 
sido anexado. 
 
 
a. Área de estado del documento: mediante la herramienta de Vo. Bo., se 
verificara que el documento haya sido anexado correctamente, y por lo 
tanto, este listo para iniciar el envió del radicado. 
b. El documento anexado será identificado temporalmente con el numero de 
radicación de entrada mas un consecutivo (esto mientras es aprobado el 
documento). 
c. Atributos del archivo anexo. 
d. Área de acciones a realizar: Dependiendo de los permisos asignados se 
pueden ejecutar acciones tales como Modificar, Borra o Radicar. 
e. Vita preliminar del documento antes de radicar. 
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Comprada la información, se hace clic sobre radicar para asignarle un numero, (el 
sistema pedirá confirmación de la acción). 
 
Si se selecciono aceptar, el sistema emitirá una ventana donde se mostrara el 
numero de radicado, y ofrece la opción para ver el archivo antes de 
imprimirlo. 
 
 
Si no se requiere modificar el documento, se imprimirá y se hará firmar. Para salir 
de la ventana se escoge otra opción, o se da clic en el botón atrás. 
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7.5.1.3. PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA 
1. Una vez que el documento esta radicado y firmado, se escaneara el mismo. 
2. El archivo recibido vía e-mail, se guardara en el computador con el nombre del 
numero de radicado (tener en cuenta de no borra la extensión .pdf). 
3. Ir al panel de radicación y escoger el módulo “asociar imágenes”. 
 
Se habilitara una ventana, en donde se digitara el numero del radicado y se da clic 
en Buscar. 
 
 En seguida, se traerán los datos del radicado. a. Habilitamos el ultimo campo y 
damos clic en b. 
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Al hacer clic en , se habilitara la siguiente ventana 
 
En ella se deberá: 
a. Breve descripción de la acción a realizar. 
b. Se carga el documento escaneado. 
 
c. 
De esta manera se asociara la imagen al documento radicado. 
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7.6. DIGITALIZAR DOCUMENTOS 
La digitalización de documentos consiste en asociar el correspondiente radicado a 
su imagen, tal que se pueda visualizar el mismo al momento de realizar una 
consulta. Esta operación (digitalizar) esta habilitada únicamente para los equipos 
que tienen instalado el scanner. 
Para poder realizar esta actividad se deben seguir los siguientes pasos: 
a) ingresar al aplicativo por medio del ejecutable instalado en el equipo. 
b) Ingrese su clave y usuario (de orfeo) e ingrese. 
 
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C) En seguida se habilitara una ventana con las siguientes opciones: 
1. Dependencia que digitaliza. 
2. se pueden visualizar los radicados que han sido digitalizados. 
3. Imprimir sticker. 
4. Digitalizar documento 
5. Enviar imagen al digitalizador. 
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Fuente: Tomado de https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo- 
3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc 
6. Se encontraran un conjunto de opciones de configuración tales como: 
 Insertar páginas: para agregar nuevas hojas digitalizadas. 
 Radicación de salida: Permite visualizar todos los radicados de entrada y 
salida. 
https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-%203.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc
https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-%203.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc
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 Imprimir el sticker seleccionado: se deberá seleccionar para en el momento 
de dar clic en imprimir sticker, imprima solo el seleccionado, no un rango de 
stickers. 
 Mostrar configuración antes de empezar a escanear 
7. visualizar el número de hojas digitalizadas por documento. 
8. Eliminar la hoja actual 
9. Borrar una selección de la imagen 
10. En esta opción, se puede abrir una imagen para luego ser asignada a un 
radicado. 
11. Grabar localmente la imagen que ha sido modificada. 
12. Esta opción permite descargar la imagen del servidor para poder realizar 
modificaciones. 
13. Esta función permite actualizar la imagen si ya se encuentra en el área 
local. 
14. permite visualizar las hojas que han sido escaneadas. 
15. Hoja actual. 
Ahora bien, se debe tener en cuenta a la hora de digitalizar: 
1. seleccionar las hojas digitalizadas según su estado (calidad) con el fin de evitar 
que se atasquen las hojas. 
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2. Quitar cualquier elemento de las hojas que puedan impedir la correcta 
escaneada (ganchos, hojas pegadas, cintas, etc) 
3. Numerar los folios de documento antes de digitalizarlas. 
4. Configurar el escáner y establecer el tipo de hojas a digitalizar. 
5. Verificar si el número de hojas del folio coinciden con las digitalizadas. 
6. ver si la calidad de la digitalización es la requerida (esto para poder digitalizar 
de nuevo las que sean requeridas). 
 
 
 
8. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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9. CONCLUSIONES 
Después de realizar una evaluación de la gestión documental en la UIFCE, ORFEO fue 
montado por los ingenieros y se plantea como la solución a la gestión documental para 
toda la facultad. Al ser una herramienta relativamente nueva es normal que tenga errores 
o que una implementación en algunos casos tenga imprevistos, pero en términos generales 
ha sido un éxito y esperamos seguir colaborando a los ingenieros y avanzar hacia la 
capacitación de todas las personas que hacen parte de el componente administrativo para 
que ORFEO se consolide como una herramienta Libre poderosa que agilice muchos 
procesos en la organización. 
 
 
10. BIBLIOGRAFIA 
 
 
 http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf 
 Presentación_orfeo.ptt, Skina tech. 
 http://orfeogpl.org 
 http://orfeogpl.info/wiki 
 http://www.superservicios.gov.co/orfeoint/ 
 Manuales. Video. Orfeo GPL sistema de Gestión. Extraído el 19 de 
septiembre de 2008 desde 
http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf 
 Orfeo GPL. Sistema de gestión. Extraído el 20 de septiembre de 2008 
desde https://orfeo.superservicios.gov.co/ 
 Orfeo GPL sistema de gestión. Extraído el 19 de septiembre de 2008 desde 
http://orfeogpl.org/ata/ 
 http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf 
 
 
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf
http://orfeogpl.org/
http://www.superservicios.gov.co/orfeoint/
http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf
https://orfeo.superservicios.gov.co/
http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf