Modelo de Verificação Documental de Projetos de Extensão

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Modelo de Verificación Documental 
de Proyectos De Extensión 
Dirección de Investigación y Extensión 
Sede Manizales 
Aprobado por 
ELISABETH RESTREPO PARRA, PhD 
D I R E C T O R A D E I N V E S T I G A C I Ó N Y E X T E N S I Ó N 
E R E S T RE P O P A @U N A L .E D U .C O 
Elaborado por 
LYDA JOVANNA RUEDA CAICEDO 
P R O F E S I O N A L P L A N I N T E G R A L M A N E J O D E R I E S G O S 
L R U E D A C @U N A L .E D U .C O 
2021 
mailto:erestrepopa@unal.edu.co
mailto:lruedac@unal.edu.co
 
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TABLA DE CONTENIDO 
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 3 
1. MODELO VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN (MVDPE) ................ 4 
1.1. DIAGRAMA DEL MVDPE ............................................................................................................................. 5 
1.2. ELEMENTOS DEL MVDPE ........................................................................................................................... 6 
1.2.1. FASE 1. PLANIFICACIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL ................................ 6 
1.2.1.1. A 1-1 Recolectar versión actualizada de procedimientos y tablas .......................... 6 
1.2.1.2. A 1-2 Actualizar listas de chequeo y matrices de verificación documental ............ 7 
1.2.1.3. A 1-3 Definir criterios de selección de proyectos .................................................... 8 
1.2.1.4. A 1-4 Generar reportes de HERMES y QUIPU .......................................................... 9 
1.2.1.5. A 1-5 Seleccionar proyectos ................................................................................... 10 
1.2.1.6. A 1-6 Programar la verificación documental .......................................................... 11 
1.2.1.7. A 1-7 Recolectar documentación de proyectos seleccionados .............................. 12 
1.2.2. FASE 2. EJECUCIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL ...................................... 13 
1.2.2.1. A 2-1 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP....... 13 
1.2.2.2. A 2-2 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP ............. 14 
1.2.2.3. A 2-3 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP-A ... 15 
1.2.2.4. A 2-4 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP-A ......... 15 
1.2.2.5. A 2-5 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGPE ......... 16 
1.2.2.6. A 2-6 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGPE ............... 17 
1.2.2.7. A 2-7 Dar apoyo al Gestor de Extensión de Sede ................................................... 18 
1.2.3. FASE 3. EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
 ..................................................................................................................................... 19 
1.2.3.1. A 3-1 Elaborar informes de resultados de verificación documental...................... 20 
1.2.3.2. A 3-2 Realizar plan de mejora ................................................................................ 21 
1.2.3.3. A 3-3 Realizar seguimiento de proyectos ............................................................... 22 
1.3. RECURSOS DEL MVDPE ........................................................................................................................... 23 
1.3.1. GESTOR DE EXTENSIÓN FACULTAD / CENTRO / INSTITUTO (ROL) ....................... 23 
1.3.2. VICEDECANOS DE FACULTAD (ROL) ........................................................................ 23 
1.3.3. DIRECTOR(A) DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN DE SEDE (ROL) .......................... 23 
1.3.4. GESTOR DE EXTENSIÓN DE SEDE (ROL) .................................................................. 23 
1.3.5. DIRECTORES(AS) DE CENTROS E INSTITUTOS (ROL).............................................. 23 
 
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INTRODUCCIÓN 
 
El objetivo de este documento es presentar un modelo del proceso de verificación documental basado 
en el Modelado y Notación de Procesos de Negocios (BPMN), para el seguimiento tanto del archivo 
físico como digital de proyectos de extensión y que sirva de guía conceptual para facultades, centros e 
institutos. Esta iniciativa surge de la Dirección de Extensión de la Universidad Nacional de Colombia 
Sede Manizales, en el marco del proyecto denominado Plan Integral para el Manejo de Riesgos de la 
Función de Extensión. 
El modelamiento y documentación de procesos les permite a las organizaciones gestionar conocimiento, 
es decir capturar y codificar conocimiento de su capital humano acerca de cómo desarrollan cada una 
de sus actividades, y en caso de ausencia o rotación de personal puedan continuar con los procesos 
evitando retrasos. Así mismo, permite que procesos implementados puedan ser mejorados y 
actualizados. 
Este documento incluye información general, diagrama global, diagramas detallados, elementos y 
recursos del modelo desarrollado. El diagrama global permite obtener una vista panorámica del modelo; 
los elementos están conformados por las fases y actividades, estas últimas con su descripción, 
diagramas detallados con entradas y salidas de la actividad y objetos de entrada y salida de datos. 
Finalmente, los recursos representan los roles involucrados en el modelo. 
 
 
 
 
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1. MODELO VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE PROYECTOS 
DE EXTENSIÓN (MVDPE) 
Versión 
1.0 
Autor 
Dirección de Investigación y Extensión Sede Manizales 
Descripción 
La verificación documental tanto del archivo físico como digital de proyectos de extensión se ha 
identificado como un proceso denominado Modelo de Verificación Documental de Proyectos de 
Extensión (MVDPE) y ha sido diseñado teniendo en cuenta el nivel descriptivo del Modelado y Notación 
de Procesos de Negocio (por su sigla en inglés BPMN) a través del software Bizagi Process Modeler. Este 
tipo de modelado permite descubrir, analizar, diagramar, visibilizar, entender y documentar una 
secuencia detallada de los flujos de información y las actividades organizacionales necesarias para llevar 
a cabo un proceso de principio a fin de forma general o a un alto nivel en el contexto de negocios. 
El MVDPE basado en BPMN utiliza diferentes notaciones gráficas que permiten organizar, categorizar y 
definir visualmente el proceso de verificación documental como un pool conformado por: 
• 2 lanes o participantes: Gestor Dirección de Extensión de Sede y Gestor de Extensión Facultad / Centro / 
Instituto, quienes representan cada uno de los participantes dentro del proceso y pueden ser un 
área funcional, un cargo o un rol responsable de realizar una o múltiples actividades o tareas. 
• 3 fases: Planeación, Ejecución y Evaluación y Mejora continua de verificación documental, las cuales 
representan los segmentos en los que se divide el proceso. 
• 17 actividades o tareas: Recolectar versión actualizada de procedimientos y tablas, Elaborar o actualizar 
listas de chequeo y matrices, Definir criterios selección de proyectos, Generar reportes HERMES y QUIPU, 
Seleccionar proyectos, Programar verificación documental con facultades, Recolectar documentación de 
proyectos seleccionados, Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP, Diligenciar y 
consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP, Diligenciar listas de chequeo de proyectos con 
procedimiento PGECP-A, Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP-A, Diligenciar 
listas de chequeo de proyectos con procedimientoPGPE y Diligenciar y consolidar datos en matriz de 
procedimiento PGPE, Dar apoyo al Gestor de Extensión de Sede, Elaborar informes de resultados de 
verificación documental, Realizar plan de mejora y Realizar seguimiento de proyectos. Estas actividades 
representan la unidad de trabajo a realizar dentro de las diferentes fases que conforman el proceso 
y son asignables a ejecutores específicos. 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Informado 
Director(a) de Investigación y Extensión de Sede, Vicedecanos de Facultad, Directores(as) de Centros e 
Institutos
 
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1.1. DIAGRAMA DEL MVDPE 
 
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1.2. ELEMENTOS DEL MVDPE 
1.2.1. FASE 1. PLANIFICACIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL 
Descripción 
La planificación implica la coordinación de actividades y recursos. Por tal motivo, en esta fase se busca 
recolectar documentación actualizada, elaborar listas de chequeo y matrices, y programar la ejecución de la 
verificación documental. 
1.2.1.1. A 1-1 Recolectar versión actualizada de procedimientos y tablas 
Descripción 
Esta actividad tiene como objetivo recolectar la documentación institucional actualizada relacionada con: 1) 
Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001), 2) Procedimiento de 
Gestión de la Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005), 3) Procedimiento 
de Gestión de Proyectos de Extensión (PGPE - U.PR.06.005.002) y 4) Tablas de Retención Documental (TRD) de 
las diferentes oficinas productoras (Dirección de Investigación y Extensión, decanaturas de facultad, centros 
e institutos). 
Diagrama de entrada y salida de la actividad 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
 
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Objetos de entrada de datos 
• Repositorio documental DNEIPI 
• Repositorio Gestión Documental 
Objetos de salida de datos 
• Procedimiento PGEPC 
• Procedimiento PGEPC-A 
• Procedimiento PGPE 
• TRD de DIMA , decanaturas de facultad (FA , FCEN y FIA ), centros e institutos 
1.2.1.2. A 1-2 Actualizar listas de chequeo y matrices de verificación documental 
Descripción 
Los procedimientos y tablas de retención actualizadas servirán de insumo para la elaboración y/o 
actualización de listas de chequeo y matrices de procedimiento del proceso de verificación documental. Las 
listas de chequeo permiten la rigurosidad y agilidad en el proceso ya que en ellas se determinan y listan los 
tipos documentales a revisar en cada uno de los proyectos. Así mismo, las matrices de procedimiento son 
elaboradas con la finalidad de consolidar los datos obtenidos en las listas de chequeo. 
Es importante señalar que la gestión de proyectos de extensión está supeditada al uso de las Tablas de 
Retención Documental (TRD) de las diferentes oficinas productoras (Dirección de Investigación y Extensión, 
decanaturas de facultad, centros e institutos) y a tres procedimientos principales de la Gestión de la 
Extensión como son: 1) Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - 
U.PR.06.005.001) Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - 
U.PR.06.005.005) y 3) Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión (PGPE - U.PR.06.005.002). Por tal 
motivo, es necesario el cruce de información entre las TRD y los tres procedimientos en la elaboración de 
cada una de las listas de chequeo con su respectiva matriz de consolidación de datos. 
Diagrama de entrada y salida de la actividad 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
http://extension.unal.edu.co/acerca-de/gestion-de-calidad/procedimientos/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tablas-de-retencion-documental/
https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.001_-_04_-_U.PR.06.005.001_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_V4.pdf
https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.005_-_02_-_U.PR.06.005.005_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_de_oferta_abierta_V2.pdf
https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.001_-_04_-_U.PR.06.005.001_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_V4.pdf
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales16/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales58/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales59/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales60/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales38/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales60-2/
 
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Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Procedimiento PGEPC 
• Procedimiento PGEPC-A 
• Procedimiento PGPE 
• TRD de DIMA , decanaturas de facultad (FA , FCEN y FIA ), centros e institutos 
Objetos de salida de datos 
• Lista de chequeo procedimiento PGEPC 
• Lista de chequeo procedimiento PGEPC-A 
• Lista de chequeo procedimiento PGPE 
• Matriz de procedimiento PGEPC 
• Matriz de procedimiento PGEPC-A 
• Matriz de procedimiento PGPE 
1.2.1.3. A 1-3 Definir criterios de selección de proyectos 
Descripción 
El objetivo de esta actividad es establecer los criterios de selección de proyectos de extensión susceptibles 
de verificación, que permitan delimitar la estrategia a seguir en concordancia con las metas propuestas por 
la Dirección de Investigación y Extensión, y teniendo en cuenta las necesidades observadas en seguimientos 
de verificación documental realizados anteriormente. Algunos de los criterios de selección de proyectos de 
extensión pueden ser: vigencia, fecha de inicio y finalización, estado y origen de la propuesta entre otros. 
Diagrama de entrada y salida de la actividad 
 
 
 
https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.001_-_04_-_U.PR.06.005.001_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_V4.pdf
https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.005_-_02_-_U.PR.06.005.005_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_de_oferta_abierta_V2.pdf
https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.001_-_04_-_U.PR.06.005.001_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_V4.pdf
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales16/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales58/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales59/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales60/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales38/
http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales60-2/
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoGestionProyECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoGestionProyECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoGestionProyExt.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGPE.xlsx
 
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Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos• Necesidades Dirección de Investigación y Extensión de Sede 
Objetos de salida de datos 
• Criterios de selección de proyectos 
1.2.1.4. A 1-4 Generar reportes de HERMES y QUIPU 
Descripción 
Una vez definidos los criterios de selección de proyectos, se podrán generar los reportes de HERMES y 
QUIPU, que permitan el cruce, análisis y validación de información, así como la detección de irregularidades 
y la rectificación de las mismas. Una vez obtenidos estos reportes se podrá extraer la información relevante 
de proyectos de extensión susceptibles de verificación y necesaria para llevar a cabo el proceso de verificación 
documental. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Criterios de selección de proyectos 
• Sistema HERMES 
 
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• Sistema QUIPU 
Objetos de salida de datos 
• Reportes de HERMES 
• Reportes de QUIPU 
1.2.1.5. A 1-5 Seleccionar proyectos 
Descripción 
Una vez establecidos los criterios de selección de proyectos de extensión (Actividad A 1-3) y recopilado la 
información relevante obtenida del cruce de datos de los reportes de HERMES y QUIPU (Actividad A 1-4), se 
procederá a seleccionar los proyectos de extensión susceptibles de verificación. Dicha selección, implica 
determinar el tipo de verificación a realizar ya sea total o parcial de acuerdo al estado real de los proyectos: 
formulación, legalización, ejecución (activo) y liquidación y teniendo en cuenta los días de vencimiento del 
proyecto. 
La verificación total de documentos sucede en proyectos en estado liquidado y en proyectos vencidos; en 
este tipo de verificación se tienen en cuenta todos los tipos documentales requeridos en un proyecto para su 
verificación. 
De otro lado, la verificación parcial de documentos involucra proyectos en estado de formulación, legalización 
y ejecución (activo). Por lo tanto, se tendrán en cuenta solo algunos tipos documentales requeridos en un 
proyecto para su verificación. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
 
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Objetos de entrada de datos 
• Criterios de selección de proyectos 
• Reportes de HERMES 
• Reportes de QUIPU 
Objetos de salida de datos 
• Proyectos seleccionados 
1.2.1.6. A 1-6 Programar la verificación documental 
Descripción 
El objetivo de esta actividad es programar la verificación documental con facultades, centro e institutos, 
mediante la redacción de un oficio aprobado y firmado por el(la) Director(a) de la Dirección de Investigación 
y Extensión. Dicho oficio contendrá información resumida que sirva como hoja de ruta de la actividad a 
desarrollar: cantidad de proyectos, estado, fecha de inicio y finalización de proyectos a verificar, documentos 
adjuntos a tener en cuenta en la verificación y un cronograma de actividades, entre otra. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Informado 
Director(a) de Investigación y Extensión de Sede, Vicedecanos de Facultad, Directores(as) de Centros e 
Institutos, Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Objetos de entrada de datos 
• Proyectos seleccionados 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloProyectosSeleccionados.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloProyectosSeleccionados.xlsx
 
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Objetos de salida de datos 
• Programación verificación documental 
1.2.1.7. A 1-7 Recolectar documentación de proyectos seleccionados 
Descripción 
Una vez elaborados: las listas de chequeo de procedimientos, la lista de proyectos seleccionados susceptibles 
de verificación y el oficio con la programación de la actividad de verificación documental a desarrollar, se 
enviarán a los Gestores de Extensión de las facultades, centros e institutos, con el fin de confirmar que los 
proyectos cuenten con la documentación requerida y tengan disponible los archivos correspondientes a los 
mismos en las fechas establecidas para la actividad. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Responsable 
Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Objetos de entrada de datos 
• Proyectos seleccionados 
• Programación verificación documental 
• Lista de chequeo procedimiento PGECP 
• Lista de chequeo procedimiento PGECP-A 
• Lista de chequeo procedimiento PGPE 
Objetos de salida de datos 
• Proyectos con documentación completa 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloOficios/ModeloOficioProgramación.pdf
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloProyectosSeleccionados.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloOficios/ModeloOficioProgramación.pdf
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGPE.xlsx
 
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1.2.2. FASE 2. EJECUCIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL 
Descripción 
La fase de ejecución es la más larga del proceso de verificación documental ya que requiere agendar espacios 
de trabajo prolongados con cada uno de los Gestores de Extensión de Facultades / Centros / Institutos, 
quienes son los responsables de gestionar los diferentes tipos documentales requeridos en cada uno de los 
proyectos de extensión de acuerdo a su modalidad. Al finalizar esta fase, se adjuntará a cada uno de los 
proyectos, una lista de chequeo diligenciada y firmada por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la 
actividad. 
1.2.2.1. A 2-1 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP 
Descripción 
Para el diligenciamiento de las listas de chequeo de proyectos de extensión correspondientes al Procedimiento 
de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001) es importante tener en cuenta los 
siguientes aspectos: 1) El origen de la propuesta, 2) Si el proyecto requiere Acuerdo de Voluntades y si 
contempla la suscripción de acta de inicio y el trámite de garantías o pólizas de cumplimiento y 3) Si requiere 
informes parciales, de avance o formato de seguimiento de actividades de un contrato o convenio según 
solicitud de la entidad contratante. La lista de chequeo, en lo posible, deberá estar totalmente diligenciada y 
firmada por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad de verificación documental, y se 
adjuntará al inicio de la carpeta del proyecto. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGECP 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP.xlsx
 
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Objetos de salida de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGECP diligenciada 
1.2.2.2. A 2-2 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP 
Descripción 
El objetivo de esta actividad es recopilar la información obtenida en cada una de las listas de chequeo 
diligenciadas de los proyectos verificados correspondientes al Procedimiento de Gestión de la Educación Continua 
y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001) en la matriz correspondiente al mismo procedimiento, con el fin deconsolidar datos para el análisis, elaboración y evaluación de informes de resultados. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGECP diligenciada 
Objetos de salida de datos 
• Matriz de procedimiento PGECP diligenciada y consolidada 
 
 
 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP.xlsx
 
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1.2.2.3. A 2-3 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP-A 
Descripción 
Las listas de chequeo de proyectos de extensión correspondientes al Procedimiento Gestión de la Educación 
Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005) en lo posible, deberán estar totalmente 
diligenciadas y firmadas por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad de verificación 
documental, y se adjuntarán al inicio de la carpeta cada proyecto. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGECP-A 
Objetos de salida de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGECP-A diligenciada 
1.2.2.4. A 2-4 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP-A 
Descripción 
Con el diligenciamiento de esta matriz, se busca recopilar la información obtenida en cada una de las listas 
de chequeo diligenciadas de los proyectos verificados correspondientes al Procedimiento de Gestión de la 
Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005), con el fin de consolidar datos 
para el análisis, elaboración y evaluación de informes de resultados. 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP-A.xlsx
 
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Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGECP-A diligenciada 
Objetos de salida de datos 
• Matriz de procedimiento PGECP-A diligenciada y consolidada 
1.2.2.5. A 2-5 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGPE 
Descripción 
Al igual que en la actividad A 2-1, en el diligenciamiento de las listas de chequeo de proyectos de extensión 
correspondientes al Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión (PGPE - U.PR.06.005.002), es importante 
considerar los siguientes aspectos: 1) El origen de la propuesta, 2) Si el proyecto requiere Acuerdo de 
Voluntades y si este a su vez contempla la suscripción de acta de inicio y el trámite de garantías o pólizas de 
cumplimiento y 3) Si requiere informes parciales, de avance o formato de seguimiento de actividades de un 
contrato o convenio según solicitud de la entidad contratante. La lista de chequeo, en lo posible, deberá estar 
totalmente diligenciada y firmada por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad de 
verificación documental, y se adjuntará al inicio de la carpeta del proyecto. 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP-A.xlsx
 
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Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGPE 
Objetos de salida de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGPE diligenciada 
1.2.2.6. A 2-6 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGPE 
Descripción 
En esta actividad se pretende recopilar la información obtenida en cada una de las listas de chequeo 
diligenciadas de los proyectos verificados correspondientes al Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión 
(PGPE - U.PR.06.005.002) en la matriz correspondiente al mismo procedimiento, con el fin de consolidar datos 
para el análisis, elaboración y evaluación de informes de resultados. 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGPE.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGPE.xlsx
 
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Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Listas de chequeo procedimiento PGPE 
Objetos de salida de datos 
• Matriz de procedimiento PGPE diligenciada y consolidada 
1.2.2.7. A 2-7 Dar apoyo al Gestor de Extensión de Sede 
Descripción 
Es responsabilidad de los Gestores de Extensión de facultades, centros e institutos brindar apoyo a la 
actividad de verificación documental desarrollada por la Dirección de Investigación y Extensión de Sede, en 
relación a aspectos logísticos como: habilitar el espacio físico de trabajo, cumplir con las fechas programadas, 
tener el archivo físico o digital de proyectos de extensión disponible y brindar acompañamiento al Gestor de 
Extensión de Sede encargado de la actividad. 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ListasChequeoProcedimiento/ListaChequeoProcedimientoPGPE.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGPE.xlsx
 
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Ejecutantes 
Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Responsable 
Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Objetos de entrada de datos 
• Programación verificación documental 
Objetos de salida de datos 
• Archivo físico o digital de proyectos 
1.2.3. FASE 3. EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE VERIFICACIÓN 
DOCUMENTAL 
Descripción 
Teniendo en cuenta que el proceso de verificación documental se ha implementado como una de las medidas 
de prevención y mitigación del riesgo de la función de extensión de Sede, el objetivo de esta fase es analizar 
y evaluar información relacionada con los tipos documentales de proyectos de extensión suministrada por 
las matrices de procedimientos diligenciadas y consolidadas. Así mismo, elaborar y enviar informes de 
resultados de la verificación documental a los gestores de facultades, centros e institutos, con el fin de que 
elaboren un plan de mejora que incluya medidas y/o acciones correctivas. 
 
 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloOficios/ModeloOficioProgramación.pdf
 
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1.2.3.1. A 3-1 Elaborar informes de resultados de verificación documental 
Descripción 
Las matrices de procedimientos diligenciadas y consolidadas, se constituyen en el insumo fundamental para 
la elaboración de informes de resultados de la verificación documental. Ya que estas recopilan información 
sistemática para su análisis e interpretación. El propósito del informe de resultados es proporcionar 
retroalimentación a facultades, centros e institutos sobre la documentación faltante en proyectos de 
extensión y que los documentos revisados correspondan y esténdebidamente firmados, entre otras 
observaciones. También permite a Directores de centros e institutos y a Gestores de Extensión tomar 
decisiones con el fin de mejorar el proceso de gestión de proyectos de extensión a través de: la identificación 
de prioridades, la evaluación de la idoneidad y la calidad de los métodos y enfoques utilizados, la 
identificación de dificultades y la retroalimentación de las partes interesadas involucradas en el proceso (p. 
ej. gestores, directores de proyectos y/o entidades contratantes, entre otras). Es importante resaltar que el 
informe de resultados es un oficio que debe estar firmado por el(la) Director(a) de Investigación y Extensión. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Informado 
Director(a) de Investigación y Extensión de Sede, Vicedecanos de Facultad, Directores(as) de Centros e 
Institutos, Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Objetos de entrada de datos 
• Matriz de procedimiento PGECP diligenciada y consolidada 
• Matriz de procedimiento PGECP-A diligenciada y consolidada 
• Matriz de procedimiento PGPE diligenciada y consolidada 
 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGPE.xlsx
 
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Objetos de salida de datos 
• Informe de resultados 
1.2.3.2. A 3-2 Realizar plan de mejora 
Descripción 
La mejora continua es un proceso que requiere estar en un modo constante de acción-reflexión-acción, inicia 
una vez se obtienen los resultados de la evaluación del proceso de verificación documental. Estos resultados 
permiten compartir hallazgos y lecciones aprendidas para su discusión, que conlleve a la generación de 
nuevas ideas y enfoques para la resolución de problemas, centrándose en algunas preguntas claves: ¿Cuáles 
son los tipos documentales en los que con mayor frecuencia se está fallando? ¿Cuáles son las partes 
interesadas involucradas que facilitan la eliminación de fallas (p. ej. gestores, directores de proyectos y/o 
entidades contratantes, entre otras)? ¿Cuáles son los desafíos que se deben enfrentar para mejorar los 
resultados? Un plan de mejora continua conlleva a evaluar el proceso, los métodos y los recursos de personal, 
tiempo y dinero que permitan p. ej.: realizar jornadas de socialización sobre la documentación requerida en 
proyectos de extensión con directores de proyectos, realizar seguimiento periódico a los proyectos de 
extensión, informar mediante comunicación escrita a los directores de proyectos de extensión sobre los 
documentos faltantes y la realización de otras actividades que conlleven a la mejora de los resultados. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
Responsable 
Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto 
 
Informado 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloOficios/ModeloOficioInformeResultados.pdf
 
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Directores(as) de Centros e Institutos, Vicedecanos de Facultad, Director(a) de Investigación y Extensión de 
Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Matriz de procedimiento PGECP diligenciada y consolidada 
• Matriz de procedimiento PGECP-A diligenciada y consolidada 
• Matriz de procedimiento PGPE diligenciada y consolidada 
• Informe de resultados 
Objetos de salida de datos 
• Plan de mejora 
1.2.3.3. A 3-3 Realizar seguimiento de proyectos 
Descripción 
En la actividad de seguimiento se busca monitorear que el plan de mejora propuesto por las facultades, 
centros e institutos se cumpla de acuerdo a las recomendaciones dadas, evaluando su pertinencia y eficacia 
al evidenciar una mejora significativa en los resultados de la verificación documental siguiente. 
 
Ejecutantes 
Gestor de Extensión de Sede 
Responsable 
Gestor de Extensión de Sede 
Objetos de entrada de datos 
• Plan de mejora 
 
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGECP-A.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/MatrizProcedimiento/MatrizProcedimientoPGPE.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Desktop/ModeloVerifDocProyExt/ArchivosAdjuntos/ModeloOficios/ModeloOficioInformeResultados.pdf
 
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Objetos de salida de datos 
• Planificación siguiente verificación documental 
1.3. RECURSOS DEL MVDPE 
1.3.1. GESTOR DE EXTENSIÓN FACULTAD / CENTRO / INSTITUTO (ROL) 
Descripción 
Es la persona encargada recopilar la documentación requerida en cada uno de los proyectos de acuerdo a las 
modalidades de extensión. 
1.3.2. VICEDECANOS DE FACULTAD (ROL) 
Descripción 
Profesores encargados de dirigir, de acuerdo con las orientaciones del Decano, las actividades de 
investigación, extensión, evaluación y gestión de la Facultad, procurando la armonía de las funciones de 
docencia e investigación y el trabajo interdisciplinario. Lo anterior en cumplimiento del acuerdo 024 del 
2009. 
1.3.3. DIRECTOR(A) DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN DE SEDE (ROL) 
Descripción 
Profesor(a) encargado de orientar, promover y financiar a través de los recursos que se le asignen, las 
actividades de Investigación y Extensión en la Sede. 
1.3.4. GESTOR DE EXTENSIÓN DE SEDE (ROL) 
Descripción 
Persona encargada de hacer seguimiento a los proyectos de extensión de Facultades, Centros e Institutos y 
brindar a los Gestores de los mismos. 
1.3.5. DIRECTORES(AS) DE CENTROS E INSTITUTOS (ROL) 
Descripción 
Persona encargada de vigilar el desarrollo de los proyectos de investigación y extensión que cursen en el 
centro e instituto.