U-IN-12-005-008-Consolidar-y-presentar-informacion-exogena-distrital-docx

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19/12/2022

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Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena distrital

Código: U.IN.12.005.008 Versión: 1.0 Página 1 de 12

INSTRUCTIVO:
CONSOLIDAR Y PRESENTAR INFORMACIÓN
EXÓGENA DISTRITAL

Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena distrital

Código: U.IN.12.005.008 Versión: 1.0 Página 2 de 12
1. Información General del Documento
Objetivo:
Facilitar las actividades que realizan los usuarios responsables de revisar, consolidar
y reportar información exógena distrital a los entes de control fiscal.
Alcance:
Aplica para la las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades
Especiales.
Definiciones:
1. ICA - Impuesto de Industria y Comercio: Gravamen de carácter municipal que
grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá
en forma ocasional o permanente, con o sin establecimientos.

2. Información Exógena: Conjunto de datos que deben presentar periódicamente las
entidades públicas ante los entes de control fiscal, según resoluciones expedidas,
sobre las operaciones con sus clientes o usuarios.

3. IVA - Impuesto al Valor Agregado: Gravamen indirecto al consumo, que se aplica
a todas las transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y
servicios. Este gravamen es nacional.

4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro,
seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas a los procesos de
Gestión Financiera y Gestión Administrativa de Bienes y Servicios de la Universidad
Nacional de Colombia.

5. Tercero: Código que permite identificar a una persona natural o jurídica con la que
se realizan transacciones, o detallar información contable. Vgr. Códigos asociados
al tipo de bien, códigos asociados a las empresas de la Universidad Nacional de
Colombia y al auxiliar general.

6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio
de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de
Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las
crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.
Condiciones
Generales:
1. El Grupo de Soporte SGF – QUIPU del Nivel Nacional es el área responsable de
actualizar y parametrizar en el sistema los cambios emitidos por la Secretaria de
Hacienda Distrital - SHD en las especificaciones técnicas de la Resolución.

2. Las resoluciones emitidas por la Secretaria de Hacienda Distrital - SHD, en relación
con información exógena pueden ser consultadas en el link:
www.impuestos.shd.gov.co

3. La información tributaria a reportar, será la que aplique a la Universidad Nacional
de Colombia de acuerdo con los parámetros establecidos por los entes de control
fiscal.
http://www.impuestos.shd.gov.co/
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4. La información exógena Distrital aplica únicamente para el Nivel Nacional, la Sede
Bogotá y las Unidades Especiales del Nivel Nacional.

5. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales
establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad,
independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia
dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

Desarrollo del contenido

La Universidad Nacional de Colombia, como ente jurídico, tiene la responsabilidad de reportar anualmente a la
Secretaría de Hacienda Distrital la información exógena relacionada con las operaciones que se hayan realizado
durante la vigencia con los proveedores de bienes y/o servicios en la ciudad de Bogotá, para lo cual dicho ente de
control emite Resolución. Actualmente se encuentra vigente la resolución DDI – 235056 de 2009.

1. Solicitar información

El profesional de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe informar a las áreas de
Tesorería de la Sede Bogotá, del Nivel Nacional, de las Unidades Especiales del Nivel Nacional y a la División
Nacional Salarial y Prestacional, los parámetros generales (características técnicas, conceptos, cambios generales)
y los plazos establecidos para reportar información exógena Distrital a la División Nacional de Contabilidad.

Los formatos a reportar son:

ARTÍCULO
R. DDI –
235056
de 2009
DESCRIPCIÓN
ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y
REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE
CONTABLIDAD
Primero
Inforrmación que deben suministrar las entidades
del Sistema de Seguridad Social Integral,
administradoras de fondos de cesantías y cajas de
compensación familiar.
Tesorería de UNISALUD y del Fondo
Pensional de la Universidad.
Segundo Información de compras de bienes y/o servicios. Tesorería y área de Personal
Cuarto
Información que deben reportar los agentes de
retención del Impuesto de Industria y Comercio.
Tesorería y área de Personal

2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales

El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir los archivos Excel y la certificación del tesorero
en lo relacionado con las declaraciones y pagos de retención de ICA y la informacion del Sistema de Seguridad
Social Integral, administradoras de fondos de cesantías y cajas de compensación familiar.
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3. Revisar la información enviada por la Sede Bogotá y Unidades Especiales del Nivel Nacional

El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información, para lo cual es importante tener
en cuenta la descripción de los archivos así:

a. Artículo Primero, Resolución DDI – 235056 de 2009: Inforrmación que deben suministrar las entidades
del Sistema de Seguridad Social Integral, administradoras de fondos de cesantías y cajas de
compensación familiar, así:

CAMPO DESCRIPCIÓN
Vigencia Año al que corresponde la información reportada
Tipo de Documento
Tipo de documento de identificación:
CC: Cédula de ciudadanía (personas naturales)
CE: Cédula de extranjería (personas naturales residente y no residentes en
Colombia)
TI: Tarjeta de identidad (personas naturales)
NIT: Número de identificación tributaria (personas jurídicas de Colombia)
RC: Registro civil (personas naturales)
PA: Pasaporte (personas naturales no residentes en Colombia)
Número de Documento
Número de identificación: No debe estar separado por puntos, guiones,
comas, y no debe contener el dígito de verificación.
Dígito de Verificación Para personas jurídicas de Colombia
Apellidos y nombres o Razón
social
Apellidos y nombres o Razón social
Clase de aportante
A: Aportantes con 200 o más cotizantes
B: Aportantes con menos de 200 cotizantes
I: Independiente
Tipo de aportante
1: Empleador
2: Independiente
3: Entidades o Universidades públicas con régimen especial en salud.
Otras (ver anexo de Resolución Distrital DDI – 235056 de 2009)
Naturaleza jurídica
1: Pública
2: Privada
3: Mixta
Otras (ver anexo de Resolución Distrital DDI – 235056 de 2009)
Forma de presentación
U: Único, aportante no tenga más de 20 sucursales.
C: Consolidado, aportante tenga más de 20 sucursales.
S: Sucursal, reporte por sucursal.
D: Dependencia, para entidades estatales del nivel central o territorial,
establecimientos públicos, sociedades de economía mixta u otro carácter
público, que paguen sus nóminasen forma separada por dependencia.
Código DANE de la actividad
económica
Código DANE de la actividad económica.
Dirección de correspondencia No utilizar ningún tipo de carácter (. , - / * “ = & # entre otros), utilizar la
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abreviaturas establecidas para las nomenclaturas.
Código ciudad o Municipio
Código según DANE del departamento y municipio, no debe estar separado
por puntos, guiones o comas.
Nombre del Municipio Nombre completo del Municipio.
Nombre del Departamento Nombre completo del Departamento.
Teléfono Teléfono fijo o celular.
Dirección de correo electrónico Correo electrónico del aportante.
Número de identificación del
Representante legal
Número de identificación del Representante legal.
Nombre del Representante legal Nombre del Representante legal.
Total aportes para pensiones
Total aportes para pensiones, no debe estar separado por puntos, guiones o
comas; sin centavos.
Total aportes para salud
Total aportes para salud; no debe estar separado por puntos, guiones o
comas; sin centavos.
Total aportes para riesgos
profesionales
Total aportes para riesgos profesionales; no debe estar separado por puntos,
guiones o comas; sin centavos.
Total aportes para cajas de
compensación
Total aportes para cajas de compensación; no debe estar separado por
puntos, guiones o comas; sin centavos.
Total trabajadores Número de trabajadores a cargo.

b. Artículo Segundo, Resolución DDI – 235056 de 2009: Dmuisca_01006201000000001, información de
compras de bienes y/o servicios en la jurisdicción del Distrito Capital, así:

Vl_ Compras_ Anual
Valor acumulado de las compras de bienes o servicios durante la vigencia,
sin incluir el IVA.; no debe estar separado por puntos, guiones o comas; sin
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centavos.
VR_ Cuentas por pagar
Valor acumulado de las cuentas por pagar durante la vigencia; no debe estar
separado por puntos, guiones o comas; sin centavos.

c. Artículo Cuarto, Resolución DDI – 235056 de 2009: Dmuisca_01406201000000001, información de
retención del impuesto de Industria y Comercio reportada por los agentes de retención, practicadas
en la ciudad de Bogotá, así:

d. Verificar la Información – Artículo segundo, Resolución DDI – 235056 de 2009 “Información de
compras de bienes y/o servicios” y Artículo cuarto “Información que deben reportar los agentes de
retención del Impuesto de Industria y Comercio”.

Verificar que el valor declarado y pagado por concepto de Retención de Industria y Comercio a la Secretaría de
Hacienda Distrital - SHD durante la vigencia, corresponda al valor reportado en la información exógena Distrital,
tenendo en cuenta:

a. Solicitar a la Division Nacional de Tesorería el cuadro consolidado de las declaraciones y pagos
efectuados a la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD durante la vigencia.

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b. Diligenciar el archivo en Hoja de trabajo “Conciliación de Retención”, en el cual se realiza la
conciliación entre lo declarado y pagado a la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD por concepto de
retención ICA, contra lo reportado en información exógena Distrital.

c. Validar que cada uno de los campos de los archivos, correspondan a la información solicitada por la
Secretaría de Hacienda Distrital - SHD para cada artículo, y tener en cuenta las especificaciones
generales establecidas en el documento escrito emitido cada año por la Division Nacional de
Contabilidad.

Si en la Hoja de trabajo “Conciliación de Retención” existen diferencias, se deben revisar las observaciones
enviadas por la Sede Bogotá, el Nivel Nacional y las Unidades Especiales del Nivel Nacional. En caso contrario,
informar vía teléfonica o a través de correo electronico, para que se realice la corrección y se envíen nuevamente
los archivos Excel para la verificación respectiva.

4. Consolidar información Distrital a nivel de la Universidad

El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada y validada la información exógena Distrital
de la Sede Bogotá, Nivel Nacional y Unidades Especiales del Nivel Nacional, debe consolidarla en conjunto con el
funcionario responsable de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones, así:

a. Unificar la información exógena Distrital en un archivo Excel de acuerdo con el artículo a reportar.

b. Realizar las siguientes verificaciones:

i. Que no exista información duplicada de terceros:

1. Misma identificación con diferente descripción

2. Misma descripcion con diferente identificación

ii. Que el valor de las retenciones correspondan a la tarifa aplicada a las bases

iii. Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (, . - / ¿= ‘, entre otros)

iv. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda.

v. Que los campos departamento y ciudad corresponda con los códigos asociados y con la
descripción

vi. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas.

vii. Que un tercero no presente varias direcciones.

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_4_HT_conciliacion_distrital.xlsMacroproceso: Gestión Administrativa y Financiera
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viii. Que no existan campos en blanco.

xi. Las demás que se consideren pertinentes.
Las inconsistencias encontradas son corregidas por el profesional de la Division Nacional de Contabilidad; de ser
necesario se solicita correccion a la Sede Bogotá, al Nivel Nacional y/o a la Unidad Especial del Nivel Nacional.

5. Preparar los archivos planos, cargar y validar la información en el validador de la Secretaría de Hacienda
Distrital – SHD

El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe:

5.1. Organizar los archivos en formato Excel, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por la
Secretaría de Hacienda Distrital - SHD, para cada uno de los artículos de la Resolución DDI – 235056 de
2009, previamente mencionados.

5.2. Generar los archivos planos en formato texto separado por punto y coma (*.CSV) para cada artículo a
reportar.

5.3. Cargar la información exógena (archivos .CSV) en el validador de la página Web de la Secretaría de
Hacienda Distrital, así:

a. Entrar a la página Web de la SHD http://www.shd.gov.co y acceder por la ruta: Portal Internet SDH >
Impuestos > Industria y Comercio > Información por sectores > Medios magnéticos

b. Seleccionar la opción Validador de Medios Magnéticos.

c. Diligenciar los campos Número de Identificación y Password. Dar clic en la opción Ingresar.

http://www.shd.gov.co/
http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet_sdh
http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet_sdh/impuestos
http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet_sdh/impuestos/ica_imp
http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet_sdh/impuestos/ica_imp/Informacion_por_sectores
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i. Número de identificación: Corresponde al número de identificación tributaria de la Universidad
Nacional de Colombia 899999063.
ii. Password: Corresponde a clave asociada por la Secretaría de Hacienda Distrital - SHD al Nit de la
Universidad Nacional de Colombia.

d. Seleccionar el Tipo de archivo y el Archivo a validar. Dar clic en la opción Cargar Archivo.

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Al validar la información, se pueden presentar dos (2) situaciones:

a. El archivo presenta errores

i. Dar clic sobre la opción “Guardar”: Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados
en el validador.

ii. Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo
contiene el tipo de error y la descripción del mismo.

iii. Revisar y ajustar los errores generados.

iv. Iniciar nuevamente el proceso en la actividad número 4.

b. El archivo no presenta errores

Si el archivo no presenta errores, el validador muestra la siguiente pantalla, que debe ser impresa y archivada:

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Instructivo: Consolidar y presentar información exógena distrital

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6. Conservar los archivos de información exógena Distrital reportada a la SHD

El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe guardar en medio magnético copia de la información
de los siguientes archivos:

a. Archivos en formato Excel con extensión .xls que contienen la información exógena Distrital de la Sede
Bogotá, del Nivel Nacional y de las Unidades Especiales del Nivel Nacional.

b. Archivos en formato Excel con extensión .xls que contienen la información exógena Distrital
consolidada.

c. Archivos con extensión .csv generados, cargados y presentados a la SHD.

d. Documento de Recibido en el proceso de presentación de archivos a la SHD.

e. Archivo Excel que contiene el formato de conciliación de información tributaria declarada y pagada a
la SHD.

f. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma.

Fin del instructivo.

Elaboró:
Luz Mery Clavijo
Ibagón
Equipo División
Revisó:
Áreas contables de las
Sedes y Unidades
Especiales
Aprobó: Álvaro Viña Vizcaíno
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena distrital

Código: U.IN.12.005.008 Versión: 1.0 Página 12 de 12
Nacional de Gestión
Contable
María Fernanda Forero
Siabato
Andrea Sendoya Ospina
Cargo:
Jefe de la División
Nacional de Gestión
Contable
Profesionales
Contratista
Cargo:
Jefes de las áreas
contables de las Sedes
y Unidades Especiales
Asesora y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
Cargo:
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo
Fecha:
09 de noviembre de
2018
Fecha:
12 de diciembre de
2018
Fecha:
27 de diciembre de
2018

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