A-GA-008

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FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 
 
 
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL (A-G-008) 
CODIGO: 
A-GA-008 
VERSIÓN DEL MANUAL DE 
CALIDAD: 
010-22-09-2012 
PÁGINAS: 
1 de 5 
 
1. RESPONSABLE Decano(a) Escuela de Ciencias Agrícolas, Pecuarias y del Medio Ambiente (ECAPMA). 
2. OBJETIVO 
Establecer, documentar, implementar y verificar las medidas de prevención, minimización, corrección y compensación de los aspectos e 
impactos ambientales relacionados con las actividades realizadas por la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). 
3. ALCANCE 
El proceso inicia con la identificación y valoración de los aspectos, impactos y emergencias ambientales relacionados con la Universidad y 
finaliza con la formulación y verificación de cumplimiento de las acciones necesarias para su prevención, minimización, corrección y 
compensación, de conformidad con lo establecido en los requisitos ambientales aplicables a la institución y su política ambiental. 
 
ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 
4.PROVEEDOR 
 
5.INSUMOS 
QUE SE 
TRANSFORMAN 
 
6.CONTROLES 
REQUERIDOS 
 N 7.ACTIVIDADES 
8.
P 
H 
V 
A 
9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 
AL DESARROLLO DE LA 
ACTIVIDAD 
10.RESPONSABLE 
11.CONTROLES 
REQUERIDOS 
12.SALIDAS 
(Productos / 
Servicios) 
13.CLIENTE 
 
 
 
 
FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 
 
ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 
4.PROVEEDOR 
 
5.INSUMOS 
QUE SE 
TRANSFORMAN 
 
6.CONTROLES 
REQUERIDOS 
 N 7.ACTIVIDADES 
8.
P 
H 
V 
A 
9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 
AL DESARROLLO DE LA 
ACTIVIDAD 
10.RESPONSABLE 
11.CONTROLES 
REQUERIDOS 
12.SALIDAS 
(Productos / 
Servicios) 
13.CLIENTE 
Proceso de Gestión 
Administrativa. 
 
Proceso de Desarrollo 
Humano. 
 
Proceso de 
Formación a Distancia 
en los Diferentes 
Ciclos Educativos. 
 
Proceso de Gestión 
Interinstitucional. 
 
Gestión Regional para 
el Desarrollo Social 
Educativo. 
Evidencias de las 
actividades 
relacionadas con los 
aspectos, impactos 
ambientales y riesgos 
ambientales de la 
Universidad. 
Mantener un repositorio 
de la documentación y 
evidencias sobre las 
actividades de cada 
proceso. 
 
Identificar las 
actividades relacionadas 
con los impactos y 
aspectos ambientales. 
 
Identificar las 
actividades relacionadas 
con los riesgos 
asociados a 
emergencias 
ambientales. 
 
Observaciones directas 
de las condiciones 
ambientales de la 
Universidad. 
1 
Levantamiento del 
Diagnóstico Ambiental. 
 
Identificación y 
priorización de 
impactos y aspectos 
ambientales. 
 
Identificación y 
priorización de riesgos 
asociados a 
emergencias 
ambientales. 
 
Formulación y 
aprobación de PGA e 
instructivos para el 
control de operaciones 
relacionadas con los 
impactos y aspectos 
ambientales. 
P 
Procedimiento de PLANIFICACIÓN 
DE LA GESTIÓN AMBIENTAL. 
Líderes Zonales SGA. 
 
Facilitadores Ambientales. 
Socialización de los 
PGA con el (la) 
decano(a) de la 
ECAPMA, Líder 
Nacional SGA y 
Directores Zonales. 
 
Aprobación de PGA por 
parte del Comité 
Técnico de Gestión 
Integral (GI) y Modelo 
Estándar de Control 
Interno (MECI). 
Programas de Gestión 
Ambiental (PGA). 
Proceso de Dirección 
Estratégica. 
Instructivos para el 
control de operaciones 
relacionadas con la 
gestión ambiental. 
Proceso de Gestión 
Administrativa. 
 
Proceso de Formación a 
Distancia en los 
Diferentes Ciclos 
Educativos. 
 
Proceso de Desarrollo 
Humano. 
Entidades oficiales 
(Ministerios, 
Corporaciones 
Autónomas 
Regionales, 
Secretarías, entre 
otras). 
Información geográfica, 
territorial, 
meteorológica, 
ambiental, etc. de las 
regiones donde la 
Universidad hace 
presencia. 
Comprobar que la 
información corresponda 
a datos actuales, 
mediante la consulta 
directa a las entidades 
oficiales. 
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ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 
4.PROVEEDOR 
 
5.INSUMOS 
QUE SE 
TRANSFORMAN 
 
6.CONTROLES 
REQUERIDOS 
 N 7.ACTIVIDADES 
8.
P 
H 
V 
A 
9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 
AL DESARROLLO DE LA 
ACTIVIDAD 
10.RESPONSABLE 
11.CONTROLES 
REQUERIDOS 
12.SALIDAS 
(Productos / 
Servicios) 
13.CLIENTE 
Entidades oficiales 
(Ministerios, 
Corporaciones 
Autónomas 
Regionales, 
Secretarías, entre 
otras). 
Normatividad ambiental 
vigente y aplicable a la 
UNAD. 
Comprobar que las 
normas ambientales se 
encuentren oficialmente 
aprobadas por las 
entidades competentes 
mediante la consulta a 
éstas o al diario oficial. 
 
Comprobar que las 
normas ambientales 
sean vigentes. 
2 
Identificación y 
verificación de 
cumplimiento de 
requisitos legales 
ambientales. 
P 
Procedimiento de IDENTIFICACIÓN 
Y VERIFICACIÓN DE 
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS 
LEGALES AMBIENTALES. 
Líderes Zonales SGA. 
 
Líder Nacional SGA. 
Verificación técnica por 
parte de Líderes 
Zonales SGA y Líder 
Nacional SGA. 
 
Socialización en el 
Comité Técnico de 
Gestión Integral (GI) y 
Modelo Estándar de 
Control Interno (MECI.) 
Matriz de requisitos 
legales ambientales. 
Proceso de Gestión 
Ambiental. 
 
Proceso de Control 
Interno. 
Proceso de Gestión 
Ambiental. 
PGA. 
 
Instructivos para el 
control de operaciones, 
relacionadas con la 
gestión ambiental. 
 
Matriz de requisitos 
legales ambientales. 
Aprobación por parte del 
Comité Técnico de 
Gestión Integral (GI) y 
Modelo Estándar de 
Control Interno (MECI). 
3 
Establecer criterios 
necesarios para la 
gestión ambiental, en 
las obligaciones 
contractuales de los 
servicios realizados 
por algún tercero, 
asociados a los 
aspectos e impactos 
ambientales. 
 
Ejecutar las acciones 
establecidas en los 
PGA vigentes 
mediante los 
siguientes 
procedimientos 
establecidos para tal 
fin. 
 
Aplicar los instructivos 
establecidos para el 
control de operaciones 
relacionadas con la 
gestión ambiental. 
H 
Procedimiento de CONTRATACIÓN 
DE BIENES Y/O SERVICIOS. 
 
Procedimiento de MANTENIMIENTO 
DE LA INFRAESTRUCTURA 
FÍSICA. 
 
Procedimiento de CAPACITACIÓN 
DEL TALENTO HUMANO. 
 
Procedimiento de INDUCCIÓN Y 
REINDUCCIÓN DEL PERSONAL. 
 
Procedimiento de COMUNICACIÓN 
EDUCATIVA A TRAVÉS DE 
MEDIOS TECNOLÓGICOS. 
Unidades y funcionarios 
responsables según lo 
establecido en los PGA. 
Aprobación por parte 
de las unidades líderes 
de los procedimientos 
que tramitan las 
solicitudes para la 
ejecución de PGA e 
instructivos. 
Documentos para el 
aseguramiento de la 
ejecución de PGA e 
instructivos (Planes de 
compras, Certificados 
de Disponibilidad 
Presupuestal (CDP), 
Contratos de bienes y/o 
servicios, convenios, 
Plan Institucional de 
Capacitación (PIC), 
listas de verificación de 
operaciones, etc.). 
Proceso de Gestión 
Ambiental. 
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ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 
4.PROVEEDOR 
 
5.INSUMOS 
QUE SE 
TRANSFORMAN 
 
6.CONTROLES 
REQUERIDOS 
 N 7.ACTIVIDADES 
8.
P 
H 
V 
A 
9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 
AL DESARROLLO DE LA 
ACTIVIDAD 
10.RESPONSABLE 
11.CONTROLES 
REQUERIDOS 
12.SALIDAS 
(Productos / 
Servicios) 
13.CLIENTE 
Proceso de Gestión 
Administrativa. 
 
Proceso de Desarrollo 
Humano. 
 
Proceso de 
Formación a Distancia 
en los Diferentes 
Ciclos Educativos. 
 
Proceso de Gestión 
Interinstitucional. 
 
Gestión Regional para 
el Desarrollo Social 
Educativo. 
Evidencias de las 
actividades 
relacionadas con la 
gestión ambiental. 
Mantener un repositorio 
de documentación de 
evidencias sobre las 
actividades, procesos y 
procedimientos. 
4 
Seguimiento y 
verificación de 
cumplimiento de los 
PGA e instructivos. 
V 
Procedimiento SEGUIMIENTO Y 
CONTROL OPERACIONAL DE LA 
GESTIÓN AMBIENTAL. 
 
Matriz de Variables de Información 
Institucional (MVII) y registro de 
indicadores de proceso. 
Líderes Zonales SGA. 
 
Líder Nacional SGA. 
 
Decano(a) ECAPMA. 
Revisiones periódicas 
por parte de los Líderes 
Zonales SGA. 
 
Socialización periódica 
de avancesde 
ejecución con el (la) 
decano(a) de la 
ECAPMA, Líderes 
Zonales SGA y Líder 
Nacional SGA. 
Registro periódico de 
acciones y variables de 
gestión ambiental. 
Proceso de Gestión 
Ambiental. 
 
Proceso de 
Mejoramiento Continuo 
de la Calidad. 
 
Proceso de Control 
Interno. 
 
Proceso de Dirección 
Estratégica. 
Proceso de Gestión 
Ambiental. 
Registro periódico de 
acciones y variables de 
gestión ambiental. 
 
Matriz de Variables de 
Información 
Institucional (MVII) y 
registro de indicadores 
de proceso. 
 
Resultados de 
instrumentos aplicados 
para medir el nivel de 
satisfacción. 
 
Peticiones, Quejas, 
Reclamos, Solicitudes y 
Felicitaciones (PQRSF) 
Revisión por el (la) 
decano(a) de la 
ECAPMA, Líderes 
Zonales SGA y Líder 
Nacional SGA. 
 
 
 5 
Identificación de 
oportunidades de 
mejora de la Gestión 
Ambiental. 
 
Formulación y 
aprobación de 
acciones de mejora de 
la Gestión Ambiental. 
 
Ejecutar acciones de 
mejora. 
A 
Sistema de Seguimiento y Monitoreo 
Administrativo (SSAM). 
 
Procedimiento de ACCIONES 
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y 
DE MEJORAMIENTO. 
 
Procedimiento de CONTROL DEL 
PRODUCTO Y SERVICIO NO 
CONFORME. 
 
Procedimiento de 
ASEGURAMIENTO DEL SISTEMA 
DE GESTIÓN DE CALIDAD. 
Líderes Zonales SGA. 
 
Líder Nacional SGA. 
 
Decano(a) ECAPMA. 
 
Procesos, unidades y 
funcionarios que tengan 
responsabilidad en la 
ejecución las acciones de 
mejora. 
 
Socialización periódica 
de avances en el 
Comité Técnico de GI y 
MECI. 
 
Aprobación de 
acciones de mejora a la 
gestión ambiental por 
parte la Gerencia de 
Calidad y Mejoramiento 
Universitario (GCMU). 
Informes Trimestrales 
de Gestión (ITG) del 
proceso de Gestión 
Ambiental. 
Proceso de Gestión 
Ambiental. 
 
Proceso de 
Mejoramiento Continuo 
de la Calidad. 
 
Proceso de Control 
Interno. 
 
 
 
 
 
 
FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 
 
NORMATIVIDAD RELACIONADA AL PROCESO 
(ENTRADAS QUE REGULAN) 
14. Nº Y FECHA DE APROBACIÓN DEL NORMA 15. DESCRIPCIÓN DE LA NORMA 
Acuerdo 006 del 05 de Octubre de 2006 Por el cual se expide el Estatuto Organizacional de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) 
Resolución 02861 del 06 de Octubre de 2010 Por la cual se modifica la Resolución 0636 de 2008, y se dictan nuevas disposiciones en materia ambiental. 
Resolución 003943 del 03 de Noviembre de 2011 Por la cual se conforma el Comité Técnico de Gestión Integral y MECI de la UNAD. 
Acuerdo 0015 del 30 de Marzo de 2012 Por el cual se modifica el Estatuto General de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). 
 
 
 16. ELABORADO POR: 17. REVISADO POR: 
18. VERSIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD MEDIANTE EL CUAL FUE 
ADOPTADO: 
NOMBRE María Priscila Rey Luigi Humberto López Guzmán Manual de Calidad Versión 010-22-09-2012 
CARGO 
Decana Escuela de Ciencias 
Agrícolas, Pecuarias y del Medio 
Ambiente 
Gerente de Calidad y Mejoramiento 
Universitario 
19. DOCUMENTO POR EL CUAL FUE APROBADA LA VERSIÓN DEL 
MANUAL DE CALIDAD MENCIONADA: 
UNIDAD 
Escuela de Ciencias Agrícolas, 
Pecuarias y del Medio Ambiente 
Gerencia de Calidad y Mejoramiento 
Universitario 
Acta del Comité Técnico de Gestión Integral del 18 de 
Septiembre de 2012