TE-RLA-HuertasPachecoOscarMateo-2017

Vista previa del material en texto

1 
 
 
PARÁMETROS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN 
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA PYMES EN COLOMBIA 
 
 
OSCAR MATEO HUERTAS PACHECO 
DIANA CAROLINA PERICO ROLDAN 
 
 
 
TUTOR 
WILDER HERNANDEZ 
 
 
 
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS 
SEDE VIRTUAL Y A DISTANCIA 
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES 
ESPECIALIZACIONES 
BOGOTÁ D.C. 
2017 
 
 2 
 
 
 
 
PARÁMETROS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN 
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA PYMES EN COLOMBIA 
 
 
 
OSCAR MATEO HUERTAS PACHECO 
DIANA CAROLINA PERICO ROLDAN 
 
 
TUTOR 
WILDER HERNANDEZ 
 
 
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS 
SEDE VIRTUAL Y A DISTANCIA 
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES 
ESPECIALIZACIONES 
BOGOTÁ D.C. 
2017 
 3 
 
 
 
Dedicatoria 
 
 
 
 
Al multiverso. Oscar Mateo Huertas. 
 
 
 
 
Dedico este trabajo de grado a todos aquellos emprendedores, que, con sus grandes ideas, 
buscan salir adelante en sus vidas y sus sueños. 
A todos aquellos a los que la vida les da entusiasmo a pesar de las circunstancias. 
A mi esposo e hijos, mi mejor proyecto. Diana Carolina Perico Roldan. 
 
 
 
 
 
 
 4 
 
 
Agradecimientos 
 
 
Al multiverso. Oscar Mateo Huertas. 
 
 
 
Quiero agradecer a Dios y la vida, que me permitieron este lugar y este ahora, para aprender y 
dar lo mejor de mí. 
A mi familia por ser mi sustento de vida, mi soporte y mi aliciente, mi esposo, mis hijos y mis 
padres. Diana Carolina Perico Roldan. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 5 
 
 
Contenido 
 
Contenido ............................................................................................................................ v 
Introducción ........................................................................................................................ 1 
1. Problema ...................................................................................................................... 2 
2. Formulación del problema.……………….………………………………………..5 
3. OBJETIVOS ................................................................................................................ 5 
3.1 Objetivogeneral……………………………………………………………………..5 
3.2 Objetivos específicos………………………………………………………………..5 
4. Justificación ................................................................................................................. 6 
5. Marco de referencia………………………………………………………………...…12 
 5.1 Estado del arte...………………………………………………………………16 
 5.2 Marco teorico………………………………………………………………...19 
 5.3 Marco legal……..…………………………………………………………….27 
6. Metodología ............................................................................................................... 21 
 6.1 Tipo de estudio……………………………………………………………….28 
 6.2 Criterios de inclusión y de exclusión……………………………………...…29 
 6.3 Instrumento………………………………………………………………..…29 
 6.4 Procedimiento ……………………………………………………………….29 
 6.5 Análisis de la información……………………..…………………………….30 
 6.6 Consideraciones éticas…………………………………………………….....30 
 6.7 Presupuesto…………………………………………………………………..31 
7. Resultados……………………………………………………………………...……...32 
 7.1 Resultados búsqueda de artículos……………………………………………32 
 7.2 Análisis y definición de los parámetros……………………………...……....39 
 7.3 Lista de chequeo……………………………………………………………..45 
8. Conclusiones………………………………………………………………………….65 
9. Recomendaciones…………………………………………………………………… 66 
10. Bibliografía………………………………………………………………………62 
11. Anexos………………………………………………………………………………65 
 
 
 
 
 
 6 
 
 
Tablas 
Tabla 1. Marco legal 
Tabla 2. Presupuesto 
Tabla 3. Resultado búsqueda de artículos 
Tabla 4. Lista de Chequeo 
 7 
 
 
Resumen 
 
Nos encontramos en un mundo de constantes cambios y el sistema de seguridad y salud 
en el trabajo no es la excepción, las empresas buscan ser cada vez más competitivas frente a las 
demás lo que hace que los cambios en cuanto a la parte normativa se vuelvan cada vez más 
exigentes con las empresas en cuanto a la parte de responsabilidad social y legal, que tiene como 
objetivo preservar, conservar y mejorar la salud de los trabajadores, no solo en el entorno 
interno sino también externo que busca brindar satisfacción a los clientes, preservar el medio 
ambiente, eliminando y controlando los riesgos para la salud provenientes de las actividades que 
se desarrollan a diario. 
 
Lo que se pretende con la implementación de un sistema documental en seguridad y salud 
en el trabajo es minimizar el número de riesgos, mitigar los impactos ambientales negativos y las 
no conformidades presentadas por los clientes. 
 
 En conclusión, la seguridad y la salud en el trabajo es una disciplina que trata la 
prevención de las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, de la protección y 
promoción de la salud de los trabajadores., que tiene como objetivo mejorar las condiciones y el 
medio ambiente de trabajo, velando por el bienestar social, mental y físico de cada uno de los 
trabajadores. 
 
 
 1 
Introducción 
 
 Se ha identificado que las Pymes constituyen un grupo muy importante en la economía de 
Colombia, pues se han venido afianzando en sus aportes al PIB, representando una gran 
capacidad en el crecimiento económico y profesional del país. 
No obstante, estas empresas cuentan con diferentes debilidades y obstáculos que llevan a una 
mortalidad del 70 % en el primer año de su fundación, las causas más comunes para llegar a este 
resultado son principalmente la mala proyección, la organización informal y la administración 
empírica. (Montoya Alexandra, 2010) 
Muchas veces los empresarios no reconocen la importancia de una adecuada administración y se 
hacen a cargo de las responsabilidades, procesos y labores según el conocimiento que han 
conseguido con la práctica. 
Indiscutiblemente la gestión documental y la administración de una empresa van de la mano. La 
mayoría de pequeñas empresas no tienen conocimiento en gestión documental, por lo tanto, 
existe una oportunidad de dar a conocer a estos empresarios una herramienta que contribuya a 
una adecuada gestión documental, y que contribuya al mismo tiempo a aportar indicadores 
claros, justos y en el momento preciso para tomar decisiones correctivas ante cualquier situación 
no deseada, en favor de la administración en general. 
 
Parte de una buena administración es la implementación de un sistema de gestión de seguridad y 
salud en el trabajo (SG-STT), pues busca velar por el bienestar social, mental y físico de cada 
uno de los trabajadores, con compromiso de ambas partes, ya que “El mejor empleador es el que 
 2 
invierte en prevención y el mejor trabajador es el que siempre se cuida en su labor”. (Ministerio 
del Trabajo, 2014). 
 
La ley 100 de 1993 estableció el Sistema General de Riesgos Profesionales que desde entonces 
ha tenido actualizaciones, la última, en la Ley 1562 del 11 de julio de 2012, que modificó el 
Sistema, hacia los Riesgos Laborales, define que su principal objetivo es proteger, conservar y 
mejorar la salud de las personas en su entorno laboral. 
 
Como resultado de esta investigación se presentan los parámetros necesarios para el manejo de la 
información del SG-SST para pymes en Colombia que contribuyen a la administración 
documental y brindan las herramientas necesarias para dar cumplimiento a los requisitos 
exigidos por la legislación colombiana en este aspecto. 
 
Esto constituiría una parte inicial para en un futuro poder ofrecer una opción económicamente 
viable a través de la comercialización de un software para facilitar a las Pymes el cumplimiento 
en la normatividad legal a través del manejo de documentación en la implementación del sistema 
de seguridad y salud en el trabajo, para así realizar el ciclo PHVA que exige la ley y además 
ofrecer guías, actividades, y capacitaciones que permitan su fácil y adecuado uso. 
 
1.Problema 
 
 La mayor parte de las PYMES de acuerdo a las últimas cifras del Ministerio de 
Comercio, Industria y turismo y ConfeCámaras, resaltan que en el país 94.7% de las empresas 
registradas son microempresas. A corte del primer trimestre de 2016 había en el país un total de 
 3 
2’518.181 matrículas activas que corresponden a las Mi pymes. De este total, 1’561.733 registros 
mercantiles son de personas naturales y 979.220 de sociedades. (Echeverry J. , 2015) 
 
Este tipo de empresas en lo que a seguridad y salud en el trabajo respecta, también están 
obligadas a cumplir el decreto 1072 del 2015, junto con el anexo de la resolución 1111 de 2017, 
en el que se establece que todas las empresas tienen la responsabilidad, sin importar tamaño y 
número de colaboradores a tener un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 
 
Según el ministerio de trabajo a partir del 1° de junio del presente año tanto empresas privadas 
como públicas deben iniciar su implementación el cual incluye cinco fases: evaluación inicial, 
plan de mejoramiento, ejecución, seguimiento y plan de mejora, e inspección, vigilancia y 
control. 
 
Esto aumenta la producción documental de las empresas y si se tiene en cuenta la nueva legislación 
con sus constantes reformas, si hay una inadecuada administración de los documentos, aumentará 
la necesidad de regular las actividades precisas para el control y la apropiada administración 
documental. (Zeballos, 2013) 
 
Además, según información presentada por las administradoras de riesgos laborales, actualmente 
no existe un adecuado desarrollo en la ejecución del sistema de seguridad y salud en el trabajo y 
tampoco una correcta manipulación de documentos que faciliten y favorezcan el análisis de cada 
caso, que permita tener un control contundente a la hora de verificar los resultados sobre el 
cumplimiento de los objetivos en seguridad y salud en el trabajo. (Loaiza, 2016) 
 4 
 
Esto se dificulta por la falta de políticas, la reforma constante de la norma, el poco tiempo que 
lleva la nueva legislación, la incorporación de personal no apto, la falta de una cultura de archivo 
y la poca importancia que se le da aún a la seguridad y la salud en el trabajo (SST). (Sanchez, 
2016) 
 
Debido a que la normatividad les aplica a todas la MiPymes, el Ministerio de Trabajo sin eximirles 
su responsabilidad en la implementación de un sistema de seguridad y salud en el trabajo, les 
facilitó la Guía del SG-SST a través del Decreto 171 de 2016, sin embargo, a hoy muchos 
empresarios no han contado con el apoyo suficiente por parte de sus ARL, ni cuentan con recursos 
suficientes para implementar un SG-SST. (Quintero, 2016) 
 
A pesar de esta exigencia, algunos empleadores apenas prestan atención a esto por falta de 
conocimiento creyendo que su actividad económica no presenta ningún tipo de riesgo para sus 
empleados, el acompañamiento de las ARL ha sido mínimo para apoyar a las pequeñas empresas 
y muchos no tienen claras las herramientas para la implementación documental del SG-SST. 
 
De acuerdo a un trabajo de grado realizado por Nathaly Cuellar de la Universidad Militar Nueva 
Granada, en donde se analizan las falencias de las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) 
para las Pyme y las empresas micro en temas de prevención de riesgos laborales no existe 
acompañamiento. De 50 Pymes que se tuvieron en cuenta en su estudio, el 80% nunca ha 
recibido asesoría en riesgos laborales y el 20% restante, recibieron acompañamiento en caso de 
un siniestro fatal o accidente grave. (Cuellar, 2017). 
 5 
 
De acuerdo con esta información, este proyecto de grado se enfoca en determinar los parámetros 
para la implementación documental que permita una correcta estructuración del SG-STT en 
pequeñas empresas, ayudando a disminuir el riesgo de incumplir la normatividad ante un posible 
accidente de trabajo cuyas consecuencias serían funestas para sus economías por las sanciones y 
multas que en caso de incumplimiento tendrían que pagar, según criterios del decreto 1072 de 
2015. 
 
2. Formulación del problema 
 
Pregunta: ¿Cuáles son los parámetros se deben tener para la gestión documental necesaria en 
el sistema de seguridad y salud en el trabajo, para las PYMES en COLOMBIA? 
 
3. Objetivos 
 
3.1 Objetivo general 
 Identificar los parámetros para el manejo de la documentación en la implementación del 
sistema de gestión de seguridad y salud en el Trabajo, para Pymes en Colombia 
 
3.2 Objetivos específicos 
 
• Identificar las dificultades de las MIPYMES, de acuerdo con la literatura científica, para 
aplicar un proceso de gestión documental en el Sistema de gestión de seguridad y salud 
en el trabajo. 
 6 
• Determinar los parámetros de interés para la documentación del sistema de seguridad y 
salud en el trabajo, enfocándose en los requerimientos de las Pymes, con el análisis de la 
información identificada. 
 
 
 
4. Justificación 
 
 La razón de ser de este trabajo de grado consiste en apoyar al gremio de las Pymes, 
tomando las bases teóricas que faciliten la implementación del esquema documental requerido 
para el sistema de seguridad y salud en el trabajo debido a que ellas por su tamaño muchas veces 
no cuentan con el personal que pueda apoyarles en esta actividad, no pueden tener un pasante 
debido a que algunas no cuentan con el número de personas ni de aportes para solicitarla ante el 
SENA, y muchas no cuentan con la información, el recurso o la intención de contratar a una 
persona con el conocimiento para la implementación obligatoria del sistema de seguridad y salud 
en el trabajo. 
 
Según María del Pilar Muñoz, consultora en gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo 
es importante resaltar que los trabajadores de las Pymes se enfrentan a mayores riesgos que las 
empresas más grandes, y que estas tienen más dificultades para controlar los riesgos, debido al 
tipo de estructura y organización del trabajo, la disposición de recursos económicos, la 
diversidad y flexibilidad empresarial, el conocimiento y el alcance de las normas legales, las 
actitudes y competencias de los propietarios y los trabajadores de este tipo de empresas. Tales 
características hacen aún más difícil para las Pymes la creación y el mantenimiento de un 
entorno de trabajo saludable y seguro. (Muñoz, 2016) 
 7 
Las consecuencias de un incidente grave de seguridad y salud en el trabajo pueden ser críticas para 
una pequeña empresa, debido a que: 
• Es más difícil recuperarse de cualquier incidente de SST para las micros y pequeñas 
empresas. 
• Los trabajadores clave no pueden sustituirse con facilidad o rapidez 
• Las interrupciones breves de la actividad productiva pueden derivar en pérdida de clientes 
y de contratos importantes. 
• Un incidente grave puede conducir al cierre de la empresa debido a los costos directos de 
la gestión del incidente o la pérdida de contratos y/o clientes. (Muñoz, 2016) 
Todas las Organizaciones deben ser conscientes que los nuevos contextos laborales demandan 
prever el riesgo basándose en la anticipación, la evaluación y el análisis de las consecuencias, 
más allá del solo cumplimiento de las normas. (SURA, 2008). 
 
El propósito principal del trabajo, consiste en brindar las bases teóricas o fundamentos para el 
diseño de una herramienta amigable y fácil de entender para todo público, para que se les facilite 
a las Pymes, el manejo de la documentación del SG-SST. 
 
El aporte social que pretende este proyecto va enfocado a que cualquier tipo de empresa, por 
pequeña que parezca, pueda implementar un proceso documental del sistema de gestión de la 
información en seguridad y salud en el trabajo, en donde se garantice que se cumplen los 
lineamientos para preservar la salud de todos los que trabajan allí y se cumplen los 
 
 8 
 
requerimientos legales. La razón social que impulsó a escoger este tema es podergenerar aportes 
a la mejora continua de las empresas, especialmente en lo que tiene que ver con el bienestar de 
sus trabajadores, pues una adecuada gerencia documental aporta a la gestión que requiere el 
proceso para prevenir y minimizar los riesgos laborales evitando repercusiones mayores en la 
empresa como bajas en la productividad por accidentes y enfermedades laborales. 
 
Como especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo, el desarrollo de este proyecto significa la 
oportunidad de aplicar conocimientos, y diseñar nuevas técnicas que pueden ayudar a las 
empresas, ya que una Pyme con un accidente grave o mortal, tiene el 90% de probabilidades de 
cerrar. (Del Prado, 2017) 
 
La implementación de los SG-STT, contribuyen, además, en el aumento de la competitividad de 
estas empresas, pero siempre ha sido impulsada casi que exclusivamente por el establecimiento 
de regulaciones gubernamentales y por la presión de organizaciones sindicales, más que por ser 
vista como un valor intangible que en el tiempo influye mucho en la sostenibilidad de la 
empresa. Las multas que puede tener en caso de siniestros a este respecto pueden perfectamente 
acabar a una empresa del perfil de una Pyme. (Viloria, 2011) 
 
A parte de los requerimientos legales, existen diversos motivos por los cuales las Pymes pueden 
implementar un SG-STT, y que son de gran beneficio para alcanzar la competitividad, en primer 
lugar, se puede decir que ayuda a reducir costos al manejar la seguridad y salud como un 
 9 
sistema, además que puede contribuir al aumento de la productividad en los trabajadores al 
sentirse motivados por las condiciones de trabajo que la empresa le ofrece. (Navarrete, 2013). 
 
Como dice Jesús Cabañas responsable de marketing IP de Fujitsu“A la hora de implementar un 
sistema de gestión documental, el principal elemento que se apoya la Pyme es el ahorro de costes 
y la eficiencia. Las Pymes quieren ser más rentables y la gestión documental puede ayudarles”. 
 
5. Marco de referencia 
5.1 Estado del arte 
 
 Se tuvo como punto de partida una revisión de la literatura científica existente en 
este tema, realizando una revisión bibliográfica en las bases de datos scielo, scopus, que 
complementó la referencia central de los lineamientos del Ministerio trabajo relacionados con el 
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 
 
Se hace mención a la investigación realizada por carrillo l. nieves p. Jiménez e. titulada: 
Requisitos para la implementación de la norma NTC-OHSAS 18001en las pymes. en donde se 
expresa que “lograr que una PYMES tenga un sistema de gestión en seguridad y salud del trabajo 
es una necesidad para las empresas y no una simple implementación de cumplimiento a las leyes, 
para potenciarse y para lograr prevenir en los empleados los riesgos laborales, mejorando las 
condiciones de trabajo, productividad, disminución del ausentismo, abandono laboral y la 
ganancia de la labor realizada se convierta en el desarrollo de todos los entes estatales, partiendo 
del trabajador, la entidad, el sector empresarial y el mismo Estado”. (Carrillo, 2013). 
 10 
 
Así mismo, Aguilar y Ramírez en su trabajo: Plan de negocio de gestión documental para las 
pymes en Colombia, hacen énfasis en que la necesidad de almacenar, procesar y consultar los 
documentos de una manera rápida y confiable, sin descuidar la calidad en los procesos dentro de 
las empresas, hace que la digitalización se vuelva cada vez más importante, sobre todo en las tipo 
pymes donde se tiende a quitarle importancia a la gestión documental. (Aguilar, 2012) 
 
De acuerdo al estudio realizado por la Universidad Tecnológica de Pereira Faculta de Ingeniería 
Industrial y la Universidad de Navarra División de Investigación IESE, en términos generales, se 
han identificado en los procesos de implementación de los Sistemas Integrados de Gestión de las 
Mi Pymes una serie de barreras, que actúan como fuerzas limitantes, las más relevantes son: 
recursos humanos, la motivación, aspectos organizacionales, asesorías, documentación y otros 
recursos (Echeverry A. , 2012). 
 
Hómez y López realizaron una investigación con la finalidad definir la documentación e 
implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo de una empresa metalmecánica 
colombiana, de acuerdo al decreto 1072 de 2015, donde concluyen que algunas de las Mi pymes 
colombianas cumplen estrictamente con el anterior programa de salud ocupacional, en tanto que 
otras ni siquiera lo hacen puesto que la seguridad y la salud ocupacional son términos 
relativamente nuevos, y las empresas difícilmente logran cumplir con las anteriores normas y se 
les dificulta pasar de un programa a un sistema de gestión. (Hómez, 2017). 
 
 11 
De acuerdo a un trabajo de grado realizado por Nathaly Cuellar de la Universidad Militar Nueva 
Granada, en donde se analizan las falencias de las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) 
para las Pyme y las empresas micro, en temas de prevención de riesgos laborales no existe 
acompañamiento; de 50 Pymes que se tuvieron en cuenta en su estudio, el 80% nunca ha 
recibido asesoría en riesgos laborales y el 20% restante, recibieron acompañamiento en caso de 
un siniestro fatal o accidente grave. (Cuellar, 2017). 
 
Gloria Morgan Torres vicepresidente de promoción y prevención de SEGUROS POSITIVA, en 
su artículo: Gestión de las PYME: “Una oportunidad responsable ante el Sistema de Seguridad y 
Salud en el Trabajo” recuerda que El Ministerio de Trabajo, por medio de la Dirección de 
Riesgos Laborales, publicó el Decreto 1443 de 2014 ahora Decreto único del sector Trabajo 
1072 de 2015, estableció en su Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, las disposiciones para la 
implementación del SG-SST. 
Lo anterior, con el fin de que los empleadores o contratantes desarrollen un proceso lógico y por 
etapas, basado en la mejora continua con el objetivo de gestionar los peligros y riesgos que 
puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo, pues las Mi Pymes son las mayores 
generadoras de nuevos empleos; sin embargo, tienen altos índices de fracaso organizacional 
como empresa naciente y enfrentan desafíos para proveer puestos de trabajo digno y de calidad. 
(Morgan, 2017) 
Los resultados de la investigación realizada por Carrillo, Nieves y Jiménez servirán como 
antecedente para plantear los parámetros actuales para el manejo de la información del sistema 
de gestión y seguridad en el trabajo para Mi Pymes en Colombia. 
 12 
 
Es claro hasta el momento que existen varias investigaciones nacionales que tratan el tema de la 
importancia de la gestión de documentos en empresas tipo pymes pero haciéndolo a nivel general 
y se encontró un estudio que lo hace a nivel específico para la implementación de la norma 
NTC-OHSAS 18001 en el 2007, cuando no existía la legislación actual para seguridad y salud en 
el trabajo, se hace necesario entonces aprovechar el conocimiento generado por investigaciones 
previas ya mencionadas para determinar, dentro de un sistema de gestión documental, cuáles 
deben ser los parámetros actuales para el manejo de la información del sistema de seguridad y 
salud en el trabajo para pymes en Colombia, que sean de utilidad para este tipo de empresas para 
adaptarse a cambios, autoevaluarse y mejorar procesos, con el fin de contribuir al mejoramiento 
de su competitividad. 
 
5.2 Marco Teórico 
 
Sistemas de Gestión documental 
La información es un recurso que es preciso gestionar de manera efectiva, al igual que los 
recursos financieros y humanos. Una gestión eficaz de los recursos de información es una 
condición básica para la buena gestión de las organizaciones a todo nivel, incluso para apoyar las 
actividades de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, a través de herramientas intuitivas y 
estructuradas, debidamente sustentadas en información seleccionada, tratada y conectada,lo que 
les permite adaptarse a cualquier tipo de organización, independientemente de sus tamaños y 
sector empresarial. (Nunes, 2011). 
 
 13 
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las 
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la administración de los 
documentos al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, 
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. (Congreso de la 
Republica, 2000). 
 
La Gestión Documental significa planeación, control, dirección, organización, entrenamiento, 
promoción y otras actividades que involucran la creación documental, su mantenimiento, uso y 
disposición en orden a archivar adecuada y apropiadamente la documentación, basándose en las 
políticas previamente establecidas. (Galeano, 2003). 
 
La Gestión Documental en el entorno pyme evidencia dos aspectos importantes: los objetivos 
que se proyecta conseguir y el ámbito de aplicación del proyecto. La definición de objetivos debe 
adecuarse a cada empresa, pero hay unos elementos básicos, descifrables y adaptables en todos 
los entornos. En general, un sistema de Gestión Documental pretende: a. Facilitar el trabajo de 
los funcionarios, cada persona sabrá que documentos tiene que guardar, cuanto, cómo y en 
donde, además, cada persona deberá saber recuperar los documentos en corto tiempo y cuando 
los requiera. b. Facilitar la información como medio de aprovechamiento del recurso, evitando 
así que se duplique dicha información, así mismo evitar copias innecesarias. c. Conservar la 
memoria de las empresas, para aprovechar la información contenida evitando empezar de ceros y 
hacer reprocesos. (Esteban, 2011). 
 
 14 
Para el desarrollo de este trabajo es muy importante tener muy en cuenta los conceptos básicos 
de Gestión Documental, que aporten para poder determinar las bases teóricas que faciliten la 
implementación del esquema documental requerido para el sistema de seguridad y salud en el 
trabajo. 
 
Riesgo laboral: Son los accidentes y enfermedades que puedan ocurrir con ocasión o como 
consecuencia del trabajo que desarrollan las personas. 
 
Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL): Es el conjunto de entidades públicas y 
privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores 
de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrir con ocasión o como 
consecuencia del trabajo. 
 
Enfermedad laboral: La Ley 1562 de 2012, la define como la enfermedad contraída como 
resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el 
cual se ha visto obligado a trabajar. 
 
Accidente de trabajo: La Ley 1562 de 2012, lo define como todo suceso repentino que 
sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión 
orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también 
accidente de trabajo, aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o 
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horario de 
trabajo. 
 15 
 
Acción correctiva: Acto realizado para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra 
situación no deseable. 
 
Acción de mejora: Actuación de optimización al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en 
el Trabajo para lograr mejoras, tanto en el desempeño de la organización sobre aspectos de 
seguridad y la salud como en el trabajo, de forma coherente con su política. 
 
Acción preventiva: Actuación que elimina o mitiga la(s) causa(s) de una no conformidad 
potencial, u otra situación potencial no deseable. 
 
Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la 
acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar 
pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como daños y pérdidas en los bienes, 
la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales. 
 
Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través 
de los siguientes pasos: 
 
Planificar: Procedimiento que permite encontrar qué cosas se están haciendo incorrectamente 
para establecer la mejor forma de hacerlo. 
Hacer: Implementación de las medidas planificadas. 
 16 
Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los 
resultados deseados. 
Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud 
de los trabajadores. 
 
Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el 
Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia. 
 
Eficacia: Capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. 
 
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 
 
Emergencia: Situación de peligro, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere 
de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores. 
 
Evaluación del riesgo: Proceso que permite determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de 
probabilidad de que dicho riesgo se concrete, y al nivel de severidad de las consecuencias de esa 
concreción. 
 
Matriz legal: Compilación de requisitos normativos exigibles a la empresa, acorde con las 
actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos 
normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el 
Trabajo (SG-SST). 
 17 
Mejora continua: Proceso recurrente de optimización al Sistema de Gestión de la Seguridad y 
Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño dentro de este campo, de forma 
coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la organización. 
 
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en 
los equipos o en las instalaciones. 
 
Sistema de información: Conjunto de partes que se interrelacionan con el fin de administrar 
datos e información, organizarlos y prepararlos para su posterior uso. 
 
Mi Pymes en Colombia: 
 
Según el Dane, las Mis pymes generan alrededor de 67% del empleo y aportan 28% del Producto 
Interno Bruto (PIB). 
Las micro, pequeñas y medianas empresas son fundamentales para el sistema productivo 
colombiano, como lo demuestra el hecho de que, según el Registro Único Empresarial y Social 
(Rues), en el país 94,7% de las empresas registradas son microempresas y 4,9% pequeñas y 
medianas. (Domínguez, 2015) 
La frecuencia de accidentes y enfermedades laborales en las micro y pequeñas empresas es un 
20% más alta que en las medianas, y un 40% superior que en las grandes; más del 62% de las 
Pymes son de carácter familiar, aunque un 23% de estas tiene gerencia independiente. La 
productividad de las Pymes está entre un 25% y un 50% relativa a las grandes empresas 
(CEPAL, 2016). 
 18 
En Colombia el sector empresarial está clasificado en micro, pequeñas, medianas y grandes 
empresas, esta clasificación está reglamentada en la Ley 590 de 2000 y sus modificaciones 
(Congreso de la Republica, 2004), conocida como la Ley Pymes. 
En el Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) de Colombia se encuentran inscritas 725.160 
empresas, de las cuales 622.714 son Pyme (86%) de acuerdo a su tamaño a corte de 2016. 
Las mayores dificultades que enfrentan las Mi pymes en los procesos de implementación de los 
sistemas integrados de gestión son las relacionadas con el recurso humano, tecnológico y 
financiero: (Echeverry A. , 2012) 
Recursos Humanos: La falta de disponibilidad de tiempo del personal: En las organizaciones se 
presenta esta barrera debido a la falta de tiempo requerido alproceso de implementación por 
parte del personal debido a que tienen un sin número de funciones, y por consiguiente las labores 
relacionadas con los sistemas integrados se realizarían por cumplir, sin la dedicación y calidad 
que requieren. 
Falta de compromiso del personal: La ausencia del compromiso y participación por parte del 
personal no permite mantener una comunicación fluida, lo cual hace que desconozca las razones 
y motivos de los cambios en los procesos, desvinculación de las decisiones fundamentales que 
involucran elementos para la mejora continua. Lo anterior se convierte en una barrera debido a 
que la comunicación es indispensable en la implementación de los sistemas teniendo en cuenta 
que debe ser transversal a toda la organización. 
Recursos Económicos: Carencia de partidas presupuestales para su aplicación, implementar un 
sistema integrado requiere de ciertos egresos mínimos, en capacitación, entrenamiento, 
 19 
consultoría, para ello deben asignarse partidas en el presupuesto que permitan de una manera 
fluida hacer frente a mencionadas erogaciones, que deben ser consideradas como una inversión 
no como un gasto, lo cual para las Pymes se convierte en una dificultad por sus limitados 
recursos económicos. 
Recursos Tecnológicos: Carencia de buenos sistemas de información, seguimiento y control de 
resultados, implementar un nuevo sistema implica la necesidad de planear resultados que se 
esperan dentro de determinados plazos, por ello es fundamental obtener equipos adecuados para 
tal fin, para así contar con un sistema de información que en tiempo y con precisión logre 
monitorear los efectos del funcionamiento del sistema (resultado y sus desvíos) en las PYMES 
generarían falencias en la ejecución de la implementación de los sistemas integrados de gestión 
debido a alto nivel de complejidad. 
Desconocimientos técnicos, o conocimientos parcializados de las Normas: No capacitar y 
entrenar debidamente al personal de las PYMES en los distintos niveles de las organización, con 
propósitos claros en pro de los objetivos de la implementación de un sistema en el proceso de 
socialización de las normas, herramientas y métodos a aplicar, genera una barrera de dificultad 
debido a que da lugar a pérdidas de tiempo, desperdicio de recursos, malos entendidos y falta de 
resultados. 
Ausencia de liderazgo: Tomar conciencia de los cambios que genera la implementación de los 
Sistemas de gestión y la consecución en la mejora continua, conlleva a adoptar una decisión 
firme y prestar un apoyo sin restricciones, se hace necesario acompañarla de hechos y un fuerte 
liderazgo, que permita al personal de PYMES ver la decisión que tienen los directivos esta 
 20 
permitirá disminuir día a día los fallos, los costos, los plazos y aumentar el valor agregado a las 
organizaciones. 
5.3 Marco Legal 
Tabla 1. Normatividad legal Colombia SG-SST 
Ley 9 de 1979 
 
Congreso de la republica 
Código sanitario nacional para la 
protección del medio ambiente. 
Incluye la protección del medio 
ambiente, suministro de agua, 
alimentos, y salud del trabajador. 
 
Resolución 2844 
de 2007 
Ministerio de la Protección Social 
Por la cual se adoptan las guías de 
atención integral de salud ocupacional 
basadas en la evidencia. 
Decreto 1072 de 
2015 
Ministerio de trabajo y seguridad 
Social 
Es de obligatorio cumplimiento para 
todas las empresas y debe estar en la 
matriz legal e importante para la 
conservación de documentos. 
 
Resolución 2646 
de 2008, 
Ministerio de la Protección Social 
La resolución que reglamenta 
la evaluación de riesgo psicosocial 
 
Ley 1562 del 
2012, 
Ministerio de trabajo y seguridad 
Social 
Permite conocer y analizar todos los 
conceptos claros sobre seguridad y 
salud en el trabajo. 
 
Resolución 1401 
de 2007, 
Ministerio de la Protección Social 
Reglamenta la investigación de 
accidentes e incidentes de trabajo. 
 
Ley 1429 del 
2012 
Congreso de la Republica 
Tiene por objeto la formalización y 
la generación de empleo. 
 
https://safetya.co/riesgo-psicosocial-item-crucial-sg-sst/
 21 
Decreto 614 de 
1984 
Ministerio de Trabajo 
Se determina las bases para la 
organización y administración de la 
salud ocupacional en el país. 
Decreto 1530 de 
1996 
Diario Oficial 42864 
Accidentes de trabajo enfermedad 
profesional con muerte del 
trabajador. 
 
Resolución 156 de 
2005, 
Ministerio de Protección Social. 
Formatos de informe de accidentes 
de trabajo y de enfermedad 
profesional. 
 
Resolución 2013 
de 1986 
Ministerio de Trabajo Comité paritario salud ocupacional. 
Resolución 1111 
de 2017 
Ministerio de Trabajo 
Estándares mínimos de SGSST 
para empleadores y contratantes. 
Decreto 1607 de 
2002, 
Ministerio de Trabajo y Seguridad 
Social. 
Tabla de clasificación de 
actividades económicas. 
 
 
6. Metodología 
 
6.1 Tipo de estudio 
Revisión documental, que consiste en el análisis de la información escrita sobre un determinado 
tema, con el propósito de establecer relaciones, diferencias, etapas, posturas o estado actual del 
conocimiento respecto al tema objeto de estudio. (Bernal, 2016). Para este caso se pretende hacer 
un análisis de la información en la literatura científica, sobre los parámetros necesarios para el 
manejo documental en la implementación de un SG-SST para pymes en Colombia. 
 
Para llevar a cabo la revisión documental del presente estudio, se realizó la búsqueda de 
información en dos bases de datos, “Scielo y Scopus”. 
 22 
 
SciELO - Scientific Electronic Library Online - Es una biblioteca virtual para Latinoamérica, 
el Caribe, España y Portugal. Se desarrolla como una red, en dos campos: Colecciones regionales 
(SciELO Brasil, SciELO Chile, SciELO Cuba, SciELO Colombia, etc.), y Áreas temáticas 
(SciELO Salud Pública). 
Scopus es la base de datos de citas y resúmenes de mayor tamaño de SciVerse de Elsevier, un 
ecosistema científico vital que facilita la colaboración, premia la innovación y acelera el propio 
proceso de investigación. SciVerse integra el contenido de confianza y familiar de Scopus, las 
publicaciones revisadas por pares, los artículos de texto completo de SciVerse y ScienceDirect 
(según sus suscripciones) e Internet cuentan con aplicaciones innovadoras pues son desarrolladas 
por la comunidad enriqueciendo y ampliando el valor del contenido. 
 
6.2 Criterios de inclusión y de exclusión 
Se tomaron como criterios de inclusión artículos de investigación publicados en scopus y scielo 
que incluyeran en el resumen dos o más de los siguientes descriptores: pymes, documentación, 
sistemas de gestión, seguridad y salud en el trabajo. 
 
Se excluyeron documentos que no fueran considerados artículos científicos, y que no 
desarrollaran la temática de interés. 
 
6.3 Instrumento 
Una vez seleccionados los artículos, se procedió a hacer una lectura juiciosa de los mismos y se 
describieron aspectos formales de cada uno: aspectos formales (autor, tipo de material), asunto 
 23 
investigado, delimitación contextual, propósito del estudio, aspectos teóricos relacionados con 
seguridad y salud en el trabajo, enfoque y metodología. Se escogieron los artículos que 
enunciaron algún tema relacionado con seguridad y salud en el trabajo, documentación, y 
empresas tipo pymes. (Tabla No 3) 
 
6.4 Procedimiento 
Se desarrolló una revisión sistemática de la literatura publicada en el ámbito nacional e 
internacional en las bases de datos scielo y scopus. Se utilizaron las palabras clave en español : 
pymes, sistemas de gestión, seguridad y salud en el trabajo, en ingles smes, gestión systems, 
management. 
 
En scielo se realizaron dos ecuaciones de búsqueda: PYMES AND SISTEMAS DE GESTION, y 
PYMES AND SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 
En Scopus se realizaron también dos ecuaciones de búsqueda: PYMES AND GESTION AND 
SYSTEMS Y SMES AND GESTION SYSTEMS AND MANAGEMENTPosteriormente, se seleccionaron aquellas publicaciones que cumplieron con los criterios de 
inclusión: artículos de investigación en inglés o español que incluyeran en el resumen dos de los 
siguientes descriptores: pymes, documentación, sistemas de gestión, seguridad y salud en el 
trabajo. 
 
6.5 Análisis de la información 
 24 
Por último, se tomó la información recogida y se complementó con la referencia central de los 
lineamientos del Ministerio del trabajo sobre el sistema de gestión de seguridad y salud en el 
trabajo y con el fin de cumplir con los objetivos del presente estudio, se definieron las bases 
teóricas para facilitar la implementación del esquema documental requerido para el sistema de 
seguridad y salud en el trabajo en Colombia para empresa tipo pymes. 
 
6.6 Consideraciones Éticas 
El presente estudio se ajusta a los principios científicos y éticos que se rigen bajo la resolución 
8430 de 1993 por la cual se establecen las normas científicas, técnicas y administrativas para la 
investigación en salud, la cual según el artículo 11 lo incluye como investigación sin riesgos ya 
que aborda estudios que emplean técnicas y métodos de investigación documental retrospectivos 
y aquellos en los que no se realiza ninguna intervención o modificación intencionada de las 
variables biológicas, fisiológicas, sicológicas o sociales. Este estudio considera la: revisión de 
documentos correspondientes a la legislación colombiana y literatura científica. 
 
6.7 Presupuesto 
Tabla 2. Presupuesto proyecto parámetros para el manejo de la información del sistema de gestión 
de seguridad y salud en el trabajo para pymes en Colombia. 
 
PRESUPUESTO PROYECTO PARÁMETROS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE 
GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA PYMES EN COLOMBIA 
COD. Ítem Unidad Cantidad. Vr. Unitario Vr. Total en 
pesos 
1 GASTOS GENERALES (todas las 
etapas) 
 
1.1 ASESORÍA 
 25 
1.1.1 Asesoría al proyecto Meses 2.5 
3.600.000 
 
4.500.000 
1.1.2 Gastos de timbre y notaría Días 1 
30.000 
 
30.000 
1.1.3 Tiempo destinado al proyecto Meses 8 
150.000 
 
1.125.000 
1.2 GASTOS ADMINISTRATIVOS Y VARIOS 
1.2.1 Gasolina Vehículos Meses 8 
80.000 
 
1.280.000 
1.2.2 Equipos de Computo (Luz, 
depreciación) 
Meses 8 
45.000 
 
360.000 
1.2.3 Gastos de conexión a internet Meses 8 
30.000 
 
480.000 
1.2.4 Telefonía móvil Meses 8 
10.000 
 
160.000 
 TOTAL 
3.945.000 
 
7.935.000 
 
 
7. Resultados 
7.1 Resultados de la búsqueda de artículos 
Tabla 3. Articulos que cumplieron criterios de inclusión 
Autor Titulo Aspectos teóricos 
relacionados 
Arce Brenes, José Antonio; 
Méndez Arias, Arturo; Villegas 
Sánchez, Elizabeth. 
Desarrollo de un sistema integrado de 
gestión para micro, pequeñas y medianas 
empresas 
Sistema de gestión en 
pequeñas empresas 
Hernández Fernández, Lissette. Competencias esenciales y PYMEs 
familiares: Un modelo para el éxito 
empresarial 
Gestión de la información 
Medina-Quintero, José M.; 
Aguilar-Gámez, Perla E.. 
Administración y calidad de la 
información de los sistemas de 
información contable de las PYMES 
Gestión de la información 
 26 
Rodríguez, Omar Javier Solano; 
Erazo, Sandra Cristina Riascos; 
Aguilera Castro, 
Determinantes de los Planes Estratégicos 
de los Sistemas de Información en las 
Pymes colombianas: caso Santiago de 
Cali - Colombia 
Gestión de la información 
Duréndez, Antonio; Madrid-
Guijarro, Antonia; García-Pérez-
de-Lema, Domingo. 
Innovative culture, management control 
systems and performance in small and 
medium-sized Spanish family firms 
Sistemas de gestión 
Quijada, Nobel; Ortiz, Alexis. Gestión de seguridad y salud en el 
trabajo: aplicación en las Pymes 
industriales 
Sistemas de gestión en 
seguridad y salud en el trabajo 
Farfán Liévano, María Angélica. 
 
La contabilidad de direccionamiento 
estratégico como oportunidad de 
desarrollo empresarial en las Pymes 
Gestión de la información 
Vidal, Ángel. De patito feo a cisne: evolución para 
micro pymes en seguridad y salud laboral 
Sistemas de gestión en 
seguridad y salud en el trabajo 
Zumba-Zuniga, M.-F., Torres-
Pereira, G., Aguilar-
Campoverde, B., Martinez-
Fernandez 
Social media: A new tool for managing 
innovation in SMEs: Analysis in the 
service sector in the southern region of 
Ecuador 
Sistemas de gestión 
De La Camara, M., Saenz-
Marcilla, J., Arcilla-Cobian, M., 
Calvo-Manzano, J.A 
Security by design practices for IT 
projects management in SMEs 
Sistemas de gestión 
Hernández, A., Marulanda, C.E., 
López, M. 
Análisis de capacidades de gestión del 
conocimiento para la competitividad de 
PYMES en Colombia 
Gestión de la información 
Ortiz, A., Izquierdo, H., Monroy, 
C.R. 
Gestión Ambiental en Pymes Industriales Sistemas de gestión 
 27 
Rodríguez, L.F., Bermúdez, L.T. Relación gestión empresarial y 
competitividad en las pymes 
agroindustriales e industriales de la 
provincia de tundama, Colombia 
Sistemas de gestión 
Duréndez, A., Madrid-Guijarro, 
A., García-Pérez-de-Lema, D. 
Cultura innovadora, sistemas de control 
de gestión y rendimiento en las pymes 
familiares españolas 
Sistemas de gestión 
Suárez, J.L.G., Álvarez, A.M.A., 
Cabezas, Á.M. 
Metodología para el diseño e 
implantación de un sistema de 
información de gestión para pymes 
Gestión de la información 
 
A continuación, se hace la descripción de los estudios que cumplieron con los criterios del 
estudio: 
 
Arce Brenes, en su estudio “Desarrollo de un sistema integrado de gestión para micro, pequeñas 
y medianas empresas” propone un sistema integrado de gestión (SIG) para las micro, pequeñas y 
medianas empresas, el cual se estructura a partir de los requerimientos de la normativa INTE 01-
01-09:2013; el desarrollo de la propuesta se realizó a través de cinco etapas de investigación con 
el objetivo de llevar a cabo un diagnóstico de la situación, generar una herramienta de apoyo y 
validar el instrumento diseñado. En estas etapas se fijó como variables de análisis los apartados 
de la Norma INTE 01-01-09:2013 y sus requerimientos específicos; el estudio mostro como 
generar un modelo de gestión simplificado, hace que una pyme tenga más posibilidades de 
implementarlo y seguir cumpliéndolo en el largo plazo como el instrumento para su autogestión 
y mejora institucional. Concluye que el establecimiento de un SIG en una empresa clasificada 
como pyme constituye una difícil labor en vista de sus limitaciones en capital de trabajo y en 
 28 
tiempo; es por esto por lo que la los SIG permiten a estas empresas contar con una serie de 
instrumentos que faciliten su gestión, favorezca el ordenamiento de las actividades que en ella se 
realizan y permita controlarlas. 
 
Hernandez en su estudio, “Competencias esenciales y PYMEs familiares: Un modelo para el 
éxito empresarial “, plantea un modelo basado en las competencias esenciales para el éxito de las 
PYMEs familiares, entendiéndose por competencias esenciales al conjunto de características 
diferenciales o cualificaciones que posee un individuo, las cuales pueden ser de dos (2) tipos: las 
innatas, y las adquiridas, formadas o desarrolladas (también denominadas competencias de 
conocimiento). El diseño de investigación empleado fue no experimental de carácter 
bibliográfico o documental, con un tipo de estudio descriptivo. Para el desarrollo del modelo se 
emplearon los aportes teóricos de diversos autores, en relación con la gestión del conocimiento y 
como principal conclusión del estudio, se afirma que las competencias esenciales son las que 
soportan los procesos clave de la empresa, ya que generanvalor añadido, constituyendo la 
verdadera esencia de su éxito y competitividad. Además, hace énfasis que es necesario que las 
empresas incorporen la gestión del conocimiento para innovar mediante el manejo direccionado 
de procesos de conocimiento (identificar, compartir, generar, retener y aplicar conocimiento), 
formando al capital humano en gestión de la información y la documentación, en gestión de la 
innovación y el cambio, en gestión del aprendizaje organizacional, en diseño de herramientas 
digitales y en gestión de la comunicación. (Hernandez, 2014) 
 
Quijada en su artículo “Gestión de seguridad y salud en el trabajo: aplicación en las Pymes 
industriales” presenta el diseño y los resultados de la aplicación de un modelo para la evaluación 
 29 
y mejora de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo donde realizó una revisión minuciosa 
de la bibliografía existente sobre seguridad y salud y conformó un equipo de expertos, el cual 
diseñó un instrumento como sistema de evaluación, y aplicó dicho instrumento a un grupo de 
diecinueve (19) Pymes del sector metalmecánico, ubicadas en Ciudad Guayana, estado Bolívar, 
Venezuela, las cuales obtuvieron una calificación de 57 puntos en promedio, sobre una base de 
medición de 100, lo que evidenció la debilidad de los sistemas de gestión de seguridad y salud 
laboral en las Pymes objeto de estudio, lo que permitió concluir que existe poca voluntad de la 
dirección de las empresas Mi Pymes, para implantar un sistema de prevención, lo cual se 
manifiesta en la baja asignación de recursos para su desarrollo. Esto es debido a que las Pymes 
no han entendido suficientemente que la prevención de riesgos laborales, más allá de las 
exigencias legales, es también un camino determinante para mantener la productividad y la 
eficacia empresarial. (Quijada, 2010) 
 
Hernández y Marulanda en su estudio “Análisis de capacidades de gestión del conocimiento para 
la competitividad de PYMES en Colombia”, analizan las capacidades de gestión del 
conocimiento para la competitividad de Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) de Colombia, 
evaluando trecientas veintiuna empresas en relación al análisis organizacional, los procesos y las 
herramientas de tecnología de información y las comunicaciones, para gestionar conocimiento. 
Los resultados evidenciaron avances en los procesos para la gestión del conocimiento, pero muy 
pocos avances en el desarrollo organizacional y en el uso de tecnologías de la información y las 
comunicaciones para la gestión documental en las Mi Pymes. 
 
 30 
Rodríguez en su estudio “Determinantes de los Planes Estratégicos de los Sistemas de 
Información en las Pymes colombianas: caso Santiago de Cali – Colombia” tuvo como objetivo 
analizar los procesos de planeación estratégica de sistemas de información en 107 pymes 
registradas en la Cámara de Comercio de Cali hasta el año 2012. La investigación se centró en 
los modelos de gestión aplicados en la planeación estratégica de sistemas de información para el 
sector de las pymes. Los aportes y resultados obtenidos permitieron determinar si factores como 
el crecimiento, la toma de decisiones, la alineación estratégica, tienen alguna relación con la 
implementación de planes estratégicos de sistemas de información en las pymes; a la vez, aportar 
elementos conceptuales dentro del proyecto macro que tiene como propósito estructurar una 
propuesta de control interno informático a partir de la definición de índices de satisfacción y de 
gestión documental como herramientas de evaluación. Este trabajo contrasta el desempeño de las 
Mi Pyme que adelantan grandes inversiones tecnológicas, producto de una planeación adecuada 
de los sistemas de información, con aquellas que no lo hacen. Las My Pymes que no llevan a 
cabo la implementación de un plan estratégico de sistemas de información tienen una posición 
tecnológica débil y son aquellas de menor tamaño. En este sentido, la alineación de los planes 
estratégicos de sistemas de información y de los planes estratégicos de la organización, permite 
estructurar estrategias competitivas para facilitar su implementación y su posterior evaluación. 
Se hace indispensable que éstas tengan claro el impacto y la relación costo / beneficio que puede 
representar para las organizaciones el uso e implementación de los sistemas de información. 
(Rodriguez, 2013) 
 
 31 
De la cámara en su estudio “Security by design (SbD) practices for IT projects management in 
SMEs” presenta los resultados de una investigación donde las prácticas de SbD se asignan a las 
prácticas, actividades y objetivos de control propuestos por los principales marcos y estándares 
que se ocupan de la gestión de proyectos de desarrollo de software a distintos niveles. Los 
resultados de la investigación muestran las principales contribuciones y carencias de estos 
marcos en la gestión de proyectos para el desarrollo de productos de software seguros. Además, 
en el entorno de las pymes, este estudio facilita a los profesionales de TI la implementación de 
prácticas, actividades y objetivos de control de seguridad, integrando diferentes marcos y 
estándares de gobernanza y gestión en proyectos de desarrollo de TI. Concluye que la aplicación 
de los marcos y estándares en el entorno de las PYMEs es compleja y costosa. En este sentido, se 
hace necesario para las PYMEs puedan contar con un marco genérico que facilite la gestión de 
proyectos para desarrollo seguro y su gestión documental, que aporte procesos, técnicas y 
medidas de evaluación para la validación de mejora de sus procesos de negocio. (De la Camara, 
2016) 
 
Suarez en su trabajo “Metodología para el diseño e implantación de un sistema de información 
de gestión para pymes” analiza cómo se debe implementar el sistema de información mediante 
una herramienta capaz de superar las garantías de éxito de la prueba de análisis de costo y 
beneficio en Mi Pymes. El estudio implementa el sistema de información utilizando una 
herramienta que puede pasar la prueba de "costo-beneficio" en este tipo de organizaciones. 
Concluye que el diseño de un sistema de información para cualquier tipo de organización debe 
permitir a sus usuarios operar de manera efectiva y eficiente. La efectividad significa conectar a 
la empresa con su entorno y ser el principal factor responsable de su éxito en el futuro. Eficiencia 
 32 
significa el desarrollo apropiado del rendimiento de las operaciones internas, mediante un uso 
adecuado y la combinación de los recursos disponibles. (Suarez, 1999) 
 
Además, las administraciones de los sistemas de control de gestión permiten a las compañías 
lograr mayor rendimiento organizacional. Por lo tanto, se convierten en un factor esencial para 
las empresas familiares, ya que proporcionan información esencial para el proceso de toma de 
decisiones. (Durendez, 2010) 
 
En síntesis, la revisión de los artículos nos muestra que un Sistema de Gestión documental, no 
está orientado necesariamente a grandes empresas, sino que puede ser adoptado por 
organizaciones como las My pimes, pues implementarlo, le permite a estas empresas tener una 
visión clara del proceso, asegura el trabajo sobre un contenido único, aportando seguridad para el 
cumplimiento a la normativa actual y permitiendo que todo el proceso pueda ser accesible y 
sencillo para la empresa, contribuyendo esto a aumentar su competitividad. 
 
7.2 Análisis y definición de los parámetros 
De acuerdo a los hallazgos de los resultados de la búsqueda en bases de datos y criterios de la 
normatividad legal vigente, se analizaron y definieron los parámetros para la gestión documental 
en Mi pymes en Colombia. 
 
PLANIFICACIÓN 
• Construcción del Panorama de Factores de riesgos. 
• Documentación de diagnósticos de condiciones de salud. 
 33 
• Diseño y divulgación de Política SST. 
• Diseño y divulgación del Reglamento en SST. 
• Diseño y divulgacióndel manual en SST. 
• Definición documentación y divulgación de los programas asociado a las metas y 
objetivos establecidos a la organización. 
• Apoyo en el diseño del cronograma de trabajo 
IMPLEMENTACIÓN 
• Documentación de funciones y responsabilidades en SST para cada uno de los cargos 
empresariales. 
• Formación y orientación para el COPASST. 
• Apoyo y acompañamiento en el plan de capacitaciones definido por la empresa. 
• Apoyo en las inducciones de ingreso. 
• Apoyo en la conformación y formación del COPASST. 
• Documentación y apoyo en las capacitaciones de la brigada de emergencias. 
VERIFICACIÓN 
• Investigación de accidentes e incidentes de trabajo de acuerdo a la Resolución 1401 de 
2007. 
• Seguimiento e inspección a las acciones de mejora. 
• Diseño de indicadores de gestión. 
• Diseño de informes gerenciales surgidos de las inspecciones, investigaciones y reportes 
de condiciones inseguras. 
AJUSTES 
 34 
• Apoyo en la construcción de presupuestos. 
• Documentación de ajustes necesarios. 
FORMACIÓN: 
• Uso de EPP 
• Inducciones de seguridad 
• Higiene Postural 
• Conservación auditiva, 
• Charlas de seguridad. 
• Manejo seguro de sustancias químicas. 
• Orden y aseo en lugares de trabajo. 
• Tareas de alto riesgo. 
Política: La política es la que establece un sentido general de dirección y fija los principios de 
acción para una organización. Determina los objetivos respecto a la responsabilidad y 
desempeño requeridos en toda organización. Demuestra el compromiso formal de una 
organización, particularmente el de su alta gerencia con la buena gestión de Seguridad y Salud en 
el trabajo. 
 
Planificación: en general consiste en establecer de una manera debidamente organizada: 
• Asignación de prioridades y plazos para los objetivos y metas establecidos. 
• Asignación de recursos y medios en relación a las responsabilidades definidas y a la 
coordinación e integración con los otros sistemas de gestión de la empresa. 
 35 
• Evaluación periódica de la obtención de los objetivos, mediante los canales de 
información establecidos al efecto y los indicadores representativos. 
• Implementación y operación: La implementación y operación dentro del sistema de 
gestión en seguridad y salud ocupacional incluye la definición de las funciones, 
responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempeña y verifica 
actividades que tengan efectos sobre los riesgos de las actividades, instalaciones y 
procesos de la organización; estas deben definirse, documentarse y comunicarse con el 
fin de facilitar la gestión de Seguridad y salud en el trabajo. 
• Informes sobre el desempeño del sistema de gestión de SST para revisión y como base 
para el mejoramiento del sistema. 
• Procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en cada una de las 
funciones y niveles pertinentes, tengan conocimiento de la importancia de la política, las 
consecuencias potenciales del desarrollo de su trabajo, sus funciones y responsabilidades 
y las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos 
especificados. 
 
• Procedimientos para asegurarse que la información pertinente sobre SG-SST se 
comunique a y desde los empleados y otras partes interesadas, y como realizar el control 
de los documentos referentes a la norma. 
• Elaboración del plan de emergencias para la empresa el cual debe permitirle estar 
preparados y poder responder ante una emergencia, en especial después de que ocurran 
accidentes. 
 36 
• Verificación y acción correctiva: Es aquí donde se establecen procedimientos para hacer 
seguimiento y medir regularmente el desempeño en SG-SST, definir la responsabilidad y 
autoridad con respecto a el manejo de la investigación de accidentes, incidentes y no 
conformidades, la aplicación, realización y confirmación de la efectividad de acciones 
correctivas y preventiva. 
• Procedimientos para la identificación mantenimiento y disposición de los registros de 
SG-SST. 
• Resultados de las auditorias y revisiones. 
• Revisión por la gerencia, Mecanismos de Rendición de cuentas 
• Es aquí donde la alta gerencia de la empresa debe revisar a intervalos definidos, el 
sistema de gestión de SG-SST para asegurar su adecuación y efectividad permanente. El 
proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se recoja la información necesaria 
que le permita a la gerencia llevara a cabo esta evaluación. 
 
Esta revisión debe ser documentada. La revisión por la gerencia debe contemplar la 
posible necesidad de cambiar la política, objetivos y otros elementos del sistema de 
gestión e SG-SST, teniendo en cuenta los resultados de la auditoria al sistema de gestión 
en SG-SST, las circunstancias cambiantes y el compromiso para lograr el mejoramiento 
continuo. 
• Mejoramiento continuo: Proceso para fortalecer al sistema, con el propósito de lograr un 
mejoramiento en el desempeño de SG-SST en concordancia con la política SG-SST de la 
organización. 
 
 37 
Figura No 1. Proceso de implementación del SG-SST 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Actualicese 
 
 
 
 
 
 
 38 
Tabla 4. Lista de chequeo para la documentación del sistema de gestión de seguridad y 
salud en el trabajo para pymes bajo el decreto 1072 
LISTA DE CHEQUEO PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE 
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA PYMES BAJO EL DECRETO 1072 
El objeto de la presente lista de chequeo es conocer el estado de documentación de la PYME en su Sistema 
de Gestión de Seguridad en el Trabajo, frente a los requisitos establecidos por el decreto 1072 de 2015, de 
obligatorio cumplimiento para todas las empresas sin importar el número de trabajadores o sus 
características. 
Siga las siguientes instrucciones para su correcto diligenciamiento: 
En la columna Documentos, marque la opción si dispone del documento especificado. 
En la casilla observaciones describa las oportunidades de mejora a las que haya lugar. 
Una vez finalice la revisión, se recomienda establecer un plan para cumplir con los documentos requeridos. 
Empresa 
 
Elaborado 
Por: 
Fecha: 
 
 
TIPO REQUERIMIENTO No. DOCUMENTO DISPONIBLE 
OPORTUNIDADES 
DE MEJORA 
R
EQ
U
ER
IM
IEN
TO
 D
EL 1
072
 
Cumplimiento 
general del decreto 
1072 hacia la 
implementación del 
SG-SST orientado 
en las directrices del 
obligatorio 
cumplimiento. 
Sanción de 6 a 20 
SMLV 
1 
Documento o manual del SG-
SST 
√ 
Artículo 2.2.4.6.16. 
Evaluación inicial 
del SG-SST define 
que deberá realizarse 
con el fin de 
identificar las 
prioridades en 
2 
Procedimiento de auto 
evaluación al SG-SST. 
√ 
 
 39 
seguridad y salud en 
el trabajo para 
establecer el plan de 
trabajo anual o 
actualizar el que se 
tenga. Parágrafo 2 la 
evaluación inicial 
debe estar 
documentada. 
Artículo 2.2.4.6.17 
Planificación del 
SG-SST está basada 
en la evaluación 
inicial. 
3 
Formato de Autoevaluación 
SG-SST. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.15 
Identificación de 
Peligros, Evaluación 
y valoración de los 
riesgos, indica que 
se debe aplicar una 
metodología que sea 
sistemática, que 
tenga alcance sobre 
todos los procesos y 
actividades que le 
perita identificar los 
peligros y evaluar 
los riesgos en 
seguridad y salud en 
el trabajo. Tambien 
define la 
actualización anual y 
cada vez que ocurra 
un accidente de 
trabajo mortal o un 
evento catastrófico 
en la empresa. 
4 
Procedimiento para la 
identificación de peligros, 
evaluación y valoración de 
riesgos. 
√ 
 
5 Matriz de peligros y riesgos. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.16. 
Evaluación inicial 
del SG-SST incluye 
la evaluación de las 
estadísticas de 
ATEL y en el 
parágrafo 1 que 
todos los 
empleadores deberán 
6 
Formato de registro estadístico 
ATEL y ausentismo. 
√ 
 
 40 
realizar la 
evaluación y análisis 
de estasde los dos 
(2) últimos años. 
Artículo 31. 
Revisión por la alta 
dirección, incluye 
tanto estadísticas de 
ATEL como de 
ausentismo. 
Artículo 2.2.4.6.12. 
Documentación que 
incluye la matriz 
legal actualizada que 
contemple las 
normas del Sistema 
General de Riesgos 
Laborales que le 
aplican a la empresa. 
7 Formato de Matriz Legal. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.12. 
Documentación, 
define dentro de los 
requisitos la 
presentación de los 
objetivos del SG-
SST. 
Artículo 2.2.4.6.17. 
Planificación del 
Sistema de Gestión 
de la Seguridad y 
Salud en el Trabajo, 
establece la 
necesidad de definir 
objetivos medibles y 
cuantificables al 
igual que 
indicadores. 
Artículo 2.2.4.6.18. 
Objetivos del 
sistema de gestión 
de la seguridad y 
salud en el Trabajo, 
establece sus 
caracteristicas. 
Artículos 2.2.4.6.22 
y 2.2.4.6.31 Definen 
8 
Objetivos 
Formato de seguimiento a 
objetivos e indicadores 
(Estructura, proceso, 
resultado). 
√ 
 41 
el seguimiento a los 
resultados de los 
indicadores. 
Artículo 2.2.4.6.19. 
Indicadores del 
sistema de gestión 
de la SST, establece 
sus caracteristicas. 
9 
Formato de ficha técnica de 
indicadores. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.12, 
Documentación, 
define dentro de los 
requisitos la 
presentación de la 
política del SG-SST, 
debe estar firmada 
por el empleador. 
10 
Política de Seguridad y Salud 
en el Trabajo. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.8. 
Obligaciones de los 
empleadores, define 
dentro de las 
mismas, la necesidad 
de un plan anual 
coherente para cada 
uno de los objetivos 
del SG-SST con 
metas, responsables, 
recursos y 
cronograma y es 
parte de la 
docuemntación, debe 
estar firmada por el 
empleador y 
responsable del SG-
SST. 
11 Plan de trabajo del SG-SST. 
√ 
 42 
Artículo 2.2.4.6.8. 
Obligaciones de los 
empleadores 
definición de 
recursos financieros, 
técnicos, físicos y 
humanos. Se debe 
verificar la 
disponibilidad y 
acceso a recursos 
dentro de los 
indicadores de 
estructura y su 
relación con los 
resultados obtenidos 
y las necesidades del 
SG-SST. 
12 
Formato de asignación de 
presupuesto y recursos. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.8. 
Obligaciones de los 
empleadores, 
asignación, 
comunicación y 
docuemntación de 
responsabilidades 
asignadas en SST 
para implementación 
y mejoramiento 
continuo a todos los 
níveles. 
Artículo 2.2.4.6.10. 
Define las 
responsabilidades de 
los trabajadores. 
Artículo 2.2.4.6.20. 
Indicadores de 
estructura. 
13 
Formato de asignación de 
responsabilidades o Manual de 
funciones. 
√ 
 43 
Artículo 2.2.4.6.12. 
Documentación, 
requisitos en los 
procesos de 
seguimiento en el 
informe diagnóstico 
de condiciones de 
salud de la empresa. 
Artículo 2.2.4.6.12. 
como parte del 
proceso de control 
documental el 
parágrafo 3 establece 
que se debe 
garantizar la 
confidencialidad de 
los documentos, 
acorde con la 
normatividad legal 
vigente, se debe 
contar con un 
consentimiento 
informado para 
examenes 
ocupacionales, 
manejo de historia 
clinica si hay médico 
en la empresa. 
14 
Informe diagnostico 
condiciones de salud/ 
profesiograma y exámenes 
periódicos. 
√ 
15 
Formato de consentimiento de 
custodia y reserva de historia 
clínica. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.25. 
Prevención, 
preparación y 
respuesta ante 
emergencias 
establece que el 
empleador debe 
identificar todas las 
amenazas que 
puedan afectar a la 
empresa y establecer 
su vulnerabilidad 
frente a estas 
igualmente establece 
que debe 
implementar un plan 
de prevención, 
preparación y 
16 
Plan de prevención, 
preparación y respuesta ante 
emergencias. √ 
17 
Formato de análisis de 
vulnerabilidad 
√ 
 44 
respuesta ante 
emergencias. 
Artículo 2.2.4.6.25. 
Prevención, 
preparación y 
respuesta ante 
emergencias 
establece en el 
numeral 5 que 
dentro del plan de 
emergencias se debe 
diseñar e 
implementar los 
procedimientos para 
prevenir y controlar 
las amenazas 
priorizadas o 
minimizar el 
impacto de las no 
prioritarias. 
18 Procedimiento documentado. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.25. 
Prevención, 
preparación y 
respuesta ante 
emergencias, 
establece en el 
numeral 10 que se 
deben realizar 
simulacros como 
minimo una (1) vez 
al año con la 
participación de los 
trabajadores. 
19 
Procedimiento para 
simulacros. 
Registros de Simulacros. 
√ 
 45 
Artículo 2.2.4.6.12. 
Documentación, 
establece dentro de 
los requisitos los 
programas de 
vigilancia 
epidemiológica de la 
salud de los 
trabajadores, 
incluidos los 
resultados de las 
mediciones 
ambientales y los 
perfiles de salud y de 
acuerdo con el 
análisis de las 
condiciones de salud 
y de trabajo y a los 
riesgos priorizados. 
Artículo 2.2.4.6.24. 
Medidas de 
prevención y 
control, incluye en el 
parágrafo 3 la 
obligación de 
implementar 
programas de 
vigilancia 
epidemiológica, con 
el proposito de 
identificar 
precozmente efectos 
hacia la salud 
derivados de los 
ambientes de trabajo 
y evaluar la eficacia 
de las medidas de 
prevención y 
control. 
20 
Programas de Vigilancia 
Epidemiológica. 
√ 
21 
Formatos asociados con los 
PVE, incluida la evaluación de 
puestos de trabajo. 
√ 
 46 
Artículo 2.2.4.6.1 
Objeto y campo de 
aplicación, define 
cobertura del SG-
SST sobre los 
trabajadores 
dependientes, 
contratistas, 
trabajadores 
cooperados y los 
trabajadores en 
misión e igualmente 
proveedores. 
Artículo 2.2.4.6.28 
Contratación, define 
que el empleador 
debe adoptar 
disposiciones que 
garanticen el 
cumplimiento de las 
normas de seguridad 
y salud en el trabajo 
por parte de 
proveedores, 
trabajadores 
dependientes, 
trabajadores 
cooperados, 
trabajadores en 
misión, contratistas 
y sus trabajadores o 
subcontratistas. 
22 Procedimiento de Contratistas 
√ 
Artículo 2.2.4.6.34 
Mejora Continua. 
Establece que el 
empleador debe 
identificar 
oportunidades de 
mejora a partir de los 
resultados de los 
programas de 
promoción y 
prevención. 
23 
Programas de promoción y 
prevención. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.24 
Medidas de 
prevención y 
24 
Formatos de permiso de 
trabajo. 
√ 
 47 
control, Controles 
administrativos, 
establece la 
necesidad de 
permisos de trabajo. 
Artículo 2.2.4.6.15 
Identificación de 
peligros, evaluación 
y valoración de los 
riesgos, se debe 
identificar y 
relacionar en el 
Sistema de Gestión 
de la Seguridad y 
Salud en el trabajo, 
los trabajadores que 
se dediquen en 
forma permanente a 
las actividades de 
alto riesgo a las que 
hace referencia el 
Decreto 2090 2003. 
25 
Formato de registro 
trabajadores actividades alto 
riesgo (Decreto 2090 2003). 
√ 
Obligaciones de los 
Empleadores define 
que el empleador 
debe garantizar la 
capacitación de los 
trabajadores en los 
aspectos de 
seguridad y salud en 
el trabajo según las 
características de la 
empresa y los 
riesgos. 
Artículo 2.2.4.6.10 
Responsabilidades 
de los trabajadores, 
establece su 
participación en las 
actividades de 
capacitación en 
seguridad y salud en 
el trabajo. 
Artículo 2.2.4.6.11 
Capacitación en 
seguridad y salud en 
26 
Programa de capacitación e 
Inducción. 
√ 
27 
Matriz de capacitación por 
cargo/ Trabajador. 
√ 
 48 
el trabajo SST. 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación, 
establece el 
programa de 
capacitación con 
registros de las 
actividades de 
capacitación. 
Artículo 2.2.4.6.11 
capacitación en 
seguridad y salud en 
el trabajo, especifica 
inducción a todo 
trabajador. 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación. 
Establece el 
programa de 
capacitación incluida 
inducción y 
reinducción con 
registros de las 
actividades. 
28 Formato de Inducción. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.22 
Indicadoresque 
evalúan el resultado 
del SG-SST incluye 
los resultados de los 
programas de 
rehabilitación al 
igual que en el 
Artículo 2.2.4.6.31 
Revisión por la alta 
dirección. 
29 
Programa de rehabilitación. 
Ficha de indicadores 
N/A 
Artículo 2.2.4.6.24 
Medidas de 
prevención y 
control, se deben 
realizar los 
mantenimientos a las 
instalaciones, 
equipos y 
herramientas de 
acuerdo con los 
informes de 
30 
Programas de mantenimientos. 
Formatos de mantenimiento. 
√ 
 49 
inspecciones y con 
sujeción a los 
manuales de uso. 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación 
incluye el registro de 
entrega de los 
protocolos de 
seguridad, de las 
fichas técnicas 
cuando aplique y 
demás instructivos 
internos de 
seguridad y salud en 
el trabajo. 
31 
Procedimiento de fichas 
técnicas. 
√ 
32 
Formato de registro de entrega 
de documentos de seguridad 
(protocolos y fichas). 
√ 
Artículo 2.2.4.6.26 
Gestión del cambio, 
se debe implementar 
un procedimiento 
para evaluar el 
impacto sobre el 
SST que pueden 
generar cambios 
externos e internos. 
Artículo 2.2.4.6.15 
Identificación de 
peligros, evaluación 
y valoración de los 
riesgos, define que 
debe ser 
documentada y 
actualizada cuando 
se presenten cambios 
en los procesos, en 
las instalaciones en 
la maquinaría o en 
los equipos. 
Artículo 2.2.4.6.16 
Evaluación inicial 
del SG-SST incluye 
en la identificación 
de peligros 
contemplar los 
33 
Procedimiento de gestión del 
cambio. 
Matriz de riesgos. 
Formato de evaluación inicial. 
√ 
 
 50 
cambios de 
procesos, 
instalaciones, 
equipos y 
maquinarias. 
Artículo 2.2.4.6.27 
Adquisiciones, se 
establece un 
procedimiento para 
garantizar que se 
identifiquen y 
evaluen en las 
especificaciones 
relativas a las 
compras o 
adquisiciones de 
productos y 
servicios, las 
disposiciones 
relacionadas con el 
cumplimiento del 
SG-SST. 
34 Procedimiento de compras. 
√ 
 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación, 
incluye los soportes 
de la selección, 
conformación del 
comité paritario de 
seguridad y salud en 
el trabajo. 
COPASST 
35 
Formato de elección y 
conformación del COPASST. 
Actas. 
√ 
 51 
Artículo 2.2.4.6.4 
Sistema de gestión 
de la Seguridad y 
Salud en el Trabajo, 
indica que el SG-
SST debe ser 
liderado e 
implementado por el 
empleador con la 
participación de los 
trabajadores y/o 
contratistas. 
Artículo 2.2.4.6.8 
Obligaciones de los 
empleadores, indica 
que se debe asegurar 
la adopción de 
medidas eficaces que 
garanticen la 
participación de 
todos los 
trabajadores. 
Artículo 2.2.4.6.30 
Alcance de la 
auditoria de 
cumplimiento del 
SG-SST, incluye la 
evaluación de la 
participación de los 
trabajadores. 
Artículo 2.2.4.6.31 
Revisión por la alta 
dirección, en esta se 
debe determinar si 
promueve la 
participación de los 
trabajadores. 
Artículo 2.2.4.6.16 
Evaluación inicial 
del SG-SST, define 
que se debe facilitar 
mecanismos para el 
autoreporte de 
condiciones de 
trabajo y de salud 
36 
Documento de participación 
de los trabajadores. 
√ 
37 
Formato de autoreporte de 
condiciones de trabajo y de 
salud. 
√ 
 52 
por parte de los 
trabajadores. 
Artículo 2.2.4.6.30 
Alcance de la 
auditoria de 
cumplimiento del 
SG-SST dentro de 
los temas incluye el 
mecanismo de 
comunicación de los 
contenidos a los 
trabajadores. 
Artículo 2.2.4.6.14 
Comunicación. El 
empleador debe 
establecer 
mecanismos de todo 
lo que concierne al 
SG-SST. 
38 
Plan/ Procedimientos/ 
mecanismos que faciliten el 
canal de comunicación. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.31 
Revisión por la alta 
dirección. 
Artículo 2.2.4.6.12 
documentación, 
incluye actas de sus 
reuniones de 
COPASST. 
39 
Documento de revisión por la 
Dirección. 
Formatos de actas de reunión. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.13 
Conservación de los 
documentos. 
Especifica que el 
empleador debe 
conservar los 
registros y 
documentos que 
soportan el Sistema 
de gestión de SST, 
de manera 
controlada y por el 
tiempo. 
40 
Procedimiento de retención, 
archivo y conservación de 
documentos. 
Listado maestro de 
documentos. 
√ 
 53 
Artículo 2.2.4.6.12 
documentación, 
establece las 
evidencias de las 
gestiones 
adelantadas para el 
control de los 
riesgos prioritarios. 
Artículo 2.2.4.6.21 
Indicadores que 
evalúan el proceso, 
incluye la ejecución 
de las diferentes 
acciones 
preventivas, 
correctivas y de 
mejora. 
Artículo 2.2.4.6.22 
Indicadores que 
evalúan el resultado 
del SG-SST incluye 
la evaluación de las 
acciones 
preventivas, 
correctivas y de 
mejora. 
41 
Formatos de seguimiento de 
plan de acción/ control de 
riesgos prioritarios/ 
oportunidades de mejora/ No 
conformidades. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.24 
Medidas de 
prevención y control 
incluye los equipos y 
elementos de 
protección personal 
que cumplan con las 
disposiciones legales 
vigentes y de 
acuerdo con la 
identificación de 
peligros y 
evaluación y 
valoración de los 
riesgos. 
42 
programa de elementos de 
protección personal (EPP). 
√ 
43 Matriz de EPP 
√ 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación, 
define dentro de los 
requisitos de entrega 
de equipos y 
44 
Formato de registro de entrega 
de EPP y equipos. 
√ 
 54 
elementos de 
protección personal. 
Artículo 2.2.4.6.24 
Medidas de 
prevención en 
controles 
administrativos, 
diseño e 
implementación de 
procedimientos y 
trabajos seguros. 
Artículo 2.2.4.6.2 
Definiciones en 
condiciones y medio 
ambiente de trabajo, 
incluye 
procedimientos para 
la utilización de los 
agentes químicos, 
físicos y biológicos. 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación 
incluye los 
procedimientos e 
instructivos internos 
de seguridad y salud 
en el trabajo. 
45 
Procedimiento para la 
implementación de protocolos 
de seguridad (Procedimientos 
e instructivos internos de 
seguridad) 
√ 
46 
Formato de análisis de trabajo 
seguro 
√ 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación 
incluye los reportes 
y las investigaciones 
de los incidentes, 
accidentes de trabajo 
y enfermedades 
laborales de acuerdo 
con la normatividad 
vigente. 
Artículo 2.2.4.6.21 
indicadores que 
evalúan el proceso 
del SG-SST, evalúan 
el cumplimiento de 
los procesos de 
reporte e 
investigación de los 
47 
Procedimiento de 
investigación de incidentes y 
ATEL. 
√ 
48 
Formato de investigación de 
incidentes y ATEL. 
√ 
 55 
incidentes y 
accidentes de 
trabajo. 
Artículo 2.2.4.6.29 
auditoria de 
cumplimiento del 
SG-SST, incluye el 
desarrollo de un 
programa de 
auditoria para 
verificar su 
cumplimiento. 
49 
Procedimiento de auditoria 
Formatos de auditoria 
√ 
Artículo 2.2.4.6.12 
Documentación, 
incluye los formatos 
de registros de las 
inspecciones a las 
instalaciones, 
máquinas o equipos 
ejecutadas. 
Artículo 2.2.4.6.2 
Inspecciones, define 
en condiciones y 
medio ambiente de 
trabajo, los 
elementos, agentes o 
factores que tienen 
influencia 
significativa en la 
generación de 
riesgos para la 
seguridad y salud de 
los trabajadores. 
50 Procedimiento de Inspecciones 
√ 
51 
Inspecciones a instalaciones/ 
máquinas y equipos. 
√ 
Artículo 2.2.4.6.15 
identificación de 
peligros, evaluación 
y valoración de 
riesgos, en el 
parágrafo 2 se 
establece que cuando 
en el proceso 
productivo, se 
involucren agentes 
potencialmente 
cancerígenos, 
deberán ser 
52 
Inventario de productos 
químicos y agentes 
cancerígenos. 
Fichas de seguridad. 
√ 
 56 
considerados como 
prioritarios 
independiente de su 
dosis o nivel de 
exposición. 
Artículo 2.2.4.6.34 
Mejora Continua 
Procedimiento 
recurrente de 
optimización del 
SG-SST para lograr 
mejoras en su 
desempeño. La alta 
dirección