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FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL (A-G-008) CODIGO: A-GA-008 VERSIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD: 010-22-09-2012 PÁGINAS: 1 de 5 1. RESPONSABLE Decano(a) Escuela de Ciencias Agrícolas, Pecuarias y del Medio Ambiente (ECAPMA). 2. OBJETIVO Establecer, documentar, implementar y verificar las medidas de prevención, minimización, corrección y compensación de los aspectos e impactos ambientales relacionados con las actividades realizadas por la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). 3. ALCANCE El proceso inicia con la identificación y valoración de los aspectos, impactos y emergencias ambientales relacionados con la Universidad y finaliza con la formulación y verificación de cumplimiento de las acciones necesarias para su prevención, minimización, corrección y compensación, de conformidad con lo establecido en los requisitos ambientales aplicables a la institución y su política ambiental. ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 4.PROVEEDOR 5.INSUMOS QUE SE TRANSFORMAN 6.CONTROLES REQUERIDOS N 7.ACTIVIDADES 8. P H V A 9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 10.RESPONSABLE 11.CONTROLES REQUERIDOS 12.SALIDAS (Productos / Servicios) 13.CLIENTE FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 4.PROVEEDOR 5.INSUMOS QUE SE TRANSFORMAN 6.CONTROLES REQUERIDOS N 7.ACTIVIDADES 8. P H V A 9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 10.RESPONSABLE 11.CONTROLES REQUERIDOS 12.SALIDAS (Productos / Servicios) 13.CLIENTE Proceso de Gestión Administrativa. Proceso de Desarrollo Humano. Proceso de Formación a Distancia en los Diferentes Ciclos Educativos. Proceso de Gestión Interinstitucional. Gestión Regional para el Desarrollo Social Educativo. Evidencias de las actividades relacionadas con los aspectos, impactos ambientales y riesgos ambientales de la Universidad. Mantener un repositorio de la documentación y evidencias sobre las actividades de cada proceso. Identificar las actividades relacionadas con los impactos y aspectos ambientales. Identificar las actividades relacionadas con los riesgos asociados a emergencias ambientales. Observaciones directas de las condiciones ambientales de la Universidad. 1 Levantamiento del Diagnóstico Ambiental. Identificación y priorización de impactos y aspectos ambientales. Identificación y priorización de riesgos asociados a emergencias ambientales. Formulación y aprobación de PGA e instructivos para el control de operaciones relacionadas con los impactos y aspectos ambientales. P Procedimiento de PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL. Líderes Zonales SGA. Facilitadores Ambientales. Socialización de los PGA con el (la) decano(a) de la ECAPMA, Líder Nacional SGA y Directores Zonales. Aprobación de PGA por parte del Comité Técnico de Gestión Integral (GI) y Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Programas de Gestión Ambiental (PGA). Proceso de Dirección Estratégica. Instructivos para el control de operaciones relacionadas con la gestión ambiental. Proceso de Gestión Administrativa. Proceso de Formación a Distancia en los Diferentes Ciclos Educativos. Proceso de Desarrollo Humano. Entidades oficiales (Ministerios, Corporaciones Autónomas Regionales, Secretarías, entre otras). Información geográfica, territorial, meteorológica, ambiental, etc. de las regiones donde la Universidad hace presencia. Comprobar que la información corresponda a datos actuales, mediante la consulta directa a las entidades oficiales. FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 4.PROVEEDOR 5.INSUMOS QUE SE TRANSFORMAN 6.CONTROLES REQUERIDOS N 7.ACTIVIDADES 8. P H V A 9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 10.RESPONSABLE 11.CONTROLES REQUERIDOS 12.SALIDAS (Productos / Servicios) 13.CLIENTE Entidades oficiales (Ministerios, Corporaciones Autónomas Regionales, Secretarías, entre otras). Normatividad ambiental vigente y aplicable a la UNAD. Comprobar que las normas ambientales se encuentren oficialmente aprobadas por las entidades competentes mediante la consulta a éstas o al diario oficial. Comprobar que las normas ambientales sean vigentes. 2 Identificación y verificación de cumplimiento de requisitos legales ambientales. P Procedimiento de IDENTIFICACIÓN Y VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES. Líderes Zonales SGA. Líder Nacional SGA. Verificación técnica por parte de Líderes Zonales SGA y Líder Nacional SGA. Socialización en el Comité Técnico de Gestión Integral (GI) y Modelo Estándar de Control Interno (MECI.) Matriz de requisitos legales ambientales. Proceso de Gestión Ambiental. Proceso de Control Interno. Proceso de Gestión Ambiental. PGA. Instructivos para el control de operaciones, relacionadas con la gestión ambiental. Matriz de requisitos legales ambientales. Aprobación por parte del Comité Técnico de Gestión Integral (GI) y Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 3 Establecer criterios necesarios para la gestión ambiental, en las obligaciones contractuales de los servicios realizados por algún tercero, asociados a los aspectos e impactos ambientales. Ejecutar las acciones establecidas en los PGA vigentes mediante los siguientes procedimientos establecidos para tal fin. Aplicar los instructivos establecidos para el control de operaciones relacionadas con la gestión ambiental. H Procedimiento de CONTRATACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS. Procedimiento de MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA. Procedimiento de CAPACITACIÓN DEL TALENTO HUMANO. Procedimiento de INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DEL PERSONAL. Procedimiento de COMUNICACIÓN EDUCATIVA A TRAVÉS DE MEDIOS TECNOLÓGICOS. Unidades y funcionarios responsables según lo establecido en los PGA. Aprobación por parte de las unidades líderes de los procedimientos que tramitan las solicitudes para la ejecución de PGA e instructivos. Documentos para el aseguramiento de la ejecución de PGA e instructivos (Planes de compras, Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Contratos de bienes y/o servicios, convenios, Plan Institucional de Capacitación (PIC), listas de verificación de operaciones, etc.). Proceso de Gestión Ambiental. FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 ENTRADAS DEL PROCESO DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO 4.PROVEEDOR 5.INSUMOS QUE SE TRANSFORMAN 6.CONTROLES REQUERIDOS N 7.ACTIVIDADES 8. P H V A 9.DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 10.RESPONSABLE 11.CONTROLES REQUERIDOS 12.SALIDAS (Productos / Servicios) 13.CLIENTE Proceso de Gestión Administrativa. Proceso de Desarrollo Humano. Proceso de Formación a Distancia en los Diferentes Ciclos Educativos. Proceso de Gestión Interinstitucional. Gestión Regional para el Desarrollo Social Educativo. Evidencias de las actividades relacionadas con la gestión ambiental. Mantener un repositorio de documentación de evidencias sobre las actividades, procesos y procedimientos. 4 Seguimiento y verificación de cumplimiento de los PGA e instructivos. V Procedimiento SEGUIMIENTO Y CONTROL OPERACIONAL DE LA GESTIÓN AMBIENTAL. Matriz de Variables de Información Institucional (MVII) y registro de indicadores de proceso. Líderes Zonales SGA. Líder Nacional SGA. Decano(a) ECAPMA. Revisiones periódicas por parte de los Líderes Zonales SGA. Socialización periódica de avancesde ejecución con el (la) decano(a) de la ECAPMA, Líderes Zonales SGA y Líder Nacional SGA. Registro periódico de acciones y variables de gestión ambiental. Proceso de Gestión Ambiental. Proceso de Mejoramiento Continuo de la Calidad. Proceso de Control Interno. Proceso de Dirección Estratégica. Proceso de Gestión Ambiental. Registro periódico de acciones y variables de gestión ambiental. Matriz de Variables de Información Institucional (MVII) y registro de indicadores de proceso. Resultados de instrumentos aplicados para medir el nivel de satisfacción. Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Felicitaciones (PQRSF) Revisión por el (la) decano(a) de la ECAPMA, Líderes Zonales SGA y Líder Nacional SGA. 5 Identificación de oportunidades de mejora de la Gestión Ambiental. Formulación y aprobación de acciones de mejora de la Gestión Ambiental. Ejecutar acciones de mejora. A Sistema de Seguimiento y Monitoreo Administrativo (SSAM). Procedimiento de ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO. Procedimiento de CONTROL DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME. Procedimiento de ASEGURAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Líderes Zonales SGA. Líder Nacional SGA. Decano(a) ECAPMA. Procesos, unidades y funcionarios que tengan responsabilidad en la ejecución las acciones de mejora. Socialización periódica de avances en el Comité Técnico de GI y MECI. Aprobación de acciones de mejora a la gestión ambiental por parte la Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario (GCMU). Informes Trimestrales de Gestión (ITG) del proceso de Gestión Ambiental. Proceso de Gestión Ambiental. Proceso de Mejoramiento Continuo de la Calidad. Proceso de Control Interno. FI-GQ-GCMU-003-002 V. 001-05-09-2012 NORMATIVIDAD RELACIONADA AL PROCESO (ENTRADAS QUE REGULAN) 14. Nº Y FECHA DE APROBACIÓN DEL NORMA 15. DESCRIPCIÓN DE LA NORMA Acuerdo 006 del 05 de Octubre de 2006 Por el cual se expide el Estatuto Organizacional de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) Resolución 02861 del 06 de Octubre de 2010 Por la cual se modifica la Resolución 0636 de 2008, y se dictan nuevas disposiciones en materia ambiental. Resolución 003943 del 03 de Noviembre de 2011 Por la cual se conforma el Comité Técnico de Gestión Integral y MECI de la UNAD. Acuerdo 0015 del 30 de Marzo de 2012 Por el cual se modifica el Estatuto General de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). 16. ELABORADO POR: 17. REVISADO POR: 18. VERSIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD MEDIANTE EL CUAL FUE ADOPTADO: NOMBRE María Priscila Rey Luigi Humberto López Guzmán Manual de Calidad Versión 010-22-09-2012 CARGO Decana Escuela de Ciencias Agrícolas, Pecuarias y del Medio Ambiente Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario 19. DOCUMENTO POR EL CUAL FUE APROBADA LA VERSIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD MENCIONADA: UNIDAD Escuela de Ciencias Agrícolas, Pecuarias y del Medio Ambiente Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario Acta del Comité Técnico de Gestión Integral del 18 de Septiembre de 2012
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