PGD-08

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Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008
 Resolución No. 1699
 
Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental
 Auxiliar de Archivo
 Coordinación de Calidad
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO 
CENTRAL E HISTÓRICO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
OBJETIVO
 
 
NORMATIVA
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 
Código : PGD.08
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Versión : 04
Aprobó: Rector
ALCANCE
 Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o 
entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los 
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
 Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras 
u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
 Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta 
no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
 Archivo Histórico: Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente
 Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos
Establecer la secuencia de actividades necesarias para la consulta de 
documentos del Archivo Central e Histórico de la Universidad.
Aplica para el archivo de todos los documentos que sean tramitados por 
las UAA de la Universidad Industrial de Santander.
 
 DEFINICIONES 
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO 
CENTRAL E HISTÓRICO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.08
Versión : 04
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 Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la Oficina (Archivo de 
gestión) y su conservación temporal (Archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo histórico).
 Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su 
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su 
actividad y trascendencia.
 DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.
 Formato Único de Inventario Documental : Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de 
una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
 Formato Relación Consulta de Documentos: Instrumento que especifica los archivos a consultas por las UAA en el Archivo Central e Histórico de la 
Universidad. 
 Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que 
tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los 
documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias.
 UAA: Unidades Académico Administrativas
CONSIDERACIONES
 Los documentos resguardados en la Dirección de Certificación y Gestión Documental no están en condiciones de prestamos, solo se podrán consultar y 
en caso requerido fotocopiar por las UAA que requieran el servicio. 
 La consulta será realizada por un funcionario adscrito a la UAA productora de los documentos.
 La documentación del Archivo Central e Histórico puede ser requerida por las Unidades Académicas y Administrativas y por cualquier persona interna o 
externa a la Universidad Industrial de Santander.
 El acceso a la documentación es libre salvo cuando normativamente esté reservada o clasificada e incluida en el respectivo Índice de Información 
Clasificada y Reserva.
 
 
CONSIDERACIONES
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO 
CENTRAL E HISTÓRICO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.08
Versión : 04
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 Toda consulta debe ser registrada por el funcionario encargado del Archivo Central e Histórico.
 La consulta de la documentación del Archivo Central e Histórico se realiza en los espacios adecuados para ella; no está permitido el ingreso a los 
depósitos de archivo.
 La consulta se atenderá en los horarios laborales establecidos en la UIS.
 Se podrá restringir o suspender el servicio de consulta en el caso de actividad de fumigación o cese laboral autorizado.
 La posibilidad reprográfica depende del estado de conservación de los documentos.
 Los costos de reprografía de documentos será fijada mediante Resolución rectoral.
 No se permite modificar, dañar o mutilar los documentos de consulta del Archivo Central e Histórico.
 El funcionario encargado del Archivo Central e Histórico garantizará la seguridad de la información y para ello estará obligado a impedir la salida de los 
documentos de la Institución y a revisar los documentos prestados, una vez los entregue el usuario.
 La salida de los documentos de archivo solo será aceptada para atender a su restauración o para participar de una exposición cuyo guion haya sido 
aceptado por la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
 No se autoriza el ingreso al Archivo de mecanismos de copia tales como celulares, cámaras fotográficas, USB, scanner, tablet, discos externos, celulares, 
etc. La USB solo se autoriza para registrar las imágenes solicitadas al funcionario del archivo. No se permite al usuario hacer reprografía de los 
documentos del Archivo Central e Histórico.
 El usuario debe cuidar los documentos que son patrimonio de la UIS y de toda la comunidad y hacer un uso correcto de los bienes muebles o inmuebles 
de la dependencia.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE 
REFERENCIA
Actividad Dec isión Procesamiento en S.I. o 
intranet Procedimiento predefinido
Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO 
CENTRAL E HISTÓRICO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.08
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Versión : 04
Sí
1.Requiere consulta de los 
documentos del Archivo 
Central
1. Requiere consultar los documentos del Archivo Central
Académica y/o 
Administrativa 
(UAA), 
Entidad o
Persona particular
2.Realiza solicitud escrita a 
la UAA productora de los 
documentos
2. Realiza solicitud escrita a la UAA productora de los 
documentos.
Entidad o
Persona particular
3. Consulta copia del 
formato Único de 
Inventario Documental 
FGD.15
3. Consulta la copia del Formato Único de Inventario 
Documental FGD.15, devuelta por la DCGC, en donde constan 
todos los elementos de información para facilitar la recuperación 
de los documentos.
Formato Único de 
Inventario 
Documental
FGD.15
Unidad Académica y/
o Administrativa 
(UAA) 
4. Informa del 
requerimiento de los 
documentos a la DCGD
4. Informa del requerimiento de consulta y/o retiro de material a 
la Dirección de Certificación y Gestión Documental 
diligenciando el formato FGD.39 llevándolo a la Dirección de 
Certificación con copia a la Unidad.
Unidad Académica y/
o Administrativa 
(UAA) 
1
No
Formato 
Relación de 
Consulta de 
Documentos 
FGD.39
Inicio
¿El documento es 
requerido por entes 
externos?
Solicitud a la UAA 
productora de los 
documentos
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/FORMATOS/FGD.15.xlsx
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/FORMATOS/FGD.39.doc
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
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CENTRAL E HISTÓRICO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.08
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DOCUMENTOS DE 
REFERENCIA
1
6. Determina el Número 
del Rollo a consultar
 Jefe UAA6. Realiza la consulta en el listado de los documentos 
Microfilmados y determina el número del rollo a inspeccionar.
7. Consulta el documento 
en el respectivo rollo
Auxiliar de Archivo 
y Gestión 
Documental
Encargado UAA
7. Consulta el documento en el respectivo rollo por medio del 
lector de microfilm y de ser necesario se dará una copia del 
documento al encargado de la UAA.
Sí
No El documento 
solicitado está 
microfilmado?
5. Verifica tipo de 
almacenamiento y 
ubicación del documento
5. Consulta el Formato Único de Inventario Documental 
FGD.15 para verificar forma de almacenamiento y ubicación de 
los documentos solicitados por la UAA. Las posibles formas de 
almacenamiento son microfilmación y conservación total .
Auxiliar de Archivo y 
Gestión Documental
Formato Único de 
Inventario 
Documental
FGD.15
2
Fin
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/FORMATOS/FGD.15.xlsx
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO 
CENTRAL E HISTÓRICO
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.08
Versión : 04
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DOCUMENTOS DE 
REFERENCIA
11. Diligencia el formato 
FGD.14 
Formato Informe de 
Visita-Asesoría de 
Archivo 
FGD.14
11. Diligencia el formato de Informe de Visita / Asesoría de 
Archivo FGD.14 donde se especifica la fecha de la consulta, 
identificación completa del expediente, número total del folios, 
nombre y cargo de las persona que realiza la consulta.
Auxiliar de Archivo y 
Gestión Documental
10. Devuelve el(los) documento(s) a la ubicación original dentro 
del Archivo Central.
10. Devuelve el documento 
a su ubicación original
Auxiliar de Archivo y 
Gestión Documental
9. Realiza la consulta y/o 
fotocopia del documento
9. Realiza la consulta y/o fotocopia del documento dentro de las 
instalaciones del Archivo Central. En cuyo caso la Unidad deberá 
aportar el papel para la copias. En ningún caso, el documento se 
retirará de esta oficina.
Unidad Academica y 
Administrativa (UAA)
Auxiliar de Archivo
FIN
8. Realiza búsqueda del 
documento en el Archivo 
Central
8. Realiza búsqueda del documento en el Archivo Central de la 
Universidad.
Auxiliar de Archivo 
y Gestión 
Documental
2
FGD.14
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/FORMATOS/FGD.14.xls
 
 CONTROL DE CAMBIOS
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CENTRAL E HISTÓRICO
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1 Creación del Documento
VERSIÓN
FECHA DE 
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Septiembre 30 de 
2008
2
Modificación punto 6. página 5. Cambio de posición de la pregunta de la página 6. Y cambio 
de Posición de los puntos 13 y 14. Modificación del cargo de Auxiliar de Archivo a Auxiliar 
de Archivo y Gestión Documental
Mayo 07 de 2013
3 Eliminación actividades 12 en adelante, debido al no préstamo de documentos. Cambio en 
el nombre del documento.Mayo 26 de 2016
4 Se agrega en definiciones las UAA. Se añade documentos de salida para la actividad 2 y 11.Diciembre 04 de 2018
	PGD.08. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO.vsd
	Página-1
	Página-2
	Página-3
	Página-4
	Página-5
	Página-6
	Página-7