Logo Studenta

Actualizacion-Tablas-Retencion-Documental

Vista previa del material en texto

PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN 
DOCUMENTAL (TRD) PARA LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD – ASMET 
SALUD EPS S.A.S DE LA CIUDAD DE POPAYÁN - CAUCA 
 
 
 
 
 
 
 
Presentado por: 
JENNYFER NATALIA DÍAZ CHICANGANA 
RICARDO ALBERTO MONTENEGRO ZAMBRANO 
 
 
 
 
 
 
 
Trabajo de grado para optar el título de 
ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA 
 
 
 
 
 
 
 
Asesor 
GERMÁN ALBERTO AMAYA GUIO 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN 
ESCUELA DE POSGRADOS 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 2021 
 
 
 
TABLA DE CONTENIDO 
 
PRESENTACIÓN 5 
1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD EPS S.A.S 6 
1.1. CONTEXTO GENERAL 6 
1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S 8 
1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL 11 
1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 14 
1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 16 
2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S 20 
2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN 21 
2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES 22 
2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 26 
2.3.1. Condiciones ambientales. 27 
2.3.2. Conservación documental. 28 
2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 40 
3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 43 
3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 43 
3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 44 
3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación. 44 
3.2.2. Series y subseries documentales. 46 
3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S 52 
3.3. PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 69 
3.4. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 94 
3.4.1. Objetivo 69 
3.4.2. Alcance 69 
3.4.3. Definiciones 69 
3.4.4. Metodología para la aplicación de tablas de retención documental 71 
4. PROCESO DE APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS TABLAS DE 
RETENCIÓN DOCUMENTAL 85 
5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 90 
6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 91 
7. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA 93 
7.1 BIBLIOGRAFÍA 93 
7.2 WEBGRAFÍA 94 
 
 
 
 
 TABLAS 
 
Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización ................................................... 9 
Tabla 2. Ficha de identidad de la organización ........................................................... 21 
Tabla 3. Depósitos de archivo ...................................................................................... 22 
Tabla 4. Datos de archivo .............................................................................................. 23 
Tabla 5. Control documental ......................................................................................... 24 
Tabla 6. Plan de seguridad ............................................................................................ 25 
Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo ...................................................... 26 
Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo ........................................... 27 
Tabla 9. Sistema de almacenamiento ........................................................................... 28 
Tabla 10. Tipos de unidades de conservación ............................................................ 29 
Tabla 11. Procesos de la gestión documental ............................................................. 41 
Tabla 12. Agrupaciones documentales ........................................................................ 45 
Tabla 13. Codificación unidades administrativas ........................................................ 46 
Tabla 14. Series y subseries documentales ................................................................ 46 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TABLA DE ILUSTRACIONES 
 
Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS ............................................ 15 
Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018 ...................................................... 17 
Ilustración 3. Estructura orgánica actual ..................................................................... 18 
Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá ................................................................... 30 
Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas ................................................... 31 
Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá ................................................................. 32 
Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca .................................................... 32 
Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar ..................................................... 33 
Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila ...................................................... 34 
Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional .............................................. 35 
Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño .................................................. 36 
Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío ............................................... 37 
Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda ............................................................. 38 
Ilustración 14. Sede administrativa Santander ............................................................ 38 
Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima ................................................. 39 
Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle .................................................... 40 
Ilustración 17. Proceso organización archivo de gestión ........................................... 72 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PRESENTACIÓN 
 
Las empresas públicas y privadas tanto en Colombia como en el mundo, cuentan 
con un activo imprescindible para su funcionamiento, como es la información, que 
se debe tratar de una manera óptima y que además está soportada en 
documentos de archivo, a los cuales se les debe aplicar procesos técnicos y 
procedimientos que permitan posteriormente su acceso y consulta. Por tal motivo, 
en Colombia, existe una normatividad frente a los archivos y su manejo, donde el 
uso de instrumentos archivísticos se ha vuelto vital para el flujo de información 
oportuna en las organizaciones. 
Tanto así, que de manera indirecta la legislación vigente se aplica para la 
empresas privadas, dado que el desarrollo de sus actividades y funciones 
conforme a la filosofía organizacional son vigiladas y controladas por aquellos 
órganos o entidades públicas de creación legal y que hacen parte de la rama 
ejecutiva del poder público como lo son las superintendencias. 
Por ende, Asmet Salud EPS SAS, cuya naturaleza jurídica es de carácter privado 
pero que se encarga de administrar los recursos del régimen subsidiado en salud, 
bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad con la ley 100 de 1993, le 
compete seguir orientaciones frente a la organización de los archivos y creación 
de instrumentos archivísticos, de tal forma, que el presente trabajo responde por 
un lado a las necesidades de la empresa, ya que en el año 2020 hubo cambios en 
su estructura organizacional y en su manual de funciones, y por otra parte, a las 
de su órgano regulador que es la superintendencia de salud, ente que 
inspecciona, vigila y controla el quehacer de la institución. 
De acuerdo a lo anterior, y en especial sobre los cambios estructurales y 
funcionales de la empresa, se precisa actualizar la Tabla de Retención 
Documental, cumpliendo con la normativa vigente, así como el proceso de 
administración de archivo, buscando la eficiencia administrativa y la óptima 
prestación de servicios. 
 
 
 
1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD 
EPS S.A.S 
 
1.1. CONTEXTO GENERAL 
 
El sistema de salud en Colombia, forma parte del Sistema de Seguridad Social, 
regulado por el gobierno nacional por intermedio del Ministeriode Salud y 
Protección Social, bajo mandato constitucional y delegado en parte al sector 
privado. 
 
A su vez, el régimen general de seguridad social integral vigente, está regulado 
por la Ley 100, expedida en 1993. La Ley 100 de 1993, norma primordial del 
sistema de seguridad social integral, cuyo componente es la salud1 y que este 
pertenece a un derecho universal, donde el gobierno y las empresas no lo pueden 
dejar pasar desapercibido, ya que está instituido en “la Declaración Universal de 
los Derechos Humanos elaborada por los representantes de todas las regiones del 
mundo con diferentes antecedentes jurídicos y culturales y proclamada por la 
Asamblea General de las Naciones Unidas en París, el 10 de diciembre de 1948”2. 
 
En ese orden de ideas y con base en los mecanismos que forman parte del 
sistema de salud, están los aseguradores de salud, los cuales Borrero y Gómez3 
 
1 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La 
salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 
30 de marzo de 2021]. Disponible en: 
https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-
0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 
2 NACIONES UNIDAS. La declaración universal de los derechos humanos. [En línea], [Visto en 
internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration-
of-human-rights 
3 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La 
salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 
30 de marzo de 2021]. Disponible en: 
 
 
 
mencionan que son entidades privadas que aseguran a la población, actúan como 
intermediarias y administradoras de los recursos que provee el estado en forma de 
prima anual denominada Unidad de Pago por Capitación (UPC) por medio de las 
entidades promotoras de Salud (EPS) y las administradoras de riesgos laborales 
(ARL). 
 
Por consiguiente, aquella unidad garante, es decir, las Entidades Promotoras de 
Salud, EPS conforme a Borrero y Gómez, tienen unas funciones específicas que 
consisten en: 
Organizar y garantizar, la prestación de los servicios de salud que se 
encuentran en el POS, Plan Obligatorio de Salud, y que además, son las 
responsables de la gestión de riesgos derivados de la enfermedad general o 
no ocupacional y que se puede vincular al servicio de salud por medio de 
dos modelos de aseguramiento, mediante el sistema del régimen 
contributivo y el de régimen subsidiado, en el primero están vinculados todos 
los empleados y empleadores con capacidad de pago quienes hacen un 
aporte mensual para salud y pensión y el régimen subsidiado que cobija a 
todas las personas pobres y vulnerables en donde los servicios de salud 
están amparados con los recaudos de solidaridad de los demás entes 
participantes en el sistema4. 
 
Por ello, Asmet Salud es responsable de la afiliación, registro de los afiliados y 
recaudo de sus aportes, de tal manera, que en cumplimiento de su misión, 
 
https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-
0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 
4 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La 
salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 
30 de marzo de 2021]. Disponible en: 
https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD-
0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 
 
 
 
actualmente tiene vinculados cerca de dos millones de afiliados en el sistema 
de régimen subsidiado y setenta y cuatro mil en el régimen contributivo, a los 
cuales a través de un modelo de gestión integral del riesgo, se contribuye al 
mejoramiento de sus condiciones de salud y garantizar de esta forma el POS. 
 
1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S 
 
Por tanto, Asmet Salud es una EPS SAS que brinda los dos tipos de regímenes a 
los ciudadanos y usuarios, quienes requieren de los servicios y que lo ha estado 
realizando desde el “año 1995 donde surgió la Asociación Mutual La Esperanza 
“Asmet Salud ESS” como una empresa solidaria de salud (ESS), en el municipio 
de El Tambo Cauca”5, y en el año 2001, cumpliendo con el “Decreto 1804, se 
incorporaron a ASMET SALUD un total de 13 Empresas Solidarias de Salud: 
Patía, Balboa, Mercaderes, Puracé, Cajibío, Morales y Buenos Aires, en el Cauca; 
San Agustín, en el Huila; Planadas, en Tolima; Pensilvania, en Caldas; Belén de 
Umbría, en Risaralda; Florencia, en Caquetá y Puerto Carreño, en Vichada, 
quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia”6. 
En la siguiente tabla se refleja los antecedentes históricos de la organización a 
través del tiempo. 
 
 
 
 
5 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible 
en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 
6 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL – 
RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible 
en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional-
resolucion-127-de-2018-sns/ 
 
 
 
Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización 
PERIODO 
NATURALEZA 
JURÍDICA 
NOMBRE DE LA 
ORGANIZACIÓN 
OBSERVACIÓN 
1995-2001 Privada 
Asociación Mutual la 
Esperanza de El 
Tambo 
Constitución mediante otorgamiento de la 
Personería Jurídica Número 3393 del 23 de 
noviembre de 1995, expedida por 
DANSOCIAL. En el año de 2001, cumpliendo 
con el Decreto 1804, quedando con 
presencia en 14 departamentos y 133 
municipios de Colombia. Fueron 
conformadas 10 Sedes Regionales para 
coordinar la operación: Cauca, Nariño, 
Caquetá, Vichada, Huila, Tolima, Nororiente, 
Quindío, Risaralda y Caldas y se inició la 
unificación de la operación a nivel nacional. 
2002-2006 Privada Asmet Salud ESS 
Se definió su Plataforma Estratégica 2002-
2006, se dedicó a estructurar sus procesos 
de Aseguramiento, Sociales, Administrativos, 
Financiero y de Sistemas, que permitieran 
satisfacer las necesidades de los clientes, 
así se inició la implementación del sistema 
de gestión de calidad. A través del ajuste a la 
estructura orgánica, planta de cargos y 
escala salarial, se empezó a generar unidad 
empresarial. 
2007-2011 Privada 
Asmet Salud ESS 
EPS-S 
En el año 2008 se hizo una reorganización 
empresarial en la cual se cambió la 
estructura por áreas, por una estructura de 
gestión por procesos, la cual permitió un 
enfoque sistémico de la organización como 
conjunto de partes integradas 
interrelacionadas e interdependientes entre 
ellas, con énfasis en los resultados y en el 
cierre de ciclos de mejora. 
2012-2015 Privada Asmet Salud EPS-S 
En el 2012 se actualizó nuevamente la 
plataforma estratégica 2012-2016, con 
aplicación de la metodología Balance Score 
Card y en el 2013 se realizaron ajustes en la 
operación para fortalecer la Gestión de 
Riesgo en Salud, la Gestión de Información 
en Salud, la Auditoría de Calidad, la 
Planeación y el Control Interno, se ajustó el 
modelo de atención y prestación de servicios 
y de gestión del talento humano, para 
fortalecer la cultura Asmet Salud orientada al 
servicio. 
 
 
 
PERIODO 
NATURALEZA 
JURÍDICA 
NOMBRE DE LA 
ORGANIZACIÓN 
OBSERVACIÓN 
2016-2018 Privada Asmet Salud EPS-S 
Se redefine la plataforma estratégica (misión, 
visión, objetivos e indicadores estratégicos, 
valores) para el periodo2017-2023, también 
se gestiona el proceso de transformación 
empresarial incluyendo el cambio en la 
estructura organizacional. 
2021 
(actualmente) 
Privada 
Asmet Salud EPS 
SAS 
 
Fuente: elaboración propia 
 
En el año 2018, la empresa “Asmet Salud procede a realizar reorganización 
institucional para vincular nuevos capitales y así enervar el déficit en capital y 
patrimonio técnico requerido, así como cumplir el régimen de inversiones de sus 
reservas técnicas, considerando que sus actuales asociados no estaban en 
capacidad de realizar los aportes necesarios. Por tanto, se constituyó una nueva 
sociedad de tipo comercial, creada como Sociedad por Acciones Simplificada”7 y 
que mediante resolución 127 de 24 de enero de 2018 la Superintendencia 
Nacional de Salud (SNS), aprobó en plan de reorganización institucional - 
escisión, proceso iniciado desde el año 2016, momento en el cual presentó 
solicitud ante la SNS. 
De este modo, se puede evidenciar que la trayectoria de Asmet Salud EPS SAS 
es bastante extensa y que como soporte de lo desarrollado y gestionado durante 
su ciclo de vida ha generado un gran volumen de documentos, los cuales se han 
ubicado en los respectivos depósitos y unidades de conservación que la empresa 
tiene, además ha estado aplicando tablas de retención documental, el cual es un 
instrumento archivístico indispensable para la organización de los acervos 
documentales producidos o recibidos. 
 
7 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL – 
RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible 
en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional-
resolucion-127-de-2018-sns/ 
 
 
 
No obstante, en el año 2020 y siguiendo con la reestructuración institucional, 
además de las necesidades internas por mejorar la prestación de servicios y 
buscar una eficiencia administrativa óptima, la empresa realiza escisión de 
algunas unidades administrativas y/o procesos, así como cambios en los nombres 
y adición de funciones, ocasionando modificaciones sobre el manejo de los 
documentos, archivamiento equivocado y detención del mismo por falta de 
identificación de la serie y subserie documental respectiva conforme a los 
lineamientos institucionales de gestión documental en la operación física e 
intelectual de archivo. 
 
1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL 
 
Asmet Salud EPS S.A.S, es una empresa de salud, constituida mediante 
documento privado del 11 de diciembre de 2015 de la Asamblea Constitutiva, 
registrada en la Cámara de Comercio del Cauca bajo el número 38672 del libro IX 
del Registro Mercantil, el día 16 de diciembre de 2015, con domicilio principal en la 
ciudad de Popayán (Cauca), la cual se encarga de administrar los recursos del 
régimen subsidiado en salud, bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad 
con la ley 100 de 1993 y normas reglamentarias8. No obstante, cabe mencionar 
que aquella empresa inició con la denominación de Asociación Mutual La 
Esperanza de El Tambo “Asmet Salud ESS”, la cual realizó su Asamblea de 
Constitución el 14 de julio de 1995 a partir de la organización comunitaria de 
líderes del municipio de El Tambo Cauca y que posteriormente fue legalizado su 
proceso de constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número 
 
8 ARENAS CASTRO, Carolina, et al. Plan de Responsabilidad Social Empresarial para Asmet 
Salud EPSA SAS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible 
en:https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/35416/Amunozmun.pdf?sequence=3&isA
llowed=y 
 
 
 
3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL9. Desde esta 
perspectiva, la empresa lleva 24 años prestando sus servicios, a lo cual Vargas & 
Aldana lo definen como el “conjunto de actividades, actos o hechos aislados o 
secuencia de actos trabajados, de duración y localización definida gracias a los 
medios humanos, materiales puestos a disposición de un cliente individual o 
colectivo, según procesos, procedimiento y comportamiento que tienen un valor 
económico y, por tanto, traen beneficios o satisfacciones como factor 
diferenciador”10. 
 
En este orden de ideas, Asmet Salud EPS S.A.S es una empresa que pertenece a 
uno de los sectores más importantes dentro de la economía que es la de servicios, 
encaminada hacia la salud, donde según la OMS (Organización Mundial de la 
Salud) define al sector salud como “el conjunto de valores, normas, instituciones y 
actores que desarrollan actividades de producción, distribución y consumo de 
bienes y servicios cuyos objetivos principales o exclusivos son promover la salud 
de individuos o grupos de población”11. También podemos definir dicho sector 
como aquel mercado en el cual se transan los servicios de salud, existiendo una 
demanda por parte de la población y una oferta a partir de los médicos y de las 
instituciones prestadoras de servicios de salud12. 
 
 
9 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible 
en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 
10 VARGAS QUIÑONES, Martha y ALDANA DE VEGA, Luz Ángela. Calidad y servicio: conceptos y 
herramientas. Bogotá: Ecoe ediciones Ltda., 2006. p.142. 
11 Organización Panamericana de la Salud – PAHO. Análisis del sector salud: Herramientas para la 
formulación de políticas. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: 
https://www.paho.org/hq/documents/events/guatemala04/ArmandoGuemes.pdf?ua=1 
12 Ministerio de la Protección Social. Proyecto evaluación y reestructuración de los procesos, 
estrategias y organismos públicos y privados encargados de adelantar las funciones de vigilancia y 
control del sistema de salud. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: 
https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Marco%20Conceptual%20de%20An%C3%A1lisis%
20de%20los%20Sistemas%20de%20Salud-%20CAP%201.pdf 
 
 
 
Por lo tanto, el servicio que presta Asmet Salud EPS S.A.S satisface a una gran 
cantidad de usuarios, pacientes y acompañantes, quienes requieren de una 
atención oportuna, puesto que es una actividad sustantiva de las Empresas 
Promotoras de Salud (EPS), debido a que “se trata de un fenómeno social-cultural 
que deviene del proceso salud/enfermedad/atención (s/e/a), propiciando las 
interacciones entre el personal de salud y el sujeto/persona”13. 
 
En virtud de ello y que la EPS, no solo prima la atención a sus usuarios, también 
es pertinente fortalecer sus procesos internos para que de esta manera aquella 
parte misional se desarrolle de una forma oportuna, de modo que, la dinámica 
administrativa y organizacional debe ser adecuada, por tal razón, contar con una 
estructura organizacional actualizada le permite determinar “el marco en el que se 
desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, 
agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos”14. 
 
Y así, también garantizar un desarrollo óptimo de los procesos documentales que 
se generan a razón de las funciones que presta frente a la misión establecida, 
teniendo en cuenta los cambios generados en el último año. 
 
 
 
 
 
13 MAYA, Alfredo, et al. Una mirada crítica sobre la noción: paciente/usuario/cliente desde la 
antropología en salud [En línea], mayo 2017 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. 
Disponible en: https://www.medigraphic.com/pdfs/conamed/con-2017/con172h.pdf 
14 ESQUIAQUI, Giovani y ESCOBAR, William. Estructura organizacional y estrategia empresarial 
[En línea]. Trabajo de grado Especialización en Gestión del Desarrollo.Bogotá D.C. Universidad 
Militar Nueva Granada. Facultad de Ciencias Económicas, 2012. p. 7 [Visto en internet 09 de 
noviembre de 2020].Disponible en: 
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/7083/EsquiaquiEsquiaquiGiovanni2012.
pdf;jsessionid=94071CF35661C125815204A16BD25FAC?sequence=2 
 
 
 
1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 
 
Durante el año 2020, la empresa sufrió un proceso de reestructuración 
administrativa, lo que ha conllevado a que el manual de funciones y procesos 
estén desactualizados, así como el organigrama, donde ciertas dependencias se 
les asignó y/o eliminó funciones, ocasionando que algunos documentos no se 
archiven bajo ninguna serie documental creada en las vigentes Tablas de 
Retención, esto ha incrementado el flujo de documentos en los archivos de 
gestión, de igual manera, se ha generado duplicidad de documentos, pérdida de 
los mismos y formación de fondos documentales acumulados. 
 
Sin embargo, Asmet Salud no solo está inmersa en una estructura organizacional, 
sino que también cuenta con unos procesos que le permiten gestionar de forma 
eficiente sus servicios; en este orden de ideas, aquellos se definen como “una 
serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la 
consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se 
contribuye a la satisfacción de una necesidad”15. Por tanto, en una organización se 
identifican e integran los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de 
evaluación, en donde se establecen aquellos aspectos relevantes, y se refleja en 
un mapa de procesos, donde Eslava precisa que: “es una representación gráfica 
de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes 
y muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, además es 
la base para construir el sistema de gestión de la entidad y permite a todos los 
 
15 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la racionalización 
de trámites, procesos y procedimientos [En línea], junio 2002 [Visto en internet 09 de noviembre de 
2020].Disponible en: 
http://www.pereira.gov.co/Transparencia/GestionHumana/Gu%C3%ADa%20para%20la%20raciona
lizaci%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mites,%20procesos%20y%20procedimientos.pdf 
 
 
 
colaboradores comprender cómo funciona integralmente, así como facilita que 
todos entiendan cómo afectan el trabajo de otros y viceversa”16. 
 
Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS 
 
No obstante, dentro de aquellos procesos que son fundamentales están los de 
apoyo, entre ellos, se encuentra la gestión documental, la cual se puede definir 
como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la 
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por 
las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su 
utilización y conservación”17. En este sentido, se precisa hablar del “conjunto de 
documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un 
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de 
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e 
 
16 ESLAVA, Leidy. Documentación del proceso financiero para la implementación de la Suite 
financiera Siesa Interprise en la empresa Sonría basado en la norma ISO 9001:2015 [En línea], 
citado por HARRINGTON, James. Trabajo de grado Ingeniería Industrial. Bogotá D.C. Universidad 
Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería, 2018. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 
2020]. Disponible en: 
https://repository.ucatolica.edu.co/jspui/bitstream/10983/22615/1/Trabajo%20de%20Grado%20Fina
l.pdf 
17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 
del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.6. 
 
 
 
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como 
fuentes de la historia”18, término asociado al archivo de una institución e inherente 
a la gestión documental. 
 
En consecuencia, y que por la generación y/o eliminación de funciones de algunas 
dependencias por el cambio estructural de la entidad, el archivo de éstas se debe 
organizar y para ello, requiere de la Tabla de Retención Documental actualizada, 
el cual es un instrumento archivístico que contiene un listado de series y subseries 
con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de 
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una 
disposición final19. 
 
Por ende, es algo a lo que se le debe colocar bastante atención, pues al haber una 
inadecuada organización de los archivos afecta el cumplimiento oportuno de los 
objetivos de la empresa, además se puede incurrir en corrupción administrativa y 
el uso de los recursos materiales y financieros no se optimizaría frente a los 
gastos de operaciones o de funcionamiento, asimismo, no se brindaría una óptima 
prestación de los servicios a la comunidad afiliada y público en general, quienes 
son la razón de ser de la EPS. 
 
1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 
 
Respecto a la estructura orgánica que rigió hasta el año 2018 en un inicio se 
planteó la elaboración de las tablas de retención documental teniendo en cuenta 
 
18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 
del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.1. 
19 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 
del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.9. 
 
 
 
las siguientes áreas funcionales: Presidencia, gestión de planeación y riesgos 
corporativos, gestión de calidad, gestión de evaluación y control, gestión jurídica, 
gestión administrativa y talento humano, gestión financiera, gestión tecnológica, 
gestión comercial, gestión servicios de salud y gestión de operaciones. 
 
 
Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018 
 
De acuerdo con la ilustración anterior, se plantea la actualización de las tablas de 
retención documental con base en los cambios que ha sufrido la estructura 
orgánica nacional en los dos últimos años, y que según acuerdo de planta del año 
2020 se refleja de la siguiente manera: presidencia, secretaría general y jurídica 
anteriormente denominada gestión jurídica, gerencia control interno anteriormente 
denominada gestión de evaluación y control, gerencia talento humano (se divide 
 
 
 
de la gerencia administrativa), dirección de comunicaciones anteriormente 
denominada gestión comercial, vicepresidencia planeación y riesgos corporativos, 
gerencia de innovación y optimización de procesos anteriormente denominada 
gestión de calidad, gerencia transformación digital anteriormente denominada 
gerencia de tecnología, vicepresidencia servicios de salud, gerencia modelos de 
contratación (dependencia creada recientemente), vicepresidencia operaciones y 
vicepresidencia administrativa y financiera, la dirección administrativa y la 
dirección de contabilidad e impuestos como se muestra en la siguiente ilustración. 
 
Ilustración 3. Estructura orgánica actual 
Es por ello que a partir de la estructura orgánico funcional actualizada de la 
empresa se basa el desarrollo de la investigación sobre la “Propuesta de 
actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) para la entidad 
promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de Popayán - Cauca” 
la cual nace de la necesidad del cambio que ha sufrido la empresa actualmente, 
debido al proceso de reestructuración administrativa, que ha conllevado a que el 
manual de funciones y los procesos estén desactualizados, así como el 
 
 
 
organigrama, ocasionando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna 
serie documental establecidaen las vigentes Tablas de Retención. 
 
Una vez actualizadas las TRD, facilitará la recuperación de la información, de igual 
manera, permitirá la racionalización de la producción documental, así mismo, se 
garantizará el control y acceso de los documentos en las diferentes fases de 
archivo, además con las TRD se podrá regular la transferencia de los documentos 
de las oficinas al archivo central, asegurando el manejo integral de estos que se 
han generado en los procesos administrativos y misionales, y de esta forma, dar 
cumplimiento a la normatividad nacional que rige los asuntos organizacionales de 
la empresa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S 
 
El diagnóstico integral de archivo es un proceso que permite establecer el estado 
real de los documentos frente a varios aspectos que lo integran, por tal razón, el 
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante Decreto 1080 de 
2015, lo define como el “procedimiento de observación, levantamiento de 
información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se 
determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios”20. Por tal motivo, 
actuar sobre uno de los activos más importantes de la empresa, como lo es la 
información, resalta la relevancia y proceder de buenas prácticas en la 
administración y gestión organizacional. 
 
Por tanto, este instrumento permite dar una visión sobre aquellos componentes 
que garantizan la gestión oportuna y adecuada de los documentos que se 
producen en cada una de las áreas funcionales, recalcando de esta manera el 
gran valor que la gestión documental brinda a la organización en la toma de 
decisiones. 
 
El presente trabajo de investigación contempla la necesidad de actualizar las TRD 
de la empresa Asmet Salud EPS SAS, debido entre otras razones que se 
evidencia un proceso de reestructuración administrativa lo que ha ocasionado que 
el manual de funciones y procesos estén desactualizados, así como el 
organigrama, donde ciertas dependencias se les asignó y/o eliminó funciones, 
provocando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna serie 
documental creada en las vigentes Tablas de Retención, esto ha incrementado el 
flujo de documentos en los archivos de gestión, de igual manera, se ha generado 
 
20 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura” 
[En línea], mayo 2015 [Visto en internet 1 de abril de 2021]. Disponible en: 
https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/ 
 
 
 
 
duplicidad de documentos, pérdida de los mismos y formación de fondos 
documentales acumulados, haciéndose necesaria una actualización de las tablas 
de retención documental que estén acordes con la realidad actual de la 
organización. 
En este sentido, el Diagnóstico Integral de Archivos se llevó a cabo en las sedes 
departamentales de Asmet Salud EPS S.AS en un nivel más general, y en su sede 
nacional en un nivel más detallado, teniendo en cuenta todos los depósitos de 
archivo y archivos de gestión. 
 
2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN 
 
Tabla 2. Ficha de identidad de la organización 
Nombre de la 
organización 
ASMET SALUD EPS 
S.A.S 
NIT 900935126-7 
Carácter de la 
organización 
Privada Ciudad Popayán - nivel central 
Sector Salud Dirección Carrera 4 No. 18N 46 
Página web www.asmetsalud.com Teléfono (57) 8312000 
Representante 
legal 
Cristian Renato 
Andrade 
Sedes 
Caldas, Caquetá, Cauca, 
Cesar, Huila, Nariño, 
Quindío, Risaralda, 
Santander, Tolima, Valle y 
Bogotá 
Misión 
Somos una aseguradora en salud que a través de un modelo de 
gestión integral del riesgo, contribuimos al mejoramiento de las 
condiciones de salud de nuestros afiliados. 
Visión 
Al 2023 seremos la mejor opción de aseguramiento social en 
salud, generando confianza en el sector y sostenibilidad financiera. 
Valores 
corporativos 
Asumimos como propios los objetivos de la organización, poniendo 
a disposición de la empresa nuestras capacidades, esfuerzos y 
responsabilidad con el logro. 
Proyectamos con nuestro actuar seguridad y credibilidad al 
relacionarnos con afiliados, proveedores, clientes y entre 
colaboradores, generando relaciones mutuamente beneficiosas. 
Cumplimos los objetivos optimizando el uso de los 
recursos para lograr el impacto deseado. 
http://www.asmetsalud.com/
 
 
 
Nos comportamos de acuerdo con las políticas y valores que nos 
identifican como empresa, actuando con coherencia entre el 
pensar, el decir y el actuar. 
Gestionamos soluciones a las necesidades de las personas, 
creando una experiencia memorable que genere, compromiso y 
lealtad. 
Fuente: elaboración propia 
 
2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES 
 
A continuación se identifica de manera general el análisis de la infraestructura con 
la que cuenta la organización, así como las instalaciones en donde se encuentran 
los depósitos de archivo. 
Tabla 3. Depósitos de archivo 
SEDE UBICACIÓN DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN 
BOGOTÁ 
Carrera 7 No. 35-23 
Teusaquillo 
Sede administrativa 
CALDAS 
Carrera 24 No. 6-85 Recta 
Coliseo 
Sede administrativa 
CAQUETÁ Carrera 8B No. 6-53 Las Av. Sede administrativa 
CAUCA 
Carrera 4 No. 18 N 46 La 
Estancia 
Sede administrativa 
CESAR Calle 17 No. 15-20 Guatapuri Sede administrativa 
HUILA Calle 14 No. 8B 26 Sede administrativa 
NACIONAL 
Carrera 4 No. 18 N 46 La 
Estancia 
Sede administrativa 
NARIÑO Carrera 24 No. 14-85 Sede administrativa 
QUINDIO Avenida Bolívar 12N 29 Sede administrativa 
RISARALDA 
Avenida 30 de agosto No. 
32-59 
Sede administrativa 
SANTANDER Calle 18 No. 21-34 Sede administrativa 
TOLIMA Carrera 4D No. 35-25 Cádiz Sede administrativa 
VALLE Carrera 39 No. 5a-96 Sede administrativa 
 
 
 
 
Para el presente proyecto de investigación se tendrá en cuenta la información 
detallada de la sede nacional, en donde se desarrollará la actualización de las 
tablas de retención documental y de la cual para conocer más a fondo se anexa la 
siguiente información respecto a datos del archivo: 
Tabla 4. Datos de archivo 
Aspectos SI NO 
¿Existe comité de archivo? X 
¿Existe reglamentos de archivo? X 
¿Existen inventarios documentales? X 
¿Clasifican los documentos? X 
¿Se realiza eliminación documental? X 
¿Se realizan transferencias 
documentales? 
X 
¿Existe manual de procedimiento 
para transferencias documentales? 
X 
 
El archivo en la estructura de la organización depende de forma directa de la 
Dirección Administrativa y ésta a su vez depende de la Vicepresidencia 
Administrativa y Financiera. De la fecha de creación no se cuenta con acto 
administrativo como tal en el cual se pueda evidenciar, sin embargo es 
indispensable decir que desde el año 1995 que surgió la EPS se han adelantado 
esfuerzos por optimizar la organización de sus documentos a través de la 
anteriormente llamada dependencia de Gestión de Recursos, garantizando desde 
ese mismo momento la radicación, distribución y trámite de los documentos que 
ingresaban a la organización. 
 
Respecto a la tabla anterior, es importante decir que la organización cuenta con el 
comité interno de archivo, creado mediante Resolución No. 03 de enero de 2019, 
de igual manera, la organización cuenta con un manual de normas y 
procedimientos para archivo y correspondencia en donde se brindan pautas para 
 
 
 
la elaboración de documentos (comunicaciones oficiales) así como las principales 
características a tener en cuenta a la hora de organizar los mismos. 
Por otra parte, se cuenta con los inventarios documentales, tanto de la 
documentación que reposa en el archivo central así como de lo que se envía por 
transferencia al archivo histórico, también se realiza eliminación documental de 
acuerdo con las vigentes tablas de retención y siguiendo el manualde aplicación 
de dicho instrumento. De igual manera, se realizan transferencias documentales 
primarias de forma trimestral, esto debido al gran número de documentos 
producidos por las diferentes áreas y que busca reducir la acumulación de 
documentos en escritorios y por último y no siendo la menos importante aclarar 
que existe un procedimiento establecido para realizar las transferencias de los 
archivos de gestión al archivo central. 
Tabla 5. Control documental 
Aspectos SI NO 
¿Se ha presentado pérdidas de 
documentación? 
 X 
¿Tienen archivos especializados? X 
¿Poseen documentación de 
entidades suprimidas? 
X 
¿Poseen instrumentos de control y 
registro? 
X 
 
De acuerdo con la tabla anterior “control documental” en la historia de la 
organización a la fecha no se ha perdido documentación y en la más reciente 
reestructuración que sufrió la empresa la documentación de la escisión quedó bajo 
custodia de la EPS, cuyo valor es histórico y por ello se conserva de forma 
permanente. No se cuenta con archivos especializados, y en cuanto a 
documentación de entidades suprimidas se custodian historias clínicas de IPS 
liquidadas que han transferido estos expedientes a los archivos de la organización, 
ya que pertenecen a usuarios afiliados a la EPS, respecto a los instrumentos de 
 
 
 
control y registro, Asmet Salud cuenta con inventarios documentales, libros 
radicadores, y las tablas de retención documental en este momento en proceso de 
actualización. 
Tabla 6. Plan de seguridad 
Aspectos SI NO 
¿Existe un plan de seguridad 
industrial? 
X 
¿Existe un plan de prevención de 
desastres? 
X 
¿Los colaboradores que laboran en el 
archivo usan los elementos de 
protección personal? 
X 
¿Existe señalización de evacuación? X 
¿Hay extintores? X 
¿Los saben usar? X 
¿Se cuenta con los planos de la 
edificación? 
X 
¿Se cuenta con los planos del depósito 
de archivo? 
X 
 
En cuanto al plan de seguridad, la organización cuenta con un sólido sistema de 
seguridad y salud en el trabajo dentro del cual también se contempla el plan de 
prevención de desastres, brindando de esta manera políticas y procedimientos 
generales para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de 
emergencia o desastre que se puedan presentar en la empresa y en sus 
diferentes sedes y reducir la amenaza, la vulnerabilidad y su impacto. De esta 
forma, se ha garantizado que los colaboradores que laboran en los depósitos de 
archivo siempre usen los elementos de protección personal (EPP), se han 
garantizado que exista señalización de las rutas de evacuación en caso de 
presentarse alguna emergencia y también la instalación de extintores para lo cual 
se ha capacitado al personal en el uso de estos en caso tal de que se llegasen a 
necesitar. Y por último, la organización cuenta con los planos de la edificación y 
del depósito de archivo, los cuales permiten identificar los diferentes lugares con 
los que cuenta la empresa. 
 
 
 
Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo 
Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial 
Áreas 
Puestos de trabajo, sala de 
consulta y depósito de 
archivo 
Puestos de trabajo, sala de 
consulta y depósito de 
archivo 
Ubicación dentro del edificio Sótano 1 nivel 
Materiales de piso, pared y 
techo 
Piso, paredes y techo en 
cemento 
Piso y paredes en cemento 
y techo en eternit. 
Estado y mantenimiento de 
piso, pared y techo 
El estado de 
mantenimiento del piso se 
observa en buen estado, 
algunas paredes presentan 
humedad igual que una 
parte del techo. 
El estado de mantenimiento 
del piso se observa en buen 
estado, paredes en buen 
estado y techo con algunas 
averías por fuertes vientos. 
 
Con base en los aspectos de la anterior tabla, en la planta física de los depósitos 
de archivo donde se custodia la documentación de la EPS se logra evidenciar que 
dichos depósitos cuentan con algunas condiciones mínimas requeridas para la 
custodia de archivo, puesto que el material de piso en ambos depósitos es de 
cemento y concentra gran almacenamiento de polvo, conllevando a que la 
limpieza de estos lugares se dificulte. De igual manera, preocupa en gran medida 
el hecho de que el depósito ubicado en el edificio está en el sótano, lugar donde 
se logra visualizar a primera vista la tubería que canaliza las aguas negras, esto 
sin lugar a duda es perjudicial para el archivo en caso tal de que alguna de ellas 
se rompa se perdería mucha documentación que se afectaría de forma directa por 
aquellos elementos. 
 
2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN 
DOCUMENTAL 
 
Las ubicaciones de algunos depósitos de archivo de Asmet Salud EPS S.A.S, no 
presentan las condiciones adecuadas para la conservación de documentos ni para 
el desarrollo de los procesos archivísticos por parte del personal designado, lo que 
 
 
 
fundamentalmente se debe a que los espacios son insuficientes e inadecuados 
para el almacenamiento y distribución de la documentación, según el Acuerdo 037 
de 2004, el 049 de 2000 y la Norma Técnica NTC 5921 de 2012. A pesar de que 
algunos depósitos de almacenamiento son adecuados; las áreas de 
procesamiento de archivo, consulta y la estantería existente es insuficiente o estas 
no cumplen con todas las medidas de prevención de riesgos de incendio, 
inundación, o aislamiento y control de condiciones de humedad y temperatura. 
2.3.1. Condiciones ambientales. 
 
Las condiciones ambientales de cada uno de los depósitos de archivo de Asmet 
Salud EPS SAS es diferente, puesto que compone a varias sedes ubicadas a nivel 
nacional, por tanto, los pisos térmicos varían según la ubicación de la ciudad o 
departamento, dado que Colombia posee un singular clima conforme a la altitud, 
es decir, a la altura sobre el nivel del mar en la que se encuentren estos. Así, en la 
siguiente tabla se reflejan los datos obtenidos de los depósitos de archivo de la 
sede nacional que se encuentran ubicados en la ciudad de Popayán. 
 
Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo 
Aspectos Edificio sede nacional 
Bodega parque 
industrial 
Nombre del sitio Edificio sede nacional Bodega parque industrial 
Depósito Archivo central Archivo central e histórico 
Humedad 62% 61% 
Iluminación 
Iluminación artificial con luz 
fluorescente 
Iluminación artificial con 
luz fluorescente 
Temperatura 24 °C 23.5 °C 
Ventilación 
Natural por existencia de 
puertas y ventanas 
Natural por existencia de 
puertas y ventanas 
 
Para obtener los resultados reflejados en la tabla anterior, se tuvo en cuenta las 
mediciones de humedad y temperatura registradas durante una semana, se 
 
 
 
empleó un termohigrómetro para la toma de dichas variables de acuerdo con los 
requerimientos establecidos en la normatividad archivística colombiana. 
 
Según el acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación se estipula que la 
temperatura adecuada debe oscilar entre 15 a 20 °C con una fluctuación diaria de 
4°C, de acuerdo con esto se tiene un promedio de temperatura en archivo del 
edificio del 24 °C y en bodega de Parque Industrial un promedio de 23.5 °C 
respectivamente, lo cual refleja que se encuentran ambos depósitos sobre un 
rango superior del óptimo. Por otra parte, el mismo acuerdo estipula que la 
humedad relativa en los depósitos de archivo debe oscilar entre el 46% y 60% con 
fluctuación diaria del 5%, en este sentido el archivo del edificio sede nacional 
registró una medición del 62% y la bodega del Parque Industrial el 61% superando 
el porcentaje ideal. 
2.3.2. Conservación documental. 
 
Para garantizar la conservación de los documentos es indispensable contar con 
unidades de almacenamiento de archivo acordes a la normativa que en todo caso 
resguarde la información de la mejor manera posible. A continuación se detalla por 
depósito de archivo las especificaciones de estanteríay archivadores con los que 
cuenta la organización para el almacenamiento y custodia de la documentación. 
 
Tabla 9. Sistema de almacenamiento 
Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial 
Estantería 
Estantería fija abierta, 
ubicada paralelamente, en 
metal, y buen estado 
Estantería industrial abierta, 
ubicada paralelamente, en 
metal ignífugo, y buen 
estado 
Archivadores 
Archivadores de madera, 
ubicados contra la pared, 
en buen estado. 
N/A 
 
 
 
De acuerdo con la inspección realizada a los depósitos de archivo de la EPS, se 
pudo evidenciar que en el edificio nacional en el área de archivo se encuentra 
estantería fija abierta metálica anclada a la pared con espacios entre una y otra de 
80 centímetros para realizar consulta y ubicación de cajas. También se observan 
archivadores en madera ubicados sobre pared y en buen estado. Por otro lado, en 
la bodega del Parque Industrial se logró evidenciar la existencia de estantería 
industrial abierta en metal ignifugo y en buen estado, por tanto, se logra 
determinar que estas condiciones de estantería permite la conservación de los 
documentos y reduce su deterioro físico. 
En la siguiente tabla se logra reflejar las unidades de conservación existentes en 
los depósitos de archivo de la EPS en la sede nacional: 
 
Tabla 10. Tipos de unidades de conservación 
Aspectos 
Edificio sede 
nacional 
Bodega parque 
industrial 
Legajos N/A N/A 
Tomos X X 
Cajas X X 
Carpetas X X 
AZ X N/A 
Libro X X 
 
Así entonces, se pudo evidenciar que en la organización en los archivos de 
gestión y en el archivo central se encuentran unidades de conservación tales 
como tomos, cajas, carpetas, AZ y libros. Es de gran relevancia decir que algunas 
de estas unidades de conservación no cumplen con las especiaciones técnicas 
establecidas por el ente rector en la materia como lo son las AZ, pues se evidencia 
un mayor grado de deterioro físico por perforaciones. 
Ahora bien, se logró observar que hay riesgo biológico por presencia de insectos, 
a nivel de documentos algunos de ellos presentan deterioro físico por rasgaduras, 
dobleces, perforaciones, aumentando considerablemente el riesgo químico por 
 
 
 
cuanto se evidencia decoloración de éstos por la tinta utilizada. De cierta manera, 
la organización se ha preocupado por garantizar la conservación de sus 
documentos y respecto a ellos, los documentos se archivan en carpetas, las 
carpetas se ubican en cajas y éstas a su vez en estantería, cabe mencionar que 
para el archivo se han programado jornadas de limpieza a profundidad siempre 
con la fiel convicción de salvaguardar la historia institucional y conservar los 
documentos. 
 
A continuación, se muestran los registros fotográficos que permiten ilustrar el 
estado actual de los distintos depósitos de archivo en Asmet Salud EPS S.A.S. en 
las diferentes sedes departamentales y en su sede nacional. 
 
Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá 
 
Fuente: Asistente administrativo oficina Bogotá 
Se observa falta de estantería, cajas colapsadas, encima de estantería, cajas no 
aptas para archivo, formas no homogéneas de identificación de unidades o sin 
identificación, documentación sin unidades de conservación y estanterías 
utilizadas para fines diversos a la custodia de documentación. 
 
 
 
Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas 
 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Caldas 
El mobiliario de almacenamiento no es suficiente para la documentación, pues el 
volumen documental suele sobrepasar su capacidad. Además las carpetas deben 
estar almacenadas en cajas para evitar su progresivo desgaste y deterioro. 
Formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación, 
documentación sin unidades de conservación. 
 
 
 
 
Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Caquetá 
En general se observa una buena conservación de las cajas, se logra la ubicación 
rápida por medio de la identificación de los rótulos. 
 
Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Cauca 
En archivo de edificio se logra observar cajas en los pasillos sobre piso, y 
estantería sin el último entrepaño. En bodega de parque industrial (derecha) se 
logra observar desorden en la ubicación de cajas sobre estantería industrial. 
 
 
 
 
 
Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar 
 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Cesar 
Se observa en archivos custodiado en sede, rotulación de cajas con nombres de 
series documentales inexistentes e información poco legible para consulta. 
El archivo que se encuentra en custodia por la empresa ALPOPULAR cumple con 
los lineamientos establecidos para la custodia de archivo. 
 
 
 
 
 
 
 
Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila 
 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Huila 
 
Se observa en el archivo custodiado en sede la falta de organización de las 
unidades de conservación, así como cajas de diferente formato que no se deben 
utilizar para custodia de documentos. 
 
En el archivo custodiado en la bodega se observa cajas almacenadas en posición 
inversa, y no se logra identificar el contenido de las mismas. 
 
 
 
 
Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional 
 
 
Fuente: Profesional gestión documental 
Se observa una buena organización de las cajas de archivo tanto en archivo del 
edificio como en bodega de parque industrial. Se logra identificar las unidades de 
conservación y por tal motivo la consulta es eficiente. 
 
 
 
 
 
Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño 
 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Nariño 
Se observa una buena disposición de cajas sobre estantería tanto en archivo de 
edificio como en servicio tercerizado. 
 
 
 
 
Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío 
 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Quindío 
En el archivo central se observan cajas apiladas sin estiba, y sin ningún tipo de 
soporte. En bodega cajas mal ubicadas, formas no homogéneas de identificación 
de unidades o sin identificación documentación y cajas que no están en dirección 
correcta. 
 
 
 
 
 
 
Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Risaralda 
Se observa formas no homogéneas de identificación de unidades o sin 
identificación de la documentación. 
 
Ilustración 14. Sede administrativa Santander 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Santander 
No se cuenta con estantería suficiente para el almacenamiento de cajas, se 
observa además formas no homogéneas de identificación de unidades o sin 
identificación de la documentación y cajas caídas por falta de organización. 
 
 
 
Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima 
 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Tolima 
Cajas sobre última bandeja de estantería, sin ningún tipo de protección, ubicadas 
en la dirección incorrecta y formato no autorizado para archivo. En bodega se 
observa que las cajas no están ubicadas en estantería y tampoco en ningún tipo 
de soporte como estibas. 
 
 
 
 
 
 
 
Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle 
 
Fuente: Coordinador administrativo sede Valle 
En términos generales se observa buena organización y ubicación de cajas de 
archivo sobre estantería tanto en archivo de sede como en servicio tercerizado. 
 
2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
Los procesos que desarrolla Asmet Salud EPS SAS, teniendo en cuenta el 
proceso macro, como lo es la gestión documental y un proceso técnico, como lo 
es la organización documental se evidencian varios aspectos que la empresa 
procura ir mejorando para la optimización de procedimientos. 
Con base en el Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015”por medio del cual se 
expide el Decreto Único Reglamentario del SectorCultura”, a continuación se 
presentan algunos aspectos encontrados en la aplicación de los procesos del 
Programa de Gestión Documental. 
 
 
 
 
 
 
Tabla 11. Procesos de la gestión documental 
PROCESO OBSERVACIONES GENERALES 
PLANEACIÓN 
• Debe existir articulación de las áreas funcionales de tecnología, 
calidad, control interno, y planeación, para el desarrollo de las diferentes 
actividades encaminadas a optimizar la gestión documental dentro de la 
organización. 
• Aunque la organización cuenta con personal con experiencia en 
gestión documental, es necesario reforzar la capacitación continua del 
personal adscrito al área de gestión documental. 
• La organización cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos 
que regulan las actividades de gestión documental; sin embargo, se 
deben integrar otros procesos como los referentes a documentos 
electrónicos, soportes distintos al papel, y aquellos que no estén 
integrados según la normatividad vigente. 
• Se requiere establecer una política de digitalización asociada al uso de 
nuevas tecnologías, dado que actualmente se está realizando 
digitalización series documentales sin metadatos, por lo tanto dicho 
proceso carece de toda autenticidad y valor probatorio. 
PRODUCCIÓN 
• La organización cuenta con formatos estandarizados que garantizan la 
operación diaria en los procesos de gestión documental, cada uno con su 
respectivo versionamiento, uso de la imagen institucional, y en general, 
su integración a los sistemas de calidad de la entidad. 
• Se deben establecer lineamientos para la normalización, 
almacenamiento y disposición de documentos en soportes como CDs, 
discos duros u otros formatos diferentes al papel. 
• No se cuenta con un control de firmas autorizadas para documentos 
externos y el control de las firmas para los documentos internos. 
• El aplicativo utilizado para la gestión documental “Consecutivos WEB” 
genera un número único consecutivo para las comunicaciones oficiales. 
• La organización no cuenta con registro de firmas digitales. 
GESTIÓN Y 
TRÁMITE 
• La organización cuenta con ventanilla única de correspondencia. 
• Existe un procedimiento establecido para la recepción, distribución y 
trámite de comunicaciones. 
• Se utilizan sistemas de gestión documental para el seguimiento y 
control de las comunicaciones oficiales - Docunet Web; sin embargo, se 
debe evaluar la posibilidad de integración de otros sistemas de 
información, con el fin de optimizar la gestión documental en la 
organización. 
• Los colaboradores responsables del trámite de documentos conocen 
los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 
ORGANIZACIÓN 
• Se cuenta con TRD lo que permite que la organización de los archivos 
de gestión sea una actividad mucho más sencilla de realizar, pero no 
están actualizadas y dificulta el archivamiento de documentos para las 
nuevas dependencias. 
 
 
 
PROCESO OBSERVACIONES GENERALES 
• En la mayoría de las áreas no se cumple con los lineamientos para la 
foliación de documentos (doble foliación, con marcador o esfero, 
indebida ubicación de la numeración) o no se realiza foliación. 
• El mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo 
central, no se encuentran debidamente identificados. 
• Se elaboró un reglamento interno de archivo y correspondencia, en el 
cual se establecen directrices y sirve como guía para el desarrollo de las 
actividades archivísticas; así mismo, existen manuales y procedimientos 
para la organización de los archivos de gestión, sin embargo estos no se 
aplican a cabalidad pese a que éstos se socializan constantemente. 
• Actualmente la organización cuenta con PGD - PINAR - TCA - CCD - 
FUID - TRD 
TRANSFERENCIA 
• Aunque existe un manual de normas y procedimientos para archivo y 
correspondencia, donde se establece que la transferencia de los archivos 
de gestión debe seguirse según lo estipulado, éste no se cumple en 
algunas áreas. 
• No existe un procedimiento para la transferencia o migración de 
documentos electrónicos, o soportes tales como CDs, DVDs, discos 
duros, entre otros diferentes al papel. 
• Se cuenta con un procedimiento de transferencia y su respectivo 
formato. 
DISPOSICIÓN DE 
DOCUMENTOS 
• Se cuenta con procedimiento para la consulta y préstamo de 
documentos. 
• Con la actualización de las TRD, quedó implementada la disposición 
final de las series documentales. 
PRESERVACIÓN A 
LARGO PLAZO 
• La organización cuenta con el Sistema Integrado de Conservación, 
aunque se debe garantizar su aplicación en todas las sedes 
departamentales. 
• Para los documentos que ingresan al sistema Docunet Web se cuenta 
con servidores que almacenan la información de manera permanente en 
los sistemas de seguridad. 
VALORACIÓN 
• Con la actualización de las TRD, quedó implementada la valoración de 
las series documentales. 
• La organización debe elaborar un proceso de evaluación de la 
documentación, constante y continuo, para determinar sus valores 
primarios y secundarios. 
 
 
 
 
 
 
 
3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN 
DOCUMENTAL 
 
 
Para la “Propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) 
para la entidad promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de 
Popayán - Cauca”, se tuvo en cuenta las siguientes fases, con base en el 
Minimanual de Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación 
Jorge Palacios Preciado: 
 
3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 
 
La información que se recolectó es de carácter primario, ya que es información 
que se tomó directamente de la fuente de información involucrada para el 
desarrollo del proceso de actualización de las tablas de retención documental de 
la empresa. 
En esta fase se recogió la información sobre la historia institucional de Asmet 
Salud EPS S.A.S, también información de la última reestructuración administrativa 
y diagrama funcional correspondiente al año 2020, de igual manera, se tuvo en 
cuenta las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las 
funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de 
las actividades propias de la empresa, el organigrama y todos aquellos aspectos 
que fueron necesarios para la elaboración de la presente propuesta. 
Una vez, recopilada y analizada la información institucional, se procedió con la 
elaboración del diagnóstico de archivos (Ver capítulo anterior), este instrumento 
permitió verificar el estado actual de la gestión documental dentro de la 
organización, identificando aspectos administrativos, archivísticos, conservación 
de los documentos, infraestructura y por supuesto de la tecnología utilizada para la 
 
 
 
preservación de los soportes digitales; así como también permitió la validación 
frente al cumplimiento normativo. 
 
Posteriormente, se utilizó como instrumento de investigación la encuesta, la cual 
fue aplicada a los colaboradores que producen documentos en cada una de las 
áreas funcionales de la organización, de acuerdo a la actual estructura orgánico-
funcional, donde se establecieron los tipos documentales, su trámite, periodicidad 
de producción, cantidad, estado de conservación y también se pudo identificar los 
valores primarios, sustentando la relación funciones/documentos. 
Y por último, analizada la información, se identificaron las series y subseries 
documentales que se tramitan en cada una de las áreas funcionales para crear el 
cuadro de clasificación documental. 
 
3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 
 
Una vez analizada la información suministrada en las encuestas con los 
productores documentales, se procedió a elaborar los Cuadros de Clasificación 
Documental de la organización, tras identificar y conformar de series y subseries, 
al igual que la asignación de códigos simples para cada una de las series y 
subseries definidas, teniendo en cuentaque éstas corresponden a una 
determinada área funcional y que en este sentido se derivan de las funciones 
asignadas a cada una de ellas de forma jerárquica y que también poseen un 
código que les identifica como se verá a continuación. 
3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación. 
 
La identificación de las unidades documentales se basó en el esquema orgánico 
funcional más actual de la organización (2020), a partir del conjunto de 
 
 
 
documentos que se producen en cada una de las secciones y subsecciones 
identificadas teniendo en cuenta las encuestas a los colaboradores o productores 
documentales y los manuales de funciones. Por tal razón, fue necesario revisar el 
organigrama de la organización e identificar las áreas funcionales y los 
responsables de los documentos de dichas áreas. 
 
A continuación se reflejan las agrupaciones de primer nivel de acuerdo con el 
organigrama actual de la organización: 
 
Tabla 12. Agrupaciones documentales 
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 
ASMET 
SALUD 
EPS S.A.S 
PRESIDENCIA 
SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 
GERENCIA DE CONTROL INTERNO 
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 
GERENCIA DE TALENTO HUMANO 
VICEPRESIDENCIA 
PLANEACIÓN Y RIESGOS 
CORPORATIVOS 
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y 
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 
GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN 
DIGITAL 
VICEPRESIDENCIA 
SERVICIOS DE SALUD 
GERENCIA MODELOS DE 
CONTRATACIÓN 
VICEPRESIDENCIA 
OPERACIONES 
 
VICEPRESIDENCIA 
ADMINISTRATIVA Y 
FINANCIERA 
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E 
IMPUESTOS 
Fuente: Elaboración propia 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2.1.1. Codificación de las unidades administrativas. 
 
Tabla 13. Codificación unidades administrativas 
CÓDIGO ÁREA FUNCIONAL/PROCESO 
100 PRESIDENCIA 
101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 
102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 
103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 
104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 
110 
VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS 
CORPORATIVOS 
111 
GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN 
DE PROCESOS 
112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL 
120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 
121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN 
130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 
140 
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y 
FINANCIERA 
141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 
142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS 
 
3.2.2. Series y subseries documentales. 
 
Después de analizada la información obtenida de las encuestas documentales y 
del estudio del organigrama administrativo y también de las funciones de las 
diferentes áreas de la organización, se determinaron las series y subseries 
documentales. 
Tabla 14. Series y subseries documentales 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
ACCIONES DE TUTELA 
ACCIONES JUDICIALES 
ACCIONES DE CONTROVERSIA 
CONTRACTUAL 
ACCIONES DE NULIDAD 
 
 
 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
ACCIONES DE NULIDAD Y 
RESTABLECIMIENTO DE DERECHO 
ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA 
ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL 
ACCIONES EJECUTIVAS 
ACCIONES LABORALES 
ACCIONES PENALES 
ACTAS 
ACTAS COMITÉ CONTROL DE CAMBIO 
ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y 
ADJUDICACIONES 
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO 
ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR 
ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA 
ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA 
ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO 
ORGANIZACIONAL 
ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA 
ACTAS COMITÉ DE MAIAS 
ACTAS COMITÉ DE PQRD Y TUTELAS 
ACTAS COMITÉ DE RIESGOS 
ACTAS DE BAJA BIENES MUEBLES 
ACTAS DE CONCILIACIÓN 
ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 
ACTAS DE ESTACIONES DE CÓMPUTO 
ACTAS PLAN DE MEJORA AUDITORÍA 
ACTAS REUNIÓN CON PRESTADORES DE 
SALUD 
ACTAS REUNIÓN DE PROCESO 
ACUERDOS 
ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA 
ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE SERVICIO 
ASESORÍAS JURÍDICAS 
AUDITORÍAS 
AUDITORIAS ENTES TERRITORIALES 
AUDITORIAS ENTES VIGILANCIA Y CONTROL 
CAJA MENOR 
CERTIFICADOS 
CERTIFICADOS DE DEUDA ENTES 
TERRITORIALES 
CERTIFICADOS DE PARAFISCALES 
CIRCULARES 
CIRCULARES INFORMATIVAS 
CIRCULARES NORMATIVAS 
COBROS POR JURISDICCIÓN 
COACTIVA 
 
 
 
 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 
CONCILIACIONES 
CONCILIACIONES BANCARIAS 
CONCILIACIONES DE CARTERA 
CONCILIACIONES PREJUDICIALES 
CONSECUTIVOS COMUNICACIONES 
OFICIALES 
CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNA 
CONSECUTIVOS CIRCULARES INTERNAS 
CONSECUTIVOS COMUNICACIONES 
INTERNAS 
CONSECUTIVOS OFICIOS 
CONTRATOS 
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 
CONTRATOS DE COMODATO 
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 
CONTRATOS DE PROVEEDORES 
ADMINISTRATIVOS 
CONTRATOS RED DE SERVICIOS 
CONVENIOS 
CONVENIOS EDUCATIVOS 
CONVENIOS EMPRESARIALES 
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 
DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO 
DECLARACION DE RENTA Y COMPENSACIÓN 
DECLARACION DE RETENCIÓN IMPUESTO DE 
VALOR AGREADO IVA 
DERECHOS DE PETICIÓN 
ESTADOS FINANCIEROS 
ESTUDIOS TÉCNICOS DE PROCESOS 
EVENTOS INSTITUCIONALES 
FICHAS TÉCNICAS 
FICHAS TECNICAS DE MAQUINARIA Y 
EQUIPOS 
FICHAS TECNICAS DE EQUIPO DE 
TRANSPORTE 
FORMULARIOS DE AFILIACIONES Y 
REGISTROS 
 
GLOSAS 
HISTORIAS DE MEDICINA LABORAL 
HISTORIAS LABORALES 
HISTORIA LABORAL APRENDICES 
HISTORIA LABORAL COLABORADORES 
HISTORIA LABORAL PASANTES 
UNIVERSITARIOS 
INFORMES 
INFORME A ENTES DE CONTROL 
INFORME DE AUDITORÍA EXTRAORDINARIA 
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 
INFORME DE CENSO DE ATENCIÓN 
 
 
 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
DOMICILIARIA 
INFORME DE CONSUMOS DE SERVICIOS 
PÚBLICOS 
INFORME DE CONTRATACIÓN SERVICIOS DE 
SALUD 
INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE 
CONTROL INTERNO 
INFORME DE GESTIÓN 
INFORME DE INDUCCIÓN DE DEMANDA 
INFORME DE JORNADAS DE SALUD 
INFORME DE MERCADEO 
INFORME DE PQRD 
INFORME DE PRESIDENCIA 
INFORME DE PRESTADORES DE SERVICIO DE 
SALUD 
INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE 
MEJORA 
INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS 
DE SALUD 
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS 
INVENTARIOS DOCUMENTALES 
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN 
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO 
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y 
CONTROL 
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE 
CORRESPONDENCIA ENVIADA POR 
MENSAJERÍA 
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE 
CORRESPONDENCIA RECIBIDA 
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE 
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 
INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE 
PRÉSTAMO DE LIBROS 
INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS 
LIBROS CONTABLES 
LIBROS AUXILIARES 
LIBROS MAYOR Y BALANCE 
MANUALES 
MANUAL DE CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN 
GOBIERNO 
MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN 
CORPORATIVA 
MANUAL DE RIESGO 
 
 
 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
MANUAL MAIAS 
NÓMINA 
NOTIFICACIONES 
NOTIFICACIONES DE CARTERA 
NOTIFICACIONES DE USUARIOS 
ÓRDENES DE COMPRA 
PLANES 
PLANES DE ACCIÓN 
PLANES DE ACCIÓN PAMEC 
PLANES DE AUDITORÍA DE PROCESOS 
PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES 
PLAN DE CAPACIDAD DE HERRAMIENTAS 
TECNOLÓGICAS 
PLAN DE CAPACITACIONES 
PLAN DE COMPRAS 
PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS 
PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS 
PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL 
PLAN DE MEDIOS 
PLAN DE MERCADEO 
PLAN DE MODELOS DE CONTRATACIÓN EN 
SALUD 
PLANES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO 
PLAN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y 
PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD 
PLAN DE PRUEBAS TECNOLOGÍCAS 
PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA 
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN 
PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA 
PLAN INSTITUCIONAL 
PLAN MENSUAL DE CAJA 
PODERES 
PÓLIZAS 
PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES 
PÓLIZA MANEJO GLOBAL 
PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL 
PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL 
EXTRACONTRACTUAL 
PÓLIZA VIDA GRUPO 
POLÍTICA DE COMUNICACIONES 
PORTAFOLIO DE SERVICIOS 
 
 
 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
PQRD - PETICIONES QUEJAS 
RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN 
 
PROCESOS 
PROCESOS ADMINISTRATIVOS 
SANCIONATORIOS 
PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL 
PROCESOS DISCIPLINARIOS 
PROCESOS INVESTIGACIONES 
ADMINISTRATIVAS 
PROCESOS JURISDICCIONALES 
PROCESOSPROCEDIMIENTOS 
ADMINISTRATIVOS 
PROCESOS REQUERIMIENTO NURC 
PROGRAMAS 
PROGRAMA DE ATENCIÓN DOMICILIARIA 
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE CONTROL 
INTERNO 
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROCESOS 
PROGRAMA DE AUDITORÍA PAMEC 
PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO 
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 
DE CÓMPUTO 
PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE 
PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL 
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO AFILIADOS 
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS 
DE PACIENTES ALTO COSTO 
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PRESTADORES 
SERVICIOS DE SALUD 
PROGRAMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE 
CALIDAD 
PROGRAMA UNIRAS 
PROGRAMAS DE SALUD 
RECAUDOS DIARIOS DE PAGO 
RECOBROS 
RECOBROS A OTRAS EPS 
RECOBROS AL ADRES 
RECOBROS AL ENTE TERRITORIAL 
REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA 
REGLAMENTO INTERO DE TRABAJO 
REPORTES 
REPORTES DE MANTENIMIENTO 
REPORTES INSTITUCIONALES 
REPORTES NORMATIVOS SI 
REPORTES SARLAFT 
 
 
 
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL 
REPORTES VISITAS TÉCNICAS 
RESOLUCIONES 
TITULACIONES Y BIENES 
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 
 
3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S 
 
Para la construcción del cuadro de clasificación documental se tuvo en cuenta la 
estructura orgánica de la empresa, consolidando la información de cada sección 
documental y relacionando la información de las series y subseries documentales 
establecidas en las encuestas a los productores documentales. De igual manera, 
es importante resaltar que este instrumento es la base para la elaboración de la 
propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental de la 
organización. 
 
 
 
 
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 
ASMET SALUD EPS S.A.S 
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 
100 PRESIDENCIA 8 CERTIFICADOS 2 
CERTIFICADOS 
PARAFISCALES 
100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS 
100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 2 CIRCULARES NORMATIVAS 
100 PRESIDENCIA 27 INFORMES 13 INFORME DE PRESIDENCIA 
100 PRESIDENCIA 49 RESOLUCIONES 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
1 ACCIONES DE TUTELAS 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 1 
ACCIONES DE 
CONTROVERSIA 
CONTRACTUAL 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 2 ACCIONES DE NULIDAD 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 3 
ACCIONES DE NULIDAD Y 
RESTABLECIMIENTO DE 
DERECHO 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 4 
ACCIONES DE REPARACIÓN 
DIRECTA 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 5 
ACCIONES DE 
RESPONSABILIDAD CIVIL 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 6 ACCIONES EJECUTIVAS 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 7 ACCIONES LABORALES 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
2 ACCIONES JUDICIALES 8 ACCIONES PENALES 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
3 ACTAS 5 
ACTAS COMITÉ DE 
CONDUCTA 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
3 ACTAS 6 
ACTAS COMITÉ DE 
CONTRALORÍA INTERNA 
 
 
 
 
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 
ASMET SALUD EPS S.A.S 
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
3 ACTAS 8 
ACTAS COMITÉ DE JUNTA 
DIRECTIVA 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
4 ACUERDOS 1 
ACUERDOS DE JUNTA 
DIRECTIVA 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
5 ASESORÍAS JURÍDICAS 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
10 
COBROS POR JURISDICCIÓN 
COACTIVA 
 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
12 CONCILIACIONES 2 
CONCILIACIONES DE 
CARTERA 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
12 CONCILIACIONES 3 
CONCILIACIONES 
PREJUDICIALES 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
18 DERECHOS DE PETICIÓN 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
37 PODERES 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 1 
PROCESOS 
ADMINISTRATIVOS 
SANCIONATORIOS 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 2 
PROCESOS DE 
RESPONSABILIDAD FISCAL 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 4 
PROCESOS 
INVESTIGACIONES 
ADMINISTRATIVAS 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 5 
PROCESOS 
JURISDICCIONALES 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 6 
PROCESOS 
PROCEDIMIENTOS 
ADMINISTRATIVOS 
 
 
 
 
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 
ASMET SALUD EPS S.A.S 
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 
100 PRESIDENCIA 101 
SECRETARIA GENERAL Y 
JURÍDICA 
42 PROCESOS 7 
PROCESOS REQUERIMIENTO 
NURC 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
27 INFORMES 1 
INFORME A ENTES DE 
CONTROL 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
27 INFORMES 2 
INFORME DE AUDITORIA 
EXTRAORDINARIA 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
27 INFORMES 3 
INFORME DE AUDITORIA 
INTERNA 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
27 INFORMES 7 
INFORME DE EVALUACIÓN 
DEL SISTEMA DE CONTROL 
INTERNO 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
27 INFORMES 15 
INFORME DE SEGUIMIENTO 
A PLANES DE MEJORA 
100 PRESIDENCIA 102 
GERENCIA DE CONTROL 
INTERNO 
43 PROGRAMAS 2 
PROGRAMA DE AUDITORIA 
DE CONTROL INTERNO 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
3 ACTAS 18 
ACTAS REUNIÓN DE 
PROCESO 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
21 EVENTOS INSTITUCIONALES 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
32 MANUALES 2 
MANUAL DE IDENTIDAD E 
IMAGEN CORPORATIVA 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
32 MANUALES 3 MANUAL DE RIESGO 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
36 PLANES 8 
PLAN DE COMUNICACIONES 
EXTERNAS 
 
 
 
 
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 
ASMET SALUD EPS S.A.S 
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
36 PLANES 9 
PLAN DE COMUNICACIONES 
INTERNAS 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
36 PLANES 11 PLAN DE MEDIOS 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
36 PLANES 18 
PLAN ESTRATÉGICO DE 
COMUNICACIÓN 
100 PRESIDENCIA 103 
DIRECCIÓN DE 
COMUNICACIONES 
39 
POLÍTICA DE 
COMUNICACIONES 
 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
3 ACTAS 4 
ACTAS COMITÉ DE 
BIENESTAR 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
26 HISTORIAS LABORALES 1 
HISTORIA LABORAL 
APRENDICES SENA 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
26 HISTORIAS LABORALES 2 
HISTORIA LABORAL 
COLABORADORES 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
26 HISTORIAS LABORALES 3 
HISTORIA PASANTES 
UNIVERSITARIOS 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
33 NÓMINA 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
36 PLANES 4 
PLAN DE BENEFICIOS DE 
COLABORADORES 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
36 PLANES 6 PLAN DE CAPACITACIONES 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
36 PLANES 17 
PLAN DE SISTEMA DE 
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD 
Y SALUD EN EL TRABAJO 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
43 PROGRAMAS 7 
PROGRAMA DE MEDIO 
AMBIENTES 
100 PRESIDENCIA 104 
GERENCIA DE TALENTO 
HUMANO 
43 PROGRAMAS 8 
PROGRAMA DE 
RESPONSABILIDAD SOCIAL 
 
 
 
 
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 
ASMET SALUD EPS S.A.S 
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 
100 PRESIDENCIA

Otros materiales