Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) PARA LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD – ASMET SALUD EPS S.A.S DE LA CIUDAD DE POPAYÁN - CAUCA Presentado por: JENNYFER NATALIA DÍAZ CHICANGANA RICARDO ALBERTO MONTENEGRO ZAMBRANO Trabajo de grado para optar el título de ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA Asesor GERMÁN ALBERTO AMAYA GUIO UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN ESCUELA DE POSGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA TUNJA 2021 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN 5 1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD EPS S.A.S 6 1.1. CONTEXTO GENERAL 6 1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S 8 1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL 11 1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 14 1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA 16 2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S 20 2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN 21 2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES 22 2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 26 2.3.1. Condiciones ambientales. 27 2.3.2. Conservación documental. 28 2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 40 3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 43 3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 43 3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 44 3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación. 44 3.2.2. Series y subseries documentales. 46 3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S 52 3.3. PROPUESTA DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 69 3.4. INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 94 3.4.1. Objetivo 69 3.4.2. Alcance 69 3.4.3. Definiciones 69 3.4.4. Metodología para la aplicación de tablas de retención documental 71 4. PROCESO DE APROBACIÓN, EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 85 5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA 90 6. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 91 7. BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA 93 7.1 BIBLIOGRAFÍA 93 7.2 WEBGRAFÍA 94 TABLAS Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización ................................................... 9 Tabla 2. Ficha de identidad de la organización ........................................................... 21 Tabla 3. Depósitos de archivo ...................................................................................... 22 Tabla 4. Datos de archivo .............................................................................................. 23 Tabla 5. Control documental ......................................................................................... 24 Tabla 6. Plan de seguridad ............................................................................................ 25 Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo ...................................................... 26 Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo ........................................... 27 Tabla 9. Sistema de almacenamiento ........................................................................... 28 Tabla 10. Tipos de unidades de conservación ............................................................ 29 Tabla 11. Procesos de la gestión documental ............................................................. 41 Tabla 12. Agrupaciones documentales ........................................................................ 45 Tabla 13. Codificación unidades administrativas ........................................................ 46 Tabla 14. Series y subseries documentales ................................................................ 46 TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS ............................................ 15 Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018 ...................................................... 17 Ilustración 3. Estructura orgánica actual ..................................................................... 18 Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá ................................................................... 30 Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas ................................................... 31 Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá ................................................................. 32 Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca .................................................... 32 Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar ..................................................... 33 Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila ...................................................... 34 Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional .............................................. 35 Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño .................................................. 36 Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío ............................................... 37 Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda ............................................................. 38 Ilustración 14. Sede administrativa Santander ............................................................ 38 Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima ................................................. 39 Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle .................................................... 40 Ilustración 17. Proceso organización archivo de gestión ........................................... 72 PRESENTACIÓN Las empresas públicas y privadas tanto en Colombia como en el mundo, cuentan con un activo imprescindible para su funcionamiento, como es la información, que se debe tratar de una manera óptima y que además está soportada en documentos de archivo, a los cuales se les debe aplicar procesos técnicos y procedimientos que permitan posteriormente su acceso y consulta. Por tal motivo, en Colombia, existe una normatividad frente a los archivos y su manejo, donde el uso de instrumentos archivísticos se ha vuelto vital para el flujo de información oportuna en las organizaciones. Tanto así, que de manera indirecta la legislación vigente se aplica para la empresas privadas, dado que el desarrollo de sus actividades y funciones conforme a la filosofía organizacional son vigiladas y controladas por aquellos órganos o entidades públicas de creación legal y que hacen parte de la rama ejecutiva del poder público como lo son las superintendencias. Por ende, Asmet Salud EPS SAS, cuya naturaleza jurídica es de carácter privado pero que se encarga de administrar los recursos del régimen subsidiado en salud, bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad con la ley 100 de 1993, le compete seguir orientaciones frente a la organización de los archivos y creación de instrumentos archivísticos, de tal forma, que el presente trabajo responde por un lado a las necesidades de la empresa, ya que en el año 2020 hubo cambios en su estructura organizacional y en su manual de funciones, y por otra parte, a las de su órgano regulador que es la superintendencia de salud, ente que inspecciona, vigila y controla el quehacer de la institución. De acuerdo a lo anterior, y en especial sobre los cambios estructurales y funcionales de la empresa, se precisa actualizar la Tabla de Retención Documental, cumpliendo con la normativa vigente, así como el proceso de administración de archivo, buscando la eficiencia administrativa y la óptima prestación de servicios. 1. HISTORIA ASOCIACIÓN MUTUAL LA ESPERANZA - ASMET SALUD EPS S.A.S 1.1. CONTEXTO GENERAL El sistema de salud en Colombia, forma parte del Sistema de Seguridad Social, regulado por el gobierno nacional por intermedio del Ministeriode Salud y Protección Social, bajo mandato constitucional y delegado en parte al sector privado. A su vez, el régimen general de seguridad social integral vigente, está regulado por la Ley 100, expedida en 1993. La Ley 100 de 1993, norma primordial del sistema de seguridad social integral, cuyo componente es la salud1 y que este pertenece a un derecho universal, donde el gobierno y las empresas no lo pueden dejar pasar desapercibido, ya que está instituido en “la Declaración Universal de los Derechos Humanos elaborada por los representantes de todas las regiones del mundo con diferentes antecedentes jurídicos y culturales y proclamada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en París, el 10 de diciembre de 1948”2. En ese orden de ideas y con base en los mecanismos que forman parte del sistema de salud, están los aseguradores de salud, los cuales Borrero y Gómez3 1 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD- 0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 2 NACIONES UNIDAS. La declaración universal de los derechos humanos. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration- of-human-rights 3 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: mencionan que son entidades privadas que aseguran a la población, actúan como intermediarias y administradoras de los recursos que provee el estado en forma de prima anual denominada Unidad de Pago por Capitación (UPC) por medio de las entidades promotoras de Salud (EPS) y las administradoras de riesgos laborales (ARL). Por consiguiente, aquella unidad garante, es decir, las Entidades Promotoras de Salud, EPS conforme a Borrero y Gómez, tienen unas funciones específicas que consisten en: Organizar y garantizar, la prestación de los servicios de salud que se encuentran en el POS, Plan Obligatorio de Salud, y que además, son las responsables de la gestión de riesgos derivados de la enfermedad general o no ocupacional y que se puede vincular al servicio de salud por medio de dos modelos de aseguramiento, mediante el sistema del régimen contributivo y el de régimen subsidiado, en el primero están vinculados todos los empleados y empleadores con capacidad de pago quienes hacen un aporte mensual para salud y pensión y el régimen subsidiado que cobija a todas las personas pobres y vulnerables en donde los servicios de salud están amparados con los recaudos de solidaridad de los demás entes participantes en el sistema4. Por ello, Asmet Salud es responsable de la afiliación, registro de los afiliados y recaudo de sus aportes, de tal manera, que en cumplimiento de su misión, https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD- 0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 4 BORRERO SALAZAR, Jhon Alexander y GOMEZ ROJAS, Luis Alfredo. Estudio de caso: “La salud pública en Colombia (1990-2013) una aproximación temática”. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/handle/10893/6800/CD- 0395369.pdf;jsessionid=36C2889422D9DCEE828E12F9AF52C395?sequence=1 actualmente tiene vinculados cerca de dos millones de afiliados en el sistema de régimen subsidiado y setenta y cuatro mil en el régimen contributivo, a los cuales a través de un modelo de gestión integral del riesgo, se contribuye al mejoramiento de sus condiciones de salud y garantizar de esta forma el POS. 1.2. CONTEXTO HISTÓRICO ASMET SALUD EPS S.A.S Por tanto, Asmet Salud es una EPS SAS que brinda los dos tipos de regímenes a los ciudadanos y usuarios, quienes requieren de los servicios y que lo ha estado realizando desde el “año 1995 donde surgió la Asociación Mutual La Esperanza “Asmet Salud ESS” como una empresa solidaria de salud (ESS), en el municipio de El Tambo Cauca”5, y en el año 2001, cumpliendo con el “Decreto 1804, se incorporaron a ASMET SALUD un total de 13 Empresas Solidarias de Salud: Patía, Balboa, Mercaderes, Puracé, Cajibío, Morales y Buenos Aires, en el Cauca; San Agustín, en el Huila; Planadas, en Tolima; Pensilvania, en Caldas; Belén de Umbría, en Risaralda; Florencia, en Caquetá y Puerto Carreño, en Vichada, quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia”6. En la siguiente tabla se refleja los antecedentes históricos de la organización a través del tiempo. 5 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 6 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL – RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional- resolucion-127-de-2018-sns/ Tabla 1. Antecedentes históricos de la organización PERIODO NATURALEZA JURÍDICA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN OBSERVACIÓN 1995-2001 Privada Asociación Mutual la Esperanza de El Tambo Constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número 3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL. En el año de 2001, cumpliendo con el Decreto 1804, quedando con presencia en 14 departamentos y 133 municipios de Colombia. Fueron conformadas 10 Sedes Regionales para coordinar la operación: Cauca, Nariño, Caquetá, Vichada, Huila, Tolima, Nororiente, Quindío, Risaralda y Caldas y se inició la unificación de la operación a nivel nacional. 2002-2006 Privada Asmet Salud ESS Se definió su Plataforma Estratégica 2002- 2006, se dedicó a estructurar sus procesos de Aseguramiento, Sociales, Administrativos, Financiero y de Sistemas, que permitieran satisfacer las necesidades de los clientes, así se inició la implementación del sistema de gestión de calidad. A través del ajuste a la estructura orgánica, planta de cargos y escala salarial, se empezó a generar unidad empresarial. 2007-2011 Privada Asmet Salud ESS EPS-S En el año 2008 se hizo una reorganización empresarial en la cual se cambió la estructura por áreas, por una estructura de gestión por procesos, la cual permitió un enfoque sistémico de la organización como conjunto de partes integradas interrelacionadas e interdependientes entre ellas, con énfasis en los resultados y en el cierre de ciclos de mejora. 2012-2015 Privada Asmet Salud EPS-S En el 2012 se actualizó nuevamente la plataforma estratégica 2012-2016, con aplicación de la metodología Balance Score Card y en el 2013 se realizaron ajustes en la operación para fortalecer la Gestión de Riesgo en Salud, la Gestión de Información en Salud, la Auditoría de Calidad, la Planeación y el Control Interno, se ajustó el modelo de atención y prestación de servicios y de gestión del talento humano, para fortalecer la cultura Asmet Salud orientada al servicio. PERIODO NATURALEZA JURÍDICA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN OBSERVACIÓN 2016-2018 Privada Asmet Salud EPS-S Se redefine la plataforma estratégica (misión, visión, objetivos e indicadores estratégicos, valores) para el periodo2017-2023, también se gestiona el proceso de transformación empresarial incluyendo el cambio en la estructura organizacional. 2021 (actualmente) Privada Asmet Salud EPS SAS Fuente: elaboración propia En el año 2018, la empresa “Asmet Salud procede a realizar reorganización institucional para vincular nuevos capitales y así enervar el déficit en capital y patrimonio técnico requerido, así como cumplir el régimen de inversiones de sus reservas técnicas, considerando que sus actuales asociados no estaban en capacidad de realizar los aportes necesarios. Por tanto, se constituyó una nueva sociedad de tipo comercial, creada como Sociedad por Acciones Simplificada”7 y que mediante resolución 127 de 24 de enero de 2018 la Superintendencia Nacional de Salud (SNS), aprobó en plan de reorganización institucional - escisión, proceso iniciado desde el año 2016, momento en el cual presentó solicitud ante la SNS. De este modo, se puede evidenciar que la trayectoria de Asmet Salud EPS SAS es bastante extensa y que como soporte de lo desarrollado y gestionado durante su ciclo de vida ha generado un gran volumen de documentos, los cuales se han ubicado en los respectivos depósitos y unidades de conservación que la empresa tiene, además ha estado aplicando tablas de retención documental, el cual es un instrumento archivístico indispensable para la organización de los acervos documentales producidos o recibidos. 7 CONSULTOR SALUD. ASMET SALUD EPS RECIBE AUTORIZACIÓN PARA REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL – RESOLUCIÓN 127 DE 2018 SNS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://consultorsalud.com/asmet-salud-eps-recibe-autorizacion-para-reorganizacion-institucional- resolucion-127-de-2018-sns/ No obstante, en el año 2020 y siguiendo con la reestructuración institucional, además de las necesidades internas por mejorar la prestación de servicios y buscar una eficiencia administrativa óptima, la empresa realiza escisión de algunas unidades administrativas y/o procesos, así como cambios en los nombres y adición de funciones, ocasionando modificaciones sobre el manejo de los documentos, archivamiento equivocado y detención del mismo por falta de identificación de la serie y subserie documental respectiva conforme a los lineamientos institucionales de gestión documental en la operación física e intelectual de archivo. 1.3. CONTEXTO INSTITUCIONAL Asmet Salud EPS S.A.S, es una empresa de salud, constituida mediante documento privado del 11 de diciembre de 2015 de la Asamblea Constitutiva, registrada en la Cámara de Comercio del Cauca bajo el número 38672 del libro IX del Registro Mercantil, el día 16 de diciembre de 2015, con domicilio principal en la ciudad de Popayán (Cauca), la cual se encarga de administrar los recursos del régimen subsidiado en salud, bajo un esquema de aseguramiento, de conformidad con la ley 100 de 1993 y normas reglamentarias8. No obstante, cabe mencionar que aquella empresa inició con la denominación de Asociación Mutual La Esperanza de El Tambo “Asmet Salud ESS”, la cual realizó su Asamblea de Constitución el 14 de julio de 1995 a partir de la organización comunitaria de líderes del municipio de El Tambo Cauca y que posteriormente fue legalizado su proceso de constitución mediante otorgamiento de la Personería Jurídica Número 8 ARENAS CASTRO, Carolina, et al. Plan de Responsabilidad Social Empresarial para Asmet Salud EPSA SAS. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en:https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/35416/Amunozmun.pdf?sequence=3&isA llowed=y 3393 del 23 de noviembre de 1995, expedida por DANSOCIAL9. Desde esta perspectiva, la empresa lleva 24 años prestando sus servicios, a lo cual Vargas & Aldana lo definen como el “conjunto de actividades, actos o hechos aislados o secuencia de actos trabajados, de duración y localización definida gracias a los medios humanos, materiales puestos a disposición de un cliente individual o colectivo, según procesos, procedimiento y comportamiento que tienen un valor económico y, por tanto, traen beneficios o satisfacciones como factor diferenciador”10. En este orden de ideas, Asmet Salud EPS S.A.S es una empresa que pertenece a uno de los sectores más importantes dentro de la economía que es la de servicios, encaminada hacia la salud, donde según la OMS (Organización Mundial de la Salud) define al sector salud como “el conjunto de valores, normas, instituciones y actores que desarrollan actividades de producción, distribución y consumo de bienes y servicios cuyos objetivos principales o exclusivos son promover la salud de individuos o grupos de población”11. También podemos definir dicho sector como aquel mercado en el cual se transan los servicios de salud, existiendo una demanda por parte de la población y una oferta a partir de los médicos y de las instituciones prestadoras de servicios de salud12. 9 YUMPU. Portafolio Asmet Salud. [En línea], [Visto en internet 30 de marzo de 2021]. Disponible en: https://www.yumpu.com/en/document/read/54466490/portafolio-asmet-salud 10 VARGAS QUIÑONES, Martha y ALDANA DE VEGA, Luz Ángela. Calidad y servicio: conceptos y herramientas. Bogotá: Ecoe ediciones Ltda., 2006. p.142. 11 Organización Panamericana de la Salud – PAHO. Análisis del sector salud: Herramientas para la formulación de políticas. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.paho.org/hq/documents/events/guatemala04/ArmandoGuemes.pdf?ua=1 12 Ministerio de la Protección Social. Proyecto evaluación y reestructuración de los procesos, estrategias y organismos públicos y privados encargados de adelantar las funciones de vigilancia y control del sistema de salud. [En línea], [Visto en internet 10 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.minsalud.gov.co/salud/Documents/Marco%20Conceptual%20de%20An%C3%A1lisis% 20de%20los%20Sistemas%20de%20Salud-%20CAP%201.pdf Por lo tanto, el servicio que presta Asmet Salud EPS S.A.S satisface a una gran cantidad de usuarios, pacientes y acompañantes, quienes requieren de una atención oportuna, puesto que es una actividad sustantiva de las Empresas Promotoras de Salud (EPS), debido a que “se trata de un fenómeno social-cultural que deviene del proceso salud/enfermedad/atención (s/e/a), propiciando las interacciones entre el personal de salud y el sujeto/persona”13. En virtud de ello y que la EPS, no solo prima la atención a sus usuarios, también es pertinente fortalecer sus procesos internos para que de esta manera aquella parte misional se desarrolle de una forma oportuna, de modo que, la dinámica administrativa y organizacional debe ser adecuada, por tal razón, contar con una estructura organizacional actualizada le permite determinar “el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos”14. Y así, también garantizar un desarrollo óptimo de los procesos documentales que se generan a razón de las funciones que presta frente a la misión establecida, teniendo en cuenta los cambios generados en el último año. 13 MAYA, Alfredo, et al. Una mirada crítica sobre la noción: paciente/usuario/cliente desde la antropología en salud [En línea], mayo 2017 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://www.medigraphic.com/pdfs/conamed/con-2017/con172h.pdf 14 ESQUIAQUI, Giovani y ESCOBAR, William. Estructura organizacional y estrategia empresarial [En línea]. Trabajo de grado Especialización en Gestión del Desarrollo.Bogotá D.C. Universidad Militar Nueva Granada. Facultad de Ciencias Económicas, 2012. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en: https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/7083/EsquiaquiEsquiaquiGiovanni2012. pdf;jsessionid=94071CF35661C125815204A16BD25FAC?sequence=2 1.4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Durante el año 2020, la empresa sufrió un proceso de reestructuración administrativa, lo que ha conllevado a que el manual de funciones y procesos estén desactualizados, así como el organigrama, donde ciertas dependencias se les asignó y/o eliminó funciones, ocasionando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna serie documental creada en las vigentes Tablas de Retención, esto ha incrementado el flujo de documentos en los archivos de gestión, de igual manera, se ha generado duplicidad de documentos, pérdida de los mismos y formación de fondos documentales acumulados. Sin embargo, Asmet Salud no solo está inmersa en una estructura organizacional, sino que también cuenta con unos procesos que le permiten gestionar de forma eficiente sus servicios; en este orden de ideas, aquellos se definen como “una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad”15. Por tanto, en una organización se identifican e integran los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, en donde se establecen aquellos aspectos relevantes, y se refleja en un mapa de procesos, donde Eslava precisa que: “es una representación gráfica de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes y muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, además es la base para construir el sistema de gestión de la entidad y permite a todos los 15 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la racionalización de trámites, procesos y procedimientos [En línea], junio 2002 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020].Disponible en: http://www.pereira.gov.co/Transparencia/GestionHumana/Gu%C3%ADa%20para%20la%20raciona lizaci%C3%B3n%20de%20tr%C3%A1mites,%20procesos%20y%20procedimientos.pdf colaboradores comprender cómo funciona integralmente, así como facilita que todos entiendan cómo afectan el trabajo de otros y viceversa”16. Ilustración 1. Mapa de procesos Asmet Salud EPS SAS No obstante, dentro de aquellos procesos que son fundamentales están los de apoyo, entre ellos, se encuentra la gestión documental, la cual se puede definir como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”17. En este sentido, se precisa hablar del “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e 16 ESLAVA, Leidy. Documentación del proceso financiero para la implementación de la Suite financiera Siesa Interprise en la empresa Sonría basado en la norma ISO 9001:2015 [En línea], citado por HARRINGTON, James. Trabajo de grado Ingeniería Industrial. Bogotá D.C. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería, 2018. p. 7 [Visto en internet 09 de noviembre de 2020]. Disponible en: https://repository.ucatolica.edu.co/jspui/bitstream/10983/22615/1/Trabajo%20de%20Grado%20Fina l.pdf 17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.6. información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia”18, término asociado al archivo de una institución e inherente a la gestión documental. En consecuencia, y que por la generación y/o eliminación de funciones de algunas dependencias por el cambio estructural de la entidad, el archivo de éstas se debe organizar y para ello, requiere de la Tabla de Retención Documental actualizada, el cual es un instrumento archivístico que contiene un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una disposición final19. Por ende, es algo a lo que se le debe colocar bastante atención, pues al haber una inadecuada organización de los archivos afecta el cumplimiento oportuno de los objetivos de la empresa, además se puede incurrir en corrupción administrativa y el uso de los recursos materiales y financieros no se optimizaría frente a los gastos de operaciones o de funcionamiento, asimismo, no se brindaría una óptima prestación de los servicios a la comunidad afiliada y público en general, quienes son la razón de ser de la EPS. 1.5. ESTRUCTURA ORGÁNICA Respecto a la estructura orgánica que rigió hasta el año 2018 en un inicio se planteó la elaboración de las tablas de retención documental teniendo en cuenta 18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.1. 19 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Bogotá, 2006. p.9. las siguientes áreas funcionales: Presidencia, gestión de planeación y riesgos corporativos, gestión de calidad, gestión de evaluación y control, gestión jurídica, gestión administrativa y talento humano, gestión financiera, gestión tecnológica, gestión comercial, gestión servicios de salud y gestión de operaciones. Ilustración 2. Estructura orgánica hasta año 2018 De acuerdo con la ilustración anterior, se plantea la actualización de las tablas de retención documental con base en los cambios que ha sufrido la estructura orgánica nacional en los dos últimos años, y que según acuerdo de planta del año 2020 se refleja de la siguiente manera: presidencia, secretaría general y jurídica anteriormente denominada gestión jurídica, gerencia control interno anteriormente denominada gestión de evaluación y control, gerencia talento humano (se divide de la gerencia administrativa), dirección de comunicaciones anteriormente denominada gestión comercial, vicepresidencia planeación y riesgos corporativos, gerencia de innovación y optimización de procesos anteriormente denominada gestión de calidad, gerencia transformación digital anteriormente denominada gerencia de tecnología, vicepresidencia servicios de salud, gerencia modelos de contratación (dependencia creada recientemente), vicepresidencia operaciones y vicepresidencia administrativa y financiera, la dirección administrativa y la dirección de contabilidad e impuestos como se muestra en la siguiente ilustración. Ilustración 3. Estructura orgánica actual Es por ello que a partir de la estructura orgánico funcional actualizada de la empresa se basa el desarrollo de la investigación sobre la “Propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) para la entidad promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de Popayán - Cauca” la cual nace de la necesidad del cambio que ha sufrido la empresa actualmente, debido al proceso de reestructuración administrativa, que ha conllevado a que el manual de funciones y los procesos estén desactualizados, así como el organigrama, ocasionando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna serie documental establecidaen las vigentes Tablas de Retención. Una vez actualizadas las TRD, facilitará la recuperación de la información, de igual manera, permitirá la racionalización de la producción documental, así mismo, se garantizará el control y acceso de los documentos en las diferentes fases de archivo, además con las TRD se podrá regular la transferencia de los documentos de las oficinas al archivo central, asegurando el manejo integral de estos que se han generado en los procesos administrativos y misionales, y de esta forma, dar cumplimiento a la normatividad nacional que rige los asuntos organizacionales de la empresa. 2. SITUACIÓN ACTUAL DE ARCHIVO ASMET SALUD EPS S.A.S El diagnóstico integral de archivo es un proceso que permite establecer el estado real de los documentos frente a varios aspectos que lo integran, por tal razón, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante Decreto 1080 de 2015, lo define como el “procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios”20. Por tal motivo, actuar sobre uno de los activos más importantes de la empresa, como lo es la información, resalta la relevancia y proceder de buenas prácticas en la administración y gestión organizacional. Por tanto, este instrumento permite dar una visión sobre aquellos componentes que garantizan la gestión oportuna y adecuada de los documentos que se producen en cada una de las áreas funcionales, recalcando de esta manera el gran valor que la gestión documental brinda a la organización en la toma de decisiones. El presente trabajo de investigación contempla la necesidad de actualizar las TRD de la empresa Asmet Salud EPS SAS, debido entre otras razones que se evidencia un proceso de reestructuración administrativa lo que ha ocasionado que el manual de funciones y procesos estén desactualizados, así como el organigrama, donde ciertas dependencias se les asignó y/o eliminó funciones, provocando que algunos documentos no se archiven bajo ninguna serie documental creada en las vigentes Tablas de Retención, esto ha incrementado el flujo de documentos en los archivos de gestión, de igual manera, se ha generado 20 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Decreto 1080 de 2015 “Decreto único del sector cultura” [En línea], mayo 2015 [Visto en internet 1 de abril de 2021]. Disponible en: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/ duplicidad de documentos, pérdida de los mismos y formación de fondos documentales acumulados, haciéndose necesaria una actualización de las tablas de retención documental que estén acordes con la realidad actual de la organización. En este sentido, el Diagnóstico Integral de Archivos se llevó a cabo en las sedes departamentales de Asmet Salud EPS S.AS en un nivel más general, y en su sede nacional en un nivel más detallado, teniendo en cuenta todos los depósitos de archivo y archivos de gestión. 2.1. FICHA DE IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Tabla 2. Ficha de identidad de la organización Nombre de la organización ASMET SALUD EPS S.A.S NIT 900935126-7 Carácter de la organización Privada Ciudad Popayán - nivel central Sector Salud Dirección Carrera 4 No. 18N 46 Página web www.asmetsalud.com Teléfono (57) 8312000 Representante legal Cristian Renato Andrade Sedes Caldas, Caquetá, Cauca, Cesar, Huila, Nariño, Quindío, Risaralda, Santander, Tolima, Valle y Bogotá Misión Somos una aseguradora en salud que a través de un modelo de gestión integral del riesgo, contribuimos al mejoramiento de las condiciones de salud de nuestros afiliados. Visión Al 2023 seremos la mejor opción de aseguramiento social en salud, generando confianza en el sector y sostenibilidad financiera. Valores corporativos Asumimos como propios los objetivos de la organización, poniendo a disposición de la empresa nuestras capacidades, esfuerzos y responsabilidad con el logro. Proyectamos con nuestro actuar seguridad y credibilidad al relacionarnos con afiliados, proveedores, clientes y entre colaboradores, generando relaciones mutuamente beneficiosas. Cumplimos los objetivos optimizando el uso de los recursos para lograr el impacto deseado. http://www.asmetsalud.com/ Nos comportamos de acuerdo con las políticas y valores que nos identifican como empresa, actuando con coherencia entre el pensar, el decir y el actuar. Gestionamos soluciones a las necesidades de las personas, creando una experiencia memorable que genere, compromiso y lealtad. Fuente: elaboración propia 2.2. ANÁLISIS DE INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES A continuación se identifica de manera general el análisis de la infraestructura con la que cuenta la organización, así como las instalaciones en donde se encuentran los depósitos de archivo. Tabla 3. Depósitos de archivo SEDE UBICACIÓN DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN BOGOTÁ Carrera 7 No. 35-23 Teusaquillo Sede administrativa CALDAS Carrera 24 No. 6-85 Recta Coliseo Sede administrativa CAQUETÁ Carrera 8B No. 6-53 Las Av. Sede administrativa CAUCA Carrera 4 No. 18 N 46 La Estancia Sede administrativa CESAR Calle 17 No. 15-20 Guatapuri Sede administrativa HUILA Calle 14 No. 8B 26 Sede administrativa NACIONAL Carrera 4 No. 18 N 46 La Estancia Sede administrativa NARIÑO Carrera 24 No. 14-85 Sede administrativa QUINDIO Avenida Bolívar 12N 29 Sede administrativa RISARALDA Avenida 30 de agosto No. 32-59 Sede administrativa SANTANDER Calle 18 No. 21-34 Sede administrativa TOLIMA Carrera 4D No. 35-25 Cádiz Sede administrativa VALLE Carrera 39 No. 5a-96 Sede administrativa Para el presente proyecto de investigación se tendrá en cuenta la información detallada de la sede nacional, en donde se desarrollará la actualización de las tablas de retención documental y de la cual para conocer más a fondo se anexa la siguiente información respecto a datos del archivo: Tabla 4. Datos de archivo Aspectos SI NO ¿Existe comité de archivo? X ¿Existe reglamentos de archivo? X ¿Existen inventarios documentales? X ¿Clasifican los documentos? X ¿Se realiza eliminación documental? X ¿Se realizan transferencias documentales? X ¿Existe manual de procedimiento para transferencias documentales? X El archivo en la estructura de la organización depende de forma directa de la Dirección Administrativa y ésta a su vez depende de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera. De la fecha de creación no se cuenta con acto administrativo como tal en el cual se pueda evidenciar, sin embargo es indispensable decir que desde el año 1995 que surgió la EPS se han adelantado esfuerzos por optimizar la organización de sus documentos a través de la anteriormente llamada dependencia de Gestión de Recursos, garantizando desde ese mismo momento la radicación, distribución y trámite de los documentos que ingresaban a la organización. Respecto a la tabla anterior, es importante decir que la organización cuenta con el comité interno de archivo, creado mediante Resolución No. 03 de enero de 2019, de igual manera, la organización cuenta con un manual de normas y procedimientos para archivo y correspondencia en donde se brindan pautas para la elaboración de documentos (comunicaciones oficiales) así como las principales características a tener en cuenta a la hora de organizar los mismos. Por otra parte, se cuenta con los inventarios documentales, tanto de la documentación que reposa en el archivo central así como de lo que se envía por transferencia al archivo histórico, también se realiza eliminación documental de acuerdo con las vigentes tablas de retención y siguiendo el manualde aplicación de dicho instrumento. De igual manera, se realizan transferencias documentales primarias de forma trimestral, esto debido al gran número de documentos producidos por las diferentes áreas y que busca reducir la acumulación de documentos en escritorios y por último y no siendo la menos importante aclarar que existe un procedimiento establecido para realizar las transferencias de los archivos de gestión al archivo central. Tabla 5. Control documental Aspectos SI NO ¿Se ha presentado pérdidas de documentación? X ¿Tienen archivos especializados? X ¿Poseen documentación de entidades suprimidas? X ¿Poseen instrumentos de control y registro? X De acuerdo con la tabla anterior “control documental” en la historia de la organización a la fecha no se ha perdido documentación y en la más reciente reestructuración que sufrió la empresa la documentación de la escisión quedó bajo custodia de la EPS, cuyo valor es histórico y por ello se conserva de forma permanente. No se cuenta con archivos especializados, y en cuanto a documentación de entidades suprimidas se custodian historias clínicas de IPS liquidadas que han transferido estos expedientes a los archivos de la organización, ya que pertenecen a usuarios afiliados a la EPS, respecto a los instrumentos de control y registro, Asmet Salud cuenta con inventarios documentales, libros radicadores, y las tablas de retención documental en este momento en proceso de actualización. Tabla 6. Plan de seguridad Aspectos SI NO ¿Existe un plan de seguridad industrial? X ¿Existe un plan de prevención de desastres? X ¿Los colaboradores que laboran en el archivo usan los elementos de protección personal? X ¿Existe señalización de evacuación? X ¿Hay extintores? X ¿Los saben usar? X ¿Se cuenta con los planos de la edificación? X ¿Se cuenta con los planos del depósito de archivo? X En cuanto al plan de seguridad, la organización cuenta con un sólido sistema de seguridad y salud en el trabajo dentro del cual también se contempla el plan de prevención de desastres, brindando de esta manera políticas y procedimientos generales para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de emergencia o desastre que se puedan presentar en la empresa y en sus diferentes sedes y reducir la amenaza, la vulnerabilidad y su impacto. De esta forma, se ha garantizado que los colaboradores que laboran en los depósitos de archivo siempre usen los elementos de protección personal (EPP), se han garantizado que exista señalización de las rutas de evacuación en caso de presentarse alguna emergencia y también la instalación de extintores para lo cual se ha capacitado al personal en el uso de estos en caso tal de que se llegasen a necesitar. Y por último, la organización cuenta con los planos de la edificación y del depósito de archivo, los cuales permiten identificar los diferentes lugares con los que cuenta la empresa. Tabla 7. Planta física de los depósitos de archivo Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial Áreas Puestos de trabajo, sala de consulta y depósito de archivo Puestos de trabajo, sala de consulta y depósito de archivo Ubicación dentro del edificio Sótano 1 nivel Materiales de piso, pared y techo Piso, paredes y techo en cemento Piso y paredes en cemento y techo en eternit. Estado y mantenimiento de piso, pared y techo El estado de mantenimiento del piso se observa en buen estado, algunas paredes presentan humedad igual que una parte del techo. El estado de mantenimiento del piso se observa en buen estado, paredes en buen estado y techo con algunas averías por fuertes vientos. Con base en los aspectos de la anterior tabla, en la planta física de los depósitos de archivo donde se custodia la documentación de la EPS se logra evidenciar que dichos depósitos cuentan con algunas condiciones mínimas requeridas para la custodia de archivo, puesto que el material de piso en ambos depósitos es de cemento y concentra gran almacenamiento de polvo, conllevando a que la limpieza de estos lugares se dificulte. De igual manera, preocupa en gran medida el hecho de que el depósito ubicado en el edificio está en el sótano, lugar donde se logra visualizar a primera vista la tubería que canaliza las aguas negras, esto sin lugar a duda es perjudicial para el archivo en caso tal de que alguna de ellas se rompa se perdería mucha documentación que se afectaría de forma directa por aquellos elementos. 2.3. ANÁLISIS CONDICIONES AMBIENTALES Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Las ubicaciones de algunos depósitos de archivo de Asmet Salud EPS S.A.S, no presentan las condiciones adecuadas para la conservación de documentos ni para el desarrollo de los procesos archivísticos por parte del personal designado, lo que fundamentalmente se debe a que los espacios son insuficientes e inadecuados para el almacenamiento y distribución de la documentación, según el Acuerdo 037 de 2004, el 049 de 2000 y la Norma Técnica NTC 5921 de 2012. A pesar de que algunos depósitos de almacenamiento son adecuados; las áreas de procesamiento de archivo, consulta y la estantería existente es insuficiente o estas no cumplen con todas las medidas de prevención de riesgos de incendio, inundación, o aislamiento y control de condiciones de humedad y temperatura. 2.3.1. Condiciones ambientales. Las condiciones ambientales de cada uno de los depósitos de archivo de Asmet Salud EPS SAS es diferente, puesto que compone a varias sedes ubicadas a nivel nacional, por tanto, los pisos térmicos varían según la ubicación de la ciudad o departamento, dado que Colombia posee un singular clima conforme a la altitud, es decir, a la altura sobre el nivel del mar en la que se encuentren estos. Así, en la siguiente tabla se reflejan los datos obtenidos de los depósitos de archivo de la sede nacional que se encuentran ubicados en la ciudad de Popayán. Tabla 8. Condiciones ambientales depósitos de archivo Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial Nombre del sitio Edificio sede nacional Bodega parque industrial Depósito Archivo central Archivo central e histórico Humedad 62% 61% Iluminación Iluminación artificial con luz fluorescente Iluminación artificial con luz fluorescente Temperatura 24 °C 23.5 °C Ventilación Natural por existencia de puertas y ventanas Natural por existencia de puertas y ventanas Para obtener los resultados reflejados en la tabla anterior, se tuvo en cuenta las mediciones de humedad y temperatura registradas durante una semana, se empleó un termohigrómetro para la toma de dichas variables de acuerdo con los requerimientos establecidos en la normatividad archivística colombiana. Según el acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación se estipula que la temperatura adecuada debe oscilar entre 15 a 20 °C con una fluctuación diaria de 4°C, de acuerdo con esto se tiene un promedio de temperatura en archivo del edificio del 24 °C y en bodega de Parque Industrial un promedio de 23.5 °C respectivamente, lo cual refleja que se encuentran ambos depósitos sobre un rango superior del óptimo. Por otra parte, el mismo acuerdo estipula que la humedad relativa en los depósitos de archivo debe oscilar entre el 46% y 60% con fluctuación diaria del 5%, en este sentido el archivo del edificio sede nacional registró una medición del 62% y la bodega del Parque Industrial el 61% superando el porcentaje ideal. 2.3.2. Conservación documental. Para garantizar la conservación de los documentos es indispensable contar con unidades de almacenamiento de archivo acordes a la normativa que en todo caso resguarde la información de la mejor manera posible. A continuación se detalla por depósito de archivo las especificaciones de estanteríay archivadores con los que cuenta la organización para el almacenamiento y custodia de la documentación. Tabla 9. Sistema de almacenamiento Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial Estantería Estantería fija abierta, ubicada paralelamente, en metal, y buen estado Estantería industrial abierta, ubicada paralelamente, en metal ignífugo, y buen estado Archivadores Archivadores de madera, ubicados contra la pared, en buen estado. N/A De acuerdo con la inspección realizada a los depósitos de archivo de la EPS, se pudo evidenciar que en el edificio nacional en el área de archivo se encuentra estantería fija abierta metálica anclada a la pared con espacios entre una y otra de 80 centímetros para realizar consulta y ubicación de cajas. También se observan archivadores en madera ubicados sobre pared y en buen estado. Por otro lado, en la bodega del Parque Industrial se logró evidenciar la existencia de estantería industrial abierta en metal ignifugo y en buen estado, por tanto, se logra determinar que estas condiciones de estantería permite la conservación de los documentos y reduce su deterioro físico. En la siguiente tabla se logra reflejar las unidades de conservación existentes en los depósitos de archivo de la EPS en la sede nacional: Tabla 10. Tipos de unidades de conservación Aspectos Edificio sede nacional Bodega parque industrial Legajos N/A N/A Tomos X X Cajas X X Carpetas X X AZ X N/A Libro X X Así entonces, se pudo evidenciar que en la organización en los archivos de gestión y en el archivo central se encuentran unidades de conservación tales como tomos, cajas, carpetas, AZ y libros. Es de gran relevancia decir que algunas de estas unidades de conservación no cumplen con las especiaciones técnicas establecidas por el ente rector en la materia como lo son las AZ, pues se evidencia un mayor grado de deterioro físico por perforaciones. Ahora bien, se logró observar que hay riesgo biológico por presencia de insectos, a nivel de documentos algunos de ellos presentan deterioro físico por rasgaduras, dobleces, perforaciones, aumentando considerablemente el riesgo químico por cuanto se evidencia decoloración de éstos por la tinta utilizada. De cierta manera, la organización se ha preocupado por garantizar la conservación de sus documentos y respecto a ellos, los documentos se archivan en carpetas, las carpetas se ubican en cajas y éstas a su vez en estantería, cabe mencionar que para el archivo se han programado jornadas de limpieza a profundidad siempre con la fiel convicción de salvaguardar la historia institucional y conservar los documentos. A continuación, se muestran los registros fotográficos que permiten ilustrar el estado actual de los distintos depósitos de archivo en Asmet Salud EPS S.A.S. en las diferentes sedes departamentales y en su sede nacional. Ilustración 4. Sede administrativa Bogotá Fuente: Asistente administrativo oficina Bogotá Se observa falta de estantería, cajas colapsadas, encima de estantería, cajas no aptas para archivo, formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación, documentación sin unidades de conservación y estanterías utilizadas para fines diversos a la custodia de documentación. Ilustración 5. Sede administrativa y bodega Caldas Fuente: Coordinador administrativo sede Caldas El mobiliario de almacenamiento no es suficiente para la documentación, pues el volumen documental suele sobrepasar su capacidad. Además las carpetas deben estar almacenadas en cajas para evitar su progresivo desgaste y deterioro. Formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación, documentación sin unidades de conservación. Ilustración 6. Sede administrativa Caquetá Fuente: Coordinador administrativo sede Caquetá En general se observa una buena conservación de las cajas, se logra la ubicación rápida por medio de la identificación de los rótulos. Ilustración 7. Sede administrativa y bodega Cauca Fuente: Coordinador administrativo sede Cauca En archivo de edificio se logra observar cajas en los pasillos sobre piso, y estantería sin el último entrepaño. En bodega de parque industrial (derecha) se logra observar desorden en la ubicación de cajas sobre estantería industrial. Ilustración 8. Sede administrativa y bodega Cesar Fuente: Coordinador administrativo sede Cesar Se observa en archivos custodiado en sede, rotulación de cajas con nombres de series documentales inexistentes e información poco legible para consulta. El archivo que se encuentra en custodia por la empresa ALPOPULAR cumple con los lineamientos establecidos para la custodia de archivo. Ilustración 9. Sede administrativa y bodega Huila Fuente: Coordinador administrativo sede Huila Se observa en el archivo custodiado en sede la falta de organización de las unidades de conservación, así como cajas de diferente formato que no se deben utilizar para custodia de documentos. En el archivo custodiado en la bodega se observa cajas almacenadas en posición inversa, y no se logra identificar el contenido de las mismas. Ilustración 10. Sede administrativa y bodega Nacional Fuente: Profesional gestión documental Se observa una buena organización de las cajas de archivo tanto en archivo del edificio como en bodega de parque industrial. Se logra identificar las unidades de conservación y por tal motivo la consulta es eficiente. Ilustración 11. Sede administrativa y bodega Nariño Fuente: Coordinador administrativo sede Nariño Se observa una buena disposición de cajas sobre estantería tanto en archivo de edificio como en servicio tercerizado. Ilustración 12. Sede administrativa y bodega Quindío Fuente: Coordinador administrativo sede Quindío En el archivo central se observan cajas apiladas sin estiba, y sin ningún tipo de soporte. En bodega cajas mal ubicadas, formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación documentación y cajas que no están en dirección correcta. Ilustración 13. Sede administrativa Risaralda Fuente: Coordinador administrativo sede Risaralda Se observa formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación de la documentación. Ilustración 14. Sede administrativa Santander Fuente: Coordinador administrativo sede Santander No se cuenta con estantería suficiente para el almacenamiento de cajas, se observa además formas no homogéneas de identificación de unidades o sin identificación de la documentación y cajas caídas por falta de organización. Ilustración 15. Sede administrativa y bodega Tolima Fuente: Coordinador administrativo sede Tolima Cajas sobre última bandeja de estantería, sin ningún tipo de protección, ubicadas en la dirección incorrecta y formato no autorizado para archivo. En bodega se observa que las cajas no están ubicadas en estantería y tampoco en ningún tipo de soporte como estibas. Ilustración 16. Sede administrativa y bodega Valle Fuente: Coordinador administrativo sede Valle En términos generales se observa buena organización y ubicación de cajas de archivo sobre estantería tanto en archivo de sede como en servicio tercerizado. 2.4. ANÁLISIS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Los procesos que desarrolla Asmet Salud EPS SAS, teniendo en cuenta el proceso macro, como lo es la gestión documental y un proceso técnico, como lo es la organización documental se evidencian varios aspectos que la empresa procura ir mejorando para la optimización de procedimientos. Con base en el Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015”por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del SectorCultura”, a continuación se presentan algunos aspectos encontrados en la aplicación de los procesos del Programa de Gestión Documental. Tabla 11. Procesos de la gestión documental PROCESO OBSERVACIONES GENERALES PLANEACIÓN • Debe existir articulación de las áreas funcionales de tecnología, calidad, control interno, y planeación, para el desarrollo de las diferentes actividades encaminadas a optimizar la gestión documental dentro de la organización. • Aunque la organización cuenta con personal con experiencia en gestión documental, es necesario reforzar la capacitación continua del personal adscrito al área de gestión documental. • La organización cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos que regulan las actividades de gestión documental; sin embargo, se deben integrar otros procesos como los referentes a documentos electrónicos, soportes distintos al papel, y aquellos que no estén integrados según la normatividad vigente. • Se requiere establecer una política de digitalización asociada al uso de nuevas tecnologías, dado que actualmente se está realizando digitalización series documentales sin metadatos, por lo tanto dicho proceso carece de toda autenticidad y valor probatorio. PRODUCCIÓN • La organización cuenta con formatos estandarizados que garantizan la operación diaria en los procesos de gestión documental, cada uno con su respectivo versionamiento, uso de la imagen institucional, y en general, su integración a los sistemas de calidad de la entidad. • Se deben establecer lineamientos para la normalización, almacenamiento y disposición de documentos en soportes como CDs, discos duros u otros formatos diferentes al papel. • No se cuenta con un control de firmas autorizadas para documentos externos y el control de las firmas para los documentos internos. • El aplicativo utilizado para la gestión documental “Consecutivos WEB” genera un número único consecutivo para las comunicaciones oficiales. • La organización no cuenta con registro de firmas digitales. GESTIÓN Y TRÁMITE • La organización cuenta con ventanilla única de correspondencia. • Existe un procedimiento establecido para la recepción, distribución y trámite de comunicaciones. • Se utilizan sistemas de gestión documental para el seguimiento y control de las comunicaciones oficiales - Docunet Web; sin embargo, se debe evaluar la posibilidad de integración de otros sistemas de información, con el fin de optimizar la gestión documental en la organización. • Los colaboradores responsables del trámite de documentos conocen los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. ORGANIZACIÓN • Se cuenta con TRD lo que permite que la organización de los archivos de gestión sea una actividad mucho más sencilla de realizar, pero no están actualizadas y dificulta el archivamiento de documentos para las nuevas dependencias. PROCESO OBSERVACIONES GENERALES • En la mayoría de las áreas no se cumple con los lineamientos para la foliación de documentos (doble foliación, con marcador o esfero, indebida ubicación de la numeración) o no se realiza foliación. • El mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central, no se encuentran debidamente identificados. • Se elaboró un reglamento interno de archivo y correspondencia, en el cual se establecen directrices y sirve como guía para el desarrollo de las actividades archivísticas; así mismo, existen manuales y procedimientos para la organización de los archivos de gestión, sin embargo estos no se aplican a cabalidad pese a que éstos se socializan constantemente. • Actualmente la organización cuenta con PGD - PINAR - TCA - CCD - FUID - TRD TRANSFERENCIA • Aunque existe un manual de normas y procedimientos para archivo y correspondencia, donde se establece que la transferencia de los archivos de gestión debe seguirse según lo estipulado, éste no se cumple en algunas áreas. • No existe un procedimiento para la transferencia o migración de documentos electrónicos, o soportes tales como CDs, DVDs, discos duros, entre otros diferentes al papel. • Se cuenta con un procedimiento de transferencia y su respectivo formato. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS • Se cuenta con procedimiento para la consulta y préstamo de documentos. • Con la actualización de las TRD, quedó implementada la disposición final de las series documentales. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO • La organización cuenta con el Sistema Integrado de Conservación, aunque se debe garantizar su aplicación en todas las sedes departamentales. • Para los documentos que ingresan al sistema Docunet Web se cuenta con servidores que almacenan la información de manera permanente en los sistemas de seguridad. VALORACIÓN • Con la actualización de las TRD, quedó implementada la valoración de las series documentales. • La organización debe elaborar un proceso de evaluación de la documentación, constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios. 3. PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Para la “Propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) para la entidad promotora de salud – Asmet Salud EPS S.A.S de la ciudad de Popayán - Cauca”, se tuvo en cuenta las siguientes fases, con base en el Minimanual de Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado: 3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL La información que se recolectó es de carácter primario, ya que es información que se tomó directamente de la fuente de información involucrada para el desarrollo del proceso de actualización de las tablas de retención documental de la empresa. En esta fase se recogió la información sobre la historia institucional de Asmet Salud EPS S.A.S, también información de la última reestructuración administrativa y diagrama funcional correspondiente al año 2020, de igual manera, se tuvo en cuenta las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la empresa, el organigrama y todos aquellos aspectos que fueron necesarios para la elaboración de la presente propuesta. Una vez, recopilada y analizada la información institucional, se procedió con la elaboración del diagnóstico de archivos (Ver capítulo anterior), este instrumento permitió verificar el estado actual de la gestión documental dentro de la organización, identificando aspectos administrativos, archivísticos, conservación de los documentos, infraestructura y por supuesto de la tecnología utilizada para la preservación de los soportes digitales; así como también permitió la validación frente al cumplimiento normativo. Posteriormente, se utilizó como instrumento de investigación la encuesta, la cual fue aplicada a los colaboradores que producen documentos en cada una de las áreas funcionales de la organización, de acuerdo a la actual estructura orgánico- funcional, donde se establecieron los tipos documentales, su trámite, periodicidad de producción, cantidad, estado de conservación y también se pudo identificar los valores primarios, sustentando la relación funciones/documentos. Y por último, analizada la información, se identificaron las series y subseries documentales que se tramitan en cada una de las áreas funcionales para crear el cuadro de clasificación documental. 3.2. ELABORACIÓN DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Una vez analizada la información suministrada en las encuestas con los productores documentales, se procedió a elaborar los Cuadros de Clasificación Documental de la organización, tras identificar y conformar de series y subseries, al igual que la asignación de códigos simples para cada una de las series y subseries definidas, teniendo en cuentaque éstas corresponden a una determinada área funcional y que en este sentido se derivan de las funciones asignadas a cada una de ellas de forma jerárquica y que también poseen un código que les identifica como se verá a continuación. 3.2.1. Identificación de unidades administrativas y codificación. La identificación de las unidades documentales se basó en el esquema orgánico funcional más actual de la organización (2020), a partir del conjunto de documentos que se producen en cada una de las secciones y subsecciones identificadas teniendo en cuenta las encuestas a los colaboradores o productores documentales y los manuales de funciones. Por tal razón, fue necesario revisar el organigrama de la organización e identificar las áreas funcionales y los responsables de los documentos de dichas áreas. A continuación se reflejan las agrupaciones de primer nivel de acuerdo con el organigrama actual de la organización: Tabla 12. Agrupaciones documentales FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN ASMET SALUD EPS S.A.S PRESIDENCIA SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA GERENCIA DE CONTROL INTERNO DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES GERENCIA DE TALENTO HUMANO VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN VICEPRESIDENCIA OPERACIONES VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS Fuente: Elaboración propia 3.2.1.1. Codificación de las unidades administrativas. Tabla 13. Codificación unidades administrativas CÓDIGO ÁREA FUNCIONAL/PROCESO 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 110 VICEPRESIDENCIA PLANEACIÓN Y RIESGOS CORPORATIVOS 111 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS 112 GERENCIA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL 120 VICEPRESIDENCIA SERVICIOS DE SALUD 121 GERENCIA MODELOS DE CONTRATACIÓN 130 VICEPRESIDENCIA OPERACIONES 140 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 141 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 142 DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS 3.2.2. Series y subseries documentales. Después de analizada la información obtenida de las encuestas documentales y del estudio del organigrama administrativo y también de las funciones de las diferentes áreas de la organización, se determinaron las series y subseries documentales. Tabla 14. Series y subseries documentales SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL ACCIONES DE TUTELA ACCIONES JUDICIALES ACCIONES DE CONTROVERSIA CONTRACTUAL ACCIONES DE NULIDAD SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL ACCIONES EJECUTIVAS ACCIONES LABORALES ACCIONES PENALES ACTAS ACTAS COMITÉ CONTROL DE CAMBIO ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA ACTAS COMITÉ DE MAIAS ACTAS COMITÉ DE PQRD Y TUTELAS ACTAS COMITÉ DE RIESGOS ACTAS DE BAJA BIENES MUEBLES ACTAS DE CONCILIACIÓN ACTAS DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ACTAS DE ESTACIONES DE CÓMPUTO ACTAS PLAN DE MEJORA AUDITORÍA ACTAS REUNIÓN CON PRESTADORES DE SALUD ACTAS REUNIÓN DE PROCESO ACUERDOS ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA ACUERDOS DISPONIBILIDAD DE SERVICIO ASESORÍAS JURÍDICAS AUDITORÍAS AUDITORIAS ENTES TERRITORIALES AUDITORIAS ENTES VIGILANCIA Y CONTROL CAJA MENOR CERTIFICADOS CERTIFICADOS DE DEUDA ENTES TERRITORIALES CERTIFICADOS DE PARAFISCALES CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS CIRCULARES NORMATIVAS COBROS POR JURISDICCIÓN COACTIVA SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD CONCILIACIONES CONCILIACIONES BANCARIAS CONCILIACIONES DE CARTERA CONCILIACIONES PREJUDICIALES CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES CONSECUTIVOS CIRCULARES EXTERNA CONSECUTIVOS CIRCULARES INTERNAS CONSECUTIVOS COMUNICACIONES INTERNAS CONSECUTIVOS OFICIOS CONTRATOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO CONTRATOS DE COMODATO CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATOS DE PROVEEDORES ADMINISTRATIVOS CONTRATOS RED DE SERVICIOS CONVENIOS CONVENIOS EDUCATIVOS CONVENIOS EMPRESARIALES DECLARACIONES TRIBUTARIAS DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO DECLARACION DE RENTA Y COMPENSACIÓN DECLARACION DE RETENCIÓN IMPUESTO DE VALOR AGREADO IVA DERECHOS DE PETICIÓN ESTADOS FINANCIEROS ESTUDIOS TÉCNICOS DE PROCESOS EVENTOS INSTITUCIONALES FICHAS TÉCNICAS FICHAS TECNICAS DE MAQUINARIA Y EQUIPOS FICHAS TECNICAS DE EQUIPO DE TRANSPORTE FORMULARIOS DE AFILIACIONES Y REGISTROS GLOSAS HISTORIAS DE MEDICINA LABORAL HISTORIAS LABORALES HISTORIA LABORAL APRENDICES HISTORIA LABORAL COLABORADORES HISTORIA LABORAL PASANTES UNIVERSITARIOS INFORMES INFORME A ENTES DE CONTROL INFORME DE AUDITORÍA EXTRAORDINARIA INFORME DE AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CENSO DE ATENCIÓN SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL DOMICILIARIA INFORME DE CONSUMOS DE SERVICIOS PÚBLICOS INFORME DE CONTRATACIÓN SERVICIOS DE SALUD INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INFORME DE GESTIÓN INFORME DE INDUCCIÓN DE DEMANDA INFORME DE JORNADAS DE SALUD INFORME DE MERCADEO INFORME DE PQRD INFORME DE PRESIDENCIA INFORME DE PRESTADORES DE SERVICIO DE SALUD INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA INFORME DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS DE SALUD INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS INVENTARIOS DOCUMENTALES PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN TABLAS DE CONTROL DE ACCESO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR MENSAJERÍA INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS INSTRUMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE LIBROS INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS LIBROS CONTABLES LIBROS AUXILIARES LIBROS MAYOR Y BALANCE MANUALES MANUAL DE CÓDIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA MANUAL DE RIESGO SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL MANUAL MAIAS NÓMINA NOTIFICACIONES NOTIFICACIONES DE CARTERA NOTIFICACIONES DE USUARIOS ÓRDENES DE COMPRA PLANES PLANES DE ACCIÓN PLANES DE ACCIÓN PAMEC PLANES DE AUDITORÍA DE PROCESOS PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES PLAN DE CAPACIDAD DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PLAN DE CAPACITACIONES PLAN DE COMPRAS PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL PLAN DE MEDIOS PLAN DE MERCADEO PLAN DE MODELOS DE CONTRATACIÓN EN SALUD PLANES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO PLAN DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD PLAN DE PRUEBAS TECNOLOGÍCAS PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA PLAN INSTITUCIONAL PLAN MENSUAL DE CAJA PODERES PÓLIZAS PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES PÓLIZA MANEJO GLOBAL PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL PÓLIZA VIDA GRUPO POLÍTICA DE COMUNICACIONES PORTAFOLIO DE SERVICIOS SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL PQRD - PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y DERECHO DE PETICIÓN PROCESOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS DISCIPLINARIOS PROCESOS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS PROCESOS JURISDICCIONALES PROCESOSPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS REQUERIMIENTO NURC PROGRAMAS PROGRAMA DE ATENCIÓN DOMICILIARIA PROGRAMA DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROCESOS PROGRAMA DE AUDITORÍA PAMEC PROGRAMA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO AFILIADOS PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE CUENTAS DE PACIENTES ALTO COSTO PROGRAMA DE SEGUIMIENTO PRESTADORES SERVICIOS DE SALUD PROGRAMA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROGRAMA UNIRAS PROGRAMAS DE SALUD RECAUDOS DIARIOS DE PAGO RECOBROS RECOBROS A OTRAS EPS RECOBROS AL ADRES RECOBROS AL ENTE TERRITORIAL REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA REGLAMENTO INTERO DE TRABAJO REPORTES REPORTES DE MANTENIMIENTO REPORTES INSTITUCIONALES REPORTES NORMATIVOS SI REPORTES SARLAFT SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL REPORTES VISITAS TÉCNICAS RESOLUCIONES TITULACIONES Y BIENES TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES TRANSFERENCIAS PRIMARIAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 3.2.3. Cuadro de Clasificación Documental de Asmet Salud EPS S.A.S Para la construcción del cuadro de clasificación documental se tuvo en cuenta la estructura orgánica de la empresa, consolidando la información de cada sección documental y relacionando la información de las series y subseries documentales establecidas en las encuestas a los productores documentales. De igual manera, es importante resaltar que este instrumento es la base para la elaboración de la propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental de la organización. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 100 PRESIDENCIA 8 CERTIFICADOS 2 CERTIFICADOS PARAFISCALES 100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS 100 PRESIDENCIA 9 CIRCULARES 2 CIRCULARES NORMATIVAS 100 PRESIDENCIA 27 INFORMES 13 INFORME DE PRESIDENCIA 100 PRESIDENCIA 49 RESOLUCIONES 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 1 ACCIONES DE TUTELAS 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 1 ACCIONES DE CONTROVERSIA CONTRACTUAL 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 2 ACCIONES DE NULIDAD 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 3 ACCIONES DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE DERECHO 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 4 ACCIONES DE REPARACIÓN DIRECTA 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 5 ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 6 ACCIONES EJECUTIVAS 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 7 ACCIONES LABORALES 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 2 ACCIONES JUDICIALES 8 ACCIONES PENALES 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 3 ACTAS 5 ACTAS COMITÉ DE CONDUCTA 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 3 ACTAS 6 ACTAS COMITÉ DE CONTRALORÍA INTERNA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 3 ACTAS 8 ACTAS COMITÉ DE JUNTA DIRECTIVA 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 4 ACUERDOS 1 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 5 ASESORÍAS JURÍDICAS 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 10 COBROS POR JURISDICCIÓN COACTIVA 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 12 CONCILIACIONES 2 CONCILIACIONES DE CARTERA 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 12 CONCILIACIONES 3 CONCILIACIONES PREJUDICIALES 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 18 DERECHOS DE PETICIÓN 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 37 PODERES 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 2 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 4 PROCESOS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 5 PROCESOS JURISDICCIONALES 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 6 PROCESOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 100 PRESIDENCIA 101 SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA 42 PROCESOS 7 PROCESOS REQUERIMIENTO NURC 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 27 INFORMES 1 INFORME A ENTES DE CONTROL 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 27 INFORMES 2 INFORME DE AUDITORIA EXTRAORDINARIA 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 27 INFORMES 3 INFORME DE AUDITORIA INTERNA 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 27 INFORMES 7 INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 27 INFORMES 15 INFORME DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA 100 PRESIDENCIA 102 GERENCIA DE CONTROL INTERNO 43 PROGRAMAS 2 PROGRAMA DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 3 ACTAS 18 ACTAS REUNIÓN DE PROCESO 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 21 EVENTOS INSTITUCIONALES 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 27 INFORMES 8 INFORME DE GESTIÓN 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 32 MANUALES 2 MANUAL DE IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 32 MANUALES 3 MANUAL DE RIESGO 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 36 PLANES 8 PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNAS CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 36 PLANES 9 PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 36 PLANES 11 PLAN DE MEDIOS 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 36 PLANES 18 PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN 100 PRESIDENCIA 103 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES 39 POLÍTICA DE COMUNICACIONES 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 3 ACTAS 4 ACTAS COMITÉ DE BIENESTAR 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 26 HISTORIAS LABORALES 1 HISTORIA LABORAL APRENDICES SENA 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 26 HISTORIAS LABORALES 2 HISTORIA LABORAL COLABORADORES 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 26 HISTORIAS LABORALES 3 HISTORIA PASANTES UNIVERSITARIOS 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 33 NÓMINA 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 36 PLANES 4 PLAN DE BENEFICIOS DE COLABORADORES 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 36 PLANES 6 PLAN DE CAPACITACIONES 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 36 PLANES 17 PLAN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 43 PROGRAMAS 7 PROGRAMA DE MEDIO AMBIENTES 100 PRESIDENCIA 104 GERENCIA DE TALENTO HUMANO 43 PROGRAMAS 8 PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ASMET SALUD EPS S.A.S CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 100 PRESIDENCIA
Compartir