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APOYO TÉCNICO A LA SUPERVISIÓN DE PROYECTOS DEL PROGRAMA “INFRAESTRUCTURA PARA CONECTAR TERRITORIOS, GOBIERNOS Y POBLACIONES” DEL INVIAS – DIRECCIÓN TERRITORIAL BOYACÁ JUAN CAMILO PUERTO RINCÓN UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL TUNJA 2022 APOYO TÉCNICO A LA SUPERVISIÓN DE PROYECTOS DEL PROGRAMA “INFRAESTRUCTURA PARA CONECTAR TERRITORIOS, GOBIERNOS Y POBLACIONES” DEL INVIAS – DIRECCIÓN TERRITORIAL BOYACÁ JUAN CAMILO PUERTO RINCÓN Trabajo de grado en la modalidad de práctica con proyección empresarial para optar al título de Ingeniero Civil Director JORGE ANDRÉS SARMIENTO ROJAS Ingeniero Civil, Doctor en Gerencia de Proyectos Codirector GUSTAVO GAMALIEL FERNANDEZ NIÑO Ingeniero de Transporte y Vías, Especialista en Geotecnia Vial y Pavimentos UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL TUNJA 2022 Nota de aceptación: _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ Firma del presidente del jurado _____________________________________ Firma del jurado _____________________________________ Firma del jurado Tunja, febrero de 2022 “La autoridad científica de la facultad de ingeniería reside en ella misma, por lo tanto, no responde por las opiniones en este trabajo de grado” Se autoriza su reproducción indicando su origen DEDICATORIA A Dios, quien ha sido mi guía y fortaleza espiritual en mi formación como ingeniero civil y en el desarrollo del presente proyecto. A mi madre quien con su ejemplo y dedicación ha guiado mi camino y me ha dado las fuerzas y aliento para cumplir mis objetivos y a mi hermano, por su constante apoyo durante este camino. A mis mejores amigos Santiago y Angie, por su apoyo incondicional, su voz de aliento, ánimo y consejos durante esta etapa. A mis amigos Diana, Paula, Javier, Anyela, Natalia, Luisa y Jaiber, por su amistad, consejos y cada una de sus cualidades que me ayudaron a formarme como profesional. AGRADECIMIENTOS Agradezco en primera instancia a Dios, por permitirme vivir esta experiencia llena de aprendizajes y culminar esta etapa de mi vida. A mi alma mater, la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia y a cada uno de los docentes, por mi formación integra como ingeniero civil. A mi familia por su apoyo, dedicación y contribución a mi formación, quienes a su vez han sido el motor y norte en este proceso. Al director de esta práctica empresarial, el ingeniero Jorge Andrés Sarmiento Rojas, por su apoyo, guía, conocimientos y consejos para el desarrollo de este proyecto y finalizar exitosamente esta etapa académica, gracias por su confianza y entrega. Al Instituto Nacional de Vías, por permitirme llevar a cabo este proyecto, desenvolverme en el campo laboral y aportar a la entidad parte de mi formación académica y personal. Al ingeniero Hernan Enrique Dulce, quien me compartió sus conocimientos y fue mi guía en este proceso de aprendizaje y desarrollo práctico, gracias por su paciencia y confianza. Agradecimiento especial a la profesional Doris Sierra, por su colaboración y orientación en el proceso y trámites requeridos para el desarrollo del presente proyecto. Agradezco a mis amigos de la universidad Angie, Santiago, Diana, Paula, Javier, Natalia, Anyela, Luisa y Jaiber; quienes fueron parte fundamental en este proceso, influyendo con cada una de sus cualidades en mi formación; gracias por cada momento vivido a su lado, momentos que me hacen la persona que soy el día de hoy; me han enseñado el valor de la amistad y que los momentos de alegría, tristeza, enojo y estrés, acompañados de disciplina, esfuerzo y compromiso nos permiten llegar al éxito. CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 17 1. OBJETIVOS .................................................................................................... 19 1.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 19 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 19 2. MARCO REFERENCIAL ................................................................................ 20 2.1. MARCO TEÓRICO .................................................................................. 20 2.1.1. Supervisión de contratos estatales ................................................... 21 2.1.1.1. Etapas de la contratación estatal .............................................. 21 2.1.1.2. Etapa contractual ...................................................................... 23 2.1.1.3. Seguimiento y control de contratos estatales ............................ 24 2.1.1.4. Interventoría .............................................................................. 25 2.1.1.5. Supervisión................................................................................ 25 2.1.1.6. Supervisor de contratos de interventoría ................................... 28 2.1.1.7. Supervisor de contratos distintos a interventoría ....................... 29 2.1.1.8. Responsabilidades de los supervisores e interventores ............ 30 2.1.2. Gestión contractual ........................................................................... 31 2.1.2.1. Actividades generales ............................................................... 32 2.1.2.2. Gestión administrativa ............................................................... 33 2.1.2.3. Gestión técnica .......................................................................... 34 2.1.2.4. Gestión financiera y contable .................................................... 34 2.2. MARCO LEGAL ....................................................................................... 36 2.2.1. Constitución Política de Colombia .................................................... 39 2.2.2. Ley 80 de 1993 ................................................................................. 39 2.2.2.1. Ley 1150 de 2007 ...................................................................... 40 2.2.2.2. Ley 2160 de 2021 ...................................................................... 40 2.2.2.3. Decreto 734 de 2012 ................................................................. 41 2.2.2.4. Decreto 1510 de 2013 ............................................................... 41 2.2.2.5. Decreto 1082 de 2015 ............................................................... 41 2.2.3. Ley 1474 de 2011 ............................................................................. 41 2.2.4. Ley 1437 de 2011 ............................................................................. 42 2.2.4.1. Ley 2080 de 2021 ...................................................................... 42 2.2.5. Ley 734 de 2002 ............................................................................... 42 2.2.5.1. Ley 1952 de 2019 ...................................................................... 42 2.2.6. Ley 1682 de 2013 ............................................................................. 43 2.2.6.1. Ley 1882 de 2018 ...................................................................... 43 2.2.7. Circular 021 de 2016 ........................................................................ 43 2.2.8. Guías AgenciaNacional de Contratación Pública ............................ 44 2.2.8.1. Guía para procesos de contratación de obra pública ................ 44 2.2.8.2. Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del estado..................................................... 44 2.2.9. Manuales institucionales .................................................................. 45 2.2.9.1. Manual de contratación. ............................................................ 45 2.2.9.2. Manual de Interventoría de obra pública. .................................. 45 2.2.10. Otros documentos normativos .......................................................... 45 2.2.10.1. Instructivo único radicación de cuentas ..................................... 45 2.3. ESTADO DEL ARTE ................................................................................ 46 3. METODOLOGÍA ............................................................................................. 49 3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN ...................................................................... 49 3.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN PLANTEADO ............................................. 49 3.3. ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 49 3.4. POBLACIÓN Y MUESTRA ...................................................................... 50 3.5. MATERIALES Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ................................. 51 3.6. FUENTES DE INFORMACIÓN ................................................................ 53 3.6.1. Fuentes de información primarias .................................................... 53 3.6.2. Fuentes de información secundarias ................................................ 54 3.7. ETAPAS .................................................................................................. 55 3.7.1. Etapa preliminar ............................................................................... 55 3.7.1.1. Estudio funciones de supervisión .............................................. 55 3.7.1.2. Revisión de documentación guía .............................................. 55 3.7.1.3. Revisión información contratos sujetos a supervisión ............... 55 3.7.2. Etapa de ejecución ........................................................................... 55 3.7.2.1. Revisión de documentación proceso de contratación ............... 55 3.7.2.2. Revisión de propuestas de APU de ítems no previstos ............. 56 3.7.2.3. Elaboración de proyectos de liquidación ................................... 56 3.7.2.4. Revisión de actas ...................................................................... 56 3.7.2.5. Actualización y gestión del archivo ............................................ 56 3.7.3. Etapa propositiva .............................................................................. 56 3.7.3.1. Observación del supervisor y contratistas ................................. 56 3.4.3.1. Comparación metodológica ....................................................... 57 3.4.3.2. Desarrollo herramienta de gestión contractual .......................... 57 3.4.3.3. Elaboración formatos de revisión radicación de actas .............. 57 3.4.3.4. Elaboración guía metodológica ................................................. 57 4. APOYO A LA SUPERVISIÓN DE CONTRATOS ........................................... 59 4.1. REVISIÓN DOCUMENTACIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN....... 59 4.1.1. Contrato 1109 de 2021 ..................................................................... 59 4.2. REVISIÓN PROPUESTAS DE APU DE ÍTEMS NO PREVISTOS............ 62 4.2.1. Contrato 988 de 2020 ....................................................................... 63 4.2.2. Contrato 1481 de 2020 ..................................................................... 65 4.3. ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE LIQUIDACIÓN ............................ 67 4.3.1. Convenio 1230 de 2017 ................................................................... 68 4.4. REVISIÓN DE ACTAS ............................................................................. 70 4.4.1. Revisión actas parciales de obra ...................................................... 70 4.4.1.1. Contrato 988 de 2020 ................................................................ 71 4.4.1.2. Contrato 1105 de 2020 .............................................................. 73 4.4.1.3. Contratos de mantenimiento rutinario ....................................... 74 a. Contrato 2109 de 2019 ........................................................................ 75 b. Contrato 2110 de 2019 ........................................................................ 77 c. Contrato 2111 de 2019 ........................................................................ 79 d. Contrato 2112 de 2019 ........................................................................ 81 e. Contrato 2113 de 2019 ........................................................................ 83 4.4.2. Revisión actas de costos de interventoría ........................................ 85 4.4.2.1. Contrato 993 de 2020 ................................................................ 86 4.4.2.2. Contrato 1208 de 2020 .............................................................. 88 4.4.2.3. Contrato 1567 de 2020 .............................................................. 90 4.4.2.4. Contrato 1586 de 2020 .............................................................. 91 4.4.2.5. Contrato 2667 de 2019 .............................................................. 94 4.5. ELABORACIÓN INFORMES DE SUPERVISIÓN .................................... 97 4.6. ACTUALIZACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVO ......................................... 97 4.6.1. Gestión documental .......................................................................... 97 4.6.2. Tramite denuncias invasión zona derecho de vía........................... 102 4.6.3. Tramite de correspondencia ........................................................... 102 5. GUIA METODOLÓGICA PARA EL EJERCICIO DE SUPERVISIÓN ........... 103 5.1. ESTRUCTURA DE LA GUÍA .................................................................. 104 5.1.1. Herramienta de gestión contractual ................................................ 104 5.1.2. Formatos revisión de actas ............................................................ 105 5.1.3. Formatos informe de supervisión ................................................... 105 5.2. IMPLEMENTACIÓN DE LA GUÍA .......................................................... 105 6. CONCLUSIONES ......................................................................................... 108 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 110 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Diferencias entre interventoría y supervisión. ..................................... 25 Tabla 2. Caracterización contratos sujetos a supervisión ................................. 51 Tabla 3. Observaciones hojas de vida personal profesional y técnico - proceso de legalización contrato 1109 de 2021 ................................................ 60 Tabla 4. Información general contrato 988 de 2020 .......................................... 63 Tabla 5. Información general contrato 1481 de 2020 ........................................ 65 Tabla 6. Información general contrato 988 de 2020 .......................................... 71 Tabla 7. Resumen revisión actas parciales de obra contrato 988 de 2020 ....... 72 Tabla 8. Información general contrato 1105 de 2020 ........................................ 73 Tabla 9. Resumen revisión actas parciales de obra contrato 1105 de 2020 ..... 73 Tabla 10. Información general contrato 2109 de 2019 ...................................... 75 Tabla 11. Resumen revisión actas parciales de obra contrato de mantenimientorutinario 2109 de 2019 .............................................................. 75 Tabla 12. Información general contrato 2110 de 2019 ...................................... 77 Tabla 13. Resumen revisión actas parciales de obra contrato de mantenimiento rutinario 2110 de 2019 .............................................................. 77 Tabla 14. Información general contrato 2111 de 2019 ...................................... 79 Tabla 15. Resumen revisión actas parciales de obra contrato de mantenimiento rutinario 2111 de 2019 .............................................................. 79 Tabla 16. Información general contrato 2112 de 2019 ...................................... 81 Tabla 17. Resumen revisión actas parciales de obra contrato de mantenimiento rutinario 2112 de 2019 .............................................................. 81 Tabla 18. Información general contrato 2113 de 2019 ...................................... 83 Tabla 19. Resumen revisión actas parciales de obra contrato de mantenimiento rutinario 2113 de 2019 .............................................................. 83 Tabla 20. Información general contrato 993 de 2020 ........................................ 86 Tabla 21. Resumen revisión actas de costos de interventoría contrato 993 de 2020 ............................................................................................................. 87 Tabla 22. Información general contrato 1208 de 2020 ...................................... 88 Tabla 23. Resumen revisión actas de costos de interventoría contrato 1208 de 2020 .................................................................................................... 89 Tabla 24. Información general contrato 1567 de 2020 ...................................... 90 Tabla 25. Resumen revisión actas de costos de interventoría contrato 1567 de 2020 .................................................................................................... 90 Tabla 26. Información general contrato 1586 de 2020 ...................................... 91 Tabla 27. Resumen revisión actas de costos de interventoría contrato 1586 de 2020 .................................................................................................... 92 Tabla 28. Información general contrato 2667 de 2019 ...................................... 95 Tabla 29. Resumen revisión actas de costos de interventoría contrato de administración vial 2667 de 2019 ...................................................................... 95 Tabla 30. Relación documental aplicativo SICO ............................................... 98 Tabla 31. Relación documental aplicativo SICOR .......................................... 100 Tabla 32. Relación documental correo electrónico programa Colombia rural ................................................................................................................. 101 Tabla 33. Resumen denuncias de invasión zona de derecho de vía tramitadas ....................................................................................................... 102 Tabla 34. Resumen correspondencia tramitada del aplicativo SICOR ........... 102 LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Diagrama de flujo contratación estatal ........................................... 22 Ilustración 2. Objetivos de la supervisión o interventoría de contratos estatales. ............................................................................................................ 26 Ilustración 3. Marco legal .................................................................................... 38 Ilustración 4. Diseño metodológico del proyecto ................................................. 58 Ilustración 5. Fragmento formato proyecto de liquidación contrato 1230 de 2017 .................................................................................................................... 69 Ilustración 6. Gráfica comparación lineal implementación guía metodológica en el contrato 1586 de 2020 ....................................................... 106 Ilustración 7. Portada guía metodológica para la supervisión de contratos ...... 107 GLOSARIO ACTA: documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, deja constancia de los compromisos y tareas pactadas e indica el responsable (Instituto Nacional de Vías, 2022, p. 16). De acuerdo al Manual de interventoría de obra pública del INVIAS (Instituto Nacional de Vías, 2022, pp. 37-38), se presentan los principales tipos de actas utilizados para el desarrollo del presente trabajo. - Acta de costos: documento contractual mediante el cual se reconocen los costos mensuales de personal y otros costos directos, causados por la Interventoría durante la ejecución del contrato. - Acta de liquidación del contrato: documento contractual a través del cual las partes realizan un balance contable entre las inversiones ejecutadas por el Contratista contra las pagadas por la entidad. - Acta de modificación de cantidades de obra: documento en el cual se relacionan las modificaciones en las cantidades de obra del contrato y se incluyen los ítems de precios no previstos con sus cantidades debidamente aprobados, de acuerdo con las necesidades del proyecto. Mediante esta acta no podrán modificarse los montos de los rubros presupuestales establecidos en el contrato de obra, ni los montos de los rubros de inversión determinados en el registro presupuestal, sin previa modificación contractual. Con base en esta acta se elaboran las actas de recibo parcial de obra correspondientes. - Acta de modificación de costos: documento en el cual se relacionan las modificaciones a la dedicación, costos de personal y otros costos directos de la Interventoría, de acuerdo con las necesidades del proyecto. Mediante esta acta no podrán modificarse los montos de los rubros presupuestales establecidos en el contrato de Interventoría, ni los montos de los rubros de inversión determinados en el registro presupuestal, sin previa modificación contractual. Con base en esta acta se elaboran las actas de costos correspondientes. - Acta de recibo parcial de obra: documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega parcial y la entidad a través de la interventoría recibe parcial y debidamente cuantificados los bienes, las obras o los servicios. - Acta de suspensión o ampliación de la suspensión del contrato: documento contractual mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan con fundamentos técnicos y jurídicos la suspensión del plazo de ejecución del contrato o ampliación de la suspensión, se indica la fecha de reanudación. La suscripción de este tipo de actas requiere actualización de pólizas y garantías. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) : es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos (Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 26). CONTRATO ADICIONAL: acuerdo que celebran el INVÍAS y el Contratista para prorrogar la ejecución y/o adicionar el valor de un contrato (Instituto Nacional de Vías, 2022, p. 17) ENTIDAD ESTATAL: se denominan entidades estatales la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos (Congreso de la República de Colombia, 1993, p. 1). LIQUIDACIÓN: es el acto por el cual se finiquita la relación contractual y deberá constar en acta suscrita por las mismas partes que firmaron el contrato o por delegados expresamente facultados para ello. También en esta etapa las partes acordaránlos ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar (Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 54). PRÓRROGA: consiste en la ampliación del plazo de ejecución del contrato inicialmente pactado. Al igual que las modificaciones y las adiciones, se deben justificar las razones o motivos no previsibles e irresistibles por los cuales se requiere la ampliación de dicho plazo (Ministerio de salud, 2018). SECOP: el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, al materializar particularmente los principios de transparencia y publicidad (Colombia Compra Eficiente, 2021). SERVIDOR PÚBLICO: las personas naturales que prestan sus servicios dependientes a los organismos y entidades estatales, con excepción de las asociaciones y fundaciones de participación mixta (Congreso de la República de Colombia, 1993, p. 1). SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: es una medida excepcional que se utiliza ante la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato. En estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del mismo. En dicho documento debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la condición o plazo en el cual tendrá lugar el reinicio (Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 41). RESUMEN El presente trabajo muestra los resultados del apoyo a la supervisión de contratos de obra, interventoría, administración vial y mantenimiento rutinario celebrados por el Instituto Nacional de Vías – INVIAS, Dirección Territorial Boyacá, entre lo cual se encuentra la revisión de documentación para procesos de contratación, revisión de propuestas de APU de ítems no previstos de contratos de obra, elaboración de proyectos de liquidación, revisión de actas y actualización y gestión de archivo. A partir del apoyo a la supervisión, en base a la observación, análisis, experiencias y lecciones aprendidas del supervisor y contratistas, como parte de la administración, seguimiento y control de contratos, se elabora una guía metodológica para el ejercicio de supervisión, la cual, contiene formatos para la revisión de actas en proceso de radicación y herramientas para la gestión contractual que otorgan valor agregado al proceso de supervisión al mejorar la calidad, eficiencia y eficacia del mismo y contribuir al proceso de mejora continua en la entidad. Se presentan los resultados de la implementación de los formatos y herramientas de gestión contractual en el supervisor y contratista, donde se ven reducidos los tiempos de revisión, se disminuyen las observaciones a la documentación en proceso de radicación, se evitan reprocesos, se facilita la gestión del supervisor y optimiza de esta manera el proceso de supervisión. Palabras clave: supervisión, administración contractual, revisión, gestión y seguimiento contractual, herramienta de control y gestión de contratos, guía metodológica. ABSTRACT This work shows the results of the support to the supervision of construction, monitoring, road administration and routine maintenance contracts entered into by the Instituto Nacional de Vías - INVIAS, Dirección Territorial Boyacá, including the review of documentation for contracting processes, review of APU proposals for items not contemplated in construction contracts, preparation of liquidation projects, review of records, and finally, updating and management of files. Based on observation support, analysis, experiences and lessons learned from the supervisor and contractors as part of the administration, follow-up and control of contracts, a methodological guide was prepared for the supervision exercise, which contains formats for the records' review in the process of filing and tools for contract management, which, provide added value to the supervision process by improving its quality, efficiency and effectiveness and contributing to the continuous improvement process in the entity. The results of the implementation of the formats and tools for contract management in the supervisor and contractor are shown, where the review times are reduced, the observations to the documentation in the process of filing are decreased, reprocesses are avoided, the supervisor's management is facilitated and in this way the supervision process is optimized. Key words: supervision, contract administration, contract, reviewing, management and follow-up, contract control and management tool, methodological guide. 17 INTRODUCCIÓN En Colombia el crecimiento y desarrollo del sector socioeconómico depende fundamentalmente de la infraestructura vial. El Instituto Nacional de Vías (INVIAS) al solucionar necesidades de conectividad, transitabilidad y movilidad de los usuarios por medio de proyectos de infraestructura de transporte carretero, marítimo, fluvial y férreo (Instituto Nacional de Vías, 2020). Lo que permite la integración de las principales zonas de producción con las zonas de consumo del país y a su vez conectar territorios y poblaciones. El marco normativo nacional con la ley 80 de 1993 y ley 1474 de 2011, entre otras, dispone que las entidades estatales tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato por medio de la supervisión (Congreso de la República de Colombia, 1993, p. 6), la cual consiste en seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto contratado (Congreso de la República de Colombia, 2011, p. 26). El ministerio de transporte, a través del INVIAS, para llevar a cabo el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece como meta intervenir más de 15000 km de vías de tercer orden a nivel nacional, implementar un plan vial para mejorar la infraestructura vial y también impulsar la conexión entre municipios por medio de intervenciones en la red regional (Departamento Nacional de Planeación, 2019). Al dar cumplimiento a los programas de desarrollo, se incrementa la formulación, ejecución y liquidación de proyectos a cargo del INVIAS, lo cual genera saturación administrativa, que se traduce en sobrecostos, demoras, afectaciones a los usuarios y aumento de riesgos técnicos, financieros y administrativos. Implementar mecanismos de control para la ejecución y gestión de contratos y llevar a cabo una supervisión adecuada requiere contar con metodologías eficientes y personal de apoyo capacitado; por lo cual, por medio de la presente práctica con proyección empresarial se pretende apoyar los procesos de supervisión de los proyectos de infraestructura vial del programa “Infraestructura para conectar territorios, gobiernos y poblaciones” del INVIAS en la Dirección Territorial Boyacá, de acuerdo a parámetros metodológicos propios de la entidad; a partir de la revisión de documentación precontractual como: estudios previos, estudios de conveniencia y presupuestos oficiales y revisión de documentación contractual como: actas mensuales de costos de interventorías, actas de obra de los contratos, actas de costos de los administradores viales, actas de los contratos de mantenimiento rutinario y análisis de Precios Unitarios para ítems no previstos de contratos de obra, esto con el fin de desarrollar una guía práctica para el proceso de supervisión de contratos de obra e interventoría a cargo del INVIAS – Dirección Territorial Boyacá, que se encuentren en etapa contractual. 18 El presente proyecto se desarrolla a partir de una metodología aplicada – tecnológica, dividida en tres etapas; la primer etapa conlleva a una recopilación y apropiación de información preliminar, información precontractual y contractual proveniente de fuentesprimarias de aplicativos como SECOP, SICO y SICOR y fuentes secundarias como el manual de contratación y manual de interventoría de obra pública del INVIAS; a continuación, en la segunda etapa se ejecuta el apoyo a la supervisión, en la cual se lleva a cabo revisión de documentación de procesos de contratación, revisión de APU de ítems no previstos de contratos de obra, elaboración de proyectos de liquidación, revisión de actas y actualización y gestión de archivo digital de los contratos sujetos a supervisión. Finalmente en la tercera etapa, se elabora la propuesta de optimización del proceso de supervisión, la cual consiste en una guía metodológica para el proceso de supervisión de contratos del INVIAS que implementa una herramienta de gestión contractual y formatos para la revisión de actas en proceso de radicación, realizada a partir de la observación directa, análisis, experiencia, lecciones aprendidas del supervisor y contratistas e implementación de buenas prácticas para la mejora continua del proceso de supervisión y generar valor agregado por medio de la implementación de un plan piloto en contratistas y se muestran los respectivos resultados. 19 1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Apoyar los procesos de supervisión técnica de los proyectos de infraestructura vial del programa “Infraestructura para conectar territorios, gobiernos y poblaciones” del Instituto Nacional de Vías – INVIAS en la Dirección Territorial Boyacá, durante la vigencia de la práctica con proyección empresarial ejecutada (Abril – Diciembre de 2021), de acuerdo a parámetros metodológicos propios de la entidad. 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Revisar documentos precontractuales como estudios previos, estudios de conveniencia y presupuestos oficiales para la gestión de los procesos de contratación a cargo de la Dirección Territorial. Apoyar procesos de supervisión y seguimiento de proyectos en etapa contractual, al contemplar revisión de actas mensuales de costos de interventorías, actas de obra de los contratos, actas de costos de los administradores viales y actas de los contratos de mantenimiento rutinario a cargo de la Dirección Territorial. Revisar propuestas Análisis de Precios Unitarios para ítems no previstos de los contratos de obra a cargo de la Dirección Territorial. Desarrollar una guía práctica para el proceso de supervisión de contratos de obra e interventoría a cargo del Instituto Nacional de Vías – Dirección Territorial Boyacá que se encuentren en etapa contractual. 20 2. MARCO REFERENCIAL De acuerdo al Departamento Nacional de Planeación (DNP), un proyecto es la unidad operacional que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado; al combinar recursos humanos, físicos, financieros en una ubicación definida; para apoyar el cumplimiento de un programa en el marco de acción establecido por la respectiva unidad de gestión (Departamento Nacional de Planeación, s.f.). La infraestructura del transporte es un sistema de movilidad integrado por un conjunto de bienes tangibles e intangibles como carreteras, ferrocarriles, ríos navegables, canales de navegación, vías de navegación marítima y vías aéreas; el cual está bajo la vigilancia y control del Estado. Se organiza de manera que permite el traslado de las personas, los bienes y servicios, el acceso y la integración de las diferentes zonas del país y propende por el crecimiento, competitividad y mejora de la calidad de vida de los ciudadanos y poblaciones (Congreso de la República de Colombia, 2013, p. 1). La formulación, ejecución y control de un proyecto de infraestructura vial requiere claridad y precisión sobre conceptos, metodologías y herramientas, los cuales, requieren profundización; con el fin de proporcionar solidez a los procesos de control, seguimiento y aseguramiento del cumplimiento integral del objeto contratado; al trazar una base para la toma de decisiones que resulta en afectaciones al costo, tiempo y alcance, así como la gestión de calidad contractual de un proyecto. 2.1. MARCO TEÓRICO Un proyecto de inversión pública es un grupo de tareas que comprometen recursos, actividades y productos, durante un periodo determinado, en una región en particular; con el fin de resolver problemas o necesidades de la población. Debe estar directamente relacionado con los objetivos de un Plan de Desarrollo identificados como factores de desarrollo para la población (Departamento Nacional de Planeación, s.f.). El INVIAS, al ser un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Transporte, el cual, tiene por objeto, la ejecución de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos de inversión pública de la infraestructura no concesionada de la red vial nacional de carreteras de primer y tercer orden, férrea, fluvial y de la infraestructura marítima (Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 9), está sujeto a cumplir la normatividad nacional referente a contratación estatal y lo que de ella se deriva. 21 2.1.1. Supervisión de contratos estatales El artículo 32 de la ley 80 de 1993 define el contrato estatal como todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad; donde se incluyen contratos de obra, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargos fiduciarios y fiducia pública. Se resalta el contrato de obra pública, como aquel que celebran las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles; y el contrato de consultoría, como el referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión; al igual que los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos (Congreso de la República de Colombia, 1993, p. 19). 2.1.1.1. Etapas de la contratación estatal De acuerdo al manual de Contratación del INVIAS (Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 15,16); la contratación estatal es un proceso, es decir, una sucesión de etapas que tiene las siguientes actividades: - Actividades de planeación: comprende la etapa preparatoria de la contratación. - Actividades precontractuales: comprende la etapa de planeación y de selección de contratistas. - Actividades Contractuales: comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio y el control en su desarrollo. - Actividades post-contractuales: corresponde a las actividades una vez el contrato ha finalizado, bien sea por su ejecución o por alguna otra causa que impida la continuación de esta, comprende la etapa de liquidación del contrato por mutuo acuerdo o en forma unilateral, y las obligaciones relacionadas con el cierre del expediente del proceso de contratación. En los procesos de contratación, además de atender lo establecido en las normas vigentes, se siguen los trámites internos establecidos en el manual de contratación del INVIAS. 22 Ilustración 1. Diagrama de flujo contratación estatal Fuente: Elaborada a partir de: “Manual de contratación”, Instituto Nacional de Vías, INVIAS , 2015 23 2.1.1.2. Etapa contractual La fase contractual corresponde a la celebración del contrato o convenio y ejecución del objeto del mismo. Se entiende por convenio todo contrato o convenio propiamente dicho suscrito por el INVIAS con otro ente público o con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad. Comprende el perfeccionamiento, legalización y ejecucióndel contrato o convenio y está integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelanta la entidad para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado (Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 36). El perfeccionamiento y legalización del contrato se dan cuando se logra un acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y dicho acuerdo se eleva a la forma escrita. Para su efecto se atienden los requerimientos de: proyección de la minuta del contrato, publicación en el SECOP, expedición del registro presupuestal, remisión del expediente contractual a la unidad ejecutora, constitución y aprobación de las garantías. La ejecución del contrato cubre, principalmente, el cumplimiento de la prestación a cargo del contratista y la contraprestación que hace la entidad estatal, en la que se da lugar a: adiciones, modificaciones, prorrogas y suspensiones. El seguimiento y control a la ejecución del contrato se establece como parte fundamental en esta etapa. El INVIAS al celebrar y ejecutar contratos, debe propender por el cumplimiento de los fines estatales y la continua y eficiente prestación de los servicios a partir de los siguientes derechos y deberes (Congreso de la República de Colombia, 1993, p. 2): - Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante. - Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. - Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato. - Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías. 24 - Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia. - Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. - Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual. - Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios. Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado. - Actuar de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse. 2.1.1.3. Seguimiento y control de contratos estatales Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción, tutelar la transparencia de la actividad contractual y dar cumplimiento a los fines de la contratación estatal; las entidades públicas para el cumplimiento del objeto contractual, tendrán la dirección general y la responsabilidad y obligación de ejercer control y vigilancia permanente de la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. Lo anterior en consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación de los mismos (Congreso de la República de Colombia, 1993, p. 6; 2011, p. 26) . 25 2.1.1.4. Interventoría De acuerdo a la ley 1474 de 2011, manual de contratación y manual de interventoria de obra pública del INVIAS, la interventoría consiste en el seguimiento técnico sobre el cumplimiento del contrato que realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. También, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal; podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría (Congreso de la República de Colombia, 2011, p. 26; Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 47, 2022, p.19). 2.1.1.5. Supervisión Conforme establece la ley 1474 de 2011, además del manual de contratación y manual de interventoria de obra pública del INVIAS; la supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados. Además de ser el seguimiento técnico, administrativo, presupuestal, financiero, contable, y jurídico ejercido por la entidad al contrato de Interventoría de obra pública con el fin de asegurar que cumpla con su propósito (Congreso de la República de Colombia, 2011, p. 26; Instituto Nacional de Vías, 2015, p. 47, 2022, p.19). Tabla 1. Diferencias entre interventoría y supervisión. INTERVENTORÍA SUPERVISIÓN Realizada por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la entidad estatal. Ejercida por la entidad estatal. Involucra seguimiento técnico y sólo si la entidad lo considera necesario puede responder a temas financieros, contables y administrativos. Se compone del seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico. Requiere conocimientos especializados. No requiere conocimientos especializados Es ejercida por contratistas o en algunos donde no se requieran conocimientos especializados por funcionarios de la entidad. Es ejercida por funcionarios de le entidad Fuente: Elaborada a partir de “Ley 1474 de 2011 - Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, Congreso de Colombia, 2011, p. 26. 26 - Concurrencia de funciones de interventoría y supervisión: Por otra parte, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventory las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor de acuerdo al artículo 83 de la ley 1474 de 2011 (Congreso de la República de Colombia, 2011, p. 26). Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. (Congreso de la República de Colombia, 2011, p. 26). Ilustración 2. Objetivos de la supervisión o interventoría de contratos estatales. Fuente: Elaborada a partir de “Ley 1474 de 2011 - Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, Congreso de Colombia, 2011, p. 26. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA Controlar Vigilar Prevenir Verificar Exigir Recomendar Informar Evaluar Impulsar 27 La procuraduría General de la Nación al ser la encargada de prevenir el incumplimiento de la normativa que reglamenta la contratación estatal, lo cual pudiera eventualmente generar faltas disciplinarias, recomienda vigilar el ejercicio de las funciones de los servidores públicos. Establece que la finalidad de los supervisores es verificar la ejecución satisfactoria del contrato y la indemnidad del patrimonio público, al mantener permanentemente informada a la entidad, sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales y evitar posibles actos de corrupción (Procuraduría General de la Nación, 2016). La procuraduría General de la Nación establece el alcance que tiene la supervisión sobre la verificación de cada uno de los aspectos relacionados en el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 “seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato”; para lograr la cumplida ejecución del contrato y evitar posibles actos de corrupción (Procuraduría General de la Nación, 2016) - Seguimiento técnico: En el marco del control, seguimiento y verificación de los aspectos técnicos, se verificara que estos se adelanten de conformidad con las normas técnicas aplicables según los estudios previos realizados, con el propósito de que se cumplan con las especificaciones técnicas previstas en los planos, estudios, manuales, fichas técnicas y diseño de la obra, bien o servicio contratado. - Seguimiento administrativo: Control al cumplimiento de los aspectos de orden administrativo, fisca, tributario y de manejo de recurso humano propias del contrato suscrito. - Seguimiento financiero: Se debe hacer un seguimiento a las actuaciones del contratista de orden presupuestal y financiero, manejo de anticipo, recurso invertidos que deban realizarse en el contrato suscrito. - Seguimiento contable: Trata sobre el manejo adecuado de las normas contables en la ejecución del contrato y administración de los recursos públicos y privados. - Seguimiento jurídico: Busca el seguimiento al cumplimiento íntegro de los parámetros legales de las normas Colombianas y extranjeras, así como las obligaciones contractuales especificas del contrato estatal suscrito. 28 2.1.1.6. Supervisor de contratos de interventoría Dentro del INVIAS, todo contrato de interventoría cuenta con un supervisor de planta; quien además de las funciones señaladas en la ley, tiene las funciones y responsabilidades descritas en el manual de contratación. - Responsabilidades del supervisor de contratos de interventoría El manual de contratación del invias (Instituto Nacional de Vías, 2015, pp. 47-49), define las siguientes responsabilidades para el supervisor de contratos de interventoría: 1. Requerir al Gestor Técnico de Proyecto los documentos necesarios del contrato de interventoría. 2. Ejercer el control sobre el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales inherentes al contrato de interventoría, de acuerdo a lo establecido en la Ley, en el Manual de Interventoría y en los demás manuales internos que adopte la entidad. 3. Preparar los informes que sean requeridos por las autoridades competentes. 4. Revisar y aprobar las actas de costos, modificaciones y los informes de interventoría obligatorios para el pago de las actas de costos de personal con base en lo pactado contractualmente y adjuntar su constancia sobre el cumplimiento, acorde con lo establecido en el Manual de Interventoría y en los demás manuales internos que adopte la entidad. 5. Revisar y controlar mensualmente el cumplimiento por parte del Interventor del pago de aportes legales y seguridad social en desarrollo del contrato de interventoría, como soporte para los distintos pagos que deban efectuarse durante su ejecución y para su liquidación. 6. Enviar a la Unidad Ejecutora copia del acta de la visita previa y el acta de recibo definitivo con sus respectivos soportes, incluye la certificación en la cual conste la verificación realizada por el interventor de los pagos efectuados por el contratista por concepto de aportes legales y seguridad social. 7. Emitir para la liquidación del contrato constancia del pago de aportes parafiscales y seguridad social. 8. Verificar que el interventor tenga dispuesto el personal y el equipo e implementos requeridos para la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de distribución de recursos aprobado. Proponer si es del casó a la unidad ejecutora los cambios que sean necesarios. 9. Emitir concepto y refrendar la respectiva acta de suspensión para los contratos de Interventoría. 10. En caso de solicitudes y reclamaciones efectuadas por el interventor, emitir su concepto. 29 11. Exigir la presentación oportuna de la facturación de la interventoría para asegurar un Flujo de Caja que permita dar cumplimiento al Programa anual de Caja PAC de los contratos a su cargo. 12. Controlar la correcta inversión del anticipo del contrato de Interventoría, de conformidad con el plan de inversión mensualizado del anticipo aprobado. 13. Hacer seguimiento al proceso de la visita previa y participar en el recibo final de obra y de interventoría. 14. Colaborar y apoyar a la Oficina Asesora jurídica al aportar la información necesaria para atender los procesos administrativos y judiciales que surjan como consecuencia de la ejecución de los contratos de interventoría. 15. Conceptuar sobre los presuntos incumplimientos respecto a las obligaciones del contrato de interventoría y proyectar las respuestas a las reclamaciones interpuestas por las firmas interventoras a su cargo. 16. Elaborar y presentar un informe mensual a la Unidad Ejecutora sobre el estado de los proyectos a su cargo. 17. Cuando por necesidades el servidor fuese remplazado por otro funcionario deberá hacer entrega del archivo actualizado, foliado, con los documentos propios del contrato de acuerdo con la Ley General de Archivo No. 594 de 2000 y el Manual de Archivo del instituto Nacional Vías. Adjuntar el acta de entrega y recibo correspondiente. 18. Dar Visto Bueno a las solicitudes de adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos de interventoría a su cargo y remitirlas oportunamente a la unidad Ejecutora, para aprobación del Comité de adiciones y Prórrogas. 19. Efectuar el seguimiento de las garantías de los contratos de interventoría a su cargo durante su ejecución y hasta su liquidación. 20. Exigir a través de informe de interventoría el seguimiento por parte de esta de la vigencia de los amparos de las garantías y modificaciones del contrato objeto de interventoría. 21. Elaborar, gestionar, revisar y dar visto bueno al proyecto de acta de liquidación de los contratos de interventoría a su cargo. 22. Realizar todas las demás funciones uobligaciones que le sean asignadas y que no sean contrarias a la naturaleza del cargo. 2.1.1.7. Supervisor de contratos distintos a interventoría Los contratos celebrados por el INVIAS cuyo objeto no sea interventoría y que por su dimensión técnica o cuantía no justifiquen la contratación de una interventoría, serán vigilados y controlados por un supervisor de planta de la entidad. - Responsabilidades del supervisor de contratos distintos a interventoría Además de las funciones señaladas en la ley el supervisor tendrá las responsabilidades descritas en el manual de contratación del INVIAS (Instituto Nacional de Vías, 2015, pp. 49,50) 30 1. Ejercer el control sobre el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales inherentes al contrato objeto de supervisión, de acuerdo a lo establecido en la Ley, en el Manual de Interventoría y en los distintos manuales internos que adopte la entidad. 2. Preparar los informes que sean requeridos por las autoridades competentes. 3. Revisar y aprobar las actas de costos, actas de obra o cuentas de cobro, según el caso, con base en lo pactado contractualmente y adjuntar su constancia sobre el cumplimiento. 4. Revisar y controlar mensualmente el cumplimiento del pago de aportes legales y seguridad social en desarrollo del contrato objeto de supervisión, como soporte para los distintos pagos que deban efectuarse durante su ejecución y para su liquidación. 5. Emitir concepto y refrendar la respectiva acta de suspensión cuando se requiera. 6. En caso de solicitudes y reclamaciones efectuadas por los contratistas, emitir su concepto. 7. Exigir la presentación oportuna de la facturación para asegurar un Flujo de Caja que permita dar cumplimiento al Programa anual de Caja PAC de los contratos a su cargo. 8. Controlar la correcta inversión del anticipó de conformidad con el plan de inversión mensualizado del anticipo aprobado. 9. Colaborar y apoyar a la Oficina Asesora jurídica al aportar la información necesaria para atender los procesos administrativos y judiciales que surjan como consecuencia de la ejecución de los contratos a su cargo. 10. Conceptuar sobre los presuntos incumplimientos respecto a las obligaciones asumidas por los contratistas. 11. Elaborar y presentar un informe mensual a la Unidad Ejecutora sobre el estado de los proyectos a su cargo. 12. Dar Visto Bueno a las solicitudes de adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos a su cargo y remitirlas oportunamente a la unidad Ejecutora, para aprobación del Comité de adiciones y Prórrogas. 13. Efectuar el seguimiento de las garantías de los contratos a su cargo durante su ejecución y hasta su liquidación. 14. Elaborar, gestionar, revisar y dar visto bueno al proyecto de acta de liquidación de los contratos a su cargo. 2.1.1.8. Responsabilidades de los supervisores e interventores Las entidades estatales, los servidores públicos, contratistas e interventores que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación de los contratos son responsables por sus actuaciones y omisiones. En consecuencia, responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus funciones (Colombia Compra Eficiente, 2018, p. 11). 31 2.1.2. Gestión contractual De acuerdo a la Agencia Nacional de Contratación Pública, la gestión contractual es la administración, organización y funcionamiento del contrato, tarea que está a cargo del supervisor del contrato. Las buenas prácticas internacionales establecen tres áreas para la gestión contractual (Colombia Compra Eficiente, 2018, p. 4): 1. La administración de la entrega y el recibo del bien, obra o servicio para asegurarse que se cumpla de acuerdo con la calidad, la oportunidad y las condiciones previstas en el contrato. 2. El manejo de la relación con el proveedor o contratista para que sea una relación abierta y constructiva. 3. La administración de las obligaciones contractuales. La gestión contractual es indispensable en el proceso de seguimiento y control a la ejecución del contrato para: - Facilitar la toma de decisiones relacionadas con la ejecución, control y seguimiento de contratos. - Aportar elementos de juicio para la solución de problemas relacionados con la supervisión de contratos. - Orientar la supervisión hacia el adecuado seguimiento y control de la ejecución y cumplimiento de su objeto y de las obligaciones, en todas las etapas del ciclo de gestión contractual. - Contribuir a la prevención de hechos u omisiones que conlleven el riesgo litigioso y la afectación de los bienes e intereses de la entidad. La vigilancia y control de la ejecución y cumplimiento del contrato, obligan al supervisor a conocer toda la documentación precontractual del contrato y aquella que se produzca durante su ejecución. Debe conocer como mínimo (Ministerio de ciencia tecnología e innovación, 2021, p. 14): a. Los estudios previos y otros antecedentes integrantes del contrato, para tener pleno conocimiento de la justificación y propósitos de su celebración y que su función procure su logro. b. El pliego de condiciones, términos de referencia, convocatorias que antecedieron la celebración del contrato, según el caso. Deberá tener en cuenta que estos hacen parte integral del contrato/convenio y definen condiciones para su ejecución y desarrollo. c. La propuesta presentada por el contratista o el proyecto relacionado en el objeto del contrato, según el caso. 32 d. La totalidad de los documentos que conforman el expediente contractual y especialmente aquellos que permitieron su perfeccionamiento y el cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización. e. Las normas que regulen o reglamenten los temas relacionados con el objeto del contrato y las normas vigentes en materia de supervisión, especialmente las contenidas en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011. f. Manual de contratación, manual de interventoría de obra pública, guías, lineamientos, procedimientos, instructivos y formatos adoptados por la entidad para el ejercicio de la función de supervisión. 2.1.2.1. Actividades generales Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores (Colombia Compra Eficiente, 2018, pp. 8-9) - Conocer y entender los términos y condiciones del contrato. - Advertir oportunamente los riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de riesgos y el manejo dado a ellos en los documentos del proceso. - Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el contrato - Identificar las necesidades de cambio o ajuste. - Manejar la relación con el proveedor o contratista. - Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes. - Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los documentos del proceso. - Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la entidad estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato. - Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso. - Informar a la entidad estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes. - Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función. - Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes. - Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes,así como las actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final. 33 2.1.2.2. Gestión administrativa A continuación, se relacionan algunas actividades de planificación, organización y coordinación que los supervisores de contratos deben adelantar para el seguimiento administrativo, fiscal, tributario y de manejo de recurso humano de un contrato (Colombia Compra Eficiente, 2018, pp. 9-10; Ministerio de ciencia tecnología e innovación, 2021, pp. 21-24): - Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable respecto a gestión documental. - Coordinar con el responsable en la entidad estatal la revisión y aprobación de garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la revisión de las garantías. - Suscribir con el contratista y el competente contractual cuando aplique las actas de inicio, recibo total o parcial del contrato, actas de convenios o acuerdos, acta de reinicio de ejecución cuando haya lugar a ello, acta de suspensión y acta de liquidación del contrato. - Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de control. - Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso. - Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato. - Establecer mecanismos ágiles y eficientes por medio de metodologías y herramientas para el desarrollo de la supervisión. - Definir cronogramas que contengan las actividades relacionadas con: reuniones de equipo, presentación de informes, actividades de verificación de obligaciones y compromisos frente a las diferentes instancias contractuales. - Organizar y gestionar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados. - Garantizar que toda la documentación originada en desarrollo de la ejecución contractual se encuentre en el expediente oficial del contrato. - Periodicidad de los informes. La periodicidad de elaboración de los informes de supervisión se definirá conforme a lo estipulado en el contrato. - Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista. Tener presente que ellos tienen el derecho a elevar consultas, realizar peticiones o solicitar información a la entidad, para lo cual dará el trámite ante el funcionario o dependencia competente y hará seguimiento a la atención de la misma. - Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato. 34 2.1.2.3. Gestión técnica El seguimiento técnico está dirigido a revisar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables y previstas en el contrato, para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta (Colombia Compra Eficiente, 2018, p. 10; Ministerio de ciencia tecnología e innovación, 2021, pp. 29-30): - Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables. - Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumplan las condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario. - Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las partes. - Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar recomendaciones a la entidad estatal sobre el particular. - Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de hacer efectivas las garantías del contrato. - Verificar y recibir las entregas de productos, los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato. - Controlar la obligación a cargo del contratista de presentar informes. - Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisión. - Informar oportunamente a las instancias correspondientes los riesgos identificados en desarrollo de los contratos. 2.1.2.4. Gestión financiera y contable En este ámbito, el supervisor tiene a su cargo un seguimiento a las actuaciones del contratista en términos presupuestales, financieros y contables, para lo cual es recomendable tener en cuenta lo siguiente (Colombia Compra Eficiente, 2018, p. 11; Ministerio de ciencia tecnología e innovación, 2021, pp. 24-26): - Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por parte de la entidad estatal, incluye el registro presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la disponibilidad de caja. - Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista, incluye el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato. - Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo. - Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato. - Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente. 35 - Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para efectuarla. - Velar continuamente por la correcta ejecución presupuestal del contrato, al verificar que los valores y condiciones o requisitos pactados en las condiciones de pago/desembolso se cumplan para cada uno de ellos, llevar el registro del valor ejecutado, valor pagado/desembolsado, fechas de pago/desembolso, valor pendiente por pagar/desembolsar, y de las posibles deducciones que se apliquen. - Verificar periódicamente el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al sistema de seguridad social Integral a cargo del contratista, al verificar el pago y el cumplimiento de las condiciones de los mismos. - Verificar el cumplimiento de procedimientos para el trámite de pagos/desembolsos de contratos. - Emitir en sus informes periódicos las recomendaciones, observaciones y conclusiones del desarrollo de sus actividades de control y vigilancia sobre la ejecución de los recursos. 2.1.2.5. Gestión jurídica El seguimiento jurídico del contrato busca la conformidad de la ejecución del contrato con el texto del contrato y la normativa aplicable. Se relacionan algunas actividades jurídicas que debe ejecutar la supervisión (Ministerio de ciencia tecnología e innovación, 2021, pp. 27-29). - Verificar el perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de legalización y para el inicio de la ejecución. - verificar la constitución u otorgamiento de las garantías exigidas conforme al contrato, y controlar que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación. - Cuando se requiera emitir concepto o recomendación sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prórrogas o modificaciones a los contratos a su cargo y deberá solicitarla a la entidad a través de memorando donde indique la justificación de la modificación y el contenido del texto que se pretende modificar, adicionar o aclarar. - Verificar y garantizar que la ejecución del contrato y sus obligaciones se desarrollen dentro del plazo de ejecución pactado y los valores establecidos. - Implementar controles sobre la ejecución y los estados financieros del contrato, con el fin de garantizar un adecuado flujo de caja. - Promover, mediante informes y recomendaciones oportunas, el oportuno ejercicio de las prerrogativasextraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la ley. - Gestionar e impulsar la liquidación o cierre contable y financiero del contrato/convenio, según el caso, como ya se ha mencionado. 36 2.2. MARCO LEGAL El INVIAS al ser un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Transporte, se rige por las disposiciones y normativas nacionales del sector público, entre las cuales se encuentran leyes, resoluciones, decretos, entre otras. El estado dispone por una parte, las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales por medio del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; y los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Debido a que el INVIAS ejecuta contratos de obra pública, sus funcionarios y personal de apoyo al ejecutar las actividades de seguimiento y control, deben desempeñar su labor en beneficio de los usuarios de la infraestructura vial y de la comunidad en general. Para lo anterior deben conocer y aplicar los principios constitucionales y legales que orientan la actividad de la administración pública establecidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional, artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y artículos 23, 24, 25, 26, 27 y 53 de la Ley 80 de 1993, los cuales de acuerdo al manual de interventoría de obra pública (Instituto Nacional de Vías, 2022, pp. 15- 16) se definen a continuación: - Celeridad: impulso oficioso de los procedimientos, en el que se suprimen los trámites innecesarios y se utilizan formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con su naturaleza. - Control: verificar, evaluar y comprobar. Se demostrará disposición a todas las actividades de control que impliquen vigilancia, supervisión y seguimiento a las metas y objetivos propuestos. - Coordinación: cooperación y articulación en y entre entidades. Las actividades precisan de un adecuado y lógico nivel de entendimiento, comunicación, interacción e interdependencia. - Economía: eliminación de trámites innecesarios. Las normas y procedimientos deben ser utilizados para agilizar las decisiones, desarrollándolos en el menor tiempo y con la menor cantidad posible de gastos, al aplicar los principios de celeridad y eficacia. - Ecuación Contractual: igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidas al momento de proponer o de contratar, según el caso. - Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. 37 - Eficacia: logro de los resultados planificados. Exige que la finalidad sea el logro oportuno de los objetivos, al salvar de oficio los obstáculos puramente formales y evitar situaciones que limiten la toma de decisiones. - Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Apunta a la necesidad de hacer todo aquello que resulte apropiado para la búsqueda del efecto deseado. - Igualdad: igualdad ante la Ley. Trato uniforme en situaciones similares. Descansa este principio en el tratamiento rigurosamente imparcial dado a todos los administrados, sin favorecer ni perjudicar a individuos o a grupos. - Imparcialidad: equivale a rectitud, equidad, neutralidad y objetividad. Se tendrá en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ninguna condición. - Moralidad: conducta y actitud que busca el bien común. Las funciones asignadas deben desarrollarse con el auténtico propósito de servicio, al aplicar siempre la honestidad y el respeto a las normas sobre sus obligaciones, incompatibilidades y prohibiciones. - Publicidad: divulgar los procesos y procedimientos. Las decisiones se darán a conocer oportunamente mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones o el medio que ordena la Ley. - Responsabilidad: busca el cumplimiento de los fines de la contratación, la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado y la protección de los derechos de la Entidad, del Contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, así como, señalar las consecuencias que sufren estos por sus acciones y omisiones. - Transparencia: facilitar el control social de la gestión al garantizar el acceso a la información, de manera clara, nítida y traslucida. Exige que las actividades desarrolladas y la información que de ellas se desprenda, sea tan clara que todos la puedan ver. A continuación se enuncia de manera general, parte de la normativa aplicada al desarrollo del presente trabajo; la cual incluye leyes, decretos, manuales, normas, especificaciones y resoluciones: 38 Ilustración 3. Marco legal Fuente: Elaboración propia 1 • Constitución Política de Colombia 2 • Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - Ley 80 de 1993 • Ley 1150 de 2007 - Modificación Ley 80 de 1993 • Ley 2160 de 2021 - Modiciación Ley 80 de 1993 - Ley 1150 de 2007 3 • Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública - Ley 1474 de 2011 4 • Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo - Ley 1437 de 2011 • Ley 2080 de 2021 - Reforma al código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo - Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción. 5 • Código Disciplinario Único - Ley 734 de 2002 • Ley 1952 de 2019 - Código General Disciplinario - Derogando la Ley 734 de 2002 6 • Ley de infraestructura - Medidas y disposiciones para los proyectos de infraestructura de transporte - Ley 1682 de 2013 • Ley 1882 de 2018 - Adiciona, modifica y dicta disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones. 7 •Supervisión de los contratos estatales - Circular 21 de 2016 - Procuraduría General de la Nación 8 • Guías Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra eficiente • Guía para procesos de contratación de obra pública • Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado 9 • Manuales institucionales •Manual de contratación - Adoptado mediante resolución 1676 de 2015 •Manual de interventoría de obra pública - Adoptado mediante resolución 319 de 2022 10 • Instructivos y formatos internos de la entidad 39 2.2.1. Constitución Política de Colombia La Constitución Política de Colombia se establece como norma de normas. Regula los derechos, garantías y deberes de los ciudadanos en base a principios fundamentales y define la organización del estado en el que se tiene en cuenta los habitantes y el territorio. El INVIAS al ejecutar proyectos de índole publica de infraestructura vial se encuentra sirviéndole a la comunidad. Se destacan los siguientes artículos: - Artículo 2, “son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo” - Artículo 6, “los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones”. - Artículo 123, en donde se define quienes
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