Organizacion-Fondo-Documental

Vista previa del material en texto

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO 
DE LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA (PERIODO 1945 – 1956) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RUTH ANDREA SÁNCHEZ BELTRÁN 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE EDUCACIÓN 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 
2022 
 
 
PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO 
DE LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA (PERIODO 1945 – 1956) 
 
 
 
RUTH ANDREA SÁNCHEZ BELTRÁN 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Trabajo de grado para optar al título de 
ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA 
 
 
 
 
 
 
 
Directores 
Germán Alberto Amaya Guio 
Especialista en Archivística, Doctor en Historia 
Blanca Ofelia Acuña Rodríguez 
Especialista en Archivística, Doctora en Historia 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE EDUCACIÓN 
ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 
2022 
 
 
CONTENIDO 
 
 Pág. 
1. PRESENTACIÓN .............................................................................................. 6 
2. RESEÑA HISTORICA INSTITUCIONAL GOBERNACIÓN DEL TOLIMA ........... 8 
2.1 ESTRUCTURAS ORGÁNICAS DE LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA ....... 11 
3 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS GOBERNACIÓN DEL TOLIMA .... 43 
3.1 INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO ......................................................... 47 
3.2 ÁREAS DE ALMACENAMIENTO Y DEPÓSITO .......................................... 50 
3.3. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ....................................... 54 
3.4. IDENTIFICACIÓN DE ASUNTOS EN FONDOS Y SECCIONES ................ 58 
4. PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL 
ACUMULADO DE LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA ........................................... 61 
4.1 INVENTARIO DOCUMENTAL ...................................................................... 62 
4.2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ......................................... 89 
4.3. PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ................. 95 
5. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA ....................................... 102 
6 DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 105 
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 108 
 
 
 
LISTA DE TABLAS 
 
 
 
Pág 
 
Tabla 1. Estructura de 1919 a 1944. 11 
 
Tabla 2. Modificación Estructura Periodo 1919-1944 13 
 
Tabla 3. Estructura Ordenanza No. 24 de 19 de junio de 1945 (Periodo 1945-1956) 14 
 
Tabla 4. Estructura Ordenanza No. 15BIS de 13 de diciembre de 1956 
(Periodo de 01 enero de 1957 a 1972) 17 
 
Tabla 5. Estructura Ordenanza No. 49 de 11 de noviembre de 1972 (Periodo de 11 de 
noviembre de 1972 a agosto de 1979) 20 
 
Tabla 6. Estructura Periodo de septiembre de 1979 a septiembre de 1998 – Parte 1 22 
 
Tabla 7. Estructura Periodo de septiembre de 1979 a septiembre de 1998 – Parte 2 30 
 
Tabla 8. Estructura Decreto Extraordinario No. 0723 de 1998 (14/10/1998) Periodo de 
1998 a 2001 32 
 
Tabla 9. Estructura Periodo de 06/07/2001 a 04/03/2013 34 
 
Tabla 10. Estructura Periodo 2013 a 2022 36 
 
Tabla 11. Áreas y capacidad de almacenamiento de depósitos Archivo 
General 48 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE ILUSTRACIONES 
 
Pág 
 
Ilustración 1 – Línea del Tiempo Gobernación del Tolima (1919-2022) 40 
 
Ilustración 2 – Línea de Tiempo Gobernación del Tolima 
con análisis - (1919-2022) 59 
 
Ilustración 3 – Organigrama Gobernación del Tolima (1945-1956) 91 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. PRESENTACIÓN 
 
 
A la luz de la norma, la conservación de los documentos a través de la conformación 
de los archivos públicos atiende al reconocimiento de la importancia que tienen 
estos para la sociedad como fuentes de historia, debido a que en sí mismos, los 
documentos, luego de culminar sus valores administrativos, se transforman en el 
testimonio de los acontecimientos sociales, históricos y culturales. 
 
Desde esta perspectiva, un archivo deberá contar con las herramientas que le 
permitan garantizar el cumplimiento de los fines esenciales que le dan origen a su 
conservación, como lo es la preservación y recuperación para consulta. Si bien, la 
normatividad luego de la promulgación de la ley 594 del 2000- ley general de 
archivos - determina esta obligatoriedad a las entidades, también es una realidad 
nacional que muchas instituciones en diferentes regiones del país aún presentan 
dificultades para la construcción de los instrumentos archivísticos que le garanticen 
una adecuada gestión documental. 
 
Como consecuencia de lo anteriormente descrito, la Gobernación del Tolima cuenta 
con un volumen importante de documentos que ocupan un espacio físico 
significativo y demandan unas necesidades cuantiosas de recursos, que a través de 
la valoración documental podrían favorecer el desarrollo de las actividades de 
disposición final encaminadas a la optimización de la gestión documental 
institucional y que permitan el mejoramiento de la administración, así como el fin 
mismos de los archivos, consistente en preservar la información para servir esta 
como fuente de consulta del acervo documental. Sobre este contexto, las tablas de 
valoración documental les permiten a las entidades adelantar las acciones 
necesarias para la intervención de los fondos documentales acumulados, las cuales 
posibilitan la disposición final de los documentos que no han recibido valoración 
mediante las tablas de retención documental. 
 
En la medida en que una entidad, como la Gobernación del Tolima, por nombrar un 
ejemplo, no cuenta con algunos de los instrumentos necesarios para la gestión 
documental, tales como las tablas de valoración documental, se continua no solo 
con los riesgos de pérdidas de archivos cuyo valor es incalculable para la sociedad, 
sino adicional a esto, perpetua las malas prácticas administrativas, incumplimientos 
normativos y desconocimiento de la información, todas estas situaciones que 
 
 
justifican la organización del fondo documental acumulado de esta y de cualquier 
entidad. 
 
Con este panorama general, y en aplicación de la normatividad nacional, que parte 
desde la aplicación de los criterios establecidos mediante la ley 594 del 2000 – ley 
general de archivos; como lo dispuesto mediante el decreto único reglamentario del 
sector cultura 1080 de 2015, así como la metodología fijada mediante los acuerdos 
002 de 2004 y 004 de 2019, se busca el desarrollo de una propuesta de organización 
del fondo documental acumulado de la Gobernación del Tolima, no solo con miras 
al cumplimiento normativo, si no como parte del ejercicio práctico que permita, 
desde los aspectos profesionales aportar a la normalización de la gestión 
documental en una entidad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. RESEÑA HISTORICA INSTITUCIONAL GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 
 
 
Para dar un contexto generalde la Gobernación del Tolima como institución, es 
importante mencionar que, tal y como lo establece el artículo 297 de la Constitución 
Política de Colombia1, a nivel político y administrativo la nación está dividida en 
unidades territoriales por niveles, siendo los departamentos las unidades de primer 
nivel, donde, el Departamento del Tolima se constituye en uno de los 32 
departamentos que conforman la división política y administrativa de Colombia. 
 
El artículo 298 establece que los departamentos son entidades territoriales que 
gozan de autonomía para la administración, planificación y promoción del desarrollo 
económico y social de sus territorios, ejerciendo en esta dinámica funciones 
administrativas, de coordinación, de intermediación entre municipios y la nación y la 
prestación de los servicios determinados por la constitución y las leyes2; 
administrados por un gobernador y una asamblea de diputados, siendo a la fecha 
el gobernador electo para el periodo 2020-2023 el doctor José Ricardo Orozco 
Valero. 
 
En cuanto a su ubicación geográfica, el departamento del Tolima se encuentra 
situado en el centro del país, limitando al norte con el departamento de Caldas, al 
este con el departamento de Cundinamarca, al sur con los departamentos de Huila 
y Cauca y por el oeste con los departamentos de Quindío, Risaralda y Valle del 
Cauca; extendiendo su superficie en 23.582 kilómetros cuadrados, divido a su vez 
en 47 municipios, 30 corregimientos y 217 inspecciones de policía3. La capital del 
departamento y donde se sitúa el nivel administrativo central es la ciudad de Ibagué, 
la municipio donde se encuentra ubicado el edificio de la Gobernación del Tolima, 
entidad cual contó en el pasado, tal y como lo indica Francel Delgado4, con un primer 
 
1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA (1991). Artículos 297-298. Régimen Departamental. 
https://www.constitucioncolombia.com/titulo-11/capitulo-2/articulo-298 
2 REPÚBLICA DE COLOMBIA. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES. Cancillería. 
Respuesta del Estado Colombiano a Cuestionario sobre “La administración local y los derechos 
humanos”. 
https://www.ohchr.org/sites/default/files/Documents/HRBodies/HRCouncil/AdvisoryCom/LocalGvt/C
olombia.pdf 
3 GOBERNACIÓN DEL TOLIMA. DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES. 
Plan departamental de gestión del riesgo del Tolima. Octubre de 2012. 
https://repositorio.gestiondelriesgo.gov.co/bitstream/handle/20.500.11762/384/PDGR%20Tolima.pd
f?sequence=1&isAllowed=y 
4 FRANCEL DELGADO, Andrés Ernesto. Los edificios que pasaron y la institución que queda. La 
Gobernación del Tolima (Colombia) entre 1886 y 1957. Revista de historia regional y local 
https://www.constitucioncolombia.com/titulo-11/capitulo-2/articulo-298
https://www.ohchr.org/sites/default/files/Documents/HRBodies/HRCouncil/AdvisoryCom/LocalGvt/Colombia.pdf
https://www.ohchr.org/sites/default/files/Documents/HRBodies/HRCouncil/AdvisoryCom/LocalGvt/Colombia.pdf
https://repositorio.gestiondelriesgo.gov.co/bitstream/handle/20.500.11762/384/PDGR%20Tolima.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://repositorio.gestiondelriesgo.gov.co/bitstream/handle/20.500.11762/384/PDGR%20Tolima.pdf?sequence=1&isAllowed=y
 
 
edificio adquirido en 1886, demolido luego de varias intervenciones en 1956 y que 
dio paso al actual edificio de la entidad, construido entre 1954 (planos y diseños) y 
1957, situado en la Carrera 3a Entre calles 10A y 11 de la ciudad musical de 
Colombia. 
 
Frente a su contexto histórico, la misma gobernación como entidad no cuenta dentro 
de su página web con fechas, publicaciones o referentes que den datos específicos 
de la amplia historia del departamento, siendo lo mencionado en este ejercicio un 
acercamiento histórico enfocado a los fines archivísticos y con miras a fijar una base 
sobre la cual comprender las evoluciones organizacionales y funcionales de la 
Gobernación del Tolima, más que del departamento mismo. 
 
Tomando como punto de inicio algunos antecedentes descritos en múltiples 
investigaciones5, el departamento debe su nombre a la historia de la princesa 
indígena “Yulima”, “Dulima” o “Tulima” – rio de nieve o nube, quien fuera torturada 
y ejecutada por los españoles en la época de la Colonización. El topónimo “Tolima” 
aparece por primera vez en 1551 en las actas de los aposentos de Cayma, escrito 
por Baltasar Maldonado, militar y acompañante del conquistador Sebastián de 
Belalcázar en las expediciones al nuevo mundo, el cual correspondía al término 
empleado por los indios Pijaos para referirse al nevado del Tolima y a la divinidad 
protectora de su territorio. 
 
Según Bedoya6, las cronologías de la historia del departamento desde los periodos 
comprendidos entre 1550 y hasta 1905, están enmarcadas en acontecimientos 
destacados que se originan a partir de la formación de varios de los municipios del 
actual territorio del departamento, como producto de los procesos de colonización 
de los territorios indígenas, ocupados desde antes de la colonización por tribus 
caribes que fueron denominadas por los españoles como Pijaos. 
 
HISTOReLo. Volumen 9, No. 17 / enero junio de 2017 / ISSN 2145-132X. 
https://doi.org/10.15446/historelo.v9n17.55567 
5 GOBERNACIÓN DEL TOLIMA. DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES. 
Plan departamental de gestión del riesgo del Tolima. Octubre de 2012. 
https://repositorio.gestiondelriesgo.gov.co/bitstream/handle/20.500.11762/384/PDGR%20Tolima.pd
f?sequence=1&isAllowed=y 
PERIÓDICO EL NUEVO DÍA. El curioso origen del nombre de varios municipios del Tolima ¿De 
dónde salieron? Publicación lunes, 29-11-2021. 
http://www.elnuevodia.com.co/nuevodia/tolima/478403-el-curioso-origen-del-nombre-de-varios-
municipios-del-tolima-de-donde-salieron 
6 BEDOYA RAMIREZ, Josué. Historia del departamento del Tolima [en línea]. Colombia: Fundación El Libro 
Total proyecto de responsabilidad social e intelectual de la firma Sistemas y Computadores S.A. 2009, 17 p. 
[Consultado el 29 de abril de 2022]. Disponible en: El Libro Total. 
https://www.ellibrototal.com/ltotal/?t=1&d=6414_6173 
https://doi.org/10.15446/historelo.v9n17.55567
https://repositorio.gestiondelriesgo.gov.co/bitstream/handle/20.500.11762/384/PDGR%20Tolima.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://repositorio.gestiondelriesgo.gov.co/bitstream/handle/20.500.11762/384/PDGR%20Tolima.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.elnuevodia.com.co/nuevodia/tolima/478403-el-curioso-origen-del-nombre-de-varios-municipios-del-tolima-de-donde-salieron
http://www.elnuevodia.com.co/nuevodia/tolima/478403-el-curioso-origen-del-nombre-de-varios-municipios-del-tolima-de-donde-salieron
https://www.ellibrototal.com/ltotal/?t=1&d=6414_6173
 
 
 
Posterior al establecimiento de la Real Audiencia de Santafé, se generaron las 
primeras divisiones políticas territoriales, siendo Mariquita el primero en recibir la 
designación de corregimiento de provisión real, que, junto con Neiva, a posterior, 
fueron designados como provincias, estatus que conservaron durante la época 
colonial y parte de la república. Estas provincias en junio y agosto de 1815 
expidieron sus constituciones, pasando para 1819 y como producto de la ley 
fundamental de Angostura, a ser anexadas al departamento de Cundinamarca. 
 
En 1832, mediante la expedición de la constitución política de la Nueva Granada se 
divide el territorio en 18 provincias, liberando temporalmente las provincias de Neiva 
y Mariquita, las cuales fueron anexadas nuevamente al estado de Cundinamarca 
mediante la ley 15 de 1857 como producto del poco desarrollo de estos territorios, 
decisión ratificada en las constituciones de 1857 y 1858 por la Confederación 
Granadina. 
 
En abril de 1861, el general Tomas Cipriano de Mosquera crea el estado soberano 
del Tolima, como producto del levantamiento en armas contra el gobierno del 
general Mariano Ospina Rodríguez. Medianteel Pacto de la Unión de 18617 se 
convalida la creación del estado, constituyéndose a través de este acto la 
conformación legal, jurídica e institucional del Tolima. Pese a lo anterior, y tras 
varios cambios de capital, solo hasta 1886 la Asamblea constituyente, mediante la 
expedición de la constitución de 1886 dio origen a la figura de departamentos, donde 
el antiguo territorio del estado soberano recibe el nombre de Tolima Grande, 
estableciendo desde febrero de 1887 a Ibagué como su capital. 
 
Posterior, y mediante la ley ordinaria No. 46 de 29 de abril de 19058, la asamblea 
nacional constituyente, en cabeza del presidente Rafael Reyes divide el Tolima 
Grande, para crear el Departamento del Huila. A partir de este punto se podría 
inferir que da inicio a la existencia institucional del departamento del Tolima. 
 
7 COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Pacto de la Unión de Colombia de 1861, 
(20 de septiembre, 1861) por el cual se crean los Estados Unidos de Colombia [en línea]. Bogotá, 
Gestor normativo Departamento Administrativo de la Función Pública. [Consultado: abril 29 de 2022]. 
Disponible en: 
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=7154#:~:text=%2D%20Los%2
0Estados%20soberanos%20e%20independientes,%C2%ABEstados%20Unidos%20de%20Colomb
ia%C2%BB. 
8 COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Ley 46 (29 de abril de 1905) sobre 
creación de tres Departamentos [en línea] Colombia. Sistema Único de Información Normativa 
Ministerio de Justicia [Consultado: abril 29 de 2022]. Disponible en: https://www.suin-
juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1600333 
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=7154#:~:text=%2D%20Los%20Estados%20soberanos%20e%20independientes,%C2%ABEstados%20Unidos%20de%20Colombia%C2%BB
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=7154#:~:text=%2D%20Los%20Estados%20soberanos%20e%20independientes,%C2%ABEstados%20Unidos%20de%20Colombia%C2%BB
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=7154#:~:text=%2D%20Los%20Estados%20soberanos%20e%20independientes,%C2%ABEstados%20Unidos%20de%20Colombia%C2%BB
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1600333
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1600333
 
 
 
2.1 ESTRUCTURAS ORGÁNICAS DE LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 
 
Durante los periodos comprendidos entre 1905 y 1918, las estructuras del 
departamento no habían sido establecidas con claridad. Se evidencia, sin embargo, 
como funcionaba el departamento a través de la liquidación de los presupuestos y 
gastos. La Ordenanza Departamental No. 140 de 30 de julio de 1916, proferida por 
la Asamblea Departamental del Tolima, por la cual se verifica la primera liquidación 
del Presupuesto de Rentas y Gastos del Departamento para el periodo fiscal de 1° 
de mayo de 1916 a 30 de abril de 1917, distribuye los gastos en los siguientes ramos 
de su recapitulación: 
 
RAMO LEGISLATIVO: Asamblea – Comisión Legislativa de Cuentas 
RAMO DE GOBIERNO: Gobernación, Secretaria de Gobierno, Alcaldías, Policía, 
Oficinas de Registro, Imprenta Departamental, Servicio Postal, Beneficencia, 
Oficinas Departamentales, Sección de Justicia. 
RAMO DE HACIENDA: Secretaria de Hacienda, Tribunal de Cuentas, Tesorería 
Departamental, Administración de Rentas, Recaudación de Rentas. 
RAMO DE JUSTICIA: Cárceles, Médicos Oficiales. 
RAMO MUNICIPAL: Participación de los municipios 
RAMO DE OBRAS PUBLICAS: Ingenieros, Edificios Públicos 
RAMO DE FOMENTO: Auxilios 
RAMO DE INSTRUCCIÓN PÚBLICA: Dirección General y Contaduría de 
Instrucción Pública, Inspecciones Escolares, Instrucción Primaria, Instrucción 
Secundaria, Instrucción Industrial y Artística. 
 
Por medio de la Ordenanza No. 52 de 11 de abril de 1919 “Sobre Asignaciones 
Civiles” proferida por la Asamblea Departamental del Tolima, definió este entorno 
administrativo y a su vez, resalto algunas de las funciones que desempeñaría cada 
servidor público, pudiéndose evidenciar esta como la primera estructura oficial de la 
Gobernación del Tolima. 
 
Tabla 1 – Estructura de 1919 a 1944 
Ordenanza No. 52 de 11 de abril de 1919 (Periodo de 1919-1944) 
Asignaciones 
Civiles Asamblea 
Diputados 
Secretario 
 
 
Departamental del 
Tolima 
Art. 1, 3, 4 - Asamblea 
Departamental del 
Tolima 
Taquígrafo, Oficiales, Escribientes, 
Portero, Cartero, Archivero Bibliotecario 
Comisión Legalista de Cuentas 
Asignaciones 
Civiles - RAMO DE 
GOBIERNO 
Art. 5 - Oficinas de 
Gobierno 
Gobernador 
Secretario de Gobierno 
Jefe de sección de Gobierno 
Jefe de Sección de Justicia 
Oficial, Escribientes 
Archivero, ayudante archivero 
Director de estadística 
Oficial de Estadística, Escribiente, 
Portero, Conserje, Cartero. 
Art. 6 - Imprenta 
Departamental 
Administrador 
Cajista 1a y 2a clase, distribuidores 
prensistas, maquinista, peón de 
máquinas, Quitapliegos, Linotipista. 
Art. 7 - Dirección de 
Higiene 
Director, Escribiente, escribiente Oficina 
Médico - Legal 
Art. 8 - Registradores 
de Instrumentos 
Públicos 
 
Art. 9 - Fiscales de 
Tribunal, Juzgado 
Superiores, Director de 
Penitenciaría 
 
Asignaciones 
Civiles - RAMO DE 
HACIENDA 
Art. 10 - Oficinas de 
Hacienda 
Secretario de Hacienda 
Jefe de Sección de Hacienda 
Jefe de Sección de Fomento, Minas y 
Baldíos 
Oficial de estadística, tenedor de libros, 
escribientes, ingenieros 
departamentales, visitadores fiscales 
Secretario de la Junta Departamental de 
Caminos 
Art. 11 - Justicia de 
Rentas 
Juez Departamental de Rentas 
Secretario, Escribiente, Jueces 
Seccionales, Secretarios, Escribientes 
 
 
Asignaciones 
Civiles - RAMO DE 
HACIENDA 
Art. 12 - Tribunal de 
Cuentas 
Magistrados, Secretario, escribientes 
Art. 13 - Contaduría de 
Caminos e Instrucción 
Pública 
Contador, Secretario, Escribiente 
Art. 14 - Tesorería 
Departamental 
Tesorero Departamental, Contadores, 
Tenedor de Libros, Escribientes 
Asignaciones 
Civiles - RAMOS 
DE INSTRUCCIÓN 
PÚBLICA. 
Art. 15 - Dirección de 
Instrucción Pública 
Director General, Oficial Mayor, 
escribiente, Portero, Inspectores 
Escolares 
Art. 16 - Personal de 
Administración de 
Rentas 
 
Art. 16 - Cuerpo de 
Policía Departamental. 
 
Tabla 1 – Estructura basada en la Ordenanza No. 52 de 11 de abril de 1919, Proferida por la 
Asamblea Departamental del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
La anterior estructura, mediante Ordenanza No 19 de 19 de abril de 1922, proferida 
por la Asamblea Departamental del Tolima “Por la cual se limita el personal 
subalterno de la Gobernación y se dictan otras disposiciones”, modifica la estructura 
de la Secretaria de Gobierno, Secretaria de Hacienda y deroga el artículo 14 de la 
Ordenanza No. 4 de 1919, referente a la Tesorería Departamental. 
 
Tabla 2 – Modificación Estructura Periodo 1919-1944 
Ordenanza No. 19 de 19 de abril de 1922 
Art. 1 - SECRETARÍA DE 
GOBIERNO 
Secretario de Gobierno 
Oficial Mayor, Escribiente 
Jefe de Sección de Justicia, Escribiente 
Jefe de Sección de Estadística, Catastro y 
Trabajo 
Escribiente, Archivero, Portero, Cartero. 
Art. 1 - SECRETARIA DE 
HACIENDA 
Secretario de Hacienda 
Jefe de Sección de Hacienda, Minas y Baldíos 
Jefe de Sección de Irrigación y Fomento 
Tenedor de libros, Escribientes, Portero, 
Ingeniero Oficial 
Tabla 2 – Modificación a la estructura basada en la Ordenanza No. 19 de 19 de abril de 1922, 
Proferida por la Asamblea Departamental del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
 
 
En 1945, La Asamblea Departamental del Tolima, mediante la ordenanza No. 24 de 
19 de junio, “Por el cual se fija el personal administrativo del Departamento, se les 
señalan sus asignaciones y se dictan otras disposiciones”, al establecer el personal 
de empleados de las dependencias administrativas del Departamento, limita la 
estructura de la entidad, por lo que se podría inferir a estacomo una segunda 
estructura organizacional. 
 
Tabla 3 – Estructura Ordenanza No. 24 de 19 de junio de 1945 (Periodo 1945-1956) 
Estructura Ordenanza No. 24 de 19 de junio de 1945 (Periodo 1945-1956) 
Art. 2 - Gobernación Gobernador 
Secretario Privado 
abogado del Departamento 
Mecanógrafo, Chofer. 
Art. 3 - Secretaría de 
Gobierno 
Secretario 
Jefe de Sección de Gobierno 
Oficial Mayo, mecanógrafos, Fotógrafos para cedulación, 
Portero, Cartero 
Jefe de Sección de Justicia 
Secretario de Sección de Justicia, Sustanciador 
Jefe de Sección de Archivos, Ayudante de Archivos 
Abogado Defensor de Pobres 
Comisarios de Investigación Criminal 
Art. 4 - Inspección 
Departamental de Tránsito 
Inspector, Secretario, Perito mecánico, Guardias de 
Tránsito. 
Art. 5 - Inspecciones 
Departamentales de Policía 
Inspectores Departamentales de Policía, Secretarios de los 
inspectores. 
Art. 6 - Policía Nacional 
División Tolima 
Comandante, Capitanes, Tenientes, Subtenientes, Alférez, 
Sargentos, Agentes 
Secretario de Comando, mecanógrafo de Comando, Oficial 
de Nómina, Mecanógrafos 
Jefe de Sección de Seguridad, Auxiliar técnico, 
dactiloscopistas 
jefe de Laboratorio, Reseñadores, Detectives 1a y 2a clase 
Médico, boticario enfermero 
Armero, Peluquero, Herrero, Ayudantes de Remonta, 
Ranchero, Ayudante Ranchero, Sirvientes. 
Art. 7 - Banda de Músicos 
de Ibagué 
Instructor, Músico Mayor, Músicos Solistas, Músicos de 1a, 
2a, 3a clase 
Art. 8 - Policía Judicial Juez de Policía, Secretario 
Director 
 
 
Art. 9 - Imprenta 
Departamental 
Linotipistas, Prensistas, Cajistas, Cajistas Armador, 
Cortador Encuadernador, Plegador Distribuidor, Portero 
Ayudante. 
Art. 10 - Cárceles Director Penitenciaría Ibagué 
Art. 11 - Médicos Legistas Párrafo: Faculta al Gobierno - secretaría de Higiene y 
Asistencia Social, para la reorganización de la Medicina 
Legal del departamento. 
Art. 12 - Secretaría de 
Hacienda 
 
 
 
 
 
Secretario 
Mecanógrafo 
Jefe de Sección de Hacienda 
Escribiente Radicador 
Jefe de Contabilidad 
Contador Tenedor de Libros, Contador Oficial del 
Presupuesto, Oficial de Ordenación, Escribiente, Cartero 
Art. 13 - Proveeduría del 
Departamento 
Proveedor, Secretario 
Art. 14 - Sección de Aguas, 
Minas y Baldíos 
Jefe de Sección, Secretario, Escribiente, Oficial de Kárdex 
Art. 15 - Caja General del 
Departamento 
Cajero General, Primer Contador de la Caja, Segundo 
Contador de la Caja, Ayudante Cajero 
Art. 16 - Ferrocarril 
Ambalema - Ibagué 
Interventor de Ferrocarril, Inspector liquidador 
Art. 17 - Rentas Gerencia (Gerente, mecanógrafo) 
Secretaría (Secretario General, Ayudante Secretaría, 
Mecanógrafo) 
Sección de Contabilidad (Jefe de Sección, Contador 1o, 
2o, 3o) 
Sección de Estadística (Jefe de Sección, Oficial de 
Estadística, Ayudante de Estadística) 
Almacén (Almacenista, Ayudante) 
Portería (Portero) 
Art. 18 - Fábrica de Licores Administrador 
 mecanógrafo, Contador, Ayudante del Contador, Químico 
Auxiliar, Jefe de Personal, Jefe de Depósitos, Cajero, 
Almacenista, Auxiliar Almacenista, Auxiliar Jefe de 
Depósitos, Oficial de Kárdex, Celadores, Choferes, 
Remeseros 
Art. 19 - Justicia de Rentas Juez Superior, Secretario Juzgado Superior, Jueces 
Seccionales, Secretarios Juzgados Seccionales, Portero 
Citador Juzgado Seccional de Ibagué 
Art. 20 - Resguardo de 
Rentas 
Celadores, Cabos de Resguardo 
 
 
Art. 21 - Obras Públicas Parágrafo 1 - Secretaría de Obras Públicas (Secretario, 
Oficial Mayor, Oficial Escribiente, Archivero, Portero) 
Parágrafo 3 - Sección Técnica (Ingeniero de Negocios 
Generales, Ingeniero de Puentes, Ingeniero de Carreteras, 
Ingeniero de Fomento Municipal, Ingeniero Arquitecto, 
Ingeniero de Construcciones Escolares Zona Sur, 
Ingeniero de Construcciones Escolares Zona Norte, 
Inspector de Construcciones de la Cordillera, Dibujante. 
Parágrafo 4 - Sección de Contabilidad (Contador Jefe, 
Contador Ayudante, Revisor de Cuentas, Oficial de 
estadística, Oficial de Kárdex 
Parágrafo 5 - Almacén General (Almacenista General, Sub- 
almacenista Contador, Despachador, Ayudante de 
Almacén, Bodeguero, mecanógrafo, Celadores) 
Parágrafo 6 - Sección de Talleres (Mecánico Jefe, 
Mecánico 1o, 2o, 3o, Choferes Mecánicos 
Parágrafo 7 - Pagaduría y Caja (Pagador de Obras 
Públicas, Habilitador Pagador de Fomento Municipal, 
Ayudante Pagador de Obras Públicas, Ayudante Pagador 
de Fomento Municipal 
Parágrafo 8 - Comisariato (Administrador General, 
Contador, Despachador, Bodeguero) 
Parágrafo 9 - Fomento Municipal (Contador Jefe, Contador 
1o, 2o 
Art. 22 y 23 - Fondo de 
Fomento Municipal 
 
Art. 24 - Contraloría Parágrafo 1 - Despacho del Contralor 
Parágrafo 2 - Sección de Contabilidad 
Parágrafo 3 - Sección de Revisión 
Parágrafo 4 - Sección de Estadística 
Parágrafo 5 - Auditoría de Rentas 
Parágrafo 6 - Visitaduría y Varios 
Art. 25 - Dirección de 
Educación 
Director, Subdirector de Educación Extensión Cultural, 
Radicador correspondencia 
Jefe Sección Educación Primaria, Jefe Sección Educación 
Secundaria, Jefe Sección Educación Física y Deportes, 
Jefe Sección Administrativa, Portería y Archivo, Teatro 
Tolima. 
Art. 26 - Inspectores 
Escolares Departamentales 
 
Tabla 3 –Estructura basada en la Ordenanza No. 24 de 19 de junio de 1945 Proferida por la 
Asamblea Departamental del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
 
 
Con relación a la estructura anterior, vale la pena mencionar, que conforme al 
Decreto Departamental No. 507 de 17 de junio de 1948, por medio del cual se 
desarrolla la liquidación de ingresos y presupuesto de gastos para la vigencia fiscal 
de julio a diciembre de 1948, se reflejan algunas modificaciones y adiciones en la 
estructura institucional. 
 
Concretamente, la Inspección Departamental de Tránsito se refleja como Dirección 
Departamental de Transito; Los Médicos Legistas reciben la denominación de 
“Medicina Legal”; en el Capítulo 9 aparece el Servicio Electoral con personal de 
cedulación del departamento; en el Capítulo 11 La Caja de Previsión Social y en el 
Capítulo 25 el Departamento de Higiene y Asistencia Social con la Dirección de los 
Centros de Higiene, siendo estos tres últimos despachos una posible adición a la 
estructura dada en la Ordenanza No. 24 de 1945. 
 
De forma posterior, por medio de la Ordenanza No. 15BIS de 13 de diciembre de 
1956 “por la cual se fija el personal administrativo del Departamento, se señalan sus 
asignaciones y se dictan otras disposiciones” proferida por el Consejo Administrativo 
del Tolima, se ordena desde el primero de enero de 1957 el personal de empleados 
de las distintas dependencias administrativas del departamento, siendo está a la 
postre una tercera estructura oficial. 
 
Tabla 4 – Estructura Ordenanza No. 15BIS de 13 de diciembre de 1956 (Periodo de 01 
enero de 1957 a 1972) 
Estructura Ordenanza No. 15BIS de 13 de diciembre de 1956 (Periodo de 01 Enero 
de 1957 a 1972) 
Despacho del 
Gobernador 
Gobernador, Mecanotaquígrafo, Chofer, Secretario Privado, 
Portero Cartero. 
Secretaría General 
de la Gobernación 
Secretario General, Mecanógrafo 1o, Chofer, Oficial de Kárdex y 
Posesiones, Sustanciador, Redactor, Oficial de Radicación y 
Control, Fotógrafo, Jefe de Archivos, Ayudante de Archivo, 
Choferes y Mensajeros 
Administración del 
Edificio 
Aseadoras, Ascensoristas 
Imprenta Director, Linotipistas, Linotipista rayador Cajista Armador, 
Cajista, Prensista, Contador-Encuadernador, Encuadernadores, 
Plegador-Distribuidor, Portero-Ayudante. 
Secretaria de 
Gobierno 
Secretario de Gobierno, Mecanógrafo 
Jefe de Sección de Gobierno, Mecanógrafo, Oficial Mayor, 
Mecanógrafo, Chofer 
 
 
Comisarios de Investigación Criminal, Secretarios 
Juez de Garantías Sociales, Oficial Mayor de Juzgado de 
Garantías Sociales, Escribiente, Mecanógrafo en comisión en el 
Tribunal Superior. 
Alianza de Paz Secretario, Mecanógrafo, vigilante de albergueInspecciones 
Departamentales de 
Policía 
Inspector Especial, Secretario de Inspección Especial, 
Inspectores 1ra y 2da categoría, Secretarios de Inspecciones de 
1ra y 2da categoría. 
Dirección 
Departamental de 
Tránsito y 
Transportes 
Director, Oficial de Pases, Mecanógrafas 
Secretario de Sección Penal, Oficial Sustanciador 
Jefe de Sección de Placas y Matrículas, Oficial de Kárdex, Peritos 
Mecánicos 
Jefe de Transito, Agentes de Circulación 
Caja de Previsión 
Social 
Departamental 
Gerente, Secretario, Farmacéutico, Contador 
Jefe de Estadística-Almacenista, Enfermeras, Mecanógrafas, 
Oficial de Kárdex, Chofer, Portero-Cartero, Especialista Órganos 
de los Sentidos, Especialista de Pediatría, Radiólogo, Ayudante 
de Radiólogo, Médicos de Consulta Interna, Odontólogos 
Fuerzas de Policía 
del Tolima 
Despacho del Jefe de la División 
Ayudantía 
Asesoría Jurídica 
Despacho del Sub-Jefe 
Sección de Personal S-1 
Sección de Información S-2 
Sección de Operación S-3 
Sección de Servicios S-4 
Sección de Pagaduría y Contabilidad S-5 
Banda de Músicos 
Departamento de 
Justicia 
Penitenciaría de Ibagué 
Medicina Legal 
Reformatorio de Menores 
Secretaria de 
Hacienda 
Secretario, Jefe de Sección de Hacienda, Director de 
Presupuesto, Contador de Presupuesto, Jefe de Ordenación 
Almacén dela Gobernación 
Tesorería General del Departamento 
Juzgado de Ejecuciones Fiscales 
Gerencia de Rentas Gerencia 
Contabilidad y Estadística 
Almacén 
Pagaduría y Caja 
Archivo 
Control y Vigilancia (Inspector de Control de Licores, Inspector de 
Cervezas Inspector de Alcoholes de Pajonales) 
 
 
Justicia de Rentas (Juez Superior, Juez Seccional de Rentas) 
Recaudadores de Rentas 
Secretaria de Obras 
Públicas 
Secretario 
Sección de Ingeniería y Arquitectura 
Contabilidad 
Pagaduría 
Almacén 
Talleres 
Transportes 
Secretaria de 
Educación Pública 
Secretario, Director de Extensión Cultural y Deportes, Visitador 
General, Jefe de Personal, Jefe de Sección Administrativa, 
Almacenista Archivero, Oficiales de Kárdex, Correspondencia, 
Mecanografía, Hojas de Vida y Estadística, Coordinador 
escalafón. 
Educación Primaria 
Inspectores Escolares 
Higiene y Asistencia 
Social 
 
Secretaría de 
Agricultura 
Secretario 
Contabilidad 
Sección Agrícola 
Sección Pecuaria 
Departamento de 
Contraloría 
Despacho del Contralor 
Despacho del Contralor Auxiliar 
Secretaria General (Jefatura de Personal y Administrativa) 
Sección de Control Previo 
Sección de Contabilidad, Examen de Cuentas e Informes 
Financieros 
Sección de Contabilidad y Examen de Cuentas Municipales y 
Especiales 
Sección de Fenecimientos 
Sección de Auditoria y Visitadores 
Sección de Fianzas y Finiquitos 
Sección de Archivo y Correspondencia 
Sección de Estadística Fiscal y Administrativa 
Tabla 4 –Estructura basada en la Ordenanza No. 15BIS de 13 de diciembre de 1956, proferida 
por la Asamblea Departamental del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
En 1952, a través del proyecto presentado a la Honorable Asamblea Departamental 
del Tolima y tras tres debates en sus sesiones ordinarias, fue aprobada la estructura 
orgánica de la entidad, mediante Ordenanza Departamental No. 49 de 11 de 
 
 
Noviembre de 1972 “Por la cual se da la estructura Orgánica de la Administración 
Departamental y las funciones de las distintas dependencias; se adoptan la 
nomenclatura y clasificación de cargos y la escala de salarios de los empleados del 
Departamento, y se dictan otras disposiciones” 
 
Tabla 5 – Estructura Ordenanza No. 49 de 11 de noviembre de 1972 (Periodo de Nov 
de 1972 a agosto de 1979) 
Estructura Ordenanza No. 49 de 11 de Noviembre de 1972 (Periodo de Nov de 1972 
a Agosto de 1979) 
I GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 
I-1 DESPACHO DEL GOBERNADOR 
I-1-1 Secretaría Privada 
I-1-2 OFICINA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL 
I-1-2-1 Dirección 
I-1-2-2 Sección de Programación y Estudios 
I-1-2-3 Sección de Organización y Métodos 
I-2 SECRETARIA ADMINISTRATIVA 
I-2-1 Despacho del Secretario 
I-2-1-1 Grupo de Radicación 
I-2-1-2 Grupo de Hoja de Vida 
I-2-2 SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES 
I-2-2-1 Grupo de Vigilancia 
I-2-2-2 Grupo de Ascensores 
I-2-2-3 Grupo de Reparaciones 
I-2-2-4 Grupo de Transportes 
I-2-2-5 Grupo de Aseo 
I-2-3 IMPRENTA DEPARTAMENTAL 
I-2-3-1 Dirección 
I-2-3-2 Sección de Talleres 
I-2-4 Sección de Archivo 
I-3 SECRETARIA DE GOBIERNO 
I-3-1 Despacho del Secretario 
I-3-2 Sección de Gobierno 
I-3-3 Sección de Acción Comunal 
I-3-4 Sección Jurídica y de Justicia 
I-3-5 Caja de Previsión Social 
I-3-5-1 Dirección 
I-3-5-2 Secretaría General 
I-3-5-3 Sección de Contabilidad 
I-3-5-4 Sección de Farmacia 
I-3-5-5 Sección Científica 
I-3-6 DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TRANSPORTES 
I-3-6-1 Despacho del Director 
 
 
I-3-6-2 Grupo de Automotores y Pases 
I-3-6-3 Grupo de Vigilancia 
I-3-6-4 Grupo de Querellas 
I-3-7 Instituto Politécnico Luis A. Rengifo 
I-3-7-1 Dirección 
I-3-7-2 Sección Administrativa 
I-3-7-3 sección Técnica 
I-4 SECRETARÍA DE HACIENDA 
I-4-1 Despacho del Secretario 
I-4-2 Sección de Presupuesto 
I-4-3 Tesorería General del Departamento 
I-4-3-1 Sección de Contabilidad 
I-4-3-2 Juzgado de Rentas 
I-4-3-3 Sección de Recaudación de Rentas 
I-4-4 Sección de Rentas e Impuestos 
I-4-5 Sección de Almacén Proveeduría 
I-4-6 Intendencia Fábrica de Licores 
I-4-6-1 Despacho del Intendente 
I-4-6-2 Sección de Almacén 
I-4-6-3 Sección de Archivo 
I-4-6-4 Sección de Laboratorio 
I-4-6-5 Sección de Vigilancia 
I-4-7 Sección de Ventas 
I-5 SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO 
I-5-1 Despacho del Secretario 
I-5-1-1 Grupo de Bienestar Social y Comunicaciones 
I-5-2 Sección Administrativa 
I-5-2-1 Grupo de Contabilidad 
I-5-2-2 Grupo de Almacén 
I-5-3 Sección Agrícola 
I-5-3-1 Grupo de Maquinaria 
I-5-4 Sección Pecuaria 
I-5-5 Sección de Recursos Naturales 
 Unidades de Servicio 
I-6 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 
I-6-1 Despacho del Secretario 
I-6-1-1 Coordinación 
I-6-2 Instituto Departamental de Cultura 
I-6-2-1 Fondo Recreativo 
I-6-2-2 Biblioteca 
I-6-2-3 Banda Departamental 
I-6-2-4 Escuela de Danzas 
I-6-3 Fondo Educativo Regional 
I-6-4 Sección Televisión Educativa 
 
 
I-6-5 Sección de Enseñanza Especial 
I-6-6 Sección de Enseñanza Elemental 
I-6-7 Sección de Enseñanza Media 
I-6-8 Sección Administrativa 
I-6-9 Sección de Planeación 
I-7 SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS Y URBANISMO 
I-7-1 Despacho del Secretario 
I-7-2 División Técnica 
I-7-2-1 Jefatura 
I-7-2-2 Sección de Ingeniería 
I-7-2-3 Talleres 
I-7-2-4 Sección de Arquitectura 
I-7-2-5 Sección de Urbanismo 
I-7-3 DIVISIÓN ADMINISTRATIVA 
I-7-3-1 Sección de Contabilidad y Kárdex 
I-7-3-2 Sección de Almacén 
I-7-3-3 Sección Legal y de Contratos 
I-8 SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA (SERVICIO INTEGRADO DE SALUD) 
I-8-1 Despacho del Secretario 
Tabla 5 –Estructura basada en la Ordenanza No. 49 de 11 de noviembre de 1972 (Periodo de 
Nov de 1972 a agosto de 1979), proferida por la Asamblea Departamental del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
La Caja de Previsión Social del Tolima y el Instituto Departamental de Tránsito y 
Transporte del Tolima son desde 1978 (Ordenanza 69 de 1978) establecimientos 
públicos departamentales con autonomía administrativa y patrimonio propio, 
adscritos a la Secretaría de Hacienda y a la Secretaria de Obras Públicas, 
reorganizados mediante los Decretos Extraordinarios No. 155 y 142 de 1981, 
constituyéndose en fondos de entidades adscritas. 
Posteriormente a la determinación de la estructura anterior, se produjeron 
modificaciones, estableciendo una evolución de la estructura de la entidad entre 
1979 y 1998 
 
Tabla 6 – Estructura Periodo de septiembre de 1979 a Septiembre de 1998 – Parte 1 
Estructura Periodo de septiembre de 1979 a Septiembre de 1998 - Parte 1 
Decreto Extraordinario No. 
1567 de 1979 (28/09/1979) 
Modificación 1981 Modificación 1990 
1. DESPACHODEL 
GOBERNADOR 
 A) DESPACHO DEL 
GOBERNADOR (Decreto 
Extraordinario 0722 de 
30/07/1990) 
1.1. Secretaría Privada B) Veeduría Departamental 
 
 
1.2. Oficina Jurídica C) Oficina Departamental 
para la atención de desastres 
1.3. Oficina de Planeación d) Delegaciones 
Subregionales 
1.4. Oficina de Organización, 
Coordinación y Control 
Departamento 
Administrativo Jurídico 
(Decreto Extraordinario 
0733 de 30/07/1990) 
1.5. Delegación Departamental 
en Bogotá 
 
2. SECRETARÍA DE 
GOBIERNO 
SECRETARÍA DE 
GOBIERNO - Decreto 
Extraordinario No. 152 de 
1981 (17/02/1981) 
SECRETARÍA DE 
GOBIERNO - Decreto 
Extraordinario No. 728 de 
1990 (30/07/1990) 
2.1. Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 
de Gobierno 
2.1.1 Asistencia Técnica 1.1 Asistencia Técnica B - Área de Programación - 
Información y Coordinación 
Sectorial 
2.1.2 Servicios Administrativos 1.2 Servicios Administrativos B-1 Oficina de Programación 
e Información 
2.1.3 Sección de Asuntos 
Delegados de la Nación 
1.3 Sección de Asuntos 
Delegados de la Nación 
C - Área de Gestión de 
Políticas y Programas 
2.1.4 Sección de 
Administración Municipal 
1.4 Sección de Desarrollo 
Comunal 
C-1 División de Participación 
y Desarrollo Social de la 
Comunidad 
2.2 División de Orden Público y 
de Justicia 
2.Dirección de Orden Público 
y de Justicia 
C-2 División de Asuntos 
Policivos 
2.2.1 Juzgados de Policía 2.1 Sección de Asuntos 
Policivos 
C-3 División de Asuntos 
Delegados de la Nación 
2.2.2 Grupo de Medicina Legal 2.2. Grupo de Medicina Legal D - Área de Operación 
Subregional 
2.2.3 Alcaldías e Inspecciones 
Departamentales 
3. División de Asuntos 
Municipales 
 
 3.1 Alcaldías e Inspecciones 
3.2 Visitadores 
Administrativos 
4. Instituto Politécnico Luis A. 
Rengifo 
4.1. Despacho del Director 
4.1.1 Sección Administrativa 
4.1.2 Sección de Bienestar 
Social 
3. SECRETARIA 
ADMINISTRATIVA 
 
3.1 Despacho del Secretario 
3.1.1 Asistencia Técnica 
 
 
3.2. División de Personal 
3.2.1 Sección de 
Administración de Personal 
3.2.2 Sección de Clasificación, 
Remuneración y Nóminas 
3.2.3 Sección de Capacitación 
y Bienes Social 
3.2.4 Sección de Registros y 
Archivo 
3.3. División de Suministros 
3.3.1 Sección de Programación 
3.3.2 Sección de Compras 
3.3.3 Sección de Almacén y 
Suministros 
3.4 Sección de Servicios 
Generales 
3.4.1 Grupo de Mantenimiento 
de Muebles y Equipos de 
Oficina 
3.4.2 Grupo de Administración 
y Mantenimiento Edificio de la 
Gobernación 
3.4.3 Grupo de Transporte y 
Mantenimiento de Vehículos 
3.4.4 Grupo de Archivo 
General de la Gobernación 
3.5 Imprenta Departamental 
3.5.1 Grupo de Administración 
3.5.2 Grupo de Producción 
4. SECRETARÍA DE 
HACIENDA 
SECRETARÍA DE 
HACIENDA - Decreto 
Extraordinario No. 140 de 
1980 (17/02/1980) 
SECRETARÍA DE 
HACIENDA - Decreto 
Extraordinario No. 729 de 
1990 (30/07/1990) 
4.1. Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 
4.1.1 Asistencia Técnica 1.1. Asistencia Técnica B - Área de Gestión de 
Procesos Judiciales 
4.1.2 Servicios Administrativos 1.2. Servicios Administrativos 2. Juzgado de rentas y 
Ejecuciones Fiscales 
 1.3 Programación y 
Sistematización 
2.1. Programa Procesos 
Fiscales 
 1.4 Delegación 
Departamental en Bogotá 
C - Área de Programación - 
Información y Coordinación 
4.2 División de Presupuesto 2 División de Presupuesto 3. Oficina de Programación e 
Información 
4.2.1 Grupo de Programación 
Presupuestal 
2.1 Grupo de Control 
Presupuestal 
3.1 Programa Elaboración y 
Evaluación Presupuesto 
Departamental 
 
 
4.2.2 Grupo de Administración 
Presupuestal 
2.2 Grupo de Administración y 
Ejecución Presupuestal 
3.2. Programa Centro de 
Información y Organización 
 2.3 Grupo de Delegados 
Presupuestales 
D - Área de Gestión de 
Políticas y Programas 
4.3 División de Contabilidad, 
Costos e Inventarios 
3. División de Contabilidad y 
Crédito Público 
4. División de Presupuesto y 
Contabilidad 
4.3.1 Grupo de Contabilidad 
General y Crédito Público 
3.1 Grupo de Contabilidad 
General y Presupuesto 
4.1 Sección de Ejecución y 
Control Presupuestal 
4.3.2 Grupo de Costos e 
Inventarios 
3.2 Grupo de Deuda Pública 4.2 Sección de Contabilidad 
y Crédito Público 
 3.3.Grupo de Crédito Público 5. División de Rentas 
4.4 División de Rentas 4 - División de Rentas 
(Decreto Extraordinario 809 
de 15/06/1983) 
5.1 Programa de Liquidación 
y Control de Rentas 
4.4.1 Grupo de Administración, 
Liquidación y Control 
4.1 Sección de Programación 
y Estadística (Grupo de 
Programación y Estadística 
- Decreto Extraordinario 
0449 de 08/04/1985) 
5.2 Programa de Resguardo 
de Rentas 
4.4.2 Grupo de Inspección 4.2. Sección de 
Administración, Recaudación 
y Control 
6. Tesorería General del 
Departamento 
4.4.3 Resguardo de Rentas 4.2.1 Grupo de 
Recaudaciones 
E - Área de Operación Sub-
Regional 
4.4.4 Recaudación 4.2.2 Grupo de Almacén 7. Distritos Sub-Regionales 
de Hacienda 
 4.3 Resguardo de Rentas del 
Departamento 
7.1 Delegados de 
Presupuesto y Contabilidad 
4.3.1 Grupo de Control y 
Estadística 
7.2 Delegados de Rentas 
4.3.2 Grupo R-2 de Control y 
Aprehensión 
7.3 Delegados de Tesorería 
4.3.3 Grupo de Vigilancia y 
Aprehensión 
 
4.5 Tesorería General del 
Departamento 
 
4.5.1 Grupo de Caja 
4.5.2 Grupo de Pagos 
4.5.3 Grupo de Registro y 
Kárdex 
4.6 Juzgado de Rentas y 
Ejecuciones Fiscales 
5. SECRETARIA DE OBRAS 
PÚBLICAS 
 SECRETARÍA DE OBRAS 
PÚBLICAS - Decreto 
Extraordinario No. 731 de 
1990 (30/07/1990) 
5.1 Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 
 
 
5.1.1 Asistencia Técnica B - Área de Programación e 
Información 
5.1.2 Contratos 2. Oficina de Programación y 
Estudios 
5.1.3 Obras Delegadas C - Área de Coordinación y 
Control de Gestión 
5.1.4 Diseño Trazado y Dibujo 3. Oficina de Contratación y 
Control de Gestión 
5.2 División de Vías y Puentes D - Área de Administración 
de Programas y Recursos 
5.2.1 Sección de Construcción 
e Interventoría 
4. División de Construcción y 
Conservación de Vías 
5.2.2 Sección de Conservación 
y Mantenimiento 
5. División de Obras 
Comunitarias y Asistencias 
Municipales 
5.2.3 Regionales 6. División de Administración 
de Recursos 
5.3 División de Edificios E - Área de Operación Sub-
Regional 
5.3.1 Sección de Construcción 
e Interventoría 
7. Distritos Operativos de 
Obras Públicas 
5.3.2 Sección de Conservación 
y Mantenimiento 
 
5.3.3 Regionales 
5.4 División Administrativa 
5.4.1 Grupo de Personal 
5.4.2 Grupo de Presupuesto, 
Contabilidad y Pagaduría 
5.4.3 Grupo de Almacén y 
Suministros 
5.4.4 Grupo de Servicios 
Generales 
5.5. División de Talleres 
5.5.1 Sección Operativa 
6. SECRETARÍA DE 
EDUCACIÓN 
SECRETARÍA DE 
EDUCACIÓN - Decreto 
Extraordinario No. 143 de 
1981 (17/02/1981) 
SECRETARÍA DE 
EDUCACIÓN - Decreto 
Extraordinario No. 732 de 
1990 (30/07/1990) 
6.1 Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 
6.1.1 Asistencia Técnica 1.1 Comité de Coordinación 
Institucional 
B - Área de Programación, 
Información y Coordinación 
6.1.2 Grupo de Estadística 1.2 Asistencia Técnica 2. Oficina de Planeamiento 
Educativo 
6.2 División Técnico 
Pedagógica 
2. División Técnico 
Pedagógica 
C - Área de Gestión de 
Políticas, Programas y 
recursos 
 
 
6.2.1 Sección de Educación 
Preescolar y Primaria 
2.1 Sección Primaria 3. División Pedagógica y de 
Supervisión 
6.2.2 Sección de Educación 
Básica Media y Vocacional 
2.2. Sección Educación 
Básica Media y Vocacional 
3.1 Sección de Educación 
Formal 
6.2.3 Sección de Educación 
Adultos y Especiales 
2.3. Sección Educativa 
Adultos y Especial 
3.2 Sección de Educación No 
Formal, Adultos y Especial 
6.2.4 Sección de Ayudas 
Educativas 
2.4 Sección de Ayudas 
Educativas 
4. División de Asistencia 
Municipal y Programas 
Especiales 
 2.5 Grupo Preescolar 5.División de Administración 
de Recursos 
6.3 División Administrativa 3 División Administrativa 5.1 Sección de 
Administración de Personal 
6.3.1 Grupo de Escalafón y 
Registro 
3.1 Sección de Servicios 
Administrativos 
5.2 Sección de 
Documentación, Información 
y Comunicaciones 
6.3.2 Grupo de Presupuesto, 
Contabilidad e Inventarios 
3.1.1 Grupo de Registro D - Área de Operaciones 
Sub-Regional 
6.3.3 Grupo de Servicios 
Administrativos 
3.1.2 Grupo de Presupuesto, 
Contabilidad e Inventarios 
6. Distritos Educativos 
Subregionales 
6.3.4 Sección de Personal 3.1.3 Grupo de Hoja de Vida y 
Kárdex 
 
6.4 Regionales 5. Distritos Educativos 
6.4.1 Distritos Educativos 
7. SECRETARIA DE 
FOMENTO Y DESARROLLO 
AGROPECUARIO 
SECRETARÍA DE 
DESARROLLO - Decreto 
Extraordinario No. 146 de 
1981 (17/02/1981) 
SECRETARÍA DE 
DESARROLLO - Decreto 
Extraordinario No. 0730 de 
1990 (30/07/1990) 
7.1 Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 
7.1.1 Asistencia Técnica 1.1. Consejos y Comités B - Área de Programación - 
Información y Coordinación 
Sectorial 
7.1.2 Sección de Información y 
Divulgación 
1.1.1 Interinstitucionales 2. Unidad Regional de 
Planificación Agropecuaria 
URPA 
 1.1.2 Institucionales 3. Oficina de Estudios y 
programas Económicos 
1.2 Fondo de Fomento 
Agropecuario y Recursos 
Naturales 
4. Programa Centro de 
Información y Organización 
7.2 División Técnica 2. Dirección de Programación 
Técnica 
C - Área de Gestión de 
Políticas - Programas y 
Recursos 
7.2.1 Sección Agrícola 2.1. División de Programas 
Agropecuarios y de Recursos 
Naturales y Mineros 
5. División de Desarrollo 
Económico 
 
 
7.2.2 Sección Pecuaria 2.2. División de Programas 
Agroindustriales y Mineros 
6. División de Fomento 
Agropecuario y Asistencia 
Municipal 
7.2.3 sección de Recursos 
Naturales 
2.3 División de Desarrollo 
Municipal y Programas 
Especiales 
7. División de Administración 
de Recursos 
7.3 División Administrativa 3. División Administrativa D - Área de Operación 
Subregional 
7.3.1 Grupo de Personal 3.1 Sección de Recursos 
Humanos y Materiales 
Programas de Supervisión 
Subregionales 
7.3.2 Grupo de Presupuesto, 
Contabilidad y Pagaduría 
3.2 Sección de Recursos 
Financieros 
 
7.3.3 Grupo de Provisiones 
7.4 Regionales 4. División Operativa 
7.4.1 Centros Operativos 
Rurales 
4.1. Distritos 
8. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO MUNICIPAL Y 
COMUNITARIO 
 
8.1 Despacho del Secretario 
8.1.1 Asistencia Técnica 
8.1.2 Servicios Administrativos 
8.2 Sección Técnica 
8.3 División de Desarrollo de la 
Comunidad 
8.3.1 Sección de Asuntos 
Municipales 
8.3.2 Sección de Acción 
Comunal y Asuntos 
Campesinos 
8.3.3 Sección de Comunidades 
Indígenas 
9. SECRETARÍA DE SALUD 
PÚBLICA 
9.1 Despacho del Secretario 
9.2 Oficina Jurídica 
9.3 Coordinación Técnica 
9.3.1 Sección de 
Epidemiología 
9.4 División de Atención 
Médica 
9.4.1 Sección Materno Infantil 
9.4.2 Sección de Salud Mental 
9.4.3 Sección de Salud Oral 
9.4.4 Sección de Programas 
Médicos Especiales 
 
 
9.5 División de Saneamiento 
Ambiental 
9.5.1 Sección de Saneamiento 
Básico y protección del Medio 
Ambiente 
9.5.2 Sección de Salud 
Ocupacional 
9.5.3 Sección de Zoonosis y 
Control de Alimentos 
9.5.4 Programa Delegado de 
Saneamiento Básico 
9.6 División Administrativa 
9.6.1 sección de Información 
9.6.2 Sección de Personal 
9.6.3 Sección Financiera 
9.6.4 Sección de Construcción 
y Mantenimiento Hospitalario 
9.6.5 Sección de Suministros 
9.6.6 Sección de Servicios 
Generales 
 SECRETARÍA GENERAL 
((Decreto Extraordinario 
0727 de 30/07/1990) 
A - DESPACHO DEL 
SECRETARIO GENERAL 
B - Área de Gestión de 
Servicios 
C - Área de Información y 
Prensa 
Departamento 
Administrativo de 
Planeación (Decreto 
Extraordinario 0734 de 
30/07/1990) 
1. Despacho del Jefe 
2. División del Plan y 
Programas Especiales 
3. División de Planificación y 
Asistencia Municipal 
3.1 Programa de Planes de 
Desarrollo y Programas de 
Inversión 
3.2 Programas de Asistencia 
Administrativa y 
Presupuestal 
3.3 Seccionales Sub-
regionales 
 
 
4. División de Organización e 
Informática 
4.1 Programa Reforma 
Administrativa 
4.2 Programa Información y 
Análisis Estadístico 
4.3 Programa 
Sistematización y Promoción 
de Datos 
4.4programa Biblioteca y 
Archivo 
Tabla 6 –Estructura basada en los Decreto Extraordinarios No. 1567 de 1979; 152 de 1981; 140 
de 1980; 809 de 1983; 0449 de 1985; 143 de 1981, 146 de 1981; 0722 de 1990, 0733 de 1990; 
728 de 1990; 729 de 1990; 731 de 1990; 732 de 1990; 0730 de 1990; 0727 de 1990; 0734 de 1990, 
proferidos por la Gobernación del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
En 1992, La Asamblea Departamental del Tolima otorga autorización especial al 
gobernador del Tolima para revisar, reestructurar, modificar, extinguir, fusionar o 
crear la estructura del sector central y descentralizado del departamento, en 
atención a las funciones dadas a los departamentos a través de la Constitución 
Política de Colombia de 1991, lo cual se oficializó mediante la Ordenanza No. 11 de 
27 de agosto de 1992 “Por medio de la cual se dictan algunas disposiciones para la 
modernización de la administración del departamento”. 
A partir de este punto también se comienzan a evidenciar los primeros decretos 
relacionados con la asignación específica de funciones para las diferente unidades 
administrativas y cargos al interior de la Gobernación. 
 
Tabla 7 – Estructura Periodo de septiembre de 1979 a Septiembre de 1998 – Parte 2 
Estructura Periodo de septiembre de 1979 a Septiembre de 1998 - Parte 2 
Modificación 1993 Modificación 1995 - 1996 
SECRETARÍA TRANSPORTE (antes obras 
públicas) - Decreto Extraordinario No. 559 de 
1993 (22/06/1993) 
 
A - Despacho del Secretario 
B - División de Contratación 
C - División de Interventoría 
D - División de Planeamiento y Diseño 
E - División de Valorización DIRECCIÓN DE VALORIZACIÓN 
(antes división) - Ordenanza 
Departamental No. 038 de 1995 
(24/07/1995) 
F - Organismos Adscritos 
 
 
1. Comités Sectoriales 
2. Instituto de Tránsito del Tolima 
SECRETARÍA DE SERVICIOS 
ADMINISTRATIVOS Y DE LA FUNCIÓN 
PUBLICA - Decreto Extraordinario No. 560 de 
1993 (22/06/1993) 
SECRETARÍA DE SERVICIOS 
ADMINISTRATIVOS Y DE LA 
FUNCIÓN PUBLICA - Ordenanza 
Departamental No. 010 de 1996 
(07/03/1996) 
A - Despacho del Secretario 1. Despacho del Secretario 
B - División de Recursos Humanos B - Área de Gestión del Factor 
Humano 
C - División de Organización y Sistemas 2. División de Desarrollo Laboral 
D - División de Recursos Físicos 3. División de Nóminas y 
Prestaciones Sociales 
E - División de Artes Gráficas 4. División de Control Interno 
Disciplinario 
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN - Decreto 
Extraordinario No. 561 de 1993 (22/06/1993) 
C- Área de Desarrollo de la 
Organización 
A - Despacho del Secretario 5. División de Desarrollo de la 
Organización 
B - División Planeación del Desarrollo D - Área de Administración de 
Recursos Físicos 
C - División Asesorías Municipales 6. División de Recursos Físicos 
D - División Investigación y Estadística 
E - División Banco de Proyectos 
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 
JURÍDICO - Decreto Extraordinario No. 562 de 
1993 (22/06/1993) 
 
A - Despacho del Jefe del Departamento 
 SECRETARÍA DE DESARROLLO 
AGROPECUARIO, INDUSTRIAL Y 
DE TURISMO - Ordenanza 
Departamental No. 57 de 1995 
(05/10/1995) 
 A. Despacho del Secretario 
 B. División de Desarrollo 
Agropecuario 
 C. División de Tecnología e Industria 
 D. División Comercial 
 E. División de Fomento y Desarrollo 
Turístico 
 
 
 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y 
CULTURA - Ordenanza 
Departamental No. 89 de 1995 
(13/12/1995) 
 A. Despacho del Secretario 
 B. División de Planeación Educativa 
 C. División Administrativa y 
Financiera 
 D. División de Control de Calidad 
Educativa 
 E. División Pedagógicay Cultural 
Tabla 7 –Estructura basada en los Decreto Extraordinarios No. 559 de 1993; 560 de 1993; 561 
de 1993; 562 de 1993, proferidos por la Gobernación del Tolima. Así como de las Ordenanzas 
No. 038 de 1995; 010 de 1996; 057 de 1995; 89 de 1995, proferidas por la Asamblea 
Departamental del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
Para 1998, la Asamblea Departamental del Tolima mediante Ordenanza No. 026 de 
1998 le otorgó facultades al gobernador del Tolima para desarrollar la 
reestructuración administrativa de la administración departamental, lo cual y 
posterior a un estudio técnico se materializó mediante Decreto Extraordinario No. 
0723 de 14 de octubre de 1998 “por el cual se fija la estructura orgánica de la 
Administración Departamental del Tolima y se dictan otras disposiciones”. 
 
Tabla 8 – Estructura Decreto Extraordinario No. 0723 de 1998 (14/10/1998) 
 
Estructura Decreto Extraordinario No. 0723 de 1998 (14/10/1998) 
código Denominación 
1 DESPACHO DEL GOBERNADOR (Art. 10) 
1.2 Dirección de Control Interno (Art. 14) 
1.3 Dirección de Valorización (Art. 18) 
1.3.1 Área Técnica 
1.3.2 Área Administrativa Financiera 
1.4 Oficina de Prensa y Comunicaciones (Art. 22) 
1.4.1 Área de Comunicación y Divulgación 
1.5 Consejo de Gobierno 
1.6 Consejo de Planeación 
1.7 Consejo Regional de Seguridad 
1.8 Consejo Superior de Política Fiscal 
1.9 Comité de Distensión y Diálogo 
1.10 Comité de Prevención de Desastres 
1.11 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno 
1 SECRETARÍA DE APOYO A LA GESTIÓN (Art. 36) 
 
 
1.1 Gerencias Administrativas Subregionales - GEAS 
1.1.1 Gerencia Administrativa Subregional Norte - GEANORTE 
1.1.2 Gerencia Administrativa Subregional Centro - GEACENTRO 
1.1.3 Gerencia Administrativa Subregional Oriente - GEAORIENTE 
1.1.4 Gerencia Administrativa Subregional Sur - GEASUR 
1.2 Gerencia de Proyectos Estratégicos 
1.3 Dirección de Control Disciplinario Interno y Atención al Usuario 
1.3.1 Área de Atención a las Comunidades de Ibagué 
1.3.2 Área de Protocolo y Relaciones Públicas 
2 SECRETARÍA GENERAL (Art. 49) 
2.1 Dirección de Modernización de la Administración 
2.2. Dirección de Contratación 
3 SECRETARÍA DELEGADA DEL TOLIMA EN SANTAFÉ DE BOGOTÁ (Art. 53) 
4 SECRETARÍA ADMINISTRATIVA (Art. 57) 
4.1 Dirección de Talento Humano 
4.2. Dirección de Recursos Físicos 
4.0.1 División de Artes Gráficas (Art. 116) 
5 SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO (Art. 61) 
5.1 Dirección de Presupuesto 
5.2 Dirección de Contaduría General del Departamento 
5.3 Dirección de Impuestos e Ingresos 
5.4 Dirección de Tesorería 
6 SECRETARIA DEL INTERIOR (Art. 65) 
6.1 Área de Resultados de Planeación, Asistencia Técnica y Capacitación a los 
Indígenas 
6.2 Área de Resultados de Orden Público y Seguridad Ciudadana 
6.3 Área de Resultados de Asuntos Delegados de la Nación 
7 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y DE LA JUVENTUD (Art. 69) 
7.1 Dirección de Cobertura y Calidad Educativa 
7.2 Dirección Pedagógica y Curricular 
7.3 Dirección de Juventud 
7.4 Dirección de Información, Seguimiento y Apoyo 
8 SECRETARÍA DE SALUD (Art. 73) 
8.1 Dirección de Promoción y Prevención 
8.2 Dirección de Vigilancia y Desarrollo Institucional 
8.3 Dirección de Seguridad Social 
8.4 Dirección de Información, Seguimiento y Apoyo 
9 SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL (Art. 77) 
9.1 Dirección de Planeación Agropecuaria y Pesquera 
9.2 Dirección de Desarrollo Social Rural 
9.3 Dirección de Producción y Competitividad Agropecuaria 
9.4 Dirección de Comercialización y Agroindustria 
 
 
10 SECRETARÍA DE TRANSPORTE (Art. 81) 
10.1 Dirección de Infraestructura 
10.2 Dirección de Información, Seguimiento y Apoyo 
11 SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y MACROPROYECTOS 
(Art. 85) 
11.1 Área de Resultados de Macroproyectos 
11.2 Área de Resultados de Relaciones Nacionales e Internacionales 
11.3 Área de Resultados de Apoyo Sectorial Económico 
11.4 Área de Resultados de Fomento y Desarrollo Turístico 
1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO / SECRETARÍA DE 
INFRAESTRUCTURA SOCIAL URBANA (Art. 91) 
1.1 Área de Resultados de Aguas 
1.2 Área de Resultados de Construcciones Especiales 
2 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN (Art. 95) 
2.1 Dirección de Planeamiento y Evaluación 
2.2 Dirección de Inversión Pública 
2.3 Dirección de Sistemas de Información 
3 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ASUNTOS JURÍDICOS (Art. 99) 
3.1 Área de Apoyo y Asesoría Jurídica 
3.0.1 Comité de Conciliación 
4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CULTURA (Art. 104) 
4.1 Área de Patrimonio Cultural 
4.2 Área de Artes 
4.3 Área de Gestión Cultural 
4.4. Área de Logística 
5 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PARTICIPACIÓN COMUNITARIA 
Y PROMOCIÓN SOCIAL (Art. 108) 
5.1 Área de Organización y Participación Comunitaria 
5.2 Área de Promoción y Gestión Social 
6 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL MEDIO AMBIENTE Y 
PREVENCIÓN DE DESASTRES (Art. 113) 
6.1 Área de Resultados de Gestión Ambiental 
6.2 Área de Resultados Educativa 
6.3 Área de Resultados Operativa 
6.4 Área Administrativa y Financiera 
Tabla 8 –Estructura basada en Decreto Extraordinario No. 0723 de 1998 (14/10/1998) proferido 
por la Gobernación del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
Entre 2001 y 2013, la Gobernación del Tolima mantuvo una estructura sólida, 
representada en tres decretos, tal y como se observa en la tabla 9: 
 
 
 
Tabla 9 – Estructura Periodo de 06/07/2001 a 04/03/2013 
Estructura Periodo de 06/07/2001 a 04/03/2013 
Estructura Decreto 
Extraordinario No. 0369 de 2001 
(06/07/2001) 
Modificación Decreto No 0751 
de 2006 (29/11/2006) 
Modificación Decreto 
No 0341 de 2009 
(09/03/2009) 
1. DESPACHO DEL 
GOBERNADOR 
1. DESPACHO DEL 
GOBERNADOR 
 
2. DIRECCIÓN DE CONTROL 
INTERNO 
1.1. Dirección de Control Interno 
3. DIRECCIÓN DE CONTROL 
ÚNICO DISCIPLINARIO - 
QUEJAS Y RECLAMOS 
1.2. Dirección de Control Único 
Disciplinario - Quejas y 
Reclamos 
 
4. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
PLANEACIÓN Y SISTEMAS 
2. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
PLANEACIÓN 
 
5. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE ASUNTOS 
JURÍDICOS 
3. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
ASUNTOS JURÍDICOS 
 
6. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE TRANSITO 
Y TRANSPORTE 
4. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
TRANSITO Y TRANSPORTE 
 
6.1 Dirección Operativa 4.1. Dirección Operativa 
7. SECRETARÍA GENERAL 5. SECRETARÍA GENERAL 
7.1 Dirección de Contratación 5.1. Dirección de Contratación 
8. SECRETARÍA 
ADMINISTRATIVA 
6. SECRETARÍA 
ADMINISTRATIVA (SISTEMAS) 
 
8.1 Dirección de Talento Humano 6.1. Dirección de Talento 
Humano 
 
 6.2. Dirección del Fondo 
Territorial de Pensiones 
 
9. SECRETARÍA DE GOBIERNO 7. SECRETARÍA DE 
GOBIERNO 
 
9.1 Dirección de Prevención de 
Desastres 
7.1. Dirección de Prevención de 
Desastres 
 
9.2 Dirección de Participación 
Comunitaria 
7.2. Dirección de Participación 
Comunitaria 
 
10. SECRETARÍA DE HACIENDA 8. SECRETARÍA DE HACIENDA 
10.1 Dirección de Presupuesto y 
Contabilidad 
8.1. Dirección de Presupuesto 
 8.2. Dirección de Contabilidad 
10.2 Dirección de Rentas e 
Ingresos 
8.3. Dirección de Rentas e 
Ingresos 
 
10.3 Tesorería Departamental 8.4. Tesorería Departamental 
11. SECRETARÍA DE 
EDUCACIÓN Y CULTURA 
9. SECRETARÍA DE 
EDUCACIÓN Y CULTURA 
 
11.1 Dirección de Administración 
Educativa 
9.1. Dirección de Administración 
Educativa 
 
11.2 Dirección de Cultura 9.2. Dirección de Cultura 
 
 
12. SECRETARÍA DE SALUD 10. SECRETARÍA DE SALUD 
12.1 Dirección de Salud Pública 10.1. Dirección de Salud Pública 
12.2 Dirección de Seguridad 
Social 
10.2. Dirección de Seguridad 
Social 
 
12.3 Dirección de Oferta de 
Servicios 
10.3. Dirección de Oferta de 
Servicios 
 
13. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO AGROPECUARIO 
11. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO 
AGROPECUARIO 
 
14. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO FÍSICO 
12. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO FÍSICO 
 
 13. SECRETARÍADE 
TURISMO, 
INDUSTRIA Y 
COMERCIO 
 13.1. Dirección de 
Turismo 
 13.2. Dirección de 
Industria y Comercio 
Tabla 9 –Estructura basada los Decretos Extraordinarios No. 0369 de 2001 (06/07/2001); 0751 
de 2006 (29/11/2006); 0341 de 2009 (09/03/2009), proferidos por la Gobernación del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
A partir de abril de 2013 y en concordancia con las atribuciones conferidas a la 
Gobernación del Tolima a través de la Ordenanza Departamental No. 019 de 2012, 
mediante el Decreto 0327 de 04 de maro de 2013 “Por medio del cual se adopta la 
estructura organiza de la Administración Central del Departamento” se crea la actual 
estructura de la entidad, la cual se puede observar con las modificaciones dadas 
mediante los decretos No. 0640 de 2015 (29/05/2015) y 1950 de 19/12/2019, 
respectivamente. 
 
Tabla 10 – Estructura Periodo 2013 a 2022 
Estructura Periodo 2013 a la actualidad (2022) 
Estructura Decreto No. 0327 de 
2013 (04/03/2013) 
Modificación 1: Estructura 
Decreto No. 0640 de 2015 
(29/05/2015) 
Modificación 2: 
Decreto 1950 de 
19/12/2019) 
1. DESPACHO DEL 
GOBERNADOR 
1. DESPACHO DEL 
GOBERNADOR 
 
1.1. Dirección de Control 
Interno 
1.1. Dirección de Control 
Interno 
1.2. Dirección de Control 
Disciplinario 
1.2. Dirección de Control 
Disciplinario 
 
 
2.DESPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
ASUNTOS JURÍDICOS 
2.DESPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
ASUNTOS JURÍDICOS 
2.1. Dirección de Contratación 2.1. Dirección de Contratación 
3. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
TRÁNSITO Y TRANSPORTE 
3. DEPARTAMENTO 
ADMINISTRATIVO DE 
TRÁNSITO Y TRANSPORTE 
3.1. Dirección Operativa 3.1. Dirección Operativa 
4. SECRETARÍA GENERAL Y 
DE APOYO A LA GESTIÓN 
4. SECRETARÍA GENERAL Y 
DE APOYO A LA GESTIÓN 
5. SECRETARIA 
ADMINISTRATIVA 
5. SECRETARIA 
ADMINISTRATIVA 
5.1. Dirección de Talento 
Humano 
5.1. Dirección de Talento 
Humano 
5.2. Dirección del Fondo 
Territorial de Pensiones 
5.2. Dirección del Fondo 
Territorial de Pensiones 
5.3. Dirección de Gestión 
Documental y Apoyo Logístico 
5.3. Dirección de Gestión 
Documental y Apoyo Logístico 
6. SECRETARÍA DE 
INTERIOR 
6. SECRETARÍA DE 
AMBIENTE Y GESTIÓN DEL 
RIESGO 
6.1. Dirección para la 
Democracia, la Participación 
Ciudadana y la Acción 
Comunal 
6.1. Dirección de Asuntos 
Ambientales 
6.2. Dirección de Derechos 
Humanos, Justicia, Paz, 
Convivencia Ciudadana y 
Orden Público 
6.2. Dirección de Gestión del 
Riesgo de Desastres 
7. SECRETARÍA DE 
HACIENDA 
7. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO 
AGROPECUARIO Y 
PRODUCCIÓN ALIMENTARIA 
7.1. Dirección de Presupuesto 7.1. Dirección de Desarrollo 
Agropecuario y Rural 
7.2. Dirección de contabilidad 7.2. Dirección de 
Competitividad, Productividad 
e Innovación 
7.3. Dirección de Rentas e 
Ingresos 
8. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO ECONÓMICO 
7.4. Tesorería Departamental 8.1. Dirección de Turismo 
 
 
8. SECRETARIA DE 
EDUCACIÓN Y CULTURA 
8.2. Dirección de Asuntos 
Internacionales, Industria y 
Comercio 
8.1. Dirección Administrativa y 
Financiera 
8.3. Dirección de Recursos 
Naturales No Renovables 
8.2. Dirección de Cultura 9. SECRETARIA DE 
EDUCACIÓN Y CULTURA 
8.3. Dirección de Gestión de 
Calidad Educativa 
9.1. Dirección Administrativa y 
Financiera 
8.4. Dirección de Gestión de 
Cobertura Educativa 
9.2. Dirección de Cultura 
9. SECRETARIA DE SALUD 9.3. Dirección de Gestión de 
Calidad Educativa 
9.1. Dirección de Salud Pública 9.4. Dirección de Gestión de 
Cobertura Educativa 
9.2. Dirección de Seguridad 
Social 
10. SECRETARÍA DE 
HACIENDA 
9.3. Dirección de Oferta de 
Servicios 
10.1. Dirección de Presupuesto 
10. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO 
AGROPECUARIO Y 
PRODUCCIÓN ALIMENTARIA 
10.2. Dirección de contabilidad 
10.1. Dirección de Desarrollo 
Agropecuario y Rural 
10.3. Dirección de Rentas e 
Ingresos 
10.2. Dirección de 
Competitividad, Productividad e 
Innovación 
10.4. Tesorería Departamental 
11. SECRETARÍA DE 
INFRAESTRUCTURA Y 
HÁBITAD 
11. SECRETARÍA DE 
INCLUSIÓN SOCIAL 
POBLACIONAL 
11.1. Dirección de 
Infraestructura 
11.1. Dirección de Mujer, 
Infancia y Juventud 
11.2. Dirección de Habitad 11.2. Dirección de Grupos 
Vulnerables, Diversidad y 
Asuntos Étnicos 
12. SECRETARÍA DE 
AMBIENTE Y GESTIÓN DEL 
RIESGO 
12. SECRETARÍA DE 
INFRAESTRUCTURA Y 
HÁBITAD 
12.1. Dirección de Asuntos 
Ambientales 
12.1. Dirección de 
Infraestructura 
 
 
12.2. Dirección de Gestión del 
Riesgo de Desastres 
12.2. Dirección de Habitad 
13. SECRETARÍA DE 
DESARROLLO ECONÓMICO 
13. SECRETARÍA DE 
PLANEACIÓN Y TIC 
13.1. Dirección de Turismo 13.1. Dirección de Planeación 
para el Desarrollo 
13.2. Dirección de Asuntos 
Internacionales, Industria y 
Comercio 
13.2. Dirección de Gestión 
Pública Territorial 
13.3. Dirección de Recursos 
Naturales No Renovables 
13.3. Dirección de TIC 
14. SECRETARÍA DE 
INCLUSIÓN SOCIAL 
POBLACIONAL 
14. SECRETARIA DE SALUD 
14.1. Dirección de Mujer, 
Infancia y Juventud 
14.1. Dirección de Salud 
Pública 
14.2. Dirección de Grupos 
Vulnerables, Diversidad y 
Asuntos Étnicos 
14.2. Dirección de Seguridad 
Social 
15. SECRETARÍA DE 
PLANEACIÓN Y TIC 
14.3. Dirección de Oferta de 
Servicios 
15.1. Dirección de Planeación 
para el Desarrollo 
15. SECRETARÍA DE 
INTERIOR 
15.2. Dirección de Gestión 
Pública Territorial 
15.1. Dirección para la 
Democracia, la Participación 
Ciudadana y la Acción 
Comunal 
15.3. Dirección de TIC 15.2. Dirección de Derechos 
Humanos, Justicia, Paz, 
Convivencia Ciudadana y 
Orden Público 
 16. SECRETARÍA DE 
LA MUJER (Decreto 
1950 de 19/12/2019) 
16.1. Dirección de 
Derechos de la Mujer 
16.2. Dirección de 
Empoderamiento y 
Transversalidad 
Tabla 10 –Estructura basada en los Decretos No. 0327 de 2013, 0640 de 2015 y 1950 de 2019, 
proferidos por la Gobernación del Tolima. 
Tomado de: Realización propia 
 
 
 
Toda la información anterior, fue recopilada como parte del trabajo de campo 
basado en la metodología de elaboración de tablas de valoración documental 
plateada mediante el Acuerdo No. 004 de 30 de abril de 2019, “Por el cual se 
reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y 
convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de 
Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y 
Tablas de Valoración Documental – TVD” 
 
Del análisis de la información anterior, se puede establecer la siguiente línea de 
tiempo: 
 
Ilustración 1 – Línea del Tiempo Gobernación del Tolima (1919-2022) 
 
Tomado de: Realización propia 
 
De forma preliminar se identificaron 10 periodos, de los cuales 9 estarían integrados 
al proceso de intervención del fondo documental acumulado de la entidad y a la 
elaboración de las tablas de Valoración documental de la entidad, debiéndose 
integrar en la memoria descriptiva el proceso de reconstrucción e investigación 
institucional, siendo este trabajo a futuro una posible fuente de consulta para el 
desarrollo del instrumento archivístico objeto de estudio. 
 
Todas las estructuras identificadas permiten entender las evoluciones y dinámicas 
sobre las cuales se desarrollaba la producción documental de la Gobernación del 
Tolima y que en gran medida conforma el patrimonio histórico y documental del 
departamento, por lo cual, la consecución de procesos efectivos de valoración e 
 
 
intervención de los fondos documentales son necesidades fundamentales dentro de 
una apropiada gestión documental, que se evidencia carente ante la ausencia de 
los instrumentos archivísticos que permitan la consolidación de los archivos 
institucionales ajustados a los parámetros normativos, así como de la debida 
aplicación de procesos técnicos archivísticos. 
 
Tal y como lo manifiesta Pardo Camacho (2019) la existencia de fondos 
documentales acumulados en las entidades son el resultado de la falta de 
instrumentos archivísticos diseñados e implementados y la consecuenciade una 
cultura organizacional enmarcada en las malas prácticas administrativas, el 
desconocimiento y la extensa normativa nacional que no permea en las dinámicas 
institucionales, causantes todas las anteriores de las acumulaciones 
indiscriminadas de documentos carentes de un tratamiento técnico, a lo cual se 
adiciona una marcada falta de sensibilidad e interés de parte de los funcionarios 
responsables frente al incalculable valor que representan los documentos tanto a la 
entidad como a la sociedad.9 
 
Esta situación, donde las entidades en Colombia continúan generando fondos 
documentales acumulados se ha convertido en un desafío para quienes tienen a 
cargo la gestión documental de las entidades. Si bien, desde la promulgación de la 
ley general de archivos desde el año 2000, aun la intervención total de los acervos 
documentales a cargo de las entidades involucra una alta inversión en recursos, 
carentes y ausentes en las organizaciones. 
 
En primera medida, por los variados y permanentes cambios en las organizaciones, 
en el caso particular de la Gobernación del Tolima, desde la construcción de las 
múltiples estructuras se identifica un importante número de estructuras internas, que 
representan la producción de sus fondos propios. Adicional a lo anterior, esta 
entidad tiene a su cargo los fondos de las entidades liquidadas o fusionadas del 
orden departamental, así como aquellos organismos que fueron fusionados a las 
secretarias o departamentos administrativos de la entidad. 
 
 
9 SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C. Guía técnica de organización de 
Fondos Documentales Acumulados para las entidades distritales. Primera Edición – Imprenta 
Distrital. Bogotá D.C. – Colombia. 105 Pg. Recuperado el 03 de mayo de 2022 en: 
https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos/guia_tecnica_de_organizacion_de_f
ondos_documentales_acumulados.pdf?width=800&height=800&iframe=true 
 
https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos/guia_tecnica_de_organizacion_de_fondos_documentales_acumulados.pdf?width=800&height=800&iframe=true
https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos/guia_tecnica_de_organizacion_de_fondos_documentales_acumulados.pdf?width=800&height=800&iframe=true
 
 
Dentro de la propuesta metodológica indicada en la normatividad, el reconocimiento 
de estas características del fondo de las organizaciones, son la base fundamental, 
junto con el diagnóstico integral de archivos para plantear, desde el reconocimiento 
de las características del acervo documental, las actividades y requerimientos de 
recursos necesarios para la valoración documental. 
 
El hecho de desconocer y obviar estas fases ha llevado, en el caso concreto de 
estudio, a que la Gobernación del Tolima en administraciones anteriores contratara 
el desarrollo de las tablas de valoración documental sin llegar a la obtención de un 
instrumento aplicable, efectivo y que cumpliese a cabalidad con el nivel de 
orientación que precisa tan importante labor, razón por la cual, en la actualidad no 
es posible para la Gobernación del Tolima desarrollar nuevas inversiones en la 
materia, ya que se constituirían en un detrimento patrimonial, situación está que 
complica el panorama institucional debido a que este instrumento, junto con otros 
están incluidos en las actividades del plan de mejoramiento archivístico suscrito con 
el Archivo General de la Nación como producto de una vista de inspección, vigilancia 
y control realizada en años anteriores y que continua a la fecha de este trabajo, 
vigente para la entidad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS GOBERNACIÓN DEL TOLIMA 
 
 
Desde el punto de vista técnico, un diagnóstico integral de archivos se define como 
el grupo de actividades que permiten la identificación del estado de un fondo 
documental, evaluando, entre otros, el nivel de organización de los documentos, 
estado de conservación, áreas de depósito y aspectos administrativos de la gestión 
documental. Para el caso concreto, este diagnóstico fue aplicado al acervo 
documental producido por la Gobernación del Tolima, entidad que lo ha conformado 
y agrupado como resultado del desarrollo de sus funciones. El determinar que 
corresponde a un fondo documental acumulado es parte de las conclusiones del 
ejercicio de diagnóstico, debido a la reunión de factores tales como un nivel de 
organización en estados primarios, instrumentos archivísticos sin desarrollar y la 
acumulación progresiva de documentación carentes de normalización o controles 
por parte de la entidad, generando importantes volúmenes de documentos en estas 
condiciones y que en su conjunto, por la falta de una valoración apropiada, lo 
constituyen en lo que se denomina como fondo documental acumulado. 
 
Este diagnóstico es de vital importancia para las entidades en los procesos de 
organización de los archivos, porque adicional a brindar un panorama general sobre 
el estado real de los archivos objeto de aplicación de los procesos archivísticos 
normalizados, que para el caso de estudio corresponden a los generados por la 
entidad Gobernación del Tolima, el diagnóstico integral de archivos se constituye en 
un instrumento que aporta los datos necesarios para establecer los requerimientos 
de recursos, estimación de tiempo y planeación de las fases de intervención del 
fondo documental, así como la determinación de los productos que se obtendrían 
como resultado del ejercicio de intervención en cada una de sus fases, aportando 
además elementos de análisis para los demás instrumentos de la planeación 
archivística institucional tales como el Plan Institucional de Archivos PINAR o el 
Programa de Gestión Documental PGD, por citar ejemplos. 
 
En esa medida, para el desarrollo del diagnóstico integral de archivos del objeto de 
estudio, se desarrollaron visitas de campo, acompañadas por el equipo de la 
Dirección de Gestión Documental y Logística de la gobernación del Tolima, oficina 
encargada de la administración documental institucional. El propósito del ejercicio 
consistió en identificar los lugares de almacenamiento con que cuenta la entidad, el 
volumen documental que estos albergan, el estado general de conservación de los 
documentos, entre otros aspectos, tomando como base los parámetros brindados 
en la metodología propuesta por el Laboratorio de Conservación del Archivo 
 
 
General de la Nación de Colombia en su publicación “Pautas para el Diagnóstico 
integral de archivos” 10. 
 
En cuanto al alcance del diagnóstico, es importante precisar que, debido a las 
dificultades para el acceso a la totalidad de los archivos de la Gobernación del 
Tolima por efectos de las medidas institucionales adoptadas por la pandemia y que 
estuvieron vigentes hasta mediados de mayo, así como el tamaño mismo de la 
entidad, este diagnóstico únicamente abarca un porcentaje del total de oficinas 
productoras, y se centra de forma más específica en los depósitos de archivo 
administrados por la Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logístico, buscando 
que se constituyera, sin embargo, en una muestra representativa suficientemente 
amplia para el reconocimiento del estado general de los archivos de la entidad. 
 
A nivel de datos generales, la unidad de archivo de la Gobernación del Tolima no 
cuenta con un acto administrativo especifico que dé cuenta de su creación, sin 
embargo, la unidad actual se evidencia al interior de la entidad desde la estructura 
adoptada por la Gobernación del Tolima mediante el Decreto No. 0327 de 2013, 
denominada como Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logístico, unidad 
adscrita a la Secretaria Administrativa y la cual tiene funciones, conforme a los 
indicado en el artículo 48 del citado decreto “Diseñar y mantener actualizado el 
sistema… de trámite de