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PROPUESTA ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 
– PINAR – PARA LA EMPRESA ASESORÍAS JP ARIZA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LAURA TATIANA GRIJALBA AREVALO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN 
PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 
2021 
 
 
PROPUESTA ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 
– PINAR – PARA LA EMPRESA ASESORÍAS JP ARIZA 
 
 
 
 
 
 
 
LAURA TATIANA GRIJALBA AREVALO 
 
 
 
 
TUTOR: PEDRO JULIO ACUÑA 
DOCENTE UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA 
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN 
ESCUELA DE POSGRADOS 
PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA 
TUNJA 
2021 
 
 
CONTENIDO 
 
PRESENTACIÓN .................................................................................................................................6 
1. HISTORIA INSTITUCIONAL ASESORÍAS JP ARIZA .................................................................7 
1.1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA ......................................................................................................7 
1.1.1 Logotipo y constitución ........................................................................................................8 
1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .........................................................................................9 
1.2.1 Estructura orgánico funcional..............................................................................................9 
1.2.2 Misión y visión .................................................................................................................. 10 
1.2.3 Principios rectores ............................................................................................................ 10 
1.2.4 Portafolio de servicios ...................................................................................................... 10 
1.3 PAPEL DE LA EMPRESA EN LA CIUDAD Y SECTOR DONDE SE DESARROLLA ........... 11 
2. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS ................................................................................ 12 
2.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO ....................................................................................... 14 
2.3 CONDICIONES DE PRESERVACIÓN Y MANTENIMIENTO ................................................ 15 
2.3.1 Mobiliario .......................................................................................................................... 15 
2.4 ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 17 
2.4.1 Organización .................................................................................................................... 17 
2.5 ANÁLISIS DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS ........................................................................ 18 
3. PROPUESTA ELABORACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) PARA LA 
ENTIDAD ASESORÍAS JP ARIZA .................................................................................................... 21 
3.1 CONTEXTO ESTRATÉGICO ................................................................................................. 21 
3.1.1 Naturaleza ........................................................................................................................ 21 
3.1.2 Misión y visión institucional .............................................................................................. 22 
3.1.3 Valores institucionales ..................................................................................................... 22 
3.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ................................................................................. 23 
3.3 DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS ...................................................................... 24 
3.4 PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS ................................................................. 25 
3.4.1 Visión estratégica ............................................................................................................. 26 
3.5 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS .......................................................................................... 27 
3.6 FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS ..................................................................... 28 
3.7 MAPA DE RUTA ..................................................................................................................... 30 
4. IMPACTO DE LA PROPUESTA DE ELABORACIÓN DEL PINAR .............................................. 31 
5. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES .................................................................................. 32 
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................. 33 
 
 
 
 
 
LISTADO DE TABLAS 
 
Tabla 1. Series Asesorías JP Ariza ........................................................................ 18 
Tabla 2. Matriz DOFA (Debilidades – Oportunidades – Fortalezas – Amenazas) . 23 
Tabla 3. Aspectos críticos ...................................................................................... 24 
Tabla 4. Evaluación aspectos críticos .................................................................... 26 
Tabla 5. Formulación de objetivos ......................................................................... 27 
Tabla 6. Plan de implementación de instrumentos archivísticos ............................ 28 
Tabla 7. Plan de elaboración del reglamento interno de archivos ......................... 29 
Tabla 8. Proyecto de reestructuración del área de trabajo .................................... 29 
Tabla 9. Plan de capacitación al personal ............................................................. 30 
Tabla 10. Mapa de ruta .......................................................................................... 30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTADO DE ILUSTRACIONES 
 
Ilustración 1. Instalaciones JP Ariza ........................................................................ 7 
Ilustración 2. Mapa barrio Restrepo, Bogotá. ........................................................... 8 
Ilustración 3. Logotipo Asesorías JP Ariza ............................................................... 8 
Ilustración 4. Organigrama Asesorías JP Ariza ....................................................... 9 
Ilustración 5. Área de trabajo ................................................................................. 12 
Ilustración 6. Archivo de la entidad ........................................................................ 13 
Ilustración 7. Adecuación AZ ................................................................................. 14 
Ilustración 8. Mobiliario Asesorías JP Ariza ........................................................... 15 
Ilustración 9. Mobiliario Asesorías JP Ariza ........................................................... 16 
Ilustración 10. Mobiliario Asesorías JP Ariza ......................................................... 16 
Ilustración 11. Mobiliario Asesorías JP Ariza ......................................................... 17 
Ilustración 12. Documentación Asesorías JP Ariza ................................................ 20 
Ilustración 13. Documentación Asesorías JP Ariza ................................................ 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 
 
PRESENTACIÓN 
 
Asesorías JP Ariza nace aproximadamente hace 7 años y desde ese momento se 
ha ido incorporando cada vez más dentro del sector movilidad, buscando siempre 
su reconocimiento y garantizando transparencia y efectividad en todos sus 
procesos. Actualmente no cuenta con ningún instrumento archivístico implementado 
ni tiene establecido algún criterio de ordenación de ladocumentación, razón por la 
cual la información está almacenada inadecuadamente. Se hace indispensable la 
elaboración de una propuesta para implementar el Plan Institucional de Archivos 
(PINAR), con el objetivo de generar un enfoque más amplio encaminado a la 
importancia de las buenas prácticas archivísticas, que a su vez fortalezca la gestión 
documental en la entidad. 
 
Es fundamental que Asesorías JP Ariza establezca una visión estratégica que le 
permita contar con un amplio marco de referencia para una adecuada planeación 
de las funciones archivísticas, definiendo metas a corto, mediano y largo plazo y 
optimizando el uso de recursos, para que de esta manera la entidad siempre vaya 
en pro de una mejora continua. Cabe resaltar que la elaboración de la propuesta de 
implementación del Plan Institucional de Archivos brindará la oportunidad de crear 
concientización sobre la importancia de la gestión documental en las entidades 
actualmente y del mismo modo se podría dar cumplimiento a los lineamientos del 
Archivo General de la Nación. 
 
Para elaborar esta propuesta se toma como referencia lo estipulado en el Manual 
para la formulación de Plan Institucional de archivos1, creado por el Archivo General 
de la Nación. Su metodología establece en primer lugar, identificar la situación 
actual de la entidad, determinando fortalezas, debilidades, oportunidades y 
amenazas que permitirán la definición de los aspectos críticos y posteriormente su 
evaluación con base en unos ejes articuladores; una vez se obtengan los resultados 
se procede a formular la visión estratégica, objetivos, planes y proyectos, lo anterior 
permitirá construir el mapa de ruta que establecerá tiempos estimados para llevar a 
cabo cada uno de los objetivos propuestos con su respectivo seguimiento. 
 
 
 
 
 
 
 
1 Archivo General de la Nación, Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR 
7 
 
1. HISTORIA INSTITUCIONAL ASESORÍAS JP ARIZA 
 
Asesorías JP Ariza es una microempresa cuya actividad económica va encaminada 
hacia actividades de consultoría de gestión y otras actividades de servicio de apoyo 
a las empresas en todo lo relacionado con trámites de tránsito y transporte, inicia 
su actividad el día 23 de abril del año 2014. La idea de crear JP Ariza, surge en el 
momento en el que quien es ahora la gerente general, se desempeñaba como 
empleada en una compañía con actividades similares, ella decide crear su propia 
empresa encaminada en las mismas funciones, dado el crecimiento que evidenció 
durante su labor anterior. Es allí como conoce proveedores y clientes que se 
convirtieron en pieza clave para dar un buen inicio al funcionamiento de JP Ariza, a 
su vez diseñó estrategias y analizó el mercado con el fin de prestar el mejor servicio 
desde el primer día de su gestión. 
 
1.1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA 
 
Ilustración 1. Instalaciones JP Ariza 
 
 
Fuente: Autoría propia 
 
Asesorías JP Ariza se encuentra ubicada en la calle 19B Sur #16-53, en el barrio 
Restrepo, ubicado en la ciudad de Bogotá, Colombia. 
 
 
8 
 
Ilustración 2. Mapa barrio Restrepo, Bogotá. 
 
 
Fuente: Google maps 
 
1.1.1 Logotipo y constitución 
 
Ilustración 3. Logotipo Asesorías JP Ariza 
 
 
Fuente: Autoría propia 
 
El logotipo presentado representa las iniciales de quien es la representante legal de 
la empresa. Cuyo nombre es Jeny Paola Ariza, razón por la cual se establece dicha 
nomenclatura. Los colores del logo fueron elegidos por gusto personal, la 
representante resalta la preferencia por el color amarillo y negro, por lo tanto, se ven 
reflejados allí. 
 
Con lo referente a la constitución de la empresa, se cuenta con el certificado de 
matrícula de persona natural, expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá. 
Cuenta con fecha de renovación del 29 de marzo de 2021 y registra actividad 
económica: 7020, actividades de consultoría de gestión – otras actividades de 
servicio de apoyo a las empresas. 
 
9 
 
Actualmente Asesorías JP Ariza, no cuenta con un sistema determinado de 
organización de su documentación, así como tampoco cuenta con instrumentos 
archivísticos que le sirvan de referencia en este proceso. Se evidencian documentos 
clasificados por ciudades, ya sean trámites de Bogotá, Cundinamarca y a nivel 
nacional según requerimiento del usuario. La empresa conserva sus documentos 
en AZ, los cuales se encuentran organizados de acuerdo a cómo vayan saliendo de 
los trámites, razón por la cual no se cuenta con un criterio estándar de ordenación, 
tablas de valoración documental ni demás instrumentos archivísticos, por lo tanto, 
se dificulta la consulta y gestión administrativa de los mismos. 
 
1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 
 
Ilustración 4. Organigrama Asesorías JP Ariza 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente: Autoría propia 
 
La estructura orgánica de JP Ariza fue creada con el fin de plantear de manera 
gráfica, las partes que constituyen esta microempresa. Como se puede evidenciar, 
la gerencia encabeza y de ella resultan la secretaria general y el auxiliar de 
radicaciones, como piezas claves en el funcionamiento de las actividades. 
 
1.2.1 Estructura orgánico funcional 
 
Actualmente cuenta con 3 empleados, que llevan a cabo las actividades 
correspondientes para lograr el adecuado funcionamiento de esta microempresa. 
 
 
 
 
GERENCIA 
AUXILIAR DE 
RADICACIONES 
SECRETARIA 
GENERAL 
10 
 
1.2.2 Misión y visión 
 
Misión: Asesorías JP Ariza busca transformar la experiencia de los usuarios con el 
sector, prestando un excelente servicio, responsable y profesional. Siempre 
apuntando a la claridad en los procesos, transparencia y honestidad en todo su 
desarrollo. 
 
Visión: Ser una empresa líder de servicios de tránsito y transporte, que promueva 
una adecuada cultura de movilidad, seguridad vial y demás principios que se 
manejan en el sector. Además, se busca ampliar la sede actual y abrir una sede 
nueva en otro lugar de la ciudad. 
 
1.2.3 Principios rectores 
 
✓ Honestidad 
✓ Responsabilidad 
✓ Transparencia 
✓ Calidad 
✓ Compromiso 
✓ Liderazgo 
✓ Trabajo en equipo 
✓ Agilidad en las entregas 
✓ Respuesta oportuna y efectiva 
✓ Respeto 
 
 
1.2.4 Portafolio de servicios 
 
Esta empresa se dedica a la realización de trámites y consultorías a nivel 
empresarial y personal, asesorías y cursos para procesos de licencias de tránsito, 
traspaso, liquidación y pago de impuestos, desembargos, refrendaciones, 
refuerzos, manejos defensivos, curso de alturas, curso de manipulación de 
alimentos, recategorización de licencias, trámites relacionados con el SOAT y 
afiliaciones a salud. En términos generales, estas actividades mencionadas 
anteriormente son el servicio que presta asesorías JP Ariza al público, empresas 
públicas, empresas privadas y personas naturales. 
 
 
 
 
 
11 
 
1.3 PAPEL DE LA EMPRESA EN LA CIUDAD Y SECTOR DONDE SE 
DESARROLLA 
 
Fue creada como una herramienta cuya finalidad es contrarrestar las prácticas 
fraudulentas en las actividades de registro, refrendación y trámites en general 
respecto de la parte automotriz del país. Así mismo se busca generar una 
optimización en los procesos, además de prestar un servicio de apoyo a todas las 
fuentes que requieren información, tales como, autoridades judiciales, 
aseguradoras, entre otras. Implementando siempre el principio de confiabilidad y 
seguridad en el manejo de la información. 
 
Otro rol que desempeña es el de determinar cuál es el desarrollo y aporte al sistema 
jurídico dado a partir de la implementación del Registro Único Nacional de 
Transporte. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
2. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS 
 
Se realiza una revisión general de la documentación de la entidad, con el fin de 
identificar fortalezas y debilidades tanto de la empresa como del archivo que 
manejan. Dado el tamaño de la empresa y el poco tiempo que lleva en 
funcionamiento no es posible hablar de un Archivo Central e histórico. 
 
2.1 IDENTIFICACIÓNDEL ARCHIVO 
 
Ilustración 5. Área de trabajo 
 
Fuente: Autoría propia 
 
El archivo de esta entidad, desde su creación, ha funcionado de manera 
independiente sin acoger ninguna directriz específica del Archivo General de la 
Nación o algún otro ente rector principal. Se presenta una falta de claridad con lo 
relacionado a los procesos del archivo, sin poder determinar en esta investigación 
puntos como lo son, disposición final del documento, transferencias y demás 
actividades. 
 
13 
 
El archivo de Asesorías JP Ariza, se encuentra ubicado dentro de las mismas 
instalaciones de la empresa, la documentación es almacenada en una estantería de 
madera ubicada en la pared. 
 
Ilustración 6. Archivo de la entidad 
 
 
Fuente: Autoría propia 
 
 
Y otra parte se encuentra almacenada en AZ, las cuales están ubicadas sobre un 
mueble metálico cuya funcionalidad es guardar implementos personales de cada 
trabajador. 
 
 
 
 
 
 
14 
 
Ilustración 7. Adecuación AZ 
 
Fuente: Autoría propia 
 
2.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO 
 
Dadas las condiciones de la empresa y su personal limitado, el archivo es 
administrado por los 3 trabajadores mencionados anteriormente en el organigrama, 
ellos permanecen en constante rotación de acuerdo a las actividades 
correspondientes, tanto para recibir la documentación, para clasificarla, radicarla y 
archivarla según sea el caso. 
 
Asesorías JP Ariza, no cuenta con un Plan Institucional de Archivos, por lo tanto, 
este proyecto tiene como finalidad generar una propuesta para su elaboración, para 
que de esta manera su representante legal y demás trabajadores conozcan poco a 
poco la importancia de los instrumentos archivísticos en cualquier entidad y a su vez 
se resalte la idea de implementarlos con el paso del tiempo. 
 
 
 
 
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2.3 CONDICIONES DE PRESERVACIÓN Y MANTENIMIENTO 
 
La entidad cuenta con un plan de emergencias y desastres, en donde se evidencian 
las recomendaciones en caso de alguna alerta, se encuentran identificadas las 
zonas de seguridad, la localización de las instalaciones de agua y luz y posee un 
extintor ubicado en medio de los dos lugares donde se almacena la documentación, 
una salida única de emergencia hacia la calle 19B Sur, lugar en donde es el punto 
de encuentro alejado de objetos que puedan caerse, en la entidad se encuentra 
todo debidamente señalizado. No se cuenta con archivos electrónicos, ya que lo 
único digital existente, son los formularios que se necesitan de acuerdo al trámite 
solicitado. 
 
Dado lo anterior, se pretende establecer acciones de sensibilización con el fin de no 
perder la documentación en caso de alguna emergencia. Dicha actividad se puede 
llevar a cabo con jornadas de capacitación, cuyo propósito sea crear conciencia 
sobre la normatividad de los procedimientos de conservación documental, por 
medio de programas que serán llevados a cabo por los responsables del archivo, 
en donde se tendrán estrategias y medidas se seguridad para lograr dar respuesta 
a alguna situación inesperada. 
 
2.3.1 Mobiliario 
La empresa cuenta con mobiliarios de almacenamiento tales como, estanterías y 
muebles de oficina; y respecto de las unidades de conservación, la documentación 
se encuentra en AZ, en sobres de acetato y documentos sueltos. No es posible 
establecer en este momento el ciclo vital de los documentos dada la ausencia de la 
tabla de retención documental, por lo tanto, es complejo determinar la disposición 
final de los documentos. 
 
Ilustración 8. Mobiliario Asesorías JP Ariza 
 
 
Fuente: Autoría propia 
16 
 
Ilustración 9. Mobiliario Asesorías JP Ariza 
 
Fuente: Autoría propia 
 
 
Ilustración 10. Mobiliario Asesorías JP Ariza 
 
Fuente: Autoría propia 
 
17 
 
Ilustración 11. Mobiliario Asesorías JP Ariza 
 
Fuente: Autoría propia 
 
2.4 ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 
 
2.4.1 Organización 
 
Asesorías JP Ariza, no cuenta con TRD (Tablas de Retención Documental) ni con 
un reglamento interno de archivo, razón por la cual no se maneja un sistema de 
ordenación puntual o estandarizado. El procedimiento realizado allí consiste en 
ordenar la documentación por ciudad, de acuerdo al trámite necesario y por 
persona. Según sea el requerimiento así mismo se va clasificando la información y 
se almacena en los compartimentos de la estantería antes vista. 
Para contextualizar lo mencionado anteriormente, es importante resaltar 
nuevamente los trámites que se realizan en la empresa, estos son: traspasos, 
levanta prendas, refrendaciones, licencias por primera vez, regrabaciones, 
liquidación de impuestos, solución a derechos de petición (por comparendos o 
impuestos) y todo lo relacionado con exámenes médicos del sector transporte, 
ámbito laboral y cursos solicitados para poder ejercer actividades puntuales. 
 
 
18 
 
Se establecen 5 series, cabe resaltar que el nombre asignado es provisional según 
sea el trámite, dado que la entidad no cuenta con Tablas de Retención Documental, 
se asigna el nombre de acuerdo al procedimiento correspondiente y con el fin de 
clasificar un poco mejor la documentación allí contenida. Se enuncian a 
continuación. 
Tabla 1. Series Asesorías JP Ariza 
Nombre asignado a la serie Actividades involucradas 
Trámites Traspasos, levanta prendas, 
refrendaciones, licencias por primera 
vez, regrabaciones. 
Liquidaciones Liquidación de impuestos. 
Respuesta a derechos de petición Derechos de petición radicados por 
comparendos o por impuestos. 
Remisiones Convenios obtenidos con centros de 
salud para realizar exámenes médicos, 
cursos exigidos a nivel laboral. 
Seguros Expedición de SOAT 
Fuente: Autoría propia 
 
Ahora bien, la empresa no cuenta con ventanilla única de correspondencia debido 
al personal reducido y al flujo de documentación que no es tan alto. Se tiene una 
propuesta de ampliación para poner en funcionamiento una sede nueva y aumentar 
el espacio de la sede actual, es probable que durante su desarrollo se considere la 
idea, lo cual proporcionaría una herramienta importante al momento de recibir la 
documentación evitando confusiones o en el peor de los casos, pérdida de 
información. 
 
 
2.5 ANÁLISIS DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS 
 
La documentación que se encuentra tiene una clasificación previa, como se 
mencionaba en el apartado anterior, con el fin de establecer trámites por ciudad y 
por usuario según corresponda. Una vez realizado este proceso, se procede a 
radicar cada asunto en la entidad pertinente, por último, se da respuesta al usuario 
de su requerimiento, informando el estado del trámite o si ya se dio por finalizado 
se entrega el resultado correspondiente. La documentación no se encuentra foliada 
ni digitalizada. Dada la ausencia de cajas y carpetas como unidades de 
conservación no es posible resaltar actividades relacionadas con rotulación. 
 
 
 
 
19 
 
Para contextualizar lo mencionado anteriormente, se procede a realizar una breve 
explicación de la documentación más frecuente, con lo relacionado a producción de 
los documentos, gestión y trámite, organización, disposición final y otros factores. 
 
En cuanto a los trámites (Traspasos, levanta prendas, refrendaciones, licencias por 
primera vez, regrabaciones), la producción de la documentación es propia de la 
empresa, en primer lugar, se diligencian unos formularios ya estipulados en donde 
se identifica información que proporciona el usuario según corresponda, 
posteriormente se solicita agenda en el tránsito y se radican los documentos 
necesarios, para que de esta manera el SIM (servicios integrales para la movilidad) 
apruebe el trámite. La entidad no conserva esta documentación debido a que la 
disposición final del trámite la obtiene el usuario conforme haya realizado su 
solicitud previa. 
 
Para las liquidaciones, se diligencian formatos vía web con la información 
pertinente, luego se realiza la entrega en físico de la liquidación al usuario, quien 
procede a realizar el pago. Una manera diferente de realizardichas liquidaciones, 
consiste en que Asesorías JP Ariza, liquida y también efectúa el pago, cuando esta 
actividad se lleva a cabo se le entrega al usuario una copia del soporte de pago para 
cerrar el trámite. La entidad no se queda con esta documentación debido a que su 
disposición final es el usuario. 
 
Con relación a las respuestas a los derechos de petición, según la necesidad del 
cliente se diligencia el formato que corresponda, posteriormente se radican los 
documentos, bien sea en movilidad, Ministerio de Transporte, RUNT (Registro Único 
Nacional de Tránsito), estos lugares varían conforme al lugar en donde deban 
radicarse. La disposición final de la documentación también es del usuario en este 
caso, una vez radicada la respuesta al derecho de petición, el usuario es quien 
recibe el estado del trámite. 
 
Para concluir este apartado, es importante mencionar que la entidad cuenta en este 
momento con una documentación que lleva aproximadamente 3 años guardada, 
debido a que el usuario no cumple con los requisitos estipulados para dar 
continuidad al trámite. Se encuentra almacenada en una de las estanterías como 
se ilustraba anteriormente, dicha documentación se conservará hasta que la gestión 
pueda ser llevada a cabo. 
 
 
 
 
 
20 
 
Ilustración 12. Documentación Asesorías JP Ariza 
 
Fuente: Autoría propia 
Ilustración 13. Documentación Asesorías JP Ariza 
 
Fuente: Autoría propia 
21 
 
3. PROPUESTA ELABORACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 
(PINAR) PARA LA ENTIDAD ASESORÍAS JP ARIZA 
 
El Plan Institucional de Archivos es un instrumento archivístico cuya función es 
reunir la planeación, seguimiento e implementación de los aspectos relevantes de 
los procesos de gestión documental y administración de archivos, teniendo como 
referencia las normas y lineamientos determinados por el Archivo General de la 
Nación. 
La propuesta de elaboración del PINAR para Asesorías JP Ariza, nace debido a la 
identificación de debilidades, amenazas y oportunidades que se generaron a partir 
del diagnóstico integral de archivos, se toma como referencia el procedimiento que 
sugiere el AGN para determinar objetivos, actividades, metas y demás puntos 
importantes en su desarrollo, cabe resaltar que lo mencionado anteriormente gira a 
su vez en torno de unos ejes articuladores y mecanismos que brindarán las 
herramientas necesarias para precisar dichos planes y proyectos. 
Se pretende llevar a cabo un seguimiento en la entidad, brindar sugerencias, 
propuestas e incluso llegar a trazar objetivos encaminados hacia el desarrollo 
óptimo de esta herramienta tan útil como lo es el PINAR. 
 
3.1 CONTEXTO ESTRATÉGICO 
 
Identificar de manera clara y concisa los factores internos y externos de la entidad 
será la etapa clave para determinar las acciones necesarias que deban 
implementarse en función de lograr el cumplimiento de los objetivos pactados y 
evitando al máximo riesgos que afecten el direccionamiento estratégico. Para ello, 
es preciso, dar continuidad al estudio de formulación del PINAR para Asesorías JP 
Ariza, con base en el contenido que se expone a continuación. 
 
3.1.1 Naturaleza 
Asesorías JP Ariza es una microempresa cuya actividad económica va encaminada 
hacia actividades de consultoría de gestión y otras actividades de servicio de apoyo 
a las empresas en todo lo relacionado con trámites de tránsito y transporte. Busca 
generar una optimización en los procesos, además presta un servicio de apoyo a 
todas las fuentes que requieren información, tales como, autoridades judiciales, 
aseguradoras, entre otras. Implementando siempre el principio de confiabilidad y 
seguridad en el manejo de la información. 
 
 
 
 
 
 
 
22 
 
3.1.2 Misión y visión institucional 
 
Misión: Asesorías JP Ariza busca transformar la experiencia de los usuarios con el 
sector, prestando un excelente servicio, responsable y profesional. Siempre 
apuntando a la claridad en los procesos, transparencia y honestidad en todo su 
desarrollo. 
 
Visión: Ser una empresa líder de servicios de tránsito y transporte, que promueva 
una adecuada cultura de movilidad, seguridad vial y demás principios que se 
manejan en el sector. Además, se busca ampliar la sede actual y abrir una sede 
nueva en otro lugar de la ciudad. 
 
3.1.3 Valores institucionales 
 
Respeto: garantizar un trato cordial con los usuarios y entre los mismos 
trabajadores de la entidad con el fin de promover la tolerancia en cualquier ámbito. 
 
Honestidad: ética e integridad en cada uno de los procesos realizados. 
 
Responsabilidad: dar cumplimiento a las obligaciones y tomar decisiones con 
mucha precaución para no generar un impacto negativo en las labores. 
 
Transparencia: brindar siempre la información real de la entidad y los procesos que 
se encuentran en trámite, con el fin de generar confianza y seguridad a los clientes. 
 
Calidad: los resultados de cada trámite siempre deben cumplir con las 
especificaciones acordadas con el usuario. 
 
Compromiso: cada uno de los integrantes de la entidad se encuentra en su máxima 
disposición para cumplir el rol correspondiente dentro de la misma, buscando 
siempre los resultados más óptimos en cada proceso. 
 
Liderazgo: establecer una metodología en conjunto con el equipo de trabajo, con 
el fin de alcanzar las metas establecidas de carácter beneficioso. 
 
Trabajo en equipo: al crear una estructura organizativa, se favorecerán los 
objetivos propuestos dentro de la entidad, buscando siempre un trabajo cooperativo. 
 
Agilidad en las entregas: para Asesorías JP Ariza es primordial entregar los 
resultados de cada trámite en el tiempo establecido con el usuario. 
 
Respuesta oportuna y efectiva: brindar de manera clara la solución a cada 
procedimiento, evitando al máximo cualquier margen de error por más mínimo que 
pueda ser. 
23 
 
3.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 
 
Para determinar la evaluación de la situación actual de la entidad, se construye la 
matriz DOFA, tomando como referencia las necesidades, solicitudes, planes de 
mejora, entre otros factores claves dentro del proceso. 
 
Tabla 2. Matriz DOFA (Debilidades – Oportunidades – Fortalezas – Amenazas) 
DEBILIDADES FORTALEZAS 
 
➢ Ausencia Instrumentos Archivísticos: 
Tablas de Valoración Documental, 
Tablas de Retención Documental, 
Cuadros de clasificación documental, 
Programa de Gestión Documental, 
Sistema Integrado de Conservación e 
Inventarios Documentales 
➢ No posee reglamento interno de 
archivos, por consiguiente, carece 
también de un comité institucional de 
archivo. 
➢ Áreas locativas reducidas para 
organizar la documentación producida 
por la entidad. 
➢ No cuenta con personal capacitado en 
el manejo de las comunicaciones y 
organización de documentos de 
archivo. 
 
➢ La entidad demuestra interés por 
mantener sus archivos organizados. 
➢ La información se encuentra clasificada 
utilizando diferentes unidades de 
almacenamiento de acuerdo al trámite, 
lo cual facilita su búsqueda en caso de 
ser necesaria. 
➢ La documentación está en constante 
rotación dada su naturaleza, razón por 
la cual no se evidencia acumulación 
severa de la misma. 
➢ La entidad cuenta con las herramientas 
apropiadas para direccionar una 
planeación estratégica, acorde a las 
necesidades de la empresa. 
AMENAZAS OPORTUNIDADES 
 
➢ Los documentos pueden llegar a 
mezclarse al no tener carpetas y cajas 
adecuadas para su almacenamiento. 
➢ Posible pérdida de documentos debido 
al inadecuado almacenamiento de la 
información, como también la aparición 
de microorganismos que pueden 
interferir en la integridad de los 
documentos. 
➢ No cuenta con equipos eléctricos que 
identifiquen los factores amenazantes, 
tales como humedad, iluminación, 
dentro del proceso de conservación y 
cuidado de la documentación. 
 
 
 
 
 
 
 
➢ Ampliación de la sede de la entidad, lo 
cual traerá consigo más espacios libres 
para adecuar correctamente la 
documentaciónsiguiendo los 
lineamientos. Brindará la posibilidad de 
instalar equipos de cómputo 
adicionales. Incluyendo el espacio 
adecuado para la conservación de los 
archivos. 
➢ Posible implementación de 
instrumentos archivísticos tales como 
Tablas de Valoración Documental 
(TVD), Tablas de Retención 
Documental (TRD), Programa de 
Gestión Documental (PGD), entre 
otros. 
➢ Al contar con personal idóneo en el 
manejo de la documentación, se facilita 
la oportunidad de capacitar al personal 
con lo relacionado a la gestión 
documental y manejo de archivos. 
Fuente: Autoría propia 
24 
 
3.3 DEFINICIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS 
 
Tomando como referencia las debilidades identificadas en el análisis de la situación 
actual de la entidad, se procede a realizar un estudio de acuerdo al riesgo que 
representa cada una de estas inconsistencias y sus respectivas consecuencias que 
inciden en el funcionamiento archivístico. 
 
Tabla 3. Aspectos críticos 
N° ASPECTO CRÍTICO RIESGO 
 
 
 
 
1 
 
 
 
Ausencia Instrumentos Archivísticos: 
Tablas de Valoración Documental, Tablas 
de Retención Documental, Cuadros de 
clasificación documental, Programa de 
Gestión Documental, Sistema Integrado 
de Conservación e Inventarios 
Documentales 
 
• No están determinadas series ni 
subseries documentales, lo cual 
es un obstáculo al momento de 
querer realizar una adecuada 
clasificación de la 
documentación. 
• No se tiene establecido el 
tiempo de permanencia ni 
disposición final de los 
documentos. 
• Pérdida de documentos 
• No se tiene documentado el 
desarrollo sistemático de los 
procesos de gestión 
documental. 
 
 
 
 
 
2 
 
 
 
 
No posee reglamento interno de archivos, 
por consiguiente, carece también de un 
comité institucional de archivo. 
 
• No se encuentran fijadas de 
manera clara las normas y 
políticas de regulación y gestión 
de documentos. 
• Carencia de estrategias y 
mecanismos de sistematización, 
control y optimización de 
procesos archivísticos. 
• No se facilita la organización y el 
manejo integral de la 
información. 
 
 
 
 
 
3 
 
 
 
Áreas locativas reducidas para organizar 
la documentación producida por la 
entidad. 
 
• Inconvenientes al momento de 
buscar un documento en 
específico. 
• Deterioro de la documentación 
al no encontrarse almacenada 
en carpetas como lo dicta la 
norma. 
• Posible pérdida de información. 
 
 
 
4 
 
 
 
No cuenta con personal capacitado en el 
manejo de las comunicaciones y 
organización de documentos de archivo. 
• Se desconoce en su totalidad 
las normas y demás factores 
establecidos para un adecuado 
funcionamiento archivístico. 
• Instrumentos archivísticos sin 
implementar, lo cual detiene el 
25 
 
 proceso de gestión documental 
en la entidad. 
• Posible confusión en la 
organización de los documentos. 
Fuente: Autoría propia 
 
3.4 PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS 
 
Conforme a lo estipulado en el manual del AGN, se determinó de manera objetiva, 
a través de la tabla de evaluación, el nivel de impacto de los aspectos críticos 
respecto de los ejes articuladores que simbolizan la función archivística. Dichos ejes 
implementados en el análisis son: Administración de archivos, acceso a la 
información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y de seguridad, 
fortalecimiento y articulación. La metodología implementada consiste en analizar 
cada aspecto crítico frente a 10 aspectos que comprende cada eje articulador, con 
lo anterior se busca identificar oportunidades de mejora. El valor puede estar entre 
1 y 10 según corresponda, a continuación, se exponen los resultados obtenidos 
luego de realizar el análisis. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
26 
 
 
Tabla 4. Evaluación aspectos críticos 
 
Fuente: Autoría propia 
 
Según lo analizado se identificaron 4 aspectos críticos, cada uno con su sumatoria 
correspondiente conforme a la tabla de evaluación de impacto. Con base en esta 
información se plantea la visión estratégica para Asesorías JP Ariza. 
 
3.4.1 Visión estratégica 
 
Asesorías JP Ariza, considerará en su plan de trabajo implementar un reglamento 
interno de archivos, cuya finalidad será definir de manera correcta procesos 
administrativos, establecer normas y políticas de regulación y gestión de los 
documentos. De allí surgirá también la oportunidad de elaborar los instrumentos 
archivísticos conforme a las necesidades de la entidad, teniendo en cuenta a su 
vez, el presupuesto con el que cuente Asesorías JP Ariza. Posteriormente, se 
pretende llevar a cabo la ordenación adecuada de la documentación en su espacio 
físico correspondiente; todo lo anterior apoyado en personal capacitado en gestión 
27 
 
documental y manejo de archivos que pueda brindar sus conocimientos para lograr 
a satisfacción esta labor. 
 
3.5 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS 
 
Cada aspecto crítico deriva un objetivo que a su vez va acompañado de un plan, 
programa o proyecto. 
Tabla 5. Formulación de objetivos 
ASPECTO CRÍTICO OBJETIVO PLAN / PROYECTO 
1. Ausencia Instrumentos 
Archivísticos: Tablas de 
Valoración Documental, 
Tablas de Retención 
Documental, Cuadros de 
clasificación documental, 
Programa de Gestión 
Documental, Sistema 
Integrado de Conservación e 
Inventarios Documentales 
Identificar la 
metodología 
establecida por el AGN 
con relación a los 
instrumentos 
archivísticos, y a partir 
de ahí determinar las 
pautas para su 
elaboración e 
implementación futura. 
Plan de implementación de 
instrumentos archivísticos en 
Asesorías JP Ariza. 
 
 
2. No posee reglamento interno 
de archivos, por 
consiguiente, carece también 
de un comité institucional de 
archivo. 
 
Estructurar una 
propuesta de 
reglamento interno de 
archivos conforme a la 
situación actual de la 
entidad. 
Plan de elaboración del 
reglamento interno de 
archivos, que favorezca la 
gestión documental en la 
entidad. 
3. Áreas locativas reducidas 
para organizar la 
documentación producida 
por la entidad. 
 
Establecer un proyecto 
de adecuación de 
espacios, con el 
propósito de ajustar el 
área correspondiente al 
almacenamiento de la 
documentación. 
Proyecto de reestructuración 
del área de trabajo, en el cual 
se incluya un espacio 
adicional junto con su 
mobiliario, que permita el 
adecuado almacenamiento de 
la documentación. 
4. No cuenta con personal 
capacitado en el manejo de 
las comunicaciones y 
organización de documentos 
de archivo. 
 
Realizar análisis previo 
en la entidad, con el fin 
de incluir en el equipo 
de trabajo a este 
personal idóneo en 
manejo de archivos. 
Plan de capacitaciones, en 
donde se elabore e 
implemente una política que 
brinde la asesoría pertinente 
al personal con relación al 
manejo de las 
comunicaciones y 
organización de documentos 
de archivo. 
Fuente: Autoría propia 
28 
 
3.6 FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS 
 
Los planes y proyectos planteados se exponen a continuación, teniendo en cuenta 
los diferentes aspectos que comprende cada uno. En cada tabla presentada se 
evidencian los siguientes factores: 
 
✓ Objetivo del plan/proyecto 
✓ Alcance del plan/proyecto 
✓ Responsable del plan/proyecto 
✓ Actividades a desarrollar 
✓ Recursos: humanos, físicos, tecnológicos 
✓ Plazo de ejecución del plan/proyecto 
✓ Entregable: el resultante del plan/proyecto 
 
Tabla 6. Plan de implementación de instrumentos archivísticos 
 
Fuente: Autoría propia 
 
 
 
 
 
 
 
 
29 
 
Tabla 7. Plan de elaboración del reglamento interno de archivos 
 
Fuente: Autoría propia 
 
 
 
Tabla 8. Proyecto de reestructuración del área de trabajo 
 
Fuente: Autoría propia 
 
 
 
 
 
 
 
30 
 
Tabla 9. Plan de capacitación al personal 
 
Fuente: Autoría propia 
3.7 MAPA DE RUTA 
 
Tabla 10. Mapa de ruta 
 
Fuente: Autoría propia 
 
 
 
 
 
 
 
31 
 
4. IMPACTO DE LA PROPUESTA DE ELABORACIÓN DEL PINAR 
 
 
Con la elaboración de la propuesta para implementar el Plan Institucionalde 
Archivos en Asesorías JP Ariza se busca sensibilizar a la entidad sobre la 
importancia de la gestión documental y el aporte significativo que brinda este 
instrumento archivístico, el cual traerá consigo el fortalecimiento de todos los 
procesos relacionados con los documentos de archivo. La propuesta de elaboración 
del PINAR abre las puertas a un nuevo objetivo, dado que es una herramienta 
necesaria, de gran utilidad y fundamental para la entidad, ya que brinda la 
oportunidad de establecer planes, realizar seguimientos, articular procesos y buscar 
cada día una mejora continua en la entidad. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
32 
 
5. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES 
 
Al elaborar esta propuesta de implementación del Plan Institucional de Archivos, se 
realizó un estudio a profundidad de todos los aspectos positivos y también negativos 
que tiene la entidad, los cuales tienen incidencia de manera directa en el proceso 
archivístico. Se sugiere analizar la metodología de elaboración de los instrumentos 
archivísticos como Tablas de Valoración Documental2, Tablas de Retención 
Documental3, Cuadros de clasificación documental, Programa de Gestión 
Documental4, Sistema Integrado de Conservación5 e Inventarios Documentales, con 
el fin de implementarlos y de esta manera establecer reglas y principios que regulen 
la función archivística tal como lo indica la ley 594 de 20006, al contener 
documentación de carácter público. 
 
Es importante también considerar la ampliación de la entidad con el fin de adecuar 
un espacio para el almacenamiento de la documentación, posteriormente su 
ordenación y elaborar un inventario, el proceso mencionado anteriormente facilitará 
la búsqueda de la información y contribuirá en el desarrollo óptimo de la entidad, 
realizando seguimiento y evaluación continua. 
 
Esta propuesta es el inicio de un cambio positivo en la entidad, por lo cual se 
recomienda considerarla y aceptar la idea de implementarla, junto con sus planes y 
proyectos establecidos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 Archivo General de la Nación, Infografía TRD/TVD 
3 Archivo General de la Nación, Mini-manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales 
4 Archivo General de la Nación, Manual implementación de un Programa de Gestión Documental 
5 Archivo General de la Nación, Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de 
Conservación 
6 Archivo General de la Nación, Ley 594 de 2000 
33 
 
BIBLIOGRAFÍA 
 
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Infografía TRD/TVD. Bogotá D.C. 
 
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual Implementación de un Programa de 
Gestión Documental – PGD. Bogotá D.C., 2014. 
 
Congreso de la República de Colombia. Ley 594 de 2000. Bogotá D.C., Colombia, 
14 de Julio de 2000. 
 
GODOY, Julia, LÓPEZ, Imelda, CASILIMAS, Clara. Mini-manual No. 4 Tablas de 
Retención y Transferencias Documentales. Bogotá D.C., Archivo General de la 
Nación. 
 
GONZÁLEZ FLÓREZ, Jhon A, RINCÓN HERRERA, Alba, SÁNCHEZ YOPAZÁ, 
Wilson, TRIANA TORRES, Jorge William. Manual Formulación del Plan Institucional 
de Archivos – PINAR. Bogotá D.C., Archivo General de la Nación, 2014. 
 
RODRÍGUEZ VERA, Marcela I. Guía para la Elaboración e Implementación del 
Sistema Integrado de Conservación SIC. Bogotá D.C., Archivo General de la 
Nación, 2017.